L

LỜI NOÙI ÑAÀU

1

TRÖÔØNG TRUNG HOÏC GTCC TP.HCMKHOA QUAÛN LYÙ – KEÁ TOAÙN GTCC

GIAÙO TRÌNH

TOÅ CHÖÙC ÑIEÀU HAØNH DOANH NGHIEÄP VAÄN TAÛI

Giaùo vieân bieân soaïn : TRAÀN VUÕ HOØATP.HCM – NĂM 2008

Toå chöùc ñieàu haønh doanh nghieäp laø moân hoïc caàn thieát cho con ngöôøi khi keát hôïp nhau trong moät taäp theå, ñeå cuøng laøm vieäc vì muïc tieâu chung. Muïc tieâu ñoù coù theå laø kinh teá, giaùo duïc, y teá hay xaõ hoäi, vaø caùc taäp theå ñoù coù theå laø moät cô sôû saûn xuaát, moät coâng ty kinh doanh xuaát nhaäp khaåu, hoaëc moät cô quan nhaø nöôùc laøm coâng vieäc haønh chính.

Vôùi nhöõng möùc ñoä khaùc nhau, taát caû chuùng ta ñeàu laøm hoaït ñoäng quaûn trò: trong cöông vò laøm chuû moät gia ñình, laøm chuû moät cô sôû kinh doanh , hay phuï traùch moät phoøng hay moät ban, thaäm chí moät toå trong moät cô quan hay coâng ty lôùn. Caùc em hoïc sinh trong tröôøng Trung hoïc GTCC cuõng laøm nhöõng hoaït ñoäng quaûn trò khi caùc em laøm lôùp tröôûng hoaëc trong ban caùn söï lôùp.

Trong kinh nghieäm ñoù, coù baïn laøm raát thaønh coâng, coâng vieäc chung ñöôïc hoaøn thaønh toát, ñöôïc söï quyù meán, tuaân phuïc vaø hôïp taùc vui vẻ cuûa ñoàng söï. Cuõng coù baïn ít may maén hôn, vì trong cöông vò phuï traùch ñôn vò, baïn ñaõ khoâng hoaøn thaønh ñöôïc muïc tieâu chung, caùc ñoàng söï thieáu hôïp taùc, vaø teä haïi hôn laø ñôn vò baïn coù theå muoán tan raõ.

Ñoái vôùi caùc baïn thaønh coâng, ngöôøi ta goïi laø nhöõng nhaø quaûn trò gioûi.

Ñoái vôùi caùc baïn khoâng thaønh coâng, ngöôøi ta goïi laø nhöõng nhaø quaûn trò yeáu keùm hay laø ngöôøi khoâng bieát quaûn trò.

Muïc tieâu cuûa moân hoïc naøy laø nhaèm cung caáp cho caùc em hoïc sinh nhöõng kieán thöùc cô baûn veà vieäc quaûn trò moät ñôn vò noùi chung vaø doanh nghieäp vaän taûi noùi rieâng sao cho coù hieäu quaû cao nhaát. Nhöõng kieán thöùc naøy coù theå khoâng môùi mẻ ñoái vôùi caùc em, trong tröôøng hôïp ñoù, muïc tieâu cuûa moân hoïc laø nhaèm giuùp caùc em heä thoáng hoaù nhöõng ñieàu ñaõ bieát qua thöïc teá, ñeå laøm cô sôû cho vieäc tieáp tuïc nghieân cöùu, tìm hieåu saâu hôn trong quaù trình laøm vieäc sau naøy.

Noäi dung cuûa moân hoïc coù 5 phaàn :- Phaàøn I : QUAÛN TRÒ HOÏC - Phaàn II : QUAÛN TRÒ NHAÂN SÖÏ- Phaàn III : QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH VAÊN PHOØNG

2

- Phaàøn IV : TOÅ CHÖÙC ÑIEÀU HAØNH DOANH NGHIEÄP VAÄN TAÛI OÂTOÂ

- Phaàøn V : ÑIEÅN QUAÛN TRÒ Noäi dung cuûa Quaûn trò hoïc ñöôïc trình baøy theo caùc ñeà taøi sau ñaây:

Chöông I : Ñaïi cöông veà coâng vieäc quaûn trò.Chöông II : Söï phaùt trieån cuûa quaûn trò hoïc hieän ñaïi.Chöông III : Ñaëc ñieåm vaø vai troø cuûa nhaø quaûn tròChöông IV : Chöùc naêng hoaïch ñònh cuûa nhaø quaûn trò.Chöông V : Nhöõng vaán ñeà toå chöùc trong quaûn trò.Chöông VI : Toå chöùc boä maùy doanh nghieäp.Chöông VII : Vaán ñeà tuyeån duïng vaø huaán luyeän nhaân

vieân.Chöông VIII : Vieäc laõnh ñaïo vaø ñoäng vieân tinh thaàn nhaân

vieân.Chöông IX : Thoâng tin trong quaûn trò.Chöông X : Chöùc naêng kieåm tra cuûa nhaø quaûn trò.

Noäi dung cuûa quaûn trò nhaân söï ñöôïc trình baøy theo caùc ñeà taøi sau ñaây:

Chöông I : Toång quaùt veà quaûn trò taøi nguyeân nhaân söïChöông II : Hoaïch ñònh – tuyeån moä - tuyeån choïn nhaân

vieânChöông III : Phaùt trieån taøi nguyeân nhaân söïChöông IV : Löông boång vaø ñaõi ngoä

Noäi dung cuûa quaûn trò haønh chaùnh vaên phòng ñöôïc trình baøy theo caùc ñeà taøi sau ñaây:

Chöông I : Quaûn trò haønh chaùnhChöông II : Quaûn trò vaên phoøngChöông III : Thöïc haønh moät vaøi hoaït ñoäng haønh chaùnh

caên baûnNoäi dung cuûa toå chöùc ñieàu haønh doanh nghieäp vaän taûi oâtoâ

ñöôïc trình baøy theo caùc ñeà taøi sau :Chöông I : Moâ hình toå chöùc vaø chöùc naêng quaûn lyù

cuûa doanh nghieäp vaän taûi oâtoâ

3

Chöông II : Coâng taùc toå chöùc ñieàu haønh ñoäi xe vaän taûi oâtoâ

Noäi dung cuûa ñieån quaûn trò ñöôïc trình baøy theo 18 ñeà taøi ñeå hoïc sinh thöïc haønh thaûo luaän döïa treân caùc kieán thöùc ñaõ tieáp thu ôû boán phaàn treân

Noäi dung giaùo trình ñaõ trình baøy khaù ñaày ñuû caùc vaán ñeà cô baûn trong coâng taùc toå chöùc ñieàu haønh moät doanh nghieäp, coù ñi saâu vaøo doanh nghieäp vaän taûi, keøm theo caâu hoûi oân taäp vaø baøi taäp thöïc haønh ñieån quaûn trò nhaèm giuùp hoïc sinh heä thoáng vaø vaän duïng kieán thöùc vöøa hoïc ñöôïc. Noäi dung giaùo trình ñöôïc bieân soaïn treân cô sôû tham khaûo caùc taøi lieäu, saùch, giaùo trình môùi cuûa caùc nhaø xuaát baûn uy tín.

Tuy vaäy, giaùo trình ñöôïc vieát trong ñieàu kieän neàn saûn xuaát kinh doanh trong nöôùc ñang trong quaù trình hoäi nhaäp vôùi neàn kinh teá thò tröôøng theá giôùi ñaày bieán ñoäng cuõng nhö khaû naêng coù haïn cuûa ngöôøi vieát neân chaéc chaén seõ khoâng traùnh khoûi nhöõng haïn cheá nhaát ñònh. Raát mong nhaän ñöôïc söï ñoùng goùp yù kieán cuûa caùc ñoäc giaû quan taâm.

TP.HCM, ngaøy….. thaùng ……naêm 2008KHOA QUAÛN LYÙ KEÁ TOAÙN GTCC

ÑEÀ CÖÔNG GIAÙO TRÌNHMUÏC TIEÂU:

Nhaèm trang bò cho ngöôøi hoïc nhöõng kieán thöùc coù tính chuyeân moân sau :Phöông phaùp nghieân cöùu vaø khaû naêng vaän duïng caùc vaên baûn phaùp luaät lao ñoäng coù lieân quan ñeán vieäc toå chöùc ñieàu haønh doanh nghieäp vaän taûi.Noäi dung thöïc haønh toå chöùc ñieàu haønh doanh nghieäp vaän taûi : laäp keá hoaïch vaø toå chöùc vieäc thöïc hieän keá hoaïch kinh doanh vaän taûi, quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï, quaûn trò haønh chaùnh vaên phoøng- Bieát ñöôïc caùc chöùc naêng, kyõ naêng caàn thieát cuûa caùc nhaø quaûn trò.

4

- Söû duïng thaønh thaïo caùc kyõ naêng ñeå ra quyeát ñònh trong ñieàu haønh saûn xuaát kinh doanh.PHAÂN PHOÁI CHÖÔNG TRÌNH:

Stt Noäi dung

Thôøi gian (tieát)Lyù thuyeát

Thöïc haøn

h

Toång coäng

1 Phaàn I : QUAÛN TRÒ HOÏC

2Chöông I : Ñaïi cöông veà coâng vieäc quaûn trò. 2 2

3Chöông II : Söï phaùt trieån cuûa quaûn trò hoïc hieän ñaïi.

2 2

4Chöông III : Ñaëc ñieåm vaø vai troø cuûa nhaø quaûn trò

2 2

5Chöông IV : Chöùc naêng hoaïch ñònh cuûa nhaø quaûn trò

2 2

6Chöông V : Nhöõng vaán ñeà toå chöùc trong quaûn trò.

2 2

7Chöông VI : Toå chöùc boä maùy doanh nghieäp.

3 3

8

Chöông VII: Vaán ñeà tuyeån duïng vaø huaán luyeän nhaân vieân.

3 3

9

Chöông VIII: Vieäc laõnh ñaïo vaø ñoäng vieân tinh thaàn nhaân vieân.

2 2

10

Chöông IX: Thoâng tin trong quaûn trò.

2 2

11 

Chöông X: Chöùc naêng kieåm tra cuûa nhaø quaûn trò.

3 3

12 Phaàn II : QUAÛN TRÒ

NHAÂN SÖÏ

13Chöông I :Toång quaùt veà quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï

3 3

14Chöông II : Hoaïch ñònh – tuyeån moä - tuyeån choïn nhaân vieân

3 3

5

15Chöông III : Phaùt trieån taøi nguyeân nhaân söï

3 3

16Chöông IV : Löông boång vaø ñaõi ngoä

3 3

17Phaàn III : QUAÛN TRÒ HAØNH

CHAÙNH VAÊN PHOØNG

18Chöông I : Quaûn trò haønh chaùnh

1 1

19Chöông II : Quaûn trò vaên phoøng

1 1

20

Chöông III : Thöïc haønh moät vaøi hoaït ñoäng haønh chaùnh caên baûn

2 2

21

Phaàn IV : TOÅ CHÖÙC ÑIEÀU HAØNH DOANH NGHIEÄP

VAÄN TAÛI OÂTOÂ

22

Chöông I : Moâ hình toå chöùc vaø chöùc naêng quaûn lyù cuûa doanh nghieäp vaän taûi oâtoâ

3 3

23

Chöông II : Coâng taùc toå chöùc ñieàu haønh ñoäi xe vaän

taûi oâtoâ

3 3

24

Phaàn V : ÑIEÅN QUAÛN TRÒ

30 30

25 COÄNG 45 30 75

MUÏC LUÏCPHAÀN I

QUAÛN TRÒ HOÏCCHÖÔNG I

ÑAÏI CÖÔNG VEÀ COÂNG VIEÄC QUAÛN TRÒ6

(2 TIEÁT)I. QUAÛN TRÒ LAØ GÌ ?.....................................................17II. NOÄI DUNG CUÛA HOAÏT ÑOÄNG QUAÛN TRÒ........................18

1. HOAÏCH ÑÒNH..................................................182. THIEÁT KEÁ CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC .....................193. QUAÛN TRÒ CON NGÖÔØI ................................194. KIEÅM TRA ......................................................19

III. YÙ NGHÓA CUÛA HOAÏT ÑOÄNG QUAÛN TRÒ...............19

CHÖÔNG IISÖÏ PHAÙT TRIEÅN CUÛA QUAÛN TRÒ HOÏC HIEÄN ÑAÏI

(2 TIEÁT)I. CAÙC LYÙ THUYEÁT COÅ ÑIEÅN VEÀ QUAÛN TRÒ........21

1. LYÙ THUYEÁT QUAÛN TRÒ MOÄT CAÙCH KHOA HOÏC (TAYLOR)............................................................21 2. LYÙ THUYEÁT QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH (HENRY) 22

II. LYÙ THUYEÁT TAÂM LYÙ XAÕ HOÄI TRONG QUAÛN TRÒ 24III. LYÙ THUYEÁT ÑÒNH LÖÔÏNG VEÀ QUAÛN TRÒ...........25

CHÖÔNG IIIVAI TROØ ÑAËC ÑIEÅM CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ

(2 TIEÁT)I. CHÖÙC NAÊNG CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ.....................26II. VAI TROØ CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ ................................28

1. CAÙC VAI TROØ VEÀ QUAN HEÄ CON NGÖÔØI ....282. CAÙC VAI TROØ THOÂNG TIN .................................283. CAÙC VAI TROØ QUYEÁT ÑÒNH.........................29

CHÖÔNG IVCOÂNG TAÙC HOAÏCH ÑÒNH CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ

(2 TIEÁT)I. VAI TROØ – YÙ NGHÓA CUÛA COÂNG TAÙC HOAÏCH ÑÒNH TRONG TIEÁN TRÌNH QUAÛN TRÒ:.................................31II. TIEÁN TRÌNH CÔ BAÛN CUÛA HOAÏCH ÑÒNH..............32

7

III. PHAÂN LOAÏI KEÁ HOAÏCH........................................331. KEÁ HOAÏCH ÑÔN DUÏNG...................................342. KEÁ HOAÏCH THÖÔØNG TRÖÏC...........................35

IV. ÑEÅ COÂNG TAÙC HOAÏCH ÑÒNH THAØNH COÂNG...36 1. VIEÄC HOAÏCH ÑÒNH NEÂN ÑÖÔÏC NHIEÀU NGÖÔØI THAM GIA......................................................................372. CAÙC KEÁ HOAÏCH NEÂN ÑÔN GIAÛN.................373. CAÙC KEÁ HOAÏCH NEÂN LINH ÑOÄNG...............374. VIEÄC THÖÏC HIEÄN KEÁ HOAÏCH.......................37

CHÖÔNG VNHÖÕNG VAÁN ÑEÀ TOÅ CHÖÙC TRONG QUAÛN TRÒ

(2 TIEÁT)I. TAÀM HAÏN QUAÛN TRÒ.............................................38II. QUYEÀN HAØNH TRONG QUAÛN TRÒ.........................40III. PHAÂN CAÁP QUAÛN TRÒ ........................................42

CHÖÔNG VITOÅ CHÖÙC BOÄ MAÙY DOANH NGHIEÄP

(3 TIEÁT)I. KHAÙI NIEÄM CÔ BAÛN VEÀ CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC......44

1. MUÏC TIEÂU CHIEÁN LÖÔÏC CUÛA DOANH NGHIEÄP AÛNH HÖÔÛNG ÑEÁN CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC.................................45 2. BOÁI CAÛNH KINH DOANH ................................453. COÂNG NGHEÄ SAÛN XUAÁT............................46 4. CON NGÖÔØI ...................................................47

II. SÖÏ THAØNH LAÄP CAÙC BOÄ PHAÄN NHOÛ TRONG DOANH NGHIEÄP.........................................................................47 III. CAÙC MOÂ HÌNH CUÛA BOÄ MAÙY TOÅ CHÖÙC.........49

1. MOÂ HÌNH BOÄ MAÙY ÑÔN GIAÛN ....................492. MOÂ HÌNH CÔ CAÁU CHÖÙC NAÊNG ..................493. MOÂ HÌNH CÔ CAÁU PHAÂN NGAØNH HAY TRÖÏC TUYEÁN..........................................................................50

8

4. MOÂ HÌNH HOÃN HÔÏP TRÖÏC TUYEÁN CHÖÙC NAÊNG 515. CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC MA TRAÄN HAY TOÅ CHÖÙC THEO DÖÏ AÙN ....................................................................51

CHÖÔNG VIITUYEÅN DUÏNG VAØ ÑAØO TAÏO NHAÂN VIEÂN

(3 TIEÁT)I. TUYEÅN DUÏNG NHAÂN VIEÂN....................................53

1. XAÙC ÑÒNH NHU CAÀU NHAÂN LÖÏC CUÛA DOANH NGHIEÄP..............................................................532. MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC VAØ XAÙC ÑÒNH TIEÂU CHUAÅN CUÛA CHÖÙC DANH COÂNG VIEÄC .................................543. THU THAÄP ÖÙNG VIEÂN ..................................554. TUYEÅN CHOÏN ÖÙNG VIEÂN TOÁT NHAÁT THEO YEÂU CAÀU CUÛA COÂNG VIEÄC.......................................................55

II. ÑAØO TAÏO NHAÂN VIEÂN.................................................561. ÑAØO TAÏO NHAÂN VIEÂN LUÙC MÔÙI BAÉT ÑAÀU NHAÄN VIEÄC..................................................................562. ÑAØO TAÏO TRONG LUÙC ÑANG LAØM VIEÄC.....563. ÑAØO TAÏO CHO COÂNG VIEÄC TÖÔNG LAI........57

CHÖÔNG VIIILAÕNH ÑAÏO VAØ ÑOÄNG VIEÂN

( 2 TIEÁT)I. ÑOÄNG VIEÂN TINH THAÀN LAØM VIEÄC CUÛA NHAÂN VIEÂN 59

1. LYÙ THUYEÁT COÅ ÑIEÅN VEÀ SÖÏ ÑOÄNG VIEÂN592. LYÙ THUYEÁT TAÂM LYÙ XAÕ HOÄI HAY QUAN HEÄ CON NGÖÔØI ..............................................................603. CAÙC LYÙ THUYEÁT HIEÄN TAÏI VEÀ SÖÏ ÑOÄNG VIEÂN 60

II. CAÙC CAÙCH THÖÙC LAÕNH ÑAÏO ..................................62

CHÖÔNG IX

9

THOÂNG TIN TRONG QUAÛN TRÒ( 2 TIEÁT)

I. CHÖÙC NAÊNG THOÂNG ÑAÏT.....................................64II. TIEÁN TRÌNH THOÂNG ÑAÏT.......................................65III. CAÙC TRÔÛ NGAÏI TRONG COÂNG VIEÄC THOÂNG ÑAÏT66

1. SÖÏ THIEÁU CHUAÅN BÒ....................................662. NHÖÕNG GIAÛ THIEÁT KHOÂNG ÑÖÔÏC LAØM ROÕ 663. SÖÏ MAÄP MÔØ VEÀ CHÖÕ NGHÓA .....................66 4. CAÙC THOÂNG TIN ÑÖÔÏC DIEÃN TAÛ KEÙM.......675. SÖÏ MAÁT MAÙT DO TRUYEÀN ÑAÏT THOÂNG TIN VAØ THU THAÄP KEÙM................................................676. SÖÏ KHOÂNG TIN CAÄY, ÑE DOÏA VAØ SÔÏ HAÕI..67

IV. BIEÄN PHAÙP HOAØN THIEÄN SÖÏ THOÂNG ÑAÏT ......67

CHÖÔNG XCOÂNG TAÙC KIEÅM TRA

(3 TIEÁT)I. TIEÁN TRÌNH KIEÅM TRA ...........................................69

1. XAÙC ÑÒNH TIEÂU CHUAÅN..............................692. ÑO LÖÔØNG THAØNH QUAÛ..............................693. ÑIEÀU CHÆNH CAÙC SAI LEÄCH........................70

II. CAÙC NGUYEÂN TAÉC ÑEÅ XAÙC ÑÒNH CÔ CHEÁ KIEÅM TRA 701. CÔ CHEÁ KIEÅM TRA PHAÛI ÑÖÔÏC THIEÁT KEÁ DÖÏA TREÂN KEÁ HOAÏCH ..................................................................702. COÂNG VIEÄC KIEÅM TRA PHAÛI ÑÖÔÏC THIEÁT KEÁ THEO ÑAËC ÑIEÅM CAÙ NHAÂN ...........................................703. SÖÏ KIEÅM TRA PHAÛI ÑÖÔÏC THÖÏC HIEÄN TAÏI NHÖÕNG ÑIEÅM CHUÛ YEÁU ..............................................714. VIEÄC KIEÅM TRA PHAÛI KHAÙCH QUAN ...........715. HEÄ THOÁNG KIEÅM TRA PHAÛI PHUØ HÔÏP VÔÙI BAÀU KHOÂNG KHÍ CUÛA DOANH NGHIEÄP.........................................716. VIEÄC KIEÅM TRA CAÀN PHAÛI TIEÁT KIEÄM......727. VIEÄC KIEÅM TRA PHAÛI ÑÖA ÑEÁN HAØNH ÑOÄNG 72

10

III. CAÙC COÂNG CUÏ KIEÅM TRA ..................................72

PHAÀN II

QUAÛN TRÒ NHAÂN SÖÏ

CHÖÔNG ITOÅNG QUAÙT VEÀ QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ

(3 TIEÁT)I. ÑAÏI CÖÔNG VEÀ QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ74

1. ÑÒNH NGHÓA...................................................742. MUÏC TIEÂU CUÛA QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ...........................................................................743.CHÖÙC NAÊNG CUÛA PHOØNG NHAÂN SÖÏ..........754. VAI TROØ CUÛA PHOØNG NHAÂN SÖÏ................765. CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC CUÛA PHOØNG NHAÂN SÖÏ 776. XU HÖÔÙNG, THAÙCH ÑOÁ VAØ CAÙC VAÁN ÑEÀ AÛNH HÖÔÛNG ÑEÁN QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ ...............777. ÑAÏO ÑÖÙC TRONG QUAÛN TRÒ ........................78

II. MOÂI TRÖÔØNG QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ78 1. TOÅNG QUAN VEÀ MOÂI TRÖÔØNG ...................782. MOÂI TRÖÔØNG BEÂN NGOAØI VEÀ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ .....................................................................793. MOÂI TRÖÔØNG BEÂN TRONG CUÛA QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ.....................................................................80

III. PHAÂN TÍCH COÂNG VIEÄC ......................................811. PHAÂN TÍCH COÂNG VIEÄC LAØ MOÄT COÂNG CUÏ QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ...........................................812. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP PHAÂN TÍCH COÂNG VIEÄC 83

11

3. TIEÁN TRÌNH PHAÂN TÍCH COÂNG VIEÄC ...........844. MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC ...................................845. TIEÂU CHUAÅN COÂNG VIEÄC............................84

CHÖÔNG IIHOAÏCH ÑÒNH – TUYEÅN MOÄ - TUYEÅN CHOÏN NHAÂN VIEÂN

(3 TIEÁT)I. HOAÏCH ÑÒNH TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ.................86

1. TOÅNG QUAÙT VEÀ HOAÏCH ÑÒNH TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ .....................................................................862. TIEÁN TRÌNH HOAÏCH ÑÒNH TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ ...........................................................................873. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP DÖÏ BAÙO TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ .....................................................................89

II. TUYEÅN MOÄ NHAÂN VIEÂN......................................901. TIEÁN TRÌNH TUYEÅN DUÏNG.............................902. TUYEÅN MOÄ NHAÂN VIEÂN..............................91

III. TUYEÅN CHOÏN NHAÂN VIEÂN..................................921. AÛNH HÖÔÛNG CUÛA YEÁU TOÁ MOÂI TRÖÔØNG922. PHAÙC HOÏA TIEÁN TRÌNH TUYEÅN CHOÏN .........923. GIAI ÑOAÏN CHUAÅN BÒ....................................92

CHÖÔNG IIIPHAÙT TRIEÅN TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ

(3 TIEÁT)I. HOÄI NHAÄP VAØO MOÂI TRÖÔØNG LAØM VIEÄC........99

1. MUÏC ÑÍCH CUÛA HOÄI NHAÄP ..........................992. CAÙC GIAI ÑOAÏN CUÛA CHÖÔNG TRÌNH HOÄI NHAÄP VAØO MOÂI TRÖÔØNGLAØM VIEÄC ..............................1003. ÑAØO TAÏO CAÁP QUAÛN ÑOÁC.......................1004. CHÖÔNG TRÌNH TAÙI HOØA NHAÄP VAØO MOÂI TRÖÔØNG LAØM VIEÄC ......................................................101

II. ÑAØO TAÏO VAØ PHAÙT TRIEÅN..............................101 1. TAÏI SAO PHAÛI ÑAØO TAÏO VAØ PHAÙT TRIEÅN1012. TIEÁN TRÌNH ÑAØO TAÏO VAØ PHAÙT TRIEÅN . .1013. CAÙC BIEÄN PHAÙP ÑAØO TAÏO – PHAÙT TRIEÅN 102

12

III. ÑAÙNH GIAÙ THAØNH TÍCH COÂNG TAÙC ...............1041. ÑÒNH NGHÓA ................................................1042. CHÍNH SAÙCH VAØ MUÏC TIEÂU.......................1043. TIEÁN TRÌNH ÑAÙNH GIAÙ THAØNH TÍCH COÂNG TAÙC 1054. PHOÛNG VAÁN ÑAÙNH GIAÙ ...........................1055. TRAÙCH NHIEÄM VAØ ÑÒNH KYØ ÑAÙNH GIAÙ THAØNH TÍCH COÂNG TAÙC.................................................................1066. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP ÑAÙNH GIAÙ THAØNH TÍCH COÂNG TAÙC ................................................................106

CHÖÔNG IVLÖÔNG BOÅNG VAØ ÑAÕI NGOÄ

(3 TIEÁT)I. THIEÁT LAÄP VAØ QUAÛN TRÒ HEÄ THOÁNG LÖÔNG BOÅNG 108 1. ÑAÏI CÖÔNG VEÀ LÖÔNG BOÅNG VAØ ÑAÕI NGOÄ 108 2. CAÙC YEÁU TOÁ QUYEÁT ÑÒNH & AÛNH HÖÔÛNG ÑEÁN LÖÔNG BOÅNG VAØ ÑAÕI NGOÄ..................................108II. PHUÙC LÔÏI VAØ CAÙC KHOAÛN TRÔÏ CAÁP..............109

1. PHUÙC LÔÏI ........................................................1092. LÖÔNG BOÅNG ÑAÕI NGOÄ KÍCH THÍCH SAÛN XUAÁT 1103. ÑAÕI NGOÄ PHI TAØI CHÍNH ..............................110

PHAÀN IIIQUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH VAÊN PHOØNG

CHÖÔNG IQUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH

(1 TIEÁT)I. KHAÙI NIEÄM VAØ CAÙC NGUYEÂN TAÉC ..............111

1. KHAÙI NIEÄM.................................................1112. NGUYEÂN TAÉC ..............................................111

II. NOÄI DUNG BAÛN CHAÁT CUÛA QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH..............................................................................111

1. CHÖÙC NAÊNG CUÛA QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH 1112 . QUY MOÂ QUAÛN TRÒ ...................................112

13

3. QUAN HEÄ GIÖÕA QUAÛN TRÒ VAØ THÖÏC HAØNH 1124. CHÖÙC NAÊNG CUÛA QUAÛN TRÒ VIEÂN HAØNH CHAÙNH .........................................................................112

CHÖÔNG IIQUAÛN TRÒ VAÊN PHOØNG

(1 TIEÁT)I. THIEÁT LAÄP VAØ TRANG BÒ VAÊN PHOØNG ...........113

1.VAÊN PHOØNG................................................1132. TRANG BÒ VAÊN PHOØNG ..............................113

II. THIEÁT LAÄP VAØ SAÉP XEÁP HOÀ SÔ VAÊN THÖ.....1131. GOÀM NHÖÕNG TAØI LIEÄU VAÊN THÖ ..............1132. CAÙCH THIEÁT LAÄP HOÀ SÔ ...............................1143. CAÙCH SAÉP XEÁP HOÀ SÔ .............................114

CHÖÔNG IIITHÖÏC HAØNH MOÄT VAØI HOAÏT ÑOÄNG

HAØNH CHAÙNH CAÊN BAÛN(2 TIEÁT)

I. CAÙC GIAI ÑOAÏN SOAÏN THAÛO VAÊN THÖ HAÈNG NGAØY 1151. GIAI ÑOAÏN CHUAÅN BÒ..................................1152. GIAI ÑOAÏN GIAÛI QUYEÁT VAÁN ÑEÀ...............1153. GIAI ÑOAÏN DÖÏ THAÛO VAÊN THÖ...................116

II. BOÁ CUÏC VAÊN THÖ...............................................1161. TIEÂU ÑEÀ.......................................................1162. THÖÔNG ÑEÀ...................................................1163. CHAÙNH ÑEÀ...................................................116

4. HAÄU THÖ ..............................................................116PHAÀN IV

TOÅ CHÖÙC ÑIEÀU HAØNH DOANH NGHIEÄP VAÄN TAÛI OÂTOÂ

CHÖÔNG IMOÂ HÌNH TOÅ CHÖÙC VAØ CHÖÙC NAÊNG QUAÛN LYÙ CUÛA

DOANH NGHIEÄP VAÄN TAÛI OÂTOÂ(3 TIEÁT)

I. MOÂ HÌNH TOÅ CHÖÙC ÑIEÀU HAØNH DOANH NGHIEÄP VAÄN TAÛI OÂTOÂ..................................................117

14

II. MOÄT SOÁ CHÖÙC NAÊNG CHUÛ YEÁU CUÛA DOANH NGHIEÄP VAÄN TAÛI OÂTOÂ....................................118

1. CHÖÙC NAÊNG KINH DOANH........................1182. CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC VAØ QUAÛN LYÙ KYÕ THUAÄT.........................................................1183. CHÖÙC NAÊNG LAO ÑOÄNG TIEÀN LÖÔNG....1184. CHÖÙC NAÊNG TAØI CHÍNH KEÁ TOAÙN .......118

III. TOÅ CHÖÙC CHÆ HUY SAÛN XUAÁT VAÄN TAÛI. .1191. NGUYEÂN TAÉC TRÖÏC TUYEÁN ...................1192. NGUYEÂN TAÉC THAM MÖU.........................1193. NGUYEÂN TAÉC HOÃN HÔÏP.........................120

CHÖÔNG IICOÂNG TAÙC TOÅ CHÖÙC ÑIEÀU HAØNH ÑOÄI XE VAÄN TAÛI

OÂTOÂ(3 TIEÁT)

I.LAÄP KEÁ HOAÏCH KHAI THAÙC VAØ VAÄN TAÛI HAØNG HOÙA 121II. LAÄP KEÁ HOAÏCH KHAI THAÙC VAØ VAÄN TAÛI HAØNH KHAÙCH

121III.TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ CHUYEÁN XE..........................122 1. QUAÛN LYÙ QUAÕNG ÑÖÔØNG XE CHAÏY TRONG CHUYEÁN XE.................................................................................122 2. QUAÛN LYÙ NHIEÂN LIEÄU TIEÂU HAO CHO CHUYEÁN XE 123

3. KIEÅM TRA TÌNH TRAÏNG KYÕ THUAÄT VAØ AN TOAØN CUÛA XE TRÖÔÙC LUÙC XE ÑI VAÄN CHUYEÅN.....................................1234. QUAÛN LYÙ THÔØI GIAN TRONG CHUYEÁN VAØ QUAÛN LYÙ THÔØI GIAN LAO ÑOÄNG CUÛA NGÖÔØI LAÙI XE TRONG CHUYEÁN123

5. QUAÛN LYÙ VEÀ VIEÄC THÖÏC HIEÄN NHIEÄM VUÏ VAÄN TAÛI CUÛA NGÖÔØI LAÙI XE ...........................................................................124 6. HÖÔÙNG DAÃN GHI CHEÙP CAÙC SOÁ LIEÄU BAN ÑAÀU 124 7. BAÙO CAÙO ÑÒNH KYØ ....................................124 8. LAÄP KEÁ HOAÏCH BAÛO DÖÔÕNG PHÖÔNG TIEÄN 124

PHAÀN VÑIEÅN QUAÛN TRÒ

(30 TIEÁT)ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 1 ..................................................125Ñaïi cöông veà Quaûn Trò Taøi Nguyeâân Nhaân SöïÑIEÅN QUAÛN TRÒ 2...................................................126Moâi tröôøng Quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï

15

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 3 ..................................................128ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 4 ..................................................129ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 5...................................................129Tuyeån Moä Nhaân Vieâân ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 6...................................................130Tuyeån Moä Nhaân Vieâân ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 7...................................................131Tuyeån Moä Nhaân Vieâân ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 8...................................................131ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 9...................................................132Tuyeån Choïn Nhaân SöïÑIEÅN QUAÛN TRÒ 10.................................................133Tuyeån Choïn Nhaân SöïÑIEÅN QUAÛN TRÒ 11.................................................133Tuyeån Choïn Nhaân SöïÑIEÅN QUAÛN TRÒ 12.................................................133Tuyeån Choïn Nhaân SöïÑIEÅN QUAÛN TRÒ 13.................................................135“Hoäi Nhaäp Vaøo Moâi Tröôøng Laøm Vieäc”ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 14.................................................139Ñaøo taïo vaø Phaùt trieånNAÂNG CAO TRÌNH ÑOÄ ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 15.................................................140Ñaøo taïo vaø Phaùt trieånYEÁU TOÁ THÔØI GIAN LAØ CAÁP BAÙCHÑIEÅN QUAÛN TRÒ 16.................................................141Ñaøo taïo vaø Phaùt trieånCHAÁT LÖÔÏNG ÑAØO TAÏO LAØ QUAN TROÏNGÑIEÅN QUAÛN TRÒ 17.................................................141Ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùcÑIEÅN QUAÛN TRÒ 18.................................................142Thieát laäp vaø quaûn trò heä thoáng löông boångTAØI LIEÄU THAM KHAÛO............................................144

16

PHAÀN I QUAÛN TRÒ HOÏC

CHÖÔNG I ÑAÏI CÖÔNG VEÀ COÂNG VIEÄC QUAÛN TRÒ

A. MUÏC TIEÂÂU– Xaùc ñònh roõ noäi dung cuûa hoaït ñoäng quaûn trò.– Nhaän daïng ñöôïc nhöõng chöùc naêng quaûn trò.– Nhaän bieát ñöôïc tính phoå bieán vaø yù nghóa cuûa hoaït ñoäng quaûn tròB. NOÄI DUNG

I. QUAÛN TRÒ LAØ GÌ Quaûn trò laø moät danh töø khoù ñònh nghóa. Haàu nhö moãi ngöôøi, khi noùi veà quaûn trò, ñeàu coù moät ñònh nghóa rieâng cuûa mình Ngay ñeán caùc nhaø thöïc haønh quaûn trò, maëc duø ñaõ coù nhöõng kinh nghieäm gioáng nhau veà noäi dung quaûn trò, khi ñöôïc yeâu caàu ñònh nghóa quaûn trò, thì cuõng phaùt bieåu raát khaùc nhau. Nhieàu nhaø quaûn trò ngöôùi Phaùp thích noùi : “ Quaûn trò laø tieân lieäu”. caùc nhaø quaûn trò ngöôøi Myõ nhaán maïnh ñeán vaán ñeà quan heä con ngöôøi thöôøng ñònh nghóa quaûn trò laø “ Ñaït muïc tieâu thoâng qua vaø cuøng vôùi ngöôøi khaùc”, trong luùc caùc nhaø quaûn trò thích aùp duïng caùc coâng cuï toaùn hoïc thöôøng taâm ñaéc vôùi ñònh nghóa “ Quaûn trò laø ra quyeát ñònh”. Trong giôùi khoa hoïc vaø giaûng daïy ngöôøi ta cuõng khoâng coù söï thoáng nhaát. Koontz vaø O’Donnell trong giaùo trình “ Caùc nguyeân taéc quaûn trò”, ñònh nghóa:

Quaûn trò laø coâng vieäc cuûa nhaø quaûn trò nhaèm thieát laäp vaø duy trì moät khung caûnh noäi boä trong ñoù moãi ngöôøi laøm vieäc

17

chung theo taäp theå coù theå hoaït ñoäng moät caùch coù hieäu quaû nhaèm ñaït muïc tieâu chung.

Massie trong giaùo trình “ Caùc vaán ñeà chính yeáu cuûa quaûn trò” cho raèng.

Quaûn trò laø moät tieán trình theo ñoù, moät taäp theå hôïp taùc vôùi nhau höôùng caùc hoaït ñoäng cuûa mình vaøo nhöõng muïc tieâu chung.

Stoner vaø Robbins gaàn ñaây ñeàu thoáng nhaát cho raèng quaûn trò laø moät tieán trình bao goàm caùc vieäc hoaïch ñònh, toå chöùc, quaûn trò con ngöôøi vaø kieåm tra caùc hoaït ñoäng trong moät ñôn vò, moät caùch coù heä thoáng, nhaèm hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa ñôn vò ñoù.

Chuùng ta coù theå caên cöù vaøo ñònh nghóa ñoù ñeå ñöa ra ñònh nghóa sau ñaây.

“Quaûn trò laø nhöõng hoaït ñoäng caàn thieát phaûi ñöôïc thöïc hieän khi con ngöôøi keát hôïp nhau trong caùc toå chöùc nhaèm thaønh ñaït nhöõng muïc tieâu chung”

Vôùi ñònh nghóa naøy, chuùng ta muoán xaùc ñònh raèng nhöõng hoaït ñoäng quaûn trò laø nhöõng hoaït ñoäng chæ phaùt sinh khi con ngöôøi keát hôïp vôùi nhau thaønh taäp theå. Neáu moãi caù nhaân töï mình hoaït ñoäng. Soáng moät mình nhö Roâ-Bin-Sôn treân hoang ñaûo, thì khoâng coù hoaït ñoäng quaûn trò. Nhöng chæ caàn hai ngöôøi quyeát taâm keát hôïp vôùi nhau vì nhöõng muïc tieâu chung, thì seõ phaùt sinh nhieàu hoaït ñoäng maø luùc coøn soáng vaø laøm vieäc moät mình, chöa ai coù kinh nghieäm. Ví duï, söï phaân coâng, ngöôøi naøo laøm vieäc naøo. Caùc hoaït ñoäng quaûn trò khoâng nhöõng phaùt sinh khi con ngöôøi keá hôïp vôùi nhau thaønh taäp theå, maø laïi coøn caàn thieát. Bôûi vì, neáu khoâng coù nhöõng hoaït ñoäng ñoù, moïi ngöôøi trong taäp theå seõ khoâng bieát laøm gì, laøm luùc naøo, hoaëc seõ laøm moät caùch loän xoän, gioáng nhö hai ngöôøi cuøng khieâng moät khuùc goã, thay vì cuøng böôùc veà moät höôùng thì moãi ngöôøi laïi böôùc veà moãi höôùng khaùc nhau.

Nhöõng hoaït ñoäng khieán hai ngöôøi cuøng khieâng khuùc goã ñi veà moät höôùng laø nhöõng hoaït ñoäng quaûn trò. Trong Boä Tö baûn,

18

Mac coù ñưa moät hình aûnh raát hay veà hoaït ñoäng Quaûn trò laø nhöõng hoaït ñoäng cuûa ngöôøi chæ huy moät daøn nhaïc. Ngöôøi naøy khoâng ñaùnh troáng, khoâng ñaùnh ñaøn, chæ duøng tay chæ huy maø taïo neân bản giao höôûng.II. NOÄI DUNG CUÛA HOAÏT ÑOÄNG QUAÛN TRÒ Chuùng ta vöøa noùi raèng quaûn trò laø hoaït ñoäng caàn thieát phaûi ñöôïc thöïc hieän nhaèm duy trì vaø taïo ñieàu kieän cho nhöõng taäp theå con ngöôøi hoaït ñoäng, höôùng veà muïc tieâu chung. Nhöõng hoaït ñoäng ñoù coù theå taäp trung trong moät soá coâng vieäc chính. Ñoù laø, döï truø caùc hoaït ñoäng maø ñôn vò seõ phaûi thöïc hieän, toå chöùc boä maùy, quaûn trò con ngöôøi, kieåm tra thaønh quả v.v… caùch noùi thoâng thöôøng hieän nay laø caùc chöùc naêng quaûn trò, ñeå chæ nhöõng noäi dung cuûa hoaït ñoäng quaûn trò. Coù boán chöùc naêng quaûn trò laø : hoaïch ñònh, toå chöùc, toå chöùc, quaûn trò con ngöôøi, kieåm tra.

1. HOAÏCH ÑÒNH laø laøm keá hoaïch, laø chöùc naêng ñaàu tieân trong tieán trình quaûn trò. Coâng taùc naøy bao goàm vieäc xaùc ñònh muïc tieâu hoaït ñoäng cuûa toå chöùc, xaây döïng chieán löôïc toång theå nhaèm höôùng daãn haønh ñoäng höôùng veà muïc tieâu vaø thieát laäp he thoaùng caùc keá hoaïch hoaït ñoäng cuï theå. 2. THIEÁT KEÁ CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC

Caùc nhaø quaûn trò cuõng phaûi thieát kế cô caáu toå chöùc. Coâng taùc naøy bao goàm vieäc xaùc ñònh nhöõng vieäc phaûi laøm, nhöõng ai seõ phaûi laøm nhöõng vieäc ñoù, caùc coâng vieäc seõ ñöôïc phoái hôïp vôùi nhau nhö theá naøo? Nhöõng boä phaän naøo caàn phaûi ñöôïc thaønh laäp, thieát laäp moái quan heä veà coâng vieäc, quyeàn haønh & traùch nhieäm giöõa caùc boä phaän.3. QUAÛN TRÒ CON NGÖÔØI Chöùc naêng thöù ba lieân quan ñeán con ngöôøi trong toå chöùc. Ñoù laø vieäc tuyeån choïn, thu duïng, boá trí coâng vieäc, boài döôõng, ñoäng vieân, kích thích vaø laõnh ñaïo con ngöôøi laøm vieäc.4. KIEÅM TRA

19

Coâng taùc kieåm tra bao goàm xaùc ñònh thaønh quaû, so saùnh thaønh quaû thöïc teá vôùi thaønh quaû ñaõ ñöôïc xaùc ñònh vaø tieán haønh caùc bieän phaùp söûa chöõa neáu coù sai leäch, nhaèm baûo ñaûm toå chöùc ñang treân ñöôøng ñi ñuùng ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu.

Nhöõng chöùc naêng treân ñaây laø phoå bieán ñoái vôùi moïi nhaø quaûn trò, duø ñoù laø Toång Giaùm ñoác moät coâng ty lôùn, Hieäu tröôûng moät tröôøng hoïc, tröôûng phoøng trong moät cô quan, hay chæ laø toå tröôûng moät toå coâng nhaân trong moät xí nghieäp.

Dó nhieân phoå bieán khoâng coù nghóa laø ñoàng nhaát. Vì moãi toå chöùc ñeàu coù ñaëc ñieåm veà moâi tröôøng, xaõ hoäi, ngaønh ngheà, quy trình coâng ngheä v.v… rieâng, neân caùc hoaït ñoäng quaûn trò cuõng coù nhöõng hoaït ñoäng khaùc nhau. Nhöng nhöõng caùi khaùc nhau ñoù chæ laø khaùc nhau veà möùc ñoä phöùc taïp, phöông phaùp thöïc hieän, chöù khoâng phaûi veà baûn chaát.III. YÙ NGHÓA CUÛA HOAÏT ÑOÄNG QUAÛN TRÒ Khi con ngöôøi hôïp taùc vôùi nhau trong moät taäp theå ñeå cuøng nhau laøm vieäc, ngöôøi ta coù theå töï phaùt laøm nhöõng vieäc caàn laøm, theo caùch suy nghó rieâng cuûa moãi ngöôøi. Loái laøm vieäc chung nhö theá cuõng coù theå ñaït ñöôïc keát quaû, hoaëc cuõng coù theå khoâng Nhöng neáu ngöôøi ta bieát toå chöùc hoaït ñoäng vaø caùc vieäc quaûn trò khaùc, thì trieån voïng ñaït keát quaû seõ chaéc chaén hôn. Ñaëc bieät quan troïng khoâng phaûi chæ laø vieäc ñaït keát quaû maø seõ coøn laø ít toán keùm thì giôø, tieàn baïc, nguyeân vaät lieäu vaø nhieàu loaïi phí toån khaùc Khi chuùng ta so saùch giöõa keát quaû ñaït ñöôïc vôùi nhöõng chi phí ñaõ toán keùm, chuùng ta coù khaùi nieäm hieäu quaû. Hieäu quaû cao khi keát quaû nhieàu hôn so vôùi chi phí, vaø hieäu quaû thaáp khi chi phí nhieàu hôn so vôùi keát quaû ñaït ñöôïc. Khoâng bieát caùch quaûn trò thì cuõng phaûi ñaït ñöôïc keát quaû, nhöng neáu xem xeùt ñeán chi phí, thì seõ thaáy quaù nhieàu. Töùc laø coù keát quaû, maø khoâng coù hieäu quaû. Trong hoaït ñoäng kinh teá, nhaát laø trong neàn kinh teá thò tröôøng coù caïnh tranh, ngöôøi ta phaûi tìm caùch haïn cheá chi phí vaø

20

gia taêng keát quaû, töùc laø luoân luoân tìm caùch gia taêng hieäu quaû. Caùc hoaït ñoäng quaûn trò laø caàn thieát vì seõ giuùp gia taêng hieäu quaû. Coù theå noùi raèng lyù do ñeå toàn taïi cuûa hoaït ñoäng quaûn trò chính laø vì muoán coù hieäu quaû, vaø chæ khi naøo ngöôøi ta quan taâm ñeán hieäu quaû thì ngöôøi ta môùi quan taâm ñeán hoaït ñoäng quaûn trò.

Quaûn trò hoïc laø khoa hoïc nguyeân cöùu phaân tích veà coâng vieäc quaûn trò trong toå chöùc, toång quaùt hoaù nhöõng kinh nghieäm toát thaønh nguyeân taéc vaø lyù thuyeát coù theå aùp duïng cho caùc tình huoáng quaûn trò töông töï. Muïc tieâu cuûa quaûn trò hoïc nhaèm giuùp chuùng ta coù nhöõng kieán thöùc va kyõ thuaät caàn thieát ñeå gia taêng hieäu quaû trong hoaït ñoäng taäp theå, kinh doanh hay khoâng kinh doanh.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP

1. Moãi ngöôøi, khi töï mình hoaït ñoäng, coù caàn phaûi laøm nhöõng coâng vieäc quaûn trò hay khoâng?2. Taïi sao coâng vieäc quaûn trò laïi caàn thieát cho caùc toå chöùc ?3. Coâng vieäc quaûn trò trong moät coâng ty kinh doanh vôùi coâng vieäc quaûn trò trong moät xí nghieäp cô khí coù gioáng nhö nhau khoâng?4. Keát quaû vaø hieäu quaû khaùc nhau nhö theá naøo?

21

CHÖÔNG II

SÖÏ PHAÙT TRIEÅN CUÛA QUAÛN TRÒ HOÏC HIEÄN ÑAÏI

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhận biết những kiến thức vaø kyõ thuaät caàn thieát ñeå nhaèm gia taêng hieäu quaû trong caùc cô sôû laøm vieäc taäp theå– Nhận biết töø khi con ngöôøi quan taâm ñeán hieäu quaû trong hoaït

ñoäng taäp theå, nhaát laø trong caùc cô sôû saûn xuaát, kinh doanh thì quaûn trò hoïc môùi phaùt trieån moät caùch coù heä thoáng.

– Nhận dạng caùc caùch thöùc quaûn trò ñeå gia taêng hieäu quaû. – Nhận biết caùc noã löïc raát khaùc nhau veà caùch thöùc tieáp caän

vaø ñeà ra caùc giaûi phaùp quaûn trò, theo noäi dung caùc lyù thuyeát quaûn trò hoïc hieän ñaïi coù theå ñöôïc chia thaønh 3 nhoùm:

Nhoùm 1: Caùc lyù thuyeát quaûn trò coå ñieån.Nhoùm 2: Caùc lyù thuyeát veà taâm lyù xaõ hoäi trong quaûn trò.Nhoùm 3: Caùc lyù thuyeát ñònh löôïng veà quaûn trò.

B. NOÄI DUNGI. CAÙC LYÙ THUYEÁT COÅ ÑIEÅN VEÀ QUAÛN TRÒ

Caùc lyù thuyeát coå ñieån veà quaûn trò laø thuaät ngöõ ñöôïc duøng ñeå chæ nhöõng yù kieán veà toå chöùc vaø quaûn trò ñöôïc ñöa ra ôû Chaâu AÂu vaø Hoa Kyø vaøo nhöõng thaäp nieân ñaàu cuûa theá kyû 20.

Trong caùc lyù thuyeát coå ñieån, coù theå ñöa ra hai lyù thuyeát chính:

- Lyù thuyeát quaûn trò moät caùch khoa hoïc, bao goàm yù kieán cuûa Taylor vaø caùc coäng söï nhö Gantt vaø Gilbreth

- Lyù thuyeát quaûn trò haønh chaùnh, goàm chuû yeáu laø lyù thuyeát cuûa Henri Fayol ôû Phaùp, vaø cuûa Max Weber ngöôøi Ñöùc.1. LYÙ THUYEÁT QUAÛN TRÒ MOÄT CAÙCH KHOA HOÏC ( TAYLOR )

Teân goïi cuûa lyù thuyeát naøy xuaát phaùt töø nhan ñeà taùc phaåm cuûa Taylor, goïi laø

“ Caùc nguyeân taéc quaûn trò moät caùch khoa hoïc” xuaát baûn laàn ñaàu ôû Myõ naêm 1911. Maëc duø ñoàng thôøi vaø sau Taylor, coøn coù nhieàu ngöôøi khaùc cuõng trình baøy nhöõng yù kieán tham gia vaøo vieäc quaûn trò moät caùch khoa hoïc, ví duï nhö Henry Ford ñöa ra yù

22

kieán veà vieäc toå chöùc lao ñoäng theo loái daây chuyeàn, nhöng taát caû ñeàu ñöôïc goïi chung baèng teân naøy, vaø thaäm chí baèng teân rieâng cuûa Taylor, nhö khi ngöôøi ta noùi phöông phaùp Taylor, thì khoâng phaûi chæ rieâng yù kieán Taylor maø chæ chung nhieàu yù kieán khaùc.

Caùc baïn nghieân cöùu trong caùc saùch giaùo khoa trình baøy ñaày ñuû caùc lyù thuyeát cuûa Taylor vaø caùc taùc giaû khaùc cuøng nhoùm. Trong baøi nay toâi seõ giôùi thieäu vaén taét veà lyù thuyeát cuûa Taylor.

Taylor laø moät kyõ sö cô khí, xuaát thaân töø coâng nhaân vaø trôû thaønh kyõ sö traûi qua vieäc vöøa laøm vöøa hoïc ban ñeâm. Trong quaù trình laøm vieäc trong moät nhaø mayù luyeän caùn theùp, Taylor ñaõ coù nhieàu cô hoäi ñeå quan saùt thöïc teá quaûn trò trong nhaø maùy. Qua caùc kinh nghieäm ñoù, Taylor ñaõ cho raèng hai nguyeân nhaân chính khieán naêng suaát lao ñoäng cuûa coâng nhaân thaáp vaø vì naêng suaát lao ñoäng thaáp neân söï quaûn trò ñaõ keùm hieäu quaû

Hai nguyeân nhaân khieán cho naêng suaát lao ñoäng keùm laø: - Coâng nhaân khoâng bieát phöông phaùp laøm vieäc. - Coâng nhaân laøm vieäc thieáu nhieät tình & haêng haùi.

Taylor qui traùch nhieäm taïo ra hai nguyeân nhaân naøy thuoäc veà nhaø quaûn trò. Noùi moät caùch khaùc laø, caùc nhaø quaûn trò ñaõ khoâng bieát quaûn trò moät caùch khoa hoïc.

Töø nhaän thöùc ñoù, Taylor cho raèng phaûi thay ñoåi caùch thöùc quaûn trò laâu nay theo kieåu “ gaëp ñaâu laøm ñoù”, “ laøm sai thì söûa” baèng moät caùch thöùc quaûn trò môùi maø Taylor goïi laø Quaûn trò moät caùch khoa hoïc.

Noäi dung cuûa Quaûn trò moät caùch khoa hoïc, theo Taylor, bao goàm caùc ñieàu cô baûn sau ñaây:

* Caùc nhaø quaûn trò, töø caáp toå tröôûng ñeán quaûn ñoác, giaùm ñoác neân daønh nhieàu thôøi gian & coâng söùc ñeå laøm keá hoaïch hoaït ñoäng, toå chöùc cho coâng nhaân laøm vieäc & kieåm tra hoaït ñoäng cuûa coâng nhaân thay vì mình cuõng laøm coâng vieäc cuï theå nhö coâng nhaân.

* Caùc nhaø quaûn trò neân suy nghó tìm ra nhöõng caùch thöùc hoaït ñoäng ít toán thôøi gian & söùc lao ñoäng ñeå daïy cho coâng nhaân.

* Caùc nhaø quaûn trò neân söû duïng caùc bieän phaùp kinh teá ñeå

23

kích thích coâng nhaân haêng haùi laøm vieäc.Caùc yù kieán treân ñaây cuûa Taylor ñaõ ñöôïc aùp duïng roäng raõi

trong vieäc quaûn trò xí nghieäp ôû caùc nöôùc Aâu Myõ, vaø ñaõ ñem laïi nhieàu thaønh quaû.

2. LYÙ THUYEÁT QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH (HENRY) Ñaây laø teân goïi ñeå chæ caùc yù kieán veà caùch thöùc quaûn trò

xí nghieäp do Henry Fayol ôû Phaùp vaø Max Weber ôû Ñöùc neâu leân, cuõng cuøng thôøi vôùi Taylor ôû Myõ.

Khaùc vôùi Taylor, cho raèng naêng suaát lao ñoäng keùm laø do coâng nhaân khoâng bieát lao ñoäng laøm vieäc, vaø khoâng ñöôïc kích thích kinh teá ñaày ñuû Fayol cho raèng naêng suaát lao ñoäng cuûa con ngöôøi laøm vieäc chung trong taäp theå tuyø thuoäc vaøo söï saép xeáp, toå chöùc cuûa nhaø quaûn trò. Vieäc saép xeáp, toå chöùc ñoù ñöôïc Fayol goïi laø vieäc quaûn trò toång quaùt vaø vieäc naøy cuõng quan troïng nhö 5 vieäc khaùc trong cô sôû saûn xuaát kinh doanh laø (1) saûn xuaát, (2) tieáp thò hay marketing, (3) taøi chính, (4) quaûn lyù taøi saûn vaø con ngöôøi, vaø (5) keá toaùn-thoáng keâ.Ñeå coù theå laøm toát vieäc saép xeáp toå chöùc xí nghieäp Fayol ñaõ ñeà nghò caùc nhaø quaûn trò phaûi neâân theo 14 nguyeâân taéc ñöôïc goïi laø 14 nguyeâân taéùc quaûn trò sau :

- Phaûi phaân coâng lao ñoäng.- Xaùc ñònh moái quan heä giöõa quyeàn haønh vaø traùch nhieäm.- Duy trì kyû luaät trong doanh nghieäp.- Moãi nhaân vieân chæ nhaän leänh töø moät caáp chæ huy tröïc

tieáp, duy nhaát.- Caùc nhaø quaûn trò phaûi thoáng nhaát yù kieán chæ huy.- Quyeàn lôïi chung luoân phaûi ñaët treân quyeàn lôïi caù nhaân.- Quyeàn lôïi kinh teá phaûi töông xöùng vôùi coâng vieäc.- Quyeàn quyeát ñònh trong doanh nghieäp phaûi taäp chung veà

moät moái.- Doanh nghieäp phaûi ñöôïc toå chöùc theo caáp baäc töø cao

xuoáng thaáp ñeán coâng nhaân.- Trong doanh nghieäp phaûi coù traät töï sinh hoaït.

