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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
100.01.01
ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Directivo.
Acta.
Anexos.
1 6 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
100.01.01
ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Comunicaciones.
Acta.
Anexos.
1 6 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
100.01.02
ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión Revisión por la Dirección.
Acta.
Anexos.
1 6 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
100.01.02
ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión Veeduría a Curaduría.
Acta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
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RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
100.01.02
ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión Personería al día.
Acta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
100.01.02
ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o comisión.
Acta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
100.02.01
ACTOS ADMINISTRATIVOS. Acuerdos.
Proyecto de Acuerdo.
Acuerdos.
Anexos.
1 5 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
100.02.02
ACTOS ADMINISTRATIVOS. Resoluciones.
Resolución.
Anexos.
1 5 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
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DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
100.03.01
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Circulares.
Circular.
Anexos.
1 7 X X
Cumplido el término de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las circulares normativas y se transfiere al archivo Histórico, las circulares informativas se proceden a eliminar.
100.03.02 COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
100.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicado.
Respuesta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
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DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
100.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Derechos de Petición Recibidos.
Comunicados
Anexo
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
100.03.04
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Memorandos.
Memorando.
Anexo.
1 7 X X
Cumplido el término de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra de los 10% de los memorandos más relevantes y se transfiere al archivo Histórico, los demás se proceden a eliminar.
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A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
100.03.06
COMUNICADOS OFICIALES. Despachos Comisorios. Despacho Comisorio.
Comunicado.
Anexo.
Respuesta.
1 7 X X
A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.
100.05.01
INFORMES. Informes Organismos de Control. Procuraduría.
Comunicado.
Informe.
Anexos
1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
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CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
100.05.01
INFORMES. Informes Organismos de Control. Rendición de Cuentas a la Comunidad.
Comunicado.
Informe.
Anexos
1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
100.05.01
INFORMES. Informes Organismos de Control. Defensoría del Pueblo.
Comunicado.
Informe.
Anexos
1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
100.05.01
INFORMES. Informes Organismos de Control. Contraloría Municipal de Envigado.
Comunicado.
Informe.
Anexos
1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
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CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
100.05.01
INFORMES. Informes Organismos de Control. Archivo General de la Nación – Archivo Histórico de Antioquia.
Comunicado.
Informe.
Anexos
1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
100.05.01
INFORMES. Informes Organismos de Control. Concejo Municipal de Envigado
Informe.
Anexos.
1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
100.05.01
INFORMES. Informes Organismos de Control. Departamento Administrativo de la Función Pública DAF.
Informe.
Anexos.
1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
100.05.03
INFORMES. Informe de Derechos Humanos.
Informe.
1 4 X X
X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar. AGN. Acuerdo 04-2015, ART 18. Una vez cumplido el tiempo de retención
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DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
en el A.C. trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013) por ser DDHH.
100.09.01
PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Comunicación Pública. Plan de Medios de Comunicación.
Prensa.
Televisión.
Radio
1 8 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar el boleten de más impacto y transferir al archivo Histórico, los demás se proceden a eliminar. Nota: Si esta en formato electrónico, se custodia en su formato original y se trasfiere al Archivo Histórico.
100.09.01
PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Comunicación Pública. Plan de Comunicación Organizacional.
Boletín Interno
Publicaciones en cartelera.
Correo electrónico.
Página web.
Redes sociales.
1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar el boleten de más impacto y transferir al archivo Histórico, los demás se proceden a eliminar. Nota: Si esta en formato electrónico, se custodia en su formato original y se trasfiere al Archivo Histórico.
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A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
100.09.01 PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Comunicación Pública. Cartillas institucionales.
1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico.
100.09.08
PLANES Y PROGRAMAS. Programas de Auditorias. Auditorias de Certificación de Calidad Icontec.
Programa.
Comunicados
Informe de auditoría.
Anexos.
1 6 X X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, se seleccionarán los informes finales para su transferirla al Archivo Histórico, lo demás proceder a eliminar. Nota: Conservar permanentemente los Certificados de Calidad y trasferir al Archivo Histórico
100.10.01
REGLAMENTOS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS. Manual de Funciones.
Resolución aprobación manual de funciones.
2 5 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
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TIPOS DOCUMENTALES
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DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
201.01.01
ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité de Contratación.
Acta.
Propuestas económicas.
Anexos.
1 6 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
201.01.01
ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Ética.
