1

การจดการขอมล (Data Management) ระดบ 2-3

ขอมล และสารสนเทศ ขอมล (Data) คอ ขอเทจจรงหรอสาระตาง ๆทเกยวของกบงานทปฏบต อาจเปนตวเลขหรอ

ขอความทเกดขนจากการด าเนนงาน หรอทไดจากหนวยงานอน ๆ ขอมลเหลาน ยงไมสามารถน าไปใชประโยชนในการตดสนใจไดทนท จะน าไปใชไดกตอเมอผานกระบวนการประมวลผลแลว

สารสนเทศ (Information) นนคอ ขอมลทไดผานกระบวนการประมวลผลแลวอาจใชวธงาย ๆ เชน หาคาเฉลย หรอใชเทคนคขนสง เชนการวจยด าเนนงาน เปนตน เพอเปลยนแปลงสภาพขอมลทวไปใหอยในรปแบบทมความสมพนธ หรอมความเกยวของกน เพอน าไปใชประโยชนในการตดสนใจหรอตอบปญหาตาง ๆ ไดสารสนเทศ ประกอบดวยขอมล เอกสาร เสยง หรอรปภาพตาง ๆแตจดเนอเรองใหอยในรปทมความหมายสารสนเทศไมใชจ ากดเฉพาะเพยงตวเลขเพยงอยางเดยวเทานน การจดการขอมล (Data Management) เปนกลยทธหนงในการบรหารองคการใหมประสทธภาพ โดยเฉพาะอยางยงในยคของเทคโนโลยขาวสาร คอมพวเตอรทเจรญกาวหนาไปอยางรวดเรว การจดการและบรหารองคการใหประสบความส าเรจนน การตดสนใจทถกตอง รวดเรว และทนตอเหตการณถอเปนหวใจของการท าธรกจในยคปจจบน ดงนนการจดการขอมลใหมประสทธภาพ เพอน าไปสการตดสนใจทถกตองจะชวยใหองคการอยรอดไดในการแขงขนกบองคการอนๆ การจดการขอมล หมายถง การจดเกบขอมล การเรยกใชขอมล รวมถงการวเคราะหขอมลเพอการใชงานทรวดเรวจงจดเกบในลกษณะของฐานขอมล วตถประสงคในการจดการขอมล - การเกบขอมลเพอใหสามารถน ากลบมาใชไดในภายหลง - การจดขอมลใหอยในรปแบบทสามารถเรยกใชไดอยางมประสทธภาพ - การปรบปรงขอมลใหมความถกตองสมบรณอยเสมอ - การปกปองขอมล จากการท าลาย ลกลอบใช หรอแกไขโดยมชอบ รวมทงปกปองขอมลจากอบตเหตทอาจเกดจากวนาศภยหรอความบกพรองภายในระบบคอมพวเตอร

2

คณสมบตของขอมลทด 1. ความถกตองแมนย า (accuracy) ขอมลทดควรจะมความถกตองแมนย าสง หรอถามความคลาดเคลอน (errors) ปนอยบาง กควรทจะสามารถควบคมขนาดของความคลาดเคลอนทปนมาใหมความคลาดเคลอน นอยทสด 2. ความทนเวลา (timeliness) เปนขอมลททนสมย (up to date) และทนตอความตองการของผใช ถาผลตขอมลออกมาชา กไมมคณคาถงแมจะเปนขอมลทถกตองแมนย ากตาม 3. ความสมบรณครบถวน (completeness) ขอมลทเกบรวบรวมมาตองเปนขอมลทใหขอเทจจรง (facts) หรอขาวสาร (information) ทครบถวนทกดานทกประการ มใชขาดสวนหนงสวนใดไปท าใหน าไปใชการไมได 4. ความกะทดรด (conciseness) ขอมลทไดรบสวนใหญจะกระจดกระจาย ควรจดขอมลใหอยใน รปแบบทกระทดรดไมเยนเยอ สะดวกตอการใชและคนหา ผใชมความเขาใจไดทนท 5. ความตรงกบความตองการของผใช (relevance) ขอมลทจดท าขนมาควรเปนขอมลทผใช ขอมลตองการใช และจ าเปนตองร / ทราบ หรอเปนประโยชนตอการจดท าแผน ก าหนดนโยบายหรอตดสนปญหาในเรองนนๆ ไมใชเปนขอมลทจดท าขนมาอยางมากมาย แตไมมใครตองการใชหรอไมตรงกบความตองการของผใชขอมล 6. ความตอเนอง (continuity) การเกบรวบรวมขอมล ควรอยางยงทจะตองด าเนนการอยางสม าเสมอและตอเนองในลกษณะของอนกรมเวลา (time-series) เพอจะไดน าไปใชประโยชนในดานการวเคราะหวจยหรอหาแนวโนมในอนาคต แหลงของขอมล แหลงขอมล หมายถง สถานทหรอแหลงทเกดขอมล แหลงขอมลจะแตกตางกนไปตามขอมลทตองการ เชน บานเปนแหลงขอมลทเกยวกบนกเรยน โดยบนทก ขอมลไวในทะเบยนบาน หองสมด เปนแหลงขอมลเกยวกบความรตาง ๆ ขอมลบางอยางเราอาจจะน ามาจากแหลงขอมลหลายแหลงได เชนราคาของเลนชนดเดยวกน เราอาจจะหาขอมลจากแหลงขอมลซงไดแกรานคาหลายรานได และขอมลหรอราคาทไดอาจจะแตกตางกนไป หนงสอพมพ เปนแหลงขอมลทมทงขอความ ตวเลข รปภาพ โดยปกตแลว ขอมลส าหรบการน ามาประมวลผลดวยคอมพวเตอรนนจะไดมาจากแหลงทมา 2 ประเภทดวยกน คอ 1. แหลงขอมลภายใน เปนแหลงขอมลทอยภายในองคกรทวไป ขอมลทไดนนอาจมาจากพนกงานหรอมอยแลวในองคกร เชน ยอดขายประจ าป ขอมลผถอหน รายงานก าไรขาดทน ขอมลเหลานจะใหขอมลทเกยวของกบขอเทจจรงตางๆภายในองคกรแตเพยงอยางเดยว อาจเปนขอมลทเปดเผยใหกบบคคลภายนอก

3

ทราบหรอไมกได หากขอมลนนเปนขอมลทเกยวของกบการด าเนนงานหลกขององคกรและมความส าคญมาก เชน ขอมลผลตภณฑทจะออกสตลาดใหม ขอมลการทดลองการแปรรปสนคา หนวยงานนนอาจมการปกปดไวเพอปองกนการรวไหลของขอมลได 2. แหลงขอมลภายนอก เปนแหลงขอมลทอยภายนอกองคกร โดยทวไปแลวสามารถน าขอมลตางๆเหลานนมาใชประโยชนในองคกรหรอน ามาใชกบการประมวลผลดวยคอมพวเตอร เพอใหไดระบบงานทสมบรณขนได เชน ขอมลลกคา เจาหน อตราดอกเบยสถาบนการเงน กฎหมายและอตราภาษของรฐบาล หรออาจรวมถงขอมลบรษทคแขงดวย สามารถหาขอมลจากแหลงภายนอกไดจากบรษทผใหบรการขอมลหรอจากหนงสอพมพ วทย โทรทศน หรอสออนๆได

การจดการขอมลดวยแฟมขอมล

การจดการขอมลเรมจากการบนทกขอมล ซงอาจจะเปนการบนทกขอมลลงกระดาษหรอสมด เพอชวยในการจดจ า แตเมอมขอมลเพมขน รปแบบของการจดเกบขอมลกเปลยนไปใหมระบบระเบยบมากขน โดยมการบนทกขอมลลงแฟมเอกสารตางๆ ทจดไวเปนหมวดหม และมการพฒนาการจดเกบขอมลลงในสอบนทกขอมลดวยคอมพวเตอร โดยจดเกบเปนแฟมขอมลเพอใหเครองคอมพวเตอรสามารถอานขอมลจากแฟมนนได

