Análisis Administrativo del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia Trabajo final Teoría de la Gestión

Santiago Carmona Rincón Santiago López Orozco

Mauricio Cardona Sepúlveda

Docente Giovanni Pérez Ortega

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE MINAS

SEDE MEDELLÍN 2012

Contenido

1. Introducción ............................................................................................................................... 2

2. Descripción de la organización .............................................................................................. 3

3. Análisis de la estructura organizacional ................................................................................ 5

3.1 Organigrama ..................................................................................................................... 5

3.2 Ventajas y desventajas (teoría vs. práctica)................................................................. 5

4. Análisis de procesos ................................................................................................................ 7

5. Análisis Estratégico .................................................................................................................. 9

5.1 Análisis Misión .................................................................................................................. 9

5.2 Análisis Visión ................................................................................................................... 9

6. Análisis de contexto ............................................................................................................... 11

7. Conclusiones ........................................................................................................................... 13

8. Bibliografía ............................................................................................................................... 14

9. Anexos ..................................................................................................................................... 15

9.1 Formulario de preguntas ............................................................................................... 15

9.2 Evidencia de visita .......................................................................................................... 16

9.3 Video de las entrevistas ................................................................................................ 17

9.4 Presentación con diapositivas ...................................................................................... 17

1. Introducción

Todas las organizaciones tienen diferentes formas de planear, controlar y dirigir

sus actividades. El objetivo del grupo con la presente investigación es detectar en

la organización elegida cuál es la forma como se toman las decisiones, la

distribución de su estructura, su tipo de departamentalización, las ventajas y

desventajas de llevar una departamentalización por funciones y entender como se

desarrolla la empresa en los ámbitos político, económico, social, demográfico,

tecnológico y cultural.

2. Descripción de la organización

La organización elegida fue el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, es

una entidad descentralizada categorizada dentro del ámbito de establecimiento

público y se encuentra adscrita a La Gobernación de Antioquia.

Actualmente cuenta con aproximadamente 43 empleados de planta, fue creada en

el año 2011, sin embargo el tema de la cultura ha sido muy importante para la

región, por lo que antes era coordinado directamente desde la Secretaria de

cultura en la Gobernación, dicha secretaria fue sustituida por el Instituto, dado que

desde allí los procesos eran ineficientes.

Se creó bajo la imagen de entidad descentralizada con el fin de mantener su

autonomía y eficiencia en la administración de todos los procesos culturales; y así

poder cumplir con su función social.

A continuación se presentarán los productos y servicios que ofrece el Instituto.

Productos:

Eventos culturales, festivales artísticos, conciertos, muestras, exposiciones,

ciclos de arte, charlas, conferencias, eventos de tipo académico que

aseguren la circulación y el consumo de las prácticas culturales.

Servicios:

Formación Artística para creadores y artistas.

Otorgamiento de estímulos a personas y colectivos para el desarrollo de

propuestas que fortalezcan el tejido cultural del Departamento.

Desarrollo de actividades de Planificación cultural y gestión cultural y del

conocimiento.

Apoyo a Municipios para la adecuación y mejoramiento de Equipamientos y

servicios culturales.

Promoción de la lectura y la escritura (Plan Departamental de Lectura y

Bibliotecas).

Formación de bibliotecarios, fomento a la lectura y la escritura,

fortalecimiento de la red de bibliotecas.

Implementación de procesos de preservación, conservación, restauración,

investigación, difusión del patrimonio de cultura y apropiación social del

patrimonio.

Conservación y difusión del patrimonio sonoro y documental musical local,

nacional e internacional. (Fonoteca departamental y centro de

documentación musical “Hernán Restrepo Duque”).

Consulta en sala, préstamo interbibliotecario y administración de la

Biblioteca departamental “Carlos Castro Saavedra”.