24

- Söï ñoái xöû trong doanh nghieäp phaûi coâng baèng.- Coâng vieäc cuûa moãi ngöôøi trong doanh nghieäp phaûi ñöôïc oån

ñònh.- Phaûi toân troïng saùng kieán cuûa moãi ngöôøi.- Doanh nghieäp phaûi xaây döïng ñöôïc tinh thaàn taäp theå.

Fayol cho raèng 14 nguyeân taéc treân ñaây khoâng nhöõng neân ñöôïc aùp duïng trong vieäc quaûn trò caùc xí nghieäp maø neân aùp duïng trong vieäc quaûn trò taát caû moïi loaïi toå chöùc khaùc trong xaõ hoäi .Cuõng suy nghó nhö Fayol, nhaø xaõ hoäi hoïc ngöôøi Ñöùc Max Weber ñeà nghò neân xaây döïng caùc cô quan, xí nghieäp thaønh nhöõng toå chöùc quan lieâu thì vieäc quaûn trò seõ coù hieäu quaû hôn. Xin caùc baïn ñöøng voäi nghó xaáu veà töø “ quan lieâu” cuûa taùc giaû naøy. Thaät vaäy, Max Weber cho raèng moät toå chöùc quan lieâu laø moät toå chöùc thöïc hieän ñöôïc 4 ñieàu sau ñaây:

+ Moïi hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp ñeàu döïa vaøo vaên baûn quy ñònh tröôùc.

+ Chæ nhöõng ngöôøi coù chöùc vuï ñöôïc giao môùi coù quyeàn quyeát ñònh.

+ Chæ nhöõng ngöôøi coù naêng löïc môùi ñöôïc giao chöùc vuï.+ Moïi quyeát ñònh trong doanh nghieäp phaûi mang tính khaùch

quan.

II. LYÙ THUYEÁT TAÂM LYÙ XAÕ HOÄI TRONG QUAÛN TRÒ Lyù thuyeát naøy coøn ñöôïc goïi baèng caùi teân khaùc nhö lyù

thuyeát taùc phong, lyù thuyeát quan heä con ngöôøi, hay lyù thuyeát töông quan nhaân söï.

Lyù thuyeát naøy baét ñaàu xuaát hieän ôû Myõ trong thaäp nieân 30, ñöôïc phaùt trieån maïnh hôn bôûi caùc nhaø taâm lyù hoïc trong thaäp nieân 60, vaø hieän nay vaãn coøn ñöôïc nghieân cöùu taïi nhieàu nöôùc phaùt trieån nhaèm tìm ra nhöõng hieåu bieát ñaày ñuû veà taâm hoàn phöùc taïp cuûa con ngöôøi, moät yeáu toá quan troïng ñeå quaûn trò

Quan ñieåm cô baûn cuûa lyù thuyeát naøy cuõng gioáng nhö quan ñieåm cuûa lyù thuyeát quaûn trò khoa hoïc. Hoï cho raèng söï quaûn trò tuyø thuoäc vaøo naêng suaát lao doäng cuûa con ngöôøi laøm vieäc trong

25

taäp theå. Tuy nhieân, khaùc vôùi yù kieán cuûa quaûn trò khoa hoïc, lyù thuyeát taâm lyù hoïc xaõ hoäi cho raèng yeáu toá tinh thaàn coù aûnh höôûng ñeán naêng suaát vaø thaønh quaû lao ñoäng cuûa con ngöôøi.

Töø nhöõng keát quaû nghieân cöùu töø xí nghieäp Hawthorn do giaùo sö Elton Mayo cuûa ñaïi hoïc kinh doanh noåi tieáng ôû Myõ laø Havard thöïc hieän vaø traûi qua nhieàu keát quaû nghieân cöùu thöïc nghieäm khaùc cuûa caùc nhaø taâm lyù hoïc coâng nghieäp, ngöôøi ta cho raèng söï thoûa maõn caùc nhu caàu taâm lyù cuûa con ngöôøi nhö muoán ñöôïc ngöôøi khaùc quan taâm, kính troïng, muoán coù vai troø quan troïng trong söï nghieäp chung, muoán laøm vieäc trong baàu khoâng khí thaân thieän giöõa caùc ñoàng nghieäp coù aûnh höôûng lôùn ñeán naêng suaát & thaønh quaû lao ñoäng cuûa con ngöôøi.

Töø nhaän thöù ñoù, caùc nhaø lyù thuyeát taâm lyù quaûn trò cho raèng caùc nhaø quaûn trò neân thay ñoåi quan nieäm veà coâng nhaân. Hoï khoâng phaûi laø nhöõng con ngöôøi thuï ñoäng, thích ñöôïc chæ huy, thích ñöôïc giao vieäc cuï theå. Traùi laïi, hoï seõ laøm vieäc toát hôn, neáu ñöôïc ñoái xöû nhö nhöõng ngöôøi tröôûng thaønh. Ñöôïc töï chuû ñoäng trong coâng vieäc. Ngoaøi ra, nhaø quaûn trò phaûi caùi thieän moái quan heä con ngöôøi trong toå chöùc, töø moái quan heä thuû tröôûng vôùi nhaân vieân, ñeán moái quan heä giöõa caùc ñoàng söï ngang haøng, vì con ngöôøi seõ laøm vieäc toát hôn trong moâi tröôøng quan heä thaân thieän.

III. LYÙ THUYEÁT ÑÒNH LÖÔÏNG VEÀ QUAÛN TRÒNhoùm lyù thuyeát xuaát hieän treã nhaát trong quaûn trò hoïc hieän

ñaïi laø nhoùm lyù thuyeát ñònh löôïng veà quaûn trò. Lyù thuyeát naøy coøn ñöôïc goïïi nhieàu teân khaùc nhau nhö lyù thuyeát heä thoáng. Khoa hoïc quaûn trò, vaän truø hoïc hay nghieân cöùu taùc vuï.

Quan ñieåmcô baûn veà quaûn trò cuûa lyù thuyeát naøy khaùc xa so vôùi quan ñieåm cuûa hai nhoùm lyù thuyeát vöøa noùi. Caùc baïn coøn nhôù raèng caû lyù thuyeát coå ñieån laãn lyù thuyeát taâm lyù xaõ hoäi ñeàu cho raèng hieäu quaû trong quaûn trò ñeàu tuyø thuoäc vaøo naêng suaát cuûa ngöôøi lao ñoäng. Hoï chæ khaùc nhau veà caùch thöùc laøm

26

theá naøo ñeå taêng naêng suaát lao ñoäng. Nhöng lyù thuyeát ñònh löôïng veà quaûn trò laïi cho raèng hieäu quaû cuûa quaûn trò tuøy thuoäc vaøo söï ñuùng ñaén trong caùc quyeát ñònh cuûa nhaø quaûn trò. Ví duï : neáu moät nhaø quaûn trò moät xí nghieäp quyeát ñònh sai laàm khi choïn thò tröôøng hay khi saûn xuaát , thì xí nghieäp seõ thua loã, maëc duø coâng nhaân trong xí nghieäp ñoù vaãn laøm vieäc vôùi naêng suaát cao.

Töø quan ñieåm ñoù, caùc nhaø lyù thuyeát ñònh löôïng veà quaûn trò cho raèng caùc nhaø quaûn trò phaûi coá gaéng ñeå coù nhöõng quyeát ñònh ñuùng ñaén. Muoán coù ñöôïc nhöõng quyeát ñònh ñuùng ñaén, nhaø quaûn trò phaûi thu thaäp ñaày ñuû caùc thoâng tin vaø xöû lyù nhanh choùng, chính xaùc thoâng tin thu thaäp ñöôïc.

Ñeå thu thaäp ñaày ñuû thoâng tin, caùc nhaø quaûn trò phaûi coù quan ñieåm heä thoáng khi giaûi quyeát vaán ñeà, töùc laø phaûi thaáy cho ñöôïc caùc yeáu toá lieân quan vaø xem xeùt vaán ñeà treân nhieàu khía caïnh.

Ñeå xöû lyù nhanh choùng vaø chính xaùc caùc thoâng tin, caùc vaán ñeà quaûn trò neân ñöôïc dieãn taû baèng moâ hình toaùn hoïc : vaø söû duïng maùy tính khi thuaän tieän. Caùc baïn seõ ñöôïc hoïc caùc moâ hình toaùn naøy trong giaùo trình toaùn kinh teá hoaëc caùc giaùo trình töông töï.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP1. Lyù thuyeát quaûn trò moät caùch khoa hoïc ñuùng ñaén vaø chöa ñuùng ñaén ôû nhöõng ñieåm naøo?2. Söï thoaû maõn tinh thaàn coù luoân luoân ñem laïi keát quaû laøm vieäc toát hôn khoâng?3. Trong 14 nguyeân taéc quaûn trò cuûa Fayol, nguyeân taéc naøo hieän nay khoâng theå aùp duïng?

CHÖÔNG IIIVAI TROØ ÑAËC ÑIEÅM CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ

A. MUÏC TIEÂÂU– Nhaän bieát khaùi nieäm nhaø quaûn trò– Nhaän daïng caùc vai troø vaø ñaëc ñieåm cuûa nhaø quaûn trò

27

B. NOÄI DUNGI. CHÖÙC NAÊNG CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒCon ngöôøi tham gia trong moät toå chöùc coù theå ñöôïc phaân ra 2 loaïi : nhöõng ngöôøi thöøa haønh & nhaø quaûn trò

* Ngöôøi thöøa haønh : laø thaønh vieân trong toå chöùc coù nhieäm vuï phaûi tröïc tieáp laøm moät coâng vieäc nhaát ñònh & khoâng coù traùch nhieäm giaùm saùt coâng vieäc cuûa ngöôøi khaùc. Ngöôøi y taù chaêm soùc beänh nhaân trong beänh vieän, ngöôøi maäu dòch vieân baùn haøng, ngöôøi thôï söûa xe oâtoâ trong nhaø maùy, laø nhöõng ngöôøi thöøa haønh.

* Nhaø quaûn trò : laø nhöõng ngöôøi thaønh vieân coù nhieäm vuï chæ huy hoaït doäng cuûa ngöôøi khaùc. Caùc nhaø quaûn trò cuõng coù theå töï hoï laøm nhöõng coâng vieäc nhaát ñònh. (Ví duï hoï cuõng baùn haøng, chaêm soùc beänh nhaân, hay tröïc tieáp söûa xe..) tuy nhieân vì hoï coù traùch nhieäm chæ huy giaùm saùt nhöõng ngöôøi khaùc, neân hoï laø nhöõng nhaø quaûn trò.

Caùc nhaø quaûn trò trong moät toå chöùc ñöôïc chia thaønh 3 caáp : nhaø quaûn trò caáp cô sôû ( first-line manager) cuõng thöôøng ñöôïc goïi laø toå tröôûng, ñoác coâng, cai thôï v.v.., nhaø quaûn trò trung caáp( middle manager) thöôøng mang chöùc danh tröôûng phoøng, tröôûng ban, cöûa haøng tröôûng, ñoác coâng phaân xöôûng, tröôûng khoa v.v… , vaø nhaø quaûn trò cao caáp (Toång giaùm ñoác, giaùm ñoác, chuû tòch hoäi ñoàng quaûn trò…).

Nhaø quaûn trò caáp cô sôû : laø nhöõng nhaø quaûn trò ôû caáp baäc cuoái cuøng trong heä thoáng caáp baäc cuûa caùc nhaø quaûn trò trong cuøng moät toå chöùc, vôùi tö caùch laø nhaø quaûn trò, hoï coù nhieäm vuï höôùng daãn, ñoân ñoác, ñieàu khieån coâng nhaân laøm coâng vieäc haèng ngaøy ñeå ñöa ñeán söï hoaøn thaønh muïc tieâu chung cuûa moät toå chöùc. Tuy nhieân nhaø quaûn trò sô caáp cuõng thöôøng laø nhöõng ngöôøi tröïc tieáp tham gia caùc coâng vieäc saûn xuaát kinh doanh cuï theå nhö nhaân vieân döôùi quyeàn hoï.

Nhaø quaûn trò trung caáp : laø moät khaùi nieäm roäng duøng ñeå chæ nhöõng caáp chæ huy trung gian ñöùng treân caáp cô sôû, döôùi nhaø quaûn trò cao caáp. Hoï vöøa quaûn trò caùc nhaø quaûn trò caáp cô sôû

28

vöøa ñieàu khieån caùc nhaân vieân khaùc, so vôùi chöùc naêng cuûa nhaø quaûn trò sô caáp nhaø quaûn trò trung caáp coù chöùc naêng thöïc hieän caùc keá hoaïch vaø chính saùch cuûa toå chöùc baèng caùch phoái hôïp caùc coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän nhaèm höôùng ñeán söï hoaøn thaønh muïc tieâu chung.

Nhaø quaûn trò caáp cao : laø nhoùm nhoû caùc nhaø quaûn trò ôû caáp cao nhaát cuûa moät toå chöùc, chòu traùch nhieäm veà nhöõng thaønh quaû cuoái cuøng cuûa toå chöùc. Hoï coù chöùc naêng xaây döïng chieán löôïc haønh ñoäng, duy trì, phaùt trieån toå chöùc.

Duø ôû caáp baäc naøo, taát caû caùc nhaø quaûn trò cuõng caàn phaûi coù caùc hoaït ñoäng quaûn trò nhö nhau laø : Hoaïch ñònh, thieát keá toå chöùc, quaûn trò con ngöôøi & kieåm tra. Ñeå hoaøn thaønh caùc coâng vieäc treân, caùc nhaø quaûn trò caàn coù 3 loaïi kieán thöùc & kyõ naêng sau :

- Kieán thöùc chuyeân moân kyõ thuaät.- Kyõ naêng veà nhaân söï.- Kyõ naêng tö duy, nhaän thöùc, phaân tích söï vieäc.Kyõ naêng nhaân söï lieân quan ñeán khaû naêng cuøng laøm vieäc,

ñoäng vieân vaø ñieàu khieån con ngöôøi vaø taäp theå trong doanh nghieäp, duø nhöõng ngöôøi ñoù laø thuoäc caáp, ñoàng nghieäp ngang haøng hay caáp treân. Kyõ naêng nhaân söï laø taøi naêng ñaëc bieät cuûa nhaø quaûn trò trong vieäc quan heä vôùi ngöôøi khaùc ñeå nhaèm taïo söï thuaän lôïi vaø thuùc ñaåy söï hoaøn thaønh coâng vieäc chung. Moät vaøi kyõ naêng nhaân söï caàn thieát cho nhaø quaûn trò laø bieát caùch thoâng ñaït höõu hieäu ( vieát vaø noùi ), coù thaùi ñoä quan taâm tích cöïc ñeán ngöôøi khaùc vaø khung caûnh laøm vieäc, xaây döïng khoâng khí hôïp taùc giöõa moïi ngöôøi cuøng laøm vieäc chung, vaø bieát caùch ñoäng vieän nhaân vieân döôùi quyeàn.

Kyõ naêng tö duy : nhaø quaûn trò phaûi hieåu roõ möùc ñoä phöùc taïp, hoaøn caûnh & bieát giaûm thieåu söï phöùc taïp ñoù xuoáng möùc ñoä coù theå ñoái phoù ñöôïc. Kyõ naêng tö duy naøy laø caùi khoù tieáp thu nhaát vaø quan troïng ñaëc bieät ñoái vôùi nhaø quaûn trò.

Kyõ naêng kyõ thuaät : laø nhöõng khaû naêng caàn thieát ñeå thöïc hieän moät coâng vieäc cuï theå, hay noùi caùch khaùc, laø trình ñoä

29

chuyeân moân nghieäp vuï cuûa nhaø quaûn trò. Ví duï: thaûo chöông trình ñieän toaùn, soaïn thaûo hôïp ñoàng phaùp lyù kinh teá, thieát keá maùy moùc v.v… Nhaø quaûn trò coù ñöôïc trình ñoä chuyeân moân nghieäp vuï qua vieäc theo hoïc ôû caùc tröôøng hay caùc lôùp boài döôõng.

Trong luùc caùc nhaø quaûn trò ñeàu phaûi coù ñaày ñuû ba loaïi kyõ naêng treân ñaây, hieån nhieân laø taàm quan troïng cuûa moãi loaïi kyõ naêng tuøy theo caáp baäc cuûa nhaø quaûn trò trong toå chöùc. Noùi chung kyõ naêng kyõ thuaät giaûm daàn söï quan troïng khi leân cao daàn trong heä thoáng caáp baäc cuûa caùc nhaø quaûn trò. ÔÛ caáp caøng cao, caùc nhaø quaûn trò caàn phaûi coù nhieàu kyõ naêng tö duy chieán löôïc hôn, ôû caáp quaûn trò caøng thaáp, kyõ naêng kyõ thuaät laø caàn thieát vì ôû caáp naøy nhaø quaûn trò laøm vieäc chaët cheõ vôùi tieán trình saûn xuaát laø nôi maø taøi naêng kyõ thuaät laø ñaëc bieät quan troïng. Kyõ naêng tö duy chieán löôïc, traùi laïi, raát caàn thieát vôùi nhaø quaûn trò caáp cao bôûi vì nhöõng keá hoaïch, chính saùch vaø quyeát ñònh ôû caáp naøy ñoøi hoûi nhaø quaûn trò phaûi coù naêng löïc hieåu bieát möùc ñoä aûnh höôûng cuûa moät söï thay ñoåi trong lónh vöïc naøy, ñoái vôùi nhieàu lónh vöïc khaùc trong toå chöùc. Kyõ naêng nhaân söï, traùi laïi, laø caàn thieát ñoái vôùi nhaø quaûn trò ôû moïi caáp vì nhaø quaûn trò naøo cuõng phaûi laøm vieäc vôùi con ngöôøi.II. VAI TROØ CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ Trong thöïc tieån hoaït ñoäng, nhaø quaûn trò phaûi laøm nhieàu loaïi coâng vieäc khaùc nhau, thaäm chí phaûi öùng xöû theo nhöõng caùch khaùc nhau, ñoái vôùi caáp treân, vôùi caáp döôùi, vôùi khaùch haøng, vôùi cô qian chuû quaûn, vôùi caùc coå ñoâng sôû höõu coå phaàn, vôùi quaàn chuùng xaõ hoäi.Henry Mintzberg ñaõ nghieân cöùu nhöõng hoaït ñoäng bình thöôøng cuûa nhaø quaûn trò vaø cho raèng moïi nhaø quaûn trò ñeàu phaûi thöïc hieän 10 loaïi vai troø khaùc nhau. Möôøi loaïi vai troø ñoù coù theå taäp trung thaønh ba nhoùm lôùn laø caùc vai troø quan heä con ngöôøi, caùc vai troø thoâng tin vaø caùc vai troø quyeát ñònh.1. CAÙC VAI TROØ VEÀ QUAN HEÄ CON NGÖÔØI - Vai troø ñaàu tieân trong loaïi naøy laø vai troø ñaïi dieän, hay töôïng tröng coù tính chaát nghi leã trong toå chöùc.

30

- Vai troø thöù hai laø vai troø laõnh ñaïo ñoøi hoûi nhaø quaûn trò phaûi phoái hôïp vaø kieåm tra coâng vieäc cuûa nhaân vieân döôùi quyeàn.- Vai troø thöù ba trong loaïi vai troø quan heä vôùi con ngöôøi : laø lieân laïc quan heä vôùi ngöôøi khaùc, ôû trong hay ngoaøi toå chöùc, ñeå nhaèm goùp phaàn hoaøn thaønh coâng vieäc ñöôïc giao cho ñôn vò hoï.2. CAÙC VAI TROØ THOÂNG TINTröôùc heát, nhaø quaûn trò coù vai troø thu thaäp thoâng tin vaø tieáp nhaän thoâng tin lieân quan ñeán toå chöùc vaø hoaït ñoäng cuûa ñôn vò.

- Nhaø quaûn trò ñaûm nhieäm vai troø thu thaäp thoâng tin baèng caùch thöôøng xuyeân xem xeùt phaân tích boái caûnh xung quanh toå chöùc ñeå nhaän ra nhöõng tin töùc, nhöõng hoaït ñoäng vaø söï kieän coù theå ñem laïi cô hoäi toát hay söï ñe doïa ñoái vôùi hoaït ñoäng toå chöùc. Coâng vieäc naøy thöïc hieän qua vieäc ñoïc baùo, vaên baûn vaø qua trao ñoåi, tieáp xuùc vôùi moïi ngöôøi.

- Vai troø thoâng tin thöù hai cuûa nhaø quaûn trò laø phoå bieán nhöõng thoâng tin lieân heä ñeán ngöôøi coù lieân quan coù theå thuoäc caáp döôùi, ngang haøng, caáp treân.

- Vai troø thoâng tin sau cuøng maø nhaø quaûn trò phaûi ñaûm nhieäm laø vai troø cuûa ngöôøi thay maët toå chöùc ñeå cung caáp thoâng tin cho caùc boä phaän trong ñôn vò hay cô quan beân ngoaøi, muïc tieâu cuûa söï thay maët phaùt bieåu naøy laø nhaèm giaûi thích , baûo veä hay tranh thuû söï uûng hoä cho toå chöùc.

3. CAÙC VAI TROØ QUYEÁT ÑÒNH Loaïi vai troø cuoái cuøng cuûa nhaø quaûn trò goàm 4 vai troø laø vai

troø doanh nhaân, vai troø ngöôøi giaûi quyeát xaùo troän, vai troø ngöôøi phaân phoái taøi nguyeân vaø vai troø nhaø thöông thuyeát.

- Vai troø doanh nhaân xuaát hieän khi nhaø quaûn trò tìm caùch caûi tieán hoaït ñoäng cuûa toå chöùc. Vieäc naøy coù theå ñöôïc thöïc hieän baèng caùch aùp duïng moät kyõ thuaät môùi vaøo moät tình huoáng cuï theå hoaëc naâng caáp moät kyõ thuaät ñang aùp duïng.

- Trong vai troø ngöôøi giaûi quyeát xaùo troän, nhaø quaûn trò laø ngöôøi phaûi kòp thôøi ñoái phoù vôùi nhöõng bieán coá baát ngôø nhaèm ñöa toå chöùc sôùm trôû laïi oån ñònh.

31

- Khi nhaø quaûn trò ôû trong tình huoáng phaûi quyeát ñònh neân phaân phoái taøi nguyeân cho ai vaø vôùi soá löôïng nhö theá naøo, thì ñoù laø luùc nhaø quaûn trò ñoùng vai troø nhaø phaân phoái taøi nguyeân. Taøi nguyeân ñoù coù theå laø tieàn baïc, thôøi gian, quyeàn haønh, trang bò, hay con ngöôøi. Thoâng thöôøng khi taøi nguyeân doài daøo, moïi nhaø quaûn trò ñeàu coù theå thöïc hieän vai troø naøy moät caùch deã daøng. Nhöng khi taøi nguyeân khan hieám, quyeát ñònh cuûa nhaø quaûn trò seõ khoù khaên hôn vì coù theå aûnh höôûng lôùn ñeán keát quaû hoaït ñoäng cuûa moät ñôn vò hay thaäm chí caû toå chöùc.

- Cuoái cuøng nhaø quaûn trò coøn ñoùng vai troø cuûa moät nhaø thöông thuyeát, ñaøm phaùn thay maët cho toå chöùc trong quaù trình hoaït ñoäng.

Noùi toùm laïi,vôùi chöùc naêng vaø vai troø cuûa mình, nhaø quaûn trò giöõ phaàn quan troïng trong söï thaønh coâng hay thaát baïi cuûa moät toå chöùc. Vaø ñoù cuõng laø lyù do chính cuûa nhu caàu caáp baùch phaûi ñaøo taïo caùc nhaø quaûn trò, vì söï nghieäp phaùt trieån kinh teá xaõ hoäi cuûa caû nöôùc.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1. Traùch nhieäm cuûa nhaø quaûn trò trong moãi toå chöùc doanh

nghieäp laø gì ? Ñeå hoaøn thaønh traùch nhieäm ñoù, hoï ñöôïc quyeàn gì?2. Coù ngöôøi noùi raèng Giaùm ñoác moät nhaø maùy cô khí phaûi

gioûi veà cô khí hôn caùc kyõ sö trong nhaø maùy ñoù. Baïn ñoàng yù hay khoâng ñoàng yù vôùi yù kieán ñoù ?

3. Baïn haõy giaûi thích vì sao kyõ naêng nhaân söï laø caàn thieát ngang nhau ñoái vôùi moïi caáp quaûn trò ?

32

CHÖÔNG IV COÂNG TAÙC HOAÏCH ÑÒNH CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhaän bieát vai troø vaø yù nghóa cuûa coâng taùc hoaïch ñònh

trong tieán trình quaûn trò. – Nhaän bieát tieán trình cô baûn ñeå hoaïch ñònh. – Nhaän daïng caùc loaïi keá hoaïch coù theå coù trong moät toå

chöùc.– Nhaän bieát nhöõng ñieàu kieän ñeå vieäc hoaïch ñònh ñöôïc

thaønh coâng.

B. NOÄI DUNGI. VAI TROØ – YÙ NGHÓA CUÛA COÂNG TAÙC HOAÏCH ÑÒNH TRONG TIEÁN TRÌNH QUAÛN TRÒ

Tröôùc khi tieán haønh toå chöùc, laõnh ñaïo hay kieåm tra nhaø quaûn trò phaûi laäp caùc keá hoaïch noùi roõ muïc ñích phöông höôùng cuûa ñôn vò hay noùi moät caùch cuï theå laø quyeát ñònh caàn laøm gì ? Laøm luùc naøo, Laøm nhö theá naøo, ai seõ laøm nhöõng coâng vieäc ñoù.

Coâng taùc keá hoaïch caàn thieát vôùi moïi caáp trong toå chöùc vaø

33

ñoái vôùi caáp caøng cao coâng taùc keá hoaïch caøng quan troïng vì coù aûnh höôûng tôùi caû toå chöùc. Thoâng thöôøng caùc nhaø quaûn trò cao caáp daønh nhieàu thôøi gian cuûa mình cho coâng taùc keá hoaïch cho töông lai xa vaø cho chieán löôïc chung caû toå chöùc. Nhaø quaûn trò caáp döôùi laøm keá hoaïch ngaén haïn cho ñôn vò cuûa hoï. Nhöõng khaùc bieät trong traùch nhieäm keá hoaïch giöõa caùc nhaø quaûn trò cuõng tuøy thuoäc vaøo qui moâ vaø muïc tieâu cuûa toå chöùc, cuõng nhö vaøo caùc chöùc naêng vaø nhieäm vuï cuï theå cuûa töøng nhaø quaûn trò. Trong yù nghóa ñoù, moät coâng ty ña quoác gia seõ quan taâm nhieàu ñeán vieäc hoaïch ñònh cho töông lai xa hôn laø moät tieäm baùch hoaù baùn leû. Töông töï nhö theá,caùc coâng ty daàu hoûa, haøng khoâng thöôøng phaûi laøm keá hoaïch daøi haïn xuaát phaùt töø muïc tieâu cuûa hoï. Traùi laïi, moät tieäm cho thueâ baêng video hay moät cöûa haøng saùch thöôøng phaûi chuù yù nhieàu ñeán caùc muïc tieâu theo thôøi vuï. Ngoaøi ra, cuõng coù nhöõng loaïi toå chöùc vöøa phaûi quan taâm ñeán keá hoaïch laâu daøi laãn nhöõng keá hoaïch ngaén haïn. Ví duï: caùc nhaø cheá taïo quaàn aùo thöôøng phaûi laøm keá hoaïch ngaén haïn veà thieát keá vaø mua saém vaät tö nguyeân lieäu vaø ñoàng thôøi cuõng phaûi chuù yù ñeán nhöõng keá hoaïch daøi haïn veà nhaân söï, caûi tieán kyõ thuaät saûn xuaát vaø naêng löïc cuûa cô sôû.

Coâng taùc hoaïch ñònh giuùp nhaø quaûn trò chuû ñoäng hôn trong vieäc ñoái phoù vôùi nhöõng baát traéc trong töông lai, taäp trung noå löïc cuûa caùc thaønh vieân trong toå chöùc höôùng veà cuøng moät muïc tieâu chung, vaø nhôø ñoù giaûm ñöôïc caùc chi phí phaùt sinh do laøm vieäc sai, coâng taùc hoaïch ñònh laøm deã daøng cho hoaït ñoäng kieåm tra, caên cöù vaøo muïc tieâu ñaõ ñöôïc xaùc ñònh.

II. TIEÁN TRÌNH CÔ BAÛN CUÛA HOAÏCH ÑÒNH Noùi chung coâng taùc hoaïch ñònh coù theå bao goàm 5 böôùc cô baûn sau ñaây, aùp duïng cho moïi hoaït ñoäng hoaïch ñònh vaø cho moïi caáp quaûn trò.

1. BÖÔÙC 1 : XAÙC ÑÒNH MUÏC TIEÂU .Coâng taùc hoaïch ñònh baèt ñaàu vôùi nhöõng quyeát ñònh veà nhöõng gì maø toå chöùc hoaëc ñôn vò phaûi laøm vaø muoán ñaït ñeán. Neáu

34

khoâng xaùc ñònh roõ raøng muïc tieâu, toå chöùc seõ phaân taùn taøi nguyeân treân moät dieän roäng vaø khoâng taäp trung ñeå thaønh ñaït nhöõng ñieàu cuï theå. Vì vaäy, phaûi xaùc laäp caùc muïc tieäu öu tieân vaø phaûi thaáy nhöõng muïc tieâu thaønh ñaït ñöôïc. Chæ vôùi coâng taùc ñoù, nhaø quaûn trò môùi coù theå phaân boå vaø söû duïng taøi nguyeân moät caùch höõu hieäu.

2. BÖÔÙC 2 : XAÙC ÑÒNH TÌNH HÌNH HIEÄN TAÏI CUÛA TOÅ CHÖÙC:Hieän nay, toå chöùc hay ñôn vò coøn ôû caùch muïc tieâu bao xa ? Coù nhöõng taøi nguyeân naøo hieän coù ñeå coù theå söû duïng ? Chæ coù sau khi phaân tích vaø hieåu roõ tình hình, nhaø quaûn trò môùi coù keá hoaïch ñònh höôùng nhöõng böôùc keá tieáp ñeå laøm keá hoaïch. Trong giai ñoaïn naøy, vieäc trao ñoåi thoâng tin trong noäi boä toå chöùc cuõng nhö vôùi beân ngoaøi - ñaët bieät laø caùc döõ kieän taøi chính vaø thoáng keâ laø raát caàn thieát.

3. BÖÔÙC 3 : XAÙC ÑÒNH CAÙC THUAÄN LÔÏI VAØ KHOÙ KHAÊN CUÛA VIEÄC HOAØN THAØNH MUÏC TIEÂU Nhöõng yeáu toá naøo cuûa moâi tröôøng beân trong vaø beân ngoaøi coù theå giuùp ñôõ toå chöùc ñaït muïc tieâu ? nhöõng yeáu toá naøo taïo ra vaán ñeà ? Thoâng thöôøng nhöõng gì hieän ñang xaûy ra thì deã nhaän thaáy hôn laø töông lai. Tuy nhieân, trong giai ñoaïn naøy, nhaø quaûn trò neân coá gaéng döï baùo caùc tình huoáng töông lai, caùc vaán ñeà naûy sinh vaø cô hoäi coù theå coù.

4. BÖÔÙC 4 : XAÂY DÖÏNG KEÁ HOAÏCH.HAY HEÄ THOÁNG NHÖÕNG HOAÏT ÑOÄNG ÑEÅ ÑAÏT ÑÖÔÏC MUÏC TIEÂU:Böôùc naøy trong tieán trình coâng taùc keá hoaïch laø tìm ra nhöõng giaûi phaùp haønh ñoäng khaùc nhau ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu. Ví duï : phaûi löôïng giaù caùc giaûi phaùp maø choïn giaûi phaùp toát nhaát ñeå ñaït muïc tieâu ñaõ ñònh. Ñaây laø giai ñoaïn maø nhaø quaûn trò phaûi laøm nhöõng quyeát ñònh haønh ñoäng cho töông lai.

5. BÖÔÙC 5 : THÖÏC HIEÄN KEÁ HOAÏCH.Cuoái cuøng trong tieán trình hoaïch ñònh laø ñöa keá hoaïch ra thöïc hieän. Nhöõng nhaø quaûn trò laøm keá hoaïch maø khoâng haønh ñoäng, chæ laøm phí phaïm thì giôø. Coâng taùc keá hoaïch khoâng chaám döùt khi keá hoaïch ñöôïc soaïn thaûo vaø nhaát trí, keá hoaïch phaûi ñöôïc thöïc

35

hieän. Trong tieán trình thöïc hieän vaø kieåm tra keá hoaïch, keá hoaïch coù theå caàn phaûi ñieàu chænh ñeå traùnh thieät haïi, hay laøm nhöõng vieäc voâ ích. Laøm ñi laøm laïi keá hoaïch, vì vaäy, ñoâi khi laïi laø yeáu toá ñeå ñaït ñöôïc thaønh quaû cuoái cuøng.

III. PHAÂN LOAÏI KEÁ HOAÏCH Coù 2 loaïi keá hoaïch chính ñoái vôùi caùc nhaø quaûn trò.Tröôùc heát laø nhöõng keá hoaïch chieán löôïc ( Strategic Plans) ñöôïc xaây döïng nhaèm hoaøn thaønh muïc tieâu roäng cuûa toå chöùc. Vaø loaïi thöù hai, laø nhöõng keá hoaïch taùc nghieäp (operational plans) cho thaáy chi tieát thi haønh ñeå hoaøn thaønh caùc keá hoaïch chieán löôïc. Heä thoáng caùc loaïi keá hoaïch trong moät toå chöùc coù theå ñöôïc hieåu roõ trong hình veõ sau ñaây:

36

MỤC TIÊU

KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP

Cho caùc Cho caùc haønh ñoäng haønh ñoäng khoâng laäp laïi laäp laïi

Caùc keá hoaïch taùc nghieäp ñöôïc chia laøm hai loaïi: Keá hoaïch ñôn duïng vaø keá hoaïch thöôøng tröïc. Nhaø quaûn trò laøm keá hoaïch ñôn duïng ñeå hoaøn thaønh nhöõng muïc tieâu cuï theå vaø chaám döùt khi muïc tieâu ñaõ hoaøn thaønh. Traùi laïi, caùc keá hoaïch thöôøng tröïc laø nhöõng caùch thöùc haønh ñoäng ñaõ ñöôïc tieâu chuaån hoaù ñeå giaûi quyeát nhöõng tình huoáng thöôøng xaûy ra vaø coù theå thaáy tröôùc.1. KEÁ HOAÏCH ÑÔN DUÏNG

Caùc keá hoaïch ñôn duïng laø nhöõng phöông thöùc hoaït ñoäng, seõ khoâng laäp laïi nguyeân si trong töông lai. Ví duï : xí nghieäp laøm moät keá hoaïch ñeå laäp ra moät phaân xöôûng môùi. Ñaây laø moät keá hoaïch ñôn duïng, vì veà vieäc sau naøy, khi caàn laäp theâm moät phaân xöôûng nöõa, xí nghieäp seõ phaûi laøm keá hoaïch khaùc, khoâng theå ñem keá hoaïch cuõ ra aùp duïng. Caùc loaïi keá hoaïch ñôn duïng chuû yeáu laø chöông trình ( program), döï aùn ( project) vaø ngaân saùch ( budget).

Chöông trình bao goàm moät loaït töông ñoái khaù nhieàu caùc hoaït ñoäng. Coù chöông trình vó ñaïi nhö chöông trình ñöa ngöôøi leân maët traêng. Cuõng coù chöông trình nhoû nhö naâng cao trình ñoä vieát tieáng Vieät cuûa hoïc sinh lôùp 9 phoå thoâng. Moãi chöông trình seõ qui ñònh

37

KẾ HOẠCH ĐƠN DỤNG KẾ HOẠCH THƯỜNG TRỰC

NGÂN SÁCH

CHƯƠNG TRÌNH

DỰ ÁN

CHÍNH SÁCH

THỦ TỤC

QUI ĐỊNH

nhöõng böôùc hoaït ñoäng chính ñeå ñaït muïc tieâu, ñôn vò hay caù nhaân naøo chòu traùch nhieäm cho moãi böôùc hoaït ñoäng vaø thöù töï thôøi gian cuûa moãi böôùc haønh ñoäng.

Keá hoaïch döï aùn laø moät phaàn nhoû vaø taùch bieät cuûa chöông trình, caùc döï aùn thöôøng coù phaïm vi heïp vaø coù chæ daãn cuï theå veà coâng vieäc , thôøi gian vaø thöôøng ñöôïc giao cho töøng ngöôøi phuï traùch cuï theå.

Keá hoaïch ngaân saùch : laø baûn töôøng trình taøi nguyeân tieàn baïc ñöôïc daønh cho nhöõng hoaït ñoäng cuï theå trong doanh nghieäp trong moät thôøi gian nhaát ñònh. Ñaây laø nhöõng coâng cuï chuû yeáu ñeå kieåm tra hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp vaø cuõng laø phaàn quan troïng trong caùc coâng trình vaø döï aùn.2. KEÁ HOAÏCH THÖÔØNG TRÖÏC Khi caùc hoaït ñoäng trong xí nghieäp laø nhöõng hoaït ñoäng thöôøng xuyeân laäp ñi laäp laïi, chæ caàn coù theå moät laàn quy ñònh laø ñuû ñeå höôùng daãn caùc hoaït ñoäng seõ laäp laïi ñoù. Vôùi caùc keá hoaïch thöôøng tröïc, nhaø quaûn trò coù theå tieát kieäm khaù nhieàu thôøi gian laøm quyeát ñònh ñoái vôùi nhöõng tình huoáng gioáng nhau. Ví duï: neáu ngaân haøng coù qui ñònh roõ reät veà chính saùch cho vay tín duïng, tröôøng hôïp naøo ñuùng chính saùch seõ ñöôïc chaáp nhaän, tröôøng hôïp naøo sai seõ bò baùc boû. Vieäc quyeát ñònh nhö vaäy seõ nhanh choùng, tieát kieäm ñöôïc coâng söùc vaø thì giôø. Caùc loaïi keá hoaïch thöôøng tröïc chuû yeáu laø: chính saùch (policy), thuû tuïc ( procedure), quy ñònh (rule).

- Chính saùch: Laø nhöõng höôùng daãn toång quaùt veà vieäc laøm quyeát ñònh,höôùng daãn tö duy cuûa nhaân vieân vaøo muïc tieâu cuûa xí nghieäp. Trong phaïm vi quaûn trò xí nghieäp, coù nhöõng chính saùch quan troïng nhö chính saùch veà veä sinh thöïc phaåm trong coâng nghieäp ñoà hoäp vaø cuõng coù nhöõng chính saùch ít quan troïng hôn nhö caùch thöùc aên maëc cuûa nhaân vieân trong xí nghieäp. Chính saùch thöôøng do caáp quaûn trò cao nhaát trong doanh nghieäp quy ñònh, xuaát phaùt töø nhu caàu gia taêng hieäu quaû hoaït ñoäng, phaûn aùnh heä thoáng giaù trò cuûa hoï ( ví duï: veà maøu saéc y phuïc), vaø cuõng coù theå ñeå giaûi quyeát nhöõng tranh chaáp, maâu thuaãn coù theå xaûy ra ôû caáp

38

döôùi. Chính saùch cuûa xí nghieäp cuõng coù theå ñöôïc thaønh hình moät caùch khoâng chính thöùc ôû caáp döôùi cuûa xí nghieäp do söï laäp ñi laäp laïi moät söï vieäc laâu ngaøy. Ví duï chính saùch cuûa xí ngheäp veà vieäc caáp phaùt vaên phoøng laøm vieäc, cuøng caùc tieän nghi, dieän tích cho nhaân vieân, theo chöùc vuï trong cô quan.

- Thuû tuïc : hay thuû tuïc ñieàu haønh( standard Operating procedures-SOP) laø nhöõng quy ñònh chi tieát ñeå thöïc hieän chính saùch. Noù cung caáp nhöõng höôùng daãn chi tieát ñeå xöû lyù nhöõng söï vieäc thöôøng xuyeân xaûy ra. Ví duï : moät coâng ty kinh doanh coù chính saùch cho khaùch haøng ñöôïc traû laïi haøng hoaù ñaõ mua trong 24 giôø. Ñeå thöïc hieän chính saùch ñoù, coâng ty coù theå quy ñònh nhöõng thuû tuïc hoaït ñoäng nhö ñoùn tieáp nieàm nôû khaùch haøng muoán traû laïi, kieåm tra hoaù ñôn mua haøng, kieåm tra chaát löôïng haøng hoaù ñem traû v.v… Nhöõng chæ daãn chi tieát nhö theá giuùp cho nhaân vieân bieát caùch ñeå haønh ñoäng vaø baûo ñaûm söï nhaát quaùn cho moïi tình huoáng.

- Quy ñònh : hay quy taéc ( rule) laø nhöõng xaùc ñònh raèng nhöõng vieäc naøo phaûi laøm hay khoâng ñöôïc laøm trong nhöõng hoaøn caûnh nhaát ñònh. Ví duï : nhöõng quy ñònh veà phoøng chaùy chöõa chaùy. Caùc quy ñònh khoâng nhaèm höôùng daãn tö duy hay caùch thöùc quyeát ñònh, maø chæ aán ñònh nhöõng vieäc cuï theå phaûi laøm hay khoâng ñöôïc laøm. Maëc duø moïi toå chöùc ñeàu caàn phaûi coù nhöõng quy ñònh ñeå laøm deã daøng cho hoaït ñoäng taäp theå, caàn löu yù raèng quaù nhieàu quy ñònh coù theå laøm cho nhaân vieân caûm thaáy ngoät ngaït, maát töï do, vaø ngöôïc laïi neáu coù nhieàu quy ñònh khoâng ñöôïc tuaân thuû trong thöïc teá, cuõng seõ taïo taâm traïng xem thöôøng taát caû moïi quy ñònh trong xí nghieäp.

IV. ÑEÅ COÂNG TAÙC HOAÏCH ÑÒNH THAØNH COÂNG Ñeå vieäc hoaïch ñònh toát ñeïp, nhaø quaûn trò phaûi quan taâm ñeán nhöõng ñieàu sau:1. VIEÄC HOAÏCH ÑÒNH NEÂN ÑÖÔÏC NHIEÀU NGÖÔØI THAM GIA

Nhaân vieân trong xí nghieäp caøng ñöôïc tham gia nhieàu chöøng naøo trong vieäc hoaïch ñònh, hoï caøng thoâng hieåu vaø caøng gaén boù

39

vôùi vieäc hoaøn thaønh keá hoaïch baáy nhieâu. Hôn nöõa, khi coù nhieàu ngöôøi tham gia vaøo tieán trình hoaïch ñònh, seõ coù nhieàu thoâng tin, nhieàu yù kieán, nhieàu quan ñieåm khaùc nhau ñöôïc ñöa ra xem xeùt ñeå keá hoaïch ñöôïc xaây döïng moät caùch toát nhaát. Vì vaäy, trong vieäc hoaïch ñònh, caùc xí nghieäp, cô quan, neân taïo ñieàu kieän cho caùc nhaø quaûn trò ôû moïi caáp ( töùc laø caáp cao, caáp trung vaø caáp cô sôû), ñöôïc tham gia vaøo tieán trình naøy.

2. CAÙC KEÁ HOAÏCH NEÂN ÑÔN GIAÛNMaëc duø hoaïch ñònh laø moät tieán trình phöùc taïp vaø phaûi giaûi

quyeát nhieàu vaán ñeà khoù khaên, baûn thaân caùc keá hoaïch khi ñöôïc soaïn thaûo vaø coâng boá neân trình baøy caùc muïc tieâu vaø caùc haønh ñoäng caàn ñöôïc thöïc hieän moät caùch ñôn giaûn, deã hieåu vaø ñaày ñuû nhöõng vieäc seõ phaûi thöïc hieän vaø qua ñoù khaû naêng hoaøn thaønh keá hoaïch seõ lôùn hôn.3. CAÙC KEÁ HOAÏCH NEÂN LINH ÑOÄNG do baûn chaát cuûa keá hoaïch laø döï truø caùc haønh ñoäng trong töông lai, vaø bôûi leõ trong töông lai coù theå xaûy ra khaùc vôùi döï baùo neân keá hoaïch khoâng neân cöùng nhaéc. Ñieàu quan troïng vaø caàn thieát laø phaûi nhaéc nhôû caùc nhaø quaûn trò caáp döôùi raèng keá hoaïch coù theå thay ñoåi ñeå thích nghi vôùi hoaøn caûnh môùi khoâng döï kieán ñöôïc. Tuy nhieân cuõng phaûi löu yù raèng caùc nhaø quaûn trò caáp döôùi khoâng theå töï yù thay ñoåi nhöõng keá hoaïch giao phoù cho hoï neáu khoâng coù söï trao ñoåi tröôùc vôùi nhaø quaûn trò caáp treân.4. VIEÄC THÖÏC HIEÄN KEÁ HOAÏCH phaûi treân cô sôû thoâng hieåu lyù do haønh ñoäng. Muïc tieâu caàn ñaït, chieán löôïc chung cuûa toå chöùc.

Kyõ thuaät quaûn trò baèng caùc muïc tieâu : laø nhaán maïnh nhöõng muïc tieâu trong khi quaûn trò, nhaø quaûn trò baøn baïc, thoáng nhaát vôùi töøng ñôn vò hay nhaân vieân caáp döôùi veà muïc tieâu phaûi hoaøn thaønh. Caùc ñôn vò, nhaân vieân caáp döôùi seõ töï quaûn ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu vaø vieäc ñaùnh giaù döïa vaøo vieäc hoaøn thaønh hay khoâng ñaït muïc tieâu ñaõ quyeát ñònh. Nhieàu tröôøng hôïp khoù coù theå xaùc ñònh muïc tieâu cuï theå, vieäc baøn baïc xaùc ñònh

40

muïc tieâu thì maát nhieàu thôøi gian taïo ra taâm lyù gaén chaët muïc tieâu trong hoaøn caûnh coù söï thay ñoåi.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1. Baïn hieåu theá naøo veà tính öu vieäc cuûa hoaïch ñònh?2. Hoaïch ñònh laø döï truø tröôùc caùc hoaït ñoäng trong töông lai

nhöng keá hoaïch laïi phaûi linh ñoäng, hai vieäc naøy coù maâu thuaãn vôùi nhau khoâng?

3. Söï döï baùo ñoùng vai troø gì trong coâng taùc hoaïch ñònh?

CHÖÔNG VNHÖÕNG VAÁN ÑEÀ TOÅ CHÖÙC TRONG QUAÛN TRÒ

A. MUÏC TIEÂÂU– Nhaän bieát chöùc naêng thöù hai cuûa nhaø quaûn trò laø coâng

taùc toå chöùc.– Nhaän bieát noäi dung cuûa coâng taùc toå chöùc.– Nhaän daïng caùc boä phaän trong toå chöùc.– Nhaän bieát nhöõng moái quan heä veà nhieäm vuï, quyeàn haønh

vaø traùch nhieäm giöõa nhöõng boä phaän ñoù.– Nhaän daïng moät moâi tröôøng noäi boä thuaän lôïi cho moãi caù

nhaân, moãi boä phaän phaùt huy ñöôïc naêng löïc vaø nhieät tình cuûa mình

B. NOÄI DUNGI. TAÀM HAÏN QUAÛN TRÒ

Taàm haïn quaûn trò hay coøn goïi laø taàm haïn kieåm soaùt, laø khaùi nieäm duøng ñeå chæ soá löôïng nhaân vieân caáp döôùi toái ña maø moät nhaø quaûn trò coù theå ñieàu khieån moät caùch toát ñeïp nhaát. Khi noùi “ñieàu khieån moät caùch toát ñeïp nhaát” chuùng ta muoán noùi ñeán vieäc quaûn trò, giao coâng vieäc, kieåm tra, höôùng daãn, laõnh ñaïo nhaân vieân caáp döôùi moät caùch thoûa ñaùng, coù keát quaû. Theo kinh nghieäm quaûn trò, taàm haïn quaûn trò toát nhaát cho nhaø quaûn

41

trò bình thöôøng laø töø 4 -8 nhaân vieân thuoäc caáp. Tuy nhieân taàm haïn coù theå taêng leân 12 – 15 trong tröôøng hôïp nhaân vieân döôùi quyeàn chæ laøm nhöõng coâng vieäc ñôn giaûn vaø xuoáng xuoáng 2 -3 ngöôøi khi coâng vieäc phöùc taïp.Taàm haïn quaûn trò lieân quan maät thieát ñeán soá löôïng taàng naác trung gian trong doanh nghieäp.

Ví duï : Doanh nghieäp coù 20 nhaân vieân taàm haïn quaûn trò 20 ngöôøi thì doanh nghieäp ñoù chæ coù 2 caáp laø Giaùm ñoác vaø nhaân vieân.( hình 1)

( 20 nhaân vieân)Hình 1: Toå chöùc hai caáp, Doanh nghieäp coù taàm haïn quaûn trò

roäng. Neáu taàm haïn quaûn trò trong doanh nghieäp ñoù ñöôïc xaùc ñònh

laø 3, töùc moãi nhaø quaûn trò chæ quaûn trò ñöôïc 3 ngöôøi thì toå chöùc cuûa xí nghieäp goàm 4 caáp ( hình 2)

42

GIÁM ĐỐC

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

QTV QTV QTVQTV QTV QTV

Hình 2: Toå chöùc 4 caáp. Qua ví duï vöøa noùi, chuùng ta thaáy raèng cuøng vôùi moät soá löôïng caùn boä nhaân vieân baèng nhau, neáu xí nghieäp choïn taàm haïn quaûn trò roäng ( töùc laø moãi nhaø quaûn trò phaûi ñieàu khieån moät soá ñoâng ngöôøi ), xí nghieäp seõ coù ít taàng naác trung gian giöõa giaùm ñoác vaø coâng nhaân, vaø boä maùy toå chöùc cuûa xí nghieäp seõ coù daïng thaáp. Ngöôïc laïi, neáu xí nghieäp coù taàm quaûn trò heïp ( töùc laø, moãi nhaø quaûn trò seõ chæ ñieàu khieån moät soá ít ngöôøi), xí nghieäp seõ coù nhieàu caáp trung gian, vaø boä maùy toå chöùc cuûa xí nghieäp seõ coù daïng cao. Thoâng thöôøng, chuùng ta khoâng thích nhöõng boä maùy toå chöùc coù nhieàu taàng naác trung gian, vì laøm chaäm treã vaø leäch laïc söï thoâng ñaït, cuõng nhö tieán trình giaûi quyeát coâng vieäc trong xí nghieäp. Ai cuõng muoán boû taàng naác trung gian ñeå coù ñöôïc nhöõng boä maùy toå chöùc goïn nheï. Tuy nhieân, nhö söï trình baøy treân ñaây cho thaáy, vaán ñeà caùc taàng naác trung gian lieân quan ñeán taàm haïn quaûn trò. Neáu taàm haïn quaûn trò roäng, seõ coù ít taàng naác, ngöôïc laïi, neáu taàm haïn quaûn trò heïp, seõ coù nhieàu taàng naác. Do ñoù, muoán giaûi quyeát vaán ñeà caùc taàm haïn quaûn trò neân roäng hay heïp,caàn löu yù raèng, söï xaùc ñònh naøy khoâng theå chuû quan. Taàm quaûn trò roäng chæ thuaän lôïi khi nhaø quaûn trò coù naêng löïc, khi caáp döôùi coù trình ñoä laøm vieäc khaù, khi coâng vieâc cuûa caáp döôùi oån ñònh, coù keá hoaïch, ít thay ñoåi, vaø caáp döôùi ñöôïc nhaø quaûn trò caáp treân uûy quyeàn haønh ñoäng khaù nhieàu. Traùi laïi, neáu naêng löïc cuûa nhaø quaûn trò coù haïn cheá, trình ñoä cuûa caáp döôùi cuõng khoâng cao, khi coâng vieäc cuûa caáp döôùi khoâng oån ñònh, khoâng coù

43

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

NV

keá hoaïch thì taàm haïn quaûn trò cuûa nhaø quaûn trò heïp hôn thích hôïp hôn. Trong tröôøng hôïp ñoù, hieän töôïng coù nhieàu taàng naác trung gian trong boä maùy toå chöùc laø khoâng traùnh ñöôïc, vaø neáu muoán boû bôùt caùc taàng naác trung gian, töùc laø môû roäng taàm haïn quaûn trò, phaûi giaûi quyeát nhieàu vaán ñeà caên baûn khaùc, chöù khoâng theå chæ ñôn giaûn boû bôùt moät vaøi caáp.II. QUYEÀN HAØNH TRONG QUAÛN TRÒ

Quyeàn haønh laø naêng löïc cho pheùp chuùng ta yeâu caàu ngöôøi khaùc phaûi haønh ñoäng theo chæ ñaïo cuûa mình. Bôûi vì moïi nhaø quaûn trò ñeàu phaûi ñieàu khieån ngöôøi khaùc, cho neân moïi nhaø quaûn trò caàn phaûi coù quyeàn haønh môùi quaûn trò ñöôïc. Khoâng theå hình dung nhöõng nhaø quaûn trò noùi ra khoâng ai nghe lôøi, bôûi vì luùc ñoù thì nhaø quaûn trò khoâng coøn quaûn trò ñöôïc nöõa vaø nhaø quaûn trò chaám döùt vai troø quaûn trò.

Coù theå noùi raèng, quyeàn haønh laø coâng cuï cuûa nhaø quaûn trò. Muoán quaûn trò, phaûi coù quyeàn haønh. Vaán ñeà ñaët ra laø quyeàn haønh cuûa nhaø quaûn trò xuaát phaùt töø ñaâu, hay noùi caùch khaùc, laøm sao ñeå nhaø quaûn trò coù ñöôïcquyeàn haønh ?