ความหมายของแฟมขอมล

“แฟมขอมล” (file) หมายถงขอสนเทศหรอขอมลทงหมดทเกบไวในสอทมคณสมบตเปนแมเหลกไมวาจะเปนจานบนทกธรรมดาหรอจานแขง (hard disk) กตาม ขอสนเทศทน าไปเกบนนจะถกน าไปเกบไวเปนเรองๆ ไปอาจจะเปนโปรแกรม ขอมล หรอภาพ (graphics) กไดแตละเรองตางกตองมชอเปนของตนเอง ทตองไมซ ากน (ทกษณา สวนานนท 2544, หนา 249)

โครงสรางแฟมขอมล

“ โครงสรางแฟมขอมล” (data structure) หมายถงรปแบบของการจดระเบยบของขอมล ซงมอยหลายรปแบบ (ทกษณา สวนานนท, 2544, หนา 161) ประกอบดวยโครงสรางพนฐานทล าดบจากหนวยทเลกทสดไปยงหนวยทใหญขนตามล าดบตอไปน

บท (Bit : Binary Digit)

คอหนวยของขอมลทเลกทสดทเกบอยในหนวยความจ าภายในคอมพวเตอร ซง Bit จะแทนดวยตวเลขหนงตว คอ 0 หรอ 1 อยางใดอยางหนง เรยกตวเลข 0 หรอ 1 วาเปน บท 1 บท

4

ไบท (Byte)

คอหนวยของขอมลทน าบทหลายๆบทมารวมกน แทนตวอกษรแตละตว เชน A, B, …, Z, 0, 1, 2, … ,9 และสญลกษณพเศษอนๆ เชน $, &, +, -, *, / ฯลฯ โดยตวอกษร 1 ตวจะแทนดวยบท 7 บท หรอ 8 บท ซงตวอกษรแตละตวจะเรยกวา ไบท เชน ตว A เมอเกบอยในคอมพวเตอรจะเกบเปน 1000001 สวนตว B จะเกบเปน 1000010 เปนตน

เขตขอมล (Field)

คอ หนวยของขอมลทเกดจากการน าตวอกขระหลายๆตวมารวมกนเปนค าทมความหมาย เชน รหสนกศกษา ชอนกศกษา นามสกล ทอย คณะและสาขาวชา เปนตน

ระเบยน (Record)

คอ หนวยของขอมลทมการน าเขตขอมลหลายๆ เขตขอมลทมความสมพนธกนมารวมกน หรอคาของขอมลในแตละเขตขอมล เชนระเบยนนกศกษาคนท 1 ประกอบดวยเขตขอมลรหสนกศกษา 4800111 , ชอ :สาธต, นามสกล: กตตพงศ, โปรแกรมวชา: บรรณารกษศาสตร, คณะ: มนษยศาสตร เปนตน

แฟมขอมล (File)

คอ หนวยของขอมลทมการน าระเบยนหลายๆ ระเบยนทมความสมพนธกนมารวมกนเชน แฟมขอมลนกศกษาดงภาพดานลาง ซงประกอบไปดวย ระเบยนจ านวน 5 ระเบยนหรอ 5 แถว ซงกคอ รายละเอยดของนกศกษาจ านวน 5 คน นนเอง

ฐานขอมล (Database)

คอ หนวยของขอมลทมการน าแฟมขอมลหลายๆ แฟมขอมลทมความสมพนธกนมารวมกน เชน ฐานขอมลในระบบทะเบยนนกศกษาจะประกอบดวยแฟมขอมลรายวชา นกศกษา การลงทะเบยน ผลการเรยน และอาจารยผสอนเปนตน

5

ภาพแสดงตวอยางเขตขอมล ระเบยน และแฟมขอมลนกศกษา

ประเภทของแฟมขอมล

แฟมขอมลจะถกแบงแยกประเภทตามการใชงาน ซงแบงออกเปน 5 ประเภทตางๆ ดงน

1. แฟมขอมลรายการหลก (Master File)

ท าหนาทจดเกบขอมลทไมมการเปลยนแปลงหรอมสภาพคอนขางคงท เชนแฟมขอมลประวตนกศกษา จะประกอบดวยขอมลตางๆ เชน รหสนกศกษา ชอ-นามสกลทอย คณะ และโปรแกรมวชา เปนตน ซงการปรบปรงแกไขขอมลใน Master File ใหทนสมยสามารถท าได 3 รปแบบคอ การเพม (add) การลบออก (delete) และการแกไข (modify) เชน การเพมระเบยนของนกศกษาในกรณทเปนนกศกษาใหมการลบระเบยนของนกศกษาในกรณทนกศกษาลาออกและการเปลยนแปลงทอยของนกศกษา เปนตนอกตวอยางหนงทเปนแฟมขอมลรายการหลก กคอ ขอมลของลกคาธนาคาร เชนเลขทบญช ชอ-นามสกล ทอย ยอดเงนคงเหลอซงจะถกแกไขเมอมรายการฝากถอนเงนจากลกคาโดยการแกไขแฟมขอมลอาจท าไดโดยตรงหรอแกไขโดยใชขอมลจากแฟมขอมลรายการเปลยนแปลงซงจะกลาวในขอตอไป

2. แฟมขอมลรายการเปลยนแปลง (Transaction File)

ท าหนาทจดเกบขอมลทมกมการเคลอนไหวหรอมการเปลยนแปลงอยเสมอ เชนแฟมขอมลการลงทะเบยนเรยนของนกศกษาทจะตองมการลงทะเบยนเรยนในทกๆภาคการศกษา แฟมขอมลรายการฝาก -ถอนเงนในบญชลกคาธนาคารหรอแฟมขอมลการขายสนคาประจ าวน เปนตน

6

3. แฟมขอมลรายงาน Report File

ท าหนาทเกบรายงานทไดจากคอมพวเตอรไวเนองจากการเกบแฟมขอมลรายงานไวในรปของแฟมขอมลในหนวยความจ าส ารองมขอดคอจดเกบไดสะดวกและทนทานกวาการเกบเปนกระดาษอกทงสามารถสงพมพเมอใดและปรมาณเทาใดกได

4. แฟมขอมลเกบผลลพธ Output File

โปรแกรมสวนมากจะมการรบขอมลเขามาประมวลผลและไดผลลพธเปนขอมลใหมออกมาขอมลใหมอาจแสดงออกทางหนวยแสดงผลหรอจดเกบไวในแฟมขอมลกได เรยกแฟมขอมลทเกบขอมลใหมนวา แฟมขอมลเกบผลลพธและสามารถน าแฟมขอมลนไปเปนขอมลน าเขาของโปรแกรมอนไดตอไป

5. แฟมขอมลส ารอง (Backup)

ใชเกบส ารองขอมลในแฟมขอมลทมความส าคญสง การส ารองขอมลเปนสงส าคญมากในการใชงานคอมพวเตอร เนองจากสอทเกบขอมลตาง ๆ อาจเกดปญหาไดโดยทผใชคาดไมถง ดงนนเราควรจดเกบขอมลลงบนสอบนทกขอมลอนดวยเพอเปนการส ารองขอมลในกรณทมปญหาซงจะชวยใหไดขอมลทส าคญกลบมาใชใหม

ขอดของการจดการขอมลดวยแฟมขอมล 1. การประมวลผลขอมลไดรวดเรวเนองจากมการแยกขอมลไวเปนแฟมตางๆ 2. ลงทนต าในเบองตนอาจไมจ าเปนตองใชคอมพวเตอรทมความสามารถมากกสามารถท า

