Lap Monev Interim 2010

8/19/2019 Lap Monev Interim 2010

1/34

Ringkasan EksekutifTahun Anggaran 2010 Universitas Narotama (UNNAR) Surabaya menjalankan

PHKI tahun ke-1. Agar mutu pelaksanaan PHK terjamin dan sesuai, UNNAR

melakukan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) PHK, yang dilakukan pada

tengah tahun 2010. Susunan Tim Monevin telah ditetapkan melalui SK Rektor No.287/NR-R/03/2010. Karakter kegiatan Monevin sejak tahun 2007 lebih merupakan

program konsultasi dan pendampingan secara kontinyu sehingga berkembangearly

warning system.

Secara umum pelaksanaan PHKI menunjukkan hasil yang baik. Kegiatan (1)

adalah: Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Kampus 2010, mempunyai 4 (empat)

kegiatan yaitu: Pengembangan Masterplan Sistem Informasi Kampus, Penyempurnaan

dan integrasi Sistem Informasi,Peningkatan Kualitas layanan IT dan Evaluasi

Pemanfaatan Sistem Informasi Kampus UNNAR.

Sedangkan Kegiatan yang ke 2 adalah: Kegiatan Pengembangan SistemPenjaminan Mutu meliputi: Workshop Sistem Penjaminan Mutu berdasarkan SPMPT

(sudah dilakukan), Training Auditor untuk Audit Mutu Internal (2 orang), Workshop

Audit Mutu internal berdasarkan SPMPT (sudah dilakukan) dan Implementasi siklus

PDCA Penjaminan Mutu berdasarkan SPMPT (Progress 75%, akhir agustus

direncanakan selesai). Dalam hal ini percepatan progress sangat dibutuhkan untuk

mengejar target pada akhir tahun 2010.

Dampak PHKI terhadap keberlanjutan program sudah jelas diuraikan dalam

laporan. Adapun kendala yang dihadapi dalam implementasi PHKI utamanya adalah

keterlambatan dana dari DIKTI menyebabkan beberapa program terkendalapelaksanaannya. Dengan demikian perlu ditingkatkan upaya-upaya merangkul semua

pihak dengan penuh kekeluargaan guna mengatasi sumber dana yang belum cair tepat

waktu. Namun demikian, komitmen pimpinan yang diberikan dalam bentuk dukungan

pemikiran dalam perencanaan dan pelaksanaannya telah memberikan jaminan

keberhasilan dan keberlangsungan pelaksanaan PHKI.

1


2/34

Pelaksanaan MonevinDitJen DikTi telah mengeluarkan kebijakan yang meminta setiap Perguruan

Tinggi Negeri membentuk Tim Monitoring dan Evaluasi Internal (MonEvIn) yang

diharapkan dapat melaksanakan pemantauan pelaksanaan hibah pengembanganperguruan tinggi sepanjang tahun. Tim MonEvIn tersebut diharapkan dapat

bekerjasama dengan Tim MonEv DitJen DikTi yang melaksanakan kegiatan monitoring

dan evaluasi pada setiap akhir tahun pelaksanaan hibah. Selanjutnya dengan

perkembangan kemampuan Tim MonEvIn tersebut maka fungsi dan peran Tim MonEv

DitJen DikTi dapat digantikan oleh Tim MonEvIn sehingga akan mempersingkat proses

monitoring dan evaluasi, dan dapat mengidentifikasi kendala dan permasalahan sedini

mungkin.

Tim Pelaksana

Oleh karena itu, pihak UNNAR selaku penerima hibah PHKI membentuk timMonevin berdasarkan SK Rektor UNNAR No. 287/NR-R/03/VI/2010 dengan susunan

sebagai berikut:

1.Adhi Muhtadi, ST,SE,MSi.

2.Didik Tristianto, S.Kom, M.Kom

3.Hadi Cahyono, SE., MM.

Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi PHKI UNNAR

Ada 2 (dua) jenis yaitu sebagai berikut:

(a)Monitoring dan Evaluasi LengkapKegiatan ini dilakukan 3 (tiga) kali selama 3 tahun, yaitubaseline (awal pelaksanaan

proyek),midterm (akhir pelaksanaan proyek ke-1, akhir tahun ke-2), dan final (akhir

pelaksaan proyek, akhir tahun ke-3).

Baseline Evaluation

• Mengkonfirmasi kembali kondisi yang tertulis di dalam Proposal maupun RIP

(Rencana Implementasi Program) dengan kondisi yang ada di unit terkait.

• Penentuan dan kesepakatan mengenai Indikator Kinerja Awal (baseline performance

indicators) pelaksanaan proyek PHK-I

• Menilai kemungkinan ketercapaian indikator kinerja yang dijanjikan untuk MidtermdanFinal Project

• Identifikasi hambatan dan kendala yang mungkin akan dihadapi oleh unit terkait di

masa mendatang, serta memberikan saran-saran dan solusi penyelesaian masalah

tersebut

• Memberikan penjelasan pada pihak-pihak terkait mengenai mekanisme kerja

implementasi Proyek PHKI

2


3/34

Midterm Evaluation

• Melihat secara langsung dampak dari pelaksanaan proyek PHK-I pada pertengahan

masa pelaksanaan proyek, baik yang dilihat sendiri oleh Tim MONEVIN maupunyang dialami dan dirasakan oleh sivitas akademika yang ada di UNNAR

• Melihat arah perkembangan unit-unit terkait yang menjadi guarantees proyek PHKI,

apakah sesuai dengan keinginan/tujuan yang ingin dicapai.

