Curso Gestion de Proyectos Con Ms Project

7/25/2019 Curso Gestion de Proyectos Con Ms Project

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Gestin de Proyectos con MS Project Ing. Alpino Fernando Mas Camus

UNIVERSIDAD NACIONAL TORIBIO RODRIGUEZ DE MENDOZA DE AMAZONAS

1. GESTION DE PROYECTOSLa gestin o direccin de proyectos en la actualidad se ha convertido en una

especialidad, un profesional en administracin de proyectos de acuerdo al PMI (Project

Management Institute) se denomina PMP (Project Management Profesional), quien es aqul

profesional eperto en direccin de proyectos complejos con varios a!os de eperiencia"adem#s entre los profesionales de gestin de proyectos se tiene a los $%PM, quienes son

profesionales y estudiantes que se inician en la direccin de proyectos&

La gestin de proyectos tiene como finalidad principal la planificacin, el

seguimiento y control de las actividades, de los recursos humanos y materiales, como

consecuencia de este control es posi'le conocer qu pro'lemas se producen y resolverlos o

paliarlos de manera inmediata&

Para los interesados en especialiarse en direccin de proyectos a continuacin se

deja algunos LI*+

http--...&pmi&org&pe-portal-

http--app&cursostotales&com-pe-gestion-

http--...&diplomadogo&dharmacon&net-http--calidad&pucp&edu&pe-cursos-direccion/de/proyectos/modalidad/

virtual0sthash&12lhj34&dp's

2. QU ES UN PROYECTO?5n proyecto es un esfuero temporal que se lleva a ca'o para crear un producto,

servicio o resultado 6nico& La naturalea temporal de los proyectos indica un principio y un

final definidos& 7l final se alcana cuando se logran los o'jetivos del proyecto o cuando se

termina el proyecto porque sus o'jetivos no se cumplir#n o no pueden ser cumplidos, o

cuando ya no eiste la necesidad que dio origen al proyecto&

5n proyecto tam'in se puede definir como una secuencia 'ien definida de eventos

que tienen un principio y un final identificados y cuya meta es la de alcanar un o'jetivo

claro en el que el responsa'le del proyecto a de llevar a este a su correcta consecucin,

'as#ndose en unos par#metros previamente esta'lecidos, tales como tiempo, coste y

recursos, manteniendo siempre el nivel de calidad especificado&

Los proyectos pueden comprender:

8 9esarrollar un nuevo producto o servicio&

8 Implementar un cam'io en la estructura, el personal o el estilo de una organiacin&

8 9esarrollar o adquirir un sistema de informacin nuevo o modificado&

8 $onstruir un edificio o una infraestructura&

8 Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio&

Proyectos vs. Trabajo Operativo

Las organiaciones realian tra'ajos con el propsito de alcanar una serie de

o'jetivos& 7n muchas organiaciones, el tra'ajo puede clasificarse como proyecto u

operaciones&

7stos dos tipos de tra'ajo comparten determinadas caracter:sticas

8 son realiados por individuos&

8 est#n limitados por restricciones, incluso restricciones de recursos&

8 son planificados, ejecutados, supervisados y controlados&

8 son realiados con el fin de alcanar los o'jetivos de la organiacin o los planes

estratgicos&

Los proyectos y las operaciones difieren principalmente en que las operaciones son

continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos& Los proyectos (junto con

;
http://www.pmi.org.pe/portal/http://app.cursostotales.com/pe/gestion/http://www.diplomadogo.dharmacon.net/http://calidad.pucp.edu.pe/cursos/direccion-de-proyectos-modalidad-http://www.pmi.org.pe/portal/http://app.cursostotales.com/pe/gestion/http://www.diplomadogo.dharmacon.net/http://calidad.pucp.edu.pe/cursos/direccion-de-proyectos-modalidad-


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los miem'ros del equipo y a menudo las oportunidades) son temporales y tienen un final&

