Gestion de Proyectos

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Gestin de Proyectos

Gua de los Fundamentos para laDireccin de Proyectos (Gua del PMBOK)

Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc.,

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Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Gestin de los Recursos Gestin de los Recursos HumanosHumanos

Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc., 2008.

Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

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Gestin de los Recursos Humanos del Gestin de los Recursos Humanos del ProyectoProyecto

La Gestin de los RecursosHumanos del Proyectoincluye los procesos queorganizan y gestionan al

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organizan y gestionan alequipo de proyecto.

El equipo de proyecto estcompuesto por la gente quetiene asignados roles yresponsabilidades paracompletar el proyecto.

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Planificacin de los RRHH:

Identificar y documentar los

Planificacin

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Identificar y documentar losroles, responsabilidades, yrelaciones de reporte delproyecto, as como crear elPlan de Gestin de Personal.

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Adquirir el Equipode Proyecto :

Obtener los recursos

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Obtener los recursoshumanos necesariospara completar elproyecto.

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Desarrollar el Equipo deProyecto

Ejecucin

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Mejorar las competencias yla interaccin de losmiembros del equipo paramejorar la perfomance delproyecto.

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Gestionar el Equipo deProyecto :

Realizar seguimiento alrendimiento de los miembros

Control

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rendimiento de los miembrosde equipo, proporcionarretroalimentacin, resolvertemas pendientes, ycoordinar cambios paramejorar el rendimiento.

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1. Pregunta de Certificacin Project 1. Pregunta de Certificacin Project Management Professional (PMP)Management Professional (PMP)

Los trminos matriz fuerte, balanceada, y dbil ,cuando se aplican a una estructura matricial en laorganizacin de un proyecto se refieren a:

A. Capacidad de la organizacin para lograr sus metas.

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A. Capacidad de la organizacin para lograr sus metas.B. Proximidad fsica de los miembros de equipo deproyecto.C. Grado de autoridad del gerente de proyecto sobre losrecursos del equipo.D. Grado en el cual los miembros del equipo se adhierenunos a otros.

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Proceso 9.1:

Planificacin de los Planificacin de los Recursos HumanosRecursos Humanos

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Planificacin de los RRHHPlanificacin de los RRHH

Determina roles,

responsabilidades,

relaciones de reporte, y

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relaciones de reporte, y

crea el Plan de Gestin

de Personal.

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Entradas:

Factores ambientales de la empresa.

Activos de los procesos de la organizacin.

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Plan de gestin del proyecto: Requerimientos de recursos de

las actividades.

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Entradas: Factores Ambientales de la EmpresaEntradas: Factores Ambientales de la Empresa

La definicin de los roles y

responsabilidades del proyecto

se desarrolla con un

entendimiento de los modos en

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entendimiento de los modos en

que se involucrarn las

organizaciones; y las formas en

que las disciplinas tcnicas y

las personas interaccionan

actualmente.

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Entrada: Activos de los Procesos Entrada: Activos de los Procesos OrganizacionalesOrganizacionales

A medida que las metodologas de

gestin de proyectos maduran en una

organizacin, las lecciones aprendidas de

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organizacin, las lecciones aprendidas de

experiencias previas estn disponibles

como activos de los procesos

organizacionales para ayudar a planificar

el proyecto actual. Entre estos activos

tenemos:

Plantillas.

Listas de verificacin.

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Entrada: Plan de Gestin del Entrada: Plan de Gestin del ProyectoProyecto

Incluye los requerimientos de

recursos de las actividades, y las

descripciones de las actividades de

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descripciones de las actividades de

gestin de proyectos, tales como:

aseguramiento de la calidad, gestin

de riesgos, y procura, que ayudarn

al equipo de proyecto a identificar los

roles y responsabilidades requeridos.

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Herramientas y tcnicas:

Organigramas y descripciones de puestos.

Creacin de conexiones (networking).

Teora de la organizacin.


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Teora de la organizacin.

