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GUIA METODOLOGICA PARA
LA ELABORACIN DE TABLAS DEVALORACION DOCUMENTAL - TVDEl reto frente a la organizacin
de los fondos acumulados
COLOMBIA
Bogot, D.C. 2003
LUIS FERNANDO SIERRA E.
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GUIA METODOLOGICA PARALA ELABORACIN DE
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organizacinde los fondos acumulados
Elaborado por:
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBARProfesional en Sistemas de Informacin,
Biblioteclogo y Archivista.(Candidato)
Universidad de la Salle
Correo Electrnico:[email protected]
BOGOTA D.C.Octubre de 2003
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CONTENIDO
Pgina
INTRODUCCIN
Capitulo I
1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS1.1 Definicin
1.2 Procesos de Valoracin1.2.1 Valoracin documental
1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados1.3.1 Principio de procedencia1.3.2 Principio de orden original
1.4 La Descripcin Documental1.4.1 Denominacin del fondo acumulado
1.5 Base Legal1.6 Metodologa organizacin de fondos acumulados
Capitulo II
2. TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD2.1 Definicin2.2 Objeto2.3 Alcance2.4 Plan de Accin2.5 Metodologa Aplicacin Tablas de Valoracin Documental
Capitulo III
3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIN DE LA TVD3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivstico
3.1.1 Elementos a evaluar3.2 Estudios Institucionales
3.2.1 Evolucin de la estructura orgnica de lainstitucin
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3.3 El Cuadro de Clasificacin Documental (CCD)3.3.1 Definicin del cuadro de clasificacin
3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificacin3.3.3 Elementos de todo cuadro
3.4 Propuesta Tabla de Valoracin Documental3.4.1 Elementos de toda tabla de valoracin
3.5 Presentacin Tabla de Valoracin Documental
Capitulo IV
4. DEFINICIONES
BIBLIOGRAFA
Anexos
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INTRODUCCION
La gestin cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de
documentos que requieren una disposicin que permita a los usuarios
acceder a ello cuando as lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de
ubicacin, localizacin e identificacin de cada unidad documental cuando
ellas se encuentran en los depsitos de archivo.
El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y
tericos que fueron expuestos en guas, manuales, reglamentos, resoluciones
etc., de diversas entidades del orden tanto publico como privado, que en
algn momento de su gestin se vieron enfrentados en la organizacin de sus
archivos.
Mi experiencia frente a la organizacin de archivos, y consiente de lanecesidad del desarrollo de la gestin documental al interior de la
organizacin y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar
criterios, me impulso a la elaboracin de este texto sobre la construccin de
las TVD, y colocar al alcance de Archivistas, Estudiantes y dems personas
interesadas en el tema de los Fondos Acumulados la presente Gua
Metodologca que pretende dar a conocer fundamentos tericos y prcticos,
que permitan mejorar el desempeo de las tareas documentales en cada unade las organizaciones.
Dentro de las nuevas polticas archivsticas para Colombia, fue necesario
definir criterios a nivel de las Tablas de Valoracin Documental TVD frente a;
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conservacin, normalizacin, control y facilidad de consulta de la informacin.
Para ello se definieron lineamientos sobre:
Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificacin
La aplicacin de los Cuadros de Evolucin de Estructuras Orgnicas.
Descripcin de pasos para elaborar las Tablas de Valoracin
La aplicacin de la TVD
De la aplicacin y el cumplimiento metdico de la presente gua, depende el
xito en la organizacin del fondo acumulado y la recuperacin de la Memoria
Institucional y documental.
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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental
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CAPITULO I
1.1 DEFINICIN
Son documentos reunidos por
una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin ningn
criterio archivstico de
organizacin sin las mnimas
condiciones de conservacin y
con pocas posibilidades de ser
fuente de informacin y de
consulta eficiente para los usuarios
1.2 PROCESOS DE VALORACIN
De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo
Acumulado, se forman con los
documentos del Archivo Central o
Histricos, que adquieren un valor
permanente. No se eliminan y seprotegen para la investigacin, la
academia, la historia, la ciencia y la
cultura. Por este motivo es importante
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establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de
organizacin documental para este tipo de fondos, pudiendo ser en un
principio la documentacin que por su antigedad supere los 30 aos, o en
segunda instancia siguiendo elAcuerdo 039de 2002 del Archivo General de
la Nacin (AGN), el cual contempla que el conjunto de la de la
documentacin producida antes de la aprobacin y aplicacin de la Tablas de
Retencin Documental (TRD) en los Archivos de Gestin, se denomina
tcnicamente fondo acumulado y ser sometida a un proceso de
organizacin y su resultado ser la Tabla de Valoracin Documental (TVD)
1.2.1 Valoracin Documental
Para la elaboracin de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados,
se analizarn desde una triple perspectiva: la trascendencia como testimonio
de la Entidad, la trascendencia de la actuacin de la administracin y la
trascendencia de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia.1
Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nacin AGN en su
Reglamento General de Archivos para Colombia, define valoracin
documental como: proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases de archivo. En este orden de ideas los valores a evaluar
son los siguientes:
1 CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:Direccin de Archivos Estatales, 1992. p.57.
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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental
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IINNTTEERREESSAANNAALLAAEENNTTIIDDAADDPPRROODDUUCCTTOORRAAYYAALLIINNIICCIIAADDOORR
Aspectos
Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico
PPRRIIMMAARRIIOOSS
Existen en Su trmite Su vigencia Su plazo precaucional
IINNTTEERREESSAANNAALLAAIINNVVEESSTTIIGGAACCIINNYYAALLAAHHIISSTTOORRIIAA
Clasificacin Predecibles Evidnciales No predecibles
VVAALLOORREESS
DDOOCC
UUMMEENNTTOOSS
SSEECCUUNNDDAARRIIOOSS
Se juzgan para Destruccin Conservacin permanente
Fuente: Archivo General de la Nacin - Colombia
1.3 TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS
Para definir la disposicin final del
conjunto de la documentacin que
haya sido producida y conservados,
las entidades debern adelantar el
anlisis de sus Fondos
Acumulados, aplicando los
principios por los cuales se rige la
organizacin de los documentos en
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1.3.2 Principio de Orden Original
Tal como fue formulado en Alemania, sostiene que los documentos deben
ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el
curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo.
