Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus ITUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Veranstaltung 7 – Teil 1 (06.07.2009):

Soziale Kompetenz: Faktor Mensch in der Projektarbeit

SS 2009


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Agenda

Soziale Kompetenz: Faktor Mensch in der Projektarbeit A6: Berichte der Projektleiter der Teams 5, 3 und 1 Konflikt- und Krisenmanagement Besonderheiten von Softwareprojekten Qualitätsmanagement Verhandlungsmanagement nach dem Harvard-Konzept

GastvorträgeGastvorträge

16:15 Benedict Gross: Agiles Projektmanagement16:15 Benedict Gross: Agiles Projektmanagement

17:00 Stefan Schneider: Projektwirtschaft 2020 17:00 Stefan Schneider: Projektwirtschaft 2020 (Turing-Hörsaal)(Turing-Hörsaal)


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Termine 2009 (Stand: 6.07.2009)

Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5

04.05.09 1 V

18.05.09 2 V x x

25.05.09 3 x x

08.06.09 4 V V x

22.06.09 5 x x V

06.07.09 6 x x x

13.07.09 AP 1 2 3 4 5

x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation

ProjektdokumentationProjektdokumentation

V2Aufgabe

1

V3Aufgabe

2

V4Aufgabe

3

V5Aufgabe

4

V6Aufgabe

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MS 1:MS 1:AbnahmeAbnahme „„Planung undPlanung und

Aufgaben-Aufgaben-VerteilungVerteilung“

MS 2:MS 2:Abnahme Abnahme

PrototypPrototyp

Abschluss-Abschluss-PräsentationPräsentation

04.05. 18.5. 25.5. 8.6 22.6. 13.7.25.5. 15.6.

V1

20.04.

V7AbgabeP.-Doku

Aufgabe 6

6.7.


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Dozenten-Bewertung: Zusammenfassung

Themenvielfalt, Praxisbezug, Umsetzung eigener Projekte Interdisziplinarität, Überblick auch über aktuelle Themen (z.B. Wiki, Story Telling) Die Möglichkeit das Gelernte gleich an einem eigenen Projekt umzusetzen. Wichtige Inhalte werden vermittelt, die später im Beruf sehr weiterhelfen werden. Teamarbeit wird gefördert. Praxisanteil ist natürlicherweise sehr hoch und gibt der

Veranstaltung ein ausgewogenes Theorie/Praxis-Verhältnis. Praktische Anwendung des Themas durch eigenes Projekt, Erfahrungen in der

Gruppenarbeit (spez. mit untersch. Fachbereichen zusammenarbeiten) Die Vorlesung ist trotz zweier Pausen zu lang um komplett folgen zu können.

Eine Aufteilung wäre sinnvoll Auf Grund von fehlendem Vorwissen wird erst sehr spät mit dem eigentlichen

Projekt (also der Arbeit) begonnen => hoher Zeitdruck VL-Format nicht ideal; Lange Vorträge - wenige Pausen In jeder Sitzung sollten die Kursteilnehmer mehr zu Wort kommen können

Details auf Vorlesungswebsite: Evaluierung (nach GPM)


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Zertifizierung von Projektpersonal (Qualitäts-nachweis!) hat wachsende Bedeutung

International anerkannte Kompetenzzertifikate im Projektmanagement Zertifizierung nach IPMA (International Project Management Association) Umsetzung durch die nationalen Projektmanagement-Institutionen;

in D: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) Nutzen einer Zertifizierung

Objektive, neutrale Bestätigung der Projektmanagement-Kompetenz Führen eines anerkannten Titels Berufliche und persönliche Anerkennung Verbesserung der Chancen am Markt (vgl. Vortrag 1)

4-L-C (4-Level-Certification-System der IPMA)

IPMA Level D: Zertifizierter Projektmanagementfachmann (GPM)IPMA Level C: Zertifizierter Projektmanager (GPM)

IPMA Level B: Zertifizierter Senior Projektmanager (GPM)IPMA Level A: Zertifizierter Projektdirektor (GPM)


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Vorlesung hat CoE-Zertifikat:Nutzen für Vorlesungsteilnehmer

Vorlesung wurde Anfang 2007 mit dem CoE (Certificate of Excellence) der GPM ausgezeichnet

Ziele (CoE) Auszeichnung der Qualität des Lehrangebots Projektmanagement

einer Einrichtung mit öffentlich-rechtlichem Bildungsauftrag (z.B. Uni) Etablierung eines Erfahrungsaustauschs der Lehrenden Studierende können die Zertifizierung und das Fachbuch