• Menggali kemungkinan-kemungkinan untuk menjaga keberlangsungan

(sustainability) hasil pengembangan yang telah dicapai oleh unit-unit terkait tersebut.

Final Project Evaluation

• Melihat secara langsung dampak dari pelaksanaan proyek PHK-I pada akhir

pelaksanaan proyek, baik yang dilihat sendiri oleh Tim MONEVIN maupun yang

dialami dan dirasakan oleh sivitas akademika UNNAR

• Melihat arah perkembangan selanjutnya unit-unit terkait yang menjadi grantees

proyek PHK-I

• Melihat usaha-usaha yang telah dan akan dilaksanakan untuk menjaga

keberlangsungan (sustainability) hasil pengembangan yang telah dicapai oleh unit-

unit terkait tersebut.

(b)Monitoring dan Evaluasi Pertengahan Tahun

Kegiatan ini dilakukan setiap pertengahan tahun sekali, pada pertengahan tahun ke-1,

pertengahan tahun ke-2, dan pertengahan tahun ke-3.

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Monevin Untuk Tahun 2010

1.Tanggal 8 Juli 2010 (monitoring dan evaluasi awal periode Januari – Juli 2010)

2.Tanggal 18 Agustus 2010 (monitoring dan evaluasi pertengahan tahun)

3.Tanggal 29 November 2010 (monitoring dan evaluasi akhir tahun ke-1)

3


4/34

Lingkup Kegiatan

Lingkup kegiatan Tim Monevin untuk monitoring dan evaluasi hibah PHKI Tema ABatch 3 yang dilaksanakan pada periode 2010 adalah sebagai berikut:

No Kegiatan Sub-kegiatan

1 Monevin Awal

(Januari – Juli 2010)

1.Visitasi ke PIC dan manajer program PHKI

UNNAR

2.Evaluasi dan pembuatan laporan Monevin

2 Monevin Tengah

(Juli – Agustus 2010)

1.Visitasi ke PIC dan manajer program PHKI

UNNAR

2.Evaluasi dan pembuatan laporan Monevin3.Pendampingan penyusunan laporan interim

hibah

3 Monevin Akhir 1.Visitasi ke PIC dan manajer program PHKI

UNNAR

2.Evaluasi dan pembuatan laporan Monevin

3.Pendampingan penyusunan laporan akhir

hibah

4.Pendampingan penyusunan RIP Hibah

4


5/34

Hasil Evaluasi

Overall achievement program

Implementasi pelaksanaan program PHKI periode Pebruari 2010 sampai dengan

tanggal 31 Juli 2010 mencakup dua aktivitas, secara keseluruhan keduanya berjalan

dengan baik. Status pencapaian aktivitas Pengembangan Sistem Informasi Kampus

sebesar 57,9% dan status pencapaian aktivitas Sistem Penjaminan Mutu adalah sebesar

93,33%. Aktivitas Pengembangan Sistem Informasi Kampus relatif kecil, hal ini

disebabkan pada sub aktivitas pengembangan Sistem Informasi Kampus (Akademik

dan Finansial) yang terlaksana sebesar 38,5% dan ditargetkan selesai pada November

2010, sedangkan sub aktivitas peningkatan IT sudah terlaksana 90% dan selesai padaawal bulan Agustus 2010.

Tingkat capaian indikator kinerja utama, indikator Tingkat Kepuasan Mahasiswa

Terhadap Layanan Sistem Informasi tercapai 100%, indikator Tingkat Kepuasan

Mahasiswa Terhadap Kinerja Layanan Akademik, Administrasi dan Keuangan tercapai

pada skala 3 (Baik), untuk Indikator Ketersediaan Sistim Informasi Terintegrasi (S1

Akademik dan Finansial) adalah dalam proses pembuatan dan migrasi data. Untuk

Indikator Laporan Keuangan Tahunan yang diaudit KAP, berstatus wajar tanpa

pengecualian.

Tingkat capaian indikator kinerja penunjang aktivitas pengembangan sistem

informasi kampus, indikator ketersediaan bahan ajar multimedia tercapai 100%,

Indikator prosentase dosen menggunakan IT dalam proses belajar mengajar ditarget

tercapai 60%, untuk indikator SIK (real time sistem) ditarget pada layanan transkrip dan

keuangan tercapai pada proses KTM, untuk indikator jumlah pengakses website

tercapai 2188% , dan untuk indikator jumlah gangguan sistem internal tercapai 153% .

