GESTION DOCUMENTAL   

      

 EUGENIA TERESITA CUSTUMALCLAUDIA PATRICIA DUQUE PEREZ

      

 LUZ MARINA ARIAS GONZALEZProfesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

        

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAARMENÍA

2016

CONCEPTUALIZACION GESTION DOCUMENTAL

¿Qué se entiende por Gestión Documental?

Es la administración del flujo de documentos dentro de las empresas mediante un conjunto de normas, tecnologías y técnicas, que tiene como finalidad la ubicación, almacenamiento y organización de todo tipo de Documento. para que la conservación, uso y ubicación de estos sea rápida y sencilla.

Imagen tomada de: Buscador de imágenes Bing

1)Edad Media

• (476- 1492)

2) Anglosajó

n • (1400 .-

1500)

3) siglos

ORIGENES1) La característica principal en esta época era

de carácter patrimonial y administrativo. La actuación de los archivistas dentro de la Gestión documental solo era considerada cuando los documentos perdían su valor

Administrativo y se trasladaba a archivos históricos.

2) Se crearon 2 grandes áreas de atención de la archivística:

Archivos con fines culturales, históricos y científicos llamados (archives administration)

Archivos al servicio de entes productores de documentos llamados (records management)3) La archivística se enmarca en servir a la

investigación histórica.

4)SIGLO XX

• (Finales Años 40)5) Siglo

xx•(Segunda Mitad )

6) Año 1956

ORIGENES4) Es aquí donde surge y se acepta , en

primera instancia la figura del GESTOR DE DOCUMENTOS y el término GESTIÓN DE DOCUMENTOS.

5) En este periodo se empieza a centrarse en las necesidades de los diferentes entes en con el hecho de gestionar su documentación , como la cultura, investigación e investigación.

ORIGENES6) Theodore Roosevelt Schellenberg (1903-1970) 1956

• Schellenberg se atrevió a desafiar los principios y técnicas británicas que estaban siendo utilizados en los archivos Dentro de los EE.UU y fue pionero en nuevos métodos teóricos y prácticos para la

evaluación de archivos.• Schellenberg encontró que se trata de aplicar los

principios europeos tradicionales para resolver los problemas modernos de archivos americanos.

• una serie de folletos se convirtió en la base para su primera publicación importante libro, la valoración

de modernos Registros Públicos (1956)• Gestión de archivos (1965), surgió como producto

de sus experiencias de enseñanza. En él aplica los principios archivísticos a la eliminación de los

manuscritos en las organizaciones no gubernamentales

Nacido: Jardín Township, MichiganMuerto: Arlington, Virginia (66 años) Nacionalidad: EE.UU.Educación: Tabor College, Universidad de Kansas, Universidad de PennsylvaniaCampo: HistoriaConocido por: ayudante de archivos de los Estados Unidos La apreciación de los modernos Registros Públicos | La gestión de los archivos Imagen tomada de:

http://archivopedia.com

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1970

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Hacia una distinción entre los

profesionales que trabajaban con

los documentos de uso inmediato

e intermedio, identificándolos

como gestores documentales, y

los profesionales que trabajaban

con los documentos de valor

secundario o

histórico,

reconociéndolos como

archiveros.

Establecimiento de la Gestión Documental

Fue reconocida de manera oficial a mediados del Siglo xx.En Estados Unidos en los años 50 donde se acepta y reconoce.Cuando surge la necesidad dentro de las diferentes organizaciones de Gestionar su Documentación.Theodore Roosevelt Schellenberg hace su gran contribución al implementar y enfocar la archivística hacia un nuevo rumbo , donde empieza a nacer la Gestión Documental.Donde esta incluye el ciclo vital de los documentos mostrando así la relación de las diversas faces que se implementan en los archivos Institucionales. Imagen tomada de: Buscador de imágenes Bing

CODIGO DE ETICA

JUST

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CION

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rincip

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Étic

a Se considera de vital importancia estos tres principios, ya que la ética es el comportamiento del hombre con su entorno , por tal motivo la confidencialidad,consevacion y mantenimiento de las actitudes y aptitudes dignas de un ser humano y profesional, engrandecen su labor y crean vínculos con los legados ancestrales al profesión archivística. Solo un Buen profesional aplica y mantiene los principios para enaltecer su trabajo, con calidad humana, servicio y trabajo confiable.

NORMATIVIDADNORMATIVIDAD IMPORTANCIA

Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación; y es la encargada de regir la política archivística en Colombia. Dirige el Sistema Nacional de Archivos enfocada en planear y coordinar la función archivística de la Nación, salvaguardar el Patrimonio Documental y disponer al servicio de la comunidad

Promueve la organización, fortalecimiento e integración de los archivos de orden Nacional, Distrital, Departamental, Municipal, etc.; garantizando la eficacia de la gestión.

Ley 594 de 2000.“Ley general de archivos”. Establece reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.Art. 3. “Gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta el destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Los documentos son de vital importancia para el desarrollo de actividades de cualquier entidad, y por consiguiente deben cumplir con el programa de gestión documental.Los archivos son importantes para la administración en toma de decisiones, como Patrimonio Cultural e Identidad Nacional.

NORMATIVIDAD IMPORTANCIA

Ley 1409 del 2010.

“Reglamenta el ejercicio profesional de archivística y el código de ética”.