Acta
Anexos
1 7 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
201.01.02
ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o comisión.
Acta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
201.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
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DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
201.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
201.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Derechos de Petición Recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
201.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Seguimiento Derechos de Petición.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
201.03.06
COMUNICADOS OFICIALES. Despachos Comisorios.
Despacho Comisorio
Comunicados
Notificaciones
Pruebas
Declaraciones
1 6 X X
A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.
201.04.01
CONTRATOS. Contrato de Arrendamiento.
Estudios Previos
Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal
1 20 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
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Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Certificado Disponibilidad Presupuestal
Invitación contratación directa arrendamiento de inmueble
Propuesta Económica
Escritura publica
Certificado de libertad y Tradición
Certificado Antecedentes Judiciales
Certificado del Boletín Fiscal – Contraloría
Certificado Antecedentes Disciplinarios – Procuraduría
Acta de evaluación contratación directa arrendamiento de inmueble
Resolución que determina la modalidad contractual, arrendamiento de inmueble.
Solicitud Registro Disponibilidad Presupuestal
Registro Disponibilidad Presupuestal
Contrato
Acta de Designación de Interventora y/o Supervisión
Acta de Inicio
Informe de Interventoría y/o Supervisión
Acta de Pago
Actas de Adición y/o Modificación
Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
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Versión: 03
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Cesión o suspensión y reinicio de Contrato
Acta de liquidación, si fuere el caso
201.04.02
CONTRATOS. Contrato de Compraventa.
Estudios previos
Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal
Certificado Disponibilidad Presupuestal
Cotización
Análisis precios del mercado
Conformación comité asesor
Invitación publica
Propuestas económicas
Acta de cierre
Informe de evaluación
Aceptación de la oferta
Designación de supervisor y/o interventor
Solicitud disponibilidad presupuestal
Registro disponibilidad presupuestal
Acta de inicio
Informe de Interventoría y/o Supervisión
1 20 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Acta de Pago
Actas de Adición y/o Modificación
Cesión o suspensión y reinicio de Contrato
Acta de liquidación, si fuere el caso
201.04.03
CONTRATOS. Contrato de Seguros y/o pólizas.
Seguro de Vida.
Póliza todo riesgo
Anexos.
1 20 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
201.04.04
CONTRATOS. Contrato de Prestación de Servicios.
Estudios previos
Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal
Certificado Disponibilidad Presupuestal
Certificación de No existencia de personal
Invitación contratación y condiciones mínimas
Propuesta económica
Certificación de aptitud laboral
Certificado de existencia y representación legal
Acta de evaluación de contratación
Certificado de idoneidad y experiencia
Certificado de inhabilidades e incompatibilidades
Actas de conformación del comité asesor y evaluador resolución de adjudicación
Certificado de afiliación a seguridad social
Certificado de procuraduría – contraloría – DAS
Solicitud registro disponibilidad presupuestal
Registro disponibilidad presupuestal
1 20 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales. Los contratos que tengan relación con investigaciones en DH se custodiaran permanentemente.
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Contrato
Acta de Designación de Interventora y/o Supervisión Informe de Gestión/Contratistas
Informe de Interventoría y/o Supervisión
Acta de Pago
Actas de Adición y/o Modificación
Cesión o suspensión y reinicio de Contrato
Acta de liquidación, si fuere el caso
201.04.05
CONTRATOS. Contrato de Suministros.
Estudios previos
Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal
Certificado Disponibilidad Presupuestal
Designación del comité asesor y evaluador
Invitación publica
Estudios previos
Propuestas económicas
Publicación de la verificación de requisitos y evaluación en SECOP
Publicación de la aceptación de la oferta
Resolución de adjudicación
Publicación de adjudicación en el SECOP
1 20 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 18 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Acta de designación de supervisor y/o interventor
Acta de inicio
Acta de supervisión y/o ejecución
Acta final y/o liquidación.
201.04.06
CONTRATOS. Contrato y/o convenio Interadministrativo.
Estudios previos
Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal
Certificado Disponibilidad Presupuestal
Certificación de No existencia de personal
Invitación contratación y condiciones mínimas
Propuestas económicas
Certificado de existencia y representación legal
Acta de evaluación de contratación,
Certificado de idoneidad y experiencia,
Certificado de inhabilidades e incompatibilidades,
Actas de conformación del comité asesor y evaluador, resolución de adjudicación
Certificado de afiliación a seguridad social,
1 20 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación de las tipologías documentales.
