TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN

TRẦN THU TRANG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU, CHI TẠI BỆNH VIỆN TUỆ TĨNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 834 03 01

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. VŨ THỊ KIM ANH

HÀ NỘI, NĂM 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ “Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại

Bệnh viện Tuệ Tĩnh” là công trình nghiên cứu độc lập do tác giả thực hiện dưới sự

hướng dẫn của TS. Vũ Thị Kim Anh. Luận văn chưa được công bố trong bất cứ

công trình nghiên cứu nào. Các số liệu nội dung được trình bày trong luận văn là

trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, hợp lệ và bảo đảm tuân thủ các quy định về bảo

vệ quyền sở hữu trí tuệ.

Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn thạc sĩ.

Tác giả

Trần Thu Trang

LỜI CẢM ƠN

Với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc, Tôi xin trân trọng cảm ơn:

- TS. Vũ Thị Kim Anh, người thầy đã tận tình hướng dẫn, truyền đạt kiến

thức, giúp đỡ, động viên tôi trong quá trình học tập và hoàn thiện luận văn.

- Ban lãnh đạo Trường Đại học Công đoàn, Khoa sau đại học, các thầy cô giáo

trực tiếp giảng dạy lớp Cao học kế toán CH12, Lãnh đạo Bệnh viện Tuệ Tĩnh,

Phòng tài chính kế toán đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện thuận

lợi cho tôi suốt trong quá trình học tập và hoàn thiện luận văn.

- Các Thầy cô giáo trong hội đồng đánh giá Luận Văn Thạc sỹ đã có những

đóng góp quý báu để bản luận văn của tôi được hoàn thiện hơn và được bảo vệ

trước hội đồng.

Tôi xin cảm ơn đến những người thân luôn cảm thông, chia sẻ, động viên tôi

trong thời gian học và hoàn thiện luận văn; bạn bè, đồng nghiệp đã giúp đỡ về thời

gian và tinh thần để tôi hoàn thiện luận văn này.

Xin trân trọng cảm ơn!

MỤC LỤC

Lời cam đoan

Lời cảm ơn

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt Danh mục bảng, sơ đồ

MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 1

1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................................... 1

2. Tổng quan nghiên cứu có liên quan ......................................................................... 2

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................... 3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................ 3

5. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................................... 4

6. Những đóng góp của đề tài nghiên cứu ................................................................... 4

7. Kết cấu của luận văn ................................................................................................ 5

Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU

CHI TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP ........................................ 6

1.1. Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập ........................................................... 6

1.1.1. Khái niệm, đặc điểm về đơn vị sự nghiệp công lập ........................................... 6

1.1.2. Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập .................................................................. 9

1.2. Tổng quan về kiểm soát nội bộ ........................................................................ 11

1.2.1. Các quan điểm về kiểm soát nội bộ ................................................................. 11

1.2.2. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng kiểm soát nội bộ trong đơn vị ............. 14

1.2.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ......................................................................... 15

1.2.4. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ theo INTOSAI ................................... 15

1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi trong đơn vị sự nghiệp công lập ......... 25

1.3.1. Nội dung các hoạt động thu, chi ...................................................................... 25

1.3.2. Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi trong đơn vị sự nghiệp công lập29

Tiểu kết chƣơng 1 ..................................................................................................... 39

Chƣơng 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI

TẠI BỆNH VIỆN TUỆ TĨNH ................................................................................. 40

2.1. Tổng quan về Bệnh viện Tuệ Tĩnh .................................................................. 40

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của bệnh viện Tuệ Tĩnh ............................ 40

2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động của Bệnh viện Tuệ Tĩnh ..................................... 41

2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Bệnh viện ............................................................. 43

2.1.4. Nội dung hoạt động tài chính tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh ..................................... 45

2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh ........... 50

2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát ...................................................................... 50

2.2.2. Thực trạng đánh giá rủi ro ................................................................................ 54

2.2.3.Thực trạng hoạt động kiểm soát ........................................................................ 55

2.2.4. Thực trạng thông tin và tuyên truyền ............................................................... 72

2.2.5. Thực trạng giám sát .......................................................................................... 73

2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại bệnh viện Tuệ

Tĩnh ............................................................................................................................ 74

2.3.1. Những kết quả đạt được ................................................................................... 74

2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân ....................................................................... 76

Tiểu kết chƣơng 2 ..................................................................................................... 82

Chƣơng 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG

THU CHI TẠI BỆNH VIỆN TUỆ TĨNH ............................................................... 83

3.1. Định hƣớng phát triển và phƣơng hƣớng hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt

động thu chi của Bệnh viện Tuệ Tĩnh .................................................................... 83

3.1.1. Định hướng phát triển của Bệnh viện Tuệ Tĩnh .............................................. 83

3.1.2. Phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Bệnh viện

Tuệ Tĩnh ..................................................................................................................... 85

3.2. Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Bệnh

viện Tuệ Tĩnh ............................................................................................................ 86

3.2.1. Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát .................................................... 86

3.2.2. Đánh giá rủi ro trong hoạt động thu chi thường xuyên tại Bệnh viện Tuệ

Tĩnh ............................................................................................................................ 89

3.2.3. Hoạt đông kiểm soát hoạt động thu chi thường xuyên ................................... 94

3.2.4. Thông tin và truyền thông ............................................................................... 98

3.2.5. Giám sát ......................................................................................................... 106

3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp ................................................................... 106

Tiểu kết chƣơng 3 ................................................................................................... 108

KẾT LUẬN ............................................................................................................. 109

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................. 110

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Giải thích

BCTC Báo cáo tài chính

BHYT Bảo hiểm y tế

BTC Bộ tài chính

CBVC- LĐ Cán bộ viên chức-lao động

CC Cấp cứu

CCB Cựu chiến binh

CP Chính phủ

GMHS Gây mê hồi sức

HCSN Hành chính sự nghiệp

HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ

HĐSXDV Hoạt động sàn xuất kinh doanh

KBNN Kho bạc Nhà nước

KHKT Khoa học kỹ thuật KHTH Kế hoạch tổng hợp

KSNB Kiểm soát nội bộ

KTT Kế toán trưởng

KCB Khám chữa bệnh

KTX Không thường xuyên

NĐ Nghị định

NSNN Ngân sách nhà nước

PT Phẩu thuật PHCN Phục hồi chức năng

QĐ Quyết định

TCKT Tài chính kế toán

TNCSHCM Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh

TSCĐ Tài sản cố định

TT Thông tư

TX Thường xuyên

UBND Ủy ban nhân dân

VLTL Vật lý trị liệu

XHH Xã hội hóa

DANH MỤC BẢNG, HÌNH, SƠ ĐỒ

Bảng

Bảng 2.1. Tỷ lệ nguồn thu hoạt động tài chính tại bệnh viện Tuệ Tĩnh .................... 46

Bảng 2.2. Định mức phân bổ chi sự nghiệp y tế ......................................................... 47

Bảng 2.3. Quy trình quản lý tài chính tại bệnh viện ................................................... 49

Bảng 2.4: Nguồn thu viện phí và bảo hiểm y tế của Bệnh viện Tuệ Tĩnh từ năm

2017 đến 2019 ........................................................................................... 57

Bảng 2.5: Bảng tổng hợp nhóm chi cho cán bộ, viên chức từ năm 2017 – 2019 ....... 60

Bảng 2.6: Bảng tổng hợp chi cho chuyên môn nghiệp vụ từ năm 2017-2019 ............ 63

Bảng 2.7: Bảng tổng hợp chi cho tài sản cố định và các khoản chi thường xuyên

khác từ năm 2017-2019 ............................................................................. 66

Hình

Hình 3.1. Quy trình quản lý rủi ro .............................................................................. 90

Hình 3.2: Các loại rủi ro ............................................................................................. 92

Hình 3.3: Ma trận rủi ro .............................................................................................. 93

Sơ đồ

Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy cán bộ của bệnh viện Tuệ Tĩnh ...................................... 44

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ hoạt động thu phí, thu tạm ứng viện phí của bệnh nhân ................. 57

Sơ đồ 2.3. Chu trình thu viện phí, thu khác của kế toán bệnh viện ............................ 58

Sơ đồ 2.4. Chu trình thanh toán lương và thu nhập tăng thêm cho cán bộ công nhân

viên ............................................................................................................ 62

Sơ đồ 2.5. Quy trình xuất thuốc phục vụ khám, chữa bệnh ........................................ 65

Sơ đồ 2.6. Chu trình mua sắm vật tư ........................................................................... 67

Sơ đồ 2.7. Chu trình mua sắm tài sắm tài sản cố định ................................................ 69

1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời gian qua, cùng với tiến trình phát triển kinh tế - xã hội, ngành y tế

đã đạt được những thành tựu trong việc chăm sóc, bảo vệ, nâng cao sức khỏe cho

nhân dân. Hệ thống y tế từ tỉnh đến cơ sở được kiện toàn một bước, mạng lưới khám

chữa bệnh đã được đầu tư nâng cấp và thực sự có những tiến bộ mới. Hệ thống cung

cấp các dịch vụ y tế được mở rộng, tỷ lệ người ốm được chăm sóc y tế đã tăng lên.

Công tác quản lý đã chấn chỉnh một bước, nâng cao trách nhiệm, y đức của người

thầy thuốc đối với bệnh nhân, nâng cao hiệu quả khám chữa bệnh.

Hiện nay môi trường và cơ chế hoạt động của các bệnh viện đã thay đổi, cơ

chế thị trường đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động của bệnh viện vì vậy hầu hết các

quốc gia đều phải chú trọng vào kỹ thuật quản lý bệnh viện, đảm bảo quản lý có

chất lượng mọi mặt hoạt động của bệnh viện là hết sức quan trọng. Nhằm nâng cao

hiệu quả hoạt động quản lý trong các bệnh viện, kiểm soát nội bộ (KSNB) đã được

hình thành và đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các bệnh

viện bởi lẽ KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn

gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự

tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập. KSNB vững mạnh sẽ giúp

bệnh viện đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của

đơn vị; giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc thất thoát kinh phí đối với bệnh viện do bên

thứ ba hoặc nhân viên bệnh viện gây ra. KSNB giúp các nhà lãnh đạo quản lý hữu

hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của bệnh viện như con người, tài sản,

nguồn vốn, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện

nhiệm vụ chuyên môn được giao.Với vai trò là công cụ quản lý của các nhà lãnh

đạo, KSNB không chỉ là hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập,

khách quan đối với hoạt động của bệnh viện trong việc tuân thủ các chính sách, thủ

tục quy trình đã được thiết lập trong tổ chức mà còn đưa ra các kiến nghị, tư vấn

nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các hệ thống góp phần đảm bảo

cho bệnh viện hoạt động an toàn, hiệu quả.

Trong những năm qua, công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại bệnh

viện Tuệ Tĩnh đã có những chuyển biến trong việc hình thành những tiêu chuẩn và

2

chuẩn mực riêng, cơ chế tài chính đối với hoạt động thu, chi tại bệnh viện ngày

càng được sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện. Tuy nhiên, các hoạt động thu chi ngày

càng phức tạp, cơ chế tự chủ được giao ngày càng cao, vì vậy, kiểm soát nội bộ hoạt

động thu, chi tại bệnh viện Tuệ Tĩnh còn tồn tại nhiều bất cập, như: nhà quản lý

chưa quan tâm thường xuyên tới rủi ro; cơ cấu tổ chức còn nhiều điểm chưa hợp lý;

trình độ quản lý và chất lượng nguồn nhân lực thấp; hoạt động giám sát định kỳ

chưa được chú trọng;…những tồn tại này sẽ có ảnh hưởng đến định hướng kinh

doanh và quản lý, đến chất lượng công việc của bệnh viện. Do đó, vấn đề đặt ra cho

bệnh viện Tuệ Tĩnh là làm sao có thể xây dựng và vận hành KSNB hoạt động thu

chi thật sự hiệu quả, giúp bệnh viện có thể kiểm soát tốt rủi ro hoạt động thu chi,

nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tăng khả năng cạnh tranh, phát triển theo

định hướng chiến lược hướng tới sự phát triển bền vững. Xuất phát từ thực tiễn đó,

tác giả lựa chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện Tuệ

Tĩnh” làm đề tài nghiên cứu của luận văn thạc sĩ.

2. Tổng quan nghiên cứu có liên quan

Đã có rất nhiều công trình khoa học nghiên cứu về đề tài kiểm soát nội bộ

trong các bệnh viện công hiện nay. Ở mỗi thời điểm, không gian khác nhau thì các

công trình, đề tài nghiên cứu có những cách tiếp cận, đánh giá khác nhau. Cụ thể,

một số công trình tiêu biểu như sau:

- Luận văn thạc sỹ của tác giả Mai Lương Thúy Quỳnh (2019), với đề tài

“Kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Bạch Mai”, luận văn đã xây dựng được thang đo,

kiểm định sự phù hợp cũng như độ tin cậy của quy trình kiểm sát nội bộ, xác định

được kiểm soát nội bộ hoạt động thu viện phí có ảnh hưởng như thế nào đến bệnh

viện. Từ đó giúp Ban Lãnh đạo bệnh viện có những chính sách phù hợp để hoàn

thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của mình.

- Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu chi tại Bệnh viện Sốt rét - Ký sinh

trùng – Côn trùng Quy Nhơn” (2016) của tác giả Phạm Thị Trà, đã tổng hợp lý

luận, khảo sát và nghiên cứu, phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản thu,

chi nhằm phát hiện ra các tồn tại và đưa ra các giải pháp khắc phục, góp phần nâng

cao chất lượng các hoạt động thu, chi tại bệnh viện.

3

- Nghiên cứu của Mila Riyanti and Zaenal Fanani (2017) về đề tài “Hệ thống

kiểm soát nội bộ chính thức và không chính thức tại các bệnh viện ở Indonesia”,

được phân tích từ hệ thống luật pháp của chính phủ Indonesia và Khung tích hợp

kiểm soát nội bộ INTOSAI 2013 đã phân tích trên năm yếu tố môi trường kiểm soát,

đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát nội bộ.

Qua việc nghiên cứu tổng quan các công trình trên, tác giả nhận thấy vai trò

quan trọng của kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong các hoạt động của đơn vị.

Các nghiên cứu này sẽ giúp tác giả có cái nhìn toàn diện hơn về vận dụng lý thuyết

về kiểm soát nội bộ trong việc nghiên cứu, đánh giá và hoàn thiện hoạt động thu chi

tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh. Trên quan điểm kế thừa và tiếp tục phát triển các công trình

nghiên cứu trước đây, tác giả đã lựa chọn nghiên cứu đề tài “Kiểm soát nội bộ hoạt

động thu, chi tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh”. Từ đó đưa ra các giải pháp hữu ích nhằm

nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục đích nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi của Bệnh

viện Tuệ Tĩnh nhằm đưa ra một số giải pháp kiểm soát nội bộ cho hoạt động trên.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, hệ thống hóa các lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ hoạt động

thu chi trong đơn vị sự nghiệp công lập nhằm định hướng cho nội dung kiểm soát

nội bộ phù hợp với quy trình của Bệnh viện Tuệ Tĩnh.

- Tiến hành khảo sát thực tế, tổng hợp phân tích, đánh giá thực tế thực trạng

kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh nhằm tìm ra những vấn

đề còn tồn tại và nguyên nhân, để làm cơ sở đề ra các giải pháp hoàn thiện.

- Trên cơ sở lý luận thực tiễn, đề xuất các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội

bộ thu, chi tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Tác giả tập trung nghiên cứu kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh

viện Tuệ Tĩnh.

4

4.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Về không gian: Thực hiện tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh

- Về thời gian: Luận văn nghiên cứu thực trạng 3 năm từ 2017 đến 2019

- Về nội dung: Luận văn nghiên cứu về kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi

theo 5 yếu tố cấu thành theo INTOSAI 2013: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro,

hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu

5.1. Phương pháp luận chung

Đề tài sẽ sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ đạo là

phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp duy vật lịch sử kết hợp với phương

pháp điều tra, đồng thời sử dụng các phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh... để

nghiên cứu hệ thống hóa, tổng kết các vấn đề lý luận, đánh giá thực trạng kiểm soát nội

bộ trong mối quan hệ biện chứng giữa các sự vật, hiện tượng và tính lịch sử cụ thể.

5.2. Phương pháp cụ thể

Phương pháp thu thập dữ liệu:

Đối với các tài liệu thứ cấp: các tài liệu thứ cấp như các Thông tư, Nghị định

của Chính phủ, hệ thống quy trình quy chế quy định nội bộ của Bệnh viện Tuệ Tĩnh,

các kết quả kiểm tra, giám sát của các đoàn kiểm tra trong và ngoài Bệnh viện Tuệ

Tĩnh, các báo cáo phân tích, tổng hợp của Bệnh viện Tuệ Tĩnh và báo cáo giám sát

định kỳ, các công trình nghiên cứu, các bài báo, các website... vì vậy đảm bảo độ tin

cậy cao.

Phương pháp xử lý, phân tích thông tin, dữ liệu

Luận văn sử phần mềm Excel thống kê để tổng hợp thông tin, dữ liệu và

thống kê các chỉ tiêu cần thiết. Trong phân tích diễn giải, luận văn sử dụng các

phương pháp nghiên cứu truyền thống như phương pháp hệ thống hóa, phương pháp

thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh đối chiếu.

6. Những đóng góp của đề tài nghiên cứu

- Về lý luận: Hệ thống hóa về mặt lý luận kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi

trong các bệnh viện công lập.

- Về thực tiễn: Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại

Bệnh viện Tuệ Tĩnh để tìm ra những tồn tại cần khắc phục. Đề xuất các giải pháp

5

hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục và Danh mục tài liệu tham khảo, luận

văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong các đơn

vị sự nghiệp công lập

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Bệnh

viện Tuệ Tĩnh

6

Chƣơng 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI

TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

1.1. Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập

1.1.1. Khái niệm, đặc điểm về đơn vị sự nghiệp công lập

1.1.1.1. Khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập

2Theo Điều 1, Điểm 2 Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính

phủ về Quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập thì “Đơn vị SNCL do

cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập theo quy định của pháp luật, có tư

cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công phục vụ quản lý nhà nước” [11].

3Theo chuẩn mực kế toán công quốc tế IPSAS số 6 và IPSAS số 22: Các đơn

vị cung cấp dịch vụ công và các cơ quan quản lý nhà nước bị kiểm soát bởi một đơn

vị công được gọi chung là các đơn vị bị kiểm soát, ngoại trừ các đơn vị kinh doanh

bằng vốn nhà nước, tất cả các đơn vị bị kiểm soát còn lại được gọi là các đơn vị

thuộc lĩnh vực công hoạt động dựa vào nguồn tài trợ của Chính phủ để duy trì cho

hoạt động của các đơn vị được diễn ra liên tục. Nguồn tài trợ từ Chính phủ đối với

các đơn vị công có thể là nguồn ngân sách hoặc phi ngân sách. Như vậy, quan điểm

này nhấn mạnh đơn vị công bao gồm cả cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp là các

đơn vị được thành lập và được kiểm soát bởi Chính phủ. Theo tôi đây là khái niệm

mang tính bao quát và tổng hợp hơn và phù hợp với xu thế phát triển kinh tế xã hội

ở nước ta hiện nay [12].

Đơn vị SNCL là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức

chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách

pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước.

Theo qui định của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) hiện hành:

Đơn vị HCSN do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ

chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó, hoạt động

bằng nguồn kinh phí Ngân sách nhà nước (NSNN) cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc

cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn

trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho từng giai đoạn.

7

Theo Giáo trình Kế toán Công của ĐH Công Đoàn (2020): đơn vị SNCL là

những đơn vị do Nhà nước thành lập hoạt động công lập thực hiện cung cấp các

dịch vụ xã hội công cộng và các dịch vụ nhằm duy trì sự hoạt động bình thường của

các ngành kinh tế quốc dân. Các đơn vị này hoạt động trong các lĩnh vực: Y tế, giáo

dục đào tạo, khoa học công nghệ và môi trường, văn học nghệ thuật, thể dục thể

thao, sự nghiệp kinh tế, dịch vụ việc làm [14].

1.1.1.2. Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp công lập

Kế thừa các nghiên cứu đã có, Tác giả cũng nhận định các đơn vị SNCL là tổ

chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -

xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch

vụ công, phục vụ quản lý nhà nước. Nguồn tài chính để đảm bảo hoạt động do

NSNN cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách. Các hoạt động này chủ yếu được tổ

chức để phục vụ xã hội, do đó chi phí chi ra không được bồi hoàn trực tiếp bằng lợi

ích kinh tế mà được thể hiện bằng hiệu quả xã hội nhằm đạt được các mục tiêu kinh

tế vĩ mô. Bắt nguồn từ nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội và vai trò của Nhà nước

trong nền kinh tế thị trường, phương thức hoạt động của các đơn vị SNCL là rất đa

dạng, nhưng dù hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau chúng đều mang những đặc

điểm cơ bản như sau:

Thứ nhất, mục đích hoạt động của các đơn vị SNCL là không vì lợi

nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng

Việc cung ứng các sản phẩm, dịch vụ được tạo ra bởi đơn vị SNCL không vì

mục đích lợi nhuận như hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự có mặt của nhà nước

trong việc tài trợ cho các hoạt động dịch vụ công vừa để thực hiện vai trò của Nhà

nước trong việc phân phối lại thu nhập, thực thi các chính sách phúc lợi công cộng

khi can thiệp vào thị trường; mặt khác qua đó thúc đẩy hoạt động kinh tế xã hội phát

triển, nâng cao đời sống, sức khỏe, văn hóa, tinh thần của nhân dân.

Thứ hai, sản phẩm của các đơn vị sự SNCL là sản phẩm mang lại lợi ích

chung có tính bền vững; lâu dài cho xã hội Sản phẩm, dịch vụ do hoạt động SNCL tạo ra chủ yếu là những sản phẩm,

dịch vụ có giá trị về sức khỏe, tri thức, văn hóa, đạo đức, xã hội... Đây là những sản

phẩm vô hình và có thể dùng chung cho nhiều người, cho nhiều đối tượng trên

8

phạm vi rộng. Mặt khác, sản phẩm của các hoạt động sự nghiệp công lập chủ yếu là

các hàng hóa công cộng phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình tái sản xuất

xã hội. Hàng hoá công cộng có hai đặc tính cơ bản là không có tính cạnh tranh và

không loại trừ. Nhờ việc sử dụng những hàng hóa công cộng do hoạt động sự

nghiệp công lập tạo ra làm cho quá trình sản xuất của cải vật chất được thuận lợi và

ngày càng đạt hiệu quả cao. Vì vậy, hoạt động sự nghiệp công luôn gắn bó hữu cơ

và tác động tích cực đến quá trình tái sản xuất xã hội.

Thứ ba, hoạt động của các đơn vị SNCL luôn gắn liền và bị chi phối bởi

các chƣơng trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nƣớc

Với chức năng của mình, Chính phủ luôn tổ chức, duy trì và đảm bảo hoạt

động sự nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. Để thực hiện

những mục tiêu kinh tế - xã hội nhất định, Chính phủ tổ chức thực hiện các chương

trình mục tiêu quốc gia như chương trình chăm sóc sức khỏe cộng đồng, chương

trình dân số kế hoạch hóa gia đình, chương trình xóa mù chữ... Những chương trình

này chỉ có Nhà nước, với vai trò của mình mới có thể thực hiện một cách triệt để và

có hiệu quả, nếu để tư nhân thực hiện, mục tiêu lợi nhuận sẽ lấn chiếm mục tiêu xã

hội và dẫn đến hạn chế việc tiêu dùng sản phẩm hoạt động sự nghiệp, từ đó kìm

hãm sự phát triển kinh tế - xã hội.

Thứ tƣ, việc quản lý hoạt động của các đơn vị SNCL gắn với việc tạo lập

và sử dụng các nguồn lực tài chính đƣợc tiến hành theo hai phƣơng thức: quản

lý đầu vào, và quản lý đầu ra

Rõ ràng vì mục đích hoạt động của các đơn vị này là cung cấp dịch vụ công

cho mọi đối tượng thụ hưởng trong xã hội với mức giá tối thiểu và ổn định, bởi vậy

để đảm bảo công bằng cho mọi đối tượng thụ hưởng dịch vụ thông thường ngân

sách quốc gia tài trợ cho các đơn vị. Chi phí cho dịch vụ công thường được tính dựa

trên số chi ngân sách bình quân đầu người. Nếu kinh phí tài trợ cho hoạt động cung

cấp dịch vụ công phụ thuộc hoàn toàn vào ngân sách nhà nước, nhà nước thường áp

dụng quản lý hoạt động của đơn vị theo phân cấp kinh phí đầu vào của đơn vị đó vì

điều này đồng nghĩ với việc kiểm soát một bộ phận của chi ngân sách. Khi xã hội

phát triển, dịch vụ công dành cho mọi đối tượng người dân được nâng giá trị, cùng

tiến trình xã hội hóa dịch vụ công, ảnh hưởng của khu vực tư nhân vào quá trình

9

cung dịch vụ công, xuất hiện các nguồn tài trợ khác ngoài ngân sách nhà nước, nhu

cầu quản lý hiệu quả hoạt động cung cấp dịch vụ được đặt ra đối với các nhà đầu tư,

phát sinh xu thế cạnh tranh tương tự khu vực dịch vụ tư nhân dẫn đến cách quản lý

hoạt động các đơn vị SNCL sẽ theo đầu ra.

1.1.2. Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

Tùy thuộc quan điểm, cách tiếp cận hoặc do các yêu cầu của quản lý nhà

nước...mà các đơn vị SNCL được phân chia theo các tiêu thức khác nhau. Các cách

phân loại tuy khác nhau đều nhằm mục đích nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước

đối với các đơn vị SNCL trên cơ sở nghiên cứu, phân tích, đánh giá đưa ra các định

hướng, mục tiêu phát triển của mỗi loại hình đơn vị phù hợp với từng thời kỳ.

Theo phân cấp quản lý ngân sách

Theo Quyết định số 90/2007 QĐ-BTC ngày 26/10/2007 của Bộ Tài chính về

việc ban hành "Quy định về mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách" thì đơn vị

dự toán, đơn vị sử dụng NSNN:

- Đơn vị dự toán cấp I là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng năm do

Thủ tướng Chính phủ hoặc Ủy ban nhân dân giao, thực hiện phân bổ, giao dự toán

ngân sách cho các đơn vị cấp dưới trực thuộc.

- Đơn vị dự toán cấp II là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp I, được đơn vị

dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán được giao cho đơn vị dự toán cấp III

(trường hợp được ủy quyền của đơn vị dự toán cấp I).

- Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (đơn vị sử dụng

NSNN), được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II giao dự toán ngân sách.

- Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III được nhận kinh phí để thực hiện

phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán

theo quy định (đơn vị sử dụng NSNN).

Theo lĩnh vực hoạt động thì đơn vị SNCL đƣợc chia thành

Căn cứ theo lĩnh vực, ngành nghề hoạt động thì đơn vị SNCL được chia thành:

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, loại đơn vị này

bao gồm: Các trường Mầm non, Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông,

Trung tâm giáo dục thường xuyên, Trung tâm hướng nghiệp và dạy nghề, Trường

trung học chuyên nghiệp, Trường cao đẳng, Trường đại học, Học viện…

10

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công nghệ, đơn vị hoạt

động trong lĩnh vực này gồm: Viện Chiến lược chính sách khoa học và công nghệ,

Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường, Viện Ứng dụng công nghệ, Viện Năng lượng

nguyên tử Việt Nam, Cục An toàn bức xạ, Tạp chí Khoa học và công nghệ, Cục

Khoa học và sở hữu trí tuệ….

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực văn hóa thông tin và nghệ thuật,

những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực này bao gồm: Bảo tàng, Thư viện, Đoàn

nghệ thuật, Đài phát thanh, Đài truyền hình, Triển lãm, Nhà văn hóa….

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao bao gồm: Đơn vị

SNCL hoạt động trong lĩnh vực y tế bao gồm các cơ sở khám chữa bệnh như các

bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế thuộc các Bộ, ngành và địa phương; cơ sở

khám chữa bệnh thuộc các viện nghiên cứu, trường đào tạo y dược; các cơ sở điều

dưỡng, phục hồi chức năng...

Theo quan điểm về thực hiện quyền tự chủ

Theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP của Chính phủ về tự chủ tài chính của các

đơn vị SNCL, các đơn vị SNCL bao gồm:

- Đơn vị SNCL tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, trong đó nguồn

thu từ hoạt động dịch vụ sự nghiệp công, bao gồm cả nguồn NSNN đặt hàng cung

cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá tính đủ chi phí.

- Đơn vị SNCL tự bảo đảm chi thường xuyên, trong đó nguồn thu từ hoạt động

dịch vụ sự nghiệp công, bao gồm cả nguồn NSNN đặt hàng cung cấp dịch vụ sự

nghiệp công theo giá tính đủ chi phí. NSNN không phải cấp kinh phí cho các hoạt

động chi thường xuyên của đơn vị.

- Đơn vị SNCL tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ sự

nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được Nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung

cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá, phí chưa tính đủ chi phí).

- Đơn vị SNCL do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (theo chức năng, nhiệm

vụ được cấp có thẩm quyền giao, không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp) [11].

Theo tác giả với các cách phân loại trên có thể xác định được vị trí, lĩnh vực

hoạt động và cơ chế tài chính mà đơn vị tuân thủ, mô hình hoạt động của đơn vị từ

đó xác định được phạm vi, tính chất và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

11

gắn với từng đối tượng kế toán cụ thể trong mỗi loại đơn vị. Qua đó tổ chức phù

hợp với mỗi loại hình đơn vị. Tùy theo yêu cầu quản lý khác nhau ở mỗi loại đơn

vị, mỗi cấp dự toán khác nhau có thể xây dựng hệ thống BCTC phản ánh thông tin

ở các mức độ khác nhau về các đối tượng kế toán. Do vậy, khi tiến hành tổ chức

công tác kế toán không thể không nghiên cứu về phân loại đơn vị SNCL.

1.2. Tổng quan về kiểm soát nội bộ

1.2.1. Các quan điểm về kiểm soát nội bộ

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau khi nói đến KSNB. Tùy theo góc độ quản

lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB cũng như yêu cầu quản trị khác nhau

mà dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau. Khái niệm KSNB được định

nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ

(Federal Reserve Bulletin), theo đó KSNB là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài

sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động và đây là một cơ sở để

phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kế toán viên.

Năm 1936, Hiệp hội Kiểm toán viên công chứng Mỹ (AICPA) đã định nghĩa

KSNB “Là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một

tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong

việc ghi chép của sổ sách”. Với định nghĩa này, mục tiêu của KSNB đã được bổ

sung không chỉ nhằm bảo vệ tiền và các tài sản khác mà còn đảm bảo số liệu kế

toán chính xác.

Theo thời gian, khái niệm KSNB được định nghĩa mở rộng ra khỏi những thủ

tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Năm 1949, trong công trình nghiên

cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề “KSNB, các nhân tố cấu thành và tầm quan

trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”, AICPA

đã bổ sung thêm mục tiêu thúc đẩy hoạt động có hiệu quả và khuyến khích sự tuân

thủ các chính sách của nhà quản lý vào trong định nghĩa về KSNB.

Năm 1958, trong tài liệu về thủ tục kiểm toán 29 (SAP 29 - Statement on

Auditing Procedure 29) do Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban

hành đã lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán, theo đó:

KSNB về kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên

hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính đáng tin cậy của số liệu kế toán. Chúng

12

thường bao gồm các thủ tục kiểm soát như hệ thống xét duyệt và phê chuẩn, tách

biệt nhiệm vụ giữa sổ sách và lập báo cáo tài chính với bảo quản tài sản, kiểm soát

vật chất.

KSNB về quản lý bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên

quan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ chính sách quản trị.

Chúng thường chỉ liên quan gián tiếp đến thông tin tài chính, bao gồm các hoạt

động kiểm soát như phân tích thống kê, nghiên cứu về thời gian và động cơ, báo cáo

về tính hiệu quả, chương trình huấn luyện nhân viên và kiểm soát chất lượng.

Như vậy, KSNB về kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin tài chính, trong

khi đó KSNB về quản lý chỉ ảnh hưởng gián tiếp đến thông tin tài chính. Kiểm toán

viên độc lập với nhiệm vụ đưa ra ý kiến nhận xét về độ tin cậy của thông tin tài

chính sẽ tập trung chú trọng đến KSNB về kế toán, còn KSNB về quản lý sẽ được

xét đến nếu kiểm toán viên tin rằng một số thủ tục kiểm soát hành chính có thể ảnh

hưởng tính đáng tin cậy của thông tin tài chính.

Nhìn chung, trước khi có Báo cáo COSO năm 1992, khái niệm KSNB chưa

được định nghĩa một cách đầy đủ trên các phương diện. Với trách nhiệm được thành

lập để thống nhất định nghĩa về KSNB và các bộ phận cấu thành KSNB phục vụ

cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau. Năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo

KSNB – Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control - Intergrated framework), trong đó

khái niệm KSNB được định nghĩa “là một quá trình do người quản lý, hội đồng

quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự

đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau đây:

Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính;

Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật lệ;

Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả.”