Definido por el AGN como: conservacin de los documentos dentro del fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo,
para efectos de elaboracin de TVD debe ser entendido como el principioque hace referencia a la secuencia lgica, en la que se producen los
documentos, en la ejecucin de los trmites para la resolucin de los
diferentes asuntos3
DOCUMENTO ORDEN
- Orden de pago
- Autorizacin de pago- Contrato- Recibos y/o facturas- Pliza- Informe- Acta de entrega
05-Enero-2002
18-Febrero-200225-Febrero-200210-Marzo-200215-Marzo-200210-Mayo-200230-Junio-2002
1.4 LA DESCRIPCIN DOCUMENTAL
El fondo de una entidad lo constituyen tanto la documentacin producida por
la misma como la que recibe. Una entidad genera informacin en tres
3 Gua Practica Para la Elaboracin de Tablas de Retencin Documental. Op cit., p.6
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direcciones: Para ella misma, Hacia otras instituciones, Desde otras
instituciones.
Con el fin de facilitar la comprensin y la organizacin de los fondos
acumulados, se presentan las siguientes divisiones a las diversas
agrupaciones documentales que se constituyen en el patrimonio documental:
Fuente: Primer curso de capacitacin en Archivstica - AGD
1.4.1 Denominacin del Fondo
El fondo se denomina con el nombre completo de la Entidad Productora
(Institucin o Persona).
TIPO DE FONDO DENOMINACIN
- Fondos generados por instituciones - Gobernacin del Departamento deCundinamarca
- Fondos generados por personas - Mariano Ospina Rodrguez
- Entidades productoras cuyo nombre avariado a travs del tiempo
- Alcalda Municipal de Medelln /Alcalda Ordinaria del Distrito de Medelln
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1.5 BASE LEGAL
Ley 594 de julio de 2000Por medio de la cual se dicta la ley general
de archivos y se dicta otras disposiciones
Ley 734 de febrero 5 de 2002 Por la cual se expide el Cdigo
Disciplinario nico
Decreto 1382 de agosto 18 de 1995Por el cual se reglamenta la ley80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de
los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan
otras disposiciones
Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996Por el cual se establece criterios de
conservacin y organizacin de documentos
Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 Por el cual se regula el
procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental
1.6 METODOLOGA ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS
Estos procedimientos, procesos y metodologas, se plasman en las siguientespaso, que en ocasiones se trabajan simultneamente, en otras
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consecutivamente y fueron expuestos en el II encuentro de Archivos e
Investigacin. El caso de Bogot:4
Inventario preliminar de unidades de conservacin
Clasificacin y ordenacin: reubicacin de las unidades de
conservacin por principio de procedencia y orden original
(actualizacin inventarios)
Cuadros de Clasificacin
Valoracin documental: propuesta TVD
Identificacin de documentos afectados por biodeterioro
Evaluacin de condiciones medio ambientales y depsitos de doc.
4 SOLANO PLAZAS, Mercedes. La organizacin de archivos: un objeto de investigacin,Bogot: Proyecto Desarrollo e implementacin del Sistema Distrital de Administracin deArchivos, Mircoles 20 de Noviembre 2002. 6 p.
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CAPITULO II
2.1 DEFINICION
Definido por el Archivo General de Distrito AGD
como: Producto del anlisis y organizacin de un
fondo acumulado que presenta el listado de
agrupaciones documentales o series documentales
con anotacin de sus fechas extremas, sus
valoracin, su disposicin final y los
procedimientos a seguir para aplicar la disposicin
final.
2.2 OBJETO
El objetivo de la Tabla de Valoracin
Documental es servir de instrumento
de soporte para recuperar la
memoria institucional mediante la
aplicacin de criterios archivsticos y
que permitan realizar el plan de
transferencias secundarias
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2.3 ALCANCE
El alcance de la Tabla de Valoracin
Documental como elemento
archivstico es proporcionar, el
instrumento dentro del Programa
de Gestin Documental que
describe en forma sencilla y clara la
totalidad del fondo acumulado y se
convierte en la gua para la
organizacin, seleccin y expurgo
de los documentos, y se constituye en la base de las respectivas
transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.
2.4 PLAN DE ACCIN
Es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo
objetivo es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades concretas,
frente a la organizacin de los fondos acumulados y en la elaboracin y
aplicacin de las TVD, que es el tema que en este documento nos concierne.
La ejecucin del plan deber estar sujeto a la aprobacin definitiva por parte
del Comit de Archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas
requiere de un control, evaluacin y ajuste sobre el cumplimiento de los logrosalcanzados con el fin de retroalimentar las etapas propuestas. La programacin
de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el instrumento
que se presenta a continuacin:
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PLAN DE ACCION
ENTIDAD : _______________________________________ FECHA: _____________
QUE? PARA QUE? COMO? CUANDO? QUIEN? CONQ QUE?ACCION OBJETIVO ACTIVIDADES F.I F.C F.T RESPONSABI
LIDADRECURSOS RESULTADO
Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
F.I= FECHA INICIALF.C= FECHA CONTROLF.T = FECHA TERMINACIN
2.5 METODOLOGA APLICACIN TVD5
Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicacin y opera a partir del archivo
central o Histrico, para lo cual en primera instancia se debe adelantar las
siguientes acciones:
Capacitacin: Aplicacin TVD
Seleccin: retiro de la documentacin que ha perdido sus valores
primarios y no posee secundarios, acorde con las TVD
Foliacin
Eliminacin: elaboracin inventarios
Preparacin fsica de la documentacin a conservar: limpieza, retirode material metlico y sustitucin de unidades de conservacin.
Inventario: actualizacin
5SOLANO, op. cit., p. 6
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CAPITULO III
Cualquier entidad necesita un soporte funcional y administrativo
que le permitan desarrollarse adecuadamente, ya que sin
documentos e informacin los organismos no podran ser
administrados adecuadamente en forma eficaz. Ello implica que con
la elaboracin de la Tabla de Valoracin Documental se reconstruye
como era y como funcionaba la entidad que produjo el Fondo
Acumulado a intervenir. Es necesario entonces aplicar en forma
practica los pasos que se presenta a continuacin para adelantar los
procesos de diagnostico, investigacin, plan de accin y la
propuesta de la TVD.
3.1 ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVELARCHIVSTICO Y DE CONSERVACIN
Es la fase de la metodologa para la
elaboracin de las TVD, a travs del cual se
identifica y analiza la situacin real del
archivo y la conservacin de documentos
frente a los diferentes factores internos y
externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se
debe actuar. Dependiendo de caractersticas tales como tamao de la
organizacin, volumen documental, naturaleza y uso de la informacin.
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3.1.1 Elementos a Evaluar
Este procedimiento permitir reunir todos los datos que se puedan extraer
relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo
acumulado en estudio. Los datos debern aportar informacin sobre el acervo
documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la informacin,
conservacin, cantidad, ubicacin y estado fsico.