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Herramientas y Tcnicas: Organigramas Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestosy Descripciones de Puestos

Existen varias formas de documentar roles y

responsabilidades, la mayora cae dentro de los tipos

jerrquicos, matriciales y texto.

Algunas otras asignaciones se especifican en otros planes

subsidiarios de proyecto.

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subsidiarios de proyecto.

Organigrama de tipo jerrquico

Organigrama de responsabilidades basado en una matriz

Formato orientado al texto

Figura 9-4. Formatos de Definicin de Roles y Responsabilidades

(Gua del PMBOK , 3ra Edicin, Pgina 205)

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Cualesquiera combinacin de mtodos que se utilice, el

objetivo final es asegurar que cada paquete de trabajo

tiene un propietario definido y que todo el equipo tiene

una clara comprensin de sus roles y responsabilidades.


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una clara comprensin de sus roles y responsabilidades.


Organigrama de responsabilidades basado en una matriz

Formato orientado al texto

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Organigramas de Tipo Jerrquico:

Los organigramas tradicionales se pueden usar

para mostrar puestos y relaciones en forma

jerrquica.


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jerrquica.

El WBS (EDT) muestra como los entregables se

descomponen en paquetes de trabajo.

El OBS muestra como se descompone una

organizacin en departamentos, unidades, o

equipos, y las actividades o paquetes de trabajo

del proyecto se listan debajo de cada unidad.

El RBS se utiliza para descomponer los recursos

del proyecto por tipo de recurso.


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Organigramas Basados en Matriz:

Una RAM se utiliza para ilustrar las conexiones entre el trabajo y

los miembros del equipo de proyecto. Se pueden usar a

diferentes niveles.


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diferentes niveles.

Un ejemplo de una RAM de bajo nivel es una matriz RACI.

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Formatos Orientados al Texto:

Las responsabilidades de los miembros de equipo

que requieren descripciones detalladas se pueden


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especificar en formatos orientados al texto.

Proveen informacin tal como responsabilidades,

autoridad, competencias, y calificaciones.

Se conocen como descripciones de puestos o

formatos rol-responsabilidad-autoridad.

Son excelentes plantillas para futuros proyectos

sobre todo si la informacin es actualizada por las

lecciones aprendidas.

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Otras secciones del Plan de Gestin del Proyecto:

Algunas responsabilidades relacionadas con la gestin del

proyecto se listan y explican en otras secciones del plan de


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proyecto se listan y explican en otras secciones del plan de

gestin del proyecto, por ejemplo:

o El registro de riesgos lista a los propietarios de riesgos.

o El plan de comunicaciones lista a los miembros del equipo

responsables de las actividades de comunicacin.

o El plan de calidad designa a las personas responsables de

llevar a cabo las actividades de aseguramiento y control

de calidad.

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La interaccin informal con otros es una

manera muy constructiva de entender los

factores polticos e interpersonales que

impactarn la efectividad de las diversas

opciones para gestionar el personal.


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opciones para gestionar el personal.

Las actividades de creacin de conexiones

incluyen correspondencia proactiva, almuerzos

de negocios, conversaciones informales, y

conferencias especializadas.

Si bien esta tcnica es til al inicio del

proyecto, tambin es muy til emplearla en

forma regular antes de que empiece el

proyecto.

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La teora organizacional proporciona

informacin concerniente a los

modos en que se comportan las

personas, equipos, y unidades


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personas, equipos, y unidades

organizacionales.

Aplicar estos principios disminuye la

cantidad de tiempo necesaria para

crear las salidas del planeamiento de

recursos humanos, y mejora la

probabilidad de que el planeamiento

sea efectivo.

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Salidas:

Roles y responsabilidades.

Organigramas del proyecto.


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Organigramas del proyecto.

Plan de gestin del personal.

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Salidas: Roles y ResponsabilidadesSalidas: Roles y Responsabilidades

Rol, etiqueta que describe la porcin del proyecto

por la cual es responsable la persona: ingeniero

civil, enlace con los tribunales, analista de

negocios, etc.

