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GOBERNACION DE CASANARE

NIT. 892099216-6

INFORME DE GESTION SECRETARIA GENERAL VIGENCIA 2013

Carrera 19 N° 6-100, Cód. Postal 850001, Tel. 6357676, Ext. 401,404, Yopal, Casanare www.casanare.gov.co - [email protected]

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INFORME DE GESTION PROYECTOS DE INVERSION

SECRETARIA GENERAL

2013


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PROYECTO: MEJORAMIENTO, ADECUACION Y DOTACION SEDES ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTALES DE CASANARE Este proyecto aporta a la siguiente base programática del Plan de Desarrollo La Que Gana Es La Gente 2012-2015 en lo relacionado con: DIMENSIÓN: INSTITUCIONAL CON MEJOR Y MÁS SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA, PLANEACIÓN E INTEGRACION REGIÓNAL, GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, LA QUE GANA ES LA GENTE 4.3. SECTOR. GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4.3.1. PROGRAMA. GOBERNANDO PARA SERVIRLE A LA GENTE Meta de resultado: Entregar respuesta oportuna y concreta al 100% de los requerimientos de la gente y a los órganos de control. 4.3.1.1 Subprograma: ARREGLANDO LA CASA Objetivo: Direccionar los recursos humanos, tecnológicos, físicos y logísticos del Departamento al servicio de las comunidades, garantizando el cumplimiento efectivo de las competencias legales y los derroteros del Plan de Desarrollo. Meta de Producto: Sedes Administrativas debidamente adecuadas. Avance Físico a la Meta Producto:

LINEA BASE AVANCE % OBSERVACION

7 sedes

Se avanzo un 14%,

Se trabajó en una Sede Adtiva de las siete.

EJECUCION DE RECURSOS, VIGENCIA 2013.

APROPIACION INICIAL

APROPIACION DEFINITIVA

RECURSOS EJECUTADOS

FUENTE

500.000.000

164.842.518

$155.144.937

ICLD

CODIGO SSPI: 2012-0085000-0058 CONTEXTO DE LAS ACCIONES EJECUTADAS DE ENERO A DICIEMBRE DE 2013 ACCIONES REALIZADAS: En la ejecución de este proyecto se desarrollaron Actividades tale como:

1. En la Secretaria de salud Casanare ubicado Yopal en la carrera 21 con

calle 8, se hizo:


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Limpieza para utilizar de una mejor manera estos espacios.

En el parqueadero de la secretaria de salud se encuentra unos escombros por demolición de un antiguo parqueadero.

Zona cubierta usada para almacenar materiales de reciclar, desechos toxicos, droga vencida y vasuras.

Lavado de tanque

El día 12 de febrero del 2012 se inicia con labores de limpieza en viga canales, poda de árboles y planta ornamentales en la plazoleta central y la instalación de una teja en la oficina de archivo.


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Poda de arboles

Limpieza de materas

Limpieza de viga canales

2. Secretaria de Educación

Impermeabilización de la placa del tanque elevado.

Resane y pintura de placa


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4 inodoros

4 lavamanos

3. ARCHIVO GENERAL

En esta dependencia se hicieron reparaciones entre ellas:

Arreglo tubería de agua

Impermeabilización y resane muros internos

Se presento informe diagnóstico de las instalaciones donde funciona el Archivo Central de la Gobernación de Casanare, describiendo su estado actual con imágenes de apoyo para una mejor ilustración:


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1. Antecedentes

El Archivo Central funciona en una antigua edificación con más de 30 años de uso, la cual se adecuo para albergar los funcionarios y mobiliario del Archivo, sin embargo, las condiciones precarias propias de su vetustez, hacen que cada día sea más difícil garantizar unas buenas condiciones de trabajo y la estabilidad y seguridad que requiere la documentación que allí se almacena.

2. Desnivel interno con respecto a la vía:

La calle 14 que pasa por el frente de la sede de Archivo Central fue pavimentada hace pocos meses, quedando su nivel definitivo, treinta y cinco (35) centímetros más alto que el nivel interno de las instalaciones lo que facilita las condiciones para una posible inundación, como ya se ha presentado en otras oportunidades. Adicionalmente, al momento de la construcción de la vía, no se pudieron conectar las salidas de aguas negras al nuevo alcantarillado, por la carencia de planos hidro sanitarios que permitieran señalar la ubicación exacta del pozo séptico donde se vierten actualmente las aguas de los baños y la cafetería.

3. Incumplimiento de las normas mínimas de sismo resistencia:

En la época en que se construyó la edificación y teniendo en cuenta su uso inicial (bodega para el secado de arroz), no se requería el cumplimiento de ninguna norma estructural, lo que es fácil evidenciar en su columnas en ladrillo sin acero de refuerzo, las cerchas principales de la cubierta sin ningún tipo de anclaje que garantice la estabilidad de la edificación al momento de un eventual sismo en la región.


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4. Humedad por el mal manejo de las aguas lluvias:

Para el manejo de las aguas lluvias, la edificación dispone de una viga canal de 36 metros lineales, la cual solo cuenta con una bajante doble en uno de sus extremos, lo que satura su funcionamiento, provocando el desborde la misma que ocasiona el desprendimiento de la pintura, las fisuras en el pañete, filtraciones, hongos y el olor constante a humedad en toda la sede.

5. Filtraciones por instalación de cubierta sin el cumplimiento de sus especificaciones

técnicas:

La cubierta existente es en teja Eternit de fibrocemento No 8 que fue instalada recientemente utilizando las mismas correas metálicas de la cubierta anterior, cuya distancia entre apoyos era de 2.30 ML, incumpliendo las especificaciones de apoyo máximo para la teja No 8 que es de 1.15 ML, lo que ocasiona el pandeo de la teja y la filtración permanente de agua cuando llueve.


