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i Agenda Nacional d « Defensa jurídica dtl Estado

Actualización TRO - julio 2019

Decreto 4085 de 2011 Decreto 915 de 2017

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

DEPENDENCIA

CODIGOS

SER IE SUBSERIETipo

DocumentalSERIE

100. DIRECCIÓN GENERAL

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION

SUBSERIE T,PO DOCUMENTAL AR™ ' TO A " CHIV°GESTION CENTRAL

MEDIO FISICO

Original Fotocopia

MEDIO ELECTRONICO

NativoDigitalizado , .

3 Electrónico

DISPOSICION FINAL

CT ' E SPROCEDIMIENTO

acta Original DigitalizadoNativo

Electrónico Subserie documental de carácter dispositivo

100 1 15 56 ACTAS Actas de comité Directivo comunicaciones 1 4Nativo

ElectrónicoCT

de actividades y misional, se establece su conservación total por que es parte del

patrimonio histórico, cultural e investigativo

63 copia acto administrativo Fotocopia Digitalizadode la Agencia.

100 ACTAS Actas Grupos Primarios


Electrónico

Subserie documental de carácter dispositivo,

en la que se describe la toma de decisiones

relacionadas con el desarrollo de las

actividades de las dependencias, conservación total por que es parte del


de la Agencia.

56 comunicacionesNativo

Electrónico

614 Plan de comunicaciones externaNativo

Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención

documental en el archivo de gestión

Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento

externo, para su conservación,

se conserva en su total porque soporta la gestión de la Entidad y es parte del


710Copia acta de comité de gestión y

desempeñoNativo

Electrónico

100 22 15 56 PLANES -Plan de Comunicaciones

ExternasComunicaciones 1 9

NativoElectrónico CT

155 SoportesNativo

Electrónico

delaANDJE.

“ Identificaciones de necesidades, desarrollo

90 InformeNativo

Electrónico

de actividades del plan, Caracterización de

usuarios Atención al ciudadano

649 Plan de comunicaciones internaNativo

Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención

155 SoportesNativo

Electrónico


Se realizaran back-up de estos documentes se realizará en medio de almacenamiento

100 22 16

710

PLANESPlan de Comunicaciones

Copia acta de comité de gestión y

desempeñoNativo

ElectrónicoCT

externo, para su conservación,

se conserva en su total porque soporta la gestión de la Entidad y es parte del


de la ANDOE.56

Internas ,Comunicaciones •

NativoElectrónico

2S6 ' Encuestas Original Digitalizado “ Identificaciones de necesidades, desarrollo de actividades del plan, Caracterización de

90 InformeNativo

Electrónico

usuarios Atención al ciudadano

530 Caracterización 4

■ ’Nativo

ElectrónicoSubserie documental de valor administrativo, evidencia la gestión en la caracterización de

usuarios que se debe actualizar de acuerdo a

100 67 256

CARACTERIZACIÓN DE

USUARIOS, GRUPOS DE

INTERES Y CIUDADANIA

EN GENERAL

Encuestas ' 1 Original ‘ DigitalizadoNativo

ElectrónicoE

lo definido en el procedimiento.

Se establece eliminar ya que no se constituye en información de carácter dispositivo, de


desempeñoNativo

Electrónico

actividadesy misionales.

Se debe aplicar el proceso de picadoy

reciclaje de tos documentos.

Página 1 de 3

DEPENDENCIA

CODIGOS

SER IE SUBSERIETipo

DocumentalSERIE

100, DIRECCIÓN GENERAL ' DESCRIPCION DOCUMENTAL ' ■; RETENCION '

s u b s e r ie t ip o d o c u m en t a l a “GESTION CENTRAL

[ ' MEDIO FÍSICO

, Original Fotocopia

MEDIO ELECTRONICO

. . . . , Nativo Digitalizado E |ectrin , co

DISPOSICION FINAL

CT E ’ SPROCEDIMIENTO

183 EstrategiaNativo

Electrónico


desempeñoNativo

Electrónico

739 Informe de la EstrategiaNativo

Electrónico

Subserie documental de valor administrativo, legal y técnico, evidencia de las acciones en

cuanto a rendición de cuentas.1S5 Soportes

NativoElectrónico

100 68 2 524 ESTRATEGIASEstrategia de Rendición

de Cuentas

Audiencia Pública de rendición de

cuentas1 4

NativoElectrónico

E Se establece eliminar ya que no se constituye en información de carácter dispositivo, de

740Encuesta de evaluación de audiencia

públicaNativo

Electrónico

actividades y misionales.


reciclaje de los documentos.

741Informe de evaluación de la audiencia

públicaNativo

Electrónico

56 ComunicacionesNativo

Electrónico

1 ActaNativo

Electrónico

Subserie documental de valor administrativo, legal y técnico, con contendio noticioso de la

gestión de la Entidad.

100 91 775COMUNICADOS DE

PRENSAComunicados 1 4

NativoElectrónico

E Se establece eliminar ya que no se constituye en información de carácter dispositivo, de

actividades y misionales


reciclaje de los documentos.

Página 2 de 3

d e p e n d e n c ia ; s e r ip ¡i

-------------- D r S C R lP C Í O N * O O C O W E Ñ r A r 7 "---------------------------------------------

^ S U B S E R IB j U P O D O C U M E N T A L

Solicitud de Información

100- DIRECCIÓN GENERAL,

■■ z i i ; r é t é ñ c T ó n ^ : -

I ARCHIVO ¡ARCHIVO ___! GESTION '¡CENTRAL

_j L .„ n c u i u r j i v i c u i w c i

i " * . ii“ " " " "I Original ¡j ¡Fotocopia DigltaUzádo

MEDIO ELECTRONICO . || D ISPpSÍClOtf FÍÑAL

! Nativo || i! „ j

SOLICITUD DE INFORMACIÓN

Respuestas

NativoElectrónico

NativoElectrónico

P R O C E D I M I E N T O

Subserie documental de valor administrativo, son las actuaciones que realiza la Agencia a

otras entidades.

Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se

transfiere el archivo central

Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o digital), y se

selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a

la valoración cualitativa de los mismos.

La muestra seleccionada se Conservara

Totalmente y lo restante se elimina

Se establece eliminar de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa.

Cumplidos sus valores primarios no desarrolla

valores secundarios.

Convenciones:

DISPOSICION FINAL

CT: CONSERVACION TOTAL E: ELIMINACIONS: SELECCIÓN

PROCEDIMIENTOReproducción: Proceso de Microfllmacióny/o Digitalización con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 Art.ll a l!3 y Ley 594 de 2000

Art. 19,Decreto 2S27 de 1950 are l, Ley 39 de 1981 art. 2, Ley 270 de 1996 art. 95,Decreto3354 de 1954. Art único. El medio técnico será utilizado como medio de consulta más no se debe destruir el oriolnal.

Estrategias de presen/ación:

Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad. Fiabilidad y la disponibilidad de los

mismos.

Replicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.

Refreshing: Proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro,(incluye copiado al mismo tipo de medio.

Aprobaciones:

Fecha:

Actos Administrativos

Resolución N® 391 de 26 de diciembre de 2i

Resolución N°134 de 16 de marzo de 20]

Resoución N° 407 de 29 de agosto Firmas:

Acta de Comité Institucional de Cestióny Desempeño N°j

GD-F-10 V.4

M A I

ResponsablelORDA FONSECA

Gestión Documental

Elaboró: FANNY SALAZAR ESTUPIÑAN T.P.137

Página 3 de 3

T A B L A DE R E TEN CIÓN D O CU M E N TA L

Actualización TR D - julio 2019


EN TID AD PR ODUC TOR A: A G EN CIA N ACIÓN DE DEFENSA JU R ID IC A D EL ESTADO

...... ............................... r o o r c p s

D EPEN D EN CIA ’ SERIE ' SUBSERIE' i

Tipo Documental !

...... ..............

SERIE

lOU O F ICIN A ASESORA D E PIAN EÁCJO N

__ O K C p IP C lO N lS b c S ^ E N T A l _ ................................... *)[ RETENCIÓN_____ J _ . M ED IO F IS IC O .

SUBSERIE j T IP O DO C U M E N TA L Í r c c T i n w ' rcW TD Á ^ í 0 (,9 ínat Fotocopia j J G ESTION C E N TR A L }

. MED'lO ELEC TRO N ICO l| DISPOSÍCIÓN FJNÁL

, Nativo r 1 * Digitalizado ElectI0„,c0 1 C T E S

PR OCEDIM IEN TO

326 Acta de reuniónNativo

Electrónico

536 Citación a ComitéNativo

Electrónico una vez cumplido el tiempo de retención

101 23

100ACTAS

Actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño

lista de AsistenciaC T

documental en el archivo de gestión se

transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografía, se conserva en su total

porquo soporta decisiones administrativasy es parto del patrimonio histórico, cultural e

116 PresentacionesNativo

Electrónico

56 Comunicaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico

investigativo de la AND3E.

155 SoportesNativo

Electrónico

101 25

1

ACTAS Actas Grupos Primarios

- ' Original DigitalizadoNativo

Electrónico

CT



relacionadas con el desarrollo de las actividades de las dependencias, conservación total por que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

de la Agencia.56 comunicaciones

NativoElectrónico

460 Estudio TécnicoNativo

Electrónico

56

Estudios técnicos de rediseño institucional de

laANCUE

Comunicaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico


transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografía, se conserva en su total101 10 5 51 ESTUDIOS Manual de funciones' 2 18

NativoElectrónico

CT

529 Borrador de Decretos* Original DigitalizadoNativo

Electrónicoy es parte del patrimonio histórico, cultural e

investigativo de la A N D JE

664 Copia de Decreto FinalNativo

Electrónico

101 14

90

INFORMESInforme Seguimiento a la

InformeNativo

Electrónico

CT

Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión

Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conservación,

se conserva en su totalidad porque soporta la gestión de la Entidad y es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

de la AND3E.

56

Gestión Institucional

ComunicacionesNativo

Electrónico

101 14-

90

INFORMESInforme Consejo de

Informe Original DigitalizadoNativo

Electrónico

CT

una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se

transfiere el archivo central para su custodia, se consen/a en su totalidad porque soportan los avances de la AN D3E56

Ministro


Electrónico

101 14 16

90

INFORMESInforme al Consejo Informe . Original Digitalizado

NativoElectrónico

Cumplido los tiempos en Archivo de Gestión,

se transfiere al Archivo Central para cumplir el tiempo de conservación posteriormente se

elimina por carecer de valores administrativos.

56CONFIS


Electrónico

14 18

90

INFORMESInforme Memorias al

InformeNativo

Electrónico

Cumplido los tiempos en Archivo do Gestión,

se transfiere al Archivo Central para cumplir el tiempo de conservación posteriormente se

elimina por carecer de valores administrativos.

56Congreso


Electrónico

101 14 19

229

INFORMES

Reporte FURAG -Formulario Único Reporte de Avance de la Cestlón-FURAG Nativo

Cumplidos el tiempo de archivo de gestión se

elimina posteriormente porque la información se en conserva en los planes de acción y planes estratégicos déla entidad.56

de Avance de la GestiónComunicaciones

1 ActaNativo

Electrónico


Electrónico

616 Plan Estratégico InstitucionalNativo

Electrónico

542 Copia Acta Consejo DirectivoNativo

Electrónico

Págsa 1 de 5

1 - . , _ « - ’O ü r C D T ^

]DEP£NDENClA¡| -SERIE 1 SUBSERiG;

T ‘ 7 : T " 31 T-'P°| Docurnemaf

jsí=Rl&

101, O FICIN A ASESORA DE PLANfcACIÓ

-= ^ c R f P c r c ^ D c O T ^ m ^ - ‘................................... - £ — TSEretftioM ------------ 1

" ii

S

L ^ M E D Í C

j~ 0 /jginaf

r& is ic o „

Fotocopia

q ^ B t S í f f B C r

Pig¡tah$>do

: i R o t ^ c o _ d í s p

Nativo l ElectfÓmco i '

í s i c íQ n

íPROCEDIM IEN TO i

710Copia acta de comité de gestión y desempeño

NativoElectrónico


Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conservación.

101 22 11 63 PLANESPlan Estratégico

InstitucionalCopia acto administrativo

NativoElectrónico

CT

176 Plan de acción NativoElectrónico

gestión de la Entidad y es parte del patrimonio histórico, cultural e Investigativo

613 PlancuatrianualNativo

Electrónico

de laANDJE.

618 Planes operativos anualesNativo

Electrónico

643 Solicitud de Modificación NativoElectrónico

90 InformeNativo

Electrónico

112 PlanNativo

Electrónico


Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conservación,

se conserva en su total porque soporta la gestión misional de la Entidad y es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

de laANDJE.

101 22 13 776 PLANESPlan anticorrupción y atención al ciudadano Informe de seguimiento 1 9 Nativo

ElectrónicoCT

76 Mapa de riesgosNativo

Electrónico

466 Plan de mejoramientoNativo

Electrónico

101 22 19 56 PLANES Plan de Mejoramiento Comunicaciones 1 19 NativoElectrónico

E

Subserie Transversal, evidencia la gestión

realiazada de acuerdo a los hallazgos u observaciones de las auditorias internas o externas del proceso

195 EvidenciasNativo

Electrónico

326 Acta de Reunión NativoElectrónico

518Picha Estadística Básica de Información - EBl

NativoElectrónico

629Registro de solicitudes de recursos de los proyectos

NativoElectrónico

Una vez cumplido el tiempo de retención


Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conscrvacióa

se conserva en su totalidad porque soporta la gestión de la Entidad y es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

de la AN D JE.La documentación de Proyecto de Inversión

se Gestiona y Tramita en SUIFP *La documentación so cargue o registra en

SPI

101

617

PRESUPUESTO Proyectos de Inversión

Plan operativo anual de inversionesNativo

Electrónico

C T

402 Seguimiento a Proyectos de inversión' NativoElectrónico

90 InformeNativo

Electrónico

225 Proyectos de Inversión NativoElectrónico


Electrónico

101

56

PRESUPUESTOAnteproyecto de


Electrónico

Cumplido dos (2] años en el Archivo do Gestión, so transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de [8) ocho años,

posteriormente se elimina por carecer de valores administrativos.

** La documentación se registra en el SIIF (el general) y en SUIFP (especifico a Inversión)

25

presupuesto”

Anteproyecto de presupuesto** Original Digitalizado! Nativo ; Electrónico

Página 2 de S

'O É P e N D E N CtA

■ - ■ ' " c o o r c ó s " “ '

Irr ite } syeseR iE. ! ílp ó [ Docci/ríerital

ss m g

' lOl.OFJCItfA-ASeSOfiA O E PIAN EACJÓ

•’ D g S B W O O .lT D O C O M E M T S i;................. ...................... ..........‘ •• R ETEN CIO N '

■ " T ' . ' J s S ' í s k V

Ú & a io é i s ic o .

Original: tJ fioíocopía

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“ ■ "b is 'fo ^ & io R TT fíA L * “

« n r v P R Ó CE D lM IÉN ÍÓ

101 25

56

PRESUPUESTOProyección del Marco de

Comunicaciones

2

Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoGestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de (6] ocho años,

posteriormente se elimina por carecer de valores administrativos.623

gasto de mediano plazoProyección del Marco de gasto de

mediano plazoOriginal Digitalizado

NativoElectrónico

101 58 531SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD

Caracterización de

ProcesosCaracterización de Proceso 1 9

NativoElectrónico

CT

En atención a Resolución Interna AN D JE Por

medio de la cual se designa al representante de la Dirección ante los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad.Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión. Se

realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conservación.

Nota: Se conserva la última versión vigente en archivo de gestión. Y se transfiere copia de

cada versión al archivo central para conservar , teniendo en cuenta el valor histórico de esta

Serie.

101 58 2 249SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDADGuias Guia 1 9

NativoElectrónico

CT

En atención a Resolución Interna AND3E Por

medio de la cual se designa al representante de la Dirección ante los Sistemas de Control

Interno y de Gestión de Calidad.Una vez cumplido el tiempo de retención

documental en el archivo de gestión. Se

realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conservación.

Nota: Se conserva la última versión vigente en archivo de gestión. Y se transfiere copia de cada versión al archivo central para conservar , teniendo en cuenta el valor histórico de esta

Serie.


CALIDADInstructivos Instructivos 1 9

NativoElectrónico

CT

En atención a Resolución Interna AND3E 34

de 2013: Por medio de la cual se designa al representante de la Dirección ante los Sistemas de Control Interno y de Gestión de

Calidad.Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión. Se

realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conservación.Nota: Se conserva la última versión vigente en archivo de gestión. Y se transfiere copia de



CALIDADManuales Manuales 1 9

NativoElectrónico

CT

En atención a Resolución Interna AND3E Por

medio de la cual se designa al representante de la Dirección ante los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad.

Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión. Se

realizaran back-up de estos documentos se realizara en medio de almacenamiento externo, para su conservación.Nota: Se conserva la última versión vigente en

archivo de gestión. Y se transfiere copia de cada versión al archivo central para conservar , teniendo en cuenta el valor histórico de esta

Serie.


CALIDADMapa de Procesos Mapa de Proceso 1 9

NativoElectrónico

CT



realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conservación.Nota: Se conserva la última versión vigente en archivo de gestión. Y se transfiere copia de cada versión al archivo central para conservar , teniendo en cuenta el valor histórico de esta

Serie.

d e p e n d e n c i a ! S tR iE |[~SUBS6RtE : Vli ji ■ D ^arnecítai

T ip o p ó c y .M E N T A 'i

ÍDIV OFICIN A ASESORA P é .PIAÑEACJÓKI

___ „,y 'a>i I á r w v ó - ¡ E p G t w ó r . . „•

"" . (I.CÉSTJÓJS jf¿Eft:T R Á t ^

SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDADMapa de riesgos Mapa de riesgos

NativoElectrónico

SISTEMA DE GESTIÓN DE .

CALIDADNativo

Electrónico


CALIDADProcedimientos Procedimientos

NativoElectrónico

SISTEMA DE GESTIÓN DE .

CALIDADNativo

Electrónico


CALIDAD

GOBIERNO DE INFORMACIÓN

Modelo Gobierno de Información

Modelo Gobierno do Información

Acta de Instancia decisoria gobierno de información

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico




_ Serie.________________________________________En atención a Resolución Interna AND3E

Por medio de la cual se designa al representante de la Dirección ante los Sistemas de Control Interno y de Gestión de

Calidad.Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión. Se

realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conservación.Nota: Se conserva la última versión vigente en archivo de gestión. Y se transfiere copia de cada versión al archivo central para conservar , teniendo en cuenta el valor histórico de esta En atención a Resolución Interna AND3E Por



Serie.________________________________________En atención a Resolución Interna AN D JE Por

medio de ia cual se designa al representante de la Dirección ante los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad.Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión. Se

realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento extemo, para su conservación.Nota: Se conserva la última versión vigente en archivo de gestión. Y se transfiero copia de cada versión al archivo central para conservar , teniendo en cuenta el valor histórico de esta

Serie._________________________________________En atención a Resolución Interna AN D JE Por

medio de la cual se designa al representante de la Dirección ante los Sistemas de Control

Interno y de Gestión de Calidad.Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión. Se


_ Serie.____________________________________

Cumplido dos (2] año en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo da conservación de ocho (8)

Se conserva totalmente por su impacto en los procesos misionales de la Entidad.

Página 4 de 5

DESCRIPCION ‘D O CUM EN TAL

OEPÉN D EN CIA SERIE SUBSERIE

30“ O FICIN A ASESORA DE PLANTACIÓN

¡A R C H IV O A R C H IV O

GESTION CEN TR AL

M E D IO ELEC TR O N ICO DISPOSICION FINAL

101 64 1

100

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

SIGI

Manual de Políticas Institucionales

Lista de Asistencia

1 9

Original Digitalizado

C T



realizaran back-up de estos documentos se realzará en medio de almacenamiento externo, para su conservación.Nota: Se conserva la última versión vigente en archivo de gestión. Ys e transfiere copia de


Serie.172 Manuales

NativoElectrónico

101 92

148



1 4


Electrónico

S

Subserie documental de valor administrativo,

son las actuaciones que realiza la Agencia a otras entidades.



Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa S% sobre el volumen total del aflo y de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.

La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se elimina Se establece eliminar de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa.

Cumplidos sus valores primarios no desarrolla valores secundarios.

199 RespuestasNativo

Electrónico

Convoncionos

DISPOSICION FINAL CT: CONSERVACION TO TAL E: ELIMINACION S: SELECCION

PROCEDIMIENTOReproducción: Proceso de Microfllmacióny/o Digital¡2acióncon fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley S27 de 1999 ArLll al 13 y Ley 594 de 2000 A rt 19,Decreto 2S27 de 1950 a rt l , Ley 39 de 1981 art 2, Ley 270 de 1996 art 95,Decreto 3354 de 1954. Art único. El .medio técnico será utilizado com o medio de consulta más no se debe destruir el oriainal.

Estrategias de preservación:

Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, Integridad. Fiabilidad y la disponibilidad de los

mismosReplicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.


Aprobaciones:

Fecha: Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño N ° c iG D -l6

Actos Administrativos W

Resolución N° 391 de 26 de diciembre m

Resolución Na 134 de 16 de marzo de 2 m m M mResoución N® 407 de 29 de agosto di*019 m M a a a ^ y ''" '

~ 7 / t t R . - u m -« J I S T l A i m T A P P E R B J W R A c I H A IU A HA I>G *fttm B U U P A K JN S E C A Secretarlo Central I m Responsable Gestión Documental

CD -F-10 S A Elaboró: F A N N YSALAZAR ESTUPIÑAN T.P.T37 ^ 7 M

Página 5 de 5

E N TID AD PR ODUCTOR A: AG EN CIA N ACIÓN DE DEFENSA JU R ID IC A D EL ESTADO



TA B LA DE RETEN CIÓN D O C U M E N TA L

D EPEN D EN CIA

‘ "CD D rG Ó S ’' “ “

SÉRIE |¡ SUBSERIE, ' *' Tipo ' Documental

” " " " • ' 102. OFlCSfÍA D E C Ó N T R O L ÍN T E R M O

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ÓrfelpCl

ío io co p ia_ i Nativo

Digitahzaao ,]

■ p í s p oía í c ít i "fT m a 'C f •

C f ■! É ' s I 'L ■

PR OCEDIM IEN TO

1 ActaNativo

ElectrónicoSubserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizar copia {microfilm o digital), y se realiza una selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos,

teniendo en cuenta el desarrollo de valores secundarios.

102 1 18 56 ACTAS Actas de Reunión Comunicaciones 1 4 NativoElectrónico

S


Electrónico

ActaNativo

Electrónico

Subserie documental se conserva en su totalidad, porque soporta decisiones administrativas del Comité.

SCI: Sistema de Control Interno

102 22 56 ACTAS

Actas de Comité

Institucional del Sistema

de Control InternoComunicaciones 1 4 Nativo

ElectrónicoC T

TI6 PresentacionesNativo

Electrónico

102 1 25

1

ACTAS Actas de Grupo Primario

Acta

1 4

NativoElectrónico

S

Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal y jurídico,

Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizar copia (microfilm o digital), y se realiza una selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos,



Electrónico

1 ActaNativo

Electrónico


Electrónico

95 Informe de auditoriaNativo

ElectrónicoSubserie documental de valor administrativo,

102

252

AUDITORIAS Auditoria Interna

Papeles de Trabajo

19

NativoElectrónico

evidencia de las acciones en cuanto el control y seguimiento de las acciones objeto de Auditoria.

253 Plan de AuditoriaNativo

Electrónico


actividades y misionales de acuerdo con los

255 Evaluación del Auditor*Nativo

Electrónico

lineamientos establecidos por el AGN.

