Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-2006

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Übungsbetrieb und Vorlesungsscheine

SS 2006


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Agenda

Ziele der Übungen Vorlesungsscheine Projektteams Rolle und Verantwortung der Projektleiter Rolle und Verantwortung der Projektteammitglieder Terminübersicht Übungsaufgaben 1 – 5 Jour fixe-Protokolle Anforderungen an die Präsentationen Dokumenten-Standards & Hilfen


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Ziele der Übungen

Die Vorlesungsteilnehmer sollen eigene Erfahrungen in der Projektarbeit (= Teamarbeit) und im

Präsentieren von Projektergebnissen sammeln das in der Vorlesung erlernte methodische Vorgehen

praxisnah erproben und umsetzen Projektatmosphäre live „erleben“

Ziel der Übungen: im Teamim Team ein Projekt... „erfinden“ (Kreativitätstechniken anwenden)... definieren (Projektantrag ausarbeiten)... planen (Projektplan erstellen)... durchführen und controllen (Projektdurchführung und

Projektcontrolling)... erfolgreich abzuschließen (Projektabschluß) ... dokumentieren (Projektdokumentation) und ... präsentieren (Abschlußpräsentation)


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Vorlesungsscheine

InformatikKleines

Projekt- praktikum

BWL und Marketing

Fachübung

Andere Fachbereiche

Seminar-schein


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Projektteams

Bildung von Projektteams In der 1. Vorlesung werden die Projektteams gebildet.

Dabei wird eine fachbereichsübergreifende Besetzung angestrebt Jeder Teilnehmer übernimmt für eine Aufgabe die Funktion des

Projektleiters

Jedes Projektteam ist verpflichtet, alle fünf Übungsaufgaben vollständig zu lösen und termingerecht abzugeben. Verantwortung des jeweiligen PLs!

Nach der Genehmigung des Projektantrags (Vorlesung 3) ist bis zum Projektabschluß eine wöchentliche Projektstatussitzung (Jour fixe) mit Protokollerstellung durchzuführen. Die tatsächlichen Arbeitszeiten jedes Teammitglieds sind zu protokollieren und am Projektende mit den geschätzten Zeiten zu vergleichen.


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Rolle und Verantwortung der Projektleiter

Organisation und Durchführung der Projektbesprechungen Aufteilung der Arbeit an die Teammitglieder Überwachung des planmäßigen Fortschritts Bei Problemen direkten Kontakt mit dem Assistenten oder

dem Dozenten aufnehmen Erstellung der Jour fixe-Protokolle Termingerechte und vollständige Abgabe der Lösungsdateien

(spätestens vier Tage vor der nächsten Vorlesung – wg. Feedback durch den Dozenten)

An: [email protected] Cc: [email protected]

Präsentation (ppt-Vortrag; Dauer: max. 10 Minuten; max. 12 Folien) vorbereiten und in der Vorlesung halten

Eigenbewertung & Fremdbewertung der Präsentation (Fragebogen direkt nach dem Vortrag ausfüllen)

Videoanalyse über das eigene Präsentationsverhalten im Video-Lab, jeweils im direkten Anschluß an die Vorlesung


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Rolle und Verantwortung der Teammitglieder

Aufgaben Lösen der zugeteilten Teilaufgaben Zeitnahe Information des Projektleiters über Probleme Information des Projektleiters über die Ergebnisse Bewertung der Präsentation des eigenen PLs

(Team-Feedback-Fragebogen) Teilnahme an den jour fixe-Besprechungen des Teams

Nach jeder Vorlesung übernimmt ein neues Teammitglied die Projektleitung


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Aufgabe 1: Projektidee

Das Team soll einen Vorschlag für ein innovatives und erfolgreiches Internet-Unternehmen erarbeiten Vorgehen/Methodik anwenden

6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung Kreativitätstechniken (Brainstorming und Umkehrungstechnik) To-do-Liste

Aufgaben der Projektleiter1. Vortrag erstellen:

Idee-Team_x.ppt2. Versand an Dozenten bis

4.5.2006 3. Vortrag am 8.5.2006:

nur PLs der Teams XXX

Gliederungsvorschlag für ppt-Vortrag 6-Schritte-Methode

1. Zieldefinition2. Erarbeitete Lösungsalternativen3. Entscheidungskriterien4. Bewertung der Alternativen5. Commitment6. Vereinbarung der nächsten Schritte

