INSTITUCIÓN EDUCATIVA TECNICA JUAN MANUEL
RUDAS
GESTION: ADMINISTRATIVA
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FECHA OCTUBRE 20 DE 2015
ELABORO FUNCIONARIOS Y
CONTRATISTA
PROCESO:GESTION DOCUMENTAL
ELABORACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROPUESTA DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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HONDA - TOLIMA
2017
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
DENOMINACION: ELABORACION DE LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL INSTITUCIONEDUCATIVA JUAN MANUEL RUDAS
HONDA- TOLIMA
CONTRATISTA: CARLOS ANDRES CHAMBUETA B
T.P 706
CONTRANTANTE: INSTITUCIONEDUCATIVA JUAN MANUEL RUDAS
HONDA- TOLIMA
DIRECCION: Carrera 13 A N 19-159 Alto San Juan de Dios E-MAIL [email protected]
TELEFONO:
FECHA: 2017
mailto:[email protected]
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CONTENIDO
INTRODUCCION
OBJETIVOS
1. METODOLOGIA
2. INVESTIGACIÒN PRELIMINAR.
2.1 Compilación de Información
2.2 Reseña Histórica.
2.3 Misión.
2.4 Visión.
2.5 Estructura Orgánico funcional y Manual de Funciones.
2.6 Aplicación de Encuesta Documental.
2.7 Inventarios
3. ANALISIS E INTERPRETACION DE INFORMACION RECOLECTADA.
3.1 Recolección de Información
3.2 Conformación de cuadros de clasificación
3.2.1 Determinación de las Series, Sub series y Tipos.
3.2.2 Propuesta de Valoración Documental
4. ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.
4.1 Explicación de la Tabla de Retención
4.2 Tiempos de Retención.
4.3 Sustentación de los Procedimientos
4.4 Tabla de Retención Documental..
5. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION
5.1 Apertura de series Documentales
5.2 Organización de Archivos de Gestión
6 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
6.1 Pasos Metodológicos para Efectuar las Transferencias Documentales
6.2 Eliminación de Documentos
7 GLOSARIO DE TÉRMINOS RELACIONADOS.
8 NORMOGRAMA.
ANEXOS
Organigrama.
Manual de funciones.
Cuadro de codificación de unidades Administrativas.
Cuadros de clasificación.
Actas de comité.
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INTRODUCCION
Se ha realizado el proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental de la
Institución Educativa Juan Manuel Rudas del Municipio de Honda, con el fin de contar con
una herramienta que permita la administración y manejo de la gestión documental de
manera racional y eficiente, como parte de los procesos de modernización de la gestión
administrativa.
Los lineamientos para la elaboración de las Tablas de Retención Documental TRD se
tomaron de los establecidos por el Archivo General de la Nación en la normativa emanada
para tal fin y como punto de partida Ley 594 de 2000 o Ley General de archivo.
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OBJETIVOS
Aplicar la metodología establecida por el Archivo General de la Nación para la
elaboración de la Tablas de Retención Documental – TRD.
Elaborar los cuadros de clasificación documental de la Institución Educativa.
Elaborar las Tablas de Retención documental de la Institución Educativa Juan
Manuel Rudas en cumplimiento de la Ley 594 de 2000.
Identificar los responsables de la producción documental en la Institución
Educativa.
Establecer los procedimientos para la gestión documental en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
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1. METODOLOGIA
La elaboración de las Tablas de Retención Documental se realizó con base a la
información recolectada por el equipo de trabajo dentro de los que se destaca el manual
de funciones de la Institución Educativa, se revisó la documentación relacionada con la
creación, conformación y cambios que ha tenido a través del tiempo, se aplicaron las
respectivas encuestas documentales a cada una de la unidades productoras. Para el
desarrollo metodológico se tomó como referencia la guía para elaboración de tablas de
retención del Archivo General de la Nación, los cuales se evidencian en cada una de las
etapas plasmadas en este documento.
1. Compilación de información.
2. Entrevista con los productores de los documentos de la entidad.
3. Análisis e interpretación de la información recolectada.
4. Elaboración y presentación de la propuesta de Tablas de Retención Documental.
2. INVESTIGACIÒN PRELIMINAR.
Con base a al manual de funciones de la Institución Educativa y la estructura orgánico
funcional se procedió a la aplicación de encuestas documentales a cada una de las
unidades administrativas, es con el fin de establecer la documentación producida por cada
unidad.
