REVIEW PME
description
Transcript of REVIEW PME
Page 1/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
REVIEW PME REVIEW PME UNTUK PESERTA ToT UNTUK PESERTA ToT
Pemuda GKPS & HKIPemuda GKPS & HKIParapat, 3-5 September 2010Parapat, 3-5 September 2010
Page 2/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Pembagian Session PME lengkapPembagian Session PME lengkap
Sessi Topik Bahasan
1 Diskusi Kerangka Perencanaan Strategik, Penyusunan Visi & Misi
2 Latihan Menyusun Visi & Misi
3 Diskusi Skenario Eksternal
4 Diskusi Skenario Internal
5 Latihan Menyusun Skenario Eksternal & Internal
6 Diskusi Penyusunan Strategi
7 Latihan Menyusun Strategi
8 Diskusi Rencana Implementasi & Penyusunan Proposal
9 Latihan Menyusun Proposal
10 Diskusi Monitoring Melalui Anggaran
11 Diskusi Menyusun Evaluasi
12 Menilai & Menyusun Laporan
Page 3/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan dalam Review PMETujuan dalam Review PME
Setelah mengikuti sessi ini peserta diharapkan mampu memahami:
1. Secara keseluruhan materi PME yang harus dibawakan oleh Trainers.
2. Bagian materi PME yang perlu diberi penekanan khusus.
3. Relevansi PME dalam pengembangan organisasi gerejawi.
Page 4/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sessi PertamaSessi Pertama
KERANGKA KERANGKA PERENCANAAN PERENCANAAN
STRATEGIK, STRATEGIK, PENYUSUNAN VISI & PENYUSUNAN VISI &
MISIMISI
Page 5/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan Sessi Ini:Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami:
1. Empiris Organisasi2. Kerangka Perencanaan Strategik3. Proses Perencanaan Strategik4. Apa itu Visi & Bagaimana Menyusun Visi5. Apa itu Misi & Bagaimana Menyusun Misi6. Analisis Stakeholders
Page 6/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
EMPIRIS ORGANISASIEMPIRIS ORGANISASI
PASTPAST PRESENTPRESENT FUTURFUTUREE
VISIONMISSION
STRATEGY
VALUES
INFRA STRUCTURE
STYLE
RESULTRESULTSS
LEADERSHIP LEADERSHIP PEOPLE SIDEPEOPLE SIDE
TECHNICAL SIDE TECHNICAL SIDE MANAGEMENTMANAGEMENT
EVALUATE EVALUATE RESULTRESULT
FINE TUNE FINE TUNE IMPLEMENTATION? IMPLEMENTATION?
REFORMULATE REFORMULATE MISSION MISSION
CONTEXT?CONTEXT?
RESET THE ORG. RESET THE ORG. DIRECTION?DIRECTION?
ACHIEVEMENT MEANS (THE ORGANIZATION) PURPOSE DESTINATION
Where we are now
The resources, processes, initiatives & conditions that enable the enterprise to sustain profitability & growth
The reason we are in and why
Where we are going
Page 7/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
1. Skenario Eksternal: memberikan identifikasi peluang dan ancaman dari lingkungan eksternal.
2. Skenario internal: memberikan gambaran tentang kekuatan dan kelemahan organisasi kita.
3. Skenario stakeholders: menggambarkan kekecewaan dan harapan mereka dan memberikan gambaran tentang misi dan nilai-nilai keberadaan organisasi kita.
4. Isu strategis: rangkaian harapan, tujuan di hari depan, hal-hal pokok dan langkah-langkah khusus yang harus dilaksanakan.
Proses Perencanan StrategikProses Perencanan Strategik
Page 8/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Apa itu visi?Apa itu visi?
• Sesuatu yang ingin dicapai di masa datang• Pencapaian yang ingin digapai
• Yang ingin dicapai:– Kualitas– Jumlah– Ukuran keberhasilan
• Masa datang– 25 tahun yang akan datang– 10 tahun yang akan datang– 5 tahun yang akan datang
Page 9/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
• Merupakan sesuatu kesadaran luas tentang :
- Dimana anda sekarang berada - Kemana anda hendak pergi - Gambaran pencapaian kinerja di masa depan
• Merupakan gambaran mental dari : - Apa yang sudah lampau - Apa yang sekarang (kurang baik) - Apa yang akan datang (lebih baik)
Visi OrganisasiVisi Organisasi
Page 10/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
• Visi mempunyai daya dorong untuk : - Membantu mewujud-nyatakan - Mengatasi berbagai kesulitan - Berbuat lebih baik - Bersikap tidak takut gagal
• Visi harus dirumuskan dengan jelas dan dikomunikasikan ke stakeholders serta dipakai sebagai kredo organisasi.
