PROPUESTA DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ......Elaboración y presentación de la propuesta de...

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TECNICA JUAN MANUEL

RUDAS

GESTION: ADMINISTRATIVA

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FECHA OCTUBRE 20 DE 2015

ELABORO FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTA

PROCESO:GESTION DOCUMENTAL

ELABORACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PROPUESTA DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

INSTITUCION EDUCATIVA JUAN MANUEL RUDAS

HONDA - TOLIMA

2017


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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

DENOMINACION: ELABORACION DE LAS TABLAS DE

RETENCION DOCUMENTAL INSTITUCIONEDUCATIVA JUAN MANUEL RUDAS

HONDA- TOLIMA

CONTRATISTA: CARLOS ANDRES CHAMBUETA B

T.P 706

CONTRANTANTE: INSTITUCIONEDUCATIVA JUAN MANUEL RUDAS

HONDA- TOLIMA

DIRECCION: Carrera 13 A N 19-159 Alto San Juan de Dios E-MAIL [email protected]

TELEFONO:

FECHA: 2017

mailto:[email protected]


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CONTENIDO

INTRODUCCION

OBJETIVOS

1. METODOLOGIA

2. INVESTIGACIÒN PRELIMINAR.

2.1 Compilación de Información

2.2 Reseña Histórica.

2.3 Misión.

2.4 Visión.

2.5 Estructura Orgánico funcional y Manual de Funciones.

2.6 Aplicación de Encuesta Documental.

2.7 Inventarios

3. ANALISIS E INTERPRETACION DE INFORMACION RECOLECTADA.

3.1 Recolección de Información

3.2 Conformación de cuadros de clasificación

3.2.1 Determinación de las Series, Sub series y Tipos.

3.2.2 Propuesta de Valoración Documental

4. ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.

4.1 Explicación de la Tabla de Retención

4.2 Tiempos de Retención.

4.3 Sustentación de los Procedimientos

4.4 Tabla de Retención Documental..

5. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION

5.1 Apertura de series Documentales

5.2 Organización de Archivos de Gestión

6 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

6.1 Pasos Metodológicos para Efectuar las Transferencias Documentales

6.2 Eliminación de Documentos

7 GLOSARIO DE TÉRMINOS RELACIONADOS.

8 NORMOGRAMA.

ANEXOS

Organigrama.

Manual de funciones.

Cuadro de codificación de unidades Administrativas.

Cuadros de clasificación.

Actas de comité.


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INTRODUCCION

Se ha realizado el proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental de la

Institución Educativa Juan Manuel Rudas del Municipio de Honda, con el fin de contar con

una herramienta que permita la administración y manejo de la gestión documental de

manera racional y eficiente, como parte de los procesos de modernización de la gestión

administrativa.

Los lineamientos para la elaboración de las Tablas de Retención Documental TRD se

tomaron de los establecidos por el Archivo General de la Nación en la normativa emanada

para tal fin y como punto de partida Ley 594 de 2000 o Ley General de archivo.


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OBJETIVOS

Aplicar la metodología establecida por el Archivo General de la Nación para la

elaboración de la Tablas de Retención Documental – TRD.

Elaborar los cuadros de clasificación documental de la Institución Educativa.

Elaborar las Tablas de Retención documental de la Institución Educativa Juan

Manuel Rudas en cumplimiento de la Ley 594 de 2000.

Identificar los responsables de la producción documental en la Institución

Educativa.

Establecer los procedimientos para la gestión documental en cada etapa del ciclo

vital de los documentos.


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1. METODOLOGIA

La elaboración de las Tablas de Retención Documental se realizó con base a la

información recolectada por el equipo de trabajo dentro de los que se destaca el manual

de funciones de la Institución Educativa, se revisó la documentación relacionada con la

creación, conformación y cambios que ha tenido a través del tiempo, se aplicaron las

respectivas encuestas documentales a cada una de la unidades productoras. Para el

desarrollo metodológico se tomó como referencia la guía para elaboración de tablas de

retención del Archivo General de la Nación, los cuales se evidencian en cada una de las

etapas plasmadas en este documento.

1. Compilación de información.

2. Entrevista con los productores de los documentos de la entidad.

3. Análisis e interpretación de la información recolectada.

4. Elaboración y presentación de la propuesta de Tablas de Retención Documental.

2. INVESTIGACIÒN PRELIMINAR.

Con base a al manual de funciones de la Institución Educativa y la estructura orgánico

funcional se procedió a la aplicación de encuestas documentales a cada una de las

unidades administrativas, es con el fin de establecer la documentación producida por cada

unidad.