Trong lĩnh vực công, KSNB rất được coi trọng, là một đối tượng được quan

tâm đặc biệt của kiểm toán viên Nhà nước. Vào năm 1953, Tổ chức Quốc tế các cơ

quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của

các cơ quan kiểm toán tối cao, đồng thời còn là nơi các kiểm toán viên Nhà nước

trên thế giới trao đổi những vấn đề cùng quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới

nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề nghiệp. Theo công bố

13

năm 1992, INTOSAI cho rằng “Kiểm soát nội bộ là cơ cấu của một tổ chức, bao

gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm

đảm bảo sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức”.

Sau hơn 10 năm kể từ ngày công bố hướng dẫn chuẩn mực kiểm soát nội bộ,

môi trường kinh doanh và hoạt động điều hành của các đơn vị đã có nhiều thay đổi,

ngày càng trở nên phức tạp, đòi hỏi mục tiêu của KSNB cần được mở rộng hơn so

với những khuôn khổ ban đầu. Năm 2004, INTOSAI đã phát hành hướng dẫn chuẩn

mực KSNB như sau “Kiểm soát nội bộ là một quá trình xử lý toàn bộ được thực

hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để

phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của

tổ chức”. Năm 2013, INTOSAI tiếp tục cập nhật khái niệm về KSNB với việc làm

rõ các mục tiêu cần đạt được như sau:

Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế,

hiệu quả và thích hợp;

Thực hiện đúng trách nhiệm;

Tuân thủ theo pháp luật hiện hành và các nguyên tắc, quy định;

Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất.

Dù hướng dẫn của INTOSAI năm 2013 có thay đổi theo hướng quản trị rủi ro

và các biện pháp giảm thiểu gian lận, nhưng nhìn chung trong định nghĩa trên của

COSO và INTOSAI có 4 nội dung cơ bản là:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là từng hoạt động

riêng rẽ mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong

đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB chịu sự

chi phối của con người, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến tất cả các cán bộ, công chức,

viên chức. Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành

chúng. Muốn hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu thì từng thành viên trong tổ chức

phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ

đến mục tiêu chung của tổ chức.

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung

cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của

14

đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Bởi hệ thống KSNB dù chặt chẽ đến đâu

cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, đó là sự thông đồng của các cá nhân hay sự

lạm quyền của nhà quản lý…KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm

nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.

Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: hoạt động của một tổ chức luôn hướng

về các mục tiêu đã đề ra bao gồm nhóm mục tiêu về hoạt động, nhóm mục tiêu về

báo cáo tài chính và nhóm mục tiêu về sự tuân thủ.

1.2.2. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng kiểm soát nội bộ trong đơn vị

Trong một tổ chức nói chung và bộ máy hoạt động của một đơn vị nói riêng,

sự thống nhất và xung đột quyền lợi luôn luôn xảy ra và là vấn đề không thể tránh

khỏi. KSNB giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về vấn đề kiểm soát trong tổ

chức theo hướng xác định mục tiêu, đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm

soát; đồng thời tạo lập một môi trường kiểm soát tốt đi đôi với một hệ thống thông

tin hữu hiệu.

Nếu xây dựng và tổ chức thực hiện được KSNB tốt thì nhân viên sẽ không vì

lợi ích cá nhân của mình làm ảnh hưởng đến lợi ích chung của đơn vị; người quản

lý sẽ có thể phát hiện, ngăn ngừa sớm nhằm quản lý hiệu quả hơn những rủi ro có

thể xảy ra. Không những thế, người quản lý có thể phân quyền, giao việc cho cấp

dưới một cách khoa học và chuyên nghiệp hơn chứ không phải theo cảm quan của

cá nhân.

Nhìn chung, việc xây dựng kiểm soát nội bộ tốt đem lại những lợi ích sau:

Tạo lập một cơ cấu kỷ cương trong toàn bộ quy trình hoạt động của đơn vị;

Giúp nhận biết, phân tích và lựa chọn phương pháp tối ưu để đối phó với

các sự kiện bất lợi trong việc thực hiện mục tiêu;

Tạo lập được một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong

toàn tổ chức phục vụ cho việc thưc hiện các mục tiêu của KSNB;

Việc kiểm tra, đánh giá thường xuyên và định kì giữa các bộ phận với nhau

hoặc giữa cấp trên với cấp dưới giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai

phạm do thiếu sót hoặc cố tình gây ra, đồng thời cũng giúp đánh giá và hoàn thiện

hơn những bất cập cần bổ sung…

15

1.2.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Hoạt động của một tổ chức luôn hướng về các mục tiêu đã đề ra. Các mục tiêu

có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức. Ở khu vực

công, mục tiêu của một tổ chức thường liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi

ích cộng đồng. Bao gồm các mục tiêu sau:

Đối với mục tiêu về hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả

các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín và thực hiện tốt công việc; tránh lãng

phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hay vượt quá quyền hạn cho phép.

Đối với mục tiêu về báo cáo: KSNB phải đảm bảo được tính trung thực,

hợp lý, đáng tin cậy của các thông tin tài chính và phi tài chính để cung cấp kịp thời

cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.

Đối với mục tiêu về tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc

chấp hành pháp luật và các quy định của Nhà nước. Thành viên trong bộ máy đơn

vị phải tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu

đã đề ra.

Đối với mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa

mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên

INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn

ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia, sử dụng sai mục đích.

1.2.4. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ theo INTOSAI

Dựa trên nền tảng báo cáo COSO, hướng dẫn về KSNB của INTOSAI cũng

đưa ra các yếu tố cấu thành KSNB gồm 5 yếu tố:

1.2.4.1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, là một thành

phần trung tâm quyết định đến hiệu quả của KSNB.

Môi trường kiểm soát là nhân tố có ảnh hưởng lan tỏa tới các thành phần khác

của kiểm soát nội bộ như: Đánh giá rủi ro, thiết lập mục tiêu, các hoạt động kiểm

soát, hệ thống thông tin truyền thông và các hoạt động giám sát. Việc xây dựng một

môi trường kiểm soát hiệu quả có tác động mạnh mẽ vào quá trình quản lý và quản trị

doanh nghiệp, đồng thời sẽ thúc đẩy việc thay đổi hành vi của nhân viên giúp cho

doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu đề ra. Môi trường kiểm soát được bắt đầu bởi

16

các nhà quản trị, quản lý doanh nghiệp, nếu những chính sách và thủ tục được xây

dựng bởi các nhà quản lý lỏng lẻo thì sai phạm về báo cáo tài chính có thể xảy ra.

Đặc thù về quản lý: Môi trường kiểm soát là nền tảng trong KSNB đồng thời

chi phối đến các nhân tố cấu thành nên KSNB. Những nhân tố ảnh hưởng đến môi

trường kiểm soát gồm:

Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính chính trực và các giá trị đạo đức

bao gồm việc làm gương của nhà quản lý về việc cư xử đúng đắn, tuân thủ các chuẩn

mực và giảm áp lực thực hiện các mục tiêu không khả thi, nó là chuẩn mực đạo đức và

nguyên tắc cư xử mà các nhà quản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế nhân viên trong

tổ chức thực hiện hành vi bị coi là vi phạm pháp luật và thiếu đạo đức.

Sự phát triển của một đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên. Đội ngũ

nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của

đơn vị. Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy đơn vị, vì vậy, tính

trung thực và các giá trị đạo đức của nhân viên cao tạo môi trường thuận lợi để liên

kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp đơn vị hoàn thành kế hoạch đạt được mục

tiêu của mình, với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực

về phẩm chất đạo đức thì KSNB không phát huy được hiệu quả. Để có được một đội

ngũ nhân viên tốt, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ

ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Một

chính sách nhân sự tốt là một nhân tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.

Đảm bảo về năng lực làm việc: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần

thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân. Các nhà

quản lý cần phải xác định rõ mức độ năng lực cần thiết đối với các công việc cụ thể

và yêu cầu tương ứng về tri thức và kỹ năng đối với công việc đó. Tri thức và kỹ

năng lại phụ thuộc vào các yếu tố như sự thông minh, quá trình đào tạo và kinh

nghiệm của các cá nhân. Chính vì vậy nhà quản lý doanh nghiệp thường phải thực

hiện việc cân đối giữa mức độ công việc với năng lực của các cá nhân.

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Bộ máy của

đơn vị hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triết lý quản lý điều hành của Ban

Giám đốc, nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm

khả năng nhận thức và giám sát được rủi ro trong kinh doanh.

17

Đặc thù về quản lý là quan điểm khác nhau của nhà quản lý đơn vị đối với

báo cáo tài chính. Nếu nhà quản lý có quan điểm trung thực, cạnh tranh lành mạnh,

họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính đồng thời có những

biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro. Môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý thức muốn

thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra của nhà

quản lý. Ngược lại, nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, không lành mạnh thì rất

có thể báo cáo tài chính sẽ ẩn chứa các sai phạm và từ đó môi trường kiểm soát sẽ

không mạnh và có thể yếu kém.

Nhận thức của Ban lãnh đạo về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức

nghề nghiệp; về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý; về việc phải phân công, ủy nhiệm,

giao việc rõ ràng; về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy

trình sản xuất kinh doanh…Tất cả tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thành

viên trong đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của KSNB tốt hơn, tạo sự phát

triển đơn vị bền vững.

Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cũng như việc tổ chức và

phát triển công việc trong đơn vị: Đây là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn

của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Thông qua việc phân nhiệm,

các nhân viên phải xác định được công việc cụ thể của mình là gì. Họ phải ý thức

được rằng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong quá

trình thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, mô tả công việc cần phải được

diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và xác định mối quan hệ

trong việc báo cáo giữa các thành viên với nhau. Ngoài ra, cách thức phân chia

trách nhiệm và quyền hạn còn liên quan tới việc xác định số lượng nhân viên thích

hợp cho công việc. Nó đòi hỏi phải xác định kỹ năng cần thiết có liên quan, xem

xét tới quy mô doanh nghiệp, tính chất kinh doanh và mức độ phức tạp của các

hoạt động.

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách

nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý

trong đơn vị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý

đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các

quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như việc giám sát thực hiện các quyết

18

định đó trong toàn bộ đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa

có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của

đơn vị.

Những chỉ đạo, hướng dẫn của Ban lãnh đạo: Các nhà quản lý luôn muốn

thiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả và cách điều hành đúng theo các chính

sách của đơn vị đặt ra. Nếu công tác với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong

công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì KSNB không phát huy

được hiệu quả. Kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc, nó sẽ

trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế, các nhà quản lý

thường quan tâm xem tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh

hưởng đến kế hoạch đã thiết lập nhằm phát hiện kịp thời những vấn đề bất thường

và từ đó xử lý, điều chỉnh kế hoạch.

Chính sách nhân sự: Là các quy định và quy trình về tuyển dụng, bồi dưỡng, bổ

nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, thăng tiến và xử phạt nhân viên…ảnh hưởng tới sự hữu

hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến nhân tố khác trong môi trường

kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức. Vì vậy, một

chính sách nhân sự đúng đắn có thể bổ sung cho sự yếu kém của môi trường kiểm soát.

KSNB được thực hiện bởi con người, trong khi đó môi trường kiểm soát là

tập thể con người, là giá trị của mỗi con người trong tổ chức. Do đó, có thể nói,

môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm của KSNB. Nói như vậy không có nghĩa

là môi trường kiểm soát tốt hay xấu sẽ quyết định hệ thống KSNB tốt hay không.

Thực chất thông qua đó chỉ xác định được chi phí cho duy trì hệ thống KSNB

trong tổ chức là ít hay nhiều mà thôi.

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục

kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát có thể không đạt được mục tiêu hoặc chỉ còn là

hình thức trong môi trường kiểm soát yếu kém, ngược lại môi trường kiểm soát

mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của KSNB. Tuy nhiên môi trường

kiểm soát mạnh không đồng nghĩa là hệ thống KSNB mạnh. Môi trường kiểm soát

mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn hệ thống KSNB, nó có thể hạn

chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát, môi trường kiểm soát không

thể thay thế cho các thủ tục kiểm soát trong trường hợp cần thiết.

19

1.2.4.2. Đánh giá rủi ro

Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó hay có thể hiểu nó là những nguy cơ một hành động hay một sự việc có ảnh hưởng bất lợi đến việc đạt được những mục tiêu cũng như việc thực hiện thành công những chiến lược kinh doanh. Với mỗi một mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên được nhận diện. Khi nhận diện rủi ro nên bao quát cả rủi ro bên trong và rủi ro bên ngoài. Các nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt câu hỏi để nhận diện các rủi ro, như: Có thể xảy ra những sai phạm nào? Những yếu kém của chúng ta là ở đâu? Làm sao biết được chúng ta có đang đạt đến mục tiêu hay không? Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định. Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết định quản lý rủi ro như thế nào.

Các hoạt động liên quan đến đơn vị bao gồm các hoạt động diễn ra tại đơn vị và các hoạt động ở bên ngoài đều có thể phát sinh rủi ro và khó kiểm soát tất cả. Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào trong quá trình sản xuất kinh doanh đều phải đối mặt với rủi ro. Những rủi ro này có thể do bản thân doanh nghiệp hay từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động. Vì vậy, đơn vị phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không được thực hiện và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này. Rủi ro tác động tới doanh nghiệp bao gồm:

Rủi ro bên trong doanh nghiệp: Thường do các nguyên nhân mâu thuẫn

về mục đích hoạt động, các chiến lược của doanh nghiệp đưa ra cản trở việc thực

hiện các mục tiêu như sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề

nghiệp; chất lượng cán bộ thấp; sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết

bị, hạ tầng cơ sở; thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp…

Rủi ro bên ngoài doanh nghiệp: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình

vận hành; thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện

hành bị lỗi thời; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả

và thị phần; sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới ảnh hưởng đến hoạt

động của tổ chức…

20

Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được và tránh bị thiệt hại do các tác động

nêu trên, tổ chức cần thường xuyên nhận dạng rủi ro: xác định rủi ro hiện hữu và

tiềm ẩn; phân tích rủi ro trên cơ sở các mục tiêu đã được thiết lập, ảnh hưởng của

chúng và xác định các biện pháp để quản lý, giảm thiểu tác hại tới tổ chức, từ đó

mới kiểm soát được rủi ro.

Xác định mục tiêu của đơn vị: Báo cáo COSO năm 1992 không cho rằng đây

là nhiệm vụ của KSNB, tuy nhiên các thành viên trong hệ thống KSNB phải biết

được các mục tiêu của đơn vị để nhận dạng và đánh giá những rủi ro tác động đến

việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.

Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến đơn vị ở mức độ toàn đơn vị

hay ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể.

Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố phát sinh rủi ro là: Sự đổi mới kỹ thuật,

nhu cầu khách hàng thay đổi, sự thay đổi sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, thay đổi

chính sách của Nhà nước…Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua

hàng…rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi

gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị. Thông thường, rủi ro liên quan đến

từng bộ phận xuất phát từ các chính sách của đơn vị như chính sách mở rộng thị

phần, chính sách cải tiến kỹ thuật…

Để nhận dạng rủi ro, đơn vị có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau về

việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ cho đến việc rà

soát thường xuyên các hoạt động.

Phân tích và đánh giá rủi ro:

Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiều

phương pháp khác nhau. Thông thường, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro

gồm các bước sau: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể của nó đến

việc thực hiện mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện

pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.

1.2.4.3. Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị

của Ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục

tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Đó là những chính sách và

21

những thủ tục do đơn vị phát triển để giúp bảo vệ tài sản của đơn vị. Hoạt động

kiểm soát bao gồm nhiều hoạt động bao quát hết đơn vị. Thông qua các hoạt động

kiểm soát mà nhà quản lý sẽ tự tin hơn là tài sản đơn vị được bảo đảm và báo cáo

tài chính là đáng tin cậy.

Hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp được cụ thể hóa bởi các thủ tục kiểm

soát. Các thủ tục này được thiết kế bởi các nhà quản lý của doanh nghiệp nhằm ngăn

ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu cụ thể của đơn vị:

bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy…Các bước kiểm soát và thủ tục

kiểm soát được thiết kế rất khác nhau cho từng loại nghiệp vụ khác nhau và cũng rất

khác nhau giữa các doanh nghiệp khác nhau. Hoạt động kiểm soát có thể được gộp

thành hai nhóm chính là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện.

Kiểm soát phòng ngừa: được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ

tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt. Các

doanh nghiệp hiện nay phần lớn chưa thiết lập quy trình cụ thể cho từng chu trình hoạt

động. Các hoạt động được thực hiện mang tính chất tự phát và theo sự điều hành của

Trưởng phòng và Giám đốc. Do không có quy trình, các bước thực hiện được ban hành

và áp dụng chặt chẽ cho nên các thủ tục kiểm soát phòng ngừa chưa phát huy tác dụng.

Kiểm soát phát hiện: Được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt,

đối chiếu hay kiểm tra định kỳ. Hoạt động kiểm soát được xây dựng theo các

nguyên tắc cơ bản như sau:

- Phê chuẩn, ủy quyền: Trong hoạt động quản lý của mình, người quản lý đơn

vị không thể giải quyết mọi công việc theo sự vụ trong đơn vị, do đó họ phải ủy

quyền cho cấp dưới thay mặt người quản lý đơn vị quyết định một số công việc

trong phạm vi nhất định trên nguyên tắc người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách

nhiệm về công việc đó và vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình ủy

quyền tiếp tục được thực hiện với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia

trách nhiệm và quyền hạn giữa các cấp song vẫn đảm bảo tính tập trung của đơn vị.

Trong hoạt động ủy quyền và phê chuẩn, người có thẩm quyền phê chuẩn

nên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn những điều bất thường và đảm

bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minh cho nghiệp vụ đó

trước khi ký duyệt. Việc ký tên trước trên văn bản trắng là tuyệt đối bị ngăn cấm.

22

- Phân chia trách nhiệm: Phân nhiệm là yếu tố then chốt đối với hệ thống

KSNB hữu hiệu. Cơ sở của nguyên tắc này là nhiều người cùng làm một công việc

thì sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Vì vậy theo nguyên tắc

này, quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ

phận và nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Mục đích của nó là làm cho

không có một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọn vẹn từ

khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng tạo

nên sự chuyên môn hóa, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc. Nó

giúp giảm rủi ro về sai sót và không phù hợp. Một nguyên tắc chung là chức năng

phê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phải được tách riêng biệt.

Khi các chức năng này không thể tách biệt do quy mô nhỏ thì việc giám sát chi tiết

các hoạt động có liên quan cần phải có như là một hoạt động kiểm soát bù đắp.

Phân chia trách nhiệm cũng là hoạt động ngăn ngừa và hạn chế gian lận vì cần phải

có sự thông đồng với nhiều nhân viên khác mới có thể thực hiện hành vi gian lận.

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc

biệt giữa các trách nhiệm với sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện. Ví

dụ kế toán kiêm nhiệm công tác thủ quỹ có thể dẫn đến tham ô công quỹ và sửa đổi

số liệu kế toán để che dấu sự thâm hụt; thủ kho kiêm nhiệm công tác kế toán kho

dễ dẫn đến sai sót và gian lận trong số liệu nhập, xuất hoặc tồn kho. Nguyên tắc

này đòi hỏi sự tách biệt về quyền hạn và trách nhiệm đối với một số công việc như

trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với trách nhiệm ghi chép sổ sách; trách nhiệm bảo

quản tài sản với trách nhiệm ghi sổ kế toán; trách nhiệm xét duyệt với trách nhiệm

ghi sổ sách...Thực hiện tốt nguyên tắc này sẽ tạo được cơ chế kiểm soát tốt trong

việc chống thất thoát và tham ô tài sản của đơn vị.

1.2.4.4. Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông có nghĩa là các thông tin về kế hoạch, môi trường

kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng đều phải

được báo cáo lên trên, xuống dưới và ngang cấp trong một doanh nghiệp. Thông

tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận,

xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo trong nội bộ và bên ngoài.

23

Thông tin được thu thập, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận trong

đơn vị để có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình và cung cấp cho các đối tượng bên

ngoài về hoạt động, tài chính, sự tuân thủ của đơn vị cho các đối tượng khác nhau

bao gồm các đối tượng bên trong và các đối tượng bên ngoài đơn vị. Thông tin cần

thiết cho mọi cấp của đơn vị vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác

nhau. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin

của đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả

hai. Các hoạt động kiểm soát tại đơn vị chỉ có thể thực hiện nếu thông tin được cập

nhật một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác và được kiểm tra về tính hiệu lực của nó.

Mục đích chính của KSNB là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các

hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho những người cần thiết,

thông qua đó, các cấp quản lý nhận diện được các rủi ro. Hệ thống thông tin chủ

yếu của đơn vị là hệ thống kế toán bao gồm chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế

toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Trong

đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác

KSNB của đơn vị. Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết,

thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức

đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống

thông tin hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ

không có thực vào sổ sách của đơn vị;

Sự phê chuẩn: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý;

Tính đầy đủ: Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

Sự đánh giá: Đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản

giá và phí;

Tính đúng kỳ: Đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện

kịp thời theo chế độ quy định;

Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác, số liệu kế toán được ghi vào sổ

phụ phải được cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên báo cáo tài

chính của đơn vị.

24

Đối với một đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, có sự tham gia tích cực của chủ sở

hữu, hệ thống kế toán thủ công đơn giản chủ yếu chỉ có một kế toán viên có năng

lực và trung thực là có thể cung cấp một hệ thống kế toán đầy đủ; còn với một đơn

vị, tập đoàn kinh tế lớn thì đòi hỏi một hệ thống phức tạp hơn bao gồm sự xác định

trách nhiệm rõ ràng và các thể thức, chính sách bằng văn bản.

Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội bộ

doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng…bằng các

mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn. Việc truyền thông thông tin đóng vai trò

quan trọng trong KSNB. Nó giúp cho nhân viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm

của họ, biết được công việc của họ có liên quan đến người khác như thế nào và họ

được yêu cầu báo cáo thông tin đến những ai. Đối với hệ thống thông tin kế toán,

sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn về các chính sách, thủ tục kế toán và các báo cáo

kế toán là phương tiện truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp

vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn vị. Thông qua đó, cấp quản lý biết được

tình hình tài chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận.

Việc thông tin có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương tiện, từ văn bản chính

thức cho tới hệ thống email nội bộ trong tổ chức.

1.2.4.5. Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của KSNB. Theo Chuẩn mực kiểm

toán Việt Nam VAS 315 “Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả

hoạt động của KSNB trong từng giai đoạn. Quy trình này bao gồm việc đánh giá

tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc

phục cần thiết. Ban lãnh đạo thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các

hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai. Các hoạt động giám

sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của đơn vị, bao gồm các

hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên”. Hoạt động giám sát này đòi hỏi đơn

vị phải xác định hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có

cần thiết phải sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay

không. Giám sát có vai trò quan trọng trong KSNB, nó giúp cho KSNB duy trì

được sự hữu hiệu trong các thời kỳ khác nhau. Các hoạt động giám sát bao gồm

giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.

25

Giám sát thường xuyên: Diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhà

quản lý và nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình.

Giám sát định kỳ: Thường thực hiện thông qua chức năng kiểm toán nội bộ

hoặc các hoạt động định kỳ của Ban kiểm soát, qua đó phát hiện kịp thời những

yếu kém trong hệ thống để đưa ra các biện pháp cải thiện.

Trách nhiệm quan trọng của Ban lãnh đạo là thiết lập và duy trì KSNB một

cách thường xuyên, bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt

động như dự kiến và liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay

không. Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động

một cách có hiệu quả theo thời gian. Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện

những chức năng tương tự có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn

vị thông qua các đánh giá riêng rẽ. Thông thường, những người này cung cấp

thông tin kịp thời, đều đặn về hoạt động của KSNB và tập trung sự chú ý vào việc

đánh giá tính hiệu quả của KSNB và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm

yếu cũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện KSNB. Các hoạt động giám sát

có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các đối tương

ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực

địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cần được cải thiện.

1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi trong đơn vị sự nghiệp công lập

1.3.1. Nội dung các hoạt động thu, chi

1.3.1.1. Nội dung thu, chi do ngân sách nhà nước cấp

* Nội dung thu

Các khoản thu do ngân sách nhà nước cấp là số thu hoạt động do NSNN cấp

và số thu hoạt động khác được để lại cho đơn vị hành chính, gồm:

- Thu thường xuyên: Phản ánh các khoản NSNN cấp cho đơn vị để thực hiện

các nhiệm vụ thường xuyên hoặc hỗ trợ đột xuất khác được tính là nguồn đảm bảo

chi thường xuyên và các khoản NSNN cấp khác ngoài các nội dung nêu trên.

- Thu không thường xuyên: Phản ánh các khoản thu do NSNN cấp cho các

nhiệm vụ không thường xuyên như kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học công

nghệ (đối với đơn vị không phải là tổ chức khoa học công nghệ); kinh phí các

chương trình mục tiêu quốc gia; chương trình, dự án, đề án khác; kinh phí đối ứng

26

thực hiện các dự án theo quy định của cấp có thẩm quyền; vốn đầu tư phát triển;

kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án được cấp

có thẩm quyền phê duyệt; kinh phí thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cơ quan

có thẩm quyền giao và các khoản thu không thường xuyên khác (như tài trợ, biếu

tặng nhỏ lẻ...).

- Thu hoạt động khác: Phản ánh các khoản thu hoạt động khác phát sinh tại

đơn vị được cơ quan có thẩm quyền giao dự toán (hoặc không giao dự toán) và yêu

cầu phải báo cáo quyết toán theo Mục lục NSNN phần được để lại đơn vị.

* Nội dung chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động là khoản chi được trang trải từ nhiều nguồn khác nhau

trong đơn vị như nguồn thu từ NSNN, nguồn phí được khấu trừ để lại, bổ sung từ

chênh lệch thu lớn hơn chi của các hoạt động trong đơn vị…Chi phí hoạt động

trong đơn vị HCSN bao gồm:

(1) Chi thường xuyên là những khoản chi mang tính chất thường xuyên tại

đơn vị như:

- Chi tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên. Với khoản chi này,

đơn vị chi trả tiền lương theo lương ngạch, bậc, chức vụ và các khoản phụ cấp do

Nhà nước quy định đối với đơn vị SNCL. Khi Nhà nước điều chỉnh tiền lương, đơn

vị tự bảo đảm tiền lương tăng thêm từ nguồn thu của đơn vị (ngân sách nhà nước

không cấp bổ sung).

- Chi hoạt động chuyên môn, chi quản lý được chia làm 2 loại:

+ Đối với các nội dung chi đã có định mức chi theo quy định của cơ quan nhà

nước có thẩm quyền.

+ Đối với các nội dung chi chưa có định mức chi theo quy định của cơ quan

nhà nước có thẩm quyền.

(2) Chi không thường xuyên là các khoản chi không phát sinh đều đặn và liên

tục của đơn vị HCSN như chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất, mua sắm sửa chữa trang

thiết bị, chi thực hiện mục tiêu chương trình quốc gia, chi tinh giản biên chế…

Việc phân loại chi thường xuyên và không thường xuyên được thực hiện theo

quy định của cơ chế tài chính hiện hành. Đối với các khoản chi mà Nhà nước đã có

tiêu chuẩn, định mức cụ thể như định mức sử dụng xe ô tô, định mức về nhà công

27

vụ, định mức về sử dụng điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động, chế

độ công tác phí nước ngoài, chế độ tiếp khách nước ngoài và hội thảo quốc tế ở Việt

Nam…thì đơn vị phải thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước.

1.3.1.2. Nội dung các khoản thu, chi từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ

* Nội dung các khoản doanh thu

Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ là khoản doanh thu

trong các đơn vị HCSN có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ như: các khoản

doanh thu về bán sản phẩm, hàng hóa, ấn chỉ, cung cấp dịch vụ; khoản thu về các đề

tài, dự án liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân; thu dịch vụ đào tạo; dịch vụ

dạy nghề; dịch vụ y tế; dịch vụ văn hóa; dịch vụ thể thao và du lịch; dịch vụ thông

tin truyền thông và báo chí; dịch vụ khoa học và công nghệ; dịch vụ sự nghiệp kinh

tế và sự nghiệp khác; thu cho thuê tài sản; các khoản thu dịch vụ khác theo quy định

của pháp luật.

* Nội dung các khoản chi - Thứ nhất, giá vốn hàng bán

Giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ là toàn bộ các chi phí mà đơn vị

HCSN đã bỏ ra để có được sản phẩm, hàng hóa lao vụ dịch vụ mang đi tiêu thụ.

Khi bán sản phẩm, hàng hóa kèm thiết bị, phụ tùng thay thế thì giá trị thiết bị,

phụ tùng thay thế được ghi nhận vào giá vốn hàng bán.

Đối với phần giá trị hàng tồn kho nếu có hao hụt, mất mát sau khi trừ đi các

khoản phải bồi thường (nếu có) thì cũng được tính vào giá vốn hàng bán.

- Thứ hai, chi phí quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ

Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ bao gồm chi phí

quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ gồm các chi phí về lương, bảo

hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của cán bộ

quản lý bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ

lao động; tiền thuê đất, thuế môn bài; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại,

fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách

hàng, lệ phí giao thông, lệ phí cầu phà, chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán trả

lại...) của bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ không phân bổ được trực tiếp vào

từng sản phẩm, nhóm sản phẩm, dịch vụ, nhóm dịch vụ và chi phí khấu hao tài sản

28

cố định chỉ sử dụng cho bộ phận quản lý sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.

1.3.2.3. Nội dung thu, chi từ hoạt động tài chính

* Nội dung các khoản doanh thu tài chính

Doanh thu tài chính là khoản thu của đơn vị hành chính, sự nghiệp có hoạt

động tài chính. Các khoản doanh thu tài chính trong đơn vị hành chính, sự nghiệp

bao gồm:

- Lãi tiền gửi ngân hàng (trừ lãi tiền gửi ngân hàng của các nguồn thu mà theo

quy định được bổ sung vào các quỹ đặc thù hoặc Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp);

- Lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu; chiết khấu thanh toán; cổ tức lợi nhuận được

chia cho giai đoạn sau ngày đầu tư; lãi chuyển nhượng vốn; thu nhập về đầu tư mua

bán chứng khoán; lãi chênh lệch tỷ giá, lãi bán ngoại tệ, lãi chuyển nhượng vốn khi

thanh lý các khoản góp vốn liên doanh;

- Cổ tức, lợi nhuận được chia và các khoản doanh thu tài chính khác.

* Nội dung chi phí tài chính

Chi phí tài chính là các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tài chính của đơn

vị hành chính, sự nghiệp (chi phí góp vốn liên doanh, liên kết ; lỗ chuyển nhượng vốn

khi thanh lý các khoản vốn góp liên doanh; lỗ khi bán ngoại tệ, lỗ tỷ giá hối đoái; lỗ

chuyển nhượng chứng khoán, chi phí giao dịch chứng khoán; chi phí đi vay vốn;

chiết khấu thanh toán cho người mua; các khoản chi phí tài chính khác) và các khoản

chi phí liên quan đến việc thực hiện các giao dịch với ngân hàng như phí chuyển tiền,

rút tiền qua hệ thống ngân hàng (trừ phí chuyển tiền lương vào tài khoản cá nhân của

người lao động trong đơn vị; phí chuyển tiền, rút tiền đã được tính vào chi hoạt động

thường xuyên theo quy định của quy chế tài chính).

1.3.1.4. Nội dung thu, chi từ hoạt động khác

* Nội dung các khoản thu nhập khác

Thu nhập khác là các khoản thu nhập không phát sinh thường xuyên, không

ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của đơn vị và không được phản ánh vào các

khoản thu hoạt động do NSNN cấp; thu viện trợ, vay nợ nước ngoài; thu phí khấu

trừ, để lại; thu hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; các khoản thu hộ... của đơn

vị HCSN.

Trong đơn vị HCSN các khoản thu nhập khác bao gồm:

29

- Thu nhập từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ, gồm: tiền thu bán hồ sơ thầu thanh

lý, nhượng bán TSCĐ; thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ (đối với các đơn vị theo cơ

chế tài chính được phép để lại phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thanh

lý, nhượng bán TSCĐ);

- Chênh lệch lãi do đánh giá lại TSCĐ đưa đi góp vốn liên doanh, liên kết,

đầu tư dài hạn khác;

- Thu tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng;

- Thu các khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ;

- Các khoản thuế được NSNN hoàn lại;

- Các khoản nợ phải trả không xác định được chủ;

- Các khoản tiền do bên thứ ba bồi thường cho đơn vị (như tiền bảo hiểm, tiền

đền bù...);

- Các khoản thu nhập khác ngoài các khoản nêu trên.

* Nội dung chi phí khác Chi phí khác là những khoản chi phí phát sinh do các nghiệp vụ riêng biệt với

các nghiệp vụ thông thường của các đơn vị hành chính, sự nghiệp.

Chi phí khác trong đơn vị hành chính, sự nghiệp bao gồm:

- Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ khi thanh

lý, nhượng bán TSCĐ (đối với các đơn vị theo cơ chế tài chính được phép để lại

phần chênh lệch thu lớn chi của hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ);

- Chênh lệch lỗ do đánh giá lại TSCĐ đưa đi góp vốn liên doanh, liên kết, đầu

tư dài hạn khác;

- Tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế;

- Các khoản chi phí khác…

1.3.2. Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi trong đơn vị sự nghiệp

công lập

* Mục tiêu kiểm soát nội bộ các hoạt động thu chi

- Kiểm soát nội bộ thu, chi thường xuyên nhằm đánh giá chất lượng hoạt

động, việc chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản thu chi thường xuyên,

việc sử dụng tài sản và các nguồn lực của đơn vị. Các khoản thu chi được thực hiện

phải đảm bảo các yêu cầu như: đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả, đúng đối tượng, đúng

30

quy định của Nhà nước và phù hơp với các nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ

của đơn vị.