Tingkat capaian indikator kinerja penunjang Pengembangan sistem penjaminan

mutu, indikator ketersediaan kebijakan / manual dokumen SPMPT tercapai 75%,

indikator prosentase unit / prodi implementasikan SPMPT tercapai 75%, dan jumlah

auditor mutu internal tercapai 85%.

Tingkat penyerapan anggaran, untuk dana dari PHKI sebesar 72% dan untuk

dana pendamping sebesar 60%. Penyerapan anggaran dari dana PHKI yang terbesar

adalah untuk pengadaan barang dan jasa dan sisanya untuk biaya training dan

lokakarya.

Sisa anggaran tahun 2010 sebesar 49%, Dana tersebut untuk menyelesaikan

aktivitas pengembangan sistim penjaminan mutu 3%, aktivitas Sistim Informasi

5


6/34

Kampus 88% dan manajemen program dan monevin 9%. Selisih dana anggaran yang

akan dikembalikan ke DIKTI adalah sebesar Rp. 17.086.000,-

Proyeksi kegiatan hingga pada akhir tahun pertama dapat menyelesaikan hingga

95% kegiatan dari perencanaan yang telah ditetapkan didukung oleh ketersediaan

sumber daya. Proyeksi 95% didasarkan pada kegiatan implementasi software sistiminformasi akademik dan sistim informasi keuangan membutuhkan waktu penyesuaian

dalam proses integrasi sehingga dimungkinnkan ada kegiatan yang masih perlu

penyempurnaan. Sedangkan fokus kegiatan pada akhir tahun kepada Aplikasi (uji

coba) terhadap sistem informasi akademik dan keuangan UNNAR yang mendukung

kualitas pelayanan terhadap seluruh sivitas akademika sebagai perwujudan UNNAR

sebagai universitas yang modern sehingga tercipta peningkatan kapasitas dan

pencitraan UNNAR yang merupakan fokus utama capaian kinerja program hibah

kompetisi institusi Tema A UNNAR.

Pencapaian Indikator Kinerja Program

No Program Aktivitas

Status

pelaksanaan

(Juli-2010)

Proyeksi Penyelesaian

(Desember 2010)

1AKTIVITAS PENGEMBANGAN

SISTEM INFORMASI KAMPUS

Penyusunan Masterplan Sistem

Informasi Kampus (SIK) UNNAR100% 100%

Penyempurnaan dan Integrasi Sistem

Informasi38,50% 100%

Peningkatan Kualitas Layanan IT 90% 100%

2PENGEMBANGAN SISTEM

PENJAMINAN MUTU

Workshop Penjaminan Mutu SPMPT 100% 100%

Workshop Audit Mutu Internal 100% 100%

Training Auditor AMI 100% 100%Implementasi Siklus PDCA Penjaminan

Mutu Berdasarkan SPMPT75% 100%

6


7/34

Pelaksanaan Aktivitas

I. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KAMPUSA. Tema Kegiatan:“Training Server Administration”

• Out Put:

Memiliki staff yang dapat mengelola dan memelihara server dan sistem

operasinya sebagai pangkalan dataUNNAR

• Materi Training:1. Training Linux Full Package

2. Training Linux Network Advanced

3. Training Linux Inter network Security

4. Training Disaster Recovery V2 + Exam

• Jumlah orang yang dikirim: 1 orang dengan nama >>> Nyoman Suryadipta,ST

• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.

Satu Bulan Penuh Selama Bulan MARET 2010• Dana yang dianggarkan dalam TOR:

7


8/34

• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 24.299.000 ,- (Dua puluh

empat juta dua ratus sembilan puluh sembilan ribu rupiah)

• Monitoring & Temuan:

Tanggal Hasil Monitoring &Temuan

8/7/2010 Temuan:

• Untuk kegiatan training ini seharusnya dilakukan pada bulan

Maret 2010 sesuai dengan yang ditulis dalam TOR, akan tetapi

hingga laporan ini dibuat kegiatan ini belum dilaksanakan.

Penjelasan terhadap Temuan:

•

Karena dana dari DIKTI baru dicairkan pada bulan Juni danmenyesuaikan jadwal dari pihak penyelenggara training

Rekomendasi:

• Sebaiknya pelaksaan training ini segera di lakukan segera karena

di khawatirkan akan mengganggu jadwal kegiatan yang lain.

18/8/2010Hasil monitoring:

• Pelaksanaan : 19 Juli 2010 s/d saat laporan di buat

• Ditunjuk training ke INIXINDO karena telah kompeten di bidangtrainer IT +/- 10 tahun dan lokasi di Surabaya

• Training Linux Full Package: Sertifikat: LINUX SYSTEM

ADMINISTRATION dilaksanakan 19-22 juli 2010

• Training Linux Network Advanced, Sertifikat: LINUX NETWORK

ADVANCED, pelaksanaan: 26-29 Juli 2010

• Training Linux Inter network Security (Sertifikat: LINUX

INTERNETWORK SECURITY, dilaksanakan 11-13 agustus 2010

• Training Disaster Recovery V2 + Exam (belum terlaksana)

Temuan:

• Pada saat laporan ini dibuat kegiatan training ini masih dalam

tahap pelaksanaan tinggal menyisakan satu kegiatan yaitu

training “Disaster Recovery V2 + Exam”.