ELEMENTOS A EVALUAR A NIVEL ARCHIVISTICO Y DE CONSERVACION6
Capacitacin en el rea
TALENTO HUMANO
Experiencia
Caractersticas delsoporte
Conservacindocumental
RECURSOSDOCUMENTALES
Valorares de losdocumentos
Ubicacin
FuncionalidadRECURSOSLOCATIVOS
Condiciones fsicas yde seguridad
6 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Gua para la asistencia en administracindocumental. Medelln: SENA, 1995. 54 p.
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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental
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Para el desarrollo del proceso de elaboracin de las Tablas de Valoracin
Documental, el uso de fuentes documentales ser siempre necesario. La
identificacin de las fuentes, como el levantamiento de los datos dependen de
la habilidad del Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y
Archivstica y el personal auxiliar para el desarrollo de esta actividad. Sin
embargo, para facilitar el desarrollo de este paso del cual dependen los dems,
este documento suministra algunos formatos que podrn ser modificados
segn las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten evaluar los
elementos ms importantes dentro de la organizacin de los fondos
acumulados.
La evaluacin a nivel cualitativopermitir
visualizar, detectar y apreciar la situacin
real del Fondo Acumulado, identificando
(Datos del Archivo, Planta fsica, Sistemas
de Clasificacin, Ordenacin, Consulta e
instrumentos de recuperacin, Plazos de
retencin y Conservacin). El Anexo Anos
presenta un modelo para realizar el estudio
de los recursos documentales y locativos.
La evaluacin a nivel cuantitativo a travs
del Inventario, se puede identificar a nivel
documental el estado fsico, deteriorobiolgico y las unidades de conservacin
(Carpetas, AZ, Legajos, Tomos, Libros,
paquetes entre otros. Puede ejecutarse
aplicando el formato que se presentan el
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3.2 ESTUDIOS INSTITUCIONALES
Algunas veces, por la antigedad de los
documentos, se desconocen las fuentes de
informacin pertinentes para llevar ha cabo
esta tarea. En estos casos, es necesario
identificar esas instituciones, reconstruir su
estructura organizativa y averiguar cuales
fueron sus funciones y actividades, los pasos a
seguir serian los siguientes:
Fuentes Primarias:Esta se aplica en los casos en que la informacin se
pueda obtener directamente de las personas que conozcan el desarrollo
institucional y para recopilar testimonios que exigen respuestas ms
detalladas y precisas ya que en ellas se soporta las actividades de
organizacin del Fondo Acumulado
Fuentes Secundarias: Esta se aplica para ampliar el conocimiento,
mejorar la comprensin y anlisis del caso en estudio haciendo uso de
informacin documental y bibliogrfica. Este acercamiento se soporta en
la bsqueda de Actos administrativos de creacin de la entidad,
Organigramas, Actos administrativos de codificacin institucional,
Legislacin contempornea de la entidad que se esta tratando y la
relacin histrica de funciones asignadas a cada de las unidades
administrativas.
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3.2.1 Evolucin de La Estructura Orgnica de la Institucin
Como resultado de la etapa anterior de
recopilacin de las fuentes primarias y
secundarias, el personal encargado de esta
actividad diligenciara Los Cuadros de
Evolucin de Estructuras Orgnicas del
Fondo Acumulado, el cual brinda los
siguientes resultados:
Definir el nombre de la entidad orgnica, de donde provienen los
documentos.
Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad orgnica.
Precisar las funciones y actividades que correspondan a la entidad
orgnica y a cada una de sus partes.
Definir con precisin los permanentes cambios, o modificaciones que
durante diversos periodos histricos hayan afectado a la entidad.
Formar series de expedientes referidos a cada una de las partes de la
entidad orgnica.
El CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS, debe
elaborarse por dependencia para mayor claridad e interpretacin de los
datos 7. A continuacin se seala el modelo que deber considerar en este
sentido:
7 PROYECTO DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA UNICO DEADMINISTRACIN DE ARCHIVOS. Curso taller para ajustes y aplicacin de Tabla deRetencin Documental. Bogot. D.C.: Secretaria General, 2001. 12 p.
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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental
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CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS
DEPENDENCIA__________________________________
FUNCIONESANTERIORES
FUNCIONESACTUALES
DOCUMENTOS QUEGENERA
ACTO ADTIVO:________FUNCIONES:
ACTO ADTIVO:_______FUNCIONES:
3.3 EL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL (CCD)
A partir del anlisis de la informacin
compilada que ha obtenido de lasfuentes documentales. Se puede
construir la propuesta del Cuadro de
Clasificacin, en trminos bsicos
podra definirse el CCD como la
herramienta que nos permite codificar
e identificar cada oficina con sus
respectivas series, subseries y
tipologas documentales8, para todas las dependencias que se
reconstruyeron en el fondo acumulado a organizar.
8Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle.
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Esquema Conceptual de la Clasificacin de Archivos
Fuente: Archivo Histrico Pontificia Universidad Javeriana
3.3.1 Definicin del cuadro de clasificacin documental
Para el desarrollo del
presente documento se
debe recordar que laPropuesta de
Reglamento General de
Archivos para el Distrito
Capital, define cuadro
de clasificacin como:
sistema de clasificacin
elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una
Entidad y en el cual se refleja la conformacin orgnico-funcional de un
fondo. No debe ser elaborado apriorsticamente, sobre una base
especulativa, sino a partir del conocimiento y anlisis de las funciones y
procedimientos de una Entidad. De acuerdo con la metodologa divulgada
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por el Archivo General de la Nacin (AGN), en las dos primeras casillas del
formato de la Tabla de Valoracin Documental - TVD se encuentra el cuadro
de clasificacin correspondiente.
3.3.2 Utilidad del Cuadro de Clasificacin
El fondo acumulado esta
compuesto por todos aquellos
documentos que se produjeron a
lo largo de su vida institucional y
la ejecucin de las funciones
propias asignadas a cada una de
las dependencias. La aplicacin
del Cuadro de Clasificacin,
consiste en que los documentos
de cada dependencia de acuerdo
a sus funciones se separan y se agrupan a travs de la serie a la quepertenecen la cual fue definida con anterioridad en el CCD.
3.3.3 Elementos de Todo Cuadro
A partir de una clasificacin lgica, que permita conocer el fondo, sus mutuas
relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un formato para el Cuadro de
Clasificacin Documental, que concibe tres reas:
El siguiente corresponde a un ejemplo que ilustra la forma en que se debe
diligenciar cada campo del formato del CCD, para cada una de las
Dependencias identificadas en el Fondo Acumulado.