ProjektManager kostengünstiger erwerben Vorteile für StudentInnen

IPMA-Level D Zertifizierungsgebühr: 350 €* bzw. 400 €* (statt: 650 €) Fachbuch ProjektManager (GPM): 69 € (statt: 169 €)

IPMA Level D: Zertifizierter Projektmanagement-Fachmann (GPM)IPMA Level C: Zertifizierter Projektmanager (GPM)

IPMA Level B: Zertifizierter Senior Projektmanager (GPM)IPMA Level A: Zertifizierter Projektdirektor (GPM)

*) plus 50 € Verwaltungsgebühren


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PM-Zertifizierung: Ablauf und Termine

Ablauf (Details siehe Vorlesungswebsite: PM-Zertifizierung) Transferprojekt (Projektbericht) einreichen

• Eigenen Part farblich kennzeichnen

• Voraussetzung zur Zulassung zur Prüfung: mind. 30 von 60 Punkten

Zertifizierungsworkshop

• 2-stündige schriftliche Prüfung (bestanden bei > 50% der zu erreichenden Punkte)

• 30-minütiges Prüfungsgespräch


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Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM)

GPM führt Basiszertifikat ein Es gehört nicht zum offiziellen IPMA 4-Level-System Es ist ist als GPM-Produkt unter dem IPMA Level D anzusiedeln Es dient dazu, Projektteammitglieder für die Mitarbeit in Projekten

zu qualifizieren Kriterien

Zweistündiger schriftlicher (branchenorientierter) Test Prüfungsgebühren (bei Inhouse-Zertifizierungen mit

mindestens 12 Teilnehmern) 150 € für Studenten (Studentische GPM-Mitglieder: 125 €) 25 € Zusatzgebühr für Zertifikat in englischer Sprache

Details werden auf der Vorlesungswebsite veröffentlicht


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Abschlussveranstaltung: Agenda

13:30 Vorlesung (Finale Module)

15:00 Teams 1, 2 und 3

ca. 17:00 Preisverleihung „Projekta 2009“

Projektiade´09

16:00 Teams 5 und 6 anschließend Jury-Bewertung


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Abschlusspräsentation (13.07.2009)

Präsentation Produktbeschreibung mit den wichtigsten Businessplandaten

(Motivation, Nutzen, Zielgruppen etc.) Projektnachbetrachtung (aus letzter jour fixe-Sitzung)

• Vergleich: geschätzter Aufwand – tatsächlicher Aufwand der Teammitglieder (Tabellenform)

• Erfahrungen: Teamarbeit & MS Project (jeweils die 3 wichtigsten Erfahrungen)

• „Lessons learned“ für FolgeprojekteDauer: Ca. 5 Minuten

Produktvorführung – live Vorstellung der wichtigsten Funktionalitäten Technische Anmerkungen / BesonderheitenDauer: Ca. 10 Minuten

Hinweise Präsentation durch zwei TeammitgliederInnen Gesamtdauer von 15 - 20 Minuten einhalten Abgabetermin der Foliensätze: 09.07.2009

Projektiade´09


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Preisverleihung „Projekta 2009“

Die besten Projektarbeiten zur Gründung eines „neuen innovativen Internet-Unternehmens“

werden von der Jury mit der „Projekta 2009“ prämiert

Kategorien:

Innovativstes Produkt

Beste Produktpräsentation

Beste Projektdurchführung

Gutscheine für Unternehmensgründungs-Workshops

gestiftet von Herrn Markus Wolf, Netzwerk Nordbayern

Projekta 2009Projekta 2009

Projektiade´09


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Projektbericht

Versand der doc-Version bis 09.07.2009 an Dozent und Assistent

Abgabe zu Vorlesungsbeginn am 13.07.2009 Print-Version des Projektberichtes CD mit Projektbericht und Produkt

Wichtiger Hinweise zum Projektbericht Für Teilnehmer mit benotetem Schein und für PM-Zertifikanten Name in Farbe auf dem Titelblatt Vom Teilnehmer erstellte Kapitel in gleicher Farbe

Wichtiger Hinweise zur Print-Version Pflicht-Anlagen Jour fixe Wochenprotokolle 1 – 6 Unterschriebene Arbeitszeitprotokolle (Mai - Juni 2009) aller

Teammitglieder


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Vorlesungsscheine

Abschließende Durchsicht der Projektberichte und Prüfung der SW-Produkte: bis spätestens Ende des Monats; ggf. Nacharbeiten erforderlich!