8


9/34

• Di dalam LINUX SYSTEM ADMINISTRATION sudah mencakup

materi LINUX FULL PACKAGED mulai dari level basic sd

administrasi sistem

• Kegiatan training “Disaster Recovery V2 + Exam” belum

dilaksanakan karena pihak penyelenggara training masihmenunggu jumlah peserta memenuhi quota pelaksanaan training

Rekomendasi:

• Dokumen keikutsertaan training tersebut diatas sebaiknya

dilengkapi seperti presensi kehadiran, nama trainer beserta

gelarnya, materi training yang didapat baik berupa hard copy dan

soft copy, sertifikat, dan lain-lain penunjang keikutsertaan training

tersebut.

9


10/34

B. Tema Kegiatan:“Training Database Administration”

• Out Put:

Memiliki staff yang dapat mengelola dan memelihara database sebagai

pangkalan dataUNNAR

•

Materi Training:a)My-SQL Fundamental & Administrator

b)Data warehousing Fundamentals

c)Data warehousing Database Design

• Jumlah orang yang dikirim: 1 orang dengan nama >>> Fery Hendrawan, SKom


Satu Bulan Penuh Selama Bulan MARET 2010

• Dana yang dianggarkan dalam TOR:

• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp. 12.900.000 ,-

10


11/34



8/7/2010 Temuan:

• Untuk kegiatan training data base administration ini

seharusnya dilakukan pada bulan Maret 2010 sesuai denganyang ditulis dalam TOR, akan tetapi hingga laporan ini dibuat

kegiatan ini belum dilaksanakan


• Karena dana dari DIKTI baru masuk rekening UNNAR pada 9

Juni 2010

Rekomendasi:

• Sebaiknya pelaksaan training ini segera di lakukan segera

karena dikhawatirkan akan mengganggu jadwal kegiatan yang

lain.

18/8/2010 Hasil monitoring:

• Sudah dilaksanakan pada tanggal 19 Juli sd 13 Agustus 2010,

peserta Achmad Zaki Falani, S.Kom., penyelenggara INIXINDO

• Ada perubahan peserta training dari Fery Hendrawan, SKom ke

Achmad Zaki Falani, SKom. Dgn alasan terjadi perpindahan

tugas yang semula Fery Hendrawan di bagian Puskom

dipindahtugaskan menjadi staf TU Fakultas Ilmu Komputer,sedangkan penggantinya adalah Achmad Zaki Falani, SKom.

• Training My-SQL Fundamental & Administrator telah

dikakukan pada 19-28 Juli 2010

• Training Data warehousing Fundamentals telah dilaksanakan 9-

11 Agustus 2010

• Training Data warehousing Database Design telah dilaksanakan

11


12/34

pada 12-13 Agustus 2010

Temuan:

Untuk kegiatan training data base administration ini seharusnya

dilakukan pada bulan Maret 2010 sesuai dengan yang ditulis dalam

TOR, akan tetapi hingga laporan ini dibuat training sudah

dilaksanakan.


• Karena dana dari DIKTI baru masuk rekening UNNAR pada 9

Juni 2010 dan menunggu jadwal training dari INIXINDO

Rekomendasi:

• Dokumen keikutsertaan training Database Administration

sebaiknya dilengkapi seperti presensi kehadiran, nama trainer beserta gelarnya, materi training yang didapat baik berupa hard

copy dan soft copy, sertifikat, dan lain-lain penunjang

keikutsertaan training tersebut.

12


13/34

C. Tema Kegiatan:“Workshop Sosialisasi Master Plan Sistem Informasi”

• Out Put: Tersosialisasinya masterplan sistem informasi kampus sebagai salah

satu aspek pendukung peningkatan kinerja layanan kepadastakeholder UNNAR

berbasis Teknologi Informasi

• Kualifikasi pembicara menurut TOR: Pendidikan S2 bidang teknologi informasi,

dengan pengalaman minimal 3 tahun dalam perancangan master plan sistem

informasi kampus


Satu hari penuh dalam bulan Januari 2010


• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 5.000.000 ,-

13


14/34



8/7/2010 Hasil Monitoring:

• Dilakukan dalam bentuk workshop yang

melibatkan tenaga ahli Prof. Riyanarto Sarno PhD dari ITS• Workshop ini melibatkan 40 peserta dari

seluruh unit terkait

• Pelaksanaan : 19 Februari 2010

Temuan:

• Ada perbedaan jadwal pelaksanaan penetapan dan sosialisasi

master plan SIK yaitu pada TOR dijadwalkan pertengahan Januari

2010 sedangkan di tabel jadwal kegiatan dilaksanakan pada bulan

Pebruari 2010


• Terjadi keterlambatan pelaksanaan karena jadwal tenaga ahli

pada bulan Januari 2010 sangat padat, sehingga pelaksanaan

mundur sd tanggal 19 Pebruari 2010.