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DENOMINACIN ORGANIZACINLOGOTIPO CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SECCION DOCUMENTALSUBSECCION DOCUMENTAL
SERIES GENERALESCODIGO
Dependencia SerieSubserie
Nombre , Asunto, Serie, Subserie ytipologa Documental
AosExtremos
NOTA ACLARATORIA:SERIES ESPECIFICAS
CODIGO
Dependencia SerieSubserie
Nombre , Asunto, Serie, Subserie ytipologa Documental
AosExtremos
NOTA ACLARATORIA:
Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle
Encabezamiento: Con datos comunes a todos los asientos del formato
- Fondo Documental: Corresponde a los datos de la entidad.
- Seccin Documental: nombre de la dependencia o unidad
administrativa de superior jerarqua
- Subseccin Doc: nombre de la unidad administrativa que produce y
conserva la documentacin tramitada en el ejercicio de sus funciones
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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 27
Encolumnado
Con la incorporacin de todas las series, subseries documentales y tipos
documentales de cada dependencia nos dar un conocimiento claro y rpido
de los documentos que produce cada gestin administrativa.
- Codificacin de Unidades Administrativas: La codificacin de
oficinas se desarrolla basndose en el cdigo asignado mediante norma
interna de la institucin a cada una de las unidades segn corresponda,
adaptndose el siguiente esquema por cdigo y oficina.
22400 GRUPO RECURSOS HUMANOS
CODIGODEPENDENCIA
DENOMINACIN DEPENDENCIA
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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental
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- Codificacin de Series Documentales: La codificacin de series y
subseries documentales se estructura de acuerdo a la definicin del numero
de series que se generen en cada dependencia. Existiendo un numero propio
para cada serie, en el caso de existir subseries documentales se identifican
con un punto despus del cdigo de la serie.
1.1
CODIGOSERIE
CODIGOSUBSERIE
Existen dos divisin en la codificacin de las series:
Series Generales: Se refieren a documentos administrativos que son
comunes en todas las dependencias, tambin conocidos como documentosFacilitativos, ya sea por informacin, consulta o tramite. Su codificacin es
igual en todas las dependencias del fondo acumulado. Utilizando los primeros
dgitos del sistema de clasificacin general.
Series Especificas: Los documentos caractersticos de cada oficina, con
base en sus funciones especificas. La codificacin de cada una de estas series
es propia de la oficina. Se asigna un espacio No... nmeros propios en cadaUnidad Administrativa.
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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 29
NOMBRE FONDO ACUMULADOINDICE GENERAL CONSOLIDADO DE SERIES
Y SUBSERIES DOCUMENTALESCODIGOSERIE
NOMBREASUNTO, SERIE
CODIGOSUBSERIE
NOMBREASUNTO, SUBSERIE
1. ACTAS 1.1 Actas del Comit Administrativo
1.2 Actas del Comit InterdisciplinarioSubsistema de Talento Humano1.3 Actas del Consejo Directivo
2. CONTRATOS 2.1 Contratos de Consultora2.2 Contratos de Mantenimiento2.3 Contratos de Prestacin de Servicios
3. INFORMES 3.1 Informes de GestinLos cdigos del 1 al 30, estn asignados para todas las series generales o encomn de las diferentes dependencias del Fondo Acumulado
31. ASEO YCAFETERIA
32. MANTENIMIENTOPLANTA FSICA 32.1Reparaciones e InstalacionesLocativas
32.2 Compras y adquisicin de ElementosLos cdigos del 31 al 39, estn asignados al Grupo de Servicios GeneralesLos cdigos del 40 al 59, estn asignados al Grupo de Recursos Humanos
Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle
- Denominacin de Series: Las series y subseries documentales
deben reflejar los documentos generados o recibidos en razn a las
funciones asignadas a cada dependencia, de acuerdo con su
competencia, para su definicin los siguientes son elementos a tomar en
consideracin: ( La oficina productora, El destinatario, La legislacin, El
tramite administrativo, Los documentos que componen la serie simples o
compuestos, La ordenacin de esos documentos y su contenido).
Es preciso anotar que por tratarse de fondos acumulados la
denominacin de la serie documental puede encontrarse contenidas dos
o mas agrupaciones en un mismo legajo, tomo o asunto que contengan
varias series documental, as no respondan a los principios bsicos de la
archivstica.
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Ejemplo: los documentos de la Alcalda Ordinaria del Distrito de Medelln, en
la Secretaria de Hacienda y en la oficina de la Tesorera General, conforma
los grupos documentales Actas comit de compras, Crditos Nacionales,
Planillas de control de cuentas, Informes de caja menor, Boletn de tesorera.
Como estn organizados en tomos debe respetarse esta organizacin, sin la
posibilidad de ser agrupados de acuerdo a la serie a la que pertenecen. Por lo
tanto la denominacin de la serie seria Correspondencia y la Subserie
Correspondencia Externa, Enviada Recibida, Envida y Recibida. As
no responda a los criterios normalizados para la asignacin de nombre a
Agrupaciones Documentales
Nombre
Serie Doc.
Cdigo dela Serie
Cdigo dela Subserie
Cdigo deOficina
Nombre dela subserie
AosExtremosTipologaDocumental
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-Aos Extremos: al describir series y/o subseries documentales se
debe anotar. Las fechas inclusivas o fechas topes: Fecha de inicio y
trmino de la serie, Fechas aislada. Va entre parntesis (1940) 1940
2000 y Fechas de lagunas que dar a conocer 1950 1978 (Falta 1966
1971) etc.
Notas
Si se han creado series y agrupado diferentes tipos documentales o se
considera que alguna denominacin puede producir dudas o conflictos deinterpretacin, el Cuadro de Clasificacin llevara incorporadas cuantas
anotaciones sean necesarias.9
22400/ 30 INFORMACION INTERNA- Comunicaciones internas generales- Solicitudes de informacin- Comunicados entre jefatura y personal
Nota Aclaratoria: Escritos remitidos por otras oficinas por sufuncin informativa, que no forman parte de ninguna serie osubserie, se ubica por dependencia o remitente y dentro de cadacarpeta los documentos se ordenan cronolgicamente, guardando
juntas la carta recibida y la respuesta de la misma.
3.4 PROPUESTA TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL- TVD
El presente apartado ofrece al lector una conceptualizacin bsica en
cuanto a la elaboracin y el formato a diligenciar, que le permitatener un marco terico practico para orientar la actividad
profesional, y el desarrollo de las Tablas de Valoracin Documental.
9 FERNNDEZ GIL, Paloma. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinasmunicipales. Madrid, 1999. CEMCI. P. 219.