Abholung der Scheine bei Frau Förster, Sekretariat Informatik III: Info per Mail an die Teilnehmer

Scheine Informatiker: Kleines Projektpraktikum (alternativ: Seminarschein) BWL: Fachübung Sonstige Fachbereiche: Seminarschein Für benotete Scheine:

Im Projektbericht die erstellten Teile farblich kennzeichnen


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Der Faktor „Mensch“

„Die größten Probleme bei unserer Arbeitsind keine technischen Probleme, sondern soziologische Probleme.“

Tom DeMarco, Timothy Lister: Wien wartet auf Dich! Der Faktor Mensch im DV-Management (Dt. Ausgabe von „Peopleware“), Hanser Verlag München, 1999


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Der Faktor „Mensch“

Projektarbeit = Teamarbeit Faktor „Mensch“ hat entscheidende Bedeutung

für Erfolg bzw. Misserfolg eines Projektes

Management der „Human Resources“ ist Kernaufgabe des Projektmanagements

Projektarbeit ist weitgehend planbar Aber: Projektteamprozesse sind nicht vorhersehbar

(Verhalten einzelner Mitarbeiter oder des Teams) „Chemie im Team“ muss stimmen!

Fehler, die im Bereich der Menschenführung gemacht werden, wirken sich häufig extrem negativ auf das Projekt aus „Soziale Kompetenz“ der PL ist gefragt


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Faktor „Mensch“: Themen

Team-bildung

Team-führung

Konflikt-Management

Kommuni-kation

Motivation

Führungsstil

Projektleiter

Projektmitarbeiter

Umfeld


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Warum ein Projektteam?

Teambegriff Team := Zusammenschluss von Menschen, die ein gemeinsames Ziel anstreben und zur Zielerreichung gemeinsam kooperieren

Akronym: „Toll ein anderer macht‘s.“

Beste Form der Zusammenarbeit zur erfolgreichen Bewältigung großer Herausforderungen

Gruppendynamik (Teamgeist/Teamspirit)Nicht die Leistungen Einzelner, sondern die Fähigkeiten und Anstrengungen aller Beteiligter bringen den Erfolg

Eigenes Ego weitgehend ausschalten Intensive Kommunikation mit allen Beteiligten Verständnis für andere und deren Fehler ohne viel Worte ausbügeln


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Die Weichen für den Projekterfolg werden oft mit der Projektteamzusammensetzung gestellt

Teamzusammenstellung erfolgt meist „top down“1. Auftraggeber benennt Projektleiter 2. Projektleiter bildet Kernteam mit TPLs3. TPLs besetzen in Abstimmung mit PL die Teilprojektteams

Auswahlverfahren Persönliches Kennen (beste Voraussetzung) Empfehlung (Basis: Anforderungskriterien) Analyse von Skill-Profilen (Trend zu Skill-Management) Ausschreibung über interne Stellenbörse Interviews mit potentiellen Teammitgliedern führen

Nicht nur die fachliche Kompetenz sondern auch die soziale Kompetenz der Teammitglieder ist wichtig!

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV)der einzelnen Projektteammitglieder müssen klar definiert werden


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Zusammensetzung des Teams

Schlüsselqualifikationen für die Auswahl der Projektteammitglieder

FachspezialistenExperten 1. Wahl mit möglichst sehr guten Kenntnissen der Prozesse im Unternehmen

Teamarbeiterkreativ, konstruktiv-kritisch, produktiv und kommunikationsfähig

BotschafterVertreter anderer Unternehmenseinheiten mit Doppelfunktion

• Interessenvertreter der entsendenden Unternehmenseinheit• Verkäufer der Projektergebnisse in dieser Unternehmenseinheit• Sie müssen auch Projektarbeiten übernehmen!

