Internationales Projektmanagement in der Cloud

Internationales Projektmanagement in der Cloud

Stuttgart, 11. Dezember 2014

www.kate-group.de [email protected]

Niederlassung Stuttgart

Quellenstraße 7 70376 Stuttgart

Deutschland

www.kate-group.de

Gründung: 2008 Mitarbeiter: zweistellig

KaTe GmbH

2


Portfolio

Zusammenarbeit mit Projektmanagement

SAP Werkzeuge

GPM@IT Stuttgart in SAP Projekten 1. Solution Manager

Blueprint: Process Integration Testmanagement ChangeManagement

2. ASAP Methodik

KaTe GmbH

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Internationales Projektmanagement in der Cloud

Stuttgart, 11. Dezember 2014


Agenda

2. PM Herausforderungen Wo liegen die Schwierigkeiten bei der Arbeit mit virtuellen Teams?

3. Herausforderungen meistern mit Collaboration Tools Was zeichnet die Arbeit mit Projectplace aus?

5. Fragen & Diskussionsrunde

19.15 Uhr : Pause ca. 15 Minuten

4. Projectplace praktisch Wie bilde ich ein SAP Projekt in Projectplace ab?

20.15 Uhr : Ende der Veranstaltung

1. Ausgangssituation: Internationale Projekte virtuelle Teams Wie leitet man ein Projekt aus der Ferne?

5


Ausgangssituation

… Sitz: Glarus, Schweiz … Sitz: Stans, Schweiz

… Sitz: Zürich, Schweiz

Internationale Projekte virtuelle Projektteams

Versicherungs- Unternehmen

GLS

Versicherungs- Unternehmen

NSV

Software- Entwicklung

… Sitz: Stuttgart, Deutschland

Projektleitung

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Ausgangssituation

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Projektbeschreibung: „Austausch einer individuell entwickelten Sachversicherungssoftware“

3+1 Jahre Laufzeit 40 Teammitglieder in wechselnder Besetzung 4 Standorte 7 Teilprojekte 36 Arbeitspakete 40 Konzeptionsworkshops Teilweise keine Projekterfahrung Keine IT-Erfahrung Keine Erfahrung mit virtuellen Teams.


Herausforderungen

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1. Teambildung 2. Motivation & Führung 3. Aufgabenmanagement,

Projektstrukturierung 4. Dokumentenmanagement,

Informationsmanagement


Herausforderungen (1/4)

Teambildung nach Tuckman

Forming Storming Norming Performing Adjourning

Erschwerter Prozess bei virtuellen Teams! • Nonverbale Kommunikation reduziert • Beziehungsebenen schwer zu entwickeln • Konflikte lange verborgen • Erschwerte Vertrauensbildung • Kein Wir-Gefühl

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…Kantinengespräche… …Kontextinformationen…

(Kind in Firmen-Kindertagesstätte) „sollen wir dutschi machen“



Motivation & Führung

Zuwendung, Zugehörigkeit, Anerkennung, Wertschätzung Grundlagen der Motivation eines Teams.

Directing, Coaching, Supporting, Delegating Grundlagen situativer Führung eines Teams.

Erschwert bei virtuellen Teams! • Nonverbale Kommunikation reduziert • Beziehungsebenen schwer zu entwickeln • Konflikte lange verborgen • Erschwerte Vertrauensbildung • Kein Wir-Gefühl

&

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…ist Mitarbeiter überfordert, unzufrieden, zu entspannt? …Kontextinformationen (Parallelprojekt beansprucht ihn auch)?



Aufgabenmanagement, Projektstrukturierung

Planung und Steuerung aller Aufgaben und Lieferobjekte, die das Team, zum Erreichen der Projektziele leisten muss.

Erschwert bei virtuellen Teams! • Potentielle Förderung von Einzelkämpfern • Erschwerte Vertrauensbildung • Darstellung des Projektstatus erschwert • Übergabe und Transparenz der Lieferergebnisse erschwert

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Ist Aufgabe jemanden anderen zugeordnet? Welchen Status hat diese ? Beim letzten Besuch hat er so komisch geschaut?