Visi OrganisasiVisi Organisasi
Page 11/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Contoh Visi GerejaContoh Visi Gereja
• Menjadi berkat spiritual dan material bagi lingkungannya
• Menjadi sarana perjumpaan manusia dengan Tuhan yang efektif
• Menjadi mitra Allah dalam mewujudkan damai sejahtera di Indonesia
• Jemaat GKI Kwitang sebagai mitra Allah dalam menyatakan Kerajaan Allah melalui berbagai tanda di lingkungan metropolitan Jabotabek dan cakupan pelayananannya
Page 12/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Proses lahirnya visi : - Ketidakpuasan tentang situasi & kondisi
sekarang berdasarkan FAKTA yang ada. - Untuk merubah sikon diperlukan
PANDANGAN yang amat tajam tentang bagaimana KEMUNGKINAN yang selayaknya perlu diwujud-nyatakan.
- Pemikiran analisis tentang persoalan itu disertai dengan PERSEPSI tentang sesuatu yang IMAJINATIF yang menjangkau jauh ke depan akan melahirkan VISI.
Menentukan Visi OrganisasiMenentukan Visi Organisasi
Page 13/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Teman/saudara, 78.500%
Sekolah Minggu, 5%
KKR/Acara TV, 0.50%
Program gereja, 3%
Gembala, 6%
Kunjungan gereja, 2%
Tanpa sengaja,
3%Kebutuhan kusus, 2%
Realita Masyarakat vs GerejaRealita Masyarakat vs Gereja
Pelayanan eksternal, 15%
Pelayanan internal, 85%
Peta Pelayanan dan PenginjilanPeta Pelayanan dan PenginjilanAktivitas gerejaAktivitas gereja
Page 14/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Misi: Apa itu?Misi: Apa itu?
• Kerangka besar tentang sesuatu yang harus dilakukan untuk mencapai visi.
• Alasan keberadaan organisasi
• Who Am I?
Page 15/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Rumusan Misi MenggambarkanRumusan Misi Menggambarkan
1. Sifat dan konsep usaha organisasi di hari depan.
2. Penetapan apa yang direncanakan dicapai, bagi siapa dan rangkaian filosofi cara pelaksanaan.
3. Fondasi atau titik bagi semua keputusan manajemen yang harus dilakukan.
Page 16/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Contoh Misi GKI Jatiasih 2005-Contoh Misi GKI Jatiasih 2005-20132013
1. Memperkuat spiritualitas dan religiusitas yang utuh dalam jemaat;
2. Meningkatkan peran serta jemaat dalam daya, dana dan karya;
3. Membangun kemitraan dengan lingkungan untk mencapai kesejahteraan bersama.
Page 17/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Menentukan Misi OrganisasiMenentukan Misi Organisasi
1. Siapakah kita ini dan usaha kita sebaiknya apa?
2. Mengapa kita ada? Apa tujuan dasar kita?
3. Apa yang berbeda atau unik dari organisasi kita?
4. Siapa yang merupakan stakeholders utama kita?
5. Manfaat dan jasa apa yang kita hasilkan sekarang dan di hari depan?
6. Siapa yang merupakan konsumen utama yang kita jadikan fokus pelayanan kita?
Page 18/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Menentukan Misi OrganisasiMenentukan Misi Organisasi
7. Apa yang merupakan saluran komunikasi pokok organisasi kita sekarang dan m.a.d?
8. Apa yang berbeda dalam pelayanan organisasi kita dahulu, sekarang dan masa depan?
9. Kita ingin berbeda seperti apa di masa depan?10. Apa yang menjadi perhatian pokok oganisasi kita
dan dengan cara bagaimana mengukur hasilnya?
11. Isu filosofis apa yang penting bagi hari depan organsasi kita?
12. Perhatian pokok apa yang harus kita pelihara terhadap setiap stakeholders primer?
13. Misi organisasi harus terus diperbarui setahun sekali agar relevan dengan perubahan yang ada.
Page 19/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Analisis Analisis StakeholdersStakeholders
1. Siapa saja stakeholders kita?2. Siapa stakeholders kunci?3. Siapa stakeholders sekunder?4. Apa harapan mereka?5. Kriteria apa yang digunakan mereka untuk menilai organisasi
kita?6. Adakah kesepakatan antara manajamen dengan stakehoders
tentang visi, misi & cara kerja?7. Apa kesepakatan itu tercermin dalam komitmen, komunikasi
dan kinerja?8. Apakah strategi organisasi kita bisa diharapkan memuaskan
stakeholders?9. Apakah manajemen organisasi kita mampu memuaskan
kebutuhan & harapan stakeholders kunci?10. Apakah manajemen organisasi kita mampu memelihara
hubungan yg memuaskan dengan para stakeholders eksternal (pemasok, LSM, pemerintah, masyarakat, dll.)?
11. Apakah manajemen mampu memanfaatkan teknologi stakeholders dalam negosiasi yang diperlukan? (asosiasi ahli, PGI, dll.)