2.1 Compilación de Información

El proceso de compilación de la información se realizó mediante la entrevista a los

funcionarios de la Institución Educativa para identificar la documentación que permita

construir de manera cronológica la creación y puesta en funcionamiento y de aquellos que

brindan lineamientos para el desarrollo de las funciones propias de la Institución

Educativa tales como Resoluciones, Decretos, Leyes y Acuerdos.

La información que se tomó como base para identificar la producción documental ha sido

los Manuales de Funciones e inventarios y otros registros que permitieron establecer la

estructura y conformación de la entidad.


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2.2 Reseña Histórica.

La institución nace con el nombre primeramente de escuela Urbana Juan Manuel Rudas,

en el año de 1.922. Este nombre fue adoptado para honrar la memoria de este insigne

político, educador y hombre de letras de la vida nacional. Ubicándose en la zona

central, cultural y Administrativa de la Ciudad de los Puentes, más exactamente en el

Barrio “El Carmen”. Inicialmente, su radio de acción involucraba a una serie de

comunidades de los Barrios: El Carmen, La Sonrisa, calle San Miguel, la Avenida de los

Estudiantes, Avenida Pacho Mario, La Magdalena, El Retiro, El Refugio y cuya población

está conformada por familias de escasos recursos económicos, en su gran mayoría

pescadores artesanales, Independientes.

Para el año 1972 en razón a que las instalaciones en las que funcionaba ésta institución

se encontraban en mal estado, su director Álvaro Otálora Leal, en una decisión audaz y

autónoma, decide trasladar a sus estudiantes a las instalaciones de un edificio, que había

sido diseñado para un centro comercial, que se ubicaba en la carrera 13A No. 19-159,

donde funciona actualmente. Conserva por tanto, las características de su centralidad,

pero aumentando su radio de acción a los nuevos barrios y comunidades que con el paso

del tiempo se han desarrollado en la ciudad, entre ellos se destacan: Alto San Juan de

Dios y Nuevo Ambalemita.

Dentro de la dinámica propia de los procesos históricos sociales y educativos del país, y

con el respeto a disposiciones legales, la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima,

ha expedido sendas Resoluciones donde se fortalece a la Institución en el campo

académico y reglamentario.

Resolución No. 0928 de Agosto 16 de 2.002, por la cual se integra la Escuela Urbana

Mixta “PUEBLO NUEVO” al Instituto Técnico JUAN MANUEL RUDAS” y se cambia el

nombre de Instituto Técnico JUAN MANUEL RUDAS por el de Institución Educativa

Técnica.

Resolución No. 0520 de Julio 12 de 2.005, por la cual se autoriza el funcionamiento de la

Jornada Nocturna por Ciclos Lectivos Especiales Integrados (C.L.E.I) I, II, III, IV) de la

Educación Básica y I, II de la Educación Media Académica a la Institución Educativa

Técnica JUAN MANUEL RUDAS” Modalidad: presencial, Género: masculino y femenino,

Calendario A, de Naturaleza Oficial.

2.3 Misión.


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Formación integral de educandos con énfasis en tecnología informática, reconocimiento

de valores para la convivencia pacífica, la solución de conflictos internos y correctivos

pedagógicos tendientes a fortalecer la relación con los demás miembros de la comunidad.

2.4 Visión.

Preparar estudiantes para que se proyecten en la adquisición, creación, adaptación y

elaboración de tecnología informática pertinente en los procesos de producción y

desarrollo de lo local, regional, nacional y global; para que sean ciudadanos de bien e

interactúen en lo cívico, social, cultural, turístico, ético y moral con su comunidad.

2.5 Estructura Orgánico funcional y Manual de Funciones.

Se presenta el organigrama que actualmente tiene establecido la Institución Educativa, la

cual integra 5 unidades administrativas, las cuales contienen dentro de su estructura

grupos asesores y cargos de las unidades, con esto se aclara que la codificación en la

tabla de retención llega al tercer nivel de la estructura pero solo en relación con el área

administrativa.

El Manual de funciones se encuentra adoptado por Decreto número 0325 del 4 de marzo

del 2013, Por medio del cual se deroga 0404 del 19 de junio de 2007 y se adopta el nuevo

manual de funciones, competencias y requisitos mínimos de los cargos administrativos de

las Instituciones educativas asignados a la Secretaria de Educación y Cultura.