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Fuente: Seminario Conservacin Preventiva en Archivos - SCA
La propuesta de TVD tiene por objeto lograr una poltica documental
precisa y completa al interior de la organizacin; en la cual se
controle, perfeccione y simplifique el sistema de documentacin, as
como fijar las normas para la utilizacin y conservacin de los
documentos.
3.4.1 Elementos de toda Tabla de Valoracin
Partiendo de la informacin anterior, elabore la Tabla de ValoracinDocumental, teniendo en cuenta los siguientes aspectos
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Cdigo No
Sistema convencional que identifica tanto a las dependencias
productoras de los documentos como sus series documentales. Este
debe responder a la primera columna del Cuadro de Clasificacin
Documental establecido en la entidad.
Serie o Contenido de la Documentacin
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidadesdocumentales, y en la medida de lo posible la denominacin
propuesta para la Agrupacin Documental no deber construirse
con base en (Sitios Geogrficos, Nombres de Entidades, Nombres
de Formatos, Comits, Elementos fsicos etc.,). De igual forma
Tambin se listaran las subseries y tipologas documentales
correspondientes, establecidas en la segunda columna del Cuadro
de Clasificacin Documental (CCD).
Algunas series y subseries documentales se encuentran
denominadas por la misma tipologa documental, por ejemplo:
ACTAS DE ARQUEO DE CAJA, por tanto en la TVD no aparecer el
listado de los documentos que la conforman.
ACTASSerie Documental
Actas de Arqueo de Caja Subserie Documental
Fuente: Archivo General del Distrito Gua Metodologca para la elaboracin de TRD
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Fecha
Debe consignarse la fecha inicial y final de cada agrupacin
documental. Identificada en el tercera columna del CCD. Deben
colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo :
1950 1960. en el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando
la documentacin no tengan fecha se anotar s.f., que significa sin
fecha.
CODIGO FECHAS
D S- Sb
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIASDOCUMENTALES
INICIAL FINAL22400 1.
1.1
1.2
1.3
CORRESPONDENCIACorrespondencia Interna Enviada, Recibida,Enviada y Recibida- Oficios- MemorandosCorrespondencia Externa, Enviada Recibida,Enviada y Recibida-OficiosCorrespondencia Interna y Externa, Enviada,Recibida, Enviada y Recibida.- Oficios- Memorandos
1985
1974
1987
1990
1983
s.f
22400 2. RELACIONES- Relacin de descuentos- Relacin de retiros en la fuente- Relaciones de ingreso- Relaciones de cheques- Relacin de traslado de fondos y valores
1982 1988
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Valor Documental
Para el desarrollo de la presente columna se debe recordar que el
autor, Cruz Mundet Ramn define de una forma clara este termino
es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar
los valores inherentes a los documentos y su importancia. La
valoracin debe hacerse sobre la base de un conocimiento general
de toda la documentacin de una entidad, no sobre una base
parcial
Esto nos indica que hay que hacer una evaluacin de los valores de
los documentos, que tendr que indicarnos:
P= Posee Valor Primario S= Posee Valor Secundario
En la casilla de Valoracin Documental se debe indicar si las
Agrupaciones Documentales, les corresponden valores primarios o
secundarios. El valor documental debe indicarse para las series y/o
subseries documentales. Nunca para los tipos documentales, y
siempre en forma independiente para cada uno de estas
agrupaciones.
En este orden de ideas los valores a evaluar sern:
VALORES PRIMARIOS: Son aquellos que poseen los documentos
para el organismo de origen y que persisten incluso despus haber
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perdido su valor corriente en los archivos de gestin. Son de
carcter:
Administrativo:Est relacionado al trmite o asunto que motiv su
creacin. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por
su utilidad referencial para la planeacin y la toma de decisiones
Jurdico:Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho comn
Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos
testimoniales (Registro Civil)
Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el
Tesoro o Hacienda Pblica
Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos quesoportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y
de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada.
VALORES SECUNDARIOS: Se basa en el tema o asunto. Sirven de
referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la
administracin como fuente primaria para la historia y como testimonio de lamemoria colectiva. Son de carcter:
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Valores evidnciales: Revelan origen, organizacin y desarrollo de
las entidades. (Cambios institucionales orgnicos, normas de trabajo,
Poltica interna, economa, estadsticas, etc.).
Valores histricos:Evolucin y cambios ms trascendentales desde
el punto de vista legal, que ha sufrido la institucin. Se revelan en
Directrices, polticas, programas, proyectos, etc.
Valores informativos: Fenmenos sociales e institucionales. (Hojas
de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)
FECHAS RETENCIONEN AOSSERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIASDOCUMENTALES INICIAL FINAL
VALORDOCUMENTAL Archivo
Central
CORRESPONDENCIACorrespondencia Interna Enviada,Recibida, Enviada y Recibida- Oficios
- MemorandosCorrespondencia Externa, EnviadaRecibida, Enviada y Recibida-OficiosCorrespondencia Interna y Externa,Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.- Oficios- Memorandos
1985
1974
1987
1990
1983
s.f
P 20
Retencin
Plazo o trminos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el Archivo Central. Esta permanencia esta
determinada por la valoracin derivada del estudio de la
documentacin producida por las diversas unidades administrativas.
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Los tiempos de retencin en el Archivo Central se deben asignar
en aos, para cada serie documental identificada, en caso de
establecer subseries, se asignar los tiempos de retencin en forma
independiente para cada una de estas.
FECHAS RETENCIONEN AOSSERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIASDOCUMENTALES INICIAL FINAL
VALORDOCUMENTAL Archivo
Central
CORRESPONDENCIACorrespondencia Interna Enviada,Recibida, Enviada y Recibida- Oficios- MemorandosCorrespondencia Externa, EnviadaRecibida, Enviada y Recibida-OficiosCorrespondencia Interna y Externa,Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.- Oficios- Memorandos
1985
1974
1987
1990
1983
s.f
P 20
Disposicin Final
Definicin de los procesos que se aplicaran a los expedientes
correspondientes a cada serie o subserie, de acuerdo con los
resultados arrojados durante el proceso de valoracin, la cual se
seala teniendo en cuenta cuatro alternativas:
CT = Conservacin Total: Para aquellos documentos que adquierenvalores secundarios y por tanto se consideran de valor histrico, es decir se
convierten en fuente de consulta para los investigadores, la ciencia y la
cultura, pasando a conformar parte del patrimonio documental del distrito.
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E = Eliminacin: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos
que hayan perdido sus valores primarios y que no tienen valores histricos.