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Certificado de procuraduría – contraloría – DAS,
Solicitud registro disponibilidad presupuestal,
Registro disponibilidad presupuestal,
Contrato,
Acta de Designación de Interventora y/o Supervisión
Informe de Gestión/Contratistas
Informe de Interventoría y/o Supervisión
Acta de Pago
Actas de Adición
Modificación
Cesión o suspensión y reinicio de Contrato,
Acta de liquidación.
201.08.04
PROCESOS Actuaciones Judiciales.
Solicitud
Anexos
Pronunciamiento
1 7 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y trasferir al Archivo Histórico.
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
201.09.05
PROGRAMAS. Veeduría Ciudadana.
Inscripción veeduría.
Acta de constitución.
Registros del proceso de elección de los veedores.
Registro de las veedurías ciudadanas
Copias de las constancias de registro de las veedurías.
Consolidado de registro de veedurías ciudadanas.
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés los demás proceder a eliminar y transferirla al Archivo Histórico.
201.09.09
PLANES Y PROGRAMAS. Plan Presupuestal.
Movimiento presupuestal.
Plan de compras y contratación.
1 5 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
201 PERSONERA DELEGADA ADMINISTRATIVO
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.01.01
ACTAS. Acta de Comité. Acta de Comité Capacitación y Bienestar Laboral.
Acta
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
202.02.02
ACTAS. Acta de Reunión. Comité Paritario de Vigía de Salud Ocupacional.
Acta
Anexos
Solicitudes.
Inspecciones de seguridad.
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico.
202.02.02
ACTAS. Acta de Reunión. Acta de Reunión de participación y/o comisión.
Acta
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico.
202.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Nota: Los comunicados relacionados con la Unidad de Victimas serán conservados en su totalidad y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013) por ser DDHH. Aplica para la Serie Comunicados Oficiales.
202.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Derechos de Petición Recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Seguimiento Derechos de Petición.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
202.03.02 COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Notificaciones de Juzgados.
1 1 X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a eliminar ya que este expediente no genera tramite. Nota: Las notificaciones donde se relacione en el tramite a la Unidad de Victimas, una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013) por ser DDHH.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.03.06
COMUNICADOS OFICIALES. Despachos Comisorios.
Despacho Comisorio
Comunicados
Notificaciones
Pruebas
Declaraciones
1 6 X X
A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.
202.05.02
INFORMES Informes de Vigilancia. Proceso de Elección Popular.
Registro.
Informe.
Registro electrónico y/o fotográfico
1 8 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, transferirla al Archivo Histórico los informes electorales, los demás se proceden a eliminar.
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Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.07.01
HISTORIAS. Historias Laborales.
Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo.
Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
Documentos de identificación
Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
Acta de posesión
Pasado Judicial
Certificado de Antecedentes Penales
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Declaración de Bienes y Rentas
Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación
1 99 X X
X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, se digitalizan, se seleccionan aquellas Historias Laborales que por sus valores históricos y culturales sean de importancia institucional, los demás se proceden a eliminar dejando una muestra del 10%. Nota: Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión un año después de concluido el proceso. Las historias laborales de funcionarios que han tenido gran trayectoria dentro de la institución serán conservadas en su totalidad. NOTA: Esta unidad documental es administrada por la alcaldía de envigado, al igual que las prestaciones sociales.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario
Evaluación del Desempeño.
Registro de capacitaciones.
Licencias y/o permisos.
Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad.
Su consulta es reservada solo la administración y el implicado puede acceder al expediente.
202.09.03
PLANES Y PROGRAMAS. Programa atención a Víctimas del conflicto armado interno.
Notificación Resolución de Registro Único de Victimas
Notificación Resolución No Inclusión Registro Único de Victimas.
Resolución.
1 15 X X
X
X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013) por ser DDHH. Por ser de reserva, solo la administración tendrá acceso a su consulta y el implicado.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.09.03
PLANES Y PROGRAMAS. Programa atención a Víctimas del conflicto armado interno. F-UAV-001 Formato Registró Único de Víctima.
Formulario.
Certificado de la Declaración.
Registro envió.