5 Acta de cierre de auditoria*Nativo

Electrónico

254 Seguimiento a la Auditoria*Nativo

Electrónico

9S Informe de auditoria Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoSerie documental de valor administrativo,

102

27

AUDITORIAS Auditoria Externas

: ‘f ' “•> « -

Acta de visita de auditoria

19

Original Digitalizadoevidencia de las acciones en cuanto el control y seguimiento de las acciones objeto de Auditoria.

195 Evidencias'Nativo

Electrónico


actividades y misionales de acuerdo con los

56

r:

< \ -

cíífflnicaciópes

* **

Original!

DigitalizadoNativo

Electrónico

lineamientos establecidos por el AGN.

102 14 4

56

INFORMES

• *' ' :-a:

Informe entes de control

* J

C o m u n ica cio n e s^ Original DigitalizadoNativo

Electrónico

CT

U ra vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se

transfiere el archivo central para su custodia y

90

: %

InformeNativo

Electrónico

posterior reprog rafia, se conserva en su total porque soporta los resultados de la gestión

realizada por la Agencia.

Página 1 de 2

Ü02, O FICIN A DE CO N TR O L INTERM.O“ “ _ 'CO DIGO S ■ ■ ; * DESCRIPCÍO'hí D O C U M E N TA L " ,1 RETENCION ‘ ' M EDIO F;IS1CÓ M E D IÓ E LÉCTRO N lCO ’ i 'D ISPOSICION FINAL

OEPS UO eN CJA SSSÍE ' S06SÉRI6 ‘ 't e a lÉ , , Documental ,¡

SUBSÉRI.& ’ JfP O D O C U M E N TA L‘(A R C H IV O /vR CN VÓ * ! -GESTION1 .CE N TR A L j

O/iginal ; Fotocopia_ .. t j Nativo '

, Digitalizado £|ect, finico .j c r ■ $ sP R O CED IM IEN TO _


Electrónico

NativoElectrónico


transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografía, se conserva en su total porque soporta los resultados de la gestión



Electrónico

Plan Anual de Auditoria

Plan Anual de AuditoriaNativo

Electrónico

Subserie documental de valor administrativo, legal y técnico, evidencia de la planeación

para el desarrollo de las Auditorias.Se establece eliminar ya que no se constituye en información de carácter dispositivo, de

actividadesy misionales.

Se debe aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos.

ComunicacionesACO M PAÑ AM IEN TO Y

ASESORIA

NativoElectrónico

NativoElectrónico

Subserie de valor administrativo, una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central, para su eliminación a través del método de picado.

PROGRAMAPrograma de aseguramiento y mejora de la Calidad


Electrónico

NativoElectrónico


transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografía, se conserva en su total porque soporta los resultados de la gestión


Solicitud de InformaciónNativo

Electrónico


NativoElectrónico

Subserie documental de valor administrativo, son las actuaciones que realiza la Agencia a otras entidades.


transfiere el archivo central Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.



Convenciones

DISPOSICION FINAL

CT: CONSERVACION TO TA L •ELIMINACION

S: SELECCION

PROCEDIMIENTOReproducción: Proceso de Microfilmación y/o Digitalización con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 Art.ll al 13 y Ley 594 de 2000 Art. 19,Decreto 2527 de 1950 art 1, Ley 39 de 1981 a rt 2, Ley 270 de 1996 a rt 95,Decreto 3354 de 1954. Art único. El medio técnico será utilizado como medio de consulta más no se debe destruir el oriainal.

Estrategias de preservación:Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, Integridad. Fiabilidad y la disponibilidad de los

mismos.Replicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la Información de la entidad.


GD-F-10 V .4 '

Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño N° C IC D -16


Resolución N° 391 de 26 de diciembre de Resolución N° 134 de 16 de marzo de 20} Resoución N° 407 de 29 de agosto di Firm as

Elaboró: FAN N Y SALAZAE

Responsable Gestión Documental

Página 2 de 2

Actualización TR D -ju lio 2019

Decreto 40&S de 2011 Decreto 915 de 2017

TA B LA DE RETEN CIÓ N DO C U M E N TA L

E N TID AD PR ODUCTOR A: A G EN C IA N ACIÓN DE DEFENSA JU R ID IC A D EL ESTADO

DÉPEN0ENC1A

...... "U

S1RI&

T O T C o ir 2— ^

1 SUBSERIETipo

Documental f o l E

* * ~ 103.OFÍC

~ .....U tlS tK IP C lO ^ 'U O C Q ’taífH-IAt:"".........." .................— ....—

SUBSERIÉ T ip o D O CU M E N TA L

NA ASESORA JURIDICA

_ .R É t fN C Ip N ___ _ J ( _ __ M EDIO FISICO . .

a r c h i v o “ |a ’r c h i v o " i r " ’ * •"G ESTION C E N TR A L ' ° rÍ* 'M l ' F°WCOpia

lp . M É D fO JLÉ :

Digitalizado

^ fe Ó N jc o _

Nativo 1 electrónico

p is p p s ic íd N .

C T E

Í Ñ A L .

.SPR OCEDIM IEN TO

Acta Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoSubserie documental de valor administrativo, el desarrollo de reuniones en la dependencia,

103 18 56 ACTAS Actas de Reunión Comunicaciones 1 4 NativoElectrónico

ESe establece eliminar ya que no se constituye en información de carácter dispositivo, de

actividades y misionales.


Electrónico

La eliminación se realiza a través del método

de picado.

103 ACTAS Actas Grupos Primarios


Electrónico

CT



relacionadas con el desarrollo de las actividades de las dependencias, conservación total por que es parte del

patrimonio historico, cultural e investigativo de la Agencia.


Electrónico

146 Solicitud de conceptoNativo

Electrónico





La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se elimina a través

del método de picado.

103 5 7 639 CONCEPTOSConceptos internos dependencias

Solicitud concepto en materia de contratación

2 8 NativoElectrónico

CT

57 ConceptoNativo

Electrónico

6 Acta de comité de conciliación Original DigitalizadoNativo


38 CertificacionesNauvo Una vez cumplido el tiempo de retención


transfiere el archivo central para su custodia y103

324CONCILIACIONES Comité de Conciliación

ConvocatoriaNativo

CT84 Ficha técnica Original Digitalizado

Nativo posterior reprografía, se conserva en su total

porque contienen las decisiones relacionadas con los temas tratados en el comité63 Copia acto administrativo fotocopia Digitalizado

Nauvo

1SS Soportes Original DigitalizadoNativo

90 Informe Original DigitalizadoNativo

260 Solicitud de conciliación fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

84 Ficha técnica Original DigitalizadoNativo

Electrónico

543 Copia acta de comité de conciliación Original DigitalizadoNativo

Electrónico Subserie Documental que tiene una

103 6

38

CONCILIACIONESConciliaciones

Certificaciones

19


Electrónicos


a realizar copia (microfilm o digital), y se

620Extrajudiciales

Providencia Original DigitalizadoNativo

Electrónico

realiza una selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos,

teniendo en cuenta el desarrollo de valores

259 Desvínculaciónsecundarios.

651 Solicitud de desvinculación Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

260 Solicitud de conciliación fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

84 Picha técnica Original DigitalizadoNativo i


103 6

S43

CONCILIACIONESConciliación Agencia <

Copia acta de comité de conciliación

19


Electrónico

valoración primaria de tipo legalyjurldico, Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizar copia (microfilm o digital), y se

38convocante 1

1Certificaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico



620 Providencia Original DigitalizadoNativo

Electrónico

secundarios.

Página 1 de 9

103: OFICI N A ASESO RA, JÜ n JplC A

& §

0100$:—

" 1« * » ~

_ O T s c w a o r n 3 c c e i VttNTAfc ^ .............._ _ _ .... ........... •-___ R grÉtffflO K_____ 1A R c g íyo ^ 'lA iC cH iyó "1

Fis i£ :p ._ _ . l m mP.RO.CeDÍM)e,NTO }

■ i É m Ié i é IB i í ■ ■ ■ ■ ■ Í b m H I h M S I „ . . . . . . _ J G ESTION SBfsflrMl. | . . j W M H f l , .............................. í

S6 Comunicaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se

transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografla, se conserva en su total porque soporta ios resultados de la gestión


103 14 3 1 INFORMES Informe de Gestión Acta 1 4 Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoCT


Electrónico


Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se

transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografía, se conserva en su total103 14 24 1 INFORMES Informe PQRS Acta 1 4 Original Digitalizado

NativoElectrónico

CT


Electrónico


144 Solicitud Consulta Original DigitalizadoNativo

Electrónico

134 Respuesta Consulta Original DigitalizadoNativo

Electrónico

testimonio de la prueba del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que rigen para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Código

103 21

142

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

Consultas

Traslado por no competencia Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Disciplinario Único (Ley734de 2002)



356 Insumo para respuestaNativo

Electrónico

Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.

641Solicitud de aclaración, corrección o complementación


Electrónico




Electrónico

71 Derecho de Petición Autoridad Original DigitalizadoNativo

Electrónico Subserie documental de valor administrativo, testimonio de la prueba del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que rigen

para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Código

Disciplinario Único (Ley734 d e 2002)

136Respuesta Derecho de Petición

AutoridadOriginal Digitalizado

NativoElectrónico

103 21

142PETICIONES, QUEJAS,

RECLAM OSYSUGERENCIAS

Derecho de Petición -

Traslado por no competencia Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoUna vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se


356

Autoridad

Insumo para respuestaNativo

Electrónico

Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa S% sobre el volumen total del año y de acuerdo a

641Solicitud de aclaración, corrección o complementación


Electrónico



Electrónico


Página 2 de 9

DESCRIPCION! D O C U M F N TA l

O E P FN D E N C IA SERIE SJBSER Ig JIP O D O C JM E N tA L

03 O H C IN A ASESORA J-JRfDíCA

RÉTENCION

ARCH IVÓ ARCHÍíVO GESTION CE N TR AL

MEDIO ELEC TRO N ICO DISPOSICION FINAL

Original Fotocopia Digitalizado

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

Derecho de Petición • Interés General

o Particular

Respuesta Derecho de Petición • InterésGeneralo Particular

Traslado por no competencia

Derecho de Petición - Interés Ceneral o

Particular

Insumo para respuesta

Solicitud de aclaración, corrección o complementación

Comunicaciones

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

Subserie documental de valor administrativo, testimonio de la prueba del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que rigen para la materia; Ley1437 de 20TI: Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Código Disciplinario Único (Ley734 de 2002)


transfiere el archivo central Una vez cumplido el tiempo se procede a

realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.

La muestra seleccionada* se Conservara

Totalmente y lo restante se elimina Se establece eliminar de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa.


valores secundarios.

NativoElectrónico

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


Electrónico

Subserie documental de valor administrativo, son las actuaciones que realiza la Agencia a

otras entidades.







valores secundarios. ’

Petición de documentos o

informaciónNativo

Electrónico

Respuesta Petición de documentosNativo

Electrónico


NativoElectrónico

PETICIONES, QUEDAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

Petición de documentos y/o de Información

Insumo para respuestaNativo

Electrónico


Comunicaciones

NativoElectrónico

NativoElectrónico

Subserie documental de valor administrativo,

testimonio de la prueba del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que rigen para la materia; Ley 1437 de 20TU Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y do

lo Contencioso Administrativo y Código Disciplinario Único (Ley734 de 2002)


transfiere el archivo central Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa S% sobre el volumen total del año y de acuerdo a


La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se elimina

establece eliminar de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa.


Rá$na3(te9

D E P E N D E N C IA ; S É RÍE , SÜBSERIÉ jj rJRO D O C U M E N TA L

, , | j . ....R&fgN CION

" T a RCh ÍVO '|a RCH iVO~ j j OÉSTÍOl'f jIC ÉN TR A l

I f T M E D jO F IS IÍ5 J T Z S fÉD ÍS E L É ? fR b N ÍÍÓ ~

I I >r >i NativoOriginal Fptocppia ,j Digitalizado (| glectf¿ nico

o j §p ó 5'i í T5 n p N A L _ fl

PETICIONES, QUEJAS.R E CIAM O S Y

SUGERENCIAS

Queja o Reclamo o sugerencia contra la Agencia.




Comunicaciones

Respuesta Reclamo

Respuesta sugerencia

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

Subserie documental de valor administrativo, testimonio de la prueba del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que rigen

para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Código

Disciplinario Único (Ley 734 de 2002]


transfiere el archivo central Una vez cumplido el tiempo se procedo a


La muestra seleccionada so Conservara Totalmente y lo restante so elimina


Cumplidos sus valores primarlos no desarrolla valores secundarios.

Solicitud de información CongresoNativo

Electrónico

Respuesta Solicitud de información

CongresoNativo

Electrónico

PETICIONES, QUEDAS,RECLAMOSYSUGERENCIAS


Solicitud de información

Congreso

NativoElectrónico

Solicitud do aclaración, corrección o complementación

NativoElectrónico

Traslado por no competenciaNativo

Electrónico


Electrónico

Subserie documental de valor administrativo, testimonio de la prueba del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que rigen para la materia; Ley 1437 de 2011: Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)

Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión so

transfiere el archivo central Una vez cumplido el tiempo se procede a realizarcopia (microfilm o digital),yse selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa do los mismos.

La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restanto so elimina Se establece eliminar de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa.


Petición prioritaria NativoElectrónico

Respuesta Petición prioritariaNativo

Electrónico

PETICIONES, QUEJAS,RECLAMOSYSUGERENCIAS

Peticiones prioritarias



NativoElectrónico

NativoElectrónico

Subserie documental do valor administrativo, testimonio de la prueba dol cumplimiento do las disposiciones legales vigentes que rigen para la materia; Ley 1437 do 2011: Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo ContenciosoAdminlstrativoyCódigo Disciplinario Único (Ley 734 de 2002)

Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo do gestión se


Una vez cumplido el tiempo so procede a realizar copia (microfilm o digital), yse selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo ; la valoración cualitativa de los mismos.

Página 4 do 9

DEPEN DEN CIA

CO DIGOS

SFRlE SÜBSERIETrgo

DocumentalSERIE

103 O FICIN A ASESORA DüRÍDlCA

DESCRIPCION D O C U M E N TA L R fTÉ N ClO N MEDIÓ FISICO

Original Fotocopia

M EDIO ELECTRO N ICO

. , Nativo Digitalizado

DISPOStCION FINAL

C T É SPR OCÉDÍM IÉN TO

142 Traslado por no competencia Original DigitalizadoNativo

Electrónico




Electrónico

103 21 19 660PETICIONES, QUEDAS.

R ECLAM OSYSUGERENCIAS

Peticiones verbales Solicitud verbal 1 4 Original Digitalizado S

Subserie documental de valor administrativo, testimonio de la prueba del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que rigen para la materia; Ley1437 de 2011: Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Código Disciplinario Único (Ley734 de 2002)



transfiere el archivo central Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa S% sobre el volumen total del año y do acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.




103 21 21

727

PETICIONES, QUEDAS,RECLAM OSYSUGERENCIAS

Solicitud Congreso Ley5

de 1992

Solicitud Congreso Ley 5 de 1992 Original DigitalizadoNativo

Electrónico

S

Subserie documental de valor administrativo, testimonio de la prueba del cumplimiento do las disposiciones legales vigentes que rigen para la materia; Leyl437de20Tl: Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Código Disciplinario Único (Ley734 de 2002)


transfiere el archivo central Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa S% sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.



728Respuesta solicitud Congreso Ley 5 do

1992Original Digitalizado

NativoElectrónico

356 Insumo para respuestaNativo

Electrónico

641Solicitud de aclaración, corrección o

complementaciónOriginal Digitalizado

NativoElectrónico


Electrónico

103 26 17

627

PROCESOSProcesos Agencia Demandante

Reclamaciones administrativas

19

fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

s


evidencia las actuacionesy acciones en los procesos de demanda que realiza la Agencia.


a realizar copia (microfilm o digital), y se realiza una selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos;

teniendo en cuenta el desarrollo do valores

secundarios.

537 Coadyuvancla Original DigitalizadoNativo

Electrónico

548 Denuncia Original DigitalizadoNativo

Electrónico

56 Comunicaciones Originat DigitalizadoNativo

Electrónico

143 Solicitud Original DigitalizadoNativo

Electrónico

P¿gta5de9

jD E P E N D E N C iÁ

Ctr s r ^ g j ü r c Q s r ^

: suBsg.^ie

a n aSI-fRlE

" ‘— ................. 'üt'SCR IP CrO N -üO CP

p g S E f i t E

103. O FICm A.AS5SOnA.3URrpiCA

R É TÍN C ÍÓ & ,

i . 1 í = s r- Original

í ^ S S - L A - j

Fteiioeepia. Digitáfizado jU S s ■

1

69 Demanda fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

106 Notificaciones fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

Subserie documental de valor Legal,evidencia las actuaciones yacciones en la defensa de los procesos deacciones de tutela porparte de la ANDJE. en concordancia con elarticulo 86 de la Constitución Política.

Decreto 2591 de 1991, Decreto 1382 de2000, Ley 1564 de 2012, Código General del

443 contestación Original DigitalizadoNativo

Electrónico

245 Sentencia* fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

404 Impugnación Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Proceso, elDecreto Ley 4085 de 2011 articulo 15, numeral 3 y el Código de

103 26 18 525 PROCESOS

Proceso de Acción de

Tutela en contra de la Agencia

Auto de desacato 1 19 Original DigitalizadoNativo

Electrónicos

Procedimiento administrativo y de lo

Contencioso Administrativo, y las normas que las modifiquen,

30 Auto Original DigitalizadoNativo

Electrónico

complementen o regulen.cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizarcopia

611 Petición de insistencia Original DigitalizadoNativo

Electrónico

(microfilm o digital), y se realiza una selección sistemática de

644 Solicitud de revisión Original DigitalizadoNativo

Electrónicomismos, teniendo encuenta el desarrollo de valores secundarios. La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se elimina a través del método de picado.244 memorial Original Digitalizado

NativoElectrónico

56 comunicaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico

69 Demanda fotocopia DigitalizadoNativo

ElectrónicoSubserie documental de valor Legal,evidencia las actuaciones yacciones en la defensa de los procesos deacciones de tutela porparte de la ANDJE. en concordancia con elarticulo 86 de la Constitución Política. .

Decreto 2591 de 1991, Decreto 1382 de2000, Ley 1564 de 2012, Código General del

Proceso, el

259 Desvinculación Original DigitalizadoNativo .

Electrónico

103 26 19 651 PROCESOS

Proceso de Acción de

Tutela que vincula Agencia

Solicitud de desvinculación 1 19 Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Decreto Ley 4085 de 2011 articulo 15, numeral 3 y el Código de

Procedimiento administrativo y de loContencioso Administrativo,y las normas que las modifiquen,complementen o regulen.cumplido su tiempo de retención, se procede


Electrónico

a realizar copia(microfilm o digital}, yse realiza una selección sistemática deacuerdo a la valoración cualitativa de los

mismos, teniendo encuenta el desarrollo de valores secundarios.

620 Providencia* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Totalmente y lo restantese elimina a través del método de picado.

22 Alegatos de conclusión Original DigitalizadoNativo

Electrónico

334 Anexos Original DigitalizadoNativo

Electrónico

267 Acta de audiencia Original DigitalizadoNativo

Electrónico

208 Auto admisorio Original DigitalizadoNativo

Electrónico

620 Providencia* Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

59 Contestación de la demanda Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoSubserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legalyjurídico,

69 Demanda Original DigitalizadoNativo

Electrónico

evidencia las actuacionesy acciones en la defensa de los procesos.

Página 6 de 9

■D EPENDENCIA

i_

SERIE i SUBSERIETipo

i DocumentalS^RIE

103, OFICINA ASESORA ÍJR ÍD IC A

UkSVWth'UUN U Ü Ltw ifc N jA L __ " ] f RETEN CIO N

^SUBSERIE ~ ' ' “ Y ü1 ¡\ ' ' " ¡1CESTIO.N^ CE N TR AL

1,— .M E D IO FlSjCO

Original '( Fotocopiai i '

. M EOIO Í L ^ T ^ Ñ I C Ó . „ _ j

J Watlyo Digitalizado ,

“ '* 5 is‘p o '5!£1o ñ f Í ñ a í , '* ]| ......................................- - - - - -

' C T "* V ■ S1 PR OCEDIM IEN TO

103 26 20 244 PROCESOSProcesas judiciales en contra de la Agencia

Memorial* 1 19 Original DigitalizadoNativo

Electrónicoa realizar copa (microfilm o digital], y se realiza una selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos,


106 Notificaciones Original Dígita li2adoNativo

Electrónico

H4 Poder Original DigitalizadoNativo

Electrónico

125 Pruebas Original DigitalizadoNativo

Electrónico

129 Recursos Original DigitalizadoNativo

Electrónico

245 Sentencia* Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

337 Derecho de Petición Original DigitalizadoNativo

Electrónico

339 Respuesta derechos de petición Original DigitalizadoNativo

Electrónico

103 25 21

56

PROCESOSProcesos judiciales que

vincula a la Agencia

Comunicaciones

1 19


Electrónico

S

Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal yjurídico,

evidencia las actuaciones y acciones en

procesos que vinculan a la ANDDE.Cumplido su tiempo de retención, se procede


teniendo en cuenta el desarrollo do valores secundarios.


Electrónico

259 Desvinculación Original DigitalizadoNativo

Electrónico

651 Solicitud de desvinculación


Electrónico

103 69 1

640

EXTENSION DE JURISPRUDENCIA

Extensión de lurisprudencia en vía

administrativa

Solicitud concepto previo

1 19


Electrónico

s

Subserie Documental que tiene una valoración primaría de tipo legal yjurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizar copia (microfilm o digital),y se realiza una selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos,


210 Concepto Previo Original DigitalizadoNativo

Electrónico

638 Solicitud alcance a concepto previo Original DigitalizadoNativo

Electrónico

636Respuesta Solicitud alcance a concepto previo


Electrónico

248 Pronunciamiento Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

103 69 2

114

EXTENSION DE JURISPRUDENCIA

Extensión de jurisprudencia en vía

¡udicial

Poder

1 19


Electrónico

s

Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal yjurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizar copia (microfilm o digital), y se realiza una selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de tos mismos,


secundarios.

244 Memorial Original DigitalizadoNativo

Electrónico

605 Memorial descorre traslado Original DigitalizadoNativo

Electrónico

620 Providencia Original DigitalizadoNativo

Electrónico

622 Providencia declara nulidad’ Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

103 76 2

56

PROYECTO DE ACTOS ADMINISTRATIVOS O

NORMATIVOS

Proyecto de acto administrativo o normativos

Comunicaciones

2 8


Electrónico

C T

Subserie documental con valor secundario, el cual una vez cumpla el tiempo de retención en el Archivo e Gestión se transfiere al Archivo

Central, cumplido este tiempo se mierofilma para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de carácter histórico.

624Proyecto de acto administrativo o normativos


Electrónico

326 Acta de reunión Original DigitalizadoNativo

Electrónico

56 | Comunicaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Página 7 de 9

g g j j

709

57

155

56

129

244

£59

56

129

244

659

’ O l O FICIN A ASESORA JJR ÍD IC ADESCRIPCION DO CUM EN TAL MEDIO ELEC TR O N ICO

____ .A R C H IV O AR C H IV O ■ , „ „ Natn/6 , „T IP O D O C JM E N T A L 0 £ 5T|0N c g N T R A l Original Fou>c<,p,a D g ,ta lla d o 0 e c „ 4nico CT

ACUERDOSINTERINSTITUCIONALES

N O VINCULANTE

Acuerdo o memorando d entendimiento

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

¡e documental con valor secundario, el cual una vez cumpla el tiempo de retención en el Archivo e Gestión se transfiere al Archivo

Central, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de carácter histórico.

comunicacionesNativo

Electrónico

NativoElectrónico

Recursos de Reposición

NativoElectrónico

NativoElectrónico

Subserie documental de valor administrativo, testimonio de la prueba del cumplimiento del trámite.







comunicacionesNativo

Electrónico

NativoElectrónico

Recursos de Apelación

NativoElectrónico

NativoElectrónico

Subserie documental de valor administrativo, testimonio de la prueba del cumplimiento del tramite.

