DMS Administrator Workshop • Import date & Manage

• Organigrama

• Functii

• Personal

• Tipuri de documente

• Liste de Valori

• Atribute / Metadate

• Registratura

• Terti

• Configurare

• Windows Connector

• Outlook Connector

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

1

• Manage

• Meniuri

• Favorite

• LOV

•

•

•

•

•

• System

• DB

• Audit

Comenzi standard Comenzile standard sunt:

Adaugare

Editare

Stergere

Export Excel

PDF

CSV

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

2

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

3

Editare > Se apasa Icon “Edit” de pe randul pe care se doreste editarea

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

4

Pentru Stergere – se selecteaza randul / randurile care se doresc sterse

si se apasa butonul de stergere

Consola Documente

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

5

Toolbar

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

6

Textbox cautare – pentru cautarea rapida a unui document in folderul curent

Acasa – deschide folder personal utilizator curent

Incarca – Upload manual fisiere in DMS

Trimite – trimite documentul selectat pe flux

Proprietati – prezinta datele generale ale fisierului curent, drepturile de access si metadatele

Cauta – cautare avansata

Fax – trimite ocumentul curent selectat pe fax

Email – trimite documentul curent selectat pe email

Sablon – rceaza un document nou din template

Refresh – reincarca continutul directorului curent

Muta – muta fisierele selectat in alt folder

Sterge – sterge documetul curent

Side panel

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

7

Proprietati – prezinta datele generale ale fisierului curent, drepturile

de access si metadatele

Tot aici se permite inregistrarea documentului in registratura si sunt

vizualizate eventualele documente anexate la prezentul document

Daca documentul curent este unul inregistrat – aparea semnul/icon

Registered pe acest tab

Colaborare – permite comunicarea directa cu alti utilizatori pe

documentul selectat utilizand semnul @

Versiuni – versiunile anterioare ale documentului curent

Preview – previzualizarea in browser a documentului curent

Side panel > Proprietati

• General

• Metadate

• Registratura

• Documente anexate

• Toolbar:

• Inchide

• Editeaza proprietati

• Actiuni fisier:

• Download

• Editeaza

• Finalizare editare

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

8

Meniuri

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

9

Nota: Cand nu se regaseste un meniu din prezentul workshop in

aplicatie – se utilizeaza cele descrise in acest capitol pentru a se da

drepturi pe meniul respectiv

Meniurile se administreaza in: Administrare > Utilizatori > Alocare

meniuri

Meniurile sunt organizate ierarhic. Exista urmatoarele

meniuri de nivelul 1:

1.1. Consola – standard, access la toti utilizatorii

1.2. Inbox - standard, access la toti utilizatorii

1.3. Index - standard, access la toti utilizatorii

1.4. Administrare

1.5. Rapoarte

1.6. Registratura

1.7. Activitati

1.8. Favorite

1.9. Ajutor – deschide folder /Site/Ajutor/ care contine documentatia

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

10

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

11

Pentru a da drepturi pe un anumite meniu:

- Se cauta meniul dupa nume / ID parinte

- Se dau drepturile pe user / grup utilizand click dreapta > Drepturi acces

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

12

Pentru revenire la Administrare meniuri se da click pe textul “Alocare

meniuri”

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

13

HINT Cautare!

- Cautati un meniu dupa nume

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

14

HINT Cautare!

- Putem cauta toate submeniurile unui anumit meniu parinte

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

15

Fiecare pagina are un cod care poate fi utilizat in cautare si in

semnalarea problemelor de suport. Codul se gaseste in footer, in josul

paginii:

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

16

Codul poate fi utilizat in cautare

Cana apare eroarea de mai jos trebuiesc date drepturi pe

meniu / submeniu utilizatorilor

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

17

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

18

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

19

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

20

Important! Dupa acordarea dre[tuilor de meniu trebuie Log-off si Log-in

intrucat meniurile disponibile se incarca o singura data a login, din

ratiuni de optimizare a incarcari serverului

Organigrama

Datele primite in Excel tab ORGANIGRAMA

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

21

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

22

Sunt importate automat in Administrare > Utilizatori > Organigrama

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

22

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

23

Daca dorim sa adaugam un departament nou:

1. Ne pozitionam pe departamentul parinte

2. Click dreapta > Adaugare departament nou

3. Completam datele

4. Apasam salvare: OK

5. Vedem departamentul in tree

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

24

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

25

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

26

Pentru Editare:

Functii personal

Datele primite in Excel tab Functii

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

27

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

28

Sunt importate automat in Admin > Nomenclatoare> Functii

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

29

Pentru fiecare functie se creeazaa automat cate un rol echivalent

Personal

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

30

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

31

Persoanele sunt importate automat in Admin>Utilizatori>Organigrama

Pentru Adaugare, Editare, Stergere – se folosesc butoanele standard

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

32

Pentru fiecare persoana se creeaza automat si un utilizator de acess in aplicatie in Admin > Utilizatori > Utilizatori