2.1 Compilación de Información
El proceso de compilación de la información se realizó mediante la entrevista a los
funcionarios de la Institución Educativa para identificar la documentación que permita
construir de manera cronológica la creación y puesta en funcionamiento y de aquellos que
brindan lineamientos para el desarrollo de las funciones propias de la Institución
Educativa tales como Resoluciones, Decretos, Leyes y Acuerdos.
La información que se tomó como base para identificar la producción documental ha sido
los Manuales de Funciones e inventarios y otros registros que permitieron establecer la
estructura y conformación de la entidad.
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2.2 Reseña Histórica.
La institución nace con el nombre primeramente de escuela Urbana Juan Manuel Rudas,
en el año de 1.922. Este nombre fue adoptado para honrar la memoria de este insigne
político, educador y hombre de letras de la vida nacional. Ubicándose en la zona
central, cultural y Administrativa de la Ciudad de los Puentes, más exactamente en el
Barrio “El Carmen”. Inicialmente, su radio de acción involucraba a una serie de
comunidades de los Barrios: El Carmen, La Sonrisa, calle San Miguel, la Avenida de los
Estudiantes, Avenida Pacho Mario, La Magdalena, El Retiro, El Refugio y cuya población
está conformada por familias de escasos recursos económicos, en su gran mayoría
pescadores artesanales, Independientes.
Para el año 1972 en razón a que las instalaciones en las que funcionaba ésta institución
se encontraban en mal estado, su director Álvaro Otálora Leal, en una decisión audaz y
autónoma, decide trasladar a sus estudiantes a las instalaciones de un edificio, que había
sido diseñado para un centro comercial, que se ubicaba en la carrera 13A No. 19-159,
donde funciona actualmente. Conserva por tanto, las características de su centralidad,
pero aumentando su radio de acción a los nuevos barrios y comunidades que con el paso
del tiempo se han desarrollado en la ciudad, entre ellos se destacan: Alto San Juan de
Dios y Nuevo Ambalemita.
Dentro de la dinámica propia de los procesos históricos sociales y educativos del país, y
con el respeto a disposiciones legales, la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima,
ha expedido sendas Resoluciones donde se fortalece a la Institución en el campo
académico y reglamentario.
Resolución No. 0928 de Agosto 16 de 2.002, por la cual se integra la Escuela Urbana
Mixta “PUEBLO NUEVO” al Instituto Técnico JUAN MANUEL RUDAS” y se cambia el
nombre de Instituto Técnico JUAN MANUEL RUDAS por el de Institución Educativa
Técnica.
Resolución No. 0520 de Julio 12 de 2.005, por la cual se autoriza el funcionamiento de la
Jornada Nocturna por Ciclos Lectivos Especiales Integrados (C.L.E.I) I, II, III, IV) de la
Educación Básica y I, II de la Educación Media Académica a la Institución Educativa
Técnica JUAN MANUEL RUDAS” Modalidad: presencial, Género: masculino y femenino,
Calendario A, de Naturaleza Oficial.
2.3 Misión.
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Formación integral de educandos con énfasis en tecnología informática, reconocimiento
de valores para la convivencia pacífica, la solución de conflictos internos y correctivos
pedagógicos tendientes a fortalecer la relación con los demás miembros de la comunidad.
2.4 Visión.
Preparar estudiantes para que se proyecten en la adquisición, creación, adaptación y
elaboración de tecnología informática pertinente en los procesos de producción y
desarrollo de lo local, regional, nacional y global; para que sean ciudadanos de bien e
interactúen en lo cívico, social, cultural, turístico, ético y moral con su comunidad.
2.5 Estructura Orgánico funcional y Manual de Funciones.
Se presenta el organigrama que actualmente tiene establecido la Institución Educativa, la
cual integra 5 unidades administrativas, las cuales contienen dentro de su estructura
grupos asesores y cargos de las unidades, con esto se aclara que la codificación en la
tabla de retención llega al tercer nivel de la estructura pero solo en relación con el área
administrativa.
El Manual de funciones se encuentra adoptado por Decreto número 0325 del 4 de marzo
del 2013, Por medio del cual se deroga 0404 del 19 de junio de 2007 y se adopta el nuevo
manual de funciones, competencias y requisitos mínimos de los cargos administrativos de
las Instituciones educativas asignados a la Secretaria de Educación y Cultura.
Organigrama.