Trong lyù thuyeát quaûn trò hoïc, vaán ñeà nguoàn goác cuûa quyeàn haønh quaûn trò cuõng ñöôïc nhieàu taùc giaû trình baøy. Coù ngöôøi cho raèng quyeàn haønh quaûn trò xuaát phaùt töø chöùc vuï. Ví duï: giaùm ñoác moät xí nghieäp coù quyeàn haønh vì ngöôøi ñoù giöõ chöùc giaùm ñoác. Lyù thuyeát naøy ñuùng nhöng chöa ñuû, vì khoâng giaûi thích ñöôïc hieän töôïng coù giaùm ñoác ra leänh maø nhaân vieân khoâng thi haønh, töùc laø nhaân vieân khoâng thöøa nhaän quyeàn haønh cuøa giaùm ñoác. Vì vaäy: coù taùc giaû cho raèng quyeàn haønh cuûa giaùm ñoác xuaát phaùt töø söï chaáp nhaän cuûa caáp döôùi. Chöøng naøo caáp döôùi chaáp nhaän chæ ñaïo cuûa giaùm ñoác vaø laøm theo chæ ñaïo ñoù, thì giaùm ñoác coøn quyeàn haønh. Traùi laïi, neáu caáp döôùi töø choái khoâng chaáp nhaän chæ ñaïo cuûa giaùm ñoác, khoâng laøm theo chæ ñaïo cuûa giaùm ñoác, thì giaùm ñoác heát quyeàn. Caùch lyù giaûi naøy cuõng theå hieän ñöôïc tính song phöông vaø quan heä con ngöôøi trong vieäc söû duïng quyeàn haønh, nhöng khoâng giaûi thích troïn veïn ñöôïc

44

nguoàn goác cuûa quyeàn haønh. Thaät vaäy, coù nhieàu tröôøng hôïp, caáp döôùi phuû ñònh quyeàn haønh cuûa caáp treân, töùc laø khoâng chaáp nhaän, nhöng vaãn phaûi laøm theo chæ ñaïo cuûa caáp treân do söï cöôõng böùc, eùp buoäc. Trong tröôøng hôïp ñoù nhaø quaûn trò vaãn coù quyeàn haønh ñeå quaûn trò.

“ Toång hôïp caùc lyù thuyeát veà nguoàn goác cuûa quyeàn haønh, chuùng ta coù theå chaáp nhaän lyù thuyeát sau ñaây cuûa Max Weber, nhaø xaõ hoäi hoïc ngöôøi Ñöùc, Max Weber cho raèng, quyeàn haønh cuûa nhaø quaûn trò chæ ñaày ñuû neáu coù ñuû ba yeáu toá : Söï hôïp phaùp khi ñaûm nhaän chöùc vuï, Caáp döôùi thöøa nhaän quyeàn haønh ñoù laø chính ñaùng, vaø baûn thaân nhaø quaûn trò coù khaû naêng vaø caùc ñöùc tính khieán caáp döôùi tin töôûng. Neáu khoâng coù ba yeáu toá ñoù, quyeàn haønh cuûa nhaø quaûn trò seõ khoâng vöõng maïnh, vaø raát khoù ñeå ñieàu khieån caáp döôùi.”

Ngoaøi vaán ñeà tính chaát vaø nguoàn goác cuûa quyeàn haønh trong quaûn trò, caùc baïn neân löu yù ñeán moät vaán ñeà khaùc laø söï giôùi haïn cuûa quyeàn haønh quaûn trò. Thaät vaäy: maëc duø moïi nhaø quaûn trò ñeàu phaûi coù ñaày ñuû quyeàn haønh môùi quaûn trò ñöôïc nhöng quyeàn haønh ñoù khoâng phaûi laø khoâng coù giôùi haïn.

Trong thöïc tieãn hoaït ñoäng, quyeàn haønh cuûa nhaø quaûn trò chòu giôùi haïn bôûi nhieàu yeáu toá nhö luaät phaùp vaø caùc quy ñònh cuûa nhaø nöôùc, ñaïo ñöùc xaõ hoäi, ñieàu kieän sinh hoïc con ngöôøi v.v…

Cuoái cuøng, coù moät moái quan heä khaù chaët cheõ giöõa caùch thöùc maø nhaø quaûn trò söû duïng quyeàn haønh ñoái vôùi nhaân vieân vaø tinh thaàn, thaùi ñoä laøm vieäc cuûa nhaân vieân.

Neáu nhaø quaûn trò duøng bieän phaùp cöôõng böùc, ñe doaï, thì nhaân vieân vì sôï neân môùi laøm vieäc nhöng thieáu nhieät tình. Neáu nhaø quaûn trò duøng bieän phaùp mua chuoäc baèng quyeàn lôïi, nhaân vieân seõ laøm theo vôùi thaùi ñoä tính toaùn, caân nhaéc theo söï lôïi haïi ñoái vôùi baûn thaân.

Neáu muoán nhaân vieân laøm vieäc nhieät tình, quan taâm ñeán lôïi ích chung cuûa xí nghieäp, thì nhaø quaûn trò neân söû duïng quyeàn haønh moät caùch nheï nhaøng, trong tinh thaàn hôïp taùc vì muïc tieâu

45

chung.III. PHAÂN CAÁP QUAÛN TRÒ

Thöïc chaát cuûa vieäc phaân caáp quaûn trò chính laø söï phaân chia quyeàn haønh, uûy thaùc bôùt quyeàn haønh cuûa nhaø quaûn trò caáp treân cho nhaø quaûn trò caáp döôùi.

Ví duï : Giaùm ñoác giao bôùt quyeàn haønh cuûa mình cho caùc quaûn ñoác phaân xöôûng, ñaây laø söï phaân quyeàn.

Veà maët khoa hoïc, ngöôøi ta cuõng goïi laø phaân quyeàn hay phi taäp trung hoaù trong quaûn trò.

Muïc ñích cuûa vieäc phaân caáp chuû yeáu laø ñeå nhaèm taïo ñieàu kieän cho doanh nghieäp ñaùp öùng kòp thôøi nhanh choùng phuø hôïp vôùi nhöõng yeâu caàu cuûa tình hình.

Neáu khoâng phaân caáp thì moïi vieäc ñeàu phaûi ñöa veà giaùm ñoác xí nghieäp quyeát ñònh seõ chaäm treã vaø khoâng coù theå ñaùp öùng ñuùng vôùi nhöõng ñoøi hoûi cuûa thöïc teá, vieäc phaân caáp laø raát caàn thieát khi coâng ty coù nhieàu ñôn vò raûi raùc ôû khaép nôi, moãi ñôn vò laïi saûn xuaát kinh doanh rieâng bieät theo yeâu caàu cuûa ñòa baøn.

Ngoaøi ra, söï phaân caáp cuõng giaûi phoùng bôùt khoái löôïng coâng vieäc cuûa nhaø quaûn trò caáp cao, ñoàng thôøi, cuõng taïo ñieàu kieän ñeå ñaøo taïo caùc nhaø quaûn trò trung caáp, chuaån bò thay theá caùc nhaø quaûn trò caáp cao khi caàn thieát.

Tuy nhieân, söï phaân caáp cuõng coù nhöõng haäu quaû khoâng toát, ví duï: laøm maát tính thoáng nhaát cuûa caû doanh nghieäp hoaëc keát quaû hoaït ñoäng cuûa ñôn vò phaân caáp khoâng khaû quan do trình ñoä coù giôùi haïn cuûa quaûn trò caáp döôùi.

Do ñoù, maëc duø ngaøy nay trong caùc toå chöùc kinh doanh vaø khoâng kinh doanh, ngöôøi ta ñeàu nhaán maïnh söï phaán caáp aáy neân ñöôïc tính toaùn theo moät soá caùc yeáu toá nhö: coù nhu caàu phaûi quyeát ñònh nhanh choùng vaø kòp thôøi khoâng? Caùc nhaø quaûn trò caáp döôùi coù ñuû trình ñoä quyeát ñònh khoâng ? caû doanh nghieäp ñang trong giai ñoïan phaùt trieån, khaån tröông hay phaùt trieån bình thöôøng.v.v…

46

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1. Muoán boû bôùt caùc taàng naác trung gian trong boä maùy toå

chöùc cuûa xí nghieäp, phaûi giaûi quyeát vaán ñeà gì ? söï giaûi quyeàt vaán ñeà ñoù phaûi ñöôïc caân nhaéc treân nhöõng yeáu toá naøo?

2. Quyeàn haønh cuûa nhaø quaûn trò xuaát phaùt töø nhöõng cô sôû naøo?

3. Trình baøy lôïi vaø haïi cuûa vieäc phaân caáp.

47

CHÖÔNG VITOÅ CHÖÙC BOÄ MAÙY DOANH NGHIEÄP

A. MUÏC TIEÂÂU– Nhaän bieát caùch thöùc thaønh laäp caùc boä phaän trong doanh

nghieäp. – Nhaän daïng caùc loaïi lieân keát giöõa caùc boä phaän ñoù trong

moät cô caáu toå chöùc thoáng nhaát – Nhaän bieát nhöõng tieâu chuaån ñeå thaønh laäp caùc boä phaän

nhoû trong doanh nghieäp.

B. NOÄI DUNGI. KHAÙI NIEÄM CÔ BAÛN VEÀ CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC

Cô caáu toå chöùc hay boä maùy toå chöùc cuûa moät doanh nghieäp laø söï saép xeáp caùc boä phaän caùc ñôn vò nhoû trong doanh nghieäp thaønh moät theå thoáng nhaát. Trong ñoù caùc boä phaän ñöôïc giao nhöõng nhieäm vuï vaø quyeàn haønh roõ raøng döôùi söï laõnh ñaïo taäp trung thoáng nhaát cuûa nhaø quaûn trò cao caáp trong doanh nghieäp ñoù.

Cô caáu toå chöùc ñoùng vai troø quan troïng trong hoaït ñoäng cuûa cô caáu toå chöùc trong hoaït ñoäng doanh nghieäp. Neáu doanh nghieäp coù moät cô caáu toå chöùc hôïp lí coù quan heä phaân coâng cuï theå, quyeàn haønh vaø traùch nhieäm cuï theå, roõ raøng seõ taïo neân moät moâi tröôøng boäi boä thuaän lôïi, cho söï laøm vieäc caù nhaân vaø caùc boä phaän, höôùng veà hoaøn thaønh muïc tieâu chung. Ngöôïc laïi neáu doanh nghieäp coù moät cô caáu thoå chöùc khoâng hôïp lyù, nhieäm vuï cuûa caùc boä phaän truøng laép nhau, quan heä phaân coâng quyeàn haønh traùch nhieäm khoâng roõ raøng, doanh nghieäp ñoù maát nhieàu thôøi gian vaø coâng söùc ñeå giaûi quyeát vaán ñeà noäi boä, thaùo gôõ vöôùng maéc veà phaân coâng quyeàn haønh vaø traùch nhieäm cuûa töøng ngöôøi, töøng boä phaän. Vì vaäy nhieän vuï cuûa nhaø quaûn trò laø phaûi xaây döïng cho ñöôïc moät boä maùy toå chöùc hôïp lyù vaø coù hieäu quaû, neáu muoán doanh nghieäp hoaøn thaønh ñöôïc muïc tieâu vôùi hieäu quaû cao. Caùc taùc giaû James Soner vaø Charles Wankel ñaõ ñònh nghóa raát xaùc ñaùng veà chöùc naêng toå chöùc cuûa nhaø quaûn trò khi cho raèng coâng taùc toå chöùc laø tieán trình xaây döïng cô caáu toå chöùc.

48

Coù 4 yeáu toá quan troïng chi phoái vieäc xaây döïng cô caáu boä maùy toå chöùc cuûa moät doanh nghieäp maø nhaø quaûn trò phaûi quan taâm. Hay noùi moät caùch cuï theå trong tieán trình xaây döïng cô caáu toå chöùc cuûa doanh nghieäp, nhaø quaûn trò phaûi caên cöù vaøo boán yeáu toá sau ñaây: Muïc tieâu vaø chieán löôïc hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp; Boái caûnh kinh doanh; Coâng ngheä saûn xuaát cuûa doanh nghieäp; Trình doä cuûa con ngöôøi trong doanh nghieäp ñoù.1. MUÏC TIEÂU CHIEÁN LÖÔÏC CUÛA DOANH NGHIEÄP AÛNH HÖÔÛNG ÑEÁN CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC Tröôùc heát, cô caáu toå chöùc cuûa moät doanh nghieäp tuyø thuoäc vaøo chieán löôïc hay nhöõng nhieäm vuï muïc tieâu maø doanh nghieäp phaûi hoaøn thaønh. Trong moät coâng trình nghieân cöùu veà cô caáu toå chöùc cuûa caùc doanh nghieäp coâng ngheä Myõ Alffred Chandler, Jr. ñaõ ñi ñeán keát luaän khaúng ñònh “ Cô caáu ñi theo chieán löôïc” ( Structure follows strategy).Chieán löôïc cuûa doanh nghieäp coù aûnh höôûng ñeán boä maùy toå chöùc cuûa doanh nghieäp theo ba lyù do sau ñaây:

- Chieán löôïc xaùc ñònh nhieäm vuï cuûa doanh nghieäp vaø caên cöù vaøo nhieäm vuï ñoù maø xaây döïng boä maùy .

- Chieán löôïc quyeát ñònh loaïi coâng ngheä, kyõ thuaät vaø con ngöôøi phuø hôïp vôùi vieäc hoaøn thaønh caùc nhieäm vuï vaø cô caáu toå chöùc seõ phaûi ñöôïc thieát keá theo loaïi coâng ngheä ñöôïc söû duïng cuõng nhö theo nhöõng ñaëc ñieåm cuûa con ngöôøi trong doanh nghieäp.

- Chieán löôïc xaùc ñònh hoaøn caûnh moâi tröôøng maø doanh nghieäp hoaït ñoäng vaø noù coù aûnh höôûng ñeán vieäc thieát keá boä maùy toå chöùc.2. BOÁI CAÛNH KINH DOANH

Hay laø hoaøn caûnh beân ngoaøi, hoaøn caûnh beân ngoaøi cuûa moät doanh nghieäp coù theå laø moät trong ba loaïi hình: oån ñònh hoaëc thay ñoåi hay xaùo troän : Moät hoaøn caûnh oån ñònh laø moät hoaøn caûnh khoâng coù hay ít coù nhöõng thay ñoåi ñoät bieán, ít coù saûn phaåm môùi, nhu caàu thò tröôøng ít thaêng traàm, luaät phaùp lieân quan ñeán hoaït ñoäng kinh doanh ít thay ñoåi, ít xuaát hieän khoa hoïc kyõ

49

thuaät môùi. Tình hình kinh teá xaõ hoäi treân toaøn theá giôùi hieän ñaïi vôùi söï thay ñoåi nhanh choùng veà khoa hoïc kyõ thuaät cho thaáy hieän nay khoù coù theå coù moät hoaøn caûnh oån ñònh cho caùc doanh nghieäp. Tuy nhieân khoâng phaûi laø khoâng coù nhöõng doanh nghieäp ñaõ giöõ nguyeân boä maùy toå chöùc cuûa hoï ñaõ traûi qua caû traêm naêm ( nhö coâng ty E.E.Dickinson) vôùi saûn phaåm ñaëc bieät truyeàn thoáng cuûa hoï. Moät hoaøn caûnh thay ñoåi, traùi laïi, laø moät hoaøn caûnh trong ñoù coù söï thay ñoåi thöôøng xuyeân xaûy ra ñoái vôùi caùc yeáu toá ñaõ keå treân ( saûn phaåm, thò tröôøng, luaät phaùp v.v…). Trong hoaøn caûnh naøy , caùc nhaø quaûn trò thöôøng phaûi thay ñoåi boä maùy toå chöùc cuûa hoï theo caùc thay ñoåi ñoù. Noùi chung, ñoù coù theå laø nhöõng thay ñoåi coù theå baùo tröôùc vaø khoâng gaây baát ngôø. Caùc vaên phoøng luaät sö, caùc coâng ty coá vaán phaùp luaät thöôøng phaûi luoân luoân boá trí laïi cô caáu toå chöùc ñeå thích nghi vôùi caùc thay ñoåi thöôøng xuyeân cuûa phaùp luaät, laø moät ví duï. Khi caùc ñoái thuû caïnh tranh ñöa ra saûn phaåm môùi moät caùch baát ngôø, khi luaät phaùp baát ngôø thay ñoåi, khi nhöõng khoa hoïc kyõ thuaät môùi taïo ra nhöõnh thay ñoåi caùch maïng trong phöông phaùp saûn xuaát, ñoù laø luùc maø hoaøn caûnh cuûa xí nghieäp coù theå ñöôïc goïi laø hoaøn caûnh xaùo troän.

Ñeå thích nghi vôùi hoaøn caûnh khaùc nhau ñoù, cô caáu toå chöùc cuûa caùc doanh nghieäp cuõng phaûi thay ñoåi cho phuø hôïp. Burn vaø Stalker cho thaáy raèng moät boä maùy toå chöùc coù tính chaát cöùng nhaéc töùc laø trong ñoù, nhieäm vuï ñöôïc phaân chia roõ raøng, quan heä quyeàn haønh chaët cheõ töø treân xuoáng döôùi, phuø hôïp vôùi hoaøn caûnh oån ñònh. Traùi laïi, trong moät hoaøn caûnh xaùo troän, moät boä maùy toå chöùc coù tính linh hoaït töùc laø trong ñoù,con ngöôøi laøm vieäc theo tinh thaàn hôïp taùc, trao ñoåi thoaûi maùi vôùi taát caû moïi ngöôøi, khoâng phaân chia nhieäm vuï, caáp baäc thì laïi phuø hôïp vôùi hoaøn caûnh xaùo troän.3. COÂNG NGHEÄ SAÛN XUAÁT

Nhieàu coâng trình nghieân cöùu ñaõ chöùng minh raèng coâng ngheä saûn xuaát cuûa doanh nghieäp laø moät yeáu toá quan troïng aûnh höôûng ñeán coâng vieäc thieát keá cô caáu toå chöùc. Cuoäc nghieân

50

cöùu noåi tieáng nhaát xaùc ñònh moái quan heä giöõa cô caáu vaø coâng ngheä, laø cuoäc nghieân cöùu cuûa Joan Woodward taïi South Essex trong thaäp nieân 60. Khôûi thuûy, cuoäc nghieân cöùu nhaèm tìm ra moái quan heä giöõa thaønh quaû quaûn trò vôùi vieäc öùng duïng caùc nguyeân taéc toå chöùc ( ví duï taàm haïn quaûn trò). Caùc cuoäc ñieàu tra cho thaáy khoâng coù moái quan heä naøo giöõa hai yeáu toá treân, nhöng laïi tìm thaáy moái quan heä giöõa cô caáu toå chöùc cuûa xí nghieäp vôùi coâng ngheä saûn xuaát maø doanh nghieäp öùng duïng. Woodward ñaõ cho thaáy raèng nhöõng doanh nghieäp coù coâng ngheä saûn xuaát vaø quy trình hoaït ñoäng phöùc taïp thöôøng coù cô caáu toå chöùc nhieàu caáp baäc, vôùi ñaëc ñieåm laø möùc ñoä giaùm saùt vaø phoái hôïp nhöõng vieäc ñöôïc thöïc hieän vôùi cöôøng ñoä cao. Woodward cuõng cho thaáy raèng taàm haïn quaûn trò thöôøng heïp ôû caùc doanh nghieäp saûn xuaát thuû coâng, cuõng nhö ôû caùc doanh nghieäp coù coâng ngheä tinh vi vaø hieän ñaïi. Traùi laïi, trong caùc doanh nghieäp laøm vieäc theo loái daây chuyeàn, vì coâng ngheä ñaõ trôû thaønh ñôn giaûn, taàm haïn quaûn trò laïi khaù roäng, nghóa laø moät nhaø quaûn trò coù theå giaùm saùt coâng vieäc cuûa moät soá ñoâng coâng nhaân. Moät ñaëc ñieåm thöù ba cuûa moái quan heä coâng ngheä vaø cô caáu toå chöùc laø khi coâng ngheä trong xí ngheäp caøng tinh vi vaø hieän ñaïi, thì soá löôïng vieân chöùc thö kyù vaên phoøng laïi caøng taêng ñeå laøm caùc coâng vieäc giaáy tôø, caùc coâng vieäc baûo trì v.v..

4. CON NGÖÔØI Con ngöôøi coù aûnh höôûng ñeán cô caáu toå chöùc trong doanh

nghieäp. Loaïi caù nhaân coù aûnh höôûng tröôùc heát ñoái vôùi coâng taùc xaây döïng boä maùy toå chöùc laø caùc nhaø quaûn trò caáp cao. Sôû thích, thoùi quen, quan nieäm rieâng cuûa hoï thöôøng ñeå daáu aán treân caùch thöùc toå chöùc cuûa doanh nghieäp maø hoï phuï traùch. Ngoaøi caùc nhaø quaûn trò, côù caáu toå chöùc thöôøng cuõng phaûi phuø hôïp vôùi caùc ñaëc ñieåm veà trình ñoä, veà taùc phong laøm vieäc cuûa nhaân vieân trong doanh nghieäp. Nhö ñaõ trình baøy, taàm haïn quaûn trò, moät yeáu toá quyeát ñònh boä maùy toå chöùc coù nhieàu hay ít caáp baäc, hoaøn toaøn laø moät bieán soá phuï thuoäc vaøo caùc ñaëc tröng

51

cuûa con ngöôøi trong moãi doanh nghieäp. II. SÖÏ THAØNH LAÄP CAÙC BOÄ PHAÄN NHOÛ TRONG DOANH NGHIEÄP Nhö chuùng ta ñaõ bieát, khi con ngöôøi keát hôïp vôùi nhau thaønh toå chöùc ñeå cuøng hoaøn thaønh muïc tieâu chung, moãi ngöôøi, moãi boä phaän phaûi ñöôïc phaân coâng ñeå thöïc hieän nhöõng coâng vieäc cuï theå. Söï phaân coâng ñöa ñeán vieäc thaønh laäp neân nhöõng boä phaän, coù theå chæ goàm moät ngöôøi hay coù theå goàm nhieàu ngöôøi ñeå thöïc hieän nhöõng nhieäm vuï ñaõ ñöôïc phaân coâng.Ngöôøi ta coù theå tieán haønh phaân coâng vaø taïo neân caùc boä phaän theo caùc tieâu chuaån sau:

- Phaân coâng vaø thaønh laäp ñôn vò theo soá löôïng nhaân vieân, töùc laø taùch nhöõng nhaân vieân laøm nhöõng coâng vieäc nhö nhau trong doanh nghieäp thaønh nhöõng boä phaän, ví duï: caùc toå, vaø ñaët döôùi quyeàn quaûn trò cuûa moät toå tröôûng. Tieâu chuaån naøy laø tieâu chuaån xöa nhaát trong caùc tieâu chuaån ñöôïc aùp duïng ñeå thaønh laäp ñôn vò, nhöng chæ phuø hôïp khi coâng vieäc cuûa moïi ngöôøi ñeàu gioáng nhau. Vì vaäy, tieâu chuaån naøy caøng ngaøy caøng ít ñöôïc aùp duïng do söï chuyeân moân hoaù ngaøy caøng cao trong xaõ hoäi hieän ñaïi.

- Phaân coâng vaø thaønh laäp ñôn vò theo thôøi gian laøm vieäc, cuõng laø moät caùch thöùc ñöôïc aùp duïng laâu trong lòch söû vaø hieän vaãn coøn ñöôïc aùp duïng khaù phoå bieán trong caùc cô sôû saûn xuaát kinh doanh döôùi hình thöùc caùc ca kíp theo giôø, ngaøy, ca ñeâm, ca ba…

- Phaân coâng vaø thaønh laäp ñôn vò theo caùc chöùc naêng hay nhieäm vuï chuû yeáu cuûa doanh nghieäp laø caùch thöùc ñöôïc söû duïng khaù phoå bieán hieän nay. Ví duï, trong moät doanh nghieäp coù theå thaønh laäp neân boán boä phaän ñeå ñaûm nhaän boán chöùc naêng chuû yeáu laø : Tieáp thò, Saûn xuaát, Kyõ thuaät, Taøi chính. Trong moãi boä phaän ñoù, laïi tieáp tuïc phaân coâng vaø thaønh laäp nhöõng ñôn vò nhoû lo vieäc nghieân cöùu tieáp thò, ñôn vò nhoû lo vieäc tuyeân truyeàn quaûng caùo, ñôn vò nhoû lo vieäc quaûn trò keá hoaïch tieáp thò v.v… Öu ñieåm cuûa coâng thöùc naøy laø baûo ñaûm söï thi haønh caùc chöùc

52

naêng chuû yeáu vaø söû duïng ñöôïc kieán thöùc chuyeân moân. Tuy nhieân caùch thöùc naøy coù nhöôïc ñieåm laø thöôøng caùc ñôn vò maûi meâ theo ñuoåi chöùc naêng rieâng cuûa mình, vaø queân muïc tieâu chung cuûa toaøn doanh nghieäp.

- Phaân coâng vaø thaønh laäp ñôn vò theo laõnh thoå laø moät caùch thöùc thöôøng ñöôïc aùp duïng khi doanh nghieäp hoaït ñoäng treân moät ñòa baøn khaù roäng, vaø thöôøng thì kinh doanh nhöõng saûn phaåm gioáng nhau. Caùch thöùc naøy cuõng ñöôïc aùp duïng trong vieäc thaønh laäp caùc boä phaän haønh chính söï nghieäp theo laõnh thoå, ví duï caùc Phoøng Thöông nghieäp ôû Quaän, Huyeän. Nhaø quaûn trò choïn caùch thöùc naøy khi nhöõng ñaëc ñieåm cuûa ñòa phöông laø quan troïng ñoái vôùi ñaàu vaøo cuûa saûn xuaát, hoaëc ñoái vôùi söï tieäu thuï saûn phaåm. Tuy nhieân caùch thöùc naøy coù nhöôïc ñieåm laø taïo neân tình traïng truøng laép trong toå chöùc cuûa ñôn vò theo laõnh thoå (ví duï ñôn vò ôû ñòa phöông naøo cuõng coù boä phaän nghieân cöùu tieáp thò), laøm phaùt sinh nhieàu chi phí cho doanh nghieäp.

- Phaân coâng vaø thaønh laäp ñôn vò theo khaùch haøng phaûn aùnh söï quan taâm cuûa xí nghieäp ñoái vôùi vieäc thoaû maõn caùc yeâu caáu khaùc bieät nhau cuûa töøng loaïi khaùch haøng. Caùch thöùc toå chöùc naøy ñöôïc aùp duïng roäng raõi trong caùc cô sôû kinh doanh, vaø caøng ngaøy caøng ñöôïc aùp duïng nhieàu trong caùc cô sôû haønh chính söï nghieäp. Chöông trình ñaøo taïo töø xa cuûa vieän ñaïi hoïc daønh cho sinh vieân khoâng coù theå thöôøng xuyeân ñeán tröôøng, laø moät ví duï cho caùch thöùc toå chöùc naøy.

- Caùch thöùc phaân coâng vaø thaønh laäp ñôn vò cuoái cuøng maø moät doanh nghieäp coù theå söû duïng laø theo qui trình hay thieát bò. Caùch thöùc phaân chia naøy coù theå ñöôïc minh hoïa baèng ví duï doanh nghieäp toå chöùc neân boä phaän vi tính.

Treân ñaây laø nhöõng caùch thöùc phaân coâng vaø thaønh laäp neân caùc ñôn vò nhoû trong moät doanh nghieäp. Khoâng coù caùch thöùc naøo laø toát nhaát. Nhaø quaûn trò phaûi xem xeùt nhöõng ñaëc ñieåm noäi boä cuûa xí nghieäp mình ñeå choïn caùch thöùc thích hôïp, nhaèm taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho vieäch hoaøn thaønh nuïc tieâu chung. Ngoaøi ra, trong thöïc tieån hoaït ñoäng, nhaø quaûn trò thöôøng

53

phoái hôïp nhieáu caùch thöùc phaân chia vaø thaønh laäp dôn vò khaùc nhau, tuyø theo caáp baäc trong boä maùy toå chöùc chung.

III. CAÙC MOÂ HÌNH CUÛA BOÄ MAÙY TOÅ CHÖÙC Boä maùy toå chöùc hay cô caáu toå chöùc chính laø söï saép xeáp

caùc boä phaän, ñôn vò trong moät toå chöùc thaønh moät theå thoáng nhaát coù quan heä veà nhieäm vuï quyeàn haønh roõ raøng taïo neân moät moâi tröôøng noäi boä thuaän lôïi cho söï laøm vieäc cuûa moãi caù nhaân, moãi boä phaän, höôùng tôùi hoaøn thaønh muïc tieâu chung. Kinh nghieäm quaûn trò kinh doanh treân theá giôùi cho chuùng ta 5 moâ hình toå chöùc cô baûn : moâ hình ñôn giaûn, moâ hình chöùc naêng, moâ hình tröïc tuyeán hay chuyeân ngaønh, moâ hình hoãn hôïp tröïc tuyeán - chöùc naêng vaø moâ hình ma traän.1. MOÂ HÌNH BOÄ MAÙY ÑÔN GIAÛN

Stephen Robbins cho raèng boä maùy ñôn giaûn laø moät caùch toå chöùc maø khoâng toå chöùc gì caû, khoâng phöùc taïp, ít tính chaát chính thöùc vaø quyeàn haønh thì taäp trung vaøo moät caù nhaân duy nhaát, boä maùy toå chöùc ñôn giaûn laø boä maùy toå chöùc “thaáp”, vaø thöôøng chæ coù 2 hay 3 caáp. Moâ hình naøy ñöôïc söû duïng nhieàu trong caùc doanh nghieäp nhoû laø nôi maø vai troø ngöôøi quaûn trò gia vaø ngöôøi sôû höõu chuû doanh nghieäp taäp trung vaøo moät ngöôøi, vöøa laø chuû, vöøa laø tröïc tieáp quaûn trò. Hieäu may quaàn aùo, tieäm aên, tieäm baùch hoaù v.v… Ñaëc tröng cô baûn cuûa moâ hình naøy laø ôû khaâu quyeát ñònh, taát caû caùc quyeát ñònh quan troïng trong toå chöùc ñeàu do moät ngöôøi laøm, taàm haïn quaûn trò cuûa ngöôøi naøy laø roäng vì quaûn lyù ñoâng ngöôøi.

Öu ñieåm : nhanh choùng, linh hoaït vaø ít toán keùm.Nhöôïc ñieåm : chæ söû duïng cho caùc doanh nghieäp nhoû khi

doanh nghieäp phaùt trieån, toå chöùc lôùn leân veà quy moâ, thì moâ hình toå chöùc ñôn giaûn khoâng coøn thích hôïp nöõa. Söï taäp trung vaøo nhaø quaûn trò seõ gaây ra söï taéc ngheõn do quaù taûi vaø doanh nghieäp seõ khoâng hoaït ñoäng ñöôïc. Ngoaøi ra, Moâ hình naøy coøn mang tính maïo hieåm cao, vì neáu do moät bieán coá baát ngôø maø nhaø quaûn trò

54

khoâng coøn tieáp tuïc laøm vieäc ñöôïc (tai naïn baát ngôø chaúng haïn) thì caû doanh nghieäp seõ rôi vaøo tình traïng khuûng hoaûng.

2. MOÂ HÌNH CÔ CAÁU CHÖÙC NAÊNG Theo Raimon Aldag vaø Timothy Stearns, moâ hình cô caáu chöùc

naêng laø caùch toå chöùc caên baûn nhaát ñoái vôùi moïi loaïi doanh nghieäp, trong ñoù nhaân vieân ñöôïc taäp trung thaønh ñôn vò caên cöù theo söï töông ñoàng veà coâng vieäc vaø kyõ naêng hoaït ñoäng.

Öu ñieåm : do xuaát phaùt töø söï chuyeân moân hoùa neân cuï theå laø söû duïng taøi nguyeân hieäu quaû hôn, phaùt huy ñöôïc taøi naêng chuyeân moân cuûa nhaân vieân.

Nhöôïc ñieåm : ñaøo saâu söï phaân chia giöõa caùc ñôn vò chöùc naêng vaø moãi ñôn vò chöùc naêng chæchaêm chuù theo ñuoåi muïc tieâu chöùc naêng cuûa mình maø boû queân muïc tieâu chung cuûa caû doanh nghieäp. Moâ hình naøy ñaët traùch nhieäm phoái hôïp naëng leân nhaø quaûn trò caáp cao, neáu muoán höôùng hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän chöùc naêng vaøo muïc tieâu chung cuûa doanh nghieäp. Trong quan heä maâu thuaãn cuõng thöôøng xaûy ra giöõa caùc ñôn vò chöùc naêng, vì ñôn vò naøo cuõng thaáy muïc tieâu rieâng cuûa mình. Sau cuøng veà maët ñaøo taïo caùc nhaø quaûn trò töông lai moâ hình naøy khoâng taïo ñöôïc thuaän lôïi ñeå chuaån bò cho caùc nhaø quaûn trò môùi coù nhaõn quan toång hôïp veà toaøn boä toå chöùc.3. MOÂ HÌNH CÔ CAÁU PHAÂN NGAØNH HAY TRÖÏC TUYEÁN Nhö ñaõ trình baøy, moâ hình cô caáu chöùc naêng ñoøi hoûi vai troø quan troïng cuûa nhaø quaûn trò caáp cao trong vieäc phoái hôïp caùc “ saûn phaåm” cuûa caùc chöùc naêng ñeå ñöa vaøo hoaøn thaønh saûn phaåm chung cuûa toå chöùc. vì vaäy: khi toå chöùc lôùn maïnh, saûn xuaát nhieàu loaïi saûn phaåm hôn, coù nhieàu khaùch haøng hôn hay coù theâm nhieàu chi nhaùnh, nhaø quaûn trò caáp cao khoâng coøn coù theå laøm toát vai troø phoái hôïp naøy nöõa. Trong tröôøng hôïp ñoù, toå chöùc phaûi thaønh laäp neân nhöõng ñôn vò töông ñoái ñoäc laäp ñeå töï giaûi quyeát vieäc thieát keá, saûn xuaát, vaø tieâu thuï saûn phaåm hoaøn chænh. Nhöõng ñôn vò ñoù ñöôïc goïi laø phaân ngaønh ( division), vaø moâ hình toå chöùc xaây döïng treân nhöõng phaân ngaønh ñoù goïi laø

55

moâ hình cô caáu phaân ngaønh. Vì nhöõng phaân ngaønh naøy töï mình thöïc hieän caùc nhieäm vuï caàn thieát ñeå laøm ra saûn phaåm, ngöôøi ta cuõng coù theå goïi laø moâ hình tröïc tuyeán, vôùi yù nghóa nhaán maïnh ñeán vai troø tröïc tieáp laøm ra saûn phaåm cuûa ñôn vò. Ngoaøi caùc ñôn vò phaân ngaønh töông ñoái ñoäc laäp trong vieäc saûn xuaát vaø Marketing saûn phaåm, toå chöùc söû duïng moâ hình naøy coøn coù moät vaên phoøng trung taâm cung caáp caùc dòch vuï hoå trôï chung cho caùc ñôn vò phaân ngaønh. Caùc dòch vuï thöôøng ñöôïc vaên phoøng trung taâm cung caáp laø taøi chính, phaùp lyù vaø thueá vuï. Theo moâ hình naøy, ngöôøi ta coù theå xaây döïng caùc ñôn vò phaân ngaønh theo saûn phaåm, theo khaùch haøng hay theo khu vöïc ñòa lyù. Coâng ty xe hôi General Motors toå chöùc caùc ñôn vò phaân ngaønh theo saûn phaåm, ví duï nhö nhaø may xe hôi hieäu Buick, cadillac, Chevrolet, Pontiac, ), khí cuï ñieän ( Delco Electronics) v.v… Moät vaøi coâng ty saûn xuaát vaø kinh doanh maùy tính thaønh laäp caùc ñôn vi phaân ngaønh theo khaùch haøng ; Maùy tính gia ñình, Maùy tính kinh doanh, Maùy tính cô quan nghieân cöùu. Ñaëc tröng cuûa moâ hình toå chöùc phaân ngaønh laø toå chöùc bao goàm nhieáu ñôn vò töông ñoái ñoäc laäp, töï quyeàn quyeát ñònh vaø haønh ñoäng ñeå saûn xuaát vaø kinh doanh saûn phaåm. Vaên phoøng trung taâm cung caáp nhöõng dòch vuï hoã trôï ñaëc bieät vaø phoái hôïp- kieåm tra nhöõng hoaït ñoäng cuûa nhöng ñôn vò phaân ngaønh nhaèn ñaûm baûo tính thoáng nhaát vaø hieäu quaû chung cuûa toaøn coâng ty theå hieän ñaëc tröng naøy, General Motors ñaõ ñöa ra khaåu hieäu ; “ Hoaït ñoäng vaø traùch nhieäm phaân taùn, vôi söï kieåm soaùt coù phoái hôïp” Trong noäi boä cuûa moãi ñôn vò phaân ngaønh, boä maùy toå chöùc thöôøng ñöôïc xaây döïng theo moâ hình chöùc naêng. Moãi ñônvò phaân ngaønh thöôøng coù caùc boä phaän nhö trong moâ hình chöùc naêng.

4. MOÂ HÌNH HOÃN HÔÏP TRÖÏC TUYEÁN CHÖÙC NAÊNG Trong nhieàu tröôøng hôïp nhaø quaûn trò thaáy moâ hình chöùc

naêng hoaëc moâ hình tröïc tuyeán ñeàu khoâng thích hôïp vôùi doanh

56

nghieäp mình neân hoï keát hôïp caû 2 moâ hình tröïc tuyeán vaø chöùc naêng.

Trong moâ hình naøy ngoaøi caùc ñôn vò tröïc tuyeán ñöôïc toå chöùc theo saûn phaåm, theo laõnh thoå hay theo khaùch haøng, doanh nghieäp coøn laäp neân nhöõng ñôn vò chöùc naêng nhö keá hoaïch, taøi vuï, tieàn löông ôû caáp trung öông cuûa doanh nghieäp coù nhieäm vuï thöïc hieän caùc hoaït ñoäng chöùc naêng cho caùc ñôn vò tröïc tuyeán.

Öu ñieåm : taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho söï phoái hôïp hoaït ñoäng ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu chung, ñaûm baûo söï thích nghi theo yeâu caàu khaùch haøng maø vaãn tieát kieäm ñöôïc chi phí.

Nhöôïc ñieåm : thöôøng xaûy ra maâu thuaãn giöõa caùc ñôn vò tröïc tuyeán vôùi caùc ñôn vò chöùc naêng, chaäm ñaùp öùng vôùi caùc tình huoáng ñaëc bieät vaø coù theå laøm taêng chi phí giaùn tieáp.

5. CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC MA TRAÄN HAY TOÅ CHÖÙC THEO DÖÏ AÙN

Ñaây laø moät moâ hình thöùc toå chöùc caøng ngaøy caøng ñöôïc söû duïng nhieàu: trong thöïc chaát laø söï aùp duïng keát hôïp hai loaïi caùch thöùc phaân coâng vaø thaønh laäp ñôn vò, chuû yeáu laø keát hôïp caùc ñôn vò chöùc naêng vôùi caùc ñôn vò ñöôïc thaønh laäp theo saûn phaåm hay theo khaùch haøng. Ví duï, moät coâng ty dòch vuï ñaàu tö coù ba loaïi döï aùn theo ba saûn phaåm, laø Döï aùn May maêc, Döï aùn Nöôùc Giaûi Khaùt vaø Döï aùn deät bao PP. Moãi döï aùn naøy ñoøi hoûi nhieàu vieäc phaûi laøm nhö nghieân cöùu thò tröôøng, laøm luaän chöùng kinh teá, kyõ thuaät, laøm thuû tuïc haønh chaùnh,v.v.. Thay vì toå chöùc moãi döï aùn coù ñaày ñuû caùc boä phaän ñeå laøm vieäc ñoù, nhaø quaûn trò seõ söû duïng caùc ñôn vò chöùc naêng nghieân cöùu thò tröôøng, laøm luaän chöùng, laøm thuû tuïc haønh chaùnh, coù saün trong coâng ty, ñeå phuïc vuï caû ba Döï aùn ñaàu tö. Boä maùy toå chöùc cuûa moãi döï aùn chæ laø moät Quaûn trò vòeân Döï aùn, nhöng treân thöïc teá, moãi döï aùn ñeàu coù nhöõng boä phaän phuïc vuï cho caùc döï aùn ñeàu laø nhöõng boä phaän coù saün trong coâng ty, vaø saün saøng phuïc vuï taát caû caùc döï aùn maø coâng ty tieán haønh.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP

57

1. Nhöõng yeáu toá naøo caàn phaûi ñöôïc xem xeùt khi xaây döïng boä maùy toå chöùc cuûa doanh nghieäp?2. Trình baøy caùc caùch thöùc ñeå thaønh laäp caùc ñôn vò nhoû trong doanh nghieäp?3. Phaân bieät moâ hình cô caáu toå chöùc theo chöùc naêng vaø cô caáu tröïc tuyeán?

Chöông VIITUYEÅN DUÏNG VAØ ÑAØO TAÏO NHAÂN VIEÂN

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhaän bieát ñöôïc taøi nguyeân quan troïng nhaát ñoái vôùi moãi

toå chöùc laø taøi nguyeân nhaân söï. – Nhaän daïng caùc loaïi taøi naêng, söï saùng taïo nhieät tình cuûa

nhaân vieân. – Nhaän bieát nhöõng nhieäm vuï cöïc kyø quan troïng cuûa caùc

nhaø quaûn trò laø vieäc tuyeån duïng vaø ñaøo taïo nhöõng con 58

ngöôøi seõ ñoùng goùp toát nhaát vaøo söï hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa toå chöùc.

B. NOÄI DUNGI. TUYEÅN DUÏNG NHAÂN VIEÂN

Tuyeån duïng nhaân vieân laø tìm moät con ngöôøi phuø hôïp ñeå giao phoù moät chöùc vuï ñang troáng. Chöùc vuï ñoù coù theå laø keá toaùn tröôøng, thuû kho. Thoâng thöôøng trong caùc doanh nghieäp vieäc naøy thöôøng ñöôïc thöïc hieän töông ñoái ñôn giaûn, nhanh choùng baèng caùch tuyeån nhanh moät ngöôøi beân ngoaøi hoaëc ñieàu ñoäng moät ngöôøi coù saün beân trong ñang laøm moät chöùc vuï khaùc ñeå buø ñaép vaøo choã troáng.

Öu ñieåm : ñôn giaûn, nhanh choùng.Nhöôïc ñieåm : ít hieäu quaû do söï tuyeån duïng quaù nhanh neân

thöôøng phaûi ñieàu chænh boá trí laïi nhaân vieân nhieàu laàn.Ñeå tuyeån duïng nhaân vieân hieäu quaû phaûi theo qui trình goàm

4 giai ñoaïn cô baûn sau : Giai ñoaïn 1: Xaùc ñònh nhu caàu nhaân löïc cuûa doanh nghieäp Giai ñoaïn 2: Moâ taû coâng vieäc vaø xaùc ñònh tieâu chuaån cuûa chöùc danh coâng vieäc Giai ñoaïn 3: Thu thaäp öùng vieân Giai ñoaïn 4: Tuyeån choïn öùng vieân toát nhaát theo yeâu caàu cuûa coâng vieäc 1. XAÙC ÑÒNH NHU CAÀU NHAÂN LÖÏC CUÛA DOANH NGHIEÄP

Ñoái vôùi moät doanh nghieäp chuaån bò xaây döïng, chua coù ngöôøi laøm vieäc , hay ñoái vôùi moät coâng ty, doanh nghieäp ñang hoaït ñoäng, ñeå coù theå chuû ñoäng trong vieäc tuyeån duïng lao ñoäng, nhaø quaûn trò phaûi luoân luoân tìm hieåu vaø thaáy tröôùc nhu caàu nhaân löïc, töùc laø soá löôïng vaø chaát löôïng, ñaëc ñieåm cuûa lao ñoäng maø xí nghieäp caàn coù. Ñeå thaáy tröôùc nhu caàu nhaân löïc cuûa doanh nghieäp mình, nhaø quaûn trò phaûi tieán haønh phaân tích caùc yeáu toá noäi boä cuûa doanh nghieäp nhö keá hoaïch saûn xuaát kinh doanh, chieán löôïc phaùt trieån, söï thay ñoåi vaø bieán ñoäng töï nhieân trong löïc löôïng lao ñoäng hieän coù ( ví duï seõ coù bao nhieâu ngöôøi veà höu, xin thoâi vieäc v.v…).Ngoaøi ra, nhaø quaûn trò cuõng phaûi tieán haønh

59

xem xeùt, phaân tích nhöõng yeáu toá lieân quan ñeán lao ñoäng beân ngoaøi doanh nghieäp. Ví duï trieån voïng taêng tröôûng hay suy thoaùi kinh teá, söï taêng hay giaûm soá cung lao ñoäng treân thò tröôøng, luaät leä vaø quy ñònh cuûa chính quyeàn veà lao ñoäng v.v… Coù theå noùi raèng nhu caàu veà nhaân löïc cuûa doanh nghieäp tuøy thuoäc vaøo hai loaïi yeáu toá vöøa noùi. Neáu nhaø quaûn trò tieán haønh nghieân cöùu, phaân tích caùc yeáu toá ñoù, hoï coù theå thaáy tröôùc doanh nghieäp cuûa hoï seõ caàn phaûi tuyeån duïng bao nhieâu lao ñoäng, vôùi chaát löôïng nhö theá naøo; va do ñoù seõ chuû ñoäng hôn trong vieäc tuyeån duïng2. MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC VAØ XAÙC ÑÒNH TIEÂU CHUAÅN CUÛA CHÖÙC DANH COÂNG VIEÄC Giai ñoaïn thöù hai trong quy trình tuyeån duïng moät caùch khoa hoïc laø moâ taû coâng vieäc seõ caàn ngöôøi vaø xaùc ñònh nhöõng tieâu chuaån veà naêng löïc, phaåm chaát maø con ngöôøi ñaûm nhieäm coâng vieäc (hay chöùc danh) ñoù caàn coù. Söï nghieân cöùu, tìm hieåu, thu thaäp thoâng tin veà nhöõng hoaït ñoäng maø moät chöù danh cuï theå trong doanh nghieäp phaûi thöïc hieän goïi laø phaân tích coâng vieäc vaø baûng ghi cheùp caùc nhieäm vuï, caùc hoaït ñoäng thöôøng xuyeân cuõng nhö khoâng thöôøng xuyeân cuûa moät chöùc danh, ñöôïc goïi laø baûn Moâ taû coâng vieäc. Chöùc danh laø teân goïi caùc chöùc traùch trong boä maùy toå chöùc cuûa doanh nghieäp töø giaùm ñoác ñeán coâng nhaân tröïc tieáp saûn xuaát. Giaùm ñoác, Phoù Giaùm ñoác, Keá toaùn tröôûng, Thuû kho, Nhaân vieân vaät tö, Nhaân vieân keá hoaïch v.v…laø nhöõng chöù danh. Coù nhöõng chöù danh chæ caàn moät ngöôøi phuï traùch nhö Giaùm ñoác, Thuû quyõ, Keá toaùn tröôûng v.v…Coù chöùc danh ñöôïc nhieàu ngöôøi cuøng laøm nhö baûo veä hoaëc coâng nhaân tröïc tieáp saûn xuaát.Töø nhöõng baûng moâ taû nhöõng coâng vieäc maø moãi chöùc danh trong doanh nghieäp phaûi laøm, nhaø quaûn trò seõ xaùc ñònh ñöôïc nhöõng tieâu chuaån maø con ngöôøi ñaûm nhaän chöùc danh ñoù caàn coù. Nhöõng tieâu chuaån naøy thöôøng laø veà trình ñoä chuyeân moân, hoïc vaán, kinh nghieäm, theå hình, ñaëc tröng taâm lyù, tinh thaàn maø nhaø quaûn trò tin raèng nhöõng con ngöôøi coù nhöõng tieâu chuaån ñoù

60

seõ hoaøn thaønh toát coâng vieäc cuûa chöùc danh maø hoï seõ ñaûm nhieäm. Ví duï tieâu chuaån chöùc danh giaùm ñoác tieáp thò trong moät coâng ty coù theå laø : “ Phaûi toát nghieäp ñaïi hoïc quaûn trò kinh doanh, coù ít nhaát 5 naêm kinh nghieäm baùn haøng vaø 2 naêm kinh nghieäm chæ huy, cöông quyeát vaø hoøa nhaõ vôùi moïi ngöôøi.3. THU THAÄP ÖÙNG VIEÂN

Ñeå coù theå tuyeån choïn ñöôïc ngöôøi toát nhaát theo yeâu caàu cuûa coâng vieäc, nhaø quaûn trò phaûi thu thaäp moät soá löôïng öùng vieân caøng ñoâng caøng toát. Ñeå coù ñöôïc nhöõng öùng vieân ñoù, nhaø quaûn trò coù theå duøng nhieàu phöông thöùc khaùc nhau. Tröôùc heát, nhöõng öùng vieân cho moät chöùc danh troáng trong doanh nghieäp coù theå laø nhöõng nhaân vieân ñang laøm vieäc beân trong doanh nghieäp. Coù nhieàu doanh nghieäp aùp duïng chính saùch tuyeån duïng töø beân trong vaø chính saùch naøy coù öu ñieåm laø taoï ñieeàu kieän ñeå gia taêng loøng trung thaønh cuûa nhaân vieân, ñôõ phaûi toán coâng söùc ñaøo taïo.Nhöôïc ñieåm : khoâng ñöa ñöôïc nhaân toá môùi vaøo doanh nghieäp. Vì vaäy thoâng thöôøng caùc doanh nghieäp thu thaäp öùng vieân töø beân ngoaøi, thoâng qua quaûng caùo treân baùo chí, nhôø nhaân vieân ñang laøm vieäc giôùi thieäu baø con baïn beø, nhôø caù cô quan dòch vuï lao ñoäng hoaëc tröïc tieáp tuyeån moä töø caùc tröôøng trung caáp hay ñaïi hoïc.4. TUYEÅN CHOÏN ÖÙNG VIEÂN TOÁT NHAÁT THEO YEÂU CAÀU CUÛA COÂNG VIEÄC

Sau khi coù ñöôïc moät soá löôïng öùng vieân saün saøng ñeå ñöôïc tuyeån choïn, nhaø quaûn trò seõ tieán haønh caùc bieän phaùp caàn thieát ñeå nhaän xeùt, ñaùnh giaù töøng öùng vieânthích hôïp nhaát cho töøng chöùc danh ñang caàn ngöôøi. caùc bieän phaùp thoâng thöôøng ñöôïc söû duïng ôû caùc nöôùc tieân tieán ñeå tuyeån choïn laø xem xeùt ñôn xin do öùng vieân noäp, phoûng vaán sô boä, thi tay ngheà hoaëc kieåm tra trình ñoä chuyeân moân, ñieàu tra xaùc minh ñeå kieåm chöùng caùc lôøi khai vaø thu thaäp theâm thoâng tin töø tröôøng hoïc hay cô quan laøm vieäc cuõ, phoûng vaán chuyeân saâu vaø kieåm tra söùc khoûe hoaëc ngoaïi hình. Dó nhieân raèng , khoâng phaûi baát cöù moät söï

61

tuyeån duïng naøo cuõng ñeàu phaûi söû duïng ñeán taát caû caùcbieän phaùp treân. tieán trình tuyeån choïn tuøy thuoäc vaøo loaïi coâng vieäc caàn ngöôøi vaø tuøy thoäc vaøo quan heä giöõa cung vaø caàu lao ñoäng, soá löôïng öùng vieân xin vieäc nhieàu hay ít.

Treân ñaây laø quy trình tuyeån duïng nhaân vieân moät caùch khoa hoïc, ñeå nhaèm giuùp caùc nhaø quaûn trò coù theå tuyeån duïng ñöôïc nhöõng con ngöôøi phuø hôïp nhaát vôùi coâng vieäc vaø höùa heïn toát nhaát seõ hoaøn thaønh coâng vieäc nhö nhaø quaûn trò mong muoán. Tuy nhieân, vôùi tö caùch laø nhaø quaûn trò, chuùng ta caàn löu yù raèng khoâng moät caù nhaân naøo, duø ñaït ñieåm toái ña, coù theå laøm toát ngay coâng vieäc ñöôïc giao. Hoï caàn phaûi ñöôïc ñaøo taïo ñeå coù theå hoaøn thaønh nhieäm vuï.

II. ÑAØO TAÏO NHAÂN VIEÂN Vieäc ñaøo taïo nhaân vieân trong moät doanh nghieäp coù theå thöïc hieän theo 3 giai ñoaïn: luùc môùi baét ñaàu nhaän vieäc, trong thôøi gian laøm vieäc, vaø ñeå chuaån bò cho nhöõng coâng vieäc môùi.Noäi dung ñaøo taïo coù theå lieân quan ñeán khía caïnh nghieäp vuï cuûa coâng vieäc, hoaëc coù theå veà quan heä con ngöôøi trong coâng vieäc, hoaëc ñeå naâng cao trình ñoä nhaän thöùc vaø xöû lyù vaán ñeà.1. ÑAØO TAÏO NHAÂN VIEÂN LUÙC MÔÙI BAÉT ÑAÀU NHAÄN VIEÄC ñöôïc goïi laø höôùng daãn hay giôùi thieäu. Muïc tieâu cuûa vieäc ñaøo taïo trong giai ñoaïn naøy laø ñeå ngöôøi nhaân vieân môùi laøm quen vôùi moâi tröôøng hoaït ñoäng hoaøn toaøn môùi meû ñoái vôùi hoï, vaø qua ñoù nhaèm taïo cho nhaân vieân môùi thoaûi maùi, yeân taâm trong nhöõng ngaøy ñaàu laøm vieäc. Nhieàu cuoäc nghieân cöùu ôû caùc coâng ty Myõ cho thaáy hình aûnh vaø aán töôïng veà nhöõng ngaøy laøm vieäc ñaàu tieân thöôøng coù aûnh höôûng maïnh meõ ñeán quan heä giöõa nhaân vieân vaø doanh nghieäp. Noäi dung ñaøo taïo vaø höôùng daãn thöôøng ñeà caäp ñeán lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån cuûa doanh nghieäp, muïc tieâu hoaït ñoäng, saûn phaåm vaø dòch vuï do doanh nghieäp saûn xuaát, vai troø cuûa chöùcdanh maø nhaân vieân môùi ñaûm nhieäm ñoái vôùi toaøn boä hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp, caùc chính saùch, quy ñònh veà leà loái, giôø giaác laøm vieäc, vaø nhöõng quyeàn lôïi

62

maø nhaân vieân ñöôïc höôûng. Moät söï giôùi thieäu vôùi caùc nhaân vieân vaø ñôn vò trong doanh nghieäp cuõng laø raát caàn thieát ñoái vôùi nhaân vieân môùi.2. ÑAØO TAÏO TRONG LUÙC ÑANG LAØM VIEÄCVieäc ñaøo taïo trong thôøi gian laøm vieäc coù theå ñöôïc tieán haønh theo hai caùch: vöøa laøm vöøa hoïc vaø taïm ngöng coâng vieäc ñeå hoïc.Caùch thöùc vöøa laøm vöøa hoïc ñöôïc aùp duïng khi noäi dung ñaøo taïo chuû yeáu laø veà nghieäp vuï kyõ thuaät. Caùc phöông phaùp coù theå söû duïng cho vieäc vöøa laøm vöøa hoïc laø luaân chuyeån coâng vieäc, thöïc taäp, hoaëc hoïc baèng thöïc haønh. Phöông phaùp luaân chuyeån laø phöông phaùp theo ñoù nhaân vieân seõ ñöôïc luaân chuyeån qua nhieàu chöùc danh coâng vieäc khaùc nhau trong moät khoaûng thôøi gian ñeå nhaèm hieåu bieát toång quaùt veà caùc coâng vieäc coù lieân quan. Söï thöïc taäp, coù nghóa laø vöøa taäp laøm vieäc thöïc teá, vöøa theo hoïc baøi giaûng treân lôùp. Hoïc baèng thöïc haønh laø phöông phaùp ñaøo taïo tröïc tieáp qua vieäc laøm cuï theå, döôùi söï höôùng daãn cuûa moät nhaân vieân coù trình ñoä.

