IT-Projektmanagement 6. Soft Skills im IT-Projektmanagement 1 © Prof. Dr. Walter Ruf.

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IT-Projektmanagement

6. Soft Skills im IT-Projektmanagement

1 Prof. Dr. Walter Ruf

16.1 Gundlagen zu Soft SkillsUnter Soft Skills versteht man Fhigkeiten im Bereich der Sozial- und Fhrungskompetenzen. hnlicher Begriff: Soziale Kompetenz; Schlsselkompetenzen

2Soziale KompetenzKommunikationKooperationProjektpolitikTeamfhigkeitReflextionKonfliktaustragung /-lsungZeitmanagementPersnliche KompetenzSelbstentwicklungSelbstreflexionLeistung / OffenheitRisikoFlexibilittGlaubwrdigkeitMotivationIdentitt Prof. Dr. Walter Ruf

23/98Exkurs: Motivation

3 6.2 Projektpolitik? / ProjektumfeldanalyseProjektleiter brauchen:Kenntnisse ber interne und externe Einflussfaktoren fr das ProjektAbhngigkeiten im Projekt und im Projektumfeldadquate Methode: StakeholderanalyseStakeholder sind Einzelpersonen und Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder die durch der Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflusst werden die das Projekt beeinflussen knnen.

4 Prof. Dr. Walter Ruf

4Stakeholderanalyse5

Promotoren / SponsorenPersonen, die den Innovationsprozess aktiv untersttzen. (Bereitstellung von Ressourcen)Untersttzer und Verndererinhaltliche Untersttzer Unentschlossene und Meinungswechslerwichtig fr Meinungs- und StimmungsbildGegnerverdeckter oder offener Widerstand gegen das Projekt Prof. Dr. Walter Ruf

6.3 Ausgewhlte Soft SkillsTeamfhigkeitInterkulturelle KompetenzKommunikationZeitmanagement

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6.3.1TeamfhigkeitWas bedeutet heute Teamfhigkeit?seine eigene Rolle im Team erkennenoffene Kommunikation mit den TeammitgliedernEntwicklung von eigene Ideen, jedoch immer mit Bezug auf das HauptzielVertrauen aufbauen und mit entgegengebrachtem Vertrauen loyal umgehen Konflikte fair austragen im Hinblick auf das eigentliche Zielin jedem Projekt treten Konflikte auf!Konflikte sollen offen und nicht versteckt ausgetragen werdendurch die Beschftigung mit Konflikten kann ein Team innovativ und kreativ werden.

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Rollen im TeamEine Einordnung der Teammitglieder kann man vornehmen nach Bohinc in:der Zielorientierteder Individuelleder Kmmerer

8Checkliste TeamfhigkeitJ/NDie Rollen im Team sind bekannt?Die Erwartungen der Teammitglieder sind bekannt?Persnliche Strken knnen richtig eingesetzt werden?Regeln zur Austragung von Konflikten sind vorhanden und bekannt?Kooperationsbereitschaft vorhanden?Verantwortungsgefhl fr das Gesamtprojekt vorhanden?Interesse an persnlicher Weiterentwicklung? Prof. Dr. Walter Ruf

86.3.2 Interkulturelle KompetenzDie fortschreitende Globalisierung und Internationalisierung fhrt immer hufiger zum Aufeinandertreffen unterschiedlicher Kulturen.Fast alle groen Softwarehersteller lassen z.B. in Indien Software entwickeln.Produkte werden weltweit vermarktet.

Unter Interkultureller Kompetenz versteht man: 4 Gesetz zur Frderung der gesellschaftlichen Teilhabe in NRW:"Interkulturelle Kompetenz im Sinne dieses Gesetzes umfasst 1. die Fhigkeit, insbesondere in beruflichen Situationen mit Menschen mit und ohne Migrationshintergrund erfolgreich und zur gegenseitigen Zufriedenheit agieren zu knnen, 2. die Fhigkeit bei Vorhaben, Manahmen, Programmen etc. die verschiedenen Auswirkungen auf Menschen mit und ohne Migrationshintergrund beurteilen und entsprechend handeln zu knnen sowie 3. die Fhigkeit, die durch Diskriminierung und Ausgrenzung entstehenden integrationshemmenden Auswirkungen zu erkennen und zu berwinden.Institut fr Interkulturelle Kompetenz und DidaktikDie Fhigkeit, effektiv mit Menschen, die ber andere kulturelle Hintergrnde verfgen, umzugehen und zusammenzuarbeiten.

