Project model canvas webnario
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Aprenda como levar o planejamento de uma folha do Project Model Canvas para dentro do Project Builder
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ÍNDICE
INTRODUÇÃO
O QUE É O PM CANVAS?
ELEMENTOS DA METODOLOGIA
PERGUNTAS FUNDAMENTAIS
DINÂMICA
LEVANDO SEU PM CANVAS PARA O PB
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NOSSA TRAJETÓRIA
3
O Project Builder é uma
evolução na gestão da
companhia.. “ “ A Project Builder atua há 10 anos no
mercado provendo soluções em gestão de
projetos, atendendo entre outros clientes os
20 maiores grupos econômicos do Brasil,
sendo reconhecida mundialmente como
provedora do softwares de gerenciamento
mais efetivo, sendo a única ferramenta
brasileira citada no ranking global de
soluções PPM no PMSURVEY.ORG.
+ 10 anos 20 maiores efetividade Global
Guilherme Pinto Superintendente
Reader's Digest
Confira o CASE completo: http://bit.ly/1dGsmsP
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APRESENTAÇÃO
Thiago Lavor Diretor de Marketing Administração de Empresa MBA Gerenciamento de
Projetos – Universidade Veiga de Almeida PMBOK Avançado – Project Lab Preparatório para certificação PMP RCM – Project Lab Gerenciando Projetos com o PRINCE2® - Raro Treinamento e Consultoria: 3M, SOTREQ, BANPARA,
Porto Seguro, Solvix, BFFC, COMTEX, CBC entre outras
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Palestrante, Blogueiro e Ativista....
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INTRODUÇÃO
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+ Projetos + Demandas + Novas Tecnologias + Novos Concorrentes
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INTRODUÇÃO
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50 milhões de usuários
40
35
30
25
20
15
10
5 38 anos 13 ano 16 anos 4anos 9 meses
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•Índice •Sumário Executivo •Declaração de Escopo •EAP e Dicionário •Organização do Projeto (com papéis e responsabilidades) •Cronograma Detalhado •Orçamento •Plano de gerenciamento do escopo do projeto •Plano de gerenciamento do cronograma •Plano de gerenciamento de custos •Plano de gerenciamento da qualidade •Plano de gerenciamento das comunicações •Plano de gerenciamento de pessoal •Plano de gerenciamento de riscos •Plano de gerenciamento de aquisições •Controle Integrado de Mudança •Sistema de gestão da configuração •Aprovações e assinaturas
BUROCRÁTICO DEMAIS PARA SER ASSIMILADO POR ALGUMAS ORGANIZAÇÕES….
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Princípios Visual
Agrupamentos
Simplificações
Estabelecer base com stakeholders
Sequência
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Metodologia
Conceber Definição do projeto por meio de um fluxo de trabalho de 13 passos
Integrar Agrupamento dos blocos para fazer as amarrações necessárias
Resolver Encomenda de ações de balanceamento do projeto para equipe, clientes e patrocinadores
Compartilhar Comunicação das informações do projeto (em grupos)
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ELEMENTOS DA
METODOLOGIA Canvas
• É a representação visual do plano de projeto. Nesse espaço, o gerente de projeto e sua equipe fazem o protótipo do modelo mental do projeto. É muito importante que o canvas seja preenchido com post-it, para que possa ser modificado quantas vezes for necessário.
Perguntas Fundamentais
• São perguntas que ajudam na construção do canvas . Essas informações estão divididas em 5 perguntas: Por quê?, O quê?, Quem?, Como?, Quando? e Quanto?
Posts
• São descrições curtas escritas em post-it e que irão preencher cada componente com as informações do projeto.
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CONCEBER
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GP PITCH
JUSTIFICATIVAS Passado
OBJ SMART REQUISITOS
CUSTOS
EQUIPE
PRODUTO
RESTRIÇÕES
BENEFÍCIOS Futuro
GRUPOS DE ENTREGAS
LINHA DO TEMPO
STAKEHOLDERS Externos &
Fatores Externos
RISCOS PREMISSAS
Pitch é uma frase pequena e rápida que consegue sumarizar o projeto.