- Ngăn chặn, kịp thời phát hiện và xử lý những rủi ro, sai sót, gian lận.

-Bảo đảm thông tin về các khoản thu chi thường xuyên thể hiện trên các

chứng từ, sổ sách, báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực, cung cấp kịp thời cho

quản lý đơn vị và cơ quan Nhà nước khi cần.

1.3.2.1. Môi trường kiểm soát

* Tính trung thực và giá trị đạo đức: Ban lãnh đạo xem việc tổ chức và vận

hành KSNB là nhiệm vụ rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm

thiểu rủi ro cho hoạt động. Các cơ quan chú trọng về đạo đức nghề nghiệp và đều có

ban hành quy định cụ thể về đạo đức tương đối chi tiết và đầy đủ. Các quy định này

hầu hết được công khai cho mọi người bên trong và bên ngoài cơ quan.

- Áp lực và cơ hội: Ban lãnh đạo luôn cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên thể

hiện năng lực, tạo thêm thu nhập, qua đó hạn chế các hành vi gian lận trong đơn vị.

Kế hoạch dự toán luôn được xây dựng và thông qua đơn vị cấp trên. Các nội quy,

quy định đều được xây dựng chặt chẽ.

- Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức: Các cơ quan thường

xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng, lớp tập huấn để hướng dẫn, định hướng thực hiện các

quy định, quy chế của nhà nước cho nhân viên.

* Cam kết về năng lực: nhân viên các phòng ban cần có kỹ năng chuyên

nghiệp, kinh nghiệm thực tế để làm việc một cách trung thực, chấp hành tốt các quy

định, hoàn thành tốt vị trí công việc của mình và các nhiệm vụ khác mà cấp trên

giao phó. Còn đối với các y bác sĩ có trình độ chuyên môn, tay nghề cao, yêu nghề

góp phần vào chất lượng khám chữa bệnh của Bệnh viện. Giữa ban lãnh đạo và

nhân viên luôn có sự hiểu biết về việc xây dựng, thực hiện và duy trì trách nhiệm

của mỗi cá nhân trong môi trường để kiểm soát nội bộ tốt, đảm bảo luôn thực hiện

được tốt mọi mục tiêu đã đề ra và phát triển Bệnh viện ngày càng lớn mạnh và uy

tín hơn. Các cơ quan Nhà nước nói chung và các Bệnh viện công lập nói riêng luôn

tạo điều kiện để CBNV nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ quản lý để giúp cho

mọi người có thể giải quyết các vấn đề trong công việc một cách hiệu quả, tránh sai

sót, gian lận.

31

* Sự tham gia của nhà quản trị: tại các Bệnh viện công lập thường có Ban

thanh tra nhân dân thực hiện các nhiệm vụ giám sát, thanh tra, kiểm tra các hoạt

động thu chi của đơn vị. Ban thanh tra hoạt động độc lập với Ban giám đốc và

phòng kế toán của Bệnh viện.

*Triết lý và phong cách điều hành của các nhà quản lý: Mặc dù là những

người làm công tác chuyên môn kiêm công tác quản lý, nhưng các nhà quản lý

trong Bệnh viện luôn nhận thức rõ và hiểu tầm quan trọng của KSNB trong hoạt

động thu chi của đơn vị mình. Chính vì vậy các đơn vị y tế công lập đã chủ động

xây dựng nên Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động ở

đơn vị. Trong các cuộc họp nội bộ cũng như toàn đơn vị, Ban giám đốc luôn nên lên

tầm quan trọng trong việc kiểm soát hoạt động thu chi và số liệu trong sổ sách, báo

cáo kế toán phải đảm bảo tính chuẩn xác, tuân thủ theo các thông tư, nghị định, quy

định của Nhà nước đã ban hành.

* Cơ cấu tổ chức: Trong các đơn vị y tế công lập luôn có các phòng ban làm

công tác hành chính giúp đỡ cho Ban giám đốc như: phòng kế toán, phòng Tổ chức

hành chính, Phòng quản lý chất lượng, phòng kế hoạch tổng hợp, ban Thanh tra

nhân dân…Tổ chức đoàn thể xã hội như: công đoàn, đoàn thanh niên…Theo cơ cấu

tổ chức của Bệnh viện công lập, tùy vào bộ máy hoạt động, quy mô và lĩnh vực mà

mỗi Bệnh viện sẽ có cơ cấu tổ chức riêng của mình.

* Phân công quyền hạn, trách nhiệm: Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá

nhân làm việc trong Bệnh viện công lập đề được nêu trong hợp đồng lao động của

mình. Mỗi người đều đảm nhiệm một công việc riêng và yêu cầu phải hoàn thành

tốt nhiệm vụ của mình. Cuối năm, CBNV nộp Phiếu tự đánh giá và phân loại viên

chức, qua đó thấy được ưu và nhược điểm riêng của mình và có định hướng thay

đổi trong năm sau.

* Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Hiện nay theo quy định của cấp trên

nên người được tuyển dụng trong Bệnh viện đều phải có trình độ chuyên môn và

bằng cấp được chứng nhận bởi các dơn vị đào tạo có uy tín. Giá trị đạo đức của

người lao động cũng được xem xét trong quá trình thử việc tại cơ quan. Công việc

của mỗi người đều được các cấp lãnh đạo xây dựng và phổ biến cụ thể. Trong quá

32

trình làm việc luôn có sự kiểm tra, giám sát giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhận

viên với các cấp lãnh đạo.

1.3.2.2. Đánh giá rủi ro trong hoạt động thu chi

* Nhận diện những rủi ro trong hoạt động thu chi: Rủi ro trong hoạt động

thu chi tại các đơn vị nói chung và các đơn vị sự nghiệp công lập nói riêng sẽ gây ra

các tác hại nghiêm trọng như: thất thoát tài sản và tiền của, làm tổn hại đến uy tín

của đơn vị, trách nhiệm không chỉ của cá nhân gây ra mà còn ảnh hưởng đến cả các bộ

phận liên quan. Các rủi ro đến từ nguyên nhân bên ngoài như: hệ thống máy móc

xuống cấp, lỗi hệ thống, các chính sách mới của Nhà nước ban hành còn nhiều lỗ

hổng…và các rủi ro từ bên trong như việc gian lận, tham nhũng trong nội bộ Bệnh

viện, từ việc thiếu hiểu biết về công việc chuyên môn của cá nhân, hay việc vô tình tiếp

tay cho việc gian lận. Những rủi ro chung trong hoạt động thu chi ở đơn vị y tế gồm:

- Rủi ro sử dụng không hiệu quả nguồn lực như chi tiêu không tiết kiệm, sử

dụng không hiệu quả nguồn lực, để xảy ra sai sót, gian lận.

- Rủi ro trong việc không chấp hành các quy định, chính sách thu chi của đơn vị.

- Rủi ro khi các khoản thu chi không được phản ánh đầy đủ, kịp thời trong sổ

sách, chứng từ, làm thất thoát thu chi.

- Rủi ro khi các khoản chi không đúng mục đích, công việc, đối tượng cần

được chi.

* Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro: Đa số trong cơ quan nhà nước hiện nay

việc đánh giá khả năng xảy ra rủi ro thường chưa được thực hiện một cách khoa học

và chuyên nghiệp. Chỉ khi những rủi ro đã xảy ra rồi thì mới tìm ra nguyên nhân và

phương án để khắc phục hậu quả. Nhất là trong hoạt động thu chi, các nghiệp vụ thu

chi có lúc thực tế không đi liền với giấy tờ, mà có thể chi trước rồi sau đó mới có

chứng từ để hợp thức hóa theo quy định. Điều này khiến việc bội chi ngân sách, dẫn

đến những người liên quan phải tìm cách để sửa chữa số liệu giữa thực tế và chứng

từ để cho khớp, dẫn đến việc làm cho khả năng xảy ra rủi ro tăng lên.

* Quyết định các hành động thích hợp với các rủi ro: Rủi ro được chia làm

ba loại:

Rủi ro khi đang thực hiện hoạt động: liên quan đến các sự kiện, đối tượng,

nguồn lực => cần phải kiểm soát các nghiệp vụ trong quá trình làm việc của nhân viên.

33

Rủi ro trong quá trình xử lý thông tin liên quan đến việc cung cấp, ghi

nhận và xử lý thông tin => kiểm soát hệ thống thông tin chặt chẽ.

Rủi ro từ hệ thống liên quan đến việc sử dụng, bảo quản, phát triển. Tùy

vào những rủi ro xảy ra mà Ban giám đốc có phương án xử lý phù hợp.

1.3.2.3. Thông tin và truyền thông

Hiện nay các đơn vị đều dùng phần mềm để cập nhật và quản lý số liệu. Phần

mềm đều được cung cấp bởi công ty chuyên nghiệp về kế toán mà khách hàng

chính là các Bệnh viện có nhu cầu sử dụng. Số liệu kế toán được tập hợp ở phòng

kế toán của đơn vị, được các kế toán phần hành kiểm tra, xử lý, cập nhật vào phần

mềm kế toán cũng như được lưu trữ dưới dạng chứng từ gốc. Hàng năm theo yêu

cầu của các bên liên quan như: của cơ quan thuế, các đơn vị cấp cao, của cơ quan

kiểm toán thì phòng kế toán sẽ lập bảng tổng hợp thống kê số liệu được thể hiện qua

báo cáo tài chính để nộp cơ quan thuế, báo cáo thu chi nội bộ hay các chứng từ gốc

liên quan để thực hiện quá trình kiểm tra, kiểm soát việc hoạt động thu chi trong

đơn vị.

Các nhân viên kế toán cũng thường xuyên được cập nhật thông tư, quyết

định, văn bản hướng dẫn về các biểu mẫu, quy định mới của cơ quan thuế để kịp

thời thay đổi thông qua những buổi tập huấn chuyên môn, hay những văn bản được

gửi đến tận đơn vị để nhân viên kế toán thực hiện và ban lãnh đạo được nắm rõ để

có thể tiến hành kiểm tra, giám sát các hoạt động thi chi trong quá trình làm việc

của nhân viên cấp dưới.

Trong các cuộc họp nội bộ, ban lãnh đạo đơn vị thường phổ biến lại các nội

dung trong quy định của đơn vị, của Nhà nước về việc chấp hành nghiêm chỉnh

trong hoạt động thu chi và phải thể hiện chính xác số liệu trong báo cáo tài chính

cũng như báo cáo nội bộ của đơn vị. Các văn bản của đơn vị hay của Nhà nước đều

được chuyển đến các bộ phận liên quan bằng bản mềm quan email hay gửi tận tay

để mọi người nắm rõ Ngoài ra các thông tin này cần phải được cập nhật thường

xuyên trên web của đơn vị để cho các cá nhân tiện theo dõi.

1.3.2.4. Các hoạt động kiểm soát

* Kiểm soát nội bộ công tác thu

34

Đối với kinh phí NSNN cấp: Đơn vị kiểm soát nguồn kinh phí NSNN cấp

thông qua dự toán được cấp thẩm quyền phê duyệt.

Đối với phần kinh phí NSNN đảm bảo thường xuyên (đơn vị đảm bảo một

phần kinh phí), KBNN thực hiện cấp phát cho đơn vị thực hiện cấp phát cho đơn vị

và hạch toán theo mục lục NSNN (nếu đã xác định được nội dung chi). Trường hợp

chưa xác định được nội dung chi, KBNN thực hiện thanh toán cho đơn vị và tạm

thời hạch toán, đồng thời yêu cầu đơn vị xác định rõ mục chi để hạch toán thực chi

theo mục lục NSNN trước khi thực hiện thanh toán lần sau.

KBNN thực hiện cấp phát, thanh toán kinh phí cho các đơn vị khoán chi có đủ

điều kiện sau:

- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền cho phép đơn vị thực hiện khoán

biên chế, kinh phí quản lý hành chính và nguồn kinh phí được giao khoán.

- Dự toán chi của đơn vị đã được duyệt trong phạm vi kinh phí được khoán

theo mục lục NSNN

- Còn đủ kinh phí để thanh toán, đã được Thủ trưởng đơn vị hoặc người được

ủy quyền chuẩn chi. Có đủ hồ sơ chứng từ liên quan đến từng khoản chi.

- Để kiểm soát nguồn kinh phí NSNN cấp: thực hiện chi có đúng theo dự toán

do đơn vị lập hay không thì tùy theo tính chất của từng khoản chi, các hồ sơ chứng

từ thanh toán bao gồm:

- Đối với các khoản chi lương và phụ cấp lương là bản đăng ký biên chế quỹ

lương được cơ quan có thẩm quyền duyệt, phương án chi trả tiền lương của đơn vị,

danh sách những người hưởng lương, bảng tăng giảm biên chế, quỹ tiền lương.

- Đối với những khoản chi mua sắm vật tư, trang thiết bị, phương tiện sửa

chữa nhỏ hồ sơ chứng từ bao gồm: dự toán mua sắm, sửa chữa nhỏ được duyệt,

quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (trường hợp phải thực hiện đấu thầu), hợp

đồng mua bán hành hóa dịch vụ, phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch

vụ, các hồ sơ chứng từ khác có liên quan như séc, ủy nhiệm chi….

- Đối với các khoản chi thường xuyên khác là bảng kê chứng từ thanh toán có

chữ ký của Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền, Kế toán trưởng.

Qua nội dung kiểm soát như trên ta thấy, việc kiểm soát thu NSNN rất chặt

chẽ bởi vì các khoản NSNN cấp theo dự toán đầu năm của đơn vị đều thông qua

35

KBNN và KBNN có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ, điều kiện chi và

thực hiện cấp phát, thanh toán kịp thời các khoản chi NSNN theo đúng quy định.

KBNN tham gia với cơ quan tài chính, cơ sở quản lý nhà nước có thẩm quyền trong

việc kiểm tra tình hình sử dụng NSNN và xác nhận số thực chi NSNN qua KBNN

của đơn vị.

KBNN có quyền tạm đình chỉ, từ chối thanh toán chi trả và thông báo cho đơn

vị sử dụng kinh phí NSNN biết, đồng gửi cơ quan tài chính đồng cấp giải quyết

trong trường hợp sau: Chi không đúng mục đích, đối tượng theo dự toán được

duyệt; chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi được cấp có thẩm quyền

quy định.

Đối với nguồn thu từ viện phí: Hàng năm, cùng với việc lập dự toán thu, chi từ

nguồn NSNN, đơn vị tiến hành lập dự toán thu, chi quỹ viện phí báo cáo cơ quan cấp

trên trực tiếp phê duyệt, và chuyển KBNN làm căn cứ cấp lại và kiểm soát chi.

Việc kiểm soát thu, chi viện phí ở đơn vị được tập trung thực hiện tại Phòng Kế toán – tài chính của đơn vị (thực hiện theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp). Các đơn vị phải mở sổ sách kế toán theo dõi thu chi các nguồn, nghiêm cấm việc tạo chi và để ngoài sổ sách kế toán các nguồn. Đơn vị có trách nhiệm nộp số tiền thu các nguồn vào tài khoản tiền gửi các Quỹ tương ứng tại KBNN, sau khi kết thúc năm báo cáo quyết toán thu, chi các quỹ và chấp hành đầy đủ chế độ báo cáo tài chính theo quy định. Việc thu chi các quỹ phải tổng hợp chung vào Quyết toán NSNN hàng năm (ghi ở mục nguồn kinh phí khác).

Các nguồn thu được sử dụng cụ thể như sau: + Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy học tập (như sửa chữa, cải tạo

cơ sở vật chất hiện có, xây dựng nhỏ các phòng học, phòng thí nghiệm, xưởng thực tập, thư viện, ký túc xá sinh viên, mua sắm, thuê mướn cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập, quản lý chuyên môn, hành chính và các công việc khác có liên quan).

+ Bổ sung kinh phí cho các hoạt động của sự nghiệp giáo dục đào tạo nghề, kể cả hỗ trợ thi tốt nghiệp (Bao gồm tất cả các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn và các khoản chi thường xuyên thuộc nội dung chi hoạt động sự nghiệp đào tạo giáo dục, chi nghiệp vụ quản lý quỹ học phí tại cơ sở).

36

+ Hỗ trợ cho hoạt động trực tiếp giảng dạy và phục vụ giảng dạy. Bao gồm chi hỗ trợ cho hoạt động trực tiếp giảng dạy và phục vụ giảng dạy của giáo viên, cán bộ nhân viên phục vụ giảng dạy và các bộ phận liên quan, chi khen thưởng và chi phúc lợi tập thể.

Theo Nghị định số 16/2015/NĐ – CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ, hiện nay các đơn vị sự nghiệp công lập có thu được tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính, được tự chủ về sử dụng nguồn tài chính căn cứ vào nhiệm vụ được giao và khả năng nguồn tài chính, trong đó có nguồn thu học phí được để lại theo quy định của pháp luật.

Với các quy định trên, việc thu viện phí và sử dụng là hoàn toàn minh bạch, đã thực hiện công khai sử dụng viện phí và các cơ quan quản lý cấp trên hàng năm

thực hiện việc xét duyệt, thẩm định, kiểm tra, giám sát tình hình quản lý và sử dụng viện phí của các bệnh viện.

Đối với các khoản thu khác tại đơn vị: Kiểm soát các khoản thu khác từ các

dịch vụ nhà xe, căng tin, cho thuê phòng …cụ thể vào năm học mới đơn vị căn cứ

vào các hợp đồng đã được ký kết, bằng hình thức tổ chức đấu thầu hay chỉ định

thầu để đơn vị thực hiện việc kiểm soát thu các dịch vụ này. Đối với các hợp đồng

ngắn hạn, căn cứ vào các lĩnh vực ngành nghề khác nhau và mức tiêu hao vật tư

khác nhau để định mức thu cho phù hợp. Cần hạch toán các khoản thu trên đầy đủ,

rõ ràng và chính xác, báo cáo và mở sổ sách theo dõi đầy đủ khi có yêu cầu của các

cấp có thẩm quyền.

* Kiểm soát nội bộ công tác chi

Kiểm soát nội bộ công tác chi của đơn vị là kiểm soát tính hợp pháp của các

khoản chi trong phạm vi tổng dự toán được phê duyệt, tính hợp pháp của các khoản

chi ngoài dự toán trong các trường hợp đặc biệt được cấp trên phê duyệt và xác định

rõ nội dung, nguyên nhân thay đổi dự toán, nguyên nhân thực hiện không đúng với

tổng dự toán và dự toán chi tiết.

Kiểm soát việc thực hiện các chỉ tiêu NSNN theo quy định Luật NSNN và các

văn bản hướng dẫn Luật, kiểm soát những nội dụng chi thường xuyên theo đúng

định mức, tiêu chuẩn quy định của Nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ.

Sau đây là nội dung kiểm soát chi các khoản mục chủ yếu trong đơn vị sự nghiệp:

Kiểm soát chi thanh toán cá nhân:

37

- Chi lương và các khoản trích theo lương: khi thanh toán lương, căn cứ vào

hệ số lương, phụ cấp (nếu có) và thời gian làm việc trong tháng của từng người để

thanh toán. Quy trình kiểm soát đòi hỏi phải có sự phối hợp và giám sát của bộ

phận quản lý nhân sự với bộ phận kế toán lương để thường xuyên theo dõi, cập nhật

biến động về tiền lương, số lao động, BHYT, BHYT của từng cán bộ.

- Đối với các khoản chi cá nhân khác: tùy theo từng nội dung chi mà cần có

sự đối chiếu với từng bộ phận liên quan khác làm căn cứ để thanh toán.

Kiểm soát nhóm chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn: trong đó, đối chiếu

với các khoản chi mua hàng hóa, vật tư phục vụ chuyên môn phải có dự toán được

duyệt và phải xây dựng được các định mức sử dụng. Thực hiện chặt chẽ quy trình

mua sắm vật tư như phải tiến hành tham khảo giá của nhiều cơ sở khác nhau về loại

vật tư cần mua.

Kiểm soát nhóm chi mua sắm, sữa chữa TSCĐ: bao gồm chi mua sắm và

sửa chữa TSCĐ, chi sửa chữa các công trình kiến trúc tại đơn vị…Khi thực hiện

mua sắm, sữa chữa TSCĐ phải thực hiện đúng quy trình mua sắm và sữa chữa theo

đúng quy định của Nhà nước. Tùy theo đặc điểm và giá trị của mỗi lần mua sắm

hay sữa chữa mà tiến hành lựa chọn các hình thức cho phù hợp như đấu thầu rộng

rãi, báo giá cạnh tranh, chỉ định thầu…Đối với công tác xây dựng cơ bản cần thực

hiện theo đúng quy định của Luật xây dựng và các quy trình của Nhà nước.

Kiểm soát các khoản chi khác: các khoản chi này phải có dự toán được Thủ

trưởng đơn vị phê duyệt trước khi thực hiện, định mức chi cần được quy đinh cụ

thể trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

1.3.2.5. Giám sát

Giám sát trong KSNB bao gồm:

- Giám sát thường xuyên: được thực hiện lặp đi lặp lại trong quá trình diễn ra

các hoạt động thu chi tại đơn vị, chủ yếu thực hiện tại phòng kế toán nơi mà các

chứng từ hay các giao dịch bằng tiền được thực hiện tại bộ phận kế toán. Sau mỗi

ngày, mỗi tuần hay theo quy định của đơn vị, kế toán thu chi và thủ quỹ cùng nhau

kiểm tra toàn bộ hoạt động thu chi của đơn vị thông qua việc soát lại các khoản đã

thi chi trên chứng từ và số tiền thực tế mà thủ quỹ hiện đang quản lý.

38

- Giám sát định kỳ: Bệnh viện công lập có Ban thanh tra nhân dân hoạt động

độc lập để theo dõi, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động liên quan đến thu chi của đơn

vị. Trước khi hội nghị cán bộ viên chức và tổng kết cuối năm, Ban thanh tra có

nhiệm vụ rà soát lại các khoản thu chi của đơn vị dựa vào bảng tổng hợp thu chi nội

bộ mà phòng kế toán gửi đến, kiểm tra việc sử dụng NSNN có hợp lý không, việc

chấp hành các quy định của đơn vị và nhà nước có đúng không, việc quản lý và sử

dụng các tài sản, các nguồn quỹ có hợp lý không. Bên cạnh đó còn có công tác lập

báo cáo tài chính hàng năm để nộp cơ quan thuế do phòng kế toán đảm nhiệm và

thực hiện theo quy định của pháp luật. Ngoài ra còn có sự giám sát, kiểm tra của các

đơn vị khác như: cơ quan đơn vị cấp trên, kiểm toán nhà nước, Bộ Tài chính…

39

Tiểu kết chƣơng 1

KSNB là một trong những vấn đề quan trọng và cần thiết với bất kì đơn vị

công lập hay ngoài công lập. Việc KSNB sẽ đảm bảo cho việc hạn chế các rủi ro

phát sinh và giảm thiểu tối đa các sai sót phát sinh trong quá trình hoạt động. Hiện

nay, các ĐVSNCL ở Việt Nam thường thực hiện theo quy định của pháp luật và

mang kinh nghiệm cá nhân để quản lý và vận hành. Có thể thấy rằng các đơn vị

chưa chú trọng việc thiết lập một cách nghiêm túc một hệ thống KSNB nhằm đánh

giá, phân tích các điều kiện cũng như nguồn lực của đơn vị để từ đó đề ra các biện

pháp kiểm soát, hạn chế rủi ro và việc sử dụng lãng phí các nguồn lực

Trong bối cảnh điều kiện được giao quyền tự chủ về tài chính, tự chủ tổ chức

bộ máy thì để có thể hoàn thành tốt việc quản lý đòi hỏi đơn vị SNCL nói chung và

bệnh viện công lập nói riêng cần phải tăng cường công tác KSNB, đặc biệt KSNB

hoạt động thu chi của đơn vị. Bởi hoạt động thu chi là một trong những hoạt động

quan trọng nhất của đơn vị. Kiểm soát tốt hoạt động thu chi trong đơn vị giúp sử

dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực được giao, khẳng định được uy tín và

thương hiệu của đơn vị bằng cách cung ứng cho xã hội các dịch vụ tốt nhất.

Bằng việc trình bày khái quát lý luận chung về cơ sở KSNB hoạt động thu chi

tại bệnh viện công lập cũng như cơ chế quản lý tài chính của đơn vị SNCL y tế,

chương 1 đã nên lên được lý luận chung về KSNB và công tác KSNB hoạt động thu

chi trong bệnh viện công lập. Việc nghiên cứu về lý luận KSNB có ý nghĩa quan

trọng trong việc vận dụng lý luận để giải quyết những vấn đề thực tế về KSNB các

khoản thu, chi trong đơn vị sự nghiệp, giúp các nhà lãnh đạo xây dựng những chính

sách, thủ tục kiểm soát và đặc biệt thường xuyên đánh giá, điều chỉnh công tác

KSNB cho phù hợp với đặc điểm và quy mô của đơn vị.

40

Chƣơng 2

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI

TẠI BỆNH VIỆN TUỆ TĨNH

2.1. Tổng quan về Bệnh viện Tuệ Tĩnh

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của bệnh viện Tuệ Tĩnh

Xuất phát từ nhu cầu nâng cao chất lượng đào tạo sinh viên của Học viện y

dược học cổ truyền Việt Nam, Bộ Y tế đã ra quyết định thành lập Bệnh viện Tuệ

Tĩnh là Bệnh viện thực hành trực thuộc Học viện Y dược học cổ truyền Việt Nam.

Với sự phát triển và không ngừng mở rộng hướng tới sự chăm sóc sức khỏe cho

người dân, hiện nay, Bệnh viện Tuệ Tĩnh được công nhận là Bệnh viện đa khoa

hạng hai, thành lập theo quyết định số 13/QĐ-BYT ngày 03/01/2006 của Bộ trưởng

Bộ Y tế.

Bệnh viện Tuệ Tĩnh lấy tên dựa trên tên hiệu Tuệ Tĩnh của đại danh y Thiền

sư Nguyễn Bá Tĩnh. Bệnh viện Tuệ Tĩnh khám và điều trị bệnh theo phương châm

bất hủ của ông: “Nam dược trị nam nhân” và nguyên tắc dưỡng sinh “Bế tinh,

dưỡng khí, tồn thần, thanh tâm, quả dục, thủ chân, luyện hình”.

Kể từ khi thành lập, bệnh viện Tuệ Tĩnh gặp rất nhiều khó khăn về nhân lực

cũng như vật chất nhưng Bệnh viện cũng từng bước khẳng định được vị trí và vai

trò của mình trong công tác quản lý, cũng như khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe

cho nhân dân, và dần trở thành một trong những địa chỉ tin cậy của người bệnh trên

cả nước.

Với đội ngũ cán bộ gồm các Giáo sư, Phó giáo sư, Tiến sỹ cùng các phòng

ban chức năng luôn quan tâm chỉ đạo cũng như hướng dẫn các cán bộ y bác sỹ thực

hiện tốt nội quy và trách nhiệm của người thầy thuốc. Chính vì thế, chất lượng

khám chữa bệnh được nâng cao và đạt hiệu quả rõ rệt. Bệnh viện với hơn 200

giường bệnh, phục vụ công tác khám chữa bệnh cho 122.440 lượt bệnh nhân, khám

sức khỏe cho 1.200 lượt người. Riêng phòng thủ thuật của bệnh viện thực hiện vượt

mức kế hoạch giao đạt 107,64%. Công tác điều trị cận lâm sàng cũng đạt được

những con số khả thi nhất là chỉ tiêu xét nghiệm đạt 196,8%. Các khoa lâm sàng và

cận lâm sàng như khoa nội, khoa ung bướu, châm cứu...cũng đạt hiệu quả cao.

41

Những con số trên có thể nói lên những thành công ban đầu mà Bệnh viện Tuệ Tĩnh

đạt được trong những năm qua.

Bên cạnh đó, công tác đào tạo cán bộ cũng được lãnh đạo Bệnh viện quan

tâm và đẩy mạnh ở các cấp cơ sở, với việc tổ chức đào tạo các lớp ngắn hạn cho các

cán bộ ở tỉnh xa như Quảng Bình, Thanh Hóa, Lào Cai... cũng như công tác chuyển

giao kỹ thuật thực hiện theo đề án 1816 của Bộ Y tế cho các tuyến dưới như: Trà

Vinh, Bến Tre, Thái Bình, Quảng Ninh, Bắc Ninh...Thành công hơn cả là Bệnh viện

đã phối hợp với học viện đào tạo liên kết với Thiên Tân _ Trung Quốc nghiên cứu

kết hợp song phương, tiếp thu những thành tựu của y học Trung Quốc. Đến nay đã

có nhiều đề tài nghiên cứu khoa học phục vụ công tác chuyên môn, đáng chú ý là

Bệnh viện đã thực hiện một đề tài cấp Bộ, nghiệm thu mười tám đề tài cấp cơ sở và

cũng đã đăng ký mười một đề tài nghiên cứu ở cấp này. Bệnh viện Tuệ Tĩnh là đơn

vị dự toán cấp III trực thuộc Học viện y dược học cổ truyền Việt Nam hoạt động

theo cơ chế đơn vị sự nghiệp có thu. Một phần nguồn thu của Bệnh viện Tuệ Tĩnh

do ngân sách nhà nước cấp, phần còn lại từ công tác khám chữa bệnh bảo hiểm y tế,

các loại phí dịch vụ khám chữa bệnh, và nguồn khác. Hàng năm, Bệnh viện dành

khoản chi phí thường xuyên để bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm định trang thiết bị Y tế,

cải tạo, nâng cấp và mở rộng cơ sở vật chất của Bệnh viện. Công tác quản lý tài

chính tài sản đảm bảo đúng chế độ, đúng nguyên tắc từ khi thành lập đến nay chưa

để xảy ra sai sót tiêu cực, tham nhũng.

Bệnh viện Tuệ Tĩnh đang từng ngày khẳng định được vị thế của mình trong

công cuộc xây dựng và phát triển nền y học cổ truyền theo hướng hiện đại hóa.

Xứng đáng như chính tên gọi Đại danh y Tuệ Tĩnh, Ông Tổ thuốc Nam, một vị

thánh về nền y học cổ truyền của dân tộc. Bệnh viện Tuệ Tĩnh chính là nơi chắp

cánh những niềm tin và hy vọng xứng đáng với sự tin yêu của những người bệnh

trong công cuộc chăm sóc sức khỏe cộng đồng.

2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động của Bệnh viện Tuệ Tĩnh

Tầm nhìn của Bệnh viện là trở thành một cơ sở tin cậy hàng đầu trong khám, chữa, điều trị bệnh bằng phương pháp Y học cổ truyền kết hợp Y học hiện đại cũng như là Bệnh viện thực hành chất lượng cao đảm bảo đầu ra có tay nghề chuyên môn thực tiễn cho khối học viên, sinh viên thực tập tại Bệnh viện . Để đạt được mục tiêu

42

này, Bệnh viện liên tục quán triệt tư tưởng hết lòng phục vụ bệnh nhân trong khám, chữa, điều trị bệnh, đầu tư tối đa cơ sở vật chất, vật tư trang thiết bị tiến tiến và đầu tư vào đội ngũ thầy thuốc nhân viên phục vụ trong quá trình hoạt động.

Sau hơn 12 năm thành lập, Bệnh viện đã dần kiện toàn về tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ cao, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Đến nay, Bệnh viện đã cung cấp cho thị trường hàng vạn cán bộ y tế y học cổ truyền có chất lượng cao phục vụ tốt hơn công tác chăm sóc sức khoẻ của nhân dân và sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của đất nước.

* Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện Tuệ Tĩnh

Bệnh viện Tuệ Tĩnh là Bệnh viện đa khoa hạng II, theo quyết định số 5082/QĐ-

BYT, ngày 7/12/2006 của Bộ trưởng Bộ Y tế, là Bệnh viện thực hành của Học viện Y dược học cổ truyền Việt Nam, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh

- Tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài vào hoặc các Bệnh viện khác chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú và ngoại trú.

- Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe theo quy định của Nhà nước.

- Tổ chức khám giám định sức khỏe, giám định pháp y khi cơ quan bảo vệ Pháp luật yêu cầu.

- Chuyển người bệnh lên tuyến trên khi Bệnh viện không đủ khả năng giải quyết.

Đào tạo cán bộ y tế

- Bệnh viện là cơ sở thực hành của cán bộ giảng viên, sinh viên và học viên Học viện YDHCT Việt Nam

- Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong Bệnh viện và tuyến dưới để nâng cao trình độ chuyên môn.

Nghiên cứu khoa Bệnh

- Tổ chức nghiên cứu, hợp tác nghiên cứu các đề tài y học ở cấp Nhà nước, cấp Bộ hoặc cấp cơ sở.

- Kết hợp với Bệnh viện tuyến trên và các Bệnh viện khác để phát triển kỹ thuật của Bệnh viện.

Chỉ đạo tuyến dưới

Lập kế hoạch chỉ đạo tuyến dưới theo đề án 1816 và theo sự phân công của

Bộ Y tế.

43

Phòng bệnh

Phối hợp với các cơ sở y tế dự phòng, thường xuyên thực hiện nhiệm vụ phòng bệnh, phòng dịch.