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

33

Din ecran Admin > Utilizatori > Utilizatori se executa si

operatiunile de administrare:

Resetare parola utilizator cu trimitere pe email

Trimitere pe email parola fara resetare

Adaugarea utilizatorilor ADMIN – Atentie – acesti utilizatori sunt folositi doar

pentru administrare, nu sunt utilizati pentru fluxuri / proceduri ca si angajati

Inactivarea utilizatorilor: Editare > Uncheck activ

Alocarea rolurilor (click dreapta). Nota: Pentru fiecare utilizator, aat la

import cat si in exploatare – se aloca implicit rolul aferent functiei din

organirama

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

34

Tipurile de documente

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

35

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

36

Tipurile de documente sunt importate automat in Admin> Documente>Tip documente

Pentru Adaugare, Editare, Stergere – se folosesc butoanele standard

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

37

Categorie = Documente DMS

Cod = codul intern

Denumire = ceea ce vad utilizatorii

Regula denumire = Formula nume automat fisier in functie de cod metadate si text static.

Regula descriere = formula generare automata descriere fisier

Variabile documente = se bifeaza pentru documentele pentru care se genereaza auomat continutul din metadate

Nota: Pentru formule se utilizeaza ‘<formula_sql>’. Sistemul executa un SELECT <formula> FROM DUAL. Metadatale sunt inlocuite cu valori functie de CODUL acestora

• “Sincronizare” – se foloseste atunci cate se modifica metadatele unui tip de

document (add/delete) – pentru a propaga modificarile pe documentele instantiate

deja din tipul respectiv in tot sistemul. A se utiliza cu atentie

• “Serii” – definirea de serii pe tipul respectiv

• “Atribute” – definirea metadatelor pe documentul selectat

• “Format vizualizare” – se utilizxeaza impreuna cu “Variabile documente” pentru

documentele cu generare dinamica de continut pe baza metadatelor. Stableste

formatul in care poate fi generat continutul: FORM = documentul formular original;

WORD; EXCEL; PDF

• Import si Export XML – utilizare pentru import/export de documente si metadate

Optiuni disponibile pe click dreapta:

• “Copiere”– copiaza toate metadatele de pe documentul curent in documentul

destinatie

• “Clonare” – realizeaza o clona a documentului selectat

• “Validari avansate” – conditii de validare avansata a documentelor si metadatelor

• “Flux Permis” – setarea fluxurilor implicite pentru tipul de document (Exemplu:

fluxul “Tratare factura furnizor” pentru documentul “Factura furnizor”

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

38

Liste de Valori

Listele de Valori din sheet “LOV” sunt importate automat in

aplicatie in ecran: Admin > Documente > Liste de Valori

In aplicatie exista implicit listele de valori:

TERTI = lista tuturor partenerilor (din Admin > Unitate >

Partneri)

ANGAJATI = lista tuturor angajatilor (din Admin >

Utilizatori > Organigrama)

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

39

Valorile si LOV-urile definite in sheet “LOV” sunt importate

automat. In Sheet “Documente” coloana LOV – trebuie

trecute codurile LOV-urilor

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

40

Adaugare LOV nou

Apasam Adaugare si introducem numele LOV-ului

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

41

Valori disponibile in liste Din tabele / SQL > Adaugam un rand nou in Valori, cu o instructiune SQL Valida:

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

42 Coloana selectie = valoarea salvata in baza de date pentru atribut

Coloanda afisare = coloana afisata utilizatorilor spre selectie

HINT: In cazul Multi-Unitate – se utilizeaza in clauza where: where id_unitate=sys_get_id_unitate

LOV-uri statice

Sunt acele LOV-uri cu valori statice, distincte. Exemplu: Status,

Sex, Culoare ochi etc.

Pentru Acestea valorile se introduc una cate una in “Valori”,

inckusiv pozitia de afisare

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

43

Adaugare in LOV Adaugare in Valori

Similar adaugam valorile: In lucru, In asteptare, Onorata, Inchisa

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

44

Metadate

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

45

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

46

Sunt importate automat in Admin > Documente > Tip documente >

Atribute document

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

47

Detalii pentru fiecare Atribut

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

48

Nume: nume/cod intern utilizat ca si metadata pentru generare de continut si denumire

fisiere. In fisierele word sau in denumire trebuie sa se regaseasca intocmai, Case

Sensitive

Eticheta: ceea ce este afisat utlizatorilor

Tip data: Text, memo = Text areea, Boolean, Data, Numar

Lungime, Precizie: numarul de caractere / zecimale

Obligatoriu: DA/NU

Valoare implicita = formula de calcula pentu valoare = data curenta / user curent