Organigrama.

La estructura orgánico funcional se adoptó mediante Resolución 44 del 12 de julio de

2017, por medio del cual se establece la estructura orgánica administrativa y planta de

personal de la Institución educativa Juan Manuel

Rudas.


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2.6 Aplicación de Encuesta Documental.

Se aplicó la encuesta documental al personal responsable de administrar la información,

consolidada la información se procedió a verificar con el manual de funciones para

establecer la pertinencia de los documentos en las diferentes unidades administrativas y

la responsabilidad de los funcionarios frente a la información que se encuentra bajo su

custodia y determinar las series documentales que la integran. Ver anexo

2.7 Inventarios

Los archivos de la Institución cuentan con un inventario parcial, en cumplimiento del

Acuerdo 038 de 2002, la Institución Educativa adopta el Formato único de Inventario

Documental, para el registro y control de la documentación para las transferencias al

archivo central. Ver anexo

3. ANALISIS E INTERPRETACION DE INFORMACION RECOLECTADA.

3.1 Recolección de Información

Realizado el análisis de la información, se pudo establecer los diferentes valores que

presenta la documentación y a su vez determinar el tipo documental en cuanto a la

función que desarrolla para la administración.

3.2 Conformación de cuadros de clasificación

El proceso de elaboración de cuadros de clasificación documental, se desarrolló teniendo

en cuenta los manuales de funciones y la estructura orgánico funcional de la Institución

Educativa, por lo cual se definió la codificación para cada unidad administrativa.

UNIDAD ADMINISTRATIVA CODIGO

RECTORÍA 100

ADMINISTRATIVOS 110

SECRETARIA 111

SERVICIOS GENERALES 112

COORDINACION ACADEMICA 120


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CUADRO DE CODIFICACION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS


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3.2.1 Determinación de las Series, Sub series y Tipos.

La determinación de las series y sub series se realizó, luego del análisis de la información

que se recolecto en la encuesta documental y de los cuadros de clasificación documental,

elaborados de las mismas, lo cual permitió reflejar las series y sub series que la

conforman.

Cuadro de codificación de Series y Sub series

Al identificar las series y sub series documentales de cada secretaria y dirección, se

procede a realizar la codificación teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional, de

tal manera que refleje la jerarquía con el numero asignado, seguido se identifica el código

de la serie y sub serie documental correspondiente.

CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE

02 ACTAS 01 ACTAS DE COMISION DE

EVALUACION Y PROMOCION

02 ACTAS 03 ACTAS DE COMITÉ DE

CONVIVENCIA

02 ACTAS 04 ACTAS DE CONSEJO

ACADEMICO

02 ACTAS 05 ACTAS DE CONSEJO DE

ESTUDIANTES

02 ACTAS 06 ACTAS DE CONSEJO DE

PADRES DE FAMILIA

02 ACTAS 09 ACTAS DE IZADA DE

BANDERA

02 ACTAS 10 ACTAS DE PROMOCION

ANTICIPADA

02 ACTAS 11 ACTAS DE RECUPERACION

ACADEMICA

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

RECTORIA 120COORDINACION

ACADEMICA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE SOPORTE

NORMATIVO

100

3.2.2 Propuesta de Valoración Documental

La valoración documental se realizó teniendo en cuenta:

Valoración Documental

Para entrar a proponer los tiempos de conservación a cada subserie documental se

realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios:

• valor administrativo

• legal - Jurídico

• fiscal

• contable

• Técnico


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los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en

cuenta su utilidad para la ciencia la cultura y la investigación adicionalmente es este

proceso se tuvo presentes los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no

predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y

plazo precaucionar para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente,

y para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos

con la aprobación inicial de los responsables de archivo, los jefes de cada unidad

productora y posteriormente del comité de archivo de la entidad es decir que para todos

los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas la

valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada subserie

documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de

conservación y disposición final en el archivo de gestión, central y archivo histórico.

• Histórico

• Científico

• Cultural

Valor legal:

Ley 80 de 1993. Artículo 55. DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE

RESPONSABILIDAD CONTRATUAL. La acción civil deribada de las acciones a que se

refieren los artículos 50, 51, 52, y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20)

años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá

en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

Codigo Penal: Artículo 83. Término de prescripción de la acción penal. Adicionado por la

Ley 1154 de 2007, Modificado por el art. 1, Ley 1309 de 2009. La acción penal prescribirá

en un tiempo igual al máximo de la pena fijada en la ley, si fuere privativa de la libertad,

pero en ningún caso será inferior a cinco (5) años, ni excederá de veinte (20), salvo lo

dispuesto en el inciso siguiente de este artículo.