Hợp tác Quốc tế

Phối hợp với Phòng Hợp tác quốc tế của Học viện YDHCT Việt Nam trong công tác liên thông, liên kết đào tạo và khám, chữa bệnh.

Quản lý kinh tế y tế

- Có kế hoạch sử dụng hiệu quả ngân sách Nhà nước cấp. Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi tài chính.

- Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế, viện phí, BHYT điều trị theo yêu cầu, đầu tư của nước ngoài và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của Pháp luật.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Bệnh viện

- Trên cơ sở nhiệm vụ và để thực hiện tốt nhiệm vụ chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân, Bệnh viện Tuệ Tĩnh tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị mình. Trên cơ sở mô hình tổ chức quản lý chung, Bệnh viện đã tổ chức, bố trí các khoa, phòng, bộ phận tương đối phù hợp.

Lãnh đạo các bệnh viện là Ban Giám đốc (gồm Giám đốc và các phó giám đốc). Giám đốc là người đứng đầu đơn vị, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và của ngành về công tác khám chữa bệnh, phòng bệnh, đào tạo, nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ sở vật chất và đảm bảo quyền lợi cho người lao động... Giúp việc cho Giám đốc là 2 đến 3 Phó giám đốc. Mỗi phó giám đốc được phân công phụ trách từng mảng công việc như phó giám đốc phụ trách chuyên môn, phó giám đốc phụ trách tài chính.

Tổ chức bộ máy Bệnh viện Tuệ Tĩnh được chia thành các phòng chức năng và các khoa chuyên môn.

Các phòng chức năng, bao gồm: Phòng Kế hoạch - Tổng hợp, Phòng Hành chính - Quản trị, Phòng Tài chính Kế toán... có chức năng tham mưu, trợ giúp Ban Giám đốc trong tổ chức điều hành các hoạt động chung đồng thời tham gia quản lý theo công việc được phân công.

Các khoa chuyên môn trong các bệnh viện để thực hiện chức năng khám chữa bệnh, bao gồm: Khoa Sản, Khoa Ngoại, Khoa Hồi sức Cấp cứu, Khoa Nội, Khoa Nhi, Khoa Khám bệnh, Khoa Cận lâm sàn (xét nghiệm, siêu âm, điện tim X-

Quang), Khoa Dược...

44

Tổ chức bộ máy cán bộ của Bệnh viện Tuệ Tĩnh thể hiện ở sơ đồ 2.1:

Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy cán bộ của bệnh viện Tuệ Tĩnh

Nguồn: Bệnh viện Tuệ Tĩnh

Như vậy với tổ chức thành các phòng, các khoa chuyên môn như trên, việc tổ

chức bộ máy quản lý của Bệnh viện Tuệ Tĩnh là phù hợp với đặc điểm hoạt động

của đơn vị. Giữa các phòng, các khoa có quan hệ mật thiết với nhau để cùng thực

hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Trong đó đứng trên góc độ quản lý tài chính và

tổ chức công tác kế toán có thể thấy, mỗi bộ phận đều có phát sinh các khoản thu, chi

đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức quản lý và kiểm soát chặt chẽ để không ngừng mở

rộng nguồn thu với việc sử dụng có hiệu quả các nguồn thu đó.

Các cán bộ của Bệnh viện Tuệ Tĩnh không ngừng cố gắng học tập nâng cao

trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Hiện nay, Bệnh viện đã có 5 giáo sư, phó giáo sư,

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Khối tham mưu Khối cận lâm

sàng Khối nội & ngoại

- Phòng Tổ chức Cán bộ - Phòng KHTH - Phòng TCKT - Phòng HCQT, vật tư trang thiết bị - Phòng Điều dưỡng

- Khoa xét nghiệm - Khoa CĐHA - Khoa CNK - Khoa Vi sinh - Khoa Dược

- Khoa Khám bệnh - Khoa Hồi sức cấp cứu - Khoa Thận tiết niệu - Khoa Nội - Khoa Ngoại- Nam học - Khoa Sản - Khoa Nhi-lây - Khoa Ngũ quan - Khoa châm cứu - Khoa Cơ xương khớp - Khoa Da liễu - Khoa Lão - Khoa Ung bướu - Khoa Nội tiết

PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

45

20 tiến sỹ, bác sỹ chuyên khoa cấp II, 112 thạc sỹ, bác sỹ chuyên khoa cấp I, 100

bác sỹ, điều dưỡng. Hàng năm, Bệnh viện khám và điều trị cho 4551 lượt bệnh nhân

nội trú, 1620 bệnh nhân ngoại trú (Số liệu năm 2019). Bệnh viện Tuệ Tĩnh rất tích

cực tham gia công tác y tế cộng đồng, thực hiện các đợt khám bệnh và cấp phát

thuốc miễn phí cho các các cụ về hưu và các cháu nhỏ có hoàn cảnh khó khăn.

Các hoạt động phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao luôn được Bệnh

viện quan tâm và luôn đạt được những thành tích xuất sắc.

Công tác Đảng và Đoàn thanh niên hoạt động mạnh mẽ; số lượng cán bộ

Đảng viên không ngừng tăng lên và liên tục được đánh giá là Đảng bộ trong sạch,

vững mạnh.

2.1.4. Nội dung hoạt động tài chính tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh

Cơ chế tài chính trong bệnh viện là một nội dung của chính sách kinh tế -

tài chính y tế do Bộ Y tế chủ trương, với trọng tâm là sử dụng các nguồn lực đầu

tư cho ngành y tế để cung cấp các dịch vụ y tế một cách hiệu quả và công bằng.

Tính hiệu quả chú trọng đến trình độ trang thiết bị kỹ thuật, phương pháp phân

phối nguồn lực, hiệu lực quản lý hành chính và chất lượng dịch vụ y tế cung cấp

cho nhân dân. Tính công bằng đòi hỏi cung cấp dịch vụ y tế bằng nhau cho những

người có mức độ bệnh tật như nhau, thoả mãn nhu cầu KCB của mọi người khi ốm

đau theo một mặt bằng chi phí nhất định mà không đòi hỏi khả năng chi trả của

người bệnh là điều kiện tiên quyết.

Với những chính sách chung của nhà nước thì việc chuyển đổi mô hình của

các bệnh viện này sang cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm là điều cần thiết để tăng

cường trách nhiệm, nâng cao sự chủ động, sáng tạo theo Nghị định 85/2012/NĐ-CP

về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế công lập.

Qua khảo sát thực tế tại bệnh viện cho thấy bệnh viện đã được giao tự chủ theo hình

thức tự đảm bảo được một phần nguồn kinh phí chi thường xuyên. Từ năm 2019

bệnh viện Tuệ Tĩnh là đơn vị tự đảm bảo chi thường xuyên. Bệnh viện đã chủ động

trong việc xây dựng dự toán và thực hiện dự toán phù hợp với yêu cầu thực tiễn, tự

chủ trong việc trích lập các quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ phúc lợi, quỹ

khen thưởng theo quy định của cơ chế tự chủ; xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và

chi trả thu nhập tăng thêm cho người lao động và có trách nhiệm quản lý, sử dụng

46

các nguồn kinh phí theo các quy định tài chính hiện hành và chịu trách nhiệm trước

pháp luật về các quyết định của mình trong việc thực hiện các hoạt động tài chính

kế toán của bệnh viện mình.

* Nội dung thu hoạt động tài chính

Kinh phí NSNN cấp một phần đảm bảo phần chi không thường xuyên để thực

hiện để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện; thực hiện các nhiệm vụ

chuyển giao các kỹ thuật, khoa học và công nghệ; thực hiện chương trình đào tạo

bồi dưỡng cán bộ, viên chức; thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia. NSNN

cấp mộ t phần chi thường xuyên và chi hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản và

mua sắm sửa chữa lớn trang thiết bị, nguồn NSNN cấp phụ thuộc vào khả năng tự

chủ của đơn vị. Nhưng đến năm 2019, Bệnh viện thực hiện tự chủ (Quyết định tự

chủ Phụ lục 01), do đó nguồn thu của đơn vị phụ thuộc vào nguồn thu viện phí và

BHYT.

Chủ trương chuyển đổi từ cơ chế “phí” sang cơ chế “giá dịch vụ” đối với dịch

vụ khám chữa bệnh tại cơ sở khám chữa bệnh công lập theo lộ trình, đến năm 2020

viện phí sẽ được tính đúng, tính đủ trên cả 7 yếu tố cấu thành giá dịch vụ khám

chữa bệnh, bao gồm: (1) Chi phí thuốc, vật tư trực tiếp; (2) Chi phí điện, nước, xử

lý chất thải; (3) Chi phí duy tu, bảo dưỡng thiết bị, mua thay thế công cụ, dụng cụ

trực tiếp sử dụng để thực hiện các dịch vụ; (4) Chi phí tiền lương, phụ cấp; (5) Chi

phí sửa chữa lớn, khấu hao trang thiết bị; (6) Chi phí khấu hao nhà cửa; (7) Chi phí

đào tạo, nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, giá dịch vụ y tế hiện nay mới chỉ tính một

phần các chi phí trực tiếp của 3/7 yếu tố, phần còn lại đang được nhà nước bao cấp

cho hệ thống y tế công.

Bảng 2.1. Tỷ lệ nguồn thu hoạt động tài chính tại bệnh viện Tuệ Tĩnh

STT Năm NSNN

cấp (%) Nguồn thu KCB

BHYT (%) Nguồn thu KCB

dịch vụ (%) Nguồn

khác (%) 1 2017 17,2 76,6 5,4 0,8

2 2018 14,9 80,3 3,2 1,6

3 2019 0 78,5 10 11,5

Nguồn: Bệnh viện Tuệ Tĩnh

Hiện tại, nguồn kinh phí NSNN cấp cho bệnh viện được căn cứ trên hạng

bệnh viện, chỉ tiêu giường bệnh và các chỉ tiêu chuyên môn khác, từ đó, Bộ Y tế

47

cấp kinh phí cho các bệnh viện trực thuộc (Bảng 2.2). Các khoản chi do NSNN cấp

được lập chi tiết trong dự toán và phải thực hiện nhiệm vụ đúng theo từng nguồn

kinh phí. Qua khảo sát cho thấy, các bệnh viện đang từng bước thực hiện tự chủ nên

nguồn kinh phí NSNN cấp ngày càng giảm dần chỉ chiếm tỷ trọng khoảng 5% đến

20% tổng nguồn

Bảng 2.2. Định mức phân bổ chi sự nghiệp y tế

STT Nội dung Đơn vị tính Định mức

1 Bệnh viện hạng 1 Đồng/giường bệnh/năm 55.000.000

2 Bệnh viện hạng 2 Đồng/giường bệnh/năm 45.000.000

3 Bệnh viện hạng 3 Đồng/giường bệnh/năm 40.000.000

(Nguồn:Quyết định số 13/2016/NQ-HĐND ngày 05 tháng 12 năm 2016 Hội

đồng nhân dân thành phố Hà Nội khóa XV, kỳ họp thứ 3)

- Nguồn thu từ KCB bảo hiểm y tế (bao gồm nguồn BHYT chi trả và nguồn

bệnh nhân chi trả)

Bệnh viện được ký hợp đồng KCB BHYT với cơ quan BHYT và được cấp mã

KCB theo quy định của Luật Bảo hiểm và thực hiện giá viện phí theo TT39/2018

ngày 30/11/2018, TT13/2019/TT-BYT ngày 05/07/2019 quy định thống nhất giá

dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh BHYT của bệnh viện cùng hạng trên toàn quốc.

Nguồn thu từ hoạt động KCB BHYT bao gồm: cơ quan BHYT thanh toán một phần

chi phí KCB theo quy định, và một phần chi phí do người bệnh chi trả trực tiếp khi

thanh toán tại bệnh viện.

Trước đây, bệnh viện được tạm ứng kinh phí BHYT vào đầu mỗi quý, nhưng

từ năm 2018, bệnh viện được giao dự toán chi KCB BHYT cho cả năm (căn cứ vào

chi phí KCB được quyết toán năm trước để giao chi phí KCB cho năm kế tiếp). Tuy

nhiên do mức giao chưa phù hợp với nhu cầu thực tế KCB do đó bệnh viện vượt dự

toán BHYT giao. Hơn nữa, cơ quan BHYT thường quyết toán chậm so với quy định.

Dẫn tới bệnh viện không đảm bảo nguồn kinh phí hoạt động gây ảnh hưởng lớn đến

chất lượng KCB.

48

Qua khảo sát, nguồn thu do cơ quan BHXH thanh toán từ quỹ bảo hiểm y tế

do các đối tượng có thẻ bảo hiểm y tế tại bệnh viện chiếm tỷ trọng chủ yếu trong

tổng nguồn thu (bảng 2.1).

- Nguồn thu từ KCB dịch vụ và các nguồn thu khác (nguồn viện trợ, tài trợ,

hợp đồng hợp tác kinh doanh, đào tạo, cho thuê mặt bằng trông xe, căng tin...):

Trong những năm qua, bệnh viện không ngừng mở rộng, nâng cao chất lượng

các hoạt động dịch vụ khám chữa bệnh dịch vụ cho đối tượng bệnh nhân không có

thẻ BHYT, nhằm tăng nguồn thu cho đơn vị. Trước đây bệnh viện tự xây dựng

khung giá viện phí dịch vụ cho đơn vị mình trên trên nguyên tắc bù đắp đủ chi phí,

có tích lũy để phát triển nhưng giá phí các dịch vụ tại bệnh viện có sự chênh lệch rất

lớn, đôi khi chưa phù hợp. Bởi vậy, Bộ Y tế đã ban hành thông tư 02/2017/TT-BYT

ngày 15/03/2017, thông tư 37/2018/TT-BTC ngày 30/11/2018, thông tư 14/2019 ngày 05/07/2019 quy định mức tối đa khung giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh

không thuộc phạm vi thanh toán của quỹ BHYT để khống chế khung giá viện phí

dịch vụ của các bệnh viện công.

Bệnh viện cũng mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế với các nước trong và ngoài

khu vực, các tổ chức quốc tế như Ngân hàng thế giới (WB), Ngân hàng phát

triển Châu Á (ADB), Quỹ toàn cầu...thu hút được vốn đầu tư từ các chương trình,

dự án viện trợ để phục vụ đầu tư xây dựng cơ bản, tăng cường mua sắm các trang

thiết bị, máy móc hiện đại, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho

các cán bộ y tế. Ngoài ra, bệnh viện cũng chủ động tổ chức các hoạt động dịch vụ

khác để tăng thêm nguồn thu như: tổ chức đấu thầu bãi trông giữ xe, thu từ việc

cho thuê hội trường, điạ điểm phục vụ nhà ăn, liên kết đặt máy móc thiết bị y

tế...Các đơn vị thực hiện nghĩa vụ đóng thuế đầy đủ từ các nguồn thu này cho

Nhà nước theo đúng quy định. Tuy nhiên, nguồn thu KCB dich vụ của bệnh viện

chiếm tỷ trọng thấp trong tổng nguồn thu toàn bệnh viện (bảng 2.1).

*Nội dung chi hoạt động tài chính

Nhà nước thực hiện giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho bệnh viện

kèm theo đó đã có rất nhiều văn bản được ban hành để thực hiện lộ trình này. Theo

đó, bệnh viện xây dựng phương án tự chủ của đơn vị mình, trình Bộ trưởng Bộ Y tế

phê duyệt. Bộ Y tế căn cứ vào mức độ tự đảm bảo về kinh phí hoạt động để ra quyết

định phê duyệt phương án tự chủ của các bệnh viện. Từ năm 2019 Bệnh viện đã

49

thực hiện chế độ tự chủ theo hình thức tự đảm bảo chi thường xuyên. Trong phạm

vi nguồn kinh phí tự chủ, bệnh viện chủ động xây dựng tiêu chuẩn định mức, chế độ

quản lý, chi sự nghiệp phù hợp với đơn vị mình, được thể hiện trong Quy chế chi

tiêu nội bộ của các bệnh viện.

- Chi hoạt động từ NSNN cấp:

+ Chi bằng nguồn kinh phí không thường xuyên:

Bao gồm các khoản chi bằng nguồn NSNN cấp từ nguồn chi không thường

xuyên để thực hiện việc tu duy sửa chữa cơ sở hạ tầng, mua sắm máy móc, trang

thiết bị phục vụ công tác chuyên môn…Các khoản chi từ nguồn này được thực hiệc

thông qua việc đấu thầu mua sắm tại đơn vị và gửi các báo cáo cho cơ quan chủ

quản. Ngoài ra, nguồn kinh phí này còn để thực hiện chi các đề tài, dự án đã được

xây dựng kế hoạch thực hiện và mức chi từ năm trước theo đúng các thông tư, nghị

định được hướng dẫn của Nhà nước và các cơ quan quản lý.

+ Chi bằng nguồn kinh phí thường xuyên:

Chi các khoản mua thuốc, vật tư y tế, hóa chất phục vụ công tác chuyên môn,

trang phục, chi mua sắm sửa chữa nhỏ thường xuyên, chi thanh toán cá nhân... được

quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ của bệnh viện. Định mức chi căn cứ

trên cơ sở các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, Bộ Y tế. Các khoản chi hoạt

động khám chữa bệnh dựa trên nguyên tắc lấy thu bù chi và có tích lũy phù hợp với

tình hình thực tế của Bệnh viện.

Bảng 2.3. Quy trình quản lý tài chính tại bệnh viện

STT Các bước công việc BV Thuệ Tĩnh Bộ chủ quản Kho bạc

Nhà nước

1 Lập dự toán (1)

2 Xét duyệt, giao dự toán (2)

3a Chấp hành dự toán (3a)

3b Kiểm soát hoạt động thu, chi (3b)

4 Lập báo cáo quyết toán (4)

5 Duyệt quyết toán (5)

Nguồn: Bệnh viện Tuệ Tĩnh

50

Căn cứ vào định mức chỉ tiêu giường bệnh, định mức biên chế, các nhiệm vụ

được giao, kết quả thu sự nghiệp và các hoạt động chi thường xuyên của năm trước

liền kề, bệnh viện lập dự toán thu - chi ngân sách trong năm tới và được Bộ Y tế

trực tiếp điều chỉnh dự toán và phân bổ dự toán ngân sách chi cho phù hợp. Đầu

năm sau, Bộ Y tế chủ quản trực tiếp phân bổ kinh phí ngân sách cho bệnh viện này

qua phần mềm Tamin tại kho bạc, để thực hiện việc kiểm soát chi của bệnh viện

qua kho bạc.

- Chi bằng nguồn thu KCB BHYT, nguồn KCB dịch vụ và các nguồn thu khác.

Theo quy định của Bộ Tài chính, nguồn thu viện phí BHYT các bệnh viện nói

chung và các bệnh viện Tuệ Tĩnh nói riêng được phép giữ lại 100% số thu viện phí

để thực hiện đảm bảo KCB cho nhân dân.

Theo khảo sát, bệnh viện sử dụng các nguồn thu này để thanh toán chi phí về

thuốc, máu, dịch truyền, hóa chất...; chi trả lương, phụ cấp theo lương; chi trả phụ

cấp trực, phụ cấp độc hại theo quy định; trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, nhân

viên trong bệnh viện căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ; Ngoài ra, bệnh viện dành

một phần nguồn thu này để duy tu bảo dưỡng các trang thiết bị, đầu tư mua sắm

thêm trang thiết bị hiện đại, các dịch vụ kỹ thuật mới để nâng cao chất lượng KCB

và điều trị cho bệnh nhân.

2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh

2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát hoạt động thu, chi bao gồm cách thức quản lý hoạt

động thu chi tại bệnh viện. MTKS bao gồm cả các nhân tố bên trong và bên ngoài

tác động đến việc thiết kế KSNB hoạt động thu, chi. Cụ thể

Thứ nhất, Tính trung thực và các giá trị đạo đức

Kết quả quan sát cho thấy bệnh viện đã xây dựng môi trường văn hóa của tổ

chức nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức, các lãnh đạo đơn vị đã

ban hành chính thức quy tắc ứng xử đối với các y bác sỹ, cán bộ công nhân viên

chức. Đặc biệt, các bộ phận tiếp xúc trực tiếp với người dân (các khoa, phòng trong

bệnh viện) còn được tập huấn về kỹ năng giao tiếp. Bên cạnh việc quan tâm nâng

cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ban lãnh đạo đơn vị rất quan tâm đến việc nâng

cao y đức cho toàn thể cán bộ nhân viên thông qua việc phát động các phong trào

51

thi đua, phấn đấu học tập để xứng đáng với truyền thống và danh hiệu “lương y như

từ mẫu”.

Bệnh viện có ban hành những quy định về đạo đức nghề nghiệp thông qua

việc xây dựng và ban hành Quy tắc giao tiếp và ứng xử có tính bắt buộc chung đối

với toàn thể nhân viên trong tổ chức. Song song với việc ban hành Quy tắc giao tiếp

và ứng xử, Bệnh viện đã xây dựng các hướng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi nào

là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích, cho phép để nhân viên hiểu rõ trước khi

thực hiện. Bệnh viện cũng truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức đến

cán bộ nhân viên qua nhiều hình thức: Thông báo công khai tại cơ quan, triển khai

trong hội nghị cán bộ công chức, thông báo trên mạng nội bộ. Tuy nhiên, với một

lĩnh vực khám chữa bệnh là một môi trường nhạy cảm, có rất nhiều cơ hội để nhân

viên y tế như bác sĩ, điều dưỡng, hộ sinh…làm khó bệnh nhân để nhận được các

khoản “bồi dưỡng”, nhiều bác sĩ còn giới thiệu bệnh nhân đến khám tại phòng mạch

tư của mình ngoài giờ hành chính…điều này gây phiền hà cho bệnh nhân. Một số

cán bộ y tế làm tại các khoa cận lâm sàng như xét nghiệm, siêu âm…nha, phòng

khám…khám điều trị và làm các xét nghiệm cho người thân không thu tiền, đây là

một trong những nguyên nhân gây thất thu cho bệnh viện.

Thứ hai, về Năng lực nhân viên

Sự phát triển của mọi tổ chức luôn gắn liền với chất lượng của đội ngũ nhân sự.

Người quản lý phải thể hiện rõ cam kết yêu cầu nâng cao về năng lực của đội ngũ nhân

viên thì đội ngũ này mới đáp ứng được yêu cầu về công việc. Kể cả đối với hệ thống

KSNB, nếu hệ thống này được thiết kế rất tốt, quy định chặt chẽ nhưng thiếu con người

có trình độ năng lực thì cũng không thể vận hành hiệu quả được.

Tính đến tháng 12 năm 2019 Bệnh viện có 242 công chức, viên chức và người

lao động; Trong đó có 150 cán bộ cơ hữu; 62 người là cán bộ hợp đồng có đóng

BHXH. Chi tiết như sau:

- Trong 150 cán bộ cơ hữu có: 62 bác sĩ, 58 điều dưỡng, 30 cán bộ hành chính.

- Trong số 62 cán bộ ký hợp đồng đóng BHXH có: 34 bác sĩ, 15 điều dưỡng,

13 cán bộ hành chính.

- Trong số 88 cán bộ cơ hữu về học vị có: 9 tiến sĩ, 48 thạc sĩ, 5 cử nhân

52

Chuyên viên khối hành chính hầu hết là lao động trẻ, trình độ chuyên môn

không đồng đều, kỹ năng làm việc, kỹ năng quản lý chưa cao, có năng lực làm việc

độc lập, kỹ năng nghề nghiệp và khả năng đọc hiểu văn bản chuyên ngành.

Đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch có năng lực ý thức tuân thủ pháp luật.

Trưởng phòng và các kế toán viên đều được đào tạo đúng chuyên ngành và có kinh

nghiệm làm việc, bảo đảm được yêu cầu của công việc.

Thứ ba, Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo

Đối với các bệnh viện công lập, việc cạnh tranh không phải là vấn đề quan

trọng nhất vì kinh phí hoạt động của Ngành đã được ngân sách nhà nước cấp, nguồn

ngân sánh nhà nước cấp thông qua dự toán hàng năm, thu sự nghiệp và thu khác

(viện trợ, thu cho thuê mặt bằng, liên doanh, liên kết…). Vấn đề đặt ra là làm thế

nào để hoàn thành chỉ tiêu của cơ quan có thẩm quyền giao. Vì vậy, bệnh viện Tuệ

Tĩnh luôn thực hiện việc thu chi đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các

văn bản có liên quan.

Lãnh đạo đơn vị rất quan tâm đến việc thực hiện các chỉ tiêu được giao thông

qua việc phối hợp với cán bộ chủ chốt trong cơ quan cùng nhau bàn bạc mục tiêu,

định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị nhằm tìm ra giải pháp thực hiện tối

ưu nhất trong quá trình thực hiện, nếu có phát hiện những vấn đề không phù hợp thì

sẵn sàng điều chỉnh để đạt được mục tiêu.

Là cơ quan nhà nước, bệnh viện rất quan tâm đến việc tuân thủ các quy định

của pháp luật trong việc thực hiện các công tác chuyên môn cũng như quản lý tài

chính. Ban lãnh đạo bệnh viện thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân

viên qua nhiều hình thức: tiếp xúc và trao đổi trực tiếp trong công việc hàng ngày

để nắm bắt tiến độ thực hiện công việc nhằm kịp thời động viên, nhắc nhở; tiếp xúc

và trao đổi qua các cuộc họp để tiếp nhận ý kiến đóng góp, phản hồi, đề xuất từ phía

nhân viên để thấy được những bất cập trong quản lý điều hành đơn vị.

Thứ tư, về cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện tốt

chức năng quản lý đơn vị. Để môi trường kiểm soát tốt, đơn vị phải có sơ đồ cơ cấu

tổ chức và sự phân định quyền hạn trách nhiệm giữa các cấp rõ ràng.

53

Bệnh viện là đơn vị dự toán cấp III trực thuộc Học viện Y dược học Cổ truyền

Việt Nam nên cơ cấu tổ chức của Bệnh viện xây dựng phù hợp với chức năng,

nhiệm vụ, đáp ứng tốt cho mọi hoạt động của Bệnh viện. Bệnh viện có sự phân định

rõ ràng và trách nhiệm, quyền hạn cho từng phòng, khoa tránh trình trạng trùng lặp,

chồng chéo.

Bệnh viện đã xây dựng quy trình làm việc hàng ngày của từng phòng ban,

khoa phòng và cập nhật, vận dụng kịp thời khi có thay đổi các quy định chuyên

môn. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức phân định chức năng quyền hạn bị chồng chéo nhau.

Thứ năm, về chính sách nhân sự

Trải qua quá trình xây dựng và phát triển, bệnh viện Tuệ Tĩnh đã trở thành

một trong những trung tâm y tế chuyên sâu hàng đầu của cả nước, là địa chỉ khám

chữa bệnh tin cậy của nhân dân. Số lượng bệnh nhân tới khám và nhập viện ngày

càng tăng.

Được sự quan tâm, ủng hộ của Đảng, Nhà nước, Chính phủ và Bộ Y tế, cơ sở

vật chất của bệnh viện đã và đang được nâng cấp, xây mới. Với một loạt các dự án

đang và sẽ triển khai thì việc đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng cao để đáp ứng

nhu cầu khám chữa bệnh luôn là vấn đề ưu tiên hàng đầu của bệnh viện.

Triển khai thực hiện Quyết định số 5342/QĐ-BYT ngày 28/01/2017 của Bộ

trưởng Bộ Y tế về việc phân cấp thẩm quyền quyết định vị trí việc làm, cơ cấu viên

chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc đối với đơn vị sự

nghiệp trực thuộc Bộ Y tế được giao quyền tự chủ, bệnh viện Tuệ Tĩnh tiến hành

xây dựng “Đề án vị trí việc làm của Bệnh viện năm 2020” với mục tiêu xây dựng cụ

thể các vị trí công việc theo chức danh nghề nghiệp, bản mô tả công việc, khung

năng lực, chức danh nghề nghiệp, số lượng người làm việc để đáp ứng nhu cầu nhân

lực năm 2020 cho các bộ phận, giúp hoàn thành tốt nhiệm vụ khám, chữa bệnh cho

nhân dân mà Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Bộ Y tế giao phó (Phụ lục số 02).

Nghề nghiệp thuộc lĩnh vực y tế là một nghề nghiệp đặc thù đòi hỏi không chỉ

có trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có đạo đức tốt, biết thông cảm và

chia sẻ với bệnh nhân thì mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ. Nhờ có chính sách

tuyển dụng, nhà quản lý bước đầu sàng lọc và tuyển dụng được những nhân viên

54

phù hợp, biết được năng lực họ, từ đó công việc phân công nhiệm vụ, quy hoạch

đào tạo được dễ dàng, thuận tiện.

Ngoài ra, bệnh viện còn tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân

viên cụ thể. Cử tham gia các lớp đào tạo chuyên môn nâng cao (ngắn hạn và dài

hạn) tại các Viện, Trường, Trung tâm Đào tạo, các Bệnh viện…Phối hợp với Bộ y

tế thường xuyên mở các lớp tập huấn chuyên môn ngắn hạn, chuyển giao các kỹ

thuật mới, cử cán bộ chuyên môn luân phiên từ bệnh viện tuyến trên về hỗ trợ các

bệnh viện tuyến dưới nhằm nâng cao chất lượng khám, chữa bệnh. Thực hiện tuyên

truyền, vận động học tập theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh. Phối hợp với Công

đoàn, Đoàn Thanh niên phát động các phong trào thi đua theo lời dạy của Bác Hồ

“lương y như từ mẫu”, nêu gương người tốt, điển hình để mọi người học tập.

Song song với công tác đào tạo về chuyên môn và đạo đức, bệnh viện đã xây

dựng quy chế khen thưởng và kỷ luật rõ ràng và nó được truyền đạt đến tất cả các

cán bộ viên chức trong đơn vị biết để thực hiện.

2.2.2. Thực trạng đánh giá rủi ro

Rủi ro xảy ra do rất nhiều nguyên nhân từ cả bên trong và bên ngoài đơn vị,

nó làm cho mục tiêu, kế hoạch của đơn vị không thể đạt được. Nhà quản lý cần

phải có biện pháp nhận dạng rủi ro để quản lý chúng. Để làm được điều này thì

trước tiên Bệnh viện Tuệ Tĩnh phải xác định được mục tiêu của mình là gì, thông

qua việc xác định mục tiêu, đơn vị có thể nhận diện và phân tích được rủi ro, bởi vì

những sự kiện có thể xảy ra và đe dọa đến mục tiêu của đơn vị, đó chính là rủi ro.

Đối với mục tiêu hàng năm, Phòng Kế hoạch tổng hợp phối hợp cùng các

đơn vị có liên quan xây dựng mục tiêu chi tiết và báo cáo Ban Giám đốc để xin

góp ý, sửa đổi.

Tại các khoa/phòng, Lãnh đạo đơn vị tổ chức giao ban với sự có mặt của toàn

thể viên chức, người lao động, mục đích là xây dựng phương hướng hoạt động của

đơn vị trong năm tới về phát triển thêm các dịch vụ kĩ thuật, bố trí lại vị trí việc

làm để phù hợp với năng lực, trình độ, tình trạng sức khỏe... của từng nhân viên,

phấn đấu trở thành một trong những tập thể xuất sắc của Bệnh viện. Bên cạnh đó,

đơn vị cũng nhìn nhận lại các khó khăn đã xảy ra như rủi ro khi thực hiện dịch vụ,

55

máy móc thiết bị thiếu và xem xét các góp ý của người bệnh để nâng cao chất

lượng dịch vụ.

Khi Bộ Y tế ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn, Bệnh viện đều tổ chức các cuộc họp với sự tham gia của Ban Giám đốc, Lãnh đạo các khoa/phòng để xem xét, phân tích những thay đổi với tình hình hiện tại, đánh giá các thuận lợi, khó khăn để đưa ra cách giải quyết. Bệnh viện thành lập nhiều tổ chuyên môn với sự tham gia của các thành viên có liên quan để hỗ trợ, tạo hiệu quả trong công việc. Tổ mạng lưới bảo hiểm y tế được xây dựng với mong muốn hướng dẫn các khoa/phòng thực hiện đúng các quy định của bảo hiểm, tránh việc bệnh viện bị xuất toán. Tổ mạng lưới công nghệ thông tin hỗ trợ cho công tác xây dựng và triển khai phần mềm, quản lý các bản tin được đăng trên website chính thức của Bệnh viện Tuệ Tĩnh. Tổ xây dựng giá triển khai việc xây dựng giá dịch vụ theo đúng quy định của Bộ Y tế, tránh tình trạng phải gửi mẫu xét nghiệm sang bệnh viện khác hoặc bác sĩ không vào chỉ định được phẫu thuật trên máy do giá phẫu thuật chưa có... Nhờ có các tổ chuyên môn mà các hoạt động của Bệnh viện được quản lý chặt chẽ, giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.

Mặt khác, với người bệnh có chẩn đoán bệnh nguy hiểm, Bệnh viện còn tổ chức mời hội chẩn với các bác sĩ có nhiều kinh nghiệm tại các bệnh viện Trung ương để đưa ra phác đồ điều trị hợp lý. Bệnh viện thường xuyên tổ chức các hội thảo khoa học với các chuyên gia đến từ các trường đại học, các bệnh viện nổi tiếng để cập nhật kiến thức y khoa cho các bác sĩ.

Lãnh đạo Bệnh viện thường xuyên tham quan mô hình Bệnh viện khác trong cả nước, học hỏi kinh nghiệm hay để áp dụng tại đơn vị trong Bệnh viện.

