Manual microsoft access 2007

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJEManual de Microsoft Office Access 2007 I

MANUAL DE MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

José Luis Vizcaíno Morales

San José, CR: INA, Mayo 2009

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJEManual de Microsoft Office Access 2007 II

Primera EdiciónInstituto Nacional de AprendizajeSan José, Costa Rica.

© Instituto Nacional de Aprendizaje, 2009ISBN

Hecho el depósito de leyProhibida la reproducción parcial y total del contenidoDe este documento sin la autorización expresa del INA.

Impreso en Costa Rica

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJEManual de Microsoft Office Access 2007 III

PRESENTACIÓN

El siguiente material didáctico fue desarrollado a través de la recopilación de

información de fuentes primarias con instructores de enseñanza del subsector

de informática, y secundarias, entre bibliografía de trabajos de investigación,

artículos y consulta digital en la red de Internet. Este material es producto de la

necesidad de un instructivo de apoyo al servicio de capacitación y formación

profesional, Base de Datos, del programa Técnico Operador en Equipo de

Cómputo como objetivo principal de generar presentaciones por medio de la

elaboración y administración de diapositivas de calidad.

El material está dirigido a todo participante de la formación y capacitación

profesional del módulo de Base de Datos en la modalidad presencial, como

apoyo al servicio de capacitación y formación profesional y con la tutoría del

profesional técnico de subsector de informática, de forma que el material

didáctico describe el marco teórico y práctico de los contenidos, persiguiendo el

alcance de los objetivos específicos para el cumplimiento de los criterios de

desempeño por cada uno de los participantes.

El uso del material didáctico está diseñado conforme a los objetivos y

contenidos del servicio de capacitación y formación profesional de la oferta

curricular de Base de Datos, por lo cual, en el documento encontrará una

estructura conformada por capítulos, los cuales representan los objetivos

específicos de módulo de base de datos, así mismo, cada capítulo, contiene los

subtemas que representan los contenidos de cada objetivo, estos contenidos

son desarrollados a nivel teórico y práctico, de forma que el participante pueda

utilizar el material didáctico de una manera de conocimiento.

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJEManual de Microsoft Office Access 2007 IV

ÍNDICE

PRESENTACIÓN............................................................................................... III

ÍNDICE............................................................................................................... IV

INTRODUCCIÓN.............................................................................................VIII

CAPITULO 1.......................................................................................................1

1.1) CONCEPTOS DE UNA BASE DE DATOS..........................................................2

1.1.1) BASES DE DATOS......................................................................................2

1.1.2) TABLAS....................................................................................................2

1.1.3) CAMPO.....................................................................................................2

1.1.4) REGISTRO................................................................................................3

1.1.5) DATO.......................................................................................................3

1.1.6) ARCHIVO DE DATOS..................................................................................3

1.1.7) CONSULTAS..............................................................................................3

1.1.8) FORMULARIOS..........................................................................................3

1.1.9) INFORMES................................................................................................3

1.1.10) MACROS................................................................................................4

1.1.11) MÓDULOS...............................................................................................4

1.1.12) RELACIONES...........................................................................................5

1.2) INGRESO A MICROSOFT ACCESS..................................................................5

1.2.1) PROCEDIMIENTO ESTÁNDAR......................................................................6

1.2.2) PROCEDIMIENTO RÁPIDO..........................................................................7

1.2.3) DESDE EL MENÚ INICIO.............................................................................7

1.3) CERRAR MICROSOFT ACCESS......................................................................7

1.4) PARTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT ACCESS..........................................8

1.4.1) BOTÓN DE OFFICE....................................................................................9

1.4.2) LA BARRA DE TÍTULO................................................................................9

1.4.3) LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO.................................................................9

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJEManual de Microsoft Office Access 2007 V

1.4.4) ABRIR BASE DE DATOS RECIENTEMENTE....................................................9

1.4.5) PLANTILLAS EN LÍNEA...............................................................................9

1.4.6) PLANTILLAS PREDISEÑADAS....................................................................10

CAPITULO 2.....................................................................................................11

2.1) USO DE BASE DE DATOS...........................................................................12

2.2) USO DE TABLAS........................................................................................12

2.2.1) CREACIÓN DE TABLAS.............................................................................12

2.2.1.1) CREACIÓN DE TABLAS DESDE LA VISTA HOJA DE DATOS........................13

2.2.1.1.1) AGREGAR NUEVOS CAMPOS.............................................................15

2.2.1.1.2) DEFINIR EL TIPO DE DATOS...............................................................16

2.2.1.1.3) CAMBIAR EL NOMBRE A UN CAMPO....................................................17

2.2.1.1.4) ELIMINAR UN CAMPO.........................................................................17

2.2.1.1.5) INGRESO DE REGISTROS...................................................................19

2.2.1.1.6) GUARDAR UNA TABLA.......................................................................19

2.2.1.1.7) CERRAR UNA TABLA.........................................................................20

2.2.1.2) CREACIÓN DE TABLAS DESDE LA VISTA DE DISEÑO................................20

2.2.1.2.1) DEFINICIÓN DE LOS CAMPOS.............................................................23

2.2.1.2.2) NOMBRE DEL CAMPO........................................................................24

2.2.1.2.3) TIPOS DE DATOS..............................................................................25

2.2.1.2.4) PROPIEDADES DE UN CAMPO............................................................26

2.2.1.2.4.1) TAMAÑO DEL CAMPO....................................................................26

2.2.1.2.4.2) FORMATO.....................................................................................26

2.2.1.2.4.3) MÁSCARA DE ENTRADA.................................................................31

2.2.1.2.4.4) TÍTULO..........................................................................................33

2.2.1.2.4.5) VALOR PREDETERMINADO..............................................................33

2.2.1.2.4.6) REGLA DE VALIDACIÓN..................................................................34

2.2.1.2.4.7) TEXTO DE VALIDACIÓN..................................................................37

2.2.1.2.4.8) REQUERIDO..................................................................................37

2.2.1.2.4.9) PERMITIR LONGITUD CERO............................................................37

2.2.1.2.4.10) INDEXADO...................................................................................38

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJEManual de Microsoft Office Access 2007 VI

2.2.1.2.4.11) COMPRESIÓN UNICODE................................................................38

2.2.1.2.5) BÚSQUEDA A TRASVÉS DE CAMPOS...................................................38

2.2.2) CAMBIAR NOMBRE A UNA TABLA..............................................................40

2.2.3) ELIMINACIÓN DE TABLAS.........................................................................41

2.3) CLAVE PRINCIPAL......................................................................................41

2.4) RELACIONES..............................................................................................42

2.4.1) CREACIÓN DE RELACIONES.....................................................................43

2.4.2) TIPOS DE RELACIONES............................................................................46

2.4.3) INTEGRIDAD REFERENCIAL......................................................................47

2.4.4) ELIMINACIÓN DE UNA RELACIÓN..............................................................48

2.5) USO DE FILTROS.......................................................................................48

2.5.1) CREACIÓN DE FILTROS...........................................................................49

2.5.1.1) FILTROS POR SELECCIÓN.....................................................................49

2.5.1.2) FILTROS POR FORMULARIO..................................................................54

2.5.1.3) FILTROS AVANZADO.............................................................................56

2.6) USO DE CONSULTAS..................................................................................58

2.6.1) CREACIÓN DE CONSULTAS CON ASISTENTE.............................................58

2.6.2) CREACIÓN DE CONSULTAS DESDE LA VISTA DE DISEÑO............................61

2.6.2.1) CONSULTA DE SELECCIÓN...................................................................62

2.6.2.2) CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA.....................................................69

2.6.2.3) CONSULTA DE ANEXAR........................................................................71

2.6.2.4) CONSULTA DE ELIMINACIÓN.................................................................73

2.6.2.5) CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN.............................................................75

2.6.2.6) CONSULTA DE REFERENCIA CRUZADA..................................................77

2.6.2.7) CONSULTA DE TOTALES.......................................................................79

2.6.2.8) CONSULTA CON USO DE PARÁMETROS.................................................81

2.6.2.9) CONSULTA DE CAMPO CALCULADO......................................................84

2.6.3) MODIFICACIÓN DE CONSULTAS................................................................87

2.6.4) EJECUCIÓN DE CONSULTAS.....................................................................87

2.6.5) ELIMINACIÓN DE CONSULTAS..................................................................87

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJEManual de Microsoft Office Access 2007 VII

CAPITULO 3.....................................................................................................88

3.1) USO DE FORMULARIOS..............................................................................89

3.1.1) CREACIÓN DE FORMULARIOS...................................................................89

3.1.2) MODIFICACIÓN DE FORMULARIOS............................................................93

3.1.3) ELIMINACIÓN DE FORMULARIOS...............................................................97

3.2) USO DE INFORMES.....................................................................................98

3.2.1) CREACIÓN DE INFORMES.........................................................................98

3.2.2) MODIFICACIÓN DE INFORMES.................................................................102

3.2.3) ELIMINACIÓN DE INFORMES...................................................................103

CAPITULO 4...................................................................................................104

4.1) USO DE MACROS.....................................................................................105

4.1.1) CREACIÓN DE MACROS.........................................................................105

4.1.2) MODIFICACIÓN DE MACROS...................................................................106

4.1.3) ELIMINACIÓN DE MACROS.....................................................................106

BIBLIOGRAFÍA................................................................................................107

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJEManual de Microsoft Office Access 2007 VIII

INTRODUCCIÓN

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un tema,

actividad o asunto específico. Así, se pueden utilizar base de datos para cosas

tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de

música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Microsoft Access es un potente sistema de administración de Base de Datos

relacionales. Las bases de datos de Access son documentos combinados

donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así por

ejemplo, como elemento primario de información se encuentra en las tablas.

Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen

la base de datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes,

pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas

ellas mediante una consulta, formulario o informe.

Microsoft Access es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se

incluye en el paquete "básico".

Por tanto, este programa de sistema de gestión de base de datos ayuda a

crear y modificar para uso personal de pequeñas o grandes organizaciones.

Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que

pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de

información entraría dentro de la categoría de Gestión y no en la de Ofimática

como se cree.

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJEManual de Microsoft Office Access 2007 1

CAPITULO 1

Crear tablas de datos por medio de un

administrador de archivos de datos

1.1) Conceptos de una Base de

Datos

1.2) Ingreso a Microsoft Access

1.3) Cerrar Microsoft Access

1.4) Partes de la ventana de Microsoft

Access

1.5) Creación de una base de datos


1.1) Conceptos de una Base de Datos

La aplicación de Microsoft Access es una herramienta que ayuda a la creación

y manipulación de una base de datos, el cual está compuesto por diferentes

mecanismos como tablas, consultas, formularios, informes, entre algunos, los

cuales se describen a continuación.