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6. Instalaciones eléctricas, estado y disposición de las luminarias:

Las instalaciones eléctricas en general son obsoletas y se encuentran en mal estado, las luminarias son fluorescentes para empotrar en placa o cielo raso y en este caso cuelgan de alambres al igual que su tubería y cableado, facilitando las condiciones para un corto circuito. Los funcionarios deben desplazarse con linternas a través de los archivadores para poder cumplir su función.

7. Extractores fuera de funcionamiento instalados en muro de lindero:

Las altas temperaturas de la ciudad y la ausencia de un cielo raso, crean un microclima insoportable al interior de la sede, para lo que fueron instalados extractores que ya no funcionan y que se encuentran mal ubicados sobre el muro lateral de lindero. Se descartó la posible instalación de un cielo raso, ya que adicionaría más peso a la estructura de la cubierta, ocasionando mayor pandeo de la misma y por consiguiente mayores filtraciones y goteras durante el invierno.

8. Estado de los equipos de Aire Acondicionado: La sede cuenta con dos equipos de Aires Acondicionados de 60000 btu instalados en las áreas de más afluencia de personal, sin embargo la ausencia de cielo raso hace imposible el buen funcionamiento de estos porque el volumen del espacio a enfriar, supera las condiciones normales en que deben trabajar los equipos. Es necesario revisarles sus conexiones eléctricas, desagües y programarles mantenimiento para garantizar sus óptimas condiciones de enfriamiento.


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9. Instalaciones Hidráulicas, bajantes de aguas lluvias y fachada: Las instalaciones hidráulicas al igual que los demás sistemas, no sirve y fue necesario instalar tuberías superpuestas sobre los muros para suplir el servicio. Las únicas dos bajantes de cubierta no tienen conexión hacia la calle e inundan el acceso a la Sede, que tampoco cuenta con una adecuada zona de parqueaderos donde los trabajadores y usuarios puedan dejar sus vehículos o motocicletas.

10. Impermeabilización de muros de lindero, voladizo de cubierta y canal en latón:

Toda la mampostería de los muros se encuentra con parches, rellenos y dilataciones como se puede apreciar en la imagen, no hay sellado de muros contra cubierta, condición favorable para filtraciones y entrada de roedores y animales que ponen en riesgo el estado de los documentos. Sobre uno de los muros laterales de lindero, el voladizo avanza un metro aproximadamente y por no tener canal en un largo trayecto, vierte sus aguas sobre el lote vecino. La falta de impermeabilización y vetustez de la mampostería permite las filtraciones en la parte baja de los muros.


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De otro lado, se han realizado mantenimientos de pintura realizados en el ducto de escalera privada del edificio Emiro Sossa de la Gobernación de Casanare. El mantenimiento consta de pintura en vinilo sobre muros, resane e impermeabilización bajo ventanas, pintura en vinilo bajo placa y pintura sobre pasamanos de escalera. Registro Fotográfico Mantenimientos 2013 Estas imágenes corresponden a los mantenimientos de pintura realizados en uno de los salones del archivo central de la Gobernación de Casanare, consta de resane e impermeabilización de los muros afectados y pintura en vinilo sobre muros

.


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Las actividades realizadas en cumplimiento a la meta física para la vigencia 2013 tenemos el ejercicio precontractual dando como resultado la adjudicación de tres contratos, los cuales al terminar la vigencia estaban en ejecución, así:

No. CONTRATO

OBJETO

VALOR

CA-114-13

DOTACION Y MEJORAMIENTO DE MUEBLES DE OFICINA PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA GOBERNACION DE CASANARE.

$53.998.799.oo

CTO-0097-13

MEJORAMIENTO, ADECUACION Y OPTIMIZACION DE LAS SEDES ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTALES DE CASANARE.

$58.146.138.oo

CTO-106-13

SUMINISTRO DE ACCESORIOS QUE CONFORMAN EL EQUIPO DE CONTRAINCENDIO,PRIMEROS AUXILIOS Y SEGURIDAD INDUSTRIAL,UBICADOS EN LAS SEDES ADMINISTRATIVAS DE LA GOBERNACION DE CASANARE.

$43.000.000.oo

PROYECTO: RECUPERACION DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL COMO GARANTIA DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FUENTE PARA LA IDENTIDAD CULTURAL Este proyecto aporta a la siguiente base programática del Plan de Desarrollo La Que Gana Es La Gente 2012-2015 en lo relacionado con: DIMENSIÓN: INSTITUCIONAL CON MEJOR Y MÁS SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA, PLANEACIÓN E INTEGRACION REGIÓNAL, GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, LA QUE GANA ES LA GENTE 4.3. SECTOR. GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4.3.1. PROGRAMA. GOBERNANDO PARA SERVIRLE A LA GENTE Meta de resultado: Entregar respuesta oportuna y concreta al 100% de los requerimientos de la gente y a los órganos de control. 4.3.1.1 Subprograma: ARREGLANDO LA CASA Objetivo: Direccionar los recursos humanos, tecnológicos, físicos y logísticos del Departamento al servicio de las comunidades, garantizando el cumplimiento efectivo de las competencias legales y los derroteros del Plan de Desarrollo. Meta de Producto: Archivo central 1991-2012 sistematizado, siguiendo los parámetros exigidos por el Archivo General de la Nación y Archivo de gestión sistematizado, siguiendo los parámetros exigidos por el Archivo General de la Nación. Avance Físico a las metas producto


25%. No. Archivo central

organizado y sistematizado

15%

Se adelantaron acciones en la organización del fondo acumulado y la signaturizacion


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15%. No. Archivo de gestión

sistematizados.

8%

Se adelantaron acciones en cuanto a capacitación y tramites de documentos.

EJECUCION DE RECURSOS, VIGENCIA 2013.

