TRABAJO Gestion Documental OK

8/18/2019 TRABAJO Gestion Documental OK

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TRABAJO DETRABAJO DE:: GESTIÓN DOCUMENTALGESTIÓN DOCUMENTAL

COMPETENCIA: 210601008- ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓNCOMPETENCIA: 210601008- ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN

TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LATENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA

ORGANIZACIÓN.ORGANIZACIÓN.

PRESENTADO POR:PRESENTADO POR:

TATIANA SEVILLANOTATIANA SEVILLANO

MARÍA JUDITH IVARGENMARÍA JUDITH IVARGEN

YUDIS MURILLOYUDIS MURILLO

ESE!UIELA MARTÍNEZESE!UIELA MARTÍNEZ



EQUIPOS DE REPRODUCCIONEQUIPOS DE REPRODUCCION

DOCUMENTAL.DOCUMENTAL.

LOS EQUIPOS DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS SO

AQUELLOS QUE PERMITEN REPRODUCIR UNA PIEZA IGUAL A

UN MODELO DADO.ESTOS EQUIPOS SIRVEN PARA DIFUNDIR MAS FÁCIL LA

INFORMACIÓN HACIENDO QUE LA COMUNICACIÓN SEA MASEFICIENTE, SIN IMPORTAR SI ES ESCRITA O DIGITAL, ESTO SE

USA MUCHO HOY EN DÍA, LO VEMOS EN LAS EMPRESAS,CAMPAÑAS POLÍTICAS Y HASTA EN LA PUBLICIDAD DE

PRODUCTOS Y SERVICIOS.



LOS E!UIPOS DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS MAS

CONOCIDOS SON:

LA IMPRESORA" ES UN DISPOSITIVO !UE SE CONECTA A UNA

COMPUTADORA Y !UE SIRVE PARA IMPRIMIR LA

IN#ORMACIÓN SELECCIONADA CONTENIDA EN ELLA.

LA FOTOCOPIADORA" ES UNA MA!UINA !UE SIRVE PARA

HACER COPIAS O REPLICAS EN PAPEL DE UN DOCUMENTO

IMPRESO.

EL ESCÁNER, ES UN DISPOSITIVO TECNOLÓGICO !UE SE

ENCARGA DE O$TENER IM%GENES" SE&ALES O

IN#ORMACIÓN DE TODO TIPO DE O$JETOS.



LOS PROCESOS QUE FACILITAN LA REPRODUCCIÓN DE ESTOS DOCUMENTOS SON:

A REPROGRAFÍA, PROCESO QUE PERMITE REPRODUCIR MEDIANTE TÉCNICAS COMO LA

FOTOCOPIA, EL FASCÍMIL Y LA FOTOGRAFÍA REPLICAS DE IMÁGENES ORIGINALES.

A XEROGRAFÍA,PROCESO MEDIANTE EL CUAL UNA SUPERFICIE ES CARGADA CON

ELECTRICIDAD ESTÁTICA PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS E IMÁGENES.



GESTIÓN DOCUMENTA

ES EL CONJUNTO DE NORMAS TÉCNICAS Y PRACTICAS USADAS PARA ADMINISTRAR EL FLUJO D

DOCUMENTOS DE TODO TIPO EN UNA ORGANIZACIÓN, PERMITIR LA RECUPERACIÓN DEINFORMACIÓN DESDE ELLOS, DETERMINAR EL TIEMPO QUE LOS DOCUMENTOS DEBEN

GUARDARSE, ELIMINAR LOS QUE YA NO SIRVEN Y ASEGURAR LA CONSERVACIÓN INDEFINIDA

DE LOS DOCUMENTOS MAS VALIOSOS, APLICANDO PRINCIPIOS DE RACIONALIZACIÓN Y

ECONOMÍA.ES UNA ACTIVIDAD CASI TAN ANTIGUA COMO LA ESCRITURA, QUE NACIÓ DEBIDO A LA

NECESIDAD DE DOCUMENTAR! O FIJAR ACTOS ADMINISTRATIVOS Y TRANSACCIONES

LEGALES Y COMERCIALES POR ESCRITO PARA DAR FE DE LOS "EC"OS. ESTE TIPO DE

DOCUMENTOS SE PLASMARON SUCESIVAMENTE EN TABLILLAS DE ARCILLA, "OJAS DE PAPIRPERGAMINO Y PAPEL, CUYA GESTIÓN SE FUE "ACIENDO CADA VES MAS COMPLEJA A MEDIDA

QUE CRECÍA EL TAMA#O DE LOS FONDOS DOCUMENTALES.