1.1.1) Bases de datos

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o

propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el

mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está

almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede

que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en

orden a coordinar y organizar la base de datos.

Dependiendo de la cantidad de tablas que existen en una base de datos, la

misma recibe los siguientes nombres:

Base de Datos Plana: Consiste en una sola tabla.

Base de Datos Relacional: Consiste en múltiples tablas

relacionadas entre sí.

1.1.2) Tablas

Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos

o proveedores. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa

que se almacenan los datos sólo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de

la base de datos, y reduce errores de entrada de datos.

1.1.3) Campo

El campo es un valor o un dato de la tabla, un dato por si solo no dice mucho,

pero cuando existen varios campos diseñados estratégicamente, producen

información. Esta información es almacena en una tabla.


1.1.4) Registro

Un registro representa un ítem único de datos implícitamente estructurados en

una tabla.

1.1.5) Dato

Un dato representa un conjunto de caracteres con algún significado, pueden ser

numéricos, alfabéticos, o alfanuméricos.

1.1.6) Archivo de Datos

Un archivo de datos es un conjunto de información que se almacena en algún

medio de escritura que permita ser leído o ser modificado por Microsoft Access.

1.1.7) Consultas

Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar los datos de una tabla

de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros

para formularios, informes y páginas de acceso a datos.

1.1.8) Formularios

Los formularios se utilizan para varios propósitos, manipular datos de una forma

fácil y sencilla, para crear paneles de control que activen otros formularios,

consultas, informes, para personalizar mensajes, entre algunos.

1.1.9) Informes

Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso.

Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe,

puede mostrar la información en la manera que desee verla.


1.1.10) Macros

Una macro es un conjunto de una o más acciones que cada una realiza una

operación determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las

macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede

ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un

botón de comando.

1.1.11) Módulos

Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic

para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.

Módulos de clases: Los módulos de formularios y los módulos

de informes son módulos de clases que están asociados con un

formulario o informe determinado. Los módulos de formularios y

de informes contienen a menudo procedimientos de evento que

se ejecutan en respuesta a un evento en un formulario o

informe.

Puede usar los procedimientos de evento para controlar el

comportamiento de los formularios e informes, y sus respuestas

a acciones de los usuarios como por ejemplo hacer clic con el

mouse en un botón de comando.

Módulos estándar: Los módulos estándar contienen

procedimientos generales que no están asociados con ningún

otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden

ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos.


1.1.12) Relaciones

Una relación es la acción de combinar una o más tablas con el fin de tener más

acceso a la información y generar canales de flujo de datos que se comuniquen

entre tablas.

Las relaciones son importantes por qué una vez creadas una serie de

diferentes tablas dentro de la base de datos de Microsoft Access, necesita una

forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa

información.

Después de crear unas series de tablas, se procede a definir las relaciones

entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas,

formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.

1.2) Ingreso a Microsoft Access

Para ingresar a Microsoft Access se puede realizar algunos de los siguientes

procedimientos:


1.2.1) Procedimiento Estándar

Colocar el cursor y dar clic sobre el botón Inicio, escoger la opción Todos los

programas, clic en Microsoft Office y escoger la opción de Microsoft Office

Access 2007, clic y se iniciará el programa.

A continuación se muestra el proceso de entrada:


1.2.2) Procedimiento Rápido

Desde el icono de Microsoft Access del

escritorio, buscar el acceso directo y dar clic.

1.2.3) Desde el Menú inicio

Entrar al botón de inicio ubicado en la barra de tareas,

y seleccionar la opción llamado Microsoft Office

Access 2007 y dar un clic encima.

1.3) Cerrar Microsoft Access

Para Salir de Microsoft Access se puede utilizar las siguientes opciones:

Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la

parte superior derecha de la ventana de Microsoft Access.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta

combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese

momento.

Al hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción

Salir.


1.4) Partes de la ventana de Microsoft Access

La ventana de Microsoft Access está divida por los siguientes componentes:

Opciones Rápidas Barra de Título

Plantillas en Línea, (Descargar desde Internet)

Plantillas Prediseñadas Base de datos

utilizadas recientemente

Botones de minimizar, maximizar-restaurar, cerrar

Botón de Office


1.4.1) Botón de Office

Se ubica la mayoría de las opciones básicas como nuevo, abrir, guardar,

imprimir, cerrar base de datos, entre algunas.

1.4.2) La Barra de Título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese

momento. Cuando creamos una base de datos nueva se le asigna el nombre

provisional Base de datos 1, hasta que se guarde y se le dé un nombre por el

usuario. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,

restaurar y cerrar .

1.4.3) La Barra de Acceso Rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como

Guardar , Deshacer o Repetir .

1.4.4) Abrir base de datos recientemente

Muestra una lista de las base de datos que se hayan utilizado recientemente

por un usuario.

1.4.5) Plantillas en Línea

Presenta la opción para poder descargar diferentes bases de datos y estilos de

la colección en línea de Microsoft.


1.4.6) Plantillas Prediseñadas

Presenta una lista de diferentes bases de datos que el usuario puede utilizar

como base para construir su propia base de datos, entre ellas se puede

escoger categorías como trabajo, personal, educación, entre algunos.

1.5) Creación de una base de datos

Para crear una nueva base de datos en blanco, realizar los siguientes pasos:

i. Entrar al botón de Office.

ii. Un clic en la opción de nuevo o en el panel central elegir la opción de

base de datos en blanco.

iii. En el panel de la derecha, seleccione la carpeta de destino.

iv. Escribir el nombre de la Base Datos

v. Un clic en el botón Crear.

Carpeta destino, (lugar a guardar su base de datos)

Nombre de la Base Datos

Nueva Base de Datos

Botón, Crear


CAPITULO 2

Generar y manipular la información de los

archivos de datos

2.1) Uso de base de Datos

2.2) Uso de Tablas

2.3) Clave Principal

2.4) Relaciones

2.5) Uso de Filtros

2.6) Uso de Consultas


2.1) Uso de Base de Datos

Al utilizar Microsoft Access, lo primero es la creación de una base de datos, el

cual consiste en una colección de datos relacionados cuya localización física es

centralizada. Esto permite optimizar su almacenamiento con la creación de

tablas.

2.2) Uso de Tablas

Las tablas es un elemento que permite el almacenamiento de datos. A

continuación se describe los pasos para la creación y manipulación de tablas:

2.2.1) Creación de Tablas

Una vez, creada la base datos estamos listos para crear las tablas, la primera

vez Access crea una tabla nueva por defecto llamada tabla1. Podemos trabajar

con esa tabla o podemos eliminar y crearla nueva si lo deseamos.

A mano izquierda se observará un panel llamado como panel de exploración,

donde visualizarán los nombres de las tablas ya creadas. Ejemplo tabla1.

Panel de Exploración

Vista de Hoja de Datos


A mano derecha se observará la vista de hoja de datos, donde se puede

visualizar los campos y registro que se vayan creando.

Para poder agregar tablas adicionales, utilizar la pestaña crear y la opción de

tabla, la misma creará una nueva tabla y la ubicara dentro del panel de

exploración.

Para crear o modificar los campos y registros de una tabla se puede realizar

desde la vista de hoja de datos o desde la vista de diseño, donde este último

permite una mayor y mejor precisión para definir los campos. A continuación se

presenta el desarrollo de una tabla en ambas vistas:

2.2.1.1) Creación de Tablas desde la vista hoja de datos

Para crear una tabla realizar los siguientes pasos:

i. Defina la información que desea almacenar sobre dicha tabla;

clientes, facturas, cuentas etc. Como sus campos y registros a

almacenar.

Crea una tabla nueva

Visualiza todas las tablas de la Base de Datos


ii. Por defecto el Access agrega por primera vez un campo llamado ID.

Tome en cuenta que la primera fila (Encabezado), se definen los

nombres de los campos que se desea agregar en la tabla. Debajo del

nombre del campo se agregan todos los registros de datos que la

tabla tendrá que almacenar.

Registros de la Tabla

Nombres de Campos

Nombre de la Tabla

Barra de desplazamiento, permite moverse entre todos los registros que posea una tabla, al mismo tiempo el número en el centro permite saber en cual registro es el que se está modificando.


Pestaña Hoja de Datos: Se ubican la mayoría de las opciones

generales que permite modificar los campos y registros de una

tabla.

2.2.1.1.1) Agregar Nuevos Campos

Para agregar un nuevo campo seleccionar una columna y dar un clic en la

opción de insertar que aparece dentro de la pestaña hoja de datos.

Nota: Todo campo nuevo se inserta al lado

izquierdo de la columna que se había

seleccionado. Si desea mover algún campo

de posición, seleccionar el encabezado del

campo y arrastrar con el Mouse hasta la nueva posición.

Otro modo de insertar un campo es seleccionado la opción de nuevo campo

que aparece dentro de la pestaña hoja de datos, en el panel de plantillas de

campo, seleccione el tipo de campo que se desea agregar.

Pestaña Hoja de Datos


Para insertar el campo encima del tipo dé un doble clic o arrastre el campo

dentro de la tabla.

2.2.1.1.2) Definir el tipo de Datos

Para definir o cambiar el tipo de dato del campo, seleccionar el campo, y dentro

de la pestaña hoja de datos escoger la opción de tipo de dato. Tome en cuenta

que el tipo de dato define que tipos de valores o datos son los que se

escribieran dentro del campo.


Dependiendo del tipo de dato escogido, cambie el formato del mismo. El

formato permite restringir que valores se pueden escribir dentro del dato

escogido. Las opciones que aparecen dentro de la opción de formato varían

según el tipo de dato escogido inicialmente.

Nota: Para conocer más sobre el uso y significado de los tipos de datos ver el

punto 2.2.1.2.3) Tipos de Datos, ubicado en la página 24 de este manual.

2.2.1.1.3) Cambiar el nombre a un campo

Seleccione la columna del nombre de campo a modificar y seleccionar la opción

cambiar nombre desde la pestaña hoja de datos. Escribir el nombre nuevo y

presionar la tecla Intro.

2.2.1.1.4) Eliminar un campo

Si desea eliminar un campo ya existente, seleccionar la columna del campo a

eliminar, y seleccionar la opción de eliminar, ubicada desde la pestaña hoja de

datos. El programa enviara un mensaje de advertencia para confirmar la

eliminación del campo.


2.2.1.1.5) Ingreso de Registros

Si desea escribir datos (Registros) dentro de los campos ya existentes,

colóquese debajo del nombre del campo y escribir la información necesaria.

Tome en cuenta que los registros se escriben por filas y de manera ordenada.

Para moverse entre los diferentes registros de los campos utilice las fechas

direccionales, clic izquierdo del Mouse o la tecla del TAB, del teclado.