การประมวลผลขอมลได 3. สามารถออกแบบแฟมขอมลและท าการพฒนาไดงายเนองจากมขนตอนไมสลบซบซอน

มากนก

ขอเสยของการจดการขอมลดวยแฟมขอมล

ในการจดการขอมลดวยแฟมขอมลทเปนอสระและกระจดกระจายนน พบวาแตละแผนกแตละงานมแฟมขอมลของตวเองแยกเกบในแตละแผนก เมอพจารณาแลวพบวาอาจมความคลองตวสงแตในขณะเดยวกนอาจเกดปญหาตางๆ ขน ดงน

7

1. เกดความซ าซอนของขอมล(data redundancy) เนองจากแตละฝายมแฟมขอมลของตนเอง คอขอมลชดเดยวกนมการจดเกบในแฟมขอมลท

ตางกนหรอขอมลชดเดยวกนถกจดเกบอยในสองแฟมขอมลหรอมากกวาซงจะท าใหเปนการสนเปลองเนอทและแรงงานในการจดเกบขอมลทซ าซอนนน

2. ล าบากตอการแกไข (updating difficulties) ความซ าซอนของขอมลจะท าใหยากตอการแกไขขอมลเหลาน นเนองจากถามขอมลใด

เปลยนแปลงจะตองท าการเปลยนแปลงขอมลทกแฟมขอมลทมขอมลซ ากนท งหมดท าใหอาจเกดขอผดพลาดได และเกดความสบสนหากขอมลในแตละแฟมขอมลไมตรงกนรวมทงสนเปลองแรงงานในการเปลยนแปลงแกไขขอมลทซ าซอนนนดวย

3. เกดความขดแยงของขอมล (data inconsistency) เปนปญหาทมเกดจากการจดเกบขอมลทซ าซอนเนองจากการจดเกบขอมลชดเดยวกนในหลาย

แฟมขอมลอาจท าใหขอมลชดเดยวกนมคาทแตกตางกนไดในแตละแฟมขอมลถามการแกไขปรบปรงขอมลไมครบถวนซงท าใหไมทราบวาขอมลชดใดคอขอมลทถกตองทสด

4. เกดการผกตดกบขอมล (data dependence) เมอโปรแกรมไดถกพฒนาส าหรบใชกบแฟมขอมลใดโดยเฉพาะจะท าใหเกดการผกตดกนกบ

รปแบบของขอมล กลาวคอถาโปรแกรมหรอรปแบบขอมลฝายหนงฝายใดเกดการเปลยนแปลงจะท าใหอกฝายตองมการแกไขดวยซงเปนการเพมตนทนในการพฒนาโปรแกรม

5. การกระจดกระจายของขอมล (data dispersion) ถาขอมลถกจดเกบอยในแหลงตาง ๆ อยางกระจดกระจายและไมเปนระบบโดยมโครงสราง

และรปแบบของขอมลผกตดอยกบโปรแกรมทใชงานขอมลเหลานนจะท าใหเกดความยากในการใชขอมลรวมกนของโปรแกรมอนเนองจากตองมการพฒนาโปรแกรมใหมเพอใหใชรปแบบขอมลทแตกตางกนได

6. การใชประโยชนจากขอมลลดลง (underutilization of data) เนองจากตองมการพฒนาโปรแกรมโดยเฉพาะส าหรบการใชงานขอมลเพองานนนๆโดยไม

สามารถใชโปรแกรมเดมทใชงานอยไดท าใหผใชเขาถงขอมลเหลานนไดยาก และปฏเสธทจะใชงานในทสด จากขอเสยดงกลาวของการจดการขอมลดวยแฟมขอมล จงเปนทมาของการพฒนาระบบการ

จดการขอมลอกรปแบบหนง เพอแกปญหาทเกดขนของการจดการขอมลในระบบแฟมขอมล ซงเรยกวาระบบการจดการฐานขอมล

8

ความรทวไปเกยวกบระบบฐานขอมล

ฐานขอมลเปนการจดเกบขอมลอยางเปนระบบท าใหผใชสามารถใชขอมลทเกยวของในระบบงานตาง ๆ รวมกนไดโดยทจะไมเกดความซ าซอนของขอมลและยงสามารถหลกเลยงความขดแยงของขอมลดวยอกทงขอมลในระบบกจะถกตองเชอถอได และเปนมาตรฐานเดยวกนโดยจะมการก าหนดระบบความปลอดภยของขอมลขน

นบไดวาปจจบนเปนยคของสารสนเทศ เปนทยอมรบกนวาสารสนเทศเปนขอมลทผานการกลนกรองอยางเหมาะสมสามารถน ามาใชประโยชนอยางมากมาย ไมวาจะเปนการน ามาใชงานดานธรกจ การบรหารและกจการอน ๆ องคกรทมขอมลปรมาณมาก ๆจะพบความยงยากล าบากในการจดเกบขอมลตลอดจนการน าขอมลทตองการออกมาใชใหทนตอเหตการณดงนนคอมพวเตอรจงถกน ามาใชเปนเครองมอชวยในการจดเกบขอมลการประมวลผลขอมล ซงท าใหระบบการจดเกบขอมลเปนไปไดสะดวกทงนโปรแกรมแตละโปรแกรมจะตองสรางวธควบคมและจดการกบขอมลขนเองฐานขอมลจงเขามามบทบาทส าคญอยางมาก โดยเฉพาะระบบงานตาง ๆ ทใชคอมพวเตอรการออกแบบและพฒนาระบบฐานขอมลจงตองค านงถงการควบคมและการจดการความถกตองตลอดจนประสทธภาพในการเรยกใชขอมลดวย

ระบบฐานขอมล (Database System) หมายถงโครงสรางสารสนเทศทประกอบดวยรายละเอยดของขอมลทเกยวของกนทจะน ามาใช

ในระบบตางๆ รวมกน ระบบฐานขอมล จงนบวาเปนการจดเกบขอมลอยางเปนระบบซงผใชสามารถจดการกบขอมล

ไดในลกษณะตาง ๆ ทงการเพม การแกไข การลบตลอดจนการเรยกดขอมลซงสวนใหญจะเปนการประยกตน าเอาระบบคอมพวเตอรเขามาชวยในการจดการฐานขอมล

ความส าคญของการประมวลผลแบบระบบฐานขอมล จากการจดเกบขอมลรวมเปนฐานขอมลจะกอใหเกดประโยชนดงน 1. สามารถลดความซ าซอนของขอมลได การเกบขอมลชนดเดยวกนไวหลาย ๆ ท ท าใหเกดความซ าซอน (Redundancy) ดงนนการน า

ขอมลมารวมเกบไวในฐานขอมลจะชวยลดปญหาการเกดความซ าซอนของขอมลได โดยระบบจดการฐานขอมล (Database Management System : DBMS) จะชวยควบคมความซ าซอนไดเนองจากระบบจดการฐานขอมลจะทราบไดตลอดเวลาวามขอมลซ าซอนกนอยทใดบาง

2. หลกเลยงความขดแยงของขอมลได

9

หากมการเกบขอมลชนดเดยวกนไวหลาย ๆทและมการปรบปรงขอมลเดยวกนนแตปรบปรงไมครบทกททมขอมลเกบอยกจะท าใหเกดปญหาขอมลชนดเดยวกนอาจมคาไมเหมอนกนในแตละททเกบขอมลอยจงกอใหเกดความขดแยงของขอมลขน (Inconsistency)

3. สามารถใชขอมลรวมกนได ฐานขอมลจะเปนการจดเกบขอมลรวมไวดวยกนดงนนหากผใชตองการใชขอมลในฐานขอมล