2.2.3.Thực trạng hoạt động kiểm soát

Kiểm soát các nguồn thu thường xuyên

Bệnh viện Tuệ Tĩnh là đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo kinh phí chi thường xuyên nên nguồn thu chủ yếu của bệnh viện bao gồm: (1) Nguồn thu từ NSNN, (2) Thu BHYT và viện phí, (3) Thu khác.

Kiểm soát nguồn kinh phí do NSNN cấp

Nguồn NSNN được giao một lần trong năm. Bộ Y tế căn cứ vào quyết định giao

kinh phí tự chủ để giao dự toán kinh phí năm cho bệnh viện. Đầu năm căn cứ vào quyết

định giao dự toán của Bộ Y tế giao cho phòng TCKT vào sổ theo dõi kinh phí ngân

56

sách cấp căn cứ vào dự toán ngân sách năm được duyệt và tình hình thực tế sử dụng

kinh phí tại bệnh viện, phòng TCKT chuyển khoản hoặc rút tiền mặt.

Về phía KBNN chỉ thực hiện thanh toán khi Bệnh viện đáp ứng đầy đủ điều

kiện và hồ sơ chứng từ theo quy định.

Các hoạt động kiểm soát:

- Phân công, phân nhiệm và xét duyệt:

+ Kế toán trưởng: lập dự toán ngân sách

+ Kế toán thanh toán: lập Giấy rút dự toán ngân sách bằng tiền mặt hoặc

chuyển khoản, các hồ sơ chứng từ trình kế toán trưởng, Giám đốc phê duyệt để

thực hiện các giao dịch với KBNN.

+ Giám đốc: xét duyệt các hồ sơ chứng từ có liên quan.

- Đối chiếu: Kế toán thanh toán lập bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại

KBNN theo tháng, Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại Kho bạc theo

quý, năm có đầy đủ các chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng và xác nhận của

KBNN.

Qua nội dung kiểm soát như trên cho thấy, việc kiểm soát thu NSNN rất chặt

chẽ vì các khoản NSNN cấp trên dự toán đầu năm của Bệnh viện đều thông qua

KBNN và KBNN có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ, điều kiện chi và

thực hiện cấp phát, thanh toán kịp thời các khoản chi NSNN theo đúng quy định.

Từ đầu năm 2019, Bệnh viện được giao quyết định tự chủ nguồn chi thường

xuyên. Do đó Bệnh viện phải tự đảm bảo nguồn chi thường xuyên. Việc kiểm soát

nguồn thu từ NSNN cũng được giảm thiểu.

Ngoài nguồn tài chính chủ yếu từ ngân sách Nhà nước cấp, bệnh viện còn có

các nguồn tài chính khác được hình thành chủ yếu từ các nguồn viện phí, BHYT và

nguồn thu khác.

Kiểm soát nguồn thu viện phí:

Bao gồm nguồn thu trực tiếp từ người bệnh và nguồn thu từ BHYT. Đây là

nguồn thu chủ yếu của bệnh viện được thể hiện qua sơ đồ sau:

57

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ hoạt động thu phí, thu tạm ứng viện phí của bệnh nhân

(Nguồn: phòng tài chính kế toán bệnh viện Tuệ Tĩnh)

Chính sách viện phí được chính thức ban hành Thông tư 15/2018/TT-BTC

quy định thống nhất giá dịch vụ khám bệnh chữa bệnh bảo hiểm y tế giữa các bệnh

viện cùng hạng trong toàn quốc và hướng dẫn áp dụng giá, thanh toán chi phí khám

bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế trong một số trường hợp. Dựa trên khung giá mỗi

bệnh viện sẽ xây dựng bảng giá dịch vụ phù hợp với trình độ kỹ thuật, mức độ đầu

tư, khả năng chi trả của người dân địa phương. Bảng giá này được cơ quan quản lý

bệnh viện phê duyệt. Qua các quá trình thực hiện đến nay chính sách viện phí đã

bộc lộ nhiều điểm bất cập cho thấy nhu cầu cần có sự điều chỉnh, sửa đổi.

Bảng 2.4: Nguồn thu viện phí và bảo hiểm y tế của Bệnh viện Tuệ Tĩnh

từ năm 2017 đến 2019

Đơn vị: triệu đồng

Nội dung Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019

Thu Viện phí 232.741 308.879 409.285

Thu BHYT 475.109 638.951 680.901

Tổng cộng 707.850 947.830 1.090.186

(Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính của BV từ năm 2017 đến 2019)

Bệnh nhân đến khám

Tiếp đón Khám bệnh Nội trú

Cấp phát thuốc (K. dược)

Thu phí

Bệnh nhân ra viện

Thô

ng ti

n

Dữ

liệu

Dữ

liệu

Dữ

liệu

Dữ liệu

Comment [VKA1]: Sửa lại

58

Nguồn thu viện phí và BHYT đã góp phần không nhỏ vào trong việc đảm bảo

kinh phí hoạt động của các bệnh viện trong điều kiện ngân sách Nhà nước còn hạn

hẹp, cải thiện chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân,

đồng thời góp phần nâng cao đời sống công nhân viên trong bệnh viện. Bệnh viện

cần duy trì tốc độ tăng thu như hiện nay. Trên thực tế cho đến nay, bệnh viện không

ngừng củng cố, hoàn thiện và phát triển hệ thống quản lý thu viện phí theo hướng

thu đúng, thu đủ nhằm đảm bảo công bằng hiệu quả.

Chu trình thu viện phí của bệnh nhân được thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3. Chu trình thu viện phí, thu khác của kế toán bệnh viện

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán bệnh viện)

- Phân chia trách nhiệm, xét duyệt:

+ Phòng Kế hoạch tổng hợp: cập nhật và theo dõi bảng giá dịch vụ khám chữa bệnh.

+ Phòng khám: nhập dữ liệu người bệnh, danh mục khám chữa bệnh của từng

bệnh nhân

+ Kế toán thu ngân: theo dõi và quản lý phần mềm thu tiền, trực tiếp thu tiền

và lập biên lai thu tiền. Cuối ngày tổng hợp lên báo cáo và nộp tiền cho thủ quỹ

+ Thủ quỹ: nhập quỹ, lập bảng kê biên lai thu tiền mặt, chịu trách nhiệm về

bảo quản biên lai thu tiền và tiền mặt tại quỹ.

Phòng KHTH Xây dựng mức giá

thu viện phí

Giám đốc QĐ định mức

viện phí

Phòng CNTT Áp giá thu viện phí

trên phần mềm

Phòng TCKT - Thu viện phí và in biên lai. - Nộp viện phí vào KBNN

Phòng giám định BHYT

Xác định mức hưởng cho người bệnh.

Kho bạc NN Nhận tiền nộp viện phí

59

+ Kế toán thanh toán: lập phiếu thu, chịu trách nhiệm về nội dung phiếu thu và

ghi sổ kế toán.

+ Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị: phê duyệt phiếu thu

+ Đối chiếu: hàng tháng, thủ quỹ và kế toán thanh toán đối chiếu giữa số tiền

tại quỹ với số liệu trên sổ sách kế toán, tiến hành kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số

dư tài khoản tiền gửi tại KBNN.

Ví dụ cụ thể về quy trình ghi sổ nghiệp vụ thu phí, lệ phí:

Ngày 27/12/2018, Thu tiền viện phí của bệnh nhân Trương Quỳnh Mai đi

khám bệnh nộp viện phí năm 2018. Căn cứ vào Quyết định thu viện phí, kế toán

thu viện phí lập hóa đơn và thu tiền.

Ví dụ về thu viện phí:

BỆNH VIỆN TUỆ TĨNH Địa chỉ: Số 2 Trần Phú – Phường Mộ Lao – Quận Hà Đông – Hà Nội Mã số thuế: 0103707626

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số: 02GTTT2/001 Liên1: Lưu Ký hiệu: TT/16T Ngày 27/12/2018 Số: 0087020 Họ và tên ngƣời mua hàng: Trƣơng Quỳnh Mai Tên đơn vị: Địa chỉ: Bệnh viện Y Dược Học Cổ Truyền Việt Nam-ĐY1D Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế:

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lƣợng Đơn giá

Thành tiền

1 Khám, chữa Bệnh viện phí Đợt 1 50.000 50.000 Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ 50.000

Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi nghìn đồng chẵn. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Vũ Thị Trà My

In từ phần mềm kế toán VACOM –Công ty cổ phần công nghê phần mềm kế toán VACOM – MST: 0102236276

60

Nguồn viện trợ và các nguồn thu khác:

Thu từ trung tâm, công ty, căng tin, giữ xe, ký túc xá...Kiểm soát dựa theo

mức thu đã được thỏa thuận trong hợp đồng giữa các bên hoặc định mức đã quy

định trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Dựa vào các văn bản đã thỏa thuận hai bên và

thời điểm thu, kế toán thanh toán lập phiếu thu có chữ ký người lập phiếu, người

nộp tiền, kế toán trưởng và Giám đốc. Người nộp tiền cầm phiếu thu đến thủ quỹ để

nộp tiền, Bệnh viện căn cứ vào tình hình thực tế phát sinh trong năm để thực hiện

việc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu trên.

Kiểm soát các khoản chi

+ Nhóm chi cho con người:

Khoản chi cho con người được lấy từ hai nguồn: NSNN và viện phí, BHYT.

Chi cho lương, phụ cấp lương và khoản đóng góp cho cá nhân đều lấy từ nguồn

NSNN, còn chi thưởng và trả thù lao cho cá nhân được lấy từ nguồn thu viện phí và

BHYT. Từ năm 2019, Bệnh viện thực hiện tự chủ nguồn chi thường xuyên. Do đó,

lương, phụ cấp lương và các khoản theo lương phụ thuộc hoàn toàn vào nguồn thu

viện phí và BHYT. Đối với khoản chi này, theo quy định của Nghị định

03/2003/NĐ của Thủ tướng chính phủ, 35% được trích từ khoản thu viện phí để bổ

sung quỹ lương cho cán bộ, viên chức. Do đó, khoản chi này hoàn toàn phụ thuộc vào

nguồn thu viện phí và BHYT của Bệnh viện. Nếu nguồn thu của Bệnh viện tăng, duy

trì đều trong các thời kỳ thì khả năng trích quỹ thu nhập tăng thêm sẽ tăng và ngược

lại. Với tỷ trọng nguồn thu viện phí và BHYT của bệnh viện trong năm 2017-2019

tăng từ 84,21% đến 91,51% nên các khoản chi cho nhóm này khá đảm bảo.

Bảng 2.5: Bảng tổng hợp nhóm chi cho cán bộ, viên chức từ năm 2017 – 2019

Đơn vị tính: 1000 đồng

STT Diễn giải Năm 2017

Năm 2018

Năm 2019

1 Lương và Phụ cấp theo lương 13.757,85 14.633,67 15.736,05

2 Thưởng, thu nhập tăng thêm 7.610,43 5.292,20 2.956,72

Tổng cộng 110 616 186 681 198 004

(Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính của BV từ năm 2017 đến 2019)

61

Nhóm chi cho con người tăng rất nhanh, đặc biệt là từ sau năm 2004 do chính sách của nhà nước thay đổi lương tối thiểu liên tục từ 1/1/2005 đến nay, năm 2019 là năm có nhiều thay đổi về chế độ chính sách đối với công chức, viên chức nhà nước: lương cơ bản tăng từ 290.000đ lên 1.390.000 đồng, chế độ phụ cấp ưu đãi theo nghề đối với cán bộ, viên chức, nhân viên tại các cơ sở y tế của Nhà nước do Bộ Y tế, Bộ Nội Vụ, Bộ Tài chính ban hành, đồng thời một số chế độ khác như trực, phụ cấp chống dịch thay đổi, trong khi NSNN cấp cho bệnh viện không tăng (chỉ chiếm 10% hoạt động bệnh viện). Do đó, năm 2015 bệnh viện bị thiếu nguồn, thu nhập của cán bộ, viên chức chưa được cải thiện, nhưng đến năm 2016, sau khi triển khai công tác tự chủ về tài chính, giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho các thủ trưởng đơn vị trực thuộc bệnh viện thì thu nhập của cán bộ, viên chức tăng lên rõ rệt. Đến năm 2018, so với năm 2017 khoản chi cho nhóm này đã tăng 876 triệu do tăng lương tối thiểu từ 1.250.000đ lên 1.390.000đ, các khoản đóng góp tăng lên (như BHXN, BHYT, BHTN), thu nhập tăng thêm của các đơn vị cũng tăng trong khi nguồn NSNN cấp giảm 37% (tương đương hơn 10 tỷ đồng) cũng khiến cho Bệnh viện gặp nhiều khó khăn trong công tác cân đối thu – chi

Thanh toán lương hàng tháng cho CBCNV: Nhân viên kế toán trực tiếp theo dõi về chế độ cho CBCNV ngày 10 hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công các phòng, khoa gửi lên được phòng TCCB kiểm tra xét duyệt, lập bảng thanh toán lương, trong đó có khấu trừ các khoản BHXH, BHYT, BHTN của CBCNV, sau khi trình KTT xem xét kiểm tra ký duyệt và trình Giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển kế toán thanh toán lập bảng thanh toán chuyển trả tiền vào tài khoản cá nhân. Sau khi chuyển tiền xong phòng TCKT công khai bảng thanh toán lương hàng tháng qua email cho từng cá nhân.

Thanh toán tiền thu nhập tăng thêm cho CBCNV: Hàng tháng các phòng khoa họp xét thi đua của từng cá nhân. Hội đồng thi đua của bệnh viện xét thi đua theo tháng, căn cứ vào kết quả xét của các khoa theo quy định của bệnh viện. Hội đồng có biên bản họp và Giám đốc ra quyết định trích tiền chênh lệch thu chi để chi lương tăng thêm, phòng TCKT lập bảng thanh toán tiền lương tăng thêm theo quy chế chi tiêu nội bộ và trình Giám đốc phê duyệt. Kế toán viên thanh toán bằng chuyển khoản trả tiền vào tài khoản cho cán bộ công nhân viên. Sau khi chuyển tiền xong công khai bảng thanh toán tiền thu nhập tăng thêm cho từng khoa, phòng.

62

Sơ đồ 2.4. Chu trình thanh toán lƣơng và thu nhập tăng thêm

cho cán bộ công nhân viên

(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán bệnh viện Tuệ Tĩnh)

Các hoạt động kiểm soát: - Chính sách tiền lương theo quy định của Nhà nước và phương án trả lương

tăng thêm của Bệnh viện Tuệ Tĩnh được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ.

Các khoản trích theo lương thực hiện theo quy định của Nhà nước.

- Phân chia trách nhiệm, phê duyệt:

+ Điều dưỡng trưởng, phó phòng bộ phận: trực tiếp chấm công lương, độc hại, thu nhập tăng thêm cho CBNV.

+ Trưởng khoa/phòng: kiểm tra và ký xác nhận bảng chấm công, bảng xếp loại ABC. + Phòng tổ chức hành chính: quản lý các thông tin về nhân sự, biến động nhân

sự như bổ sung, tuyển dụng, điều chuyển, chấm dứt hợp đồng, các chế độ liên quan đến cán bộ viện chức, ghi nhận và báo cáo. Trưởng (phó) phòng tổ chức cán bộ ký xác nhận vào bảng chấm công lương và bảng xếp loại từ các khoa/phòng gửi. Phòng tổ chức hành chính trình Giám đốc (phó giám đốc) phê duyệt.

+ Phòng tài chính – kế toán: nhận bảng chấm công lương và bảng xếp loại ABC (có biên bản họp) từ phòng tổ chức hành chính chuyển đến để lập bảng lương dựa trên các thông tin: hệ số lương, chức vụ, số ngày lao động, ngày nghỉ ốm, thai sản...tính các khoản trích theo lương, ghi chép và theo dõi trên sổ sách, các chứng

Biên bản họp xét

Biên bản họp xét

Bảng chấm công

Hội đồng bệnh viện

Giám đốc bệnh viện

Quyết định cho hưởng lương tăng

thêm

Ký thanh toán

Các khoa

phòng

Phòng TCKT

Kho bạc nhà nước

Lập danh sách thanh toán

Chuyển tiền

Công khai

Thẻ ATM

63

từ: bảng tính lương, bảng tính độc hại, bảng tính thu nhập tăng thêm, giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi…được lập và phê duyệt theo đúng quy định, có đầy đủ chữ ký

của người có trách nhiệm. + Giám đốc: phê duyệt các văn bản, chứng từ có liên quan.

- Xác minh, đối chiếu

+ Các bộ phận tham gia vào quy trình chịu trách nhiệm liên quan đến phần dữ liệu bộ phận của mình quản lý và thường xuyên kiểm tra, đối chiếu thông tin lẫn nhau, kịp thời phát hiện sai sót để điều chỉnh.

*Thanh toán tiền phụ cấp trực, phẫu thuật, thủ thuật: Căn cứ vào bảng chấm trực, bảng danh sách phẫu thuật, thủ thuật của các khoa, phòng gửi lên, phòng KHTH xem xét, kiểm tra phê duyệt rồi chuyển cho phòng TCKT thanh toán.

Phòng TCKT lập bảng thanh toán tiền phẫu thuật, thủ thuật và tiền trực cho các CBCNV theo đúng quy định về chế độ phụ cấp trực, phẫu thuật, thủ thuật của nhà nước. Tiền phẫu thuật, thủ thuật, trực được chi trả qua thẻ ATM và được chi theo từng tháng.

*Thanh toán tiền làm thêm giờ: Căn cứ vào bảng chấm công và giấy đề nghị làm thêm giờ, giấy báo làm thêm giờ của từng bộ phận các phòng khoa, phòng TCKT thanh toán lập bảng thanh toán tiền làm thêm giờ cho CBCNV, theo đúng quy định của luật lao động. Tiền lương làm thêm giờ được chi trả qua tài khoản cá nhân được chi theo từng tháng.

+ Nhóm chi cho nghiệp vụ chuyên môn

Khoản chi cho hoạt động chuyên môn nằm trong kết cấu thu viện phí và BHYT nên tăng tỷ lệ thuận với thu viện phí.

Bảng 2.6: Bảng tổng hợp chi cho chuyên môn nghiệp vụ từ năm 2017-2019 Đơn vị: triệu đồng

Năm Chi cho chuyên môn nghiệp vụ Tổng thu Viện phí và BHYT

Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%)

2017 637 042 90,00 707 850 100,00

2018 805 238 87,15 923 929 100,00

2019 939 840 86,21 1 090 187 100,00

(Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính của BV từ năm 2017 đến 2019)

64

Theo Bảng 2.6, nhận thấy nhóm chi cho nghiệp vụ chuyên môn của Bệnh viện

chiếm tỷ trọng lớn trong kết cấu của nguồn thu viện phí và BHYT dao động trong

khoảng từ 85% đến 92%. Nhóm này tăng nhanh do chủ yếu tăng chi tiêu về thuốc,

hóa chất, vật tư tiêu hao. Trong những năm gần đây, Bệnh viện phải hoạt động

trong điều kiện kinh tế hết sức khó khăn: lạm phát gia tăng, giá các loại thuốc, men,

dịch truyền, vật tư tiêu hao cũng tăng mạnh, trong khi chính sách thu viện phí thì

vẫn chưa thay đổi, lạc hậu so với tình hình kinh tế chung, để đảm bảo được hoạt

động của Bệnh viện, vẫn duy trì nâng cao chất lượng khám chữa bệnh phục vụ nhân

dân. Đảng ủy, Ban giám đốc Bệnh viện đã phải rất nỗ lực cố gắng, triển khai các

hoạt động nhằm tăng nguồn thu như: nâng cấp phần mềm quản lý thu viện phí cho

phù hợp với cấu trúc bảng giá mới, chế độ chính sách BHYT mới, giảm phiền hà

cho bệnh nhân, giảm thời gian làm thuốc và thống kê chi phí của y tá, giảm thời

gian cập nhập dữ liệu của phòng Tài chính – Kế toán, tăng độ chính xác cho bệnh

nhân, giảm thất thoát thuốc ở các khoa thực hiện lĩnh, trả thuốc qua hệ thống máy

tính nối mạng nội bộ. Bệnh viện cũng tăng cường kiểm soát quy chế chuyên môn,

xây dựng phác đồ điều trị chuẩn, thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ, dân chủ cơ sở.

Từ 1/10/2009, Bệnh viện triển khai phần mềm quản lý viện phí bệnh nhân BHYT

nội trú và ngoại trú cho phù hợp, đảm bảo thu đúng, thu đủ, đối chiếu chính xác với

cơ quan BHXH.

+ Chi mua sắm và sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế phục vụ khám chữa

bệnh: Kinh phí dành cho mua thuốc đều chi từ nguồn thu viện phí. Lượng kinh phí

dành cho mua thuốc chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thu của bệnh viện.

Hoạt động lựa chọn thuốc và mua sắm thuốc phục vụ khám chữa bệnh

Lựa chọn thuốc: Bệnh viện đã thực hiện theo đúng sự chỉ đạo của Bộ Y tế,

các loại thuốc, vật tư y tế được mua theo kết quả đấu thầu toàn ngành.

Nhập thuốc: Các công ty cung ứng giao hàng đến tận kho thuốc của khoa

Dược bệnh viện. Tất cả các loại thuốc, hoá chất phải được kiểm nhập trước khi

nhập kho để kiểm tra đối chiếu hóa đơn, phiếu báo lỗ với thực tế về tên thuốc, hàm

lượng, số lượng, quy cách đóng gói, nơi sản xuất, số lô sản xuất, hạn dùng của

thuốc, hóa chất. Hội đồng kiểm nhập gồm: khoa Dược, phòng Tài chính kế toán, thủ

kho, thống kê dược, cán bộ cung ứng. Sau khi kiểm tra xong nếu thuốc, hóa chất

65

đảm bảo cả về chất lượng và đủ số lượng, lập biên bản kiểm nhập có đầy đủ chữ ký

của hội đồng kiểm nhập và vào sổ kiểm nhập thuốc. Căn cứ vào biên bản kiểm nhập

và hồ sơ về mua sắm thuốc và hóa chất, kế toán theo dõi kho dược viết phiếu nhập

kho 4 liên, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, KTT, kế toán, thủ kho và người mua

hàng ký trên phiếu nhập kho.

Thanh toán: Toàn bộ hồ sơ giấy tờ về mua thuốc, hóa chất được chuyển về

phòng TCKT, KTT căn cứ vào nguồn kinh phí được sử dụng trong năm để duyệt

nguồn thanh toán. Bệnh viện thanh toán theo đúng số lượng đã mua và đúng giá đã

trúng thầu. Phương thức thanh toán của bệnh viện được thực hiện bằng chuyển

khoản qua kho bạc.

Hoạt động xuất kho sử dụng thuốc phục vụ khám chữa bệnh được thực hiện

theo chu trình sơ đồ như sau:

Sơ đồ 2.5. Quy trình xuất thuốc phục vụ khám, chữa bệnh

(Nguồn: Khoa dược bệnh viện)

Tại bệnh viện Tuệ Tĩnh, các bác sỹ chỉ định thuốc cho người bệnh vào hồ sơ

bệnh án, điều dưỡng cập nhật thuốc vào mạng theo từng bệnh nhân, tổng hợp lập

phiếu lĩnh thuốc hàng ngày, trưởng khoa điều trị ký duyệt và chuyển xuống khoa

Dược. Sau khi phiếu lĩnh thuốc hàng ngày được trưởng khoa Dược ký duyệt, khoa

Dược sẽ cấp phát thuốc theo phiếu lĩnh thuốc cho các khoa phòng ngày một lần.

Khám bệnh Nội trú

Khoa dược

Duy

ệt y

êu c

ầu b

ổ su

ng th

uốc

Duy

ệt y

êu c

ầu b

ổ su

ng th

uốc

Kho

a đư

ợc d

uyệt

đơn

thuố

c Y

êu cầu bổ sung tủ thuốc

Nội trú gửi đơn thuốc

Các khoa gửi đơn thuốc

dự trù

Duy

ệt c

ác

đơn

thuố

c

Phòn

g kh

ám g

ửi y

êu c

ầu b

ổ su

ng tr

ực tủ

thuố

c

Kho

a D

ược

duyệ

t đơn

66

Thuốc lĩnh về khoa điều trị điều dưỡng nhập vào kho trên máy rồi tiến hành xuất

thuốc cho từng bệnh nhân. Cuối tháng, thống kê kho dược và các khoa điều trị tổng

hợp số thuốc đã lĩnh trong tháng theo phiếu lĩnh thuốc, kế toán theo dõi kho dược sẽ

kiểm tra đối chiếu rồi tiến hành viết phiếu xuất kho thuốc hóa chất cho từng khoa

trong bệnh viện. Tại bệnh viện Tuệ Tĩnh, Từ 1/10/2009, Bệnh viện triển khai phần

mềm quản lý đã giúp kiểm soát việc sử dụng đến từng người bệnh, lượng thuốc tồn

tại khoa điều trị và quản lý hạn dùng, lô sản xuất của thuốc sử dụng trong bệnh viện.

+ Các nhóm chi cho TSCĐ và các khoản chi thường xuyên khác

Chi cho TSCĐ như: mua sắm tài sản mới hoặc sửa chữa thường xuyên TSCĐ,

sửa chữa lớn TSCĐ chủ yếu lấy từ nguồn NSNN. Thực tế Nhà nước cần cấp đủ

kinh phí cho khoản mục chi này nhưng thực tế nhiều năm qua Nhà nước đã không

cấp đủ. Bình quân hàng năm NSNN chỉ cấp khoản 15 tỷ để bệnh viện đầu tư, mua

sắm, sửa chữa lớn TSCĐ.

Bảng 2.7: Bảng tổng hợp chi cho tài sản cố định và các khoản chi thƣờng

xuyên khác từ năm 2017-2019

Đơn vị: triệu đồng

STT 2017 2018 2019

1 Mua sắm trang thiết bị 23 289 10 415

2 Chi khác 1 800 3 868 2 194

Tổng cộng 25 089 14 283 2 194

(Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính của BV từ năm 2017 đến 2019)

Nhóm chi đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ tăng chậm so với các mục chi

khác vì nguồn thu của Bệnh viện còn thiếu, chưa đáp ứng được đủ các nhu cầu mua

sắm sửa chữa TSCĐ. Từ năm 2013, sau khi thực hiện tự chủ theo Nghị định 43,

Bệnh viện đã có quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp nên một số khoản chi đầu tư

mua sắm TSCĐ được lấy từ nguồn quỹ này. Trong năm 2019, số TSCĐ mua sắm từ

Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp khoảng 23 tỷ.

Mua sắm và sử dụng y cụ, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động

chuyên môn. Chu trình mua sắm được thực hiện theo sơ đồ 2.6

Qua quá trình quan sát chu trình mua sắm vật tư được thực hiện như sau:

67

Lập kế hoạch mua vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ: Căn cứ vào kế hoạch hoạt

động, dự toán số lượng vật tư tiêu thụ cần thiết. Sau khi được giám đốc phê duyệt

kế hoạch, phòng chức năng quản lý sẽ cử nhân viên của phòng đi thu thập 3 báo giá

của các công ty cung cấp vật tư về báo cáo giám đốc, Phòng TCKT kiểm tra giá cả

thị trường và đối chiếu với 3 báo giá do phòng chức năng cung cấp. Giám đốc bệnh

viện quyết định chọn công ty có giá bán thấp nhất và đảm bảo chất lượng. Căn cứ

vào 3 bản báo giá, giám đốc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Sau đó phòng

chức năng tiến hành làm hợp đồng mua bán và trình giám đốc ký.

Sơ đồ 2.6. Chu trình mua sắm vật tƣ

(Nguồn: Phòng Hành chính quản trị bệnh viện Tuệ Tĩnh)

Nhập vật tư dụng cụ: Khi nhập kho có sự kiểm tra và bàn giao giữa thủ kho,

kế toán theo dõi vật tư và Phòng chức năng, vật tư được giao tại kho vật tư của bệnh

viện. Sau khi kiểm tra nếu vật tư đảm bảo cả về chất lượng và đủ số lượng theo hợp

đồng, phòng chức năng sẽ lập biên bản bàn giao và nghiệm thu. Căn cứ vào biên

bản bàn giao và hồ sơ về mua sắm vật tư, kế toán theo dõi kho vật tư viết phiếu

Khoa phòng

Giám đốc

Nhà cung cấp

Phòng TCKT

Kho bạc

Thủ kho

Kế hoạch mua vật tư

3 bảng báo giá

Báo giá

Hồ sơ mua sắm

Phiếu nhập kho

Quyết định chọn mua

Các thủ tục mua sắm

Các thủ tục nhập kho HH

Thanh toán tiền cho nhà

cung cấp

Chứng từ chuyển tiền

68

nhập kho 4 liên, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, KTT, kế toán kho, thủ kho và

người đi mua hàng ký trên phiếu nhập kho.

Thanh toán: Toàn bộ hồ sơ giấy tờ về mua sắm được chuyển về phòng tài

chính kế toán, KTT căn cứ vào nguồn kinh phí được sử dụng trong năm để duyệt

nguồn thanh toán, kế toán thanh toán chuyển trả tiền cho người bán theo từng nguồn

kinh phí được kế toán trưởng duyệt.

Kiểm soát trong mua sắm tài sản cố định

Căn cứ vào kế hoạch mua sắm đầu tư tài sản đã được duyệt, căn cứ nhu cầu

thực tế các khoa phòng, phòng chức năng (gồm có phòng hành chính, phòng vật tư

y tế) lập danh mục các thiết bị cần mua sắm theo kế hoạch đề nghị của các phòng

khoa, Phòng chức năng có nhiệm vụ thu thập 3 bảng báo giá để khảo sát giá thiết bị

lập kế hoạch mua sắm. Sau đó hội đồng bệnh viện họp xem xét và quyết định lựa

chọn thiết bị để đáp ứng với yêu cầu khám chữa bệnh. Phòng chức năng chịu trách

nhiệm lập hồ sơ danh mục thiết bị đề nghị mua sắm và trình Bộ Y tế. Bộ Y tế ra

quyết định giao nhiệm vụ cho phòng KHTC chủ trì thành lập hội đồng thẩm định

mua sắm thiết bị. Sau khi hội đồng thẩm định có kết quả thẩm định, báo cáo Bộ Y

tế ra quyết định cho phép bệnh viện được mua các danh mục thiết bị. Căn cứ vào

quyết định cho phép phòng TCKT lập hồ sơ gửi cơ quan thẩm định để thẩm định

giá cả, thông số kỹ thuật. Khi có chứng từ thẩm định bệnh viện trình Bộ Y tế ra

quyết định phê duyệt danh mục thiết bị được mua sắm và quyết định phê duyệt kế

hoạch đấu thầu. Khi được phê duyệt, bệnh viện đăng báo mời thầu và tiến hành mở

thầu, chấm thầu và khâu cuối cùng bệnh viện phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

với nhà thầu đạt điểm kỹ thuật cao nhất và có giá gói thầu thấp nhất và gửi thông

báo trúng thầu đến nhà thầu. Phòng TCKT, các khoa chuyên môn và thuê công ty

giám định kiểm tra thiết bị trước khi bàn giao (Cấp chứng thư kiểm định thiết bị)

kiểm tra thông số kỹ thuật, tình trạng thiết bị…(căn cứ hợp đồng mua cung cấp để

kiểm tra).

Khi có hồ sơ và thủ tục bàn giao, và nhà thầu đã nộp bảo lãnh dự thầu, phòng

TCKT thanh toán tiền cho nhà thầu và lập thẻ theo dõi TSCĐ, phòng chức năng

cùng các khoa phòng được giao tài sản dán nhãn thẻ thiết bị. Cuối năm Sở y tế kiểm

tra mua sắm có đúng các danh mục đã được Sở phê duyệt.

69

Chu trình mua sắm TSCĐ được thực hiện như sau:

(Nguồn:phòng hành chính quản trị bệnh viện)

Sơ đồ 2.7. Chu trình mua sắm tài sắm tài sản cố định

(Nguồn:phòng hành chính quản trị bệnh viện)

Tìm hiểu thực tế và mô tả chu trình mua sắm của bệnh viện được mô tả các

bước trong chu trình mua sắm như sau:

Bước 1: Việc lấy 3 báo giá cung cấp thiết bị

Phòng chức năng sau khi căn cứ vào kế hoạch của các khoa phòng đã xây

dựng, cử cán bộ của phòng đến các công ty có cung cấp các chủng loại thiết bị theo

kế hoạch để lấy báo giá (Các công ty trước đây đã cung cấp, hoặc các công ty chưa

cung cấp để lấy báo giá).

Bước 2: Các thủ tục để Sở y tế ra quyết định đầu tư

Sau khi lập xong kế hoạch mua sắm trang thiết bị phòng chức năng trình

Giám đốc xem xét, trình Bộ Y tế, Bộ Y tế ra quyết định thành lập hội đồng thẩm

định. Khi bệnh viện được thông báo họp thẩm định, Giám đốc bệnh viện cùng

trưởng phòng Vật tư, trưởng các khoa có mua sắm thiết bị dự họp thẩm định. Trong

Bộ Y TẾ - QĐ phê duyệt danh mục. - QĐ cho phép mua sắm. - QĐ phê duyệt KH đầu thầu. - Đánh giá kết quả mua sắm.