Si desea borrar un registro, colóquese

encima del dato y presionar la tecla de

SUPR (Suprimir), si desea deshacer el

cambio, inmediatamente utilice la tecla de

ESC (Escape), para volver al estado anterior.

2.2.1.1.6) Guardar una Tabla

Para guardar una tabla, utilizar la opción de guardar que aparece dentro de las

opciones rápidas o en la pestaña inicio. Escribir el nombre de la tabla nueva y

aceptar. El nombre de tabla se visualizara en el panel de exploración.


2.2.1.1.7) Cerrar una Tabla

Para cerrar una tabla, utilizar el botón de cerrar, localizado en la parte superior

derecha de la ventana.

2.2.1.2) Creación de Tablas desde la vista de diseño

Para crear una tabla desde la vista de diseño, realizar los siguientes pasos:

i. Defina la información que desea almacenar sobre dicha tabla;

clientes, facturas, cuentas etc. Como sus campos y registros a

almacenar.

ii. Haga clic derecho sobre el nombre de la

tabla (Se muestra al lado izquierdo en el

panel de exploración), en el menú

contextual, escoger la opción llamada

vista de diseño.

Nota: Una ventaja de la vista de diseño es que

permite una mayor y mejor precisión para definir los

campos.

Botón de Cerrar


Antes de mostrar la vista de diseño, el programa solicitará que guarde la tabla

con un nombre. Digite el nombre de la tabla, y presione guardar.

Nota: Tome en cuenta que para cambiar de vistas, ejemplo de la vista de hoja

de datos a la vista de diseño y viceversa, utilice las siguientes opciones:

Cada icono representa las diferentes vistas disponibles

Encima del nombre, dar clic

derecho y escoger la vista deseada

Con un clic izquierdo, se muestran las diferentes

vistas disponibles

Encima del nombre, dar clic derecho y

escoger la vista deseada


iii. Al entrar a la vista de diseño, en la misma solamente se observará los

nombres de los campos, el tipo de datos, descripción y las

propiedades del campo. (Los registros solamente se observan dentro

de la vista de hoja de datos)

Nombre del Campo: Representa el nombre que tendrá un

campo que almacenará datos escritos por el usuario

Descripción del campo: Representa un detalle que se le

agrega al campo, específica su función o su utilidad dentro

de la tabla.

Tipo de Datos: El tipo de dato define que tipos de valores

o datos son los que se escribieran dentro del campo.

Nombres de los CamposDescripción del Campo

Tipo de Datos

Propiedades del Campo

Panel de Exploración


Propiedades del Campo: Contiene cambios adicionales

que se le da a un campo en particular, entre los cambios se

encuentran su tamaño, formato, titulo, entre algunos, tome

en cuenta que las propiedades varían dependiendo del tipo

de dato escogido inicialmente.

A continuación se define el proceso de la creación de un campo en la vista de

diseño.

2.2.1.2.1) Definición de los Campos

Antes de escribir los campo de una tabla, define en papel ya que cada datos

deberá ser lo más productivo posible y generar la mayor y mejor información.

Una vez creada la tabla, por defecto aparece un

campo llamada Id, que el sistema lo genera

automáticamente, si este campo usted considera que

lo va a utilizar consérvelo, de lo contrario eliminarlo.

Para eliminarlo, marque el encabezado de fila, clic

derecho, y un clic a eliminar fila.

Para crear nuevos campos siga el siguiente proceso:

i. Digite el nombre del campo nuevo ejemplo (Identificación)

ii. Defina el tipo de datos

iii. Defina las propiedades

iv. Defina si el campo es llave principal

v. Guarde la tabla y ciérrela


A continuación se explica cada uno de los puntos anteriores:

2.2.1.2.2) Nombre del Campo

Cada fila representa el lugar para un nuevo campo, el nombre del campo

deberá ser una palabra que represente lo más cercano a los datos que

almacenará el campo. Ejemplo Cedula, Teléfono, Dirección.

Los nombres de los campos pueden ser escritos de cualquier manera, pero

para que funcionen lo mejor posible se da las siguientes recomendaciones:

Utilizar solamente letras en minúsculas.

Se puede combinar letras y números.

No utilizar tildes.

No dejar espacios en blanco, o unir las palabras con uso de

líneas. Ejemplo:

telefonocelular

tefefono-celular

telefono_celular


2.2.1.2.3) Tipos de Datos

Cada campo o dato puede tener su propio tipo de dato, y cada tipo de dato

tiene características o propiedades que lo representan.

El tipo de dato indica que valor puede almacenar ese campo entre los valores

más utilizados se encuentran:

Texto: Almacena valores alfanuméricos y

símbolos inferiores a 255 caracteres.

Ejemplo: nombre, apellido, provincia, cantón,

etc.

Memo: Almacena textos largos, valores

hasta 64000 bytes. Ejemplo: comentarios,

observaciones, etc.

Numero: Valores numéricos únicamente.

Ejemplo: edad, nota de estudio, etc.

Fecha/Hora: Valores relacionados con fecha

y horas o ambos. Ejemplo: hora de entrada al trabajo, fecha u

hora de compras, fecha de nacimiento, etc.

Moneda: Valores numéricos contables ósea con símbolo de

moneda. Ejemplo: precio, salario, etc.

Auto numérico: El valor auto numérico es un número

irrepetible (sin duplicados) que genera el sistema

automáticamente, no es necesario completar este campo a la

hora de ingresar los datos. Ejemplo: se utiliza para representar

números de facturas, números de transacciones, números de

registros o cualquier otro dato que sea auto consecutivo.

Sí/No: Valor booleano (solo tiene dos posibles respuestas), si ó

no, falso ó verdadero, Activo ó desactivo etc. Ejemplo:

Morosidad, determina si o no la persona tiene morosidad con

un banco, etc.


Objeto OLE: Se utiliza para insertar objetos como archivos de

texto, hojas de cálculo, imágenes, audio, videos etc. Ejemplo

agregar a la base de datos la fotografía de un empleado, etc.

Hipervínculos: Guarde enlaces o vínculos a objetos, páginas

de Internet o programas.

Asistente para búsquedas: Permite elegir un valor de una lista

indica por el usuario, o de otra tabla: al hacer clic sobre esta

opción aparece el asistente, que guía al usuario para

especificar los parámetros necesarios. El usuario final escoge

un valor para este campo mediante un cuadro combinado o un

cuadro de lista.

2.2.1.2.4) Propiedades de un Campo

Cada campo ó dato tiene ciertas propiedades, a continuación se definen las

más comunes:

2.2.1.2.4.1) Tamaño del Campo

Se utiliza para los tipos de datos texto o memo principalmente, y indica la

cantidad de caracteres (símbolos, letras ó números) que tendrá el campo. Así

por ejemplo si el campo es de 15, significa que solo podre almacenar 15

caracteres cualquiera que estos sean; los espacios en blanco cuentan como

carácter también.

2.2.1.2.4.2) Formato

En un campo tipo texto, memo o hipervínculo, puede diseñar la presentación

del dato. Si se escribe los símbolos de > (mayor que) o < (menor que),

representa que el contenido escrito va a aparecer totalmente en mayúscula (>)

o minúscula (<). También en el formato se puede utilizar para que el contenido

aparezca en un solo color por defecto, para ello, hay que escribir un color

dentro de los paréntesis cuadrados, ejemplo [Rojo].


Esto significa que los valores contenidos en este campo saldrán de color rojo.

Algunos de los colores que se pueden utilizar son: rojo, verde, azul, negro,

blanco, aguamarina, amarillo.

Nota: Tome en cuente que para utilizar un color, sin excepción tiene

que utilizar los símbolos de > o <, junto al color. Ejemplo: < [Verde].

Nota: Si lo escrito en la propiedad de formato aparece entre comillas,

significa que lo escrito posee un error. Ejemplo <"[turquesa]", el error

anterior significa que el color utilizado no existe.

Si el tipo de dato es número, moneda, fecha/ hora, si/no, el formato cambia, en

estos casos da la opción de escoger algún tipo de formato según su tipo, a

continuación se señala algunos de ellos.

Fechas / Hora

SI / NO


Moneda

Auto numérico

Número:


A continuación se describe algunos de los contenidos anteriormente

mencionados:

Formato para un campo numérico:

Byte Valores entre 0 y 255 (sin fracciones)

Entero Permite valores entre -32768 y 32767 (sin fracciones)

Entero Largo Valores entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (sin

fracciones)

Simple Valores negativos entre -3.402823E38 y -1.401298E-

45 y para valores positivos .14012

Doble Valores comprendidos entre -1,79769313486231E308

y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y

entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-

324 para valores positivos.

Id. de réplica Se utiliza para claves auto numéricas en bases

réplicas.

Decimal Decimal para almacenar valores comprendidos entre -

10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de

datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si

estamos en una base de datos .mdb o accdb).

Formato para un campo Si/NO

Verdadero /

falso

En la vista de hoja de datos la misma se visualiza en

forma de una caja de check, la cuál si se marca la

caja significa Verdadero, y si la caja queda en blanco

significa Falso.

Sí / No La representación gráfica es igual con el uso de cajas

de check, con la diferencia que cuando se utilice este

campo en una consulta o filtro por se debe de señalar

con la palabras sí o no. Nota: Tome en cuenta que el

sí utilizado se encuentra tildado.


Activado /

desactivado

La representación gráfica es igual con el uso de cajas

de check, con la diferencia que cuando se utilice este

campo en una consulta o filtro se debe de señalar con

la palabra activado o desactivada.

Formato para un campo moneda

Número

general

Presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda Presenta los valores introducidos con el separador de

millares y el símbolo monetario asignado en Windows

como puede ser €.

Euro Utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo Presenta los valores sin separador de millares.

Estándar Presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje Multiplica el valor por 100 y añade el signo de

porcentaje (%)

Científico Presenta el número con notación científica.

Formatos para un campo fecha y hora

Fecha general Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna

hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra

ninguna fecha. Este valor es una combinación de los

valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93,

05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga Se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes

completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana Presenta el mes con los tres primeros caracteres.

Ejemplo: 21-Ago-2000

Fecha corta Presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y


año. Ejemplo: 01/08/00.

El formato fecha corta asume que las fechas

comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas

comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las

fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99

pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

Hora larga Presenta la hora con el formato normal. Ejemplo:

17:35:20

Hora mediana Presenta la hora con formato p.m. o a.m. Ejemplo:

5:35 p.m.

Hora corta Presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35

Nota: El formato se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el

tipo de dato Objeto OLE.