FUENTE APROPIACION INICIAL APROPIACION DEFINITIVA

RECURSOS EJECUTADOS

ICLD

700.000.000

0

0

CODIGO SSPI: 2012-0085000-0028 CONTEXTO DE LAS ACCIONES EJECUTADAS DE ENERO A DICIEMBRE DE 2013 CAPACITACION. Se capacito en Organización de Archivos y Gestión Documental a 544 funcionarios de la Gobernación de Casanare, de diferentes instituciones como ENERCA, SENA, Colegio ITEY, y del Instituto de Desarrollo Urbano de Yopal IDURY, algunos municipios, como Villanueva, Chameza RECEPCION, DISTRUBUCION, TRAMITE DE DOCUMENTOS. Dichos procedimientos se desarrollan en la oficina de Correspondencia, donde se tramitan todas las comunicaciones oficiales que recibe y produce la Gobernación de Casanare, se elaboraron los procedimientos, los cuales fueron adoptados por el sistema MECE-CALIDAD, debidamente documentados, implementados y desarrollados por la oficina de Archivo y Correspondencia. En cumplimiento de la función de recepción, radicación, registro y distribución de comunicaciones oficiales, para el periodo del 1º de enero al 31 de diciembre de 2013, se tramitaron:

- INTERNA: 16.999 documentos para trámite hacia diferentes destinos.

- EXTERNA: 22.378 documentos para trámite en las diferentes dependencias de la Administración.

La recepción, radicación, registro y distribución de las comunicaciones oficiales, se realiza de forma manual. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. La labor se ha desarrollado apoyando y dirigiendo las actividades archivísticas, en diferentes oficinas productoras, Dirección Administrativa Sec. Educación, Secretaria de Agricultura, Oficina


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Gestora Social, Oficina de Talento Humano, Asuntos Municipales, Secretaria de Gobierno, Oficina de Vivienda. ORGANIZACIÓN DEL FONDOS ACUMULADOS EN EL ARCHIVO CENTRAL. Organización. Se realizo clasificación y organización de expedientes contractuales de diferentes años: Contratos año 1995 – 46, Contratos año 1997 – 225, Contratos año 1998 – 32, Contratos año 1999 – 54, Contratos año 2000 – 7, Convenios año 2000 – 2, Contratos año 2004 – 6, Convenios año 2004 – 1, Contratos año 2005 – 190, Convenios año 2005 - 78 Para un total de 541 expedientes. Signaturización. Se realizó la identificación de la documentación en el Archivo Central de la Línea 105, entrepaño 1, caja 15.643 a la línea 140 entrepaño 3 caja 20.354. 4711 cajas signaturizadas. Inventario documental. Se realizaron 19.773 registro de inventario documental de la línea 99, entrepaño 1, caja 14.946, a la línea 106 entrepaño 15, caja 16.042, 1096 cajas, registradas en la base de datos CD//ISIS de Inventario Documental. CONSULTA DE DOCUMENTOS. Para el periodo de 1 de enero a 31 de diciembre de 2013, en el Archivo Central se prestaron servicios archivísticos, recibiendo solicitudes de consulta de 1.769 documentos entre contratos, convenios, Órdenes de Servicio, Órdenes de Pago, Decretos, Resoluciones, entre otros. Y se dio trámite para préstamo de 284 expedientes de contratos, convenios y Órdenes de Pago. Dichos servicios fueron atendidos para las oficinas de la Gobernación, particulares, y entes de control, como Fiscalía, Contraloría y Procuraduría. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. Se realizo 5 transferencias documentales Contratos SGD años 2003 a 2005 Dirección Administrativa Sec. Educación. Proyectos 2008, Banco de Proyectos. Oficina Registro matriculas año 2003 a 2006 Dirección Administrativa Sec. Educación. Oficina de Programación de obras. Oficina de Control Interno de Gestión años 2009 y 2010. PROGAMA DE GESTION DOCUMENTAL. Se presentó el Programa de Gestión documental a la Secretaria General, para su revisión, siendo aprobado en Comité de Archivo y revisado por el Sistema MECI-CALIDAD.


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Se emitió el Decreto No 1193 “por medio del cual se modifica el Decreto No. 0032 de 2003 y se deroga el decreto 0137 de 2006 de la Gobernación de Casanare” sobre la conformación del Consejo Departamental de Archivos, y la Resolución No. 0417 de 2013“. Por medio de la cual se crea el Comité Interno de Archivo y se deroga la Resolución No. 1785 de 1996”, Se dio asistencia técnica a la Dirección Administrativa y Despacho de la Secretaria de Educación, a la Secretaria de Agricultura, a la Oficina de Defensa Judicial, Oficina de Gestora Social, Asuntos Municipales, en la organización de archivos de gestión, transferencias documentales y Tabla de Retención Documental. Se asesoró y se dio asistencia técnica al Municipio de Villanueva, en la revisión de Hallazgos sobre el Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación. De igual manera al Municipio de Chameza. Se realizo visita técnica y se emitió concepto sobre la situación del archivo y recomendaciones a la Asamblea Departamental. Se Capacito y asesoro al INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO DE YOPAL IDURY, en el Programa de Gestión Documental. PROYECTO: ACTUALIZACION Y MODERNIZACION DEL SISTEMA DE GESTION ADMINISTRATIVA DE LA GOBERNACION DE CASANARE Este proyecto aporta a la siguiente base programática del Plan de Desarrollo La Que Gana Es La Gente 2012-2015 en lo relacionado con: DIMENSIÓN: INSTITUCIONAL CON MEJOR Y MÁS SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA, PLANEACIÓN E INTEGRACION REGIÓNAL, GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, LA QUE GANA ES LA GENTE 4.3. SECTOR. GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4.3.1. PROGRAMA. GOBERNANDO PARA SERVIRLE A LA GENTE Meta de resultado: Entregar respuesta oportuna y concreta al 100% de los requerimientos de la gente y a los órganos de control. 4.3.1.1 Subprograma: ARREGLANDO LA CASA Objetivo: Direccionar los recursos humanos, tecnológicos, físicos y logísticos del Departamento al servicio de las comunidades, garantizando el cumplimiento efectivo de las competencias legales y los derroteros del Plan de Desarrollo.