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia se encuentra ubicado en el

palacio de la Cultura Rafael Uribe Uribe en la plazuela Nutibara, cerca al hotel

Nutibara y al parque Berrío, igualmente queda cerca a la Estación Parque Berrío

del Metro.

3. Análisis de la estructura organizacional

3.1 Organigrama

*Departamentalización por funciones

3.2 Ventajas y desventajas (teoría vs. práctica)

Basados en las respuestas dadas por las entrevistadas acerca de las ventajas de

usar este tipo de departamentalización y, comparándolas con las teorías de

(Chiavenato, 1999, págs. 295-296) se puede observar que es una confirmación de

la teoría planteada en el texto, son redundantes las ventajas que plantea el autor

con las que plantea la entrevistada, basadas en su mayoría en la especialización y

optimización de cada una de las funciones aprovechando su propia experiencia en

los diferentes campos, la fluidez en el trabajo y el tiempo ahorrado en el

entrenamiento del personal ya que los vinculados tienen un perfil adecuado en

relación al área específica. Estas ventajas son las que plantea Chiavenato como

“especialización ocupacional”.

Adicional a lo anterior es una confirmación de la teoría la afirmación que usa el

autor del texto al decir que es un tipo de departamentalización adecuado en

circunstancias estables y de poco cambio, al igual que para empresas con pocas

líneas de productos o servicios ya que este Instituto presenta ambos fenómenos,

pocos departamentos que a su vez permanecen relativamente estables.

Ante la pregunta acerca de las desventajas no cambia mucho la situación, se

confirma la teoría, en la cual, la entrevistada y el autor, afirman que una evidente

desventaja es el “encerramiento” que se produce al interior de los departamentos y

que alejan las relaciones entre ellos, distanciándose también de los objetivos

comunes de la entidad total, encaminándolos en los objetivos de cada

departamento influyendo así en las barreras planteadas. De igual forma, como en

la mayoría de las organizaciones, entre el personal, la resistencia al cambio está

muy marcada, existen pocas ideas nuevas y se encierran en lo que ya saben

provocando así que no hayan procesos innovadores y un mejoramiento continuo

del ambiente organizacional.

Ninguno de los tipos de departamentalización son totalmente perfectos, todos

tienen sus aciertos y sus fallas y esto se deja en evidencia cuando la entrevistada

asegura que una solución para estas desventajas es cambiar el tipo de

departamentalización a uno por procesos, pero a su vez, traería más

inconvenientes por lo mismo, no son perfectos.

4. Análisis de procesos

Diagrama de procesos para la “formulación, viabilización y registro de proyectos

en el banco de programas y proyectos”:

Diagrama de operaciones para “Formulación de proyectos en MGA”:

Hacer este diagrama de procesos para el registro de proyectos es simplemente el

cumplimiento de la Ley 152 de 1994, “Ley orgánica del plan de desarrollo”, la cual

dice que todo proyecto de inversión social tiene que estar registrado con unos

patrones ya establecidos, y esto es lo que se plantea en este diagrama, registrar el

proyecto en el banco de programas y proyectos para determinar su viabilidad

técnica, financiera, económica, social, institucional y ambiental.

Como anexo, se agrega el diagrama de operaciones de toda la entidad:

5. Análisis Estratégico

5.1 Análisis Misión

Misión:

“Somos el motor del desarrollo cultural en el Departamento de Antioquia, que

basados en los principios de transparencia y legalidad, y desde la construcción,

implementación y articulación participativa de políticas públicas culturales,

fomentamos el diálogo, el reconocimiento y la visibilización de la diversidad

cultural, generando oportunidades para el conocimiento y la dignificación del ser

humano.”(Gobernación de Antioquia, 2011)

Interpretación de la Misión:

Esta empresa tiene una responsabilidad social de ser promotora del desarrollo

cultural en el departamento de Antioquia y el reto de construir política pública a

través de procesos participativos. En su misión se plantea el sostenimiento del

patrimonio cultural el cual ha caracterizado a esta región del país, como una de

las pioneras y más representativas a nivel cultural. La industrialización avanza, la

globalización avanza y las raíces de nuestros ancestros, su música, su danza, sus

costumbres se han ido deteriorando al punto de llegar a ser una región sin

identidad. Aquí es donde toma parte el Instituto y su misión de promover la

participación y garantizar la inclusión a fin de conservar tradiciones de modo que

la gente se acuerde que venimos de un pasado marcado por esto mismo, las

tradiciones, y no debemos olvidarlas.