Erfahrungen in der Projektarbeit


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Aufgabe 2: Projektantrag (1)

1. Ergänzen Sie Ihre Ideenfindung durch Anwendung der Umkehrmethode – sofern in Aufgabe 1 nicht bereits geschehen

2. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch – zunächst Referenzmatrix bilden, dann Alternativenbewertung Wichtigster Faktor: Hoher Unternehmensgewinn

3. Beantworten Sie zu Ihrer Lösung (innovatives Internetunternehmen) folgende Businessplan-Fragen

Wie setzt sich die Zielgruppe (Nutzer) zusammen? Worin besteht der besondere Kundennutzen?

Welche Vorteile haben Ihre Kunden? Welches Alleinstellungsmerkmal hat hier neues Unternehmen? Durch was

unterscheidet sich Ihre Firma von bereits existierenden? Was ist wirklich neu? Wie groß ist das Marktpotential?

4. Erstellen Sie eine Interessenmatrix (potentielle Unterstützer / Gegner Ihres Projektes)

5. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten.Ihr Internet-Unternehmen soll zum 10.7.2006 (Termin) online gehen


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Aufgabe 2: Projektantrag (2)

Aufgaben des neuen Projektleiters Erstellung des Projektantrages: (Datei: Antrag-Team_x.ppt)

Abgabetermin: spätestens18.05.2006 für alle Teams• An: [email protected]• CC: [email protected]

Präsentation in der nächsten Vorlesung (22.5.05): nur PLs der Teams 1, 6, 7 und 8


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Aufgabe 2: Gliederungsvorschlag (3)

Nutzwertanalyse mit Präferenzmatrix Businessplan-Informationen

1. Zielgruppe2. Kundennutzen3. Alleinstellungsmerkmal4. Marktpotential

Der Projektantrag1. Projektname (aussagekräftiger Name)2. Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens)3. Projektziele (Meßbarkeit!)

1. Sachziele (Ergebnisse) 2. Terminziele 3. Kostenziele4. Projektorganisation

Projektleiter, Projektteam, mögliche Teilprojekte5. Ressourcen und Kosten

1. Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/ Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges

2. Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges6. Nutzenbetrachtung7. Interessenanalyse8. Meilensteinplan9. Projektrisiken

Erfahrungen in der Projektarbeit


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Aufgabe 3: Projektplanung I (1)

Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative Internet-Unternehmen spätestens zum 10.07.2006 online10.07.2006 online geht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten!

1. Erstellen Sie 4 verschiedene Projektstrukturpläne in Organigrammform 2. Wählen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete.

Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (78 h für Informatiker; 26 h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen.

3. Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2003 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp

4. Die Ergebnisse von 1. - 3. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen


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Die offizielle Planabnahme (Meilenstein 1) erfolgt am 29.05.04 im Router-Lab (A204; L3):Die offizielle Planabnahme (Meilenstein 1) erfolgt am 29.05.04 im Router-Lab (A204; L3): 11:00 Team 1 11:15 Team 2 11:30 Team 3 11:45 Team 412:00 Team 5 12:15 Team 6 12:30 Team 7 12:45 Team 8Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die Planungen mit der Aufgaben-verteilung (APs) der Teammitglieder (in h) vorzulegen.

Um den vorgegebenen Termin 10.7.2006 einzuhalten, ist nach Erstellung des Projektplanes umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen. Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ mit Protokoll durchzuführen

Der jeweils verantwortliche PL erstellt das wöchentliche Protokoll. Bitte folgende Namenskonvention beachten: „P_n-Team_x.doc“ ist das n-te Protokoll von

Team x Die jour fixe-Protokolle werden Bestandteile der Projektdokumentation

Die Projektarbeitszeiten jedes Teammitglieds sind mit dem Zeiterfas-sungsformular (Projektabschluss/ Vorlagen/ Zeiterfassung) zu erfassen Von jedem Teammitglied ist die Datei „Team_x-Nachname.xls“ anzulegen und mit den

geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai bis Juli 2006 zu füllen Die tatsächlichen Projektaufwände sind tagesgenau zu erfassen

25.05.2006: Abgabetermin für die drei Dateien BP1-Team_x .mpp, Plan1-Team_x .ppt, P_1-Team_x.doc


