Whitepaper Kollaboratives Projektmanagement … · 2016-06-06 · Kollaboratives Projektmanagement...

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Kollaboratives Projektmanagement
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    17-Sep-2018
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  • Kollaboratives

    Projektmanagement

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    collaboration Factory AG Tel: +49 (0)89 809133 230 Rauwhrstrae 27 E-Mail: [email protected] 83115 Neubeuern Web: www.collaboration-factory.de

    Dr. Rupert Stuffer

    Dr. Stuffer ist seit mehr als 25 Jahren Experte fr das Ma-nagement komplexer Projekte. Er hat die Methodik des Kolla-borativen Projektmanage-ments erfunden, will diese innovativ und visionr weiter-entwickeln und fr alle Arten von Projekten nutzbar ma-chen.

    Ausgangssituation

    Steigende Projektkomplexitt und Parallelitt, verteilte Projektteams mit standortbergreifender Zusammenarbeit und verkrzte Time-to-Market Zeitfenster stellen klassische Projektmanagement-Methoden und Systeme vor groe Probleme. Viele Toolanbieter versuchen diesen Herausforderun-gen durch noch komplexere Algorithmen und mehr Features zu begegnen. Diese funktionsberla-denen und damit kompliziert zu bedienenden Tools werden in der Folge nur von Experten und Stabsstellen genutzt - das reale Projektleben findet berwiegend in der Schatten-IT statt. Projektlei-ter und Projektbeteiligte verlieren viel Zeit mit Informationsbeschaffung, Konsolidierung und Infor-mationsaufbereitung. Neben unntigen Aufwnden verursacht die manuelle Konsolidierung unter-schiedlicher Datenquellen eine erhhte Fehlerquote, die Qualitt der Projektplanung und Steue-rung leidet.

    Kollaboratives Projektmanagement beinhaltet einen Paradigmenwechsel aktive Kollaboration er-setzt komplexe Algorithmik. Im Gegensatz zu klassischen Projektmanagement-Methoden wie der Netzplantechnik setzt das Kollaborative Projektmanagement auf die Eigenverantwortung und Vernet-zung aller Projektbeteiligten. Die Beherrschung der Schnittstellen zwischen den Projektbeteiligten wird zu einem wichtigen Erfolgsfaktor. Erfahrungsgem scheitern Projekte selten an der Komplexi-tt einzelner Aufgaben sondern hufiger an der mangelnden Koordination der unterschiedlichen Arbeitspakete im Zeichen wechselseitiger Abhngigkeiten und hoher nderungsdynamik. Klare Verantwortlichkeiten und transparente Schnittstellen sind wesentliche Erfolgsfaktoren des Kollabo-rativen Projektmanagements.

    Ursprung

    Mitte der 90er Jahre hat Dr. Rupert Stuffer, Grnder der collaboration Factory AG, die Methodik des Kollaborati-ven Projektmanagements entwickelt und dazu promoviert. In Fahrzeugentwicklungsprojekten bei Unternehmen wie BMW, Daimler, Porsche und Bosch konnte die Pra-xistauglichkeit und der hohe Nutzen dieser Methodik erfolgreich nachgewiesen werden. Zwischenzeitlich hat sich das Kollaboratives Projektmanagement zum Industrie-standard der deutschen Automobilbranche entwickelt.

    Mit cPlace kann das Kollaborative Projektmanagement auf eine neue Qualitts- und Leistungsstufe gehoben wer-den. cPlace basiert auf modernen IT-Technologien, die die Entwicklung schlanker, gleichzeitig aber hochflexibler und leistungsstarker Softwaretools ermglichen.

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    Methodik Kollaboratives Projektmanagement

    Grundlage dieser einzigartigen Methodik ist das aktive Einbeziehen aller Projektbeteiligten in den Planungs- und Steuerungsprozess. Die Geschftsfhrung oder Projektleitung definiert den Projekt-rahmen durch Top-Down-Vorgabe wichtiger Meilensteine und Eckdaten und legt damit das Fun-dament fr die dezentrale Planung und Steuerung der operativen Projektarbeit.

    Dazu werden die Projekte in kleine Teilumfnge untergliedert und an Verantwortliche aus den un-terschiedlichen Fachbereichen und Standorten bergeben. Die Planungs- und Steuerungsverant-wortung wird von den Stellen wahrgenommen, die auch die fachliche Projektverantwortung tragen. Die Beteiligten planen ihre Umfnge dezentral und autark, vernetzen sich bedarfsgerecht eigenver-antwortlich mit anderen Teilprojekten und melden Bottom-Up den Erledigungsgrad sowie den Status der Aufgaben zurck.

    Anfallende Steuerungsaufgaben werden nicht mehr nur von Managern bernommen, sondern sind integraler Bestandteil der Projektarbeit aller Teammitglieder. Jeder verantwortet seinen Projektum-fang und damit seine Teilplanung, die Teil eines vernetzten Gesamtplans ist. Dies schafft eine transparente Arbeitsumgebung, in der Projektmitglieder ihre Fachkompetenz optimal auch hin-sichtlich der Beherrschung der Projektablufe einsetzen knnen. Auftretende nderungen oder Verzgerungen werden von den betroffenen Projektbeteiligten direkt geklrt und in den jeweiligen Planungen angepasst. Nur wenn eine Klrung vor Ort nicht mglich ist, werden nchsthhere Projektinstanzen einbezogen.