ทมาจากแฟมขอมลตางๆกจะท าไดโดยงาย 4. สามารถรกษาความถกตองเชอถอไดของขอมล บางครงพบวาการจดเกบขอมลในฐานขอมลอาจมขอผดพลาดเกดขนเชนจากการท

ผปอนขอมลปอนขอมลผดพลาดคอปอนจากตวเลขหนงไปเปนอกตวเลขหนงโดยเฉพาะกรณมผใชหลายคนตองใชขอมลจากฐานขอมลรวมกนหากผใชคนใดคนหนงแกไขขอมลผดพลาดกท าใหผอนไดรบผลกระทบตามไปดวยในระบบจดการฐานขอมล (DBMS) จะสามารถใสกฎเกณฑเพอควบคมความผดพลาดทเกดขน

5. สามารถก าหนดความปนมาตรฐานเดยวกนของขอมลได การเกบขอมลรวมกนไวในฐานขอมลจะท าใหสามารถก าหนดมาตรฐานของขอมลไดรวมทง

มาตรฐานตางๆ ในการจดเกบขอมลใหเปนไปในลกษณะเดยวกนไดเชนการก าหนดรปแบบการเขยนวนท ในลกษณะ วน/เดอน/ป หรอ ป/เดอน/วนทงนจะมผทคอยบรหารฐานขอมลทเราเรยกวาผบรหารฐานขอมล (Database Administrator : DBA) เปนผก าหนดมาตรฐานตางๆ

6. สามารถก าหนดระบบความปลอดภยของขอมลได ระบบความปลอดภยในทนเปนการปองกนไมใหผใชทไมมสทธมาใช หรอมาเหนขอมล

บางอยางในระบบผบรหารฐานขอมลจะสามารถก าหนดระดบการเรยกใชขอมลของผใชแตละคนไดตามความเหมาะสม

7. เกดความเปนอสระของขอมล ในระบบฐานขอมลจะมตวจดการฐานขอมลทท าหนาทเปนตวเชอมโยงกบฐานขอมล

โปรแกรมตาง ๆ อาจไมจ าเปนตองมโครงสรางขอมลทกครงดงนนการแกไขขอมลบางครงจงอาจกระท าเฉพาะกบโปรแกรมทเรยกใชขอมลทเปลยนแปลงเทานนสวนโปรแกรมทไมไดเรยกใชขอมลดงกลาว กจะเปนอสระจากการเปลยนแปลง

โปรแกรมทนยมใชในการจดการขอมล และ ฐานขอมล โปรแกรมจดการขอมล (Spread Sheet) เปนโปรแกรมทใชรวบรวมขอมลใหถกจดเกบเปน

กลมกอน อกทงยงสามารถน ามาค านวณ, เรยงล าดบ และสรางกราฟ อยางงายขน การด าเนนงานยงรวมถงท ารายงานตางๆ โปรแกรมทใชกนในปจจบนคอ Microsoft Excel, Pladao Calc, Google Spreadsheet และ อนๆ

10

โปรแกรมฐานขอมลเปนโปรแกรมหรอซอฟแวรทชวยจดการขอมลหรอรายการตาง ๆทอยในฐานขอมล ไมวาจะเปนการจดเกบ การเรยกใช การปรบปรงขอมลโปรแกรมฐานขอมลจะชวยใหผใชสามารถคนหาขอมลไดอยางรวดเรวซงโปรแกรมฐานขอมมลทนยมใชมอยดวยกนหลายตว เชน Microsoft Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQL เปนตนโดยแตละโปรแกรมจะมความสามารถตางกน บางโปรแกรมใชงายแตจะจ ากดขอบเขตการใชงานบางโปรแกรมใชงานยากกวา แตจะมความสามารถในการท างานมากกวา

โปรแกรม Microsoft Accessนบเปนโปรแกรมทนยมใชกนมากในขณะนโดยเฉพาะในระบบฐานขอมลขนาดใหญสามารถสรางแบบฟอรมทตองการจะเรยกดขอมลในฐานขอมลหลงจากบนทกขอมลในฐานขอมลเรยบรอยแลวจะสามารถคนหาหรอเรยกดขอมลจากเขตขอมลใดกได นอกจากน Accessยงมระบบรกษาความปลอดภยของขอมลโดยการก าหนดรหสผานเพอปองกนความปลอดภยของขอมลในระบบไดดวย

โปรแกรม FoxPro เปนโปรแกรมฐานขอมลทมผใชงานมากทสดเนองจากใชงายทงวธการเรยกจากเมนของ FoxPro และประยกตโปรแกรมขนใชงานโปรแกรมทเขยนดวย FoxPro จะสามารถใชกลบ dBase ค าสงและฟงกชนตาง ๆ ใน dBase จะสามารถใชงานบน FoxPro ได นอกจากนใน FoxPro ยงมเครองมอชวยในการเขยนโปรแกรม เชน การสรางรายงาน

โปรแกรม dBaseเปนโปรแกรมฐานขอมลชนดหนงการใชงานจะคลายกบโปรแกรม FoxPro ขอมลรายงานทอยในไฟลบน dBase จะสามารถสงไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได และแมแต Excel กสามารถอานไฟล .DBF ทสรางขนโดยโปรแกรม dBase ไดดวย

โปรแกรม SQL เปนโปรแกรมฐานขอมลทมโครงสรางของภาษาทเขาใจงาย ไมซบซอนมประสทธภาพการท างานสง สามารถท างานทซบซอนไดโดยใชค าสงเพยงไมกค าสงโปรแกรม SQL จงเหมาะทจะใชกบระบบฐานขอมลเชงสมพนธและเปนภาษาหนงทมผนยมใชกนมาก โดยทวไปโปรแกรมฐานขอมลของบรษทตาง ๆทมใชอยในปจจบน เชน Microsoft SQL, Oracle, DB2 กมกจะมค าสง SQL ทตางจากมาตรฐานไปบางเพอใหเปนจดเดนของแตละโปรแกรมไป

การรวบรวมและตรวจสอบขอมล ควรประกอบดวย

1) การเกบรวบรวมขอมล เปนเรองของการเกบรวบรวมขอมลซงมจ านวนมาก และตองเกบใหไดอยาง

ทนเวลา เชน ขอมลการลงทะเบยนเรยนของนกเรยน ขอมลประวตบคลากร ปจจบนมเทคโนโลยชวยในการจดเกบอยเปนจ านวนมาก เชน การปอนขอมลเขาเครองคอมพวเตอร การอานขอมลจากรหสแทง การตรวจใบลงทะเบยนทมการฝนดนสอด าในต าแหนงตาง ๆ เปนวธการเกบรวบรวมขอมลเชนกน

11

2) การตรวจสอบขอมล เมอมการเกบรวบรวมขอมลแลวจ าเปนตองมการตรวจสอบขอมล เพอตรวจสอบความ

ถกตอง ขอมลทเกบเขาในระบบจะตองมความเชอถอได หากพบทผดพลาดตองแกไข การตรวจสอบขอมลมหลายวธ เชน การใชผปอนขอมลสองคนปอนขอมลชดเดยวกนเขาเครองคอมพวเตอรแลวเปรยบเทยบกน

การท าขอมลใหเปนสารสนเทศ การท าขอมลใหเปนสารสนเทศทจะเปนประโยชนตอการใชงาน จ าเปนตองอาศยเทคโนโลย

เขามาชวยในการด าเนนการ เรมตงแตการรวบรวมและตรวจสอบขอมล การด าเนนการประมวลผลขอมลใหกลายเปนสารสนเทศ และการดแลรกษาสารสนเทศเพอการใชงาน