La eliminacin es un proceso irreversible, por tanto esta decisin debe estar
muy bien sustentada de acuerdo con el estudio de valoracin abordado
durante el proceso de elaboracin de la Tabla de Valoracin Documental.
M = Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y
obtener pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin se indican
otros soportes electrnicos o magnticos.
S = Seleccin: Este procedimiento se aplica para aquellas series y/o
subseries documentales que no ameritan conservarse total mente, pero que
poseen valor informativo que se repite o se encuentra registrado en otras
series y/o subseries documentales. Una vez se efectu la seleccin,
implcitamente se esta determinando eliminacin sobre la documentacin no
seleccionada.
Para que un proceso de seleccin documental se realice de manera
acertada, es indispensable la participacin de personas que tengan total
conocimiento de los documentos objeto del estudio, de manera que pueda
aportar elementos importantes para la correcta toma de decisiones sobre
los documentos que son objeto de seleccin10.
La seleccin documental debe aplicarse mediante tcnicas de muestreoestablecidas de acuerdo con las caractersticas y volmenes de
10 CORTEZ MESA, Elizabeth. Gua metodologca para la elaboracin de tablas de retencindocumental (Propuesta Final). Bogot D.C., Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.
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documentacin. para una mayor comprensin elAnexo C presenta algunos
mtodos recomendados por el Ayuntamiento de Barcelona.
FECHAS RETENCIONEN AOS DISPOSICIONFINALSERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS
DOCUMENTALESINICIAL INICIAL
VALORDOCUMENTA
ArchivoCentral CT E S M
CORRESPONDENCIACorrespondencia InternaEnviada, Recibida, Enviada yRecibida- Oficios
- MemorandosCorrespondencia Externa,Enviada Recibida, Enviada yRecibida-Oficios
1985
1974
1990
1983
S 20 X
X
Procedimientos
En esta columna se explicar, cuando sea necesario, en forma
concisa y clara la forma en que se aplicarn los procedimientos
relacionados con los trminos de retencin y la disposicin final,
ejemplo los expedientes se transferirn al Archivo Histrico la Serie
Informes Financieros, ya que refleja el manejo financiero de
empresa, en el archivo Central sern microfilmados aquellos que
de acuerdo con una seleccin cualitativa, el Comit de Archivo
determine que se deben conservar.
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NORMAS O DISPOSICIN LEGAL:
La serie Correspondencia abarca todos los valores secundarios de la documentacin,
en primera instancia esta cobijada por la Constitucin poltica nacional. Art. II ySubsiguientes, Cdigo Contencioso Administrativo Art. II y Subsiguientes. Ley 489/98,Art. 3. Cdigo Penal, Art. 80 y 82, en la cual hace alusin sobre la accin penal la cualprescribe a los 20 aos , por tal razn la correspondencia debe permanecer en suestado original durante este periodo.
FECHASSERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS
DOCUMENTALES INICIAL INICIAL
PROCEDIMIENTODISPOSICION FINAL
CORRESPONDENCIACorrespondencia Interna Enviada,Recibida, Enviada y Recibida- Oficios- MemorandosCorrespondencia Externa, EnviadaRecibida, Enviada y Recibida-OficiosCorrespondencia Interna y Externa,Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.- Oficios- Memorandos
1985
1974
1987
1990
1983
s.f
Esta serie posee Valor Histrico,Cientfico y Cultural, ya que reflejael funcionamiento de la entidad yaque contiene comunicaciones detodas las dependencias. Pasados 20aos se selecciona una muestraaleatoria del 5% por cada ao.
Norma o Disposicin Legal
Este campo enuncia las normas que son de competencia de los
expedientes en cada una de las dependencias y en algunos casos la
normatividad ya sea expedida al interior o al exterior de la de la
entidad, fijan unos periodos de prescripcin de los documentos, los
cuales son un factor fundamental a tenerse en cuenta en el
momento de asignar los tiempos de retencin en el Archivo Central.
y argumentar la disposicin final.
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3.5 PRESENTACION DE LA TABLA DE VALORACIN
DOCUMENTAL - TVD
Una vez que se ha elaborado la propuesta de
Tabla de Valoracin Documental TVD para
cada unidad administrativa del fondo
acumulado y sugerido el plazo de retencin
para cada serie y/o subserie documental,
deber ser sustentada y presentada ante el
Comit de Archivo de la Entidad, quienesdebern evaluarla para su aprobacin. Antes
de la aprobacin final del TVD, si surgieran
dudas, o en los casos de revisin de la
valoracin documental o la adicin de nuevas series, o si alguna es
eliminada, conviene que el Biblioteclogo y Archivista consulte las fuentes
primarias y secundarias anteriormente, con el fin de que verifique con el
equipo de trabajo la modificacin a efectuarse, y verifique si la valoracin
documental y los procedimientos para su aplicacin son correctas y
sustentarla nuevamente ante el Comit de Archivo de la entidad, hasta lograr
su aprobacin.
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CAPITULO IV
Con el objeto de establecer las reglas y principios generales que regulan la
elaboracin de la Tablas de Valoracin Documental, y lo promulgado por La
Ley General de Archivos, la cual seala la importancia y fundamento de la
normalizacin de la funcin archivstica, se presenta una serie de definicionesque pretende lograr una unidad de criterios frente a los terminologa tcnica
asociada con las TVD.
Los trminos definidos obedecen al vocabulario tcnico definido por la Ley
594 de 2000, la Propuesta de Reglamento General de Archivos para el
Distrito Capital y los pronunciamientos del Archivo General de la Nacin11
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan los documentos transferidos
por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta
no estn frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTRICO: aquel al cual se transfiere la documentacin del
archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente
comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigacin , ciencia y la cultura.
11COLOMBIA. Presidencia de la Repblica: Por medio de la cual se dicta la Ley Generalde Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogot: Imprenta Nacional de Colombia. p.p. 39-48.
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ARCHIVO TOTAL : concepto que hace referencia a la vez a todos los
soportes documentales y al proceso integral de la formacin del archivo en
su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin,
almacenamiento, preservacin y disposicin final.
COMIT DE ARCHIVO:Grupo asesor de la alta direccin, responsable de
definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los
procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
CONSERVACIN TOTAL: Conjunto de documentos o series que son
transferidas al Archivo Histrico para su conservacin permanente.
DEPURACIN: operacin por la cual se separan los documentos que
tienen valor permanente de los que no lo tienen
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS: destruccin de documentos que han
perdido su valor administrativo, jurdico, legal fiscal o contable y que no
tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la
tecnologa.
FONDO ACUMULADO: Documentos reunidos por una entidad en el
transcurso de su vida institucional sin ningn criterio archivstico de
organizacin.
