Document Management Systeem: de werking ervan en de bijbehorende uitdagingen Harold Hazelaar
-
Upload
platforme2e -
Category
Business
-
view
256 -
download
0
description
Transcript of Document Management Systeem: de werking ervan en de bijbehorende uitdagingen Harold Hazelaar
Implementatie van een DMS
bij
Prologis
24 september 2014
Heliview Congres the Connected Company
VX Company SharePoint Intranet Suite
Voorstellen
Over VX Company We beginnen het IT-bedrijf waar we zelf graag willen werken. Dat was in 1988 het uitgangspunt en is nog steeds de kern van ons succes.
Oplossingen VX Company
Big Data
Datacenter Innovation
DevOps
Enterprise
Mobility
Agile
Enterprise Collaboration
Addappt Addappt is SharePoint 2013 - in de vorm van een turn-key solution:
• Niet meer ‘het wiel uitvinden’ maar een ‘invuloefening’.
• Een standaard raamwerk met daarin best practices verwerkt.
• Snelle en efficiënte implementatie.
• Doorontwikkeling door VX Company.
• Krachtige combinatie van push & pull van content.
• Configuratie gericht op een succesvolle adoptie.
“Hét Enterprise Platform voor communiceren, samenwerken en kennisdelen”
Combinatie van portal solutions en business solutions
Prologis
Aanleiding voor het project
9
• Reorganisatie in 2012
• Alle documenten per gebouw bij elkaar zoeken
• Oerwoud aan bronnen: drives, shares, e-mails etc.
• Idee is ontstaan voor een DMS als document bilbiotheek
Waar zijn al onze
documenten
? – Any other
place
Waarin onderscheidend
• O365, niet meer On Premise
• Zoveel mogelijk standaard functionaliteit
• Addappt (intranet) als teaser/katalysator voor de DMS
implementatie
• Schaalbaar: DMS nu in Europa, maar kan ook naar VS
• Handmatige tagging is beperkt; veel automatisch
1
Implementatie-aanpak
• Uitgangspunt: het is een business-project. Rol IT beperken!
• Per Regio een Champion; per land een key-user. Deze zorgen
voor commitment, requirements, testen, feedback en voor het
locale succes. Succesfactor in adoptie, anders een eenzijdig
verhaal
• “Take the time to think”
Niet te snel willen. Business bepaalt snelheid.
1
Hobbels
• DMS drijft op taxonomie (gestructureerd meta-datamodel)
• Lastig te doorzien voor eindgebruikers
• Omslag van folder-denken naar taxonomie-denken is
ingewikkeld
• Techniek is hierin niet de bottleneck
Wat heeft Prologis bereikt
• “Paspoort” gebouwen bij elkaar
• Groot deel van documenten gemigreerd
• Het DMS ondersteunt de Prologis workflow
• Diverse medewerkers minder reactief en minder afhankelijk
van elkaar
1
Toekomstplannen
• Hoe krijg je de documenten er
weer uit: delen in- en extern
• Ook rest van documenten-
levenscyclus ondersteunen:
document creatie en
samenwerking
• Uitrol naar Azië en VS
1
Andere toepassingsgebieden
• Toepassing voor Property Management met een andere
taxonomie (andere regionale indeling)
• Legal
• Finance
• HR
• Marketing
1
Resumé
• SharePoint op O365 uitrol wereldwijd blijkt goed mogelijk
• Biedt schaalbaarheid in alle dimensies
• Business project, geen IT
• Neem de tijd
• Verantwoordelijkheid leggen bij en delen met gebruikers via
key-users
• Taxonomie is een lastig begrip: veel aandacht nodig
Vragen ?
We staan voor u klaar op onze stand!