การด าเนนการประมวลผลขอมลใหกลายเปนสารสนเทศ

อาจประกอบดวยกจกรรมดงตอไปน

1) การจดแบงขอมล ขอมลทจดเกบจะตองมการแบงแยกกลม เพอเตรยมไวส าหรบการใชงาน การแบงแยกกลมมวธการทชดเจน เชน ขอมลในโรงเรยนมการแบงเปนแฟมประวตนกเรยน และแฟมลงทะเบยน สมดโทรศพทหนาเหลองมกรแบงหมวดหมสนคา และบรการ เพอความสะดวกในการคนหา

2) การจดเรยงขอมล เมอจดแบงกลมเปนแฟมแลว ควรมการจดเรยงขอมลตามล าดบ ตวเลข หรอตวอกษร หรอเพอใหเรยกใชงานไดงายประหยดเวลา ตวอยางการจดเรยงขอมล เชน การจดเรยงบตรขอมลผแตงหนงสอในตบตรรายการของหองสมดตามล าดบตวอกษร การจดเรยงชอคนในสมดรายนามผใชโทรศพท ท าใหคนหาไดงาย

3) การสรปผล บางครงขอมลทจดเกบมเปนจ านวนมาก จ าเปนตองมการสรปผลหรอสรางรายงานยอ เพอน าไปใชประโยชน ขอมลทสรปไดนอาจสอความหมายไดดกวา เชนสถตจ านวนนกเรยนแยกตามชนเรยนแตละชน

4) การค านวณ ขอมลทเกบมเปนจ านวนมาก ขอมลบางสวนเปนขอมลตวเลขทสามารถน าไปค านวณเพอหาผลลพธบางอยางได ดงนนการสรางสารสนเทศจากขอมลจงอาศยการค านวณขอมลทเกบไวดวย

12

การดแลรกษาสารสนเทศเพอการใชงาน ประกอบดวย

1) การเกบรกษาขอมล การเกบรกษาขอมลหมายถงการน าขอมลมาบนทกเกบไวในสอบนทกตางๆ เชน แผนบนทกขอมล นอกจากนยงรวมถงการดแล และท าส าเนาขอมล เพอใหใชงานตอไปในอนาคตได

2) การคนหาขอมล ขอมลทจดเกบไวมจดประสงคทจะเรยกใชงานไดตอไปการคนหาขอมลจะตองคนไดถกตองแมนย ารวดเรว จงมการน าคอมพวเตอรเขามามสวนชวยในการท างาน ท าใหการเรยกคนกระท าไดทนเวลา

3) การท าส าเนาขอมล การท าส าเนาเพอทจะน าขอมลเกบรกษาไว หรอน าไปแจกจายในภายหลง จงควรจดเกบขอมลใหงายตอการท าส าเนา หรอน าไปใชอกครงไดโดยงาย

4) การสอสาร ขอมลตองกระจายหรอสงตอไปยงผใชงานทหางไกลไดงาย การสอสารขอมลจงเปนเรองส าคญและมบทบาททส าคญยงทจะท าใหการสงขาวสารไปยงผใชท าไดรวดเรวและทนเวลา

ชนดของขอมล (Data Types)

คาตรรกะ (booleans) มคา จรง กบ เทจ จ านวนเตม (integers) เลขทไมมเศษสวนหรอทศนยม เชน 1, -1, 345, -543 จ านวนจรง (floating-point values) จ านวนตวเลขใดๆ เชน 23.456, -4755.3333445 ตวอกษร (character) ขอมลทแทนดวยกลมของบต เปนตวอกษรหรอสญลกษณ เชน A, S, B สายอกขระ (strings) กลมของตวอกษร วนทและเวลา (date/time) ขอมลวนทหรอเวลา ไบนาร (binary) ขอมลทางคอมพวเตอร เชน แฟม รปภาพ ไฟลวดโอ

หนวยวดความจของหนวยความจ าทางคอมพวเตอร

8 bits = 1 Byte : B 1,024 Bytes = 1 Kilo Byte : KB 1,024 KB = 1 Mega Byte : MB 1,024 MB = 1 Giga Byte : GB 1,024 GB = 1 Tera Byte : TB หมายเหต Kilo = 210 = 1,024

13

การจดการฐานขอมล การจดการขอมลเปนกลยทธหนงในการบรหารองคการ โดยเฉพาะในยคปจจบนทมการแขงขนกน

อยางรนแรง องคการใดกตามทมขอมลอยมกจะไดเปรยบองคการคแขง ดงเชนประเทศทพฒนาแลว มกจะไดเปรยบประเทศทก าลงพฒนา ทงนเนองจากขอมลขาวสารขาง ๆ ผบรหารสามารถน ามาใชในการพยากรณเหตการณตาง ๆ ไดลวงหนา เชน ถาหากรฐบาลไทยมขอมลเกยวกบการเงน สภาพคลองทางการเงน ดลยบญชเดนสะพด ตวเลขขอมลเกยวกบการน าเขาและการสงออกอยางถกตอง และทนตอเหตการณ ผบรหารประเทศกจะสามารถทจะแกปญหาตาง ๆ ไดลวงหนา ดงนนขอมลสารสนเทศจงเปนสงส าคญตอองคการและประเทศชาต เราจงตองมการเรยนรเกยวกบการจดการแฟมขอมลและการบรหารฐานขอมลเพอกอใหเกดประโยชนตอองคการ

การจดการขอมล (Data management) ขอมล คอ ขอเทจจรงทเกดขนของกจกรรมใดกจกรรมหนงโดยการสงเกต การจดบนทก การสมภาษณ และการออกแบบสอบถาม ขอมลทไดมานนยงคงเปนขอมลดบ ไมสามารถทจะน ามาใชในการตดสนใจในการกระท าเชงการจดการ และขอมลทรวบรวมมามกจะไมมการจดระเบยบ อาจจะมการซ าซอนของขอมล หรอขอมลชนดเดยวกนอาจจะขดแยงกนกได ดงนนองคการจะตองมการวางแผนในการจดการบรหารฐานขอมลทด จงจะไดประโยชนจากขอมลทจดเรยบเรยงไว

ค านยามของฐานขอมลจงมความหมายถงการเกบรวบรวมขอมลของผใช และสามารถทจะน าขอมลนนออกมาใชรวมกนไดโดยไมมการซ าซอนของขอมล หรอความขดแยงของขอมล โดยทวไปขอมลมกจะประกอบดวยขอมลยอยหลาย ๆ สวน (Field) โดยทแตละสวนจะไมมความหมาย เชน ชอนสต ชอวชา หรอเกรด แตถาเอาหลายสวนมารวมกนจะเกดความหมายขน เชน นสตคนนชออะไร ลงทะเบยนวชาอะไร และไดเกรดเทาไร การทเราเอาขอมลของหลาย ๆ สวนมารวมกนจะเกดเปนรายการ (Record) และในกรณทเอาหลาย ๆ รายการมารวมกนจะเกดเปนแฟมขอมล (File) แตถาหากเอาหลายแฟมขอมลมารวมกนจะเกดเปนฐานขอมล (Database) ดงนนจะเหนไดวาฐานขอมลจะเกดจากบต (Bit) หรอเลขฐานสองมารวมกน 8 บต เพอกอใหเกดไบต (Byte) หรอตวอกษร (Character) ขนมา จากนนจงกลายเปนฟลดของขอมล ดงรปแสดงล าดบขนในการเกดฐานขอมล

14

รปแสดงล าดบขนในการเกดฐานขอมล

หากจะเปรยบเทยบฐานขอมลกบระบบการเกบเอกสารแบบดงเดม ฐานขอมลเปรยบเสมอนตเอกสาร ซงในตเอกสารจะประกอบดวยหลายลนชก แตละลนชกเปรยบเสมอนแฟมขอมล และในแตละแฟมขอมลจะประกอบดวยรายการของแตละบคคลรวมกนอย โดยทแตละบคคลกจะประกอบดวยฟลด ดงรปแสดงการเปรยบเทยบฐานขอมลกบตเอกสาร

