Projektdefinition [Quelle: klein-engineering] Projektmanagement Prof. Dr. Siegfried Seibert...
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Projektdefinition [Quelle: klein-engineering]
Projektmanagement Prof. Dr. Siegfried Seibert 23.05.2013SS 2013
Hennemann, Michael 726611Schmidt, Thomas 726621Wick, Jonas 732416Simon, Ulrich 728772Selim, Ünlü 726679
Gliederung
1. Einleitung2. Projektstart- und Projektdefinition3. Projektumfeld-/ Stakeholderanalyse4. Projektziele5. Projektorganisation6. Fazit7. Quellen
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
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Einleitung
• Misserfolge vermeiden durch Qualifizierung• 10 Projektleiter ausbilden
Ziel:
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
1. Planung 2. Maßnahmen 3. Erfolg
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2. Projektstart
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
[Quelle: klein-engineering]
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2.1 Ablaufplan Projektstartaktivitäten
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Klärung der ProjektzieleAnforderungskatalog erstellen | Eindeutig formulieren
Entscheidung zur ProjektdurchführungMachbarkeit Projektrisiko Wirtschaftlichkeit
ProjektgründungProjektantrag erstellen /
Aspekte bearbeitenAnalyse erstellen /
Ressourcen und Kosten ausarbeiten
| 28Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013]
2.1 Ablaufplan Projektdefinition
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Kick-Off-Meeting StartWorkshopZusammenführen des Teams /
Information über ProjektbedingungenBegeisterung wecken
Rollenbestimmung
Projektorganisation Prozessorganisation Projektleiter ernennen / Als Grundlage festlegen Phasen, Meilensteine, Tätigkeiten
ProjektauftragProjektname festlegen Auftragsbedingungen bestimmen
| 28Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013]
2.2 Einladung zum Kick-Off-Meeting
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Einladung zum Kick-Off-Meeting der Topsoft GmbH
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen!Hiermit möchte ich Sie herzlich zu dem Kick-Off-Meeting unseres neuen Projektes PM-Qualifizierung einladen, um dort erste Vorgehensweisen zu besprechen, was im darauffolgenden Workshop vertieft wird.
Datum: 20.06.2013Zeit: 15:30 Uhr – ca. 18:00 UhrOrt: Konferenzraum der Topsoft GmbH Teilnehmer: Geschäftsführer, Projektteam, externer Referent,
Agenda1. Begrüßung aller Teilnehmer2. Kurzer inhaltlicher Überblick über den Projektauftrag3. Kurze gegenseitige Vorstellung der Teammitglieder4. Information über organisatorische Regelungen5. Bericht der Projektleiterin Elke Maier6. Vortrag eines externen GMP-Beraters7. Festlegung des Workshops
Mit freundlichen Grüßen, Elke Maier (Projektleiterin)
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2.3 Einladung zum Start-Workshop
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Einladung zu unserem mehrtätigen Workshop der Topsoft GmbH
Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen!
Hiermit möchte ich Sie herzlich, wie im Kick-Off-Meeting besprochen, zu unserem mehrtätigen Workshop einladen. Vor Ort werde ich Sie über die organisatorischen Aspekte, die einzelnen Aufgaben und Arbeitsabläufe sowie die Ressourcenplanung informieren.