Caùch thöùc taïm ngöng coâng vieäc ñeå hoïc ñöôïc thöïc hieän beân ngoaøi nôi laøm vieäc vaø coù nhieàu phöông phaùp coù theå aùp duïng. Phoå bieán nhaát hieän nay ôû nöôùc ta laø gôûi theo hoïc ôû caùc tröôøng lôøp ñaøo taïo beân ngoaøi doanh nghieäp, hoaëc toå chöùc ngay trong hoäi tröôøng cuûa doanh nghieäp. ÔÛ caùc nöôùc tieân tieán caùc coâng ty, doanh nghieäp coøn toå chöùc caùc phöông phaùp ñaøo taïo phöùc taïp vaø toán keùm hôn, nhö ñaøo taïo ngoaøi haønh lang, trong ñoù nhaân vieân ñöôïc taäp laøm vieäc, thao taùc treân nhöõng maùy moùc, thieát bò nhö trong phoøng laøm vieäc thaät söï, nhöng ôû trong phoøng daønh rieâng ñeå ñaøo taïo. Moät phöông phaùp khaùc thöôøng ñöôïc aùp duïng nhaèm caûi tieán quan heä con ngöôøi trong coâng taùc, laø phöông phaùp huaán luyeän caûm tính hay coøn goïi laø phaùt trieån toå chöùc. Trong phöông phaùp naøy, caùc nhaân vieân caàn ñöôïc ñaøo taïo ñöôïc taäp trung vaøo moät phoøng rieâng, caùch xa nôi laøm vieäc, ñeå thaúng thaén trao ñoåi vôùi nhau veà nhöõng gì ngöôøi naøy nghó veà ngöôøi khaùc, nhaèm muïc ñích hieåu nhau hôn vaø qua ñoù maø caûi thieän moái quan heä, laøm thuaän lôïi cho coâng vieäc chung

63

3. ÑAØO TAÏO CHO COÂNG VIEÄC TÖÔNG LAIThoâng thöôøng trong caùc doanh nghieäp, vieäc ñaøo taïo cho moät nhu caàu töông lai thöôøng ñöôïc ñaët ra ñeå chuaån bò ñoäi nguõ caùc nhaø quaûn trò keá caän. Coâng vieäc naøy ñöôïc goïi laø Phaùt trieån quaûn trò, hay phaùt trieån chæ huy cao caáp. Noäi dung cuûa chöông trình ñaøo taïo thöôøng nhaèm muïc tieâu cung caáp nhöõng kieán thöùc vaø kyõ naêng caàn thieát ñeå caùc nhaø quaûn trò ñöông chöùc laøm toát coâng vieäc hieän taïi, vaø ñoàng thôøi ñeå chuaån bò cho hoï laøm toát coâng vieäc töông lai khi hoï ñöôïc thaêng chöùc. Vì tính chaát ñoù, chöông trình ñaøo taïo ñöôïc thieát keá ñaëc bieät theo ñoái töôïng hoïc vieân. Noùi chung theo kinh nghieäm ôû Myõ, söï ñaøo taïo caùc nhaø quaûn trò trong doanh nghieäp chuù yù nhieàu ñeán kyõ naêng tö duy vaø kyõ naêng nhaân söï, hôn laø kyõ naêng kyõ thuaät. ÔÛ coâng ty ñieän toaùn IBM, moãi naêm, taát caû caùc nhaø quaûn trò ñeàu phaûi hoïc 40 tieát veà quaûn trò con ngöôøi, Cuõng ôû Myõ, vieäc ñaøo taïo naøy thöôøng ñöôïc kyù hôïp ñoàng giöõa coâng ty, doanh nghieäp vôùi caùc tröôøng Ñaïi hoïc. Gaàn ñaây, moät soá coâng ty lôùn ôû Myõ nhö IBM, Westinghouse, vaø Digital Equipment laïi lieân keát ñeå môû ra tröôøng Ñaïi hoïc cuûa rieâng hoï, daïy theo loái “Ñaïi hoïc töø xa” qua veä tinh truyeàn hình. C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1. Vieäc xaùc ñònh nhu caàu nhaân löïc cuûa doanh nghieäp ñoùng vai troø gì trong tieán trình tuyeån duïng nhaân vieân ? Nhöõng yeáu toá naøo caàn ñöôïc xem xeùt ñeå xaùc ñònh nhu caàu ñoù ?2. Laøm theá naøo doanh nghieäp coù theå xaùc ñònh ñöôïc nhöõng tieâu chuaån cuûa moät chöùc danh ?3. Taïi sao vieäc ñaøo taïo höôùng daãn cho nhaân vieân môùi vaøo doanh nghieäp laø caàn thieát ?

64

Chöông VIIILAÕNH ÑAÏO VAØ ÑOÄNG VIEÂN

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhaän bieát ñöôïc traùch nhieäm cuûa caùc nhaø quaûn trò laø ñöa

toå chöùc maø hoï phuï traùch hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa toå chöùc ñoù.

– Nhaän daïng caùc caùch ñoäng vieân vaø laõnh ñaïo nhaân vieân cuûa caùc nhaø quaûn trò.

– Nhaän bieát ñöôïc naêng löïc laõnh ñaïo töùc laø naêng löïc ñoäng vieân, taùc ñoäng, ñieàu khieån vaø thoâng ñaït vôùi nhaân vieân döôùi quyeàn.

65

B. NOÄI DUNGI. ÑOÄNG VIEÂN TINH THAÀN LAØM VIEÄC CUÛA NHAÂN VIEÂN

Veà lyù luaän cuõng nhö veà thöïc teá, caùc nhaø quaûn trò laøm vieäc vôùi con ngöôøi vaø thoâng qua noã löïc cuûa con ngöôøi ñeå thaønh ñaït muïc tieâu. Ñaây laø moät coâng vieäc khoù khaên vì con ngöôøi thöôøng phöùc taïp vaø khoâng phaûi luùc naøo cuõng öùng xöû moät caùch hôïp lyù. Ñaëc bieät raát khoù ñeå hieåu moät caùch chính xaùc vì sao con ngöôøi haêng haùi laøm vieäc. Caùc baïn coøn nhôù raèng caùc lyù thuyeát quaûn trò ñeàu daønh nhieàu coâng söùc ñeå giaûi thích caùc ñoäng cô beân trong ñaõ thuùc ñaåy con ngöôøi laøm vieäc, vaø tuøy theo söï giaûi thích caùc ñoäng cô ñoù maø lyù thuyeát quaûn trò ñaõ coù nhöõng yù kieán khaùc nhau veà caùc bieän phaùp maø nhaø quaûn trò neân aùp duïng ñeå nhaèm ñaït ñöôïc söï ñoùng goùp toái ña cuûa con ngöôøi vaøo söï nghieäp chung.1. LYÙ THUYEÁT COÅ ÑIEÅN VEÀ SÖÏ ÑOÄNG VIEÂN

Ñöôïc Taylor vaø caùc taùc giaû trong tröôøng phaùi lyù thuyeát quaûn trò moät caùch khoa hoïc neâu leân vaøo ñaàu theá kyû naøy. Taylor cho raèng moät trong nhöõng coâng vieäc quan troïng maø nhaø quaûn trò phaûi laøm laø phaûi ñaûm baûo raèng coâng nhaân seõ thöïc hieän nhöõng coâng vieäc thöôøng xuyeân, laëp ñi laëp laïi moät caùch nhaøm chaùn nhöng vôùi hieäu quaû cao nhaát. Ñeå ñaûm baûo ñieàu ñoù, caùc nhaø quaûn trò phaûi tìm ra caùch laøm toát nhaát ñeå daïy cho coâng nhaân vaø duøng caùc kích thích veà kinh teá nhö tieàn löông vaø tieàn thöôûng ñeå ñoäng vieân coâng nhaân laøm vieäc.

Quan quan ñieåm naøy ñöôïc xaây döïng treân nhaän thöùc laø baûn chaát chuû yeáu cuûa con ngöôøi lao ñoäng trong doanh nghieäp laø löôøi bieáng, vaø caùc nhaø quaûn trò raønh reõ veà coâng vieäc hôn coâng nhaân; ngöôøi lao ñoäng chæ coù theå ñöôïc ñoäng vieân baèng caùc phaàn thöôûng kinh teá, vaø baûn thaân hoï cuõng khoâng coù gì ñeå ñoùng goùp cho doanh nghieäp ngoaøi söùc lao ñoäng cuûa mình. Thöïc tieãn quaûn trò taïi nhieàu doanh nghieäp cho thaáy raèng quan ñieåm naøy khoâng phaûi laø khoâng ñuùng, vaø söï kích thích baèng tieàn baïc thöôøng cuõng ñöa laïi söï laøm vieäc tích cöïc.

66

2. LYÙ THUYEÁT TAÂM LYÙ XAÕ HOÄI HAY QUAN HEÄ CON NGÖÔØI Lyù thuyeát veà quan heä con ngöôøi ñaõ cho thaáy raèng nhöõng

quan heä xaõ hoäi trong luùc laøm vieäc ñaõ coù taùc duïng thuùc ñaåy hoaëc kìm haõm söï haêng haùi laøm vieäc cuûa nhaân vieân. Lyù thuyeát naøy cuõng cho thaáy raèng con ngöôøi seõ keùm söï haêng haùi khi phaûi thöôøng xuyeân thöïc hieän nhöõng coâng vieäc nhaøm chaùn vaø ñôn ñieäu. Töø nhaän thöùc ñoù, caùc nhaø lyù thuyeát taâm lyù xaõ hoäi cho raèng caùc nhaø quaûn trò coù theå ñoäng vieân con ngöôøi baèng caùch coâng nhaän nhu caàu xaõ hoäi cuûa hoï vaø taïo ñieàu kieän cho ngöôøi lao ñoäng caûm thaáy haõnh dieän veà söï höõu ích vaø quan troïng cuûa hoï trong coâng vieäc chung.

Nhöõng bieän phaùp maø nhaø quaûn trò coù theå laøm ñeå ñoäng vieân ngöôøi lao ñoäng theo lyù thuyeát taâm lyù xaõ hoäi laø cho ngöôøi lao ñoäng nhieàu töï do hôn ñeå laøm caùc quyeát ñònh lieân quan ñeán coâng vieäc ñöôïc giao, quan taâm nhieàu hôn ñeán caùc nhoùm khoâng chính thöùc trong doanh nghieäp, thoâng tin nhieàu hôn cho ngöôøi lao ñoäng bieát caùc keá hoaïch vaø hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp.. 3. CAÙC LYÙ THUYEÁT HIEÄN TAÏI VEÀ SÖÏ ÑOÄNG VIEÂN

Ñeå coù theå laõnh ñaïo vaø ñoäng vieân con ngöôøi höõu hieäu nhaø quaûn trò phaûi hieåu bieát ñaày ñuû caùc ñoäng cô laøm vieäc cuûa con ngöôøi ñeå coù bieän phaùp ñoäng vieân höõu hieäu. Hieän nay coù ba lyù thuyeát veà ñoäng cô vaø söï ñoäng vieân cuûa ba taùc giaû laø Maslow, Mc Gregor vaø Herzberg.

a) Lyù thuyeát cuûa Maslow :Lyù thuyeát noåi tieáng nhaát hieän nay veà ñoäng cô laøm vieäc

cuûa con ngöôøi laø lyù thuyeát cuûa Abraham Maslow, ñöôïc goïi laø lyù thuyeát veà heä thoáng nhu caàu cuûa con ngöôøi. Theo Maslow trong moãi con ngöôøi ñeàu coù 5 loaïi nhu caàu laø :

1-Nhu caàu vaät chaát (nhö aên, uoáng, nhaø ôû)2-Nhu caàu an toaøn ( nhö ñöôïc yeân oån, khoâng bò tai hoïa)3-Nhu caàu xaõ hoäi (nhö muoán ñöôïc chaáp nhaän, coù baïn

beø)4-Nhu caàu töï chuû, töï troïng 5-Nhu caàu töï theå hieän hay hoaøn thieän baûn thaân.

67

Maslow cho raèng neáu muoán ñoäng vieân con ngöôøi laøm vieäc thì nhaø quaûn trò phaûi hieåu roõ nhu caàu naøo ñang caàn ñöôïc thoûa maõn cuûa con ngöôøi vaø taïo ñieàu kieän cho hoï thoûa maõn nhu caàu ñoù.b) Lyù thuyeát veà baûn chaát con ngöôøi cuûa Mc Gregor :

Giaùo sö Douglas Mc Gregor ñöa ra lyù thuyeát veà hai baûn chaát khaùc nhau cuûa con ngöôøi ñeå laøm cô sôû cho söï ñoäng vieân. Baûn chaát thöù nhaát ñöôïc Mc Gregor goïi laø baûn chaát X vaø baûn chaát thöù hai ñöôïc goïi laø baûn chaát Y

Ngöôøi coù baûn chaát X laø ngöôøi khoâng thích laøm vieäc, löôøi bieáng trong coâng vieäc, khoâng muoán nhaän traùch nhieäm vaø chæ laøm vieäc khi bò ngöôøi khaùc baét buoäc.

Traùi laïi, ngöôøi coù baûn chaát Y laø ngöôøi ham thích laøm vieäc, bieát töï kieåm soaùt ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu, saün saøng nhaän traùch nhieäm, coù khaû naêng saùng taïo trong coâng vieäc.

Mc Gregor cho raèng phaûi tuøy theo baûn chaát X hay Y cuûa ngöôøi lao ñoäng ñeå aùp duïng caùc bieän phaùp ñoäng vieân thích hôïp. Vôùi ngöôøi coù baûn chaát X nhaø quaûn trò neân nhaán maïnh ñeán caùc yeáu toá kích thích baèng vaät chaát, giao phoù coâng vieäc cuï theå, thöôøng xuyeân kieåm tra, ñoân ñoác. Vôùi ngöôøi coù baûn chaát Y nhaø quaûn trò neân daønh nhieàu quyeàn quyeát ñònh trong coâng vieäc, toân troïng saùng kieán cuûa hoï vaø taïo ñieàu kieän ñeå hoï chöùng toû naêng löïc hôn laø kieåm tra, ñoân ñoác.

Ñieàu lyù thuù laø lyù thuyeát cuûa Mc Gregor ñaõ bò moät giaùo sö quaûn trò goác Nhaät laø William Ouchi phaûn baùc baèng kinh nghieäm quaûn trò cuûa ngöôøi Nhaät. Trong taùc phaåm nhan ñeà laø lyù thuyeát Z, Ouchi cho raèng trong thöïc teá khoâng coù ngöôøi lao ñoäng naøo hoaøn toaøn thuoäc veà baûn chaát X hoaëc Y moät caùch töï nhieân. Ñieàu maø ñöôïc oâng Mc Gregor goïi laø baûn chaát thì chæ coù theå goïi laø thaùi ñoä lao ñoäng cuûa con ngöôøi, thaùi ñoä lao ñoäng ñoù tuøy thuoäc vaøo caùch thöùc hoï ñöôïc ñoái xöû trong thöïc teá. Qua kinh nghieäm quaûn trò cuûa ngöôøi Nhaät, cho raèng moïi ngöôøi lao ñoäng ñeàu coù theå laøm vieäc moät caùch haêng haùi, nhieät tình neáu hoï ñöôïc tham gia vaøo caùc quyeát ñònh cuûa doanh nghieäp vaø ñöôïc

68

doanh nghieäp quan taâm ñeán caùc nhu caàu cuûa hoï.c) Lyù thuyeát veà söï ñoäng vieân cuûa Hezrberg :Khaùc vôùi lyù thuyeát cuûa Maslow vaø Mc Gregor ñöôïc xaây döïng

treân cô sôû lyù thuyeát taâm lyù hoïc, lyù thuyeát cuûa Hezrberg ñöôïc xaây döïng treân cô sôû yù kieán thöïc teá cuûa ngöôøi lao ñoäng. Baèng caùch hoûi nhaân vieân nhöõng bieän phaùp naøo trong caùc bieän phaùp cuûa nhaø quaûn trò thöïc söï laøm cho hoï caûm thaáy höng phaán laøm vieäc nhieàu hôn vaø nhöõng bieän phaùp naøo khoâng coù taùc duïng thuùc ñaåy ñoái vôùi hoï. Hezrberg ñaõ caên cöù vaøo caùc yù kieán traû lôøi ñeå chia caùc bieän phaùp quaûn trò thaønh hai loaïi. Loaïi thöù nhaát, Hezrberg goïi laø caùc yeáu toá bình thöôøng vaø loaïi thöù hai, Hezrberg goïi laø caùc yeáu toá ñoäng vieân. Caùc yeáu toá bình thöôøng laø nhöõng bieän phaùp cuûa nhaø quaûn trò khoâng ñem laïi söï haêng haùi hôn trong khi laøm vieäc nhöng neáu khoâng coù noù thì ngöôøi lao ñoäng seõ baát maõn vaø laøm vieäc keùm haêng haùi. Caùc yeáu toá ñoù laø chính saùch cuûa doanh nghieäp , söï giaùm saùt, quan heä vôùi caáp treân, ñieàu kieän laøm vieäc, löông boång, quyeàn lôïi doanh nghieäp v.v…Caùc yeáu toá ñoäng vieân laø nhöõng bieän phaùp quaûn trò coù taùc duïng thuùc ñaåy ngöôøi lao ñoäng laøm vieäc haêng haùi hôn nhöng neáu khoâng coù noù thì hoï vaãn laøm vieäc bình thöôøng. Caùc yeáu toá ñoù laø söï thöøa nhaän vaø traân troïng söï ñoùng goùp cuûa nhaân vieân, giao phoù traùch nhieäm cho hoï, taïo ñieàu kieän cho hoï phaùt trieån vaø cho hoï ñöôïc laøm nhöõng coâng vieäc thích thuù hoaëc coù yù nghóa.

Töø söï phaân tích ñoù, Hezrberg löu yù caùc nhaø quaûn trò hai möùc ñoä khaùc nhau cuûa thaùi ñoä lao ñoäng maø nhaân vieân coù theå coù. Möùc ñoä thöù nhaát laø laøm vieäc moät caùch bình thöôøng vaø neáu nhöõng bieän phaùp ñöôïc goïi laø yeáu toá bình thöôøng khoâng ñöôïc thoûa maõn, nhaân vieân seõ baát maõn vaø laøm vieäc keùm haêng haùi. Möùc ñoä thöù hai, laø laøm vieäc moät caùch haêng haùi khi ñöôïc ñoäng vieân baèng nhöõng bieän phaùp ñöôïc goïi laø yeáu toá ñoäng vieân maø neáu khoâng coù noù, hoï seõ laøm vieäc moät caùch bình thöôøng. YÙ nghóa cuûa lyù thuyeát naøy laø löu yù caùc nhaø quaûn trò ñöøng laãn loän giöõa nhöõng bieän phaùp khoâng coù giaù trò ñoäng vieân vaø nhöõng bieän phaùp thöïc söï coù taùc duïng ñoäng vieân con

69

ngöôøi trong lao ñoäng.II. CAÙC CAÙCH THÖÙC LAÕNH ÑAÏO

Laøm theá naøo ñeå laõnh ñaïo ñöôïc nhaân vieân döôùi quyeàn töùc laø taïo ñöôïc quan heä thoâng suoát giöõa nhaø quaûn trò vôùi nhaân vieân ñeå nhaân vieân saün saøng laøm vieäc theo yeâu caàu cuûa nhaø quaûn trò ? Muoán vaäy ngöôøi ta cho raèng nhaø quaûn trò phaûi coù nhöõng ñaëc ñieåm nhaát ñònh naøo ñoù nhö : bieát tin töôûng vaøo caáp döôùi, coù tö duy chieán löôïc, quyeát ñoaùn, bieát caûm thoâng vôùi ngöôøi khaùc v.v…Tuy nhieân, thöïc tieãn cho thaáy quan ñieåm naøy khoâng hoaøn toaøn chính xaùc, vì khoâng phaûi nhaø quaûn trò naøo cuõng coù nhöõng ñaëc ñieåm ñoù. Nhieàu cuoäc nghieân cöùu veà caùch thöùc laõnh ñaïo ôû caùc ñaïi hoïc Michigan vaø Ohio cho raèng caùch thöùc laõnh ñaïo toát nhaát laø laõnh ñaïo moät caùch daân chuû, thay vì ñoäc ñoaùn. Trong caùch thöùc laõnh ñaïo daân chuû nhaø quaûn trò thöïc hieän vieäc thaûo luaän veà coâng vieäc vôùi nhaân vieân ñeå taïo söï nhaát trí veà muïc tieâu, caùch thöùc thöïc hieän, thôøi gian hoaøn thaønh. Sau ñoù nhaø quaûn trò phaûi daønh nhieàu quyeàn chuû ñoäng trong coâng vieäc cho ngöôøi lao ñoäng. Traùi laïi, laõnh ñaïo ñoäc ñoaùn ñöôïc ñaëc tröng bôûi söï aùp ñaët coâng vieäc vaø nhaán maïnh ñeán vieäc kieåm tra, giaùm saùt chaët cheõ .

Taïi coâng ty daàu hoûa ESSO tröôùc ñaây, ngöôøi ta phaân tích caùc caùch thöùc laõnh ñaïo theo hai moái quan taâm cuûa nhaø quaûn trò laø quan taâm ñeán coâng vieäc vaø quan taâm ñeán con ngöôøi.Caùch thöùc laõnh ñaïo toát nhaát laø söï laõnh ñaïo ñöôïc thöïc hieän vôùi söï quan taâm toái ña ñeán caû coâng vieäc vaø con ngöôøi, thay vì chæ quan taâm ñeán moät khiaù caïnh.

Caùc giaùo sö cuûa tröôøng kinh doanh Harvard ôû Myõ laïi cho raèng caùch thöùc laõnh ñaïo toát nhaát maø caùc nhaø quaûn trò neân aùp duïng laø caùch thöùc laõnh ñaïo trong ñoù nhaân vieân vaø nhaø quaûn trò cuøng nhau thaûo luaän vaø ñi ñeán quyeát ñònh chung veà nhöõng vieäc caàn laøm.

Nhìn chung nhöõng yù kieán ñoù ñeàu laø nhöõng yù kieán coù giaù trò. Tuy nhieân cuõng gioáng nhö vieäc khoâng theå xaùc ñònh ñaëc ñieåm ñeå coù theå laø moät nhaø quaûn trò toát , khoâng theå coù moät caùch

70

thöùc laõnh ñaïo coù theå ñöôïc xem laø höõu hieäu cho moïi tröôøng hôïp quaûn trò. Coù theå noùi raèng, caùch thöùc laõnh ñaïo toát nhaát laø phaûi phuø hôïp vôùi ba yeáu toá cô baûn laø : ñaëc ñieåm cuûa coâng vieäc; ñaëc ñieåm cuûa nhaân vieân; ñaëc ñieåm cuûa nhaø quaûn trò.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP1. Trình baøy vaø nhaän xeùt veà söï ñoäng vieân caên cöù theo lyù

thuyeát heä thoáng nhu caàu cuûa Maslow.2. Caên cöù theo kinh nghieäm vaø suy nghó cuûa baûn thaân baïn,

lyù thuyeát veà hai loaïi yeáu toá-töùc laø caùc yeáu toá bình thöôøng vaø caùc yeáu toá ñoäng vieân cuûa Herzberg coù chính xaùc khoâng?

3. Baïn coù ñoàng yù raèng khoâng theå coù moät caùch laõnh ñaïo naøo laø toát nhaát cho moïi tình huoáng khoâng ? Theo baïn, ñeå choïn ñöôïc caùch thöùc laõnh ñaïo thích hôïp, nhaø quaûn trò neân caên cöù vaøo nhöõng yeáu toá naøo ?

Chöông IXTHOÂNG TIN TRONG QUAÛN TRÒ

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhaän bieát ñöôïc khaùi nieäm thoâng ñaït laø söï truyeàn ñaït

thoâng tin töø ngöôøi gôûi ñeán ngöôøi nhaän.– Nhaän daïng ñöôïc moâ hình thoâng ñaït.– Nhaän bieát ñöôïc söï nhieãu loaïn töùc laø yeáu toá gaây trôû ngaïi

cho söï thoâng ñaït vaø söï phaûn hoài, laø yeáu toá laøm deã daøng cho söï thoâng ñaït.

B. NOÄI DUNG

71

I. CHÖÙC NAÊNG THOÂNG ÑAÏT Khoâng coù söï cöôøng ñieäu khi noùi raèng chöùc naêng thoâng ñaït

laø ñaëc bieät quan troïng ñoái vôùi moïi toå chöùc nhaèm hoaøn thaønh muïc tieâu chung. Thaät vaäy khoâng theå coù hoaït ñoäng taäp theå naøo maø khoâng coù söï thoâng ñaït ñeå ñieàu phoái vaø thoáng nhaát hoaït ñoäng. Ví duï cô sôû kinh doanh caàn thöôøng xuyeân thu nhaän vaø truyeàn baù thoâng tin veà giaù caû, veà tình traïng caïnh tranh, veà caùc chuû tröông chính saùch cuûa Nhaø nöôùc. Söï thoâng ñaït cuõng caàn thieát giöõa caùc boä phaän noäi boä xí nghieäp ñeå thöïc hieän caùc chöùc naêng quaûn trò nhö xaây döïng keá hoaïch thöïc hieän vieäc toå chöùc, laõnh ñaïo con ngöôøi vaø kieåm tra.

Khoâng nhöõng chæ taïo ñieàu kieän cho caùc chöùc naêng quaûn trò, söï thoâng ñaït cuõng gaén doanh nghieäp vôùi moâi tröôøng beân ngoaøi. Thoâng qua vieäc thay ñoåi thoâng tin, caùc nhaø quaûn trò hieåu roõ hôn veà nhu caàu cuûa khaùch haøng, veà khaû naêng cung öùng nguoàn nguyeân lieäu, veà yeâu caàu cuûa caùc coå ñoâng, veà caùc quy ñònh cuûa chính quyeàn vaø caùc moái quan taâm cuûa xaõ hoäi.

Trong taùc phaåm Ñi tìm söï tuyeät haûo cuûa caùc taùc giaû Thomas Peters vaø Robert Waterman, caùc taùc giaû ñaõ cho thaáy raèng nhöõng coâng ty thaønh coâng lôùn ôû Myõ laø nhöõng coâng ty trong ñoù söï thoâng ñaït ñöôïc ñaëc bieät chuù yù vaø toå chöùc toát. Taïi coântg ty IBM vaø coâng ty haøng khoâng Delta Airlines, söï thoâng ñaït ñöôïc khuyeán khích baèng chính saùch môû cöûa tieáp nhaän moïi nguoàn thoâng tin. Taïi coâng ty Hewlett – Packard vaø United Airlines, caùc nhaø quaûn trò ñöôïc yeâu caàu ít ngoài taïi vaên phoøng maø neân daønh nhieàu thì giôø ñeå tieáp xuùc, noùi chuyeän vôùi nhaân vieân vaø khaùch haøng. Taïi coâng ty Corning Glass, ngöôøi ta coá tình deïp boû thang maùy ñeå moïi ngöôøi ñi caàu thang boä ñeå gia taêng caùc söï tieáp xuùc, thoâng ñaït giöõa caùc nhaân vieân trong cuøng coâng ty. Noùi chung, theo kinh nghieäm cuûa caùc coâng ty thaønh coâng nhaát ôû Myõ, doanh nghieäp naøo coù nhieàu söï thoâng ñaït thì thöôøng thaønh coâng hôn caùc doanh nghieäp khaùc.

Thoâng ñaït laø moät quaù trình hai chieàu, trong ñoù moãi ngöôøi trong doanh nghieäp vöøa laø ngöôøi phaùt, vöøa laø ngöôøi thu thoâng tin.

72

II. TIEÁN TRÌNH THOÂNG ÑAÏT Tieán trình thoâng ñaït bao goàm ngöôøi göûi thoâng tin, qua moät phöông tieän ñöôïc löïa choïn tröôùc, ñeán ngöôøi nhaän. Beân caïnh ba thaønh toá cô baûn naøy, söï thoâng ñaït coù theå bò trôû ngaïi do caùc yeáu toá nhieãu loaïn, ñoàng thôøi cuõng coù theå thuaän lôïi do söï phaûn hoài thoâng tin töø ngöôøi nhaän.Tröôùc heát, söï thoâng ñaït ñöôïc baét ñaàu töø ngöôøi göûi. Ngöôøi ñoù coù moät suy nghó hay moät yù kieán seõ ñöôïc maõ hoùa, töùc laø dieãn taû yù töôûng ñoù qua ngoân ngöõ hoaëc kyù hieäu , theo moät caùch thöùc maø caû ngöôøi göûi laãn ngöôøi nhaän ñeàu coù theå hieåu ñöôïc.Sau ñoù, thoâng tin ñöôïc chuyeån qua moät phöông tieän laøm nhieäm vuï noái ngöôøi göûi vôùi ngöôøi nhaän, cuõng thöôøng goïi laø keânh thoâng tin. Thoâng baùo coù theå laø lôøi noùi hay vaên baûn vaø noù coù theå ñöôïc chuyeån qua thö töø, qua ñieän thoaïi, ñieän tín, fax, voâ tuyeán truyeàn thanh hoaëc voâ tuyeán truyeàn hình. Moãi phöông tieän truyeàn ñaït ñeàu coù nhöõng öu vaø nhöôïc ñieåm rieâng, cho neân söï löïa choïn phöông tieän ñuùng laø ñieàu quyeát ñònh cho moät söï thoâng ñaït coù hieäu quaû.Qua keânh thoâng tin, noäi dung thoâng ñaït ñöôïc truyeàn ñeán ngöôøi nhaän. Ñieàu kieän tieân quyeát ñeå thoâng tin ñeán ngöôøi nhaän laø söï saün saøng tieáp nhaän. Neáu ngöôøi nhaän khoâng saün saøng hoaëc khoâng muoán tieáp nhaän thì thoâng tin coù veû nhö ñeán maø khoâng ñeán thöïc söï, gioáng nhö khi coù ngöôøi töôûng laø nghe maø thöïc söï khoâng nghe. Sau ñoù ngöôøi nhaän phaûi hieåu ñöôïc noäi dung thoâng qua caùc ngoân ngöõ vaø kyù hieäu nhaän ñöôïc. Neáu ñoái vôùi ngöôøi göûi, vieäc dieãn taû caùc thoâng tin qua ngoân ngöõ vaø kyù hieäu ñöôïc goïi laø maõ hoùa thì ñoái vôùi ngöôøi nhaän, söï tieáp thu thoâng tin qua caùc ngoân ngöõ vaø kyù hieäu nhaän ñöôïc goïi laø giaûi maõ. Söï thoâng ñaït chính xaùc chæ coù theå xaûy ra khi caû ngöôøi göûi laãn ngöôøi nhaän ñeàu gaùn cho caùc kyù hieäu vaø ngoân ngöõ cuøng moät yù nghóa.Ngoaøi ba thaønh toá treân, tieán trình thoâng ñaït coù theå gaëp khoù khaên do caùc yeáu toá gaây nhieãu. Nhöõng yeáu toá ñoù coù theå naèm ôû ngöôøi göûi, ôû phöông tieän truyeàn ñaït, hoaëc ôû ngöôøi nhaän. Ví

73

duï: ngöôøi göûi duøng nhöõng kyù hieäu, ngoân ngöõ khoâng chính xaùc; phöông tieän truyeàn ñaït xaáu nhö Fax nhaän khoâng ñoïc ñöôïc, nhaän thieáu trang; ñieän thoaïi coù nhieàu tieáng oàn v.v…vaø ngöôøi nhaän dieãn dòch sai caùc kyù hieäu truyeàn ñaït do thieáu kieán thöùc, do thaønh kieán hay do ñònh kieán

Söï thoâng ñaït seõ coù theå ñöôïc kieåm tra deã daøng nhôø söï phaûn hoài vì qua phaûn hoài chuùng ta môùi coù theå chaéc chaén laø thoâng baùo ñaõ ñöôïc maõ hoùa, truyeàn ñi, giaûi maõ vaø ñöôïc hieåu moät caùch toát ñeïp.III. CAÙC TRÔÛ NGAÏI TRONG COÂNG VIEÄC THOÂNG ÑAÏT Coù leõ khoâng coù gì ñaùng ngaïc nhieân khi caùc nhaø quaûn trò thöôøng xem caùc trôû ngaïi trong vieäc thoâng ñaït laø moät trong nhöõng vaán ñeà quan troïng nhaát ñoái vôùi hoï. Tuy nhieân, caùc vaán ñeà cuûa söï thoâng ñaït thöôøng laø nhöõng trieäu chöùng cuûa nhöõng vaán ñeà coù nguoàn goác saâu xa hôn. Ví duï: moät boä maùy toå chöùc quaù röôøm raø, nhieàu taàng naác trung gian coù theå laø nguyeân nhaân cuûa söï tieáp nhaän thoâng tin khoâng ñaày ñuû. Töông töï nhö vaäy, caùc tieâu chuaån ñeå xaùc ñònh thaønh quaû ñöôïc thieát laäp moät caùch khoâng roõ raøng coù theå laø nguyeân nhaân cuûa söï mô hoà cuûa caùc thoâng tin ñöôïc thu thaäp. Bôûi vaäy, nhaø quaûn trò nhaïy beùn seõ phaûi tìm caùc nguyeân nhaân saâu xa aûnh höôûng ñeán tieán trình thoâng ñaït, thay vì xöû lyù caùc trieäu chöùng.Caùc trôû ngaïi thoâng thöôøng trong tieán trình thoâng ñaït coù theå laø :1. SÖÏ THIEÁU CHUAÅN BÒ

Söï thoâng ñaït toát ít khi xaûy ra moät caùch ngaãu nhieân vaø söï thoâng ñaït seõ khoù coù keát quaû, neáu chuùng ta khoâng suy nghó tröôùc veà muïc ñích, noäi dung, phöông tieän truyeàn ñaït vaø thôøi gian thích hôïp ñeå thoâng tin.2. NHÖÕNG GIAÛ THIEÁT KHOÂNG ÑÖÔÏC LAØM ROÕ

Töùc laø nhöõng ñieàu maø ngöôøi gôûi tin raèng ngöôøi nhaän cuõng hieåu thoâng tin nhö ngöôøi gôûi mong muoán. Trong quan heä kinh doanh, nhöõng trôû ngaïi loaïi naøy töông ñoái phoå bieán. Moät khaùch haøng nöôùc ngoaøi coù theå baùo tin cho moät coâng ty trong nöôùc laø hoï seõ ñeán thaêm vaø laøm vieäc vôùi coâng ty vaøo moät ngaøy naøo ñoù. Khi

74

thoâng baùo khaùch haøng nöôùc ngoaøi coù theå tin raèng coâng ty seõ ñoùn hoï ôû saân bay, boá trí khaùch saïn, xe ñöa ñoùn v.v…Ngöôïc laïi coâng ty coù theå töôûng raèng chæ chuaån bò moïi söï cho ngaøy laøm vieäc vaø khoâng phaûi giaûi quyeát vieäc ñöa ñoùn, aên , ôû. Nhöõng giaû thieát khoâng ñöôïc laøm roõ ôû caû hai phía khieán söï thoâng ñaït gaëp trôû ngaïi vaø aûnh höôûng xaáu ñeán vieäc kinh doanh.

3. SÖÏ MAÄP MÔØ VEÀ CHÖÕ NGHÓA Moät trôû ngaïi khaùc ñoái vôùi söï thoâng ñaït toát ñeïp coù theå laø söï maäp môø veà chöõ nghóa. Khi moät coâng ty neâu khaåu hieäu quaûng caùo “ chuùng toâi baùn reû ” thì xeùt veà phöông tieän thoâng ñaït, khaåu hieäu quaûng caùo naøy khoâng coù yù nghóa vaø seõ khoâng thu huùt ñöôïc khaùch haøng, vì khoâng ai coù theå hieåu ñöôïc coâng ty naøy baùn reû hôn caùi gì, vaø reû hôn ai, vaø reû hôn bao nhieâu ? 4. CAÙC THOÂNG TIN ÑÖÔÏC DIEÃN TAÛ KEÙMDaãu raèng yù nghó trong taâm trí cuûa ngöôøi gôûi thoâng tin coù roõ raøng nhö theá naøo ñi nöõa, thì theå hieän noù ra thaønh thoâng tin truyeàn ñaït vaãn coù theå khoâng roõ raøng do caùc töø ngöõ ñöôïc söû duïng khoâng chính xaùc, caáu truùc caâu vuïng veà hoaëc caùc danh töø chuyeân moân ñöôïc söû duïng khoâng caàn thieát5. SÖÏ MAÁT MAÙT DO TRUYEÀN ÑAÏT THOÂNG TIN VAØ THU THAÄP KEÙMTrong quaù trình truyeàn ñaït, caùc thoâng tin deã bò maát maùt vaø do ñoù, keùm chính xaùc so vôùi nguyeân goác. Söï thu nhaän thoâng tin keùm cuõng laø moät vaán ñeà nghieâm troïng khaùc. Moät nghieân cöùu ôû Myõ cho thaáy caùc nhaân vieân caáp döôùi chæ giöõ laïi ñöôïc 50% löôïng thoâng tin maø hoï nhaän ñöôïc, vaø caùc nhaø quaûn trò chæ giöõ laïi ñöôïc 60%. Ñieàu naøy cho thaáy söï caàn thieát phaûi laäp laïi thoâng tin vaø söû duïng cuøng luùc nhieàu phöông tieän thoâng tin khaùc nhau ñeå truyeàn ñaït cuøng moät thoâng baùo.6. SÖÏ KHOÂNG TIN CAÄY, ÑE DOÏA VAØ SÔÏ HAÕIÑieàu naøy seõ taùc haïi nhieàu ñeán söï thoâng ñaït. Trong moät moâi tröôøng chöùa ñöïng nhöõng yeáu toá naøy, baát kyø thoâng tin naøo cuõng seõ ñöôïc xem xeùt vôùi söï hoaøi nghi. Söï khoâng tin caäy coù theå

75

laø keát quaû cuûa thaùi ñoä khoâng thích hôïp cuûa caáp treân, hoaëc coù theå do caùc kinh nghieäm quaù khöù, caáp döôùi ñaõ bò tröøng phaït vì baùo caùo nhöõng thoâng tin trung thöïc nhöng khoâng ñöôïc laõnh ñaïo öa chuoäng. Töông töï nhö theá, khi coù söï ñe doïa - duø coù thöïc hay töôûng töôïng- ngöôøi ta coù xu höôùng kín ñaùo hôn, trôû neân phoøng thuû vaø boùp meùo thoâng tin.

IV. BIEÄN PHAÙP HOAØN THIEÄN SÖÏ THOÂNG ÑAÏT Moâ hình cuûa tieán trình thoâng ñaït ñöôïc trình baøy trong ñoaïn sau cuûa phaàn naøy giuùp ta xaùc ñònh caùc yeáu toá chuû yeáu trong söï thoâng ñaït. ÔÛ moãi giai ñoaïn trong tieán trình naøy nhöõng truïc traëc ñeàu coù theå xaûy ra, ví duï trong giai ñoaïn maõ hoùa cuûa ngöôøi gôûi, trong giai ñoaïn truyeàn ñaït thoâng tin, trong vieäc thu nhaän vaø giaûi maõ cuûa ngöôøi nhaän.Söï thoâng ñaït ñoøi hoûi thoâng tin phaûi ñöôïc theå hieän qua nhöõng ngoân ngöõ vaø kyù hieäu ñöôïc caû ngöôøi nhaän vaø ngöôøi gôûi hieåu nhö nhau. Traùnh hoaëc ít söû duïng caùc danh töø chuyeân moân kyõ thuaät laø bieän phaùp neân ñöôïc aùp duïng trong vieäc thoâng ñaït bình thöôøng trong caùc cô quan, doanh nghieäp.Moät khía caïnh quan troïng khaùc cuûa söï thoâng ñaït laø vieäc laéng nghe. Moät nhaø quaûn trò voäi vaøng khoâng bao giôø laéng nghe seõ ít khi coù nhöõng thoâng tin khaùch quan veà hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp. Thôøi gian, söï thoâng caûm vaø söï taäp trung vaøo thoâng tin ñöôïc truyeàn ñaït laø ñieàu kieän tieân quyeát ñeå coù theå thu nhaän. Moïi ngöôøi ñeàu muoán ñöôïc nghe, ñöôïc coi troïng vaø ñöôïc hieåu. Bôûi vaäy, nhaø quaûn trò phaûi traùnh ngaét lôøi caáp döôùi vaø ñaåy hoï vaøo theá phoøng thuû. Ñöa ra vaø ñeà nghò coù söï phaûn hoài ñoái vôùi vieäc thoâng ñaït cuõng laø moät bieän phaùp toát ñeå hoaøn thieän söï thoâng ñaït. Vì khoâng coù noù, ngöôøi ta khoâng bao giôø coù theå chaéc chaén laø vieäc thoâng ñaït coù ñöôïc hoaøn thaønh khoâng. Ñeå gôïi môû söï phaûn hoài chaân thöïc, caàn taïo ra trong doanh nghieäp moät baàu khoâng khí ñaùng tin caäy vaø tin töôûng, thöïc hieän söï laõnh ñaïo vôùi moät phong caùch khoan dung, côûi môû vaø thoâng caûm vôùi caáp döôùi. Sau ñaây laø möôøi lôøi khuyeân ñeå thöïc hieän toát söï thoâng ñaït

76

cuûa Hieäp hoäi Quaûn trò Hoa kyø:- Laøm roõ caùc yù töôûng tröôùc khi thoâng ñaït.- Kieåm tra muïc ñích cuûa söï thoâng ñaït.- Hieåu roõ moâi tröôøng vaät chaát vaø con ngöôøi khi thoâng

ñaït.- Neân tham khaûo yù kieán cuûa nhieàu ngöôøi khi chuaån bò

vieäc thoâng ñaït - Xem xeùt noäi dung vaø yù nghóa cuûa thoâng tin.- Khi coù theå neân thoâng ñaït nhöõng ñieàu coù lôïi cho ngöôøi

nhaän hoaëc ñöôïc ngöôøi nhaän ñaùnh giaù cao- Phaûi theo doõi chaët cheõ vieäc thoâng ñaït.- Haõy thoâng baùo nhöõng thoâng tin coù yù nghóa vaø quan

troïng.- Caùc haønh ñoäng phaûi phuø hôïp vôùi söï thoâng baùo.- Haõy laø ngöôøi bieát laéng nghe.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1. Taïi sao söï thoâng ñaït laïi coù yù nghóa quan troïng trong

hoaït ñoäng quaûn trò.2. Trôû ngaïi cho vieäc thoâng ñaït coù theå xaûy ra trong

nhöõng giai ñoaïn naøo cuûa tieán trình thoâng ñaït ? Haõy trình baøy moät soá trôû ngaïi ñoù ?

3. Laøm gì ñeå coù ñöôïc moät söï thoâng ñaït höõu hieäu?

Chöông XCOÂNG TAÙC KIEÅM TRA

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhaän bieát ñöôïc chöùc naêng cuoái cuøng cuûa caùc nhaø quaûn

trò laø chöùc naêng kieåm tra.– Nhaän daïng ñöôïc tieán trình kieåm tra.– Nhaän bieát ñöôïc taùc duïng cuûa vieäc kieåm tra laø ñaûm baûo

raèng söï sai leäch so vôùi muïc tieâu seõ ñöôïc ñieàu.

B. NOÄI DUNGI. TIEÁN TRÌNH KIEÅM TRA

77

Tieán trình kieåm tra cô baûn ñöôïc thaáy ôû baát cöù nôi naøo vaø duø cho ñang kieåm tra baát cöù caùi gì cuõng bao goàm ba böôùc laø xaùc ñònh tieâu chuaån, ño löôøng thaønh quaû thöïc teá vaø so saùnh thaønh quaû ñoù vôùi tieâu chuaån ñaõ ñeà ra, vaø tieán haønh caùc hoïat ñoäng ñieàu chænh khi caàn thieát.1. XAÙC ÑÒNH TIEÂU CHUAÅN

Laø nhöõng chæ tieâu cuûa nhieäm vuï caàn ñöôïc thöïc hieän. Trong hoaït ñoäng cuaû xí nghieäp, coù theå coù nhieàu loaïi tieâu chuaån, toát nhaát cho vieäc kieåm tra laø nhöõng tieâu chuaån ñöôïc phaùt bieåu döôùi daïng soá löôïng nhö soá saûn phaåm caàn hoaøn thaønh, soá giôø lao ñoäng, soá löôïng pheá phaåm, hoaëc döôùi daïng tieàn teä nhö doanh soá baùn ra, chi phí, hoaëc lôïi nhuaän. Tieâu chuaån cuõng coù theå xaùc ñònh döôùi daïng ñònh tính coù theå xaùc nghieäm, hoaëêc theo moät caùch naøo khaùc coù theå cho ta moät khaùi nieäm roõ raøng veà söï thöïc hieän coâng vieäc. 2. ÑO LÖÔØNG THAØNH QUAÛ

Neáu coù tieâu chuaån ñöôïc vaïch ra moät caùch thích hôïp vaø neáu coù caùc phöông tieän ñeå xaùc ñònh moät caùch chính xaùc raèng caáp döôùi ñang laøm gì, caùc nhaø quaûn trò coù theå ñaùnh giaù thaønh quaû thöïc teá cuûa nhöõng nhaân vieân döôùi quyeàn cuûa hoï. Tuy nhieân söï ñaùnh giaù khoâng phaûi bao giôø cuõng thöïc hieän ñöôïc. Coù nhieàu hoaït ñoäng khoù coù theå neâu ra caùc tieâu chuaån chính xaùc, vaø coù nhieàu hoaït ñoäng khoù cho söï ño löôøng. Ví duï, neáu ngöôì ta coù theå ño löôøng soá saûn phaåm cuûa moät phaân xöôûng saûn xuaát moät caùch töông ñoái deã daøng, thì coù theå raát khoù ñeå kieåm tra coâng vieäc cuûa Phoøng giao teá coâng coäng trong xí nghieäp. Gaëp tröôøng hôïp naøy, caùc nhaø quaûn trò thöôøng duøng nhöõng tieâu chuaån giaùn tieáp, ví duï: thaùi ñoä cuûa baùo chí vaø coâng chuùng ñoái vôùi xí ngieäp, hay uy tín cuûa xí nghieäp trong xaõ hoäi.3. ÑIEÀU CHÆNH CAÙC SAI LEÄCH

Laø tieán haønh caùc bieän phaùp söûa chöõa nhaèm ñaûm baûo raèng caùc thaønh quaû ñaït ñöôïc seõ gioáng caùc muïc tieâu ñeà ra. Caùc nhaø quaûn trò coù theå ñieàu chænh sai leäch baèng caùch toå chöùc laïi boä maùy doanh nghieäp, phaân coâng laïi caùc boä phaän, ñaøo taïo laïi

78

nhaân vieân tuyeån theâm lao ñoäng môùi, thay ñoåi taùc phong laõnh ñaïo cuûa nhaø quaûn trò hay caàn phaûi ñieàu chænh caû muïc tieâu.

II. CAÙC NGUYEÂN TAÉC ÑEÅ XAÙC ÑÒNH CÔ CHEÁ KIEÅM TRA Taát caû caùc nhaø quaûn trò ñieàu muoán coù moät cô cheá kieåm tra thích hôïp vaø höõu hieäu ñeå giuùp hoï trong vieäc ñaûm baûo raèng caùc hoaït ñoäng trong xí nghieäp dieãn ra theo ñuùng keá hoaïch vaø ñöa ñeán vieäc thaønh ñaït muïc tieâu. Vì moãi toå chöùc coù nhöõng muïc tieâu hoaït ñoäng, nhöõng coâng vieäc, vaø nhöõng con ngöôì cuï theå rieâng bieät, cho neân caùc bieän phaùp vaø coâng cuï kieåm tra cuûa moãi xí nghieäp ñeàu phaûi ñöôïc xaây döïng theo nhöõng yeâu caàu rieâng. Trong taùc phaåm Caùc vaán ñeà coát yeáu cuûa quaûn lyù, ñaõ ñöôïc nhaø xuaát baûn khoa hoïc vaø kyõ thuaät Haø noäi dòch vaø xuaát baûn trong naêm 1992, caùc giaùo sö Koontz vaø O’Donnell cuûa Ñaïi hoïc California ñaõ lieät keâ 7 nguyeân taéc maø caùc nhaø quaûn trò neân tuaân theo ñeå xaây döïng cô cheá kieåm tra, caùc nguyeân taéc ñoù laø:1. CÔ CHEÁ KIEÅM TRA PHAÛI ÑÖÔÏC THIEÁT KEÁ DÖÏA TREÂN KEÁ HOAÏCH hoaït ñoäng cuûa xí nghieäp, vaø caên cöù theo caáp baäc cuûa ñoái töôïng ñöôïc kieåm tra. Coâng taùc kieåm tra caùc hoaït ñoäng vaø noäi dung hoaït ñoäng cuûa Phoù Giaùm Ñoác Taøi Chính seõ khaùc vôùi coâng taùc kieåm tra thaønh quaû cuûa moät cöûa haøng tröôûng. Söï kieåm tra hoaït ñoäng baùn haøng cuõng khaùc vôùi söï kieåm tra taøi chính. Moät doanh nghieäp nhoû ñoøi hoûi caùch thöùc kieåm tra khaùc vôùi söï kieåm tra xí nghieäp lôùn.2. COÂNG VIEÄC KIEÅM TRA PHAÛI ÑÖÔÏC THIEÁT KEÁ THEO ÑAËC ÑIEÅM CAÙ NHAÂN cuûa nhaø quaûn trò. Vì Leõ raèng kieåm tra laø nhaèm giuùp nhaø quaûn trò naém ñöôïc nhöõng gì ñang xaûy ra, cho neân ñieàu quan troïng laø nhöõng thoâng tin thu thaäp ñöôïc trong quaù trình kieåm tra phaûi ñöôïc thoâng hieåu. Nhöõng thoâng tin hay nhöõng caùch dieãn ñaït thoâng tin kieåm tra maø nhaø quaûn trò khoâng hieåu ñöôïc, thì hoï seõ khoâng theå söû duïng, vaø do ñoù, söï kieåm tra seõ khoâng coøn yù nghóa.

79

3. SÖÏ KIEÅM TRA PHAÛI ÑÖÔÏC THÖÏC HIEÄN TAÏI NHÖÕNG ÑIEÅM CHUÛ YEÁU Moät trong nhöõng yeâu caàu quan troïng cuûa vieäc thieát keá caùc bieän phaùp kieåm tra laø phaûi cho thaáy söï khaùc bieät giöõa thaønh quaû thöïc teá vôí thaønh quaû mong ñôïi, vaø qua ñoù nhaø quaûn trò seõ phaûi ñaùnh giaù ñöôïc toaøn boä hoaït ñoäng cuûa xí nghieäp.

Tuy nhieân, neáu chæ ñôn thuaàn döïa vaøo nhöõng choã khaùc bieät thì chöa ñuû. Moät soá sai leäch so vôùi tieâu chuaån coù yù nghóa töông ñoái nhoû, vaø moät soá khaùc coù taàm quan troïng lôùn hôn. Chaúng haïn, nhaø quaûn trò caàn phaûi löu taâm neáu chi phí lao ñoäng trong xí nghieäp taêng 5% so vôí keá hoaïch, nhöng seõ khoâng ñaùng quan taâm laém neáu chi phí veà tieàn ñieän thoaïi taêng 20% so vôùi möùc döï truø. Haäu quaû laø trong vieäc kieåm tra, nhaø quaûn trò neân quan taâm ñeán nhöõng yeáu toá coù yù nghóa quan troïng ñoái vôùi hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp vaø nhöõng yeáu toá ñoù ñöôïc goïi laø caùc ñieåm troïng yeáu trong doanh nghieäp 4. VIEÄC KIEÅM TRA PHAÛI KHAÙCH QUAN

Söï quaûn trò dó nhieân laø bao goàm nhieàu yeáu toá chuû quan cuûa nhaø quaûn trò, nhöng vieäc xem xeùt caùc boä phaän caáp döôùi coù ñang laøm toát coâng vieäc hay khoâng thì khoâng phaûi laø söï phaùn ñoaùn chuû quan. Khi söï kieåm tra ñöôïc thöïc hieän vôùi söï ñònh kieán cuûa nhaø quaûn trò, coù theå daãn ñeán söï ñaùnh giaù khoâng chính xaùc veà söï thöïc hieän nhieäm vuï. Coù theå noùi raèng, vieäc kieåm tra coù hieäu quaû ñoøi hoûi nhaø quaûn trò phaûi khaùch quan, chính xaùc vaø coù nhöõng tieâu chuaån thích hôïp.