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Meta de Producto: 100% del sistema de gestión integrado MECI-CALIDAD Implementado y mantenimiento Avance Físico a la Meta Producto: Tomando en consideración que se tiene como línea base el 50% y considerando las actividades realizadas de enero a Diciembre de 2013, se ha avanzado un 10%. Siendo las actividades desarrollas en términos generales las siguientes: Avance Físico a la Meta Producto:


50% implementado MECI-

CALIDAD

30%

El grupo de profesionales actualizaron los diferentes formatos que la Gobernación maneja.

EJECUCION DE RECURSOS VIGENCIA 2013.


RECURSOS EJECUTADOS

ICLD

450.000.000

124.532.666

124.532.666

CODIGO SSPI: 2012-0085000-0057 CONTEXTO DE LAS ACCIONES EJECUTADAS DE ENERO A DICIEMBRE DE 2013

Se realizó la contratación del siguiente grupo de profesionales para realizar la actualización y ajuste al Sistema Integrado MECI-Calidad:

NOMBRE PROCESO / PROCEDIMIENTOS

SILVIA ELENA TABORDA MORENO

Subprocesos de :Gestión Contable, Gestión de Rentas y Gestión de Tesorería

SANDRA MILENA PATIÑO BAQUERO

Gestión Documental, Gestión del Desarrollo social, ,Gestión de la inversión, Gestión de Trámites

JOHN NEPHER TELLEZ MONTAÑA

Administración y Gestión del Cambio Tecnológico, Gestión de Servicios Informáticos, Respaldos de información y Manual de operaciones técnicas, Políticas de seguridad informática

MAURICIO BLANCO ANGARITA

Procedimientos de Interventoría y Supervisión, Manual de Contratación

YOVYS FREDY MARIÑO NEME

Gestión de la Infraestructura Física Pública, Control Disciplinario Interno y Fortalecimiento a la Acción Municipal y Departamental

JHON FERNANDO RUIZ Satisfacción del Cliente y Gestión del Desarrollo Económico y Ambiental

HELMER JOEL REY MARTINEZ

Gestión Financiera, Adquisición de Bienes y Servicios, Gestión de la cobertura y la Calidad Educativa y Soporte Jurídico

CLAUDIA MARCELA ALVARADO VEGA

Administración de Recursos Físicos y Control de Gestión


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NOMBRE PROCESO / PROCEDIMIENTOS

ANDREA CAROLINA MONTAÑA MARIÑO

Direccionamiento, Administración del Talento Humano ,Gestión de Sistemas, Gestión de la Salud y del Sistema General de la Seguridad social en Salud

VIRGINIA BRIYITH CALDERON LANDINEZ

documentos de Código de Buen Gobierno, Normograma, Tablas de Retención Documental, Manual de Gestión Documental y Componente de Comunicación Pública

CAMILO ENRIQUE FONSECA BARRERA

Subprocesos de gestión de laboratorio de salud pública, promoción social en salud y prestación de servicios de salud

MARIA ARMIRA SALAMANCA CUENZA

Gestión de vivienda y procedimiento selección, evaluación y reevaluación de proveedores

Se coordinó la formulación del PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCION AL CIUDADANO 2013.

Se ha venido coordinando El ajuste de mejora continua a la parte institucional: Misión, Visión: MISIÓN: La Gobernación de Casanare es una entidad pública que administra, planifica e impulsa el desarrollo sostenible, económico, social y ambiental de su territorio; a través de la planeación estratégica participativa, con óptima prestación de servicios para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes. VISION: En el año 2021 la Gobernación de Casanare será una entidad competitiva, basada en un modelo de gobierno transparente, líder en la gestión de proyectos de inversión y servicios de excelencia, con talento humano fortalecido en valores, recursos físicos, tecnológicos y financieros bien administrados, que garanticen el desarrollo, crecimiento y sostenibilidad del territorio.

Se está creando el Logo Institucional del Departamento.

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Se ha realizado depuración de la información existente que sirve de registro documental en los diecinueve (19) procesos de la Gobernación de Casanare, respecto a los requisitos de la norma NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005.

Análisis de la información recopilada de los procesos y procedimientos y actualización de los requeridos, tendientes al mejoramiento continúo de la Gestión Administrativa debidamente documentados y realizar acciones pertinentes para el Sistema de Gestión Integrado MECI-CALIDAD de la Gobernación de Casanare.

Se identificó la ausencia y/o deficiencia de la información para dinamizar las políticas de operación de los procesos correspondientes al objeto Contractual con los procedimientos derivados de cada uno.

Se ha realizado la identificación y manejo de riesgos utilizando el contexto estratégico, administración de riesgos de acuerdo a: causas, efectos, probabilidad, impacto, vulnerabilidad e implementar controles a todos los Procesos del Sistema de Gestión Integrado MECI, definiendo acciones, para la actualización de los mapas de riesgos para cada proceso.

Asistencia técnica para la actualización de los diferentes elementos que componen MECI, como matrices, formatos y otros que se requieran de los procedimientos de acuerdo a la norma de organización de Gestión documental para generar el Listado Maestro de Registros y Listado Maestro de Documentos.

Socialización con la alta dirección, grupo Meci-Calidad y demás servidores de la entidad sobre la operatividad y funcionamiento de los procesos y procedimientos de acuerdo a la Norma de Gestión de la Gobernación de Casanare, a través de la Semana de la Calidad realizada del 17 al 20 de Diciembre de 2013.

Se genera un borrador del Manual de Contratación como producto del contrato de Mauricio Blanco Angarita, quien liquida de mutuo acuerdo el día 7 de noviembre de 2013.

Se realiza modificación a la presentación y codificación de todos los formatos utilizados por la Administración Documental: Gestión Documental, Contratación, Interventoría, entre otros.