Datum: 27.06.2013-29.06.2013 | Zeit: ab 09:00 Uhr | Ort: Maritim Hotel Darmstadt | Konferenzraum des Hotels
Teilnehmer: Projektteam, GPM Berater
Themen1. Begrüßung und Tagesordnung vorstellen2. Informationen über Projektauftrag3. Projektziele ermitteln4. Festlegung der Projektorganisation5. Aufgabenverteilung6. Meilensteine ermitteln und einplanen7. Abschlusspräsentation8. Freizeitaktivitäten
Mit freundlichen Grüßen, Elke Maier(Projektleiterin)
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2.4 Agenda StartWorkshop
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Tag 1 Tag 2 Tag 3Beginn Beginn Beginn
09:00 Begrüßung der Teilnehmer10:00 Informationen über Projektauftrag 11:15 Pause11:30 Erwartungsgespräch des Projekts13:00 Pause / Mittagsessen14:00 Vorprojektphase und Recherchen15:00 Projektumweltdiagramm16:00 Pause16:15 Stakeholderanalyse17:00 Feedbackrunde17:30 Pause18:00 Gemeinsames Abendessen und Freizeitaktivität
09:00 Begrüßung der Teilnehmer09:30 Risikoanalyse11:15 Pause11:30 Projektziele ermitteln13:00 Pause / Mittagsessen14:00 Projektziele ausarbeiten15:00 Projektorganisation16:00 Pause16:15 Vortrag17:00 Feedbackrunde17:30 Pause18:00 Gemeinsames Abendessen und Freizeitaktivität
09:00 Begrüßung der Teilnehmer09:30 Aufgabenverteilung 11:15 Pause11:30 Meilensteine ermitteln13:00 Pause/ Mittagsessen14:00 Abschlusspräsentation15:00 Feedback16:00 Schlusswort und Abreise
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3. Projektumfeld-/ Stakeholderanalyse
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
[Quelle: klein-engineering]
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Manage-ment
Geschäftslei-tung / Kunde
Entscheidungs-ausschuss
Projekt- leiter/-in
Mit-arbeiter/-in
Betriebsrat
Verwalt-ung
GPM Unternehmens-
betrater
Berater-/in
3.1 Projektumweltgrafik
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
ProjektQualifi-zierung
ProjektinternesUmfeld
Unternehmens-interne Umwelt
Unternehmens- externe Umwelt- Linienabstände zeigen Nähe zum Projekt
- Grafikgröße spiegelt den Einfluss wieder
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013] | 28
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Umwelt Strategien Maßnahmen
• Management • Gute Zusammenarbeit • Über Ziele des PMG informieren• In Entscheidungsprozess involvieren
• Geschäftsleitung • Einführung eines systematischen PMG• Erfolgreiche Durchführung von
Projekten• Einführung Projektmanagement -
handbuch
• Machtpromotor• Für die Einführung des PMG werben• Thema präsent halten• evtl. Berater einsetzen • Ziele des PMG vermitteln
• Projektleiter • Qualifizierung• Projektteam aufstellen• Ausarbeitung der
Aufbauorganisation• Team motivieren• Problemerkennung• Termineinhaltung
• Projektteam aus den betroffenen Bereichen
bilden• Teambuilding Maßnahmen• Linienvorgesetzte einbeziehen
• Entscheidungsausschuss • Projektmanagement Leitfaden • bestehende organisatorische Verfahren und Abläufe einbeziehen/beibehalten
3.2 Strategien und Maßnahmen
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013] und [Schelle 2010] | 28
3.3 Verantwortlichkeitsmatrix
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
AktivitätenHauptstakeholder
Management
Geschäfts-leitung
Projekt-leiter
Entschei-dungs-ausschuß
Mitarbei-ter
Betriebs-rat
Verwal-tung
Istanalyse G V B B I,B I I
Sollkonzept I,G G,B B B I,B I I
Stakeholder-analyse
I G,B B B
Entscheidung B G,B G,B B B B,I I
Projektstart I G,B G,B B I I I
Projektorga-nisation
I G,B G,B B I I I
V=Verantwortlich G=Genehmigung B=Beteiligung I=Informieren
| 28Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013] und [Schelle 2010]
4. Projektziele
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
[Quelle: klein-engineering]
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4.1 Projektauftragsteckbrief
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Projekttitel PM-QualifikationAuftraggeber internAuftragnehmer internProjektziele
Professionalisierung des Projektmanagements / Erarbeitung eines Projekthanduchs
Kurzbeschreibung/Inhalt Projektleiter ausbilden und zertifizieren lassenProjektorganisation internes OrganisationsprojektProjekttermine Gesamtdauer 4 Wochen
Projektstart 20.06.2013Veranstaltungstag/ -zeitraum 4 WochenProjektende 17.07.2013
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Managementmehthoden.info] | 28
4.1 Projektauftragsteckbrief (2)
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Geplanter Kapazitätsaufwand Gesamt Intern Extern12 11 1
Geplantes Budget gesamt intern extern150.000 110.000 40.000
Aufwand in € und Personenstunden Personenaufwand (intern) 110.000 für 11 MitarbeiterPersonenaufwand (extern) 15.000 für Berater (3 Tage)Gesamtaufwand in € 126.000
Aufwand in Personenstunden 125
Projektleitung Elke Maier Projektbeteiligte intern extern
