TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - Inicio · Tabla de Retención Documental Código:FT-MAA-GD-13...
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Tabla de Retención Documental Código:FT-MAA-GD-13 Versión: 1 ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E M S 300.03 2 10 X X Por su importancia se considera documento histórico, se microfilma o se hace uso de la tecnología 300.14 1 X Se eliminan por que no soportan valores legales, fiscales, ni contables. 300.14.1 1 X Se eliminan por que no soportan valores legales, fiscales, ni contables. 300,29 2 10 X X Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología. 300,31 2 10 X X Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología. 300,39 300.39.1 2 8 X X Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su produccion anual. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL INFORMES ESTATUTOS *Estatutos ESCRITURAS * Escrituras Informe a Entes de Control * Solicitudes * Formatos * Oficios de respuesta * Informes PROCEDIMIENTOS ENTIDAD PRODUCTORA: DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA GENERAL 300 EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P ACTOS DE GERENCIA CODIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL CIRCULARES Y MEMORANDOS SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CIRCULARES EXTERNAS * Circular * Anexos 1
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Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
300.03
2 10 X X
Por su importancia se considera documento histórico, se microfilma o se hace uso de la tecnología
300.141 X
Se eliminan por que no soportan valores legales, fiscales, ni contables.
300.14.1
1 X
Se eliminan por que no soportan valores legales, fiscales, ni contables.
300,292 10 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su totalidad, se microfilma o se hace uso de
la tecnología.
300,312 10 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su totalidad, se microfilma o se hace uso de
la tecnología.
300,39
300.39.1
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su produccion anual.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
INFORMES
ESTATUTOS
*Estatutos
ESCRITURAS
* Escrituras
Informe a Entes de Control
* Solicitudes
* Formatos
* Oficios de respuesta
* Informes
PROCEDIMIENTOS
ENTIDAD PRODUCTORA:
DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA GENERAL 300
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
ACTOS DE GERENCIA
CODIGO
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CIRCULARES Y MEMORANDOS
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
CIRCULARES EXTERNAS
* Circular
* Anexos
1
Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
ENTIDAD PRODUCTORA:
DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA GENERAL 300
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
CODIGO
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
300.39.2
2 8 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas en el
comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.
300.39.3
2 8 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas en el
comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.
300.39.4
2 8 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas en el
comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.
300.39.5
2 8 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas en el
comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.
300.39.6
2 8 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas en el
comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.
300.39.7
2 8 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas en el
comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.
330,41
330.41.12 X
Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está registrada en el Inventario general.
INVENTARIOS
CREG
* Solicitudes
* Oficios de respuesta
* Informe
Asamblea Departamental
* Solicitudes
* Oficios de respuesta
* Informe
Gobernación de Casanare
* Solicitudes
* Oficios de respuesta
* Informe
Junta Directiva
* Solicitudes
* Oficios de respuesta
* Informe
De Gerencia
* Solicitudes
* Oficios de respuesta
* Informe
Superintendencia de Servicios Públicos
* Solicitudes
* Oficios de respuesta
* Informe
Formato Único de Inventario Documental
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ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
ENTIDAD PRODUCTORA:
DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA GENERAL 300
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
CODIGO
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
300,42
300.42.1 1 9 x Libro radicador, los documentos se convierten en tipos documentales de otras series
300,50
300.50.1 2 10 x Es el soporte de la actividad Institucional. Y se digitalizan.
300.50.7
1 4 X X
Eliminar una vez cumplido su tiempo de retención en el archivo central, en razón a que pierde sus valores primarios y no adquiere
valores secundarios
Firma Responsable:
CONVENCIONES
CT: Conservación Total Fecha:____________________
M: Microfilmación
E: Eliminación
S: Selección
LIBROS
PLANES
Libro Radicador de CDP
ALEGRIA PASTRANA GALINDORESPÓNSABLE G.D
PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO
RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA
NOMBRE
Plan de Desarrollo Administrativo
* Plan
* Informe
Plan de Gestión y Resultados
Jefe de Archivo
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Tabla de Retención Documental
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Tabla de Retención Documental
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Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
330,2
330.2.1
2 8 X X
Son de conservación total, teniendo en cuenta que son documentos misionales y son fuente
para la investigación y la cultura
330.2.2
2 8 X X
Son de conservación total, teniendo en cuenta que son documentos misionales y son fuente
para la investigación y la cultura
330,7
330.7.1
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retención en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
producción anual.