Page 20/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Analisis Analisis StakeholdersStakeholders
Gereja
Jemaat Masy. Lokal
Masy. Umum
Massmedia
PemdaPem
PusatMitra
Pemasok
Pelayan
GerejaTetangga
LSM
Tingkat kepentingan tiap pihak berbeda-beda
Page 21/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Analisis Analisis StakeholdersStakeholders
Stakeholder KepentinganTingkat Kepentingan
Point pada Visi
Point pada Misi
Jemaat
Pem Da
Pem Pusat
Masyarakat
Umum
Media massa
Pemasok
Mitra
Pelayan
Grj Tetangga
LSM
Page 22/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sessi KeduaSessi Kedua
LATIHAN MENYUSUN VISI & MISILATIHAN MENYUSUN VISI & MISI
• Identifikasi Identifikasi stakeholdersstakeholders organisasi organisasi
• Identifikasi tuntutan masing-masing Identifikasi tuntutan masing-masing stakeholdersstakeholders
• Identifikasi tingkat pengaruh dari masing-Identifikasi tingkat pengaruh dari masing-masing masing stakeholdersstakeholders
• Susun visi dan misi organisasiSusun visi dan misi organisasi
Page 23/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sessi KetigaSessi Ketiga
SKENARIO EKSTERNALSKENARIO EKSTERNAL
Page 24/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan Sessi Ini:Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami:
1. Tujuan Melakukan Analisis Eksternal2. Kerangka Analisis Eksternal3. Peluang dan Ancaman4. Faktor Kunci Keberhasilan
Page 25/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan Melakukan Analisis Tujuan Melakukan Analisis EksternalEksternal
• Mengidentifikasi peluang-peluang baru yang muncul
• Mengidentifikasi ancaman atau masalah yang dihadapi
• Mengidentifikasi Faktor Kunci Keberhasilan (KSF: Key Success Factors)
• Memutuskan apakah perlu perubahan
Page 26/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Kerangka Analisis EksternalKerangka Analisis Eksternal
TTeknologi
EEkonomi
MMarkets
PPolitics
LLaws
EEnvironment
SSociety
Apakah ada perubahan teknologi yang mendorong perubahan pola pelayanan?
Berdasarkan indikator ekonomi, bagaimana kecenderungan masyarakatMememberikan dukungan pelayanan?
Apakah ada perubahan “pasar”? Apakah “pasar” benar-benar membutuhkanPelayanan organisasi kita?
Perubahan politik apa yang terjadi berkaitan dengan CD?Bagaimana dengan dukungan pemerintah pusat/daerah? Bagaimana sikapPemerintah terhadap donor?
Perubahan perundangan apa yang terjadi berkaitan dengan pelayanan?Apakah mendorong atau menghambat? Adakah penga-ruhnya pada peta perkembangan organisasi sejenis?
Apakah ada isu lingkungan berkaitan dengan pelayanan? Lingkungan hijau? Polusi? Bencana?
Apakah ada perubahan perilaku masyarakat yang berdampak pada pelayanan? Apakah keterbukaan mendorong efisiensi organisasi? Tuntutanmasyarakat?
Page 27/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Peluang dan AncamanPeluang dan Ancaman
• Peluang– Sesuatu yang ada di eksternal– Bisa dimanfaatkan untuk mencapai visi dan
menjalankan misi• Contoh:
– Antusiasme LSM membantu pendanaan pembangunan rehabilitasi dan rekonstruksi: peluang pendanaan
– Tersedianya program pelatihan dari berbagai LSM dan Pemerintah: peluang peningkatan kualitas SDM
• Ancaman:– Sesuatu yang ada di eksternal– Bisa menghambat pencapaian visi dan menjalankan
misi• Contoh:
– Pergeseran musim: kegagalan panen bagi jemaat petani
– Politisasi agama: ancaman adanya konflik horisontal
Page 28/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Identifikasi Peluang dan AncamanIdentifikasi Peluang dan Ancaman
Faktor Kondisi Tren Jangka menengah Jangka panjangyang berubah historis ke depan
Peluang Ancaman Peluang Ancaman
Tabel ini digunakan untuk masing-masing T E M P L E S
Page 29/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Faktor Kunci KeberhasilanFaktor Kunci Keberhasilan
