ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRAL

AÑOS AÑOS

600,41

600.41.1

2 X

Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su

importancia para consulta de la documentación transferida al

Archivo Central.

600,51

600.51.1

2 20 X

Constituye soporte a la gestión administrativa. Se conservan por

20 años, después pierde los efectos probatorios

600.51.3

2 20 X

Constituye soporte a la gestión administrativa. Se conservan por

20 años, después pierde los efectos probatorios

600,70

600.70.1

20 10 x

Constituye soporte a la gestión administrativa. Se conservan por

10 años, después pierde los efectos probatorios

Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________

M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

Jefe de Archivo

RESPÓNSABLE G.D ALEGRIA PASTRANA GALINDO

PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA ANDRES LARA RODRIGUEZ

INVENTARIOS

Formato Único de Inventario Documental

PLANILLAS

Para Entrega de Documentos Internos y externos diregido a

atrás Gerencias y/o otras Direcciones

NOMBRE FIRMAS

Para Envio de Correspondencia ( Respuesta a PQR y

Solicitudes)

GENERADORES

Energía

1. Contratos

2. Informes

3. Comunicados

4. Anexos (CD, PLANOS)

ENTIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.PDEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA DE DISTRIBUCIÓN- 600

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCT E M S

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

620,39

620.39.1

2 5 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas

en el comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.

620.39.35

2 5 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas

en el comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.

620.39.37

2 5 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas

en el comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.

620.39.50

2 5 X

Después de los cinco años en el Archivo Central, se elimina

620.39.51

2 5 X

Después de los cinco años en el Archivo Central, se elimina el soporte papel.

620.39.52

2 5 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas

en el comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.

620.39.53

2 5 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas

en el comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.

620.39.54

2 5 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas

en el comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.

INFORMES

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

CALIDAD DEL SERVICIO -620

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

DEPENDENCIA PRODUCTORA

ENTIDAD PRODUCTORA:

Sistema Eléctrico

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

Entes de Control

* Comunicación oficial

* Informe sobre PQR

* Anexos

Plan de Acción Calidad del Servicios

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

Informe de Reporte del SUI

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

Planos

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

Informe de Reporte a la CREG

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

Diagramas Unifiliares

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Bases de Datos

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

1

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

CALIDAD DEL SERVICIO -620

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

DEPENDENCIA PRODUCTORA

ENTIDAD PRODUCTORA:

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

620.39.55

2 5 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas

en el comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.

620.39.56

2 5 X

Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

620.39.57

2 5 X

Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

620.39.58

2 5 X

Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

620.39.59

2 5 X

Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

Indicadores Técnicos

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

Planes de Calidad de Corte Programados

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

Spard Actualizado

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

Indicadores de Gestión

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

Informe de Resultados

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

2

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

CALIDAD DEL SERVICIO -620

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

DEPENDENCIA PRODUCTORA

ENTIDAD PRODUCTORA:

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

620.39.60

2 5 X

Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

620.41

620.41.1

2X Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su importancia para consulta de la documentación transferida al

Archivo Central.

Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________

M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

INVENTARIOS

Jefe de Archivo

RESPÓNSABLE G.D

PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

Acciones de Mejoras

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

Formato Único de Inventario Documental

ALEGRIA PASTRANA GALINDO

NOMBRE

3

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

4

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

5

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

6

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

610,24

610.24.12 10 X

Se elimina el soporte papel después de los 10 años en Archivo Central porque cesa la

responsabilidad del funcionario.

610,41

610.41.1

2 X

Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su importancia para consulta de la

documentación transferida al Archivo Central.

610,50

2 10 x

Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su importancia para consulta de la

documentación transferida al Archivo Central.

610,55

610.55.1

2 10 X

Se elimina el soporte papel después de los 10 años en Archivo Central porque cesa la responsabilidad

del funcionario.

610.55.2

2 10 X

Se elimina el soporte papel después de los 10 años en Archivo Central porque cesa la responsabilidad

del funcionario.

Formato Único de Inventario Documental

Proyectos OCAD

*Viabilidad Técnica

*Comunicaciones

*Lista de Chequeo

*Memorias de Cálculo

*Planos

*CD

*Recibo de Pago

*Declaración Cumplimiento del RETIE

Proyectos Particulares

*Viabilidad Técnica

*Comunicaciones

*Lista de Chequeo

*Memorias de Cálculo

*Planos

*CD

*Recibo de Pago

*Declaración Cumplimiento del RETIE

DISPONIBILIDADES

PROYECTOS

PLANES

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

INVENTARIOS

Disponibilidad del Servicios

*Certificación

PROCEDIMIENTOS

INGENIERÍA Y PLANEAMIENTO ELECTRICO- 610

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

CODIGO

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

1

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTOS

INGENIERÍA Y PLANEAMIENTO ELECTRICO- 610

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

CODIGO

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

610.55.3

2 10 X

Se elimina el soporte papel después de los 10 años en Archivo Central porque cesa la responsabilidad

del funcionario.

Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

Jefe de Archivo

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

RESPÓNSABLE G.D ALEGRIA PASTRANA GALINDO

NOMBRE FIRMA

PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

Proyectos de Generación

*Viabilidad Técnica

*Comunicaciones

*Lista de Chequeo

*Memorias de Cálculo

*Planos

*CD

*Recibo de Pago

*Declaración Cumplimiento del RETIE

2

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

620,39

620.39.1

2 5 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas

en el comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.

620.39.53

5 - X X

Se debe hacer un BACK-UP.

620.41

620.41.1

2X Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su importancia para consulta de la documentación transferida al

Archivo Central.

620,65

620.65.4

2 5 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente puesto que reflejan las decisiones tomadas

en el comité y poseen valor secundario como fuente de investigación.

Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________

M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

RESPÓNSABLE G.D

PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

Solicitudes * Solicitudes XM.

ALEGRIA PASTRANA GALINDO

NOMBRE

Jefe de Archivo

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE SUBESTACIONES 640

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

SOLICITUDES

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

DEPENDENCIA PRODUCTORA

ENTIDAD PRODUCTORA:

Entes de Control

* Comunicación oficial

* Informe sobre PQR

* Anexos

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Formato Único de Inventario Documental

Bases de Datos

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

INFORMES

INVENTARIOS

CODIGO

RETENCIÓN

1

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

2

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

630,39

630.39.53

2 5 x x

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se conserva totalmente, ya que

permiten la trazabilidad de las actividades desarrolladas y poseen valor secundario como

fuente de investigación.

630.39.59

2 5 X

Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte

papel.

630,41

630.41.1

2 X

Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su importancia para consulta

de la documentación transferida al Archivo Central.

Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________

M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

INFORMES

Informes Bases de Datos

Informe de Resultados

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos

INVENTARIOS

Formato Único de Inventario Documental

PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

Jefe de Archivo

NOMBRE

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

RESPÓNSABLE G.D ALEGRIA PASTRANA GALINDO

FIRMA

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE REDES -630

ENTIDAD PRODUCTORA:

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

1

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

680,39

680.39.20 2 8 x x Cumplido su tiempo de Rtencion en el archivo central, hacer un selección del 10% de su

produccion anual.

680,41

680.41.1 2 X Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está

registrada en el Inventario general.

680,50

680.50.8 2 10 x x Es el soporte de la actividad Institucional, se digitalizan.

Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________

M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

Jefe de Archivo

RESPÓNSABLE G.D ALEGRIA PASTRANA GALINDO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

PLANES

Planes de Mantenimiento, Predictivo y Correctivo de Redes

Electricas

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ZONA CENTRO -680

ENTIDAD PRODUCTORA:

INFORMES

De Gestion

INVENTARIOS

Formato Único de Inventario Documental

FIRMANOMBRE

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

1

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

660,39

660.39.20 2 8 x x Cumplido su tiempo de Rtencion en el archivo central, hacer un selección del 10% de su

produccion anual.

660,41

660.41.1 2 X Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información está

registrada en el Inventario general.

660,50

660.50.8 2 10 x x Es el soporte de la actividad Institucional, se digitalizan.

Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________

M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

Jefe de Archivo

RESPÓNSABLE G.D ALEGRIA PASTRANA GALINDO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

PLANES

Planes de Mantenimiento, Predictivo y Correctivo de Redes

Electricas

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ZONA NORTE -660

ENTIDAD PRODUCTORA:

INFORMES

De Gestion

INVENTARIOS

Formato Único de Inventario Documental

FIRMANOMBRE

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

1

Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

670,39

670.39.20 2 8 x x Cumplido su tiempo de Rtencion en el archivo central, hacer un selección del

10% de su produccion anual.

670,41

670.41.1 2 X Se elimina porque el original se encuentra en Archivo Central y la información

está registrada en el Inventario general.

670,50

670.50.8 2 10 x x Es el soporte de la actividad Institucional, se digitalizan.

Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________

M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

PLANES

Planes de Mantenimiento, Predictivo y Correctivo de Redes

Electricas

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ZONA SUR -670

ENTIDAD PRODUCTORA:

INFORMES

De Gestion

INVENTARIOS

Formato Único de Inventario Documental

FIRMANOMBRE

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

Jefe de Archivo

RESPÓNSABLE G.D ALEGRIA PASTRANA GALINDO

1