GIÁM ĐỐC - Biên bản chọn mua - Danh sách thiết bị đề nghị mua. - QĐ phê duyệt kết quả đấu thầu

PHÕNG VẬT TƢ - Lập danh mục mua sắm. - Lấy 3 báo giá - Lập hồ cơ mua sắm

CÁC KHOA PHÒNG - Lập KH mua sắm. - Nhận bàn giao - Vào sổ theo dõi

NHÀ CUNG CẤP - Lập HĐ mua sắm - Hồ sơ mua sắm thanh toán bàn giao TSCĐ

PHÒNG TCKT - Thẩm định giá - Tổ chức đấu thầu. - Nhận bàn giao và thanh toán - Vào sổ TSCĐ

CÔNG TY KIỂM ĐỊNH

Chứng thư kiểm định thiết bị

CÔNG TY THẨM ĐỊNH

Chứng thư thẩm định giá

KBNN Các thủ tục thanh toán

70

cuộc họp, bệnh viện phải báo cáo nội dung, đầu tư, tổng mức đầu và sự cần thiết

phải đầu tư thiết bị phục vụ cho từng dịch vụ y tế, và giải thích tính hợp lý của thiết

bị y tế (hợp lý giá cả, tính năng kỹ thuật). Sau khi hội đồng nhất trí báo cáo trình

lãnh đạo sở phê duyệt và quyết định cho phép đầu tư trong quyết định yêu cầu bệnh

viện phải thẩm định giá, thông số kỹ thuật của thiết bị. Căn cứ vào danh mục được

phê duyệt bệnh viện đã giao cho phòng TCKT chịu trách nhiệm xem xét, thẩm định

giá và thông số kỹ thuật của thiết bị. Sau khi có chứng thư của cơ quan thẩm định,

bệnh viện sẽ lập tờ trình gửi Bộ Y tế xin phê duyệt kế hoạch mua sắm thiết bị và kế

hoạch đấu thầu. Bộ ra quyết định cho phép bệnh viện được đầu tư và phê duyệt kế

hoạch đấu thầu.

Ngoài ra hàng năm bệnh viện mua một số TSCĐ mua bằng nguồn kinh phí

khác, quỹ PTHĐSN mua với số lượng ít và giá trị thấp dưới 100 triệu đồng, dùng

hình thức chào hàng cạnh tranh. Căn cứ vào kế hoạch được duyệt đầu năm, bệnh

viện chọn 3 đơn vị cung cấp, hội đồng bệnh viện họp xem xét, căn cứ vào biên bản

chọn mua của hội đồng chọn mua Giám đốc ra quyết định chọn mua, sau đó ký kết

hợp đồng mua sắm và thanh toán bàn giao theo đúng quy trình mua sắm TSCĐ.

+ Công tác quyết toán và công khai tài chính:

Cuối quý, năm theo quy định, phòng TCKT phải thực hiện kiểm tra lại số liệu

quyết toán trước khi trình lãnh đạo về tính khớp đúng và chính xác. Phòng cũng

thực hiện lập báo cáo tài chính của đơn vị bao gồm quyết toán KPNSNN cấp, quyết

toán nguồn kinh phí khác gửi Bộ Y tế.

Hàng năm, kinh phí hoạt động của bệnh viện chủ yếu gồm ba nguồn: Nguồn

kinh phí chi thường xuyên do NSNN cấp; Kinh phí thu được từ viện phí của người

dân và BHYT, nguồn thu khác. Đối với mỗi nguồn kinh phí hoạt động kiểm soát

cũng có những quy định cụ thể đáp ứng nhu cầu thực tế.

Bệnh viện thực hiện công khai tài chính theo thông tư số 21/2005/TT-BTC

ngày 22/3/2005 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện quy chế công khai tài chính đối

với các đơn vị dự toán ngân sách và các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.

Cụ thể: Khi được giao dự toán dự toán ngân sách cấp hàng năm và biên bản

thẩm tra quyết toán hàng năm của Bộ y tế phê duyệt, bệnh viện đã sử dụng hình

thức công khai trên mạng nội bộ bệnh viện và công bố trong hội nghị cán bộ trưởng

71

phó các phòng khoa, hội nghị công nhân viên chức để CBCNVC đều nắm bắt được

thông tin: Trong đó các nội dung công khai chủ yếu như: Các khoản chi mua sắm,

chi sữa chữa lớn TSCĐ, chi hội nghị, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi phúc lợi tập

thể, chi lương và các khoản chi khác theo quy định của nhà nước và theo mục ngân

sách. Sau khi được cấp có thẩm quyền giao dự toán và phê duyệt quyết toán năm

phải thông báo triển khai cho toàn thể các khoa phòng để biết và thực hiện trong

đơn vị.

Bệnh viện có quy định về trình tự luân chuyển, bảo quản chứng từ, sổ sách

bằng văn bản, được nêu rõ trong Hệ thống các quy định của Bệnh viện Tuệ Tĩnh ban

hành năm 2015. Các cá nhân khi bàn giao chứng từ đều phải có sổ sách kí nhận giữa

hai bên để làm bằng chứng. Tuy nhiên, thực tế tại đơn vị vẫn còn tình trạng không kí

nhận đầy đủ, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, tìm kiếm chứng từ.

Về công tác kế toán hoạt động thu chi: Chứng từ kế toán đều được đánh số

theo tập và lưu trữ theo tháng như chứng từ về tiền mặt, chứng từ về ngân hàng;

chứng từ nhập xuất kho; chứng từ bảo hiểm...

Chứng từ trước khi chuyển đi được phân loại theo nghiệp vụ và theo thời

gian, được xếp trong thùng tôn và có được đánh số thùng để dễ quản lý.

Các hoạt động hoặc nghiệp vụ khi thực hiện phải được xác nhận bởi người

quản lý hoặc người có trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bệnh viện

yêu cầu các bác sĩ khám phải kí tên đầy đủ trên tất cả các giấy chỉ định cho bệnh

nhân, nếu không có chữ ký thì các đơn vị cận lâm sàng có quyền được từ chối tiếp

nhận các trường hợp này. Đối với người bệnh khi đã đóng tiền mà không muốn

thực hiện dịch vụ, cần xin xác nhận tại phòng khám hoặc đơn vị thực hiện dịch vụ

để kế toán có căn cứ hoàn tiền. Giấy đề nghị cần có sự xác nhận của Trưởng, phó

khoa/phòng hoặc Điều dưỡng trưởng mới có hiệu lực.

Đối với người bệnh làm mất giấy tờ như mất hóa đơn nhưng muốn lấy hóa

đơn tài chính, mất hóa đơn tạm ứng vào viện để thanh toán ra viện, mất giấy tạm

giữ thẻ..., Bệnh viện có xây dựng các biểu mẫu yêu cầu người bệnh hoặc người

nhà người bệnh viết cam đoan kèm theo bản photo chứng minh thư làm căn cứ

xác nhận.

72

2.2.4. Thực trạng thông tin và tuyên truyền

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập,

duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh, mục

tiêu của đơn vị và các chỉ tiêu hàng năm được công bố rộng rãi thông qua Hội nghị

viên chức, người lao động. Các tập thể, cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong công

việc được Ban Giám đốc công bố hoặc trao thưởng trong Hội nghị tổng kết nhằm

tạo động lực, khích lệ người lao động luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Phòng Tổ chức Hành chính giữ vai trò là đầu mối trong công tác thông tin và

truyền thông của Bệnh viện. Khi đơn vị có nhu cầu gửi thông báo tới các đơn vị

khác trong Bệnh viện, cán bộ văn thư sau khi lưu bản gốc văn bản để lưu trữ, sẽ

liên lạc qua số điện thoại nội bộ tới hành chính các khoa/phòng để giao trực tiếp.

Vì vậy, các thông tin được truyền đạt một cách nhanh chóng đến đối tượng có liên

quan, tránh gây ra sự hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch trong quá trình làm việc.

Khi có sự cố bất thường xảy ra, nhân viên đều có ý thức báo cáo kịp thời cho

lãnh đạo quản lý để xin ý kiến chỉ đạo. Nhà quản lý sẽ có phương án chỉ đạo để

công việc không bị ngừng trệ, không gây ảnh hưởng tới các đơn vị khác cũng như

với người bệnh.

Từ tháng 7 năm 2018, Bệnh viện triển khai sử dụng phần mềm quản lý bệnh

viện mới với mục tiêu quản lý và hỗ trợ tốt hơn cho công việc của người lao động.

Phần mềm khi đi vào sử dụng không tránh khỏi các lỗi trong quá trình sử dụng.

Nhân viên trong toàn Bệnh viện đã cố gắng nỗ lực ở lại sau giờ làm để kiểm

nghiệm thử các tính năng của phần mềm. Nhờ đó mà khi đi vào sử dụng, nhân viên

đều thực hiện thao tác rất nhanh chóng, người bệnh không phải chờ đợi lâu. Đặc

biệt, không thể không kể đến sự quan tâm sát sao của Ban Giám đốc Bệnh viện, khi

các máy tính tại khoa/phòng đã cũ, không đáp ứng được cấu hình với phần mềm

mới, Ban Giám đốc đã nhanh chóng ra quyết định thay toàn bộ máy tính để phục

vụ công việc được nhanh nhất và hiệu quả nhất. Đồng thời, cán bộ Phòng Công

nghệ thông tin luôn luôn có mặt kịp thời tại các địa điểm xảy ra lỗi mạng, mất

đường truyền, có phương án giải quyết nhanh chóng để người bệnh không phải chờ

đợi làm thủ tục lâu, tránh tình trạng ùn tắc trong Bệnh viện.

73

2.2.5. Thực trạng giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá lại chất lượng của hoạt động KSNB. Giám sát

giúp cho các nhà quản lý biết được KSNB có đang vận hành đúng như thiết kế

không, nếu không thì cần phải thay đổi những gì, điều chỉnh những gì.

Đơn vị giám sát hoạt động KSNB thông qua kiểm tra việc thực hiện mục tiêu

của tổ chức và của các bộ phận. Hàng ngày, từ 7 giờ 30 phút đến 8 giờ sáng, Bệnh

viện tổ chức họp giao ban với người chủ trì là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Bệnh

viện với các thành phần tham gia gồm các Trưởng, phó khoa/phòng trong toàn đơn

vị cùng bác sĩ Trưởng tua trực của ngày hôm trước. Các đơn vị không cử được cá

nhân tham dự bắt buộc phải thông báo về phòng Kế hoạch tổng hợp trước khi giao

ban diễn ra. Các đơn vị báo cáo trước Ban Giám đốc các vướng mắc đang gặp phải

trong quá trình làm việc để xin ý kiến chỉ đạo. Nhờ đó mà Ban Giám đốc luôn nắm

rõ tình hình, thực tế hoạt động của toàn Bệnh viện để nhanh chóng đưa ra các giải

pháp kịp thời và hiệu quả. Biên bản giao ban hàng ngày đều được Phòng Kế hoạch

tổng hợp ghi chép lại cẩn thận.

Bên cạnh đó, Bệnh viện định kỳ tổ chức Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng đầu

năm và Hội nghị tổng kết năm với sự tham gia của các cán bộ chủ chốt để nhìn

nhận lại những thành tích đã đạt được trong công tác khám, chữa bệnh; đồng thời

chỉ ra những yếu kém còn tồn đọng và đưa ra phương hướng khắc phục.

Tại các bộ phận, lãnh đạo các khoa/phòng thường xuyên tổ chức các cuộc

họp giao ban định kỳ để xem xét kết quả thực hiện công việc và kế hoạch công tác

của đơn vị. Đối với các đơn vị không triển khai giao ban định kỳ, lãnh đạo đơn vị

yêu cầu toàn bộ nhân viên phải gửi email hàng tuần báo cáo các công việc đã thực

hiện trong tuần, tiến độ thực hiện, vướng mắc (nếu có) và dự kiến các công việc sẽ

thực hiện trong tuần tới. Thông qua đó, người quản lý cũng nắm được toàn bộ hoạt

động của đơn vị để phân công công việc hợp lý và có những chỉ đạo sát sao với các

công việc cần triển khai và hoàn thành nhanh chóng.

Vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, Phòng Tài chính kế toán phối hợp với Khoa

Dược và Phòng Vật tư thiết bị Quản trị xây dựng kế hoạch và tổ chức hoạt động

kiểm kê kho thuốc, kho vật tư, danh mục tài sản trang thiết bị để đối chiếu số liệu

thực tế với số liệu trên phần mềm. Nếu có sai lệch về số lượng, Phòng Tài chính kế

74

toán phối hợp cùng đơn vị có liên quan tìm ra nguyên nhân chênh lệch và có báo

cáo với Ban Giám đốc.

Đối với các hoạt động giám sát bên ngoài, Bệnh viện thường xuyên đón tiếp

các đoàn kiểm tra của Cục Quản lý Khám chữa bệnh (Bộ Y tế). Đánh giá chất

lượng bệnh viện là công việc định kỳ hàng năm của Ngành Y tế, để kiểm tra, đánh

giá việc thực hiện các hoạt động chuyên môn, cung cấp dịch vụ khám, chữa bệnh

của bệnh viện; đánh giá thực trạng chất lượng hoạt động và cung cấp dịch vụ

khám, chữa bệnh, làm cơ sở xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng bệnh viện; sơ

bộ xếp loại chất lượng hoạt động và dịch vụ khám, chữa bệnh và cung cấp căn cứ

xét thi đua, khen thưởng. Đây là hoạt động kiểm tra để nhìn nhận, tìm hiểu, đánh

giá công tác cải tiến chất lượng bệnh viện, với tinh thần không chú trọng quá nhiều

đến điểm số cao hay thấp, mà thực chất tìm ra những ưu điểm để phát huy và

những hạn chế để cải tiến, khắc phục, nâng cao chất lượng bệnh viện, tăng sự hài

lòng của người bệnh.

Các cán bộ của Đoàn kiểm tra cũng đánh giá cao việc đặt hòm thư góp ý tại

Bệnh viện. Hòm thư được đặt ở tất cả các tầng, mỗi tầng có từ 1 đến 2 hòm thư với

hình thức bắt mắt, được đặt ở chỗ đông người qua lại, dễ nhìn. Ngoài ra với sự phát

triển của công nghệ thông tin, người bệnh có thể phản ánh những vấn đề không hài

lòng, đóng góp ý kiến cho sự phát triển của Bệnh viện thông qua trang facebook

chính thức của Bệnh viện. Các phản ánh của người bệnh sẽ được Phòng Tổ chức

Hành chính tổng hợp và báo cáo Ban Giám đốc trong giao ban hàng ngày.

2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại bệnh viện

Tuệ Tĩnh

2.3.1. Những kết quả đạt được

2.3.1.1. Môi trường kiểm soát

- Tính trung thực và giá trị đạo đức:

Bệnh viện đã xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức nhằm nâng cao tính

trung thực và cư xử có đạo đức. Lãnh đạo các đơn vị đã ban hành chính thức quy

tắc ứng xử đối với các cán bộ công chức, viên chức. Đặc biệt, các bộ phận tiếp xúc

trực tiếp với người dân (các khoa, phòng trong bệnh viện) còn được tập huấn về kỹ

năng giao tiếp. Bệnh viện có ban hành những quy định về đạo đức nghề nghiệp

75

thông qua việc xây dựng và ban hành Quy tắc giao tiếp và ứng xử có tính bắt buộc

chung đối với toàn thể nhân viên trong tổ chức xây dựng các hướng dẫn về đạo đức.

- Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo

Lãnh đạo đơn vị rất quan tâm đến việc thực hiện các chỉ tiêu được giao thông

qua việc phối hợp với cán bộ chủ chốt trong cơ quan cùng nhau bàn bạc mục tiêu,

định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị nhằm tìm ra giải pháp thực hiện tối

ưu nhất. Đơn vị rất quan tâm đến việc tuân thủ các quy các quy định của nhà nước.

Ban lãnh đạo thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên.

- Cơ cấu tổ chức

Bệnh viện có xây dựng sơ đồ về cơ cấu tổ chức, sơ đồ tổ chức được cập nhật

kịp thời khi có thay đổi. Quyền hạn và trách nhiệm phân chia và quy định cho từng

bộ phận bằng văn bản, có xây dựng quy trình làm việc hàng ngày của từng phòng

ban, khoa phòng. Bệnh viện có cập nhật và vận dụng kịp thời khi có thay đổi các

quy định chuyên môn.

- Năng lực nhân viên

Bệnh viện xây dựng chi tiết tiêu chuẩn cho từng nhiệm vụ dựa vào quy định

hiện hành. Điều này giúp việc tuyển dụng được thực hiện công bằng, minh bạch và

người được tuyển dụng sẽ đáp ứng được yêu cầu công việc, giảm được chi phí đào

tạo lại. Bên cạnh đó, dựa vào tiêu chuẩn của từng chức danh sẽ giúp cho cơ quan

chủ động và thuận lợi cho việc chuẩn hóa cán bộ, đặc biệt là các đối tượng thuộc

diện quy hoạch. Khi bố trí công việc, phù hợp với yêu cầu công việc thông qua việc

đánh giá năng lực của nhân viên. Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc

nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ bằng nhiều hình thức.

- Chính sách nhân sự

Nhờ có chính sách tuyển dụng tốt, nhà quản lý bước đầu sàn lọc và tuyển

dụng được những nhân viên phù hợp, biết được năng lực họ, từ đó công việc phân

công nhiệm vụ, quy hoạch đào tạo được dễ dàng, thuận tiện.

Song song với công tác đào tạo về chuyên môn và đạo đức, đơn vị có xây

dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng và nó được truyền đạt đến tất cả các cán

bộ viên chức trong đơn vị biết để thực hiện.

76

2.3.1.2. Đánh giá rủi ro

Bệnh viện có xây dựng mục tiêu toàn đơn vị, xây dựng mục tiêu các khoa

phòng để thực hiện, có mục tiêu về hoạt động, về tài chính, về tuân thủ.

Khi xây dựng mục tiêu, đơn vị đều quan tâm đến mục tiêu hoạt động để hoàn

thành tốt nhiệm vụ chuyên môn được giao. Bên cạnh đó đơn vị cũng nhận diện,

đánh giá được đa phần các rủi ro trong hoạt động điều hành bệnh viện.

2.3.1.3. Hoạt động kiểm soát

Hiện tại Bệnh viện cũng đã xây dựng các hoạt động kiểm soát khá hoàn chỉnh

với nhiều văn bản quy định khá chi tiết về thủ tục kiểm soát ở các nội dung: Trong

đó có kiểm soát các nguồn kinh phí, kiểm soát tiền lương và các khoản trích theo

lương, kiểm soát các khoản thu, chi ngân sách Nhà nước, quản lý tài sản, kiểm soát

quá trình mua sắm tài sản, mua sắm vật tư, kiểm soát các nghiệp vụ lập dự toán và

quyết toán ngân sách.

2.3.1.4. Thông tin và truyền thông

Đơn vị thực hiện tốt công tác thông tin và truyền thông trong nội bộ đơn vị,

đặc biệt công tác thông tin truyền thông đến người dân trong công tác phòng, chống

dịch bệnh. Lãnh đạo đã xác định thông tin và truyền thông là một trong những giải

pháp hữu hiệu để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

2.3.1.5. Giám sát

Đơn vị thường xuyên giám sát tiến độ thực hiện công việc, hoạt động, với

nhiều hình thức giám sát khác nhau. Ngoài ra, đơn vị còn thực hiện việc công khai

để người dân cùng tham gia giám sát. Hiện nay cơ quan đang thực hiện tốt việc

công khai như: mức thu phí lệ phí, quy trình khám bệnh.

2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân

2.3.2.1. Những hạn chế

Môi trường kiểm soát

Lãnh đạo đơn vị chưa quan tâm đến việc rà soát để xác định xem có tồn tại

những áp lực và cơ hội để nhân viên trong đơn vị phải hành xử trái quy định

Tại cơ quan vẫn còn có cán bộ không đủ năng lực, chưa có đưa ra các biện

pháp xử lý triệt để đối với những cán bộ không đủ năng lực.

77

Ban giám đốc chưa mạnh dạn xử lý một số trường hợp vi phạm như: chưa

hoàn thành công việc, đi trễ về sớm, bỏ trực, vắng mặt trong giờ làm việc…

Cơ quan chưa thường xuyên kiểm tra, giám sát. Nhiều văn bản quản lý đã ban

hành nhưng không phù hợp và chưa được điều chỉnh kịp thời.

Cơ cấu tổ chức phân định chức năng quyền hạn bị chồng chéo nhau

Nhân sự hiện nay đa số đã gần đến tuổi hưu và với tình trạng nguồn nhân sự như

hiện nay có chỗ thừa có chỗ thiếu thì ở một số vị trí sẽ khó để đào tạo dự nguồn.

Đánh giá rủi ro

Đơn vị có xây dựng kế hoạch, mục tiêu nhưng chỉ mang hình thức, khi xây

dựng mục tiêu chưa quan tâm đúng mức đến mục tiêu tuân thủ. Đơn vị chưa thực

hiện nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro do họ chưa biết đánh giá rủi ro đặc biệt

là đánh giá rủi ro theo phương pháp định lượng.

Lãnh đạo đơn vị vẫn còn có quan điểm là nếu thực hiện không đạt chỉ tiêu thì

sẽ đề nghị điều chỉnh, xây dựng các chỉ tiêu thấp hơn so với khả năng.

Hoạt động kiểm soát

Lập dự toán ngân sách năm chưa được coi trọng đúng mức, còn mang tính

hình thức và thiếu căn cứ khoa học. Dự toán ngân sách năm chưa thực sự là công cụ

để giám sát việc chi tiêu tại đơn vị.

Việc lập kế hoạch kinh phí cho từng năm cụ thể còn bị động vì chưa đưa ra

được một mức khoán cụ thể về vật tư y tế cho các khoa chuyên môn và gặp phải

một số vướng mắc nhất định trong quá trình thực hiện cũng như gây ra một số khó

khăn khi kiểm soát những hoạt động này. Thời gian xây dựng dự toán vào đầu quý

3 của năm trước vì vậy bệnh viện chưa đánh giá được tình hình thực hiện của năm

trước để làm căn cứ xây dựng dự toán cho năm sau như các khoản chi về nghiệp vụ

chuyên môn, dịch vụ công cộng, các khoản tiết kiệm để trích lập các quỹ.

Bệnh viện mới chỉ đưa vào dự toán được nguồn thu viện phí còn các nguồn

thu khác không xác định được.Thuyết minh dự toán còn sơ sài, chung chung chưa

nêu rõ các vướng mắc của năm trước khi thực hiện dự toán, cũng như các kiến nghị

và các biện pháp khắc phục.

Bộ phận kế toán đơn vị chưa tổ chức được hệ thống thông tin nội bộ định kỳ,

kịp thời phục vụ cho công tác điều hành của lãnh đạo đơn vị. Việc phân loại, sắp

78

xếp chứng từ, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán chưa hợp lý, gây khó khăn cho

việc tra cứu và chưa bảo đảm chắc chắn việc ngăn ngừa những hành động có thể

làm mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán.Chứng từ kế toán được lưu trữ đã hết hạn

lưu trữ đến nay chưa làm các thủ tục hủy .Chính vì vậy việc quản lý bảo quản

chứng từ gặp rất nhiều khó khăn.

Việc sử dụng phần mềm kế toán còn nhiều vấn đề trong bước lập trình mà

đơn vị chưa kiểm soát được. Nên khi làm báo cáo quyết toán năm vẫn còn nhiều

bảng biểu chưa phù hợp với đơn vị, chưa đúng theo quy định của Bộ Tài chính

Các thủ tục kiểm soát đối với từng chu trình nghiệp vụ được thiết lập khá chặt

chẽ song do những điều kiện khách quan và chủ quan mà các thủ tục này chưa được

thực hiện đầy đủ, nhiều khi mang tính hình thức.Trong mỗi chu trình kiểm soát có

một số những vấn đề tồn tại:

* Quá trình thu viện phí này sẽ sảy ra một số vấn đề tồn tại như sau:

+ Việc áp giá dịch vụ y tế của Quốc hội quy định thì có một số danh mục kỹ

thuật triển khai thực hiện nhưng chưa có mức thu do không có tên trong danh mục

khung giá. Đơn vị sẽ phải xây dựng giá và trình cơ qua có thẩm quyền phê duyệt,

thời gian xây dựng giá và được phê duyệt sẽ lâu gây khó khăn trong công tác thu

viện phí cho đơn vị.

+ Việc sử dụng kinh phí KCB BHYT của bệnh viện sẽ xảy ra tình trạng vượt

quỹ KCB và vượt trần cao do triển khai các dịch vụ y tế mới, các kỹ thuật có giá

thành cao. Vì vậy mà bệnh viện phải làm văn bản trình Bộ Y tế và BHXH tỉnh thẩm

định và thanh toán cho đơn vị đầy đủ các chi phí vượt trần và vượt quỹ. Và việc

thanh toán này sẽ kéo dài do BHXH Việt Nam chấp thuận thanh toán khi cân đối

quỹ KCB toàn quốc.

* Quá trình thu HĐSXDV này sẽ sảy ra một số vấn đề tồn tại như sau:

+ Các khoản thu liên doanh liên kết, XHH sẽ có lợi nhuận thấp do thu các kỹ

thuật theo giá UBND quy định thì chỉ là giá thu 1 phần viện phí.

+ Các khoản thu từ hoạt động cung cấp các dịch vụ y tế tự nguyện theo yêu

cầu chưa có văn bản cụ thể từ các cơ quan quản lý nhà nước, các văn bản đã ban

hành thì còn chồng chéo chưa cụ thể.

79

- Qua những nội dung trên, thấy rằng quá trình mua sắm vật tư tiêu hao,

công cụ dụng cụ của bệnh viện đã quản lý rất chặt chẽ những vẫn còn một số tồn

tại như sau:

+ Việc lấy 3 bảng báo giá mà giá cả của hàng hóa cao hơn thực tế do nhà

cung cấp ghi cao hơn giá thị trường và sự thông đồng về giá giữa người mua và

người bán dẫn đến khó có thể kiểm soát trung thực của 3 bảng báo giá. Không kiểm

soát vật tư còn tồn trong khoa phòng, không có định mức cụ thề về số lượng y cụ,

vật tư tiêu hao cho loại kỹ thuật.

+ Kiểm tra vật tư nhập kho khi nhà cung cấp giao vật tư không đúng theo thỏa

thuận đã ký trong hợp đồng, biên bản bàn giao và nghiệm thu không ghi rõ có đảm

bảo chất lượng hay không. Do có nhiều chủng loại nên chú trọng kiểm tra số lượng

mà không ghi nhận hiện trạng của vật tư, có sự thông đồng giữa thủ kho, kế toán

thanh toán, người mua hàng và người bán hàng.

- Xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ này sẽ sảy ra một số vấn đề tồn tại như sau:

+Lập giấy đề nghị xuất kho vật tư, y dụng cụ không theo đúng thực tế sử

dụng, vật tư, y dụng cụ vẫn còn tồn tại khoa, ghi sai tên vật tư do không kiểm tra

đối chiếu kế hoạch dự toán sử dụng kiểm soát vật tư, y dụng cụ xuất kho phải được sử

dụng thực tế theo nhu cầu và có định mức sử dụng vật tư cụ thể cho từng khoa phòng.

+ Quá trình sử dụng sau khi lãnh vật tư, dụng cụ người nhận không ký sổ xuất

kho, không theo dõi vào sổ công cụ, dụng cụ cũng như không không kiểm kê vào

cuối mỗi kỳ, phòng kế toán cũng không kiểm tra thực tế sử dụng. Do thủ kho khi

xuất vật tư, dụng cụ quên cho người nhận ký sổ, không cận thận trong quản lý kho,

hoặc là tiêu cực giữa người giao và người nhận.

- Trong chu trình mua sắm tài sản cố định, sẽ có một số rủi ro sẽ sảy ra như sau:

+ Việc cung cấp 3 báo giá tài sản giá không đúng thực tế, không lưu trữ báo

giá vào chứng thư mời thầu, sự thông đồng giữa người bán và người mua, thiết bị

nhiều chủng loại nhiều hãng sản xuất nên có giá khác nhau.

+ Lập hồ sơ đề nghị mua sắm thiết bị có sai sót các thông tin chi tiết thông số

thiết bị, biên bản lựa chọn không ghi đủ thông tin, không diễn giải hết tính năng kỹ

thuật của thiết bị. Hội đồng không đánh giá và kiểm tra kỹ các nội dung.

80

+ Thẩm định giá cả thiết bị chứng thư thẩm định chỉ ghi tên thiết bị nước sản

xuất và giá cả nhưng không ghi các thông số kỹ thuật của thiết bị.

- Chu trình chuyển thanh toán thực tế có thể có một số rủi ro xảy ra như sau:

+ Việc thanh toán lương hàng tháng do hàng ngày không chấm công mà đến

cuối tháng mới chấm công dẫn đến chấm công không đúng thực tế, nộp bảng chấm

công chậm, lập bảng thanh toán lương còn bị sai sót.

+ Thanh toán thu nhập tăng thêm hàng tháng phòng tổ chức không ra quyết

định kịp thời, không thực hiện đúng theo quy chế chi tiêu nội bộ, làm sai hệ số, làm

nhầm các mức được hưởng.

+ Thanh toán tiền làm thêm giờ do không kiểm soát được số giờ làm thêm của

các khoa phòng nên dẫn đến chấm công không đúng số giờ làm thực tế của các

khoa phòng.

- Bộ phận kiểm toán nội bộ là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của

KSNB, KTNB là bộ phận trực tiếp thực hiện các hoạt động kiểm soát, chủ yếu là

kiểm soát sau khi các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, được ghi sổ và lập báo cáo tài

chính. Tuy nhiên, vì lý do khách quan đơn vị chưa có bộ phận KTNB. Do vậy, chưa

thực hiện được hình thức kiểm toán tính hiệu quả, tính kinh tế của các hoạt động tài

chính cũng như hiệu lực và hiệu quả của đơn vị hoặc một chức năng nào đó.

Thông tin và truyền thông

Kênh truyền thông trao đổi giữa đơn vị với các tổ chức bên ngoài chưa được

tốt. Việc liên kết thông tin giữa các cơ sở chưa được thực hiện dẫn đến việc cập

nhật thông tin vẫn còn hạn chế. Chưa xây dựng kế hoạch phòng chống sự cố mất

thông tin số liệu.

Giám sát

Đơn vị chưa xây dựng được công cụ giám sát, chưa rà soát, cập nhật lại công

cụ giám sát cho phù hợp với điều kiện thực tế vì thế công việc giám sát chưa đạt

được hiệu quả cao.

2.3.2.2. Nguyên nhân

Một là, nhận thức, quan điểm của các nhà quản lý: Mặc dù các nhà quản lý của

đơn vị đều biết tầm quan trọng của việc kiểm tra, kiểm soát nhưng chưa chú trọng và

đầu tư đúng mức, chưa đặt hoạt động kiểm tra, kiểm soát vào đúng vị trí trọng yếu

81

nên vai trò, tiếng nói của bộ phận kiểm tra, kiểm soát trong hoạt động của các đơn vị

nói chung và các bệnh viện nói riêng còn mờ nhạt, trình độ hiểu biết về KSNB của

các nhà quản lý trong bệnh viện còn hạn chế, chưa được đào tạo, tập huấn bài bản dẫn

đến các thủ tục kiểm soát còn đơn giản, thiếu và yếu, hệ thống văn bản quy định nội

bộ chưa được rà soát và cập nhật thường xuyên, công tác đánh giá rủi ro cũng chưa

được tổ chức có hệ thống. Các nhà quản lý cũng chưa quan tâm đến việc xây dựng

nền móng cho giá trị đạo đức nghề nghiệp cũng như văn hóa đơn vị thông qua việc

ban hành dưới dạng văn bản các quy định về quy tắc ứng xử, chuẩn mực đạo đức cho

từng bộ phận, đơn vị.

Hai là, Cơ sở pháp lý về tổ chức hoạt động của KSNB chưa được hình thành

đồng bộ. Việc KSNB còn nhiều hạn chế, chưa hình thành đầy đủ hoặc đã hình thành

nhưng còn mang tính hình thức, chấp hành chế độ, chính sách là chủ yếu chứ chưa

thực sự quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả. Hệ thống văn bản quy trình, quy chế,

quy định nội bộ của bệnh viện trong đó bao gồm cả hệ thống phân cấp, phân quyền

chính là hệ thống các chốt chặn kiểm soát được thiệt lập để ngăn ngừa các rủi ro, sai

phạm có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp, tuy nhiên hệ thống này chưa được ban

hành đầy đủ cho mọi lĩnh vực, hoạt động, việc rà soát, cập nhật các quy định nội bộ

còn bị động, chậm trễ dẫn đến nhiều quy định nội bộ chưa phù hợp với các văn bản

liên quan của Nhà nước và với thực trạng hoạt động của đơn vị, các thủ tục kiểm soát

thiếu đồng bộ nhưng chưa được xem xét và điều chỉnh kịp thời..., làm hạn chế tính

hiệu lực của KSNB.

Ba là về yếu tố con người: Nhiều cán bộ nghiệp vụ còn thiếu kinh nghiệm, kiến

thức chuyên môn và ý thức, trách nhiệm nên đôi khi không tuân thủ các quy định,

quy trình, thủ tục kiểm soát, trong quá trình tác nghiệp không thu thập đầy đủ thông

tin, không phân tích, đánh giá và nhận diện rủi ro. Nhiều cán bộ làm công tác kiểm

tra, kiểm soát còn hạn chế về năng lực chuyên môn, kinh nghiệm, hoạt động thụ

động. Bệnh viện vẫn chưa xây dựng được chiến lược về nguồn nhân lực một cách bài

bản và đồng bộ, việc tuyển chọn và đào tạo cán bộ chưa có sự đổi mới. Chính sách

người lao động ở một số đơn vị chưa thực sự khuyến khích được người lao động và

thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, chưa có chiến lược bồi dưỡng và đào tạo cán

bộ đáp ứng được yêu cầu công việc.