330.7.2
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retención en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
producción anual.
330,39
Internas
* Programa de Auditoria
* Plan General de Auditoria
* Lista de chequeo
* Informe de auditoria Interna
* Comunicación Oficial
* Acta de Reunión de apertura y cierre
* Evaluación de Auditores
* Plan de Mejoramiento
* Evaluación de Auditores
PROCEDIMIENTOS
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO DE GESTION- 330
ENTIDAD PRODUCTORA:
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
ACTAS
Actas de Comité de Coordinación de Control Interno
* Acto de creación
* Anexos
* Manual de Control Interno
* Memorandos enviados
* Revisión Plan de Acción
* Papeles de trabajo
* Arqueos e inventarios
Actas de Auditoría
* Acto de creación
* Anexos
* Manual de Control Interno
* Memorandos enviados
* Revisión Plan de Acción
* Papeles de trabajo
* Arqueos e inventarios
AUDITORIAS
INFORMES
Externas
* Informes
* Comunicaciones Oficiales
* Acta de Reunión
* Plan de Mejoramiento
* Papeles de Trabajo
1
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ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
PROCEDIMIENTOS
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO DE GESTION- 330
ENTIDAD PRODUCTORA:
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
330.39.1
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual.
330.39.8
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual.
330.39.9
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.10
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.11
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.12
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.13
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.14
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.15
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
Pormenorizado Estudio Control Interno Entidad
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Sobre Quejas, Sugerencias y Reclamos
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
De Seguimiento a Mapa de Riesgos por Procesos
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
De Austeridad
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Evaluación MECI y CALIDAD
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Entes de Control
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
De Auditoría y Seguimiento
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
2
Tabla de Retención Documental
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Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
PROCEDIMIENTOS
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO DE GESTION- 330
ENTIDAD PRODUCTORA:
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
330.39.16
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.17
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.18
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.20
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual.
330.39.32
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.35
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.61
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual.
330.39.62
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.63
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
Seguimiento Indicadores
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Control Interno Contable
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Gestión PEC
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
MULTAS
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Seguimiento comité de Conciliación
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Gestión
* Comunicaciones oficiales
* Comunicaciones Internas
* Informe
* Soportes
De Reportes al SUI
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes"
Acciones correctivas y preventivas
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Seguimiento SIRECI
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
3
Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
PROCEDIMIENTOS
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO DE GESTION- 330
ENTIDAD PRODUCTORA:
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
330.39.64
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual, su conservacion
330.39.65
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual.
330.39.66
2 8 X X
Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su
produccion anual.
330,41
330.41.1
2 X
Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está
registrada en el Inventario general.
Firma Responsable:
CONVENCIONES
CT: Conservación Total Fecha:____________________
M: Microfilmación
E: Eliminación
S: Selección
RESPÓNSABLE G.D ALEGRIA PASTRANA G.
PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO
Jefe de Archivo
Campañas de autocontrol
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Recomendaciones y políticas de control
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
Producto no Conforme
* Comunicaciones oficiales
* Informe
* Soportes
RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA
INVENTARIOS
Formato Único de Inventario Documental
NOMBRE
4
Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
320.2
320.2.141 10 x x
Cumplido su tiempo de Retención en el Archivo Central, se Microfilman para su conservación.
320.2.15
1 10 X x
Cumplido su tiempo de Retención en el Archivo Central, se Microfilman para su conservación.
320.26
320.26.1 1 5 x x Cumplido su tiempo de Retención en el Archivo Central, se Microfilman para su conservación.
320.27
320.27.1 1 5 x x Cumplido su tiempo de Retención en el Archivo Central, se Microfilman para su conservación.
320.41
320.41.1
320.41.2
320.41.3
320.52 2 10 X X Es el soporte de la actividad Institucional. Y se microfilman.