Autoridad, derecho de aplicar los recursos del

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.


Autoridad, derecho de aplicar los recursos del

proyecto, tomar decisiones, y firmar

aprobaciones.

Responsabilidad, trabajo que el miembro del

equipo de proyecto debe ejecutar para completar

las actividades del proyecto.

Competencia, habilidades y capacidades

requeridas para completar las actividades del

proyecto.

Tod

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tot

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, o

su u

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sin

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mis

o de

l aut

or.

Representacin grfica de los

miembros del equipo de proyecto y

sus relaciones de reporte.

Puede ser formal o informal,

Salidas: Organigrama del ProyectoSalidas: Organigrama del Proyecto

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Pro

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o p

arci

al,

o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

utor

.



altamente detallada o esbozada en

forma general, de acuerdo las

necesidades del proyecto.

Tod

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tot

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, o

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sin

per

mis

o de

l aut

or.

Describe cuando y cmo se

satisfar los requerimientos de

recursos humanos.


altamente detallada o esbozado en

Salidas: Plan de Gestin de PersonalSalidas: Plan de Gestin de Personal

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arci

al,

o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

utor

.


altamente detallada o esbozado en

forma general, de acuerdo las

necesidades del proyecto.

El plan se actualiza continuamente

durante el proyecto para dirigir el

reclutamiento continuo y el

desarrollo del personal.

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Adquisicin de Personal

Cuando se planifica el reclutamiento surgen las

siguientes preguntas:

Los recursos humanos provendrn de la

misma organizacin o de fuentes


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o su

uso

com

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iso

del a

utor

.


misma organizacin o de fuentes

externas?

Los miembros trabajarn en un solo local

o en varios?

Cules son los costos asociados con cada

nivel de experiencia necesario?

Cunto apoyo se recibir del rea de

RRHH de la organizacin?

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o de

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Horarios

Se debe describir los marcos de tiempo para los miembros del

equipo de proyecto, tanto individual como colectivamente, as como

tambin se debe detallar cuando se iniciarn las actividades de

adquisicin tales como el reclutamiento y otras. Una herramienta que


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uso

com

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erm

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.


adquisicin tales como el reclutamiento y otras. Una herramienta que

se utiliza para presentar el requerimiento de recursos humanos en

forma de diagrama es el histograma de recursos.

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Criterios de Liberacin

El determinar el mtodo y la

oportunidad para liberar a los

miembros del equipo beneficia tanto al


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o su

uso

com

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iso

del a

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.


miembros del equipo beneficia tanto al

proyecto como a los miembros en s

mismos. El liberar a los miembros en

forma oportuna reduce los pagos

innecesarios. La motivacin se mejora

si se planifica con anticipacin la

transicin de los miembros hacia

nuevos proyectos.

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Necesidades de Entrenamiento

Si los miembros del equipo no tendrn las

competencias requeridas se debe


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uso

com

erci

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in p

erm

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.


competencias requeridas se debe

desarrollar un plan de entrenamiento como

parte del proyecto. Este plan puede incluir

modos de ayudar a los miembros a

obtener certificaciones que podran

beneficiar al proyecto.

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Reconocimiento y Recompensas

El tener criterios claros para las

recompensas y un sistema planificado para

usarlas, promover y reforzar los


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o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

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.


usarlas, promover y reforzar los

comportamientos deseados. Para ser

efectivos stos reconocimientos y

recompensas se deben basar en

actividades y rendimientos bajo el control

de la persona. El crear un plan para sto

asegura que el reconocimiento se har

efectivo y no se olvidar a medida que se

ejecute el proyecto.

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Cumplimiento

Se pueden incluir estrategias


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com

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.


Se pueden incluir estrategias

para cumplimiento de

regulaciones gubernamentales,

pactos colectivos, y otras

polticas establecidas de

recursos humanos.