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Strukturierungsvorschlag für die Präsentationsdatei Plan1-Team_x .ppt Projektsteckbrief Projektstrukturpläne

• Objektorientierter PSP• Funktionsorientierter PSP• Ablauforientierter PSP• Gemischter PSP

Arbeitspakete Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen

• Projektarbeit • MS Project 2003

Präsentationen der PL der Teams 2, 3 und 5 in der nächsten Vorlesung


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Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1)

Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen:1. Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen

Ressourcen in MS Project 2003 ein (20 € / h für jedes Teammitglied)2. Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu3. Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen4. Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei

darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird!5. Speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP2-Team_x .mpp“

Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“-Protokoll sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten


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Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2)

Aufgabe der Projektleiter Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt

Gemischtorientierter Projektstrukturplan Ressourcenplan (ggf. vor/nach Kapazitätsausgleich) Kostenpläne Stand der Umsetzung der Projektarbeiten zum 7.6.2006 (1 Folie) Erfahrungen

• Projektarbeit• MS Project 2003

Erstellung desJour fixe-Protokolls 2 : P2-Team_x.doc

Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp

Spätester Abgabetermin für die Dateien: 08.06.2006(an Dozenten und Assistenten schicken)


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Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling (1)

Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 4 ist eine Projektüberwachung durchzuführen:1. Führen Sie am nächsten jour fixe-Termin eine Projektüber-

wachung mit MS Project durch und speichern Sie das Ergebnis in der Datei PD-Team_x.mpp

2. Erstellen Sie für das Projekt eine Meilenstein-Trend-Analyse, die zukünftig bei allen wöchentlichen jour fixe-Terminen fortzuschreiben ist. Abweichungen sind jeweils zu kommentieren.

Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten.


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Aufgabe der Projektleiter Erstellung einer Präsentation PD-Team_x.ppt

PSP und Basisplan PSP (gemischt-orientierter) Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan (MS Project)

Aktueller Umsetzungsstand Meilensteintrendanalyse (MTA) Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (Hardcopy MS Project) Aktueller Status

Projekterfahrungen Projektdurchführung mit MS Project Projektarbeit

Erstellung der Jour fixe-Protokolle 4 und 5: P3-Team_x.doc, P4-Team_x.doc

Erstellung der MS-Project-Datei: PD-Team_x.mpp

Abgabetermin für die Dateien: 22.06.2006(an Dozenten und Assistenten schicken)


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Besondere Aufgabe für die BWL-er im Team Erstellung einer aussagekräftigen Projektkurzbeschreibung für

Ihr Projekt (nach Muster Projektkurzbeschreibungen.doc)

Abgabe mit den anderen Dateien spätestens zum 22.06.2006 Hinweis: Die Projektkurzbeschreibungen werden zusammengeführt

und gehen an die Pressestelle der Universität Würzburg


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Jour fixe-Protokolle

Wöchentlich ab 22.05.2006 Wesentliche Inhalte (Muster auf der Website)

Protokollführer Teilnehmer Tagesordnung Statusberichte der Teammitglieder Gesamtstatus Besprechungsergebnisse To-do-Liste

Erstellung des Protokolls „P_n-Team_x.doc“ durch den jeweils aktuellen Projektleiter


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Anforderungen an die Präsentationen

1. Folie Vortragstitel, ggf. Untertitel; Vortragende/r Ort, Datum der Präsentation

2. Folie: Agenda-Folie („Fahrplan“) Folienset

Fußzeile mit Titel und Seitenzahlen Tipps zur Folienerstellung (Vorlesung 2) beachten, insb. Lesbarkeit

Vortrag Probevortrag (dry run) im Team Freier Vortrag

Blickkontakt zu den Zuhörern, Lautstärke, Gestik Eigenbewertung

(Fragebogen direkt nach dem Vortrag selbst ausfüllen) Teambewertung

(Fragebogen direkt nach dem Vortrag durchs Team ausfüllen)


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Dokumente: Standards & Hilfen

Für die Erstellung der Aufgaben sind folgende Tools verbindlich zu verwenden: Dokumentationen: MS Word 2000 Präsentationen: MS Powerpoint 2000 Zeittabellen: MS Excel 2000 Projektmanagement: MS Office Project 2003

Mailadressen Dr. Harald Wehnes: [email protected] Sebastian Bardt: [email protected]

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