รปแสดงการเปรยบเทยบฐานขอมลกบต เอกสาร

ฐานขอมล (Database)

แฟมขอมล (File)

รายการ (Record)

ฟลด (Field)

ไบตหรอตวอกษร (Byte or character)

บต (Bit) เลขฐานสอง

ฐานขอมลประวตผปวยส านกงานสาธารณสขจงหวด แฟมบคลากรแฟมประวตผปวย

ชอ นามสกล แพทย กรปเลอด น.ส.สรางค เสมอใจ นพ.สจจะ A น.ส.จรนนท ขดทา พญ.นงลกษณ AB

AB

ชอ นามสกล แพทย กรปเลอด น.ส.สรางค เสมอใจ นพ.สจจะ A นางสาวสรางค เสมอ

ใจ

ส

0 กบ 1

แฟม (File)

ฐานขอมล

เอกสารในตประกอบดวยรายการดงน ชอ นามสกล แพทยผท าการรกษา กรปเลอด

15

การจดการขอมลจะมประสทธภาพสงสด เมอผจดการไดรบขอมลขาวสารตามทตองการไดอยางรวดเรว ผจดการจ าเปนจะตองรวาอะไรเปนขอมลทเราสามารถหาได และจะเขาถงขอมลนนไดอยางไร การน าขอมลนนมาชวยในการตดสนใจ ในปจจบนขอมลและสารสนเทศทจะใชในการตดสนใจเกยวกบการจดการสวนใหญจะถกเกบในรปของแฟมขอมล และฐานขอมลทางคอมพวเตอร โดยผบรหารระดบกลางและระดบลางมกจะใชแฟมขอมลและฐานขอมลในการด าเนนงานวนตอวน และใชในการพฒนาแผนประกอบ สวนผบรหารระดบสงมกจะใชขอมลทงภายในและภายนอกฐานขอมลเพอใชในการพฒนา การจดท าแผนกลยทธตาง ๆ จะเหนไดวาผบรหารทกระดบจะไดใชประโยชนจากฐานขอมลเพอชวยในการบรหารและการตดสนใจ

ประเดนหลกในการบรหารขอมล (Major issue in data management) ประกอบดวย

1. ความสามารถในการเขาถงขอมล (Access) ไดงาย รวดเรว และถกตอง โดยจะตองมการก าหนดสทธในการเรยกใชขอมลตามล าดบความส าคญของผใช

2. จะตองมระบบรกษาความปลอดภยของขอมล (Security) ขอมลทจดเกบไวจะตองมระบบรกษาความปลอดภยเพอปองกนการจารกรรมขอมล

3. สามารถเปลยนแปลงแกไขในอนาคตได (Edit) ทงนเนองจากแผนทวางไวอาจจะตองมการเปลยนแปลงตามสถานการณจงท าใหตองมการจดระเบยบขอมล แกไขขอมล พรอมทงจดหาขอมลมาเพมเตม

4. ขอมลทจดเกบอาจจะตองมการจดแบงเปนสวนหรอสรางเปนตาราง เพองายแกการปรบปรงขอมล ในลกษณะการจดการฐานขอมลแบบสมพนธ (Relational database) ซงจะกลาวถงภายหลง

สวนตอประสานผใช หรอตวเชอมผใช (User interface) หมายถง อปกรณทชวยใหผใชสามารถตดตอสอสารกบคอมพวเตอรได เชน จอภาพ (Terminal)

แปนพมพ (Keyboard) เมาส (Mouse) และเมน (Menu) ดงนนผใชและผบรหารจ าเปนจะตองรเกยวกบลกษณะของขอมลทจะน ามาใช โปรแกรมการจดการ และขอจ ากดในการใชโปรแกรม ดงตาราง

16

ตารางแสดงลกษณะของขอมลทจะน ามาใช ชนดของฟลด (Field type) ค าอธบาย (Description)

ตวเลข (Numeric) ตวเลขปนตวอกษร (Alphanumeric) ตวอกษร (Alpha) วนท (Date) ความกวางของฟลด (Field length)

จะเกบไดเฉพาะตวเลขจ านวนเตม หรอเลขทศนยม สามารถใชค านวณทางคณตศาสตร เชน บวก ลบ คณ หาร จะเกบขอมลทเปนตวเลขปนตวอกษร จะใชในการค านวณไมได จะเกบขอความไมสามารถใชในการค านวณ จะก าหนดรปแบบการปอน เชน เดอน/วน/ป หรอ วน/เดอน/ป ขอบเขตของฟลดวาจะปอนไดกอกษร

การจดการแฟมขอมล

การจดการแฟมขอมล (File management) ในอดตขอมลทจดเกบไวจะอยในรปของแฟมขอมลอสระ (Conventional file) ซงระบบงานแตละระบบกจะสรางแฟมของตนเองขนมาโดยไมเกยวของสมพนธกน เชน ระบบบญช ทสรางแฟมขอมลของตนเอง ระบบพสดคงคลง (Inventory) ระบบการจายเงนเดอน (Payroll) ระบบออกบล (Billing) และระบบอน ๆ ตางกมแฟมขอมลเปนของตนเอง หากมการปรบปรงแกไขกจะท าเฉพาะสวนจงท าใหขอมลขององคการ บางครงเกดสบสนเนองจากขอมลขดแยงกน และในบางองคการอาจจะมการเขยนโปรแกรมโดยใชภาษาในการเขยนทตางกน ซงลกษณะของแฟมขอมลทสรางดวยภาษาทตางกนกไมสามารถทจะใชงานรวมกนได จงท าใหองคการเกดการสญเสยในขอมล ดงนนกอนทองคการจะน าคอมพวเตอรมาใชจะตองมการวางแผนถงระบบการบรหารแฟมขอมล การแบงประเภทของแฟมขอมล และการจดระเบยบแฟมขอมล

การบรหารแฟมขอมลจะตองมการก าหนดโปรแกรมทจะพฒนาขนมาวาจะใชภาษาอะไร มหนวยงานใดตองใชตองการขอมลอะไร ขอมลทแตละแผนกตองการซ ากนหรอไม หรอมขอมลอะไรทขาดหายไป และขอมลฟลดไหนทจะใชเปนคยในการคนหาขอมล เชน การสรางแฟมประวตลกคา ดงรป

17

รปแสดงการสรางแฟมประวตลกคา

ประเภทของแฟมขอมล (File type) เราสามารถจ าแนกแฟมขอมลออกตามลกษณะของขอมลทเกบบนทกไว และสามารถแบง

แฟมขอมลออกเปน 2 ประเภทใหญ คอ 1. แฟมขอมลหลก (Master file)เปนแฟมขอมลซงเกบขอมลทส าคญ เชน แฟมขอมลประวตลกคา

ซงแฟมขอมลหลกนเปนสวนประกอบของระบบงานบญช (Account system) 2. แฟมรายการปรบปรง (Transaction file)เปนแฟมทบนทกขอมลเกยวกบแฟมขอมลหลกทม

การเปลยนแปลงในแตละวน รายการทเกดขนจะตองน าไปปรบปรงกบแฟมขอมลหลกเพอใหแฟมขอมลหลกมขอมลททนสมยตลอด

การปรบปรงแฟมขอมลสามารถท าไดหลายอยาง เชน การเพมรายการ (Add record) การลบรายการ (Delete record) และการแกไขรายการ (Edit)