Rekomendasi:

1. Sebaiknya diinformasikan ke DIKTI

untuk revisi jadwal yang dilaksanakan

2. Bukti dokumentasi berupa foto dan bahan presentasi workshop yang telah dilakukan sebaiknya

terdokumentasi dalam bentuk hard copy dan soft copy sehingga

memudahkan pelaporan pada akhir tahun

14


15/34

D. Tema Kegiatan:“Workshop Pembuatan Bahan Ajar Multimedia”

• Out Put: Tersedianya bahan ajar multimedia untuk 1(satu) prodi.

• Peserta Workshop: Dosen Fakultas Ilmu Komputer Prodi Sistem Informasi

• Kualifikasi pendidikan pembicara menurut TOR: Pendidikan S2 bidang teknologi

informasi, dengan pengalaman minimal 3 tahun dalam perancangan bahan ajar

multimedia.


Satu hari penuh dalam bulan Juli 2010


• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 0 ,-

15


16/34



18/8/2010 Temuan:

• Belum dilaksanakan hingga laporan monevin ini dibuat.


• Karena workshop ini dilakukan setelah Sistem Informasi

Akademik (SIA) beroperasi. Rencana penyelesaian SIA Oktober

2010 (menunggu turunnya dana TAHAP II dari DIKTI)

Rekomendasi:

• Sebaiknya pembuatan SIA dipantau lebih intensif sehingga

selesainya tetap sesuai jadwal (bulan September 2010)

E. Tema Kegiatan:“Peningkatan Kualitas Layanan IT”

• Out Put:

1.Peningkatan kapasitas layanan intranet dan internet untuk mewujudkan

jaringan UNNAR terpadu (JARNARO)

2.Penggelaran kabel fiber optic sebagaicampuss backbonedi Universitas Narotama.

3.Peningkatan sarana dan prasarana berupa pengadaan 2 (dua) unit server dan

rack server.

• Peningkatan Kapasitas Layanan Intranet dan Internet

•

Jadwal Pelaksanaan: Maret – Mei 2010• Pelaksanaan lelang: 15 Maret 2010, penerbitan SPMK tanggal 10 Juni

2010 (tanggal 9 Juni 2010 dana DIKTI baru masuk rekening UNNAR)

• Dana yang Telah Diserap: Rp. 510.345.000,- < rencana anggaran Rp.

520.050.000,-




1. Pengumuman lelang di surat kabar, pendaftaran dan pengambilandokumen tanggal 17 Maret 2010.

2. Keputusan pemenang tender 4 Mei 2010 akan tetapi dikarenakan

belum adanya kepastian pencairan dana, maka penandatanganan

kontrak dilakukan pada 27 Mei 2010.

3. Pemenang lelang: CV. Java Dwipa

4. Pemasangan jaringan mulai dikerjakan pada 10 Juni 2010 sampai

16


17/34

saat ini.

Rekomendasi:

1. Proses pengawasan harus tetap

dilaksanakan untuk menghindari keterlambatan dalam

pelaksanaan18/8/2010 Hasil Monitoring:

1.Pelaksanaan peningkatan kualitas layanan IT telah selesai

dilaksanakan mulai tanggal 10 Juni 2010 (SPMK terbit) sd tanggal

2 Agustus 2010 (penandatanganan berita acara serah terima),

pencairan dana tanggal

Temuan:

1.Terjadi perubahan pembayaran termin yang semula tahap 1

sebesar 90% dan tahap 2 sebesar 10% berubah menjadi tahap 1

sebesar 70% dan tahap 2 sebesar 30% yang dituangkan dalam

addendum kontrak tanggal 14 Juni 2010

2.Terjadi keterlambatan pelaksanaan yang seharusnya selesai pada

bulan Mei 2010, tetapi baru selesai pada tanggal 2 agustus 2010

Penjelasan Terhadap Temuan:

1.Dilakukannya addendum kontrak dikarenakan untuk

mengantisipasi mundurnya jadwal pengadaan perangkat server

utama

2.Dana DIKTI baru masuk rekening UNNAR pada tanggal 9 Juni

2010, sehingga pelaksanaan sub aktivitas ini juga terlambat

Rekomendasi:

1.Untuk kegiatan lainnya sebaiknya mempertimbangkan lama

waktu pengadaan sehingga tidak perlu memberikan addendum

kontrak.

2. Seharusnya asset-aset yang dibeli melalui dana PHKI diberi

tanda/label yang signifikan, agar dapat dibedakan dengan asset

UNNAR sendiri.

17


18/34

F. Tema Kegiatan:“Sistem Informasi Akademik”

• Out Put: Tersedianya sistem informasi akademik on-line yang mendukung

sistem informasi kampus terpaduSIMNARO, yang sudah terimplementasi secara

baik diseluruh unit-unit terkait pada bulan September 2010.