Una vez cumplido el tiempo do retención documental en el archivo do gestión se


Una vez cumplido el tiempo sq procede a realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.



Página 8 da d

p y s c R fP C g T T ^ ü ^ m w

I S ^ s e e i e í f J i p o PO C Ü M E N JA L

103, O F IC I A ASgSORA J U R ÍDICA _______ " ___________

~ | T M E M d > js r^ " ~

, “ “ ¡fARGhtiyO ¡^ARCHIVÓ - | f ’ ; V ‘ " *Í i 0ri9,p,al j Fotofc0pj'3 í í Penalizado jj ,

“M E D l ( í l Í ^ t g O . N ! Í 5 . ^ r r 'D l S P Ó S IC lO Ñ R N A C “* |f

p6 o e e D i M ^ f o

Recursos de Insistencia

NativoElectrónico

Subserie documental de valor administrativo, testimonio de la prueba del cumplimiento del trámite.






Convenciones:

DISPOSICION FINAL

CT: CONSERVACION TOTAL E: ELIMINACIONS: SELECCION

PROCEDIMIENTOReproducción: Proceso de Microfilmacióny/o Oigitalización con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 Art.ll al 13 y Ley 594 de 2000 Art. 19,Decreto 2S27 de 1950 art. 1, Ley 39 de 1981 art 2, Ley 270 de 1996 art. 95,Decreto 3354 de 1954. Art único. El medio técnico será utilizado como medio de consulta más no se debe destruir el oriainal.

Estrategias de preservación:Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad. Fiabilidad y la disponibilidad de los

mismos.Replicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.


GD-F-10 V.4

Acta de Comité Institucional de Cestióny Desempeño Ng CIGD -16


Resolución N° 391 de 26 de diciembre de 2Q] Resolución N° 134 de 16 de marzo de 201Í Resoución N° 407 de 29 de agosto de Firmas:

Elaboró: FAN N Y SAI

Página 9 de 9

Actualización TRD-julio 2019 Decreto 408S de 20T1 Decreto 91S de 20T7

ENTIDAD PRODUCTORA; AGENOA NACIÓN OE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

cetros 1

OEPEQECJa’ 5EPS ' Ss/SB£q<£; T,po E,$(-Re Documental '

'■ 200 Si REtAPlAGBWfSATf “-■s®;eo»irpo(Sj»tfíTgo,t...............—|---------- f¡--SÜíTrs5c<5 “syasERíe ;■ I.PODOCOME^AL [ceÍti'om S S t w Í !i ’0f* 'Pa' ■ í*Weooa

■ ■ VS&ásfrgMsr""~ .. ¡t N a ti» 0*U-nd* 61ecl[(S ci ; é s PftóCCD M f NT©

1 Acta Original Digitalizado1

Subserie documental de carácter

200 n 63 ACTAS Directivo Copla acto administrativo 1 19 fotocopia Digitalizado c tdspositivo.de actlvidadesy misional, se establece su conservación total por que es paite del patrimonio histórico, cultural e

56 Comunicaciones Original Oigitalizado NativoElectrónico

¡irtvestigath/o de la Agencia.

200 25

1

Actas Crupos Primarios

Original Digitalizado NativoElectrónico

c t

Subserie documental de carácter dispositivo, en la que te describe la tema de decisiones relacionadas con el desarrollo de las

S6 comunicacionesNativo

Electrónico

actividades de las dependencias, conservación total por que es parte del patrimonio Kistorico, cultural e investigativo

24ACTOS

Antecedentes Original Dígita fizado NativoElectrónico

CTSubserie documental de caiícter dispositivo, de actividadesy misional, se

T7

ADMINISTRATIVOSOriginal Dig rtaCzado

pane del patrimonio histórico, cultural e tnvesligatrvo de la Agencia.

200

167ACTOS

°Dig italizado Subserie documentaldecarácter

dispositivo, de actlvidadesy misional, se

*

ADMINISTRATIVOSComunicaciones

°Dig italizado Nativo

Electrónico

parte del patrimonio histórico, cultúrale

24 Antecedentes Origina, DigitaRzado

200 2 3 56ACTOSADMINISTRATIVOS

Resoluciones Comunicaciones 19 Original O I , ! » . » »Nativo

ElectrónicoCT

dispositivo, de actividadesy misional, se establece su conservación total por que es parte del patrimonio histórico, cultural e

163 Resoluciones Original Dígita rizado Electrónico

investígativode la Agencia.

200

90

INFORMES Informe de Cestión

Infoím* Original Dígita ruado N .A .Electrónico

CT

Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central para su custodia

56 Comunicaciones Original Digitalizado Electrónico

y posterior reprografía, se conserva en su total porque soporta los resultados de la gestión reaBzada por la Agencia.

626 Queja Original Digitalizado NativoElectrónico

1 Acta Original Digitalizado NativoElectrónico

347 Alegatos Tíñales Original Digitalizado Electrónico

334 Anexos Original Digitalizado NativoElectrónico

335 Audiencia Original Digitalizado NativoElectrónico

30 Auto Original Dígita fizado NativoElectrónico

Serie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su periodo de conservación en el Archivo Central.se conserva la totalidad de la

200 26se

PROCESOS Procesos DisciplinariosComunicaciones

19Original Digitalizado Nativo

Electrónico

244 MemorlaP Original Digitalizado Electrónico

106 Notificaciones Original DigitaRzado NativoElectrónico

H4 Poder Original DigitaRzado Electrónico

12S Pruebas Original Digitalizado NativoElectrónico

129 Recursos Original Dig itaüzedo NativoElectrónico

245 Sentencia* Original Digitalizado Electrónico

169 Resoluciones Original Digltaroado Natbo i Electrónico

200

Tt2Plan Anual de

Plan Original DigitaRzado | ElectrónicoEn concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 art 5, una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Para su custodia y conservación total56

AdquisicionesComunicaciones Original DigitaRzado 1 Nativo

j Electrónico

Página 1 de 6

1______ . . ................................___________i r _ _

toem ibEN C A jstft'E^ s u b se r e ' l i o Documental

~ Z ...... *

SPfllE

200 SECRETARÍA CEUESA!. “ •TPfescRyciwootfUMFWiAL:^'... ; ...... ’j z ' j j [ .........■■ - '• • ^ j p r é r v ¡ t ó =_ - -

0>ig>naf ¡’ Fot seo oí*. ■ Na liso

* » « > , * » « , I l r a i o w T'S'í'OftflÑAt. :

« ■ .OROCED M ENTO

200 22 17H2

P LAN ES Plan de Austeridad

PU„

1 9

M g tal Dígita Czado NativoElectrónico

CT

En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 art S, una vez eumptido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Para su custodia y posterior reprografíaS6 Comunicaciones Original Digitalizado Nativo

Electrónico

200 1 A 13 ACTASActas de anulación del Consecutivo Ceneral de Comunicaciones

Acta de a nutación de consecutivo general de comunicación 1

‘Original Digitalizado CT

¡

En concorda neis con el Acuerdo 060 de 2001 art S, una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfere el archivo central Para su custodiay posterior reprografía

200 1 9 7 ACTASActas de eliminación de Documentos

Acta de eliminación de documentos 1 Original Digitalizado CT

En concordancia con el acuerdo 07 det 29 de Junio de 1994 art 2S.26y 27. una vez cumplido el tiempo cié retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central, para su custodia v rw>rr»rinr rwwxi rafia

200 1 20

■

ACTASActas de Trillados

Acta

1 A


E

Una vez eumptido el tiempo de retención documental en el archivo central te procede a Eliminar teniendo en cuenta que la formatizacíón de estos traslados se realiza mediante transferencia documental

S6 Comunicaciones Original Digitalizado Electrónico

32G Acta de reunión Original Digitalizado NativoElectrónico

Inventario documental (FVJID) Original Oígita tizado NatrvoElectrónico

200 1 30 773 ACTAS Actas de Desarchivo Acta de Desarchivo 1 A Original Digitalizado E

Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo central se procede a Eliminar teniendo en cuenta que la formalización de estos traslados se realiza mediante transferencia documental

200’

1 4S6CONSECUTIVO GENERAL OE COMUNICACIONES

Comunicaciones ExternasConsecutivo Ceneral de Comunicaciones Externas

'1Nativo

Electrónico CT

En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 art 11, una vez cumplido et tiempo de retención documental en el archivo de

Se realizaran back-up de estos documentos te realizará en medio de almacenamiento externo, cara su conservación total.

200 7 2 ÍS7CONSECUTIVOGENERALOSCOMUNICACIONES

Consecutivo Ceneral de Consecutivo Ceneral de1 A Natrvo

Electrónico CT

En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 art 11. una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de

Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento

200 7 3 «seCONSECUTIVO CENERAL DE COMUNICACIONES

Consecutivo Ceneral de Comunicaciones Oficiales recibidas

Consecutivo Ceneral de Comunicaciones Oficiales recibidas

1 A NativoElectrónico CT

En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 art TI, una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de

Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conservación total

200 23 1

166

PLANILLASPlanilla Control de Mensajería

Planilla Control de Mensajería

1 A


E

En concordancia con el Acuerdo OSO de 2001 art 11, una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo central se procede a Eliminar teniendo en cuenta que no desarrolla valores secundarios.87 Cu la de entrega de correspondencia Original Digitalizado

200 23 S

187

PLANILLASPlanilla para el envió por servicio postal

Planilla para el envió por corleo

1 4

NativoElectrónico

E

En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 art 11, una vez cumplido el tiempo de retención documental en et archivo central se procede a Eliminar teniendo en cuenta que no desarrolla valores secundario*87 Cu la de entrega de correspondencia Original Digitalizado

200 23 A 1SS PLANILLASPlanillas para el control de entrega de documentos

Planillas para el control de entrega de documentos 1 A Original Dígita tizado E

En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 art 8, una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Para su eliminación • Perdida valor administrativo

200 23 6

66S

PLANILLAS Planilla de prestamos de documentos de archivo

Planilla de prestamos de documentos de archivo

1 A

Original Oigita tizado NativoElectrónico

CT

En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 art 11, una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archiva de gestión te transfiere el archivo central Para su custodia y posterior reprografía

S6 Comunicac ionesNativo

Electrónico

1 Acta Original Digitalizado

666 Repone de citado* de prestamos1

Original Digitalizado NativoElectrónica

Página 2 da 6

.oePtNpehCM, S fft* ] StBS'ER'E Qoeurnenjiíi ' 5Í0 E

JOB SECRf TARtA CfcNfRAL- T?É8QÍ'pg»yOO<3JMP«T?C " " - — “_ " __ ___ _ . ¡AOCH-VO“AI5CH.^O* * » « E TiP OtXM toM ttt* Ic tt itó H -p Ñ W A É

“ ’- ' w o e W - =

Fotocopa

■■ ‘MflSoSCEtfíSófi.CÓ * w *MlwO

FINAL

t i ». t SPftdetOMKNTQ.

326 Acta de reunión Original Dígita Rzado Electrónico1

Una vez cumpGdo el tiempo de retención

4X3 C/onograma de Transferencia Documental Electrónico

documental en el archivo de gestión setransfiere el archivo centralPara su custodiay posterior reprografia; por

200

56TRANSFERENCIAS Transferencias


Electrónicoq 1

la responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pú bUcos y como una obligación de las entidades de la Administración Pública en cuanto a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, con el fin de asegurar el control de los

699DOCUMENTALES Documentales Primarias

teta de cierre de documentos Original Digitalizado Electrónico

189 Inventario transferencia (FUtD) Original Digitalizado NativoElectrónico

documentos en sus diferentes fases, de conformidad con lo establecido en los Artículos 15 y 26 de la Ley Cenen 1 de

n Acta de Recibo Original Dígita lizado Electrónico

Archivos 594 de 2000.

TI Acta cié Recibo o,*,™, Digitalizado

Una vez cumplioo el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Para su custodia y posterior reptografla; por la responsabilidad especia! y obligaciones de los servidores públicos y como una obllg ación de tas entidades de la Administración Pública en cuanto a elaborar200 35 2

433TRANSFERENCIASDOCUMENTALES

TransferenciasDocumentales

Cronograma de Transferencia Documental

a 3Electrónico

CT

56

Secundarlas

Comunicaciones Original DigitalizadoElectrónico

inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, con el fin de asegurar el control de los

169 Inventario transferencia (FUtD) Original DigitalizadoElectrónico

conformidad con lo esta blecido en los Artículos 15 y 26 de la Ley Genera! de Archivos 594 de 2000.

1 Acta Original Digitalizado Electrónico

5G Comunicaciones Original DigitalizadoElectrónico

Una vez cumplido el tiempo do retención documental en el archivo do gestión se transfiere el archivo central, para su posterior eliminación por perdida de valores administrativos

200 36 * 79 CAPACITACIONESCapacitaeionesCestlóndocumental Evaluación 1 < Original Digitalizado Nativo

ElectrónicoE

100 Lfeta de asistencia Original Digitalizado

15S SoportesNativo

Electrónico

210 <3 2

seCERTIFICACIONES

Certificaciones CestiónComunicaciones

1 4

O r„™ , Digitalizado NativoElectrónico

E

Una vez cumplido el tiempo cié retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo centra!Para su eSminaclón a través del método de

sa Certificaciones NativoElectrónico

picado, por perdida valor administrativo, en concordancia con el Decreto 460 de 1986 Art a

546 Cuadro de Clasificación Documental NativoElectrónico Una vez cumplido el tiempo de retención


200 72 1 343INSTRUMENTOSARCHMSTICOS

Cuadros de Clasificación Documental-CCD

s 1SElectrónico

CT

transfiere el archivo central Para su custodia y posterior reprografla.se establece su conservación total ya que es pane del patrimonio histórico, cultural e

56 Comunicaciones Original Digitalizado NativoElectrónico

investigstivo de la Agenda. Articulo 19, parágrafo T , Ley S94 de 2000,

156 Tablas de Retención Documental Original Oig ¡tafeado NativoElectrónico

710Copia acta de comité de gestión y desempeño

NativoElectrónico

'Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se ltransfiere el archivo central

200 72 2 73INSTRUMENTOSAPCHJV1ST1COS

Tablas de Retención Documental • TRD Documentos aplicación TRD S 15 Nativo

Electrónico! CT

| Para su custodia y posterior reprografia, se 'establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigatrvo de la Agencia. Articulo 19, parágrafo 2*. Ley S94 de 2000.

72 Documentos actualización TRD NativoElectrónico

S6 Comunicaciones Original Digitalizado NativoElectrónico

200 72

473

INSTRUMENTOS Programa de Cestión

Programa de Cestión Documental Electrónico

CT

Una vez cumplido el tiempo de retención |documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Para su custodia y posterior ceprografla.se

56

ARCHIVISTICOS Documental - PCD

Comunicaciones Original Dígita DzadoElectrónico

establee» su conservación total ya que es pane del patrimonio histórico, cultural e Investigativode la Agencia. Artículo 19, parágrafo 2*, Ley 594 de 2000.

Pío*» 3 <Je 6

— ^ o ctco b - “

4Éft£ ,¡ SUBSEfrt il

TfpoOocument»'

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■Cr e ia w a c é n é h a i......

ASCtfVÓ (klJCH VO “ i r . j ” , i “fjaiwo CÉSTIQN,'|cENÍRÁL |! Q' ^ ? ¡. *°WCDB'8 1 ^ « r ¡ X ' S

PREteÉO MIEN"1*!

200

■467

INSTRUMENTOSPlan Institucional de

Plan Institucional de Archivos de la Entidad

NativoElectrónico

Una vez cumppdo el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Para su custodia y posterior reprografía. se

S6

APCH1VISTICOS PINAR

Comunicaciones Original Dígita rizado Electrónico

establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e Investigativo de la Agencia. Articulo 19, parágrafo 2*. Ley 59* de 2000.

200

189

INSTRUMENTOS Inventario Documental

Inventa rb Documental (FUID) Original Digitalizado NativoElectrónico

Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Para su custodia y posterior reprografía, se

56

ARCHMSTICOS FUID

Comunicaciones Original Digitalizado

establece su conservación total ya que es parte de! patrimonio histórico, cultural e investigativo de la Agencia. Articulóla, parágrafo 2a. Ley S94 de 2000.

200 72 6 390 INSTRUMENTOSAftCHMSTICOS

bancos terminológicos de tipos, series y sub-teries documentales. BT

Bancos terminológicos de tipos, series y sub serie» documentales

S 1S Electrónico CT

11

UflJ U¿!£LrflPiiod&lll¿Mpó&6rfit¿A¿kAn documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Para su custodia y posterior reprografía, se establece su conservación totalya que es parte det patrimonio histórico,cultúrale investigativo de la Agencia. Articulo 19.ni'SfT'afrt 7* * ttt GQ¿ r*o ?«V>P

200 72 7 480 INSTRUMENTOSABCHMSTICOS

Tablas de Control de Acceso Tablas de Control de Acceso S 1S Electrónico CT

UTia l*4S cuin^i-oó eÍTempo aíTétértSlóTl documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Para su custodia y posterior reprografía, se establece su conservación total ya que es partedelpatrimoniohstórico.culiurale investigativo de la Agencia. Anieulo 19.

t ri* 1>WI

670Programa decapaeitecióny

Dígita (Izado NativoElectrónico

« ,Programa de Inspección y mantenimiento

Original Dig italizado Electrónico Subserie documental de vabr administrativo, evidencia del control y seguimiento de las accbnes para la eonsedrvaebn de documentos atendiendo las políticas emitidas por el Gobierno Nacbnal200

672

SISTEMA INTECRAOO Pía n de Conservación

Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales

Original Digitalizado Electrónico1

673

OE CONSERVACION DocumentalPrograma de almacenamiento y realmacenamiento 0 ,* ~ ' Digitalizado Electrónico


Se establece eliminar una vez finalice la

674Programa de prevención de emergencias y atención de desastres Original Digitalizado Electrónico

im Cementación y se generen actualizaciones a la subserie

675 Programa de saneamiento ambiental Original Digitalizado Electrónico

200 66 1 676 SISTEMA INTECRAOO DE CONSERVACIÓN

Plan de preservación digital a largo plazo

Plan de preservación digital ■ largo plazo

1 9 NativoElectrónico E 1

administrativo, evidencia del control y seguimiento de las acciones para la consedrvaclón de documentos atendiendo las políticas emitidas por el Gobierno NacionalUna vez cumplido el tiempo de retención documental en el archiv-o de gestión

Se establece eliminar una vez finalice la Implementacióny te generen

96 Inventario de BienesSubser ie documental de valor administrativo, evidencia del control y seguimiento de los recursos fisicos de la

200 rr

488 Entrega de activos

Original Nativo

Agencia.Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, para su conservación.Se establece eliminar de acuerdo a la

Comprobante Ingreso

Electrónico

S6 Comunicaciones

prescripción de vigencia administrativa de conformidad con el Art. 132 de la Ley 1474 de 2011.

200 32 3 780 REPORTESRepone Entrega Suministros de Papelería

Repone de entrega Suministros de Papelería 1 Original Electrónico E

Una vez cumplido el tiempo de retencióndocumental en el archivo de gestbn setransfiere el archivo centralPara tu eliminación por perdida valoradministrativa

Programas ’ Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención en

200 28

777

PROGRAMAS Programa Anual de CajaRepone Constitución da caja Menor

el archivo de gestión se transfiere al archivo

Para su custodia por el tiempo establecido

778 Recibo de Caja Menorpara su posterbr reprografía, conservar totalmente, como evidencia del manejo presupuestad Decreto 4085 de 2011

779Solicitudes de bienes y servicios de Caja Menor

numeral2y6.

Píjlna 4 da 6

oew NblN'&A; Secá j s cbs er -f *»poOoctlfrií/ltif

T " „ - -

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JÓ9 SFCRFTAR'A CENprtAL~T?f5í7í'P(3P,»rt»taíM Ewfií--------------------- ----- " ■ -( r— ** »r“ “ !Pg&f£ figrcé “

’SJBSÉIH' ' TlOQDOCOMFMW. 'Ireerwt0 í ^ Dy ? >' Setacopa f| GESTION CENTRAL , '

M E ^ T L a r f i ó '^ í T * ’'

U : E . & 1 .

PPOC6D M ENTQ

* » T7 S97 INVENTARIOSInventarío de Ucencia de

Inventario de Ucencia de software 1 NativoElectrónico

1

E

Una vez cumplido el tiempo de retencióndocumental en el archivo de gestión setransfiere el archivo centralPara su eliminación por perdida valoradministrativo.

143 Solicitud Electrónico 1

139 Respuestas Nativo i Electrónico |

Una vez cumplido el tiempo de retencióndocumental en el archivo de gestión setransfiere el archivo centralPara su eliminación por perdida valoradministrativo.

200 79488

SISTEMA CE CESTIÚN OE SERVICIOS DE

Entrega de activos Digitalizado

S21TECNOLOCIAS DE INFORMACION Actas de Entrega de equipos Digitalizado

SS6 Encuesta de satisfacción de usuarios Digitalizado

cea Acta de entrega de sen/icios Original Oigltalizado Electrónico

56 Comunicaciones Electrónico

326 Acta de reunión Original Oigitafizado Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención

tra nsfiere el archivo central63

Inventa rio de Activos, clasificación y Publicación de Información.

Copia acto administrativoNativo

Electrónico

200 78 1 ne OE SEGURIDAD DELA INFORMACIÓN

Presentaciones* ' 9Electrónico

CTPara su custodiay posterior reprografla.se establece su conservación total ya que es

S83 Gula de Activos de Información NativoElectrónico

parte del patrimonio histórico, cultural e ; investigativo de la Agencia. Articulo 19, parágrafo 2*. Ley S94 de 2000.

Divulgación y sensibilización MSPI

603 Matriz de Activos de Información NativoElectrónico !


Electrónico

326

SISTEMA OECESTIÚN DE SECURIDAD DE LA INFORMACION

Original Dígita [liado Electrónico documental en el archivo do gestión se

200 78 2 116Riesgos de Seguridad de la Información Presentaciones* 1 9

ElectrónicoCT Para su custodiay posterior reprografía, se

establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultúrale investigativo de la Agencia. Articulo 19. parágrafo 2*. Ley 594 de 2000.

S84Gula de Riesgos de seguridad de la información Electrónico

604 Matriz de Riesgos de seguridad de la información Electrónico

200 71

II

i£86

HOJA DE VIDA SERVIDORES

1111

, Moja de Vida Servidores 1 * Electrónico E

Una ver cumplido el tiempo de retencióndocumental en el archivo de gestión setransfiere el archivo centralPara tu eliminación por perdida valoradministrativo.

p gínaS de 6

TA B LA DE RETEN CIÓN D O CU M E N TA L

Actualización TRD - julio 2019

Decreto 4085 de 20T1 Decreto 915 de 2017

EN TID AD PR ODUCTOR A: A G EN C IA N ACIÓ N DE DEFEN SA JU R ID IC A D EL ESTADO

I.............................. — *10„GRJPO IN TERN O DE CE STiÓ N fItfAI'JC itRA

D EPEN DEN CIAi

C

‘ SERJE

j u i c o s

( SUBSERIEi* Tipo i Documental

C “ .............. ........UKKCHIPClON"D'ÜCÜW t:NtAL..........................................................