5. HEÄ THOÁNG KIEÅM TRA PHAÛI PHUØ HÔÏP VÔÙI BAÀU KHOÂNG KHÍ CUÛA DOANH NGHIEÄP.

Ñeå coù hieäu quaû, baát kyø moät heä thoáng hoaëc moät kyõ thuaät kieåm tra naøo cuõng caàn phaûi phuø hôïp vôùi baàu khoâng khí beân trong doanh nghieäp. Ví duï: moät heä thoáng kieåm tra chaët cheõ ñöôïc aùp duïng vaøo beân moät doanh nghieäp maø trong ñoù töø laâu nay moïi ngöôøi ñaõ quen hoaït ñoäng vôùi nhieàu töï do, seõ khoâng phaùt huy ñöôïc taùc duïng vaø khoù thöïc hieän ñöôïc vieäc kieåm tra. Ngöôïc laïi, neáu caáp döôùi töø laâu ñaõ quen laøm vieäc vôùi moät nhaø quaûn

80

trò ñoäc ñoaùn, thöôøng xuyeân chæ ñaïo chaët cheõ coâng vieäc cuûa caáp döôùi, thì khoù aùp duïng moät caùch thöùc kieåm tra nhaán maïnh ñeán söï töï kieåm vaø ñieàu chænh khi coù sai leäch

6. VIEÄC KIEÅM TRA CAÀN PHAÛI TIEÁT KIEÄM Coâng vieäc kieåm tra phaûi töông xöùng vôùi chi phí cuûa noù. Maëc duø nguyeân taéc naøy laø ñôn giaûn nhöng thöôøng khoù trong thöïc haønh . Thoâng thöôøng caùc nhaø quaûn trò toán keùm raát nhieàu nhieàu cho coâng taùc kieåm tra nhöng keát quaû thu hoaïch ñöôïc do vieäc kieåm tra laïi khoâng töông xöùng. 7. VIEÄC KIEÅM TRA PHAÛI ÑÖA ÑEÁN HAØNH ÑOÄNG Vieäc kieåm tra chæ ñöôïc coi laø ñuùng ñaén neáu nhöõng sai leäch so vôùi keá hoaïch ñöôïc tieán haønh ñieàu chænh, thoâng qua vieäc laøm laïi keá hoaïch, saép xeáp laïi toå chöùc, ñieàu ñoäng vaø ñaøo taïo laïi nhaân vieân, hoaëc thay ñoåi phong caùch laõnh ñaïo. Neáu tieán haønh kieåm tra, nhaän thaáy sai leäch maø khoâng thöïc hieän vieäc ñieàu chænh thì vieäc kieåm tra laø hoaøn toaøn voâ ích .III. CAÙC COÂNG CUÏ KIEÅM TRA Maët duø baûn chaát vaø muïc ñích cuûa söï kieåm tra laø gioáng nhau ñoái vôùi moïi nhaø quaûn trò vaø ñoái vôùi moïi toå chöùc ñaõ coù haøng loaït coâng cuï vaø kyõ thuaät kieåm tra ñaõ ñöôïc söû duïng.Caùc coâng cuï ñoù coù lieân quan tröôùc heát ñeán vieäc laäp keá hoaïch vaø trong thöïc teá caùc kyõ thuaät ñeå hoaïch ñònh cuõng laø nhöõng kyõ thuaät ñeå kieåm tra. Caùc coâng cuï ñoù cuõng lieân quan nhieàu ñeán hoaït ñoäng taøi chính trong xaõ hoäi. Ví duï: kyõ thuaät thieát laäp ngaân saùch, hay kyõ thuaät duyeät xeùt vaø löôïng giaù chöông trình, thöôøng goïi laø kyõ thuaät sô ñoà maïng, caùc baïn seõ ñöôïc hoïc caùc kyõ thuaät naøy trong caùc giaùo trình veà taøi chính vaø keá toaùn. Caùc kyõ thuaät kieåm tra naøy coøn goïi laø kyõ thuaät kieåm tra taøi chính. Ngoaøi caùc kyõ thuaät ñoù, caùc nhaø quaûn trò coøn coù theå söû duïng nhieàu bieän phaùp kieåm tra khaùc khoâng coù tính chaát taøi chính keát hôïp vôùi vieäc kieåm tra ngaân saùch. Caùc bieän phaùp kieåm tra quan troïng nhaát trong loaïi naøy maø caùc nhaø quaûn trò coù theå söû duïng laø

81

phaân tích caùc soá lieäu thoáng keâ veà tình hình hoaït ñoäng cuøa doanh nghieäp vaø nghieân cöùu phaân tích caùc baùo caùo chuyeân moân veà caùc maët hoaït ñoäng nghieäp vuï trong xí nghieäp. Nhaø quaûn trò cuõng coù theå thöïc hieän vieäc kieåm tra qua bieän phaùp thöôøng xuyeân theo doõi vaø ñaùnh giaù caùc soá lieäu keá toaùn vaø taøi chaùnh cuûa xí nghieäp, vì caùc soá lieäu taøi chaùnh thöôøng laø nhöõng soá lieäu phaûn aùnh moät caùch taäp trung tình hình hoaït ñoäng caùc maët xí nghieäp. Bieän phaùp kieåm tra sau cuøng maø moät nhaø quaûn trò coù theå söû duïng laø quan saùt caù nhaân. Ñaây laø moät bieän phaùp khoâng theå xem nheï. Maëc duø caùc soá lieäu thoáng keâ, caùc baùo caùo, caùc kieán nghò cuûa nhaân vieân kieåm tra ñeàu raát cô baûn ñoái vôùi vieäc kieåm tra. Nhöng neáu caùc nhaø quaûn trò chæ döïa hoaøn toaøn vaøo caùc bieän phaùp naøy thì khoù hoaøn thaønh chöùc naêng kieåm tra. Vì vaäy, söï tröïc tieáp quan saùt caù nhaân ñang laøm vieäc, ngay caû khi ñi ngang ngaãu nhieân qua nhaø maùy hay vaên phoøng, nhaø quaûn trò coù theå nhaän ñöôïc nhieàu thoâng tin coù yù nghóa kieåm tra hôn laø chæ döïa vaøo caùc baùo caùo. Ñaây cuõng laø lyù do cuûa vieäc khuyeán khích caùc nhaø quaûn trò neân ít ngoài ôû vaên phoøng, maø neân ñi xuoáng cô sôû, ñöôïc caùc coâng ty Hewlett Packard vaø United Airliones ôû Myõ aùp duïng, maø chuùng ta ñaõ noùi ñeán trong baøi noùi veà thoâng ñaït.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1. Phaân tích noäi dung cuûa tieán trình kieåm tra2. Nhaéc laïi caùc nguyeân taéc ñeå xaây döïng cô cheá kieåm tra.3. Trình baøy öu ñieåm vaø nhöôïc ñieåm cuûa caùc bieän phaùp kieåm

tra khoâng coù tính chaát taøi chính

82

PHAÀN II

QUAÛN TRÒ NHAÂN SÖÏ

Chöông ITOÅNG QUAÙT VEÀ QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhaän bieát ñöôïc quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï vaø nhaø quaûn

trò taøi nguyeân nhaân söï laø gì.– Nhaän daïng ñöôïc caùc chöùc naêng cuûa quaûn trò taøi nguyeân

nhaân söï.– Nhaän bieát ñöôïc moâi tröôøng kinh doanh moät caùch toång

quaùt.– Nhaän bieát ñöôïc caùc noäi dung cuûa baûn moâ taû coâng vieäc

vaø baûn tieâu chuaån coâng vieäc.

B. NOÄI DUNGI. ÑAÏI CÖÔNG VEÀ QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ 1. ÑÒNH NGHÓA

Quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï chính laø söï tuyeån moä, tuyeån choïn, duy trì, phaùt trieån, söû duïng, ñoäng vieân, cung caáp tieän nghi cho taøi nguyeân nhaân söï thoâng qua toå chöùc.

Laø moïi caù nhaân tham gia baát cöù hoaït ñoäng naøo cuûa moïi toå chöùc töø nhaân vieân ñeán laõnh ñaïo. Moät toå chöùc duø lôùn hay nhoû duø coù phoøng quaûn trò kinh doanh hay khoâng cuõng ñeàu coù quaûn

83

trò taøi nguyeân nhaân söï vì quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï laø moät chöùc naêng cuûa nhaø quaûn trò vaø noù lieân quan ñeán moïi boä phaän.

2. MUÏC TIEÂU CUÛA QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ Cung caáp cho caùc toå chöùc moät löôïng lao doäng coù hieäu quaû baèng caùch nhaø quaûn trò phaûi bieát thaâu duïng, phaùt trieån roài ñaùnh giaù duy trì nhaân vieân cuûa mình thoâng qua khoái 4 muïc tieâu.

a) Muïc tieâu xaõ hoäi Doanh nghieäp phaûi ñaùp öùng nhu caàu vaø lôïi ích cuûa xaõ hoäi,

beân caïnh lôïi ích cuûa mình.b) Muïc tieâu cuûa toå chöùcQuaûn trò taøi nguyeân nhaân söï laøm cho toå chöùc coù hieäu

quaû.c) Muïc tieâu chöùc naêng nhieäm vuï.Moãi phoøng ban ñeàu coù chöùc naêng, nhieäm vuï rieâng. Nhöng

ñeàu phaûi phuïc vuï cho muïc tieâu chung cuûa doanh nghieäp laø coù hieäu quaû.

d) Muïc tieâu caù nhaânNhaø quaûn trò phaûi giuùp cho nhaân vieân ñaït muïc tieâu caù

nhaân. Neáu khoâng vieäc hoaøn thaønh coâng taùc seõ giaûm vaø nhaân vieân seõ rôøi boû doanh nghieäp.3. CHÖÙC NAÊNG CUÛA PHOØNG NHAÂN SÖÏ

a) Chöùc naêng Ngoaøi vieäc laøm ñaày ñuû chöùc naêng nhieäm vuï hoaïch ñònh, toå chöùc, ñieàu haønh, kieåm soaùt trong phaïm vi tuyeán quyeàn haïn cuûa mình ra coøn laøm nhieäm vuï coá vaán cho phoøng ban khaùc vaø coù 8 chöùc naêng chính :

- Nguyeân cöùu taøi nguyeân nhaân söï : xem xeùt veà soá löôïng, chaát löôïng nhaân vieân hieän coù trong doanh nghieäp coù ñuû hay thöøa hay thieáu ñoái vôùi vieäc saûn xuaát kinh doanh.

- Hoaïch ñònh taøi nguyeân nhaân söï : döï baùo nhu caàu veà taøi nguyeân nhaân söï trong thôøi gian tôùi.

- Tuyeån duïng : tham möu tuyeån duïng nhaân vieân cho caùc phoøng ban khaùc.

84

- Ñaøo taïo vaø phaùt trieån- Quaûn trò veà tieàn löông - Töông quan lao ñoäng - Dòch vuï veà phuùc lôïi- Y teá vaø an toaønb) Nhieäm vuï traùch nhieäm tröôûng phoøng nhaân söï

b.1) Baûn chaát coâng vieäc Tröôûng phoøng coù traùch nhieäm söû duïng nhaân söï trong toå

chöùc moät caùch coù hieäu quaû thoâng qua vieäc tuyeån choïn ñaøo taïo ñaùnh giaù nhaân vieân, quaûn trò keá hoaïch phuùc lôïi, löông boång, thoûa thuaän vôùi coâng ñoaøn, ñoäng vieân nhaân vieân, giaûm bieân cheá, saép xeáp coâng vieäc.

b.2) Trình ñoä tay ngheà Tröôûng phoøng nhaân söï phaûi coù trình ñoä hoïc vaán, phaûi ñöôïc

ñaøo taïo veà quaûn trò nhaân söï, ñoái vôùi doanh nghieäp lôùn thì tröôûng phoøng nhaân söï phaûi coù baèng ñaïi hoïc vaø phaûi coù kinh nghieäm. Beân caïnh ñoù caàn coù kyõ naêng sau : phaûi bieát truyeàn thoâng baèng lôøi baèng chöõ vieát, phaûi gioûi phaân tích tröôùc moät söï vieäc roài phaûi kieân nhaãn ñoái phoù vôùi quan nieäm ñoái laäp trong doanh nghieäp, ñieàu haønh ñöôïc coâng vieäc khi bò söùc eùp.

b.3) Löông boång Tính theo möùc löông bình quaân cuûa doanh nghieäp coäng

phuï caáp chöùc vuï.4. VAI TROØ CUÛA PHOØNG NHAÂN SÖÏ Tröôûng phoøng nhaân söï chæ coù quyeàn haïn tröïc tieáp vôùi

nhaân vieân phoøng mình coøn vôùi nhaân vieân phoøng khaùc thì tröôûng phoøng nhaân söï chæ laøm nhieäm vuï tham möu thoâng boán vai troø sau

a) Chính saùch Coù nhieäm vuï ñeà ra chính saùch hay coá vaán cho giaùm ñoác coù

lieân quan ñeán taøi nguyeân nhaân söï trong toå chöùc phaûi ñaûm baûo ba yeâu caàu sau :

Chính saùch ñoù phaûi ñöôïc thi haønh trong toå chöùcCoù khaû naêng giaûi quyeát khoù khaên

85

Thöïc hieän ñöôïc muïc tieâu cuûa doanh nghieäpb) Coá vaán

Phoøng nhaân söï ñoùng vai troø coá vaán cho caùc caáp quaûn trò khaùc thoâng qua vieäc naém vöõng chính saùch nhaân söï cuûa toå chöùc theo khaû naêng chuyeân moân cuûa mình ñeå giaûi quyeát caùc khoù khaên cuûa phoøng ban khaùc baèng caùc chöông trình cuï theå coù hieäu quaû nhö : ñöa ra lôøi khuyeân vôùi caùc vaán ñeà naûy sinh.

c) Dòch vuï Phoøng nhaân söï cung caáp caùc dòch vuï tuyeån duïng, ñaøo taïo

vaø phuùc lôïi cho caùc phoøng ban khaùc nhöng quyeát ñònh choïn ai laøm vieäc laø do ngöôøi tröôûng phoøng seõ quaûn lyù nhaân vieân ñoù sau naøy.

Löu tröõ baûo quaûn hoà sô nhaân vieân.d) Kieåm tra

Phoøng nhaân söï kieåm tra caùc phoøng ban khaùc baèng caùch giaùm saùt xem caùc phoøng ban khaùc coù thöïc hieän ñuùng chính saùch vaø chöông trình veà nhaân söï ñöôïc ñeà ra hay khoâng, phaân tích caùc ñôn khieáu naïi vaø caùc vuï tai naïn lao ñoäng.

5. CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC CUÛA PHOØNG NHAÂN SÖÏ Trong quaûn trò khoâng coù cô caáu toå chöùc naøo laø toát nhaát

vaø hoaøn chænh nhaát. Toå chöùc toát laø toå chöùc naêng ñoäng tuøy theo tình hình vaø quy moâ kinh doanh cuï theå.

a) Xí nghieäp caù theå :laø loaïi xí nghieäp nhoû nhaát chæ coù moät caáp quaûn trò laø oâng chuû laøm taát caû moïi vieäc kinh doanh saûn xuaát.

b) Xí nghieäp nhoû : chæ theâm ngöôøi phuï traùch nhaân söï do caùc nhaø quaûn trò chuyeân moân kieâm nhieäm.

c) Coâng ty nhoû :coù phoù phoøng haønh chính quaûn trò phuï traùch veà taøi nguyeân nhaân söï

d) Coâng ty trung bình : caàn coù moät vò giaùm ñoác lo veà taøi nguyeân nhaân söï

e) Coâng ty quy moâ lôùn : coù moät vò giaùm ñoác lo veà taøi

86

nguyeân nhaân söï vaø coøn coù caùc ban chuyeân moân veà taøi nguyeân nhaân söï

f) Coâng ty raát lôùn : caàn coù moät vò phoù toång giaùm ñoác lo veà taøi nguyeân nhaân söï

Cô caáu toå chöùc cuûa boä phaän nhaân söï tuøy thuoäc taàm quan trong , tính phöùc taïp cuõng nhö quy moâ toå chöùc cuûa doanh nghieäp.

6. XU HÖÔÙNG, THAÙCH ÑOÁ VAØ CAÙC VAÁN ÑEÀ AÛNH HÖÔÛNG ÑEÁN QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ

a) Xu höôùng thaùch ñoá Ngöôøi lao ñoäng ngaøy nay coù trình ñoä vaø kieán thöùc cao aûnh

höôûng ñeán thaùi ñoä coâng vieäc vôùi coâng taùc quaûn lyù, tôùi ñaõi ngoä, coâng nhaân ngaøy nay coi coâng vieäc nhö phöông tieän ñeå hoaøn thaønh muïc ñích soáng cuûa mình ngoaøi tieàn löông ñeå duy trì cuoäc soáng, hoï muoán laøm phuø hôïp vôùi khaû naêng chuyeân moân laøm vieäc maø hoï yeâu thích. Hoï coi coâng vieäc nhö nieàm vui ngöôïc laïi vôùi tröôøng hôïp laøm ñeå coù thu nhaäp.

Coâng nhaân nhaøm chaùn coâng vieäc do cuøng laøm vieäc trong daây chuyeàn.

Coâng nhaân bò caêng thaúng trong coâng vieäc coù theå gaây töû vong.

Coâng nhaân ñöôïc chuyeån coâng taùc töø boä phaän naøy sang boä phaän khaùc ñeå traùnh nhaøm chaùn trong voøng 2-3 naêm, coâng ty phaûi coù traùch nhieäm vôùi söùc khoûe, an toaøn cuûa toaøn nhaân vieân.

b) Nhu caàu cuûa coâng nhaân Coâng nhaân caàn moät vieäc laøm an toaøn, khoâng nhaøm chaùn

söû duïng ñöôïc caùc kyõ naêng cuûa mình trong khung caûnh thoaûi maùi, giôø giaác hôïp lyù, cô sôû vaät chaát thích hôïp, ñöôïc tuyeån duïng laâu daøi.

Quyeàn lôïi caù nhaân : löông boãng, coù giaù trò, muoán laøm vieäc vôùi seáp treân khoâng thieân vò.

c) Cô hoäi thaêng tieán Coâng nhaân caàn hoïc ñöôïc caùc kyõ naêng môùi. coâng ngheä

saûn xuaát môùi, ñöôïc thaêng tieán moät caùch bình ñaúng.

87

7. ÑAÏO ÑÖÙC TRONG QUAÛN TRÒ a) Taêng cöôøng kieán thöùc quaûn trò taøi nguyeân

nhaân söï : Nhaø quaûn trò phaûi bieát naâng cao caäp nhaäp kieán thöùc veà quaûn trò ñeå laøm vieäc moät caùch coâng baèng, thu thaäp qua saùch baùo.

b) Ñaïo ñöùc trong quaûn trò : Ñaïo ñöùc chính laø vaán ñeà nguyeân taéc ñoái vôùi caùi gì laø toát, caùi gì laø xaáu, caùi gì laø ñuùng sai. Nhieäm vuï traùch nhieäm thuoäc veà luaân lyù, coâng baèng, voâ tö, khaùch quan.

II. MOÂI TRÖÔØNG QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ 1. TOÅNG QUAN VEÀ MOÂI TRÖÔØNG

a) Moâi tröôøng theo quan ñieåm quaûn trò : Nhaø quaûn trò chæ coù moät aûnh höôûng haïn cheá ñeán keát

quaû cuûa toå chöùc vì coù nhieàu yeáu toá beân ngoaøi aûnh höôûng ñeán keát quaû cuûa caáp quaûn trò.

Phaân loaïi moâi tröôøng theo 2 caùch : Caùch 1 : Moâi tröôøng coù 3 loaïiBaàu khoâng khí vaên hoùa cuûa doanh nghieäp noù goàm bieåu thi

caùc giaù trò caùc bieåu töôïng nghi thöùc, noù ñieàu khieån caùc thaønh vieân cuûa mình neân cö xöû ra sao. Khi ñoái phoù vôùi nhöõng vaán ñeà khoù khaên thì vaên hoùa cuûa toå chöùc seõ giôùi haïn nhöõng ñieàu maø nhaân vieân seõ laøm baèng caùch gôïi ra moät phöông höôùng ñuùng ñeå toång hôïp, phaân tích cuõng nhö giaûi quyeát vaán ñeà.

Moâi tröôøng toång quaùt : laø caùch ñònh cheá hay caùc aùp löïc ôû beân ngoaøi moät toå chöùc coù aûnh höôûng ñeán hoaït ñoäng cuûa toå chöùc ñoù.

Moâi tröôøng ñaëc thuø : laø moâi tröôøng aûnh höôûng tröïc tieáp ñeá vieäc hoaøn thaønh caùc muïc tieâu cuûa toå chöùc noù goàm caùc nhaø cung caáp ; caùc ñoái thuø caïnh tranh caùc cô quan chính quyeàn caùc ñoaøn theå hieäp hoäi .

Caùch 2 : +) Moâi tröôøng beân ngoaøi- Moâi tröôøng vó moâ hay toång quaùt

88

- Moâi tröôøng taùc vuï hay ñaëc thuø+) Moâi tröôøng beân trong : laø baàu khoâng khí vaên hoùa toå

chöùcb) Moâi tröôøng theo quan ñieåm quaûn trò taøi nguyeân

nhaân söï : Moâi tröôøng beân ngoaøi : laø khoa hoïc kyõ thuaät, daân soá,

löïc löôïng lao ñoäng xaõ hoäiMoâi tröôøng beân trong : muïc tieâu cuûa doanh nghieäp, chính

saùch, chieán löôïc cuûa doanh nghieäp, vaên hoùa toå chöùc.Döïa vaøo moâi tröôøng beân ngoaøi doanh nghieäp ñeà ra nhieäm

vuï muïc tieâu chieán löôïc, chính saùch vaø ta goïi laø hoaïch ñònh chieán löôïc. Döïa vaøo keá hoaïch cuûa töøng boä phaän maø phoøng nhaân söï ñeà ra chieán löôïc veà taøi nguyeân nhaân söï ñöôïc goïi laø hoaïch ñònh veà taøi nguyeân nhaân söï.2. MOÂI TRÖÔØNG BEÂN NGOAØI VEÀ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ

a) Khung caûnh kinh teá : Khi kinh teá suy thoaùi thì doanh nghieäp vöøa phaûi duy trì ngöôøi lao ñoäng gioûi vöøa phaûi giaûm chi phí lao ñoäng neân phaûi giaûm giôø laøm, cho coâng nhaân nghæ taïm thôøi hay nghæ luoân.Khi kinh teá phaùt trieån doanh nghieäp caàn tuyeån lao ñoäng môùi ñeå môû roäng saûn xuaát, nhaát laø ngöôøi coù trình ñoä thì phaûi taêng löông ñeå thu huùt nhaân taøi, caûi thieän ñieàu kieän laøm vieäc.

b) Daân soá löïc löôïng lao ñoängc) Luaât phaùp : luaät lao ñoäng khieán cho moïi doanh nghieäp

phaûi laøm theo.d) Vaên hoùa xaõ hoäie) Ñoái thuû caïnh tranh : chaát löôïng, saûn phaåm, giaù caû,

dòch vuï, nhaân söï…f) Khoa hoïc kyõ thuaätTreân thöïc teá luoân xuaát hieän nhieàu saûn phaåm môùi ñeán trình

ñoä lao ñoäng trong doanh nghieäp ñeán ñaøo taïo theâm cho kòp söï taùc ñoäng cuûa khoa hoïc kyõ thuaät. Coù khi caàn phaûi tuyeån theâm nhaân vieân môùi.

g) Khaùch haøng :

89

Bao caáp (baùn nhö cho mua nhö cöôùp)Thò tröôøng (khaùch haøng laø thöôïng ñeá)“Baùn caùi khaùch haøng caàn chöù khoâng baùn caùi maø

mình coù” baèng caùch xaùc ñònh nhu caàu cuûa khaùch haøng.h) Chính quyeàn ñoaøn theå : Sôû lao ñoäng, sôû thöông binh xaõ

hoäi, coâng ñoaøn, lieân hieäp phuï nöõ….3. MOÂI TRÖÔØNG BEÂN TRONG CUÛA QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ :

a) Söù maïng muïc tieâu cuûa doanh nghieäp : Muïc tieâu chung nhaèm ñeán lôïi nhuaän trong saûn xuaát kinh doanh veà söù maïng thì coù khaùc nhau.

b) Chính saùch chieán löôïc cuûa doanh nghieäp : Chính saùch con ngöôøi cuûa doanh nghieäp, chính saùch naøy coù aûnh höôûng ñeán caùch xöû lyù coâng vieäc.

Ví duï : Doanh nghieäp cho pheùp nhaân vieân ñöa ra vaán ñeà gaëp raéc roái cuûa mình leân caáp treân cao hôn neáu khoâng ñöôïc giaûi quyeát ôû caáp tröïc tieáp quaûn lyù mình.

c) Baàu khoâng khí vaên hoùa ôû doanh nghieäp Thaùi ñoä,giaù trò, nieàm tin, thoùi quen, ñöôïc chia seõ trong moät toå chöùc taïo ra nhöõng chuaån möïc veà haønh vi vaên hoùa cuûa doanh nghieäp.

d) Coå ñoâng, coâng ñoaøn : Coå ñoâng chính laø ngöôøi sôû höõu coå phieáu (coå phaàn). Vieäc

phaùt haønh coå phieáu laø döïa treân giaù trò hieän coù cuûa coâng ty taïi thôøi ñieåm phaùt haønh coå phieáu.

Caùc coå ñoâng ñeàu ñöôïc tham gia vaøo caùc ñaïi hoäi coå ñoâng taïo ra söùc eùp, coù gaây aûnh höôûng trong ñaïi hoäi coå ñoâng ñeå baàu ra hoäi ñoàng quaûn trò, coù quyeàn chaát vaán hoäi ñoàng quaûn trò vaø laõnh ñaïo vaøo ngaøy 31/12 haèng naêm.

Ñaïi hoäi coå ñoângÑaïi hoäi thaønh laäpÑaïi hoäi thöôøng nieân (31/12)Ñaïi hoäi baát thöôøng : khi naûy sinh caùc vaán ñeà lieân quan ñeán

saûn xuaát kinh doanh hay caàn tuyeân boá quyeát ñònh vöôït quaù khaû

90

naêng cuûa ban quaûn trò.Coâng ñoaøn : ñöôïc hình thaønh töø khi xuaát hieän giai caáp coâng

nhaân. Moät nhoùm nhaân vieân keát hôïp vôùi nhau ñeå ñoái phoù vôùi giôùi chuû baèng caùch söû duïng vuõ khí laø ñình coâng khieán cho giôùi chuû bò thieät haïi veà kinh teá. Neáu caùc cuoäc thaûo luaän cuûa caùc giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï khoâng ñaït keát quaû mong muoán veà tieàn löông, tieàn thöôûng, phuùc lôïi, thaêng chöùc, tuyeån moä khoâng bình ñaúng.

Toå chöùc coâng ñoaøn coù moät heä thoáng töø cô sôû ñeán quaän, thaønh phoá, toaøn quoác.

III. PHAÂN TÍCH COÂNG VIEÄC 1. PHAÂN TÍCH COÂNG VIEÄC LAØ MOÄT COÂNG CUÏ QUAÛN TRÒ TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ

a) Ñònh nghóa : Coâng vieäc chính laø moät soá coâng taùc cuï theå phaûi hoaøn

thaønh neáu moät toå chöùc muoán ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa mình. Coâng vieäc coù theå do moät ngöôøi ñaûm nhaän hay do nhieàu ngöôøi ñaûm nhaän.

Phaân tích coâng vieäc : laø moät tieán trình xaùc ñònh coù heä thoáng caùc nhieäm vuï vaø kyõ naêng caàn thieát ñeå thöïc hieän coâng vieäc trong moät toå chöùc, cuï theå laø moâ taû vaø ghi laïi muïc tieâu cuûa coâng vieäc, caùc nhieäm vuï vaø hoaït ñoäng cuûa noù, caùc ñieàu kieän hoaøn thaønh.

Ví duï : phaân tích coâng vieäc laùi xe nhö sau : phaân tích caùc coâng vieäc cuï theå maø ngöôøi laùi xe phaûi laøm, ngöôøi laùi xe phaûi laøm coâng vieäc gì?

Kieåm tra baûo döôõng xe haèng ngaøyGiao nhaän haøng vôùi chuû haøngÑieàu khieån phöông tieän : baûo quaûn haøng trong quaù trình vaän

chuyeån ñeán khi naøo coâng vieäc ñöôïc hoaøn taát.Thöïc hieän coâng vieäc ôû ñaâu?Laøm coâng vieäc nhö theá naøo ?Caùc yeáu toá lieân quan ñeán coâng vieäc ñeàu ñöôïc thu thaäp

91

phaân tích vaø ghi cheùp laïi nhö trong thöïc teá chöù khoâng phaûi laø coâng vieäc ñoù neân nhö theá naøo? Theo yù kieán chuû quan cuûa nhaø phaân tích coâng vieäc.

Khi naøo doanh nghieäp phaûi tieán haønh phaân tích coâng vieäcKhi toå chöùc môùi thaønh laäp – phaân tích moät laànKhi doanh nghieäp caàn coù theâm moät soá coâng vieäc môùiKhi caùc coâng vieäc phaûi thay ñoåi do haäu quaû cuûa khoa hoïc

kyõ thuaät phaùt trieånPhaân tích coâng vieäc bao goàm hai coâng vieäc lôùn phaûi laøm : Moâ taû coâng vieäcMoâ taû tieâu chuaån coâng vieäc Veà maët hình thöùc :Moâ taû coâng vieäc goàm ba vaán ñeà :Coâng taùc cuï theå laø gì?Traùch nhieäm coâng vieäc ra saoNhieäm vuï cuûa coâng vieäc nhö theá naøo?Moâ taû tieâu chuaån coâng vieäc :Ngöôøi ñaûm nhaän coâng vieäc caàn coù kieán thöùc, kyõ naêng ra

sao ñeå hoaøn thaønh coâng vieäc.Moâ taû tieâu chuaån coâng vieäc laø quan taâm ñeán ngöôøi ñaûm

nhaän coâng vieäc.Sau khi phaân tích coâng vieäc, ngöôøi ta phaûi tieán haønh möôøi

coâng vieäc cuï theå sau : - Hoaïch ñònh taøi nguyeân nhaân söï- Tuyeån moä : ñaêng quaûng caùo tuyeån ngöôøi- Tuyeån choïn- Phoûng vaán sô boä, chuyeân saâu- Ñaøo taïo vaø phaùt trieån- Ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc- Löông boång vaø phuùc lôïi- An toaøn vaø y teá- Töông quan nhaân söï vaø lao ñoäng (khen thöôûng, xöû phaït)- Nghieân cöùu veà thò tröôøng lao ñoäng- Tuyeån duïng bình ñaúng.

92

b) Öu ñieåm : Ñaûm baûo thaønh coâng hôn trong vieäc saép xeáp tuyeån duïng

vaø khen thöôûng nhaân vieân loaïi boû baát bình ñaúng veà löông, nhôø xaùc ñònh roõ nhieäm vuï vaø traùch nhieäm coâng vieäc taïo ñöôïc kích thích lao ñoäng nhieàu hôn qua vieäc saép xeáp caùc möùc thaûng thöôûng tieát kieäm ñöôïc thôøi gian vaø söùc löïc qua vieäc tieâu chuaån hoùa coâng vieäc, laø cô sôû ñeå laøm keá hoaïch vaø lòch coâng taùc.

Giaûm thieåu soá ngöôøi phaûi thay theá do thieáu hieåu bieát hay thieáu trình ñoä

Giuùp cho laõnh ñaïo vaø nhaân vieân hieåu nhau.

2. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP PHAÂN TÍCH COÂNG VIEÄC a) Baûn caâu hoûi : Nhaø quaûn trò phaûi soaïn saün moät baûn caâu hoûi vaø gôûi ñeán

taát caû nhaân vieân tröïc tieáp saûn xuaát. Thoâng qua baûn caâu hoûi ñoù nhaân vieân phaûi moâ taû toaøn boä nhieäm vuï, muïc ñích cuûa coâng vieäc, khoái löôïng coâng vieäc hay soá saûn phaåm.Nhöôïc ñieåm : nhaân vieân khoâng thích ñieàn vaøo nhöõng baûn caâu hoûi moät caùch chi tieát neân traû lôøi khoâng ñaày ñuû vaø hoï khoâng coù nhieàu thôøi gian ñeå suy nghó traû lôøi baûn caâu hoûi.

b) Quan saùt : Nhaø quaûn trò tieán haønh quan saùt nhaân vieân trong quaù trình

laøm vieäc cuûa hoï vaø khoâng baùo tröôùc. Nhaø quaûn trò chæ ñi ngang qua nôi nhaân vieân laøm vieäc chöù khoâng döøng laïi ñeå quan saùt. Phöông phaùp naøy chæ söû duïng cho nhöõng coâng vieäc caàn nhöõng kyõ naêng baèng tay chaân vaø aùp duïng cho coâng nhaân tröïc tieáp saûn xuaát chöù khoâng theå aùp duïng cho moïi nhaân vieân trong doanh nghieäp.

c ) Phoûng vaán : Nhaø quaûn trò tieán haønh phoûng vaán caùc coâng nhaân tröïc

tieáp saûn xuaát tröôùc, sau ñoù môùi phoûng vaán caùc quaûn ñoác phaân xöôûng ñeå kieåm tra caùc thoâng tin maø coâng nhaân cung caáp coù chính xaùc khoâng vaø boå sung nhöõng thoâng tin coøn thieáu.

93

d) Ghi cheùp laïi trong nhaät kyù : Nhaø quaûn trò yeâu caàu ngöôøi coâng nhaân tröïc tieáp saûn xuaát

phaûi moâ taû vaø ghi cheùp laïi caùc hoaït ñoäng haèng ngaøy cuûa hoï trong moät cuoán soå. Ñieàu naøy traùnh ñöôïc vieäc coâng nhaân phoùng ñaïi taàm quan troïng cuûa coâng vieäc. Nhaø quaûn trò seõ thu thaäp caùc thoâng tin veà coâng vieäc thoâng qua cuoán soå nhaät kyù cuûa coâng nhaân.

e) Phoái hôïp caùc phöông phaùp : nhaø quaûn trò söû duïng phoái hôïp caùc phöông phaùp khaùc nhau ñeå phaân tích coâng vieäc.

3. TIEÁN TRÌNH PHAÂN TÍCH COÂNG VIEÄC a) Thaønh phaàn tham gia vaøo phaän tích coâng vieäc toái thieåu phaûi coù :

Nhaø phaân tích coâng vieäc Nhaø quaûn trò tröïc tieáp cuûa nhaân vieân nhö : quaûn ñoác…Ngöôøi coâng nhaân tröïc tieáp saûn xuaát

b) Vôùi caùc doanh nghieäp nhoû : caáp quaûn ñoác chòu traùch nhieäm phaân tích coâng vieäc. Coù theå nhôø caùc chuyeân gia tö vaán ôû ngoaøi ñeå giuùp ñôõ.c) Vôùi caùc doanh lôùn : nhôø caùc chuyeân gia beân ngoaøi phaân tích coâng vieäc.Nhaø phaân tích phaûi nguyeân cöùu kyõ coâng vieäc baèng caùch xem sô ñoà toå chöùc doanh nghieäp, phaûi noùi chuyeän vôùi nhöõng ngöôøi thaïo coâng vieäc ñöôïc phaân tích, nhöng phaûi thoâng qua söï giôùi thieäu cuûa ngöôøi quaûn ñoác tröïc tieáp cuûa nhaân vieân ñoù. Ngöôøi quaûn ñoác seõ giaûi thích roõ lyù do phaân tích coâng vieäc ñeå taïo moái yeân taâm tin töôûng cuûa coâng nhaân.4. MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC

Moâ taû coâng vieäc laø moät taøi lieäu cung caáp thoâng tin lieân quan ñeán coâng taùc cuï theå caùc nhieäm vuï vaø traùch nhieäm cuûa coâng vieäc ñoù.

Noäi dung baûng moâ taû coâng vieäc laø lieät keâ chính xaùc

94

nhöõng ñieàu maø nhaân vieân phaûi laøm noù, cho bieát nhaân vieân phaûi laøm gì? Laøm nhu theá naøo? Ñieàu kieän maø nhieäm vuï ñoù ñöôïc thöïc thi.

Baûng moâ taû coâng vieäc goàm 6 ñieàu chænh sau : Caùc nhieäm vuï chuû yeáu phaûi hoaøn thaønhTyû leä thôøi gian cho moãi coâng vieäcHoaøn thaønh coâng vieäc Caùc ñieàu kieän laøm vieäc vaø ruûi ro coù theå xaûy ra Soá ngöôøi laøm vieäc ñoái vôùi töøng coâng vieäc vaø quan heä ñoái

vôùi caáp quaûn trò Maùy moùc thieát bò ñeå thöïc hieän coâng vieäc ñoù

5. TIEÂU CHUAÅN COÂNG VIEÄCBaûng tieâu chuaån coâng vieäc goàm 6 noäi dung chính sau :a) Döõ lieäu toång quaùt : Coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän ôû

phoøng ban naøo, boä phaän naøo, teân coâng vieäc, quyeàn haïn vaø traùch nhieäm.

b) Baûn chaát coâng vieäc : coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän ôû ñaâu, coâng vieäc coù ñoøi hoûi lao ñoäng tay chaân hay trí oùc, coù oån ñònh hay khoâng, thöïc hieän coâng vieäc ôû trong tình traïng naøo?

c) Traû löông : möùc löông, phöông phaùp traû löông, cheá ñoä traû löông khi taêng ca theâm giôø.

d) Ñieàu khoaûn huaán luyeän : ñòa ñieåm, thôøi gian huaán luyeän

e) Cô hoäi thaêng chöùc, thöôûngf) Caùc tieâu chuaån cuûa nhaân vieân :

Tuøy theo töøng loaïi coâng vieäc maø coù nhieàu tieâu chuaånTrình ñoä hoïc vaán : trung caáp, cao ñaúng, ñaïi hoïcChuyeân moân : ngaønh ngheà ñaøo taïoKyõ naêng : khaû naêng coù theå laøm vieäc ñöôïcSöùc khoûeNgoaïi hìnhÑoä tuoåiSöï thaùo vaùt, nhanh nheïnSöï trung thöïc

95

Khaû naêng phaùn ñoaùn, laõnh ñaïoTính caån thaän, tæ mæ

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1- Trình baøy muïc ñích cuûa quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï ?2- Haõy ñònh nghóa vaên hoùa cuûa doanh nghieäp vaø cho bieát noù

aûnh höôûng ñeán quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï nhö theá naøo ?3- Trình baøy caùc yeáu toá cô baûn cuûa baûn moâ taû coâng vieäc vaø

baûn tieâu chuaån coâng vieäc ?

Chöông IIHOAÏCH ÑÒNH – TUYEÅN MOÄ - TUYEÅN CHOÏN NHAÂN VIEÂN

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhaän bieát ñöôïc tieán trình hoaïch ñònh taøi nguyeân nhaân söï.– Nhaän daïng ñöôïc caùc yeáu toá beân trong vaø beân ngoaøi coù

aûnh höôûng ñeán tieán trình tuyeån moä.– Nhaän bieát ñöôïc tieán trình tuyeån choïn nhaân vieân.

B. NOÄI DUNGI. HOAÏCH ÑÒNH TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ 1. TOÅNG QUAÙT VEÀ HOAÏCH ÑÒNH TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏa) Ñònh nghóa :

Hoaïch ñònh taøi nguyeân nhaân söï laø moät tieán trình xem xeùt moät caùch coù heä thoáng nhöõng yeâu caàu veà taøi nguyeân nhaân söï ñeå ñaûm baûo raèng toå chöùc seõ coù ñuùng soá ngöôøi coù ñuû caùc kyõ naêng theo ñuùng yeâu caàu.

Trong tröôøng hôïp doanh nghieäp coù thöøa ngöôøi nhöng thieáu ngöôøi coù ñuû chuyeân moân theo yeâu caàu cuûa coâng vieäc thì vaãn

96

phaûi tieán haønh hoaïch ñònh taøi nguyeân nhaân söï.b) Moät soá khaùi nieäm :

b1) Hoaïch ñònh : döï baùo tröôùc nhöõng thay ñoåi vaø phoøng ngöøa caùc ruûi ro trong töông lai.

b2) Boán khaùi nieäm söû duïng trong döï baùo : Xu höôùng laâu daøi : döï phoøng nhu caàu ñoái vôùi saûn phaåm

cuûa moät doanh nghieäp söû duïng laø töø 5 naêm trôû leân.b3) Bieán thieân theo chu kyø : Chính laø söï bieán ñoäng maø ta coù theå ñoaùn ñöôïc moät caùch

hôïp lyù veà xu höôùng xaûy ra trong moät giai ñoaïn töø moät naêm ñeán döôùi 5 naêm. Nguyeân nhaân laø : chieán tranh, chính trò, kinh teá, nhu caàu tieâu thuï.

Ta coù theå taêng theâm nhaân söï ñeå ñaùp öùng nhu caàu cao cuûa chu kyø maëc duø ta döï baùo nhu caàu veà laâu daøi vaãn oån ñònh hay ta giaûm bôùt khi coù söï suy thoaùi taïm thôøi duø xu höôùng laâu daøi laø leân cao.

b4) Bieán thieân theo muøa : laø nhöõng thay ñoåi coù theå ñoaùn ñöôïc moät caùch hôïp lyù xaûy ra trong giai ñoaïn döôùi moät naêm, ñaây laø ñieàu maø caùc nhaø quaûn trò quan taâm nhieàu.

Ví duï : Nhu caàu tieâu thuï baùnh cuûa thò tröôøng taùc ñoäng maïnh ñeán doanh nghieäp neân doanh nghieäp vöøa phaûi coá gaéng oån ñònh löïc löôïng lao ñoäng vöøa phaûi thoaû maõn nhu caàu thò tröôøng neân phaûi coù lao ñoäng boå sung taïm thôøi.

b5) Bieán thieân ngaãu nhieân : Xuaát hieän tình côø khoâng theo moät moâ hình naøo caû neân khoù coù theå döï baùo tröôùc nhöõng thay ñoåi naøy.2. TIEÁN TRÌNH HOAÏCH ÑÒNH TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ

a) Böôùc 1 : Ñeà ra nhu caàu vaø döï baùo nhu caàu. So saùnh nhu caàu veà taøi nguyeân nhaân söï vôùi khaû naêng coù saün cuûa nhaân söï.

Khi söï baùo veà taøi nguyeân nhaân söï, nhaø quaûn trò phaûi suy xeùt kyõ nhu caàu veà saûn phaåm caø dòch vuï cuûa doanh nghieäp tröôùc tieân roài ñeán doanh thu. Ta phaûi nguyeân cöùu khoái löôïng saûn phaåm ñaùp öùng vôùi doanh thu. Töø ñoù ta öôùc tính ñöôïc soá löôïng lao ñoäng ñaùp öùng nhu caàu saûn xuaát. Ngoaøi ra coøn phaûi tính ñeán

97

caùc yeáu toá sau : Soá löôïng ngöôøi döï kieán phaûi thay theá.Chaát löôïng vaø nhaân caùch cuûa nhaân vieân.Quyeát ñònh naâng caáp chaát löôïng saûn phaåm dòch vuï.Gia taêng naêng suaát lao ñoäng do khoa hoïc kyõ thuaät.a.1) Döï baùo nhu caàu taøi nguyeân nhaân söï : laø döï baùo nhu caàu saûn xuaát, nhu caàu veà soá saûn phaåm caàn saûn xuaát trong moät tuaàn, ta chuyeån thaønh soá giôø coâng lao ñoäng cuûa moät ngöôøi roài chia cho 40 giôø coâng cuûa moät tuaàn thì ñöôïc soá ngöôøi caàn thieát ñeå laøm ra saûn phaåm theo nhu caàu.a.2) Döï baùo veà khaû naêng saün coù taøi nguyeân nhaân

söï : Vieäc döï baùo taøi nguyeân nhaân söï giuùp cho nhaø quaûn trò bieát

ñöôïc caàn coù bao nhieâu coâng nhaân vieân töøng loaïi vaø nguoàn cung caáp laø töø ñaâu.

Nguoàn nhaân söï töø noäi boä : coù theå ñaùp öùng ñuû nhu caàu töông lai hay thieáu kyõ naêng caàn huaán luyeän theâm. Ñeå bieåt roõ khaû naêng cuûa nhaân vieân trong noäi boä, nhaø quaûn trò phaûi bieát quaûn trò hoà sô moät caùch khoa hoïc. Coù hai caùch löu tröõ hoà sô nhaân vieân laø : xöû lyù baèng tay vaø xöû lyù baèng maùy tính.

a.2.1) Heä thoáng hoà sô thöôøng vaø sô ñoà thuyeân chuyeån :

Hoà sô thöôøng ñöôïc xöû lyù baèng tay ñeå bieát roõ.Loaïi 1 : hoà sô nguoàn nhaân löïc vaø hoà sô phaùt trieån nguoàn

nhaân löïc, thoâng tin veà moãi nhaân vieân ñöôïc thu thaäp löu tröõ toùm taét veà trình ñoä sinh ngöõ vaø sôû thích ngheà nghieäp, caùc kyõ naêng. Nhaø quaûn trò söû duïng hoà sô naøy ñeå thaêng chöùc thuyeân chuyeån nhaân vieân.

Loaïi 2 : laø hoà sô ñeå bieát roõ caùc öùng vieân trong noäi boä vôùi caùc chöùc vuï quan troïng nhaát.

a.2.2) Heä thoáng thoâng tin vi tính : caùc yeáu toá cô baûn trong hoà sô veà kyõ naêng chuyeân moân cuûa nhaân vieân seõ ñöôïc maõ hoaù ñeå moâ taû caùc yeáu toá nhö veà kyõ naêng coâng vieäc, kieán thöùc veà saûn xuaát.

98

b) Böôùc 2 : ñeà ra caùc chính saùch : Caùc nhaø phaân tích ñoái chieáu giöõa nhu caàu veà nhaân söï vaø khaû naêng hieän coù cuûa doanh nghieäp. Töø ñoù boä phaän taøi nguyeân nhaân söï seõ ñeà xuaát chính saùch veà nhaân söï phuø hôïp vôùi töøng tröôøng hôïp cuï theå nhö : thöøa, thieáu hay vöøa ñuû nhaân vieân. Trong moïi tröôøng hôïp, giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï phaûi tính toaùn cho phuø hôïp vôùi ngaân saùch cuûa doanh nghieäp ñeå Ban giaùm ñoác pheâ duyeät.

c) Böôùc 3 : thöïc hieän caùc keá hoaïch :c.1) Khieáâm duïng nhaân vieân :Khieáâm duïng töông ñoái : thöøa nhaân vieân veà soá löôïng

nhöng thieáu nhaân vieân veà khaû naêng chuyeân moân : saép xeáp laïi nhaân vieân theo ñuùng khaû naêng chuyeân moân cuõng nhö tieàm naêng cuûa nhaân vieân.

Khieáâm duïng tuyeät ñoái : sau khi nhaø quaûn trò ñaõ saép xeáp ñieàu chænh nhöng vaãn coøn thieáu nhaân vieân thì phaûi tuyeån moä, tuyeån choïn nhaân vieân töø beân ngoaøi. Nhöõng coâng vieäc cuï theå maø nhaø quaûn trò phaûi laøm khi khieám duïng nhaân vieân töông ñoái :

Thuyeân chuyeån : Thuyeân chuyeån saûn xuaát ñeå ñaùp öùng nhu caàu saûn xuaátThuyeân chuyeån nhaân vieân laø ñeå ñaùp öùng nhu caàu cuûa

nhaân vieân do vieäc tuyeån choïn saép xeáp nhaân söï khoâng thích hôïp.Thaêng chöùc : Ngaøy xöa “soáng laâu leân laõo laøng”Ngaøy nay yeáu toá quan troïng ñeå thaêng chöùc laø caùc thaønh

tích vaø khaû naêng chuyeân moân thoâng qua caùc kyø thi traéc nghieäm vaø phaûi ñöôïc huaán luyeän kyõ naêng quaûn trò.

Giaùng chöùc : Do löôøi bieáng Thieáu khaû naêng, khoâng chòu hoïc hoûiKhi ñöôïc thaêng chöùc tôùi 1 vò trí cao hôn so vôùi khaû naêng thöïc

teá.Nhöõng coâng vieäc cuï theå maø nhaø quaûn trò phaûi laøm khi

khieám duïng nhaân vieân tuyeät ñoái : nhaø quaûn trò seõ tuyeån moä

99

tuyeån choïn nhaân vieân töø beân ngoaøi doanh nghieäp.c.2) Thaëng dö nhaân vieân : Ñoái chieáu nhu caàu hieän coù cuûa nhaân vieân coù ñaùp öùng

ñöôïc nhu caàu saûn xuaát hay khoâng, neáu thaáy nhaân söï thaëng dö seõ aùp duïng caùc bieän phaùp sau :

Haïn cheá tuyeån duïng môùiGiaûm giôø lao ñoängCho veà höu sôùm Cho nhaân vieân nghæ taïm thôøid) Böôùc 4 : Kieåm tra vaø ñaùnh giaù Nhaø quaûn trò phaûi kieåm soaùt moïi giai ñoaïn xem xeùt nhöõng

keá hoaïch vaø chöông trình coù phuø hôïp vôùi muïc tieâu ñeà ra hay khoâng vaø phaûi ñaùnh giaù caùc keá hoaïch coù saùt vôùi thöïc teá hay khoâng.3. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP DÖÏ BAÙO TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ

a) Phaân tích xu höôùng : Laø nghieân cöùu xu höôùng tuyeån duïng cuûa doanh nghieäp trong

naêm naêm gaàn nhaát vaøo dòp cuoái moãi naêm ñeå xaùc ñònh xu höôùng tuyeån duïng maø nhaø quaûn trò nghó raèng noù coù theå tieáp dieãn trong töông lai beân caïnh nhöõng thay ñoåi veà doanh thu vaø nhaân söï.

b) Phaân tích tyû xuaát nhaân quaû : Laø xaùc ñònh tyû suaát giöõa moät soá nguyeân nhaân naøo ñoù : ví

duï nhö tyû suaát giöõa doanh thu vaø soá coâng nhaân caàn phaûi coù ñeå ñaït ñöôïc doanh thu ñoù.

c) Phaân tích töông quan : Laø tìm moái töông quan giöõa hai bieán soá ñeå döï ñoaùn nhu caàu

nhaân söï ñoù laø caùc yeáu toá hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh, möùc ñoä tuyeån duïng.

d) Söû duïng maùy vi tính :Söû dung maùy vi tính ñeå döï baùo nhu caàu nhaân söï baèng caùch

thu thaäp soá lieäu veà soá giôø lao ñoäng cuûa moät coâng nhaân tröïc tieáp saûn xuaát ra moät ñôn vò saûn phaåm vaø ba möùc doanh thu cho moät tuyeán saûn xuaát saûn phaåm laø möùc toái thieåu, toái ña vaø

100

möùc khaû thi. Maùy vi tính seõ cho bieát möùc giôø coâng trung bình cuûa moät lao ñoäng nhaèm ñaùp öùng nhu caàu toång saûn phaåm. Soá lao ñoäng tröïc tieáp, giaùn tieáp, soá nhaø quaûn trò.

e) Phaùn ñoaùn cuûa caáp quaûn trò : theå hieän kinh nghieäm cuûa nhaø quaûn trò.

f) Kyõ thuaät Delphi : nhaèm ñaït ñöôïc söï nhaát trí giöõa moät soá chuyeân gia thoâng qua vieäc söû duïng moät loaït caùc baûng phoûng vaán.II. TUYEÅN MOÄ NHAÂN VIEÂN 1. TIEÁN TRÌNH TUYEÅN DUÏNG

a) Toång quaùt : khi hoaïch ñònh taøi nguyeân nhaân söï neáu nhaø quaûn trò thaáy caàn phaûi coù theâm nhaân löïc thì coù theå duøng caùc giaûi phaùp khaùc xem coù ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu veà nhaân söï hay khoâng. Neáu khoâng ñaùp öùng ñöôïc thì tieán trình tuyeån moä baét ñaàu. Khi 1 ngaøy thaùng caàn coâng nhaân ñoù laøm vieäc. Töø ñoù nhaø quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï ñoái chieáu vôùi baûng moâ taû coâng vieäc vaø baûng chi tieát coâng vieäc ñeå xem nhaân vieân xeùt tuyeån phaûi coù caùc tieâu chuaån trình ñoä naøo. Phaûi xem trong doanh nghieäp hieän nay coù caùc nhaân coâng coù ñuû caùc tieâu chuaån hay phaûi tuyeån moä töø beân ngoaøi. Vieäc tuyeån moä nhaân vieân ñöôïc dieãn ra theo trình töï sau :

Hoaïch ñònh taøi nguyeân nhaân söï : Neáu phaùt hieän thieáu nhaân vieân thì söû duïng caùc bieän phaùp

khaùc yeâu caàu nhaân vieân laøm theâm giôø, taêng ca, thueâ nhaân vieân cuûa doanh nghieäp khaùc, hôïp ñoàng gia coâng. Neáu caùc giaûi phaùp treân khoâng ñaùp öùng ñöôïc phaûi tieán haønh tuyeån moä ngay trong doanh nghieäp hay ngoaøi doanh nghieäp.

b) Tìm caùc giaûi phaùp khaùc :Muïc ñích traùnh toán keùm do vieäc tuyeån moä neân coù moät soá giaûi phaùp khaùc nhö sau :

Giôø vöôït troäi (taêng ca)Nhöôïc ñieåm : chi phí tieàn löông taêngÖu ñieåm : khoâng phaûi tuyeån theâm lao ñoäng môùiHôïp ñoàng gia coâng : thôøi gian hoaøn thaønh ngaén

101

Möôùn nhaân vieân cuûa haõng khaùcMoät doanh nghieäp nhoû thueâ taïm nhaân vieân cuûa moät doanh

nghieäp khaùc vaø tieàn thuø lao ñöôïc thanh toaùn taïi doanh nghieäp goác cuûa nhaân vieân.2. TUYEÅN MOÄ NHAÂN VIEÂN

a) Nguoàn noäi boä : duøng ñeå tuyeån cho caùc caáp quaûn trò thaáp nhö : tröôûng, phoù phoøng, quaûn ñoác phaân xöôûng thoâng qua vieäc nieâm yeát coâng khai coâng vieäc coøn troáng ñeå thong ñaït cho caû doanh nghieäp bieát. Hieän ñang caàn tuyeån ngöôøi cho moät soá coâng vieäc naøo ñoù, yeâu caàu veà thuû tuïc ñaêng kyù caùc tieâu chuaån cuï theå. Nhôø coù hoà sô löu tröõ toùm taét nhaø quaûn trò seõ tuyeån duïng ñöôïc ngöôøi coù khaû naêng. Duøng caùc phöông phaùp sau ñeå vieäc tuyeån löïa ñöôïc chính xaùc vaø nhanh choùng nhö phoûng vaán, traéc nghieäm. Ñaây laø cô hoäi ñeå nhaân vieân ñöôïc thaêng tieán.

b) Nguoàn beân ngoaøi : b.1) Nguoàn tuyeån moä : Töø baïn beø nhaân vieân: nhaân vieân laøm vieäc trong doanh

nghieäp, bieát roõ baïn beø cuûa mình ñang caàn moät vieäc laøm vaø hoï coù theå trôû thaønh moät nhaân vieân toát. Nhöõng ngöôøi naøy seõ ñöôïc öu tieân tuyeån moä hôn nhöõng ngöôøi khaùc neáu baèng ñieåm nhau.

Nhaân vieân cuõ : Laø moät soá nhaân vieân ñang coù vò trí toát ôû doanh nghieäp laïi rôøi boû doanh nghieäp ñeå laøm vieäc cho doanh nghieäp khaùc nhöng coâng vieäc môùi khoâng toát muoán trôû laïi doanh nghieäp.

ÖÙng vieân töï noäp ñôn xin vieäc : laø nhöõng ngöôøi töï ñeán coâng ty noäp ñôn xin vieäc duø coâng ty khoâng ñaêng quaûng caùo tìm ngöôøi vaø coâng ty thieát laäp moät heä thoáng hoà sô caùc öùng vieân naøy khi caàn coù theå môøi hoï laøm vieäc.

Nhaân vieân cuûa haõng khaùc : laø tuyeån duïng nhaân vieân coù saün tay ngheà cuûa moät haõng khaùc. Ñaây laø con ñöôøng ngaén nhaát vaø coù hieäu quaû nhaát khi tuyeån duïng nhaân vieân vaø coâng ty khoâng phaûi traû chi phí ñaøo taïo vaø khoâng qua thôøi kyø taäp söï laø coù theå laøm vieäc ngay.

Caùc tröôøng ñaïi hoïc, cao ñaúng

102

Nhöõng ngöôøi thaát nghieäpNgöôøi coâng nhaân laøm ngheà töï do : laø öùng vieân cho nhöõng coâng vieäc ñoøi hoûi coù trình ñoä chuyeân moân cao.

b.2) Phöông phaùp tuyeån moä :Quaûng caùo : baùo chí, phaùt thanh, truyeàn haønh … taïo ra

nguoàn cung caáp nhaân vieân treû tuoåi nhöng ít kinh nghieäm, khaû naêng theo ñuùng coâng vieäc.