Project Model Canvas 08
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Project Model Canvas
GP PITCH
JUSTIFICATIVAS Passado
OBJ SMART REQUISITOS
CUSTOS
EQUIPE
PRODUTO
RESTRIÇÕES
BENEFÍCIOS Futuro
GRUPOS DE ENTREGAS
LINHA DO TEMPO
STAKEHOLDERS Externos &
Fatores Externos
RISCOS PREMISSAS
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Na metodologia, os participantes preenchem um CANVAS colocando
post-its nos 13 quadros que definem, resumidamente: por que, o
quê, quem, como, quando e quanto. Essas são as perguntas certas
para estruturar o seu planejamento.
No e-book “GUIA COMPLETO DO PROJECT MODEL CANVAS”,
detalhamos o preenchimento de cada um dos quadros do CANVAS e
explicamos como podemos alimentar o Project Builder de forma a
gerar um relatório de forma automática.
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PERGUNTAS
FUNDAMENTAIS
As perguntas fundamentais são
as que definem seu projeto. Elas
facilitam a compreensão por
seguir uma ordem que auxilia na
organização de sua concepção.
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Project Model Canvas
GP PITCH
POR QUE?
O QUE?
QUEM?
QUANDO e
QUANTO?
COMO?
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GP PITCH
JUSTIFICATIVAS Passado
OBJ SMART REQUISITOS
CUSTOS
EQUIPE
PRODUTO
RESTRIÇÕES
BENEFÍCIOS Futuro
GRUPOS DE ENTREGAS
LINHA DO TEMPO
STAKEHOLDERS Externos &
Fatores Externos
RISCOS PREMISSAS
Project Model Canvas 09
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0 – Pitch:
A maneira mais simples de descrever o seu projeto é usar o mínimo de
palavras possível. O Pitch é a primeira parte a ser preenchida do seu PM
Canvas. Nele, você deverá resumir seu projeto em apenas uma frase.
Exemplo: escritório de projetos rodando!
Por quê?
Nesse ponto, você deverá responder o porquê da realização desse projeto. Se
não conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perderá o
sentido. Para fundamentar a defesa do seu projeto é importante analisar a
situação atual da empresa, identificando quais são as principais dores, que
problemas estão enfrentando com essas dores e quais necessidades é preciso
atender. Com o dever de casa respondido, vamos aos post-it.
1 - Justificativa:
Coloque os problemas que a organização atualmente enfrenta e quais
necessidades não são atendidas no momento.
Exemplo: projetos fora do padrão, insatisfação do patrocinador, gerentes de
projetos gastam a maior parte do tempo apagando incêndio, perda de
faturamento, perda de cliente.
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2 - Objetivo Smart:
Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique “smart”. Isso
significa:
Specific (específicos)
Measurable (mensuráveis)
Attainable (atingíveis)
Realistic (realistas)
Time Bound (temporizáveis)
Exemplo: implantar o escritório corporativo de projetos na empresa Acme,
responsável por padronizar a gestão de projetos, capacitar os gerentes de
projetos na sua metodologia, dar suporte aos projetos estratégicos da empresa
até 25 de janeiro de 2014, gastando até R$ 80 mil.
3 - Benefícios:
Deve descrever o que a empresa irá conquistar após a implantação do projeto.
Exemplo: aumento de faturamento, ampliação da satisfação do cliente, redução
de custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.
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O quê?
Quais necessidades serão atendidas? Nessa etapa, serão listados que produtos,
serviços ou resultados serão entregues ao final do projeto.
4 - Produto:
O produto é o resultado final do projeto. Um projeto pode também gerar um
serviço ou um resultado único.
Exemplo: escritório implantado e operando na empresa Acme.
5 - Requisitos:
Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para
ter valor para o cliente.