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PROYECTO: IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE PROCESOS DE CAPACITACION PARA FORTALECER LA INSTITUCIONALIDAD DEPARTAMENTAL Este proyecto aporta a la siguiente base programática del Plan de Desarrollo La Que Gana Es La Gente 2012-2015 en lo relacionado con: DIMENSIÓN: INSTITUCIONAL CON MEJOR Y MÁS SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA, PLANEACIÓN E INTEGRACION REGIÓNAL, GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, LA QUE GANA ES LA GENTE 4.3. SECTOR. GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4.3.1. PROGRAMA. GOBERNANDO PARA SERVIRLE A LA GENTE Meta de resultado: Entregar respuesta oportuna y concreta al 100% de los requerimientos de la gente y a los órganos de control. 4.3.1.2. Subprograma: Un Talento Humano Motivado y Servicial Objetivo: Disponer de un talento humano comprometido con la gestión Departamental y la atención a la comunidad. Meta de Producto: Planta de personal motivada y con disposición de servicio a la Gente y Planes Institucionales implementados y evaluados anualmente Avance Físico a la Meta Producto:


4 planes

10%

Se adelantaron capacitaciones, actividades y acciones que tienen que ver

con el bienestar de los funcionarios.

EJECUCION DE RECURSOS VIGENCIA 2013


RECURSOS EJECUTADOS

ICLD

250.000.000

0

0

CODIGO SSPII es 2012-0085000-0037 CONTEXTO DE LAS ACCIONES EJECUTADAS DE ENERO A DICIEMBRE DE 2013. Teniendo en cuenta el Plan Anual de Capacitación vale la pena destacar las siguientes:


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Actualización del proyecto IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTAL.

Se realizo inscripción de funcionarios a eventos de capacitación: TALLER "PROCESOS DE LIDERAZGO, CUMBRE ACADEMICA NACIONAL SOBRE FORMULACION Y PRESENTACION DE PROYECTOS PARA SER PRESENTADOS A LOS OCAD CON RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS, SEMINARIO TALLER DE CONTROL INTERNO y SEMINARIO ACTUALIZACION TRIBUTARIA 2013. ( 17 funcionarios)

En desarrollo del contrato 2190 del 2012 se realizaron eventos de capacitación a los funcionarios de la gobernación en los temas: “PLAN ESTRATÉGICO DE SALUD MENTAL HACIA LA EXCELENCIA”, “HABILIDADES EN EQUIPO DE TRABAJO Y SENTIDO DE PERTENENCIA”, “PROCESOS DE INTERIORIZACIÓN”, “MOTIVACIÓN E INTELIGENCIA EMOCIONAL”, “PROYECTO DE VIDA, PLANES DE NEGOCIOS Y EMPRENDERISMO”, “MEDICIÓN CLIMA LABORAL”, y “ORATORIA, HABILIDADES COMUNICATIVAS Y MANEJO DE ESCENARIOS”

Se realizo la actualización del plan institucional de capacitación de la Gobernación de Casanare.

Se realizo la actualización del plan de bienestar social.

Actualización de los formatos de bienes y rentas de los funcionarios de la Gobernación de Casanare.

Se realizaron reuniones con la comisión de personal donde se trataron temas

de vital importancia para el desarrollo del talento humano de la gobernación.

Se realizo la socialización del diagnostico de clima laboral de los funcionarios

de la Gobernación.

Se realizo capacitación en autocuidado y cómo prevenir accidentes de trabajo

– 123 personas – taller e obras

Se realizo capacitación en formación en prevención de riesgos por actividad -

17 personas – técnicos de salud.

Se reportaron los accidentes de trabajo y se les hizo la respectiva investigación

para que la arl positiva retribuya a la gobernación los días de incapacidad de

los funcionarios accidentados.

Se elaboró el documento actualizado del sistema de gestión de la seguridad y

salud en el trabajo.


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Se elaboró el procedimiento del sistema de gestión de la seguridad y salud en

el trabajo.

Se elaboró el programa de reducción, reutilización y reciclaje.

Evidencias de algunas capacitaciones

Técnica en asistencia administrativa

SEMINARIO- TALLER SOBRE “PLAN ESTRATÉGICO DE SALUD MENTAL HACIA LA EXCELENCIA”


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SEMINARIO EN “ACUERDO DE GESTIÓN. ACTO LEGISLATIVO, DECRETO 1894 DE 2012 PROVISIONALES Y BANCO NACIONAL DE LISTAS DE ELEGIBLES” Otras actividades fueron: Capacitación.

Inscripción de 72 funcionarios de la Gobernación de Casanare, para asistir a la conferencia sexualidad y calidad de vida.

Capacitación SIGEP dirigida a veinte (20) funcionarios.

Seminario de Contratación Estatal Modificaciones y Novedades ley 1510 de 2013 dirigido a cien (100) servidores públicos de la Gobernación de Casanare.

Bienestar Social.

Realización de actividades lúdicas y recreativas, dirigido a doce (12) empleados públicos y cuarenta y un (41) funcionarios adscritos al sindicato de trabajadores de la gobernación de Casanare y su núcleo familiar.

Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

Elaboración el documento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo en el marco de la ley 1562 de 2012 y demás normas que reglamenta la organización y funcionamiento de la salud ocupacional el cual fue corregido y aprobado por el COPASO.

Formulación del procedimiento del SG-SST, teniendo en cuenta la descripción de cada una de las actividades que la Gobernación de Casanare debe desarrollar para cumplir con los objetivos de seguridad y salud en el trabajo. Dicho procedimiento aprobado por el COPASO.

Promoción del funcionamiento del COPASO “Comité Paritario de Salud Ocupacional”, teniendo en cuenta el cumplimiento de las actividades y responsabilidades como lo exige la normatividad (resolución 2013 de 1986). Igualmente se organizó el COPASO en comisiones de trabajo para que los miembros del comité desempeñen sus funciones con responsabilidad de acuerdo a la comisión a la cual pertenecen. Estas comisiones trabajo se establecieron de la siguiente forma: comisión de investigación de accidentes de trabajo, comisión de EPP, comisión de inspecciones y comisión de capacitación. Hasta el mes de septiembre se han llevado a cabo 9 reuniones de 12 que se tienen planeadas para el año 2013.


