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Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

300.03

2 10 X X

Por su importancia se considera documento histórico, se microfilma o se hace uso de la tecnología

300.141 X

Se eliminan por que no soportan valores legales, fiscales, ni contables.

300.14.1

1 X

Se eliminan por que no soportan valores legales, fiscales, ni contables.

300,292 10 X X

Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su totalidad, se microfilma o se hace uso de

la tecnología.

300,312 10 X X

Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su totalidad, se microfilma o se hace uso de

la tecnología.

300,39

300.39.1

2 8 X X

Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su produccion anual.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

INFORMES

ESTATUTOS

*Estatutos

ESCRITURAS

* Escrituras

Informe a Entes de Control

* Solicitudes

* Formatos

* Oficios de respuesta

* Informes

PROCEDIMIENTOS

ENTIDAD PRODUCTORA:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA GENERAL 300

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

ACTOS DE GERENCIA

CODIGO

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CIRCULARES Y MEMORANDOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CIRCULARES EXTERNAS

* Circular

* Anexos

1



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


PROCEDIMIENTOS

ENTIDAD PRODUCTORA:



CODIGO



300.39.2

2 8 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas en el

comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.

300.39.3

2 8 X X



300.39.4

2 8 X X



300.39.5

2 8 X X



300.39.6

2 8 X X



300.39.7

2 8 X X



330,41

330.41.12 X

Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está registrada en el Inventario general.

INVENTARIOS

CREG

* Solicitudes


* Informe

Asamblea Departamental

* Solicitudes


* Informe

Gobernación de Casanare

* Solicitudes


* Informe

Junta Directiva

* Solicitudes


* Informe

De Gerencia

* Solicitudes


* Informe

Superintendencia de Servicios Públicos

* Solicitudes


* Informe

Formato Único de Inventario Documental

2



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


PROCEDIMIENTOS

ENTIDAD PRODUCTORA:



CODIGO



300,42

300.42.1 1 9 x Libro radicador, los documentos se convierten en tipos documentales de otras series

300,50

300.50.1 2 10 x Es el soporte de la actividad Institucional. Y se digitalizan.

300.50.7

1 4 X X

Eliminar una vez cumplido su tiempo de retención en el archivo central, en razón a que pierde sus valores primarios y no adquiere

valores secundarios

Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________

M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

LIBROS

PLANES

Libro Radicador de CDP

ALEGRIA PASTRANA GALINDORESPÓNSABLE G.D

PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

NOMBRE

Plan de Desarrollo Administrativo

* Plan

* Informe

Plan de Gestión y Resultados

Jefe de Archivo

3



Versión: 1

4



Versión: 1

5



Versión: 1

6



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

330,2

330.2.1

2 8 X X

Son de conservación total, teniendo en cuenta que son documentos misionales y son fuente

para la investigación y la cultura

330.2.2

2 8 X X

Son de conservación total, teniendo en cuenta que son documentos misionales y son fuente

para la investigación y la cultura

330,7

330.7.1

2 8 X X

Cumplido su tiempo de retención en el archivo Central hacer una selección del 10% de su

producción anual.

330.7.2

2 8 X X

Cumplido su tiempo de retención en el archivo Central hacer una selección del 10% de su

producción anual.

330,39

Internas

* Programa de Auditoria

* Plan General de Auditoria

* Lista de chequeo

* Informe de auditoria Interna

* Comunicación Oficial

* Acta de Reunión de apertura y cierre

* Evaluación de Auditores

* Plan de Mejoramiento

* Evaluación de Auditores

PROCEDIMIENTOS



DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO DE GESTION- 330

ENTIDAD PRODUCTORA:

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES


ACTAS

Actas de Comité de Coordinación de Control Interno

* Acto de creación

* Anexos

* Manual de Control Interno

* Memorandos enviados

* Revisión Plan de Acción

* Papeles de trabajo

* Arqueos e inventarios

Actas de Auditoría

* Acto de creación

* Anexos

* Manual de Control Interno

* Memorandos enviados

* Revisión Plan de Acción

* Papeles de trabajo

* Arqueos e inventarios

AUDITORIAS

INFORMES

Externas

* Informes

* Comunicaciones Oficiales

* Acta de Reunión

* Plan de Mejoramiento

* Papeles de Trabajo

1



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

PROCEDIMIENTOS




ENTIDAD PRODUCTORA:



330.39.1

2 8 X X

Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su

produccion anual.

330.39.8

2 8 X X


produccion anual.