SUBSERIE •' TIP O D O C JM E N TA L

. . R S T.E ^q O N . _ .tj. M EDIÓ FISICO

A R CH IVO .¡ARCNlVO*** ** If* _ , " * CESTIO N ‘ C EN TR A L [| ° ?'9fnal ’ FOl° COPÍa

M EDIO ELEC TRO NICO _

~ . , . NativoDigitalizado

DISPOSICION FINAL ,j

„ ' c . ,¡ PR OCEDIM IENTO

C T ' * \ 5 1 . ______ _| B

210 25 Actas Grupos Primarlos


Electrónico

CT


en la que se describe la toma de decisiones relacionadas con el desarrollo de las actividades de las dependencias, conservación total por que es parte del



Electrónico

363 Auxiliares Contables Original DigitalizadoNativo

Electrónico Subserie documental de carácter dispositivo se establece su conservación total ya que es

210

56

ESTADOS CONTABLESComprobantes de


Electrónico

CT

parte del patrimonio histórico, cultural e

investigativo de la ANDJE. Artículo 19, parágrafo 2°, Ley 594 de 2000.

En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971,

539

Contabilidad

Comprobante de contabilidad Original Digitalizado

Código de Comercio Art 60 y Ley 962 200S do

Articulo 28, una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se

transfiere al archivo central, para su custodia

155 Soportes Original DigitalizadoNativo

Electrónico

por el tiempo establecido para su posterior reprografia

364 Reporte S1IF Saldos y Movimientos Original DigitalizadoNativo

Electrónico

365 Reporte Operaciones Recíprocas Original DigitalizadoNativo

Electrónico Serie documental de carácter dispositivo, de

729Estado situación financiera

comparativaOriginal Digitalizado

actividadesy misional.se establece su conservación total ya que es parte del


210

730

ESTADOS CONTABLES

Resultado del ejercicio Integral comparativo


CT

de la A N D JE Articulo 19, parágrafo 2°, Ley 594

de 2000.

175 Estado de cambios en el patrimonio Original DigitalizadoNativo

Electrónico

En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971, Código de Comercio Art 60 y Ley 962 2005 de

Articulo 28, una vez cumplido el tiempo de

369 Notas a los estados contables Original DigitalizadoNativo

Electrónico

retención en el archivo de gestión se


370 Reporte CHIPNativo

Electrónico

reprografia

38 Certificaciones Original Digitalizado

45Certificado de aportes al Sistema de Seguridad social integral y parañscales


Electrónico

36 Constancia de cumplimiento Original Digitalizado

63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado

65 Cuenta de cobro* Original Digitalizado

82 Factura* Original Digitalizado

40

Certificado cumplimiento obligaciones frente al Sistema de Seguridad social Integral y parafiscales, suscrita por el revisor fiscal o representante legal*

Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico Serie documental de carácter dispositivo, de

actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

déla A N D JE731

Formato información de carácter

tributarioOriginal Digitalizado

210 9 3IOS

ESTADOS CONTABLES PagosNotas debito*

1 9Original Digitalizado

NativoElectrónico

CT En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971, Código de Comercio Art 60 y Ley 962 2005 de

Articulo 26, una vez cumplido el tiempo de

P ig ra 1 de 3

■DEPENDENCIA.

-------

5ERÍE .SUBSERIE

;.....: ....v : ...Tipo

Docum ental

3 10.CRUP Ó IN TER N O DE GESTIÓN FINANCIERA

ÜESGRIPCIOKTDO'COMk'hí {A"l ,wu RE.TEN ÓON | M E D IÓ T is ÍCTo

SERIE (jsUBSERIE ! TIP O D O C U M E N TA L * C E S I O N '^ E N Í P A L ] 0ngm al ^

_ _ _ 'MEDIO .ELÉfC

Digitalizado

t p S N t é ó ' „

Nativo Electrónico

"■foTsP

CT

DSÍcHbN ■ ■ “

6INAL J“T I PR OCEDIM IEN TO 1

.. _ . . ~ - — i

631 Reporte Orden de pago Original DigitalizadoNativo

Electrónico

retención en el archivo de gestión se

transfiere al archivo central, para su custodia por el tiempo establecido para su posterior

108 Orden de Pago

reprografía. fines administrativos


Electrónico

109 Orden de pago no presupuestal* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

110 Pago LeylOO Original DigitalizadoNativo

Electrónico

372 Nomina Original DigitalizadoNativo

Electrónico

15S Soportes Original DigitalizadoNativo

Electrónico

221 Extracto Bancario Original DigitalizadoNativo

Electrónico

21056

Conciliaciones Sanearías


Electrónico

Una vez cumplido el tiempo de retención en

el archivo de gestión se transfiere al archivo

655

ESTADOS CONTABLES

Conciliación bancaria Original Digitali2adoPara su custodia por el tiempo establecido para su posterior reprografía.

198 Certificado de Inembargabilidad* Original Digitalizado

210 14

56

INFORMESInforme Anual del PAC- Plan anual mensualizado de Caja


ElectrónicoSerie documental de valor administrativo y contable, evidencia de todas las actividades financieras y económicas de la AND3E. En

concordancia con lo establecido en la Ley 962 de 2005, Art. 28.Se establece eliminar ya que esta información

se consolida en los Estados Contables.91 Informe Anual del PACNativo

Electrónico

210 14

56

INFORMES Informe entes de control


Electrónico

CT


transfiere el archivo central para su custodiay

90 Informo Original DigitalizadoNativo

Electrónico

posterior reprografía, se conserva en su total porque soporta los resultados do la gestión


210 14 17 90 INFORMESInforme ejecución

presupuestalInforme 1 9

NativoElectrónico

E

Serie documental de valor administrativo y contable, evidencia de todas las actividades financieras y económicas de la AND3E. En

concordancia con lo establecido en la Ley 962 de 2005, Art. 28.Se establece eliminarya que esta información

se consolida en los Estados Contables.

210 14 20 90 INFORMESInformación Exógena

DistritalInforme

NativoElectrónico

E

Serie documental do valor administrativo y contable, evidencia do todas las actividades financieras y económicas do la ANDJE. En

concordancia con lo establecido en la Ley 962 de 2005, Art. 28.Se establece eliminar ya que esta información


210 14 21 90 INFORMESInformación Exógena

Impuestos NacionalesInforme 9

NativoElectrónico

E

Serie documental de valor administrativo y contable, evidencia de todas las actividades financieras y económicas do la ANDJE. En

concordancia con lo establecido en la Ley 962 de 200S, Art. 28.Se establece eliminarya quo esta información


3 Acta de cancelación Original DigitalizadoNativo

Electrónico

I56 Comunicaciones Original Digitalizado

NativoElectrónico

Página 2 do 3

r ^ - ....— — “ 'c ü p rc Q s — i t t “t — ~ . ‘j i r " “

« a N M w o * 1 * ( a ( t i f o M M Í * . I® « e' , \ f Documental ¡ r

n O ^ C R fP O W ^ D O C £ rM E iíT A > “ ‘

T JR O p Ó d ü M E N 'T A t

210. C H U P O IN TER N O D* GfcSTIQN FINANCIERA

M EN" t f e s f e S £ I ° ' ,9; - ‘ ' . . , ¡ K , “ “ pl* 3 « * » “ *«“ j! o S S w * 1 C T I 1 f * I .

210 25

82

PRESUPUESTO Rezago Presupuesta!*

Factura Original Digitalizado

CT

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo

central.Para su custodia por el tiempo establecido para su posterior reprografia

65 cuenta de cobro* Original Digitalizado

67 Cuentas por pagar Original DigitalizadoNativo

Electrónico

133 Reserva presupuestal Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

120 Programación Presupuestal NativoElectrónico

Serie documental de carácter dispositivo, de

102 Modificación Presupuestal’ NativoElectrónico

conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

de la ANDJE.En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971, Código de Comercio Art 60 y Ley 962 2005 de

210 25 7 482 PRESUPUESTOPresupuesto de

FuncionamientoVigencias Futuras 1 9 Original Digitalizado

NativoElectrónico

C T

251 ReportesNativo

Electrónicoretención en el archivo de gestión se


46Certificado de Disponibilidad

PresupuestalNativo

Electrónico

por el tiempo establecido para su posterior reprografia.

130 Registro presupuestalNativo

Electrónico

48 Certificado de ingresos y retencionesNativo

ElectrónicoUna vez cumplido el tiempo de retención

210 43 1362

CERTIFICACIONESCertificado de Retención a

Certificado de retenciones por otros conceptos

4

NativoElectrónico



656

Terceros

Certificado de saldos contablesNativo

Electrónico

picado, por perdida valor administrativo, en concordancia con el Decreto 460 de 1966 Art


Electrónico

210 92

148

SOLICITUD DE

Solicitud de Información Original DigitalizadoNativo

Electrónico




realizar copla (microfilm o digital), y se

199

NFORMACIÓN

RespuestasNativo

Electrónico

selecciona una muestra representativa S% sobre el volumen total del año y de acuerdo a



Cumplidos sus valores primarios no desarrolla valores secundarlos.

Convenciones;

DISPOSICION FINAL

CT: CONSERVACION TO TAL ELIMINACION

S: SELECCION

PROCEDIMIENTOReproducción: Proceso de Microfilmacióny/o Digitalizadón con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 A rtll a!13y Ley 594 de 2000 A rt 19,Decreto 2S27 de 1950 art 1, Ley 39 de 1981 art 2, Ley 270 de 1996 art 95,Decreto 3354 de 19S4. Art único. El medio técnico será utilizado como medio de consulta más no se debe destruir el oriainal.


Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad. Fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.

Replicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.

Refreshing: Proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro,(Incluye copiado al mismo tipo de medio.

Aprobaciones:

Fecha:


Resolución N° 391 de 26 de diciembre de Resolución N° 134 de 16 de marzo de 2( Resoución N° 407 de 29 de agosto di Firmas:

Acta de Comité Institucional de Cestión y Desempeño N° ctr¡n -16

CD -F-10 V.4

Íj A F O N S E C A Responsable Gestión Documental

Elaboró: FAN N Y S A L « A R ESTUPIÑAN T.P. 137

Página 3 de 3

TA B L A DE RETEN CIÓN D O C U M E N TA L



E N TID AD PR ODUCTOR A: AG EN CIA N ACIÓN DE DEFENSA JU R ID IC A D EL ESTADO

O E PE N D E N CÍA

i7 V ‘ CÓ DfC0'S ' * "

SERIF S U 8SERIETipo ,

Documental¡SERIE

...... .......................................... ... _ _ 220 CRU0O _ÍN TER NO DE CeSTl'ÓN D E TA LE N TO K J M A N O __ _ _

“ " ‘f ‘ “ . R F fE ¿ C lO Ñ “ " ’ 1' M ED IO FISICO"

■ 1 AflCH IVO A R C H IV Ó * '■SUBSERIE ' T IP O D O C U M E N TA L 1 * Original Fotocopia

¡G E S TIO N CEN TR AL

M E D fO E lE C TR O N lé b *

_ . _ Nativo Digitalizado E|em£, „ , „

DISPÓS'tCróW ^íWAL *"

CT 6 SP r o c e d i m i e n t o

326 Acta de reunión * . Original DigitalizadoNativo

Electrónico

100 Lista de asistencia Original DigitalizadoSe conserva en el Archivo de Gestión y se

56 Comunicaciones ’ Original. DigitalizadoNativo

Electrónicotransfiere al Archivo central para un tiempo

220553

ACTASActas comisión do Elecciones Comisión de Personal Original Digitalizado

NativoElectrónico

CTmicrofilma y se conserva totalmente ambos

soportes como referencia institucional en materia de administración del talento

humano y que permiten conocer los orígenes de la entidad, su organización, evolución y

646personal Soportes reunión comisión Original Digitalizado

NativoElectrónico

63 Copia acto administrativo Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

251 Reportes Original DigitalizadoNativo

Electrónico

actividades.

90 InformeNativo

Electrónico


Electrónico

100 Lista de asistencia Original Digitalizado conservaen el Archivo de Gestión y se

155 Soportes Original DigitalizadoNativo

Electrónico

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación, posteriormente se

22056 Actas de Comité paritario Comunicaciones


NativoElectrónico

CT

microfilma y se conserva totalmente ambos

soportes como referencia institucional en

555de salud ocupadónal

Elecciones COPASST Original DigitalizadoNativo

Electrónico

materia de administración del talento

humano y que permiten conocer los

647 Soportes reunión comité Original DigitalizadoNativo

Electrónicoorígenes de la entidad, su organización, evolución y actividades.


Electrónico

90 InformeNativo

Electrónico


Electrónico El expediente de Comité de Convivencia

Laboral, se conformara al inicio del periodo del secretario del comité quien lo entregara,

una vez finalice el periodo, al Coordinador del Grupo Interno de Gestión de Talento Humano, para custodia en archivo de gestión

. 56 Comunicaciones ' Original DigitalizadoNativo

Electrónico

554Elecciones Comité de Convivencia

LaboralOriginal Digitalizado

NativoElectrónico


Electrónico

22090

ACTASActas comité de Informe ‘

NativoElectrónico

CT

, una vez finalizado este tiempo se transfiere al Archivo Central para conservación, y

100 . Convivencia LaboralLista de asistencia . Original Digitalizado

posteriormente se realiza el proceso do reprografía para su conservación total en

626 Queja Original DigitalizadoNativo

Electrónicomedio físico y electrónico, ya que permiten conocer los orígenes de la entidad, su

682 Acuerdo audiencia de conciliación Original DigitalizadoNativo

Electrónicoorganización, evolución y actividades.

683 Documentos do apoyo Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico*EI tipo documental con asterisco so incluirá

en el expediente cuando aplique684

Acuerdo de confidencialidad de la información


Electrónico

100 25

1

Actas Grupos Primarios

Acta .

'’ .Original Digitalizado

NativoElectrónico



relacionadas con el desarrollo de las actividades de las dependencias, conservación total por que es parte del



Electrónico

220 12 755 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN D JE

Formato de entrevista' Original Digitalizado

220 12 1 65 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AND3E

Formato Unico de hoja de vida de

D A F P -S IG E P ‘ ’Original Digitalizado

NativoElectrónico

220 12 1 68 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios ANDDE

Declaración Juramentada de Bienes y

Rentas y Actividad Económica PrivadaOriginal Digitalizado

220 12 197 HISTORIA LABORALHistoria Laboral ■ Funcionarios AN DJE

Fotocopia del documento de identificación

Fotocopia Digitalizado

220 12 ' V .275 HISTORIA LABORAL 'Historia Laboral . Funcionarios AN DJE

Co pa do Libreta Militar* . Fotocopia Digitalizado

220 12 193 HISTORIA LABORALHistoria Laboral '

Funcionarios AND3ECertificado de Estudios Realizados ' . Onginal Digitalizado

220 12 784 HISTORIA LABORAL-Historia Laboral Funcionarlos A N D JE <

Certificado estudios no formales Fotocopia Digitalizado

Pághal de 9

. _ „ . _ _ _ _______ 220. G R UPO jK T tR N O DE GESTIÓN DE.TALEN TO H U M AN O _ ____ _ _ _ _ e óD rC O S - — 7 C " - - - - - — - O ESC RIPCIOfTD OCÓM ÍgW TA t'' - ' ■ r É t Í ^ I O Ñ ^ ' ' ' 1 ; - M E D IO FlSICfO1' f ‘ MEDIO ELECTRONICO..' ' 1 ' ' “ D lS p o S C fÓ N ñ Ñ A L - “¡!

DEPENDENCIA, S S U B S E W 6 . 'sER.E_________________ ^SUBSERIE ■ TIPO DOCUMENTA!. _ l ' S ° . ¿ S t j l 0113103' ¿ g » [ C T * j j.

220 12 1 7S2 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN DJE

Convalidación de Títulos obtenidos en

el exterior*

220 12 276 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarlos AN DJE

Copia do Tarjeta Profesional*

220 12 39 HISTORIA LABORALHistoria Laboral

Funcionarios AN D JECertificaciones Laborales

220 12 427 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios ANDJE

Acreditación do Requisitos Mínimos


Funcionarios AN DJE

Pruebas de competencias del Departamento Administrativo de la Función Pública


Funcionarios AN D JECertificado do antecedentes Judiciales

220 12 43 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN DJE

Certificado de antecedentes fiscales

220 12 41 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarlos ANDJE

Certificado de antecedentes disciplinarios


Certificado de Antecedentes Disciplinarios do Abogados • Consejo


Certificado de Medidas Correctivas


Funcionarios AN DJECertificación de cuenta bancaria


Certificados do Afiliación a entidades

del Sistema de Seguridad Social

220 12 1 392 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN DJE

Remisión examen medico


Examen médico


Copia de Resolución de

nombramiento


Comunicaciones

220 12 1 270 HISTORIA LABORALHistoria Laboral

Funcionarios AN DJECopia de Formatos de Afiliaciones


Acta de Posesión


Manifestación do protección a la

familia


Funcionarios AN D JE

Decisión voluntaria de afiliación al

sistema de seguridad social en salud, pensión y a fondo de cesantías


Formato autorización de configuración

de dispositivos


Acuerdo de Compromiso Ético



Declaración de conformidad y de

responsabilidad do los servidores públicos de la AN DJE


Funcionarios AN D JEConstancia de asistencia a inducción


Constancia de Inducción al puesto de

trabajo


Solicitud o cancelación de comisión de servicios y tiquetes aéreos • servidores públicos*


Agenda de actividades


Funcionarios AN DJE

Copia de la Resolución de comisión de

servicio



Formato de legalización de comisión y

soportes*




Electrónico




Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico








Electrónico












Electrónico



Página 2 de 9

¡üepenoencía' $ sm j s u g s E f t ; e | t3oc^ . ^ j | sgR.e

-- OCRlPCtOKrTOCtfraERTAC'líSUBSgRIg *j * 'TIPO D O CUM EN TA!,


Informe de comisión de servicio*

220 12 1 609 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN D JE

Pasabordo o certificación de la aerolínea


Certificaciones*


Acta de Reunión*


Funcionarios AN D JEConstancia de permanencia*


Copia resolución re-liquidación de viáticos y gastos de viaje


Copia acto administrativo


Autorización de la Comisión al Exterior

por parte de la presidencia de la república*


Copia de Resolución de liquidación de

prestaciones sociales


Funcionarios AN DJE

Certificado de disponibilidad presupuestal

220 12 1 7S6 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN DJE

Formato de tasa de cambio - Banco de

la República


Soportes*


Listas de asistencia*


Autorización comisiones


Liquidación de viáticos*

220 12 1 786 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios A N D JE

Sistema de Cestión de Comisiones al

Exterior*

220 12 1 80 HISTORIA LABORALHistoria Laboral-

Funcionarios A N D JE .

Evaluación de desempeño y

competencias laborales


Solicitud de autorización para uso de

beca*


Cotización*


Solicitud de permiso remunerado o

licencia*


Solicitud de vacaciones*

220 12 1 273 HISTORIA LABORALHistoria Laboral . Funcionarios A N D J E

Informe de empalmey/o entrega del

cargo

220 12 1 787 HISTORIA LABORALHistoria Laboral ‘

Funcionarios AN DJE

Solicitud interrupción y/o modificación

de vacaciones


Interrupción y/o modificación de

vacaciones


Solicitud Prima Técnica


Cumplimiento de requisitos para asignación de prima técnica por estudios do formación avanzada y

220 12 1 764 HISTORIA LABORALHistoria Laboral - - Funcionarios AN D JE

Revocación prima técnica

220 12 1 743 HISTORIA LABORAL ‘Historia Laboral . Funcionarios AN D JE

Aceptación revocación prima técnica



Asignación de prima técnica por evaluación del desempeño*

7 j { T I ‘ RETEÑaóN 7 - - .J P . M'EDipnfis ic o ___ MfTD7p"Él

J O B f l W j ¿ S t 1 g l l 9 m l ,i g m c q p » j D e l a t a d o

. m S oT oT l f c t r o n Tc q | | ^ W s p ó s T c T o W f i n a l . j f

Digitalizado c . N a I;0 || C T ,* E T ” S ■














Original * Digitalizado






Electrónico








Fotocopia . Digitalizado



Serle Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal, jurídico, contable y administrativo. Contiene la información que se produce sobre la vinculación y trayectoria laboral de los servidores públicos en desarrollo de la relación laboral, legal y

reglamentaria que es establecida con la Entidad. , una vez cumplido el tiempo de retención documental y teniendo en cuenta

que se trata de una Serie Documental que

puede adquirir valores secundarios, se realiza una selección de las Historias Laborales que

por sus valor Histórico y Cultural y se procede

a realizar copia (microfilm o digital)

Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley 1712 de 2014 artículo 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas, literal a) El derecho de

toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición

de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el articulo 24 de la Ley 1437 de

2011", los Exámenes, diagnósticos médicos e Historias Clínicas, son considerados información pública clasificada razón por la

cual no son de libre acceso o consulta, en concordancia con las obligaciones legales que le asisten a la Agencia de conformidad con la Ley 1561 de 2012'Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de

datos personales*, y sus Decretos

reglamentarios.

*E! tipo documental con asterisco se encontrará en el expediente cuando este se

genere

Pigbia 3 de 9

■ CO DfCOS “

D E P E N D E N C IA S ÍR iE ' SUBSERIE

“ DES CR rPCICTFrDO CTM EN TAV


Solicitud de aplicación de pruebas de

competencia


Funcionarios AN DJEResultados do pruebas de competencia


Funcionarios AN DJE

Publicación hoja de vida aspirante en

pagina web do presidencia*


Comunicación funciones de[ cargo


Carta aceptación al cargo


prorroga de nombramiento


Oficio de Inhabilidad o incompatibilidad'


Formato Inscripción a Teletrabajo


Funcionarios AN DJE

Formato Proceso de Selección - Evaluación del Jefe


Formatos Reporto de las condiciones de Teletrabajo


Funcionarios AN DJE

Análisis de Cargo para Opción de

Teletrabajo


Evaluación Componente Tecnológico

para Teletrabajo


Informo resultado prueba psicológica


Copia de resolución de autorización de

teletrabajo


Acuerdo de Tele-trabajo


Formato Fijación y Entrega de

Productos


Formato do Reversibilidad por parte delTele trabaiadnr


Funcionarios AN DJE

Formato de Reversibilidad por parte delJefe Inmediato

220 12 1 487 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios ANDJE

Copia do Resolución que revoca la

modalidad de teletrabajo

220 12 1 429 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarlos ANDJE

Formato determinación categoría

tributaria


Funcionarios AN DJEFormato deducible de vivienda (beneficios tributarios)’


Formato deducible por dependientes (beneficios tributarios)*


Carta de renuncia*

220 ' 12 1 287 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN DJE

Copia Resolución do Aceptación de

renuncia


Paz y salvo

220 12 1 | 488 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN DJE

Entrega de activos

220 12 , 274 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN DJE

Carnet del Funcionario

220 12 1 790 HISTORIA LABORALHistoria Labora! Funcionarios AN D JE

Liquidación definitiva*


Funcionarios AN DJENotificación do resolución

220. grupo in terno de gestión de talento humano _________. - - —J, - RÉT'E'ÑáoN.'"",". ]*7- í j l l c ó ’7 — ELECfp^ílCO “ . l i BÍ^P^SICTON FtTí^C J¡~

TIPO DOCUW6NW I l l GESTION jeÉNI^AL ¡ i ° * ' 9'"a | i D.g.Btado j e| j| CT S ; S [PROCEDlMfENTO




FotocopiaNativo

Electrónico

Original Fotocopia ’ DigitalizadoNativo

Electrónico

Original Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico





• Fotocopia Digitalizado



















ElectrónicoSerio Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal, jurídico, contable y

Página 4 de 9

2?0 C R J P O IM F R Ñ O DE GESTIÓN D E TA LEN TO HUM AN O

:D É P E K D £ n CIA

" ' ” 'C O D IG O S * **

SERIE SUBSERIE'J ip ó '

Oocumetttat

r ' ■¡SERIE\

“ D FS C e F P C ra tfU O C Ü W E N TA L ' — _ _ ---------------

SUBSERIE T IP O D O C U M E N TA L

. p e t é ñ c i o n ,

A R CH IVO A R C H IV O C E S TIO tt CE N TR AL

. M EDJO FISICO

Original Fotocopia

M EDIO ELEC TRO N ICO t| O P O S IC IO N FÍKÁL

D S Ita lu a d » B ( £ X c o j j C T í SPR OCEDIM IEN TO


Informe Ejecutoria Original Digitalizado

«UMiiiiliUduvu. wuiiueiie id iniun n<jc_iui i que

se produce sobre la vinculación y trayectoria laboral de los servidores públicos en


Solicitud da certificación laboral* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

desarrollo de la relación laboral, legal y

reglamentaria que es establecida con la Entidad. , una vez cumplido el tiempo de


Certificado de ingresos y retenciones Original Digitalizadoretención documental y teniendo en cuenta

que se trata de una Serie Documental que puedo adquirir valores secundarios, so realiza una selección de las Historias Laborales que por sus valor Histórico y Cultural y se procede

a realizar copia (microfilm o digital}

Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley


Solicitud permiso de estudio Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Funcionarios AN D JEAutorización permiso estudio Fotocopia Digitalizado

220 12 7S0 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN DJE

Condición de declarante existencia

dependencia económica2 98

Original Fotocopia Digitalizado exceptuada por daño de derechos a personas

naturales o jurídicas, literal a) El derecho de


Autorización descuento nomina Original DigitalizadoNativo

Electrónico

toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo

220 12 AZI HISTORIA LABORALHistoria Laboral

Funcionarios AN D JEAcuerdo de gestión* Original Digitalizado

estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437 de 20TT, los Exámenes, diagnósticos médicos e

Historias Clínicas, son considerados información pública clasificada razón por la

cual no son de libre acceso o consulta, en

concordancia con las obligaciones legales que le asisten a la Agencia de conformidad con la Ley 1S81 de 2012 *Por la cual se dictan


Funcionarios AN D JERegistro de horas extras* Original Digitalizado


Incapacidad Original Fotocopia Digitalizado


Plan de mejoramiento individual* Original Digitalizado

disposiciones generales para la protección de

datos personales*, y sus Decretos reglamentarios.