1. Faktor apa saja yang harus dikuasai supaya pengelolaan lembaga berhasil?
2. Faktor utama apa supaya berhasil berhubungan dengan masyarakat yang dilayani?
3. Faktor utama apa yang harus diperhatikan supaya mendapat dukungan dari semua pihak?
4. Faktor utama apa supaya intensitas hambatan tidak terlalu besar?
Page 30/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sessi KeempatSessi Keempat
SKENARIO INTERNALSKENARIO INTERNAL
Page 31/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan Sessi Ini:Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami:
1. Audit Internal2. Audit Reputasi3. Audit Keuangan4. Audit SDM5. Audit Kultur Organisasi6. Audit Manajemen7. Audit Semangat Pelayan
Page 32/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Audit InternalAudit Internal
Tujuan:• Identifikasi kekuatan dan kelemahan
Kekuatan:• Kondisi KSF (Key Success Factor) yang baik
sehingga “menang” dalam berhubungan dengan pihak yang berkepentingan
Kelemahan:• Kondisi KSF yang buruk sehingga “kalah”
dalam berhubungan dengan pihak yang berkepentingan
Page 33/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Audit ReputasiAudit Reputasi
FaktorFaktor Superior/Superior/inferiorinferior
PentingPenting AlasanAlasan
Reliability : Kemampuan untuk memberikan service
Tangibles : Penampilan, fasilitas fisik, peralatan, personel dan materi komunikasi
Responsiveness
Assurance : Pengetahuan,kesopanan dan kemampuan menciptakan kepercayaan
Emphaty : Kepedulian perhatian
Page 34/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Audit KeuanganAudit Keuangan
FaktorFaktor Superior/Superior/inferiorinferior
PentingPenting AlasanAlasan
Sumber Pemasukan
Hutang
Piutang Macet
Likuiditas
Page 35/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Audit SDMAudit SDM
FaktorFaktor Superior/Superior/inferiorinferior
PentingPenting AlasanAlasan
Keahlian/kompetensi
Pelatihan
Kemampuan Analisis
Penilaian Kinerja
Remunerasi
Pola Rekrutmen
Pengembangan Karir
Page 36/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Audit Kultur OrganisasiAudit Kultur Organisasi
FaktorFaktor Superior/Superior/inferiorinferior
PentingPenting AlasanAlasan
Nilai-nilai
Gaya Kepemimpinan
Keterbukaan
Pertanggungjawaban
Tradisi Pelaporan
Kaderisasi
Page 37/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Audit ManajemenAudit Manajemen
FaktorFaktor Superior/Superior/inferiorinferior
PentingPenting AlasanAlasan
Respon Perubahan
Jumlah Manajer
Kualitas Manajer
Manajemen Keuangan
Pelatihan Manajemen
Kemampuan Konseptual
Page 38/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Audit Semangat PelayanAudit Semangat Pelayan
FaktorFaktor Superior/Superior/inferiorinferior
PentingPenting AlasanAlasan
Rasa Aman
Partisipasi
Ide/Inovasi
Reward system
Biaya Hidup
Peralatan kerja
Hubungan
Page 39/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Laporan Audit InternalLaporan Audit Internal
Faktor Kekuatan Kelemahan
Reputasi -
-
-
-
SDM -
-
-
-
Keuangan -
-
-
-
Kultur Organisasi -
-
-
-
Dan seterusnya -
-
-
-
Page 40/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sessi Kelima Sessi Kelima
LATIHAN MENYUSUN LATIHAN MENYUSUN SKENARIO EKSTERNALSKENARIO EKSTERNAL
1.1. Identifikasi komponen dari faktor-faktor eksternal yang Identifikasi komponen dari faktor-faktor eksternal yang potensial mempengaruhi organisasipotensial mempengaruhi organisasi
2.2. Buat proyeksi komponen tersebutBuat proyeksi komponen tersebut3.3. Identifikasi peluang yang dapat dimanfaatkan organisasi Identifikasi peluang yang dapat dimanfaatkan organisasi
untuk menjalankan misi dan mencapai visiuntuk menjalankan misi dan mencapai visi4.4. Identifikasi ancaman yang dapat menghambat ornganisasi Identifikasi ancaman yang dapat menghambat ornganisasi
untuk menjalankan misi dan mencapai visiuntuk menjalankan misi dan mencapai visi5.5. Identifikasi faktor kunci keberhasilan (KSF) yang harus Identifikasi faktor kunci keberhasilan (KSF) yang harus
dikuasai organisasi supaya berhasildikuasai organisasi supaya berhasil
Page 41/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
LATIHAN MENYUSUN SKENARIO INTERNALLATIHAN MENYUSUN SKENARIO INTERNAL
Komponen Detail Kuat Lemah
KSF KSF 1
KSF 2
KSF 3
………
SDM Kompetensi
Kepemimpinan
………………
Keuangan Sumber dana
Kemampuan meng-hasilkan uang
Efisiensi
Page 42/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
RangkumanRangkuman
Peluang
Ancaman
KSF
Kekuatan
Kelemahan
Page 43/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sessi KeenamSessi Keenam
PENYUSUNAN PENYUSUNAN
STRATEGISTRATEGI
Page 44/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan Sessi Ini:Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami:
1. Menyusun Strategi2. Menetapkan Sasaran3. Skenario Terburuk4. Proses Usaha di dalam Organisasi5. Fokus Kepada Yang Kita Layani
Page 45/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Informasi StrategisInformasi Strategis
Bagaimana kita sekarang?
Kemana kita akan pergi?
Bagaimana cara kita pergi kesana?