LOS OBJETIVOS QUE CASI LA TOTALIDAD DE LAS EMPRESAS U ORGANIZACIONES SE PLANTEAN

PREVIAMENTE A LA CONFIGURACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SON:

$RESALTAR Y CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS SEG%N SU IMPORTANCIA Y CONTENIDO.

$APOYAR LAS DECISIONES ADMINISTRATIVAS

$CONTROLAR Y GARANTIZAR LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN O EMPRESA.



' DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

ES EL SOPORTE FÍSICO QUE UTILIZAN LAS DIFERENTES ADMINISTRACIONES PARA

MATERIALIZAR O PLASMAR SUS ACTOS

REQUISITOS BÁSICOS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

$GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD

$GARANTIZAR LA INTEGRIDAD



C ASIFICACIÓN DE OS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISIÓN

.

SON AQUELLOS QUE CONTIENEN UNA DECLARACIÓN DE VOLUNTAD DE UN ÓRGANO

ADMINISTRATIVO SE DIVIDEN EN DOS CATEGORÍAS:

&ACUERDO' ES EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO QUE RECOGE LAS ADOPTADA POR LOS

ÓRGANOS COMPETENTES SOBRE LA INICIACIÓN Y LAS CUESTIONES QUE SE SUSCITAN EN LA

TRAMITACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO CON ANTERIORIDAD A LA RESOLUCIÓN DEL MISMO.

&RESO UCIÓN' ES EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO QUE RECOGE LAS DECISIONES DEL

ÓRGANO COMPETENTE QUE PONEN FIN A UN PROCEDIMIENTO, RESOLVIENDO TODAS LAS

CUESTIONES PLANTEADAS EN ESTE.



DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISIÓN.

SON AQUELLOS QUE COMUNICAN LA EXISTENCIA DE "EC"OS O ACTOS A OTRAS PERSONAS,

ÓRGANOS O ENTIDADES.

DOCUMENTOS DIRIGIDOS A CIUDADANOS O A ENTIDADES PRIVADAS.

A NOTIFICACIÓN' EL QUE EL ÓRGANO COMPETENTE COMUNICA AL INTERESADO O

INTERESADOS UNA RESOLUCIÓN O ACUERDO.

A PUB ICACIÓN' ES LA INSERCIÓN DE UN ACTO ADMINISTRATIVO EN UN DIARIO OFICIAL,TABLÓN DE ANUNCIOS O MEDIO DE COMUNICACIÓN CON EL FIN DE COMUNICARLO.



DOCUMENTOS DIRIGIDOS A ÓRGANOS O A UNIDADES ADMINISTRATIVAS.

AS COMUNICACIONES'SON AQUELLOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISIÓN

EN LOS QUE EL EMISOR Y EL RECEPTOR TIENEN LA CONDICIÓN DE ÓRGANO O UNIDAD

ADMINISTRATIVA, EMPLEÁNDOSE AUN QUE EL EMISOR Y RECEPTOR PERTENEZCAN A

DIFERENTES ADMINISTRACIONES PUBLICAS, SON LOS DOCUMENTOS MAS IMPORTANTES

PARA EL TRABAJO DIARIO.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA.

SON AQUELLOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN UNA DECLARACIÓN DE CONOCIMIENTO DE UN

ÓRGANO ADMINISTRATIVO CON EL FIN DE ACREDITAR DETERMINADOS ACTOS, "EC"OS O

EFECTOS.



SE PUEDEN CLASIFICAR:

ACTAS' ES UN DOCUMENTO DONDE SE RECOGE LO TRATADO EN EL CURSO DE UNA RELACIÓN.

CERTIFICADO' DOCUMENTO EMPLEADO PARA ACREDITAR LA VERACIDAD DE UN ACTO OSITUACIONES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO.