2.2.1.2.4.3) Máscara de entrada

Tiene como fin la validación de los datos de entrada. Se utiliza la máscara de

entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los

usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada

para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe

introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el

establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón

que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada

dicha propiedad.


Al crear una máscara de entrada, puede utilizar caracteres especiales para

hacer que la introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de

área de un número de teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean

opcionales (como la extensión de teléfono). Estos caracteres especifican el tipo

de datos, como el número o el carácter que debe introducir para cada carácter

de la máscara de entrada.

Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientes caracteres

Carácter Definición

0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-]

no permitidos).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y

menos no permitidos).

#

Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se

muestran en blanco en la vista hoja de datos, pero se

eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos

permitidos).

L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letras o dígitos. Entrada obligatoria.

A Letras o dígitos. Entrada opcional.

& Cualquier carácter o un espacio. Entrada obligatoria.

C Cualquier carácter o un espacio. Entrada opcional.

< Convierte los caracteres a minúscula.

> Convierte los caracteres a mayúscula.

!Muestra la máscara de derecha a izquierda y los caracteres

se rellenan de izquierda a derecha.


\Provoca que el carácter siguiente se muestre como un

carácter literal (por ejemplo, \B se muestre sólo B).

. , : ; - /

Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora

y fecha (el carácter depende del valor del cuadro de diálogo

Propiedades de Configuración regional en el Panel de

Control de Windows.

*Crea una máscara para cajas de textos que solicitan claves

Contraseñas o Password.

2.2.1.2.4.4) Título

Es la etiqueta que me aparece cuando se utiliza un formulario para referenciar

al campo. Tiene como finalidad brindar información de los campos al usuario en

las distintas vistas.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento

como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac observara

Fecha de nacimiento.

2.2.1.2.4.5) Valor predeterminado

Es aquel valor que se genera automáticamente cada vez que cree un nuevo

registro. Este valor se almacenará automáticamente en el campo si no

introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un

determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza

esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se

introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la

tabla.


Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría

de clientes son de la provincia San José, se puede introducir ese valor en la

propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de

introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor San José

y no se tendrá que teclear.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto

OLE y el Autonumérico.

2.2.1.2.4.6) Regla de Validación

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que

se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido

en el campo para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y

2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para limitar los

valores que se van a introducir se utilizan parámetros como: >, <, <>, =, >=, <=.

Para crear reglas de validación se puede utilizar el generador de expresiones,

este se ubica cuando accederemos al hacer clic sobre el botón que

aparece a la derecha de la propiedad. Esta opción ayuda a escribir cualquier

expresión en Access, por ejemplo las expresiones de validación para campos.


Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje

natural. La única clave que debe tomar en cuenta son las funciones

predefinidas de Access.

Utilizando el generador

Todo lo que escriba será comparado contra el valor sobre el que se ejecute la

validación. Así que, normalmente, todas empezarán por uno de los símbolos

incluidos en la botonera de comparación.

Los cuadros más abajo y permiten buscar el tipo de operador queremos

utilizar. El navegar por estos menús es muy sencillo. De izquierda a derecha

seleccionando la categoría del elemento que quiere introducir y finalmente el

elemento seleccionado pulsa el botón Pegar (o doble clic sobre él) y el

elemento se pegará en el campo de texto de la Expresión.

Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el

operador + para la suma de valores.

Funciones del generador

Si desplegamos la carpeta Funciones nos encontraremos con otra que también

deberemos desplegar: Funciones incorporadas. Estas funciones son un

conjunto recogido por Access que te ayudará a incluir en tus validaciones

funcionalidades varias entre Conversión de valores, Fecha y Hora, Generales,

Matemáticas y tratamiento de Texto.

Igual que antes debe buscar la categoría que encaje con lo que está buscando

y finalmente, cuando encuentres la función, incluirla en la Expresión.


En el ejemplo que puede ver en la imagen ha realizado una validación sobre un

campo de Fecha, y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que

la fecha actual (que sería lo que nos devolverá la función Fecha()).

Cuando se tenga la expresión completa sólo deberá pulsar el botón Aceptar y

ésta se añadirá como expresión de validación a nuestro campo. Algunas

funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre

paréntesis después del nombre de la función, para saber si la función requiere

argumentos, en la parte inferior del cuadro de diálogo Generador de

expresiones, aparece el formato de la función, en nuestro caso, como la función

que hemos elegido no requiere argumentos vemos: Fecha()

Si hubiese elegido en la categoría Matemáticas, la función Redondear, nos

aparecería abajo Redondear(Número;Precisión), indicándonos que entre

paréntesis debemos escribir el Número que queremos redondear (o el nombre

del campo que contiene ese valor) y separados por un punto y coma la

Precisión (es decir el número de decimales que queremos conservar).


2.2.1.2.4.7) Texto de Validación

Mensaje que se genera al incumplir la regla de validación. Este mensaje se

mostrará al usuario. La longitud máxima para un mensaje es de 255 caracteres.

Si por alguna razón está propiedad no se utiliza, el Access enviará un mensaje

automático del programa al incumplir alguna regla de validación.

2.2.1.2.4.8) Requerido

Existen solamente dos valores posibles para esta propiedad: Si y No. El

primero indica que el valor campo no podrá ser nunca nulo, mientras que el

segundo si lo permite. En caso de que permita valores nulos, es conveniente

verificar que la propiedad Regla de validación esté redactada de la siguiente

manera: “ES NULO”. La propiedad Requerido no es accesible para los tipos de

datos autonuméricos.

2.2.1.2.4.9) Permitir Longitud Cero

Al igual que la anterior permite dos valores Si y No. El primero permite

almacenar cadenas de longitud cero (“ “), y el segundo obliga al campo a tener

siempre un valor. Si esta propiedad se establece así, una entrada de longitud

cero se convertirá en una entrada inválida; independientemente del valor de

propiedad requerida. En el caso contrario cuando la propiedad requerida es Si

y el valor de la propiedad permite longitud cero es No, entonces simple debe

existir un valor en el campo.


2.2.1.2.4.10) Indexado

Esta propiedad establece un índice para un solo campo.

Valores de la propiedad Significado

No Sin índice. Este es el valor por defecto de

la propiedad.

Si(con duplicados) Permite valores duplicados en el campo.

Si(sin duplicados) No permite valores duplicados

2.2.1.2.4.11) Compresión Unicode

En el esquema de codificación de caracteres Unicote, se utiliza dos caracteres

en ves de uno para representar la información. Access utiliza este esquema en

los campos texto, memo o hipervínculos.

Nota: Cuando termina de definir los campos, tipos de datos y sus

propiedades, recuerde guardar los cambios a la tabla. Si es necesario

declare una clave principal. Además si desea ingresar nuevos

registros, recuerde pasarse a la vista de hoja de datos para la

digitación de datos.

2.2.1.2.5) Búsqueda a Trasvés de campos

La búsqueda se encuentra dentro del panel de propiedades. La búsqueda a

través de campos nos permite definir o extraer valores que deseamos sean

ingresados en nuestra tablas, realmente lo que se pretende es que los datos

ingresados sean los más confiables posibles, datos reales, ciertos o existentes.


Este procedimiento tiene dos connotaciones, la primera que los datos

ingresados existan en otra tabla, o que los datos a ingresar estén previamente

establecidos por el usuario. Así por ejemplo.

La Tabla Estudiantes:

Identificación (Clave Principal)

Nombre completo

Género

Para dicha tabla el género está

establecido por un campo texto de un

carácter, con una regla de validación

=F o =M, pero aún así queremos que

la persona simplemente seleccione el

valor; entonces definimos un campo

de búsqueda en las propiedades del

campo y establecemos nuestro

parámetros de búsqueda mediante

una lista.

Ejemplo de búsqueda a través de una lista de valores:

i. Ubíquese sobre el campo genero en vista de diseño

ii. En las propiedades del campo, haga clic en búsqueda

iii. Mostrar control, seleccionamos Cuadro de lista

iv. Tipo de Origen de la Fila, le indicamos que desde una lista de valores

v. Origen de la Fila; digitamos los valores que deseamos permitir

separándolos con punto y como (;) ejemplo M;F

vi. Guardar los cambios y cerrar la Tabla


Ejemplo de búsqueda a través de tablas:

i. Ubíquese sobre el campo genero en vista de diseño

ii. En las propiedades del campo, haga clic en búsqueda

iii. Mostrar control, seleccionamos Cuadro combinado

iv. Tipo de Origen de la Fila, Seleccione Tabla / Consulta

v. Origen de la Fila; seleccione la tabla donde están los datos que

quiere buscar.

vi. Columna dependiente: La columna donde está el dato que desea

relacionar

vii. Numero de columnas; cuantas columnas desea mostrar en su

búsqueda

viii. Encabezado de columna; muestra los encabezados de la tabla donde

se está buscando los datos.

ix. Guardar los cambios y cerrar la Tabla

2.2.2) Cambiar nombre a una Tabla

Para cambiar el nombre a una tabla, siga los siguientes pasos:

i. Cierre la tabla que se desea modificar el nombre.

ii. Dentro del panel de exploración, seleccione la tabla y con un clic

derecho escoger la opción de cambiar nombre.

iii. Escribir el nuevo nombre y presionar Intro.


2.2.3) Eliminación de Tablas

Para eliminar una tabla ya existente siga los siguientes pasos:

i. Cierre cualquier tabla abierta, principalmente la que se desea borrar.

ii. Dentro del panel de exploración, seleccione la tabla y con un clic

derecho escoger la opción de eliminar.

iii. Al mensaje de confirmación dar aceptar.

2.3) Clave Principal

Una vez definidos los campos y sus propiedades es muy

importante definir la llave principal de la Tabla.

Una clave principal es un campo como cualquier otro de la tabla,

con la diferencia que se utiliza para identificar un registro único, algunas veces

debe recurrirse a la concatenación es decir marcar dos o más campos como

claves principales. Las claves principales realizan la función de:

Evitar que existan dos registros que puedan tener el mismo

valor en el campo o campos que forman la clave principal.

Relacionar distintas tablas.

Mantener los registros ordenados por la clave seleccionada al

crear automáticamente el índice correspondiente.

En general, agiliza el procesamiento de datos.


Este campo se puede activar seleccionando el campo de tabla y

presionando el botón clave principal ubicado en la pestaña diseño.

El mejor ejemplo de una clave principal ó clave principal es él ID-(identificación)

de una persona o número personal de identificación (Cédula, Pasaporte,

número de seguro)

Otro ejemplo puede ser, un número de factura, un número de recibo, una

transacción bancaria, número de seguro social, un ping de una tarjeta, un

número de cuenta, entre algunos.

2.4) Relaciones

En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente

un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos,

estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona

un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.

Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados puede relacionarse

con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser id.

de empleado.