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9Beispiel: Interkulturelle Kompetenz10

Prof. Dr. Walter Ruf

10Interkulturelle Kompetenz und Projektmanagement2008 hat es ca. 78.000 international ttige sogenannte Multis oder Tansnationals gegeben.1996 wurden 45.000 Unternehmen als Multis eingestuft2006 wurden 78.000 Unternehmen als Multis eingestuft

Interkulturelle Kompetenz bezieht sich auf:Fachkompetenz z.B. Fremdsprachenkenntnisse; Marktkenntnisse; LandeskenntnisseMethodenkompetenzz.B. Methoden zur Geschftsprozessdarstellungsoziale KompetenzEmpathie, Frustrationstoleranz, KommunikationsfhigkeitVerstndnis des Kulturphnomens in Bezug auf Wahrnehmung und Denken

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11Checkliste Interkulturelle Kompetenz=========== In Tabelle schreiben!!!!!!!!!12Interkulturelle KompetenzSind Kenntnisse ber den Kulturkreis der Gesprchsteilnehmer vorhanden?Knnen meine Wertvorstellungen in die anderen Kulturkreise bertragen werden?Sind die Wirkungen der eigenen Kultur auf die fremden Kulturen bekannt?Gibt es bereits kulturbezoge Erfahrungen aus anderen Projekten?Ist ein interkulturelles Coaching angeraten? Prof. Dr. Walter Ruf

6.3.3 KommunikationWiss. Autoren behaupten: gerade in den Kommunikationsschnittstellen liegt der wesentliche Schlssel zum Projekterfolg!Vigenschow, U.; Schneider, B.; Meyrose, I.: Softskills fr Softwareentwickler; 2, A., S. 4

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Vigenschow, U.; Schneider, B.; Meyrose, I.: Softskills fr Softwareentwickler; 2, A., S. 4

Kommunikationsstrukturen bei der SoftwareentwicklungJe grer ein Projekt wird, desto mehr Kommunikationsschnittstellen sind erforderlich14

Vigenschow, U.; Schneider, B.; Meyrose, I.: Softskills fr Softwareentwickler; 2, A., S. 4 Prof. Dr. Walter Ruf

Kommunikationsschnittstellen bei agilen Methodenagile Methoden haben Vorteile bei der Kommunikation!4 Prinzipien der agilen SoftwareentwicklungMutVertraue darauf, Probleme, die morgen auftreten auch morgen gelst werden knnen.Aktuelle Probleme sollen noch heute angesprochen werden.KommunikationSorge dafr, dass sich die Menschen persnlich kennenlernenSoziale Probleme zwischen den Beteiligten sollen sofort behandelt werden.FeedbackEntwicklung im Teamfrhe ReviewsAkzeptanztestsEinfachheitsuche einfache Lsungenentwickle fr 3 hnliche Probleme 3 verschiedene Lsungen. erst beim 4. Mal (?) ist man gerstet fr eine generelle Lsung.15 Prof. Dr. Walter Ruf

6.3.3 KommunikationWer miteinander arbeiten will muss miteinander reden, wer gut miteinander arbeiten will muss gut miteinander reden. (Lomnitz, J., H.: Projektleiter-Praxis; Springer 1987; S. 93)Gesprchsarten (nach Bohinc)InformationsgesprchWeitergabe von InformationenSondierungsgesprchInformationen ber einen aktuellen Projektstand fr eine weitergehende PlanungProblemgesprchProbleme besprechen -> analysieren -> lsen

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gute KommunikationMenschenkenntnisber welche Charaktereigenschaften verfgt mein Gegenber?Denkmuster erkennen keine zu schnelle Meinungsbildung17 Prof. Dr. Walter Ruf