Modificado por el art. 1, Ley 1309 de 2009, Modificado por el art. 1, Ley 1426 de 2010,

Modificado por el art. 16, Ley 1719 de 2014. El término de prescripción para las conductas

punibles de genocidio, desaparición forzada, tortura y desplazamiento forzado, será de

treinta (30) años.

En las conductas punibles que tengan señalada pena no privativa de la libertad, la acción

penal prescribirá en cinco (5) años.

Para este efecto se tendrán en cuenta las causales sustanciales modificadoras de la

punibilidad.


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Modificado por el art. 14, Ley 1474 de 2011. Al servidor público que en ejercicio de sus

funciones, de su cargo o con ocasión de ellos realice una conducta punible o participe en

ella, el término de prescripción se aumentará en una tercera parte.

También se aumentará el término de prescripción, en la mitad, cuando la conducta

punible se hubiere iniciado o consumado en el exterior.

En todo caso, cuando se aumente el término de prescripción, no se excederá el límite

máximo fijado.

Valor Contable:

Ley 962 de 2005 Ley anti trámites, Articulo 28 RACIONALIZACIÓN DE LA

CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del

comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir

de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto,

a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico,

magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se

encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.

Valor Administrativo:

Artículo 264 del CST, ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS 1. Las empresas obligadas al

pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer

de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados.

Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el

tiempo de servicio o el salario, es admisible para aprobarlos cualquiera otra prueba

reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del Trabajo competente, a

solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva.

Valor Fiscal

Estatuto tributario articulo 632, deber de conservar informaciones y pruebas, Para efectos

del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos

Nacionales, (Hoy UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) las personas o

entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un

período mínimo de cinco (5) años*, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al


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de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y

pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando

ésta así lo requiera:

Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de

contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a

los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos,

pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos,

impuestos y retenciones consignados en ellos.

Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los

medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan

derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y

demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores

necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y

en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos

correspondientes.

La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de

agente retenedor.

Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago

correspondientes.

.

Tiempos de Retención.

Los tiempos de retención definidos en la Tablas, es el resultado de la información

registrada en la encuesta documental, para los tiempos de retención en los archivos de

gestión se tuvo en cuenta el nivel y frecuencia de consulta por las oficinas. Para la

retención en el archivo central se consideró el valor documental de las series y su tiempo

es complementario, esto quiere decir que para una serie con valor administrativo a 7

años, y en el archivo de gestión se registró (2 años), el tiempo restante será adicionado

en el archivo central (5 años)

MATRIZ DE TIEMPOS DE RETENCION

VALORES TIEMPO

VALORES PRIMARIOS

ADMINISTRATIVO 5 – 10 – 20 – 30 – 80 AÑOS

LEGAL – JURIDICO 10 – 20 – 30 AÑOS

FISCAL 20 AÑOS


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CONTABLE 20 AÑOS

TECNICO 10 – 20 – 30 AÑOS

VALORES SECUNDARIOS

HISTORICO CONSERVACION TOTAL (CT)

CIENTIFICO CONSERVACION TOTAL (CT)

CULTURAL CONSERVACION TOTAL (CT)

4. ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.

La elaboración de la Tabla de Retención se realizó, luego del análisis de la información

que se recolecto en la encuesta documental y de los cuadros de clasificación documental,

elaborados de las mismas, lo cual permitió reflejar las series y sub series que la

conforman, y establecer los valores para los tiempos de retención en las diferentes etapas

del ciclo vital de los documentos.

La codificación las series se establecen en orden alfabético dentro de cada unidad

administrativa, así como el orden alfabético de cada sub serie documental dentro de la

serie a la que pertenece. Cada serie o sub serie contiene los tipos documentales que la

conforman.

Las Tablas de Retención se presentaron al comité interno de archivo el cual fue creado

mediante Resolución 43 del 2017.