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INVENTARIO: instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada
de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series
documentales. Puede ser esquemtico, general , analtico y preliminar.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por
su valor histrico o cultural.
RETENCIN DE DOCUMENTOS:es el plazo en trminos de tiempo en que
los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo
central, tal como se designa en la tabla de retencin documental.
SELECCIN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el
destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su
conservacin parcial o total. De acuerdo con la serie que se este analizando
puede ser cualitativa es decir que tenga en cuenta caractersticas internas o
externas de los expedientes, o cuantitativa cuando se realiza aplicando
tcnicas matemticas y estadsticas.
SERIE DOCUMENTAL:conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas
SUBSERIE DOCUMENTAL: divisin o divisiones de una serie documental
con el propsito de delimitar de una forma mas clara el conjunto de unidadesdocumentales que hacen parte de la misma
TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple, con caractersticas
internas y externas que lo definen y distinguen como tal.
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TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS:remisin desde el archivo de gestin
o central al histrico de los documentos declarados como de valor histrico ,
de conformidad con lo sealado en la tabla de retencin documental o tabla
de valoracin correspondientes.
VALORACIN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo.
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Anexo AESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL
ARCHIVISTICO12
RECURSOS DOCUMENTALES
1. ARCHIVO
Desde qu fecha se conservan los archivos de la entidad:
Qu tipo de organizacin tiene el archivo?Centralizado? Descentralizado?
Otro?
Cual?
Existen normas generales de archivo consignadas en:
ManualInstructivoOtro
La organizacin del fondo acumulado obedece a normas tcnicas?
S No
Por qu?
Se han definido trminos de valoracin documental para los fondos acumulados?
S NoPor qu? _________________________________________________________
La empresa tiene integrado un comit de Archivo?
SQuienes lo integran (cargo)
12 Formato tomado GUIA PARA LA ASISTENCIA TCNICA EN ADMINISTRACIONDOCUMENTAL SENA Regional Medelln.
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No Por qu?
FONDO ACUMULADO
Qu cantidad (volumen o peso indique en mts2 metros lineales) se conservaactualmente?
En que fecha se realiz el ltimo expurgo (seleccin o desafectacin)
Con base en Tabla de Valoracin?Criterio propioOtro?
Qu cantidad (volumen o peso) de documentos se han destruido (indique en mts2 y m Kg)
Se han elaborado actas de incineracin o destruccin de documentos?
SNoExplique la razn:--
Desde qu fecha est sin clasificar los documentos: Por qu?
Qu auxiliar descriptivo maneja para el control de los documentos que reposan en el fondoacumulado:
Listado ndices Inventario Catlogo--
Indique qu medidas de prevencin y de conservacin documental se aplican:
Contra insectos y hongos: Cmara de Desinfeccin
OtroControl de humedad: HigrmetroExtractor de humedadControl de temperatura: TermgrafoOtroContra incendio: SNoAutomticosOtrosContra la polucin: S No CulPeriodicidadPlan de mantenimiento de la empresa: SNo
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Periodicidad
Se restauran los documentos: SNo
En qu forma?
Cmo se guardan los documentos histricos:
Cajapaquete EncuadernadoMicrofilmacin Disco Optico
CARACTERISTICAS DEL SOPORTE
Qu cantidad (volumen o peso) de documentos hay en el fondo acumulado, distribuidosas:
Textuales (texto escrito)Grficos (mapas, planos, dibujos)En imagen (fotografa, diapositivas)Audiovisuales (discos, cintas, pelculas)Legibles por mquina (diskettes, cinta magntica,microfilm)Otros Hay documentos empastados? S No
Cules?
CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Los documentos se consultan en forma:
Permanente Espordica Nunca
Cul es el procedimiento para localizar los documentos requeridos?
Existen control para la consulta, prstamo y devolucin de documentos?NoSEscritaOralOtro
Consignada en una norma? No S Cul?
Cunto tiempo transcurre para que el documento solicitado llegue al solicitante?
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En qu porcentaje se dejan de atender las solicitudes de consulta?
100% 75% 50% 25% 5%-
Razones: _______________________________________
Fecha de diligenciamientoNombre y cargo del encuestador
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ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVELARCHIVISTICO
RECURSOS LOCATIVOS
UBICACION
Qu rea en m2 tiene el archivo?
La distancia del archivo a las oficinas es:
Cercana Lejana
En qu piso se encuentra el archivo?
Ventajas y desventajas de la ubicacin __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Est sealizada el rea? No S
Existen reas restringidas? No S Cules________________________________________________________
FUNCIONALIDAD (Distribucin de muebles, equipos y puestos de trabajo)
Graficar el rea con la distribucin y ubicacin de muebles, equipos y puestos de trabajo.Indicar las medidas de espacios ocupados y libres.
Existe una zona de servicio al usuario? No S
Con qu equipo? Fotocopiadora Lector de Microfilmacin
Muebles, cules?______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________CONDICIONES FISICAS Y DE SEGURIDAD
La iluminacin es: Natural
Artificial
BuenaRegularDeficienteExisten ventanas? S NoDe vidrioDe seguridad Otras
Su ubicacin proporciona una ventilacin:Buena Regular Deficiente
Se dispone de equipo de ventilacin?
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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 54
S No Cul?
Hay humedad? S No Causa:
Los depsitos cuentan con:Termmetros? NoSCuntos? Higrgrafo? NoSCuntos? Termmetro higrgrafo? No S Cuntos? Extractor de humedad?NoSCuntos?
Su archivo ha sufrido alguno de estos accidentes:Incendio _______ Causas _________________________________________Inundacin _____ Causas _________________________________________
Robo _____ Causas______________________________________________
Qu correctivos ha aplicado la administracin?_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Fecha de diligenciamiento:_________________Nombre: ______________________________________________________
-
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GuaMetodologaParalaElaboracindelasTablasdeValoracinDocumental
LUISFERNANDOS
IERRAESCOBAR
55
ANEXOB
ModelodeInventariodeArchivosensu
EstadoNatural13
INVENTARIODEOF
ICINAS:
_________________
________________________
________________________
___________
DEPENDENCIAPRODUCTORA:
_______________
___________________________________________________________
FECHAS
EXTREMAS
UNID
ADDECONSERVACION
No.
Orden
NOMBRE
DELACARPETAOUNIDADDE
CONSERVACION
Inicial
Fina
l
Ca
ja
Carpe
ta
Lega
jo
Otro
No.