PROCEDIMIENTOS
ENCUESTA
Encuesta de Calidad de Servicio
ENTREGA DE EQUIPOS
Formato Único de Inventario Documental
ENTIDAD PRODUCTORA:
DEPENDENCIA PRODUCTORA:
ASESOR DE SISTEMAS 320
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
PROGRAMAS
Inventario Software
CODIGO
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Acta de Devolucion de Equipo o Entrega de
Informacion
Acta de Entrega Equipo de Computo
ACTAS
Formato de Hojas de Vida
2 x
INVENTARIOS
Inventario Hardware
Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está registrada en el Inventario
general
1
Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
PROCEDIMIENTOS
ENTIDAD PRODUCTORA:
DEPENDENCIA PRODUCTORA:
ASESOR DE SISTEMAS 320
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
CODIGO
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
320.56
320.56.1 Perfilamiento De Usuarios 1 5 x Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está registrada en el Inventario
general
320.58
320.58.1 1 5 x Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está registrada en el Inventario
general
Firma Responsable:
CONVENCIONES
CT: Conservación Total Fecha:____________________
M: Microfilmación
E: Eliminación
S: Selección
Jefe de Archivo
PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO
ALEGRIA PASTRANA GALINDORESPÓNSABLE G.D
RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA
NOMBRE
PERFILAMIENTO
REPORTES
Reporte Soporte Tecnologia e Informatica
2
Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
340.7
340.7.2
2 4 X
Finalizado el tiempo de retencion, seleccionar el 10% del total de la produccion anual de forma aleatoria, la cual
hara parate de la memoria institucional de la Entidad , la demas documentacion se puede eliminar.
340.37
4 10 x x
Finalizado el tiempo de retencion eliminar la documentacion, teniendo en cuenta que la documentacion no posee
valores secundarios (cientificos, historicos y culturales) para su conservacion.
340.39
340.39.202 9 X X
Es el soporte de la actividad Institucional. Y se digitalizan.
340.39.632 9 X X
Es el soporte de la actividad Institucional. Y se digitalizan.
340.39.672 9 X X
Es el soporte de la actividad Institucional. Y se digitalizan.
340.39.682 9 X X
Es el soporte de la actividad Institucional. Y se digitalizan.
340.39.692 9 x x
Finalizado el tiempo de retencion, seleccionar el 10% del total de la produccion anual de forma aleatoria, la cual
hara parate de la memoria institucional de la Entidad , la demas documentacion se puede eliminar.
Externas
* Programa de Auditorias
* Plan de Auditorias
* Comunicado Externo
* Listado de Asistencia
* Informe Final de Auditoria
GESTION AMBIENTAL
* Comunicacion Interna
* Comunicacion Externa
* Sanciones
* Correos electronicos
De gestion
* Memorandos
Seguimiento SIRECI
* Correo Electronico
*Revision por Direccion
* Memorandos
Informe de Cargue de Informacion a
GESPROY
* MemorandosEstado de Tramites Ambientales
* Memorandos
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
INFORMES
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ASESOR S.I.G Y PROYECTOS- 340
PROCEDIMIENTOS
AUDITORIAS
1
Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
340.41
340.41.12 X
Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está registrada en el Inventario
general.
340.50340.50.2
2 10 X XEs el soporte de la actividad Institucional. Y se digitalizan.
340.55340.55.4
1 5 x x
Finalizado el tiempo de retencion, seleccionar el 10% del total de la produccion anual de forma aleatoria, la cual
hara parate de la memoria institucional de la Entidad , la demas documentacion se puede eliminar.
340.61340.61.1
1 4 x
Finalizado el tiempo de retencion eliminar la documentacion, teniendo en cuenta que la documentacion no posee
valores secundarios (cientificos, historicos y culturales) para su conservacion.
340.61.2
1 4 x
Finalizado el tiempo de retencion eliminar la documentacion, teniendo en cuenta que la documentacion no posee
valores secundarios (cientificos, historicos y culturales) para su conservacion.
340.61.3
1 4 x
Finalizado el tiempo de retencion eliminar la documentacion, teniendo en cuenta que la documentacion no posee
valores secundarios (cientificos, historicos y culturales) para su conservacion.