Exemplo: deve ter fluxograma da gestão de projetos, deve ter a metodologia
padrão de gestão de projetos, deve ser aplicado o treinamento padrão da
metodologia de gestão de projetos, deve ser implantado o software Project
Builder, deve ter uma festa de encerramento no final do projeto.
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Quem?
Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da equipe e
o gerente desse projeto.
6 - Stakeholders:
Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos – são os envolvidos que não estão subordinados ao gerente
de projeto.
Fatores externos – que podem afetar o projeto e devem ser listados.
Exemplo: consultoria em gestão de projetos, fornecedor do Project Builder,
diretorias da Acme, gerentes funcionais da Acme.
7 - Equipe:
Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do projeto.
Exemplo: gerente do projeto, analista do PMO, consultor de projeto, analista de
processos, instrutor.
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Como?
Nessa etapa, respondemos como o trabalho será entregue no projeto. Para que o
projeto ocorra naturalmente, é importante definir quais são as entregas e quem
são os responsáveis, suas premissas e restrições.
8 - Premissas:
São suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao
projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto
Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vão aderir ao projeto, o Project Builder
será implantado até 24 de dezembro de 2013.
9 - Grupos de entregas:
São os componente concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados pelo
projeto.
Exemplo:
1 - Estratégia de implantação 4 - Apresentação do Processo
2 - Processo de GP 5 - Aplicação do Treinamento
3 - Implantação do PB 6 - Festa de Encerramento
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10 - Restrições:
Nesse quadro, serão descritas as limitações do projeto, de qualquer natureza e
origem, que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.
Exemplo: os gerentes funcionais não podem se ausentar por mais de 8 horas de
suas funções, não poderá ser gasto mais de 20% do orçamento com serviços
externos, a equipe de TI interna não dará suporte à nova aplicação.
Quando e Quanto?
Em seguida, definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a
organização. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de
projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os
trabalhos do projeto.
11 - Riscos:
Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa
etapa, identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes,
devemos buscar e implantar as respostas.
Exemplo: gerência funcional não adere ao método de GP, baixa qualidade do
treinamento realizado internamente, atraso na implantação do software.
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12 - Linha do tempo:
Nesse momento, definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas.
A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4
períodos definidos pela equipe do projeto.
Exemplo:
13 - Custos:
Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir os custos
pelos grupos de entregas pré-definidos.
Exemplo:
1 – R$ 800
2 – R$ 2 mil
3 – R$ 5 mil
4 – R$ 1,2 mil
5 – R$15 mil
6 – R$ 4 mil
Estratégia de implantação - 1/4 Apresentação do Processo - 3/4
Processo de GP - 2/4 Aplicação do Treinamento - 3/4
Implantação do PB - 3/4 Festa de Encerramento - 4/4
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DINÂMICA A dinâmica de construção do CANVAS não tem papéis
pré-definidos, mas apenas duas regras básicas:
• deve ser feito em equipe;
• uma das pessoas deve ter conhecimento básicos de
gestão de projetos.
A equipe ideal para construir um CANVAS:
• um gerente de projetos com conhecimentos na
área do projeto;
• um especialista de negócio;
• um especialista no processo de gestão de projetos
da organização que trabalhará criticando o Canvas
construído de maneira positiva.
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a) folha A1 com o Project Model Canvas b) post-it grande (98,4x149) c) fita crepe d) canetas
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Para a dinâmica, serão necessários uma boa sala de reunião para a equipe se isolar e os seguintes materiais:
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LEVANDO SEU CANVAS
PARA O PROJECT BUILDER
O PROJECT BUILDER
É um software 100% WEB que tem como diferencial aliar conceitos de Colaboração, Responsabilidade Compartilhada e Simplicidade às técnicas de Gerenciamento de Projetos. A assertividade desta abordagem tem feito com que organizações de diversos setores, portes e níveis de maturidade em gerenciamento de projetos o adotem como ferramenta corporativa.