La estructura orgánico funcional se adoptó mediante Resolución 44 del 12 de julio de
2017, por medio del cual se establece la estructura orgánica administrativa y planta de
personal de la Institución educativa Juan Manuel
Rudas.
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2.6 Aplicación de Encuesta Documental.
Se aplicó la encuesta documental al personal responsable de administrar la información,
consolidada la información se procedió a verificar con el manual de funciones para
establecer la pertinencia de los documentos en las diferentes unidades administrativas y
la responsabilidad de los funcionarios frente a la información que se encuentra bajo su
custodia y determinar las series documentales que la integran. Ver anexo
2.7 Inventarios
Los archivos de la Institución cuentan con un inventario parcial, en cumplimiento del
Acuerdo 038 de 2002, la Institución Educativa adopta el Formato único de Inventario
Documental, para el registro y control de la documentación para las transferencias al
archivo central. Ver anexo
3. ANALISIS E INTERPRETACION DE INFORMACION RECOLECTADA.
3.1 Recolección de Información
Realizado el análisis de la información, se pudo establecer los diferentes valores que
presenta la documentación y a su vez determinar el tipo documental en cuanto a la
función que desarrolla para la administración.
3.2 Conformación de cuadros de clasificación
El proceso de elaboración de cuadros de clasificación documental, se desarrolló teniendo
en cuenta los manuales de funciones y la estructura orgánico funcional de la Institución
Educativa, por lo cual se definió la codificación para cada unidad administrativa.
UNIDAD ADMINISTRATIVA CODIGO
RECTORÍA 100
ADMINISTRATIVOS 110
SECRETARIA 111
SERVICIOS GENERALES 112
COORDINACION ACADEMICA 120
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CUADRO DE CODIFICACION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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3.2.1 Determinación de las Series, Sub series y Tipos.
La determinación de las series y sub series se realizó, luego del análisis de la información
que se recolecto en la encuesta documental y de los cuadros de clasificación documental,
elaborados de las mismas, lo cual permitió reflejar las series y sub series que la
conforman.
Cuadro de codificación de Series y Sub series
Al identificar las series y sub series documentales de cada secretaria y dirección, se
procede a realizar la codificación teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional, de
tal manera que refleje la jerarquía con el numero asignado, seguido se identifica el código
de la serie y sub serie documental correspondiente.
CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE
02 ACTAS 01 ACTAS DE COMISION DE
EVALUACION Y PROMOCION
02 ACTAS 03 ACTAS DE COMITÉ DE
CONVIVENCIA
02 ACTAS 04 ACTAS DE CONSEJO
ACADEMICO
02 ACTAS 05 ACTAS DE CONSEJO DE
ESTUDIANTES
02 ACTAS 06 ACTAS DE CONSEJO DE
PADRES DE FAMILIA
02 ACTAS 09 ACTAS DE IZADA DE
BANDERA
02 ACTAS 10 ACTAS DE PROMOCION
ANTICIPADA
02 ACTAS 11 ACTAS DE RECUPERACION
ACADEMICA
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
RECTORIA 120COORDINACION
ACADEMICA
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SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE SOPORTE
NORMATIVO
100
3.2.2 Propuesta de Valoración Documental
La valoración documental se realizó teniendo en cuenta:
Valoración Documental
Para entrar a proponer los tiempos de conservación a cada subserie documental se
realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios:
• valor administrativo
• legal - Jurídico
• fiscal
• contable
• Técnico
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los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en
cuenta su utilidad para la ciencia la cultura y la investigación adicionalmente es este
proceso se tuvo presentes los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no
predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y
plazo precaucionar para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente,
y para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos
con la aprobación inicial de los responsables de archivo, los jefes de cada unidad
productora y posteriormente del comité de archivo de la entidad es decir que para todos
los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas la
valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada subserie
documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de
conservación y disposición final en el archivo de gestión, central y archivo histórico.
• Histórico
• Científico
• Cultural
Valor legal:
Ley 80 de 1993. Artículo 55. DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE
RESPONSABILIDAD CONTRATUAL. La acción civil deribada de las acciones a que se
refieren los artículos 50, 51, 52, y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20)
años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá
en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.
Codigo Penal: Artículo 83. Término de prescripción de la acción penal. Adicionado por la
Ley 1154 de 2007, Modificado por el art. 1, Ley 1309 de 2009. La acción penal prescribirá
en un tiempo igual al máximo de la pena fijada en la ley, si fuere privativa de la libertad,
pero en ningún caso será inferior a cinco (5) años, ni excederá de veinte (20), salvo lo
dispuesto en el inciso siguiente de este artículo.