Acciones Correctivas
* Abiertas
* Cerradas
* Informe
Sistema Integral de Riesgos
* Creacion, Modificacion y Anulacion
* Informe
* Correos Electronicos
Proyectos de Inversion Externos con
Solicitud de Aval Tecnico y Financiero
*Solicitud de Aval Tecnico Financiero
*Copia Proyecto en Fisico
*Lista de Chequeo
* Carta
*Solicitud de Factura
*Memorando
*Certificacion Aval Tecnico
*Certificacion de Informacion Comercial
* Informe de Visita de Usuarios
*Aval Tecnico Financiero
PROYECTOS
De Mejoramiento Entes de Control
* Solisitud Plan de Mejoramiento
PLANES
*Formato Único de Inventario Documental
INVENTARIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIONIndicadores de Gestion
* Creacion, Modificacion y Anulacion
* Informe
* Correos Electronicos
* Listado de Asistencia
2
Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
340.62340.62.1
1 4 X
340.62.2
1 10 x
340.62.3
1 10 x
RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIARESPÓNSABLE G.DPRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO
Firma Responsable:
CONVENCIONES Jefe de Archivo
CT: Conservación Total Fecha:____________________
M: Microfilmación
E: Eliminación
S: Selección
SISTEMA GESTION DE CALIDADManuales
* Manual de calidad
Documentacion por Proceso aprobada
Comité de Calidad
* Manual
* Guias
* Intructivos
* Caracterizacion de Procesos
* Procedimientos
* Protocolos
* Matrices
* Planes
* Listado Maestro de Documentos Y
registros
Formatos
* Creacion
* Modificacion
* Anulacion
Documento historico, refleja el Sistema de Gestion de Calidad de ENERCA SA ESP. Para toda la serie: Para
garantizar la trazabilidad se realizar copia en soporte magnetico que se encuentra en la Intranet y servidores de
la entidad
NOMBRE
ALEGRIA PASTRANA GALINDO
3
Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
310.01
310.1.1
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se hará selección para su
conservación de los expedientes relacionados con escenarios específicos cuyo asunto
tengan trascendencia a nivel social y jurídica.
310.01.2
2 18 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su
totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA
ACCIONES CONSTITUCIONALES
CODIGO
Procesos Juridicos Administrativo
* Pliego de Cargos
*Descargos
* Pruebas
* Alegatos
* Acto Administrativo de Fallo
* Recurso de Reposicion y/o Reconsideracion
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
OFICINA ASESORA JURÍDICA - 310DEPENDENCIA PRODUCTORA:
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Procesos de Reparación Directa
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Antecedentes
* Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Alegatos de conclusión
* Fallo
* Concepto
* Recurso
* Acta de comité de conciliación
* Constancia
RETENCIÓN
1
Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA
CODIGO
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
OFICINA ASESORA JURÍDICA - 310DEPENDENCIA PRODUCTORA:
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.01.3
2 18 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su
totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología.
310.01.4
2 18 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su
totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología.
Procesos Laborales
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Antecedentes
* Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Alegatos de conclusión
* Fallo
* Concepto
* Recurso
* Acta de comité de conciliación
* Constancia
Procesos Contractuales
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Antecedentes
* Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Alegatos de conclusión
* Fallo
* Concepto
* Recurso
2
Tabla de Retención Documental
Código:FT-MAA-GD-13
Versión: 1
ARCHIVO
GESTIONARCHIVO
CENTRALCT E M S
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA
CODIGO
EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
OFICINA ASESORA JURÍDICA - 310DEPENDENCIA PRODUCTORA:
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.01.5
2 18 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su
totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología.
310.01.6
2 18 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su
totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología.
Proceso de Nulidad y Restablecimiento de
Derecho
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Antecedentes
* Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Alegatos de conclusión
* Fallo
* Concepto
* Recurso
* Acta de comité de conciliación
* Constancia
Procesos de Responsabilidad Civil
Extracontractual
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Antecedentes
* Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Alegatos de conclusión
* Fallo
* Concepto
* Recurso
* Acta de comité de conciliación
* Constancia
3
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EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P
OFICINA ASESORA JURÍDICA - 310DEPENDENCIA PRODUCTORA:
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.01.7
2 18 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su
totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología.
310.01.8
2 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su
totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología.