2.4.1) Creación de Relaciones

Para crear una relación entre tablas realice el siguiente procedimiento.

i. Cerrar todas las tablas

ii. Desde la pestaña Herramientas de base datos, buscar la opción de

Relaciones y dar un clic encima.

iii. Agregue las tablas que desea relacionar, cierre el cuadro de tablas

Nota: Tenga cuidado en no

agregar más de una copia de

cada tabla.


iv. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo

relacionado de la otra tabla. Si desea arrastrar en una sola operación

varios campos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras pulsa en

cada uno de los campos para seleccionarlos antes de efectuar el

arrastre.

A la hora de asociar campos, tenga esto en cuenta:

En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de

clave principal (mostrado en texto en negrita) de una

tabla a un campo similar (normalmente con el mismo

nombre) denominado la clave externa de la otra

tabla.

Los campos relacionados no tienen que tener los

mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de

datos (con dos excepciones, como se explica en el

punto cuatro) y deben contener el mismo tipo de

información.

Cuando los campos coincidentes son campos

Numéricos, deben tener el mismo valor de la

propiedad Tamaño del campo.

Arrastre el campo de la tabla 1 (estudiante) al campo que quiere relacionar en la tabla2 (Notas)


Las dos excepciones a los tipos de datos

coincidentes son que se pude hacer coincidir un

campo Autonumérico con un campo Numérico si

ambos campos tienen la propiedad Tamaños de

campo establecida en id. de réplica.

v. Al unir los campos, automáticamente se mostrará la siguiente pantalla

de relaciones:

vi. Escoger si desea aplicar una integridad referencial y clic en el botón

de aceptar.

vii. Tome en cuenta que si el programa manda un mensaje de error es

porque está ocurriendo algún fallo, como ejemplo que las tablas estén

abiertas, o que la información dentro de la tabla no coincide o está

mal escrita.

Indicador de Tipo de Relación


2.4.2) Tipos de Relaciones

Dependiendo de la relación, está puede estar en el siguiente tipo, el cual se

muestra a continuación:

Relación de uno a varios: Es la más común de las relaciones.

Una de las tablas se llama mandataria o principal (tabla A), y

cada uno de sus registros puede tener relacionados más de un

registro de la otra tabla (tabla B), pero no a la inversa.

Relación de varios a varios: Un registro de la tabla B puede

tener muchos registros relacionados de otra tabla A, y

viceversa. Este tipo de relación requiere la definición de una

tabla C, cuya clave principal está compuesta por las claves de

las tablas A y B.

Finalmente, una relación de este tipo se descompone en dos

relaciones de uno a varios entre las tablas A y B, con una

tercera tabla C.

Relación uno a uno: Cada registro de la tabla A está

relacionado con un único registro de la tabla B, y viceversa.

Este tipo d relación no es común, debido a que la mayoría de la

información relacionada de esta forma podría estar en una sola

tabla. Este tipo de relación se emplea para dividir una tabla con

muchos campos, o para aislar parte de una tabla por razones

de seguridad o comodidad.


2.4.3) Integridad Referencial

La integridad referencial son reglas que se establecen para asegurarse de que

los datos se mantendrán correctamente relacionados una vez creada la

relación. De modo general, estas reglas pueden resumirse en:

No deben existir registros de una tabla que no estén enlazados

a la tabla principal.

No borrar o modificar un registro de la tabla principal si tiene

registros relacionados en otra tabla.

No modificar el campo de la tabla relacionada sin hacerlo en la

principal.

Para hacer que estas reglas se cumplan, es necesario que el campo en el cual

se basa la relación sea da principal o índice único en alguna de las tablas de la

relación, y que ambos campos sean del mismo tipo datos (cuando la clave

principal sea autonumérico, el campo relacionado debe ser numérico, y

coincidir ambos en la propiedad tamaño del campo). Hay dos opciones en la

integridad referencial:

Actualizar en cascada a los campos relacionados: Realiza

actualizaciones automáticas en el campo relacionado de las

tablas.

Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se

elimina el registro de la tabla principal, se eliminan

automáticamente los registros relacionados.


2.4.4) Eliminación de una Relación

Para eliminar una relación realice los siguientes pasos:

i. Marca la relación creada (Línea negra que une las tablas)

ii. Presione la tecla suprimir.

iii. Al mensaje de confirmación, elija aceptar.

iv. Guardar los cambios.

2.5) Uso de Filtros

Los filtros son una herramienta que se utiliza para poder visualizar una

información más detallada de toda la información que existe en una tabla.

Ejemplo: una lista de empleados visualizar los empleados que habitan

solamente en la provincia de San José, o visualizar los empleados que tienen

un salario mayor a 500 mil, o visualizar las personas que tiene menos de 30

años, entre algunos ejemplos.


2.5.1) Creación de Filtros

Principalmente existe tres formas diferentes de realizar filtros: filtro por

selección, filtro por formulario y filtro avanzado. A continuación se describa

cada uno de ellos.

2.5.1.1) Filtros por Selección

Es el filtro más rápido y sencillo de realizar, permite realizar el filtro basándose

en los datos ya escritos en una tabla. La misma puede visualizar los datos

dependiendo del tipo de dato que posea el campo.

Para realizar un filtro por selección siga las siguientes instrucciones:

i. Abrir la tabla donde se desea realizar un filtro, para ello utilice el

panel de exploración.

ii. Utilice la pestaña inicio para encontrar las opciones de la elaboración

de un filtro.


iii. Utilizando la tabla abierta, utilizar las flechas negras que se ubican

dentro del encabezado (títulos de los campos), y dando un clic se

muestra las opciones para realizar un filtro.

iv. Las cajas de check permite seleccionar cuales son los datos que por

medio se desea filtrar. Ejemplo valores iguales a 2500, o valores

iguales a maletín y piñata. Solamente las cajas chequeadas son los

datos que se visualizarán.

v. Entrando desde el encabezado y con el uso de la flecha negra,

buscar la opción de filtros de números o filtros de texto, dependiendo

del tipo de campo que pertenezca el campo a filtrar.


vi. En el caso de un campo tipo texto permite mostrar datos que sean

iguales a un valor, Ejemplo: igual a maletín, en tal caso muestre los

datos que su artículo se llame maletín, y el resto se oculta. También

puede utilizar criterios como no es igual, comienza, contiene, termina,

no termina, entre algunos.

vii. En el caso de un campo tipo numérico, fecha o hora, se utiliza

condiciones como mayor que, menor que, igual a, no es igual a, o

entre. En este último caso el entre permite filtrar la información que se

encuentren entre dos valores digitados por el usuario.

viii.

Otra manera de realizar los filtros es seleccionando alguna columna o

colocándose dentro de algún valor a filtrar.

ix. Entrar a la pestaña inicio y dar un clic en la opción de filtro de

selección.


x. Contiene los criterios los cuales se utilizan en un filtro de selección,

una diferencia es que desde la pestaña inicio, se muestra el filtro

basándose directamente en el dato seleccionado inicialmente.

xi. Al dar clic en el criterio a filtrar, automáticamente se muestra el filtro

realizado dentro de la tabla.

xii. Para eliminar un filtro utilizar la opción de borrar todos los filtros,

ubicado en la pestaña inicio, y la categoría de filtros y la opción de

Avanzado.


xiii. Otra manera de eliminar filtros es utilizando la opción de alternar filtro,

ubicado en la pestaña inicio, categoría de filtros, y la opción de

alternar filtro. Tome en cuenta que la opción no desactiva totalmente

como la opción de borrar todos los filtros, sino que solamente alterna

la información entre la información general de la tabla y el último filtro

utilizado y viceversa.

xiv. Si desea ordenar la información filtrada, utilizar las opciones de

ordenamiento ascendente y descendente, que se ubican dentro de la

pestaña inicio y en la categoría de ordenar y filtrar. Tome en cuenta

que la opción de ordenamiento también puede utilizarla sin

utilizar filtros.

Borrar ordenamientos utilizados

Ordenar Descendentemente

Ordenar Ascendentemente


2.5.1.2) Filtros por Formulario

En este tipo de filtro ayuda ha realizar criterios más personalizados a cada

campo que se requiera crear un filtro.

Para realizar un filtro por formulario siga las siguientes instrucciones:



ii. Utilice la pestaña inicio, seleccionar la

categoría de filtros y dentro la opción de

Avanzado y Filtro por formulario

iii. Dentro de la tabla abierta los datos de la

misma se ocultan y solamente dejará el

encabezado y una fila para

personalizado el filtro, en base a

criterios.


iv. Para realiza un filtro basándose en un criterio que sea igual a algún

valor, de un clic en la flecha del campo que desea realizar el filtro y

escoja una opción. Ejemplo buscar valores iguales a cuaderno.

v. Si desea realizar un filtro más personalizado, escriba el criterio del

campo que desea filtrar. Ejemplo buscar precio mayores a 5000

(>5000), también artículos que inicien con la letra M, (M*).

vi.

Para ejecutar el filtro, seleccionar la opción de Alternar filtro, ubicado en la

pestaña inicio y en la categoría de filtros.

vii. Puede guardar el filtro realizado, para hacerlo realizar los siguientes

pasos:

Visualizar el filtro en modo de vista de filtro de

formulario.

Utilizar la opción guardar ubicado en la barra rápida.

Colocar un nombre y elija aceptar.

Tome en cuenta que todo filtro guardado, se guarda

como una consulta.

Nota: Para saber un poco más del uso de criterios, visualizar en este manual el

apartado de consultas de selección y el uso de criterios.


2.5.1.3) Filtros Avanzado

En este tipo de filtro ayuda ha realizar criterios más avanzados y

personalizados a cada campo que se requiera crear un filtro. Puede utilizar uno

o varios campos y cada uno agregarle un criterio que ayude a filtrar la

información de una tabla. Para realizar un filtro avanzado siga las siguientes

instrucciones:



ii. Utilice la pestaña inicio, seleccionar la

categoría de filtros y dentro la opción de

Avanzado y Filtro avanzado.

iii. Se muestra una nueva ventana, la cual

permite agregar los campos que se

desean realizar un filtro. Para agregar

campos a la zona de consulta, encima

del nombre dar un doble clic.

Zona de consulta


iv. Utilizar en la zona de consulta la opción de orden, si desea ordenar el

resultado del filtro, por medio de un ordenamiento ascendente o

descendentemente.

v. Utilizar en la zona de consulta la opción de criterios, si desea agregar

algún tipo de criterio que ayuda a filtrar la información por medio de

los campos agregados. Tome en cuenta que el criterio a utilizar

puede ser amplio y personalizado. Ejemplo:

Precios mayores a 5000 (>5000)

Artículos iguales a maletín (=maletín)

Fechas menores a junio (<01/06/2009)

vi. Para ejecutar el filtro, seleccionar la opción de Alternar filtro, ubicado

en la pestaña inicio y en la categoría de filtros.

vii. Puede guardar el filtro realizado, para hacerlo realizar los siguientes

pasos:

Visualizar el filtro en modo de filtro avanzado.