Page 46/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Menyusun StrategiMenyusun Strategi
1. Fokus Kepada Yang Kita Layani2. Proses Usaha di Dalam Organisasi3. Sumber Dana & Sumber Daya4. Pemberdayaan & Pertumbuhan
Page 47/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Mulai Dengan Menetapkan Mulai Dengan Menetapkan SasaranSasaran
• SMART
• Spesific: spesifik, jelas
• Measureable: dapat diukur
• Attainable: dapat dicapai
• Relevant: sesuai dengan kondisi
• Time oriented: ada rentang waktu pencapaian
Page 48/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
TOWS Matrix & StrategyTOWS Matrix & Strategy
Peluang Ancaman
Keku
ata
nK
ele
mah
an
Optimalkan kemampuan & ambil peluang
Optimalkan kemampuan utk kalahkan
ancaman
Fokus pada segmen khusus
Konsolidasi dan ciptakan
terobosan
Page 49/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-apaapa
NoNo ArahArah Kalau tidak ada perubahanKalau tidak ada perubahan Ya TidakYa Tidak
1 Ancaman/ Bisa teratasi tanpa perubahan?kelemahan
2 Citra Mampu membangun citra positif?Mampu perbaiki persepsi?
3 SDM Keahlian manajemen masih cukup untuk 5 tahun ke depan?Arah pelayanan saat ini masih ok?
4 Keuangan Kinerja keuangan akan membaik?Aktivitas masih bisa didanai?Risiko keuangan akan membaik?Ada perbaikan keuangan?Hubungan dengan donor akan membaik?
Page 50/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-apaapa
NoNo ArahArah Kalau tidak ada perubahanKalau tidak ada perubahan Ya Tidak Ya Tidak
5 “Pesaing” Tidak akan ada “pesaing” yg kuat?
6 Jemaat Mampu merespons tuntutan jemaat?Hubungan akan membaik?Akan ada perbaikan mutu pelayanan?
7 Budaya Apakah budaya organisasi masih relevan?
8 Teknologi Masih mampu untuk bersaing?
Page 51/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Skenario TerburukSkenario Terburuk
• Skenario terburuk adalah hasil apabila jawaban “tidak” benar-benar terjadi
• Semakin banyak jawaban “tidak”, semakin buruk kondisi ke depan
Page 52/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Fokus Kepada Yang Kita LayaniFokus Kepada Yang Kita Layani
• Bagaimana caranya kita melayani stakeholders dengan baik?
• Pelayanan harus dijabarkan ke dalam: - Tujuan - Ukuran Kinerja - Target Kerja - Inisiatif• Keseluruhannya harus membuahkan
kepuasan bagi anggota yang kita layani
Page 53/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Proses Usaha Di Dalam OrganisasiProses Usaha Di Dalam Organisasi
• Proses aktivitas pelayanan yang bagaimana yang harus diciptakan dan dilakukan?
• Proses aktivitas pelayanan harus dijabarkan ke dalam:
- Tujuan - Ukuran Kinerja - Target Kerja - Inisiatif
Page 54/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sumber Dana & Sumber DayaSumber Dana & Sumber Daya
• Citra SDM & Keuangan seperti apa yang akan kita bangun di mata stakeholders?
• Aktivitas membangun citra SDM & Keuangan harus dijabarkan kedalam:
- Tujuan - Ukuran Kinerja - Target Kerja - Inisiatif
Page 55/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Pemberdayaan & PertumbuhanPemberdayaan & Pertumbuhan
• Bagaimana organisasi dapat menopang & mendorong kemampuan kita untuk berubah dan memperbaiki segala sesuatu?
• Proses belajar & mengembangkan diri untuk bertumbuh harus dijabarkan kedalam:
- Tujuan - Ukuran Kinerja - Target Kerja - Inisiatif
Page 56/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sessi KetujuhSessi Ketujuh
LATIHAN MENYUSUN STRATEGILATIHAN MENYUSUN STRATEGI
Sasaran2010
SMART
Peluang Ancaman
Kekuatan Kelemahan
Stategi: SWOTBagaimana melakukannya?
VISI
Program/kegiatan
Program/kegiatan
Page 57/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sessi KedelapanSessi Kedelapan
RENCANA IMPLEMENTASI RENCANA IMPLEMENTASI & &
PENYUSUNAN PROPOSALPENYUSUNAN PROPOSAL
Page 58/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan Sessi Ini:Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami:
1. Rencana Implementasi Penjadwalan2. Rencana Implementasi Anggaran3. Rencana Implementasi Evaluasi Kinerja4. Cara Membuat Proposal Proyek
Page 59/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Rencana Implementasi:Rencana Implementasi:PenjadwalanPenjadwalan
Aktivitas/ProgAktivitas/Prog PJPJ DurasiDurasi JadwalJadwal
Page 60/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Rencana Implementasi: Rencana Implementasi: AnggaranAnggaran
ItemItem PerincianPerincian JumlahJumlah PeriodePeriode
Pengeluaran RutinSDMATK….