Procesos de Perturbación de Servidumbre
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Antecedentes
* Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Alegatos de conclusión
* Fallo
* Concepto
* Recurso
* Acta de comité de conciliación
* Constancia
Procesos Ejecutivos
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Antecedentes
* Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Alegatos de conclusión
* Fallo
* Concepto
* Recurso
* Acta de comité de conciliación
* Constancia
4
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.01.9
2 13 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se hará selección para su
conservación de los expedientes relacionados con escenarios específicos cuyo asunto
tengan trascendencia a nivel social y jurídica.
310.01.10
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se hará selección del 10% de su
producción Anual
Procesos de Acción de Grupo
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Antecedentes
* Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Alegatos de conclusión
* Fallo
* Concepto
* Recurso
* Acta de comité de conciliación
* Constancia
Procesos de Acción de Cumplimento
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Antecedentes
*Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Fallo
* Recurso
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.01.11
2 5 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se hará selección para su
conservación de los expedientes relacionados con escenarios específicos cuyo asunto
tengan trascendencia a nivel social y jurídica.
310.01.12
2 13 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se hará selección para su
conservación de los expedientes relacionados con escenarios específicos cuyo asunto
tengan trascendencia a nivel social y jurídica.
Procesos de Acciones Populares
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Antecedentes
* Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Alegatos de conclusión
* Fallo
* Recurso
* Acta
Procesos de Acción de Tutela
* Auto
* Demanda
* Notificación
* Poder
* Contestación demada
* Antecedentes
* Comunicaciones oficiales
* Pruebas
* Alegatos de conclusión
* Fallo
* Recurso
6
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.01.13
2 18 X X
Cumplido el tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra aleatoria del 10% de lo
producido en el año y transferir al Archivo Histórico.
310.01.14
2 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su
totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología.
Procesos Penales
* Demanda
* Notificación
* Comunicación oficial
* Poder
* Comunicación Interna
* Antecedentes
* Contestación de la demanda
* Pruebas
* Fallo
* Recursos
Procesos Ambientales
* Demanda
* Notificación
* Comunicación oficial
* Poder
* Comunicación Interna
* Antecedentes
* Contestación de la demanda
* Pruebas
* Fallo
* Recursos
7
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.01.15
2 X X
Por su importancia se considera documento histórico, por el cual se decide conservar en su
totalidad, se microfilma o se hace uso de la tecnología.
310.02
310.02.13
10 20 x X
Es el soporte de la actividad Institucional. Y se digitalizan.
310.12
ACTAS
Actas Comite de Conciliacion y Defensa
Judicial
* Acta de Reunion
* Anexos y/o Soportes
Reclamaciones de Indemnización ante la
Aseguradora
* Demanda
* Notificación
* Comunicación oficial
* Poder
* Comunicación Interna
* Antecedentes
* Contestación de la demanda
* Pruebas
* Fallo
* Recursos
CONTRATOS
8
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.12.1
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
310.12.2
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
310.12.3
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
Contrato de Arrendamiento
* Minuta del contrato
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Certificado de Registro presupuestal
* Acta de Inicio
* Actas de Interventoría
* Acta de Liquidación
* Oficios
* Anexos
Contrato de Comodato
* Acta de Inicio
* Acta de Liquidación
* Actas de Interventoría
* Anexos
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Certificado de Registro presupuestal
* Minuta del contrato
* Oficios
Contrato de Alquiler
* Minuta del contrato
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Certificado de Registro presupuestal
* Acta de Inicio
* Actas de Interventoría
* Acta de Liquidación
* Oficios
* Anexos
9
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.12.4
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente
Contrato de Compra
* Acta de adjudicación (si corresponde)
* Acta de Inicio
* Acta de Liquidación
* Acta Evaluación de propuestas
* Actas de Interventoría
* Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social
(Salud, Pensión y A.R.P)
* Anexos
* Antecedentes disciplinarios
* Antecedentes fiscales
* Cédula/NIT del contratista
* Certificado de Cámara de Comercio y
Representación Legal (si es del caso)
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Certificado de inscripción del proyecto (si es de
inversión)
* Certificado de Registro presupuestal
* Certificados de idoneidad
* Formato Único de Hoja de Vida
* Justificación
* Minuta del contrato
* Oficios
* Pasado Judicial
* Paz y salvo aportes parafiscales
* Póliza de responsabilidad (si es del caso)