Cöû chuyeân vieân tuyeån moä ñeán caùc tröôøng.Öu ñieåm : caùc öùng vieân nhieät tình, haêng haùiCaùc trung taâm tuyeån duïng : trung taâm giôùi thieäu vieäc

laøm, hoäi vieäc laøm thanh nieân…Trung taâm tö nhaân tuyeån löïa toát hôn trung taâm nhaø nöôùcSinh vieân thöïc taäpTuyeån moä ñaëc bieät söû duïng cho coâng vieäc ñoøi hoûi moät

soá kyõ naêng hieám coùÖÙng vieân noäp ñôn xin vieäc : duø doanh nghieäp khoâng

quaûng caùo tìm ngöôøiCaùc coâng ty chuyeân cung caáp caùc öùng vieân coù khaû

naêng veà quaûn trò

III. TUYEÅN CHOÏN NHAÂN VIEÂN 1. AÛNH HÖÔÛNG CUÛA YEÁU TOÁ MOÂI TRÖÔØNG

a) Moâi tröôøng beân trong : Vieäc tuyeån löïa nhaân vieân laø löïa choïn nhöõng ngöôøi phuø hôïp

vôùi tính chaát cuûa töøng loaïi coâng vieäc. Nhöõng ngöôøi bò loaïi khoâng phaûi laø thaønh phaàn xaáu maø laø hoï khoâng thích hôïp vôùi tính chaát coâng vieäc maø doanh nghieäp caàn tuyeån.

b) Moâi tröôøng beân ngoaøi : khung caûnh, kinh teá, daân soá, luaät phaùp, vaên hoaù xaõ hoäi,

ñoái thuû caïnh tranh, khoa hoïc kyõ thuaät, khaùch haøng…2. PHAÙC HOÏA TIEÁN TRÌNH TUYEÅN CHOÏN

Phoûng vaán sô boäTraéc nghieäm kieán thöùc chuyeân moânSöu tra lyù lòch

103

Phoûng vaán chuyeân saâuKhaùm söùc khoeûQuyeát ñònh tuyeån choïn

3. GIAI ÑOAÏN CHUAÅN BÒ Doanh nghieäp phaûi laøm baûng moâ taû tieâu chuaån coâng vieäc

hay xem laïi baûng naøy coù ñaùp öùng vôùi tình hình môùi, cuï theå cuûa doanh nghieäp ñoàng thôøi phaûi chuaån bò phoøng oác, bieåu maãu traéc nghieäm, caùc caâu hoûi phoûng vaán.

a) Phoûng vaán sô boä : boán giai ñoaïnChoïn loïc sô khôûi ñeå loaïi bôùt caùc öùng vieân khoâng ñuû yeâu

caàu baèng caùch hoûi tröïc tieáp moät soá caâu hoûi veà chuyeân moân nhö : kinh nghieäm, trình ñoä theo yeâu caàu cuûa doanh nghieäp. Neáu öùng vieân khoâng ñuû trình ñoä vaø kinh nghieäm thì seõ bò loaïi ngay.

b) Xem xeùt ñôn xin vieäc : Hoï teân, tuoåi, hoä khaåu thöôøng truù, sô yeáu lyù lòch…baèng

caáp chuyeân moân nghieäp vuï, sau khi phoûng vaán sô boä vaø xem xeùt ñôn xin vieäc chia ra laøm ba haïng :

Haïng A : khaù toát, ñuû ñieàu kieänHaïng B : Khaù, coøn moät soá nghi vaán coù theå chaáp nhaän ñöôïcHaïng C : trung bìnhc) Traéc nghieäm : Tieân ñoaùn ñöôïc möùc ñoä thaønh coâng cuûa öùng vieânKhaùm phaù ñöôïc khaû naêng ñaëc bieät cuûa öùng vieânPhöông phaùp naøy chính xaùc hôn phöông phaùp phoûng vaánTìm ra caù tính, nhöõng öùng vieân coù nhöõng ñaëc ñieåm gioáng

nhau ñeå xeáp laøm chung moät nhoùm.Tieát kieäm chi phí saûn xuaát do tuyeån ñöôïc ngöôøi coù naêng

suaát lao ñoäng caoMuïc ñích cuûa traéc nghieäm : Tuyeån duïng ñöôïc nhöõng ngöôøi thích hôïp vôùi coâng vieäc ñöôïc

giao, giuùp coâng ty ñaït ñöôïc nhöõng keát quaû nhö sau : Giaûm ruûi ro trong kinh doanhGiaûm chi phí huaán luyeänRuùt ngaén thôøi gian taäp söï

104

Giao vieäc ñuùng khaû naêng cuûa nhaân vieânGiaûm tình traïng nhaân vieân töï yù nghæ vieäcNhöôïc ñieåm cuûa phöông phaùp traéc nghieäm : seõ trôû neân

khoâng hieäu quaû neáu doanh nghieäp aùp duïng moät caùch maùy moùc. Vì theá caàn phaûi coù chuyeân vieân veà traéc nghieäm coù kieán thöùc toång quaùt.

Traéc nghieäm baèng hình veõ, maùy moùcTraéc nghieäm baèng phöông phaùp raùp hìnhTraéc nghieäm baèng maùy vi tính vaø phim aûnhPhaân loaïi traéc nghieäm : Traéc nghieäm veà kieán thöùc toång quaùt : Ñeå tìm xem trình ñoä hieåu bieát toång quaùt cuûa caù nhaân coù

theå ñaït ñeán trình ñoä naøo, khi tuyeån choïn nhöõng nhaân vieân thuoäc caáp quaûn trò baèng moät baøi thi vieát bao goàm caùc lónh vöïc veà khoa hoïc töï nhieân, vaên hoùa, ngheä thuaät, lòch söû, ñòa lyù…

Traéc nghieäm taâm lyù : duøng ñeå tuyeån choïn saép xeáp, thuyeân chuyeån nhaân vieân vaø qua traéc nghieäm naøy bieát ñöôïc thaùi ñoä öùng xöû cuûa moãi öùng vieân tröôùc moät tình huoáng.

Traéc nghieäm trí thoâng minh : ñeå suy ñoaùn khaû naêng cuûa töøng öùng vieân veà caùc lónh vöïc toaùn hoïc, lyù, hoùa…töø ngöõ, hieåu bieát veà caùc moái quan heä trong khoâng gian..

Ñoä nhanhÑoä saâu Ñoä roängTrí tueä ñaùnh giaù phuï thuoäc vaøo ba yeáu toá treân.

Traéc nghieäm veà caù tính : laø traéc nghieäm quan troïng khi maø löïa choïn nhaân vieân ñieàu haønh vì ña soá caùc nhaân vieân ñieàu haønh bò thaát baïi khi laøm nhieäm vuï quaûn trò khoâng phaûi do hoï thieáu khaû naêng maø laø do caù tính cuûa hoï quaù phöùc taïp. Caùc yeáu toá cuûa caù tính :

Baåm sinh Moâi tröôøng sinh soáng (gia ñình, xaõ hoäi, giaùo duïc)Caùc bieåu hieän cuûa caù tính :

Caûm xuùc tính : laø trình ñoä caûm xuùc cuûa töøng con ngöôøi

105

tröôùc moät söï kieän Hoaït ñoäng tính : baûn tính thuï ñoäng hay chuû ñoängBieåu hieän tính : laø möùc ñoä bieåu hieän cuûa moät ngöôøi

tröôùc nhöõng yeáu toá ñang xaûy ra. Nhöõng phöông phaùp traéc nghieäm caù tính :

Theo lôøi töï thuaät : laø chuyeân vieân traéc nghieäm nghe öùng vieân keå laïi nhöõng bieán coá vaø moïi söï kieän lieân heä xaûy ra trong cuoäc soáng cuûa öùng vieân. Töø ñoù quy ñònh caù tính cuûa öùng vieân .

Traéc nghieäm caù tính baèng kyõ thuaät xaï tính : laø tìm xem caù tính keøm theo nhöõng caûm giaùc hay phaûn öùng cuûa ñöông söï öùng vôùi töøng tröôøng hôïp.

Traéc nghieäm naêng khieáu : coù toá chaát baåm sinh, khaû naêng chuyeân moân ñöôïc hình thaønh do söï tích luõy trong hoïc taäp vaø thöïc nghieäm.

Traéc nghieäm khaû naêng vaän duïng ñaàu oùc vaøo cô baép nhaèm ño löôøng söùc maïnh, söï phoái hôïp vaø söï kheùo leùo cuûa baøn tay vaø caùc ngoùn tay.

Traéc nghieäm khaû naêng nhaän thöùc : nhaèm ño löôøng khaû naêng hoïc hoûi cuõng nhö khaû naêng hoaøn thaønh moät coâng vieäc naøo ñoù nhaèm choïn caùc öùng vieân môùi ra tröôøng.

Traéc nghieäm sôû thích veà ngheà nghieäp cho bieát ngheà nghieäp maø moät ngöôøi öa thích nhaát vaø khaû naêng ngöôøi ñoù thoûa maõn ñaùp öùng vôùi ngheà nghieäp.

Caùc loaïi traéc nghieäm chuyeân moân laø phaûi thieát laäp nhöõng baøi traéc nghieäm chuyeân moân cho töøng loaïi ngheà nghieäp nhaát laø khi tuyeån choïn coâng nhaân. Doanh nghieäp neân cho öùng vieân tham gia caùc kyø thi traéc nghieäm lieân quan ñeán coâng vieäc.

d) Phoûng vaán saâu : d.1) Muïc ñích :

Trong kyø phoûng vaán saâu doanh nghieäp muoán kieåm tra laïi taát caû döõ kieän maø öùng vieân ñaõ cung caáp thuoäc veà nhieàu lónh khaùc nhau nhö yeâu caàu xuaát trình baûn chính cuûa giaáp tôø vaên baèng ñeå chöùng minh söï trung thöïc cuûa öùng vieân. Ñeå öùng vieân cuøng caáp chæ huy töông lai tröïc tieáp coù theå gaëp gôõ vaø hieåu

106

nhau. Phoûng vaán xem öùng vieân coù thöïc söï ñuû kieán thöùc vaø trình ñoä cho coâng vieäc sau naøy khoâng. Qua phoûng vaán saâu ngöôøi ta coù theå ñaùnh giaù ñöôïc tröïc tieáp saéc thaùi beân ngoaøi, taøi naêng cuûa öùng vieân.

d.2) Ngöôøi phuï traùch phoûng vaán : Giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï : laø ngöôøi bieát nhieàu

vaán ñeà cuûa doanh nghieäp caùc chính saùch, muïc tieâu, boái caûnh doanh nghieäp. Giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï ñuû khaû naêng vaø nghieäp vuï chuyeân moân ñeå nhaän xeùt caùc öùng vieân treân cô sôû caùc thoâng tin vaø caùc döõ kieän moät caùch chính xaùc.

Toång giaùm ñoác : chæ tham gia tuyeån choïn, phoûng vaán saâu caùc öùng vieân vaøo chöùc vuï cao hay laøm nhöõng coâng vieäc quan troïng vì ñoù laø nhöõng ngöôøi sau naøy tröïc tieáp laøm vieäc vôùi toång giaùm ñoác.

Ngöôøi chæ huy tröïc tieáp cuûa öùng vieân : tham gia tuyeån choïn phoûng vaán caùc öùng vieân vaøo coâng vieäc hay chöùc vuï thaáp.

Chuyeân vieân phoûng vaán : ñaûm baûo söï khaùch quan trong quaù trình phoûng vaán

d.3) Vai troø cuûa phoûng vaán vieân : Ngöôøi öùng vieân phaûi chuaån bò ñem theo baûng chính veà vaên

baèng, chöùng chæ vaø taát caû giaáy tôø caàn thieát khaùc ñeå chöùng minh caùc döõ kieän ñaõ ghi trong ñôn xin vieäc.

Ngöôøi phoûng vaán vieân phaûi ghi ra nhöõng thaéc maéc cuûa mình vôùi öùng vieân ñeå phoûng vaán ñöôïc khaùch quan. Ngoaøi ra, phaûi chuaån bò nhöõng chi tieát coù lieân quan ñeán doanh nghieäp maø ngöôøi phoûng vaán caàn bieát.

Khoâng khí buoåi phoûng vaán : cuoäc phoûng vaán phaûi coù tính chaát hai chieàu nghóa laø öùng vieân ñeán döï khoâng phaûi chæ ñeå bò nhaän xeùt maø coøn ñeå thaêm doø tìm hieåu veà doanh nghieäp vaø ñieàu kieän laøm vieäc neân buoåi phoûng vaán phaûi thöïc söï thoaûi maùi, phoûng vaán vieân phaûi taïo moät khung caûnh thích hôïp, taïo neân söï thoâng caûm, haáp daãn, traùnh laøm cho öùng vieân caûm thaáy nghi ngôø, sôï haõi, e deø trong khi ñoái thoaïi.

d.4) Thôøi gian phoûng vaán : nhöõng öùng vieân keùm thì

107

chæ caàn 20 phuùt laø seõ bò loaïi ngay. Nhöõng öùng vieân xuaát saéc thì giaønh khoaûng 45 phuùt ñeå ñaùnh giaù ñöôïc chính xaùc vaø coù moät yù nieäm chaéc chaén veà nhöõng öùng vieân naøy.

d.5) Phaân loaïi phoûng vaán : Phoûng vaán theo maãu laø döïa vaøo nhöõng caâu hoûi ñaõ soaïn

saün vaø aùp duïng cho moïi öùng vieân muoán tuyeån öùng vieân vaøo cuøng moät coâng vieäc vaø khi doanh nghieäp khoâng ñuû thôøi gian ñeå phoûng vaán saâu.

Phoûng vaán khoâng theo baøi baûn soaïn saün laø khi phoûng vaán vieân muoán tìm hieåu saâu veà moät vaán ñeà naøo ñoù maø neáu phoûng vaán vieân muoán hoûi tröïc tieáp thì öùng vieân coù theå traû lôøi mieãn cöôõng, khoâng chaân thaät vì lyù do bí maät hay töï aùi caù nhaân neân phoûng vaán vieân phaûi hoûi moät caùch giaùn tieáp laø laùi caâu chuyeän xung quanh nhöõng ñieåm maø ngöôøi phoûng vaán muoán bieát vaø ngöôøi öùng vieân seõ voâ tình cung caáp nhöõng thoâng tin caàn thieát veà baûn thaân. Caùch naøy toán nhieàu thôøi gian neân chæ söû duïng ñeå choïn nhöõng nhaân vieân cao caáp.

d.6) Phöông phaùp phoûng vaán : Phoûng vaán hoäi ñoàng : phöông phaùp naøy toán keùm, chæ söû

duïng ñeå phoûng vaán nhöõng öùng vieân vaøo moät chöùc vuï quaûn trò.Phoûng vaán caêng thaúng : laø doanh nghieäp coá yù taïo söï

caêng thaúng ñeå xem öùng vieân phaûn öùng theá naøo trong soá tình huoáng nhaát ñònh, chæ söû duïng khi phoûng vaán vieân coù trình ñoä nghieäp vuï chuyeân moân cao. Muïc ñích laø xem öùng vieân voù traàm tónh hay khoâng. Söû duïng trong caùc ngaønh coâng an, luaät.

Phoûng vaán moâ taû haønh vi : laø phoûng vaán vieân döïa treân laäp luaän laø haønh vi trong. Chính laø moät chæ soá ñeå tieân ñoaùn haønh vi vaø söï hoaøn thaønh coâng vieäc trong töông lai, noù ñoøi hoûi öùng vieân ñöa ra caùc ví duï cuï theå hoï ñaõ giaûi quyeát caùc vaán ñeà, hoaøn thaønh coâng vieäc nhö theá naøo trong quaù khöù.

Phoûng vaán caù nhaân vaø phoûng vaán nhoùm:Phoûng vaán caù nhaân : moät phoûng vaán vieân phoûng vaán

moät öùng vieânPhoûng vaán nhoùm : moät ngöôøi phoûng vaán nhieàu ngöôøi

108

trong moät cuoäc hoïp baøn troøn maø caùc öùng vieân cuøng nhau thaûo luaän veà moät vaán ñeà, vaø ngöôøi phoûng vaán ñöùng ngoaøi nhaän xeùt töøng caù nhaân xem ai coù khaû naêng hôn.

d.7) Nhöõng ñieàu neân laøm :Phaûi cho öùng vieân bieát veà chöùc vuï, coâng vieäc seõ laøm trong

töông lai.Phaûi cho öùng vieân tieáp xuùc vôùi nhöõng khoù khaên cuûa doanh

nghieäp vaø khoù khaên maø öùng vieân coù theå gaëp khi laøm vieäc sau naøy.

d.8) Nhöõng ñieàu neân traùnh :Khoâng phaùn xeùt öùng vieân baèng caùch so saùnh vôùi moät

ngöôøi khaùc maø phaûi döïa vaøo tieâu chuaån doanh nghieäp ñeà ra.Khoâng phaùn xeùt öùng vieân theo chieàu höôùng chuû quan veà

quyeàn lôïi maø öùng vieân seõ ñöôïc höôûng.Khoâng che ñaäy thöïc traïng veà moïi hoaït ñoäng cuûa doanh

nghieäp.Phoûng vaán vieân phaûi aên maëc lòch söï.e) Söu tra lyù lòch : Kieåm tra laïi nhöõng ñieàu maø öùng vieân trình baøy coù ñuùng söï

thaät khoâng vaø tìm hieåu theâm veà öùng vieân qua moät ngöôøi naøo ñoù hay ñeán taän nôi ñeå kieåm tra.

f) Khaùm söùc khoûe tuyeån duïng :Sau khi khaùm söùc khoûe xong cho öùng vieân môùi ra quyeát ñònh

tuyeån duïng.g) Söû duïng phieáu ñieåm : ñeå ghi laïi keát quaû, phoûng vaán

vieân söû duïng moät loaïi hoà sô goïi laø phieáu ñieåm.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1 – Haõy phaân bieät giöõa döï baùo caùc yeâu caàu veà taøi nguyeân

nhaân söï vaø khaû naêng saün coù veà taøi nguyeân nhaân söï ?2 – Doanh nghieäp caàn phaûi coù caùc hoaït ñoäng gì tröôùc khi baét

ñaàu tieán trình tuyeån moä?3 – Caùc böôùc cô baûn caàn phaûi theo trong tieán trình tuyeån

choïn nhaân vieân laø nhöõng böôùc naøo ?

109

Chöông IIIPHAÙT TRIEÅN TAØI NGUYEÂN NHAÂN SÖÏ

A. MUÏC TIEÂÂU– Nhaän bieát ñöôïc tieán trình, noäi dung, phaïm vi cuûa chöông trình

hoäi nhaäp vaøo moâi tröôøng laøm vieäc. – Nhaän daïng ñöôïc theá naøo laø ñaøo taïo vaø theá naøo laø phaùt

trieån.– Nhaän daïng ñöôïc caùc phöông phaùp ñaøo taïo vaø phaùt trieån.– Nhaän bieát ñöôïc muïc tieâu cuûa vieäc ñaùnh giaù thaønh tích

coâng taùc.

110

B. NOÄI DUNGI. HOÄI NHAÄP VAØO MOÂI TRÖÔØNG LAØM VIEÄC 1. MUÏC ÑÍCH CUÛA HOÄI NHAÄP

a) Laøm cho nhaân vieân môùi deã thích nghi vôùi caùc toå chöùc: caáp quaûn trò tröïc tieáp cuûa nhaân vieân môùi phaûi giaûi thích höôùng daãn cuï theå veà coâng vieäc laøm nhö theá naøo ñeå nhaân vieân môùi laøm vieäc vôùi naêng suaát cao caøng sôùm caøng toát, ruùt ngaén thôøi gian taäp söï.

b) Cung caáp thoâng tin lieân quan ñeán coâng vieäc :Cung caáp thoâng tin chi tieát veà coâng vieäc. Caáp treân phaûi ñeà ra tieâu chuaån hoaøn thaønh coâng vieäc ñeå khi coâng nhaân laøm xong coâng vieäc baèng hay treân möùc tieâu chuaån thì hoï phaûi ñöôïc thöôûng qua vieäc taêng löông, thaêng chöùc.

c) Giaûm bôùt sai loãi vaø tieát kieäm thôøi gian : Caáp treân phaûi giaûi thích roõ caùc tieâu chuaån vaø chi tieát coâng vieäc, caùc kyø voïng maø nhaân vieân môùi phaûi hoaøn thaønh giuùp hoï ít maéc phaûi sai loãi trong coâng vieäc cuõng nhö khoâng maát thôøi gian hoûi nhaân vieân khaùc laø phaûi laøm nhö theá naøo vaø thu nhaäp ra sao.

d) Taïo aán töôïng thuaän lôïi :Nhaân vieân môùi ñöôïc caáp treân tröïc tieáp ñoùn chaøo giôùi thieäu vôùi caùc ñoàng nghieäp ñöôïc cung caáp moïi thoâng tin caàn thieát seõ taïo cho nhaân vieân naøy moät aán töôïng toát ñeïp.

2. CAÙC GIAI ÑOAÏN CUÛA CHÖÔNG TRÌNH HOÄI NHAÄP VAØO MOÂI TRÖÔØNGLAØM VIEÄC

a) Giai ñoaïn 1 : Chöông trình toång quaùt Laø giôùi thieäu toång quaùt veà doanh nghieäp : lòch söû, boái caûnh doanh nghieäp…chính saùch cuûa doanh nghieäp, cô sôû vaät chaát doanh

111

nghieäp, caùc yeáu toá veà kinh teá, toå chöùc doanh nghieäp.b) Giai ñoaïn 2 : Chöông trình chuyeân moân

Do caáp quaûn trò tröïc tieáp cuûa nhaân vieân môùi ñaûm nhaän tuøy thuoäc vaøo caùc kyõ naêng veà kinh nghieäm cuûa nhaân vieân môùi ñeå ñeà ra chöông trình ñaøo taïo. Duø nhaân vieân môùi coù kyõ naêng vaø kinh nghieäm roài vaãn caàn coù chöông trình hoäi nhaäp vaøo moâi tröôøng laøm vieäc chuyeân moân. Phaûi phoái hôïp chöông trình hoäi nhaäp vaøo moâi tröôøng laøm vieäc chuyeân moân vôùi chöông trình ñaøo taïo cho thích hôïp yeâu caàu coâng vieäc, thì nhaân vieân môùi seõ laøm vieäc haêng say hôn, coù naêng suaát cao vaø thoûa maõn coâng vieäc, soá ngöôøi boû vieäc seõ ít hôn.

c) Giai ñoaïn 3 : Ñaùnh giaù vaø theo doõiDo boä phaän nhaân söï phoái hôïp caùc phoøng ban khaùc ñeå

ñaùnh giaù vaø theo doõi. Nhaø quaûn trò thöôøng xuyeân kieåm tra nhaân vieân môùi laøm vieäc nhö theá naøo vaø traû lôøi moïi caâu hoûi coù theå naûy sinh sau khi thöïc hieän chöông trình. Boä phaän nhaân söï thöïc hieän ñaùnh giaù haøng naêm toaøn boä chöông trình hoäi nhaäp vaøo moâi tröôøng laøm vieäc ñeå xem chöông trình hieän taïi coù ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu cuûa doanh nghieäp vaø cuûa nhaân vieân môùi hay khoâng ñeå caûi tieán phuø hôïp3. ÑAØO TAÏO CAÁP QUAÛN ÑOÁC

Phaûi toû ra tin töôûng nhaân vieân môùi vì nhaân vieân môùi ñöôïc tuyeån duïng khoâng hoaøn toaøn tin töôûng hoï coù theå thöïc hieän coâng vieäc moät caùch toát ñeïp ngay laäp töùc. Ngöôøi quaûn ñoác laø caáp quaûn trò tröïc tieáp phaûi khaúng ñònh vôùi nhaân vieân môùi raèng doanh nghieäp ñaõ khoâng tuyeån duïng hoï neáu khoâng tin töôûng raèng hoï coù theå laøm toát coâng vieäc.

Phaûi giaûi thích ñieåm toát vaø xaáu cuûa coâng vieäc khoâng coù moät coâng vieäc naøo duø laø haáp daãn ñeán maáy maø khoâng coù maët traùi cuûa noù.

Nhaø quaûn trò tröïc tieáp phaûi giaûi thích cho nhaân vieân môùi hieåu roõ coâng vieäc cuûa mình laøm thì seõ ít coù ngöôøi boû vieäc vaø khoâng coù söï ngaïc nhieân, khoù chòu vôùi coâng vieäc mình laøm.

Thoâng baùo veà nhöõng ñieåm maø mình thích hay khoâng thích.

112

Moãi caáp quaûn trò coù caùch laøm vieäc rieâng, coù sôû thích rieâng khi laøm vieäc neân caàn thoâng baùo cho nhaân vieân bieát roõ ñeå nhaân vieân deã thích nghi vôùi moâi tröôøng laøm vieäc. Moâ taû tieâu chuaån cuûa doanh nghieäp vaø taäp quaùn cuûa nhoùm. Vieäc moâ taû tieâu chuaån cuûa coâng vieäc do doanh nghieäp aán ñònh. Ñaây chính laø moät boä phaän cuûa chöông trình hoäi nhaäp vaøo moâi tröôøng laøm vieäc vaø ngöôøi quaûn ñoác phaûi moâ taû caùc taäp quaùn cuûa nhoùm cuøng laøm vieäc ñeå nhaân vieân sôùm hoäi nhaäp vaøo moâi tröôøng. Giôùi thieäu nhaân vieân môùi vôùi caùc thaønh vieân cuûa nhoùm phi chính thöùc vaø nhaát laø thuû lónh cuûa nhoùm phi chính thöùc raát quan troïng trong chöông trình hoäi nhaäp vaøo moâi tröôøng laøm vieäc neân nhaø quaûn trò tröïc tieáp phaûi coù ngheä thuaät giôùi thieäu nhaân vieân môùi vôùi caùc thaønh vieân cuûa nhoùm phi chính thöùc.4. CHÖÔNG TRÌNH TAÙI HOØA NHAÄP VAØO MOÂI TRÖÔØNG LAØM VIEÄC

Do söï phaùt trieån cuûa khoa hoïc kyõ thuaät – coâng ngheä, söï buøng noå cuûa thoâng tin laøm cho cô caáu toå chöùc, thieát keá coâng vieäc trong doanh nghieäp cuõng thay ñoåi theo neân phaûi coù chöông trình taùi hoøa nhaäp vaøo moâi tröôøng laøm vieäc ñeå nhaân vieân cuõ khoâng bò laïc haäu, chaùn naûn trong coâng vieäc.II. ÑAØO TAÏO VAØ PHAÙT TRIEÅN 1. TAÏI SAO PHAÛI ÑAØO TAÏO VAØ PHAÙT TRIEÅN

a) Nhu caàu ñaøo taïo vaø phaùt trieån : Duø laø coâng ty môùi thaønh laäp hay coâng ty laâu ñôøi thì ñeàu

coù nhu caàu ñaøo taïo nhaân vieân môùi hay ñònh höôùng ngheà nghieäp cho nhaân vieân cuõ ñaùp öùng ñöôïc nhöõng thay ñoåi ñang xaûy ra vaø tieân ñoaùn nhöõng thay ñoåi trong töông lai coù lieân quan ñeán tay ngheà cuûa nhaân vieân.

b) Tieán trình ñaùp öùng vôùi söï thay ñoåi :Toå chöùc naøo thích öùng moät caùch naêng ñoäng vôùi nhöõng

thay ñoåi cuûa moâi tröôøng thì toå chöùc aáy deã thaønh coâng, neân söï thay ñoåi trong cô caáu toå chöùc nhaân söï laø taát yeáu.2. TIEÁN TRÌNH ÑAØO TAÏO VAØ PHAÙT TRIEÅN

a) Ñaøo taïo: laø hoaït ñoäng nhaèm naâng cao kyõ naêng cuûa caù

113

nhaân ñoái vôùi coâng vieäc hieän haønh.b) Giaùo duïc : laø hoaït ñoäng nhaèm caûi tieán, naâng cao söï

thaønh thuïc kheùo leùo cuûa moät caù nhaân moät caùch toaøn dieän theo moät höôùng nhaát ñònh vöôït ra ngoaøi coâng vieäc hieän haønh.

c) Phaùt trieån : laø hoaït ñoäng nhaèm chuaån bò cho nhaân vieân theo kòp cô caáu toå chöùc khi noù thay ñoåi.

3. CAÙC BIEÄN PHAÙP ÑAØO TAÏO – PHAÙT TRIEÅN a) Caùc phöông phaùp phaùt trieån caáp quaûn trò :a.1) Daïy keøm : Duøng ñeå aùp duïng cho vieäc ñaøo taïo caùc caáp quaûn trò vaø

chính ngöôøi giöõ chöùc vuï quaûn trò naøy. Keøm cho ngöôøi trôï lyù cuûa mình, ngöôøi ñöôïc keøm seõ ñöôïc laøm moät soá coâng vieäc ñoøi hoûi kyõ naêng ra quyeát ñònh. Yeâu caàu ngöôøi daïy keøm phaûi coù kieán thöùc toaøn dieän veà coâng vieäc trong doanh nghieäp vaø saün loøng chia seû tin töôûng ñeå huaán luyeän ngöôøi trôï lyù cuûa mình.

a.2) Troø chôi kinh doanh :Moâ phoûng caùc tình huoáng kinh doanh hieän haønh coù laëp laïi

caùc yeáu toá theo moät tình huoáng ñaëc bieät ñeå öùng vieân tham döï troø chôi ñoù ñoùng vai giaùm ñoác vaø ra caùc quyeát ñònh.

a.3) Ñieån quaûn trò : Laø phöông phaùp ñaøo taïo duøng caùc vaán ñeà kinh doanh nan

giaûi ñaõ ñöôïc moâ phoûng theo thöïc teá ñeå cho caùc hoïc vieân giaûi quyeát baèng caùch nghieân cöùu vaø ñöa ra quyeát ñònh.

a.4) Hoäi nghò thaûo luaän : Moät vaán ñeà kinh doanh ñöôïc ñöa ra cho caùc thaønh vieân coù

cuøng moät muïc ñích baøn baïc giaûi quyeát vaán ñeà vaø do moät nhaø quaûn trò ñieàu khieån nhaèm ñöa ra phöông aùn giaûi quyeát toát nhaát.

a.5) Moâ hình öùng xöû : Söû duïng caùc baêng hình ñöôïc soaïn thaûo ñaëc bieät, ñeå minh

hoïa xem caùc nhaø quaûn trò haønh xöû nhö theá naøo trong caùc tình huoáng khaùc nhau vaø hoïc vieân quan saùt hoaït ñoäng ñoù ñeå hoïc taäp.

a.6) Kyõ thuaät nghe nhìn :

114

Söû duïng phim aûnh, huaán luyeän ñeå ñaøm thoaïi, noù toán keùm hôn caùc baøi giaûng thoâng thöôøng nhöng noù coù öu ñieåm coù hình aûnh minh hoïa, coù theå chieáu ñi chieáu laïi, coù theå duøng ñeå giôùi thieäu theâm.

a.7) Thöïc taäp sinh :Vöøa hoïc taïi tröôøng vöøa laøm taïi doanh nghieäp. Ñaây laø moät

dòp toát ñeå nhaø quaûn trò quan saùt tröôùc moät nhaân vieân coù tieàm naêng laøm vieäc vaø coù nhieàu thoâng tin ñeå bieát roõ moät öùng vieân hôn caùc cuoäc phoûng vaán tuyeån duïng.

a.8) Ñaøo taïo taïi baøn giaáy :Moät nhaân vieân ñöôïc caáp treân giao cho moät soá hoà sô cuõng

nhö giaáy tôø veà kinh doanh maø chöa ñöôïc saép xeáp theo moät thöù töï ñaëc bieät vaø nhaân vieân phaûi saép xeáp phaân loaïi thaønh hai nhoùm laø caàn xöû lyù khaån caáp vaø caàn xöû lyù bình thöôøng.

a.9) Phöông phaùp ñoùng kòch : Laø ñöa ra moät vaán ñeà nan giaûi naøo ñoù roài phaân vai cho caùc

thaønh vieân ñoùng moät vai naøo ñoù trong cô caáu toå chöùc vaø ñöôïc pheùp laøm baát cöù haønh ñoäng naøo caûm thaáy thích hôïp vôùi vai troø cuûa mình, ñaây cuõng laø cô sôû cho cuoäc thaûo luaän, bình luaän trong nhoùm.

a.10) Luaân phieân coâng taùc : Chuyeån nhaø quaûn trò boä phaän naøy sang boä phaän khaùc

nhaèm cung caáp cho hoï nhöõng kinh nghieäm roäng lôùn hôn vaø ñôõ nhaøm chaùn cuõng nhö trôû thaønh ngöôøi ña naêng.

a.11) Giaûng daïy theo thöù töï chöông trình :Giaûng daïy khoâng caàn söï can thieäp cuûa giaûng vieân vaø hoïc

vieân ñöôïc ñoïc moät ñoaïn saùch, xem, nghe moät ñoaïn trong maùy vaø traû lôøi ngay nhöõng caâu hoûi, tieáp ñoù hoïc vieân nhaän thoâng tin phaûn hoài trong saùch hay maùy. Neáu traû lôøi ñuùng thì hoïc vieân seõ hoïc tieáp nhöõng chöông trình tieáp theo.

a.12) Giaûng daïy nhôø maùy tính :Hoïc vieân ñöôïc hoïc ngay treân maùy vi tính vaø nhaän ñöôïc ngay

caâu traû lôøi treân maùy vi tính.a.13) Thuyeát trình trong lôùp hoïc :

115

Laø ngöôøi thuyeát trình cung caáp nhieàu thoâng tin môùi vaøo lôùp hoïc coù ít ngöôøi tham gia ñeå moïi ngöôøi ñeàu ñöôïc thaûo luaän.

a.14) Caùc phöông phaùp khaùc : Hoïc taïi chöùc, ngoaøi giôø haønh chaùnh.b) Caùc phöông phaùp ñaøo taïo coâng nhaân :b.1) Ñaøo taïo taïi choã : moät coâng nhaân ñöôïc phaân coâng

laøm vieäc chung vôùi moät ngöôøi thôï coù kinh nghieäm ñeå vöøa hoïc vöøa laøm baèng caùch quan saùt, nghe chæ daãn vaø laøm theo.

b.2) Ñaøo taïo daïy ngheà : phoái hôïp hoïc lyù thuyeát taïi lôùp vaø ñaøo taïo taïi choã, chæ aùp duïng ñoái vôùi nhöõng ngheà thuû coâng hay caàn söï kheùo tay nhö thôï xaây döïng, cô khí, …

b.3) Duøng caùc duïng cuï moâ phoûng : ñöôïc moâ phoûng gioáng trong thöïc teá, ñöôïc vi tính hoùa hay ñöôïc laøm baèng caùc vaät lieäu cheá taïo, noù ít toán keùm vaø nguy hieåm hôn laø ñaøo taïo taïi choã.

b.4) Ñaøo taïo xa nôi laøm vieäc : töông töï nhö duøng duïng cuï moâ phoûng nhöng coù ñieàu khaùc laø caùc duïng cuï gaàn töông ñöông vôùi maùy moùc taïi nôi ñang saûn xuaát.III. ÑAÙNH GIAÙ THAØNH TÍCH COÂNG TAÙC 1. ÑÒNH NGHÓA Laø moät heä thoáng chính thöùc xeùt duyeät vaø ñaùnh giaù söï hoaøn thaønh coâng taùc cuûa moät caù nhaân theo ñònh kyø.2. CHÍNH SAÙCH VAØ MUÏC TIEÂU

a) Muïc tieâu : a1) Muïc tieâu : Caûi thieän hieäu naêng coâng taùc, cung caáp thoâng tin phaûn

hoài. Nhaø quaûn trò phaûi cho nhaân vieân bieát caáp treân nhaän xeùt gì veà söï hoaøn thaønh coâng taùc cuûa mình ñeå nhaân vieân caûi thieän hieäu naêng coâng taùc cuûa mình.

a2) Hoaïch ñònh taøi nguyeân nhaân söï : Khi ñaùnh giaù taøi nguyeân nhaân söï, doanh nghieäp coù saün caùc

döõ lieäu veà khaû naêng thaêng tieán ngheà nghieäp, tieàm naêng cuûa nhaân vieân thoâng qua thaønh tích coâng taùc ñeå hoaïch ñònh ñoäi nguõ quaûn trò keá caän.

116

a3) Tuyeån moä vaø tuyeån choïn : Khi ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc phaûi döïa vaøo möùc thang

ñieåm vaø chính thang ñieåm naøy coøn ñöôïc duøng vaøo vieäc tuyeån choïn nhaân vieân, giuùp coâng ty döï baùo khaû naêng hoaøn thaønh coâng taùc cuûa caùc öùng vieân sau khi tuyeån.

a4) Phaùt trieån taøi nguyeân nhaân söï : Ñaùnh giaù söï hoaøn thaønh coâng vieäc seõ giuùp cho caáp quaûn

trò bieát ñöôïc nhöõng khuyeát ñieåm cuûa nhaân vieân ñeå trieån khai moät chöông trình ñaøo taïo phaùt trieån nhaân söï nhaèm toái thieåu hoùa caùc khuyeát ñieåm vaø phaùt huy ñieåm maïnh cuûa hoï.

a5) Hoaïch ñònh vaø phaùt trieån ngheà nghieäp : Thoâng qua vieäc ñaùnh giaù thaønh tích nhaân vieân, nhaø quaûn

trò bieát ñöôïc tieàm naêng cuûa nhaân vieân ñeå giuùp hoï phaùt trieån vaø thaêng tieán.

a6) Löông boång vaø ñaõi ngoä : Döïa vaøo vieäc ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc maø nhaø quaûn

trò coù caùc quyeát ñònh taêng löông thaêng chöùc cho nhaân vieân ñöôïc coâng baèng.

a7) Töông quan nhaân söï : Döïa vaøo vieäc ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc maø nhaø quaûn

trò coù caùc quyeát ñònh veà thaêng chöùc, giaùng chöùc, heát haïn hôïp ñoàng, thuyeân chuyeån.

b) Chính saùch : Duy trì khuyeán khích caùc thaønh tích vöôït troäiChaát löôïng laõnh ñaïo ñöôïc caûi tieán. Nhaø quaûn trò phaûi naâng

cao ba kyõ naêng (chuyeân moân, quaûn trò, tö duy)Phaûi cho caùc nhaân vieân coù thaønh tích vaø khaû naêng tham gia

vaøo caùc quyeát ñònh quaûn trò.Giuùp cho nhaân vieân hoäi nhaäp vaø gaén boù vôùi doanh nghieäp.Giuùp nhöõng nhaân vieân coù khaû naêng ñöôïc phaùt trieån khaúng

ñònh taøi naêng. Nhaø quaûn trò phaûi luoân giuùp ñôõ, keøm caëp löïc löôïng cuûa mình. Nhaø quaûn trò khoâng vi phaïm luaät lao ñoäng.3. TIEÁN TRÌNH ÑAÙNH GIAÙ THAØNH TÍCH COÂNG TAÙC

Caên cöù vaøo moâi tröôøng beân trong vaø beân ngoaøi cuûa coâng

117

vieäc tuøy theo töøng doanh nghieäp maø xaùc ñònh muïc tieâu ñaùnh giaù. Phaân tích coâng vieäc laø vieäc laäp hai baûng moâ taû coâng vieäc vaø tieâu chuaån coâng vieäc. Vieäc ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc döïa vaøo muïc tieâu ñeà ra. Thaûo luaän vieäc ñaùnh giaù ôû treân vôùi nhaân vieân ñeå phaân tích lyù do khoâng hoaøn thaønh coâng vieäc nhaèm ñöa ra phöông höôùng ñoái vôùi nhöõng vieäc khoâng hoaøn thaønh.4. PHOÛNG VAÁN ÑAÙNH GIAÙ

a) Chuaån bò cuoäc phoûng vaán : AÁn ñònh lòch phoûng vaán do nhaø quaûn trò laäp keá hoaïch baùo cho nhaân vieân bieát ngay khi keát thuùc giai ñoaïn ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc.

b) Thu thaäp thoâng tin : nhaø quaûn trò phaûi thu thaäp thoâng tin veà söï hoaøn thaønh coâng taùc cuûa caáp döôùi.

c) Phaân loaïi phoûng vaán : Phoûng vaán noùi : laø nhaø quaûn trò cho caáp döôùi bieát hoï ñaõ

hoaøn thaønh coâng vieäc toát xaáu nhö theá naøo, vaø thuyeát phuïc hoï ñeà ra muïc tieâu caûi tieán coâng taùc.

Phoûng vaán noùi vaø nghe : nhaø quaûn trò chuaån bò kyõ caùc caâu hoûi vaø bieát laéng nghe ñeå caáp döôùi coù cô hoäi ñoái thoaïi vôùi caáp treân vaø truyeàn ñaït nhaän xeùt cuûa caáp treân veà ñieåm maïnh vaø ñieåm yeáu cuûa caáp döôùi nhöng khoâng ñeà ra muïc tieâu caûi tieán coâng taùc.

Phoûng vaán giaûi quyeát vaán ñeà : laø cuoäc ñoái thoaïi tích cöïc côûi môû, caùc giaûi phaùp vaø khaùc bieät ñeàu ñöôïc thaûo luaän.

Phoûng vaán toång hôïp : laø keát hôïp phoûng vaán noùi vaø thuyeát phuïc vôùi phoûng vaán giaûi quyeát vaán ñeà.

5. TRAÙCH NHIEÄM VAØ ÑÒNH KYØ ÑAÙNH GIAÙ THAØNH TÍCH COÂNG TAÙC

a) Traùch nhieäm : moïi ngöôøi töø nhaân vieân ñeán caáp quaûn trò ñeàu phaûi coù traùch nhieäm ñaùnh giaù thaønh tích. Caáp treân coù traùch nhieäm ñaùnh giaù caáp döôùi vì hoï bieát roõ vieäc hoaøn thaønh coâng vieäc caáp döôùi vaø coù traùch nhieäm quaûn trò ñôn vò mình.

118

Caáp döôùi coù nhieäm vuï ñaùnh giaù caáp treân vì hoï ôû vò trí thuaän lôïi thaáy roõ ñöôïc hieäu quaû coâng vieäc cuûa caáp treân. Ñoàng nghieäp ñaùnh giaù laãn nhau nhöng chæ aùp duïng cho coâng taùc oån ñònh trong thôøi gian daøi vaø vieäc hoaøn thaønh giaûi quyeát coâng vieäc ñoøi hoûi söï taùc ñoäng qua laïi cuûa caùc nhaân vieân. Ñaùnh giaù nhoùm goàm 2 -3 caáp quaûn trò coù lieân quan söï hoaøn thaønh coâng vieäc cuûa nhaân vieân cuøng ñaùnh giaù moät nhaân vieân. Töï ñaùnh giaù töø nhaân vieân ñeán giaùm ñoác.

Toång hôïp laø ñaùnh giaù moät caáp quaûn trò naøo ñoù bôûi nhieàu nhoùm khaùc nhau. Goàm moät quaûn ñoác tröïc tieáp döôùi quyeàn roài coù 2 -3 caáp quaûn trò cao hôn, coù 2 -3 ñoàng nghieäp.

b) Ñònh kyø ñaùnh giaù : toái thieåu laø moät thaùng, toái ña laø moät naêm.6. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP ÑAÙNH GIAÙ THAØNH TÍCH COÂNG TAÙC

a) Phöông phaùp möùc thang ñieåm : ñöôïc ghi laïi treân moät baûng thang ñieåm chia ra thaønh caùc coät ñöôïc xaùc ñònh baèng caùc tính töø xuaát saéc; toát; khaù; trung bình;...

b) Phöông phaùp xeáp haïng : Luaân phieân : ñaùnh giaù ñieåm döïa treân töøng yeáu toá hay

toaøn boä caùc yeáu toá. Laäp moät baûng danh saùch taát caû nhöõng ngöôøi ñaùnh giaù, laäp theâm moät baûng veà moät yeáu toá naøo ñoù.

Phöông phaùp so saùnh caëp : laø ngöôøi ñaùnh giaù so saùnh moãi nhaân vieân vôùi taát caû caùc nhaân vieân khaùc cuøng moät luùc, ñieåm toaøn boä cuûa moãi nhaân vieân ñöôïc xaùc ñònh baèng caùch xem ngöôøi ñoù coù ñöôïc tính ñieåm hôn bao nhieâu laàn so vôùi nhöõng ngöôøi khaùc.

c) Phöông phaùp ghi cheùp caùc vuï vieäc quan troïng khi moät nhaân vieân coù moät vuï vieäc naøo ñoù laøm raát toát hay raát xaáu ñöôïc ghi laïi treân moät phieáu ñeå ñaùnh giaù. Ngöôøi ñaùnh giaù söû duïng phieáu naøy keøm theo caùc döõ kieän khaùc ñeå ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc cuûa nhaân vieân.

d) Phöông phaùp ñaùnh giaù baèng vaên baûn töôøng thuaät : laø ngöôøi ñaùnh giaù chæ vieäc vieát moät baøi töôøng thuaät ngaén moâ taû söï hoaøn thaønh coâng vieäc caáp döôùi vaø chæ chuù troïng tôùi

119

haønh vi thaät gioûi hay thaät dôû hôn laø chuù yù ñeán söï hoaøn thaønh coâng taùc haèng ngaøy.

e) Phöông phaùp theo tieâu chuaån coâng vieäc : laø ñoái chieáu so saùnh vieäc hoaøn thaønh coâng vieäc cuûa moãi nhaân vieân vôùi tieâu chuaån ñaõ ñeà ra ngay töø ñaàu theo yeâu caàu.

f) Phöông phaùp thang ñieåmg) Phöông phaùp quaûn trò baèng caùc muïc tieâu vaø quaûn

trò theo lyù thuyeát Z cuûa Nhaät Baûn: coi troïng vieäc ñaùnh giaù söï hoaøn thaønh coâng taùc. Nhaø quaûn trò laøm tö vaán coøn nhaân vieân ñoùng vai troø ngöôøi tham döï tích cöïc baèng caùch ñeà ra muïc tieâu cuøng vôùi caáp treân vaø caáp treân phaûi giuùp hoï caùch thöùc ñeå ñaït muïc tieâu. Tieâu chuaån ñeå ñaùnh giaù laø keát quaû ñaït ñöôïc so vôùi muïc tieâu ñaõ ñeà ra. Vaøo cuoái kyø ñaùnh giaù caáp treân seõ gaëp caáp döôùi baèng moät cuoäc phoûng vaán.

Quaûn trò theo lyù thuyeát Z cuûa Nhaät cuõng töông töï nhö quaûn trò baèng phöông phaùp quaûn trò baèng caùc muïc tieâu nhöng vieäc ñaùnh giaù döïa treân keát quaû coâng taùc vöøa döïa treân noå löïc phaán ñaáu cuûa nhaân vieân, vaø khoâng phaûi luùc naøo ta cuõng ñaït ñöôïc keát quaû theo muïc tieâu ñaõ ñeà ra, duø ñaõ noã löïc heát söùc.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1 – Haõy moâ taû muïc ñích cuûa chöông trình hoäi nhaäp vaøo moâi

tröôøng laøm vieäc ?2 – Theo baïn caùc phöông phaùp ñaøo taïo vaø phaùt trieån naøo

thích hôïp vôùi Vieät Nam hieän nay ?3 – Theo baïn, caùc vaán ñeà thöïc teá caàn quan taâm trong vieäc

ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc laø nhöõng vaán ñeà gì ?

120

Chöông IVLÖÔNG BOÅNG VAØ ÑAÕI NGOÄ

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhaän bieát ñöôïc caùc yeáu toá quyeát ñònh ñeán möùc löông

boång.– Nhaän daïng ñöôïc caùc phöông phaùp traû löông.– Nhaän daïng ñöôïc caùc phöông phaùp ñaøo taïo vaø phaùt trieån.– Nhaän bieát ñöôïc taàm quan troïng cuûa phuùc lôïi ñoái vôùi toång

theå chöông trình löông boång vaø ñaõi ngoä.

B. NOÄI DUNGI. THIEÁT LAÄP VAØ QUAÛN TRÒ HEÄ THOÁNG LÖÔNG BOÅNG 1. ÑAÏI CÖÔNG VEÀ LÖÔNG BOÅNG VAØ ÑAÕI NGOÄ

Löông boång & ñaõi ngoä laø moät loaïi phaàn thöôûng maø moät caù nhaân nhaän ñöôïc ñeå ñoåi laáy söùc lao ñoäng cuûa mình, noù goàm 2 phaàn : phaàn taøi chính vaø phi taøi chính.

a) Nhoùm taøi chính : - Nhoùm tröïc tieáp : tieàn löông, thöôûng, hoa hoàng, baûo hieåm,

trôï caáp, phuùc lôïi.- Nhoùm giaùn tieáp :baûo hieåm xaõ hoäi,trôï caáp xaõ hoäi,

phuùc lôïib) Nhoùm phi taøi chính : - Coâng vieäc :öa thích coâng vieäc ñoøi hoûi coù traùch nhieäm,

ñöôïc caáp treân quan taâm, nhöõng ngöôøi laøm vieäc öa thích nhau.- Moâi tröôøng laøm vieäc : chính saùch hôïp lyù, ñieàu kieän laøm

vieäc thoaûi maùi2. CAÙC YEÁU TOÁ QUYEÁT ÑÒNH & AÛNH HÖÔÛNG ÑEÁN LÖÔNG BOÅNG VAØ ÑAÕI NGOÄ

a) Moâi tröôøng cuûa coâng ty : Chính saùch cuûa coâng tyBaàu khoâng khí vaên hoaù cuûa coâng tyCô caáu toå chöùc cuûa coâng tyKhaû naêng chi traû cuûa coâng ty

b) Thò tröôøng lao ñoäng cuûa coâng ty:

121

Löông treân thò tröôøngChi phí sinh hoaït (laïm phaùt)Coâng ñoaønXaõ hoäiNeàn kinh teáLuaät phaùp

c) Baûn thaân coâng vieäc : Söï hoaøn thaønh coâng taùc (baûng phaân tích coâng vieäc)Ñaùnh giaù coâng vieäc nhaèm ño löôøng, ñaùnh giaù taàm quan troïng cuûa coâng vieäc.Phöông phaùp xeáp haïng laø so saùnh moãi coâng vieäc vôùi taát caû vieäc khaùc trong coâng tySau khi saép xeáp caùc coâng vieäc theo thöù töï taàm quan troïng töø 1 tôùi 10Phöông phaùp phaân loaïi : ngöôøi ta xaùc ñònh moät soá haïng löông.Phöông phaùp so saùnh caùc yeáu toá : ñieàu kieän laøm vieäc

d) Baûn thaân nhaân vieân : Naêng suaát lao ñoäng : caên cöù traû löông seõ kích thích nhaân vieân noã löïc heát mình Thaâm nieân : chæ laø moät trong nhöõng yeáu toá ñeå ñeà baït vaø taêng löông chöù khoâng phaûi laø yeáu toá quyeát ñònh.Kinh nghieäm : moät trong nhöõng yeáu toá aûnh höôûng ñeán vieäc traû löôngThaønh vieân trung thaønhTieàm naêngII. PHUÙC LÔÏI VAØ CAÙC KHOAÛN TRÔÏ CAÁP

1.PHUÙC LÔÏI :a) Phuùc lôïi qui ñònh theo luaät phaùp:- Baûo hieåm xaõ hoäi : Trôï caáp beänh taät, tai naïn lao ñoäng, thai

saûn, töû tuaát, thoâi vieäc, höu trí- Traû löông trong thôøi gian khoâng laøm vieäc nhö : nghæ leã, pheùpb) Phuùc lôïi töï nguyeän:- Baûo hieåm y teá - Chöông trình baûo veä söùc khoûe

122

- Baûo hieåm nhaân thoï theo nhoùm- Tieàn boài döôõng ñoäc haïi- Caùc loaïi trôï caáp vaø dòch vuï khaùc2. LÖÔNG BOÅNG ÑAÕI NGOÄ KÍCH THÍCH SAÛN XUAÁT

a) Traû löông cho khoái giaùn tieáp:- Nhaân vieân haønh chính vaø caùc caáp quaûn trò- Nhaân vieân baùn haøng- Ñoác coâng vaø nhaân vieân kieåm soaùt

b) Traû löông cho khoái tröïc tieáp:- Traû löông theo thôøi gian - Traû löông theo saûn phaåm

3. ÑAÕI NGOÄ PHI TAØI CHÍNH :a) Baûn thaân coâng vieäc:

- Nhieäm vuï höùng thuù- Traùch nhieäm- Coâng vieäc ñoøi hoûiphaán ñaáu- Coù cô hoäi ñöôïc caáp treân nhaän bieát thaønh tích- Caûm giaùc hoaøn thaønh coâng vieäc- Coù cô hoäi ñöôïc thaêng tieán

b)Khung caûnh coâng vieäc:- Chính saùch bôïp lyù- Ñoàng nghieäp hôïp tính- Bieåu töôïng ñòa vò phuø hôïp- Ñieàu kieän laøm vieäc thoaûi maùi- Giôø laøm vieäc uyeån chuyeån- Tuaàn leã laøm vieäc doàn laïi- Chia xeû coâng vieäc- Caên tin- Laøm vieäc ôû nhaø truyeàn qua computer

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1 – Haõy trình baøy tieán trình thieát laäp vaø quaûn trò heä thoáng löông boång ?2 – Haõy ñònh nghóa phuùc lôïi laø gì vaø muïc ñích toång quaùt cuûa

123

phuùc lôïi ?PHAÀN III

QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH VAÊN PHOØNG

Chöông IQUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhaän bieát ñöôïc caùc thoâng tin, döõ kieän caàn thieát cho vieäc

giaûi quyeát caùc vaán ñeà thuoäc lónh vöïc haønh chính, vaên phoøng.

– Nhaän daïng ñöôïc caùc thao taùc thöïc haønh caên baûn lieân quan ñeán caùc hoaït ñoäng haønh chính, vaên phoøng.

– Nhaän bieát ñöôïc taàm quan troïng cuûa coâng taùc thieát laäp vaø quaûn lyù hoà sô haønh chính, saép xeáp trang bò cô sôû, toå chöùc coâng vieäc.

B. NOÄI DUNGI. KHAÙI NIEÄM VAØ CAÙC NGUYEÂN TAÉC 1. KHAÙI NIEÄM

Quaûn trò haønh chaùnh laø ñöôøng loái quaûn trò toång quaùt döïa treân caùc nguyeân taéc toå chöùc coâng vieäc nhaèm phoái hôïp nhöõng noã löïc chung ñeå ñaït muïc tieâu ñònh tröôùc moät caùch hôïp lyù. Quaûn trò haønh chaùnh laø coâng taùc veà toå chöùc, quaûn trò ñieàu haønh theo 4 nguyeân taéc. Moïi hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp phaûi döïa vaøo vaên baûn ñieàu haønh ñöôïc quy ñònh tröôùc.