Funcionarios AN D JESolicitud retiro de cesantias Original Digitalizado *EI tipo documental con asterisco se

encontrará en el expediente cuando este se


Actividad de inducción Original DigitalizadoNativo

Electrónico

gonere

220 12 1 43S HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN D JE

Constancia de Asistencia a la Actividad de Reinducción


220 12 1 430 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Funcionarios AN OJE

Acuerdo de Seguridad Informática y

Uso Adecuado del Correo* Funcionarios



Funcionarios AN D JEEdicto* Original Digitalizado


Funcionarios AN DJEFormato Inscripción Horario Flexible* Original Digitalizado


Funcionarios AN DJEEvaluación solicitud Horario Flexible* Original Digitalizado


Funcionarios AN DJEComunicación Horario Flexible* Original Digitalizado

NativoElectrónico



Exámenes y diagnósticos médicos, Historias Clínicas*


220 12 2 791 Carta emitida por ia universidad Fotocopia DigitalizadoNativo

ElectrónicoSerie Documental que tiene una valoración

220 12 2 88 Hoja de vida Fotocopia Digitalizadoprimaria de tipo legal, jurídico, contable y

administrativo. Contiene la información que

220 12 2 197Fotocopia del documento de identificación

Fotocopia Digitalizadolaboral de los servidores públicos en


reglamentaria que es establecida con la Entidad. , una vez cumplido el tiempo de retención documental y teniendo en cuenta

220 12 2 272Certificados de Afiliación a entidades

del Sistema de Seguridad SocialOriginal Digitalizado

220 12 2 206 Afiliación ARLNativo

Electrónico

que se trata de una Serie Documental que puede adquirir valores secundarios, se realiza una selección de las Historias Laborales que

220 12 2 41Certificado do antecedentes disciplinarios


Electrónico

por sus valor Histórico y Cultural y se procede

a realizar copia (microfilm o digital]

220 12 2 44 Certificado de antecedentes Judiciales Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley 1712 de 2014 artículo 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas, literal a) El derecho de

toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437 de

220 12 2 43 HISTORIA LABORALHistoria Laboral Pasante ó

PracticanteCertificado de antecedentes ñscales 2 98 Original Digitalizado

NativoElectrónico

S

220 12 2 63 Copia acto administrativo Fotocopia

1Digitalizado

Página 5 de 9

D E P E N D E N CIA

' " ’ c o d í c o s

SERIE SUBSERIE

220, G R UPO IN TERN O “ ÓESCRTPqON -D OG OW EN TAL- --------------- ‘ “ “ */*“ -------------

SUBSERIE 1 TIP O D O C U M E N TA L .

DÉ GESTIÓN D E T A L E N T O H U M A N O

R B ÍE t-C IÓ 'N - ' , - " Í P ” MfD'lCMFlSICS" “ 7 .* '

A RCH IVO í ARCHIVO’ ) i " , " i _G ES TIO N CE N TR AL j¡ 0 ' ‘9,r' a' . FOtOC° P,a

” m e6 i o é lé c t r ó n j c o 1 f7 D is P q s Ic ío N p iñ a l" ^

' B ^ » | j C T ■ E SP R O CED IM IEN TO

220 12 2 8 Acta de Inicio Original Fotocopia Digitalizado

¿un , ios examenes, diagnósticos mea icos e Historias Clínicas, son considerados información pública clasificada razón por la

220 12 2 56 Comunicaciones Original Fotocopia Digitalizadocual no son de libre acceso o consulta, en concordancia con las obligaciones legales que lo asisten a la Agencia de conformidad con la Ley 1581 de 2012‘ Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección do

datos personales", y sus Decretos reglamentarios.

220 12 2 90 Informe* Original Fotocopia Digitalizado

220 12 2 155 Soportes Original Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

220 12 2 326 Acta de Reunión Original Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

'E l tipo documental con asterisco se encontrará en el expediente cuando esto se

genere

220 12 2 100 Lista de asistencia Original Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

220 12 3 791 Carta emitida por la universidad Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

220 12 3 792 Constancia terminación de materias Fotocopia DigitalizadoNativo

ElectrónicoSerie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal, jurídico, contable y

220 12 3 88 Hoja de vida Fotocopia Digitalizado se produce sobre la vinculación y trayectoria laboral do los servidores públicos en

220 12 3 197Fotocopia del documento do identificación



reglamentaria que es establecida con la Entidad. , una vez cumplido el tiempo de

220 12 3 272Certificados de Afiliación a entidades

del Sistema de Seguridad SocialOriginal Digitalizado

retención documental y teniendo en cuenta

que so trata de una Serie Documental que puede adquirir valores secundarios, se realiza una selección de las Historias Laborales que por sus valor Histórico y Cultural y se procede

a realizar copia (microfilm o digital)

Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley

220 12 206 Afiliación ARL NativoElectrónico

220 12 41Certificado do Antecedentes Disciplinarios


Electrónico

220 12 3 44Historia Laboral

Certificado de Antecedentes Judiciales

2 98

Original Digitalizado. Nativo

Electrónico

1712 de 2014 artículo 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas, literal a) El derecho de

220 12 3 43Judicantes

Certificado de Antecedentes Fiscales Original DigitalizadoNativo

Electrónico

toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición do servidor público, on concordancia con lo

220 12 63 Copia de acto administrativo Fotocopia Digitalizadoestipulado por el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011*, los Exámenes, diagnósticos médicos o Historias Clínicas, son considerados información pública clasificada razón por la

cual no son de libre acceso o consulta, en220 12 62 Acta de Posesión Original Fotocopia Digitalizado

220 12 56 Comunicaciones Original Fotocopia Digitalizado

concordancia con las obligaciones legales que le asisten a la Agencia de conformidad con la Ley 1581 d e 2012 "Por la cual se dictan

220 12 90 Informe Original Fotocopia Digitalizado

disposiciones generales para la protección de

datos personales*, y sus Decretos reglamentarios.

220 12 155 Soportes Original Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico *EI tipo documental con asterisco se encontrará en el expediente cuando este se

220 12 326 Acta de Reunión Original Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

genere

220 12 100 Lista de asistencia Original Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

Una vez cumplido el tiempo do retención documental en el archivo de gestión se


porque desarrollan valores secundarios, ya que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la

administración

220 19 63 MANUALESManual de funcionesy competencias laborales

Copia acto administrativo 1 S Fotocopia Digitalizado CT

172 Manuales Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

170 Plan estratégico de recursos humanos NativoElectrónico

£6 Comunicaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico Se conservan en el Archivo de gestión y se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación, posteriormente se elimina a través del método de picado por ser una serie de aoovo a la aestión. en concordancia con la3?n ■>

468

Di AMPC Plan de Bienestar Social yPlan de Bienestar social y estímulos

q

NativoElectrónico i P

Página 6 de 9

’ü e p e k d b n c iw Í s e r ie !« s u e á lg ig i| T * ° . . . úsem s . ,

“ ;'CrES C R rP C fD ^D Q C O W E> rrA t~ '

íu B S E R J E *’ T

22Q.,GRiÜPO IN TERN O Og C g S TIO N Og TA LE N TO ffüM AN O _ ____________

IIP O P P O Ü M W ÍA L ¡ | ^ ™ ° I ° 'S ,M I ! * * * • » i D 'S>i=»?»So 1 g ¿ * g ^ ,

"H tM§Pt5Sl£ldN"FÍÑAL T . , , , - .¡ - - - ; !

• l s r ?, -e *i s qPRÓCÉDEfyltlNTO;

90estímulos

InformeNativo

Electróniconormativiadad vigente.

*EI tipo documental con asterisco se incluirá

en el expediente cuando aplique100 Lista de asistencia Original DigitalizadoNativo

Electrónico

63 Copia acto administrativo* Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

19S Evidencias Original DigitalizadoNativo

Electrónico

170 Plan estratégico de recursos humanosNativo

Electrónico


Electrónico

297Plan Institucional de Formación y Capacitación

NativoElectrónico

Se conservan en el Archivo de gestión yse

transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación, posteriormente se elimina a

220 22

63

PLANESPlan de Formación y

Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado

100Capacitación

Lista de asistencia Original Digitalizado

través del método de picado por ser una serie de apoyo a la gestión, en concordancia con la

normatividad vigente.

326 Acta de Reunión Original Digitalizado

195 Evidencias Original DigitalizadoNativo

Electrónico

190Evaluación de actividades de capacitación

NativoElectrónico


Electrónico

169 Plan de vacantesNativo

Electrónico

Se conservan en el Archivo de gestión y se


220 22 10

326

PLANES Plan de Vacantes

Acta de Reunión Original Digitalizado

19S Evidencias Original DigitalizadoNativo

Electrónico


normatividad vigente.

100 Lista de asistencia .Original Digitalizado

307 Reporte de vacantesNativo

Electrónico


Electrónico


ElectrónicoSe conservan en el Archivo de gestión y se



Electrónico

220 22 20 ioo PLANES Plan de incentivos Lista de asistencia 1 9 Original DigitalizadoNativo

Electrónico


normativiadad vigente.


Electrónico *EI tipo documental con asterisco se incluirá

en el expediente cuando aplique

151 Plan de incentivosNativo

Electrónico


Electrónico

220 48

251

PROVISIÓN DE EMPLEO

Reporte

1 1


E


transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación, posteriormente se elimina a través del método de picado por ser una serie

de apoyo a la gestión, en concordancia con la

56 Comunicaciones • Original DigitalizadoNativo

Electrónico

i

normativiadad vigente.

*EI tipo documental con asterisco se incluirá


251 ReportesNativo

Electrónico

Página 7 de 9

DEPEN DEN CIA.

c o d í c o s

SERIE SUBSERIETipo. '

DocumentalSERIÉ

22.0*G R UPO INTERNO

DESCRIPCION DO CUM EN TAL

SUBSER1E T ip O DOCUM EN TAL,

DE G ESTIÓN D É TALEN TO HUM AN O

R E TEN CIO N M ED IÓ FISICO

ARCH IVO A R CH IVO w , _ . G ESTION .C E N TR A L ■ ° í,9inal FOt° C° P13

M ED IO ELECTRO N ICO

_ , Nativo O m ra iiia a » 6le(.trén , « ,

DISPOSICION FINAL

C T $ S

.

P R O CE D IM IEN TO

100 Usta de asistencia Original Digitalizado

220

90SISTEMA DE SEGURIDAD

Reporte e Investigación informeNativo

Electrónico

56V S A LU D E N ELTRABAJO

laboralesComunicaciones Original Digitalizado

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico

159 CronogramaARLNativo

Electrónico


Electrónico

100 Usta de asistencia Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

488 Entrega de activos Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoSe conserva en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo central para un tiempo

77 EstudioNativo

Electrónico

de conservación, posteriormente se

microfilmayse conserva totalmente ambos soportes com o referencia institucional en materia de administración del talento

humano y que permiten conocer los orígenes de la entidad.su organización, evolución y actividades., en concordancia con

el Decreto 1072 de 2015 y especialmente los

502 Informe de condiciones de salud 19 NativoElectrónico

CT

90 Informe' Nativo

Electrónico

506'Matriz de identificación de Peligrosy Valoración de Riesgos

NativoElectrónico

artículos: a rt 22.4.63. y Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos.

220 59 2 ■ 508SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo

Plan de prevención, preparación y

respuesta ante emergenciasNativo

Electrónico

509Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo

' Nativo Electrónico

768 Evaluación Inducción y Reinducción Original Digitalizado

112 PlanNativo

Electrónico

510 ProgramasNativo

Electrónico

329 Procedimientos' Nativo

Electrónico

249 Guía NativoElectrónico


Electrónico

63 Copia acto administrativo Fotocopia Digitalizado

8 Acta de Inicio Original Digitalizado

372 NominaNativo

Electrónico

220 SI

155

NÓMINA Novedades de Nomina

Soportes Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoCT

Se conserva en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación, posteriormente se realiza el proceso de reprografia para su conservación

total.82 Factura ¡ Original Digitalizado

NativoElectrónico

56 Comunicaciones Original Digitalizado¡ Nativo . Electrónico

OESC RfP CfO KüOC Í/M EN TAi:

•PEP^NCJENCIA SERIE * SUBSESEg i Tipo -i i Üocunieotal i,

220 CFJUPO IN TFR N O QF G ESTION DE TA LEN TO «Ü M A 'N Ó

' * “ ' f ‘ R E T Í kKSOW ’ ” M É D ¡0 FdSlCO

n p q D o c a M E M jA i: ’j í 0 “ “ ’

'M É D iO EL.ECfRCftv'lGQ

_ - Nativo 'Digitalizado f r e s c o i

DjSPOSÍCfóN FINAL

PR OCEDIM IEN TO


Solicitud de Información NativoElectrónico

NativoElectrónico

Subserie documenta! de valor administrativo, son las actuaciones que realiza la Agencia a otras entidades.



realizar copia {microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.



Acta de reunión NativoElectrónico

Lista de asistencia NativoElectrónico

TELETRABAJO Copia acto administrativo NativoElectrónico

Acuerdo de Tele-trabajo NativoElectrónico

Comunicaciones NativoElectrónico



través del método de picado por ser una serie de apoyo a la gestión que da cuenta de ia

plicación de la política publica frente a

Teletrabajo, en concordancia con la normativiadad vigente. .

‘ El tipo documental con asterisco se incluirá


Convenciones;

DISPOSICION FINAL '

CT: CONSERVACION TOTAL ELIMINACION

S: SELECCION

PROCEDIMIENTOReproducción; Proceso de Microfilmación y/o Dígitallzación con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 A rtll al 13 y Ley594 de 2000 A rt 19,Decreto 2S27 de 1950 a rt 1, Ley 39 de 1981 a rt 2, Ley 270 de 1996 a rt 95,Decreto 3354 de 1954. Art único. El medio técnico será utilizado com o medio de consulta más no se debe destruir el oriainal.


Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad. Fiabilidad y la disponibilidad de los mismosReplicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.


G D-F-10 V A '

Aprobaciones:

Fecha:


Resolución N° 391 de 26 de diciembre de 2 Resolución N° 134 de 16 de marzo de 2Q] Resoución N° 407 de 29 de agosto d< Firmas:

Elaboró: FAN N YS/

Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño NBc iG D -1 6

Responsable Cestión Documental

E N TID AD PR ODUCTOR A: A G EN C IA N ACIÓN D E DEFEN SA JU R ID IC A D E L ESTAD O

CO DfCOS

D EPEN D EN CIA SERIE SUBSERIETipo

Documental

DES C R IP O O N D O C U M E N TA L

SUBSERIE. T



T A B L A DE R E TEN CIÓN D O C U M E N TA L

230 C R J P O INTERN O DE GESTIÓN CO N TR AC TUAL

RETEN CION M EDIO WSICÓ M ED IO ELECTRO N ICO

ARCH IVO ARCH IVO ^ „ KatlVoG ES TIO N CE N TR AL On0,n#l F°U>C0P'a D ’9 'tali« ao Electrón,co

DISPOSICION FINAL

C T É S

1 Acta Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Subserie Documental que tiene una valoración primarla de tipo legal yjurídico, en

concordancia con Ley 80 de 1993, Ley T150 de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto 1510 de 2013.Teniendo en cuenta que en este comité se toman decisiones en materia de contratación

230 24 100 ACTASActas de Comité de

Contratación Lista de asistencia* 2 8 Original Digitalizado CT

1SS Soportes Original DigitalizadoNativo

Electrónico

las mismas una vez se cumplan los tiempos de retención se deberán Conservar

totalmente.

230 25

1


acta

1 4


ElectrónicoCT





Electrónico

230 S 7

639

CONCEPTOSConceptos internos dependencias

Solicitud concepto en materia de contratación

2 8

NativoElectrónico

S

Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal yjurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizar copia (microfilm o digital), y se realiza una selección sistemática de acuerdo a

57 ConceptoNativo

Electrónico

la valoración cualitativa de los mismos,


223 Solicitud de Contratación NativoElectrónico

78 Estudios previosNativo

Electrónico

46Certificado de disponibilidad

presupuestalOriginal Digitalizado

49Certificado de Inexistencia de personal de planta*

NativoElectrónico

64 Análisis del SectorNativo

Electrónico

383 Matriz de riesgosNativo

Electrónico

535 ' Certificado de objetos Iguales*Nativo

Electrónico

121Propuesta o carta de aceptación del

contratistaOriginal Digitalizado

85Formato Único de Hoja de Vida del

D A F P -S IC E POriginal Digitalizado

299 Soportes Hoja de Vida Fotocopia Digitalizado

732 Formato tabla de experiencia Original Digitalizado

47Certificado do existencia y Representación Legal.**


29Autorización facultades representante

legal**Fotocopia Digitalizado

197Fotocopia del documento de identificación


276 Tarjeta Profesional* Fotocopia Digitalizado

275I

Copia de Libreta Militar* Fotocopia Digitalizado

733 Verificación Libreta Militar* Original Digitalizado

44Certificado da Antecedentes Judiciales***

NativoElectrónico

Página 1 do 14

" D E K R rP C T O T r D D E ü M E N T A r -

D E P E N D E N C IA ’ SERIÉ 1 SUBSERIETip o I

Docum ental [U P O P Ó C U M E N J A L

Certificado cumplimiento obligaciones frente al Sistema de Seguridad social

integral y parafiscales, suscrita por ei revisor fiscal o representante legal'

Constancia de afiliación al sistema de

seguridad social integral o planilla.

Certificación de cuenta bancaria

Registro presupuestal

Contratación Directa

23Ó. C R U P Q IN TERN O DE GESTIÓN 'CÓÑ TR ÁI

= r e t En c i p n " ’’ "

u m e n j a l "- J G ES TIO N ■'CENTRAL

Certificado de Antecedentes Disciplinarios*

Certificado de antecedentes fiscales*

Certificado de Medidas Correctivas

Certificado de Antecedentes Disciplinarios de Abogados • Consejo Superior de la Judicatura’

Certificado COPNIA’

Certificado de Antecedentes Disciplinarios profesionales*

Certificado de vigencia de la Matricula

Profesional’

Registro Único Tributario

Vigencias Futuras’

Aprobación de la garantía*

Designación de Supervisión

Acta do Inicio*

Examen Médico*

Afiliación ARL*

Acta do Audiencia presunto incumplimiento*

Grabación de la Audiencia*

Usta de asistencia*

Copla acto administrativo*

Acta de Terminación*

Acta de suspensión’

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

Electrónicc

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal y jurídico, en

concordancia con Ley 80 do 1933, Ley 1150 do 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto 1510 do 2013.Cumplido su tiempo de retención, se procede

realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa 5% sobro el volumen total del año y de acuerdo a

la valoración cualitativa do los mismos.

Los tipos documentales con asterisco so incluirán en el expediente cuando el tipo do

contrato lo requiera.“ Personas jurídicas

•“ Para persona Natural

Página 2 (te 14

CO D IG O S

DE P E N D E N CIA SERlg SUBSERIE

DESCRIPCION 'DO CUM EN TAL

TIP O D O CUM EN TAR

?30 G R UPO IN TER N O DE GESTIÓN C O N T R A C TJA l

RETEN CION ME DIO FISICO

, l u C l ,y < t ' A RCH IVO ARCH IVOO M EN fA U 5ESTr0(< GEN i r a l C a m a l Fotoc,

M ED IO ELEC TRO N ICO

Informes de Ejecución

Comunicaciones

cuenta de cobro*

Acta de liquidación*

Formato Beneficiario Persona Natural***

Formato Beneficiario Persona Jurídica**

Solicitud o cancelación de autorización

de desplazamiento y Gastos de Viaje- Contratista*

Liquidación y orden de pago

desplazamiento y gastos de viaje contratista*_______________________

Formato Legalización de

desplazamiento y gastos de viaje*

Informe desplazamiento*

Copla de resolución de procedencia

del uso de la modalidad decontratación directa*________________

Registro de derechos de propiedad industrial*

Registro de derechos de autor*

Certificado exclusividad en territorio nacional*

Certificaciones*

Informe Final del Supervisor*

Acta de Reunión

Solicitud de Contratación

Análisis del Sector

Anexo Técnico*


O/igtnai Fo to coj» Chg.allaao e,?(!t|:s„ lBO CT







Electrónico





Electrónico


Electrónico









NativoElectrónico


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico

NativoElectrónico

Nativo

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico


Pégtm3de14

Licitación Pública

Aviso de Convocatoria

Observaciones*

Copia acto administrativo de apertura

Acta de Audiencia de aclaración de pliegos y tipificación de riesgos

Observaciones Pliego Defin¡tivo•

Acta de Cierre

Comunicación Designación Comité

Asesor y Evaluador

Proyecto de Pliego de Condiciones (Anexos)

Respuestas Observaciones*

Pliego de Condiciones Definitivo

Respuestas Observaciones Pliego Definitivo"

Informe de Evaluación

Observaciones al Informe*

Respuesta Observaciones al Informe*

Informe definitivo*

Acta de Audiencia

Acto Administrativo de Adjudicación o

Declaratoria Desierta*

Registro Presupuestal

Vigencias Futuras*


Propuesta seleccionada

Acta de Inicio*

Comunicaciones

Acta de Audiencia presunto incumplimiento*

.. % TEN CIO N .

