UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO – CIDBA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA VIRTUAL CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL II

GRUPO 4

ELABORADO POR:

JAQUELINE GUERRERO CAVIEDES

jgcaviedes@hotmail.com

TUTOR:

LUZ MARINA ARIAS GONZALES

BOGOTÁ, COLOMBIA

2015

OBJETIVOS

• OBJETIVO GENERAL

Obtener los conocimientos necesarios para Implantar un sistema de gestión documental en cualquier organización.

Reconocer los aspectos necesarios para la implantación del SGD.

Adquirir eficiencia en el manejo documental; brindar confiabilidad, oportunidad y disponibilidad de los documentos.

que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.

Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar

documentos electrónicos y/o imágenes de documentos soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como

sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo

y relacionado con el término Digital.

REQUISITOS FUNDAMENTALES O BÁSICOS

- La escalabilidad: Capacidad de crecimiento sin perder calidad.

- Tolerancia a fallos: Fortaleza frente a inconsistencias (SOLUCION).

- Disponibilidad y seguridad: frente sistemas operativos; permitiendo su administración local y remota.

- Herramientas de desarrollo: preferentemente en estándares abiertos y que se tenga un excelente soporte técnico.

REQUISITOS DE ENTRADA DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA.

- Permitir distintos dispositivos de entrada

- Soporte en distintos formatos de entrada (incluso multimedia)

- Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de errores.

REQUISITOS DE INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA.

Permite indexación manual o automática.

Capacidad para realizar resúmenes automáticos.

Nivel de efectividad.

Criterios de indexación (pesos, frecuencias de aparición, lingüísticas, estadísticas, tesauros, entre otros).

REQUISITOS DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS.

Capacidad de almacenamiento (volumen, el sistema de ficheros , la base de datos, técnicas de comprensión avanzadas).

Estructura jerarquizada de almacenamiento (ajuste a la estructura de la entidad)

Backups o copias de seguridad periódicos de las bases de datos.

Sistema de almacenamiento de históricos, en base a criterios de expurgo.

REQUISITOS DE BUSQUEDA DE DOCUMENTOS

Motor de búsqueda eficiente: que permita todo tipo de búsquedas y en cualquier nivel.

Todas las búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda en Internet, completando la información de la entidad con la información en red.

El sistema debe soportar gran número de búsquedas simultáneas

explique cada una de las generalidades del sistema de gestión documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012

CAPÍTULO IIIEl Sistema de Gestión Documenta

Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental.

Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita.

a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN

a) Conformidad El sistema debe tener en cuenta los procedimientos de la organización, ya que estos establecen las actividades su gestión

b) Interoperabilidad El gestor documental se puede enlazar a programas o software de gestión para que de esta forma poder recuperar o almacenar los documentos en el gestor documental..

c) Seguridad Los sistemas de gestión documental incluyen módulos para la gestión de los permisos y el acceso a los documentos. Documentos sólo accesibles para determinados grupos de usuarios, versiones de sólo lectura o documentos PDF sin posibilidad de ser editados, son algunas de las protecciones que ofrece un buen gestor de documento

CARACTERISTICAS EXPLICACION

d) Metadescripción Los metadatos almacenan información identificativa del documento que se ha guardado. Por ejemplo, la fecha en el que fue creado, la fecha de su almacenaje, el usuario que lo creó o la fecha de su última modificación o revisión.

e) Adición de contenidos El sistema permita la adición de más información a los documentos sin alterar la autenticidad e integridad de los documentos.

f) Diseño y funcionamiento El sistema debe ser sencillo y amigable para que facilite su manejo

g) Gestión Distribuida El sistema debe permitir importar y exportar la información y documentos, a otros sistemas de gestión documental.

CARACTERISTICAS EXPLICACION

h) Disponibilidad y acceso Los documentos que se almacenen en un sistema de gestión documental debe ser autentico, integro, inalterable y de fácil acceso.

i) Neutralidad tecnológica Las entidad podrán adoptar las tecnologías de acuerdo a sus necesidades y recursos disponibles teniendo en cuenta los requisitos normativos establecidos por los entres competentes y que estén acordes con el desarrollo ambiental sostenible “ cero Papel”.

Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

Entidad: UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIONPersona que atendió la visita: NOHORA GUTIEREZSoftware: SIGOB

S I G O B SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD

Lenguaje para la modelización de los datos del SIGOB

En el diseño y administración de las estructuras en la Base de Datos ypara su documentación se utiliza ERwin, que es una poderosaherramienta con soporte para el establecimiento de estándares dediseño y reutilización, garantizando la posible integración de nuevasnecesidades dentro de los mismos sin poner en riesgo la funcionalidadactual. Además, propiedades meta expandibles y modeladodimensional para el diseño de data warehouse y otras aplicacionesbasadas en bases de datos relacionales en las cuales se requiere undiseño iterativo e inteligente entre su nivel físico y lógico, hacen queesta herramienta sea la ideal para mantener un estándar de desarrolloen los Sistemas de Información y Gestión.

Programación del Servidor

Los procedimientos para las siguientes tareas de administración:

• Creación de Tablas,• Claves Primarias, • Índices secundarios y • Procedimientos Almacenados • Logins, usuarios y permisos

en la Base de Datos

Se realizan a través de un programa (INSTALL.EXE) el cual de manera fácil y amigable para el usuario, se encarga de la creación de tablas, claves primarias, índices secundarios, procedimientos almacenados y logins y usuarios predeterminados con los correspondientes permisos y atributos de seguridad

Características del sistema

• Manejo y administración de correspondencia integral externa (llegadas, e-mail, web y salidas) e interna (entre dependencias: memorandos, informes técnicos, autos y resoluciones)..

• Digitalización de Documentos y generación de documentos digitales, permitiendo un ahorro en tiempo, costos y recursos(papel, fotocopias, borradores de documentos, etc.)

• Generación de documentos digitales (memorandos, circulares, oficios, auto, informes técnicos y resoluciones).

• Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la organización. • Reportes y estadísticas • .Roles y administración.

• Consulta de documentos del Archivo Central Histórico de la entidad.

• Conexión con la pagina WEB de la entidad para que el usuario pueda consultar sus tramites radicados.

• Recibo de correos electrónicos los cuales se da radicación inmediatamente recibidos.

• Servicio de envío de correspondencia por correo electrónico certificado.

criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

tener en cuenta es el programa que se va a utilizar, los costos, la viabilidad, las falencias que puedan presentar, el tope de consultas y el numero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo o de manera simultanea.

Que pueda garantizar el acceso a la información y que sea el adecuado para cada uno de los usuarios del sistema, con el fin de lograr optimizar el desarrollo de las actividades y velar por el control de la información requerida en cada uno de los departamentos.

De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

Para tener acceso a la información se realiza por medio de usuarios autorizados con sus respectivas contraseñas, y estos a su ves han pasado por un análisis de consideración si realmente necesitan dichos accesos, y hasta donde pueden llegar con estos accesos.

CONCLUSIONES

Para el diseño e implementación de un sistema de Gestión Documental es necesario conocer muy bien la organización, su estructura, funciones, procedimientos, necesidades de los sumarios externos, internos así como su capacidad para poder atender y desarrollar el sistema.

El desarrollo e implementación del SGD es necesario del compromiso de la alta dirección como de todo el personal involucrado para lograr mejores resultado.

El montaje de un sistema de Gestión documental ayudara a la organización, en la reducción del consumo de papel, facilita la consulta más rápida de la información, se tiene trazabilidad y seguimiento de los trámites que adelante en el sistema, se mejora el servicios a los usuarios internos como externos, mayor capacidad para la toma de decisiones, se mejora el control de los procesos

http://www.monografias.com/trabajos-pdf/sistema-gestion-documental/sistema-gestion-documental.shtml#ixzz3VXfS6HOM

http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf

http://www.sigob.org/

BIBLIOGRAFIA