SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALPLANIFICACION Y EVALUACION DETALLADA DE PROYECTOS

PARTICIPANTES

ANDERSSON PINTO DICKSON SANQUIZ FERNANDO CAÑIZARES

PUNTOS A TRATAR

DEFINICION SGD DIAGNOSTICO SITUACIONAL RIESGOS ASOCIADOS INVOLUCRADOS CADENA DE VALOR CCAL ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL PROYECTO SISGEDAG

MATRIZ DE ACTORES INVOLUCRADOS

ARBOL DEL PROBLE ARBOL DE OBJETIVOS ESTRUCTURA ANALITICA DEL

PROYECTO MATRIZ DE MARCO LOGICO CONCLUSIONES

PUNTOS A TRATAR

DIAGNOSTICO SITUACIONAL

Problemas de espacio físico Dispersión del fondo

documental Logística Diferencia de criterios Riesgo de pérdida, daño o

sustracción de información confidencial

Seguridad y vigilancia de la información débil

Falta de estandarización y de tecnificación

DIAGNOSTICO SITUACIONAL (Bodega de Documentos)

DIAGNOSTICO SITUACIONAL (Identificación y Clasificación)

DIAGNOSTICO SITUACIONAL (Implantación Proyecto Archivo)

RIESGOS ASOCIADOS

NIVEL DE PROBABILIDAD O

FRECUENCIA

• CALIFICADO MUY ALTO DEBIDO A QUE ERA PRÁCTICAMENTE SEGURA LA OCURRENCIA CONTINUA DE ERRORES;

IMPACTO O MAGNITUD

• SE CONSIDERO DENTRO DE NIVELES ESTIMADOS COMO GRAVES PARA LA CONTINUIDAD DE LA ORGANIZACIÓN,

TIPOS DE RIESGOS ASOCIADOS

• OPERACIONALES• LEGALES• REPUTACIONALES• LEGITIMACIÓN DE

LA ORGANIZACIÓN

INVOLUCRADOS

CCAL

GOBIERNO

PROVEEDORES

CLIENTES

EMPLEADOS

MEDIOAMBIENTE

COMPETIDORES

INVOLUCRADOS

BENEFICIARIOS INDIRECTOS ILEGITIMOS:•Coordinación de Control de Operaciones Internacionales

•Auditores Externos•Usuarios•Beneficiarios•Gerencia de Talento Humano•Gerencia General•Presidencia•Junta Directiva•Junta de Accionistas•Gerencia de Tecnología•Proveedores de Servicios•Competidores•CADIVI•SUDEBAN.

BENEFICIARIOS INDIRECTOS LEGITIMOS:•Agencias CCAL

•Gerencias Regionales

•Unidad de Control y Prevención Contra Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo

•Unidad Legal•Gerencia de Auditoría Interna

•Oficialía de Cumplimiento

•Unidad Validadora de Información

•Gerencia de Atención al Cliente.