* Precios del mercado (propuestas)
* Publicación de invitación o licitación (si
corresponde)
* Registro de proponentes (si la cuantía lo amerita)
* Registro departamental (si es del caso)
* Resolución de aprobación de pólizas
* RUT
* Términos de referencia (si corresponde)
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.12.5
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
310.12.6
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
Contrato de Consultoría
* Acta de Inicio
* Acta de Liquidación
* Actas de Interventoría
* Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social
(Salud, Pensión y A.R.P)
* Anexos
* Antecedentes disciplinarios
* Antecedentes fiscales
* Cédula/NIT del contratista
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Certificado de Registro presupuestal
* Formato Único de Hoja de Vida
* Justificación
* Minuta del contrato
* Oficios
* Resolución de aprobación de pólizas
* RUT
Contrato de Mandato
* Acta de Inicio
* Acta de Liquidación
* Actas de Interventoría
* Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social
(Salud, Pensión y A.R.P)
* Anexos
* Antecedentes disciplinarios
* Antecedentes fiscales
* Cédula/NIT del contratista
* Certificado de disponibilidad presupuestal
+ Certificado de Registro presupuestal
* Formato Único de Hoja de Vida
* Justificación
* Minuta del contrato
* Oficios
* Resolución de aprobación de pólizas
* RUT
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.12.7
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
Contrato de Obra
* Estudio de Mercado
* Cuadro comparativo
* Análisis de Mercado
* Estudio de conveniencia
* Disponibilidad presupuestal
* Comunicación Interna
* Invitaciones - pliego de condiciones
* Publicación
* Comunicación oficial
* Propuestas
* Documentos de la propuesta
* Cierre de ofertas
* Contrato
* Solicitud de reserva presupuestal
* Reserva Presupuestal
* Póliza de cumplimiento
* Carta de ejecución
* Comprobante de ingreso almacén
* Recibo pago impuesto de timbre
* Modificaciones o adicionales
* Orden de pago
* Acta de liquidación
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.12.8
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
Contrato de Prestación de Servicios
* Estudio de Mercado
* Estudio de conveniencia
* Certificado de Disponibilidad presupuestal
* Solicitud de disponibilidad presupuestal
* Hoja de vida - Función Publica
* Autorización de contratación
* Contrato
* Solicitud de Reserva
* Certificación de reserva presupuestal
* Fotocopia certificado judicial
* Certificados de estudio
* Certificados laborales
* Propuesta
* Informes de Ejecución
* Soportes de pago seguridad social
* Modificaciones, suspensiones, adiciones.
* Acta de liquidación
13
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.12.9
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
Contrato de Suministro
* Acta de adjudicación (si corresponde)
* Acta de Inicio
* Acta de Liquidación
* Acta Evaluación de propuestas
* Actas de Interventoría
* Anexos
* Antecedentes disciplinarios
* Antecedentes fiscales
* Cédula/NIT del contratista
* Certificado de Cámara de Comercio y
Representación Legal (si es del caso)
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Certificado de inscripción del proyecto (si es de
inversión) *
Certificado de Registro presupuestal
* Cotizaciones
* Justificación
* Minuta del contrato
* Oficios
* Precios del mercado (propuestas)
* Resolución de aprobación de pólizas
* RUT
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.12.10
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente..
Contrato de Transporte
* Minuta del contrato
* Formato Único de Hoja de Vida
* Certificados de idoneidad
* Registro departamental (si es del caso)
* Póliza de responsabilidad (si es del caso)
* RUT
* Certificado de Cámara de Comercio y
Representación Legal (si es del caso)
* Registro de proponentes (si la cuantía lo amerita)
* Cédula/NIT del contratista
* Antecedentes disciplinarios
* Antecedentes fiscales
* Pasado Judicial
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Certificado de Registro presupuestal
* Resolución de aprobación de pólizas
* Acta Evaluación de propuestas
* Publicación de invitación o licitación (si
corresponde)
* Acta de adjudicación (si corresponde)
* Precios del mercado (propuestas)
* Certificado de inscripción del proyecto (si es de
inversión)
* Justificación
* Acta de Inicio
* Actas de Interventoría
* Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social
(Salud, Pensión y A.R.P)
* Paz y salvo aportes parafiscales (si es del caso)
* Acta de Liquidación
* Oficios
* Anexo
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.12.11
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
310.12.12
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
Contrato de Cesión de Contrato
Contrato de Arrendamiento con Opción de
Compra
* Minuta del contrato
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Certificado de Registro presupuestal
* Acta de Inicio
* Actas de Interventoría
* Acta de Liquidación
* Oficios
* Anexos
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.12.13
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
310.12.14
2 18 X X
Son parte de la memoria Institucional, microfilmar para la consulta y/o hacer uso de
tecnología para garantizar su conservación total.