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Criando um CANVAS no PB
Agora vamos criar uma visão prática de como o software Project Builder pode ser utilizado como suporte à Metodologia PM CANVAS, desenvolvida pela pelo professor Jose Finocchio (www.pmcanvas.com.br) facilitando o trabalho do gerente de projetos e dos demais envolvidos, principalmente nos Processos de planejamento.
Este guia simula uma operação alinhada com a metodologia, prevendo a utilização para registrado o resultado do planejamento realizado na dinâmica do PM CANVAS . Vale ressaltar que esta abordagem revela apenas algumas das diversas funcionalidades do PB no apoio à Gestão de Projetos.
Caso você não seja cliente da Project Builder você pode solicitar o Trial Aqui e utilizar o Project Builder gratuitamente por 15 dias. Caso você seja um estudante você pode se inscrever no PB Acadêmico Aqui e ter acesso ao software por 6 meses.
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Passo a
Passo
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Passo 1 – Crie seu projeto em [Projetos >
Novo], preenche no nome do projeto o seu
Pitch.
1.1- Em seguida defina um tipo de objetivo
para o seu projeto (utilizamos essa informação
para classificar a natureza do seu projeto)
1.2 - Insira a Justificativa no campo
Justificativa.
1.3 - Insira o Objetivo Smart no campo
objetivo.
1.4 – Insira o Produto no
campo Escopo.
1.5 - Insira os Requisitos no
campo Descrição. Clique em
seguida.
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1.6 - Insira as Premissas no
campo Premissas .
1.7 - Insira as Restrições no
campo Restrições . Em seguida
clique em confirmar.
Passo 2 – A partir da página
Detalhes de Projeto, clica em
[Qualidade > Metas / Nova
Meta], insere no campo meta
Beneficio listado no seu Canvas.
Repita o processo para cada
beneficio listado no Canvas.
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Passo 3 – A partir da página Detalhes de Projeto, clica em [Recursos Humanos > Envolvidos], seleciona para cada pessoa envolvida o tipo de envolvimento dos tipos
Perfil 6 ou 7 para cada um dos Stakeholders inseridos no PM Canvas . Para a
Equipe selecionar cada membro da equipe que deverá ser envolvida com os
Perfis 1, 2, 3 ou 4 e clica em [Confirmar].
Obs: Cada pessoa deve ter sido criada anteriormente no ambiente a partir do menu Pessoas [Pessoas > Nova].
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Passo 3 – o Responsável Elabora a
Estrutura Analítica do Projeto onde será
listada cada uma das entregas do Grupo
de Entregas – clica em [Escopo > Editar
EAP], clica no ícone Novo Componente
(sinal de soma), ao lado da identificação
do projeto, preenche o campo
Componente com um título que o
identifique, tecla [Enter] para inserir mais
componentes de mesmo nível hierárquico
ou clica no ícone Novo Componente na
linha daquele que queira decompor.
Repete estes procedimentos até concluir a
EAP e para salvar clica em [Confirmar].
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Passo 4 – o Responsável registra os Riscos identificados no canvas: a
partir da página Detalhes do Projeto, clica em [Riscos > Novo],
Preenche o campo “Nome” com o título do risco e clica em
[Confirmar]. Figura ao lado.
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o Responsável Define Linha do tempo e Datas das Atividades a partir da EAP,
clica em [Seleciona a ação “Editar Componentes” (no rodapé da lista identada)],
preenche no formulário os campos Duração e Data Início, e clica em [Confirmar].
Passo 5 - o Responsável insere os Custos:
a partir da página Detalhes de cada
componente , clica em [Custos >
Previsão de Custos], preenche as colunas
Valor, Tipo (Materiais, Equipamentos,
etc.) e Descrição para cada item, e clica
em [Confirmar].
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REFERÊNCIAS
Finocchio, j; Project Model Canvas - Gerenciamento de
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Site: http://www.pmcanvas.com.br/
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