CERTIFICACIÓN DE ACTOS PRESUNTOS' DOCUMENTO QUE ACREDITA LA EXISTENCIA Y

EFECTOS DE UN ACTO PRESUNTO EMITIDO POR EL ÓRGANO COMPETENTE PARA LA

ADOPCIÓN DEL ACTO EXPRESO.DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO.

DOCUMENTOS QUE PRETENDEN RECABAR DE LOS ÓRGANOS COMPETENTES EN LA

INSTRUCCIÓN Y RESOLUCIÓN DE UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, DATOS,

OPINIONES, VALORACIONES CON EL FIN DE ADOPTAR LAS PERTINENTES DECISIONES.

DOCUMENTOS UTI IZADOS EN DISTINTOS ACTOS DE A ADMINISTRACIÓN.

INSTANCIA, TRANSMISIÓN POR FAX, TE EGRAMA



DOCUMENTOS DE ARC"IVOS.

ES TODA EXPRESIÓN TESTIMONIAL DE LAS ACTIVIDADES DEL "OMBRE Y DE LOS GRUPOS

"UMANOS EN CUALQUIER LENGUAJE Y EN CUALQUIER TIPO DE SOPORTE MATERIAL. LOS

DOCUMENTOS SE CARACTERIZAN POR SER DE DOS TIPOS:

&TEXTUALES: SON LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN INFORMACIÓN ESCRITA SOBRE ELSOPORTE QUE ES PAPEL.

&NO TEXTUALES: SON LOS DOCUMENTOS QUE AUNQUE PUEDEN CONTENER INFORMACIÓN

ESCRITA, SIN EMBARGO LO MAS IMPORTANTE ES QUE SUELEN ESTAR EN OTRO TIPO DE

SOPORTES DIFERENTES AL PAPEL POR QUE ESTÁN "EC"OS PARA VERSE, OÍRSE YMANIPULARSE.



' LA FUNCIÓN PRINCIPAL DEL DOCUMENTO DE ARC"IVO ES LA DE SOPORTE Y REGISTRO DEDATOS E INFORMACIÓN, SOBRE ALG%N "EC"O O SUCESO. ASÍ COMO TAMBIÉN TRANSMITIR

INFORMACIÓN Y SERVICIO DE TESTIMONIO.

' LOS DOCUMENTOS SON "ERRAMIENTAS DE VITAL IMPORTANCIA PARA CONSTRUIR LA

"ISTORIA DE UN PUEBLO O SOCIEDAD, PUES SIN ELLOS NO EXISTIRÍA LA CERTEZA DE QUETALES O CUALES "EC"OS "AN ACONTECIDO, EN LOS ARC"IVOS ES DONDE SE MANEJA DE

FORMA MAS FRECUENTE ESTOS DOCUMENTOS DE GRAN VALOR, ES AQUÍ DONDE ENTRA EL

PATRIMONIO DOCUMENTAL PARA EL GOBIERNO PUESTO QUE ESTE SE AYUDARÁ CON

FINALIDADES JURÍDICAS, ADMINISTRATIVAS, INFORMATIVAS, CULTURALES Y CIENTÍFICAS.



DOCUMENTO E ECTRÓNICO DE ARC"IVO.

ES EL REGISTRO DE INFORMACIÓN GENERADA, RECIBIDA, ALMACENADA Y COMUNICADA PORMEDIOS ELECTRÓNICOS, QUE PERMANECEN EN ESTOS MEDIOS DURANTE SU CICLO VITAL' ES

PRODUCIDA POR UNA PERSONA O ENTIDAD EN RAZÓN DE SUS ACTIVIDADES Y DEBE SER

TRATADA CONFORME A LOS PRINCIPIOS Y PROCESOS ARC"IVÍSTICOS.

LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PUEDEN CLASIFICARSE DE ACUERDO CON CIERTOSCRITERIOS, EJEMPLO:

$POR SU FORMA DE CREACIÓN

$POR SU ORIGEN

$POR SU FORMA Y FORMATO.



SOPORTES DOCUMENTA ES

SON LOS MEDIOS EN LOS CUALES CONTIENE INFORMACIÓN, INDEPENDIENTEMENTE DEL

SOPORTE, ESTO VARIA DE ACUERDO A LA TECNOLOGÍA QUE SE UTILICE.