Registro de Atenciones FUD
1 15 X X
X
X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013) por ser DDHH. Nota: Se conservará el comunicado y la constancia de envió de las declaraciones, la guía de correo y el FUD comprobante de la declaración remitidos a la Unidad para la Atención integral a las Victimas y el registro de atenciones en formato electrónico. Por ser de reserva, solo la administración tendrá acceso a su consulta y el implicado.
202.09.03
PLANES Y PROGRAMAS. Programa atención a Víctimas del conflicto armado interno. Eventos a Víctimas del Conflicto Armado Interno.
Programación.
Registro asistencia
Registro electrónico y/o fotográfico
1 5 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.09.04
PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Plan de capacitación.
Diagnostico.
Plan de capacitación.
Certificado de Capacitación.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.
202.09.04 PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Programa de inducción y re inducción.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.
202.09.04 PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Plan de Bienestar Laboral e Incentivos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.
202.09.04
PLANES Y PROGRAMAS. Plan de Capacitación y Bienestar Laboral. Comunicaciones.
Solicitudes.
Permisos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.11.01
MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Acción de Tutela.
Acción Tutela
Anexos
Notificación.
1 5 X X X X
X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y transferirlas al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013). Las demás tutelas seleccionar una muestra del 10% de las acciones de tutela más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
202.11.03
MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Derecho de Petición.
Derecho de Petición.
Anexos
Notificación.
1 5 X X
X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y transferirlas al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013). Las demás Peticiones seleccionar una muestra del 10% de las acciones de tutela más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.11.04
MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Habeas Corpus
Habeas corpus
Anexos
Notificación.
1 5 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
202.11.05
MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Incidente de Desacato
Incidente desacato
Anexos
Notificación.
1 5 X X X X
X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013). Los demás incidentes de desacato seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 31 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.11.06
MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Interposición de Recurso de Reposición y en Subsidio de Apelación.
Interposición de Recurso de Reposición y en Subsidio de Apelación.
Anexos
Notificación.
1 5 X X X X
X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013). Los demás recursos de reposición seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
202.11.07
MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Demanda de Interdicción.
Demanda de interdicción.
Anexos
Notificación.
1 5 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
202.11.08
MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Impugnación fallo de Tutela
Impugnación fallo de tutela
Anexos
Notificación.
1 5 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 32 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
202.11.05
MECANISMOS DE PROTECCION DERECHOS FUNDAMENTALES. Incidente de Desacato.
Incidente de Desacato
Anexos
Notificación
1 5 X X
X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar, seleccionar las que impliquen temas de DDHH y trasferir al AGN o A. General ente territorial (Decreto 1515-2013). Los demás incidentes de desacato seleccionar una muestra del 10% de los más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
202 PERSONERA DELEGADA PENAL Y CONTRAVENCIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 33 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
203.01.02
ACTAS. Actas de Reunión. Acta de reunión participación y/o comisión
Acta.
Anexos.
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
203.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
203.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 34 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
203.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Derechos de Petición Recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
203.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Seguimiento Derechos de Petición.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
203.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Notificaciones de juzgados de familia.
Notificaciones.
Registro electrónico.
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.
203.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Notificaciones e intervención ante la fiscalía general de la nación y juzgados penales.
Actas de destrucción.
Allanamientos.
Audiencias.
Archivo de procesos.
Vigilancia.
Registro Electrónico
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las actuaciones más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.
203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
203.03.06
COMUNICADOS OFICIALES. Despachos Comisorios.
Despacho Comisorio
Comunicados
Notificaciones
Pruebas
Declaraciones
1 6 X X
A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.
203.09.06
PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita revisión procesos juzgados de familia.
Acta.
Registro Electrónico
Anexos
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.
203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
203.09.07
PLANES Y PROGRAMAS. Programa de capacitación en derechos humanos. Capacitación a entidades y establecimientos públicos educativos.
Registro de Asistencia
Registro electrónico y/o fotográfico
Anexos
1 4 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico y fotográfico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.
203.09.10
PLANES Y PROGRAMAS. Eventos. Eventos Personeros Estudiantiles
Registro de Asistencia
Registro electrónico y/o fotográfico
Anexos
1 4 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
203.09.10
PLANES Y PROGRAMAS. Eventos. Eventos de Formación a la comunidad
Registro de Asistencia
Registro electrónico y/o fotográfico
Anexos
1 4 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico y fotográfico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.
203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
203.09.10
PLANES Y PROGRAMAS. Eventos. Día internacional de los derechos humanos.