Contrato de Seguros
* Pólizas
* Oficios
* Anexos
Contrato de Alumbrado Público
* Minuta del contrato
* Formato Único de Hoja de Vida
* Certificados de idoneidad
* Registro departamental (si es del caso)
* Póliza de responsabilidad (si es del caso)
* RUT
* Certificado de Cámara de Comercio y
Representación Legal (si es del caso)
* Registro de proponentes (si la cuantía lo amerita)
* Cédula/NIT del contratista
* Antecedentes disciplinarios
* Antecedentes fiscales
* Pasado Judicial
* Certificado de disponibilidad presupuestal
* Certificado de Registro presupuestal
* Resolución de aprobación de pólizas
* Acta Evaluación de propuestas
* Publicación de invitación o licitación (si
corresponde)
* Acta de adjudicación (si corresponde)
* Precios del mercado (propuestas)
* Certificado de inscripción del proyecto (si es de
inversión)
* Justificación
* Acta de Inicio
* Actas de Interventoría
* Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social
(Salud, Pensión y A.R.P)
* Paz y salvo aportes parafiscales (si es del caso)
* Acta de Liquidación
* Oficios
* Anexos
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DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.13
2 18 X X
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
310.19
310.19.1
2 3 x x
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, se conservará totalmente debido a
que se constituyen en jurisprudencia para la institución.
310,23
2 4 X X
Son parte de la memoria institucional, microfilmar para la consulta y/o hacer uso de
tecnología para garantizar su conservación total.
310.39.1
310.39.1
2 X
Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está
registrada en el Inventario general
INFORMES
Entes de Control *informes
* Soportes y/o Anexos
CONVENIOS
* Solicitud del Proceso (Comunicación Interna)
* Parámetros del convenio
* Estudio de conveniencia y oportunidad
* Certificado de Disponibilidad presupuestal
* Certificado de la subdirección de regulación y
persona jurídica de la direccione regulación y
control de la secretaria Distrital de Cultura y
Deporte de la alcaldía Mayor con vigencia no
mayor a " meses
* Reconocimiento deportivo
* Propuesta del Proyecto o actividad
* Documentos que soporten la propuesta
* Contrato o Convenio
* Registro presupuestal
* Garantías (aprobadas)
* Publicación
* Comunicación Interna
* Impuesto de Timbre
* Acta de Inicio
* Informes Periódicos de Avance
* Documentos soportes del Pago
Conceptos Jurídicos
* Demandas
* Fallos
* Anexos
CONCEPTOS
DERECHOS DE PETICIÓN
* Solicitud
* Respuesta a quejas y reclamos
* Anexos
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OFICINA ASESORA JURÍDICA - 310DEPENDENCIA PRODUCTORA:
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
310.39.7
2 X
Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está
registrada en el Inventario general
310.41
310.41.1 Formato Único de Inventario Documental
2 X
Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está
registrada en el Inventario general
310,42
310.42.1
1 19 X
Constituye soporte a la gestión administrativa. Se conservan por 20 años, después pierde
los efectos probatorios
310,472 X Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo
producido durante el año para su conservación permanente.
310,57
310.57.2
2 X
Se elimina por perdida de vigencia administrativa
Firma Responsable:
CONVENCIONES Jefe de Archivo
CT: Conservación Total Fecha:____________________
M: Microfilmación
E: Eliminación
S: Selección
De Gerencia
*informes
* Soportes y/o Anexos
NOMBRE
ALEGRIA PASTRANA G.
Registro Proveedores
* Solicitud
* Comunicaciones oficiales
PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO
RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA
RESPÓNSABLE G.D
OFERTA MERCANTIL
Libro Radicador
INVENTARIOS
REGISTRO
LIBROS
19