330.39.9

2 8 X X


produccion anual, su conservacion

330.39.10

2 8 X X



330.39.11

2 8 X X



330.39.12

2 8 X X



330.39.13

2 8 X X



330.39.14

2 8 X X



330.39.15

2 8 X X



Pormenorizado Estudio Control Interno Entidad

* Comunicaciones oficiales

* Informe

* Soportes

Sobre Quejas, Sugerencias y Reclamos


* Informe

* Soportes

De Seguimiento a Mapa de Riesgos por Procesos


* Informe

* Soportes

De Austeridad


* Informe

* Soportes

Evaluación MECI y CALIDAD


* Informe

* Soportes

Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano


* Informe

* Soportes

Entes de Control


* Informe

* Soportes

De Auditoría y Seguimiento


* Informe

* Soportes

Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno


* Informe

* Soportes

2



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

PROCEDIMIENTOS




ENTIDAD PRODUCTORA:



330.39.16

2 8 X X



330.39.17

2 8 X X



330.39.18

2 8 X X



330.39.20

2 8 X X


produccion anual.

330.39.32

2 8 X X



330.39.35

2 8 X X



330.39.61

2 8 X X


produccion anual.

330.39.62

2 8 X X



330.39.63

2 8 X X



Seguimiento Indicadores


* Informe

* Soportes

Control Interno Contable


* Informe

* Soportes

Gestión PEC


* Informe

* Soportes

MULTAS


* Informe

* Soportes

Seguimiento comité de Conciliación


* Informe

* Soportes

Gestión


* Comunicaciones Internas

* Informe

* Soportes

De Reportes al SUI


* Informe

* Soportes"

Acciones correctivas y preventivas


* Informe

* Soportes

Seguimiento SIRECI


* Informe

* Soportes

3



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

PROCEDIMIENTOS




ENTIDAD PRODUCTORA:



330.39.64

2 8 X X



330.39.65

2 8 X X


produccion anual.

330.39.66

2 8 X X


produccion anual.

330,41

330.41.1

2 X

Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está

registrada en el Inventario general.

Firma Responsable:

CONVENCIONES


M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

RESPÓNSABLE G.D ALEGRIA PASTRANA G.


Jefe de Archivo

Campañas de autocontrol


* Informe

* Soportes

Recomendaciones y políticas de control


* Informe

* Soportes

Producto no Conforme


* Informe

* Soportes


INVENTARIOS


NOMBRE

4



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

320.2

320.2.141 10 x x

Cumplido su tiempo de Retención en el Archivo Central, se Microfilman para su conservación.

320.2.15

1 10 X x

Cumplido su tiempo de Retención en el Archivo Central, se Microfilman para su conservación.

320.26

320.26.1 1 5 x x Cumplido su tiempo de Retención en el Archivo Central, se Microfilman para su conservación.

320.27

320.27.1 1 5 x x Cumplido su tiempo de Retención en el Archivo Central, se Microfilman para su conservación.

320.41

320.41.1

320.41.2

320.41.3

320.52 2 10 X X Es el soporte de la actividad Institucional. Y se microfilman.

PROCEDIMIENTOS

ENCUESTA

Encuesta de Calidad de Servicio

ENTREGA DE EQUIPOS


ENTIDAD PRODUCTORA:

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

ASESOR DE SISTEMAS 320



PROGRAMAS

Inventario Software

CODIGO



Acta de Devolucion de Equipo o Entrega de

Informacion

Acta de Entrega Equipo de Computo

ACTAS

Formato de Hojas de Vida

2 x

INVENTARIOS

Inventario Hardware

Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está registrada en el Inventario

general

1



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

PROCEDIMIENTOS

ENTIDAD PRODUCTORA:

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

ASESOR DE SISTEMAS 320



CODIGO



320.56

320.56.1 Perfilamiento De Usuarios 1 5 x Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está registrada en el Inventario

general

320.58

320.58.1 1 5 x Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está registrada en el Inventario

general

Firma Responsable:

CONVENCIONES


M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

Jefe de Archivo


ALEGRIA PASTRANA GALINDORESPÓNSABLE G.D


NOMBRE

PERFILAMIENTO

REPORTES

Reporte Soporte Tecnologia e Informatica

2



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

340.7

340.7.2

2 4 X

Finalizado el tiempo de retencion, seleccionar el 10% del total de la produccion anual de forma aleatoria, la cual

hara parate de la memoria institucional de la Entidad , la demas documentacion se puede eliminar.