Registro de Asistencia
Registro electrónico y/o fotográfico
Anexos
1 4 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico. Nota: el registro electrónico y fotográfico de las notificaciones se trasfiere al archivo central.
203.11.02
MECANISMOS DE PROTECCION DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Acción Popular.
Acción Popular.
Anexos
Notificación.
1 5 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las acciones populares más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
203.11.07
MECANISMOS DE PROTECCION DERECHOS FUNDAMENTALES. Demanda de Interdicción.
Demanda de interdicción
Anexos
Notificación
1 5 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las demandas de interdicción más relevantes, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
203 PERSONERA DELEGADA CIVIL Y FAMILIA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
204.01.02
ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o comisión.
Acta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
204.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
204.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
204.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Derechos de Petición Recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
204.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Seguimiento Derechos de Petición.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
204.03.06
COMUNICADOS OFICIALES. Despachos Comisorios.
Despacho Comisorio
Comunicados
Notificaciones
Pruebas
Declaraciones
1 6 X X
A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.
204.05.02
INFORMES Informes de Vigilancia. Visitas Administrativas.
Programa de Visitas Administrativas
Notificación Visita Administrativa
Plan Visitas Administrativas
Lista de Chequeo Visitas administrativas
Acta Visita Administrativa
Informe de Visita Administrativa
Anexos.
1 6 X X
Una vez concluida la vigilancia administrativa y cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se digitaliza, selecciona un muestreo aleatorio del 10% para transferir al Archivo Histórico; los demás documentos proceder a eliminarlos ya que los originales se pueden recuperar en los archivos de las entidades vigiladas.
204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación documental.
204.08.01
PROCESOS Quejas.
Recepción de Queja
Indagación preliminar
Remisión de Queja ente competente
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y trasferir al Archivo Histórico, los demás proceder a eliminar. Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación documental.
204.08.02
PROCESOS Quejas Policivas.
Recepción de Queja
Indagación preliminar
Versión libre
Declaración Juramentada.
Auto Petición de prueba
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y trasferir al Archivo Histórico, los demás proceder a eliminar.
204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Remisión de Queja ente competente Nota: Se listan las unidades documentales para facilitar la organización de los archivos de Gestión al definir la ordenación documental.
204.08.03
PROCESOS Procesos Disciplinarios.
Es conformada por la Queja
Apertura de la indagación preliminar
Notificación auto de apertura indagación preliminar
Citación para versión libre
Recepción de la versión libre
Citación declaración juramentada
Recepción declaración juramentada
Proferir auto de petición de prueba
Inicio investigación disciplinaria
Comunicación auto de investigación
Citación declaración versión libre
Recepción declaración versión libre
Decretar pruebas de oficio si es necesario y practicarlas
Cierre investigación disciplinaria
Solución del recurso de reposición
1 8 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y trasferir al Archivo Histórico, los demás proceder a eliminar. Nota: Se custodiaran los procesos de mayor relevancia. Ley 734 de 2002, articulo 30.
204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Formulación de los pliegos de cargos
Comunicación de pliegos de cargos
Notificación de los pliegos
Fallo de primera instancia
Comunicación fallo
Notificación personalmente
Recurso de apelación
Admisión o inadmisión y controlar los registros.
204 PERSONERA DELEGADA VIGILANCIA CONDUCTA OFICIAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
205.02.02
ACTAS. Acta de Reunión. Acta de Consejo de Disciplina Cárcel Municipal de Envigado.
Acta
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico.
205.02.02
ACTAS. Acta de Reunión. Acta de Reunión de participación y/o comisión.
Acta
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico.
205.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
205.03.02 COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Intervenciones comisarías de Familia
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 46 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
205.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
205.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Derechos de Petición Recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
205.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Seguimiento Derechos de Petición.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 47 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
205.03.06
COMUNICADOS OFICIALES. Despachos Comisorios.
Despacho Comisorio
Comunicados
Notificaciones
Pruebas
Declaraciones
1 6 X X
A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.
205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 48 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
205.06.01 INSTRUMENTOS DE CONTRO Y REGISTRO. Registros. Intervención comisarías de familia
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% de las intervenciones más relevantes, transferirla al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
205.09.06
PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Visitas y Verificación de los Derechos. Acta de visita verificación de los derechos de los reclusos.
Acta de verificación.
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.