Modificado por el art. 1, Ley 1309 de 2009, Modificado por el art. 1, Ley 1426 de 2010,
Modificado por el art. 16, Ley 1719 de 2014. El término de prescripción para las conductas
punibles de genocidio, desaparición forzada, tortura y desplazamiento forzado, será de
treinta (30) años.
En las conductas punibles que tengan señalada pena no privativa de la libertad, la acción
penal prescribirá en cinco (5) años.
Para este efecto se tendrán en cuenta las causales sustanciales modificadoras de la
punibilidad.
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Modificado por el art. 14, Ley 1474 de 2011. Al servidor público que en ejercicio de sus
funciones, de su cargo o con ocasión de ellos realice una conducta punible o participe en
ella, el término de prescripción se aumentará en una tercera parte.
También se aumentará el término de prescripción, en la mitad, cuando la conducta
punible se hubiere iniciado o consumado en el exterior.
En todo caso, cuando se aumente el término de prescripción, no se excederá el límite
máximo fijado.
Valor Contable:
Ley 962 de 2005 Ley anti trámites, Articulo 28 RACIONALIZACIÓN DE LA
CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir
de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto,
a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico,
magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se
encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
Valor Administrativo:
Artículo 264 del CST, ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS 1. Las empresas obligadas al
pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer
de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados.
Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el
tiempo de servicio o el salario, es admisible para aprobarlos cualquiera otra prueba
reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del Trabajo competente, a
solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva.
Valor Fiscal
Estatuto tributario articulo 632, deber de conservar informaciones y pruebas, Para efectos
del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos
Nacionales, (Hoy UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) las personas o
entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un
período mínimo de cinco (5) años*, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al
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de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y
pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando
ésta así lo requiera:
Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de
contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a
los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos,
pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos,
impuestos y retenciones consignados en ellos.
Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los
medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.
Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan
derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y
demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores
necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y
en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos
correspondientes.
La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de
agente retenedor.
Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago
correspondientes.
.
Tiempos de Retención.
Los tiempos de retención definidos en la Tablas, es el resultado de la información
registrada en la encuesta documental, para los tiempos de retención en los archivos de
gestión se tuvo en cuenta el nivel y frecuencia de consulta por las oficinas. Para la
retención en el archivo central se consideró el valor documental de las series y su tiempo
es complementario, esto quiere decir que para una serie con valor administrativo a 7
años, y en el archivo de gestión se registró (2 años), el tiempo restante será adicionado
en el archivo central (5 años)
MATRIZ DE TIEMPOS DE RETENCION
VALORES TIEMPO
VALORES PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO 5 – 10 – 20 – 30 – 80 AÑOS
LEGAL – JURIDICO 10 – 20 – 30 AÑOS
FISCAL 20 AÑOS
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CONTABLE 20 AÑOS
TECNICO 10 – 20 – 30 AÑOS
VALORES SECUNDARIOS
HISTORICO CONSERVACION TOTAL (CT)
CIENTIFICO CONSERVACION TOTAL (CT)
CULTURAL CONSERVACION TOTAL (CT)
4. ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.
La elaboración de la Tabla de Retención se realizó, luego del análisis de la información
que se recolecto en la encuesta documental y de los cuadros de clasificación documental,
elaborados de las mismas, lo cual permitió reflejar las series y sub series que la
conforman, y establecer los valores para los tiempos de retención en las diferentes etapas
del ciclo vital de los documentos.
La codificación las series se establecen en orden alfabético dentro de cada unidad
administrativa, así como el orden alfabético de cada sub serie documental dentro de la
serie a la que pertenece. Cada serie o sub serie contiene los tipos documentales que la
conforman.
Las Tablas de Retención se presentaron al comité interno de archivo el cual fue creado
mediante Resolución 43 del 2017.