Ngöôøi coù naêng löïc môùi ñöôïc giao chöùc vuïNgöôøi coù chöùc vuï môùi coù quyeàn ra quyeát ñònhQuyeát ñònh trong doanh nghieäp phaûi mang tính khaùch quan

2. NGUYEÂN TAÉC Quaûn trò haønh chaùnh phaûi döïa vaøo luaät phaùp Quaûn trò haønh chaùnh phaûi ñöôïc thöïc hieän baèng vaên baûn

quyeát ñònh tröôùc.II. NOÄI DUNG BAÛN CHAÁT CUÛA QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH 1. CHÖÙC NAÊNG CUÛA QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH

a) Hoaïch ñònh : Laø tieân lieäu, giuùp toái thieåu hoaù caùc ruûi ro

124

trong töông lai, höôùng caùc hoaït ñoäng ñeán muïc tieâu vaø giaûm chi phí.

b) Toå chöùc : thieát laäp moät cô caáu toå chöùc ñeå hoaøn thaønh coâng vieäc.

c) Giaùm saùt : kieåm tra ñieàu chænh caùc hoaït ñoäng so vôùi keá hoaïch, söûa chöõa sai laàm.

d) Quaûn trò con ngöôøi :e) Phoái hôïp : taïo söï aên khôùp giöõa caùc hoaït ñoäng f) Chæ huy : laõnh ñaïo hoaït ñoäng cuûa nhaân vieân ñeå ñaït muïc

tieâu. Ra quyeát ñònh, meänh leänh coù caên cöù khoa hoïc.2 . QUY MOÂ QUAÛN TRÒ 3. QUAN HEÄ GIÖÕA QUAÛN TRÒ VAØ THÖÏC HAØNH Caøng leân cao thì caùc hoaït ñoäng thöïc haønh caøng giaûm daàn söï quan troïng nhöng caøng ñoøi hoûi nhieàu hoaït ñoäng quaûn trò.4. CHÖÙC NAÊNG CUÛA QUAÛN TRÒ VIEÂN HAØNH CHAÙNH

a) Traùch nhieäm : taïo moät cô caáu toå chöùc haønh chaùnh toát.b) Hoaïch ñònh coâng vieäc haønh chính, phaân tích, chæ huy ñeå

coâng vieäc ñöôïc hoaøn taát, bieán coâng vieäc khoù khaên thaønh deã daøng.

c) Kieåm soaùt coâng vieäc haønh chaùnhd) Naêng löïc cuûa quaûn trò vieân haønh chaùnh : saùng taïo

veà chæ huy, ñuû tri thöùc vaø ñöôïc huaán luyeän veà hoaït ñoäng haønh chaùnh vaø kinh doanh. Coù trình ñoä gaùnh vaùc coâng vieäc, coù khaû naêng huaán luyeän nhaân vieân caáp döôùi, coù quan ñieåm khoa hoïc, coù tính caùch deã gaàn ñoái vôùi moïi ngöôøi , coù phong caùch lòch söï, bieát kieàm cheá xuùc ñoäng, töï tin vaø coù oùc phaùn ñoaøn, coù cô sôû vaø coù khaû naêng huøng bieän.

125

Chöông IIQUAÛN TRÒ VAÊN PHOØNG

A. MUÏC TIEÂÂU – Nhaän bieát ñöôïc caùch thieát laäp vaø trang bò vaên phoøng – Nhaän daïng ñöôïc caùch thieát laäp vaø saép xeáp hoà sô vaên thö.

B. NOÄI DUNGI. THIEÁT LAÄP VAØ TRANG BÒ VAÊN PHOØNG 1. VAÊN PHOØNG Laø nôi giao dòch vôùi khaùch haøng neân caàn phaûi coù kieán truùc hôïp lyù ñaùp öùng ñöôïc caùc yeâu caàu veà vò trí.

Caùch boá trí trang hoaøng trong phoøngVò trí phaûi thuaän tieän cho khaùch haøng vaø nhaân vieân, dieän

tích : xeùt nhu caàu veà hieän taïi vaø söï phaùt trieån trong töông lai.Caùch boá trí : moãi moät phoøng ban coù moät tính chaát rieâng

caàn phaûi thaûo luaän töø khi veõ thieát keá nhaèm tieát kieäm chi phí, thuaän tieän cho vieäc chuyeån hoà sô. Cung caáp choã laøm vieäc thích hôïp cho moïi ngöôøi, giaûm söï meät moûi.2. TRANG BÒ VAÊN PHOØNG

Maùy photocopy, xe chuyeân chôû duïng cuï, haøng hoaù.Vaên phoøng phaåmSoå taøi saûn vaø soå baûo trì duïng cuï phaûi ghi roõ giaù trò, ngaøy

mua, thôøi gian söû duïng vaø tình traïng.Cô khí hoaù vaên phoøng.

II. THIEÁT LAÄP VAØ SAÉP XEÁP HOÀ SÔ VAÊN THÖ 1. GOÀM NHÖÕNG TAØI LIEÄU VAÊN THÖ lieân quan ñeán moät

coâng vieäc haønh chaùnh thöôøng löu tröõ trong moät bìa beân ngoaøi ghi soá kyù hieäu chæ daãn teân coâng vieäc goàm caùc vaên kieän veà luaät phaùp. Coâng vaên thöôøng, coâng vaên khaån caáp, coâng vaên gôûi ñi,

126

coâng vaên ñeán, caùc hôïp ñoàng, soå thueá.

2. CAÙCH THIEÁT LAÄP HOÀ SÔ Hoà sô baét nguoàn töø nhu caàu cuûa nhaân söï hay cuûa toå chöùc. Ñoù laø moät coâng vieäc cuï theå. Ñôn xin cuøng caùc giaáy tôø caàn thieát.Hoà sô baét nguoàn töø caáp laõnh ñaïo, nghò ñònh, saéc leänh.3. CAÙCH SAÉP XEÁP HOÀ SÔ Khi caàn coù theå tìm ñöôïc nhanh choùng, deã daønga) Saép xeáp theo maãu töï : ñôn giaûn, deã tìm nhöng noù phaân

taùn caùc hoà sô coù lieân quan vôùi nhau ra nhieàu nôi khaùc nhau.b) Saép xeáp theo soá muïc : laø moät hoà sô coù moät soá muïc

vaø khi tìm caàn bieát soá muïc vaø vieäc saép xeáp hoà sô theo ngaøy thaùng laäp hoà sô moät caùch thöù töï neân hoà sô ñöôïc saép xeáp ngay khi môùi thaønh laäp.

c) Saép xeáp theo vuï vieäc : hoà sô cuûa nhaân vieân, hoà sô vay voán, hoà sô tieáp thò.

127

Chöông IIITHÖÏC HAØNH MOÄT VAØI HOAÏT ÑOÄNG

HAØNH CHAÙNH CAÊN BAÛN

A. MUÏC TIEÂÂU Nhaän bieát ñöôïc caùch thöïc haønh moät vaøi hoaït ñoäng haønh chính caên baûn nhö :– Soaïn thaûo vaên thö– Ñieän thoaïi - tieáp khaùch– Phong caùch ngoaïi giao– Toå chöùc vaên phoøng giaùm ñoác

B. NOÄI DUNGI. CAÙC GIAI ÑOAÏN SOAÏN THAÛO VAÊN THÖ HAÈNG NGAØY 1. GIAI ÑOAÏN CHUAÅN BÒ

a) Xaùc ñònh muïc tieâu : muïc tieâu phaûi laø duy nhaát, chính xaùc veà moät vieäc cuï theå.

Choïn hình thöùc vaên thö phaûi thích hôïp vôùi nhöõng vaán ñeà trong coâng vieäc.

b) Thaåm quyeàn : thaåm quyeàn giôùi chöùc vaên thö, laø doanh nghieäp cuûa mình coù ñuû thaåm quyeàn ñeà caäp ñeán vaán ñeà trong vaên thö hay khoâng ?

Thaåm quyeàn cuûa giôùi chöùc nhaänThaåm quyeàn cuûa giôùi chöùc kyùc) Söu taäp taøi lieäu : caùc hoà sô veà nguyeân taéc, laäp phaùp,

saéc leänh, caùc hoà sô veà noäi vuï cuûa vuï vieäc ñoù.2. GIAI ÑOAÏN GIAÛI QUYEÁT VAÁN ÑEÀ

Khoù khaên vaø phöùc taïpCaàn phaûi coù chuyeân moân, kinh nghieämXin chæ thò caáp chæ huy tröïc tieáp veà nhöõng chi tieát cuûa vuï vieäc.Hoûi yù kieán cuûa caùc boä phaän khaùc veà vaán ñeà chuyeân moânSuy luaän ñeå giaûi quyeát vaán ñeà caàn suy nghó, töï hoûi vaø traû

lôøi caùc thaéc maéc, soaïn thaûo vaên thö ñi.

128

3. GIAI ÑOAÏN DÖÏ THAÛO VAÊN THÖ a) Laäp daøn baøi : lieät keâ nhöõng yù chính phaûi chuù yù caùch

haønh vaên, caàn ñôn giaûn, khoâng duøng tieáng loùng, tieáng ñòa phöông.

b) Kieåm soaùt : boå tuùc nhöõng choã sai.II. BOÁ CUÏC VAÊN THÖ

1. TIEÂU ÑEÀ Phaàn môû ñaàu moät vaên thö : moãi soaïn thaûo vaø xuaát phaùt

vaên thö naèm ôû phía treân bìa traùi.2. THÖÔNG ÑEÀ Noäi dung cuûa vaên thöCaên cöù vaøo moät vaên baûn naøo3. CHAÙNH ÑEÀ

a) Môû ñeà b) Thaân thö (quan troïng nhaát cuûa vaên thö) chia laøm

nhieàu ñoaïnc) Keát thö (chaám döùt vaán ñeà)

4. HAÄU THÖ Chaám heát vaên thö, kyù teân caùc vaên baûn ñính keøm, caùc vaên baûn soaïn thaûo.

129

PHAÀN IV

TOÅ CHÖÙC ÑIEÀU HAØNH DOANH NGHIEÄP VAÄN TAÛI OÂTOÂ

Chöông IMOÂ HÌNH TOÅ CHÖÙC VAØ CHÖÙC NAÊNG QUAÛN LYÙ CUÛA

DOANH NGHIEÄP VAÄN TAÛI OÂTOÂ

A. MUÏC TIEÂÂU– Nhaän bieát ñöôïc moâ hình toå chöùc moät doanh nghieäp vaän

taûi. – Nhaän daïng ñöôïc caùc chöùc naêng quaûn lyù cuûa doanh nghieäp

vaän taûi .

B. NOÄI DUNGI. MOÂ HÌNH TOÅ CHÖÙC ÑIEÀU HAØNH DOANH NGHIEÄP

VAÄN TAÛI OÂTOÂDo ñaëc thuø cuûa ngaønh vaän taûi laø quaù trình saûn xuaát ñöôïc tieán haønh ngoaøi truï sôû cuûa doanh nghieäp neân coù raát nhieáu yeáu toá aûnh höôûng ñeán keát quaû saûn xuaát vaø kinh doanh cuûa doanh nghieäp. Döôùi ñaây laø moät moâ hình toå chöùc doanh nghieäp vaän taûi oâtoâ ñeå tham khaûo

130

GIÁM ĐỐC

PGĐ KINH DOANH

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG TÀI CHÍNH

PHÒNG LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG

PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC

PGĐ NỘI CHÍNHPGĐ KỸ THUẬT

P. KỸ THUẬT

P. VẬT TƯ

XƯỞNG SỬA CHỮA ÔTÔ

XƯỞNG BẢO DƯỠNG ÔTÔ

ĐỘI XE KHÁCH

ĐỘI XE CHẠY HỢP ĐỒNG

ĐỘI XE TẢI

ĐỘI XE TAXI

II. MOÄT SOÁ CHÖÙC NAÊNG CHUÛ YEÁU CUÛA DOANH NGHIEÄP VAÄN TAÛI OÂTOÂ

1. CHÖÙC NAÊNG KINH DOANHHaèng naêm doanh nghieäp phaûi xaây döïng caùc keá hoaïch sau:

- Keá hoaïch saûn löôïng : hay coøn goïi laø keá hoaïch saûn xuaát theo caùc luoàng tuyeán

- Keá hoaïch toå chöùc vaän taûi : laø phöông aùn toå chöùc vaän chuyeån theo keá hoaïch

- Keá hoaïch giaù thaønh : laø keá hoaïch caân ñoái khaû naêng töï trang traûi giöõa thu vaø chi cuûa doanh nghieäp

2. CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC VAØ QUAÛN LYÙ KYÕ THUAÄT

Ñaây laø moät trong ba chöùc naêng quan troïng nhaát cuûa doanh nghieäp vì noù quaûn lyù moät khoái löôïng taøi saûn raát lôùn cuûa doanh nghieäp. Boä phaän kyõ thuaät phaûi xaây döïng caùc keá hoaïch nhö sau :- Xaây döïng keá hoaïch baûo döôõng vaø söûa chöõa phöông tieän.- Xaây döïng keá hoaïch ñònh möùc vaät tö kyõ thuaät.- Laäp hoà sô lyù lòch cuûa töøng phöông tieän ñeå caäp nhaät nhöõng

hö hoûng vaø caáp phaùt vaät tö, phuï tuøng thay theá.- Xaây döïng keá hoaïch ñaàu tö trang thieát bò phuïc vuï cho coâng

ngheä baûo döôõng vaø söûa chöõa phöông tieän.- Xaây döïng keá hoaïch an toaøn giao thoâng, an toaøn kyõ thuaät,

baûo hieåm phöông tieän vaø khaùm ñònh kyø phöông tieän.- Xaây döïng keá hoaïch boài döôõng vaø naâng cao tay ngheà cho thôï

laùi phuï xe.3. CHÖÙC NAÊNG LAO ÑOÄNG TIEÀN LÖÔNG

Muoán xaây döïng keá hoaïch lao ñoäng tieàn löông phaûi döïa vaøo keá hoaïch saûn löôïng vì coù söï bieán ñoäng veà lao ñoäng :

- Keá hoaïch nhu caàu lao ñoäng veà laùi phuï xe, thôï baûo döôõng söûa chöõa vaø khoái vaên phoøng.

- Keá hoaïch tieàn löông theo saûn phaåm hoaëc khoaùn saûn löôïng.- Keá hoaïch baûo hoä lao ñoäng vaø kinh phí an toaøn lao ñoäng, an

toaøn kyõ thuaät.4. CHÖÙC NAÊNG TAØI CHÍNH KEÁ TOAÙN

a) Coâng taùc taøi chính laø phaùp leänh taøi chính:- Ñoái vôùi doanh nghieäp : coâng taùc taøi chính keá toaùn vaø quaûn

lyù taøi chính laø coâng cuï baûo veä taøi saûn cuûa doanh nghieäp vaø baûo toàn voán neân phaûi toå chöùc haïch toaùn kinh doanh ñaït hieäu quaû cao, töï trang traûi giöõa thu vaø chi, giaùm saùt caùc boä phaän trong doanh nghieäp veà thu vaø chi theo keá hoaïch.

131

- Ñoái vôùi nhaø nöôùc : cheá ñoä taøi chính vaø quaûn lyù taøi chính laø coâng cuï ñeå nhaø nöôùc kieåm soaùt doanh nghieäp trong vieäc chaáp haønh chính saùch vaø phaùp leänh taøi chính.

b) Noäi dung coâng taùc keá hoaïch taøi chính bao goàm: - Xaây döïng keá hoaïch lôïi nhuaän, keá hoaïch thueá. - Xaây döïng keá hoaïch khaáu hao taøi saûn coá ñònh. - Xaây döïng keá hoaïch voán löu ñoäng vaø caùc nguoàn voá khaùc. - Xaây döïng keá hoaïch voán kieán thieát cô baûn. - Xaây döïng keá hoaïch trích vaø laäp quyõ doanh nghieäp.

c) Coâng vieäc ñieàu haønh taøi chính keá toaùn haèng ngaøy : - Toå chöùc thu nhaän tieàn kinh doanh vaø nhöõng kinh phí khaùc. - Baûo ñaûm traû löông kòp thôøi cho nhaân vieân. - Noäp thueá ñuùng vaø ñuû cho nhaø nöôùc theo quy ñònh. - Chuyeån khaáu hao taøi saûn vaø khaáu hao söûa chöõa kòp thôøi vaøo taøi khoaûn ñuùng quy ñònh. - Caäp nhaät thu chi vaø giaûi quyeát thanh toaùn kòp thôøi cho caùc nhaø cung caáp nguyeân, nhieân vaät lieäu cho doanh nghieäp. - Thanh toaùn ñaày ñuû caùc khoaûn vay ngaén haïn. - Theo doõi keá hoaïch thu chi taøi chính. Laøm toát coâng taùc taøi chính theå hieän tính baûo ñaûm keá hoaïch vaø tính phaùp leänh taøi chính.III. TOÅ CHÖÙC CHÆ HUY SAÛN XUAÁT VAÄN TAÛI.Thoâng thöôøng trong caùc doanh nghieäp vaän taûi oâtoâ, coâng taùc toå chöùc, chæ huy saûn xuaát theo ba nguyeân taéc sau :

1. NGUYEÂN TAÉC TRÖÏC TUYEÁN Theo nguyeân taéc naøy, caùc nhaân vieânchæ nhaän leänh töø ngöôøi chæ huy tröïc tieáp cuûa mình, ñaây chính laø cheá ñoä moät thuû tröôûnga) Öu ñieåm cuûa nguyeân taéc naøy :

- Ngöôøi chæ huy saûn xuaát chòu hoaøn toaøn traùch veà keát quaû saûn cuûa nhöõng ngöôøi döôùi quyeàn mình phuï traùch.

- Ngöôøi thöøa haønh khoâng phaûi chòu nhieàu meänh leänh cuûa caùc caáp beân treân mình.

- Ngöôøi laõnh ñaïo phaûi gioûi toaøn dieänb) Nhöôïc ñieåm cuûa nguyeân taéc naøy :

- Haïn cheá söï tham gia cuûa caùc chuyeân vieân gioûi- Caáp chæ huy phoù chæ laø ngöôøi giuùp vieäc

2. NGUYEÂN TAÉC THAM MÖU Nguyeân taéc naøy giuùp cho caùc chöùc danh laõnh ñaïo caáp döôùi coù quyeàn ra leänh cho caùc chuyeân vieân thuoäc quyeàn mính tham gia quaûn lyù saûn xuaát.a) Öu ñieåm cuûa nguyeân taéc naøy :

132

- Thu huùt ñöôïc caùc chuyeân vieân gioûi coù ñuû trình ñoä tham gia vaøo coâng taùc chæ huy saûn xuaát. Hoï coù khaû naêng giaûi quyeát caùc vaán ñeà chuyeân moân moät caùch thaønh thaïo. - Giaûm bôùt gaùnh naëng cho thuû tröôûng vaø yhuû tröûong khoâng phaûi chòu hoaøn toaøn traùch nhieämveà keát quaû saûn xuaát cuûa caùc nhaân vieân döôùi quyeàn mình.

b) Nhöôïc ñieåm cuûa nguyeân taéc naøy : - Nguyeân taéc naøy ngöôïc vôùi nguyeân taéc tröïc tuyeán. - Nguyeân taéc deã phaùt sinh quan lieâu, boä maùy ñieàu haønh coành keành, thieáu traùch nhieäm, kyû luaät khoâng chaët. Caùc chuyeân vieân chòu traùch nhieäm tröôùc thuû tröôûng tröïc tieáp cuûa mình.

3. NGUYEÂN TAÉC HOÃN HÔÏP Nguyeân taéc naøy keát hôïp giöõa tröïc tuyeán vaø tham möu, thuû tröôûng ñöôïc caùc phoøng ban vaø caùc chuyeân vieân gioûi giuùp söùctrong coâng taùc chæ huy saûn xuaát, tìm ra phöông aùn toái öu cho moïi vaán ñeà phöùc taïp. Nhöng quyeàn quyeát ñònh cuoái cuøng vaãn thuoäc veà thuû tröôûng. Trong nguyeân taéc naøy :

a) Caùc phoøng ban tham möu vaãn theo cheá ñoä tröïc tuyeán.b) Giöõa caùc phoøng ban coù quyeàn höôùng daãn vaø kieåm tra

laãn nhau trong vieäc thöïc hieän keá hoaïch, caùc qui trình, quy phaïm, caùc ñònh möùc tieâu chuaån kinh teá kyõ thuaät cuûa caùc xöôûng, caùctraïm baûo döôõng, caùc ñoäi xe.

c) Caäp nhaät caùc soá lieäu ñeå giuùp cho thuû tröôûng chæ huy saûn xuaát vaø haïch toaùn keá toaùn.

d) Öu ñieåm cuûa nguyeân taéc naøy :- Phaùt huy ñöôïc trình ñoä laønh ngheà cuûa caùc chuyeân vieân- Giöõ ñöôïc uy tín cho caùc thuû tröôûng khoâng gioûi toaøn dieän

e) Nhöôïc ñieåm : - Deã bò quan lieâu, boä maùy coàng keành.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1 - Trình baøy caùc chöùc naêng chuû yeáu cuûa doanh nghieäp vaän taûi oâtoâ ?2 - Trình baøy caùc nguyeân taéc chæ huy saûn xuaát vaän taûi ?

133

Chöông IICOÂNG TAÙC TOÅ CHÖÙC ÑIEÀU HAØNH ÑOÄI XE VAÄN TAÛI

OÂTOÂ

A. MUÏC TIEÂÂU– Nhaän bieát ñöôïc moâ hình toå chöùc moät ñoäi xe trong doanh

nghieäp vaän taûi. – Nhaän daïng ñöôïc caùc chöùc naêng quaûn lyù cuûa doanh nghieäp

vaän taûi trong toå chöùc ñieàu haønh ñoäi xe vaän taûi oâtoâ bao goàm caùc noäi dung sau :

1 - Laäp keá hoaïch toå chöùc vaän taûi theo hôïp ñoàng hoaëc do doanh nhieäp giao cho2 - Toå chöùc quaûn lyù töøng chuyeán xe vaø laäp bieåu ñoà chaïy xe.3 - Toå chöùc vaø höôùng daãn ghi cheùp caùc soá lieäu ban ñaàu4 - Laäp caùc baùo caùo ñònh kyø göûi caùc caáp 5 - Laäp keá hoaïch baûo döôõng ñònh kyø vaø kieåm ñònh phöông tieän

B. NOÄI DUNGI. LAÄP KEÁ HOAÏCH KHAI THAÙC VAØ VAÄN TAÛI HAØNG HOÙA

Vieäc nghieân cöùu keá hoaïch khai thaùc vaän taûi haøng naêm cuûa doanh nghieäp vaän taûi oâtoâ töø vieäc nghieân cöùu yeâu caàu cuûa khaùch haøng trong phaïm vi hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp. Khi laäp keá hoaïch khai thaùc vaän chuyeån caàn phaûi chuù yù ñeán khaû naêng aùp duïng caùc thaønh töïu khoa hoïc môùi vaøo coâng taùc toå chöùc vaän chuyeån, caùc loaïi phöong tieän môùi coù naêng suaát vaän chuyeån cao ( ñaàu keùo container, xe töï ñoå haøng caùc loaïi, xe chuyeân duøng khaùc phuïc vuï cho xaây döïng, noâng nghieäp, thuûy saûn v.v…) ñeå phuïc vuï cho vaän taûi taäp trung coù khoái löôïng haøng lôùn. Döïa vaøo keá hoaïch ñöôïc thoâng qua doanh nghieäp kyù hôïp ñoàng vôùi caùc khaùch haøng.

II. LAÄP KEÁ HOAÏCH KHAI THAÙC VAØ VAÄN TAÛI HAØNH KHAÙCH

134

Cô sôû ñeå laäp keá hoaïch vaän chuyeån haønh khaùch cuûa taát caû caùc hình thöùc vaän taûi laø nhu caàu ñi laïi cuûa haønh khaùch thöïc teá vaø trong töông lai phaùt trieån cuûa caùc luoàng tuyeán.

Vì vaäy laäp keá hoaïch vaän chuyeån haønh khaùch coù ñaëc ñieåm rieâng cuûa noù khaùc haún vôùi vaän taûi haøng hoùa

Laäp keá hoaïch vaän taûi haønh khaùch phaûi phaân ra caùc loaïi : noäi thaønh, lieân tænh, ñòa phöông.

Khoái löôïng haønh khaùch ñöôïc xaùc ñònh baèng soá chuyeán ñi trung bình cuûa ngöôøi daân trong moät naêm. Vì vaäy khoái löôïng ñoù phuï thuoäc vaøo maät ñoä daân soá vaø phuï thuoäc vaøo söï phaân boá caùc khu coâng nghieäp, trung taâm vaên hoùa, thöông nghòeâp, caùc ñaàu moái giao thoâng. Söï phaân boá khoâng hôïp lyù caùc xí nghieäp phuïc vuï cuõng nhö caùc trung taâm vaên hoùa seõ laøm taêng söï ñi laïi cuûa nhaân daân. Ngoaøi nhöõng nhaân toá treân, daân soá trong thaønh phoá cuõng aûnh höôûng tôùi khoái löôïng haønh khaùch.

Vôùi nhöõng thaønh phoá môùi vaø khu vöïc phuï caän, ta coù theå tính khoái löôïng haønh khaùch baèng phöông phaùp gaàn ñuùng. Muoán vaäy, ngöôøi ta phaân thaønh phoá ra nhieàu khu vöïc vaø caên cöù vaøo söï ñi laïi cuûa nhaân daân ôû caùc khu vöïc maø ta xaùc ñònh nhu caàu ñi laïi. Moät soá khu vöïc gaàn nhau vôùi tính chaát gioáng nhau goäp laïi thaønh moät vuøng vaän taûi.

Treân caùc thaønh phoá lôùn thöôøng chia thaønh ba vuøng :Vuøng trung taâmVuøng ven noäiVuøng ngoaïi thaønh. Ta coù theå caên cöù vaøo khoái löôïng haønh

khaùch maø xaùc ñònh caùc luoàng haønh khaùch chính.Cuõng coù theå xaùc ñònh luoàng haønh khaùch do löïa choïn moät

trong nhieàu phöông aùn khaùc nhau. Tieâu chuaån ñeå löïa choïn laø toång ñoä daøi cuûa maïng löôùi vaän taûi vaø chieàu daøi bình quaân ñi laïi cuûa haønh khaùch trong chuyeán ñi.

Khi nghieân cöùu tuyeán môùi hoaëc ñieàu chænh caùc tuyeán cuõ, ngöôøi ta coù theå duøng caùc phöông phaùp ñieàu tra nhö sau :

Phöông phaùp töï khai coù söï tham gia cuûa ngöôøi daânPhöông phaùp kieåm tra baèng phieáu coù söï tham gia cuûa haønh

khaùch ñi xe.Phöông phaùp nghieân cöùu caùc soá lieäu baùo caùo thoâng qua

thoáng keâ löôïng vaän chuyeån vaø luaân chuyeån khaùch.Phöông phaùp quan saùt baèng maét do caùc chuyeân vieân thöïc

hieän.Khi laäp keá hoaïch vaän taûi haønh khaùch caàn chuù yù caùc ñieåm

sau :Tyû leä taêng daân soá trong khu vöïc phuïc vuï cuõng nhö caùc

ñieåm kinh teá vöøa hình thaønh ñoâ thò hoùa, xuaát hieän trong kyø keá hoaïch.

135

Phaân boá hôïp lyù löôïng luaân chuyeån haønh khaùch cho caùc hình thöùc vaän taûi khaùc trong khu vöïcIII. TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ CHUYEÁN XE

Coâng taùc quaûn lyù saûn xuaát ôû ñoäi xe vaän taûi oâtoâ laø nhieäm vuï troïng taâm cuûa ñoäi xe. Quaù trình saûn xuaát vaän taûi laø quaù trìnhdi chuyeån chieác xe ñeå chôû haøng hoaëc haønh khaùch töø nôi göûi ñeán nôi nhaän. Cho neân muoán quaûn lyù toát saûn xuaát vaän taûi phaûi quaûn lyù toát söï di chuyeån cuûa moät chuyeán xe.Caùc noäi dung quaûn lyù moät chuyeán xe:

1. QUAÛN LYÙ QUAÕNG ÑÖÔØNG XE CHAÏY TRONG CHUYEÁN XE Ñoái chieáu vôùi nhieäm vuï ñöôïc giao, quaõng ñöôøng naøy raát quan troïng, laø noäi dung chuû yeáu cuûa quaûn lyù saûn xuaát vaän taûi oâtoâ. Muoán quaûn lyù quaõng ñöôøng laên baùnh cuûa oâtoâ, tröôùc khi xe ñi vaän chuyeån thì ñoäi xe phaûi kieåm tra caëp chì cuûa ñoàng hoà caây soá cuûa xe vaø ghi chæ soá hieän höõu cuûa ñoàng hoà vaøo giaáy ñi ñöôøng. sau moãi chuyeán xe, laáy chæ soá ñoàng hoà khi veà tröø ñi chæ soá cuûa ñoàng hoà tröôùc khi xe ñi seõ ra soá km xe ñaõ ñi trong chuyeán xe. Vaäy caên cöù chính ñeå quaûn lyù söï di chuyeån cuûa xe laø ñoàng hoà caây soá cuûa xe. Neùu khoâng quaûn lyù ñoàng hoà caây soá cuûa xe , töùc laø khoâng coù caên cöù khoa hoïc, chính xaùc ñeå quaûn lyù quaõng ñöôøng laên baùnh cuûa xe.2. QUAÛN LYÙ NHIEÂN LIEÄU TIEÂU HAO CHO CHUYEÁN XE

Laø quaûn lyù phaàn vaät tö chuû yeáu trong ngaønh vaän taûi oâtoâ. Muoán quaûn lyù ñöôïc möùc tieâu hao nhieân lieäu naøy, vaán ñeà then choát laø phaûi duøng phöông phaùp quaûn lyù “ñoå nhieân lieâu ñaày bình” ñeå sau chuyeán ñi ta coù ñöôïc soá nhieân lieäu ñaõ tieâu hao cho chuyeán ñi. soá ñoù chính laø soá nhieân lieäu ñoå vaøo cho ñaày bình nhö tröôùc luùc ñi. Nhaát thieát phaûi ño möùc tieâu hao nhieân lieäu cho töøng chuyeán ñi. Neáu khoâng ño ñöôïc ñònh möùc nhieân lieäu cho töøng chuyeán thì ñònh möùc nhieân lieäu khoâng phaûn aùnh ñuùng trong giaù thaønh vaän taûi. Nhieân lieäu duøng vaøo vieäc khaùc seõ ñaåy giaù thaønh leân cao gaây cho coâng taùc phaân tích nhieân lieäu trong giaù thaønh khoâng chính xaùc. Maët khaùc möùc tieâu hao nhieân lieäu coøn phuï thuoäc vaøo tình traïng kyõ thuaät cuûa töøng xe. Phaûi thoâng qua vieäc quaûn lyù ñònh möùc nhieân lieäu töøng chuyeán ñeå luoân luoân kieåm tra ñieàu chænh kyõ thuaät cho töøng xe nhaèm ñaûm baûo tính kinh teá kyõ thuaät cuûa töøng xe.

3. KIEÅM TRA TÌNH TRAÏNG KYÕ THUAÄT VAØ AN TOAØN CUÛA XE TRÖÔÙC LUÙC XE ÑI VAÄN CHUYEÅN

Xe oâtoâ laø phöông tieän cô giôùi coù toác ñoä cao. Ñeå ñaûm baûo an toaøn kyõ thuaät trong vaän chuyeån, tröôùc khi xe ñi phaûi ñöôïc ñoäi phoù kyõ thuaät xaùc nhaän ñuû tieâu chuaån kyõ thuaät an toaøn môùi cho xe ra phuïc vuï ñeå ngaên chaën taän goác nguyeân nhaân gaây ra tai naïn do xe khoâng an toaøn kyõ thuaät. Maët khaùc, oâtoâ laø

136

phöông tieän cô giôùi phöùc taïp, muoán khai thaùc oâtoâ trieät ñeå, ñaûm baûo ngaøy xe toátcao, phaûi thi haønh nghieâm ngaët cheá ñoä baûo döôõng kyõ thuaät cho xe. Ñoái vôùi caùc hö hoûng môùi phaùt sinh phaûi söûa chöõa kòp thôøi. Traùnh tình traïng hö hoûng nhoû khoâng söûa chuõa ngay ñeå thaønh hö hoûng lôùn.Ñeå baûo ñaûm cheá ñoä baûo döôõng xe ñöôïc thi haønh nghieâm chænh, ñoäi phoù kyõ thuaät phaûi coù toå chöùc kieåm tra tröôùc khi ñi, xe phaûi ñöôïc laøm ñaày ñuû noäi dung baûo döôõng kyõ thuaät ñuùng theo cheá ñoä thì môùi cho xe ñi vaän chuyeån. Sau khi xe veà cuõng phaûi kieåm tra kyõ thuaät ñeå naém chaéc tình traïng kyõ thuaät cuûa xe nhaèm hai muïc ñích sau :- Neáu xe coù hö hoûng thì kòp thôøi söûa chöõa cho chuyeán sau xe

saün saøng ñuû tieâu chuaån kyõ thuaät ñi phuïc vuï.- Thoâng qua caùc hö hoûng phaùt sinh maø ruùt kinh nghieäm höôùng

daãn cho laùi xe naâng cao tay ngheà söû duïng xe.4. QUAÛN LYÙ THÔØI GIAN TRONG CHUYEÁN VAØ QUAÛN LYÙ THÔØI GIAN LAO ÑOÄNG CUÛA NGÖÔØI LAÙI XE TRONG CHUYEÁN

Thôøi gian söû duïng xe trong chuyeán laø thôøi gian töø khi xe ôû garage ñi vaän doanh ñeán khi trôû veà garage. THôøi gian lao ñoäng cuûa ngöôøi laùi xe laø thôøi gian chaïy xe vaø thôøi gian xe döøng ôû caùc ñòa ñieåm xeáp dôõ haøng, thôøi gian chôø boác dôõ haøng. Thôøi gian xe döøng ôû caùckho haøng phaûi ñöôïc caùc chuû haøng xaùc nhaän, coøn thôøi gian veà ñeán garage laø do garage xaùc nhaän. Caàn qui ñònh traùch nhieäm veà vieäc ghi cheùp caùc loaïi thôøi gian ñeå coù cô sôû khaùch quan nghieân cöùu caûi tieán vieäc quaûn lyù lao ñoäng nhaèm khoâng ngöøng naâng cao naêng suaát lao ñoäng.Vieäc ghi cheùp vaø phaân tích caùc loaïi thôøi gian trong moät chuyeán xe coù taàm quan troïng ñaëc bieät. Ñaây laø caên cöù ñeå quaûn lyù thôøi gian lao ñoäng cuûa ngöôøi laùi xe theo ñaëc ñieåm saûn xuaát cuûa ngaønh vaän taûi oâtoâ laø quaûn lyù theo soá giôø laùi xe töøng chuyeán xe chöù khoâng quaûn lyù theo giôø laøm vieäc haønh chính. Khi xe coøn treân ñöôøng chöa xong moät chuyeán thì ngöôøi laùi xe vaãn phaûi chaïy xe veà ñôn vò roài môùi ñöôïc nghæ.

5. QUAÛN LYÙ VEÀ VIEÄC THÖÏC HIEÄN NHIEÄM VUÏ VAÄN TAÛI CUÛA NGÖÔØI LAÙI XE

Laø kieåm tra xem laùi xe coù thöïc hieän ñaày ñuû leänh ñieàu ñoä hay khoâng ?ñöôøng ñi cuûa laùi xe coù ñuùng theo loä trình chæ ñònh hay khoâng ? thôøi gian laáy haøng vaø trôû veà coù ñuùng theo qui ñònh hay khoâng, traùch nhieäm baûo quaûn haøng hoùa trong chuyeán xe thoâng qua vieäc giao nhaän vôùi chuû haøng coù öu khuyeát ñieåm gì ? coù thieáu huït, hö hoûng hay aåm öôùt haøng hoùa hay khoâng ? bieân baûn thöông vuï laøm coù ñaày ñuû khoâng hoaëc coù sai xoùt gì khoâng.

137

Quaûn lyù vieäc thöïc hieän nhieäm vuï vaän taûi cuûa töøng chuyeán xe chính laø quaûn lyù vieäc thöïc hieän keá hoaïch tieán ñoä saûn xuaát haøng ngaøy cuûa doanh nghieäp. Toaøn doanh nghieäp hoaøn thaønh keá hoaïch tieán ñoä toát laø do hoaøn thaønh caùc chuyeán xe cuûa toaøn doanh nghieäp veà nhieäm vuï vaø khoái löôïng cuõng nhö veà thôøi gian. Ñaëc bieät laø thôøi gian ñeán laáy haøng vaø trôû veà doanh nghieäp ñeå taïo theá oån ñònh cho doanh nghieäp thöïc hieän tieán ñoä keá hoaïch caùc ngaøy sau trong daây truyeàn vaän taûi giöõa chuû haøng vaø nhaø xe theo giôø giaác qui ñònh, traùnh cho chuû haøng phaûi chôø xe vaø chuû xe phaûi chôø giao nhaän haøng. Treân cô sôû naøy tieán tôùi toå chöùc vaän taûi ñònh giôø theo bieåu ñoà chaïy xe

6. HÖÔÙNG DAÃN GHI CHEÙP CAÙC SOÁ LIEÄU BAN ÑAÀUCheá ñoä ghi cheùp ban ñaàu trong vaän taûi vaù giao nhaän haøng hoùa theo ba chöùng töø theo heä thoáng chöùng töø goàm coù: Giaáy ñi ñöôøng theo maãu soá 01 - CGÑBPhieáu thu cöôùc vaän taûi theo maãu soá 02 – CGÑBGiaáy göûi haøng theo maãu soá 03 – CGÑB

7. BAÙO CAÙO ÑÒNH KYØ Ñaây laø cheá ñoä baùo caùo thoáng keâ ñònh kyø quyeát ñònh 01- TCTK cuûa toång cuïc thoáng keâ. Neáu ñôn vò ñoäi xe haïch toaùn baùo soå thìkhoâng caàn baùo caùo, coâng vieäc naøy do ñôn vò chuû quaûn laøm

8. LAÄP KEÁ HOAÏCH BAÛO DÖÔÕNG PHÖÔNG TIEÄN Neáu ñôn vò khoâng toå chöùc baûo döôõng taäp trung thì ñoäi xe phaûi laøm keá hoaïch naøy.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1-Noäi dung coâng taùc toå chöùc ñieàu haønh moät ñoäi xe vaän

taûi ?2-Noäi dung vaø yù nghóa trong coâng taùc quaûn lyù moät chuyeá

xe vaän doanh ?

PHAÀN V ÑIEÅN QUAÛN TRÒ

A. MUÏC TIEÂÂU

– Nhaän bieát ñöôïc baûn chaát töøng tình huoáng quaûn trò ñeå lieân 138

heä vôùi kieán thöùc ñaõ hoïc. – Thaûo luaän ñi tôùi thoáng nhaát yù kieán veà caùc giaûi phaùp cho

moãi tình huoáng quaûn trò, ruùt ra baøi hoïc thöïc tieãn cho baûn thaân moãi hoïc sinh ñeå vaän duïng trong cuoäc soáng vaø coâng taùc.

B. NOÄI DUNG ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 1

Ñaïi cöông về Quaûn Trị Taøi Nguyeân nhaân Sự

Saùng nay oâng Nguyeãn Anh Tuaán ñöôïc thaêng chöùc laøm phoù toång giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï cuûa Toång coâng ty Baùnh Keïo Söõa Vieät Nam, thoâi khoâng giöõ chöùc giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï taïi Coâng ty Baùnh Keïo 1 taïi TP. Hoà Chí Minh nöõa. Ngoài treân gheá vaên phoøng ngaãm nghó, oÂng caûm thaáy mình ñaõ hoaøn thaønh coâng vieäc baáy laâu nay. OÂng nghó laïi caùch ñaây möôøi laêm naêm khi vöøa môùi toát nghieäp Ñaïi hoïc Kinh teá keá hoaïch, oâng ñaõ ñöôïc phaân coâng laøm nhaân vieân Lao ñoäng tieàn löông. OÂng raát thích ngaønh quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï , nhöng raát tieác oâng khoâng ñöôïc hoïc ngaønh naøy. OÂng coøn nhôù raát roõ caûm giaùc caêng thaúng ngaøy ñaàu tieân trong ñôøi ñi laøm vieäc, oâng laø ngöôøi treû tuoåi nhaát trong ngaønh.

Nguyeãn Anh Tuaán hoïc vieäc raát gioûi. Chaúng bao laâu, sau ba naêm, oâng ñöôïc cöû laøm caáp quaûn trò tieàn löông. Ngay khi ñöôïc thaêng chöùc, oâng ñöôïc phaân coâng thieát keá laïi heä thoáng tieàn löông cho coâng nhaân. Vaø oâng ñaõ laøm ñöôïc coâng vieäc naøy.

Vaøi naêm sau ñoù oâng laïi ñöôïc thaêng chöùc. Laàn naøy oâng ñöôïc cöû laøm giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï (Teân goïi luùc ñoù laø tröôûng phoøng toå chöùc lao ñoäng tieàn löông) taïi Coâng ty Söõa 1 ôû Bieân Hoøa. Vieäc cöû ñi laøm xa nhö theá naøy ñoøi hoûi phaûi thu xeáp nhaø cöûa vaø vieäc hoïc haønh cho con caùi. Tuy nhieân moïi vieäc ñeàu ñöôïc thu xeáp. OÂng ñöôïc caáp moät caên nhaø cuûa coâng ty, vaø vôï oâng ñöôïc chuyeån tôùi laøm vieäc gaàn ñoù. Vieäc hoïc cuûa con caùi ñöôïc chuyeån deã daøng. Nhöng coâng vieäc cuûa oâng khoâng ñöôïc loùt baèng hoa hoàng nhö oâng töôûng. chæ sau saùu thaùng laøm vieäc, oâng ñaõ gaëp phaûi tình traïng coâng ñoaøn ôû ñaây ñoøi ban giaùm ñoác phaûi coù moät hôïp ñoàng taäp theå môùi. OÂng phaûi laøm vieäc nhieàu ñeâm trong nhieàu thaùng môùi trieån khai ñöôïc moät hôïp ñoàng taäp theå giöõa coâng nhaân – maø ñaïi dieän laø coâng ñoaøn, vaø ban giaùm ñoác – maø ñaïi dieän laø giaùm ñoác coâng ty. Töôûng chöøng nhö khoù maø giaûi quyeát ñöôïc xung ñoät ôû ñaây, cuoái cuøng oâng cuõng thaûo

139

ñöôïc hôïp ñoàng ñöôïc caû hai beân chaáp nhaän. Ñaây laø kinh nghieäm thaønh coâng nhaát cuûa oâng.

Boán naêm sau, oâng ñöôïc cöû giöõ chöùc vuï giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï taïi Coâng ty Baùnh keïo 2 taïi TP. Hoà Chí Minh, coù soá coâng nhaân gaáp naêm laàn coâng ty Söõa 1 ôû Bieân Hoøa. Sau khi thaûo luaän vôùi gia ñình, gia ñình oâng laïi doïn veà nhaø cuõ ôû TP.HCM.

Baây giôø oâng ñöôïc cöû moät chöùc vuï môùi lôùn hôn, thaät laø moät vieäc khoâng ngôø ñöôïc. Cô cheá baây giôø thay ñoåi raát nhieàu, vaø toång coâng ty taêng tröôûng quaù nhanh, toång coäng coù khoaûng 10.000 coâng nhaân. Chính vì vaäy baây giôø oâng ñöôïc cöû laøm phoù toång giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï cuûa toång coâng ty. Ñaây laø moät traùch nhieäm ñeø naëng treân ñoâi vai, phaûi quaûn trò 20 coâng ty vôùi 50 nhaø maùy. OÂng hieåu raèng quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï ñaõ thay ñoåi lôùn trong voøng 15 naêm qua, vaø nhaát laø môùi ñaây vaøo ñaàu naêm 1995 – ñaõ coù luaät lao ñoäng môùi cho pheùp coâng nhaân bieåu tình ñình coâng. Vaø nhòp ñoä thay ñoåi seõ khoâng ngöøng gia taêng trong vaøi naêm tôùi. OÂng ngoài thöø ngöôøi ra vöøa vui möøng vì leân chöùc, vöøa lo laøm caùch naøo giaûi quyeát coâng vieäc vôùi tö caùch laø phoù toång giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï .

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1- Haõy phaùt hoïa söï tieán boä cuûa oâng Tuaán ñöôïc cöû laøm phoù

toång giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân sö. Baïn coù tin raèng söï tieán boä naøy giuùp oâng ñuû khaû naêng ñaûm nhaän coâng vieäc môùi naøy khoâng?

2- Baïn haõy töôûng töôïng xem oâng Tuaán seõ phaûi tröïc dieän vôùi caùc vaán ñeà gì trong vai troø môùi cuûa oâng maø oâng chöa bao giôø ñaûm nhaän hoaëc tröïc dieän khi laøm giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï taïi moät coâng ty?

3- Baïn nghó raèng trong töông lai, oâng Tuaán seõ tröïc dieän vôùi nhöõng thaùch ñoá gì trong lónh vöïc taøi nguyeân nhaân söï ?

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 2B. NOÄI DUNG

Moâi tröôøng Quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï Laø giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï cuûa Coâng ty Kinh Doanh

Toång hôïp Ñaïi Nam coù 10 cöûa haøng sieâu thò (supermarket) taïi quaän

140

10 vaø quaän 1 TP.HCM, baây giôø baø Nguyeãn Phi Yeán môùi laâm vaøo tình traïng khoù khaên. Ban giaùm ñoác coâng ty ñang ñeà ra muïc tieâu môû theâm 5 cöûa haøng sieâu thò môùi trong 12 thaùng tôùi ôû caùc quaän 3, quaän 5, quaän Phuù Nhuaän, quaän 11 vaø quaän Taân Bình. Coâng ty hieän ñaõ tuyeån duïng 100 nhaân vieân laøm vieäc taïi 10 cöûa haøng. Baø Yeán bieát raèng coâng vieäc nhaân söï taïi naêm cöûa haøng môùi ñoøi hoûi phaûi tuyeån choïn vaø ñaøo taïo 50 nhaân vieân. Trong khi ñoù vaên phoøng cuûa baø ta khoâng ñöôïc taøi trôï ñaày ñuû vaø khoâng ñuû nhaân vieân ñeå thöïc hieän keá hoaïch naøy.

Moät trong caùc moái quan taâm cuûa baø luùc naøy laø caàn phaûi neâu vaán ñeà naøy vôùi caáp laõnh ñaïo ñeå thaûo luaän, bôûi baø chöa ñöôïc thoâng baùo chính thöùc veà keá hoaïch môû roäng naøy. Baø chæ nghe thoâng tin naøy moät caùch khoâng chính thöùc. Khoâng muoán thieáu thoâng tin, baø ta quyeát ñònh tìm hieåu cho baèng ñöôïc. Nhöng oâng Thöa, toång giaùm ñoác laø moät ngöôøi noåi tieáng veà phong caùch laõnh ñaïo ñoäc ñoaùn cuûa mình. OÂng ñaõ töøng noùi vôùi caáp döôùi cuûa mình raèng oâng chæ noùi vôùi hoï nhöõng ñieàu maø oâng ta muoán hoï bieát, vaø oâng mong moïi ngöôøi laøm vieäc vôùi mình phaûi chaáp haønh moïi meänh leänh, khoâng ñöôïc hoûi han gì theâm. Do ñoù baø khoâng laáy laøm ngaïc nhieân taïi sao baø chöa ñöôïc thoâng baùo chính thöùc gì caû. OÂng ta khoâng phaûi laø ngöôøi khoâng töû teá, vaø baø Yeán luoân quan heä toát vôùi oâng ta. Baø chöa bao giôø ñuïng chaïm vôùi oâng baát cöù ñieàu gì, do ñoù baø gaëp oâng ta taïi vaên phoøng coâng ty ngay ngaøy hoâm sau.

- “ Thöa oâng”, baø baét ñaàu caâu chuyeän, “toâi nghe noùi raèng chuùng ta saép môû theâm naêm cöûa haøng vaøo naêm tôùi”.

- “Ñuùng roài”, oâng ta traû lôøi. “Chuùng ta ñaõ saép xeáp moïi caùi”.- “Theá coøn vaán ñeà nhaân söï thì sao”? baø noùi tieáp- “AØ, toâi cho raèng baø phuï traùch vieäc ñoù khi chuùng ta tôùi thôøi

ñieåm ñoù”.- “Theá coøn vaán ñeà nhaân vieân cuûa vaên phoøng toâi thì sao?”

Baø ta hoûi tieáp, “ toâi nghó raèng toâi seõ caàn theâm ít nhaát 2 ngöôøi. Vaø vaên phoøng cuûa toâi laïi chaät cöùng roài. Vì theá toâi hy voïng raèng oâng coù keá hoaïch môû roäng vaên phoøng cuûa toâi”.

- “ Thöïc ra thì khoâng caàn”, oâng traû lôøi, “ nhu caàu môùi cuûa chuùng ta veà nhaân söï chæ laø taïm thôøi thoâi. Chi phí ñeå tuyeån choïn vaø ñaøo taïo theâm ngöôøi môùi laø khoâng coù hieäu quaû bôûi vì naêm sau ñoù hoï seõ khoâng caàn thieát nöõa. Toâi mong raèng baø seõ coù keá hoaïch trieån khai nhaân vieân cuûa mình trong phaïm vi khoaûn taøi trôï ñeà nghò hieän nay cho vaên phoøng

141

taøi nguyeân nhaân söï . Caàn phaûi phaân coâng laïi, nhöng toâi chaéc chaén baø coù theå giaûi quyeát ñöôïc coâng vieäc naøy”.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄPSau khi nghieân cöùu tröôøng hôïp naøy, baïn haõy traû lôøi caùc

vaán ñeà sau ñaây:1- Baø Yeán neân laøm gì? Haõy giaûi thích roõ.2- Haõy moâ taû caùc yeáu toá moâi tröôøng beân trong maø ñieån

quaûn trò neâu leân. Moãi yeáu toá aûnh höôûng ñeán baø nhö theá naøo?

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 3

B. NOÄI DUNG

Taïi coâng ty Laép Raùp Ñieän Töû Saøi Goøn, ban giaùm ñoác môùi quy ñònh moïi nhaân vieân ñeàu phaûi bieát söû duïng computer, keå caû ngöôøi gaùc coång. Ñieàu naøy raát hôïp lyù , vì moät coâng ty laép raùp maùy moùc ñieän töû maø nhaân vieân khoâng bieát comphuter, coâng trình hieän ñaïi hoùa coâng ty khoù hoaøn thaønh ñöôïc.Treân baøn laøm vieäc cuûa caùc nhaân vieân, ñeàu coù maùy computer, vaø töøng nhoùm coâng taùc ñeàu coù computer. Caùc maùy computer naøy ñeàu ñöôïc noái maïng vôùi nhau vaø noái vôùi maùy chính. Ban giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï quyeát ñònh löu tröõ taát caû caùc döõ kieän lieân quan ñeán taøi nguyeân nhaân söï vaøo maùy chính. Ñieàu naøy seõ giuùp caùc nhaø quaûn trò hoaëc caùc chuyeân vieân taøi nguyeân nhaân söï khi caàn thoâng tin veà baûng moâ taû coâng vieäc, hoï chæ caàn vaøi ñoäng taùc laø coù ngay.Sau khi computer hoùa caùc döõ kieän thoâng tin veà taøi nguyeân nhaân söï , caùc chuyeân vieân phaân tích coâng vieäc baét ñaàu löu yù raèng trong phaàn meàm, caùc baûng moâ taû coâng vieäc, baûng tieâu chuaån coâng vieäc, vaø caùc tieâu chuaån veà coâng vieäc thöôøng bò caùc nhaân vieân thay ñoåi. Döôøng nhö moät vò quaûn trò naøo ñoù hoaëc moät nhaân vieân naøo ñoù xem laïi baûng moâ taû coâng vieäc vaø baûng tieâu chuaån coâng vieäc thaáy coù ñieåm naøo loãi thôøi hoaëc khoâng phuø hôïp nöõa, ngöôøi aáy ñaõ söûa ñoåi ñoâi chuùt vaøo boä nhôù.Thoaït ñaàu, caùc chuyeân vieân taøi nguyeân nhaân söï thaáy vui vì coâng nhaân vieân quan taâm ñeán coâng vieäc baèng caùch caäp nhaät hoùa thoâng tin phaân tích coâng vieäc. Nhöng cuoái cuøng hoï baét ñaàu lo laéng vì caùc coâng nhaân coù cuøng chöùc danh coâng vieäc laïi coù

142

caùc quan ñieåm khaùc nhau veà coâng vieäc, bôûi vì baát cöù ngöôøi naøo cuõng coù theå thay ñoåi moät vaøi chi tieát naøo ñoù maø hoï cho raèng laø phuø hôïp. Toùm laïi caùc baûn naøy khoâng coù loái vaên thoáng nhaát, vaø noäi dung khoâng coøn phuø hôïp nöõa.Ñeå ngaên chaën tình traïng naøy, moät chöông trình ñöôïc caøi vaøo maùy computer khoâng cho ai ñöôïc töï yù ñoåi nöõa. Caùc chuyeân vieân phaân taùch duyeät xeùt laïi caùc baûn moâ taû coâng vieäc vaø baûn tieâu chuaån coâng vieäc ñeå baûo ñaûm vaên phong thoáng nhaát. Caùc caáp quaûn trò baây giôø coù theå laáy ñöôïc thoâng tin.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP1) Giaû söû raèng baïn laø caáp quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï . Baïn

söû duïng thuû tuïc naøo ñeå baûo ñaûm raèng thoâng tin veà phaân tích coâng vieäc ñöôïc duyeät xeùt laïi laø chính xaùc, laø ñuùng?

2) Giaû söû raèng haàu heát caùc caáp quaûn trò ñeàu coù khaû naêng “thoâng ñaït” (communicate), tröïc tieáp vôùi maùy computer. Vaäy coâng ty laép raùp ñieän töû Saøi Goøn coù caùch naøo môùi ñeå thu thaäp thoâng tin veà phaân tích coâng vieäc khoâng? Haõy giaûi thích.