Utilizar la opción guardar ubicado en la barra rápida.

Colocar un nombre y elija aceptar.

Tome en cuenta que todo filtro guardado, se guarda

como una consulta.

Nota: Para saber un poco más del uso de criterios, visualizar en este manual el

apartado de consultas de selección y el uso de criterios.


2.6) Uso de Consultas

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos

almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para

seleccionar, actualizar, borrar datos, entre algunos. Pero en principio se utilizan

para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Para que la información extraída sea más precisa y exacta se utiliza los

criterios. Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los

datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.

Las consultas se pueden crear por medio del asistente o por medio de la vista

de diseño, esté último permite una mayor precisión de los datos y

modificaciones que se realicen a la consulta.

2.6.1) Creación de Consultas con Asistente

Utilice esta consulta cuando desee consultar toda la información de una tabla

específica. Para iniciar el proceso realice los siguientes pasos:

i. Entrar a la pestaña crear.

ii. Seleccione la opción de Asistente para consulta,

iii. En la primera ventana del asistente, seleccione la

consulta sencilla.


iv. Una consulta tiene que mostrar una serie de campos que

normalmente el usuario desea visualizar. Para ello, se puede buscar

los campos de una tabla o de una consulta.

v. Seleccione los campos a agregar y utilizar las flechas ( > ) para

insertar los campos deseados. Se puede seleccionar campos de una

o de varias tablas. Solamente los campos agregados en el panel de

la derecha son los que se mostrarán en la consulta.


vi. En la tercera pantalla, se escoger los detalles o resumen que se

desea ver en la consulta.

Si se escoge la opción de resumen, hay que tomar en cuenta

que los campos utilizados para está opción son campos tipo

numérico o de moneda. De los campos a resumir se puede

obtener una sumatoria, promedio, número máximo o mínimo.

vii. En la cuarta pantalla, se escoge algún tipo de agrupamiento que se

desee dar en el momento de mostrar la información de la consulta.


.

viii. En la última ventana se agrega un nombre a la consulta. Escoger si

se desea abrir o modificar la consulta en vista de diseño

ix. Un clic en

finalizar.

Nota: Dependiendo del tipo

de consulta que se desee,

algunas de las pantallas que se muestran dentro del asistente, no son

obligatorias utilizarlas, principalmente las pantallas tercera y cuarta, donde se

escoge el detalle o resumen y el agrupamientos de los datos. Si desea

modificar una consulta creada con el asistente, dentro del panel de exploración,

seleccionar la consulta y con el clic derecho seleccionar la opción vista de

diseño.

2.6.2) Creación de Consultas desde la vista de diseño

Utilice esta consulta cuando desee consultar toda o parte de la información de

una o varias tablas. Esta consulta ayuda grandemente al diseño de su propia

selección y extracción de datos. Para ello puede utilizar criterios para mostrar

una información más exacta.

Existen diferentes tipos de consulta las cuales son de selección, creación de

tabla, anexar, eliminación, actualización, referencia cruzada, totales o de

parámetro.


2.6.2.1) Consulta de Selección

La consulta de selección se utiliza para mostrar información directa de una

tabla, escogiendo específicamente cuales son los campos que se desea

mostrar. Para realizar la consulta se puede utilizar criterios los cuales ayudan a

definir la información a visualizar. Está es la consulta más utilizada y es la que

Access utiliza por defecto cuando se crea una nueva consulta en vista de

diseño.

Para iniciar el proceso realice los siguientes pasos:

i. Entrar a la pestaña crear

ii. Seleccione la opción de Diseño de

consulta.

iii. Agregar las tablas que se desea utilizar.

Si por alguna razón no sabe donde se

encuentran los campos a utilizar, agregue todas las tablas, y al final

eliminar las tablas que no utilice.

Tome en cuenta que para utilizar consultas basado en campos de

diferentes tablas tiene que tener relaciones ya creadas; de lo

contrario la información que muestre la consulta no será la más

confiable.


iv. Agregar los campos que se desean consulta, arrastrando desde la

tabla hacia la zona de consulta. Otra manera es dando un doble clic

encima del campo, el orden como se agreguen, es el orden como se

mostrará la información.

v. En la zona de consulta se puede visualizar:

o El nombre del campo

o El nombre de la tabla donde pertenece el campo.

o La opción de orden se utiliza para ordenar la consulta

por un campo específico, el ordenamiento se puede ser

por medio ascendente o descendente. El campo más a

la izquierda es el primer ordenamiento y

consecutivamente si se usa más ordenamientos.

o La opción de mostrar ayuda a visualizar el campo en el

momento de ejecutar la consulta. Si la caja de check

está activada, visualiza el campo y sus datos, de lo

contrario, el campo se oculta; pero el mismo se puede

utilizar con criterios, para filtrar la información.

o La opción de criterios ayuda a filtrar la información,

utilizando restricciones dependiendo del campo y su

tipo de dato.


vi. Para visualizar la consultar, dentro de la pestaña diseño dar un clic en

la opción de Ejecutar. Si desea volver a la vista de diseño, para

modificar la consulta, utilizar la opción ver y vista de diseño.

vii. Guarde la consulta utilizando la opción de guardar ubicado en la

barra de acceso rápido.

Los criterios son opciones que se utilizan dentro de una consulta para filtrar la

información y obtener una consulta especifica. Si se realiza una consulta sin

criterio, el resultado será la información completa que posea la tabla.

Algunos ejemplos de criterios son:

ii. Genero es un campo tipo texto y se desea buscar todos los

estudiantes que sean de género femenino; la condición seria

En el criterio del campo genero, =F


iii. Edad es un campo tipo número y se desea buscar todos las

personas cuya edad es mayor a 10 años.

iv. Fecha de nacimiento es un campo tipo fecha y se desea

buscar todos los estudiantes que hayan nacido después del

año 2002.

v. El campo identificación es un campo tipo autonumérico y se

desea buscar todos los estudiantes por Identificación,

solicitándole que digite el numero de ID. (Consulta con uso de

parámetros)

vi. El campo nombre es un campo tipo texto y se desea buscar

todos los estudiantes que tengan un nombre parecido a.


vii. El campo edad es un campo tipo numérico y se desea buscar

todos los estudiantes que tengan una edad menor a 15 años y

su género sea M (masculino)

Algunos valores relacionales para utilizar en los criterios de las consultas son:

( > ) Mayor que. Ejemplo >500, busca números mayores

a 50, o > 01/01/2007, busca fechas que sean

superiores al primero de enero del año 2007.

( < ) Menor que. Ejemplo <1500, busca números menores

a 1500.

( = ) Igual. Ejemplo =Cartago, busca provincia que sean

iguales a Cartago, o =8500, busca números que sean

iguales a 8500.

( >= ) Mayor Igual que. Ejemplo >=01/07/2008, busca

fechas que sean mayores iguales al primero de julio

del año 2008, o >=87, busca números que sean

mayores iguales a 87.

( <= ) Menor igual que. Ejemplo <= 6900, busca números

que sean menores iguales a 6900.

( <> ) Diferente. Ejemplo <> Torres, busca cualquier

apellido diferente a Torres, o <>90, busca números

que no sean iguales a 90.


(Entre) Rango de valores. Busca números o fechas que se

encuentren entre dos números o fechas. Ejemplo

Entre 80 y 90, busca números que sean mayor igual

a 80 y al mismo tiempo menor igual a 90. Otro

ejemplo Entre 01/01/2009 y 31/03/2009, busca

fechas que sean mayores iguales al primero de enero

del 2009 y al mismo tiempo menores iguales al 31 de

marzo del 2009.

(Como) Parecido a o igual a. Ejemplo como Juan, busca

personas que su nombre sea igual a Juan.

( [ ] ) Texto de mensaje. (Parámetros). Ver el tema

consulta por parámetros.

( Es Nulo ) Valores Nulos. Muestra el campo que no tenga

escrito ningún valor.

( No es nulo) Valores no nulos. Muestra el campo que tengan

escrito algún valor.

( ? ) Comodín ?. Representa un carácter cualquiera

(solamente una posición). Ejemplo:

?A* Buscar personas que su nombre en su

segunda letra es una A, la primera y después de la

tercera letra hasta el final, puede ser cualquier

carácter.

???A* Buscar personas que su nombre en su

cuarta letra es una A, Los primeros 3 caracteres

puede ser cualquier cosa, y desde de la A, puede

existir más caracteres.

*A? Buscar personas que su penúltima letra es una A.

El principio del nombre, como la última letra puede ser

cualquier carácter.


( * ) Comodín *. Representa cualquier carácter, aunque

también representa muchos espacios. Ejemplo:

*A Buscar personas que terminen con A, .el inicio

puede tener cualquier carácter.

A* Buscar personas que inicien con A, después

de la A, puede existir cualquier carácter.

*A* Buscar personas que contengan una A,

alrededor de la A, puede existir más caracteres.

*/*/2009 Buscar cualquier día, con cualquier mes

pero que sean del año 2009.

*/05/* Buscar cualquier día, con cualquier año pero

que sean del mes de mayo.

( Y ) Uso de la Y. Muestra resultados que puedan

combinar 2 valores diferentes pero al mismo tiempo.

Ejemplo >50 y <100, busca todos los números que

sean mayores a 50 y al mismo tiempo que sean

menores a 100.

( O ) Uso de la O. Muestra resultados que puedan tener 2

valores, pero no al mismo tiempo.

Ejemplo Cartago o Heredia, busca personas que

habiten en Cartago o en Heredia, en otras palabras

que estén en uno o en el otro lugar.


2.6.2.2) Consulta de Creación de Tabla

La consulta de creación de tabla se utiliza para crear una tabla, a partir de los

campos que se agreguen en una consulta, una principal característica que es

permite agregar criterios que ayuden a crear una tabla con información muy

específica. Una utilidad de esta consulta es la creación de tablas de respaldo.