4.1 Explicación de la Tabla de Retención
Entidad productora se coloca el nombre completo de la institución, así se identifica la entidad que produjo los documentos Oficina productora: corresponde a la unidad administrativa (oficina, dependencia, sección o grupo), productora y receptora de los documentos tramitados en ejercicio de sus funciones. Código: en este campo se consignara el número asignado a las series y subserie documentales. Series, subserie y tipos documentales: se anota el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructurar y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Es decir, se registra el nombre de la serie, subserie y tipos documentales que configuran los expedientes. Para facilitar la visualización e identificación en el cuadro de Tablas de Retención Documental, las series, subserie y tipos documentales se escribieron cumpliendo las siguientes características en cuanto a tipo de letra:
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Serie: Capital Mayúscula sostenida y en negrita Subserie: Mayúscula sostenida en negrilla Tipos Documentales: en minúscula Retención: En este campo se define y registra el número de años que la unidad
documental permanecerá de acuerdo con su ciclo vital en el Archivo de Gestión (AG) y en el Archivo Central (AC). Retención en el Archivo de Gestión (AG) se determina en años el tiempo de
permanencia de los documentos en este. Retención en el Archivo Central (AC): en este archivo se salvaguardan los documentos originales, para ofrecer el servicio de consulta a las diferentes dependencias de la entidad y por un plazo precauciona de las series determinadas en años Disposición Final: corresponde a la selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades con miras a su conservación total (CT), selección (S), conservación en otros soportes (M/D) o eliminación (E). Conservación Total (CT): para aquellas series y subseries que tienen valor permanente ya sea por disposición legal o que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimiento y políticas de la institución. Así mismo, son patrimonio documental los documentos producidos, utilizados y conservados para la investigación, la ciencia y la cultura. Eliminación (E): procesos mediantes el cual se destruyen los documentos que han
perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. Microfilmación u otros Soporte (M/D): Técnicas como la digitalización y microfilmación.
Selección (S): proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo. Procedimiento: en esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, otros soportes y eliminación.
Para la selección de los documentos se tomara la muestra aleatoria de la totalidad de las
carpetas que pertenecen a la serie documental, el porcentaje a tomar será del 10% en
todos los casos.
Ver instructivo para diligenciar formato de TRD.
4.2 Tiempos de Retención.
Los tiempos de retención establecidos en la Tablas, han sido el reflejo de un proceso de estudio y análisis de la información recolectada por el equipo de trabajo, con cada uno de
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los responsables de la documentación y los valores que presentan, es así como se pudo definir los momentos en cada uno etapa del ciclo vital. 4.3 Sustentación de los Procedimientos
Establece las acciones a seguir teniendo en cuenta el tipo de serie documental, los valores que esta representa para la Entidad, con base a su misión y gestión. El objetivo es asegurar que los documentos de conservación permanente, se transfieran y se inicie un tratamiento especial con ellos para garantizar su conservación y la eliminación de manera controlada evitando el crecimiento exponencial de los archivos en los depósitos.
Conservación Total
La Conservación Total (CT), consiste en realizar la trasferencia de las series que revisten este procedimiento, que por su valor y contenido ameritan que se tengan de manera permanente para consultas futuras y evidencia de las actividades de la Institución Educativa. Este procedimiento recomienda que se aplique herramientas que permitan la buena conservación y durabilidad de los documentos, tales como la microfilmación o digitalización de los documentos.
En la tabla de valoración se ve reflejado de la siguiente manera: CT - Por ser Documentos de carácter Misional revisten valor histórico, por lo que se deben conservar permanentemente, para garantizar su durabilidad se pueden aplicar procedimiento de microfilmación o digitalización. (Ley 100/93, Decreto 1860/94, 115/94 y Ley 594/2000)
Microfilmación de Documentos La microfilmación (M), procedimiento que se aplica a aquellos documentos que presentan importancia para la entidad, para lo cual se define las series misionales y las muestras que se han recolectado para la conservación dentro del archivo. La microfilmación o Digitalización de documentos se aplica con el fin de garantizar la durabilidad del documento físico mediante la consulta de los soportes en estos medios. Para los casos de M/D en el procedimiento se realiza la anotación la cual establece en la tabla de valoración documental: “para garantizar su durabilidad se pueden aplicar procedimiento de microfilmación o digitalización. (Ley 100/93, Decreto 1860/94, 115/94 y Ley 594/2000)”
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Eliminación de documentos
Para la actividad de eliminación de documentos se tiene en cuenta que los procedimientos establecidos en la tabla de Valoración documental, y siempre mediante acta que será presentada al comité de archivo de la Entidad, quienes son los autorizados para este tipo de toma de decisiones. La Eliminación (E), acción que busca garantizar el control normalizado de crecimiento del archivo a través de la destrucción de los documentos que han perdido sus valores. Para la eliminación se procede a presentar al Comité Interno de Archivo la respectiva acta de eliminación, una vez aprobada la eliminación se realizará picando total de los documentos. En procedimiento en la tabla de Valoración se registra: E- Valor administrativo cumplido su ciclo vital, no genera valores secundarios por lo cual se debe proceder a eliminar, mediante acta avalada por el comité de archivo. Para realizar la eliminación se debe levantar el respectivo inventario documental en el formato establecido por el Archivo General de la Nación.