ARCH IVO :¡ARCHÍV¿“ 1 f ’ ! 7 “ ' ~ ~ j f ” . I Nativo il „ 'GESTION ljc£NTftA¿ J °n9m’ ' ,j ^ ap'a J D'g'la"” a° !¡ 6leg ,to ICo ¡[ CT |¡

¿ lO K Í F l N Á t ' j l

T T T 1 PR OCEDIM IEN TO

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico



Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

I

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico



Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico

Original Digitalizado 'Nativo

Electrónico


Electrónico


concordancia con Ley 60 de 1993, Ley 1150 do 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto 1510 do 2013.Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a


* Los tipos documentales con asterisco se incluirán en el expediente cuando el tipo de

contrato lo requiera."Personas jurídicas

***Para persona Natural

Página 4 de 14

230 CR UP Ó IN TERN O OE G ESTIÓN C O N TR AC TU AL

CO D IG O S DESCRIPCION D O CUM EN TA!, R ETENCION M ED IO FIS'CO M ED IO ELEC TRO N ICO OISPOSICION FINAL

DEPEN DEN CIA SER3E SOBSERIET]po

DocumentalSERIE SJBSER IE U P O d o c u m e n t a l

ARCHIVOGESTION

ARCH IVO

'CENTRALOriginal íotocO pia Digitalizado

NativoElectrónico CT £ S

PR OCEDIM IEN TO

701 Grabación da la Audiencia* NativoElectrónico

100 Lista de asistencia* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

125 Pruebas* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

TI4 Poder” Original DigitalizadoNativo

Electrónico

63 Copia acto administrativo" Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

300 Acta de Terminación* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

9 Acta de Liquidación* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

12 Acta de suspensión* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

123 Prorroga* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

103 Modificación* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

53 Cesión* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

38 Certificaciones* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

155 Soportes Original Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

235Verificaciones Jurídicas, técnicas,

FinancierasOriginal Digitalizado

NativoElectrónico

781 Informe Final del Supervisor*Nativo

Electrónico

19 Adición* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

223 Solicitud de ContrataciónNativo

Electrónico


Electrónico

84 Ficha TécnicaNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico

46Certificado de disponibilidad presupuestal


Electrónico

227 Aviso de Convocatoria Original DigitalizadoNativo

Electrónico

124Proyecto de Pliego de Condiciones (Anexos]


Electrónico

218 Observaciones* Originat DigitalizadoNativo

Electrónico

228 Respuestas Observaciones* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

15 Copia acto administrativo de apertura Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

113 Pliego de Condiciones Definitivo Original DigitalizadoNativo

Electrónico

230 Observaciones Pliego Definitivo* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

PágtaSde 14

• * C O D IG O S ' *

D EPEN D EN CIA ■ SgRlg ¡ SXJSSERtE

D ES CR rPCiaW D O CUM EfrTAL

Tipo 1 Docum ental !

T iP O O O C U M E N TA L

230. G R UPO IN TERN O DF GESTIÓN C O N TR AC TU AL

‘ “ f RETENCION / iw

" jA R C H IV O A R CH IVO ’ .G ESTION CEN TR AL 1 'S 'r

Acta de Cierre


Asesor y Evaluador

Verificaciones Jurídicas, técnicas,

Financieras

Observaciones al Informe de Verificación Preliminar de Requisitos

Habilitantes*_________________________

Selección Abreviada por

subasta inversa

Acta de Audiencia de subasta inversa


Declaratoria Desierta*

Respuestas Observaciones Pliego Definitivo*

Usta preliminar de habilitados

Usta definitiva de habilitados

Informe de Verificación Definitivo*




Acta de Inicio*

Comunicaciones

Acta de Audiencia presunto incumplimiento"


Usta de asistencia*



Acta de Uquidación*

Acta de suspensión*

M E D IO ELECTRO N ICO DISPOSICION FINAL

Fotocopia 1 Digitaíiiado eiwtr6fl)eo C T


Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

PR OCEDIM IEN TO


concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto 1510 de

2013.Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizar copia (microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del aftoy de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.

* Los tipos documentales con asterisco se incluirán en el expediente cuando el Upo de


•“ Para persona Natural

Página 6 de U

D E P E N D E N CIA

CO DIGO S

SERIÉ SUBSERIETipo

Documenta*SERIE

230 G R JP O IN TERN O OE GESTIÓN C O N TR AC TU AL

D ESCRIPCION D O C U M E N TA ! R ETE N C IO N M FD IO FISICO

SUBSERIE s T IP O D O CUM EN TAL G E S TIO N CE N TR AL Origina}. Fotocopia

M EDIO fl.ECTR O N JCO

„ , Nativo Digitalizado „ .

’ Electrónico

DISPOSICION FINAL

C T E SPROCÉDLM IENTO


Electrónico


Electrónico


Electrónico

155 SoportesNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico



Electrónico

226 Anexo Técnico*Nativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico



NativoElectrónico

227 Aviso de Convocatoria Original DigitalizadoNativo

Electrónico

124Proyecto de Pliego de Condiciones (Anexos)


Electrónico

218 Observaciones* Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

15 Copla acto administrativo de apertura Fotocopia DigitalizadoNativo

Electrónico

113 Pliego de Condiciones Definitivo Original DigitalizadoNativo

Electrónico

310Acta de Sorteo de Selección de los

posibles proponentes*Original Digitalizado

NativoElectrónico

601 Listado de posibles oferentes* Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

231Respuestas Observaciones Pliego

Definitivo*Original Digitalizado

NativoElectrónico

18 Adenda* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

4 Acta de Cierre Original DigitalizadoNativo

Electrónico

302Comunicación Designación Comité

Asesor y EvaluadorNativo

Electrónico

122 Propuestas Original DigitalizadoNativo

Electrónico

303 Informe de Evaluación Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoSubserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal yjurídico, en

311Observaciones al Informe de Evaluación*


Electrónico 1

concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 019 de 2012 y'Decreto 1510 de 2013.

7 VI R A

16

rniM TDATOCSelección Abreviada de


Declaratoria Desierta*i iq


Electrónico.<>


a realizar copia (microfilm o digital], y seCAlArrlnna lina muoctra roivecantatfva W

Págini7de 14

menor cuantía

Acta de Inicio*

Comunicaciones

Acta de Audiencia presunto incumplimiento'





Usta de asistencia*

Copia acto administrativo*


Acta de Liquidación*


Modificación*

informe Final del Supervisor*


Estudios previos

Anexo de Metodología, plan y cargas

de trabajo*

Análisis del Sector

Matriz de riesgos


Página 8 do 14

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.

' Los tipos documentales con asterisco se incluirán en el expediente cuando el tipo de


■"Para persona Natural

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

CO D IG O S

DEPEN DEN CIA S£R¡E SUBSERIE

OFSCRIPCION D O C U M E N TA !

230 G R UPO IN TERN O DE CFST1ÓN CO NTRACTUAL

RETEN CIO N M EDIO FISICO

TA, ARCH IVO AR C H IV O „ , rC U M E M A l , C 6 s T lo f í OUB .O.I F «o c o p ,»

Aviso de Convocatoria

Proyecto de Pliego da Condiciones (Anexos]

Observaciones*

Copia acto administrativo de apertura

Anexo de Metodología, planycargas

de trabajo Definitivo*

Observaciones Pliego Definitivo*

Respuestas Observaciones Pliego Defin¡tivo•

Acta de Cierre*


Asesor y Evaluador

Informe de Verificación y Evaluación

Concurso de Méritos

Respuestas Observaciones*

Pliego de Condiciones Definitivo

Observaciones al Informe de Verificación Preliminar de Requisitos

Habilitantes*_________________________

Acta de Audiencia

Copia Acto Administrativo de Adjudicación o Declaratoria Desierta

Registro Presupuesta!



Acta de Inicio*

Comunicaciones

Acta de Audiencia presunto incumplimiento*


Lista de asistencia*


_ , _ NativoDigitalizado =* Electrónico

DISPOSICION FINAL

C T E S


Electrónico


Electrónico

Original Digitalizado ,Nativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

Original1

DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


1 Electrónico

Original Digitalizado! Nativo 1 Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal yjurfdíco, en

concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150 de

2007, Decreto 019 de 2012 y Decreto 1510 de 2013.Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizarcopia (microfilm o dig ¡tal], y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a

la valoración cualitativa de los mismos

* Los tipos documentales con asterisco se incluirán en el expediente cuando el tipo do


— Para persona Natural

Página 9d*14

lo IP B N & t-N O A

-------------c o p r c o s " —

SERIE | SUBSERIEtipo ;

Ooeuitiemac :s

7 3 ~DESCR(PCK

S u íS E B ie

3NTDOC0

230. G R UPO IN TERN O D £ GFSTIÓ N C O N TR A C TU A L

„ _ J L _ J R E JE n GIOÑ . „ M EDIÓ PI¿IC?C5 , __

l i P o o o c u M m A L * ¡ f S o Ñ ¡ í ¿ S ° L :j * * * * * *

, , “ ‘^ ^ b i b ’ e l| c

Digitateádo

• f j© K i íc b 'T T l r T p l s P W c i o fJ

dativo IF Electrónico || ,

=1 SftL "

T I P R O C ^ D Ik iÉ W Ó ¡

114 Poder" Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

300 Acta de Terminación* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

9 Acta de Liquidación* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

12 Acta de suspensión’ Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

103 Modificación' Original DigitalizadoNativo

Electrónico

53 Cesión' Original DigitalizadoNativo

Electrónico

1SS Soportes


Electrónico


Electrónico



Electrónico

64 Análisis del Sector NativoElectrónico


Electrónico

46Certificado de disponibilidad presupuestal


Electrónico

98 Invitación Pública Original DigitalizadoNativo

Electrónico

315 Observaciones a la Invitación Pública* Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico

4 Acta de Cierre Original DigitalizadoNativo

Electrónico

302Comunicación Designación Comité

Asesor y EvaluadorOriginal Digitalizado

NativoElectrónico

122 Propuestas Original DigitalizadoNativo

Electrónico

316 Informo do Verificación Original DigitalizadoNativo

Electrónico

317Observaciones ol Informe de Verificación Preliminar de Aceptación

de la Oferta*Original Digitalizado

NativoElectrónico

737 Propuesta seleccionadaNativo

ElectrónicoSubserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal yjurldico, en

concordancia con Ley 80 de 1993, Ley 1150 do121

Propuesta o caria do aceptación del

contratistaOriginal Digitalizado

NativoElectrónico

130 i Registro Presupuestal Original DigitalizadoNativo

Electrónico2013.Cumplido su tiempo de retención, se procede

230 8 6 66 CONTRATOS Mínima Cuantía Garantías 1 19 Original DigitalizadoNativo

Electrónicos


Página 10 da 14

D E P E N D E N CIA

CO DIGOS

S ER ít SUBSERIETipo

Documentals e r i e

230 G R UPO IÑ ÍÉ R N O DE G ESTIÓN CO N TR A C TU A L

DESCRIPCION D O C U M F tfTA L ‘ RETEN CION M ED IO FISICO

SUBSERIÉ T IP O D O C U M E N TA L C E S TIO N CEN TR AL Original Fotocopia

M ED IO ELECTRO N ICO

NativoO u m n a f lo Electrónico

DISPOSICION FINAL

C T E SPR OCEDIM IEN TO

e Acta de Inicio* Original DigitalizadoNativo

Electrónico




— Para persona Natural

224 Designación do Supervisión Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

700Acta de Audiencia presunto Incumplimiento*


Electrónico

701 Grabación de la Audiencia* NativoElectrónico

100 Lista de asistencia* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

125 ' Pruebas* Original Digitsli23doNativo

Electrónico

114 Poder* Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

9 Acta de Liquidación’ Original DigitalizadoNativo

Electrónico

12 Acta de suspensión' Original DigitalizadoNativo

Electrónico

123 Prorroga’ Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

53 Cesión’ Original DigitalizadoNativo

Electrónico

155 Soportes


Electrónico


Electrónico


Electrónico

Acuerdo marco de precios Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Cotización* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Estudios PreviosNativo


Orden de compraNativo

Electrónico

valoración primarla de tipo legal yjurídico, en

concordancia con Literal (b) del numeral 2 del articulo 2 de la LeyTlSO de 2007



NativoElectrónico


a realizar copia (microfilm o digital], y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a

la valoración cualitativa de (os mismos.230

75

CONTRATOS

Registro Presupuesta!

19


Electrónico

224 Designación supervisor Original DigitalizadoNativo

Electrónico* Los tipos documentales con asterisco se incluirán en el expediente cuando el tipo de

154 Factura Original DigitalizadoNativo

Electrónico

contrato lo requiera"M atriz en Excel que descarga de la Tienda Virtual del Estado, a efectos de simular el

78 Certificaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico

presupuesto para la orden de compra y así

mismo cargarlo en la tienda para crear el evento el cual genera la orden de compra

90 | Informe !Nativo

Electrónico

Colombiano

131 Registro Único Tributario i NativoElectrónico

Págr*11 de 14

P P O C E P ÍM ÍW TO

r z — T I — ” — T T ^ c o p r c o T ^ .ÍüEPENPEWGiaI SEBtl ¡' « 0 S6BIE : „ T 'í!> ,

II 1 . í Documenta^

Certificación de cuenta bancada

Informe Final del Supervisor*

ARCH IVO Ia BCNIVO G ESTION ¡CENTRAL

Original |j Fotocopia -j Digital,zado j j ■Ct ’] I

NativoElectrónico


Electrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

Origina! DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

Origina! DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

u u m s m

m

CONVENIOS/CONTRATOSINTERADMINISTRATIVOS


Certificado de disponibilidad presupuesta!*

Fotocopia del documento de identificación de! representante legal*

Certificado de existencia y Representación Legal**

Certificado de Antecedentes

Judiciales***

Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Certificado de antecedentes fiscales

Certificado de Antecedentes Disciplinarios de Abogados - Consejo Superior de la Judicatura*____________

Acto de nombramiento y posesión del

representante legal*

Acto de delegación*

Acto administrativo de creación,

certificado de existencia y •epresentación legal*____________

Certificado cumplimiento obligaciones frente al Sistema de Seguridad social integral y parafiscales, suscrita por el

revisor fiscal o representante legal*

Certificación de cuenta bancaria*

Registro Único Tributario*

Acto administrativo de Justificación*

Registro Presupuesta!*


Acta de Inicio*



Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal y jurídico, c concordancia con la Art 355 de Constitución Política de Colombia Ley 489 de 1998, Art.78,

Decreto 777 de 1992, Decreto Ley 1421 de 1993, Ley 80 de 1993, Ley USO de 2007 y Decreto

1S10 de 2013.Cumplido su tiempo de retención, se procedo


valoración cualitativa de los mismos.


contrato lo requiera.Personas jurídicas

*Para persona Natura!

Página 12 de 14

D EPEN DEN CIA

c o o r c o s

SERIE SUEISER1ETipo

Documenta!SERIE

230 G RUPO IN TER N O DE G ESTIÓN C O N TR AC TU AL

DESCRIPCION D O CUM EN TAL RETEN CION M EDIO FISICO

A R CH IVO A RCH IVOSUBSERIE TJPO D O C U M E N TA L Original Fotocopia

G ES TIO N CEN TR AL

ME.DIO ELECTRO N ICO

_ . Nativo Digitalizado Etect,4(,,ct>

DISPOSICION FINAÍ

C T E SPROCEDIM ÍÉI'.TO


Electrónico


Electrónico


Electrónico

94 Informes de Ejecución Original Digitali2adoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico

9 Acta de liquidación* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

155 Soportes

230 14 4

56

INFORMES Informe entes de control

Comunicaciones

1 9


ElectrónicoCT





Electrónico

porque soporta los resultados de la gestión


223 Solicitud de ContrataciónNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

226

A,%

Anexo Técnico*Nativo

Electrónico

46 , 7 “ ' " S . *.Certificado de disponibilidad presupuestal


227V .V

fcviso de ConvocatoriaNativo

Electrónico

124 KProyecto de Pliegoxle Condiciones {Anexos)


Electrónico

218 observaciones* Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

15

<1Copia acto administrativo de apertura Fotocopia Digitalizado

T13

PROCESOSCONTRACTUALESDECLARADOS

DESIERTOS

Pliego de Condiciones Definitivo Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoSe elimina cumplidos los cinco (5) años en el Archivo central ya que la acción disciplinaria y

fiscal prescribo a los cinco (5) años.

230 89 2Acta de Audiencia de aclaración de pliegos y tipificación de riesgos

1 4 Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoE


Electrónico

231Respuestas Observaciones Pliego Definitivo*


Electrónico


Electrónico

4 Acta de CierreNativo

Electrónico

302 'Comunicación Designación Comité

Asesor y Evaluador

NativoElectrónico

122 PropuestasNativo

Electrónico

Página 13 be 14

CO DfCOS

D IP É N D E N C IA SERIÉ ' S U 0 S ÍR i£

DESCRIPCION D O C Ü M E N TA I

Ti DO I ^ . SERIEDocumental j

TIP O DOCUM ENTAL,

Observaciones al Informe*

Informe definitivo*

Acta de Audiencia


Informe de Evaluación

Respuesta Observaciones al Informe*


Electrónico


Electrónico

|Original Digitalizado

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico



Electrónico

NativoElectrónico






La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se elimina



Convenciones

DISPOSICION FINAL


S: SELECCION

A rt 19,Decreto 2527 do 1950 a rt 1, Ley 39 do 1981 art. 2, Ley 270 de 1996 art. 95,Decreto 3354 de 1954. Art único. El medio técnico seré utilizado como medio consulta más no se debe destruir el oriainat.

Estrategias do preservación:Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniéndola autenticidad, integridad. Fiabilidad y la disponibilidad de los

mismos.Replicada Coplas de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.


Aprobaciones:

Fecha:


Resolución N® 391 de 26 de dlciembr; Resolución N®134 de 16 de Resouclón N® 407 de 29 de Firmas:

Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño N° r in n ■


G D-F-10 V A Elaboró: F A N N Y SALAZAR ESTUPIÑ AN T.P . 137

Página 14 da 14

Actualización TRD • julio 2019



E N TID AD P R O D U C TO R A 'A G E N C IA N ACIÓN DE DEFEN SA JU R ID IC A D EL ESTADO

D EPEN D EN CIA > SERiÉ SUBSERIE

~ D R C R rP C lO W T > O C Ü fo E R m —

^D o c u m e n ta l [jT IP O D O C U M E N TA L

- RET^McfOd ' jl M EpTÓ TÍSIc5 ._, Á r ch Iv o .a r c h iv o " |r ^

_ ! [ GESTION .CENTRAL.. J L “ " O ™ ' .P°“ “ P'f

MEpTÓTÍSICÓ_____,71 ^ÉbíO"ELECJR3ÑnCO _ ] f "_ '* _ , . 1 Nativo )fOriginal ( Fotocopia Digitalizado É jecuáw co 1*

300 25 ACTAS Actas Grupos Primarios 1 4


ElectrónicoCT





Electrónico

567 Ficha de Seguimiento a proyectosNativo

Electrónico


Electrónico En concordancia con el Decreto ley 4085 de 2011, Serie documental de carácter

393 Capacitaciones Original Digitalizadodispositivo, de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es

parto del patrimonio histórico, cultural e

300 10 1 100 ESTUDIOS Estudios Lista de asistencia 2 8 Original Digitalizado CTinvestigativo de la A N D JE Articulo 19 ley 594 de 2000


Electrónico

fci | UUluí»: bconómicos y jurídicos de temas relevantes para la reducción de impacto fiscal

• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, guías, circulares, etc.

155 soportes* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

250 productos*Nativo

Electrónico


Electrónico

. 1 Original DigitalizadoNativo

Electrónico

100 Usta de asistencia Original DigitalizadoEn concordancia con el Decreto ley 4085 de 2011, Serio documental de carácter dispositivo,

de actividades y misional, se establece su

300 47 167PREVENCIÓN DEL DAÑO

ANTIJURIDICOCirculares 2 8 Original Digitalizado CT


de la A N D JE Articulo 19 ley 594 de 2004.


Electrónico• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, guías, circulares, publicaciones,


Electrónico


Electrónico

563 Estrategia de DefensaNativo

Electrónico Subserie documental de carácter dispositivo,

300 68 1 100 ESTRATEGIAS Estrategias de Defensa Usta de asistencia 1 19 Original Digitalizado CTde actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del



Electrónico

de la Nación.


Electrónico

1 acta Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoEn concordancia con el Decreto ley 4085 do 2011, Subserie documental de carácter

dispositivo, de actividades y misional, so establoce su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e

300 70

100FORTALECIM IENTO DECOMPETENCIASINSTUCIONALES

Modelo Optimo de Gestión de la Defensa Jurídica


CT15S soportes* Original Digitalizado 1 Nativo

Electrónico

de 2004

• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, gulas, circulares, publicaciones,

etc.250 productos*Nativo

Electrónico

Pig ra 1 de 3

¡dEPBNO.ENCtAj SER £

5DJC0S---------

SU3SEF}I£

-----------------T I

tipoDocumental Ü Ü _________________ J

300. DIRECCIÓN DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS

jSUBSCRIS lj T ip O D O G B M S ÍilfA t | C A T I O N 'f e E N ÍS S H F

“ " W j p L p

Digjtaiiíado

T R O N I P O ___

NatíVoElectrónico

„ blSPÓSICjON f lN A l

c r jj" e ¡j sPR OCEDIM IEN TO 1


Electrónico


Electrónico


ElectrónicoEn concordancia con el Decreto ley 40B5 do 2011, Subserie documental de carácter

dlspositivo.de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e

investigativo de la A N D JE Articulo 19 ley 594 de 2004

• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, gulas, circulares, publicaciones,

etc.

300 70


Comunidadjurfdica delLista de asistencia Original Digitalizado

CT

155

conocimiento

soportes* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

250 productos’Nativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico

1 =cta Original DigitalizadoNativo

Electrónico

En concordancia con el Decreto ley 4085 de 2011, Serie documental de carácter

dispositivo, de actividades y misional, se

300 74 56LINEASJURISPRUDENCIALES

comunicaciones 2 8 Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoCT

establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e

investigativo de la ANDJE. Articulo 19 ley 594

155 soportes*Nativo

Electrónico

de 2000• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, gulas, circulares, etc.


Electrónico


Electrónico


Electrónico En concordancia con el Decreto ley 4085 de 2011, Serie documental de carácter dispositivo,

300 80

100 M ETO DOLO GIA PARA LA FORMULACIÓN DE

Lista de asistencia Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoCT

do actividadesy misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

155

DIRECTRICES DE CONCILIACIÓN soportes Original Digitalizado

NativoElectrónico

de la A N D JE Articulo 19 ley 594 de 2004.

• Los productos pueden ser protocolos,


Electrónico

metodologías, guías, circulares, publicaciones,

etc


Electrónico


NativoElectrónico En concordancia con el Decreto ley 4085 de

2011, Serie documental de carácter

dispositivo, de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es


Investigativo do la A N D JE Articulo 19 ley 594 do 2000• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, gulas, circulares, etc.

300 75

326PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS O NORMATIVOS

Proyecto de acto administrativo y normativo

Acta de Reunión Original DigitalizadoNativo

Electrónico

CT

S6 comunicaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico

652 Concepto proyecto normativoNativo

Electrónico

W i

148

SOLICITUD DE


1 ¡


Electrónico

1



transfiere el archivo central Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o digital], y se

Página 2 do 3

DESCRIPCION DOCUMENTAL

D E P E N D E N CIA SERIE SUB.SERjÉ

300. DIRECCIÓN DE POLITICAS V ESTRATFG1AS

RETEN CION '

1UBU-#AI ' a r c h i v o a r c h i v o „GESTION1 CEN TR AL íl'

M ED IO ELECTRO N ICO DISPOSICION FÍNAÍ

INFORMACION

NativoElectrónico

selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.