BENEFICIARIOS DIRECTOS / LEGITIMOS:•Unidad de Archivo;: Providencia 096

•Agencias: Proceso de Afiliación, Remesas Familiares

CADENA DE VALOR CCAL

AGENCIASUNIDAD

VALIDADORA DE INFORMACION

CONTROL DE OPERACIONES

INTERNACIONALES

ARCHIVO

GERENCIA DE

ATENCION AL CLIENTE

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FUNCIONAL DE LAS AGENCIAS

GERENCIA REGIONAL

COORDINACION

ATENCION AL CLIENTE AFILIACION COLOCACION

GERENCIA DE ATENCION AL

CLIENTE

ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

FONDO DOCUMENTAL

• CCAL

SUB FONDO DOCUMENTAL

• AGENCIAS

SECCION DOCUMENTAL

• PROCESOS:• ATENCION AL CLIENTE

• AFILIACION

• COLOCACION

SERIE DOCUMENTAL

• SERVICIOS:• REMESAS FAMILIARES

• ESTUDIANTES

• JUBILADOS Y PENSIONADOS

• CASOS ESPECIALES

UNIDADES DOCUMENTALES

• COMPLEJAS• INSCRIPCION

• UNIFICACION

• ACTUALIZACION

• SIMPLES• CARTAS DE INSTRUCCION

• COMPROBANTES DE PAGO

PROYECTO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVO

SISGEDAG

ARCHIVO GENERAL

SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTAL

MATRIZ DE ACTORES INVOLUCRADOS

PROBLEMAS PERCIBIDOS

TEMOR ANTE POSIBLES

INCUMPLIMIENTOS LEGALES

LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS NO

ALCANZADOS

DIFICULTADES EN LA VALIDACION DE LA DOCUMENTACION

PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN E

INFORMACION VERAZ

REQUERIMIENTOS

TRANSPARENCIA

CONFIABILIDAD

ACCESIBILIDAD

COMPARACION

TECNOLOGIA

OPORTUNIDAD

ACTITUDES

40 % COMPROMISO

20% DESCONOCIMIENTO

20 % INDIFERENCIA

20% INVIABILIDAD LEGAL

ARBOL DEL PROBLEMA

ARBOL DE OBJETIVOS

ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO

MATRIZ DE MARCO LOGICO

OBJETIVOS INDICADORES MEDIOS DE VERIFICACION

SUPUESTOS / RIESGOS

FIN

Cumplir con las exigencias legales y estratégicas de la

empresa

Porcentaje alcanzado de la población objetivoPorcentaje de títulos (documentos) solicitados existentes en la colección

Conjunto de directrices y estándares que miden el desempeño.

El interés principal es lograr satisfacer los requerimientos internos y externos (reguladores) de forma óptima para mantener transparencia, imagen corporativa y calidad en el servicio.

MATRIZ DE MARCO LOGICO

PROPOSITO

Garantizar la confiabilidad, accesibilidad y

oportunidad de la documentación e

información de CCAL

Porcentaje de cumplimiento de objetivos propuestos

Implementación de Plan de Acciones Correctivas

De no ejecutarse los proyectos dentro de los criterios requeridos se pueden producir sanciones por incumplimiento de la normativa legal; así como, resultados estratégicos no apegados a la planificación realizada.

MATRIZ DE MARCO LOGICO

COMPONENTES

Elaboración de criterio legal que

soporte la viabilidad del

proyectoNotificación

oportuna a los organismos

gubernamentales

Elaboración de estudio de factibilidad

técnica operacional

Cantidad de notificaciones consignadas ante organismos reguladoresCantidad de respuestas recibidas por organismos reguladoresPorcentaje de estudios de factibilidad ejecutados

Cumplimiento cuadro de Gantt

Estos componentes son los elementos que generan el sustento lógico del proyecto

MATRIZ DE MARCO LOGICO

ACTIVIDADES

Evaluación de leyes relacionadas

Redacción de minuta o acta informativa y

de requerimientoConsignación de

escrito a organismos reguladoresEvaluación y

escogencia de capacidad de la

infraestructura a ser utilizada

Evaluación y escogencia de

capacidad de la tecnología a ser

utilizadaEvaluación y

escogencia del talento humano

Redacción de escrito de notificación y requerimiento dentro del mes calendarioElaboración de estudio de factibilidad técnica operacional de la tecnología (software)Elaboración de estudio de factibilidad técnica operacional de la tecnología (Hardware)Elaboración de estudio de factibilidad técnica operacional del talento humanoElaboración de estudio de factibilidad técnica operacional de la infraestructuraContrato de servicio de logística con TEALCA

Informes o entregables elaborados

Luego de que se concreten cada uno de los pasos de forma eficiente se genera el desarrollo del plan de trabajo que servirá para ejecutar la propuesta

CONCLUSIONES

Promueve un mayor nivel de transparencia Genera valor agregado Sirve de apoyo a procesos medulares de

tipo operativo Uso tecnología, niveles de usuario,

consultas, solicitudes de originales e impresiones

Aumentando el control interno revisión y validación de documentos y expedientes faltantes

Disminución del riesgo operativo, legal, Legitimacion

Integración con otras áreas de la empresa Aumentando el resguardo físico Soporte documental digital Rapidez y accesos múltiples desde base

de datos centralizada Democratización de la información Mayor conectividad.

FIN DE LA PRESENTACION