Pengeluaran Program
Pendapatan internalBebasTerikat
Pendapatan eksternalUmumKhusus
Surplus/Defisit
Penggalangan dana
Page 61/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Rencana Implementasi: Rencana Implementasi: Evaluasi KinerjaEvaluasi Kinerja
Kondisi Awal
Input Aktivitas Output
(Keluaran)
Outcome
(Manfaat)
Impact
(Dampak)
Kondisi ekonomi statis
Uang
Sarana
Waktu
Pendirian Koperasi
Jemaat
30% jemaat Tuna-wisma
Uang
Sarana
Waktu
Pemba-ngunan Perumahan
Jemaat Perempuan kurang berperan
Uang
Sarana
Waktu
Pelatihan Pemberda-yaan Perempuan
Page 62/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Format Umum ProposalFormat Umum Proposal
1. Latar Belakang2. Nama Proyek3. Tujuan/Sasaran4. Matriks Input, Output, Outcome & Impact5. Uraian Aktivitas6. Jadwal Kerja7. Rencana Anggaran8. Tim Kerja9. Penutup.
Page 63/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sessi Kesembilan Sessi Kesembilan
LATIHAN LATIHAN MEMBUAT PROPOSALMEMBUAT PROPOSAL
Page 64/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sesi KesepuluhSesi Kesepuluh
MONITORING MELALUIMONITORING MELALUIANGGARANANGGARAN
Page 65/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan Sessi Ini:Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami:
1. Arti Monitoring2. Tujuan Monitoring 3. Analisis Variasi4. Penyebab Variasi5. Monitoring Rencana Anggaran
Page 66/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
MonitoringMonitoring
• Yang perlu dijawab:– Informasi apa yang diperlukan?– Bagaimana mengumpulkan informasi?– Bagaimana menginterpretasikan informasi?– Tindakan apa yang harus diambil bila ada
penyimpangan?
• Mekanisme:– Top-down– Bottom-up– Dua arah– Perlu formulir untuk memudahkan
Page 67/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan Tujuan MonitoringMonitoring
1. Untuk memastikan pelaksanaan sesuai jadwal
2. Untuk memastikan tidak ada penyimpangan penggunaan sumber daya (orang, uang,material dan teknologi)
3. Untuk mengidentifikasi hambatan dalam menjalankan rencana/jadwal sehingga bisa diambil tindakan perbaikan
Page 68/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Perhatikan Saat Analisis VariasiPerhatikan Saat Analisis Variasi
Variasi tidak signifikan
Variasi karenakesalahan ketik
Variasi karena kesalahankeputusan manajemen ttt
Variasi dapatditerangkan oleh
variasi tidak terkontrol
Variasi dengan sebab utama tidak jelas
Cek
Page 69/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Beberapa Cara Investigasi Beberapa Cara Investigasi Penyebab VariasiPenyebab Variasi
• Konferensi pelayan-pelayan.
• Analisis situasi kerja
• Observasi langsung
• Investigasi on the spot oleh manajer lini
• Investigasi oleh kelompok staf
• Audit oleh Auditor
• Laporan khusus
• Analisis variasi
Page 70/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Monitoring Monitoring Rencana AnggaranRencana Anggaran
Item Perincian Jumlah Periode
Pengeluaran RutinSDMATK….
Pengeluaran Program
Pendapatan internalBebasTerikat
Pendapatan eksternalUmumKhusus
Surplus/Defisit
Penggalangan dana
Page 71/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sesi KesebelasSesi Kesebelas
EVALUASIEVALUASI
Page 72/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan Sessi Ini:Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami:
1. Apa itu Evaluasi2. Indikator Keberhasilan3. Evaluasi Rencana Vs Aktual
Page 73/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Apa Itu Evaluasi?Apa Itu Evaluasi?
• Pengertian– Tindakan untuk memastikan bahwa
tujuan/sasaran yang direncanakan tercapai
• Proses– Dilakukan sesuai jadwal– Umumnya dalam 1 tahun: 1x atau 2x– Menghubungan input, output, outcome & impact– Perlu diterapkan indikator yang ditetapkan saat
perencanaan
Page 74/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
RINGKASAN PROYEKRINGKASAN PROYEKPENGUATAN PEMERINTAH DESA DALAM MEWUJUDKAN OTONOMI PENGUATAN PEMERINTAH DESA DALAM MEWUJUDKAN OTONOMI
MASYARAKAT DESAMASYARAKAT DESAKABUPATEN SUMEDANGKABUPATEN SUMEDANG
Kondisi Kondisi awalawal
InputInput AktivitasAktivitas KeluaranKeluaran
(Output)(Output)ManfaatManfaat
(Outcome)(Outcome)DampakDampak
(Impact)(Impact)Faktor Faktor Pendukung/ Pendukung/ PenghambaPenghambatt
Otonomi masyarakat desa belum berjalan. Pemerintah desa lemah:
1. Tidak memiliki rencana strategis.
2. Belum paham renstra
1. Sarana Prasarana Program
2. Waktu Pelaksanaan
3.Tim Program
4. Tim sekretariat
5. Dana pelatihan
6. Dana Lokakarya
7. Dana operasional & sekret.
8. Dana PubDok
9. Modul Pelatihan
10.Dukungan Pan Lokal,dll.