Selección Documental La selección documental (S), se aplica a aquellos documentos o expedientes que por su contenido a trascendencia deben ser conservados solo un porcentaje del total de los documentos pertenecientes a la serie documental, de tal manera que la muestra se tomara ya sea aleatoria de 10% para aquellos que se tiene un gran volumen de producción o muestra representativa del 5% sobre aquellos que por su contenido ameritan ser conservados. En la tabla de Valoración el procedimiento define: S -Después de cumplido su tiempo de retención se toma muestra representativa del XXX% sobre el total de la información a eliminar, para su conservación y proceder a y aplicar microfilmación.
Nota: para lagunas series específicamente se establece los porcentajes y tipo de muestra a tomar, esto basado en las características propias de los documentos que la conforman.
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4.4 Tabla de Retención Documental.
ENTIDAD PRODUCTORA: _________________________________ HOJA:__________ DE:__________
OFICINA PRODUCTORA: __________________________________ CODIGO:
Archivo de Archivo CT E M SGestión Central
CONVENCIONES
AC: ARCHIVO CENTRAL M: MICROFILMACION E: ELIMINACION Fecha: ________________________________
RETENCIÓN Dispocición FinalPROCEDIMIENTOS
AG: ARCHIVOS DE GESTION CT: CONSERVACION TOTAL S: SELECCIÓN Firma responsable: _______________________________
REPUBLICA DE COLOMBIA
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FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
5. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION
La Tabla de Retención Documental una vez convalidada será implementada en la
Institución Educativa y serán la base para la organización de los archivos de gestión, su
aplicación se definirá de carácter obligatorio para todas las dependencias y los
funcionarios responsables de las mismas.
5.1 Apertura de series Documentales
1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
El expurgo conviene realizarlo inmediatamente después de cerrarse el trámite para evitar
la acumulación innecesaria de papeles en los archivos de gestión Si no se hiciera en este
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momento, se deberá realizar en la fase de preparación de la transferencia de los
documentos al Archivo Central.
5.2 Organización de Archivos de Gestión
Los archivos de Gestión serán organizados teniendo en cuenta lo estipulado en la Tabla
de Retención Documental, basados en el principio de procedencia. La organización de
archivos contara con un instructivo que permitirá de manera clara realizar cada una de las
actividades que integran el proceso.
Es importante aclarar que existen documentos que no se encuentran reflejados en la
Tablas de Retención, estos documentos se identifican como documentos de apoyo los
cuales sirve para el desarrollo de las actividades propia de cada dependencia pero que
carecen de valor para la Institución, por lo cual se eliminaran en el momento en que ya no
se haga uso de los mismos.
La eliminación se realizara mediante el respectivo levantamiento de inventario y
presentado al comité interno de archivo para su aprobación.
6 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la propuesta de Tabla de Retención Documental se debe proceder a normalizar el proceso de transferencia documentales, el cual aplicara tanto para las transferencias primarias como para las secundarias. Para este proceso se implementara el formato único de inventarios documental tal y como se regula en el acuerdo 038 de 2002 de Archivo General de la Nación (ver Anexo) y para su diligenciamiento se trabajara el instructivo formato único de inventario documental (ver Anexo) Cada año el Archivo Central en los tres primeros meses, realizara el calendario de transferencia documentales y coordinara dicho proceso.
6.1 Pasos Metodológicos para Efectuar las Transferencias Documentales
Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental
Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando existe original, realice selección natural.
Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.
Los documentos se enviaran al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior.
Elabore el formato de inventario Único Documental
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El formato de inventario Único Documental será firmado por el jefe de la oficina
productora de los documentos y el jefe de Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.
Las carpetas deben ir debidamente diligenciadas el estique de cada una de ellas No se aceptaran unidades de conservación identificados con documentos varios o
misceláneos Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el
archivo central y aplicando la Tabla de Retención Documentación.