El archivista es una persona con formación académica con titulación superior (técnica, tecnológica y universitaria) acreditada en Instituciones superiores con idoneidad, inscripción en el registro único de profesionales, tarjeta profesional expedida por el Colegio Colombiano de Archivísticas y experiencia especifica.

El archivista tiene conocimientos generales sobre documentos y la ciencia archivística, y puede aplicar correctamente los principios básicos de la archivística en organizar, controlar, describir la documentación; con el fin de facilitar la búsqueda y acceso a la información según las necesidades de los clientes internos y externos.

Ley 1712 de 2014.“crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional”.Art.15.”… los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos”.

Las entidades deben cumplir con la implementación del el programa de gestión documental; como estrategia para dar acceso a la información pública al ciudadano, como transparencia en la gestión de actividades de funcionarios públicos, con su respectiva divulgación y como garantía de derecho en responder a las solicitudes de información

NORMATIVIDAD IMPORTANCIA

Decreto 2609 de 2012.El proceso de gestión documental es transversal en las entidades, por tanto debe estar coordinado correctamente así:PlaneaciónProducciónGestión y trámiteOrganizaciónTransferenciaDisposición de documentoPreservación a largo plazoValoraciónImplementar instrumentos archivísticos para la gestión documental así:Cuadro de clasificación documental (CCD)Tabla de retención documental (TRD)Programa de gestión documental (PGD)Plan institucional de archivos de la entidad (PINAR)Inventario documentalModelo de requisitos de gestión de documentos electrónicosBanco terminológicos de tipos, series y subseries documentalesMapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones de las unidades administrativas. Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.Tener en cuenta las etapas de gestión de documentos así:Creación, mantenimiento, difusión, administración.Por lo tanto, debe existir una política de gestión documental de la información física o electrónica desde la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación.

Las entidades públicas tienen la responsabilidad de formular, implementar y evaluar el programa de gestión documental, creando una cultura archivística a los funcionarios con la sensibilización del valor de los archivos. Además, deben modernizarse en las prácticas de gestión documental, apoyándose en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.La implementación del programa de gestión documental debe estar sujeto al anexo del Decreto 2609 de 2012.

NORMATIVIDAD IMPORTANCIA

Acuerdo 060 de 2001.Establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas.Art. 3. “ unidades de correspondencia gestiona de manera centralizadas y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera que los procedimientos contribuyan con el programa de gestión documental, procesos se llevaran archivos de gestión, central e histórico”

El uso oportuno y adecuado de la información, normalizado los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.Importancia del manejo y conservación de los documentos archivísticos bajo la normatividad, procesos y procedimientos establecidos para el adecuado manejo de la correspondencia y la organización archivística de la documentación producida.

Acuerdo 004 de 2013.

“Modificación de procedimientos de elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación tablas de retención documental”.

Los instrumentos archivísticos aplicados para la gestión documental son fundamentales para garantizar la protección de la información pública y del patrimonio documental, entre ellos tenemos:

Cuadros de clasificación documental

Tablas de retención documental

 

Los instrumentos archivísticos permiten la racionalización y normalización del trabajo archivístico, apoyando el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

NORMATIVIDAD IMPORTANCIA

Acuerdo 005 de 2013.“establece criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos para garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos.

Aplicar la clasificación documental con el principio de procedencia y orden original, siguiendo la estructura orgánica funcional, que refleje secciones, subsecciones, series y subseries.En la ordenación documental de fondos, sección y subsecciones, series, subseries, asunto y expediente.

Aplicar la descripción documental permitiendo conocer y controlar las unidades documentales del archivo, para su difusión, consulta e investigación, entre ellos tenemos el censo, guía, inventario, catalogo e índices.

El mejoramiento de gestión en criterios de organización documental es fundamental aplicar los lineamientos para el proceso de gestión documental, con una política de organización de los archivos de gran importancia para la historia, la ciencia y la cultura

ISAD (G).Norma Internacional General de Descripción Archivística.Constituye una herramienta valiosa para los archivos, brindando especificaciones elementales para la elaboración de descripción archivística compatibles a nivel nacional e internacional.

Elaborar guías, inventarios y catálogos en forma independiente, debe presentarse de manera jerárquica y relacionada en un sistema unificado de información.

Es de vital importancia que exista una igualdad en la descripción dado a que permite garantizar igualdad de términos y compatibilidad en especificaciones nacionales como internacionales

NORMATIVIDAD IMPORTANCIA

ISO 30301.Sistema de gestión para los documentos, donde se crea y controla los documentos, dentro de las actividades, es una norma implementada y certificada.Crear un sistema de gestión de documentos en diseño de instrumentos, normas y estrategias, para poder controlar los documentos, desde la creación del documento hasta la eliminación o conservación permanente.

La clave de la implementación es la necesidad de destacar las actividades de gestión documental como un proceso de la entidad, de relevancia e importancia en actividad de gestión documental.

El sistema de gestión de documentos captura y controla los documentos, establece una base fiable para la toma de decisiones y la planificación.

BIBLIOGRAFIACompilación Normativa. (2014). Archivo General de la Nación de Colombia. Compilación nacional e Internacional de Normas en Materia de Documentos Electrónicos y Preservación a Largo Plazo. Recuperado el 7 de agosto de 2016 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/Compilacion_Normativa.pdf

Normativa. Archivo General de la Nación. Recuperado el 8 de agosto de 2016 http://www.archivogeneral.gov.co/normativa