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 4B. NOÄI DUNG

OÂng Leâ Thaønh Thaät laø giaùm ñoác taøi nguyeân nhaân söï cuûa coâng ty Cheá Bieán Noâng Saûn Xuaát Khaåu taïi TP.HCM. OÂng vöøa trôû veà coâng ty sau moät tuaàn leã nghæ pheùp ôû Ñaø Laït. Toång coâng ty coù truï sôû chính taïi Quaän 1, vaø coù khoaûng 200 coâng nhaân. Doanh thu haøng thaùng khoaûng treân 2 tyû ñoàng Vieät Nam, khoaûng 200.000 ñoâla Myõ.Ñang ngoài trong vaên phoøng thì oâng Saùu Hoûi, Phoù Toång giaùm Ñoác Marketing cuûa toång coâng ty gheù qua, vaø môøi oâng aên tröa, nhö oâng Saùu Hoûi vaãn thænh thoaûng môøi. Hai oâng coù baø con vôùi nhau vaø raát thaân vôùi nhau. Trong böõa tröa, oâng Saùu Hoûi hoûi yù kieán veà baøi phaùt bieåu cuûa oâng Toång giaùm Ñoác lieân quan ñeán vieäc môû roäng saûn xuaát.OÂng Thaät raát ngaïc nhieân vì tröôùc khi nghæ pheùp oâng chöa bao giôø nghe noùi ñeán vaán ñeà naøy. OÂng Saùu giaûi thích hoâm thöù baûy ñaõ coù moät cuoäc hoïp ñaëc bieät trong ban giaùm ñoác ñeå nghe thoâng baùo veà vieäc môû roäng kinh doanh, bao goàm vieäc môû theâm moät nhaø maùy cheá bieán noâng saûn ôû Hoùc Moân. OÂng saùu coøn cho bieát theâm hình nhö moïi ngöôøi ñeàu uûng hoä yù kieán cuûa oâng Toång Giaùm Ñoác. OÂng giaùm ñoác taøi chính baùo caùo tình hình taøi chính cuûa coâng ty raát vöõng, oâng giaùm ñoác saûn xuaát ñaõ nghieân

143

cöùu thieát bò maø coâng ty seõ caàn, keå caû moïi loaïi thoâng tin veà chi phí. OÂng Saùu keát luaän.“Toâi ñaõ raùo rieát chuaån bò cho vieäc môû roäng naøy, vì theá toâi ñaõ saõn saøng. Toâi nghó raèng ñieàu naøy cuõng seõ toát cho oâng. OÂng Toång Giaùm Ñoác noùi raèng coâng ty seõ tuyeån duïng soá coâng nhaân gaáp ñoâi trong naêm tôùi”Khi oâng Saùu Hoûi vöøa rôøi nhaø haøng thì oâng Thaät gaëp OÂng Tö Ñaëng, quaûn ñoác saûn xuaát. OÂng naøy cho bieát raèng oâng giaùm ñoác saûn xuaát ñaõ chaën gaëp oâng bôûi vì boä phaän baûo trì khoâng coù ai ñuû trình ñoä söû duïng boä phaän ñieän töû soá (digital) maø hoï ñang laép raùp. OÂng Thaät traû lôøi: “Boä phaän baûo trì ñaõ göûi vaên baûn cho toâi xin ngöôøi, chuùng ta caàn phaûi gaëp vaø tìm xem coù ai laøm ñöôïc vieäc naøy khoâng” OÂng thaät nghó oâng vöøa vaøo cô quan ñaõ gaëp chuyeän baän roän roài.C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP

1) OÂng Thaät neân laøm gì khi khoâng bieát thoâng tin chính thöùc veà vieäc môû roäng saûn xuaát.

2) Haõy thaûo luaän caùc vaán ñeà gì seõ phaùt sinh trong tröôøng hôïp ñieån hình naøy taïi Vieät Nam vaø cho bieát neân laøm gì ñeå giaûi quyeát vaán ñeà.

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 5Tuyeån Moä Nhaân Vieân

B. NOÄI DUNG

Caùch ñaây naêm naêm khi anh Leâ Ñoâng Giang baét ñaàu laøm vieäc taïi coâng ty nhöïa toång hôïp vôùi chöùc danh nhaân vieân vaên phoøng Maketing thì anh nghó raèng anh seõ thaêng tieán trong ngheà nghieäp. Anh ñaõ toát nghieäp cöû nhaân quaûn trò kinh doanh vôùi ñieåm trung bình laø B+, ñöôïc baïn beø vaø caùc giaùo sö /giaûng vieân öa thích, vaø ñaõ töøng laø uûy vieân cuûa nhieàu toå chöùc cuûa tröôøng. Anh toû ra coù khaû naêng quan heä toát vôùi moïi ngöôøi trong cô quan cuõng nhö laøm vieäc gioûi. Anh nhôù laïi luùc môùi ñöôïc tuyeån voâ laøm, oâng giaùm ñoác kinh doanh noùi vôùi anh raèng anh laøm vieäc toát, vaø coù khaû naêng thaêng tieán trong naác thang ngheà nghieäp.Anh caûm thaáy raèng anh ñaõ laøm vieäc toát vaø ñöôïc moïi ngöôøi meán moä. Ngoaøi ra, baûn ñaùnh giaù hoaøn thaønh coâng taùc cuûa anh laø xuaát saéc. Tuy nhieân, sau naêm naêm anh vaãn laø nhaân vieân vaên phoøng Maketing – nghóa laø anh vaãn chöa ñöôïc leân caáp. Khi coâng ty caàn 2 chuyeân vieân Maketing, anh ñaõ ñaêng kyù xin ñöôïc leân caáp baäc ñoù. Tieác thay, hai choã laøm ñoù laïi laø hai ngöôøi töø beân ngoaøi ñöôïc tuyeån voâ. Caùch ñaây hai naêm, coâng ty laïi coâng boá caàn tuyeån toå tröôûng toå nghieân cöùu tieáp thò, anh ñaõ khoâng noäp ñôn nöõa. Gaàn ñaây nhaát, anh ngaïc nhieân khi thaáy coâng ty tuyeån

144

tröôûng phoøng Marketing laø moät ngöôøi toát nghieäp ñaïi hoïc chæ coù ba naêm kinh nghieäm laøm Marketing taïi coâng ty khaùc. Anh nghó raèng ñaùng leõ chöùc vuï naøy phaûi laø anh Leâ Hoàng Sôn, moät chuyeân vieân Marketing maø anh kính neå.Hoâm nay, ñuùng naêm naêm laøm vieäc taïi coâng ty Nhöïa Toång Hôïp, anh quyeát ñònh phaûi laøm moät caùi gì ñoù. Anh xin gaëp oâng giaùm ñoác kinh doanh (seáp cuûa tröôûng phoøng Marketing- ngöôøi môùi ñöôïc tuyeån voâ – laø seáp tröïc tieáp cuûa anh). Trong cuoäc gaëp, anh trình baøy lyù do raèng ñaõ laøm vieäc chaêm chæ vaø hoaøn thaønh toát coâng taùc trong naêm naêm, nhöng thaát voïng khi anh vaãn ôû caáp baäc nhaân vieân. Oâng giaùm ñoác kinh doanh tra lôøi “Anh khoâng nghó raèng anh laø ngöôøi coù nhieàu khaû naêng hôn nhöõng ngöôøi maø coâng ty ñaõ tuyeån vaøo sao?” Anh Giang traû lôøi: “Khoâng. Nhöng toâi nghó raèng ñaùng leõ ra toâi ñöôïc leân chöùc chuyeân vieân tieáp thò maø coâng ty laïi tuyeån ngöôøi khaùc ôû beân ngoaøi. Dó nhieân, nhöõng ngöôøi maø oâng tuyeån cuõng laøm vieäc gioûi.” Oâng giaùm ñoác traû lôøi “Coâng ty xem xeùt taát caû caùc trình ñoä cuûa öùng vieân, nghieân cöùu moïi vaán ñeà, coá gaéng quyeát ñònh hôïp lyù.”C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP

1. Haõy giaùi thích aûnh höôûng cuûa chính saùch thaêng thöôûng noäi boä vôùi vieäc tuyeån moä töø nguoàn beân ngoaøi.

2. Baïn coù tin raèng anh Giang phaøn naøn ñuùng khoâng? Haõy Giaûi thích.

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 6Tuyeån Moä Nhaân Vieân

B. NOÄI DUNG

Ñaët vaán ñeà. Nhaø quaûn trò cuûa moät sieâu thò kia caàn phaûi thay theá ngay moät nöõ thaâu ngaân vieân (Cashier). Coâ ta nghæ vieäc giöõa chöøng maø khoâng thoâng baùo cho cô quan, ñeå veà queâ nhaø chaêm soùc meï coâ ñang bò beänh. Chaéc chaén coâ ta nghæ vieäc luoân. Neáu khoâng kieám ñöôïc ngöôøi thay theá ngay, oâng ta seõ phaûi ñích thaân laøm vieäc ñoù. OÂng ta bieát raèng coâng vieäc naøy ñoøi hoûi nhaân vieân phaûi coù tính trung thöïc vaø ñaùng tin caäy.Trong soá nhöõng nhaân vieân oâng ta, coù hai caäu giöõ kho vaø moät sinh vieân thöïc taäp ñaõ coù hai tuaàn leã kinh nghieäm laøm thaâu ngaân khi ngöôøi thaâu ngaân bò beänh vaø ñaõ laøm coâng taùc naøy raát toát. Nhöng tieác thay, caäu ta seõ phaûi rôøi cöûa haøng ñeå tieáp tuïc ñi hoïc taïi ñaò hoïc trong moät thaùng nöõa. Ngöôøi thöù hai laø moät nhaân vieân thaùo vaùt nhöng laïi hay chaäm treã vaø khoâng phaûi luoân luoân toû ra ñaùng tin caäy. Ngöôøi thöù ba toû ra ñaùng tin caäy nhöng nhaø

145

quaûn trò laïi khoâng tin chaéc vaøo khaû naêng cuûa ngöôøi naøy. Vaäy nhaø quaûn trò xöû trí ra sao?

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 7Tuyeån Moä Nhaân Vieân

B. NOÄI DUNG

Ñaët vaán ñeà. Chuû cuûa moät haõng thaàu xaây caát nho nhoû ñöôïc môøi xaây döïng moät nhaø xe (garage) cho moät tö nhaân. Coâng vieäc naøy ñoøi hoûi phaûi coù hai thôï moäc nhöng oâng ta chæ coù moät thôï moäc caû (thôï moäc chính) trong danh saùch soå löông. Coâng ty cuûa oâng thöôøng thaønh coâng chuû yeáu do chaát löôïng coâng trình. Neáu khoâng tìm ñöôïc moät thôï moäc gioûi thì danh tieáng vaø nieàm tin cuûa oâng ta bò toån thöông vì chaéc chaén coâng trình seõ keùm chaát löôïng. Tuy nhieân oâng ta laïi khoâng muoán tuyeån duïng laâu daøi moät thôï moäc gioûi khaùc vì ngaân saùch vaø quy moâ cuûa oâng ta chöa caàn thieát phaûi nhö vaäy. OÂng chæ muoán moät ngöôøi thôï moäc thöù hai cho ñeán khi coâng trình hoaøn taát.Neáu laø baïn, baïn seõ giaûi quyeát ra sao?

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 8Tuyeån Moä Nhaân Vieân

B. NOÄI DUNG

Ñaët vaán ñeà. Moät luaät sö treû vöøa môùi nhaän ñöôïc thô thoâng baùo nghæ vieäc cuûa coâ thö kyù. Coâ ta seõ laäp gia ñình trong thaùng tôùi vaø khoâng muoán ñi laøm nöõa. Luùc tuyeån duïng coâ ta, vaên phoøng tö vaán phaùp luaät cuûa oâng ta ñang phaùt trieán toát. OÂng ñaõ söû duïng hai phöông phaùp tuyeån moä laø caùc cô quan tìm vieäc cuûa tö nhaân vaø quaûng caùo treân baùo chí. OÂng ñaõ tuyeån duïng coâ ta vaø töï mình phaûi traû phí toán veà vieäc tuyeån duïng ñoù. Keå töø luùc ñoù, oâng ñaõ möôùn moät vaên phoøng môùi roäng hôn vaø ñoàng thôøi mua saém nhöõng trang thieát bò vaên phoøng ñaét tieàn. Ñeán nay dòch vuï cuûa oâng ta vaãn toát, nhöng nhöõng chi phí cuûa oâng ta ñaõ cao vaø oâng nghó raèng khoâng neân tieâu theâm tieàn ñeå tìm moät coâ thö kyù môùi.Trong tröôøng hôïp khoâng muoán toán nhieàu tieàn theâm cho coâng taùc tuyeån moä thö kyù, neáu laø baïn, baïn giaûi quyeát ra sao?

146

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 9Tuyeån Choïn Nhaân Söï

B. NOÄI DUNG

Laø giaùm ñoác saûn xuaát cuûa coâng ty Hoùa Nhöïa Haï Long, oâng Leâ Nhaät Ñoâng coù quyeàn quyeát ñònh sau cuøng trong vieäc chaáp nhaän tuyeån choïn baát cöù öùng vieân chöùc vuï quaûn ñoác naøo laøm vieäc döôùi quyeàn oâng. Giaùm ñoác tài nguyên nhân sự chæ thöïc hieän vieäc tuyeån löïa ban ñaàu ñeå choïn nhöõng öùng vieân coù nhieàu trieån voïng ñeå chuyeån cho oâng Ñoâng phoûng vaán. Vaøo moät ngaøy kia, oâng Ñoâng nhaän ñöôïc cuù ñieän thoïai töø vaên phoøng giaùm ñoác tài nguyên nhân sự . OÂng giaùm ñoác tài nguyên nhân sự cho bieát hieän nay oâng ñang noùi chuyeän vôùi moät ngöôøi maø theo oâng coù ñuû khaû naêng vaø kinh nghieäm maø oâng Ñoâng ñang caàn tuyeån choïn vaøo chöùc vuï quaûn ñoác daây chuyeàn saûn xuaát. Neáu oâng Ñoâng khoâng baän oâng seõ chuyeån öùng vieân naøy cho oâng phoûng vaán. OÂng Ñoâng löôõng löï ñoâi chuùt vaø sau ñoù traû lôøi ngay:

Hoâm nay toâi raát baän, nhöng toâi coá gaéng vaäy.Moät luùc sau anh Linh Vuõ, moät öùng vieân môùi, ñöôïc boä phaän tài nguyên nhân sự chuyeån qua vaên phoøng oâng Ñoâng. Anh Linh Vuõ vöøa böôùc vaøo thì oâng Ñoâng baét tay môøi ngoài vaø noùi raèng oâng ñang baän goïi ñieän thoaïi dôû dang. OÂng noùi:

Toâi seõ noùi chuyeän vôùi anh ngay sau khi toâi goïi ñieän thoaïi lieân laïc moät vaøi nôi xong.

Möôøi laêm phuùt sau oâng Ñoâng goïi ñieän thoaïi xong vaø baét ñaàu noùi chuyeän vôùi anh Linh Vuõ. OÂng Ñoâng raát caûm kích khi noùi chuyeän vôùi anh Vuõ. Tuy nhieân chæ vaøi phuùt sau, caùnh cöûa phoøng oâng baät môû, vaø moät quaûn ñoác böôùc voâ noùi:

Thöa oâng Giaùm ñoác, daây chuyeàn saûn xuaát soá moät bò truïc traëc. Chuùng toâi caàn oâng ñeán giaûi quyeát gaáp.

OÂng Ñoâng voäi xin loãi anh Linh Vuõ vaø böôùc ra khoûi phoøng. Möôøi phuùt sau, oâng trôû laïi noùi chuyeän vôùi anh Vuõ hôn möôøi phuùt nöõa thì haøng loaït cuù ñieän thoaïi goïi ñeán laøm giaùn ñoaïn cuoäc phoûng vaán.Caùc cuoäc giaùn ñoaïn nhö theá vaãn cöù tieáp tuïc cho ñeán khi anh Linh Vuõ nhìn vaøo ñoàng hoà vaø noùi:

Xin loãi OÂng, toâi phaûi ñi ñoùn chaùu nhoû ngaây baây giôø. Neáu treã chaùu seõ khoùc vaø bò laïc.

147

Dó nhieân anh phaûi ñi roài. Nhôù ñieän thoaïi lieân laïc vôùi toâi sau nheù.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP1. Coâng ty neân theo chính saùch nhö theá naøo ñeå traùnh caùc

cuoäc phoûng vaán nhö theá?2. Haõy giaûi thích taïi sao oâng Ñoâng chöù khoâng phaûi giaùm ñoác

tài nguyên nhân sự coù quyeát ñònh sau cuøng.Trong tieán trình thuû tuïc tuyeån choïn, thì caùc vaán ñeà thôøi gian, taøi chaùnh vaø chaát löôïng coâng nhaân – vaø caùc giaûi phaùp – thöôøng khoâng roõ raøng, döùt khoaùt nhö trong vieäc tuyeån moä. Yeáu toá thôøi gian vaø tieàn baïc thöôøng gaén lieàn vôùi nhau vaø vaán ñeà chaát löôïng cuûa nhaân vieân (öùng vieân) vaãn luoân luoân laø ñieàu caàn quan taâm. Baïn haõy ñaët mình vaøo vò trí cuûa nhaø quaûn trò trong nhöõng tình huoáng quaûn trò ñieån hình döôùi ñaây, vaø baïn haõy quyeát ñònh giaûi quyeát moïi tröôøng hôïp nhö theá naøo.

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 10Tuyeån Choïn Nhaân Söï

B. NOÄI DUNG

Ñaët vaán ñeàMoät thanh nieân ñang laøm trôï lyù trong boä phaän chuyeån trôû haøng hoùa vieån döông cuûa moät coâng ty noï. Anh ta ñöôïc moät coâng ty khaùc môøi laøm vieäc vôùi möùc löông cao hôn nhieàu ñeå thaønh laäp boä phaän chuyeån chôû haøng hoùa vieãn döông bôûi vì coâng ty naøy vöøa môùi baét ñaàu kinh doanh. Anh ta bieát raèng baây giôø laøm tröôûng boä phaän, anh phaûi caàn moät ngöôøi trôï lyù. Ngoaøi ra anh cuõng seõ caàn moät thö kyù veà chuyeân chôû haøng haûi, 20 coâng nhaân boác xeáp vaø ngöôøi giaùm saùt vieäc chaát haøng leân. Vaán ñeà traàm troïng nhaát cuûa anh laø vaán ñeà thôøi gian. Anh ta coù raát ít thôøi gian khoâng theå phoûng vaán moïi öùng vieân ñöôïc, maëc daàu anh vaãn bieát anh ñang caàn gì – caàn nhöõng coâng nhaân vieân coù chaát löôïng.(Baïn giaûi quyeát ra sao?)

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 11Tuyeån Choïn Nhaân Söï

B. NOÄI DUNG

148

Ñaët vaán ñeà Nhaø quaûn trò haønh chaùnh cuûa moät coâng ty lôùn noï ñöôïc yeâu caàu phaûi tuyeån baûy nhaân vieân ñaùnh maùy cho boä phaän ñaùnh maùy. OÂng ta bieát raèng theo kinh nghieäm seõ coù haøng traêm öùng vieân noäp ñôn xin vieäc, vaø nhieàu ngöôøi seõ thieáu nhöõng kyõ naêng caàn thieát. Tieàn baïc khoâng thaønh vaán ñeà, nhöng khoå noåi oâng ta khoâng coù thôøi gian ñeå phoûng vaán taát caû ñeå tuyeån nhöõng ngöôøi coù khaû naêng maø coâng ty ñang caàn. Baïn giaûi quyeát ra sao?

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 12Tuyeån Choïn Nhaân Söï

B. NOÄI DUNG

Ñaët vaán ñeàChuû cuûa moät tieäm baùnh kia thaáy coâng vieäc kinh doanh cuûa mình ñaït keát quaû khaû quan, vaø quyeát ñònh tuyeån duïng moät phuï nöõ baùn haøng thöù hai, nhöng laøm vieäc baùn thôøi gian thoâi. Ngöôøi phuï nöõ maø oâng ta tuyeån duïng khoâng caàn kinh nghieäm bôûi vì coâng vieäc deå hoïc. Nhöng ngöôøi phuï nöõ ñoù phaûi ñaùng tin caäy vaø deã meán, vì danh tieáng cuûa cöûa haøng döïa treân baàu khoâng khí thaân thieän vaø coù tính chaát loái xoùm. OÂng ta gaén tôø quaûng caùo treân cöûa soå vaø coù ba phuï nöõ ñeán xin vieäc. Coù hai phuï nöõ ñaõ coù choàng, ngöôøi thöù ba laø moät thieáu nöõ vöøa môùi toát nghieäp phoå thoâng. OÂng caàn choïn trong ba ngöôøi naøy moät ngöôøi baùn haøng thích hôïp nhaát cho cöûa haøng. (Baïn seõ laøm caùch naøo?).Trong moïi tröôøng hôïpMoät trong nhöõng quyeát ñònh quan troïng nhaát maø baát cöù nhaø quaûn trò naøo cuõng phaûi laøm ñoù laø quyeát ñònh tuyeån duïng. Maëc daàu coù theå oâng ta bò yeáu toá thôøi gian vaø tieàn baïc laøm caûn trôû coâng vieäc, nhöng moät nhaø quaûn trò coù kinh nghieäm bieát raèng “caùi meïo” trong nghieäp vuï tuyeån choïn laø choïn nhöõng thuû tuïc coù theå aùp duïng ñöôïc vaø phuø hôïp vôùi taøi nguyeân cuûa coâng ty. OÂng cuõng bieát raèng mình khoâng theå caét nhöõng thuû tuïc tôùi moät möùc toái thieåu khoâng ñem laïi hieäu quaû, maø seõ khoâng toán keùm thôøi gian vaø tieàn baïc phaûi chi sau naøy do phaûi thay ngöôøi vaø tình traïng keùm hieäu naêng cuûa nhaân vieân.Luoân luoân coù vaøi giaûi phaùp cho baát cöù vaán ñeà tuyeån choïn naøo. Chaúng haïn nhö caùc giaûi phaùp cho vaán ñeà thôøi gian coù theå thay ñoåi theo loïai chaát löôïng maø öùng vieân caàn

149

coù. Trong khi moät nhaø quaûn trò naøo ñoù ñang tìm kieám ngöôøi coù moät soá kyõ naêng naøo ñoù, oâng ta coù theå traéc nghieäm deã daøng, thì moät nhaø quaûn trò khaùc laïi kieám moät ngöôøi coù khaû naêng phaùt xuaát töø kinh nghieäm vaø hieåu bieát.Ñeå chuaån bò cho caùc vaán ñeà coù theå xaûy ra baây giôø vaø seõ xaûy ra sau naøy, nhaøquaûn trò caàn bieát laø trong quaù khöù oâng ñaõ aùp duïng nhöõng giaûi phaùp naøo vaø laøm theá naøo aùp duïng vôùi hoaøn caûnh hieän taïi. Sau ñoù oâng ñuùc keát caùc giaûi phaùp ñeå chuaån bò cho töông lai.

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 13

“Hoäi Nhaäp Vaøo Moâi Tröôøng Laøm Vieäc”

B. NOÄI DUNG

Maát Vieäc Laøm

Anh Huyønh Vaên Thöa tröôùc ñaây laøm vieäc cho coâng ty xuaát khaåu haûi saûn(Sea- Food Export company = Seafoco) taïi TP.HCM. Söï nghieäp cuûa anh ta baét ñaàu laø nhaân vieân chaøo haøng, vaø sau naøy ñöôïc cöû laøm giaùm ñoác kinh doanh(sales manager) cho moät chi nhaùnh cuûa coâng ty. Trong suoát baûy naêm laøm vieäc keå töø naêm 1985,anh ñöôïc traû löông cao, coù uy tín, ñöôïc moïi ngöôøi kính neå vì coâng ñoùng goùp cuûa anh. Anh coù raát nhieàu khaùch haøng ôû caùc nöôùc AÂu – Myõ,vaø thænh thoaûng ñi nöôùc ngoaøi ñeå cuûng coá khaùch haøng cuõ vaø taïo theâm “chaân reát”. Löông vaø phuï caáp cuûa anh ñaàu naêm 1992 laø 3.000.000 ñoàng vaø ñöôïc caáp xe hôi. Sau moãi quyù anh ñöôïc thöôûng tuøy theo möùc doanh thu cuûa thò tröôøng anh phuï traùch. Toång coäng tieàn thöôûng cuûa anh naêm 1991 laø 50 trieäu ñoàng.

Tuy nhieân, vaøo nhöõng naêm ñaàu naêm 1992 thò tröôøng AÂu Chaâu bieán ñoäng do caùc haøng cuûa Thuïy Ñieån vaø Thaùi Lan caïnh tranh raùo rieát. Haäu quaû laø giaù caû reû, doanh thu xuoáng, vaø chi nhaùnh cuûa anh baét ñaàu thua loã, vaø bò ñoùng cöûa. Caùc chi nhaùnh khaùc coù thò tröôøng neân khoâng bò aûnh höôûng nhieàu. Haäu quaû laø anh

150

bò nghæ vieäc, ñöôïc caáp baûy thaùng löông, töông ñöông baûy naêm coâng taùc. OÂng toång giaùm ñoác raát quyù anh vì naêng löïc cuûa anh vaø höùa seõ vieát nhaän xeùt toát neáu anh tìm ñöôïc cô quan khaùc. Söï nghieäp cuûa anh taïi coâng ty Safoco chaám döùt vaøo ngaøy 1-6-1992.

Tieáp Xuùc Vôùi Toång Giaùm Ñoác Coâng Ty Môùi

Ñang raùo rieát tìm caùc coâng ty töông töï ñeå xin laøm thì anh nhaän ñöôïc cuù ñieän thoaïi töø oâng Quoác Vöông, toång giaùm ñoác coâng ty xuaát nhaäp khaåu Quaän Naêm, vôùi teân goïi laø Fidimex. OÂng môøi anh Thöa vaøo luùc 12 giôø ngaøy 5-6-1992 taïi nhaø haøng Ñaïi Döông Saøi Goøn vaø anh nhaän lôøi.Vaøo ngaøy hoâm ñoù anh tìm hieåu caùc thoâng tin veà Fidimex(The Fifth District Import Export Company) vaø bieát raèng coâng ty naøy nhoû hôn coâng ty cuûa anh, thaønh laäp treân möôøi naêm nay.

Tröa hoâm ñoù anh ñeán sôùm hôn 15 phuùt vaø goïi moät lon bia uoáng moät mình.Ñuùng 12 giôø oâng Quoác Vöông ñeán. Trong böõa aên oâng môøi uoáng röïu Scotch, noùi chuyeän vui veû. OÂng noùi ñaõ bieát anh vaø ñang tìm ngöôøi nhö anh laøm giaùm ñoác kinh doanh (Sales manager) lo veà xuaát khaåu. Coøn anh Minh Hoaøng ngöôøi Hoa, chuyeân lo veà nhaäp haøng. Tröôùc ñaây coøn ôû coâng ty cuõ, anh cuõng coù dòp gaëp anh Minh Hoaøng. OÂng noùi löông caên baûn cuûa anh laø 2.500.000 ñoàng, nhöng anh ñöøng lo vì tieàn thöôûng vaøo cuoái moãi saùu thaùng cuûa anh seõ khoâng coù khung, bao nhieâu cuõng ñöôïc, tuøy theo doanh soá xuaát khaåu cuûa anh. Vaø coâng ty cung caáp cho anh chieác xe hôi, cuõ hôn xe ôû cô quan tröùôc ñaây anh coâng taùc. Cuoái cuøng anh nhaän lôøi. Anh seõ laøm vieäc cho coâng ty môùi vaøo ngaøy 15-7-1992. Do ñoù, anh ñaõ ñöa vôï con ñi Ñaø Laït nghæ maùt moät tuaàn leã.

Khôûi Söï Coâng VIeäc Môùi

Ñuùng 7g30 saùng ngaøy 15-7-1992 anh Thöa ñeán cô quan môùi nhaän vieäc. Hoûi coâ thö kyù môùi bieát oâng toång giaùm ñoác chöa tôùi, vaø coâ cuõng khoâng nghe noùi coù chuyeän tuyeån theâm ngöôøi môùi. Coâ vuïng veà xin loãi baûo anh ngoài chôø. Anh löõng thöõng vaøo phoøng trong. Ñaây laø moät phoøng roäng lôùn coù nhieàu baøn gheá, khoâng coù vaéch ngaên. Ñang ngoù nhìn moät soá ngöôøi laøm vieäc thì anh gaëp anh Minh Hoaøng. Hai ngöôøi baét tay nhau xong thì Minh Hoaøng ngoài vaøo baøn coøn troáng vaø chæ tay vaøo gheá ñoái dieän môøi anh ngoài. Hoaøng noùi ñaây laø choã laøm vieäc cuûa anh. Hoaøng giaûi thích raèng

151

oângToång giaùm ñoác thích caùc nhaân vieân kinh doanh ngoài ñoái dieän nhau ôû hai baøn rieâng. Ñieàu naøy laø moät cuù soác ñoái vôùi anh vì tröôùc ñaây anh ñöôïc ôû phoøng rieâng. Anh khoâng ngôø raèng nhö theá.

Trong luùc moïi ngöôøi ñang caëm cuïi laøm vieäc (treân baøn ngöôøi naøo cuõng coù ñieän thoaïi), thì OÂng Quoác Vöông tôùi. OÂng baét tay anh Thöa vaø noùi raèng oâng bieát anh ñaõ töï tìm ñöôïc choã ngoài laøm vieäc roài. Sau ñoù oâng ngoài vaøo baøn laøm vieäc chæ caùch ñoù maáy böôùc, nghóa laø khi anh Thöa laøm vieäc thì oâng ta thaáy vai cuûa anh ngay. Taâm hoàn cuûa Thöa chuøng laïi. Anh ngoài xuoáng gheá, ngoù chung quanh laïi moät laàn nöõa, vaø khaùm phaù ra raèng chæ coù mình anh maëc ñoà veùt, thaét ca-vaùt chænh teà. Nhöõng ngöôøi khaùc aên maëc bình thöôøng, keå caû oâng Toång giaùm ñoác maëc aùo theå thao, quaàn Jean.

Khoâng bieát laøm gì anh luïc loïi trong ngaên keùo xem coù duïng cuï vaên phoøng naøo khoâng, sau ñoù anh vaén taét vieát moät danh saùch nhöõng vieäc seõ laøm trong thôøi gian tôùi, ñieàu naøy khoâng maát bao nhieâu thôøi gian cho neân anh caàn phaûi tìm caùi gì ñoù ñeå laøm. Chaúng leõ laïi hoûi Hoaøng veà thuû tuïc trong khi oâng Quoác Vöông chæ caùch ñoù vaøi böôùc. Do ñoù anh gheù maáy baøn xa xa, töï giôùi thieäu, lieác nhìn caùc maãu bieåu vaø thuû tuïc, vaø hoûi veà lónh vöïc saûn phaåm cuûa hoï. Sau nöûa giôø anh trôû laïi baøn laøm vieäc. Nhìn ñoàng hoà baây giôø laø 9g30. Thaät laø moät buoåi sang ñaùng chaùn. Anh beøn goïi cho moät soá khaùch haøng baùo cho hoï bieát anh ñaõ ñoåi cô quan.

Tôùi giôø nghæ aên tröa, oâng Toång giaùm ñoác ra ngoaøi aên tröa maõi ñeán xeá chieàu môùi voâ. Vì vaäy anh coù nhieàu thôøi gian noùi chuyeän vôùi Minh Hoaøng, hoûi thaêm veà thuû tuïc mua baùn ôû ñaây.Hoaøng raát vui veû giuùp anh hieåu moïi thuû tuïc kinh doanh ôû ñaây vaø möøng vì baây giôø anh ta chæ coøn lo moãi thuû tuïc mua haøng maø thoâi, hai ngöôøi coù theå coäng taùc vôùi nhau ñöôïc. Tuy nhieân anh caûm thaáy Minh Hoaøng khoâng nhieät tình vôùi coâng vieäc cuûa mình, vaø cuõng khoâng maáy “maën maø” vôùi vieäc xuaát khaåu caù nöôùc ngoït.

OÅn Ñònh Coâng Vieäc

Coâng vieäc cuûa anh thaønh coâng ngay töø thaùng ñaàu. Tuy nhieân anh raát baên khoaên veà quyeàn haïn cuûa mình. Anh muoán bieát anh coù ñöôïc quyeàn kyù giaáy chôû haøng cho khaùch haøng khoâng hoaëc phöông phaùp baùn caùc loâ haøng “lôõ côõ”nhö theá naøo. Veà hai veán

152

ñeà naøy thoâi cuõng thaáy yù kieán cuûa caùc nhaân vieân ôû ñaây xung ñoät, maâu thaãn nhau roài. Anh beøn quyeát ñònh gaëp Toång giaùm ñoác. Vöøa hoûi xong maáy caâu ñaõ bò oâng la lôùn tieáng baûo raèng anh phaûi töï giaûi quyeát vaø oâng khoâng coù thôøi gian ñeå giaûi quyeát maáy chuyeän vaët vaõnh aáy.

Ngöôïng nguøng vì bò “la toaùng” leân, anh thaáy moïi ngöôøi ñang nhìn anh. Anh noåi giaän khoâng noùi tieáng naøo vaø ra khoûi phoøng.Vaøo buoåi chieàu anh ñöôïc Hoaøng xin loãi vì ñaõ khoâng baùo tröôùc vôùi anh laø tính oâng chuû nhö theá. Haàu nhö moïi ngöôøi ôû ñaây ai cuõng bò moät hay hai laàn roài vaø do ñoù caøng traùnh gaëp oâng caøng toát. OÂng khoâng phaûi laø ngöôøi deã gaàn guõi. Chæ coù tröôøng hôïp ngoaïi leä laø khi oâng uoáng röôïu. ÔÛ ñaây heã moãi khi ai kyù ñöôïc moät hôïp ñoàng laø ngöôøi ñoù khui moät chai röôïu uoáng möøng. Maëc duø khoâng phaûi laø ngöôøi uoáng röôïu nhieàu nhöng chính anh cuõng phaûi theo tuïc leä khui moät chai röôïu Scotch khi anh kyù ñöôïc hôïp ñoàng lôùn vôùi khaùch haønh Chaâu AÂu vaøo thaùng 9-1992. Ñaây laø moät thoùi quen khaùc haún coâng ty cuõ cuûa anh.

Ñieàu ñaùng ngaïc nhieân laø oâng chuû thænh thoaûng aên tröa vôùi moät nöõ nhaân vieân vaø maõi tôùi xeá chieàu môùi veà. Anh hoûi Hoaøng taïi sao laïi coù chuyeän laêng nhaêng tình caûm nhö theá trong khi oâng chuû ñaõ coù vôï vaø ba ñöùa con. Hoaøng traû lôøi raèng ôû ñaây nhö theá, vaø ñaõ coù theâm hai tröôøng hôïp nhö theá roài. Khi chuyeän ñoå beå , thì moät hay hai ngöôøi ñaõ phaûi ra ñi.

Sau ba thaùng laøm vieäc anh baét ñaàu hôi quen vôùi cung caùch laøm vieäc ôû ñaây. Anh khoâng nghe oâng toång giaùm ñoác bình luaän gì veà keát quaû cuûa vieäc anh laøm, nhöng bieát raèng oâng toång giaùm ñoác khen anh vì keát quaû toát. Nhöõng ngöôøi khaùc cuõng chuùc möøng söï thaønh coâng cuûa anh ñaõ kyù ñöôïc nhieàu hôïp ñoàng maø tröôùc ñaây khoâng coù.

Tuy thaønh coâng theá nhöng anh ngaïc nhieân laø caùc baûn thoâng tin veà xuaát nhaäp khaåu göûi haøng tuaàn laïi khoâng tôùi tay anh, maø laïi tôùi tay oâng toång giaùm ñoác. Ngoaøi ra, trong nhieàu dòp oâng toång giaùm ñoác ñi döï caùc buoåi hoäi thaûo veà xuaát nhaäp khaåu maø sau khi oâng ñi veà thì anh môùi bieát. Anh cuõng ñöôïc tham döï hai laàn, nhöng quaù ít so vôùi naêm, hay saùu laàn ôû cô quan cuõ.

153

Vaøo thaùng 11-1992 oâng toång giaùm ñoác chuaån bò ñi thaêm caùc khaùch haøng môùi ôû Chaâu AÂu maø anh môùi baét moái ñöôïc. Anh thaát voïng vaø noåi giaän, hoûi oâng toång giaùm ñoác thì ñöôïc traû lôøi laø khoâng caàn thieát phaûi ñi hai ngöôøi. Ngoaøi ra vaøo thaùng 2-1993 vaø thaùng 4-1993 oâng toång giaùm ñoác laïi ñi coâng taùc ôû Chaâu AÂu vaø baûo raèng trong töông lai anh seõ ñöôïc ñi. Vì vaäy anh chæ troâng chôø vaøo ñieän thoaïi vaø caùc phöông tieän truyeàn thoâng khaùc ñeà tieáp xuùc vôùi khaùch haøng môùi. Trong khi ñoù trong caùc laàn ñi Chaâu AÂu, oâng toång giaùm ñoác chaúng kyù ñöôïc hôïp ñoàng môùi naøo

Löông Boång Vaø Tieàn Löông

Sau nhieàu thaùng laøm vieäc, nghóa laø cuoái naêm 1993, anh ñaõ ñoùng goùp cho coâng ty gaàn 800.000 USD tieàn lôøi, nghóa laø doanh soá xuaát khaåu gaáp ñoâi. Nhöng anh chæ nhaän ñöôïc khoaûng 10 trieäu tieàn thöôûng. Anh thaát voïng vaø chaùn chöôøng. Anh ñaõ laøm vieäc hôn tröùôc ñaây nhieàu vaø ñaõ ñoùng goùp cho coâng ty quaù nhieàu. Vaøi ngaøy sau anh gaëp oâng toång giaùm ñoác ñang hôi choaùng vaùng men röôïu sau böõa aên tröa, vaø hoûi veà tieàn thöôûng thì ñöôïc traû lôøi raèng tieàn thöôûng cuûa anh döïa vaøo söï toång hôïp giöõa lôïi nhuaän cuûa coâng vaø thaønh tích caù nhaân, chöù khoâng chæ döïa vaøo thaønh tích cuûa anh thoâi. OÂng höùa raèng neáu naêm 1994 anh cuõng laøm toát nhö theá, anh seõ ñöôïc thöôûng theo thaønh tích cuûa anh chöù khoâng phaûi laø toång hôïp nhö naêm nay.

Vaøo thaùng hai naêm 1994, oâng toång giaùm ñoác ñi coâng taùc xa, anh coù dòp hoûi nhöõng ngöôøi khaùc veà tieàn thöôûng. Anh ngaïc nhieân nghe hoï noùi raèng hoï cuõng coù phaûn öùng gioáng nhö anh vaøo kyø thöôûng ñaàu tieân. Hoï noùi raèng cöù laøm vieäc ñeå maø coù vieäc laøm, traùnh gaëp oâng ta laø hay nhaát.

Vaøo cuoái naêm 1994 doanh thu vaãn tieáp tuïc taêng, vaø anh hy voïng naêm nay anh seõ ñöôïc thöôûng nhieàu hôn. Nhöng khoâng ngôø anh chæ nhaän ñöôïc 5 trieäu ñoàng, nghóa laø baèng 50% naêm ngoaùi. Khoâng sôï oâng to tieáng, anh gaëp thaúng oâng hoøi roõ lyù do. OÂng noùi raèng caùc boä phaän khaùc khoâng ñaït chæ tieâu lôïi nhuaän, do ñoù moïi ngöôøi ñeàu bò giaûm tieàn thöôûng.

Vaøi tuaàn sau anh phaùt hieän ra raèng caùc boä khaùc khoâng sa suùt nhö oâng toång giaùm ñoác noùi. Vaøo thaùng 2-1995, anh xin nghæ vaø chaáp nhaän vaøo laøm vieäc taïi coâng ty khaùc vôùi soá löông thaáp hôn.

154

Sau khi anh Thöa xin nghæ vieäc, oâng toång giaùm ñoác môùi thaáy baøng hoaøng vaø môøi baïn laøm tö vaán veà quaûn trò taøi nguyeân nhaân söï, vaäy baïn nhaän ñònh sao baèng caùch traû lôøi caùc caâu hoûi sau ñaây:C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP

1- Haõy xaùc ñònh caùc vaán ñeà maø baïn thaáy trong tröôøng hôïp naøy.

2- Haõy ñeà nghò caùc hoaït ñoäng veà taøi nguyeân nhaân söï maø baïn thaáy coù theå giaûi quyeát caùc vaán ñeà taïi coâng ty Fidimex naøy.

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 14Ñaøo taïo vaø Phaùt trieån

B. NOÄI DUNG

NAÂNG CAO TRÌNH ÑOÄBaø Myõ Haïnh laø chuyeân vieân phuï traùch ñaøo taïo ñöôïc biệt phaùi laøm vieäc taïi vaên phoøng chi nhaùnh ôû Vuõng Taøu tröïc thuoäc coâng ty Dòch Vuï Toång Hôïp đoùng taïi TP.Hoà Chí Minh laø moät coâng ty lôùn chuyeân cung caáp caùc thoâng tin kinh teá cuõng nhö caùc dòch vuï phaùp lyù cho khaùch haøng. Khoái löôïng coâng vaên giaáy tôø chuyeån tôùi caùc chi nhaùnh nhieàu voâ keå. Do ñoù nhaân vieân phaûi coù kyõ naêng ñoïc nhanh (speed – reading skills) môùi coù hy voïng ñoïc heát caùc thoâng tin ñeå nhaäp vaøo maùy computer.

Baø Myõ Haïnh raát phaán khôûi khi ñöôïc tin vaên phoøng trung öông seõ toå chöùc chöông trình ñaøo taïo ñoïc nhanh ( a speed – reading training program). Ñaây laø moät chöông trình do moät coâng ty nổi tiếng cung cấp vaø thống keâ cho biết coâng ty naøy ñaõ thaønh coâng taïi nhieàu nôi. Chöông trình naøy ñöôïc thoâng baùo tröôùc saùu thaùng ñeå cho baø chuaån bò.

Baø Myõ Haïnh bieát raèng haèng ngaøy nhaân vieân taïi Vuõng Taøu phaûi ñoïc moät khoái löôïng thö töø göûi tôùi raát lôùn bao goàm thoâng tin noäi boä, caùc thoâng baùo veà chính saùch vaø thuû tuïc môùi, caùc chöông trình, thoâng tin veà phaùp luaät cuûa nhaø nöôùc, thö töø cuûa khaùch haøng…Vì vaäy khoùa ñaøo taïo ñoïc nhanh raát caàn thieát.

Baø raát tin töôûng vaøo chöông trình naøy. Khoaù hoïc bao goàm 9 buoåi hoïc, moãi buoåi 2 giôø. Chi phí cho moãi nhaân vieân vaøo khoaûng 1.000.000 ñoàng. Khu vöïc do baø phuï traùch goàm 100 nhaân vieân tham

155

döï. Chi phí raát toán keùm, nhöng baø tin raèng seõ mang laïi hieäu quaû cao. Chöông trình naøy raát ñöôïc nhaân vieân uûnh hoä. Tröôùc khoaù hoïc vaø sau khoaù hoïc hoïc vieân ñeàu döï thi traéc nghieäm khaû naêng ñoïc nhanh. Keát quaû cho thaáy toác ñoä ñoïc nhanh sau khoaù hoïc laø 250% so vôùi tröôùc khi hoïc. Ñieàu naøy laïi caøng laøm cho baø tin töôûng vaø phaán khôûi.Moät vaøi thaùng sau, baø Myõ Haïnh tìm hieåu moät vaøi nhaân vieân ñaõ theo hoïc khoaù naøy xem hoï coù aùp duïng caùc nguyeân taéc ñoïc nhanh vaøo coâng vieäc haèng ngaøy khoâng. Hoï ñeàu traû lôøi raèng hoï ñaõ khoâng söû duïng noù vaøo coâng vieäc haèng ngaøy nhöng aùp duïng kyõ naêng môùi naøy vaøo ñôøi soáng haøng ngaøy, ngoaøi nôi laøm vieäc. Baø kieåm tra laïi nhöõng ngöôøi khaùc vaø hoï ñeàu traû lôøi nhö vaäy. Noùi toùm laïi, hoï öùng duïng kyõ naêng naøy vaøo sinh hoaït ñoïc saùch ôû nhaø, nhöng laïi khoâng söû duïng noù trong coâng vieäc ôû cô quan. Thaäm chí hoï cuõng khoâng coù thôøi gian ñoïc caùc baûn thoâng tin vaø thoâng baùo noäi boä.Baø Myõ Haïnh raát quan taâm ñeán vaán ñeà naøy vaø khoâng bieát phaûi xöû lyù ra sao ñaây.C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP

1) Baø Myõ Haïnh coù thöïc söï phí phaïm ngaân saùch ñaøo taïo cuûa coâng ty khoâng?2) Baø Myõ Haïnh coù neân baét ñaàu chöông trình ñaøo taïo cho nhaân vieân ñoïc caùc thoâng baùo vaø thoâng tin noäi boä khoâng?3) Baø Myõ Haïnh laøm theá naøo coù theå traùnh khoûi tình traïng naøy (Nghóa laø baø neân xöû lyù ra sao?)

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 15Ñaøo taïo vaø Phaùt trieån

B. NOÄI DUNG

YEÁU TOÁ THÔØI GIAN LAØ CAÁP BAÙCHTaïi moät nhaø maùy cuûa moät coâng ty saûn xuaát kia, suoát moät tùhaùng qua ñaõ coù 15 coâng nhaân trong daây chuyeàn saûn xuaát nghæ vieäc, hoaëc bò cho nghæ vieäc vì nhieàu lyù do khaùc nhau. Coâng ty ñaõ tuyeån gaáp 15 coâng nhaân môùi. Nhöng ña soá nhöõng ngöôøi naøy coù raát ít kinh nghieäm trong daây chuyeàn saûn xuaát vaø khoâng coù ngöôøi naøo coù kinh nghieäm thuoäc daây chuyeàn saûn xuaát gioáng nhö nhaø maùy naøy caû.

Giaùm ñoác nhaø maùy phaûi giaûi quyeát vaán ñeà naøy ngay. Khoù khaên chính cuûa oâng hieän nay laø thôøi gian caáp baùch. OÂng khoâng

156

coù ñuû thôøi gian ñeå ñaøo taïo hoï moät caùch chính quy ñöôïc, maø phaûi ñaøo taïo hoï caøng nhanh caøng toát, neáu khoâng saûn löôïng seõ xuoáng raát thaáp.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄPNeáu baïn laø giaùm ñoác naøy, baïn seõ xöû trí ra sao?

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 16Ñaøo taïo vaø Phaùt trieån

B. NOÄI DUNG

CHAÁT LÖÔÏNG ÑAØO TAÏO LAØ QUAN TROÏNG

Giaùm ñoác kinh doanh cuûa moät coâng ty thöïc phaåm haïng trung kia nghe baùo caùo raèng nhieàu maõi vieân ( salesmen) ñöôïc tuyeån moät naêm röôõi qua chöa ñuû kieán thöùc hieåu bieát veà tuyeán saûn phaåm ( product line). Chính vì lyù do ñoù maø coâng vieäc baùn haøng hoaëc chaøo haøng chöa ñaït ñöôïc keát quaû toát. Hieän nay coâng ty chöa coù chöông trình ñaøo taïo maõi vieân, maø chæ coù moät cöïu maõi vieân ñaõ veà höu laøm vieäc vôùi caùc nhaân vieân môùi. Moái quan taâm chính cuûa vò giaùm ñoác naøy laø chaát löôïng – oâng ta phaûi thieát laäp moät chöông trình ñaøo taïo nhaèm trang bò cho taát caû caùc maõi vieân moät soá kieán thöùc toaøn dieän veà tuyeán saûn phaåm cuûa coâng ty.

Neáu baïn laø vò giaùm kinh doanh naøy, baïn seõ xaây döïng chöông trình ñaøo taïo huaán luyeän nhö theá naøo ñeå moät maët naâng cao trình ñoä toaøn dieän cuûa nhaân vieân, moät maët caùc nhaân vieân naøy vaãn laøm vieäc nhö thöôøng leä. Xin löu yù raèng, muoán hieåu bieát toaøn dieän veà tuyeán saûn phaåm, caùc nhaân vieân phaûi hieåu roõ veà caùc chieán löôïc Maketing, toång hôïp Marketing, toång hôïp chieâu thò ( promotion mix), caùc nguyeân taéc baùn haøng, vaø caùc saûn phaåm cuûa coâng ty.

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 17Ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc

B. NOÄI DUNG

Laø quaûn ñoác phuï traùch saûn xuaát thuoäc coâng ty Ñieän Töû Saøi Goøn, oâng Hai Vieân ñöôïc haàu heát caùc ñoàng nghieäp neå nang vaø nghó toát veà oâng .OÂng Vieân laø moät ngöôøi deã tính, giuùp ñôõ nhaân

157

vieân mình trong baát cöù tröôøng hôïp naøo theo khaû naêng cuûa oâng .Neáu coù moät coâng nhaân naøo ñoù caàn möôïn moät khoaûn tieàn nhoû, vaø xin traû laïi vaøo ngaøy laõnh löông, oâng seõ thoïc tay vaøo tuùi quaàn cho möôïn ngay, khoâng caàn hoûi han gì caû .Hoaëc giaû coù nhaân vieân naøo ñeå giaûi quyeát vieäc rieâng tö töông ñoái khoù khaên, oâng cho nghæ ngay. OÂng ta khoâng tröø löông cuûa caù nhaân ñoù. Vaû laïi oâng coøn coá gaéng laøm heát söùc mình, taêng naêng suaát cho ñeán khi coâng nhaân ñoù giaûi quyeát vieäc rieâng xong trôû laïi laøm vieäc.

Moïi vieäc ñieàu dieãn tieán toát ñeïp trong phaân xöôûng cuûa oâng töø tröôùc cho ñeán nay cho ñeán thôøi kyø ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc

vöøa qua .Vieäc xaûy ra nhö sau. Moät trong nhöõng coâng nhaân cuûa oâng teân laø Phaïm Tuaán Vuõ trong naêm vöøa qua ñaõ traûi qua haøng loaït caùc vaán ñeà khoù khaên. Con trai anh bò beänh naëng phaûi naèm

beänh vieän, vôï anh bò beänh gaàn moät naêm qua, phaûi toán raát nhieàu tieàn thuoác. Anh ñaõ phaûi vay raát nhieàu tieàn vaø toû ra chaùn

naûn, thaát voïng.Tôùi thôøi kì ñaùnh giaù hoaøn thaønh coâng taùc haøng naêm, oâng Hai

Vieân quyeát ñònh phaûi laøm caùi gì ñoù ñeå giuùp anh Tuaán Vuõ toái ña. Maëc duø trong naêm qua anh Tuaán Vuõ laøm vieäc baèng coâng nhaân trung bình, nhöng oâng Hai vieân ñaùnh giaù anh laøm vieäc xuaát saéc veà moïi phöông dieän. Bôûi vì heä thoáng löông boång gaén lieàn vôùi vieäc ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc , cho neân anh Vuõ ñöôïc taêng löông 10%.

OÂng Hai Vieân giaûi thích cho anh bieát lyù do taïi sao oâng cho ñieåm anh cao nhö theá vaø anh Vuõ bieát raèng anh hoaøn thaønh coâng taùc khoâng hôn trung bình. Anh raát bieát ôn oâng vaø baøy toû chaân tình naøy vôùi oâng. Khi anh rôøi vaên phoøng, anh phaán khôûi mong noùi cho caùc baïn mình bieát seáp cuûa anh tuyeät vôøi bieát bao. Nhìn thaáy anh Vuõ cöôøi vui khi rôøi vaên phoøng, oâng caûm thaáy moät caûm giaùc aám aùp.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP

1. Ñöùng treân quan ñieåm coâng ty ,vieäc ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc nhaân vieân cuûa oâng Hai Vieân seõ gaây ra khoù khaên gì cho coâng ty?

2. OÂng Hai Vieân coù theå laøm gì baây giôø ñeå giaûm bôùt aûnh höôûng tieâu cöïc trong vieäc ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc cuûa anh Vuõ?

158

ÑIEÅN QUAÛN TRÒ 18Thieát laäp vaø quaûn trò heä thoáng löông boång

B. NOÄI DUNG

Moät ngaøy kia anh Nguyeãn Trình Anh khaùm phaù ra raèng phoøng cuûa anh môùi tuyeån moät nhaân vieân phaân taùch caùc heä thoáng ñaõ toát nghieäp ñaïi hoïc, vôùi möùc löông cô baûn cuõng cao baèng anh. Maëc daàu tính anh raát toát nhöng anh cuõng hôi phaät loøng. Anh ñaõ phaûi maát naêm naêm môùi leân ñöôïc thaønh chuyeân vieân cao caáp phaân taùch caùc heä thoáng (senior systems analyst) vaø ñaït ñöôïc möùc löông nhö hieän nay taïi coâng ty Thoâng Tin Thöông Maïi. Töø tröôùc cho ñeán giôø anh raát haøi loøng laøm vieäc cho coâng ty, vaø anh yeâu thích coâng vieäc ñoù.

Ngaøy hoâm sau anh gaëp baø Minh Chaâu, giaùm ñoác tài nguyên nhân sự vaø hoûi xem tin töùc anh nghe ñöôïc coù ñuùng khoâng. Baø Minh Chaâu xaùc ñònh laø chuyeän ñoù ñuùng, vaø baø coá gaéng giaûi thích vôùi anh raèng: “Anh Minh aï, thò tröôøng caùc chuyeân vieân phaân taùch caùc heä thoáng hieän nay raát hieám, vaø ñeå cho coâng ty loâi cuoán haáp daãn ngöôøi coù trình ñoä, chuùng ta ñaõ aùp duïng möùc löông khôûi ñieåm haáp daãn. Chuùng ta thöïc söï ñang caàn theâm moät chuyeân vieân phaân taùch, vaø chæ coù caùch naøy môùi tuyeån ñöôïc moät chuyeân vieân gioûi”.

Anh Minh hoûi baø xem löông cuûa anh coù seõ ñöôïc ñieàu chænh töông öùng khoâng. Baø Minh Chaâu traû lôøi raèng : “Löông anh seõ ñöôïc ñaùnh giaù laïi vaøo thôøi ñieåm thoâng leä .Anh ñaõ coâng taùc gioûi, vaø toâi chaéc raèng caáp treân seõ cho anh leân löông”.Anh Minh caùm ôn baø nhöng laïi laéc ñaàu rôøi khoûi vaên phoøng vaø töï hoûi khoâng bieát töông lai cuûa mình ra sao.

C. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP

1. Baïn coù nghó raèng lôøi giaûi thích cuûa baø Minh Chaâu coù thuyeát phuïc, laøm cho ngöôøi nghe thoaû maõn khoâng? Haõy thaûo luaän .

2. Baïn tin raèng coâng ty leõ ra neân laøm gì ñoái vôùi tröôøng hôïp cuûa anh Minh ?

159

TAØI LIEÄU THAM KHAÛO1) QUAÛN TRÒ HOÏC, TS TRAÀN ANH TUAÁN, ÑAÏI HOÏC MÔÛ BAÙN

COÂNG TP. HOÀ CHÍ MINH2) QUAÛN TRÒ NHAÂN SÖÏ, THS NGUYEÃN HÖÕU THAÂN, ÑAÏI HOÏC MÔÛ

BAÙN COÂNG TP. HOÀ CHÍ MINH3) QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH VAÊN PHOØNG, LUAÄT SÖ NGUYEÃN

ÑÌNH HIEÅN, ÑAÏI HOÏC MÔÛ BAÙN COÂNG TP. HOÀ CHÍ MINH4) KHAI THAÙC PHÖÔNG TIEÄN VAÄN TAÛI ÑÖÔØNG BOÄ, ÑAÏI HOÏC

GIAO THOÂNG VAÄN TAÛI HAØ NOÄI

160