5.2 Análisis Visión

Visión:

“Seremos en el 2020, generadores de un modelo ético y político de gestión pública

para el fomento y el desarrollo de procesos culturales sostenibles, dinamizador de

transformaciones individuales y sociales, acogido y valorado por las comunidades

y los diferentes actores.”(Gobernación de Antioquia, 2011)

Interpretaciónde la Visión:

Cuando se propone un modelo de gestión pública como se plantea en la visión se

deduce que se cuenta con estrategias metodológicas que permitan la construcción

de este modelo basado en principios constitucionales que aplican para el sector

cultural y de esta manera posicionarse como una institución referente en la

implementación de los procesos culturales que deben desarrollarse en todo el

territorio.

.

6. Análisis de contexto

El instituto de cultura fue creado para la promoción y el fomento de las

manifestaciones culturales y la memoria del patrimonio de Antioquia, y es que

siendo una organización que de por si debe ser estructurada y ordenada, su

principal fin no es demostrar que manejan procesos coherentes en sus

organizaciones, su principal fin es demostrarle al público en general que sí están

buscando conservar esas tradiciones antioqueñas, esa “cultura paisa” tan

representativa; que sí están conservando esa memoria histórica que nos permite

un viaje al pasado por medio de los ojos, de los balcones, de las casas; que sí

están fomentando esas nuevas corrientes emergentes y alternativas en los

barrios, en los pueblos, en fin, que sí están luchando por la cultura, ese es el

resultado del trabajo, ese debe ser el punto final con el cual las personas podrán

decir: sí, ellos fomentan la cultura.

Y es que todos podemos mostrar la cultura, es nuestro derecho y quizás también;

nuestra responsabilidad. Lo anterior se evidencia en la Declaración Universal De

Los Derechos Humanos en su artículo 27: “Toda persona tiene derecho a tomar

parte libremente en la vida cultural de la comunidad, a gozar de las artes y a

participar en el progreso científico y en los beneficios que de él resulten”(ONU,

1948) y, también el artículo 15 del Pacto Universal De Derechos Económicos,

Sociales y Culturales: “Los Estados Partes en el presente Pacto reconocen el

derecho de toda persona a participar en la vida cultural” (ONU, 1973) en fin, la

cultura es nuestro derecho y el Instituto es el fomentador de ello.

De nuevo, no es administrar bien el instituto de cultura, las administraciones

vienen y van con cada gobernador de Antioquia, con cada elección se tiene el

peligro de tumbar toda la planeación estratégica que se hizo durante los cuatro

años de mandato, Fajardo y su equipo hicieron lo propio con lo que habían

construido Luis Alfredo Ramos, pero dejó los festivales ya que estos son los

resultados que la comunidad espera, es darle cultura a la gente, es tener

programas de integración, es llevar festivales de “Antioquia Vive…” a los pueblos y

que ellos se puedan deleitar con la danza tradicional, con la música tradicional o la

música alternativa, que ellos puedan disfrutar el teatro, la pintura, la escultura que

todos podamos tener la oportunidad de ver el talento antioqueño.

De un pueblo antioqueño diverso con muchas culturas, con diferentes

características, con una diversidad cultural y racial grandísima, con muchas

regiones diferentes entre sí, regiones como los pueblos cercanos al Chocó, los

costeños, los andinos, los rivereños y los municipios del área metropolitana, como

vemos se tienen que satisfacer necesidades y diversidades culturales numerosas,

y esta debe ser una prueba para el Instituto, no es una región homogénea, no es

quizás una identidad antioqueña en común (quizás hay una que sobresale, la

andina) pero en sí, no es la única y tal y como se dijo en los artículos, todos deben

ser promovidos, todos son importantes, todos son antioqueños.