Konflikte im ProjektmanagementRegelngute Vorbereitung auf das ProblemgesprchWas will man erreichen?Was will man vermeiden?SitzordnungVorschlag: Sitzordnung ber Eckpersnliche Distanz wahren (ca. 1 Armlnge Abstand)Strungen (Telefon etc.) vermeidenfreundliche Atmosphre (z.B. Getrnke anbieten)mit etwas Smalltalk beginnengemeinsame Interessenaktives Zuhren

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187 Phasen eines KonfliktgesprchsGesprchsbeginnpositive Aspekte herausstellenProblemdefinitionSituation aus eigener Sicht sachlich schildernProblemdiskussionInformationen, Fakten, Meinungen darstellenLsungssuchewie kann eine vernnftige Lsung aussehen?gibt es eine Position, die fr alle Beteiligten gut ist?EntscheidungsfindungEntscheidungen sollten nachvollziehbar seinGesprchsabschluss / Ergebnis darstellenZusammenfassung und positive Aspekte darstellenUmsetzungberwachung der Umsetzung

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6.3.4 ZeitmanagementEine disziplinierte Zeit- und Terminplanung ist der Schlssel zum Projekterfolg!Zeitmanagement beschreibt die Fhigkeit, eigene und fremde Aktivitten zu planen, zu organisieren, zu steuern und zu berwachen.20 Prof. Dr. Walter Ruf

20Ziele und ZeitmanagementHaben Sie klare Ziele, an denen Sie sich orientieren knnen?Kennen Sie die Aufgaben, mit denen Sie die Ziele erreichen knnen?Knnen sie die Aufgaben nach Prioritten ordnen?Verwenden Sie eine Monats-, Wochen- und Tagesplanung?Knnen Sie regelmigen Strungen (E-Mail; Telefon, Besprechung ) verarbeiten?Wenn Sie diese Fragen nicht mit ja beantworten knnen, besteht die Gefahr in den Kreislauf der Ziellosigkeit zu geraten.

21Quelle: Knoblauch, J.; Wltje, H.; u.a.: Zeitmanagement; 2012; S. 13Kreislauf der Ziellosigkeit Prof. Dr. Walter Ruf

ZeitmanagementVoraussetzungprzise zeitliche Festlegung von Aufgaben und VorhabenStrukturierung der ZieleProjektziel, Monatsziele, Wochenziele, Tageszieleinhaltliche Strukturierung (z.B. objektorientierte Strukturierung)

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Methoden zum ZeitmanagementPareto-Prinzip (80 / 20 Regel)In 20% der Zeit im Projekt werden 80% der Projektergebnisse produziert2380% Ergeb-nis20% Erg.80% Zeit20% Zeit Prof. Dr. Walter Ruf

ABC-Analyse im ZeitmanagementMit Hilfe der ABC-Analyse kann versucht werden, die Aufgaben zu priorisieren.A-Aufgaben: dringende und wichtige Aufgaben, die selbst erledigt werden mssen. (ca. 10 20%)B-Aufgaben: Aufgaben, die wichtig aber weniger dringend sind. (ca. 15 30%)C-Aufgaben: Aufgaben die dringend aber weniger wichtig sind. (ca. 50 75%)P-Aufgaben: Restliche Aufgaben => Papierkorb24 Prof. Dr. Walter Ruf

Tipps zum ZeitmanagementPlanung einer stillen Stunde (keine Telefonate, keine Besprechungen)to-do-ListeALPEN-MethodeAufgaben, Aktivitten, Termine festlegenLnge abschtzenPufferzeiten bercksichtigenEntscheidungen treffenNachkontrolle

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ProjektmanagementGPMhttp://www.gpm-ipma.de/ GPM InfoCenterhttp://www.gpm-infocenter.de/26

Prof. Dr. Walter Ruf

LiteraturhinweiseUwe Vigenschow / Bjrn Schneider / Ines Meyrose2., berarbeitete und erweiterte AuflageNovember 2010 376 Seiten, Broschur ISBN: 978-3-89864-671-0

Gabler Wirtschaftslexikonhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/ ProjektMagazinhttp://www.projektmagazin.de/

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