82

Tiểu kết chƣơng 2

Nội dung chương 2 của luận văn đã trình bày một cách hệ thống và cụ thể

những vấn đề sau:

- Trình bày khái quát về ngành y tế, quy trình khám chữa bệnh, những đặc

điểm đặc thù và các rủi ro thường gặp đối với bệnh viện Tuệ Tĩnh.

- Trình bày và phân tích rõ thực trạng các yếu tố của KSNB hoạt động thu

chi theo hướng quản trị rủi ro tại bệnh viện Tuệ Tĩnh, cụ thể luận văn đã trình bày

chi tiết thực trạng về môi trường kiểm soát; thực trạng về đánh giá rủi ro; thực trạng

về hoạt động kiểm soát; thực trạng về hệ thống thông tin và truyền thông và thực

trạng về hoạt động giám sát trong KSNB hướng đến quản trị rủi ro tại bệnh viện Tuệ

Tĩnh, đưa ra

- Nhận xét về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế.

Nội dung chương 2 là cơ sở để đưa ra hệ thống giải pháp hoàn thiện các yếu tố

của KSNB hoạt động thu chi tại bệnh viện Tuệ Tĩnh trong chương 3 của luận văn.

83

Chƣơng 3

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI

TẠI BỆNH VIỆN TUỆ TĨNH

3.1. Định hƣớng phát triển và phƣơng hƣớng hoàn thiện kiểm soát nội bộ

hoạt động thu chi của Bệnh viện Tuệ Tĩnh

3.1.1. Định hướng phát triển của Bệnh viện Tuệ Tĩnh

Xây dựng và phát triển mạng lưới KCB phù hợp với điều kiện phát triển kinh

tế xã hội của đất nước, nâng cao chất lượng dịch vụ y tế ngang tầm với các nước

tiên tiến trong khu vực, đáp ứng nhu cầu KCB ngày càng cao, hướng tới sự công

bằng, hiệu quả và phát triển trong cung cấp, sử dụng các dịch vụ y tế. Tổng Bí thư

đã ban hành Nghị quyết 20/NQ-TW ngày 25/10/2017 hội nghị lần thứ 6 Ban chấp

hành TƯ khóa XII về chiến lược ngành y tế đến năm 2030, với mục tiêu phát triển

nền y học Việt Nam khoa học, dân tộc và đại chúng, xây dựng hệ thống y tế công

bằng, chất lượng, hiệu quả và hội nhập theo phương châm phòng bệnh hơn chữa

bệnh; y tế dự phòng là then chốt, y tế cơ sở là nền tảng; y tế chuyên sâu đồng bộ và

cân đối với y tế cộng đồng; gắn kết y học cổ truyền với y học hiện đại, quân y và

dân y, phát triển dược liệu, công nghiệp dược và thiết bị y tế. Trong đó mục tiêu

riêng của bệnh viện Tuệ Tĩnh như sau:

- Kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý, phát triển hệ thống khám chữa bệnh y

học cổ truyền, phát triển nguồn nhân lực y học cổ truyền.

- Xây dựng và ban hành chính sách ưu đãi đối với các tổ chức, cá nhân trong

và ngoài nước đầu tư xây dựng cơ sở khám, chữa bệnh và các cơ sở đào tạo y dược

cổ truyền; phát triển nuôi trồng dược liệu theo quy mô công nghiệp, sản xuất thuốc

đông y, thuốc từ dược liệu và khai thác dược liệu tự nhiên một cách hợp lý, bảo đảm

lưu giữ, tái sinh và phát triển nguồn dược liệu;

- Xây dựng, ban hành chính sách đẩy mạnh công tác xã hội hóa y dược cổ

truyền. Thực hiện đa dạng hóa các loại hình dịch vụ trong lĩnh vực y, dược cổ

truyền; mở rộng liên kết, hợp tác giữa các cơ sở y, dược cổ truyền nhà nước với

các cơ sở y, dược cổ truyền tư nhân, giữa cơ sở trong nước với nước ngoài. Các

cơ sở y tế nhà nước có trách nhiệm hỗ trợ chuyên môn cho các cơ sở y, dược cổ

truyền tư nhân;

84

- Mở rộng hợp tác quốc tế và có chính sách ưu đãi, hỗ trợ các tổ chức, cá nhân

phát triển y dược cổ truyền Việt Nam ra nước ngoài.

Bệnh viện cần nhận thức rõ việc mở rộng quyền tự chủ về tài chính đối với

các đơn vị SNCL y tế gắn việc điều chỉnh giá dịch vụ y tế với lộ trình BHYT toàn

dân, lộ trình cải cách tiền lương; thực hiện tính đúng, tính đủ chi phí dịch vụ, bảo

đảm phù hợp với trình độ chuyên môn, chất lượng dịch vụ ở từng tuyến và khả năng

chi trả của nhân dân; minh bạch giá dịch vụ y tế, phân định rõ phần chi từ NSNN và

phần chi của người sử dụng dịch vụ y tế. Đây là một nhiệm vụ nặng nề mà bệnh

viện phải nỗ lực hoàn thiện mọi mặt để vừa đảm bảo tính công bằng y tế vừa đảm

bảo hiệu quả kinh tế hướng tới mục tiêu ngành đề ra.

Để thực hiện tốt kế hoạch hành động của Chính phủ về phát triển y, dược cổ

truyền Việt Nam như đã nêu trên, bệnh viện phải hướng tới mục tiêu là xây dựng

bệnh viện có chất lượng cao, hiện đại, thực hiện tốt công tác bảo vệ và chăm sóc

sức khỏe của nhân dân, với những nội dung cụ thể sau:

- Chú trọng đẩy mạnh việc cải cách thủ tục hành chính, từng bước đổi mới

quy trình khám chữa bệnh; hoàn thiện ứng dụng CNTT vào quản lý khám, chữa

bệnh, rút số, xếp hàng tự động…; cải tiến, đổi mới quy trình khám, chữa bệnh; quản

lý người bệnh thuộc đối tượng hưởng BHYT qua mã vạch nhằm đáp ứng tốt hơn

nhu cầu khám bệnh của nhân dân, giảm bớt quy trình khám, chữa bệnh nhằm tạo

mọi thuận lợi cho nhu cầu của người bệnh, phục vụ bệnh nhân một cách tốt nhất.

- Cải tiến hệ thống đánh số buồng bệnh, các khoa điều trị theo trật tự thống

nhất để người bệnh thuận tiện trong việc đi lại, tìm nơi điều trị. Ngoài ra bệnh viện

còn chú trọng tăng cường nguồn lực, cơ sở vật chất, đổi mới về quy trình khám

chữa bệnh. Giám sát các dịch vụ y tế mà người bệnh sử dụng để nhập số liệu vào

máy kịp thời, chính xác để quản lý chặt chẽ, tránh nhầm lẫn, bỏ sót các dịch vụ đã

được áp dụng.

- Bệnh viện tiếp tục đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào quản lý, điều hành

hoạt động khám chữa bệnh; hướng tới thực hiện mục tiêu mỗi người bệnh vào viện

sẽ có 1 mã bệnh nhân riêng, thực hiện ứng dụng bệnh án điện tử.

- Nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ y tế, người lao động trong thực

hiện nhiệm vụ; tổ chức công tác tư vấn dinh dưỡng, vệ sinh phòng bệnh, giáo dục

85

sức khỏe tại các khoa cho người bệnh và người nhà người bệnh. Đây cũng là tiền đề

củng cố niềm tin và sự hài lòng của người bệnh với các Bệnh viện YHCT.

Với cơ chế tài chính giao quyền tư chủ hoàn toàn cho đơn vị theo Nghị định

16/2015/NĐ-CP thì ban lãnh đạo bệnh viện luôn luôn tìm ra các hướng tích cực

thay đổi cách quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tăng thu, tiết kiệm

chi, đồng thời cũng phải không ngừng học tập đào tạo, tạo mối quan hệ tốt đẹp với

các bệnh viện trong và ngoài nước, thu hút sự đầu tư cả về trí tuệ và cơ sở vật chất

để có thể khám chữa bệnh cho nhiều người bệnh. Ban lãnh đạo bệnh viện cần có

những bước tiến mới trong công tác quản lý, đặc biệt quan tâm chú trọng đến công

tác tài chính kế toán để đảm bảo đời sống cán bộ nhân viên bệnh viện ngày càng

được nâng cao, ngoài tiền lương, các khoản phụ cấp đúng theo quy định thì cần có

một nguồn thu nhập tăng thêm đáng kể để cán bộ nhân yên tâm công tác, toàn tâm

toàn lực cống hiến cho sự nghiệp cao quý của mình, chăm lo cho sức khỏe của nhân

dân, xứng đáng theo lời dạy của Hồ Chí Minh “ Lương y như từ mẫu”.

3.1.2. Phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại

Bệnh viện Tuệ Tĩnh

Nguyên tắc kế thừa

Các đơn vị sự nghiệp công lập có thu chưa nghiên cứu bài bản hướng dẫn và

xây dựng chính thức KSNB hoàn chỉnh. Tuy nhiên, theo kết quả quan sát, KSNB

tại các đơn vị đã được hình thành một cách tự phát và một số bộ phận đã hoạt động

và phát huy hiệu quả như: Môi trường văn hóa của tổ chức được xây dựng thân

thiện, gần gũi và phù hợp với đặc thù của lĩnh vực y tế (trình độ của người lao

động khá cao, phải tiếp xúc trực tiếp với người bệnh và người nhà người bệnh…).

Vì thế, các giải pháp đề xuất để hoàn thiện KSNB hoạt động thu chi tại Bệnh viện

được thực hiện dựa trên nguyên tắc duy trì và phát huy những ưu điểm hiện có,

đồng thời đưa ra những giải pháp để khắc phục những tồn tại còn yếu kém.

Nguyên tắc tiếp cận hệ thống

Mỗi đơn vị đều có những đặc điểm đặc thù về quy mô, chức năng nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức. Chúng ta khó có thể tìm ra một mô hình chung áp dụng cho phù

hợp với tất cả các đơn vị. Vì thế, các giải pháp được đề xuất chỉ có tính chất hệ

86

thống và mang tính tham khảo, tùy theo đặc điểm của từng đơn vị mà tìm cho đơn

vị mình giải pháp xây dựng và hoàn thiện KSNB thích hợp nhất.

Hoàn thiện KSNB hoạt động thu chi tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh phải phù hợp

với yêu cầu hoàn thiện đối với các yếu tố đầu vào của khung Hệ thống Y tế Việt

Nam do Bộ Y tế xây dựng và ban hành nhằm đáp ứng các tiêu chí nguồn lực đầu

vào của hệ thống y tế về nhân lực, tài chính, hệ thống thông tin y tế, trang thiết bị y

tế, cơ sở hạ tầng…là những yếu tố đầu vào không thể thiếu để hệ thống y tế vận

hành. Các yếu tố này cần tuân thủ chất lượng theo đúng quy định để dịch vụ y tế

đạt hiệu quả và an toàn.

Đồng thời, các đơn vị cũng cần phải cân nhắc mối quan hệ giữa lợi ích và chi

phí nhằm thực hiện tốt chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí đã và

đang được phát động thực hiện. Ngoài ra, các giải pháp đề xuất có mối liên hệ chặt

chẽ với nhau, chúng cần phải được thực hiện cùng lúc để đạt được hiệu quả. Tuy

nhiên, mức độ thực hiện các giải pháp như thế nào lại phụ thuộc vào tình hình thực

tế của từng đơn vị.

Nguyên tắc hội nhập

Với xu hướng chung, Ngành Y tế Việt Nam đã và đang hội nhập với y tế khu

vực và thế giới để đáp ứng yêu cầu khám chữa bệnh ngày càng cao của nhân dân.

Không chỉ hội nhập về chuyên môn, hệ thống y tế Việt Nam còn hội nhập cả về

quản lý, điều hành.

Vì thế, các giải pháp hoàn thiện KSNB hoạt động thu chi tại Bệnh viện dựa

trên lý thuyết KSNB được chấp nhận rộng rãi nhất trên thế giới và kinh nghiệm

xây dựng KSNB trên thế giới. Tuy nhiên, do sự khác biệt về nhiều mặt (trình độ

chuyên môn, quản lý, văn hóa…) nên các giải pháp đề xuất được vận dụng phù

hợp với Việt Nam nói chung và của Thành phố Hà Nội nói riêng.

3.2. Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại

Bệnh viện Tuệ Tĩnh

3.2.1. Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát

Một là, Quan điểm của nhà quản lý

Đây là vấn đề có tính quyết định đến việc thiết lập và duy trì KSNB hiệu lực

và hiệu quả. Vai trò của Ban Giám đốc Bệnh viện là hết sức quan trọng và là yếu tố

87

quyết định đến hiệu quả của KSNB. Khi đội ngũ cán bộ quản lý đã nhận thức đúng,

đầy đủ về KSNB và ý nghĩa của nó đối với hoạt động của bệnh viện thì những

nhân tố tạo ra một môi trường kiểm soát thuận lợi sẽ được thiết lập như: Quy chế

chi tiêu nội bộ, các chính sách thích hợp về nhân sự, bộ máy tổ chức kiểm soát…

Ban Giám đốc phải phổ biến KSNB cho các Trưởng, Phó khoa/phòng trong

Bệnh viện thông qua các cuộc giao ban và phải coi đây là một tiêu chí đánh giá kết

quả thi đua hàng tháng. Với đặc điểm hầu hết lãnh đạo tại các khoa/phòng trong

đơn vị đi lên từ cán bộ chuyên môn về y tế nên rất cần Bệnh viện là đầu mối đứng

ra để tổ chức các khóa học ngắn hạn không chỉ về hoạt động KSNB mà còn về

nghiệp vụ quản lý tài chính, đồng thời lựa chọn các đơn vị khác có hoạt động

KSNB đã được vận hành một cách hữu hiệu để tổ chức khảo sát thực tế, học hỏi

kinh nghiệm. Ngoài ra, bản thân mỗi một cán bộ quản lý tại các khoa/phòng cũng

cần chủ động tự nghiên cứu, tìm hiểu, trang bị kiến thức về hoạt động KSNB thông

qua sách, báo. Đó cũng chính là điều kiện cần thiết để hoạt động kiểm soát thực sự

có hiệu lực và hiệu quả. Ngược lại, khi người quản lý chưa có nhận thức đầy đủ về

KSNB và ý nghĩa của nó đối với hoạt động của đơn vị thì những yếu tố cơ bản của

môi trường kiểm soát sẽ khó được thiết lập một cách đầy đủ và thích hợp. Khi đó

hoạt động kiểm soát chắc chắn không có hiệu quả. Chính vì vậy, việc trước tiên là

phải nâng cao nhận thức về KSNB cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý.

Hai là, Hoàn thiện chính sách nhân sự

Nhân sự là vấn đề đặc biệt cần quan tâm, không chỉ ở chỗ con người là yếu tố

quyết định của KSNB mà còn ở chỗ nguồn nhân lực ở bệnh viện còn một số bất

cập với yêu cầu phát triển và con người cũng là chủ thể thực hiện các thủ tục kiểm

soát. Xuất phát từ thực trạng và định hướng phát triển của Bệnh viện trong thời

gian tới, các phòng chức năng cần thực hiện một số giải pháp nhằm nâng cao chất

lượng và đổi mới nguồn nhân lực như sau:

- Đa dạng các hình thức đào tạo. Bên cạnh hình thức đào tạo ngay trong công

việc, tức là bố trí xen kẽ những người có kinh nghiệm làm việc cùng và kèm cặp

những người mới còn ít kinh nghiệm, thì đơn vị cũng cần áp dụng các hình thức

đào tạo ngoài công việc như tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn; tham

quan, khảo sát các đơn vị khác; tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học. Hàng năm,

88

Bệnh viện cần xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo tập trung theo yêu cầu công

việc không chỉ cho cán bộ chủ chốt mà cho toàn bộ các cán bộ của đơn vị. Đối với

lao động quản lý, đơn vị cần chú trọng hình thức đào tạo, bồi dưỡng cho công việc

hiện tại, khắc phục sự thiếu hụt về kiến thức kinh tế, trình độ ngoại ngữ, trình độ

quản lý... Đối với lao động trực tiếp tham gia công tác khám, chữa bệnh thì Bệnh

viện cần tập trung đào tạo và đào tạo lại trình độ chuyên môn cho phù hợp với thực

tế công việc, nâng cao kĩ năng trong ứng xử và giao tiếp với người bệnh.

- Xây dựng chính sách tuyển dụng, thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao.

Đối với nguồn nhân lực bên trong, đơn vị cần rà soát, bố trí lại công việc cho phù

hợp với khả năng của từng người, có thể giao cho họ đảm nhiệm những công việc

chuyên môn quan trọng hơn hoặc đề bạt, bổ nhiệm vào các chức danh quản lý cao

hơn, tạo điều kiện thuận lợi để họ phát huy khả năng và tự khẳng định mình. Lãnh

đạo đơn vị phải luôn đặc biệt quan tâm đến nguồn nhân lực hiện có và kịp thời khen

thưởng xứng đáng, động viên các cá nhân có giải pháp mang tính sáng tạo.

Đối với nguồn nhân lực bên ngoài, Bệnh viện cần tiếp tục duy trì và nâng

cao uy tín trong công tác khám, chữa bệnh; triển khai các dịch vụ kĩ thuật tiên tiến

để thu hút các bác sĩ giỏi về học tập và công tác. Bệnh viện cần bố trí công việc

phù hợp với khả năng của người lao động; tạo điều kiện để họ phát huy được năng

lực, trí tuệ và có mong muốn được gắn bó lâu dài với đơn vị.

Hai là, Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của đơn vị

Vì cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt, Bệnh

viện cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng tinh gọn, hiệu quả; đồng thời thiết

lập sự điều hành và sự kiểm soát thông qua các văn bản hướng dẫn cụ thể, kịp thời

và công khai. Trong thời gian tới, Bệnh viện nên triển khai thành lập Ban kiểm soát

nội bộ để đảm nhận khối lượng công việc cần kiểm tra, kiểm soát một cách trung

thực và khách quan.

Ba là, Nâng cao chất lượng công tác kế hoạch

Công tác kế hoạch là một khâu quan trọng trong quá trình thực hiện một công

việc. Nếu lập kế hoạch chi tiết, có tính khả thi thì không chỉ thực hiện hiệu quả

công việc mà còn kiểm soát được các hoạt động bất thường xảy ra. Do vậy, công

tác lập kế hoạch phải đi vào thực chất, hạn chế tình trạng hình thức, không sát thực

89

tế. Để nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch, đơn vị cần thực hiện đồng bộ các

giải pháp sau:

(i), Ban hành văn bản quy định về công tác lập kế hoạch. Bệnh viện cần quy

định rõ danh mục các kế hoạch cần lập (kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết),

quy định rõ trách nhiệm của bộ phận chính và trách nhiệm phối hợp của các bộ

phận có liên quan, cũng như trách nhiệm phê duyệt của cấp có thẩm quyền. Trình

tự lập kế hoạch cũng phải được xác định rõ theo các bước công việc cụ thể. Thời

gian lập và phê duyệt kế hoạch phải được quy định cụ thể cho từng loại kế hoạch.

(ii), Quán triệt nguyên tắc “thận trọng” trong quá trình lập kế hoạch. Chất

lượng và tính khả thi của kế hoạch được lập phụ thuộc rất lớn vào khả năng dự báo

các tình huống, sự kiện bất ngờ ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch. Cán bộ

tham gia lập kế hoạch cần có sự nhạy bén trong việc nhận định các phương án, kế

hoạch được đề ra, tránh quan điểm chạy theo lợi nhuận, bất chấp rủi ro ngay từ

công tác lập kế hoạch.

(iii), Tập huấn, đào tạo nghiệp vụ lập kế hoạch cho các cán bộ có liên quan.

Trình độ, kinh nghiệm, khả năng dự đoán các tình huống có thể xảy ra của cán bộ

lập kế hoạch có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của công tác lập kế hoạch. Vì

vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch để hệ thống kế hoạch vừa

phát huy tác dụng định hướng, vừa là công cụ để kiểm soát, đánh giá mọi hoạt

động của Bệnh viện thì trước hết phải nâng cao năng lực trình độ của các cán bộ

lập kế hoạch, không chỉ tổ chức đào tạo cho những cán bộ Phòng Kế hoạch tổng

hợp mà còn là những cán bộ ở các phòng ban chức năng khác trong đơn vị có tham

gia vào công tác lập kế hoạch.

3.2.2. Đánh giá rủi ro trong hoạt động thu chi thường xuyên tại Bệnh viện

Tuệ Tĩnh

Bệnh viện Tuệ Tĩnh chưa thực hiện việc phân tích và đánh giá rủi ro trong

thu chi thường xuyên, chủ yếu mỗi khi có rủi ro trong các công việc xảy ra thì lúc

đó Ban giám đốc mới tìm cách kiểm tra lại những thông tin trong quá khứ, tìm

nguyên nhân của những sai phạm, đề ra biện pháp khắc phục hậu quả mà chưa chú

trọng vào việc dự đoán rủi ro có thể xảy ra trong tương lai hay có những biện pháp

phòng ngừa hữu hiệu. Do đó, Bệnh viện cần chú trọng nhận dạng, phân tích, đánh

90

giá những rủi ro có thể xảy ra, từ đó có biện pháp đối phó, ngăn ngừa hay làm giảm

thiểu rủi ro.

Để đánh giá rủi ro, trước tiên mỗi khi có hoạt động nào xảy ra Ban giám đốc

cần đặt ra mục tiêu đạt được trong mỗi hoạt động thu chi. Tiếp theo là nhận dạng

rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu trong các hoạt

động thu chi đó bằng cách rà soát các rủi ro tiềm ẩn bên trong, những yếu tố tác

động từ bên ngoài. Đồng thời cần rà soát lại cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, công

tác quản lý điều hành mọi mặt để xem xét các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh.

Nghề y là một nghề đặc biệt, đối tượng cung cấp và sử dụng dịch vụ đều là

con người, những rủi ro trong quá trình khám chữa bệnh luôn có khả năng xảy ra vì

vốn dĩ con người thì “ nhân vô thập toàn”. Việc nhận diện và hiểu rõ những rủi ro

mà Bệnh viện sẽ đối mặt và quản lý một cách hợp lý sẽ giúp Bệnh viện có những

giải pháp tốt nhất, bảo đảm an toàn người bệnh, nhân viên y tế và tăng cường đem

lại dịch vụ tốt nhất cũng như thương hiệu cho bệnh viện. Tuy nhiên, hệ thống quản

trị rủi ro, mỗi bệnh viện có cách hiểu khác nhau, việc tổ chức cũng theo những

cách thức khác nhau và thường theo kinh nghiệm tích lũy được Việc thiết kế và

thực hiện các khuôn khổ và kế hoạch quản lý rủi ro cần phải tính đến các nhu cầu

khác nhau của một tổ chức cụ thể, mục tiêu cụ thể, bối cảnh, cơ cấu, hoạt động,

quá trình, chức năng, sản phẩm, dịch vụ hoặc tài sản và các công việc cụ thể được

triển khai.

Hình 3.1. Quy trình quản lý rủi ro

91

Thứ nhất, Nhận diện rủi ro

Nhận diện rủi ro phải bắt đầu từ mục tiêu (ở tất cả các cấp từ bệnh viện đến

các khoa/phòng), cần xác định nguồn rủi ro, đối tượng/khu vực chịu tác động,

nguyên nhân và hệ quả tiềm ẩn của sự kiện. Mục đích của bước này nhằm tạo một

danh mục các rủi ro có thể xảy ra.

Để nhận dạng rủi ro bên trong:

Tiếp tục duy trì các cuộc họp giao ban giữa các khoa/phòng với Ban Giám

đốc Bệnh viện để phát hiện rủi ro kịp thời

Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện quy chế đối với viên chức, người lao

động trong toàn Bệnh viện

Để nhận dạng rủi ro bên ngoài:

Bệnh viện cần liên tục cập nhật các thay đổi trong chính sách, quy định của

Nhà nước về kinh tế, chính trị, xã hội…

Thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo để nắm bắt nhu cầu của người

bệnh cũng như xu hướng nghề nghiệp để nhận dạng rủi ro trong công tác khám,

chữa bệnh

Các phƣơng pháp nhận diện rủi ro thông dụng

- Kỹ thuật thu thập thông tin:

+ Nhận diện rủi ro từ sự cố xảy ra tại khoa/phòng, của chính bệnh viện của

chúng ta và cả bệnh viện bạn. Đây là một kênh nhận diện rủi ro quan trọng, do đó

nên phát triển hệ thống báo cáo tự nguyện và hệ thống báo cáo sự cố nghiêm trọng

bắt buộc. Một viên thuốc hết hạn ở một khoa, có thể là dấu hiệu cho việc phát hiện

việc hết hạn cả lô thuốc trong các khoa khác và cả kho dược nếu được báo cáo;

+ Phỏng vấn, khảo sát;

+ Than phiền, khiếu nại từ người bệnh;

+ Thực hiện kiểm tra khoa/phòng; kiểm định, kiểm tra hồ sơ, thanh tra

hiện trường;

+ Bình bệnh án, bình toa thuốc,

- Phân tích SWOT;

- Brainstorming;

- Ý kiến chuyên gia, kiểm toán;

92

Khi nhận diện rủi ro, không nên dựa vào một phương pháp duy nhất nào mà

phải kết hợp nhiều phương pháp càng tốt. Nhận dạng rủi ro là một quá trình thường

xuyên vì nguy cơ rủi ro sẽ thay đổi theo thời gian và theo tính chất công việc. Các

khoa/phòng sẽ tự nhận diện rủi ro của khoa/phòng cho Bộ phận quản lý rủi ro trên

Bảng đăng ký rủi ro (Risk register). Điều này giúp Ban Giám đốc có cái nhìn toàn

diện về các rủi ro mà bệnh viện phải đối mặt thông qua Bảng đăng ký rủi ro này.

Thứ hai, Đánh giá rủi ro

Rủi ro sau khi được nhận diện cần phải được đánh giá về mức ảnh hưởng và

khả năng xảy ra. Đồng thời xem xét các công cụ kiểm soát rủi ro đã được thiết kế

và tuân thủ đầy đủ chưa. Mục đích của đánh giá rủi ro là hỗ trợ việc ra quyết định

về những rủi ro cần được xử lý và ưu tiên thực hiện xử lý. Việc đánh giá rủi ro và

ứng phó rủi ro chỉ dừng lại khi rủi ro tiềm tàng về mức rủi ro mục tiêu tức rủi ro

nếu xảy ra mà mức ảnh hưởng có thể chấp nhận được.

Hình 3.2: Các loại rủi ro

Sau khi đánh giá, Hội đồng quản lý rủi ro sẽ chọn ra các rủi ro chính/ ưu tiên

để triển khai các kế hoạch hành động phòng ngừa rủi ro, còn các rủi ro khác sẽ do

trưởng khoa/phòng chịu trách nhiệm quản lý. Các rủi ro chính sẽ được đưa lên ma

trận rủi ro của bệnh viện/phòng khám để báo cáo và theo dõi.

93

Hình 3.3: Ma trận rủi ro

Ba là, Ứng phó rủi ro

Các rủi ro sau khi đánh giá sẽ áp dụng các chiến lược giảm thiểu rủi ro. Có 4

chiến lược ứng phó rủi ro: chấp nhận, né tránh, giảm thiểu (giảm khả năng xảy ra,

giảm mức ảnh hưởng) và chuyển giao rủi ro. Tùy theo quyết định của người có

thẩm quyền sẽ chọn lựa phương pháp ứng phó rủi ro như thế nào.

Bốn là, Giám sát rủi ro

Giám sát rủi ro: giám sát các quy trình kiểm soát rủi ro, các nguồn phát sinh

rủi ro và dựa trên các chỉ số đo lường xu hướng rủi ro (key risk indicator – KRIs)

Định kỳ hàng quý, Hội đồng quản lý rủi ro của bệnh viện sẽ họp để xác định,

đánh giá các rủi ro chính, đưa ra các kế hoạch hành động triển khai, đồng thời sẽ

nhận diện xác định các rủi ro chính mới phát sinh. Hội đồng quản lý rủi ro là một

ủy ban tham vấn và không có quyền quyết định.

Quy trình quản lý rủi ro là một quy trình khép kín từ nhận diện – đánh giá -

ứng phó – giám sát, sẽ được thực hiện liên tục để kịp thời có kế hoạch quản lý tất

cả rủi ro mà bệnh viện phải đối mặt.

Điểm ưu thế của phương pháp tiếp cận quản lý rủi ro này so với các công cụ

quản lý rủi ro, đó là giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể rủi ro của bệnh viện đang

đối mặt, các rủi ro có thể phát sinh được nhận diện trong quá trình làm việc của

khoa/phòng từ đó có biện pháp ứng phó rủi ro ngay. Nếu như công cụ FMEA cần

Comment [VKA2]: Sửa phạm vi tập đoàn thành đơn vị cấp trên của bệnh viện (Y học cổ truyền?)

94

nhiều thời gian và nhân sự để nhận diện các sai lỗi theo từng quy trình, và có xây

dựng các kế hoạch, các quy trình để giải quyết các lỗi này, thì hệ thống quản lý rủi

ro trên sẽ là biện pháp cấp thiết để giải quyết các rủi ro cấp bách và dễ dàng nhận

diện được trong quá trình làm việc của từng nhân viên.

3.2.3. Hoạt đông kiểm soát hoạt động thu chi thường xuyên

Các thủ tục kiểm soát của Bệnh viện phải đảm bảo chặt chẽ kiểm soát trong

mỗi hoạt động. Trên cơ sở những quy chế kiểm soát do Bộ Y tế ban hành, Bệnh

viện cần cụ thể hoá các quy trình kiểm soát trên cơ sở đánh giá, phân tích rủi ro đối

với các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ cơ bản như: Báo cáo tài chính, tài sản, tiền

vốn, sử dụng nguồn lực... Trong quá trình hoạt động, Bệnh viện có nhiều loại rủi ro

khác nhau, vì vậy, nhiệm vụ của KSNB là phải phát hiện và ngăn chặn các rủi ro đó.

Việc thiết lập các biện pháp kiểm soát rủi ro khi xây dựng các chính sách, quy trình

phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản:

- Không để một cá nhân nào trong bệnh viện được thực hiện từ đầu đến cuối

(khép kín) một hoạt động nào đó. Như trong khâu mua sắm vật tư, không được để

bộ phận trực tiếp sử dụng vật tư đi mua, mà các bộ phận này chỉ được lập kế hoạch

và sau khi kế hoạch được giám đốc phê duyệt, phòng vật tư chịu trách nhiệm đi lấy

3 báo giá vật tư, phòng tài chính kết hợp cùng các phòng khoa có nhu cầu mua,

kiểm tra báo giá và quy cách vật tư, nước sản xuất… Sau đó hội đồng họp chọn và

giám đốc ra quyết định chọn mua. Giao cho phòng vật tư chịu trách nhiệm đi mua.

Khi bàn giao nhập kho phải có ban kiểm tra bao gồm 4 phòng khoa (Tài chính kế

toán, Khoa, Thủ kho, phòng vật tư).

- Thực hiện nguyên tắc kiểm soát kép, tức là phải có người kiểm tra công việc

của người khác thực hiện.Trong quá trình mua sắm vật tư, trang thiết bị thực hiện

không để một cá nhân khép kín một khâu, đã tạo ra cho các phòng khoa kiểm soát

được công việc của nhau, tránh được thất thoát vật tư, tiền vốn.

+ Thực hiện phân cấp quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng, cụ thể và chỉ được

phép thực hiện trong phạm vi đã được quy định, nếu vượt phải báo cáo người có

thẩm quyền.

Để nâng cao hơn nữa hiệu lực, hiệu quả của KSNB, Bệnh viện cần hoàn thiện

các thủ tục KSNB theo các giải pháp sau:

95

- Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát của tổ chức hệ thống kế toán.

Tổ chức hệ thống tài chính kế toán thực hiện cả ba hình thức kiểm soát trước, trong và sau nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống kế toán là bộ phận quan trọng trong hệ thống cơ cấu tổ chức KSNB. Ngoài chức năng thông tin, kế toán phải thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của nhà nước.

Chức năng kiểm soát của kế toán được lồng ghép, gắn chặt với chức năng thông tin trên cả chu trình kế toán và trong cả 4 nội dung của hệ thống kế toán: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo quyết toán. Chức năng kiểm tra của kế toán được thể hiện ở việc kiểm tra chứng từ kế toán, kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán, kiểm tra báo cáo tài chính và các thông tin kinh tế tài chính. Do tầm quan trọng của kế toán trong KSNB, phần này cần quy định việc kiểm tra của kế toán trong cả 4 nội dung của hệ thống kế toán, trong đó quan trọng nhất là kiểm tra chứng từ kế toán. Nội dung cụ thể như sau:

- Trình tự luân chuyển, kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán:

Bước 1: Mọi chứng từ kế toán từ bên ngoài hay do nội bộ đơn vị lập đều tập trung tại bộ phận kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán: Chứng từ có được lập theo đúng mẫu quy định không? Việc ghi chép trên chứng từ có đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép; có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu đơn vị? Chứng từ có được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ? Kiểm tra tính chính xác, rõ ràng của số liệu thông tin trên chứng từ kế toán; Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh.