Dilaksanakan dalam waktu 6 bulan mulai bulan Maret 2010 dan sudah di

implementasikan dalam bulan September 2010

Adapun pelaksanaan kegiatan ini ditampilkan dalam time table dibawah ini :


18


19/34

• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 10.098.000 ,-




• Pengumuman lelang 1 pada tanggal 17 Maret 2010, kemudian

ada sanggahan dari peserta lelang akibat ketidaksiapan RKS,

sehingga dilaksanakan lelang ulang pada tanggal 3 Mei sd 28

Juni 2010

• Pemenang lelang adalah PT. Sentra Vidya Utama

• SPMK vendor pada tanggal 2 Juli 2010

Temuan:

• Seharusnya pada 17 Maret 2010 sudah dimulai proses lelang

pengadaan barang dan jasa untuk SIA dan SIF (Sistem

Informasi Finansial), akhirnya dilakukan tender ulang pada

tanggal 3 Mei 2010.


• Adanya tender ulang pada tanggal 3 Mei 2010 disebabkan

karena ketidaksiapan penyusunan dokumen RKS Pra

Kualifikasi (dalam aspek teknis dan penentuan proses

administrasi)

Rekomendasi:

• Vendor berencana menyelesaikan pada akhir September 2010

19


20/34

sudah termasuk implementasi aplikasi akademik, PIC

sebaiknya melakukan pemantauan perkembangan pembuatan

SIA ke vendor (PT. Sentra Vidya Utama)


•

Hingga sd laporan monevin ini dibuat vendor sudahmenyelesaikan laporan pendahuluan yang bernilai 10% dari

nilai kontrak (Rp. 10.098.000,-)

• Pemenang lelang PT. Sentra Vidya Utama dengan nilai kontrak

Rp. 100.980.000,- < rencana sebesar 102.750.000,-

• Laporan Pendahuluan diberikan pada tanggal 28 Juli 2010,

sedangkan pembayaran dilaksanakan pada tanggal 29 Juli 2010.

Rekomendasi:





• Pihak Universitas harus mengembalikan kepada Kas Negara.

G. Tema Kegiatan:“Sistem Informasi Finansial”

• Out Put:

Sistem informasi finansial on-line yang mendukung sistem informasi kampus

terpaduSIMNARO, yang sudah terimplementasi secara baik diseluruh unit-unit

terkait pada bulan September 2010.

• Kualifikasi tenaga ahli menurut TOR: Pendidikan S2 bidang teknologi informasi,

dengan pengalaman minimal 2-5 tahun dalam perancangan sistem informasi

finansial kampus.

• Detail tenaga ahli yang diperlukan, meliputi:

1.Team Leader (Ketua Tim dan Sistem Analis) dengan kualifikasi Master (S2)

bidang Teknik Informatika/ Komputer, lulusan universitas negeri atau yang

telah disamakan, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang

Sistim Informasisekurang-kurangnya 2(dua) tahun.2.Tenaga Ahli (Web Design) dengan kualifikasi seorang Sarjana Teknik (S1)

Jurusan Sistem Informasi, Informatika, Teknik Komputer atau Teknik

Multimedia, lulusan universitas negeri atau yang telah disamakan,

berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan dibidangSistim Informasi

sebagai Web Design sekurang-kurangnya 5(lima) tahun.

20


21/34

3.Tenaga Ahli (Web Programmer) dengan kualifikasi seorang Sarjana Teknik

(S1) Jurusan Sistem Informasi, Informatika, Teknik Komputer, Teknik Elektro

atau Matematika- Informatika, lulusan universitas negeri atau yang telah

disamakan, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan dibidangSistim

Informasisebagai Web Programmer sekurang-kurangnya 5(lima) tahun.4.Tenaga Ahli (Database Programmer) dengan kualifikasiseorangDatabase

Programmerdisyaratkan seorang Sarjana Teknik (S1) Jurusan Sistem Informasi,

Informatika, Teknik Komputer, Teknik Elektro atau Matematika-Informatika,

lulusan universitas negeri atau yang telah disamakan, berpengalaman dalam

pelaksanaaan pekerjaan dibidang Sistim Informasi sebagai Database

Programmer sekurang-kurangnya 5(lima) tahun.


Dilaksanakan dalam waktu 6 bulan mulai bulan Maret 2010 dan sudah di

implementasikan dalam bulan September 2010

Adapun pelaksanaan kegiatan ini ditampilkan dalam time table dibawah ini :

No KegiatanTahun 2010

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Pengembangan Software Aplikasi SIF (Finansial)

1 Pengumpulan Data

2 Desain Interface

3 Pemrograman Aplikasi Finansial

4 Pengujian Aplikasi

5 Implementasi Aplikasi Finansial


21


22/34

• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 15.939.000 ,

•

Monitoring & Temuan:Tanggal Hasil Monitoring &Temuan


• Pengumuman lelang 1 pada tanggal 17 Maret 2010, kemudian

ada sanggahan dari peserta lelang akibat ketidaksiapan RKS,

sehingga dilaksanakan lelang ulang pada tanggal 3 Mei sd 28

Juni 2010

• Pemenang lelang adalah PT. Sentra Vidya Utama


Temuan:• Seharusnya pada 17 Maret 2010 sudah dimulai proses lelang

pengadaan barang dan jasa untuk SIA dan SIF (Sistem

Informasi Finansial), akhirnya dilakukan tender ulang pada

tanggal 3 Mei 2010.