Dokumentenmanagement, Informationsmanagement

Erschwert bei virtuellen Teams! • Zuweisung und Einhaltung von Zugriffsrechten problematisch • Einhaltung von Strukturvorgaben erschwert • Disziplinierte Dokumentenablage und Versionierung schwerer einzufordern und zu kontrollieren • Durchführung von Reviews komplex

Permanente, strukturierte und verständliche zur Verfügung Stellung aller Dokumente und Informationen, die das Team

benötigt, um seine Aufgaben zu erfüllen.

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Ich habe die Prozessbeschreibung zur Vorbereitung per eMail versendet – wieso haben Sie noch etwas geändert?


Herausforderungen

Kommunikation

Überblick Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Projektmanagement in der Cloud bedarf demnach besondere Unterstützung bei den Themen …

… aber wie?

13

Gibt es Grenzen … KickOff, Steuerkreis Entscheidungen …?


Herausforderungen meistern …

Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt ABER: • kein Fokus auf PM-Bedürfnisse • komplexe Handhabung • fehlende Akzeptanz bei unerfahrenen Nutzern >>> das Tool wird nicht gelebt!!!

… mithilfe eines Collaboration Tools?

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Notes / Outlook: Reviewprozess per EMail ! Sharepoint: Wo stehen wir im Projekt ?



Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt Vielleicht: • Fokus auf PM-Bedürfnisse? • einfache Handhabung? • Akzeptanz bei unerfahrenen Nutzern? >>> das Tool wird gelebt???

… mithilfe einer virtuellen Projektumgebung?

?

15



Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Das Team in Daten und Bildern

Telefonkonferenzen

Online-Meetings Whiteboard-Funktion

Projektchat

E-Mail

Projekt-Icon

Terminabstimmung

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… mithilfe der virtuellen Projektumgebung



Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt


17




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Projektchat

18




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Projektchat

19




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Online-Meetings

20

Feuerwehrfachmann: „Ist das die Art, wie sich

die Techniker auf unseren Bildschirm

schalten ?…“




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Whiteboard-Funktion

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Lieferant … zeigt prototypische Masken … Kunde ... kann einfach darüber malen …




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt


Telefonkonferenzen

Online-Meetings Whiteboard-Funktion

Projektchat

E-Mail

Projekt-Icon

Terminabstimmung

22




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Projektplan Boards

Dokumentenmanagement

Aufgabenmanagement Ziele

Versionierung

Zugriffsrechte

23




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt


24




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Versionierung

25




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt


26



Exkurs

… schauen Sie zur Flipchart … ;-)

Was ist ein KanBan Board?

27



Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Boards

28




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Aufgabenmanagement

29




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Aufgabenmanagement

30




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Projektplan Boards


Aufgabenmanagement Ziele

Versionierung

Zugriffsrechte

31




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Vorlagen

Arbeitsprozesse

Terminabstimmung

Change- management

Reviewprozesse

32



…

15 Minuten Pause

33



Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Vorlagen

Arbeitsprozesse

Terminabstimmung

Change- management

Reviewprozesse

34




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

35




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Reviewprozesse

36




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Reviewprozesse

37




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Reviewprozesse

38




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Vorlagen

Arbeitsprozesse

Terminabstimmung

Change- management

Reviewprozesse

39



Ein SAP Projekt durchführen …

Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Vorlagen

40

SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung



Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

41




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

42




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

43




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

44




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

45




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

46




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

47




Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Vorlagen

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Testzugang mit SAP Vorlagen

Niederlassung Stuttgart

Quellenstraße 7 70376 Stuttgart

Deutschland

www.kate-group.com

Gerne stellen wir Ihnen einen kostenfreien Testzugang mit allen Vorlagen auf unserer Enterprise Umgebung zur Verfügung! Kontakt:

[email protected]

KaTe GmbH

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Testmanagement …

Kommunikation

Überblick

Information

Dokumentation

Standards

Identifikation

Prozesse

Kontakt

Change- management

50


Resumée

…geht!

Erfolgreiches Projekmanagement in der Cloud …

51

Marko Cakalic | Country Manager D-A-CH | [email protected] 52

150,000

registered users

1,000,000

Founded as one of the world’s first

SaaS companies

1998

number of projects

in people-centric

collaboration

Pioneer

uptime 99.97%

Average service

53


Resumée

…geht!


54


… ging gut?

Erfahrungsaustausch


55

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Internationales PM in der Cloud

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Referenten

Marko Cakalic Michael Beitz

Joachim Knecht Antonela Bauer

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Business

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