C ASES DE SOPORTES DOCUMENTA ES .

EXISTE UNA GRAN VARIEDAD DE FORMAS PARA ALMACENAR INFORMACIÓN, EN LOS ARC"IVOS

PERSONALES YA QUE ES COM%N ENCONTRAR QUE LA INFORMACION ESTE EN VARIOSFORMATOS TANTO TRADICIONALES COMO DE AVANZADAS TECNOLOGÍAS Y ESTA VARIA

SEG%N LOS MATERIALES TECNOLÓGICOS.

ADEMÁS DE LOS PAPELES PODEMOS ENCONTRAR ARC"IVOS AUDIO VISUALES FÍLMICOSINFORMÁTICOS '

ESTOS SON:



PROCEDIMIENTOS TEXTUA ES:

MANUSCRITO: TRADICIONALMENTE LA FORMA DE ELABORAR UN DOCUMENTO ERA EN PAPEL

Y LA INFORMACION ERA INGRESADA A MANO UTILIZANDO TINTA.

MECANOGRAFIADOS: ES LA FORMA DE ELABORAR UN DOCUMENTO YA SEA EN UNA MAQUINA

DE ESCRIBIR O IMPRESORA LÁSER.

E ECTRÓNICOS E INFORMÁTICOS:

ES UN ARC"IVO PERO CON DETERMINADOS ATRIBUTOS YA QUE CONTIENE DATOS TEXTUALES Y

GRÁFICOS CREADOS POR EL USUARIO CON SU COMPUTADORA MEDIANTE UN PROGRAMA, EL

ARC"IVO RECIBE UN NOMBRE Y UN FORMATO PARA GUARDARLO EN UN DIRECTORIO O ENUNA CARPETA PREVIAMENTE ASIGNADA A LA UNIDAD DE ALMACENAMIENTO Y SE PUEDE

ACCEDER A EL CUANDO SEA NECESARIO.



ICONOGRÁFICOS:

SON LOS DOCUMENTOS QUE AUN QUE PUEDEN CONTENER INFORMACION, ESCRITA ESTÁN EN

OTRO TIPO DE SOPORTES DIFERENTES AL PAPEL Y ESTÁN "EC"OS PARA OÍRSE, VERSE Y

MANIPULARSE' LA ICONOGRAFÍA ESTUDIA EL ORIGEN DE LAS IMÁGENES Y SUS RELACIONES

SIMBÓLICAS.

AUDIO VISUA ES:

ACTUALMENTE SE UTILIZA UNA AMPLIA GAMA DE TÉRMINOS PARA DESCRIBIR LOS ARC"IVOS

AUDIO VISUALES A PARTIR DE SUS SOPORTES O MATERIALES QUE ALOJAN IMÁGENES EN

MOVIMIENTO Y SONIDOS REGISTRADOS, CATALOGADOS Y CONSERVADOS EN LOS ARC"IVOSDEL MISMO, CADA UNO DE ESTOS SOPORTES SE DEFINE SEG%N SU MATERIAL PARA LA

CONSERVACIÓN YA SEA EN DISCO, ROLLOS DE CINTA FOTOGRÁFICAS, ETC.



COMUNICACIONES OFICIA ES.

COMUNICACIONES RECIBIDAS O PRODUCIDAS EN DESARROLLO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS LEGALMENTE A UNA ENTIDAD, INDEPENDIENTEMENTE DEL MEDIO UTILIZADO. EN

EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDO ACUMULADOS ES PERTINENTE EL USO DEL

TERMINO CORRESPONDENCIA!, "ASTA EL MOMENTO EN QUE SE ADOPTO LA DEFINICIÓN DE

COMUNICACIONES OFICIALES! SE#ALADA EN EL ACUERDO ()DE*))+, EXPEDIDO POR EL ARC"IVO GENERAL DE LA NACIÓN.

SON LAS COMUNICACIONES ESCRITAS SOBRE ASUNTOS DEL SERVICIO P%BLICO EN LAS

DEPENDENCIAS DEL ESTADO.