4.1 Explicación de la Tabla de Retención

Entidad productora se coloca el nombre completo de la institución, así se identifica la entidad que produjo los documentos Oficina productora: corresponde a la unidad administrativa (oficina, dependencia, sección o grupo), productora y receptora de los documentos tramitados en ejercicio de sus funciones. Código: en este campo se consignara el número asignado a las series y subserie documentales. Series, subserie y tipos documentales: se anota el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructurar y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Es decir, se registra el nombre de la serie, subserie y tipos documentales que configuran los expedientes. Para facilitar la visualización e identificación en el cuadro de Tablas de Retención Documental, las series, subserie y tipos documentales se escribieron cumpliendo las siguientes características en cuanto a tipo de letra:


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Serie: Capital Mayúscula sostenida y en negrita Subserie: Mayúscula sostenida en negrilla Tipos Documentales: en minúscula Retención: En este campo se define y registra el número de años que la unidad

documental permanecerá de acuerdo con su ciclo vital en el Archivo de Gestión (AG) y en el Archivo Central (AC). Retención en el Archivo de Gestión (AG) se determina en años el tiempo de

permanencia de los documentos en este. Retención en el Archivo Central (AC): en este archivo se salvaguardan los documentos originales, para ofrecer el servicio de consulta a las diferentes dependencias de la entidad y por un plazo precauciona de las series determinadas en años Disposición Final: corresponde a la selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades con miras a su conservación total (CT), selección (S), conservación en otros soportes (M/D) o eliminación (E). Conservación Total (CT): para aquellas series y subseries que tienen valor permanente ya sea por disposición legal o que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimiento y políticas de la institución. Así mismo, son patrimonio documental los documentos producidos, utilizados y conservados para la investigación, la ciencia y la cultura. Eliminación (E): procesos mediantes el cual se destruyen los documentos que han

perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. Microfilmación u otros Soporte (M/D): Técnicas como la digitalización y microfilmación.

Selección (S): proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo. Procedimiento: en esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, otros soportes y eliminación.

Para la selección de los documentos se tomara la muestra aleatoria de la totalidad de las

carpetas que pertenecen a la serie documental, el porcentaje a tomar será del 10% en

todos los casos.

Ver instructivo para diligenciar formato de TRD.

4.2 Tiempos de Retención.

Los tiempos de retención establecidos en la Tablas, han sido el reflejo de un proceso de estudio y análisis de la información recolectada por el equipo de trabajo, con cada uno de


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los responsables de la documentación y los valores que presentan, es así como se pudo definir los momentos en cada uno etapa del ciclo vital. 4.3 Sustentación de los Procedimientos

Establece las acciones a seguir teniendo en cuenta el tipo de serie documental, los valores que esta representa para la Entidad, con base a su misión y gestión. El objetivo es asegurar que los documentos de conservación permanente, se transfieran y se inicie un tratamiento especial con ellos para garantizar su conservación y la eliminación de manera controlada evitando el crecimiento exponencial de los archivos en los depósitos.

Conservación Total

La Conservación Total (CT), consiste en realizar la trasferencia de las series que revisten este procedimiento, que por su valor y contenido ameritan que se tengan de manera permanente para consultas futuras y evidencia de las actividades de la Institución Educativa. Este procedimiento recomienda que se aplique herramientas que permitan la buena conservación y durabilidad de los documentos, tales como la microfilmación o digitalización de los documentos.

En la tabla de valoración se ve reflejado de la siguiente manera: CT - Por ser Documentos de carácter Misional revisten valor histórico, por lo que se deben conservar permanentemente, para garantizar su durabilidad se pueden aplicar procedimiento de microfilmación o digitalización. (Ley 100/93, Decreto 1860/94, 115/94 y Ley 594/2000)

Microfilmación de Documentos La microfilmación (M), procedimiento que se aplica a aquellos documentos que presentan importancia para la entidad, para lo cual se define las series misionales y las muestras que se han recolectado para la conservación dentro del archivo. La microfilmación o Digitalización de documentos se aplica con el fin de garantizar la durabilidad del documento físico mediante la consulta de los soportes en estos medios. Para los casos de M/D en el procedimiento se realiza la anotación la cual establece en la tabla de valoración documental: “para garantizar su durabilidad se pueden aplicar procedimiento de microfilmación o digitalización. (Ley 100/93, Decreto 1860/94, 115/94 y Ley 594/2000)”