    Das Prinzip der dezentralen, eigenverantwortlichen Regelkreise reduziert die Komplexitt der Pro-jektplanung und Steuerung drastisch. Information, Kommunikation und Kollaboration ersetzen komplexe Algorithmik. Das letzte Wort in der Planung hat der verantwortliche Projektmitarbeiter, nicht die Berechnungslogik eines Softwaretools. Wichtige Sachverhalte werden direkt an die rele-vanten Beteiligten kommuniziert. Die in modernen Organisationen weit verbreitete Arbeitsform eigenverantwortlicher, agiler Entwicklungsteams wird durch Kollaboratives Projektmanagement me-thodisch optimal untersttzt.

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    Unternehmensbergreifende Zusammenarbeit

    Die unternehmensbergreifende Zusammenarbeit wird in heutigen Projekten immer bedeutsamer. Kollaboratives Projektmanagement bricht Standort- und Unternehmensgrenzen auf. Auf Basis klarer Verantwortlichkeiten und transparenter Schnittstellen lassen sich auch verteilte Projekte zielfh-rend strukturieren. Autarke, vernetzte Projektteams aus unterschiedlichen Organisationen bearbei-ten gemeinsam unternehmensbergreifende Projekte. Die Vernetzung und Synchronisation aller Teilplanungen bindet Partner in die Planungs- und Steuerungssystematik ein, und sorgt fr ein ge-meinsames Planungsverstndnis. Die Koordination aller Ttigkeiten und Termine wird zu einem entscheidenden Faktor in der Zusammenarbeit. Typische Anwendungsflle sind die Einbindung von Partnern und Lieferanten sowie das Management von Konsortialprojekten oder Joint Ventures.

    Einsatzfelder

    Typische Einsatzfelder fr das Kollaborative Projektmanagement sind:

    Projekte mit verteilten Teams, komplexe Projekte, u. a. Produktentwicklungsprojekte, agile und dynamische Projekte mit hoher nderungsintensitt, Projekte mit externen Projektbeteiligten.

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    cPlace

    Als flexible Plattform fr Projekt- und Collaboration Management bietet cPlace eine Vielzahl an Best Practice Apps. cPlace ist eine reine Web-Applikation und kann in der Cloud oder der Unternehmens-IT betrieben werden.

    Die Datenablage erfolgt in einer Single Source SQL-Datenbank, so da alle Projektbeteiligten jederzeit auf identischen Informationen auf-setzen knnen redundanzfrei und topaktuell.

    Fr die unternehmensbergreifende Zu-sammenarbeit bietet cPlace mit der Tech-nologie Cross Company Planning (CCP) ei-nen sicheren Ansatz zur zielgerichteten Synchronisation unterschiedlicher cPlace-Datenbanken. Es werden nur die Daten mit dem externen Partner ausgetauscht, die dieser fr seine Mitarbeit im Projekt ben-tigt einfach und hochflexibel.

    Egal ob es sich um Termine, Risiken, Ma-nahmen, ganze Plne oder Aufgabenboards handelt der Projektverantwortliche ent-scheidet, was der Partner sehen oder sogar unternehmensbergreifend bearbeiten darf.

    Resume

    Um den Herausforderungen des 21. Jahrhunderts gerecht zu werden, sind zukunftsfhige Ma-nagement-Methodiken notwendig. Klassisches Projektmanagement stt in Zeiten zunehmender Komplexitt und Dynamik an seine Grenzen. Kollaboratives Projektmanagement als moderne, be-reits erfolgreich eingesetzte Methodik, hilft die bestehenden Herausforderungen zu lsen.

    cPlace bietet einen innovativ weiterentwickelten Toolrahmen fr Kollaboratives Projektmanagement. Mageschneiderte, flexibel integrierbare Bausteine fr alle Anwendergruppen verbessern den Nutzen und damit die Akzeptanz durch alle Projektbeteiligten von der Management- bis zur Ar-beitsebene.

    Chancen durch Kollaboratives Projektmanagement

    Beherrschung der Komplexitt in der Produktentste-hung

    Standort- und unternehmensbergreifend aktuelle und einheitliche Planungsstnde durch zentrale Datenbasis mit hoher Datensicherheit

    Proaktive Steuerung durch frhzeitiges Erkennen der Auswirkungen potenzieller Strungen auf angeschlos-sene Teilprojekte

    Verbesserte Transparenz durch klare Verantwortlichkei-ten und Schnittstellen

    Erhhte Planungssicherheit und Prozessqualitt

    Einbindung aller Projektbeteiligter und Strkung der Ei-genverantwortung der Teammitglieder

    Hohe Akzeptanz und Identifikation durch einfache An-wendbarkeit, bedarfsgerechte Funktionsbausteine und Darstellungen

    Verbesserte Entscheidungsbasis durch managementge-recht aufbereitete Informationen auf Knopfdruck

    Unternehmen

    Die collaboration Factory AG ist ein richtungsweisendes Softwareunterneh-men mit Fokus auf Projekt- und Collaboration-Management. Mit groer fach-licher Expertise und einer auergewhnlichen, innovativen Technologie entwickeln wir Lsungen, die die Arbeitsweise in Projekten und Unternehmen mageblich verbessern und zudem auch Spa machen. Alleine oder mit ausgewhlten Partnern schaffen wir es, schnell und flexibel auf die Bedrf-nisse unserer Kunden einzugehen und individuelle, ganzheitliche Umgebun-gen fr alle Projektbeteiligten zu schaffen.