205.09.06
PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Visitas y Verificación de los Derechos. Acta de visita centros gerontológicos.
Acta de verificación.
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.
205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 49 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
205.09.06
PLANES Y PROGRAMAS. Programa de Visitas y Verificación de los Derechos. Acta de visita Institución Prestadora del Servicio (IPS)
Acta de verificación.
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferirla al Archivo Histórico, lo demás se procede a eliminar.
205.09.06
PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita centros de emergencia.
Acta de verificación.
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
205.09.06
PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita URI.
Acta de verificación.
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico.
205.09.06
PLANES Y PROGRAMAS. Programa de visitas y verificación de los derechos. Acta de visita estación de policía.
Acta de verificación.
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés, eliminar y transferir al Archivo Histórico
205 PERSONERA DELEGADA DERECHOS HUMANOS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 50 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
301.01.01
ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Administrativo.
Acta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
301.01.02
ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o Comisión.
Acta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
301.03.02 COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
301.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicado.
Respuesta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
301 ABOGADO ASESOR
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
301.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Derechos de Petición Recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
301.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Seguimiento Derechos de Petición.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
301 ABOGADO ASESOR
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
301.03.06
COMUNICADOS OFICIALES. Despachos Comisorios.
Despacho Comisorio
Comunicados
Notificaciones
Pruebas
Declaraciones
1 6 X X
A partir de que se cumpla la comisión de práctica de pruebas o de notificación, efectuadas por solicitud y para apoyo de otras entidades, y agotados los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar el comunicado y soporte de envió y lo demás proceder a eliminar toda vez que los documentos generados en este proceso se remiten a las entidades que le solicitan este apoyo a la Personería en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.
301 ABOGADO ASESOR
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
302.01.01
ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité Coordinador de Control Interno.
Acta.
Anexos.
1 6 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
302.01.02
ACTAS. Actas de Reunión. Acta de Reunión de Participación y/o Comisión.
Acta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
302.03.02 COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
302.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicado.
Respuesta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
302 ASESOR CONTROL INTERNO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
302.03.07
COMUNICACIONES OFICIALES. Encuestas
Autoevaluación del Control
Clima organizacional.
Necesidades y expectativas.
1 1 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
302.05.01
INFORMES. Informes Organismos de Control Informes de Seguimiento.
Plan de acción
Requisitos Ley de trasparencia
Gobierno en línea
Objetivos de calidad
Operatividad de comités
Pormenorizado control interno
Legalidad del software
Austeridad del gasto
Seguimiento plan anticorrupción
Seguimiento y consolidado PQRS
1 7 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
302 ASESOR CONTROL INTERNO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
302.09.08
PLANES Y PROGRAMAS. Programas de Auditorias. Auditorías Internas de Calidad.
Programa.
Comunicados.
Informe de auditoría.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar el informe final de auditoría para transferir al Archivo Histórico, los demás documentos proceder a eliminarlos.
302.09.08
PROGRAMAS. Programas de Auditorias. Auditorias de Control Interno.
Programa.
Comunicados.
Informe de auditoría.
Anexos.
1 6 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar el informe final de auditoría para transferir al Archivo Histórico, los demás documentos proceder a eliminarlos.
302 ASESOR CONTROL INTERNO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
401.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
401.03.02
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
401.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Derechos de Petición Recibidos.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
401 PROFESIONAL UNIVERSITARIA
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Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
401.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Seguimiento Derechos de Petición.
Comunicados
Anexos
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar. Los seguimientos que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso.
401.03.05
COMUNICADOS OFICIALES. Quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. Quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones.
QRSF
Respuesta
1 1 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
401.03.07
COMUNICADOS OFICIALES. Encuestas Encuesta satisfacción a clientes.
Encuesta
informe.
1 1 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
401 PROFESIONAL UNIVERSITARIA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
401.03.07
COMUNICADOS OFICIALES. Encuestas Encuesta satisfacción a usuarios visitantes.
Encuesta
informe.
1 1 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
401.03.07
COMUNICADOS OFICIALES. Encuestas Encuesta satisfacción a la comunidad.
Encuesta
informe.
1 1 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
401.06.01
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro de Mantenimiento a la Infraestructura.
Diagnóstico de la infraestructura
Plan de mantenimiento preventivo de la infraestructura
Registro mantenimiento a la infraestructura.
