7. ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

POR: LUIS EDUARDO MORENO VELANDIA

PASOS:

• ES UNA GUIA TECNICA DEL MANUAL DE LA

INFORMACION

IDENTIFICACION

INDICE

INTRODUCCION

LEGISLACION O BASE LEGAL

ATRIBUCIONES

ESTRUCTURA ORGANICA

ORGANIGRAMA

FUNCIONES• ES LA PRESENTACION DE LAS ACTIVIDADES ESENCIALES

INHERENTES A CADA UNO DE LOS CARGOS Y/O UNIDADES

ADMINISTRATIVAS QUE CONFORMAN LA ESTRUCTRURA

ORGANICA, OBLIGATORIAS PARA CUMPLIR LAS ACTIVIDADES

DE LA ENTIDAD.DESCRIPCION DEL PUESTO• ES UNA RESEÑA DEL PUESTO QUE INTEGRA LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA, PARA ELLO LO INTEGRA LA IDENTIFICACION DEL

PUESTO (VENDEDOR UBICADO EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEL AREA DE MERCADOTECNIA).

• DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES BASICAS, GENERICAS O

ESPECIFICAS.

• ESPECIFICACION DE PUESTO COMO

ESCOLARIDAD, CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIA, RESPONSABILIDAD,

CONDICIONES DE TRABAJO Y REQUISITOS ESPECIFICOS DE LA

• DIRECTORIO: CONSISTE EN UNA RELACION DE LOS

FUNCIONARIOS PRINCIPALES COMPRENDIDOS EN ELO AREA

DESCRITA EN EL MANUAL, COMO LOS CARGOS QUE

OCUPAN, TELEFONOS Y HORARIOS DE ATENCION. SE

RECOMIENDA QUE SE ENLISTEN EN ORDEN DEL

ORGANIGRAMA.

• GLOSARIO DE TERMINOS: LISTAS DE CONCEPTOS O

DEFINICIONES TECNICAS QUE SIRVEN DE APÓYO PARA

UTILIZARLAS.

DISEÑO DEL PROYECTO: ES MENCIONAR EL MARCO DE

REFERENCIA DEL DOCUMENTO (ANTECEDENTES), QUE

NECESIDADES VOY A SATISFACER, QUE RESULTADOS

OBTENER Y QUE COSTO IMPLICARIA.

SABER CONSTRUIR UN PROYECTO ES COMO SABER NEGOCIAR

EL TRABAJO.

ASPECTOS IMPORTANTES A TENER SON:

• ANTECEDENTES: TRABAJOS ANTERIORES Y ENUMERACION DE

INVESTIGACIONES.

• NATURALEZA: TIPO DE ESTUDIO A REALIZAR

• Responsable: se requiere un departamento

especializado, capacitado, preparado para la

elaboración, diseño, implantación y actualización del manual, para

ello se toma en cuenta el personal mas competente, que tenga buen

manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización

en cuanto a sus objetivos, estructura, funciones y personal.

• Delimitación del universo: es definir el área de aplicación del

proyecto, en conclusión el estudio puede incluir a toda la empresa o a

una sola área de trabajo. Con el fin de permitir crear estrategias, a

donde quiero llegar con el proyecto, acciones y proporcionar recursos

necesarios.

• Programa de trabajo: consiste en realizar una lista de las actividades

concretas a realizar o efectuar durante el proyecto de elaboración del

documento.

• Presentación del proyecto a las autoridades competentes: una vez

terminado y revisado debe ser presentado a las personas idóneas

con el fin de obtener aceptación.

• Participantes: todos los integrantes, los que hacen

modificaciones, cambios y adecuaciones, por último los responsables

de los recursos económicos para que establezcan un presupuesto

exacto.

• Recolección y clasificación de la información: esta se debe mostrar

los mas sintetizada, resumida, con precisión la forma como se dan los

hechos que interesa analizar; de lo contrario los datos obtenidos no

tendrán utilidad y darán información incorrecta. Puede ser obtenida

por diferentes medios: investigación documental

“archivos”, encuestas, observaciones directas y entrevistas con los

empleados o con los superiores.

• Análisis de la información: se realiza una vez recopilados y

registrados los datos, para luego interpretar cada resultado por

separado, después definir la relación que hay entre si para obtener

las posibles soluciones a la problemática que ocasiono el estudio.

• Elaboración del manual: después de lo anterior lo siguiente seria

integrarla y someterla a la validación la información con el fin de darle

veracidad y formalidad. Para ello se elabora un informe final del

estudio redactado lo mas claro posible, eso si sin tecnicismo “lo mas

sencillo”.

Debe contener lo siguiente:

-Introducción. -Cuerpo o parte principal.

-Conclusiones y recomendaciones. -Anexos.

•Revisión y actualización: esto se hace con el fin de

controlar, verificar y adaptar el documento para que

este no se convierta en basura y los empleados

perderán interés y la confianza por la dirección.