Por el contrario, las operaciones son continuas y sostienen la organiacin a lo largo del

tiempo& Las operaciones no terminan cuando alcanan sus o'jetivos actuales sino que, por el

contrario, siguen nuevas direcciones para apoyar los planes estratgicos de la organiacin&

3. QU ES UNA TAREA?

Para desarrollar un proyecto se necesita conocer las tareas, tam'in llamadasactividades" en o'ra a las actividades se denomina partida, el cual deriva de parte o sea una

partida es aquella actividad que es parte de una o'ra&

Las tareas definen el #m'ito del o'jetivo del proyecto, por ello, un paso importante

en la planificacin del proyecto es identificarlas& Primero se ha de comenar por identificar

los elementos o fases principales del proyecto, eso s:, teniendo en cuenta el o'jetivo del

mismo&

5na ve identificados, hay que descomponer cada elemento o fase& %l identificar las

tareas, se han de organiar estas en una jerarqu:a o esquema, que liste las tareas a realiar de

una secuencia determinada por la naturalea del proyecto& 7s importante destacar que ciertas

tareas se suceden de forma secuencial, mientras que otras se pueden realiar de forma

simult#nea&7l tiempo necesario para realiar una tarea es una accin& %l crear la lista de tareas,

hay que identificar tam'in las duraciones de las mismas&

7l plan del proyecto incluye la lista de tareas y el tiempo necesario para la

realiacin de cada una de ellas& 7l plan dice cuando est# programado que empiece y aca'e

cada tarea, as: como cu#nto tiempo va a emplear&

La identificacin de las tareas del propio proyecto es una tarea importante del

proceso de planificacin&

4. PROGRAMACION DE PROYECTOSDIAGRAMA O GRAFICO DE GANTT9esarrollado por 1enry Laurence , el diagrama de


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;& @iempo optimista (@o) $orresponde al menor tiempo posi'le en que se

supone podr:a realiarse una actividad, si se contara con 'uena suerte

ecepcional, y todo marchara perfectamente desde el principio&

E& @iempo pesimista (@p) $orresponde al tiempo m#imo que durar:a la

actividad, contando con la mala suerte en su realiacin& +e tiene en cuenta en

esta estimacin, la posi'ilidad de que se retase la iniciacin o se dificulte su

desarrollo por causas pertinentes y muy facti'les, pero no se tendr# en cuentasucesos catastrficos, tales como huelgas, incendios, derrum'es, etc&

2& @iempo m#s pro'a'le (@m) $orresponde al tiempo que se consumir:a, muy

seguramente en la realiacin de la actividad& 7s tal que si la actividad se

repitiera independientemente muchas veces, este tiempo de duracin ser:a el

que ocurrir:a con m#s frecuencia&

9eterminados estos tiempos, se calcular# el tiempo esperado, el cual se utiliar# en la

programacin&

7l tiempo esperado se calcula con la siguiente frmula

esperadotiempo,

pro'a'lem#stiempo,

pesimistatiempo,

esperadotiempo,

,donde7n

F

3

p

m

o

e

pmo

e

T

T

T

T

TTTT

++

=

DIAGRAMAS DE FLECHAS7n el diagrama de flechas eisten dos elementos importantes %ctividades y eventos&

5na actividad es la tarea o tra'ajo que se tiene que desarrollar para la ejecucin del

proyecto, toda actividad requiere tiempo y recursos para su ejecucin&

5n evento, nudo o nodo es un punto en el tiempo que representa el inicio o la terminacin de

una actividad, se encuentran separados entre s: por actividades" los eventos se representan

mediante un c:rculo&

Los nudos o sucesos de'en tener lugar de una manera lgica y por tanto mantienen un orden

dentro del grafo y por tanto se numerar#n cada uno de ellos seg6n la secuencia temporal& +e

di'ujan mediante un c:rculo (que posteriormente veremos como se completa)&

$on los eventos y actividades ela'oramos una red o malla que es la indicacin ordenada de

una serie de actividades, las cuales de'en ser ejecutadas en una cierta secuencia paraalcanar un o'jetivo espec:fico& +e utilia una flecha para representar una actividad y la

punta indica el sentido de avance del proyecto&

2


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REGLAS PARA ELABORAR UNA REDPara ela'orar una red o diagrama por el sistema de flechas se de'en tener ciertas reglas