Convenciones:

DISPOSICION FINAL CT: CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION S: SELECCION

PROCEDIMIENTOReproducción: Proceso de Microfilmacióny/o Digitalización con fines de respaldoyconsulta.de acuerdo a la LeyS27 de 1999 Art.11 al 13 y Ley 594 de 2000 A rt 19,Decreto 2527 de 1950 art. 1, Ley39del981 a rt 2, Ley 270 de 1996 a rt 95,Decreto 33S4 dÉ 1954. Art único. El medio técnico será utilizado como medio de consulta más no se debe destruir el oriainal.



mismos.Replicada Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.


G D-F-10 V.4

Aprobaciones:

Fecha:


Resolución N® 391 de 26 de diciembre Resolución N°134 de 16 de marzo de 2011

Resoución N" 407 de 29 de agosto de Firmas:

Acta de Comitó Institucional de Gestión y Desempeño N“ c ic.n - Ifi

Elaboró: FAN N Y SALAZAR ESTUPIÑ AN T.P. 137

a p i t a J )

o Gestión Documental

RAgina3cto3

EN TID A D PR ODUC TOR A: A G EN C IA N ACIÓN DE DEFEN SA JU R ID IC A D E L ESTADO

CO DfCOS

D EPEN D EN CIA SERIE SUBSERIE


Decreto 4085 de 20T1 Decreto 915 de 2017


303 S JB D IR E C q ó N Qg AC O M P A Ñ A M IE N TO A LOS SERVICIOS JURIDICO S

OÉSCRfPClON D O C U M E N TA L RETEN CIO N M ED IO FISICO M EDlO ELEC TRO N ICO DISPOSICION FINAL

TipoDocumental

TIP O D O CU M E N TA LA RCH IVO A R CH IVO G ESTION CENTRAL

300 25

1


acta

4

Originat DigitalizadoNativo

ElectrónicoCT


en la que so describe la toma de decisiones relacionadas con el desarrollo de las actividades de las dependencias,


Electrónico

conservación total por que es parte del

patrimonio historlco, cultural e Investigativo

de la Agencia


Electrónico


Electrónico En concordancia con el Decreto ley 4085 de

393 Capacitaciones Original Digitalizadodispositivo, de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es


300 ,0 1 100 ESTUDIOS Estudios Lista de asistencia 2 8 Original Digitalizado CTinvestigativo de la A N D J E Articulo 19 ley S94

d e 2000


Electrónico

ESTUDIOS: Económicos y jurídicos de temas relevantes para la reducción de impacto fiscal

• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, guías, circulares, etc.

15S soportes* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

250 productos* .Nativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico

100 Lista de asistencia Original DigitalizadoEn concordancia con el Decreto ley 4085 de 2011, Serio documental de carácter dispositivo,

de actividadesy misional, se establece su

300 47 167PREVENCIÓN DEL DAÑ O

ANTIJURIDICOCirculares ■ 2 8 Original Digitalizado C T


de la ANDJE. Articulo 19 ley 594 de 2004.

15S soportes* Original DigitalizadoNativo

Electrónico• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, guías, circulares, publicaciones,


Electrónico

56 comunicaciones Original Digitalizado•Nativo

Electrónico

563 Estrategia de DefensaNativo


300 68 1 100 ESTRATEGIAS Estrategias de Defensa Lista de asistencia 1 19 Original Digitalizado CTde actividadesy misional, se establece su conservación total ya que es parte del



Electrónico

de la Nación.

S67 Ficha de Seguimiento a proyectosNativo

Electrónico


ElectrónicoEn concordancia con el Decreto ley 4085 de 2011, Subserie documental de carácter

!dispositivo, da actividadesy misional, so establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural o

investigativo de la A N DJE. Articulo 19 ley 594 de 2004

• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, guías, circulares, publicaciones,

etc.

300 70


Modelo Optim o de Gestión de la Defensa Jurídica '


CT


Electrónico

250

1

productos*Nativo

Electrónico 1

F á g ta l de 3

DEPENDENCIA.

" "" '" C O D IG O S — =J:~

■SERiej! SUBSÉRI&Tipo

DociirnentalSERCI

30LSUBDIRÉCC1ÓN DE ACO M P A Ñ A M IE N TO A LOS SERVICIOS JU R ÍD ICO S

" .....U fcS C W M C rO tfU O O Tb 'N 'IA L '..........................................................(..............6f?Y(í'N6 Ó N .............1 ........... M Íft'iff 'fíS R B

SÜBSERie ~ [ T j P O D O c u M W m ¡ | Í S £ o „ „ n a i ,1

_ M EDIO ÉLEC

Digitalizado

TRO N ICO

NativoElectrónico

l DISPr - ' ■

C T

55ÍSR5ÍT

; í ]

^ a l _ _

L.L. P R O CE D IM IEN TO |


Electrónico

567 Ficha do Seguimiento a proyectosNativo

Electrónico


ElectrónicoEn concordancia con el Decreto ley 4085 do 2011, Subserie documental de carácter

dispositivo, de actividadesy misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e

investigativo de la A N D J E Articulo 19 ley 594 do 2004

• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, guías, circulares, publicaciones,

etc.

300 70

100FORTALECIMIENTO DECOMPETENCIASINSTUCIONALES

Comunidad Jurídica delUsta de asistencia

2


C T

155

conocimiento

soportes* Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

£6 comunicaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

1 Original DigitalizadoNativo

Electrónico

En concordancia con el Decreto ley 4085 do 2011, Serie documental de carácter

dispositivo, de actividades y misional, se

300 74 56LINEASJURISPRUDENCIALES comunicaciones 2 8 Original Digitalizado

NativoElectrónico

CT

establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural ©

investigativo de la AN DJE. Articulo 19 ley 594

155 soportes*Nativo

Electrónico

de 2000• Los productos pueden ser protocolos, metodologías, gulas, circulares, etc.


Electrónico


Electrónico


Electrónico En concordancia con el Decreto ley 4085 de 2011, Serie documental de carácter dispositivo,

300 80

100 METODOLOGIA PARA LA FORMULACIÓN DE

Usta de asistencia

2


Electrónico

CT

de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

155

DIRECTRICES DE CONCILIACIÓN soportes Original Digitalizado

NativoElectrónico

de la AN DJE. Articulo 19 ley 594 de 2004.

• Los productos pueden ser protocolos,


Electrónico

metodologías, guias, circulares, publicaciones,

etc.


Electrónico


NativoElectrónico En concordancia con el Decreto ley 4085 de

2011, Serie documental de carácter

dispositivo, de actividadesy misional, se establece su conservación total ya que es


investigativo de la AN DJE. Articulo 19 ley S94

de 2000• Los productos pueden ser protocolos,

metodologías, guías, circulares, etc.

300 76

326PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS O

NORMATIVOS

Proyecto de acto administra tivoy

normativo

Acta de Reunión Original DigitalizadoNativo

Electrónico

CT


Electrónico

652 Concepto proyecto normativoNativo

Electrónico

%nn V>

148

SOLICITUD DE


1


Electrónico

S i




realizar copia (microfilm o digital), y se

Página 2 de 3

301 SUBDIRECCJÓN DE A CO M P A Ñ A M IE N TO A LOS SERVICIOS JURIDICO SDESCRIPCION D O CUM EN TAL

d e p e n d e n c i a SERIE SUBSÉRlE T IP O DO C U M E N TA LA RCH IVO A R C H IV O CÉSTIO N CENTRAL

M EDIO E lÉ C TR O N ÍC O ' *f DISPOSICION FINAL

«guateado e¿X “cb '! CT , 6 SINFORMACION

NativoElectrónico



Cumplidos sus valores primarios no desarrolla valores secundarios

Convenciones

DISPOSICION FINAL


S: SELECCION

PROCEDIMIENTOReproducción: Proceso de Microfilmación y/o Digitalización con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 A rtll al 13 y Ley S94 de 2000 A rt 19,Decreto 2527 de 19S0 art 1, Ley 39 de 1981 art 2, Ley 270 de 1996 a rt 95,Decreto 3354 de 1954. Art único. El medio técnico será utilizado com o medio de consulta más no se debe destruir el oriainal.

Estrategias de preservación*

M igración Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad. Fiabilidad y la disponibilidad de los



G D-F-10 y/A

Aprobaciones:

Fecha:


Resolución N° 391 de 26 de diciembre de 2 Resolución N° 134 de 16 de marzo de 2018i Resoución N® 407 de 29 de agosto de 21 Firmas:

Elaboró: FAN N Y SALAZAC

Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño N° c in n - Ifi


Página3de3

ENTIDAD PRODUCTORA: AGENCIA NACIÓN DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

Decreto 6085 de 2011 Decreto 915 de 20T7

1=jQQl£¡P5:-------

OePENDFNCWi SEWE i SU0SERIE TPO Qd comenta'

' ¿wjc>!fieat>N d e .c e s tiOn o f in f o r m a c ío m

'Q E S C B I^ ^ 'D O ^ M B N T A l. / “ V ¡5 “ flíT£ÑC'ÓNi------ «$£<1““ “

«OBSERE T.PotjoCuMCNTM c e n t r a l ' í 0 ' lS,,ial Kstócotwa

r n t f m t i m s » i2o • ' r i> is « 5 a á e w f í í íA t i . i c T e s

■ PEÍOCEÍÍ'WiKNTO ¡

1 Acta Electrónico

^utfeene üocu mental oe valor administrativo, el desarrollo de reuniones en la dependencia.

400 18 56 ACTAS Actas de Reunión Comunicaciones ' *Nativo

ElectrónicoE

Se establece eliminar ya que no se constituye en información de carácter dispositivo, de actividades y misionales de acuerdo con los lincamientos establecidos

116 Presentaciones’ NativoElectrónico

por el ACN.La eliminación se realiza a través del método de Dicado.

400 25

1


acta

1

Original Digitalizado Nativo0ectrónlco

CT

Subserie documental de carácter dispositivo, en la que se describe la toma de decisiones relacionadas con el desarrollo de las actividades de las dependencias, conservación total por que es parte del patrimonio historico. cultural e Investigativo de la Agencia.

56 comunicaciones Electrónico11

400 14 3

56

INFORMES Informo de GestiónComunicaciones

4

NativoElectrónico

CT

Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografía. se conserva en su

90 Informe Electrónico 1

total porque soporta los resultados de la gestión real¡2ada por la Agencia.


Electrónicoi

Subserie documental de carácter

400 14 12 201 INFORMES Informe Actividad Litigiosa del Estado Infórme Actividad Utigiosa 1 9

ElectrónicoCT

dispositivo,de actividadesy misionarse establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e

177 Solicitud informe* Original Digitalizado Electrónico

Investigativo de la ANDJE.

596 Linea mientos NativoElectrónico

56 Comunicaciones Original Digitalizado NativoElectrónico Subserie documental de carácter

dispositivo, de actividadesy misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e Investigativo de la ANDJE

* Los tipos documentales con asterisco se

400 32

251

REPORTESReporte sobre la Actividad Litigiosa del

Reportes ElectrónicoCT

69 Indicadores*Nativo

Electrónico

562 Estadísticas* NativoElectrónico

encontraran en el expediente cuando aplique

143 Solicitud* Original Digitalizado NativoElectrónico


1

174 Invitación Digitalizado NativoElectrónico

100 lista de asistencia Original Digitalizado NativoElectrónico Subserie documental de valor

administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento relacionado con la Administración del Sistema.400 36 1 5S6 CAPACITACIONES

Capacitación Sistema Único de Gestión de Información

Encuesta de satisfacción de usuarios 1 ‘ Original Digitalizado ElectrónicoE

331 Matorla! Pedagógico NativoElectrónico

método de picado.

38 Certificáronos Original Digitalizado NativoElectrónico

199 Respuestas*|

1

143 Solicitud* Original Digitalizado NativoElectrónico

171 ProtocolosNativo

ElectrónicoSubserie documental de carácter dispositivo,de actividadesy misional, una vez cumplido el tiempo de retención

172 ManualesNativo

Electrónico

400 37 1 173ADMINISTRACION SISTEMA DE INFORMACION

Administración Documentación Técnica del Sistema eKogui

Instructivos 4 6 NativoElectrónico

CTdocumental en el archivo de gestión se transfiere ei archivo central para su custodia y posterior reprografía, seestablecetu

329 ProcedimientosNativo

Electrónico

conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural o investigativo déla ANOJE.

330 Documentación Técnica del Sistema NativoElectrónico


143ADMINISTRACIÓN Administración de

Solicitud* Original Digitalizado NativoElectrónico

Subserie documental de valor administrativo testimonio o prueba del

Página 1 da 3

SERIE

40Q Qlflfc£t<S*» Of BESTIÓN DE •NPOR^ApÓN- -^ E 5 C P ip (^ frD ^ M | fW K t— - f ’t r z z z i )

,S I»S 6 »6 £ W O DN U M tM U t _ _ S S w l l í » ™ ? I Cfe* ’ “ í! e“ i° ?°p,‘ S r S w »

J

* ■ , 1 - s ll *PROCEDIMIENTO

400 37 2199

SISTEMA DE INFORMACION

usuario» del SistemaRespuestas* 4 E burtHfU/3 te'SUftTffei’iK/'reiBilOtiavw ivn IS

Administración del Sistema.Se establece su eliminación a través del

S22Actos de designación de usuarios administradores de la entidad Electrónico

método de picado.

56 Comunicaciones Original Digitalizado NativoEloctrónlco

143 Solicitud Original Digitalizado NativoElectrónico

199 Respuestas NativoElectrónico

532 Casos de uso NativoElectrónico

S2S Bocetos Electrónico

549 Diagramas de dominioNativo

ElectrónicoSubserie documental de carácter dispositivo, de actividades y misional, una vez cumplido el tiempo de retención

550

ADMINISTRACION SISTEMA OE INFORMACION

Diagramas de estado de flujos Electrónico

¿00 37 3 &S1

Requerimientos técnicos y funcionales del sistema ekogui

Diagramas de procesos *6

Electrónicocr

documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografía. se establece su

SS2Diseño de la arquitectura de la solución

NativoEloctrónlco

conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e Investigativo de la ANDJE.

530 Código fuente NativoElectrónico

172 Manuales Electrónico

544Cronograma de desa rrollo de las lineas de entregables

NativoElectrónico

1 Acta Original Digitalizado NativoElectrónico

590 informado pruebas Electrónico

100 Usta de aslstoncla Original Digitalizado NativoElectrónico

600 listado de incidencias Original Digitalizado Electrónico

1 Acta Original Digitalizado NativoEloctrónlco

501 formatos Especificación funcional NativoElectrónico

Subserie documental de carácter dispositivo, de actividadesy misional, una vez cumplido el tiempo de retención

saoFormatos Especificación de caso de prueba

NativoElectrónico

«00 37 S 579ADMINISTRACION SISTEMA DE INFORMACION

Controles de cambio a los requerimientos en el sistema eKogul

Formatos Diccionario de campos 4 6 NativoElectrónico

CTdocumental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografía, se establece su

562 Formatos Guia funcional usuario 1 NativoElectrónico

conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e Investigativo do la ANDJE.

S7SFormatos Concepto do aceptación- Nativo

Electrónico

OÉPiNOéNClÁ

— ' =copa?o9 y

1 SÉRié í SussfRie

: JT.po

t Dp<£um£*til_ jsefl'é

400 0 * 5 6 0* 0$ CE5TI0N 06 ’ NPORMAC’QN "" D E ^c ^ra c w TJÓ ro M E fÍTÁ i; - - i f " "i&TSÜCtON v ; t r - .

S0SS6P.E \ ^jPODOCyMENTAL '^ÜSSTrON c I n T R ^ '■ Oí,« ,oa| ‘ Po>D>íop*a

S Z >»fj3¡0 E Ü ^ R O tílS ^ " f i.. . , Nativo

, , 6ls5lrM.B

r “S^?t>0Sl»ONlfiMAU 1| .cr _ i s ‘ PftOCfcOwiiNTO

S45 Cronog ramas Electrónico


Acta Original Digitalizado Eioctrónlco

205 Certificaciones Control Interno Original Dig italizado NativoElectrónico

181 Piezas Procesales Original Digitalizado Electrónicodispositivo, de actividades y misional, una vez cumplido el tiempo de retención

400 38 1 182VALIDACION Y ANALISIS DE INFORMACION

Validación y Análisis de Información Litigiosa Migraciones ‘ 6 CT documental en el archivo de gestión se

transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografía, se establece su

143 Solicitud Original Digitalizado NativoElectrónico

conservación total ya que es parto del patrimonio histórico, cultural e investigativodelaANMF

199 Respuestas Original Digitalizado NativoElectrónico


i

Original Digitalizado NativoElectrónico

T7

Validación interlnstituclonal de Información litigiosa*

Acuerdo Original Oig italizado NativoElectrónico

|

suDsene cocumeniai oe caracier dispositivo, de actividadesy misional, una vez cumplido el tiempo de retención

400 38 2 143VALIDACION Y ANALISIS DE INFORMACION Solicitud * 6 Original Digitalizado Nativo

ElectrónicoCT

documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografía, se establece su

199 Respuestas Original Digitalizado Electrónico

conservación t< patrimonio hlsl de la AND3E.

ital ya que es parte del Arico, cultural e investigativo

56 Comunicaciones Original Digitalizado Electrónico

400 38

637VALIDACION Y ANALISIS

Plan de vigilancia

Resultados de la información validada Electrónico

iuDsene documental de valor administrativo testimonio o prueba del controly seguimiento relacionado con la

591OE INFORMACION

Informe de resultado de la auditoria NativoElectrónico

Administración del Sistema.Se establece su eliminación a través del método de picada

148 Solicitud información adicional Original Digitalizado Nativ«Electrónico

S70Formato control de radicados procesos judie lates

NativoElectrónico Subserie documental de valor

administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento relacionado con la Administración del Sistema.

400 66 1 571 REGISTRO Registro de información Formato control de radicados conciliaciones extrajudlclales

\ 4 NativoElectrónico

E

S77Formato mensual de las auditorias realizadas

NativoElectrónico

método de picado.

ss comunicaciones Original Digitalizado NativoElectrónico |

400 92

148

SOUCfTUDDE

Solicitud do Información Original Digitalizado Electrónico

1


Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Una vez cumplido el tiempo se procede a realizarcopia (microfilm o digital),y se

199

INFORMACION

RespuestasNativo

Electrónico

selecciona una muestra representativa 5K sobre el volumen total del a ftoy do acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se elimina Se establece eliminar de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa. Cumplidos sus valores primarios no desarrolla valores secundarios.

Convenciones

DISPOSICION FINAL CT: CONSERVACION TOTAL E: ELIMINACION & SELECCION PROCEDIMIENTOReproducción: Proceso de Mierofilmaeión y/o DlgHalIzaeton con fines de respaldoyconsulU.de acuerdo a U Ley 527 de 1999 A/tTl «113 y Ley 594 de 2000 Art. 19,Oecreto 2527 de 1950 art. 1, Ley 39 de 1981 art. 2. Ley 270 de 1996 art 95,Decroto 3354 de 1954. Art ú nlco. El medio técnico será utilizado como medio de consulta mis no se debe destruir el orlalnal.

Estrategias do preservación:Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad. Integridad. Fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.

Aprobaciones:

Actos Administrativos M M Resolución N* 391 de 26 de dicIemb^Be Resolución N* 134 de 16 de marzo^RoiS Resouclón N* 407 de 29 de ago^Bbe2019j^ár k Firmas m m M

Gestión y Desempeño N*CIGD-16

Áf ¥ « ■ V / i nReplicado: Coplas de la Información digital establecidos según la política do seguridad de la información de la entidad. Refreshing: Proceso decoplar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro,(Incluye copiado *1 mismo tipo de medio. irCRISTIAN STAPPEB BUITF

Secretarlo General 1° //

M¿ftt**AjCARn>A Bl Responsable Gestló

3RDA FONSECA n Documental

CD-F-10VX |Elaboró: FANNYSALAZAR ESTUPIÑAN T.P.T37 C T ' . jPigina 3 de 3

TA B L A DE RETEN CIÓN D O CU M E N TA L

Actualización TRD • julio 2019

Decreto 4085 de 20ÍI Decreto 915 de 2017

EN TID AD P R O D UC TO R A: A G EN C IA N ACIÓN DE DEFENSA JU R ID IC A D EL ESTAD O

DE P E N D E N CIA

CO DIGO S

SERIE SUBSERIETipo

DocumentalSERlt

S00 DIRECCION DE O F F fN S A JO RlD lCÁ.N AC IO NAL

DESCRIPCION D O C U M E N TA L RETENCION M EDIO FISICO

ARCH IVO A RCH IVOSUBSERIE T IP O D O C JM F N T A L . . r . . ™ , . . Original fotocopia

G ESTION CENTRAL

MEDIO E L tC TR Ó M C O '

_ , Nativo Digitalizado eftct,6n„.0

‘ D ISPOSICION FINAt

C T SP R OCEDIM IEN TO

326 Acta de Reunión Original DigitalizadoNativo

Electrónico



500 16

84

ACTASActa Instancia de

Ficha Técnica OriginalNativo

ElectrónicoCT

769

Selección

Lista de procesos a intervenirNativo

Electrónico


de la Agencia.


Electrónico. . . . . . .





de la Agencia.

500 1 18 100 ACTAS Actas de Reunión Usta de asistencia 1 19 Original Digitalizado C T


Electrónico

500 1 25

1


" ' '

1 4


ElectrónicoCT


en la que se describe la toma de decisiones relacionadas con el desarrollo de las

actividades de las dependencias, conservación total por que es parte del

patrimonio historico, cultural e investigativo de la Agencia.56 comunicaciones

NativoElectrónico

146

Concepto de

Solicitud de Concepto Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Serie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su

tiempo de retención, se procede a realizar

copia (microfilm o digital), y se realiza una

500 5 657

CO NCEPTO SInhabilidades e Incompatibilidades de los miembros del comité de

conciliación

Concepto1 9


Electrónico

C T

selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos, teniendo

en cuenta el desarrollo de valores secundarios.


Electrónico

Totalmente y lo restante se elimina a través del método de picado.


Electrónico


Electrónico Subsorio documental de carácter dispositivo,

500 6 1 533 CONCILIACIONES Comité de ConciliaciónCertificación de asistencia a comité de

conciliación1 9 Original Digitalizado C T

de actividades y misional, se establece su conservación total por que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

de la Agencia.


Electrónico

324 ConvocatoriaNativo

Electrónico

143 Solicitud Original DigitalizadoNativo

Electrónico

559 Escrito de recomendación de defensa Original1

DigitalizadoNativo

Electrónico

738 Escrito de Intervención Original DigitalizadoNativo

Electrónico

693 convocatoria a mesa de coordinaciónNativo

ElectrónicoSerie Documental que tiene una vatoración primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede a realizar

copla (microfilm o digital),yse realiza una selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos, teniendo

500 6 3 684 CONCILIACIONES 1|

Solicitud de conciliación

extrajudicialAcuerdo de confidencialidad de la Información

1 9 S

P ig ra 1 deS

500. DIRECCIÓN DÉ D EFEN SA JU R ID IC A N ACIO N AL

pBWOiWCiAl! SSÉS6 jp u es® ie || 0JXB» w »

-------DFSCRrpCIOITDOCaWE'RTAr

" r —ijstJBSERIÉ n .TIP O PO CUM EN -TAL

ARCH IVO lARCRlVO C É S TIO N C E N TR A L

DICTfTsiCO t (j~~_'~~^b1Ó~gLECTRONI 5''~n |~^ rSP(^ t:1677'g ÍN AL p 2 ' '

, ’ü r Sm¿ r « T F T PR OCEOlM íiJsTd

Acta de Reunión

Certificación de asistencia a comité de conciliación

Comunicaciones

Ficha TécnicaNativo

Electrónico


Electrónico



Electrónico


| Electrónico


1 Electrónico

Original Digitalizadoi Nativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico

Original 1 DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico



Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Original 1 DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico

DigitalizadoNativo

Electrónico


Acta de Reunión

Escrito de recomendación de defensa

Escrito de Intervención

Solicitudes de participación

Respuesta solicitudes de participación


Auto de desacato

Intervención en el desacato

Procesos de Acción do

TutelaNotificaciones

Incumplimiento o desacato

Solicitud do revisión

comunicaciones

Acta de Reunión

Convocatoria a mesa do coordinación

Manifestación de interés

Serie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede a realizar

copia (microfilm o digital], y se realiza una selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos, teniendo


Página 2 da S

SCO DIRECCIÓN DE 0 £ F£N S A JU R ID IC A t

DESCRIPCION D O C U M E N TA L

Procesos3udicia1es

TIP O D O C U M E N TA L

Contestación de la demanda


Comunicaciones

Escrito manifestación voluntad de

intervenir



Conciliación Extrajudicial

Notificaciones

Derecho de Petición

Respuesta derechos de petición

Solicitudes de intervención o

acompañamiento

Respuesta Solicitudes de intervención o acompañamiento*

Solicitud medidas cautelares

Solicitud de intervención

Acta de Reunión



Manifestación de interés

Pá9ha3deS

M ED IO ELEC TRO N ICO

, . , NaiftrO

DISPOSICION FINAL

Original Fotocopia Digitalizado Electrónico ^


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

Original Digitali2adoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico



Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

Serie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal yjurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede a realizar

copia (microfilm o digital), y se realiza una selección sistemática de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos, teniendo

en cuenta el desarrollo de valores

secundarios.