Folio
s
TIPOS
DOCUMENTALES
Nom
bre:
____________
______________________________
_____
Cargo:
________________________________________________________________
Firma:_
____________________________________________________
Fec
ha:
Da
Mes
A
13FormatotomadodelM
ini-ManualNo3GESTIONDOCUM
ENTALBASESPARALAELABOR
ACINDEUNPROGRAMA
-
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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 56
ANEXO CTCNICAS DE SELECCIN DOCUMENTAL
TCNICASCUANTITATIVAS
CARACTERSTICAS
Muestreo aleatorio simple Todas las unidades de conservacin tienen la misma probabilidadde representar a la serie. La muestra se escoge al azar y nodepende, en ningn momento, de pautas o periodos. Es unmtodo basado en la estadstica.
Muestreo numrico Es un muestreo aleatorio estadstico que consiste en conservaruna muestra de expedientes escogidos de manera rgida osistemtica. Se selecciona a priori un determinado tamao de lamuestra y el intervalo entre las unidades seleccionadas, porejemplo: 15, 25, 35.N, o un expediente sobre 10, 20, etc. Estemtodo depende del establecimiento de una pauta de seleccin ,
segn la cual se conservan cada ensimo elemento o bien todoslos documentos de un mes, ao o de cualquier otra unidadcronolgica.
Muestreo sistemtico La muestra se escoge en porcentajes (aleatoria simple). Se aplicamediante frmulas matemticas (Poblacin finita e infinita).
Muestreo estratificado Aumenta la representatividad de la muestra y consigueestimaciones ms precisas.Agrupa los elementos en subpoblaciones o estratos. El repartode la muestra ente los diferentes estratos poblacionales se ledenomina afijacin. Cuando la muestra se reparte por igual entrelos diferentes estratos se dice que la afijacin es igual ouniforme.
N = nmero de elementos o tamao de la
poblacinn = tamao de la muestraL = nmero de estratos
N1+N2+NL = NN1+n2+nL = n
Muestreo por conglomeradoso reas
Cuando se eligen grupos, bloques o conjuntos de las unidades.Cuando el conglomerado se corresponde con un rea o zonasterritoriales concretas, el muestreo por conglomerado recibe elnombre de muestreo por reas: los conglomerados tiene que serlo ms heterogneo posible.
Muestreo por etapas Cuando se selecciona dentro de cada conglomerado nuevossubconglomerados y as sucesivamente. Tambin se le llamapolietpico.
El ms frecuente de los muestreos por etapas es el bietpico, enel que se seleccionan los conglomerados o reas y despus lasunidades secundarias que corresponden a los elementos delconjunto poblacional, sin necesidad de tener que seleccionarningn otro tipo de unidad intermedia.
TECNICASCUALITATIVAS
CARACTERISTICAS
Muestreo representativo o Cuando hay un gran nmero de grupos documentales idnticos
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topogrfico en varios departamentos, se decide conservar grupos externos enun nmero determinado de departamentos. No reduce el tamaode la serie sino que se decide conservar ciertas unidades de
archivo y no otras. Es aplicable cuando hay una entidad centralque tiene adscritas y/o vinculadas.
Muestreo por eleccin alazar
Consiste en escoger un cierto nmero de unidades segn unsistema aleatoria, estando organizada la eleccin de forma que acada unidad del conjunto tenga la misma probabilidad de serincluida en la muestra. No hay que decidir cuantas unidades seseleccionaran.
Mtodo del ejemplar Conservacin de expedientes o piezas documentales mssignificativos de una serie documental.Conservacin de uno o ms ejemplares de una serie dedocumentos, con la finalidad de ilustrar la prctica administrativaen una fecha determinada.
Muestreo cronolgico Conservacin de la totalidad de los documentos producidos
durante unos aos de referencia preestablecidos y eliminacindel resto. Se debe aplicar independientemente de los cambiospolticos o de cualquier otro tipo de cambio que se produzcaentre los aos que abarque la serie. Depende de la ordenacincronolgica de los documentos.
Muestreo alfabtico Se utiliza para la conservacin parcial de archivos integrados pordocumentos o expedientes nominales. Se conservan losexpedientes que empiecen por una determinada letra. Se escogeuna inicial determinada y representativa o tambin se puedeescoger una inicial poco usual.TECNICAS CUALITATIVAS
Muestreo selectivo ocualitativo
Es una operacin subjetiva, pues la seleccin se basa en unconjunto de criterios con la intencin de conservar los
documentos ms importantes o significativos de una clase deserie ya que algunos materiales pueden tener un valor especialcon fines de investigacin. Se aplica cuando la serie no tieneninguna importancia.
Mtodo selectivo o devaciado selectivo
Su objetivo consiste en reducir el espacio ocupado por un fondoque se considera con un cierto inters histrico en base a laeliminacin de ejemplares repetidos, documentos de trabajo quese hayan utilizado, por ejemplo para la elaboracin de informes.
Muestreo opintico Consiste en elegir una muestra acerca de la cual se tengan buenasrazones para considerarla como representativa del conjunto aestudiar.
14
14ESPAA. Ayuntamiento de Barcelona. Tcniques de Mostreig. Castell: Ayuntamientode Barcelona, s.f. p. 1-19
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GuaMetodologaParalaElaboraci
ndelasTablasdeValoracinDoc
umental
LUISFERNANDOS
IERRAESCOBAR
58
NOMBREFONDOA
CUMU
LADO
U
NIDADADMINISTRATIVA:
HojaNo:
1
D
EPENDENCIAPRODUCTORA:
CODIGO
FECHAS
RETENCIONENAOS
DISPOSICIONFINAL
D
S
Sb
SERIES,SUBSE
RIES,
TIPOLOGIASDOCUMENTALES
INICIAL
FINAL
VALORDOCUMENTAL
Archivo
Central
CT
E
M
S
P
ROCEDIMIENTOS
DISPOSI
CIONFINAL
SERIESGENERALE
S
SERIESESPECIFIC
AS
NORMAODISPOSICINLEGAL:
CONVENCIONES
CDIGO
DISPOSICIONFINAL
SMBOLOS
D
=
Dependencia
CT=
Conse
rvacinTotal
E=
Eliminacin
SERIE=
MAYSCULASOSTENIDA
SUBSERIE=
MaysculaInicial
S
=
Serie
Sb=
Subserie
M=
Microfilmacin
S=
Seleccionar
P=
PoseeValorPrimario.
S=
PoseeValorSecundario.
-=T
ipoDocumental
VoBoCoord
inadordelProyecto:
AprobComit
deArchivo
ActaNo
-
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ralaElaboraci
ndelasTablasdeValoracinDoc
umental
LUISFERNANDOS
IERRAESCOBAR
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