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Eliminación de documentos

Para la actividad de eliminación de documentos se tiene en cuenta que los procedimientos establecidos en la tabla de Valoración documental, y siempre mediante acta que será presentada al comité de archivo de la Entidad, quienes son los autorizados para este tipo de toma de decisiones. La Eliminación (E), acción que busca garantizar el control normalizado de crecimiento del archivo a través de la destrucción de los documentos que han perdido sus valores. Para la eliminación se procede a presentar al Comité Interno de Archivo la respectiva acta de eliminación, una vez aprobada la eliminación se realizará picando total de los documentos. En procedimiento en la tabla de Valoración se registra: E- Valor administrativo cumplido su ciclo vital, no genera valores secundarios por lo cual se debe proceder a eliminar, mediante acta avalada por el comité de archivo. Para realizar la eliminación se debe levantar el respectivo inventario documental en el formato establecido por el Archivo General de la Nación.

Selección Documental La selección documental (S), se aplica a aquellos documentos o expedientes que por su contenido a trascendencia deben ser conservados solo un porcentaje del total de los documentos pertenecientes a la serie documental, de tal manera que la muestra se tomara ya sea aleatoria de 10% para aquellos que se tiene un gran volumen de producción o muestra representativa del 5% sobre aquellos que por su contenido ameritan ser conservados. En la tabla de Valoración el procedimiento define: S -Después de cumplido su tiempo de retención se toma muestra representativa del XXX% sobre el total de la información a eliminar, para su conservación y proceder a y aplicar microfilmación.

Nota: para lagunas series específicamente se establece los porcentajes y tipo de muestra a tomar, esto basado en las características propias de los documentos que la conforman.


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4.4 Tabla de Retención Documental.

ENTIDAD PRODUCTORA: _________________________________ HOJA:__________ DE:__________

OFICINA PRODUCTORA: __________________________________ CODIGO:

Archivo de Archivo CT E M SGestión Central

CONVENCIONES

AC: ARCHIVO CENTRAL M: MICROFILMACION E: ELIMINACION Fecha: ________________________________

RETENCIÓN Dispocición FinalPROCEDIMIENTOS

AG: ARCHIVOS DE GESTION CT: CONSERVACION TOTAL S: SELECCIÓN Firma responsable: _______________________________

REPUBLICA DE COLOMBIA


FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGOSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

5. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION

La Tabla de Retención Documental una vez convalidada será implementada en la

Institución Educativa y serán la base para la organización de los archivos de gestión, su

aplicación se definirá de carácter obligatorio para todas las dependencias y los

funcionarios responsables de las mismas.

5.1 Apertura de series Documentales

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

El expurgo conviene realizarlo inmediatamente después de cerrarse el trámite para evitar

la acumulación innecesaria de papeles en los archivos de gestión Si no se hiciera en este


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momento, se deberá realizar en la fase de preparación de la transferencia de los

documentos al Archivo Central.

5.2 Organización de Archivos de Gestión

Los archivos de Gestión serán organizados teniendo en cuenta lo estipulado en la Tabla

de Retención Documental, basados en el principio de procedencia. La organización de

archivos contara con un instructivo que permitirá de manera clara realizar cada una de las

actividades que integran el proceso.

Es importante aclarar que existen documentos que no se encuentran reflejados en la

Tablas de Retención, estos documentos se identifican como documentos de apoyo los

cuales sirve para el desarrollo de las actividades propia de cada dependencia pero que

carecen de valor para la Institución, por lo cual se eliminaran en el momento en que ya no

se haga uso de los mismos.

La eliminación se realizara mediante el respectivo levantamiento de inventario y

presentado al comité interno de archivo para su aprobación.

6 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la propuesta de Tabla de Retención Documental se debe proceder a normalizar el proceso de transferencia documentales, el cual aplicara tanto para las transferencias primarias como para las secundarias. Para este proceso se implementara el formato único de inventarios documental tal y como se regula en el acuerdo 038 de 2002 de Archivo General de la Nación (ver Anexo) y para su diligenciamiento se trabajara el instructivo formato único de inventario documental (ver Anexo) Cada año el Archivo Central en los tres primeros meses, realizara el calendario de transferencia documentales y coordinara dicho proceso.

6.1 Pasos Metodológicos para Efectuar las Transferencias Documentales

Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental

Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando existe original, realice selección natural.

Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.

Los documentos se enviaran al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior.

Elabore el formato de inventario Único Documental


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El formato de inventario Único Documental será firmado por el jefe de la oficina

productora de los documentos y el jefe de Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.