340.37

4 10 x x

Finalizado el tiempo de retencion eliminar la documentacion, teniendo en cuenta que la documentacion no posee

valores secundarios (cientificos, historicos y culturales) para su conservacion.

340.39

340.39.202 9 X X

Es el soporte de la actividad Institucional. Y se digitalizan.

340.39.632 9 X X


340.39.672 9 X X


340.39.682 9 X X


340.39.692 9 x x



Externas

* Programa de Auditorias

* Plan de Auditorias

* Comunicado Externo

* Listado de Asistencia

* Informe Final de Auditoria

GESTION AMBIENTAL

* Comunicacion Interna

* Comunicacion Externa

* Sanciones

* Correos electronicos

De gestion

* Memorandos

Seguimiento SIRECI

* Correo Electronico

*Revision por Direccion

* Memorandos

Informe de Cargue de Informacion a

GESPROY

* MemorandosEstado de Tramites Ambientales

* Memorandos


INFORMES



ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ASESOR S.I.G Y PROYECTOS- 340

PROCEDIMIENTOS

AUDITORIAS

1



Versión: 1

340.41

340.41.12 X

Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está registrada en el Inventario

general.

340.50340.50.2

2 10 X XEs el soporte de la actividad Institucional. Y se digitalizan.

340.55340.55.4

1 5 x x



340.61340.61.1

1 4 x



340.61.2

1 4 x



340.61.3

1 4 x



Acciones Correctivas

* Abiertas

* Cerradas

* Informe

Sistema Integral de Riesgos

* Creacion, Modificacion y Anulacion

* Informe

* Correos Electronicos

Proyectos de Inversion Externos con

Solicitud de Aval Tecnico y Financiero

*Solicitud de Aval Tecnico Financiero

*Copia Proyecto en Fisico

*Lista de Chequeo

* Carta

*Solicitud de Factura

*Memorando

*Certificacion Aval Tecnico

*Certificacion de Informacion Comercial

* Informe de Visita de Usuarios

*Aval Tecnico Financiero

PROYECTOS

De Mejoramiento Entes de Control

* Solisitud Plan de Mejoramiento

PLANES

*Formato Único de Inventario Documental

INVENTARIOS

SEGUIMIENTO Y MEDICIONIndicadores de Gestion

* Creacion, Modificacion y Anulacion

* Informe

* Correos Electronicos

* Listado de Asistencia

2



Versión: 1

340.62340.62.1

1 4 X

340.62.2

1 10 x

340.62.3

1 10 x

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIARESPÓNSABLE G.DPRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

Firma Responsable:

CONVENCIONES Jefe de Archivo


M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

SISTEMA GESTION DE CALIDADManuales

* Manual de calidad

Documentacion por Proceso aprobada

Comité de Calidad

* Manual

* Guias

* Intructivos

* Caracterizacion de Procesos

* Procedimientos

* Protocolos

* Matrices

* Planes

* Listado Maestro de Documentos Y

registros

Formatos

* Creacion

* Modificacion

* Anulacion

Documento historico, refleja el Sistema de Gestion de Calidad de ENERCA SA ESP. Para toda la serie: Para

garantizar la trazabilidad se realizar copia en soporte magnetico que se encuentra en la Intranet y servidores de

la entidad

NOMBRE

ALEGRIA PASTRANA GALINDO

3



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

310.01

310.1.1

2 18 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se hará selección para su

conservación de los expedientes relacionados con escenarios específicos cuyo asunto

tengan trascendencia a nivel social y jurídica.

310.01.2

2 18 X X

Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su

totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología.


ENTIDAD PRODUCTORA

ACCIONES CONSTITUCIONALES

CODIGO

Procesos Juridicos Administrativo

* Pliego de Cargos

*Descargos

* Pruebas

* Alegatos

* Acto Administrativo de Fallo

* Recurso de Reposicion y/o Reconsideracion


OFICINA ASESORA JURÍDICA - 310DEPENDENCIA PRODUCTORA:

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Procesos de Reparación Directa