6.2 Eliminación de Documentos
Para la actividad de eliminación de documentos se tiene en cuenta que los procedimientos
establecidos en la tabla de retención documental, y siempre mediante acta que será
presentada al comité de archivo de la Institución Educativa quienes son los autorizados
para este tipo de toma de decisiones.
El proceso de eliminación se realizara mediante el picado de los documentos con el fin de
garantizar que no se presente un uso indebido de los mismos por personas inescrupulosas
7 GLOSARIO DE TÉRMINOS RELACIONADOS.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o institución que produce, para los cuidados, o para fuente de historia.
ARCHIVO TOTAL: hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital, Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, y subsección, de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la entidad.
DESCRIPCION DOCUMENTAL: proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permitan su identificación localización y recuperación para la investigación.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: selección de los documentos en cualquiera de sus tres fases, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
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entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
IDENTIFICACION DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivística en que se sustentan la estructura del fondo.
INVENTARIO: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar
LEY GENERAL DE ARCHIVOS: Ley que establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
MUESTREO: operación por la cual se conservan cierto documentos de carácter representativo, que se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, numéricos, etc., temáticos y otros.
RETENCION DE DOCUMENTOS: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental
SELECCION DOCUMENTAL: proceso técnico por el cual se determina el destino final de la documentación bien sea eliminación o su conservación total o parcial.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.
SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano productor, como consecuencia del ejercicio de funciones específicas.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.
TIPO DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales o documentos relacionados con el mismo tema (HVE), estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: unidad técnico-operativa de una institución.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Puede ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando esta constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.
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VALOR ADMINISTRATIVO: aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de su procedimiento y actividades.
VALOR PRIMARIO: es el que tiene los documentos mientras sirven a la institución productora y al indicar, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
VALORACION DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
8 NORMOGRAMA.
Descripción de la Norma
Objeto
Observaciones
NORMAS BASICAS PARA LA ELABORACION DE TRD
Resolución No. 1042 de Diciembre 23 de 1.996
por la cual se concede licencia para ampliación de
servicios en los Grados Sexto, Séptimo, Octavo y
Noveno de Educación Básica, en el ciclo
Secundaria
Resolución No. 0928 de Agosto 16 de 2.002
por la cual se integra la Escuela Urbana Mixta “PUEBLO NUEVO” al Instituto Técnico JUAN MANUEL RUDAS” y se cambia el nombre de Instituto Técnico JUAN MANUEL RUDAS por el de Institución Educativa Técnica
Decreto número 0325 del 4 de marzo del 2013
Por medio del cual se deroga 0404 del 19 de junio de 2007 y se adopta el nuevo manual de funciones, competencias y requisitos mínimos de los cargos administrativos de las Instituciones educativas asignados a la Secretaria de Educación y Cultura
Resolución 44 de 2017
Por medio del cual se establece la estructura orgánica administrativa y planta de personal de la Institución Educativa Juan Manuel Rudas.
NORMAS COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACION DE TRD
Resolución 43 de 2012
Por medio del cual se crea el Comité interno de
archivo de la Institución Educativa Juan Manuel
Rudas y se establecen sus funciones
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NORMAS COMPLEMENTARIAS DE ORDEN NACIONAL
Acuerdo AGN 60 de 2001
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos
Acuerdo AGN 38 de 2002
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000
Acuerdo AGN 39 de 2002
Reglamento General de Archivos
Acuerdo AGN 42 de 2002
Establece criterios para la organización de archivos de gestión de las entidades
Circular AGN 04 de 2003
Historias Laborales
Código Contencioso Administrativo
Código Contencioso Administrativo
Decreto Nivel Nacional 21 50 de 1995
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Decreto Nivel Nacional 2527 de 1950
Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio
Decreto Nivel Nacional 2649 de 1993
Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
Decreto 869 de 2010
Por el cual se reglamenta el Examen de Estado de la Educación Media, ICFES - SABER 11°.
Decreto 2609 de 2012
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado
Decreto 2578 de 2012
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado
Decreto 1515 de 2013
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de
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la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2758 de 2013
Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales.
Decreto 1080 de 2015
Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Cultura.
Ley Nivel Nacional 80 de 1993
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Ley 115 de 1994
Por la cual se expide la ley general de educación
Ley Nivel Nacional 527 de 1999
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley Nivel Nacional 594 de 2000
Establece reglas y principios generales que regulan la función archivística
Ley Nivel
Nacional 1150
de 2007
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
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