• Time table dilengkapi jadwal pelaksanaannya karena belum

ada

22


23/34


• Adanya tender ulang pada tanggal 3 Mei 2010 disebabkan

karena ketidaksiapan penyusunan dokumen RKS Pra

Kualifikasi (dalam aspek teknis dan penentuan prosesadministrasi)

Rekomendasi:







• Hingga sd laporan monevin ini dibuat vendor sudah

menyelesaikan laporan pendahuluan yang bernilai 10% dari

nilai kontrak.

• Pemenang lelang PT. Sentra Vidya Utama dengan nilai kontrak

Rp. 159.390.000,- < rencana sebesar Rp. 165.000.000,-

Rekomendasi:





• Pihak Universitas harus mengembalikan kepada Kas Negara.

23


24/34

H. Tema Kegiatan:“Workshop Penggunaan Software Aplikasi SIK”

• Out Put: Meningkatkan kinerja staf pendukung dalam melayani kebutuhan

pemangku kepentingan (stakeholder).

• Peserta Workshop: belum ditentukan di TOR

• Kualifikasi pendidikan pembicara menurut TOR: Pendidikan S2 bidang teknologi

informasi, dengan pengalaman minimal 3 tahun sebagai implementator sistem

informasi.


3 (tiga) hari pada bulan Agustus dan bulan Desember tahun 2010


24


25/34

• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 0 ,-



18/8/2010 Temuan:

• Peserta Workshop belum ditentukan

• Jadwal pelaksanaan 3 hari pada bulan Agustus 2010 dan bulan

Desember 2010 tetapi hingga laporan ini dibuat belum

terlaksana.

Penjelasan terhadap Temuan:• Peserta workshop menurut PIC adalah seluruh KTU dan staf

TU, pejabat struktural dan unit-unit terkait

• Pembuatan SIA dan SIF direncanakan selesai pada akhir

September 2010, sehingga workshop diadakan setelah

implementasi program SIA dan SIF tersebut.

25


26/34

Rekomendasi:

• Perlu ditambahkan keterangan mengenai peserta workshop ke

DIKTI melalui mekanisme yang berlaku

• PIC seharusnya melakukan pemantauan progress pekerjaan

SIA dan SIF terhadap PT. Sentra Vidya Utama secara lebihintensif.

II. SISTEM PENJAMINAN MUTU

A. Tema Kegiatan:“Workshop Sistem Penjaminan Mutu SPMPT”

• Out Put: Implementasi sistem penjaminan mutuUNNAR berbasis SPMPT,

yaitu : kebijakan dan standar mutu, prosedur untuk mencapai mutu, instruksi

kerja dalam bentuk standard operation prosedure (SOP), manual mutu, panduan

monitoring dan evaluasi, panduan pengukuran, serta mekanisme

pengorganisasiannya secara terpadu terkait dengan berbagai aspek

penyelenggaraan perguruan tinggi baik akademik maupun non akademik di

Universitas Narotama

• Kualifikasi pendidikan pembicara menurut TOR: Pendidikan S2 semua bidangdan memiliki sertifikat internasional auditor manajemen mutu dengan

26


27/34

pengalaman: minimal 3(tiga) tahun sebagai auditor manajemen mutu standarinternasional


3(tiga) hari penuh pada bulan Januari (minggu kedua) tahun 2009


• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp15.000.000 ,- (limabelas juta rupiah)



8/7/2010 • Hasil Monitoring:

1.Realisasi Pelaksanaan : 12-14 Januari 20102.Workshop telah terlaksana dengan mengundang nara sumberDR. Era Purwanto, M.Eng

•Temuan

Terjadi temuan pada TOR Sistem Penjaminan Mutu direncanakanakan dihadiri 25 peserta tetapi pada pelaksanaan yang hadirsebanyak 34 orang.

• Penjelasan Terhadap Temuan:

Kelebihan 9 orang tersebut adalah karyawan Universitas Narotamadimana untuk mengetahui Sistem Penjaminan Mutu sehingga

27


28/34

diikutsertakan dalam acara tersebut

• RekomendasiSebaiknya untuk kegiatan selanjutnya jumlah peserta yang hadir

harus sesuai dengan TOR

B. Tema Kegiatan:“Workshop Audit Mutu Internal“

• Out Put: Sistem evaluasi Audit Mutu Internalpenjaminan mutu SPMPT di

Universitas Narotama

• Kualifikasi pendidikan pembicara menurut TOR: Pendidikan S2 semua bidang

dan memiliki sertifikat internasional auditor manajemen mutu denganpengalaman: minimal 3(tiga) tahun sebagai auditor manajemen mutu standarinternasional