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Visita con COPASO de las sedes administrativas y se inspeccionaron todas sus áreas con el fin de levantar el diagnóstico sobre las condiciones de trabajo de cada una de ellas. Al respecto se elaboró el informe técnico solicitando gestión de la alta administración para mejorar los ambientes laborales y las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.

Se diseñó, aplicó e interpretó electrónicamente la encuesta de morbilidad sentida, con el fin de conocer las condiciones de salud y/o aspectos de trabajo que representan un riesgo para la salud de los funcionarios de la administración central encontrando que de 256 personas que diligenciaron la encuesta 174 tienen problemas visuales, 118 tienen sobrepeso, 165 presentan dolor o molestia en los ojos y 157 dolor en espalda. De igual forma se identificó que la ventilación y los equipos (sillas, escritorios, y algunos computadores) que los funcionarios que utilizan para el desarrollo de sus actividades son inadecuados.

Elaboración de la matriz de peligros laborales por puesto de trabajo apoyados en la GTC 45 de 2012, la cual fue revisada y aprobada por el COPASO.

Conformación mediante la Resolución No. 268 del 21 de mayo de 2013, la brigada de emergencias con 60 funcionarios.

Elaboración del plan de emergencias de la Gobernación de Casanare teniendo en cuenta la articulación de todas las sedes administrativas

En cuanto a Contratación estatal se ha realizado un diplomado gestión hecha ante la ESAP donde la Gobernación se encarga de la logística para tal fin.

En la Implementación de la nueva versión de la MGA, se gestiono ante el Banco de Programas y Proyectos todo ello para dar cumplimiento a las exigencias por parte de Planeación Nacional.

Finalmente para la inducción y re-inducción de personal se dio para el grupo de profesionales que tenían a cargo la actualización y ajuste de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado MECI-CALIDAD en la entidad.

Vale la pena destacar gestión interna con las dependencias que manejan estos temas, por tal razón no se requirió recursos del Proyecto


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PROYECTO: IMPLEMENTACION DE EJERCICIOS DE EVALUACION A LA GESTION DEL DEPARTAMENTO DE CASANARE, COMO PRÁCTICA DE BUEN GOBIERNO Este proyecto aporta a la siguiente base programática del Plan de Desarrollo La Que Gana Es La Gente 2012-2015 en lo relacionado con: DIMENSIÓN: INSTITUCIONAL CON MEJOR Y MÁS SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA, PLANEACIÓN E INTEGRACION REGIÓNAL, GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, LA QUE GANA ES LA GENTE 4.3. SECTOR. GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4.3.1. PROGRAMA. GOBERNANDO PARA SERVIRLE A LA GENTE Meta de resultado: Entregar respuesta oportuna y concreta al 100% de los requerimientos de la gente y a los órganos de control. 4.3.1.1 Subprograma: Evaluando Resultados y Rindiendo Cuentas a la Gente. Objetivo: Evaluar internamente las tareas de gobierno y facilitar escenarios de participación de la Gente como principales insumos para retroalimentar la Gestión Departamental. Meta de Producto: 24 Auditorias a la Gestión Institucional, desempeño institucional de las entidades descentralizadas y 90% de Planes de mejoramiento implementados y evaluados. Avance Físico a las Metas Producto:


ND 0% No se realizo avance alguno

88,37 100% Según auditoría realizada

5 80% Se realizaron algunas auditorias.

65 100% Se realizaron evaluaciones Trimestrales

EJECUCION DE RECURSOS VIGENCIA 2013


RECURSOS EJECUTADOS

ICLD

350.000.000

0

0

CODIGO SSPII es 2012-085000-0104 CONTEXTO DE LAS ACCIONES EJECUTADAS DE ENERO A DICIEMBRE DE 2013 Vale la pena destacar que las auditorias y actividades que se realizaron en el primer trimestre de la vigencia 2013 en esta dependencia se han realizado con


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recursos de funcionamiento; se tenía proyectado que las actividades del proyecto se empezarían a ejecutarse en el segundo trimestre por esta razón esperamos que se cumpla.

1. PLANES DE MEJORAMIENTO EVALUADOS.

LOGRO DE LA META DE PRODUCTO: 100% DE LOS PLANES EVALUADOS Dando cumplimiento a la metas del Plan de Desarrollo La que Gana es la Gente y a la Directiva Presidencial 08 de 2003, se presentaron las siguientes evaluaciones trimestrales a la Contraloría General de la Republica: con fecha 30 de enero, 30 de abril, 30 de julio y 30 de octubre de 2013, donde se realiza la evaluación general sobre los planes de mejoramientos institucionales vigentes y su avance, dicha evidencia reposa en la carpeta de seguimientos a los planes de mejoramientos. Dando cumplimiento a la Resolución orgánica N° 5872 de 2007, Resolución orgánica N° 6289 de 2011, Resolución orgánica N° 6445 de 2012 se presentó el informe de avance y cumplimiento de planes de mejoramiento institucionales en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes "SIRECI" a la Contraloría General de la Republica. Teniendo en cuenta la Resolución N° 385 de 2011 se presentaron los informes trimestrales a la Contraloría Departamental: con fecha 25 de enero, 25 de abril, 25 de julio y 25 de octubre de 2013, sobre el avance y ejecución de los planes de mejoramiento. Una vez efectuada la revisión y seguimiento a los nueve (9) planes de mejoramiento institucionales suscritos con los entes de control fiscal con sus respectivos porcentajes de avance, relaciono a continuación su estado actual (30 de octubre de 2013):