PUEDEN REMITIRSE YA SEA DENTRO DEL MISMO PAÍS, ENTRE OFICINAS PUBLICAS Y ESTASCON LOS PARTICULARES O FUERA DEL PAÍS, ENTRE GOBIERNOS' ESTE TIPO DE CARTAS

RECIBEN EL NOMBRE DE OFICIO.



CORRESPONDENCIA ADMINISTRATIVA.

SON TODOS LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINAN EN LA MISMA ENTIDAD Y PUEDEN SER:

CIRCU AR: EN ALGUNAS OPORTUNIDADES, LAS AUTORIDADES DE UNA EMPRESA DEBEN

IMPARTIR INSTRUCCIONES O COMUNICAR NORMAS E INFORMACIONES A TODOS O PARTE

DEL PERSONAL DE LA ENTIDAD QUE SE ENCUENTRA A SU CARGO.

MEMORÁNDUM: ES UN DOCUMENTO RÁPIDO DE USO INTERNO DE LA EMPRESA. EN EL SE

INDICA LA INFORMACION PRECISA QUE SE REQUIERE PARA COMUNICAR.

INFORME: ES UN DOCUMENTO EMITIDO POR UN FUNCIONARIO O TÉCNICO DE LA EMPRESA YDIRIGIDO A LA JERARQUÍA SUPERIOR.



CITACIÓN: ES UNA COMUNICACIÓN MEDIANTE LA CUAL UNA EMPRESA, REPRESENTADA POR

SU GERENTE O DIRECTOR, CONVOCA A UNA REUNIÓN A UN GRUPO DE PERSONAS, CON ELPROPÓSITO DE ENTREGARLE INFORMACION O TOMAR ACUERDO ACERCA DE ASUNTOS QUE

LE INTERESAN A LOS CITADOS.



UNIDADES DE INFORMACION.

SON LAS ENTIDADES QUE SE DEDICAN A LA RECUPERACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS

CON EL FIN DE DIFUNDIR INFORMACION DOCUMENTAL.

LAS UNIDADES DE INFORMACION SON:

BIB IOTECA

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

ARC"IVOS

MUSEOS



LAS UNIDADES DE INFORMACION SE DIFERENCIAN DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LOSUSUARIOS, LO QUE CONLLEVA A DIFERENCIAS SUSTANCIALES EN TODA SU ESTRUCTURA.



. CONSERVACIÓN.

-. SERVICIO Y CONTROL DE PRESTAMOS DE LOS DOCUMENTOS.

. SELECCIÓN Y TRASLADO DE LA DOCUMENTACIÓN AL ARC"IVO CENTRAL.

(. DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

/. ATENCIÓN DE CONSULTAS SOBRE INFORMES ESTUDIANTILES.

0. EL ÁREA DE CORRESPONDENCIA DEBE VELAR TAMBIÉN POR LA ADECUADA CONSERVACIÓN Y

EL CONTROL EN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL, RADICANDO Y TRAMITANDO SOLAMENTE

LAS COMUNICACIONES QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS EXIGIDOS EN ACUERDO )()DEL + DE OCTUBRE DE *))+, EN CUANTO AL FORMATO Y FIRMAS RESPONSABLES.



UNIDADES DE CORRESPONDENCIA.

ES LA EN CARGADA DE GESTIONAR DE FORMA CENTRALIZADA Y NORMALIZA, LOS

SERVICIOS DE RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE SUS

COMUNICACIONES, DE TAL MANERA, QUE ESTOS PROCEDIMIENTOS CONTRIBUYAN AL

DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y LOS PROGRAMAS DE

CONSERVACIÓN, INTEGRÁNDOSE A LOS PROCESOS QUE SE LLEVARAN EN LOS

ARC"IVOS DE GESTIÓN, CENTRALES E "ISTÓRICOS.

AS FUNCIONES DE A UNIDAD DE CORRESPONDENCIA SON:

+.CONTROL DE INGRESO DE LA DOCUMENTACIÓN.

*.ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL 1 CLASIFICAR, ORDENAR, DESCRIBIR2.



SERVICIOS DE A UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIADISTRIBUCIÓN DE LA COMUNICACIÓN AL ÁREA CORRESPONDIENTE.



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