7. Conclusiones

Pensar en un futuro sin tener memoria del pasado, para el Instituto no es

una opción ya que para ellos las tradiciones y el patrimonio de los

antepasados forman parte de nuestra historia cultural sin dejar de lado el

nuevo desarrollo de la sociedad, esta organización trata de enlazar el ayer

con el hoy para así ir construyendo un futuro con identidad cultural.

El objetivo del instituto como ya se había planteado era desarrollar métodos

de integración, fomento y promoción de las actividades culturales en todas

sus manifestaciones, pero esto, para ellos no sería posible sin una

administración estructurada (administración por objetivo en este caso), sin

una organización organizada (como lo decía Johansen) y sin una

departamentalización óptima para las actividades a realizar (por funciones

para ellos).

El arte de administrar es base para todas las actividades, por más

pequeñas que sean necesitan un toque de administración, de organización

y para ellos, (y todos) no es la excepción, una buena organización es el

mejor camino para llegar a realizar su objetivo principal, cultura.

El Instituto no deja de pensar en el futuro de Antioquia ya que involucra los

jóvenes y chicos en sus procesos culturales.

8. Bibliografía

Chiavenato, I. (1999). Introducción a la teoría general de la organización. En I.

Chiavenato. Santafé de Bogotá, Colombia: McGRAW-HILL INTERAMERICANA,

S.A.

Gobernación de Antioquia. (2011). Plan Estratégico 2012-2015, Instituto de Cultura y

Patrimonio de Antioquia. Medellín.

Instituto de cultura y patrimonio de Antioquia, Gobernación de Antioquia. (2012). Cultura

Antioquia. Recuperado el 1 de Noviembre de 2012, de

http://www.culturantioquia.gov.co/

ONU. (10 de Diciembre de 1948). Fundación acción Pro derechos Humanos. Recuperado

el 4 de Noviembre de 2012, de DECLARACIÓN UNIVERSAL DE DERECHOS

HUMANOS: http://www.derechoshumanos.net/normativa/normas/1948-

DeclaracionUniversal.htm?gclid=CIKdg6WQ17MCFQyDnQodc1gAdQ

ONU. (3 de Enero de 1973). Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para

los Derechos Humanos. Recuperado el 4 de Noviembre de 2012, de

http://www2.ohchr.org/spanish/law/cescr.htm

9. Anexos

9.1 Formulario de preguntas

¿Cuál es el nombre completo de la empresa?

¿Cuál es el tipo de la empresa y que implicaciones tiene?

¿Qué tipo de administración usan?

¿Número de empleados?

¿Año de creación?

¿Cuál es el tipo de departamentalización?

¿De acuerdo a este tipo de departamentalización, que ventajas y

desventajas detectan?

¿Cuál es el mapa de procesos?

¿Cuál es el diagrama de operaciones para alguno de los

procesos?

¿Qué intención se tuvo al hacer una departamentalización por

funciones?

¿Por qué aparece la fecha de creación en 2011, si este Instituto

lleva más años?

¿Cómo describiría los productos y servicios que ofrece el

Instituto?

9.2 Evidencia de visita

Silvia Rincón y Maribel Sepúlveda atendiendo a las entrevistas realizadas por los

estudiantes desde su oficina.

En el palacio de la cultura Rafael Uribe Uribe,

sede del Instituto de Cultura y Patrimonio de

Antioquia.

9.3 Video de las entrevistas

Verlo en el Blog correspondiente – Link: http://analisisdecultura.blogspot.com/

9.4 Presentación con diapositivas

Verlo desde el Blog correspondiente –Link: http://analisisdecultura.blogspot.com/