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Antecedentes


* Pruebas

* Alegatos de conclusión

* Fallo

* Concepto

* Recurso

* Acta de comité de conciliación

* Constancia

RETENCIÓN

1



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.01.3

2 18 X X



310.01.4

2 18 X X



Procesos Laborales

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Antecedentes


* Pruebas


* Fallo

* Concepto

* Recurso


* Constancia

Procesos Contractuales

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Antecedentes


* Pruebas


* Fallo

* Concepto

* Recurso

2



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.01.5

2 18 X X



310.01.6

2 18 X X



Proceso de Nulidad y Restablecimiento de

Derecho

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Antecedentes


* Pruebas


* Fallo

* Concepto

* Recurso


* Constancia

Procesos de Responsabilidad Civil

Extracontractual

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Antecedentes


* Pruebas


* Fallo

* Concepto

* Recurso


* Constancia

3



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.01.7

2 18 X X



310.01.8

2 X X



Procesos de Perturbación de Servidumbre

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Antecedentes


* Pruebas


* Fallo

* Concepto

* Recurso


* Constancia

Procesos Ejecutivos

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Antecedentes


* Pruebas


* Fallo

* Concepto

* Recurso


* Constancia

4



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.01.9

2 13 X X




310.01.10

2 18 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se hará selección del 10% de su

producción Anual

Procesos de Acción de Grupo

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Antecedentes


* Pruebas


* Fallo

* Concepto

* Recurso


* Constancia

Procesos de Acción de Cumplimento

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Antecedentes

*Comunicaciones oficiales

* Pruebas

* Fallo

* Recurso

5



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.01.11

2 5 X X




310.01.12

2 13 X X




Procesos de Acciones Populares

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Antecedentes


* Pruebas


* Fallo

* Recurso

* Acta

Procesos de Acción de Tutela

* Auto

* Demanda

* Notificación

* Poder

* Contestación demada

* Antecedentes


* Pruebas


* Fallo

* Recurso

6



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.01.13

2 18 X X

Cumplido el tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra aleatoria del 10% de lo

producido en el año y transferir al Archivo Histórico.

310.01.14

2 X X



Procesos Penales

* Demanda

* Notificación

* Comunicación oficial

* Poder

* Comunicación Interna

* Antecedentes

* Contestación de la demanda

* Pruebas

* Fallo

* Recursos

Procesos Ambientales

* Demanda

* Notificación


* Poder


* Antecedentes


* Pruebas

* Fallo

* Recursos

7



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.01.15

2 X X



310.02

310.02.13

10 20 x X


310.12

ACTAS

Actas Comite de Conciliacion y Defensa

Judicial

* Acta de Reunion

* Anexos y/o Soportes

Reclamaciones de Indemnización ante la

Aseguradora

* Demanda

* Notificación


* Poder


* Antecedentes


* Pruebas

* Fallo

* Recursos

CONTRATOS

8



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.12.1

2 18 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo

producido durante el año para su conservación permanente.

310.12.2

2 18 X X



310.12.3

2 18 X X



Contrato de Arrendamiento

* Minuta del contrato

* Certificado de disponibilidad presupuestal

* Certificado de Registro presupuestal

* Acta de Inicio

* Actas de Interventoría

* Acta de Liquidación

* Oficios

* Anexos

Contrato de Comodato

* Acta de Inicio



* Anexos




* Oficios

Contrato de Alquiler




* Acta de Inicio



* Oficios

* Anexos

9



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.12.4

2 18 X X


producido durante el año para su conservación permanente

Contrato de Compra

* Acta de adjudicación (si corresponde)

* Acta de Inicio


* Acta Evaluación de propuestas


* Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social

(Salud, Pensión y A.R.P)

* Anexos

* Antecedentes disciplinarios

* Antecedentes fiscales

* Cédula/NIT del contratista

* Certificado de Cámara de Comercio y

Representación Legal (si es del caso)


* Certificado de inscripción del proyecto (si es de

inversión)


* Certificados de idoneidad

* Formato Único de Hoja de Vida

* Justificación


* Oficios

* Pasado Judicial

* Paz y salvo aportes parafiscales

* Póliza de responsabilidad (si es del caso)

* Precios del mercado (propuestas)

* Publicación de invitación o licitación (si

corresponde)

* Registro de proponentes (si la cuantía lo amerita)

* Registro departamental (si es del caso)

* Resolución de aprobación de pólizas

* RUT

* Términos de referencia (si corresponde)