รายละเอยดลกคา รหสลกคา 001 ค าน าหนาชอ ส านก ชอ บรการเทคโนโลยสารสนเทศ ทอย 239 ถนนหวยแกว ต.สเทพ อ.เมอง จ.เชยงใหม 50200 เบอรโทรศพท 274-7691-2 ชอผตดตอ นางสาวสรางค เสมอใจ ประเภทลกคา 01 ลกคาประจ า เลขทบญช 11-02-01 พนกงานขาย น.ส.วรนดา ราชาพล เขตการขาย กรงเชยงใหม ขนสงโดย ทางรถยนต เครดต 60 วน เงอนไขการช าระเงน 2/10,n/30 ตารางราคา 01(ราคาพเศษ) สวนลด 10% วงเงนอนมต 300,000 บาท ยอดหนคงเหลอ

18

การจดระเบยบแฟมขอมล (File organization) มวธการจดไดหลายประเภท เชน 1. การจดระเบยบแฟมขอมลแบบตามล าดบ (Sequential file organization)ลกษณะการจดขอมล

รายการจะเรยงตามฟลดทก าหนด (Key field) เชน เรยงจากนอยไปหามาก ตารางแสดงขอดและขอเสยในการจดระเบยบแฟมขอมลแบบตามล าดบ (Sequential file organization)

2. การจดระเบยบแฟมขอมลแบบตรงหรอแบบสม (Direct or random file organization)โดย

สวนมากมกจะใชจานแมเหลก (Hard disk) เปนหนวยเกบขอมล การบนทกหรอการเรยกขอมลขนมาสามารถเรยกไดโดยตรง ไมตองผานรายการอนกอน เราเรยกวธนวาการเขาถงขอมลโดยตรง (Direct access) หรอการเขาถงโดยการสม (Random access) การคนหาขอมลโดยวธนจะเรวกวาแบบตามล าดบ ทงนเพราะการคนหาจะก าหนดดชน (Index) จากนนจะวงไปหาขอมลทตองการหรออาจจะเขาหาขอมลแบบอาศยดชนและเรยงล าดบควบคกน [Index Sequential Access Method (ISAM)] โดยวธนจะก าหนดดชนทตองการคนหาขอมลเมอพบแลวตองการเอาขอมลมาอกกรายการกใหเรยงตามล าดบของรายการทตองการ ซงการเกบโดยวธนมทงขอดและขอเสย

ตารางแสดงขอดและขอเสยในการจดระเบยบแฟมขอมลแบบตรงหรอแบบสม (Direct or random file organization)

ขอด ขอเสย 1.สามารถบนทก เรยกขอมล และปรบปรงขอมลทตองการไดโดยตรง ไมตองผานรายการทอยกอนหนา 2. ในการปรบปรงและแกไขขอมลสามารถท าไดทนท

1.สนเปลองเนอทในหนวยส ารองขอมล 2.ตองมการส ารองขอมลเนองจากโอกาสทขอมลจะมปญหาเกดไดงายกวาแบบตามล าดบ

ขอด ขอเสย 1.เปนวธทเขาใจงาย เพราะการเกบจะเรยงตามล าดบ 2.ประหยดเนอทในการเกบ และงายตอการสรางแฟมใหม

1.เสยเวลาในการปรบปรง ในกรณทมรายการปรบปรงนอย เพราะจะตองอานทกรายการจนกวาจะถงรายการทตองการปรบปรง 2.ตองมการจดเรยงขอมลทเขามาใหมใหอยในล าดบเดยวกนในแฟมขอมลหลกกอนทจะประมวลผล

19

อปสรรคในการจดการแฟมขอมลแบบดงเดม (Traditional or conventional file) คอ หนวยส ารองขอมล (Storage) จะมแฟมขอมลหลกอย และในแฟมขอมลหลก (Master file) จะประกอบดวยขอมลตาง ๆ (Data elements) เชน A-Z แตในองคการเดยวกนนนมผใชหลายหนวยงาน ไดแก แผนกบญช การเงน การตลาด และการผลต ซงแตละแผนกกจะตองเขยนโปรแกรมประยกต (Application program) ของงานตนเองขนมา ซงแตละงานอาจจะมการเรยกใชแฟมขอมลรวมกน ดงรป แสดงการใชแฟมขอมลแบบดงเดม

รปแสดงการใชแฟมขอมลแบบดงเดม (Traditional file) กบงานประยกตตาง ๆ (ปรบปรงจาก Laudon and Laudon.1996:271)

จากรปจะเหนวาโปรแกรมประยกตตาง ๆ อาจจะมการเรยกใชแฟมขอมลรวมกน ซงท าใหโอกาสท

จะเกดขอผดพลาด (Error) มมากขน หากไมมการควบคมการใชแฟมทด ดงนนปญหาอาจจะเกดขนไดหลายประการ เชน

1. การซ าซอน และการสบสนของขอมล (Data redundancy and confusion) 2. ขอมลและโปรแกรมขนตอกน (Program-data dependence) 3. ขาดความยดหยน (Lack of flexibility) 4. ขาดความปลอดภยของขอมล (Poor security) 5. ขอมลขาดความสะดวกในการใชและการแบงปนกน (Lack of data sharing and availability)

โปรแกรมบญช

โปรแกรมบญช

โปรแกรมบญช

โปรแกรมบญช

ก ข ค ง

ก ข ง จ

ก ข จ ฉ

ก จ ฉ ช

ผใช

แผนกบญช

แผนกการเงน

แผนกตลาด

แผนกผลต

โปรแกรมประยกต แฟมทเกยวของ

20

วธการประมวลผล วธการประมวลผล (Processing technique) การใชคอมพวเตอรเพอชวยในการประมวลผลทางธรกจนน มวธการประมวลผลไดหลายแบบ ดงน

1. การประมวลผลแบบชด (Batch processing)คอ การประมวลผลโดยผใชจะท าการรวบรวมเอกสารทตองการจะประมวลผลไวเปนชด ๆ ซงแตละชดอาจจะก าหนดเทากบเอกสาร 10 หรอ 20 รายการ หรอมากกวากได แตใหมขนาดเทากน แลวปอนขอมลดงกลาวเขาสเครองคอมพวเตอร จากนนจงใชค าสงใหประมวลผลพรอมกนทละชด

ตารางแสดงขอดและขอเสยของการประมวลผลแบบชด (Batch processing) ขอดของการท างานแบบชด ขอเสยของการท างานแบบชด

1.เหมาะส าหรบบรษททมขนาดใหญ มปรมาณงานมาก แตไมจ าเปนตองบรการขอมลทนททนใด 2.งายตอการตรวจสอบ หากขอมลผดพลาดสามารถตรวจสอบเฉพาะชด ของขอมลทผดพลาด

1. ขอมลทตองการทนททนใด อาจจะไมทนสมย (Update) เนองจากการประมวลผลขอมลจะท าเปนชวง ๆ 2. เสยเวลาในการรวบรวมขอมลเพอตรวจสอบกอนจะท าการประมวลผล

2. การประมวลผลแบบโตตอบ (Interactive)หมายถงการท างานในลกษณะทมการโตตอบ

ระหวางผใชสามารถทจะตรวจสอบขอมลไดตลอดเวลา ดงรป แสดงการท างานการออกบลโดยการประมวลผลแบบโตตอบ และ แสดงขอดและขอเสยของการประมวลผลแบบโตตอบดงตาราง

ลกคา (Customer)

Program

แฟมขอมลสนคาคงเหลอ แฟมขอมลลกหน

แฟมประวตลกคา

เอกสารใบสงซอ[Purchase Order (P/O)]

แผนกขาย (Sale Selection)

ประมวลผล (Process)