1. Penyusun-an Renstra di 3 desa target grup.
2. Pelatihan Renstra utk masy. di 3 kecamatan target grup (6 angkatan)
3.Lokakarya hasil penyusunan renstra
4. Pelatihan pimpinan organisasi masyarakat tentang renstra sebanyak 4 angkatan.
1. Adanya Renstra Desa di tiga Kecamatan target grup di Kab. Sumedang pada tahun 2006.
1. 3 desa memiliki program berkelanjutan.
2. Pemerintah desa di 24 desa Kab. Smdg menjalankan kepemimpinan dan manajemen yang efektif.
3. Pemerintah desa di Kab. Smdg memiliki posisi tawar lebih tinggi.
4. Perda mengakomodasi aspirasi masy. Desa di Kab. Smdg.
Positif:-Semakin demokratis kehidupan masy. Desa.-Pemerintah desa menerapkan prinsip-prinsip good governance. -Menguatnya masy. Sipil desa.-Desa semakin otonom.
Negatif:
-Pemda dan DPRD skeptis terhadap masy. Desa.
Internal:
-Motivasi Pemdes & BPD untuk maju.-Motivasi masy. Desa untuk maju.
Ekternal:
-Iklim demokrasi terus berkembang
-Dukungan pemerintah setempat
-Stabilitas pasca pemilu.
Page 75/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Indikator KeberhasilanIndikator Keberhasilan
Stakeholders IndikatorInput Output Outcome Impact
Pengguna jasa/pelayanan ________________________________________________________________________________________________
Penyandang dana ________________________________________________________________________________________________
Masyarakat ________________________________________________________________________________________________
Manajemen ________________________________
Page 76/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Evaluasi Kinerja:Evaluasi Kinerja:Rencana vs AktualRencana vs Aktual
Kegiatan/ProgramKegiatan/Program InputInput OutputOutput OutcomeOutcome ImpactImpact
Pengembangan Kop Jemaat Uang Hasil Manfaat ManfaatSarana langsung langsung jangkaWaktu panjang
Pembangunan perumahan Uang Hasil Manfaat ManfaatSarana langsung langsung jangkaWaktu panjang
Pemberdayaan perempuan Uang Hasil Manfaat ManfaatSarana langsung langsung jangkaWaktu panjang
Page 77/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sesi KeduabelasSesi Keduabelas
MENYUSUN LAPORANMENYUSUN LAPORAN
Page 78/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Tujuan Sessi Ini:Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami:
1. Kegunaan Laporan2. Struktur laporan3. Perwajahan4. Bahasa5. Ejaan & Tanda Baca6. Bahan & Peralatan7. Perencanaan Laporan
Page 79/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
LATIHAN MENILAI LAPORANLATIHAN MENILAI LAPORAN
FAKTOR KELEBIHAN KEKURANGAN
Kegunaan laporan
Struktur
Perwajahan
Bahasa
Ejaan & tanda baca
Lain-lain
Page 80/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Kegunaan LaporanKegunaan Laporan
Laporan adalah sebuah dokumen yang difinitif, produk akhir suatu kegiatan, yang berguna untuk:
1. Menyajikan hasil kerja, telaah atau riset yang bersifat permanen dan logis;
2. Memberikan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan;
3. Mengetahui kualitas kasil kerja yang sudah dilakukan;
4. Menilai prestasi pelaksana pekerjaan.
Page 81/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Pelaporan yang baikPelaporan yang baik
Waktu
Actionable
Comparative
Deviation
-Laporan datang sesuai kebutuhan-Dilaksanakan pada jadwal tertentu-Makin sering, kemungkinan berhasil meningkat
-Bisa ditindak lanjuti-Dilakukan oleh semua level organisasi
-Perbandingan input rencana dan aktual-Perbandingan output rencana dan aktual-Bisa dilihat secara tren-Perbandingan industri/best practice
-Tunjukkan penyimpangan/variasi-Fokus pada data/infrormasi yang penting- Lesson Learned
Page 82/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Laporan untuk siapa?Laporan untuk siapa?
Pihak eksternal
Donatur
Internal
PemerintahKantor pajaklainnya
Report statistikLaporan khususLaporan pengendalian rutin/ kinerja
LembagaPeroranganLuar NegeriDalam Negeri
Page 83/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Laporan kinerja yang efektifLaporan kinerja yang efektif
• Sesuai kebutuhan organisasi
• Disesuaikan kebutuhan individu pengguna
• Disesuaikan pertimbangan pemakai
• Memasukkan dasar evaluasi kinerja
• Sederhana dan mudah dipahami
• Mengandung hanya informasi penting
• Akurat
• Dibuat segera
• Bernada konstruktif
• Bila mungkin distandarsasi
Page 84/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Langkah Membuat LaporanLangkah Membuat Laporan
Apa yang ingin diketahui pemberi kerja
Daftar Informasi
Bentuk Laporan
Informasi Yang Telah
Tersedia
Informasi Yang Belum
Tersedia
Kerja Lapangan
Kertas-Kertas Kerja (catatan hasil kerja,
laporan kemajuan,dll.)