3(tiga) hari penuh pada bulan Februari (minggu kedua) tahun 2009

28


29/34


30/34

diikutsertakan dalam acara tersebut

Rekomendasi

Sebaiknya untuk kegiatan selanjutnya jumlah peserta yang hadir

harus sesuai dengan TOR

C. Tema Kegiatan:“Training Auditor AMI”

• Out Put:

1. Memiliki 2(dua) orang auditor untuk Audit Mutu Internal yang memiliki

sertifikat internasional2. Peningkatan jumlah auditor mutu internal

• Kualifikasi Peserta:1. Dosen/Pimpinan Unit Universitas Narotama2. Memiliki pemahaman dasar mengenai manajemen mutu internasionalkesesuaian dengan tujuan pengembangan staf : berdasarkan indikator,

30


31/34

minimal auditor bersertifikat internasional setiap tahun bertambah 5(lima)orang

• Jumlah orang yang dikirim: 2 orang


1(satu) bulan penuh dilaksanakan pada bulan Maret tahun 2010


• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 15.000.000 ,- (limabelas juta rupiah)




• Pelaksanaan: 4 – 6 Agustus 2010

• Kegiatan pelaksanaan pelatihan Auditor AMI dilaksanakan di

Kantor Pusat Penjaminan Mutu UGM yang juga diikuti oleh 21

orang dari seluruh Indonesia.

• Adapun dua peserta yang dikirim untuk mengikuti training ini

adalah 1. Natalia Damastuti, ST dari staf Penjaminan Mutu dan

31


32/34

2. Lucky Pristiwati S.Sos dari staf fakultas hukum.

Temuan:• Pada TOR jadwal pelaksanaan pada bulan Maret pelaksanaankegiatan pelatihan dilaksanakan pada bulan Agustus 2010

• Pada TOR kualifikasi peserta yang dikirim adalahDosen/Pimpinan unit tetapi pada pelaksanaannya yang dikirimadalah staf penjaminan mutu

Penjelasan terhadap Temuan:• Kemunduran jadwal pelaksanaan dikarenakan faktordana dari dikti belum turun pada saat waktu pelaksanaantraining seharusnya dilaksanakan. Dana dikti baru turun pada

bulan Juni 2010, sehingga pelaksanaan training ini baru direalisasikan pada tanggal 4 – 6 Agustus 2010.

• Perubahan peserta training yang dikirim dikarenakanpada ada aturan dari DIKTI yang dikirim bukan pejabat

menurut PIC.Rekomendasi:Seharusnya PIC menginformasikan perubahan peserta training keDIKTI

Check List 1. Kegiatan MonevIn Perguruan TinggiNo Kegiatan Program dan

Pengamatan Ya Tidak Keterangan

1 Ada kegiatan dan investasi fkti √2 Ada anggaran yang tidak akan

diimplementasikan sampaidengan 11 Desember (harusdikembalikan ke Kas egara!

√

3 Ada dana e"siensi (harusdikembalikan ke Kas egara! √

4 Kepatuhan terhadap peraturan#peraturan Dik$i %

32


33/34

• &eri'inan &rgram )tudi masihberlaku1

√• Ketertiban melaprkan

*&)+*D√

• Akreditasi masih berlaku2 √• $idak menyelenggarakan

kelas 'auh √• &emenuhan sarana minimal

penyelenggaraan pendidikan√

, -engevaluasi ketertibanpelaksanaan hibah %

• &elaksanaan -n*vn √• /apran keuangan bulanan

dan pembukuan0 dilengkapidengan bukti#buktipengeluaran

√

• /apran kegiatan#kegiatanyang dilaksanakan (rkshp0teahing grant0 dll! √

• &elaksanaan pengadaanbarang dan 'asa sesuaiKep&res (tim pengadaan0tender0 tim penerima danpemeriksa barang0 dsb!

√

• &elaksanaan sisteminventarisasi barang

√ )ebagian sudahdilabeli tetapi sebagianlainnya masih belum

• ntegrasi pengellaan &5Kdengan )truktur 6rganisasi &$

√

7 -enginrmasikan baha lapranakhir harus memuat tentangkegiatan dan investasi yangbenar#benar dilaksanakan sampaidengan tanggal 11 Desember21

• /apran lengkap diterima

pada tanggal 2 Desember21

√ +elum dilakukankarena lapran initertanggal 1 Agustus21

Rekomendasi

Untuk monitoring tengah tahun ke-1:

Keberlangsungan kegiatan utk tahun 2010, Tim MonEvIn merekomendasikan untuk

melanjutkan seluruh kegiatan jika dipandang pelaksanaan hibah tidak sesuai dengan

aturan yang ada. Overall pelaksanaan hibah berlangsung degan baik, kapasitas dan

1 Jika sedang mengajukan perpanjangan ijin periksa bukti pendukung2 Jika sedang mengajukan perpanjangan akreditasi periksa bukti pendukung

33


34/34

keseriusan perguruan tinggi dalam melaksanakan hibah secara keseluruhan juga sangat

menunjang untuk melanjutkan program Hibah PHKI pada tahun ke-1.

Lap Monev Interim 2010

Documents

Transcript of Lap Monev Interim 2010