Las carpetas deben ir debidamente diligenciadas el estique de cada una de ellas No se aceptaran unidades de conservación identificados con documentos varios o

misceláneos Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el

archivo central y aplicando la Tabla de Retención Documentación.

6.2 Eliminación de Documentos

Para la actividad de eliminación de documentos se tiene en cuenta que los procedimientos

establecidos en la tabla de retención documental, y siempre mediante acta que será

presentada al comité de archivo de la Institución Educativa quienes son los autorizados

para este tipo de toma de decisiones.

El proceso de eliminación se realizara mediante el picado de los documentos con el fin de

garantizar que no se presente un uso indebido de los mismos por personas inescrupulosas

7 GLOSARIO DE TÉRMINOS RELACIONADOS.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o institución que produce, para los cuidados, o para fuente de historia.

ARCHIVO TOTAL: hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital, Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, y subsección, de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la entidad.

DESCRIPCION DOCUMENTAL: proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permitan su identificación localización y recuperación para la investigación.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: selección de los documentos en cualquiera de sus tres fases, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las


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entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

IDENTIFICACION DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivística en que se sustentan la estructura del fondo.

INVENTARIO: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar

LEY GENERAL DE ARCHIVOS: Ley que establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

MUESTREO: operación por la cual se conservan cierto documentos de carácter representativo, que se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, numéricos, etc., temáticos y otros.

RETENCION DE DOCUMENTOS: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental

SELECCION DOCUMENTAL: proceso técnico por el cual se determina el destino final de la documentación bien sea eliminación o su conservación total o parcial.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano productor, como consecuencia del ejercicio de funciones específicas.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

TIPO DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales o documentos relacionados con el mismo tema (HVE), estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: unidad técnico-operativa de una institución.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Puede ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro o un tomo.

UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando esta constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.


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VALOR ADMINISTRATIVO: aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de su procedimiento y actividades.

VALOR PRIMARIO: es el que tiene los documentos mientras sirven a la institución productora y al indicar, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.

VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

VALORACION DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

8 NORMOGRAMA.

Descripción de la Norma

Objeto

Observaciones

NORMAS BASICAS PARA LA ELABORACION DE TRD

Resolución No. 1042 de Diciembre 23 de 1.996

por la cual se concede licencia para ampliación de

servicios en los Grados Sexto, Séptimo, Octavo y

Noveno de Educación Básica, en el ciclo

Secundaria

Resolución No. 0928 de Agosto 16 de 2.002

por la cual se integra la Escuela Urbana Mixta “PUEBLO NUEVO” al Instituto Técnico JUAN MANUEL RUDAS” y se cambia el nombre de Instituto Técnico JUAN MANUEL RUDAS por el de Institución Educativa Técnica

Decreto número 0325 del 4 de marzo del 2013

Por medio del cual se deroga 0404 del 19 de junio de 2007 y se adopta el nuevo manual de funciones, competencias y requisitos mínimos de los cargos administrativos de las Instituciones educativas asignados a la Secretaria de Educación y Cultura

Resolución 44 de 2017

Por medio del cual se establece la estructura orgánica administrativa y planta de personal de la Institución Educativa Juan Manuel Rudas.

NORMAS COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACION DE TRD

Resolución 43 de 2012

Por medio del cual se crea el Comité interno de

archivo de la Institución Educativa Juan Manuel

Rudas y se establecen sus funciones


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NORMAS COMPLEMENTARIAS DE ORDEN NACIONAL

Acuerdo AGN 60 de 2001

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos


Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000


Reglamento General de Archivos


Establece criterios para la organización de archivos de gestión de las entidades

Circular AGN 04 de 2003

Historias Laborales

Código Contencioso Administrativo

Código Contencioso Administrativo

Decreto Nivel Nacional 21 50 de 1995

Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

Decreto Nivel Nacional 2527 de 1950

Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio

Decreto Nivel Nacional 2649 de 1993

Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia

Decreto 869 de 2010

Por el cual se reglamenta el Examen de Estado de la Educación Media, ICFES - SABER 11°.

Decreto 2609 de 2012

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado


Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado


Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de


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la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.


Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales.


Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Cultura.

Ley Nivel Nacional 80 de 1993

Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Ley 115 de 1994

Por la cual se expide la ley general de educación


Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.


Establece reglas y principios generales que regulan la función archivística

Ley Nivel

Nacional 1150

de 2007

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.


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ANEXOS

PROPUESTA DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ......Elaboración y presentación de la propuesta de...

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