;& $ada actividad es representada por una sola flecha en la red&

E& 9os o m#s actividades no pueden tener el mismo evento inicial y el mismo evento

final, para resolver este inconveniente se utilian las actividades ficticias&

I$A??7$@A

%

G

Para corregir este error se utilian actividades ficticias&

$A??7$@A

% actividad ficticia (9ummy)

G

% (G)

G (%)

3

;

E

E

;

2

E

;

2


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I$A??7$@A

% $

G 9

$A??7$@A

% $

G 9

2& 9os o m#s actividades pueden tener, el mismo evento inicial y diferentes eventos finales&

H

E

E;

2


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3& 9os o m#s actividades pueden tener diferente evento inicial y el mismo evento final&

H& 9os o m#s actividades pueden tener, diferente evento inicial y diferente evento final&

F& Para enumerar una red siempre se realia de iquierda a derecha y de arri'a hacia a'ajo&

F


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%$@IBI9%9 P?7$797@7 A %@7$7+A?% %ctividad que va antes que otra&

%$@IBI9%9 +5$7+A?% %ctividad que va despus que otra&

PREGUNTAS A RESPONDER PARA ELABORAR LOS DIAGRAMAS DE REDES

;& Due actividades de'en terminarse inmediatamente antes que esta actividad pueda comenar&

E& Due actividades de'en seguir a esta&

2& Due actividades de'en efectuarse con esta actividad&

INICIACION Y TERMINACION DE LAS ACTIVIDADES

7n toda red, se tendr#

Iniciaciones

Iniciacin adelantada 7s la iniciacin normal de la actividad o tarea a realiar, se le

llama adelantada o m#s temprana&

Iniciacin tard:a 7s el plao mayor que puede demorarse una actividad para iniciar,

se le llama tard:a o m#s tarde&

@erminaciones

@erminacin adelantada 7s la terminacin normal de la actividad, dependiendo de su

duracin& +e le llama adelantada o m#s temprana&

@erminacin tard:a 7s el plao m#imo, dependiendo de su duracin en que se

puede demorar una actividad, para realiar su tarea& +e le llama tard:a o m#s tarde&

PASOS PARA CREAR UNA PROGRAMACION CPMPERT;& $rear ta'la de actividades con dependencias (precedente o sucesor)

E& $alcular el tiempo que de'e durar cada actividad&

2& $reacin del diagrama de red&

3& $#lculo de ocurrencia mas temprana (7%?L)

H& $#lculo de ocurrencia mas tard:a (L%+@)F& $#lculo de la ruta cr:tica&

J& $#lculo de holguras&

J


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E!ERCICIOS7n los siguientes ejercicios, traar el diagrama de nodos y flechas de las actividades que se indican

a continuacin

Ejercicio No. 01

ACTIVIDAD SC!S"#AA $

$ C% D

C !

D F

Ejercicio No. 02

ACTIVIDAD SC!S"#A

A $

C D

$% D !

D F% GF I

Ejercicio No. 03

ACTIVIDAD SC!S"#A

A C% D

$ !% F

D G% &

!% F &

C I

I% G% & '

F (

>


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E!EMPLO1acer la programacin de un proyecto de introduccin en el mercado japons de productos

agr:colas producidos en el pa:s& Para ello sa'emos que tenemos las siguientes actividades,

con sus respectivas duraciones&

A"#$%$&'&() T$(*+,

% estudio de la po'lacin japonesa E mesesG& estudio de la legislacin ; mes

$ estudio de la competencia ;&H meses

9 contactos con organiaciones japonesas E meses

7 contactos con empresas de importacin/eportacin 3 meses

K formacin de nuestros empleados que enviaremos a apn = meses


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empear# hasta que la G no est aca'ada& Para empear la realiacin de la K necesitamos

que la $ est aca'ada, y para empear la < necesitamos que 9 y 7 se hayan concluido&