Tome en cuenta que las tablas creadas son independientes ya que no poseen

ninguna relación con otra tabla, excepto que el usuario le cree una relación

después.



ii. Seleccione la opción de Diseño de consulta.

iii. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por

alguna razón no sabe donde se encuentran los campos a utilizar,

agregue todas las tablas, y al final eliminar las tablas que no utilice.

iv. Agregar los campos que desea que conformen la nueva tabla, el

orden como se agreguen, es el orden como registra en la nueva

tabla.

v. Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para

filtrar la información de la consulta.


vi. Seleccionar la consulta de crear tabla ubicado en la pestaña inicio

vii. El programa abrirá una nueva ventana, la cual pide ingresar el

nombre de cómo se llamará la nueva tabla a crear.

viii. Escribir el nombre de la tabla (Si la tabla ya existe, en el momento de

ejecutar la consulta el Access, borra y reemplaza la tabla por la

nueva)

ix. Ejecutar la consulta desde la opción de ejecutar ubicado en la

pestaña diseño.

x. Salvar la consulta desde la opción de guardar ubicado en la barra

rápida.

Nota: Tome en cuenta que la consulta solamente mostrará al ejecutar un

mensaje donde confirma la creación de la tabla y la cantidad de registros

guardados en la misma. Para revisar si el proceso se realizo correctamente,

buscar en el panel de exploración la tabla nueva.


2.6.2.3) Consulta de Anexar

La consulta de anexar, permite agregar nuevos registros a una tabla que ya

existe dentro de la base de datos. Los registros nuevos se agregan al final de la

tabla desde el último registro que posee.





alguna razón no sabe donde se encuentran los campos a utilizar,


Nota: Importante no agregar la tabla

donde se desea anexar la

información.

iv. Agregar los campos tal y como se encuentra conformada la tabla

donde se desea anexar la información. Tome en cuenta que si no se

agrega algún campo, el mismo se verá en blanco en el momento de

ejecutar la consulta.

v. Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para

filtrar la información de la consulta a anexar.


vi. Seleccionar la consulta de anexar ubicado en la pestaña inicio

vii. El programa abrirá una nueva ventana, la cual pide ingresar el

nombre de la tabla donde se desea anexar la información. (Tome en

cuenta que la tabla tiene que existir en la base de datos)

viii.

Ejecutar la consulta desde la opción de ejecutar ubicado en la pestaña

diseño.

ix. Salvar la consulta desde la opción de guardar ubicado en la barra

rápida.


mensaje donde confirma la anexión de los datos a la tabla y la cantidad de

registros guardados en la misma. Para revisar si el proceso se realizo

correctamente, buscar en el panel de exploración la tabla anexada.


2.6.2.4) Consulta de Eliminación

La consulta de eliminación permite borrar registros de alguna tabla que el

usuario pueda seleccionar. Utilizando criterios se borran los datos específicos

de la misma.




iii. Agregar las tablas que se desea

utilizar. Solamente agregar la

tabla donde se van a borrar los

registros, si se ocupa de alguna

otra tabla por razones de

relación o criterios se tiene que

agregar.

iv. Seleccionar la consulta de

eliminar ubicado en la pestaña

inicio.


v. La zona de consulta cambiará de opciones.

vi. En este tipo de consulta se debe de agregar a la zona de consulta

dos datos.

La tabla donde se desea eliminar: Para ello en el

nombre de la tabla, dar un doble clic al asterisco que

se encuentra debajo dentro de ella.

Y el campo o campos que se desean utilizar para

agregar criterios.

vii. Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para

filtrar la información, y especificar exactamente cuales son los datos

que se desean eliminar.

viii. Ejecutar la consulta desde la opción de ejecutar ubicado en la

pestaña diseño.


rápida.


mensaje donde confirma la eliminación de los datos y la cantidad de registros

eliminados en la misma. Para revisar si el proceso se realizo correctamente,

buscar en el panel de exploración la tabla donde elimino los datos.


2.6.2.5) Consulta de Actualización

La consulta de actualización permite cambiar los datos que se encuentran

dentro de algún campo que se ubique en una tabla de la base de datos. Para

los cambios, se puede utilizar textos, números, formulas, entre algunos.




iii. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si

por alguna razón no sabe donde se encuentran los campos a utilizar,

agregue todas las tablas, y al

final eliminar las tablas que no

utilice.

iv. Seleccionar la consulta de

actualizar ubicado en la pestaña

inicio.



vi.

En este tipo de consulta se debe de agregar a la zona de consulta dos

datos.

El campo o campos que se desean actualizar, para

ello en la fila de actualizar a, agregar el modo como

se desea modificar los datos. Ejemplo al campo

unidades, se desea aumentar en 100.

También se deben de agregar cualquier campo

adicional que se desea utilizar para agregar criterios

y así la consulta se realice más exacta.

vii. Ejecutar la consulta desde la opción de ejecutar ubicado en la

pestaña diseño.

viii. Salvar la consulta desde la opción de guardar ubicado en la barra

rápida.


mensaje donde confirma la actualización de los datos y la cantidad de registros

que fueron modificados. Para revisar si el proceso se realizo correctamente,

buscar en el panel de exploración la tabla donde se actualizo los datos.


2.6.2.6) Consulta de Referencia Cruzada

La consulta de referencia cruzada permite agregar datos con dos conjuntos de

valores, uno que se muestra en la parte inferior izquierda de la hoja de datos y

otro que se muestra en la parte superior.




iii. Agregar las tablas que se desea

utilizar. Si por alguna razón no

sabe donde se encuentran los

campos a utilizar, agregue todas

las tablas, y al final eliminar las

tablas que no utilice.

iv. Seleccionar la consulta de general

ubicado en la pestaña inicio.




solamente tres campos.

Valor: Se ubica en la fila de tabla referencia

cruzada, y identifica el campo que se desea valorar,

en otras palabras es la información que se mostrará

en la hoja de datos. Algo importante es que el

campo que se toma como valor, es el único campo

que se le puede elegir el tipo de forma como se

desea totalizar. Ejemplo suma, promedio, números

máximos, mínimos, contar, entre algunos. Para

totalizar, se escoge la opción a través de la fila de

Total.

Encabezado de fila: Se ubica en la fila de tabla

referencia cruzada, y identifica el campo que se

desea agrupar la información. En la fila de Total,

siempre se tiene que elegir la opción de Agrupar por.

Encabezado de columna: Se ubica en la fila de

tabla referencia cruzada, y identifica el campo que


se desea agrupar la información. En la fila de Total,

siempre se tiene que elegir la opción de Agrupar por.



que se desean observar.


pestaña diseño.


rápida.

2.6.2.7) Consulta de Totales

La consulta por totales, es una opción que se basa en una consulta de

selección y que permite agregar datos con dos conjunto de valores, uno que se

muestra como valor y otro que se muestra en la parte superior como

agrupación. Este tipo de consulta normalmente solo utiliza dos campos.




iii. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si

por alguna razón no sabe donde se encuentran los campos a utilizar,



iv. Seleccionar la consulta de general ubicado en la pestaña inicio.



solamente dos campos.

Campo a Totalizar: Se ubica en la fila de total y

identifica el campo que se desea totalizar, en otras

palabras es la información que se desea totalizar.

Ejemplo suma, promedio, números máximos,

mínimos, contar, entre algunos.

Campo a Agrupar por: Se ubica en la fila de total, y

identifica el campo que se desea agrupar la

información.

Ejemplo: Totalizar para todos los vendedores, la cuenta de sus artículos.

Totalizar para todas provincias, la suma de sus votantes.






pestaña diseño.


rápida.

2.6.2.8) Consulta con uso de Parámetros

La consulta con uso de parámetros, no es exactamente un tipo de consulta,

sino una opción para utilizarse dentro de la sección de criterios, por ente se

puede utilizar en cualquier consulta de las antes ya mencionadas. Su principal

característica es que no se declara un dato específico en el criterio. Ejemplo

buscar provincias San José o Cartago o números mayores a 50 (> 50).

Sino que con el uso de parámetros deja el criterio abierto, esto significa que en

el momento de ejecutar la consulta el usuario puede especificar cual dato es el

que desea buscar. Ejemplo buscar los datos que coincidan con una provincia,

¿cuál?, exactamente la que el usuario escriba.





alguna razón no sabe donde se

encuentran los campos a utilizar,

agregue todas las tablas, y al final

eliminar las tablas que no utilice.


iv. Agregar los campos que se desean utilizar en la consulta.

v. Seleccionar el tipo de consulta que se desea utilizar. Ejemplo una

consulta de selección.

vi. Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para



vii. Si dentro de los criterios va a utilizar parámetros siga los siguientes

pasos.

Ubíquese en el campo que desea agregar un

parámetro.

Dentro del criterio utilizar paréntesis cuadrados [ ],

dentro de la misma escriba una frase que guía al

usuario para saber que es lo que se debe de digitar.

Tome en cuenta que la información que se escriba

dentro del paréntesis, no puede ser igual al nombre

de algún campo que se haya declarado en alguna

tabla de la base de datos.

Ejemplo: [Escriba un Producto:]



pestaña diseño. En el momento de ejecutar el Access mostrará una

pantalla donde pedirá el valor por el cual se desea filtrar la consulta.

Tome en cuenta que la frase que muestra el cuadro, es la misma que

se digito en los paréntesis cuadrados en la sección de criterios.


rápida.

Ejemplos de Parámetros:

[Escriba el nombre de un Empleado] Busca la persona que posea el nombre

igual al que se escribió.

[Escriba el número de cédula] Busca la persona que tenga la cédula

igual a la que se escribió.

[Escriba la edad de la persona] Busca las personas que tenga una edad

igual al escrito.

> [Escriba un número] Busca números mayores que, al

digitado.


> [Escriba el primer número] y < [Escriba el segundo número] Busca

números que se encuentren entre dos

rangos, buscar números que sean

mayores al primero escrito y al mismo

tiempo menores al segundo número

escrito por el usuario.

<= [Escriba una fecha de nacimiento] Busca personas que su fecha de

nacimiento es menor o igual al que el

usuario escribió.

2.6.2.9) Consulta de Campo Calculado

La consulta por campo calculado, es una opción que se basa en una consulta

de selección y que permite observar en la vista de hoja de datos, cuando se

ejecuta la consulta, un cálculo matemático que se puede basar a partir de

campos que existan en una tabla. Ejemplo: La tabla ventas posee los campos

cantidad y precio, no así un campo que se llame total. Por medio de una

consulta de campo calculado se puede desplegar en pantalla, una columna

llamada total y en ella almacenar el resultado de la multiplicación del precio por

la cantidad. Tome en cuenta que el total no existe, solamente se muestre

temporalmente mientras la consulta se ejecute.





iii. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razón no sabe

donde se encuentran los campos a utilizar,

agregue todas las tablas, y al final eliminar

las tablas que no utilice.

iv. Seleccionar los campos que se desean ver

en la consulta.

v. Para agregar un campo calculado siga el

siguiente proceso:

Ubíquese en una nueva columna y inicie a escribir

en la primera fila llamado campo.