10



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.12.5

2 18 X X



310.12.6

2 18 X X



Contrato de Consultoría

* Acta de Inicio





* Anexos







* Justificación


* Oficios


* RUT

Contrato de Mandato

* Acta de Inicio





* Anexos





+ Certificado de Registro presupuestal


* Justificación


* Oficios


* RUT

11



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.12.7

2 18 X X



Contrato de Obra

* Estudio de Mercado

* Cuadro comparativo

* Análisis de Mercado

* Estudio de conveniencia

* Disponibilidad presupuestal


* Invitaciones - pliego de condiciones

* Publicación


* Propuestas

* Documentos de la propuesta

* Cierre de ofertas

* Contrato

* Solicitud de reserva presupuestal

* Reserva Presupuestal

* Póliza de cumplimiento

* Carta de ejecución

* Comprobante de ingreso almacén

* Recibo pago impuesto de timbre

* Modificaciones o adicionales

* Orden de pago

* Acta de liquidación

12



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.12.8

2 18 X X



Contrato de Prestación de Servicios

* Estudio de Mercado

* Estudio de conveniencia

* Certificado de Disponibilidad presupuestal

* Solicitud de disponibilidad presupuestal

* Hoja de vida - Función Publica

* Autorización de contratación

* Contrato

* Solicitud de Reserva

* Certificación de reserva presupuestal

* Fotocopia certificado judicial

* Certificados de estudio

* Certificados laborales

* Propuesta

* Informes de Ejecución

* Soportes de pago seguridad social

* Modificaciones, suspensiones, adiciones.

* Acta de liquidación

13



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.12.9

2 18 X X



Contrato de Suministro


* Acta de Inicio




* Anexos








inversión) *

Certificado de Registro presupuestal

* Cotizaciones

* Justificación


* Oficios



* RUT

14



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.12.10

2 18 X X


producido durante el año para su conservación permanente..

Contrato de Transporte






* RUT







* Pasado Judicial






corresponde)




inversión)

* Justificación

* Acta de Inicio




* Paz y salvo aportes parafiscales (si es del caso)


* Oficios

* Anexo

15



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.12.11

2 18 X X



310.12.12

2 18 X X



Contrato de Cesión de Contrato

Contrato de Arrendamiento con Opción de

Compra




* Acta de Inicio



* Oficios

* Anexos

16



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.12.13

2 18 X X



310.12.14

2 18 X X

Son parte de la memoria Institucional, microfilmar para la consulta y/o hacer uso de

tecnología para garantizar su conservación total.

Contrato de Seguros

* Pólizas

* Oficios

* Anexos

Contrato de Alumbrado Público






* RUT







* Pasado Judicial






corresponde)




inversión)

* Justificación

* Acta de Inicio




* Paz y salvo aportes parafiscales (si es del caso)


* Oficios

* Anexos

17



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.13

2 18 X X



310.19

310.19.1

2 3 x x

Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, se conservará totalmente debido a

que se constituyen en jurisprudencia para la institución.

310,23

2 4 X X

Son parte de la memoria institucional, microfilmar para la consulta y/o hacer uso de

tecnología para garantizar su conservación total.

310.39.1

310.39.1

2 X


registrada en el Inventario general

INFORMES

Entes de Control *informes

* Soportes y/o Anexos

CONVENIOS

* Solicitud del Proceso (Comunicación Interna)

* Parámetros del convenio

* Estudio de conveniencia y oportunidad

* Certificado de Disponibilidad presupuestal

* Certificado de la subdirección de regulación y

persona jurídica de la direccione regulación y

control de la secretaria Distrital de Cultura y

Deporte de la alcaldía Mayor con vigencia no

mayor a " meses

* Reconocimiento deportivo

* Propuesta del Proyecto o actividad

* Documentos que soporten la propuesta

* Contrato o Convenio

* Registro presupuestal

* Garantías (aprobadas)

* Publicación


* Impuesto de Timbre

* Acta de Inicio

* Informes Periódicos de Avance

* Documentos soportes del Pago

Conceptos Jurídicos

* Demandas

* Fallos

* Anexos

CONCEPTOS

DERECHOS DE PETICIÓN

* Solicitud

* Respuesta a quejas y reclamos

* Anexos

18



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


ENTIDAD PRODUCTORA

CODIGO



DISPOSICIÓN FINAL


RETENCIÓN

310.39.7

2 X



310.41

310.41.1 Formato Único de Inventario Documental

2 X



310,42

310.42.1

1 19 X

Constituye soporte a la gestión administrativa. Se conservan por 20 años, después pierde

los efectos probatorios

310,472 X Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo


310,57

310.57.2

2 X

Se elimina por perdida de vigencia administrativa

Firma Responsable:

CONVENCIONES Jefe de Archivo


M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

De Gerencia

*informes

* Soportes y/o Anexos

NOMBRE

ALEGRIA PASTRANA G.

Registro Proveedores

* Solicitud




RESPÓNSABLE G.D

OFERTA MERCANTIL

Libro Radicador

INVENTARIOS

REGISTRO

LIBROS

19

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