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Seguridad

Se pueden incluir polticas y


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uso

com

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del a

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.


Se pueden incluir polticas y

procedimientos para proteger a

los miembros del equipo de

peligros de seguridad.

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or.

2. Pregunta de Certificacin PMP2. Pregunta de Certificacin PMP

Cuando escogemos la forma de organizacin mas apropiadapara el proyecto, el primer paso es:

A. Crear el WBS y dejar que ste determine la estructuraorganizacional del proyecto.

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com

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.


organizacional del proyecto.B. Producir un plan inicial del proyecto y determinar las reas

funcionales responsables para cada tarea.C. Referirse al acta de constitucin de proyecto (project

charter) desarrollada por la alta gerencia.D. Desarrollar un cronograma del proyecto, incluir un

flujograma top- down, e identificar las reas funcionalesque ejecutarn cada tarea.

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Proceso 9.1:

Adquirir el Equipo de Adquirir el Equipo de ProyectoProyecto

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.


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Es el proceso

de obtener los

Adquirir el Equipo de ProyectoAdquirir el Equipo de Proyecto

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.


de obtener los

recursos

humanos

necesarios para

completar el

proyecto.

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Entradas:

Factores ambientales de la empresa.




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Organigrama del proyecto.

Plan de gestin de personal.

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Entradas: Factores Ambientales Entradas: Factores Ambientales de la Empresade la Empresa

Los miembros del equipo de

proyecto se obtienen de todas las

fuentes disponibles, tanto internas

como externas.

Cuando el equipo de proyecto

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uso

com

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.


puede influenciar o dirigir la

asignacin del personal, debe

considerar:

Disponibilidad.

Capacidad.

Experiencia.

Intereses.

Costos.

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Entradas: Activos de los Procesos Entradas: Activos de los Procesos OrganizacionalesOrganizacionales

Alguna de las organizaciones

involucradas en el proyecto puede

tener polticas, guas, o

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.


procedimientos que gobiernen la

asignacin de personal.

El departamento de recursos

humanos puede tambin ayudar en

el reclutamiento, contratacin, y

orientacin de los miembros del

equipo de proyecto.

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Entradas: Roles y ResponsabilidadesEntradas: Roles y Responsabilidades

Rol, etiqueta que describe la porcin del

proyecto por la cual es responsable la

persona: ingeniero civil, enlace con los

tribunales, analista de negocios, etc.

Autoridad, derecho de aplicar los recursos

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uso

com

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.


del proyecto, tomar decisiones, y firmar

aprobaciones.

Responsabilidad, trabajo que el miembro

del equipo de proyecto debe ejecutar para

completar las actividades del proyecto.

Competencia, habilidades y capacidades

requeridas para completar las actividades

del proyecto.

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Entradas: Organigramas del ProyectoEntradas: Organigramas del Proyecto

Representacin grfica de los miembros del equipo de proyecto y

sus relaciones de reporte.

Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozada en

forma general, de acuerdo las necesidades del proyecto.

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.


forma general, de acuerdo las necesidades del proyecto.

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Entradas: Plan de Gestin de PersonalEntradas: Plan de Gestin de Personal

Describe cuando y cmo se

satisfar los requerimientos de

recursos humanos:

Adquisicin del personal.

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Adquisicin del personal.

Horarios.

Criterios de liberacin.

Necesidades de entrenamiento.

Reconocimiento y recompensas.

Cumplimiento de normas.

Seguridad.

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Adquisicin del Equipo de ProyectoAdquisicin del Equipo de Proyecto

Herramientas y Tcnicas:

Asignacin previa.

Negociacin.

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Negociacin.

Adquisicin.

Equipos virtuales.

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Herramientas y Tcnicas: Asignacin PreviaHerramientas y Tcnicas: Asignacin Previa

En algunos casos se conoce con anterioridad

quienes sern los miembros del equipo, es

decir estn preasignados.