D EP E N D E N C IA

'CODIGOS

SERIE SUBSERIETipo

DocumentalS^RlE

SOO DIRECCIÓN DE DEFEN SA.JURIDICA N ACION AL

OESCRfPCIOKf D O C U M E N TA L "J RETEN CION * M EDIO FISICO

5UBSERIE TIP O D O CU M E N TA L GESTION C E N TR A L ' ° ' » M I Fotocopia

‘ M EDIO FLÉCTR ON ICO

_ ¡ Nativo Digitalizado ílecttónl(¡0

DISPOSICION FINAL

' C T E SPR OCEDIM IEN TO

148 Solicitud de información Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

335 AudienciaNativo

Electrónico



Electrónico Serle Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal yjurídico, Cumplido su

tiempo de retención, se procede a realizar

copia (microfilm o digital), y se realiza unaSOO 26 1069

PROCESOS Procesos de ArbitramentoDemanda


NativoElectrónico

S

336 Laudo Arbitral Original DigitalizadoNativo

Electrónico

valoración cualitativa de los mismos, teniendo

en cuenta el desarrollo de va lores secundarios.

244 Memorial* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

TI4 Poder Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico

339 Respuesta derechos do petición Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

516Solicitudes de intervención o acompañamiento Original Digitalizado

NativoElectrónico

515Respuesta Solicitudes de Intervención o acompañamiento Original Digitalizado

NativoElectrónico

483 Solicitud de mediación Original DigitalizadoNativo

Electrónico


ElectrónicoSubserie documental do carácter dispositivo,

500 46 663 MEDIACIÓN Documento de acuerdo do mediación 1 19 Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoC T

de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural o Investigativo

664Acuerdo de confidencialidad de la información Original Digitalizado

de la Nación.


Electrónico


Electrónico Subserie documental do carácter dispositivo,

500 60326 MESA DE Acta de Reunión


NativoElectrónico C T

do actividadesy misional, so establece su

561COORDINACIÓN

Escritos do recomendación Original DigitalizadoNativo

Electrónico patrimonio histórico, culturat e investigativo

181 Piezas Procesales Original DigitalizadoNativo

Electrónico

de la Nación.

v m

148

SOLICITUD DE


i


Electrónico

Subserie documental do valor administrativo, son las actuaciones que realiza la Agencia a otras entidades.


transfiere el archivo central Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o digital), y se

Página 4 de S

DESCRIPCION D O CUM EN TAL

D EPEN DEN CIA SERIE SUBSERIE

RETEN CION “ M

. , i ie u T M 'A R C H IV O A RCH IVO 'C JM E.NTAL . . Oíioin

GESTION CEN TR AL y

500 DIRECCIÓN DF DEFENSA JURIDICA N ACION AL

M EDIO ELECTRO N ICO DISPOSICION FINAL

INFORMACION

NativoElectrónico

selecciona una muestra representativa 5% sobre el volumen total del añ oy de acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos.

La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se elimina So establece eliminar de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa.


Convenciones:

DISPOSICION FINAL CT: CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION & SELECCION

PROCEDIMIENTOReproducción: Proceso de Microfilmacióny/o Digitalización con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 A rtll al 13 y LeyS94 de 2000 Art. 19,Decreto 2527 de 1950 a rt l , Ley 39 de 1981 a rt 2, Ley 270 del996art.9S.Decreto 3354 de 19S4. Art único. El medio técnico será utilizado como medio

consulta más no se debe destruir el oriainal.




Refreshing: Proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro,(incluye copiado al mismo tipo de medio. 1

Aprobaciones:

Fecha:


Resolución N® 391 de 26 de diciembre de Resolución N° 134 de 16 de marzo Resoución N° 407 de 29 de agosto Firmas:

Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño N° CIGD - Ifi

CD -F-10 V.4 Elaboró: FAN N Y SALAZAR ESTUPIÑAN T.P.137

Página S de S

‘ Jurídica dsl EsUáo

EN TID AD PR ODUC TOR A: AG EN CIA N ACIÓN DE DEFENSA JU R ID IC A O E L ESTADO




‘ CODIGOS-

DÉPEND&NCIA SERIE SÜBSfcRlt

DESCRIPCION D O C U M E N TA L

TipoDocumental

í o 4 0 R u p o t b i í r i t o r >a ú r | c ü r 6Ra c i ó n y R g p g rrc tó s _

' I RETFN CION M&DIO FNSiCO '

__ „ „ , AR C H IV O A R CH IVO ^ , _T Ip O D O CU M E N TA L C E N TR A L 0 , 'S ' nal F °t0 ' 0 'O nginai Fotocopia

M ED IO F LFCTR O K ICO

„ , Nativo

pfSPOSICtON :P1NAL

C T £ S

504 25

1



Electrónico

CT


en la que se describe (a toma de decisiones relacionadas con el desarrollo de las actividades de las dependencias, conservación total por que es parte del

patrimonio hlstorico, cultural e Investigativo

de la Agencia.56 comunicacionesNativo

Electrónico


Electrónico



de actividades y misional, se establece su conservación total por que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

de la Agencia.

SOO 6 1 533 CONCILIACIONES Comité de ConciliaciónCertificación de asistencia a comité de conciliación

1 9 Original Digitalizado C T


Electrónico

324 ConvocatoriaNativo

Electrónico

S04 15

42REGISTRO DE

Registro de Seguimiento a la Gestión Original DigitalizadoNativo

Electrónico

CT


de actividades y misional, contiene el registro de las actividades asignadas al G R A Tysu

326

GESTIÓN

Actas de Reunión Original DigitalizadoNativo

Electrónico

seguimiento, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico,

cultural e Investigativo de la ANDJE.

150 Tutela Original DigitalizadoNativo

Electrónico

106 Notificaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico

443 contestación Original Digitalizado Subserie documental que tiene una valoración primaria de tipo legal yjurídico,

Cumplido su tiempo de retención, se procede245 Sentencia* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

404 Impugnación Original DigitalizadoNativo

Electrónico

a realizar copia (microfilm o digital), y se realiza una selección sistemática de acuerdo a

504 26 5 501 PROCESOSProcesos de Acción de

TutelaIncumplimiento o desacato 1 19 Original Digitalizado

NativoElectrónico

Steniendo en cuenta el desarrollo de valores


Electrónicosecundarios.

595 Insistencia Original Digitalizado*EI tipo documental con asterisco se incluirá

644 Solicitud de revisión Original DigitalizadoNativo

Electrónicoen el expediente cuando aplique

83 Fallo Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

326 Actas de Reunión Original DigitalizadoNativo

Electrónico

335 AudienciaNativo

Electrónico

130 Auto Original Digitalizado

NativoElectrónico


Electrónico

Página 1 da 5

DEPEN D EN CIA

' CO DIGO S

SERIE , SUBSERIETipo

Documental¿Em e.

.504 G RUPO TERR ITORIAL RECUPERACIÓN Y REPETICIÓN

D E S C R IP G O N 'D O C iJM E N TA l RETEN CION M ED IO FISICO "

SUBSERIE U P O D O CUM EN TAL ’’ G ES TIO N CEN TR AL Original Fotocopia

- M ÉD IO ELECTRO N ICO

_ Nativo Digitalizado '• Electrónico

DISPOSICION ErINAl

C T SPR OCEDIM IENTO

560Escrito manifestación voluntad de

intervenirOriginal Digitalizado

NativoElectrónico

738 Escrito de Intervención Original DigitalizadoNativo

Electrónico

S59 Escrito de recomendación de defensa Original DigitalizadoNativo

Electrónico

59 Contestación da la demanda Original DigitalizadoNativo

Electrónicoi


Electrónico

244 Memorial* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

Serie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal y jurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede a realizar

copia (microfilm o digital), y se realiza una selección sistemática do acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos, teniendo


S04 26 9 106 PROCESOS Procesos Judiciales Notificaciones 1 19 Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoS

114 Poder Original DigitalizadoNativo

Electrónico*EI tipo documental con asterisco se incluirá



Electrónico


Electrónico


Eloctrónlco


Electrónico

516Solicitudes de intervención o acompañamiento


Electrónico

515Respuesta Solicitudes de intervención o acompañamiento’


Electrónico

snPublicación de los casos en los cuales se decidió ta intervención en pagina web *


Electrónico

662 Solicitud modldas cautelaros Original DigitalizadoNativo

Electrónico

245 Sentencia* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

162 Solicitud de asesoría Original DigitalizadoNativo

Electrónico

504 71

56

SOLICITUDESSolicitud asesoría de

defensa judicial de municipio

Comunicaciones

19


Electrónico

Subserie Documental que tiene una valoración primaría de tipo legal y jurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizar copa (microfilm o digital), y se

97

TERRITORIALES

Respuesta solicitud de asesoría NativoElectrónico

realiza una selección sistemática de acuerdo a



Página 2 do S

DE P E N D E N C IA

CODIGOS'

SERIÉ SUBSERIETipo

Documental

iSERIE

504 g r j p o T e r r i t o r i a l r e c u p e r a c i ó n Y r e p e t i c i ó n

D E S C R IP C IO N D O C U M E N TA l RETEN CIO N M EDIO FISICO

SUBSERIE ■ TIP O D O C JM É N JA L A RCH IVO A RCH IVO Original fotocopia ’ • G ES TIO N CEN TR AL


_ , Nativo Digitalizado 0 ect[8I1,co

DISPOSICION FINAL


326 Acta de Reunión Original Digitalizado

188 Solicitud de representación Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

191 Respuesta solicitud do representación Original DigitalizadoNativo

Electrónico

326 Acta de reuniónNativo

Electrónico

335 AudienciaNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico

Subserie Documental que tiene una valoración primarla de tipo legal y jurídico, Cumplido su tiempo de retención, so procede

a realizar copia {microfilm o digital), y se

504 51

69

SOLICITUDES Representación Judicial

Demanda Original DigitalizadoNativo

Electrónico

244

TERRITORIALES de Entidades Territoriales

Memorial' Original DigitalizadoNativo

Electrónico


teniendo en cuenta el desarrollo de valores secundarlos

106 Notificacionos Original DigitalizadoNativo

Electrónico

„ 4 Poder Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

245 Sentencia" Original DigitalizadoNativo

Electrónico

451Seguimiento Entidades Orden Nacional


Electrónico

90 InformeNativo

Electrónico

Subserie Documental que tiene una valoración primaría de tipo legal y jurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede


teniendo en cuenta el desarrollo de valores c a t i i n d a r i n c

504 33 1 596 SEGUIMIENTOSeguimiento medio de control de repetición

Invitación a comité de Conciliación 19Nativo

ElectrónicoC T

P ig ra 3 de 5

p gP gK O B hfC rA

'"'''''" ''''CO D IG O S---------

j S€RJ4 Él StíBSERIE. s ll

! tipo ¡ Docum éntaf

5 0 4 , G R UPO TERR ITORIAL RECUPERACIÓN Y REPETICIÓN

7 Z ...- . ............................................................................................... y ' ' T ' i r x . - r e ^ c b ^ ; ; ^ - « r -

5|RIE Ip U SS ER je T iP P D O CU M E N TA L ||BESTION ^ C g N Íf iA t Original | FPÍPCopia.

___M EDIÓ ELEC TRO N ICO J l . ..Ó I^P O SICIO N T I NAL

Digitalizado | ¿ « « 8 l f C T |¡ * ]j SPR OCEDIM IEN TO

326 Acta de Reunión Origina! DigitalizadoNativo

Electrónico

La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se elimina a través del método do picado.


Electrónico

166 Seguimiento Original OigitalizadoNativo

Electrónico Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal yjurídico, Cumplido su tiempo de retención, se procede

a realizar copia (microfilm o digital), y se326 Acta de reunión Original Digitalizado

NativoElectrónico

504 33 6 17 SEGUIMIENTO Compartición de bienes Acuerdo 19 Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoCT


453 Proceso Original DigitalizadoNativo

Electrónico

secundarios.

La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se elimina a través

del método de picado.56 Comunicaciones Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

446 intervención* Original DigitalizadoNativo

Electrónico Subserie Documental que tiene una valoración primarla de tipo legal yjurídico,

504 52 3447

EMBARGOS Embargos

Acompañamiento'

1 19


Electrónicos



'El tipo documental con asterisco se incluirá


449 Asesoría* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

450 Representación* Original DigitalizadoNativo

Electrónico

448Levantamiento de embargo por insostenibilidad fiscal


Electrónico

77 Estudio Original DigitalizadoNativo


Electrónico

84 Ficha Técnica Original DigitalizadoNativo

Electrónico

114 Poder Original Digitalizado


de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del504 56 1

160 DEMANDAS DE REPETICIÓN

Demandas por competencia residual de

Sentencia Primera Instancia1 19


Electrónico C T

161 Sentencia Segunda instancia Original DigitalizadoNativo

Electrónico


de la ANDJE.


Electrónico

100 Lista de asistencia Original Digitalizado

192Denuncia por incumplimiento frente a la repetición


Electrónico

<;n¿ q?

148

SOLICITUD DE


i


Electrónico


Una vez cumplido el tiempo da retención documental en el archivo de gestión se


realizar copia (microfilm o digital), y se

Página 4 do S

DESCRIPCIÓN DOCÜMENFTAL

DEPENDENCIA, SCfaE SUBSERIETipO

Documental

S04. G R UPO TERRITORIAL R E C U P ER A C IÓ N ^ REPETICIÓN

* RETEN CION .MÉDIO FISICO M EDIO ELECTRÓ N ICO

TIPO D O C U M E N TA L g e S o * í S r j M L " « " “ Pl» D ,g,.¡,l¡*,a° t l ^ ° c o

DISPOSICION FINAL

INFORMACIÓN

NativoElectrónico



Cumplidos sus valores primarios no desarrolla valores secundarlos.

Convenciones

DISPOSICION FINAL CT: CONSERVACION TO TAL

ELIMINACION SELECCIÓN

PROCEDIMIENTO ’Reproducción: Proceso de Microfilmaclón y/o Digitalización con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley S27 de 1999 Art.ll al 13 y Ley 594 de 2000

Art. 19,Decreto 2527 de 1950 art 1, Ley 39 de 1981 a rt 2, Ley 270 de 1996 art 95,Decreto 3354 de 1954. Art único. El medio técnico será utilizado com o medio de consulta más no se debe destruir el oríaina!.


Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniéndola autenticidad, integridad. Fiabilidad y la disponibilidad de los

mismosReplicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información da la entidad.


GD-F-10 V.4 “

Fecha:


Resolución N° 391 de 26 de diciembre d e ;

Resolución N*134 de 16 de marzo de 201J Resoución N° 407 de 29 de agosto de Firmas:

Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño N° n r .n - is

Elaboró: FAN N Y SALAZAR E S TU P IÑ A N T


Pá$na5de5

( D

E N TID AD PR O DUC TO R A: AG EN CIA N ACIÓN DE DEFEN SA JU R ID IC A D EL ESTADO


Actualización TR D -ju lio 2019


r .......... ..... C O U IC P V *

D E P E N D E N C IA j SERIÉ' ¡j SUBSERIE¡ " T ip o "■ Documental

SERIE.

TOO DIRECCIÓN DE DEFEN S A3 u R(DICA, SJvfíERNACIONA1.

__ ^ u fc iU k lk u Ü N OuuJM fcN .IAU _ _ _______ _______ ¡ ____ R E TE N C IÓ N _____ 11 . . :IYÍÉ[p¡bFISICO

SUBSERIE J TIP O D O C U M E N TA L { GESTION ''CEN TR AL Í Ó í'9' nai ’Í Fotocopia

MED.IÓELEC

Digitalizado

TR O N IC O .

NativoElectrónico

. D.ISP

CT

33ÍCTÓÍ7

E sPR OCEDIM IEN TO j

600 1 25 ACTAS Actas Grupos Primarios

acta

1 4


ElectrónicoCT


en la que se describe la toma do decisiones relacionadas con el desarrollo de las actividades de las dependencias, conservación total por que es parte del



Electrónico

600 85

1REUNIONESINTERINSTITUCIONALES

Acta

1 19


ElectrónicoCT

serle documental de carácter dispositivo, de

actividades frente a los procesos judiciales. Se establece su conservación total ya que hacen


Electrónico


investigativo de la Nación.

600 83

1INSTANCIA DE ALTO

Acta Original DigitalizadoNativo

ElectrónicoCT

serie documental de carácter dispositivo, de

actividades frente a los procesos judiciales. Se establece su conservación total ya que hacen


investigativo de la Nación.56

NIVEL DE GOBIERNOComunicaciones Original Digitalizado

NativoElectrónico

171 PROTOCOLOS.

INSTRUCCIONES,LINEAMIENTOSPREVENCIÓN

CONFLICTOS DEINVERSIÓN

ProtocolosNativo

Electrónico serie documental de carácter dispositivo, de

600 64 598 Linea mientos 1 19Nativo

ElectrónicoCT

actividades frente a los procesos judiciales. Se establece su conservación total ya que hacen parte del patrimonio histórico, cultural e


Electrónico

investigativo de la Nación.

56

COORDINACIÓN

ESTRATEGIA DE DEFENSA EN PROCESOS


Electrónico

600 82

1 Acta

19


ElectrónicoCT

serie documental de carácter dispositivo, de

actividades frente a los procesos judiciales. Se establece su conservación total ya que hacen parte del patrimonio histórico, cultural e

investigativo de la Nación.561

INTERNACIONALES A SOLICITUD DE ENTIDADES

Escritos de recomendaciónNativo

Electrónico

181 Piezas Procesales Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

244 MemorialNativo

Electrónico

90 Informo Original DigitalizadoNativo

Electrónico


de actividades y misional, se establece su consen/ación total por que es parte del

600 26 22

335

PROCESOSProceso Arbitraje de

Audiencia

19

NativoElectrónico

CT

340

Inversión

Amicus Curiae Original DigitalizadoNativo

Electrónico


de la Agencia.

351 Solicitud de Información a entidadesNativo

Electrónico

214 Insumos Entidades Original DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico


Electrónico

340 Amicus Curiae¡


Electrónico

341ESAP -Escrito de solicitudes, argumentos y pruebas de los nptírionarios

Nativo : Electrónico 1

i 342 Escrito de Sometimiento Original DigitalizadoNativo

Electrónico

356 Insumo para respuesta Original DigitalizadoNativa

Electrónico

Págta 1 de 3

600, DIRECCIÓN DÉ DE FE N S A vU RÍDICA INTFRN,

Procesos CrIDH

Requerimientos CrIDH

Trámites CrIDH

Alegatos Finales

Contestación al escrito de

sometimiento del caso y ESAP

Convocatoria a reunión con Entidades

Convocatoria a reunión de trabajo o

audiencias

Lista definitiva de declarantes

Objeciones y recusaciones a testigos y peritos*

Solicitud de Información a entidades

Solicitud de Información de Entidades*

Respuesta solicitud de Información de

Entidades*

Derecho do Petición*

Respuesta Derecho de Petición*

Trámite de interpretación de la

Sentencia

iÁCION AL

. . MEDIO. FISI¿ 5 ME ¿ÑO ÉLECTROMCO „ ^

a g i n a ! i f b t o c p » '] D i s w t a a o ¡ 0

‘tílS S o á rc TS ^TlN A L*

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

Original Digitali2adoNativo

Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico


Electrónico

Fotocopia i DigitalizadoNativo

Electrónico

Fotocopia 1 DigitalizadoNativo

Electrónico

Fotocopia Digitalizado .Nativo

Electrónico

DigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

r‘t5iS&0'

C T i;"

PR OCEDIM IENTO


de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo da la Nación.

Convocatoria a reunión con Entidades

Convocatoria a reunión de trabajo o

audiencias

Trámites CIDH

Concesión do prórroga

Escrito de los peticionarios

Remisión acta de entendimiento de solución amistosa

Remisión acuerdo de solución

amistosa

Remisión otro si del acuerdo de solución amistosa

Procesos CIDH

Remisión nota conjunta

Remisión informe de cumplimiento acuerdo do solución amistosa

Nota remisoria misión

Informe de Inadmisibilidad

Informe artículo SO


de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

Página 2 de 3

■ r O D ÍG O S

D EPEN DEN CIA £ERJE ¿U e SgR lg

DFSCREPCIOW D O CUM EN TAL

tipoO o cum enjal

TIP O DOCUM ENTAL,


_ .. Na'tiwoDigitalizado B e a , 6„ ,c

DISPOSICION FINAL


Informe sobre admisibilidad


Negación de prórroga

Requerimientos ClDH

Observaciones de admisibilidad

Observaciones de fondo

Solicitud de información a entidades

Solicitud de Información de Entidades*

Respuesta solicitud de Información de

Entidades*

Derecho de Petición*

Respuesta Derecho de Petición*

Acuso de recibido do notas y observaciones

Solicitud de prórroga


Electrónico

Original OigitalizadoNativo

Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico

NativoElectrónico


Electrónico


Electrónico


1 Electrónicoi


Electrónico


Electrónico


Electrónico

Convenciones:

DISPOSICION FINAL

CT: CONSERVACION TO TAL E: ELIMINACION S: SELECCION

PROCEDIMIENTOReproducción: Proceso de Mlcrofilmación y/o Digitallzación con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley £27 de 1999 Art.ll al 13 y Ley 594 de 2000 A rt 19,Decreto 2527 de 1950 art. 1, Ley 39 de 1981 art. 2, Ley 270 de 1996 art 95,Decreto 33S4 de 19S4. Art único. El medio técnico será utilizado como medio de consulta más no so debo destruir el oriainaL


Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad. Fiabllidady la disponibilidad de los


Refreshing: Proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro,(incluyo copiado al mismo tipo do medio.

GD-F-10 V.4

Aprobaciones:

Fecha:


Resolución N® 391 de 26 de diciembre de 2( Resolución N®134 de 16 de marzo de 2018, Resoución Ne 407 de 29 de agosto de 2( Firmas:

Elaboró: F A N N Y S A LAZAR

Acta de Comité Institucional de Cestióny Desempeño N° n r .n - ifi

Kesponsable Gestión Documental

Página 3 de 3

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL i Agenda Nacional d« …€¦ · decreto 4085 de 2011 decreto 915...

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Transcript of TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL i Agenda Nacional d« …€¦ · decreto 4085 de 2011 decreto 915...