Implementatie van een DMS

bij

Prologis

24 september 2014

Heliview Congres the Connected Company

VX Company SharePoint Intranet Suite

Voorstellen

Over VX Company We beginnen het IT-bedrijf waar we zelf graag willen werken. Dat was in 1988 het uitgangspunt en is nog steeds de kern van ons succes.

Oplossingen VX Company

Big Data

Datacenter Innovation

DevOps

Enterprise

Mobility

Agile

Enterprise Collaboration

Addappt Addappt is SharePoint 2013 - in de vorm van een turn-key solution:

• Niet meer ‘het wiel uitvinden’ maar een ‘invuloefening’.

• Een standaard raamwerk met daarin best practices verwerkt.

• Snelle en efficiënte implementatie.

• Doorontwikkeling door VX Company.

• Krachtige combinatie van push & pull van content.

• Configuratie gericht op een succesvolle adoptie.

“Hét Enterprise Platform voor communiceren, samenwerken en kennisdelen”

Combinatie van portal solutions en business solutions

Prologis

Aanleiding voor het project

9

• Reorganisatie in 2012

• Alle documenten per gebouw bij elkaar zoeken

• Oerwoud aan bronnen: drives, shares, e-mails etc.

• Idee is ontstaan voor een DMS als document bilbiotheek

Waar zijn al onze

documenten

? – Any other

place

Waarin onderscheidend

• O365, niet meer On Premise

• Zoveel mogelijk standaard functionaliteit

• Addappt (intranet) als teaser/katalysator voor de DMS

implementatie

• Schaalbaar: DMS nu in Europa, maar kan ook naar VS

• Handmatige tagging is beperkt; veel automatisch

1

Implementatie-aanpak

• Uitgangspunt: het is een business-project. Rol IT beperken!

• Per Regio een Champion; per land een key-user. Deze zorgen

voor commitment, requirements, testen, feedback en voor het

locale succes. Succesfactor in adoptie, anders een eenzijdig

verhaal

• “Take the time to think”

Niet te snel willen. Business bepaalt snelheid.

1

Hobbels

• DMS drijft op taxonomie (gestructureerd meta-datamodel)

• Lastig te doorzien voor eindgebruikers

• Omslag van folder-denken naar taxonomie-denken is

ingewikkeld

• Techniek is hierin niet de bottleneck

Wat heeft Prologis bereikt

• “Paspoort” gebouwen bij elkaar

• Groot deel van documenten gemigreerd

• Het DMS ondersteunt de Prologis workflow

• Diverse medewerkers minder reactief en minder afhankelijk

van elkaar

1

Toekomstplannen

• Hoe krijg je de documenten er

weer uit: delen in- en extern

• Ook rest van documenten-

levenscyclus ondersteunen:

document creatie en

samenwerking

• Uitrol naar Azië en VS

1

Andere toepassingsgebieden

• Toepassing voor Property Management met een andere

taxonomie (andere regionale indeling)

• Legal

• Finance

• HR

• Marketing

1

Resumé

• SharePoint op O365 uitrol wereldwijd blijkt goed mogelijk

• Biedt schaalbaarheid in alle dimensies

• Business project, geen IT

• Neem de tijd

• Verantwoordelijkheid leggen bij en delen met gebruikers via

key-users

• Taxonomie is een lastig begrip: veel aandacht nodig

Vragen ?

We staan voor u klaar op onze stand!