Anforderung an alle: Teamfähigkeit Gute Balance zwischen unterschiedlichen Mitarbeiter-charakteren

erforderlich


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Die Projektteamentwicklung verläuft stets in mehreren Phasen

Forming Storming Norming Performing

• Team kommt zusammen• Beschnuppern• Kennen lernen• Sondierungs- gespräche (höflich, unpersönlich)• Aufgaben werden verteilt

• Ziele / Autorität des PL werden infrage gestellt• Unklarheiten• Erste Konflikte • Unterschiedliche Einschätzungen• Mitarbeiter- fluktuation• PL muss klären und vermitteln

• Team gibt sich Spielregeln• Konfliktpotentiale werden geklärt• Wir-Gefühl bildet sich• Schaffung der erforderlichen Strukturen

• Team ist zusam- mengeschweißt• Team arbeitet effizient und ideenreich mit wenig Reibungs- verlusten• Es wird Feed- back gegeben• Gemeinsames Handeln

Zeit

Teameffizienz


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Führungsstil und -prinzipien

Mitarbeiterführung := Einwirkung auf die Mitarbeiter, so dass sie ein bestimmtes Ziel erreichen

Erfolgreiche Führungsprinzipien eines Projektleiters Mensch steht im Mittelpunkt

Probleme der Mitarbeiter haben PrioritätFeedback geben

Voraussetzungen für gute Arbeitsergebnisse schaffen und pflegen Führung durch Überzeugung und Argumentation Prinzip der „offenen Tür“ für alle Teammitglieder Offene und direkte Kommunikation (keine langen „Dienstwege“) Ergebniskontrolle statt Verfahrenskontrolle Förderung von Initiative und Eigenverantwortung Klare Festlegung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

(AKV) Keine Rückdelegation Quelle: Litke, Projektmanagement


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MotivationSelbst-

verwirklichung

Grundbedürfnisse(Nahrung, Wärme, Kleidung usw.)

Respekt und Bewunderung

Kontakt, Akzeptanz, soziale Bedürfnisse

Ordnung, Sicherheit, Schutz vor Risiken und Bedrohungen

Bedürfnispyramide nach A. Maslow

„höhere“ Ziele

PsychologischeBedürfnisse

PhysiologischeBedürfnisse


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Wünsche der Mitarbeiter vs. Einschätzung der Vorgesetzten

Wunsch Mitarbeiter ArbeitgeberAnerkennung für gute Arbeit 1 8Genaue Kenntnis der Firmenziele 2 10Eingehen auf private Sorgen 3 9Gesicherter Arbeitsplatz 4 2Gutes Einkommen 5 1Interessante Arbeit 6 5Wohlergehen der Firma 7 3Loyalität zw. AG und Mitarbeiter 8 6Gute Arbeitsbedingungen 9 4Höflichkeit der Führungskräfte 10 7

Quelle: Gesellschaft für betriebliche Weiterbildung, Berlin, 2000


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Tipps zur Motivationsförderung

Kommunizieren Sie ein gemeinsames Ziel, das alle anstreben und führen Sie dazu ein Committment herbei

Studieren Sie sorgfältig die Bedürfnisse Ihrer Projektmitarbeiter Organisieren Sie gemeinsame (Freizeit-)Aktivitäten, um den

Teamgeist zu stärken Erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern nur das Beste. Überzeugen

Sie sie, dass sie auch schwierige Aufgaben bewältigen können Geben Sie zeitnah realistische Feedbacks:

- Beachten und belohnen Sie Erfolge immer sofort - Sprechen Sie auch Kritisches stets sofort aus

Legen Sie großen Wert auf Zusammenarbeit und Kommunikation Stellen Sie die Projektergebnisse als Ergebnisse des Projektteams

heraus Geben Sie die Anerkennung über Projektergebnisse

(z.B. im LA oder vom Auftraggeber) zeitnah an ihr Team weiter. Richten Sie Ihr Team in schwierigen Phasen an kleinen Fortschritten auf Sorgen Sie dafür, dass Ihre eigene Motivation hoch bleibt


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Aufgabe 6: Projektorganisation, Soziale Kompetenz, Projektstart und -ende (2)

Aufgabe der Projektleiter Erstellung einer Präsentation PA-Team_x.ppt

Projektorganisation mit Funktionsbeschreibung der Beteiligten (Rollenbeschreibungen)

Kommunikationsplan Aktueller Umsetzungsstand (Stand: ca. 30.06.2009)

Meilensteintrendanalyse (MTA) Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (Hardcopy MS Project) Aktueller Projektstatus (Beschreibung)

Projekterfahrungen Projektarbeit Projektdurchführung mit MS Project

Erstellung der Jour fixe-Protokolle 5 und 6: P5-Team_x.doc, P6-Team_x.doc

Erstellung der MS-Project-Datei: PA-Team_x.mpp Ausarbeitung Kapitel 4, 9, 10.6 und 10.8 des Projektberichtes

Abgabetermin für die Dateien: 2. Juli 2009

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