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TOTAL

HALLAZGOS

PORCENTAJE

DE AVANCE

10 90%

93 33%

22 86%

6 90%

4 100%

9 88%

2 100%

5 100%

73 43%

6 48%

3 30%

6 30%

239 61%

TOTAL

HALLAZGOS

PORCENTAJE

DE AVANCE

19 90%

13 82%

32 86%

TOTAL

HALLAZGOS

PORCENTAJE

DE AVANCE

8 98%

1 100%

9 99%

TOTAL

HALLAZGOS

PORCENTAJE

DE AVANCE

19 78%

51 59%

1 54%

11 66%

11 75%

88 1%

Auditoría Fondo de Crèditos Educativos Icetex-Gobernación

Auditoría Especial a la contratación suscrita con recursos recaudados por concepto de

Estampilla Pro-Bienestar Adulto Mayor vigencia 2008 - 2011

Auditoría Especial a los Estados Financieros del Departamento de Casanare vigencia 2011

Auditoria Modalidad Regular a la Gobernación de Casanare vigencia 2010 - 2011

SECRETARIA GENERAL

AVANCE GENERAL:

1. 2. CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE CASANARE

DEPENDENCIA / VIGENCIA

Auditoría especial los Balances (Estados Financieros) Vigencia 2010

Auditoría Especial a la contratación suscrita con recursos recaudados por concepto de

Estampilla Procultura vigencia 2010 - 2011

SECRETARIA DE EDUCACION

SECRETARIA DE SALUD 2009

AVANCE GENERAL

1.1.3. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS LÍMITES DE GASTO LEY 617, AL PROGRAMA DE

SANEAMIENTO FISCAL Y FINANCIERO 2008-2009

DEPENDENCIA/VIGENCIA

SECRETARIA DE HACIENDA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION

SECRETARIA PRIVADA

SECRETARIA DE SALUD

AVANCE GENERAL

1.1.2. SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES VIGENCIA 2009 , LEY 21 Y SGP -PRESENTACION DEL SERVICIO

PUBLICO DE LA EDUCACION OFICIAL - PROCESO DE COBERTURA Y APLIACION DE COBERTURA EN SUS NIVELES

DE PREESCOLAR BASICO Y MEDIO AREA URBANA Y RURAL DEL DEPARTAMENTO DE CASANARE VIGENCIAL

FISCAL 2011.

DEPENDENCIA/VIGENCIA

SECRETARIA GENERAL

SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO

SECRETARIA DE HACIENDA

OFICINA ASESORA JURIDICA

OFICINA ASESORA ACCION SOCIAL

SECRETARIA DE OBRAS PUBLICAS Y TRANSPORTE

1.1 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

1.1.1 PLAN DE MEJORAMIENTO UNIFICADO VIGENCIAS 2000-2011 REGALIAS PETROLERAS

DEPENDENCIA

SECRETARIA DE AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE

GRUPO GESTOR DE LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS DE VIVIENDA

SERETARIA DE EDUCACION

INFORMACION GENERAL SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO VIGENTES Y SU AVANCE.

1. PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONALES


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2. AUDITORIAS A LA GESTION INSTITUCIONAL.

AUDITORIAS 2013.

LOGRO META PLAN DE DESARROLLO: CUATRO (4) AUDITORIAS

Auditoria al fondo Gobernación ICETEX. El objetivo del mismo es Determinar la administración, organización, manejo y recaudación de los recursos del Fondo Gobernación Icetex. Cumplimiento 100%.

Auditoria al procedimiento generación y pago de nómina. El objetivo del mismo es verificar la exactitud entre la liquidación, generación y pago de la nómina 2012 y parte de 2013, así como la existencia de acto administrativo que soporte los pagos diferentes al salario mensual. Cumplimiento 100%.

Auditoria de seguimiento al recaudo de los impuestos de registro y anotación y al impuesto al consumo 2013 licores y cerveza.

El objeto del mismo es verificar la exactitud de las liquidaciones, comportamiento del recaudo y las actividades de control adelantadas para presionar a los contribuyentes. Cumplimiento 100%.

Auditoria al sistema de Gestión integrado MECI-CALIDAD de la Gobernación de Casanare.

El objetivo de dicho seguimiento consiste en establecer el grado de Implementación y Mantenimiento del Sistema de Gestión Integrado MECI-Calidad en la Gobernación de Casanare, para lo cual se procederá a auditar los 19 procesos.

Cumplimiento 100%. RESUMEN EJECUCION META FISICA.

META AÑO 2013

NOMBRE DE LA META META 2012

EJECUT 2012 % avance

24 Auditorías a la Gestión Institucional. 5 4 80% Planes de mejoramiento implementados y evaluados. 9 9 100%


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EJECUCION META FINANCIERA.

PRESUPUESTO 2012

APROPIADO: $ 0

EJECUTADO: $ 0

PROYECTO: IMPLEMENTACION DE EJERCICIOS DE BUEN GOBIERNO PARA EMPODERAR LA GESTION DEL DEPARTAMENTO EN LA COMUNIDAD. Este proyecto aporta a la siguiente base programática del Plan de Desarrollo La Que Gana Es La Gente 2012-2015 en lo relacionado con: DIMENSIÓN: INSTITUCIONAL CON MEJOR Y MÁS SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA, PLANEACIÓN E INTEGRACION REGIÓNAL, GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, LA QUE GANA ES LA GENTE 4.3. SECTOR. GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4.3.1. PROGRAMA. GOBERNANDO PARA SERVIRLE A LA GENTE Meta de resultado: Entregar respuesta oportuna y concreta al 100% de los requerimientos de la gente y a los órganos de control. 4.3.1.3 Subprograma: Evaluando Resultados y Rindiendo Cuentas a la Gente. Objetivo: Evaluar internamente las tareas de gobierno y facilitar escenarios de participación de la Gente como principales insumos para retroalimentar la Gestión Departamental. Meta de Producto: 2 Ejercicios de rendición de cuentas realizados con la comunidad y Plan de difusión y posicionamiento ante los medios de comunicación formulado e implementado. Avance Físico a la Meta Producto:


1. No. Ejercicios/año.

50%

Se realizo un ejercicio de rendición de ctas.