Esto puede ocurrir cuando:

o El proyecto es resultado de personas

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.


o El proyecto es resultado de personas

especficas que han sido comprometidas

como parte de una propuesta

competitiva.

o El proyecto depende de experiencias

particulares de ciertas personas.

o Si ya ha sido definido as en el Project

Charter (Acta de Constitucin del

proyecto).

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Herramientas y Tcnicas: NegociacinHerramientas y Tcnicas: Negociacin

En muchos proyectos se negocian las

asignaciones de personal, por ejemplo con:

o Gerentes funcionales para asegurar que

el proyecto recibir el personal

competente requerido en el tiempo

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.


competente requerido en el tiempo

adecuado.

o Otros equipos de gestin de proyectos

que compiten por recursos escasos o

especializados.

La habilidad del equipo de gestin de

proyecto para influenciar a otros, juega un

papel muy importante en las negociaciones

de asignacin de personal.

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Cuando la organizacin no

posee el personal necesario

para completar el proyecto, se

pueden conseguir los servicios

requeridos de fuentes externas.

Herramientas y Tcnicas: AdquisicinHerramientas y Tcnicas: Adquisicin

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.


requeridos de fuentes externas.

Esto puede involucrar contratar

consultores individuales o

subcontratar trabajo a otra

organizacin.

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El uso de equipos virtuales crea nuevas

posibilidades cuando adquirimos a los miembros

del equipo de proyecto.

Herramientas y Tcnicas: Equipos Herramientas y Tcnicas: Equipos VirtualesVirtuales

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uso

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.


Los equipos virtuales se definen como grupos de

personas con metas compartidas que cumplen

sus roles con muy poco o ningn tiempo

empleado en reuniones de trabajo en persona.

La disponibilidad de las nuevas modalidades de

comunicacin electrnica ha hecho posible estos

tipos de equipos de proyecto.

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Salidas:

Asignaciones del personal del proyecto.

Disponibilidad de recursos.

Adquisicin del Equipo de ProyectoAdquisicin del Equipo de Proyecto

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mis

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or.

El proyecto est dotado de personal

cuando las personas adecuadas han sido

asignadas al trabajo.

La documentacin puede incluir:

Salidas: Asignaciones del Personal del Salidas: Asignaciones del Personal del ProyectoProyecto

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uso

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.


Directorio del equipo de proyecto.

Memos a los miembros del equipo.

Nombres actualizados en otras partes

del plan de gestin de proyecto tales

como organigramas o cronogramas.

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or.

La disponibilidad de recursos documenta

los periodos de tiempo en que cada

miembro del equipo de proyecto puede

trabajar en el proyecto.

El crear y disponer de un cronograma

Salidas: Disponibilidad de RecursosSalidas: Disponibilidad de Recursos

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uso

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.


El crear y disponer de un cronograma

final confiable depende de tener un buen

entendimiento de los conflictos de

cronograma que cada persona pueda

tener, incluyendo las vacaciones y los

compromisos con otros proyectos.

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or.

A medida que las personas cumplen los roles y

responsabilidades del proyecto, se pueden necesitar

cambios en el plan de gestin de personal debido a

que rara vez las personas se ajustan exactamente a

los requerimientos planeados.

Salidas: Plan de Gestin de Personal Salidas: Plan de Gestin de Personal (actualizaciones)(actualizaciones)

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los requerimientos planeados.

Otras razones para actualizar el plan son:

Promociones.

Retiros.

Enfermedades.

Temas de rendimiento.

Cargas de trabajo cambiantes.