Bước 2: Chứng từ sau khi trải qua kiểm tra bước 1 đảm bảo đúng quy trình sẽ

được trình lãnh đạo đơn vị (Ban Giám đốc) xét duyệt.

96

Bước 3: Chứng từ được lãnh đạo xét duyệt là căn cứ để thu, chi, xuất nhập

hàng hoá, vật tư...và ghi sổ kế toán.

Trình tự luân chuyển chứng từ qua ba bước này phát huy được chức năng

kiểm tra, kiểm soát của kế toán, giúp Giám đốc kiểm soát hoạt động tài chính đúng

pháp luật, đúng quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, đảm bảo sự khách quan và nề

nếp trong công tác quản lý tài chính kế toán của đơn vị.

- Kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo

quyết toán:

Nội dung kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán gồm kiểm tra việc định khoản trên chứng từ kế toán, việc phân loại chứng từ kế toán, bảo đảm các nghiệp vụ được định khoản, phân loại theo đúng nội dung kinh tế và kết cấu tài khoản kế toán theo chế độ kế toán quy định; ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán; bảo đảm phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nghiệp vụ được ghi vào sổ kế toán là có thực, được phê chuẩn hợp lý, không có sai phạm trong việc tính toán các khoản chi phí, tài sản và nguồn vốn. Việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác số liệu kế toán được ghi vào sổ trên các báo cáo tài chính của đơn vị.

Nội dung kiểm tra báo cáo tài chính là kiểm tra chấp hành quy định mẫu biểu báo cáo về số lượng và nội dung các biểu mẫu, các phương trình kinh tế thể hiện trên bảng cân đối tài khoản, kiểm tra sự khớp đúng giữa các chỉ tiêu phản ánh trên các biểu mẫu báo cáo, kiểm tra đối chiếu giữa các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính với Sổ Cái và các sổ chi tiết.

Việc kiểm tra hạch toán kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính là hoạt động nghiệp vụ trong nội bộ bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán có trách nhiệm phân công nhiệm vụ kiểm soát cho các kế toán viên và phụ trách kế toán bảo đảm việc hạch toán kế toán, ghi sổ kế toán, lập báo cáo quyết toán tuân thủ đúng quy định của Nhà nước cũng tức là đã thực hiện việc kiểm soát hoạt động tài chính của đơn vị.

Quản lý các nguồn thu: Khi cơ quan cấp trên có quyết định giao đến đơn vị kế toán cần cập nhật ngay nội dung vào máy để theo dõi, việc bảo quản quyết định giao dự toán phải được ngăn nắp, tránh nhầm lẫn, kiểm tra nội dung trên quyết định nếu có nhầm lẫn có ý kiến xin điều chỉnh lại.

97

Thu viện phí: thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kế toán viết phiếu thu với

kế toán thu viện phí và thủ quỹ. Kế toán thu viện phí phải kiểm tra đối chiếu giữa

biên lai thu tiền và bảng kê để tránh nhầm lẫn và sai sót. Phối hợp với các khoa

trong bệnh viện xác định mức tạm thu viện phí, để tránh rủi ro bệnh nhân trốn viện

không thanh toán đầy đủ. Hiện nay, Bệnh viện thực hiện thu tiền viện phí bằng tiền

mặt. Gần cuối giờ chiều, lượng bệnh nhân thanh toán ra viện rất lớn nên tạo áp lực

cho nhân viên thu ngân, dễ xảy ra sai sót trong quá trình thu tiền. Bệnh viện nên

thực hiện kết hợp thu viện phí qua ngân hàng và khuyến khích thanh toán qua ATM

để giảm thiểu sai sót trong công tác thu tiền.

Quản lý các nguồn chi

Trong việc quản lý mua sắm tài sản cố định, vật tư, văn phòng phẩm: Kế toán

phải thường xuyên cặp nhật văn bản chính sách chế độ. Đội ngũ cán bộ được học qua các lớp nghiệp vụ về quản lý đấu thầu. Khi chấm thầu cần phải xem xét kỹ để đánh giá chính xác được các nội dung trong hồ sơ dự thầu.Cần phải kiên quyết với các trường hợp hồ sư dự thầu có sao chép giống nhau là biểu hiện của việc thông thầu.

Thanh toán các chế độ chính sách CBCNVC: Trưởng các phòng khoa phải chấm công làm việc, trực, phẫu thuật, thủ thuật và làm thêm giờ cho CBCNV chính xác trung thực và nộp đúng quy định. Kế toán phải tính toán cẩn thận tránh nhầm lẫn và sai xót, và phải công khai các chế độ đã thanh toán cho CBCNV thường xuyên liên tục.

Thanh toán công tác phí: Bệnh viện cần phải quản lý chặt chẽ trong việc trưởng phòng khoa cử CBCNV đi công tác, ký giấy đi đường khi thanh toán bằng việc khi đi công tác phải có giấy của giám đốc bệnh viện cử đi công tác (trong đó phải quy định rõ thời gian đi công tác, địa điểm và công việc được giao). Các khoản công tác phí được quy định rõ trong quy chế chi tiêu nội bộ và được thanh toán theo đúng quy định.

Biện pháp thực hiện: Bộ phận liên quan trực tiếp phối hợp với tổ chức cán bộ soạn thảo trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt. Sau đó, thể chế hoá thành văn bản, thông báo đến cấp phòng. Định kỳ (tháng, quý, năm) sử dụng vản bản này để kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hàng năm, căn cứ vào tình hình thực tế nhiệm vụ, các văn bản hướng dẫn mới ban hành... để soạn thảo, hoàn thiện và bổ sung những quy định mới.

98

Đề cao vai trò của các tổ chức, cá nhân trong Đơn vị tham gia vào hoạt động

kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Đưa vấn đề kiểm soát nội bộ là một yếu tố để xét thi đua

trong tháng của cán bộ trưởng các bộ phận trong bệnh viện.

3.2.4. Thông tin và truyền thông

- Cần đảm bảo hệ thống thông tin truyền thông được thông suốt trong khắp Bệnh

viện, đảm bảo hệ thống mạng nội bộ không bị lỗi để thông tin được truyền tải kịp thời.

- Bệnh viện cần phối hợp thường xuyên với nhà cung cấp phần mềm quản lý

bệnh viện để nhanh chóng hoàn thiện nhằm tạo thuận lợi cho các khoa/phòng trong

quá trình xử lý công việc

- Bệnh viện cần tổ chức nhiều hơn nữa các buổi gặp gỡ với người bệnh và

người nhà người bệnh để nắm bắt thông tin tốt hơn từ khách hàng.

- Đẩy mạnh công tác thông tin, truyền thông bên ngoài để hình ảnh của Bệnh

viện được biết đến nhiều hơn, cần tăng cường công tác quảng bá hình ảnh của

Bệnh viện như:

Tổ chức công tác tuyên truyền phòng bệnh và chữa bệnh, tăng cường các

hoạt động xã hội vì người bệnh, vì người nghèo.

Tổ chức và tham gia các hoạt động về khoa học y khoa để nâng cao uy tín

về chuyên môn của Bệnh viện

Thu thập thông tin thực hiện khảo sát để biết ý kiến của người bệnh và

người nhà người bệnh về tình hình khám chữa bệnh của Bệnh viện. Từ đó, Bệnh

viện có phương án điều chỉnh kịp thời và sát với thực tế.

- Thiết lập kênh thông tin cho phép nhân viên, người bệnh và người nhà

người bệnh phản ánh về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại

cho Bệnh viện và cho khách hàng.

Tăng cường KSNB hoạt đông thu, chi

Tăng cường KSNB hoạt đông thu

Phòng kế toán tài chính chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện việc thu, kiểm soát thu, đảm bảo thu đúng, thu đủ theo quy đinh; nếu để thất thu thì phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật hiện hành.

Việc kiểm soát tốt công tác thu sẽ mang lại cho đơn vị nguồn lực tài chính

đầy đủ, tránh rủi ro, thất thoát nguồn ngân sách mà nhà nước giao cho đơn vị, góp

99

phần bổ sung nguồn kinh phí đáng kể cho việc hoạt động của đơn vị. Sau đây là những giải pháp sẽ giúp cho các công tác thu của đơn vị được thực hiện tốt hơn:

* Tăng cường kiểm soát đối với nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp

bằng cách so sánh giữa dự toán và thực tế về nguồn thu ngân sách trong năm

Bệnh viện so sánh số kinh phí hoạt động trong năm của Bộ Y tế giao cho bệnh viện và số kinh phí đề nghị trong dự toán của mình, nếu có sai lệch thì bệnh viện cần phải chủ động thay đổi kế hoạch chi tiêu trong quý (năm) sao cho phù hợp với kinh phí được giao. Đồng thời căn cứ vào đó để có sự điều chỉnh thích hợp cho việc lập dự toán cho năm sau.

Tiến hành kiểm tra, kiểm soát hàng quý. Đối chiếu số kinh phí Bộ Y tế cấp cho bệnh viện so với dự toán mà đơn vị gửi lên, để từ đó đưa ra nhận xét về mức độ hoàn thành việc cấp dự toán kinh phí.

* Tăng cường kiểm soát đối với nguồn thu tại đơn vị bằng cách so sánh giữa dự toán và thực tế về nguồn thu tại đơn vị trong năm

Hàng năm (quý) kế toán kiểm tra, rà soát số lượng bệnh nhân đến khám, chữa bệnh với các Khoa/Phòng.

Bệnh viện căn cứ vào số lượng bệnh nhân đến khám, chữa bệnh, số lượng bệnh nhân được hưởng BHYT; xây dựng định mức thu của Nhà nước. Dự toán thu sẽ là căn cứ để lập dự toán các khoản mục chi trong năm.

Sau khi tiến hành thu thực tế, đơn vị phải so sánh giữa thu thực tế trong năm

và dự toán thu đầu năm, từ đó đưa ra những đánh giá về kết quả thực hiện, phân tích

và rút ra những tiêu chí làm căn cứ cho việc lập dự toán thu lần sau.

Tăng cường KSNB công tác chi

Đối với công việc trong nội bộ, bệnh viện cần thực hiện nghiêm túc các quy

định về quản lý, kiểm soát chi NSNN qua quỹ, ngân hàng, KBNN, thực hiện việc

thanh toán kịp thời các khoản chi NSNN khi đã có đầy đủ các hồ sơ theo đúng trình

tự, thủ tục quy định, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đặc biệt là các khoản

chi mua sắm sữa chữa, chi đầu tư XDCB, chi thanh toán cá nhân, chi khác…

Nếu có sự thay đổi về chế độ, chính sách đơn vị cần tiếp cận nhanh chóng

chính sách thanh toán và giao dịch với KBNN, nghe phổ biến những quy định mới.

Tiếp thu các ý kiến đóng góp để tiếp tục hoàn thiện các quy trình, thủ tục đặc

biệt là về tổ chức công việc và thái độ làm việc của cán bộ kế toán.

100

Kiên quyết từ chối thanh toán bất kỳ khoản chi nào không đủ hồ sơ, thủ tục hoặc vượt định mức, đơn giá quy định.

Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm tra nội bộ trong đơn vị nhằm phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình quản lý chi tiêu NSNN, chấn chỉnh kịp thời các hành vi gây phiền hà đối với cá nhân đến thanh toán. Khi có những dư luận hoặc thông tin về thái độ phục vụ chưa tốt của cán bộ kế toán, thì Giám đốc cần có biện pháp kiểm tra xác minh để xử lý kiên quyết và kịp thời.

Đối với kinh phí hoạt động thường xuyên: Trong quá trình thực hiện, đơn vị cần điều chỉnh các nội dung chi, các nhóm mục chi trong dự toán chi được cấp có thẩm quyền giao cho phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị, đồng thời gửi cơ quan quản lý cấp trên và KBNN nơi đơn vị mở tài khoản để theo dõi, thanh toán và quyết toán.

Đối với kính phí chi cho hoạt động không thường xuyên: khi điều chỉnh các nhóm mục chi cần, nhiệm vụ chi, kinh phí cuối năm chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết thực hiện theo quy định luật NSNN và văn bản hướng dẫn hiện hành.

*Đối với kiểm soát chi thanh toán cá nhân

Xác định rõ mục tiêu kiểm toán: Tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành

của Nhà nước về chế độ tiền lương cơ bản và các khoản trích theo lương trả cho người lao động. Phần thu nhập tăng thêm, thủ trưởng đơn vị và Phòng tổ chức hành chính thống nhất và công khai chi trả tiền thu nhập tăng thêm cho những người giảng dạy tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, đóng góp nhiều việc tăng thu, tiết kiệm chi thì hưởng nhiều hơn (Việc đánh giá tăng thu nhập được quy định cụ thể trong quy chế bình xét thi đua hàng tháng của các đơn vị).

Trình tự, nội dung kiểm soát + Đối với lương cơ bản: Cuối tháng, phòng Tổ chức hành chính kết hợp với

bộ phận tính lương ở Phòng kế toán tài chính kiểm tra lại số lao động biên chế, hợp đồng, số lao động mới, số lao động nghỉ việc, số lao động được nâng bậc lương trong kỳ để làm cơ sở cho việc tính lương. Việc tính lương của kế toán thanh toán, chấm ngày công của các Phòng, Phòng tổ chức hành chính theo dõi lao động phải

thường xuyên phối hợp kiểm tra nhằm ngăn ngừa những gian lận và sai sót có thể xảy ra.

+ Đối với thu nhập tăng thêm sau mỗi quý: Cuối mỗi quý, các phòng, khoa

thực hiện việc đánh giá công việc của các cán bộ công nhân viên phòng mình, bác

101

sỹ, điều dưỡng khoa mình, tổng hợp và lập danh sách kèm theo kết quả đánh giá của

từng người chuyển phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính xem xét, ký

xác nhận và tham mưu Giám đốc duyệt. Sau khi Giám đốc duyệt, danh sách này được

chuyển cho Phòng kế toán tài chính. Phòng kế toán tài chính căn cứ vào danh sách do

Phòng tổ chức hành chính chuyển đến, kế toán tiền lương thực hiện việc tính thu nhập

tăng thêm cho người lao động trên cơ sở hệ số điều chỉnh thu nhập tăng thêm, hệ số

lương cấp bậc về hệ số lương phụ cấp chức vụ. Bảng thu nhập tăng thêm sau khi lập

xong trình Giám đốc duyệt trước khi thanh toán cho người lao động.

+ Kiểm tra việc chi khen thưởng cho tập thể khoa, phòng, cá nhân trong đơn

vị có theo hiệu quả công việc và thành tích đóng góp vào hoạt động của đơn vị

không. Mức thưởng cụ thể có theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị không.

+ Kiểm tra chi phúc lợi: Trợ cấp đột xuất cho CBNV trong bệnh viện hợp bị

tai nạn, ốm dài hạn…được công đoàn đề xuất có theo quy chế chi tiêu nội bộ của

đơn vị không.

+ Kiểm tra các khoản thanh toán cá nhân khác của đơn vị như: đóng bảo

hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, học bổng sinh viên…đã thực hiện đầy đủ cho các đối

tượng lao động trong đơn vị chưa.

Như vậy, để kiểm soát tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản khấu

trà đơn vị cần thiết lập các thủ tục rà soát và thủ tục phê duyệt đối với các mưc lương,

thưởng, các khoản trích theo tiền lương và khấu trừ, đồng thời đơn vị duy trì một danh

sách liệt kê các mức lương, bậc lương theo từng người, theo từng công việc mà đã

được phê duyệt. Tất cả những điều chỉnh mức lương, bậc lương sau này do thăng chức,

thuyên chuyển, hoặc kết thúc hợp đồng…cần phải thông qua Ban giám đốc, Ban giám

đốc có thể thiết lập một chính sách bằng văn bản về việc điều chỉnh mức lương, bậc

lương và công bố rộng rài chính sách cho phòng nhân sự nhằm kiểm soát các trường

hợp tăng, giảm lương mà không được thông qua.

Tiếp cận hệ thống sổ sách: Nhằm kiểm soát đối với các khoản chi không đúng

mục đích thì Ban giám đốc cần phải đưa ra các chính sách nhằm hạn chế việc tiếp

cận hệ thống báo cáo sổ sách nhân sự và kế toán tiền lương ở một số người có thẩm

quyền. Phân chia trách nhiệm tách bạch giữa các quyền phê duyệt, quyền ghi chép

sổ sách, và quyền thanh toán tiền lương để hạn chế các hành vi gian lận.

102

Kiểm soát việc lập và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tại bệnh viện Tuệ Tĩnh

Những khoản thanh toán qua quỹ được thực hiện như sau:

* Đối với kiểm soát chi mua sắm vật tư hàng hóa, dịch vụ

- Mục tiêu kiểm soát: Chi mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị căn cứ vào Phiếu yêu cầu, kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị được duyệt của cấp có thẩm quyền; phiếu báo giá; hợp đồng cung cấp, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng; Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập, phiếu xuất, giấy đề nghị thanh toán bộ phận kế toán kiểm tra và thanh toán. Tiền điện, nước căn cứ vào hóa đơn phát sinh thực tế của đơn vị để thanh toán, các khoản chi phí xăng dầu được xác định theo định mức do Bệnh viện

quy định, các khoản chi công phí văn phòng phẩm có thể thực hiện khoán bằng tiền trên cơ sở bộ phận nào tính chất công việc cần sử dụng nhiều sẽ có mức khoán cao hơn. Việc sử dụng điện thoại và tiền cước sử dụng điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động hàng tháng của cán bộ lãnh đạo thực hiện theo quy định của Bộ tài chính. Mức khoán cước phí thực hiện theo Quyết định của Giám đốc.

* Trình tự, nội dung kiểm soát - Lập kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị: Căn cứ kế hoạch công tác, kế hoạch

giảng dạy, kế hoạch thí nghiệm, thực hành, thực tập, các đơn vị sử dụng đề xuất nhu

103

cầu, các đơn vị quản lý dựa vào mức khoán chi đã được duyệt, tiến hành khảo sát giá cả, lập kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị gửi về phòng HCQT để trình Ban giám đốc xét duyệt.

Kiểm tra và duyệt kế hoạch cung cấp vật tư, thiết bị: các khoa/Phòng chức năng, Phòng Phòng HCQT, vật tư trang thiết bị, Phòng Tài chính Kế toán kiểm tra kế hoạch mua sắm và trình BGĐ xem xét và phê duyệt.

- Lựa chọn đơn vị cung ứng: Các đơn vị căn cứ vào các tiêu chuẩn sau đây, tiến hành chọn và đề nghị cung ứng:

Nguồn gốc, xuất xứ, năm sản xuất hoặc Chất lượng hàng

Giá cả

Thời gian giao hàng hoặc Hình thức giao hàng

Hình thức và thủ tục thanh toán hoặc Trách nhiệm bảo hành

+ Lập phiếu yêu cầu: Căn cứ kế hoạch cung cấp vật tư, thiết bị đã được Ban giám đốc phê duyệt hoặc nhu cầu đột xuất, kết quả chọn đơn vị cung ứng, các đơn vị tiến hành viết phiếu yêu cầu cung cấp vật tư, thiết bị kèm theo báo giá, bản vẽ hoặc tài liệu liên quan (nếu cần) gửi về Phòng HCQT, vật tư trang thiết bị để kiểm tra và trình BGĐ xét duyệt.

+ Kiểm tra và duyệt yêu cầu mua sắm vật tư, thiết bị: Phòng HCQT, vật tư trang thiết bị, Phòng Tài chính Kế toán kiểm tra yêu cầu mua sắm, báo giá và trình BGĐ xét duyệt.

- Ký kết hợp đồng mua hàng: Căn cứ vào phiếu yêu cầu và báo giá đã được BGĐ phê duyệt, người được đơn vị phân công mua hàng cùng với đơn vị cung ứng lập Hợp đồng kinh tế theo quy định Phòng HCQT, vật tư trang thiết bị, Phòng Tài chính Kế toán kiểm tra hợp đồng, trình BGĐ xem xét ký kết.

- Thực hiện hợp đồng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, người được đơn vị phân công mua hàng hoặc đặt gia công, chế tạo phối hợp với đơn vị cung ứng thực hiện các điều khoản đã ký kết.

- Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng: Kiểm tra số lượng, chất lượng tiến hành giao nhận hàng.

Lập biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng, trình BGĐ ký duyệt. Đối với thiết bị có giá trị lớn hoặc lô hàng cung ứng qua hình thức đấu thầu:

Lập hội đồng nghiệm thu gồm: Đại diện Ban giám đốc, đại diện Phòng HCQT, vật

104

tư trang thiết bị, Phòng Tài chính Kế toán, đại diện đơn vị cung ứng, đại diện đơn vị quản lý và đơn vị sử dụng.

Hội đồng nghiệm thu tiến hành kiểm tra, đánh giá lập biên bản nghiệm thu thanh lý.

+ Nhập kho và xuất kho: Làm thủ tục nhập kho: kế toán vật tư căn cứ biên bản nghiệm thu, hóa đơn

bán hàng viết phiếu nhập kho theo mẫu C11-H (ban hành theo Thông tư số

107/2017/TT-BTC ngày 14/10/2017 của Bộ Tài chính).

Làm thủ tục xuất kho: viết phiếu xuất kho theo mẫu C12-H (ban hành theo

Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 14/10/2017 của Bộ Tài chính)

- Thanh toán hợp đồng

Người mua hàng, Phòng HCQT, vật tư trang thiết bị, Phòng Tài chính Kế

toán kiểm tra hồ sơ thanh quyết toán hợp đồng (báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm

thu thanh lý, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập xuất…) trình BGĐ xem xét ký duyệt

thanh toán.

Phòng kế toán tài chính, người mua hàng, làm thủ tục thanh toán theo quy định

- Nhập sổ theo dõi

Kế toán vật tư: Nhập danh mục theo dõi thiết bị theo mẫu phần mềm quản lý công.

Đơn vị sử dụng: Nhập sổ theo dõi vật tư tại nơi sử dụng; nhập sổ theo dõi công cụ tại nơi sử dụng; nhập sổ theo dõi thiết bị tại nơi sử dụng (ban hành theo mẫu S32-H, Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 14/10/2017 của Bộ Tài chính).

Mục đích xây dựng quy trình cung cấp vật tư, thiết bị và máy móc nhằm Quy định trách nhiệm, hoàn thiện thủ tục luân chuyển chứng từ, đồng thời tránh được sự lãng phí, thất thoát nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị, thông qua việc áp dụng có hiệu lực quy trình, giúp người thanh toán giảm bớt các khâu hướng dẫn, chỉnh sửa. Đảm bảo thực hiện việc thanh toán nhanh chóng, đúng thủ tục và phù hợp với luật định.

105

Xây dựng quy trình cung cấp vật tƣ và mua sắm thiết bị, máy móc tại

Bệnh viện

Trách nhiệm Sơ đồ Biểu mẫu/tài liệu liên quan

Đơn vị quản lý

(khoa/Phòng)

Lập kế hoạch cung

cấp vật tư, thiết bị - Kế hoạch mua sắm, vật

tư,dụng cụ, thiết bị

Phòng HCQT

Phòng TCKT

Kiểm tra kế hoạch

Ban Giám đốc Xem xét Phê duyệt

Đơn vị quản lý

(khoa/Phòng) Chọn đơn vị cung ứng

Phòng TCKT Viết giấy yêu cầu

Ban Giám đốc Kiểm tra

Ban Giám đốc Xem xét Phê duyệt

Người được phân công

mua hàng, đặt hàng Ký kết hợp đồng

Người mua hàng

Phòng HCQT

Hoặc hội đồng nghiệm thu

Thực hiện hợp đồng

Phòng HCQT

Người mua hàng

Đơn vị sử dụng

Nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Phòng TCKT

Người mua hàng Nhập kho xuất kho

TT 107/2017

Đơn vị sử dụng

Phòng HCTH

Lập sổ theo dõi TT 107/2017

106

3.2.5. Giám sát

- Thiết lập bộ phận kiểm soát độc lập nhằm đảm bảo công tác kiểm tra, giám

sát được liên tục, khách quan

- Thực hiện nghiêm túc công tác giám sát định kỳ. Hiện nay, công tác giám

sát định kỳ được thực hiện ở một số hoạt động như hoạt động kiểm tra tài chính nội

bộ, hoạt động kiểm kê tài sản…Tuy nhiên, việc thực hiện còn mang tính hình thức,

thường được báo trước để các bộ phận chuẩn bị nên thường mang tính đối phó hơn

là giám sát. Vì vậy, Bệnh viện cần chấn chỉnh lại công tác này nhằm thực hiện

nghiêm túc việc giám sát định kỳ cũng như giám sát đột xuất. Bệnh viện cần đưa ra

các biện pháp xử lý các bộ phận sai phạm và thực hiện xử lý nghiêm túc.

Ban Giám đốc yêu cầu Trưởng khoa/phòng báo cáo ngay mọi trường hợp

gian lận hoặc nghi ngờ gian lận, các trường hợp vi phạm nội quy, quy định của

Bệnh viện cũng như quy định của pháp luật có khả năng làm giảm uy tín và gây

thiệt hại về uy tín của Bệnh viện

Định kỳ, Bệnh viện cần công khai kết quả thanh tra, giám sát trong phạm

vi nội bộ để toàn thể viên chức, người lao động nắm bắt và ngày càng tự hoàn thiện

bản thân cũng như góp phần vào công cuộc hoàn thiện KSNB.

3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp

Nâng cao nhận thức về KSNB là điều kiện tiền đề để xây dựng và hoàn thiện

KSNB tốt. Tuy nhiên, mức độ hoàn thiện đến đâu, các giải pháp có được thực hiện

hiệu quả hay không là tùy thuộc vào sự nhận thức của lãnh đạo Bệnh viện. Đây

chính là yếu tố quyết định hiệu quả của KSNB. Chính vì vậy, để Bệnh viện phát

triển bền vững, Ban Giám đốc cần có nhận thức toàn diện về vai trò cũng như

phương pháp xây dựng và vận hành KSNB hiệu quả; từ đó, sẽ xây dựng những kế

hoạch ngắn hạn và dài hạn để hoàn thiện KSNB của Bệnh viện.

Các nhà lãnh đạo cần phải:

Sẵn sàng thay đổi và đón nhận cái mới, cái tích cực và mạnh dạn áp dụng

vào Bệnh viện

Mạnh dạn trong vấn đề đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, hệ thống thông tin,

đầu tư cho việc tin học hóa công tác quản lý

Coi nhân tố con người là trung tâm của sự phát triển

107

Bên cạnh đó, tính hữu hiệu của KSNB còn tùy thuộc rất nhiều vào năng lực

và ý thức của người lao động. Do vậy, những người thực thi chính sách, các giải

pháp về KSNB phải nhận thức được vai trò, tác dụng của KSNB đối với công tác

quản lý của đơn vị. Có như vậy, các giải pháp mới thực sự đi vào thực tiễn, được

người thực hiện hưởng ứng và ủng hộ. Từ đó mới phát huy được tác dụng đối với

công tác quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của Bệnh viện.

Ngoài ra, cơ chế tự chủ về tài chính đã giảm thiểu sự quản lý cứng nhắc, chặt

chẽ của các cơ quan quản lý. Song với vai trò quản lý của mình, Nhà nước cần phải

ban hành ra các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn thực hiện cụ thể, kịp thời

nhằm hỗ trợ cho các đơn vị về các thông tin, tạo môi trường cũng như hai sự liên kết

giữa các đơn vị cùng nhau phát triển, giúp các nhà lãnh đạo nâng cao năng lực quản

lý, xây dựng KSNB hữu hiệu để giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động.

108

Tiểu kết chƣơng 3

Trong chương này luận văn đã tập trung làm rõ các vấn đề sau:

- Trình bày rõ định hướng phát triển và quan điểm hoàn thiện KSNB hoạt

động thu chi tại bệnh viện Tuệ Tĩnh.

- Luận văn đã đề xuất một số giải pháp thiết thực nhằm thúc đẩy sự hoàn thiện

của KSNB bao gồm giải pháp hoàn thiện hệ thống môi trường kiểm soát, đánh giá

rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giải pháp cho việc giám sát

tại đơn vị.

Trình bày rõ các điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện KSNB về phía

Nhà nước, cơ quản quản lý và phía Bệnh viện Tuệ Tĩnh nhằm nâng cao tính hữu

hiệu của KSNB hoạt động thu chi từ đó thúc đẩy, nâng cao hiệu quả hoạt động

của đơn vị.

109

KẾT LUẬN

Có thể nói KSNB có ý nghĩa sống còn đối với đơn vị vì nó giúp đơn vị đạt

được các mục tiêu đặt ra, ngăn ngừa, hạn chế tới mức thấp nhất các rủi ro đối với

đơn vị. Với mục đích nghiên cứu, hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại

Bệnh viện Tuệ Tĩnh, luận văn đã đạt được một số kết quả cụ thể sau: Hệ thống hóa

những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB hoạt động thu chi; trình bày thực trạng

KSNB hoạt động thu chi của Bệnh viện Tuệ Tĩnh thông qua các yếu tố cấu thành

KSNB, đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin

truyền thông và giám sát. Từ đó phân tích, đánh giá rút ra được những ưu điểm và

những hạn chế mà Bệnh viện Tuệ Tĩnh cần khắc phục và hoàn thiện đảm bảo đạt

được các mục tiêu của KSNB hoạt động thu chi. Để đảm bảo các nội dung hoàn

thiện là xác đáng và có tính khả thi, luận văn đã chỉ ra những nguyên nhân của

những hạn chế trong việc thiết lập và vận hành KSNB hoạt động thu chi tại đơn vị

làm cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp hoàn thiện. Nhằm định hướng cho các nội

dung hoàn thiện, luận văn đã nêu ra những phương hướng, yêu cầu, và nguyên tắc

cơ bản cần phải tuân thủ khi hoàn thiện KSNB tại đơn vị. Mặc dù những vấn đề

được đưa ra còn mang tính khái quát cao nhưng sẽ góp phần không nhỏ để Bệnh

viện Tuệ Tĩnh có thể hoàn thiện KSNB hoạt động thu chi của mình. Tuy nhiên,

trong quá trình nghiên cứu do nhiều điều kiện hạn chế, luận văn không thể tránh

khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng

góp của thầy cô, đồng nghiệp, các nhà quản lý tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh để luận văn

được hoàn thiện hơn, có giá trị lý luận và thực tiễn cao hơn.

110

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Tài Chính (2017), Chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, Nxb Tài chính,

Hà Nội.

2. Bộ Tài chính (2012) Chuẩn mực kế toán VSA 315, Xácđịnh và đánh giá rủi ro có

sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của

đơn vị.

3. Bộ Tài chính (2001) Chuẩn mực kế toán VSA 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát

nội bộ.

4. Bộ Y tế (2019), Thông tư số 13/2019/TT-BYT ngày 05/07/2019 sửa đổi bổ sung

một số điều của thông tư 39/TT-BYT ngày 30/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế

Quy định thống nhất giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế giữa các

bệnh viện cùng hạng trên toàn quốc và hướng dẫn áp dụng giá, thanh toán chi

phí khám bệnh, chữa bệnh trong một số trường hợp.

5. Bộ Y tế (2019), Thông tư số 14/2019/TT-BYT ngày 05/07/2019 sửa đổi một số

điều của thông tư 37/2018/TT-BYT ngày 30/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy

định mức tối đa giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh không thuộc phạm vi thanh

toán quỹ BHYT trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh của Nhà nước.

6. Bệnh viện Tuệ Tĩnh (2016-2019), Quy chế chi tiêu nội bộ; Báo cáo tài chính

năm;Báo cáo dự toán kinh phí các năm.

7. Chính phủ (2006), Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 quy định về

quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế về tài

chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

8. Chính phủ (2006), Nghị định số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 quy định về

cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với đơn vị sự nghiệp y tế công lập và giá

dịch vụ khám chữa bệnh của các cơ sở khám chữa bệnh công lập.

9. Chính phủ (2010), Quyết định số 2166/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 về việc ban

hành Kế hoạch hành động của Chính phủ về phát triển y dược cổ truyền Việt

Nam đến năm 2020.

10. Chính phủ (2017), Nghị quyết 20/NQ-TW ngày 25/10/2017 hội nghị lần thứ 6

Ban chấp hành TƯ khóa XII về chiến lược ngành y tế đến năm 2030.

11. Chính phủ (2015), Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 quy định về

111

cơ chế tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập.

12. Chuẩn mực Kế toán công Quốc tế (IPSAS) (2005), Chuẩn mực IPSAS số 6 và

IPSAS số 22

13. Nguyễn Thị Hạnh (2016), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện Chợ

Rẫy”, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Trường Đại học Công nghệ TP Hồ Chí Minh.

14. Nguyễn Thị Ngọc Lan (2019), Giáo trình Kế toán Công, ĐH Công Đoàn, Hà Nội.

15. Mila Riyanti and Zaenal Fanani (2017), Hệ thống kiểm soát nội bộ chính thức và

không chính thức tại các bệnh viện ở Indonesia.

16. Quốc hội (2015), Luật kế toán Việt Nam, Luật số 88/2015/QH13.

17. Mai Lương Thúy Quỳnh (2019), “Kiểm soát nội bộ tại bệnh viện Bạch Mai”,

Luận văn thạc sỹ kinh tế, Trường Đại học Công đoàn, Hà Nội.

18. Phạm Thị Trà (2016), “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại Viện Sốt rét –

Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn”, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Trường Đại học

Đà Nẵng.