0. No. Planes de difusión implem.

100% Se hizo divulgación a la gestión del Gobernador y su equipo de colaboradores.


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EJECUCION DE RECURSOS VIGENCIA 2013 FUENTE APROPIACION INICIAL APROPIACION

DEFINITIVA RECURSOS EJECUTADOS

ICLD

550.000.000

48.840.000

45.350.000

CODIGO SSPII es 2012-085000-0136 CONTEXTO DE LAS ACCIONES EJECUTADAS DE ENERO A DICIEMBRE DE 2013

Se adquirió una tarima desarmable y vallas con el fin de promocionar y difundir la Institucionalidad del Departamento en el desarrollo de la etapa final del plan de desarrollo “La Que Gana Es La Gente”.

La Oficina de Prensa y Comunicaciones continuó con la difusión de cuñas radiales en los noticieros locales con el fin de dar a conocer la gestión adelantada por la Administración.

Se logró también la unificación de la información de todas las secretarias y de los entes descentralizados, para publicarlos en los diferentes medios de comunicación y en la página web de la Gobernación. Se adelantó un cubrimiento periodístico a cada una de las acciones de Gobierno, como también al desarrollo y evaluación de los planes y programas de la Administración Departamental, con el respectivo trabajo de estructurar, redactar y clasificar comunicados de prensa, informes especiales y entrevistas.

Así mismo, en desarrollo de las actividades, se realizó la compilación, clasificación y difusión del registro fotográfico de cada una de las actividades de la Administración Departamental, al igual que el registro audio y audiovisual de cada una de las actividades de la Administración Departamental.

Se realizó un programa institucional, enlazado en las diferentes emisoras del departamento, en el cual el gobernador y las diferentes secretarías de la administración, presentaron un balance de gestión de los 100 primeros días de gobierno del Gobernador Marco Tulio Ruiz.

Con el propósito de mantener una permanente comunicación e información de la administración en las diferentes redes sociales, se realizó un posicionamiento del servicio informativo de la Oficina de Prensa, a través de los medios convencionales y electrónicos (página web, Facebook, twitter y correo electrónico, ente otros).

Proyecto Emisora de interés Público


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Uno de los grandes retos que tiene la oficina de prensa de la Gobernación de Casanare, es realizar los trámites ante el Ministerio de las TIC´s para la obtención de una nueva licencia para la emisora institucional del departamento; para llevar a cabo este proyecto, se han adelantado las siguientes acciones:

Creación, estructuración y elaboración del Proyecto y el Manual de Estilo de la Nueva Emisora de la Gobernación de Casanare, además de gestionar la presentación de los Paz y Salvos de Sayco y Acinpro para presentar ante el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, dentro de la investigación administrativa BDI No. 3777 contra a la Gobernación de Casanare por la suspensión de la licencia de funcionamiento de la emisora Casanare Estéreo 90.7 FM. Cod 52910.

Se realizaron visitas al Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para radicar el proyecto y manual de estilo de la Emisora de la Gobernación de Casanare, acompañado de los documentos exigidos por el artículos 68 de la Resolución 415 del 2010 Por la cual se expide el Reglamento del Servicio de Radiodifusión Sonora y se dictan otras disposiciones.

De igual forma se solicitaron a la oficina de presupuesto del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los estados de cuenta cargados al NIT: 892.099.216-6 de la Gobernación de Casanare, por concepto de Servicios Auxiliares de Ayuda por derechos de uso del espectro de frecuencia para comunicaciones y por concepto de uso de espectro radioeléctrico de Frecuencia Modulada FM para radiodifusión sonora, los cuales deben estar a paz y salvo para poder viabilizar la adjudicación de la licencia de funcionamiento.

Finalmente podemos decir que según el Plan de Desarrollo “La Que Gana Es La Gente” durante la vigencia 2013 concluyo así:

APROPIACION

INICIAL

APROPIACION

DEFINITIVA

RECURSOS

EJECUTADOS

SALDO

Recursos ($)

2.800.000.000.oo 338.215.184.oo 325.027.603.oo 13.187.581.oo

Porcentaje (%)

12% 96% 4%


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LOGROS OBTENIDOS:

Los avances positivos en el ejercicio de actualización de proceso y procedimientos definidos a través de MECI-CALIDAD.

Los avances logrados por el grupo de Control Interno de Gestión, en términos de auditorías y el 100% de los planes evaluados, muy a pesar de los pocos recursos invertidos.

Los avances alcanzados en la organización de documentos, carpetas, expedientes de los contratos, muy a pesar de no contar con los recursos apropiados en el presupuesto.

La gestión realizada por la jefatura de Prensa ante el Ministerio de Comunicaciones con el fin de que la gobernación de Casanare cuente con emisora propia.

DIFICULTADES QUE SE DIERON EN EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y EJECUCION: El ejercicio de ejecución de los diferentes proyectos de inversión a cargo de la Secretaria General durante la vigencia 2013 presento dificultad de ejecución durante los primero 9 meses producto de las siguientes situaciones:

La inestabilidad producto del cambio de gobernador en el mes de Febrero y la presencia de dos gobernadores interinos hasta el mes de Junio.

El embargo a los recursos propios que financian los proyectos. Acción que se supero hasta finales del mes de Julio.

Las diferencias conceptuales sobre las inversiones a realizar por cada uno de los proyectos.

Las prioridades del Gobierno Electo genero traslados de recursos hacia otros proyectos.

Se inicio el proceso precontractual a partir de Octubre y presento dificultades técnicas y de oferentes que no permitieron el compromiso de los recursos de los diferentes proyectos.

Estas circunstancias llevaron a tener una ejecución mínima por consiguiente las metas de ejecución para la vigencia 2013 no alcanzaron a cumplir con lo programado. Revisado: José Dilmar Rivera Díaz (CPS No.011-2014) Elaboro: Wilma Nancy Landinez (CPS No.051-2014)

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