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3. Pregunta de Certificacin PMP3. Pregunta de Certificacin PMP

para discusin grupalpara discusin grupal

Ud. est gestionando un equipo virtual disperso geogrficamenteque solo se reunir en persona una o dos veces durante todo elproyecto. El proyecto ha estado por debajo de lo planificadodurante varios meses, y hay una fuerte sensacin de que losmiembros no se ven a si mismos como un equipo o grupo

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miembros no se ven a si mismos como un equipo o grupounificado. Para rectificar esto debera:

A. Asegurar que cada miembro use el e-mail en forma intensiva.B. Disponer que el equipo siga la visin y misin de la

organizacin.C. Crear smbolos y estructuras que solidifiquen la unidad del

grupo de trabajo disperso.D. Proporcionar a los miembros del equipo las ltimas

tecnologas de comunicacin y disponer su utilizacin.

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Proceso 9.3:

Desarrollar el Equipo de Desarrollar el Equipo de ProyectoProyecto

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ProyectoProyecto

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Mejora las competencias

y la interaccin de los

Desarrollar el Equipo de ProyectoDesarrollar el Equipo de Proyecto

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y la interaccin de los

miembros de equipo para

mejorar a su vez el

rendimiento del proyecto.

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Desarrollo del Equipo de ProyectoDesarrollo del Equipo de Proyecto

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Entradas:

Asignaciones del personal del proyecto.




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La documentacin puede incluir:

o Directorio del equipo de proyecto.

Memos a los miembros del equipo.

Entradas: Asignaciones del Personal Entradas: Asignaciones del Personal del Proyectodel Proyecto

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o Memos a los miembros del equipo.

o Nombres actualizados en otras

partes del plan de gestin de

proyecto tales como organigramas

o cronogramas.

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Describe cuando y cmo se satisfar los

requerimientos de los recursos humanos:

o Adquisicin del personal.

o Horarios.

Entradas: Plan de Gestin de PersonalEntradas: Plan de Gestin de Personal

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o Horarios.

o Criterios de liberacin.

o Necesidades de entrenamiento.

o Reconocimiento y recompensas.

o Cumplimiento de normas.

o Seguridad.

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La disponibilidad de recursos

documenta los perodos de

tiempo en que cada miembro

Entradas: Disponibilidad de RecursosEntradas: Disponibilidad de Recursos

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tiempo en que cada miembro

del equipo de proyecto puede

trabajar en el proyecto.

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Herramientas y Tcnicas:

Habilidades de gestin general.

Formacin.

Actividades de formacin de equipos.


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Reglas bsicas.

Reubicacin.

Reconocimiento y recompensa.

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Las habilidades interpersonales

Herramientas y Tcnicas: Habilidades de Herramientas y Tcnicas: Habilidades de Gestin GerencialGestin Gerencial

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Las habilidades interpersonales

conocidas como habilidades

blandas son particularmente

importantes para el desarrollo

del equipo.

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OBJETIVOS

METAS

COMPETENCIAS Y

HABILIDADES

COMPETENCIAS Y

HABILIDADES

Habilidades de Gestin GeneralHabilidades de Gestin General

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HABILIDADES

DURAS

Conocimientos y

experiencia

tcnicas

Coeficiente

intelectual

Raciocinio

lgico

Capacidad

analtica

HABILIDADES

BLANDAS

Capacidad de

trabajo en equipo

Orientacin a

resultados

Inteligencia

Emocional

Liderazgo

Comunicacin

efectiva

Negociacin

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La formacin incluye todas las actividades

diseadas para mejorar las competencias

de los miembros del equipo de proyecto.

La formacin puede ser formal o informal.

Ejemplos de mtodos de formacin son:

Herramientas y Tcnicas: FormacinHerramientas y Tcnicas: Formacin

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Ejemplos de mtodos de formacin son:

En aulas.

En lnea.

Basado en computadoras.

En el trabajo.

Tutora.

Entrenamiento.

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Pueden variar desde una

actividad de cinco minutos en

la agenda de una reunin de

Herramientas y Tcnicas: Actividades de Herramientas y Tcnicas: Actividades de Formacin de EquiposFormacin de Equipos

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uso

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la agenda de una reunin de

revisin de estado de proyecto

hasta un evento especializado

que se disea para mejorar las

relaciones interpersonales.

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Gestion de Proyectos

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