/formula SQL – pentru mai multe exemple consultati buton din pagina

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

49

Tip selectie: Text liber; LOV Static – nu permite adaugarea de catre utilizatori regular

de noi valori ci doar de administrator; LOV Dinamic = permite adaugarea de noi valori in

lista de catre utilizatori; LOV SQL = aceasta valoare se seteaza obligatoriu atunci cand

avem LOV-uri c instructiuni SELECT – exemplu: TERTI, ANGAJAJATI

Lista de Valori: se completeaza in cazul in care avem atribut cu LOV

Pozitie : Oridinea de afisare a atributului

Formula calcul: se foloseste pentru atribute dependente cu formule de calcul SQL /

integrari ERP – mai multe detalii disponibile pe buton in pagina

Doar citire: DA/NU –atributul este afisat Read Only

Hidden = atribuul este calculat automat si nu este disponibil pentru utilizatori ci doar

pentru API / Raportare

Selectie multipla: permite selectiamai multor valori din LOV

Vizibilitate atribute Implicit atributele sunt vizibile tuturor utilizatorilor care au access pe

document.

Utilizand partea de jos a ecranului: ROL – atributul respectiv va fia

ccesibil doar utiizatorilor care au access pe document si au si rolul

precizat

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

50

Registratura

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

51

Registrele din Excel sunt importate automat in Registratura > Administrare registre

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

52 In acelasi ecran se gestioneaza drepturile de access pe fiecare registru (utilizatori / grupuri) si tipurile de documente permise a fi inregistrate in fiecare registru

Parteneri / Terti

Datele furnizate in Excel sunt importate automat in ecran

Admin > Unitate > Parteneri

Aceste date sunt utilizate in LOV TERT – pentru

completare de atribute

In Acelasi ecran se introduc tertii noi:

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

53

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

54

Documente sablon / formulare

Documentele sablon se incarca de catre administrator in

directorul SITE\$MODELDOC

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

55

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

56

Documentele se pot incarca unul cate unul , utilizand butonul “Incarca” din toolbar sau optiunea de bulk upload din Windows Connector

Dupa incarcare la fiecare document sablon in trebuie setat

tipul de document, pentru a mosteni automat metadatele.

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

57

Atentie! Setam doar tipul de document – nu si valori pentru metadate. Vaorile setate se preiau automat ca valori implicite in documentele create din acest sablon

Drepturi de utilizare template

• Admin > Documente > Documente template

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

58

Utilizare template

Ne conectam cu un utilizator care face parte dintr-un grup

cu drept de utilizare template.

La primul login este afisat Wellcome screen:

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

59

Schimbare parola

• Recomandam schimbarea parolei utilizand linkul din

wellcome screen. Parola implicita este comunicata de

administrator.

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

60

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

61

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

62

Apar spre completare metadatele conform tipului

Comanda setat anterior

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

63

Le completam si apasam “Salvare”

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

64

Observam ca documentul este denumit automat conform regulii de denumire definite pe “Comanda”. Metadata NR nu exista – de aceea ramane ca text “NR” – se corecteaza fie regula de denumire sa utilizeze “NUMAR” fie se schimba codul intern al metadatei din NUMAR in NR.

Recomandam utilizare metadate implicite NR_INREG s DATA_INREG pentru numarul si data de inregistrare

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

65

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

66

Atentie – Dupa ce modificati Metadate nu uitati sa actionati butonul

“Syncronizare” dca doriti postarea modificarilor si pe documentelor deja

creeate din tipul respectiv

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

67

Dupa corectie – se intra in proprietati document si se actioneaza

“Saveaza” – documentul se redenumeste insa NR_INREG si

DATA_INREG sunt goale pentru ca documentul nu este inca inregistrat

Inregistrarea documentului

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

68 Actiunam tab Proprietati > Registratura – insa observam ca la optiunea “Inregistreaza

in registrul” nu avem nici un registru compatibil cu documentul curent. Trebuiesc

efectuate setarile pe registratura

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

69

Atentie: Registrele care nu au nici un tip de Document permis setat – permit

inregistrarea oricaror tipuri de documente

Atentie: Pentru a putea inregistra documente Utilizatorul sau grupul din care

face parte utilizatorul trebuie sa aiba rolul REGISTRATURA

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

70

Continuare inregistrare => Click pe “inregistreaza in registrul”

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

71

Actionam “Salveaza”

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

72

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

73

Preview

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

74

Daca se intampla ca anumite metadate – vezi DATA_INREG in

sectiune de jos – nu se completeaza automat in continutul

documentului se incearca reformularea/rescrierea sectiunii pentru a

evidentia separat metadata respectiva

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

Ad

min

istr

ato

r W

ork

sho

p

75