Escriba un nombre para el título de la columna

seguido de dos puntos: Ejemplo: Total:

Colocar la fórmula matemática que se desea para

conformar los valores que se agregarán en la nueva

columna, tome en cuenta que si utiliza un campo

que exista en alguna tabla, los nombres de los

campos tiene que venir dentro de paréntesis

cuadrados. Ejemplo: [precio]*[unidades].

Nota: Tome en cuenta que dentro de la consulta pueden existir más campos,

pero no necesariamente se tienen que agregar los campos que se utilizan

dentro del campo calculado, excepto que el usuario desee verlo así. También

tome en cuenta que si el nombre de algún campo que se encuentre dentro de

los paréntesis está mal digitado, la misma puede ser tomado como un

parámetro y no como un campo de la tabla.


vi. Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para



vii. Ejecutar la consulta desde la opción de ejecutar ubicado en la

pestaña diseño. Tome en cuenta que solamente en modo de

ejecución o vista hoja de datos, se puede visualizar el resultado del

cálculo matemático y la creación de un campo calculado.

viii. Salvar la consulta desde la opción de guardar ubicado en la barra

rápida.


2.6.3) Modificación de Consultas

Para modificar el diseño de una consulta, realice los siguientes pasos:

i. Entrar al panel de exploración.

ii. Seleccionar el nombre de la consulta a modificar.

iii. Dar un clic derecho y escoger la opción vista de diseño.

iv. Realizar los cambios que sean necesarios.

v. Guardar la consulta.

2.6.4) Ejecución de Consultas

Para ejecutar una consulta en cualquier momento, realice los siguientes pasos:


ii. Seleccionar el nombre de la consulta a ejecutar.

iii. Dar un clic derecho y escoger la opción de abrir (Otra manera de

ejecutar es dar un doble clic encima del nombre de la consulta).

2.6.5) Eliminación de Consultas

Para eliminar una consulta realice los siguientes pasos:


ii. Seleccionar el nombre de la consulta. Tome en cuenta que la

consulta debe de estar cerrado.

iii. Clic derecho y escoger la opción de eliminar.

iv. Al mensaje de confirmación, elija aceptar.


CAPITULO 3

Crear Formularios e Informes a partir de las

tablas creadas

3.1) Uso de Formularios

3.2) Uso de Informes


3.1) Uso de Formularios

Los formularios son herramientas utilizadas para la digitación, visualización y

modificación de información que existe dentro de una tabla. También los

formularios se pueden utilizar para crear paneles de control que ayudan a

llamar a otros formularios, tablas, consultas, informes, programas, entre

algunos.

3.1.1) Creación de Formularios

Dentro de la pestaña crear se encuentra las opciones de creación de un

formulario, una forma rápida de crear es:


ii. Seleccionar una tabla o consulta.

iii. Dar un clic en la pestaña crear.

iv. Seleccionar y dar un clic en las opciones de formulario, o formulario

dividido, o varios elementos. La misma va a generar a partir de la

tabla o consulta un formulario automático en base a todos los campos

de la misma. Si la misma está relacionada con otra tabla, el

formulario se genera en base a todas las tablas que necesiten.


v. Si desea modificar el formulario utilizar la pestaña formato. En la

misma se encontrará opciones de formato de fuente, formato para las

cajas de texto y de relleno del formulario, como estilos

predeterminados de autoformato.

vi. Guardar el formulario.

Otra forma de crear un formulario es mediante el asistente, para crear un

formulario en asistente realice los siguientes pasos:


ii. Clic en la opción Más formularios.

iii. Clic en Asistente para formularios.


iv. En la primera ventana, seleccione la tabla o consulta a utilizar

v. Agregue los campos utilizando el símbolo de >, el orden como se

agreguen, es el orden como se mostrará en el formulario.

vi. En la segunda ventana, seleccione el tipo de distribución (columnas,

tabular, justificado). Principalmente está opción ayuda a acomodar y

da la forma como se visualizará los campos e información dentro del

formulario.


vii. En la tercera ventana, seleccione el tipo de autoformato, diseño,

fuente ó estilo de colores que desee observar en el formulario.

viii. En la última ventana, colocar un título para el formulario, tome en

cuenta que el título asignado, es el nombre como se guardará el

formulario.

ix. Un clic en Finalizar.


3.1.2) Modificación de Formularios

Para modificar el diseño del formulario, realice los siguientes pasos:


ii. Seleccionar el formulario a modificar.


iv. Utilizar la paleta de herramientas de Controles.

v. Guardar el formulario.

Paleta de Controles, para diseño de formularios.


Insertar fecha u hora

Insertar el número de página

Insertar un título al formulario

Insertar logotipo

Opciones que modifican el grosor, color y tipo de línea

Asistente de controles, me permite generar código o acciones del control automáticamente, manténgalo activado

Botones de acción

Insertar etiquetas

Cuadro de Textos

Insertar cuadros combinados o cuadros de lista. También permite insertar sub-formularios.


Insertar hipervínculos

Insertar saltos de página

Inserta líneas horizontales

Inserta archivos adjuntos

Insertar rectángulos

Insertar marcos de objetos

Permite insertar control de fechas o páginas.

Permite insertar botones de verificación, botones de opción o grupo de opciones

Permite insertar gráficos, como imágenes, u objetos


Para agregar controles en la vista de diseño como el uso de botones de acción,

realice los siguientes pasos:

i. Clic en la opción Botón de acción.

ii. Dibújelo en el área del formulario.

iii. Seleccione la acción que desea que realice dicho botón ó control.


iv. Indicar si la etiqueta del botón debe aparecer con imagen o texto.

v. Escribir un nombre para el Botón.

vi.

Clic en Finalizar.

Nota: Para manipular cualquier control, ingrese a modo vista de diseño, y para

ejecutarlo ingrese a modo vista de formulario.

3.1.3) Eliminación de Formularios

Para eliminar un formulario realice los siguientes pasos:


ii. Seleccionar el nombre del formulario. Tome en cuenta que el

formulario debe de estar cerrado.

iii. Clic derecho y eliminar



3.2) Uso de Informes

Un informe es un objeto diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir

datos seleccionados de una tabla o consulta. Generalmente se utiliza para

presentar los datos de forma impresa.

3.2.1) Creación de Informes

Los informes están basados en los campos de una tabla o de una consulta. La

principal diferencia entre ambos es que si se basa en una tabla muestra la

información general que posee la misma. En el caso de basarse en una

consulta, la información a visualizar puede ser más exacta, ya que las consultas

poseen criterios que ayudan a filtrar la información.

Para crear un informe, realice los siguientes pasos:

i.Entrar a la pestaña crear.

ii.Clic en la opción de Asistente para informes.

iii.En la primera ventana, seleccione la tabla ó consulta que se basará la

información para el informe.

iv.Agregue los campos utilizando el símbolo de >, el orden como se

agreguen, es el orden como se mostrará en el informe.


v.En la segunda ventana, indique como desea ver los datos. Está opción

permite crear una agrupación de primer nivel en base a una tabla. La

opción solamente se utiliza si el informe está basado en campos de

diferentes tablas.

vi.En la tercera ventana, indique el nivel de agrupamiento. Está opción

permite crear un agrupamiento por medio de algún campo de la

tabla. Ejemplo: agrupar una lista de electores por medio del campo

Provincia.


vii. La cuarta ventana, indique los criterios de ordenamiento. Permite

ordenar la información hasta con un total de 4 diferentes

ordenamientos. Ejemplo: muestre una lista de electores, primero

ordenar las personas por provincia, segundo por cantón, tercero por

distrito y cuarto por apellidos.

Use el botón de opciones de resumen en caso de que desee realizar algún

cálculo de algún campo tipo número o moneda. Los cálculos se pueden hacer

por medio de sumatorias, promedio, sacar el número máximo o mínimo.


viii.La quinta ventana, indique el diseño del informe (distribución de los

datos) y orientación (vertical ó horizontal). Ofrece la manera como el

informe se presentará y como los datos se visualizarán.

ix.

La sexta ventana, seleccione el estilo del informe. Permite escoger un tipo

de autoformato para decorar el informe mismo.


x. La séptima ventana, se indica el nombre del título que tenga el

informe. Tome en cuenta que el título asignado, es el nombre como

se guardará el informe.

xi. Un clic en Finalizar.

Nota: Tome en cuenta que no es necesario utilizar todas las ventanas que

aparecen en el asistente de informes, sino solamente las que se necesitan para

crear el informe que el usuario necesita.

3.2.2) Modificación de Informes

Para modificar el diseño del informe, realice los siguientes pasos:


ii. Seleccionar el nombre del informe a modificar.


iv. Utilizar la paleta de herramientas de Controles.

v. Guardar el informe.


3.2.3) Eliminación de Informes

Para eliminar un informe realice los siguientes pasos:


ii. Seleccionar el nombre del informe. Tome en cuenta que el informe

debe de estar cerrado.




CAPITULO 4

Elaborar macros para manipular la información

de las tablas de datos

4.1) Uso de Macros


4.1) Uso de Macros

Una macro es el objeto que define una forma estructurada las acciones que el

usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

4.1.1) Creación de Macros

La opción de macros sirve para crear procedimientos y acciones conjuntas, así

por ejemplo abrir una consulta, luego aplicar un filtro y mostrar un informe.

Para crear un macro realice los siguientes pasos:


ii. Clic en Macro y seleccionar la opción de macro.

iii. Seleccione las acciones que desea realizar.

iv. Para cada acción escogida, se le debe de indicar el

nombre del objeto a llamar. Ejemplo. Si la opción es

abrir una consulta, indicar en el espacio de nombre de la consulta:

Consulta de Empleados.

Lista de Acciones a ejecutar con macros

Argumentos de Acción, que, cuando y como se ejecuta el macro.


v. Guardar la Macro.

vi. Para ejecutar una macro, utilizar el botón de Ejecutar ubicado en la

pestaña diseño o desde el panel de exploración dar un doble clic

encima del nombre de la macro.

Tome en cuenta que el orden como se vayan agregando las acciones de los

diferentes objetos, es el orden como se ejecuta al iniciar la macro.

4.1.2) Modificación de Macros

Para modificar una macro, realice los siguientes pasos:


ii. Seleccionar el nombre de la macro a modificar.


iv. Realizar los cambios de acciones a modificar o ingresar nuevas

acciones.

v. Guardar la macro.

4.1.3) Eliminación de Macros

Para eliminar una macro realice los siguientes pasos:


ii. Seleccionar el nombre de la macro. Tome en cuenta que la macro

debe de estar cerrada.




BIBLIOGRAFÍA

Jordany Arias Chacón. Material didáctico de Access 2007. San José, Costa

Rica. 2009.

Sheyla Piedra. Material didáctico de Access 2007. San José, Costa Rica.

2008.

Manual microsoft access 2007

Education

Transcript of Manual microsoft access 2007