1 2 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
401 PROFESIONAL UNIVERSITARIA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
401.06.01
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro, Administración y Control de Insumos.
Solicitud pedido. Planilla de entrega de insumos
Informe de inventario.
1 2 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
401.06.02 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGSITRO. Bases de Datos Sistema de Gestión de Integral.
1 4 X X Una vez cumplidos los tiempos de
retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico
401.06.02 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGSITRO. Bases de Datos Programa SIP
1 4 X X Una vez cumplidos los tiempos de
retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico
401.06.02 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Bases de Datos BPMS Gestor Documental
1 4 X X Una vez cumplidos los tiempos de
retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico
401.10.02 REGLAMENTOS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS. Procedimientos.
1 3 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
401 PROFESIONAL UNIVERSITARIA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
501.01.01
ACTAS. Actas de Comité. Acta de Comité de Archivo
Acta.
Anexos.
1 6 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y transferir al Archivo Histórico.
501.03.02 COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos. Comunicados Internos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
501.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicado.
Respuesta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
501.03.08
COMUNICACIONES OFICIALES. Colecciones Facticias
Libros
Cd´s
Folletos - cartillas
1 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
501 TECNICA OPERATIVA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 61 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
501.06.01
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro Préstamo de Expedientes Archivo Central
Registro.
1 2 X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a eliminar.
501.09.02 PROGRAMA Programa de gestión documental. Formato Único de Inventario Documental.
5 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar ya que es un documento de consulta para verificar que expedientes se encuentra en custodia en el Archivo Central e Histórico.
501.09.02 PROGRAMA Programa de gestión documental. Tablas de Retención Documental.
3 6 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y conservar en el Archivo Histórico, ya que determina los tiempos de custodia de los expedientes y su producción.
501 TECNICA OPERATIVA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
501.09.02 PROGRAMA Programa de gestión documental. Inventarios Documentales.
3 6 X X
Los inventarios de transferencias primarias se actualizan en forma permanente con la aplicación de la T.R.D., cumplidos los tiempos en el archivo central se actualizan, los correspondientes a transferencias secundarias se conservan en forma permanente ya que se convierten en fuente de consulta para la información que se conserva en el Archivo Histórico. Nota: su producción es Electrónica y se actualiza diariamente.
501 TECNICA OPERATIVA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
601.03.02
COMUNICADOS OFICIALES. Comunicados enviados y recibidos.
Comunicado.
Respuesta.
Anexos.
1 7 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% por polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
601.03.03
COMUNICACIONES OFICIALES. Constancias y Certificados. Constancia de Habitante de y en Calle.
Solicitud.
Constancia.
Anexos.
1 4 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y seleccionar una muestra del 10% polo de interés y transferir al Archivo Histórico, las demás se proceden a eliminar.
601.06.01
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro de Consolidado de habitante de y en calle.
Registro.
1 4 X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, conservar este documento ya que es formato electrónico y transferirla al Archivo Histórico.
601.06.01
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro y seguimiento a las acciones de tutela.
Registro.
1 4 X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, conservar este documento ya que es formato electrónico y transferirla al Archivo Histórico.
601 ASISTETE ADMINISTRATIVA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
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CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
601.06.01
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registros. Registro y seguimiento a los Incidentes de Desacato.
Registro.
1 4 X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, conservar este documento ya que es formato electrónico y transferirla al Archivo Histórico.
601 ASISTETE ADMINISTRATIVA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Código: FO-GDO-14
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2015
Página 65 de 65
OFICINA PRODUCTORA: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO: 002-2016
CODIGO SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL CLASIFICACION PROCEDIMIENTO
A.G A.C CT S M/D E RE DH/DIH
CONVENCIONES: CARGO: PERSONERA MUNICIPAL. CT: Conservación Total RE: Reservado S: Selección DH: Expediente Derechos Humanos FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________ M/D: Microfilmación / Digitalización E: Eliminación FECHA APROBACION:
701.06.01
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registro.
Registro entrega de correspondencia recibida.
Registro entrega de comunicados enviados
2 3 X X
Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central proceder a eliminar.
701.06.01 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO. Registro. Correspondencia Digitalizada.
2 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico. Nota: es necesario la actualización de las versiones de los documentos electrónicos para poder ser consultadas en otros dispositivos de almacenamiento actualizado. Estos documentos son en formato digital.
701 AUXILIAR ADMINISTRATIVA