โปรแกรม ออกบล

ออกบล

21

รปแสดงการท างาน การออกบลโดยการประมวลผลแบบโตตอบ

ตารางแสดงขอดและขอเสยของการประมวลผลแบบโตตอบ (Interactive) ขอดของการท างานแบบโตตอบ ขอเสยของการท างานแบบโตตอบ

1.สามารถตรวจสอบขอมลทปอนทนททนใด 2.สามารถแกไขขอผดพลาดไดทนท 3.ไดรบผลลพธททนสมย

1.โอกาสผดพลาดมมากกวาวธแบบชด เนองจากการตรวจทานทหนาจอบภาพอาจจะท าใหผตรวจตาลาย 2.การแกไขขอผดพลาดท าไดยากกวา

3. การประมวลผลแบบออนไลน (Online processing)คอ การประมวลผลรวมกนระหวางคอมพวเตอรทตอพวงกบระบบสอสาร (Communication) โดยอาศยอปกรณตอพวง เชน โมเดม (Modem) ซงลกษณะการท างานอาจจะมเครองคอมพวเตอรหลายเครองตอพวงกนในระบบเครอขาย (Network) ซงอาจจะเปนเครองคอมพวเตอรขนาดใหญ ขนาดกลาง หรอไมโครคอมพวเตอรกได โดยทเครองคอมพวเตอรแตละเครองไมจ าเปนตองอยใกลกน แตสามารถทจะตดตอสอสารกนไดโดยมการสงผานขอมลไปมาระหวางกน ในระบบไมโครคอมพวเตอรเราอาจจะสรางเครอขายในลกษณะเครอขายเฉพาะ [Local Area Network (LAN)] ซงเปนเครอขายใกล ๆ กนหรอกาจจะสรางในลกษณะขายงานบรเวณกวาง [Wide Area Network (WAN)] ซงเปนเครอขายคอมพวเตอรทอยหางไกลกนมากแตเชอมตอกนไดโดยระบบโทรคมนาคม เชน ใชโทรศพท หรอดาวเทยม แสดงการสงขอมลผานสายโทรศพทดงรป

รปแสดงการสงขอมลผานสายโทรศพท

จากรปลกษณะของการออกบลจะท าลกษณะแบบชด (Batch processing) หรอแบบโตตอบ (Interactive) กได ขนอยกบจ านวนเอกสาร และความเรงรบของการออกบล

คอมพวเตอรของพนกงานขาย

สายโทรศพท

โมเดม โทรศพท

พมพบล

คอมพวเตอรทส านกงานใหญ

โทรศพท โมเดม

22

การจดการฐานขอมล การจดการฐานขอมล (Database management)คอ การบรหารแหลงขอมลทถกเกบรวบรวมไวทศนยกลาง เพอตอบสนองตอการใชของโปรแกรมประยกตอยางมประสทธภาพ และลดการซ าซอนของขอมล รวมทงความขดแยงของขอมลทเกดขนภายในองคการ ในอดตการเกบขอมลมกจะเปนอสระตอกน ไมมการเชอมโยงของขอมล เกดการสนเปลองพนทในการเกบขอมล เชน องคการหนงจะมแฟมบคคล (Personnel) แฟมเงนเดอน (Payroll) และแฟมสวสดการ (Benefits) อยแยกจากกน เวลาผบรหารตองการขอมลของพนกงานทานใดจ าเปนจะตองเรยกดแฟมขอมลทง 3 แฟม ซงเปนการไมสะดวก จงท าใหเกดแนวความคดในการรวมแฟมขอมลทง 3 เขาดวยกน แลวเกบไวทศนยกลางในลกษณะฐานขอมล (Database) จงท าใหเกดระบบการจดการฐานขอมล [Database Management System (DBMS)] ซงจะตองอาศยโปรแกรมเฉพาะในการสรางและบ ารงรกษา (Create and maintenance) ฐานขอมล และสามารถทจะใหผใชประยกตใชกบธรกจสวนตวไดโดยการดงขอมล (Retrieve) ขนมาแลวใชโปรแกรมส าเรจรปอน สรางงานขนมาโดยใชขอมลทมอยในฐานขอมล

การบรหารระบบฐานขอมล การบรหารระบบฐานขอมล จ าเปนจะตองอาศยการจดการทดเขามาชวยโดยทองคการจะตองสรางสภาพแวดลอมทเอออ านวยตอการสรางฐานขอมล มการวางรปแบบฐานขอมลตามหลกตรรกะ สรางขอระเบยบวนยในการใชฐานขอมล วธ และศกษาเครองมอ เทคนคในการสรางฐานขอมล รวมถงแนวความคดในการเปลยนแปลงขอมลในอนาคต การบรหารฐานขอมลจะประสบผลส าเรจไดตองประกอบดวยปจจยตาง ๆ หลายประการ ดงรปแสดงสวนประกอบหลกของฐานขอมลภายใตสภาพแวดลอม

23

รป แสดงสวนประกอบหลกของฐานขอมลภายใตสภาพแวดลอม (Key organization elements in the database environment) (Laudon and Laudon.1996:291)

1. การบรหารขอมล (Data administration)ระบบฐานขอมลจะตองไดรบการยอมรบจากองคการ โดยมการสนบสนนดานการจดการและการวางแผนเกยวกบสารสนเทศจากผบรหารระดบสง จะตองมการก าหนดนโยบายและมผรบผดชอบโดยตรง หลกส าคญของการบรหารขอมลจะตองถอวาขอมลเปนสงทจ าเปน และส าคญกบทกหนวยงาน โดยไมผกขาดกบงานใดงานหนง ดงนนองคการจะตองก าหนดนโยบายฐานขอมลทชดเจน มการก าหนดสทธ มาตรฐาน และการกระจายขอมลไปทกหนวยงานขององคการ

2. การวางแผนและการสรางแบบจ าลอง (Data planning and modeling methodology)ในขนแรกหากองคการตดสนใจวาจะใชระบบฐานขอมล องคการจะตองมการส ารวจความตองการสารสนเทศของทกหนวยงาน เพอวางแผนเกยวกบฮารดแวรและซอฟตแวรทตองใช และพจารณาเกยวกบงบประมาณทเหมาะสม รวมทงจะตองมผเชยวชาญระบบฐานขอมลเพอทจะทดลองสรางแบบจ าลองของระบบฐานขอมลวาควรจะออกแบบฐานขอมลอยางไร เชน ในลกษณะงานโครงสรางแบบล าดบชน โครงสรางแบบเครอขาย หรอโครงสรางแบบสมพนธ

3. การจดการและเทคโนโลยฐานขอมล (Database technology and management)องคการจะตองมการฝกฝนพนกงานใหรจกการจดการขอมลและน าเทคโนโลยมาประยกตใชกบงาน เชน น าอปกรณสอสารมาตอพวงกบเครองคอมพวเตอร เพอท าหนาทในการกระจายขอมลจากแหลงหนงไปยงอกแหลงหนง

การบรหารขอมล (Data

administration)

ระบบการจดการขอมล

Database Management

Systems (DBMS)

ผ ใช

(User)

การจดการและ เทคโนโลยฐานขอมล

(Database technology and management)

การวางแผนขอมล และวธการสรางแบบจ าลอง

(Data planning and modeling methodology)

24

โดยเฉพาะในปจจบนอนเตอรเนต (Internet) ไดเขามามบทบาทในเรองของฐานขอมลมากขน ดงนนองคการจะตองรจกใชเทคโนโลยสมยใหม เพอชวยในการสรางศกยภาพในการจดการมากขน

4. ผใช (User)ภายในองคการจะตองรบรเกยวกบนโยบายการใชฐานขอมล สทธทตนเองสามารถใชได รวมถงการเรยนรวการใชซอฟตแวรใหม ๆ ทจะมาชวยเพมประสทธภาพในการท างาน