+i ahora traspasamos este raonamiento a un grafo (recordar que las actividades se

representan por flechas que consumen recursos y que adem#s les tenemos que di'ujar un

nudo de inicio y un final) o'tendr:amos

% continuacin pasamos a numerar los nudos

5na ve di'ujado el grafo P7?@ se de'e calcular el tiempo necesario para aca'ar el proyecto&

Para realiar este c#lculo se necesita sa'er el tiempo early (temprano) y el last(6ltimo)&

Tiempo early(@7) de un acontecimiento representa el tiempo m#s 'reve en el que puede llevarse a

ca'o un acontecimiento& Biene representado por el camino de mayor consumo de tiempo&

7s el tiempo que como m#imo se necesita para realiar las actividades que tenemos por la

iquierda de este nudo& +e empiea a calcular desde el primer nudo hasta el 6ltimo y se sit6a en lacuadr:cula iquierda de cada nudo& 7l tiempo early del primer nudo es cero y los posteriores se

calculan sumando el tiempo earlydel nudo anterior m#s el tiempo que dura ejecutar la actividad que

hay entre los nudos&

;


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Beamos como se calcula con nuestro ejemplo anterior&

Tiempo Last(@L) 7l siguiente paso es determinar los tiempos m#imos permitidos para lograr

cada acontecimiento, que denominamos #$(*+, /')#(@L)& Los calcularemos siguiendo el sentidocontrario de la red, es decir

8 7mpearemos por el 6ltimo acontecimiento y terminaremos por el primero& +i no nos dicen los

contrario, por construccin del grafo, el tiempo /')#del 6ltimo nudo ser# igual que su tiempo ('-/0&8 Para calcular el @L de un acontecimiento se resta el valor del tiempo de la actividad del valor @L

del acontecimiento sucesor&

8 +i se o'tiene m#s de un valor @L se elige el m:nimo valor&

7n nuestro ejemplo tendremos los siguientes c#lculos

;;


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$on este grafo podemos concluir que planificando correctamente cada una de estas actividades y

con el tiempo que tenemos de cada una de ellas, el proyecto se puede aca'ar en menos de un a!o,

eactamente en ;&H meses& +i lo comparamos con la duracin inicial, se o'serva que hemos ganado

=&H meses (que es la diferencia entre E meses que es lo que tarda'a anteriormente el proyecto,

ahora somos capaces de hacerlo en ;&H meses)&

HOLGURA+i se supone que todas las actividades se desarrollan a tiempo, la holgura para una actividad nos

indica cuanto retraso se puede tolerar para esa actividad sin que retrase el tiempo de terminacin del

proyecto&

Para determinar la H,/-' de una actividad se resta del tiempo L')#del nudo final, el tiempoE'-/0del nudo inicial y el tiempo de la actividad&

7ntonces, para la actividad que va desde el nodo $al nodotenemos

( )ijijij t!()

+=

Para el ejemplo, o'tendr:amos las siguientes holguras

( )

( ) ( )( ) ( )( ) ( )( ) ( )( ) ( )

( ) ( ) HH&MHH&;MM=H&;H&;M

H3;;M

FEE;M

MH&;MH&;

H;MF

FEM>

HFHFHF

3F3F3F

2H2H2H

EHEHEH

;3;3;3

;2;2;2

;E;E;E

=+=+=

=+=+=

=+=+=

=+=+=

=+=+=

=+=+=

=+=+=

t!()

t!()

t!()

t!()

t!()

t!()

t!()

RUTA CRTICA

;E


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La ruta cr:tica o camino cr:tico se forma con las actividades que tienen holgura cero, por lo tanto la

ruta cr:tica del ejemplo en cuestin est# formado por las actividades $ y K&

9urante la ejecucin de un proyecto, todas las actividades de la ruta cr:tica de'en de estar m#s

controladas que las dem#s, puesto que un retraso en una actividad cr:tica significar# el retraso de

todo el proyecto&

;2

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