Draft Laporan
Diskusi Draft Laporan
Laporan Final
Page 85/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Struktur LaporanStruktur Laporan
1. Halaman Sampul
2. Daftar Isi
3. Abstrak (Ringkasan) = Executive Summary
4. Pendahuluan:
(a) latar belakang pekerjaan, (b) tujuan pekerjaan, (c) metode/ cara kerja yang digunakan, (d) pencapaian pekerjaan secara umum.
5. Inti:
(a) tahap-tahap kerja dan hasil/output yang dapat dicapai, (b) kesesuaian dengan tujuan yang direncanakan, (c) ada/tidaknya kesenjangan, (d). analisis, (e) alternatif tindak lanjut penyempurnaan pekerjaan, (f) kesimpulan & saran.
6. Lampiran:
(a) surat penugasan, (b) TOR, (c) grafik/diagram metode dan atau pencapaian tahap-tahap pekerjaan, (d) rincian laporan keuangan, (e) tim kerja, (f) daftar nara sumber.
Page 86/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
DiagramDiagram
BB
FF
AA
CC
DDEE
Page 87/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
GrafikGrafik
0102030405060708090
1st Qtr 2ndQtr
3rdQtr
4thQtr
East
West
North
1st Qtr
2nd Qtr
3rd Qtr
4th Qtr
0102030405060708090
100
1stQtr
2ndQtr
3rdQtr
4thQtr
EastWestNorth 0
50
1001st Qtr
2nd Qtr
3rd Qtr
4th QtrEastWestNorth
Page 88/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Perwajahan Perwajahan (lay out)(lay out)
Bagian dari perwajahan:1. Marjin (1 inci di semua sisi).2. Paragraf (menjorok ke dalam 0,5 inci).3. Penjudulan: bab-huruf besar, bagian –
huruf lebih kecil (hindari banyak sub judul & sub-sub judul).
4. Spasi: satu setengah, spasi tunggal untuk sub paragraf.
5. Penomoran setiap diagram, tabel & lampiran
Page 89/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
BahasaBahasa
• Pilihlah kalimat yang kongkrit bukan abstrak,
• Pilih kalimat langsung bukan berbelit-belit,
• Pilih kalimat pendek ketimbang banyak anak kalimat,
• Berhematlah dalam penggunaan kata sifat.
Page 90/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Ejaan & Tanda BacaEjaan & Tanda Baca
1. Ejaan:• Jika tidak yakin, lihatlah kamus,• Jika ada lebih dari satu ejaan untuk satu kata
(misalnya ) gunakan satu ejaan secara konsisten.2. Tanda baca:• Tanda kutip (“tanggungjawab”)• Hippen (‘tanggungjawab’)• Huruf besar (NATO, PBB)3. Huruf miring4. Angka5. Penyingkatan (dsb., dll.)
Page 91/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Bahan & PeralatanBahan & Peralatan
1. Kertas2. Sampul3. Penjilidan4. Karakter huruf5. Word processing.
Page 92/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Perencanaan LaporanPerencanaan Laporan
1. Jadwal2. Kerangka Laporan (skeleton report)3. Merakit bahan mentah4. Pembuatan draft laporan5. Penetapan waktu6. Pengendalian editorial.
Page 93/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
KESIMPULANKESIMPULAN
PASTPAST PRESENTPRESENT FUTURFUTUREE
VISIONMISSION
STRATEGY
VALUES
INFRA STRUCTURE
STYLE
RESULTRESULTSS
LEADERSHIP LEADERSHIP PEOPLE SIDEPEOPLE SIDE
TECHNICAL SIDE TECHNICAL SIDE MANAGEMENTMANAGEMENT
EVALUATE EVALUATE RESULTRESULT
FINE TUNE FINE TUNE IMPLEMENTATION? IMPLEMENTATION?
REFORMULATE REFORMULATE MISSION MISSION
CONTEXT?CONTEXT?
RESET THE ORG. RESET THE ORG. DIRECTION?DIRECTION?
ACHIEVEMENT MEANS (THE ORGANIZATION) PURPOSE DESTINATION
Where we are now
The resources, processes, initiatives & conditions that enable the enterprise to sustain profitability & growth
The reason we are in and why
Where we are going
Page 94/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
© 2008 Obertina S. GIrsang
Diatei tupa,Diatei tupa,Terima kasih, Terima kasih, Matur nuwun, Matur nuwun,
Mauliate,Mauliate,Hatur nuhun,Hatur nuhun,Bujur melala, Bujur melala,
Arigato, Arigato, Thank you,Thank you,Kam sia,Kam sia,Xie xie,Xie xie,
Matur suksema,Matur suksema,Kure sumanga,Kure sumanga,
Makase,Makase,Kamsa hamnita,Kamsa hamnita,
Sauhagoeloe.Sauhagoeloe.