Softwarelösungen [3] GPM-BeraterConsulting [2] Training [2] Verkauf [1] Personal [1] Grafikdesign [1]
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Managementmehthoden.info] | 28
4.2 Interessen/Anforderungs-Mindmap
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Selbsterstellt mit Visio | 28
4.3 Zielprioritätenmatix
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Muss (Top- Priorität)
Soll (Mindeststandarts)
Kann ("nice-to-have") Nicht Relevant
Abschlusstermin x
Projektkosten x
Ressourceneinsatz x
Lessons Learned x
Zuverlässigkeit x
Unternehmensumwelt berückstichtigen x
Effizienz x
Änderbarkeit x
erfolgreicher Projektabschluss x
Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013] | 28
4.4 Ziele mit hoher Priorität
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Ressourceneinsatz• Geeigneter Personaleinsatz• Effizienter Kapitaleinsatz
Zuverlässigkeit• Personenunabhängiger Projekterfolg• Genauerer Planung des Projektverlaufs
Erfolgreicher Projektabschluss• Erfüllung der Stakeholderinteressen /-anforderungen• Risikomanagement
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5. Projektorganisation
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
[Quelle: klein-engineering]
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5.1 Aufgaben der Projektorganisation
• grundsätzliche und organisatorische Festlegungen
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Quelle: Seibert, Siegfried (2013)
Projektteams bilden
Zuständigkeiten/Kompetenzen klären
Ausschüsse/Servicestellen einrichten
Festlegung der Infrastruktur
[Quelle: Team]
[Quelle: Ausschus]
[Quelle: Kompetenz]
[Quelle: Infrastruktur]
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5.2 Auswahl der Organisationsform
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Quelle: Seibert, Siegfried (2013) | 28
5.3 Projektorganigramm
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Quelle: selbsterstelltes Organigramm nach [Seibert, Siegfried 2013]
Service-angebote Entwicklung Vertrieb und
Marketing
PM-Qualifizierung
(Elke Maier)
Finanzen und Verwaltung
GF-Assistent Qualitäts-management
Geschäftsleitung
Consulting Software-lösungen Verkauf Personal
Training Grafik-design
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5.4 Spielregeln Zusammenarbeit
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
1. Ich erscheine pünktlich zu den Sitzungen.2. Ich bereite mich auf jede Sitzung umfassend vor.3. Jeder wird als gleichwertiger Partner anerkannt.4. Konflikte werden aufgedeckt und nicht verschleiert.5. Ich konzentriere mich auf das wesentliche und kommuniziere
offen und zügig. Ich stehe zu meinen Entscheidungen.6. Ich kritisiere konstruktiv und greife niemanden persönlich an.7. Änderungen im Aufgabenbereichen können vorkommen und
werden getragen sowie ausgeführt.8. Probleme werden intern gelöst. Wir agieren als Team und das
Projekt wird nach außen geschützt.
Abweichungen der Spielregeln werden nicht geduldet und werden folgen mit sich tragen.
Regeln
Verstoß
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6. Fazit
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
[Quelle: klein-engineering]
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6.1 Fazit
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Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit
Mitarbeiterbeteiligung gegen Widerstand• Beteiligung aller Mitarbeiter beim PM-Qualifizierungs-
Projekt
Optimierung der Arbeitsweise der Projektleiter• personenunabhängiger Projekterfolg durch
Handlungsanweisungen des neuen Projekthandbuchs• genauerer Planung durch klare Anforderungen
Zukünftig erfolgreiche Projektabschlüsse • Qualifizierte Projektleiter erreichen Projekterfolge
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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[Quelle: klein-engineering]
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QuellenText:[Managementmehthoden.info]http://www.managementmethoden.info/uploads/TBProjektWerkzeuge/th06---Projektsteckbrief.jpg.jpgAbgerufen am 20.05.2013
[Siegfried, Seibert 2013] Seibert, Siegfried (2013). Vorlesung Skript Projektmanagement (Grundlagen) PMG. Hochschule Darmstadt
[Schelle 2010]: Projekte zum Erfolg führen:, Projektmanagement systematisch und kompakt, Beck-dtv-Taschenbuch, 6. Aufl., München 2010
Bildquellen:[klein-engineering] http://klein-engineering.de/wp-content/themes/klein-engineering/images/projektmanagement.jpg[Team] http://us.123rf.com/400wm/400/400/amasterpics123/amasterpics1231208/amasterpics123120800153/14821546-team-konzept.jpg[Ausschus] http://www.cgp-worldwide.de/images/zahnraeder1.jpg[Infrastruktur] http://www.ich-war-ein-muenchner.de/cms/upload/Content/Infrastruktur/Lantek7_Kabel_370x247.jpg[Kompetenz] http://www.alenavita.ch/alenavita/images/stories/Alenavita-Bilder/e-kompetenz_03.jpg
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