09/11/2015

COPIL 4 novembre 2015

09/11/2015

Introduction

Etapes de ces dernières semaines :

- Démission de Marcel Valette, fin août

- Rencontre du CA avec Daniel Kawka, 25 septembre

- Conférence de presse du 25 septembre

- Participation à l’expertise pour l’UNESCO, 1er octobre

- 2 jours de rencontres avec C Rémi, MA Blanchard, M Petit, R Karulak, E Fond, M Pélissier, 19, 21 octobre

- 1 jour de travail , com com et demandes de subventions

Cette accélération a entraîné des ressentis différents chez chacun d’entre nous.

09/11/2015

Monique, Hélène et Geneviève ont donc décidé de se réunir afin de discuter des effets de cette accélération :

« Nous souhaitons exprimer en présence du bureau, CA et COPIL que nous sommes tous dans le même état d’apprentissage, avec ses ratés, mais aussi ses belles réussites.

Pour cette première édition, personne n’a de recul suffisant, tout le monde a « le nez dans le guidon » et gérer les émotions de ces dernières rencontres est difficile pour tout le monde.Ce que nous vivons aujourd’hui demande un besoin d’adaptation de la part de tous. Ca évolue vite, très vite, mais bien.

Chaque rencontre transporte les personnes présentes et la difficulté est peut-être de transmettre ce qu’on a vécu au reste du groupe.

Nous avons ressenti que depuis le 25 septembre, nous sommes considérés comme une association incontournable dans la vie du site Le Corbusier, nous participons activement à la mise en valeur du site et à son rayonnement national , peut-être international. »

09/11/2015

Quelques pistes de réflexions« Voir grand, voir loin », D. KawkaDès la première édition : cela suppose l’acceptation d’une ampleur à s’approprier, à gérer dès aujourd’hui.

Ne pas avoir peur du grand et loin : ce sera notre miel pour tous les financeurs (instances et mécènes

Distinguer RDV et réunionRDV avec MA Blanchard et M Petit : 6 personnes de Festyvocal présentes, 2 personnes de la mairie en plus de M Petit, ça tourne à la réunion au lieu du RDV, beaucoup d’interventions non canalisées, difficulté pour Marie Claude de prendre des notes et de synthétiser.

RDV avec R Karulak : 4 personnes présentes avec des rôles prédéfinis, 3 qui parlent, 1 qui écrit, 2 personnes de St-Etienne Métropole

Nous devons être vigilants sur notre représentation lors des RDV et réunions .

RDV : seules les personnes concernées sont présentes avec des rôles prédéfinis Réunion : échanges autour de thèmes prédéfinis dans un ordre du jour

Comprendre la hiérarchisation des décisionsCertaines personnes se sont senties dépossédées.L’urgence fait que certaines décisions peuvent être prises en petit comité, soit le bureau réduit (pres, vice-prés et dir art).La politique de l’association et les décisions importantes relèvent du CA.

09/11/2015

Ordre du jour

1.Relecture des statuts et règlement intérieurqui décide quoi ? qui fait quoi ? 2.Compte rendu des travaux des différentes commissions actions ressentis

3.Etat des diverses actions à mener à J- 1andécisions calendrier programmation par commission

4.Questions diverses

09/11/2015

a. StatutsARTICLE 2 - BUT OBJET Cette association a pour objet : l’éveil à la culture, sous forme d’ateliers polyvalents, rencontres, discussions, débats, lectures, conférences et expression vocale.

ARTICLE 9 – Le DIRECTEUR ARTISTIQUE Le directeur artistique est nommé par le CA .Il est membre de droit du bureau et du CA

ARTICLE 14 - CONSEIL D'ADMINISTRATION L'association est dirigée par un Conseil d'administration de 14 membres (13 membres élus par l'Assemblée Générale et 1 membre de droit ,le Directeur Artistique) Le conseil est renouvelé chaque année par tiers, la première année, les membres sortants sont désignés par tirage au sort. En cas de vacance, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par la plus prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l'expiration du mandat des membres remplacés. Le conseil d'administration se réunit au moins une fois tous les six mois, sur convocation du président, ou à la demande de la moitié de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix; en cas de partage, la voix du président est prépondérante. Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire. Afin de faire vivre activement l'association, le CA s'appuiera sur un comité de pilotage dont la composition, le rôle et les prérogatives seront définis par le règlement intérieur.

1.Relecture des statuts et règlement intérieurqui décide quoi ? qui fait quoi ?

09/11/2015

ARTICLE 15 - Le BUREAU

Le conseil d'administration élit parmi ses membres, (à bulletin secret sur demande d' membre au moins), un bureau composé de : 1)Un-e- président-e- 2) Un-e- ou plusieurs vice-président-e-s 3) Un-e- secrétaire et, un-e- secrétaire adjoint-e- 4) Un-e- trésorier-e-, et, un-e- trésorier-e- adjoint-e

Les fonctions de président et de trésorier ne sont pas cumulables. Le Directeur artistique participe de droit au bureau.

ARTICLE - 17 - REGLEMENT INTERIEUR Un règlement intérieur sera établi par le conseil d'administration, qui le fera approuver par l'assemblée générale.Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts, dont : -Le Comité de pilotage (rôle, composition, fonction) -Le directeur artistique (Mission, prérogatives) -Remboursements des frais de mission, représentations, déplacements.

09/11/2015

b. Règlement intérieur

ARTICLE 3 : LA DIRECTION ARTISTIQUE rôle et objectifs

Le Directeur artistique propose devant le CA de FESTYVOCAL le projet d’organisation d’un Festival de musique vocale contemporaine : En précisant le choix- d’un compositeur de la création- d’un parrain - des chœurs invités - de l’invité de marque - d'un projet de budget - et en présentant un cahier des charges

Le CA se positionnera par un vote sur la suite de ce projet, ou demandera des amendements au projet proposé , en attente de nouvelles propositions.

Le DA est membre du CA et du bureau de FESTYVOCAL et participe à ce titre à toutes les réunions de ces instances . Le DA participe aux commissions à leur demande , ou bien sur intervention de sa part.

En cas de remplacement du DA en cours de mandat suite à démission ou cas de force majeure, le CA procèdera à une nouvelle nomination.

09/11/2015

ARTICLE 4 : LE COMITE DE PILOTAGE

Afin de mettre en œuvre le projet il est créé un Comité de Pilotage , qui a pour objet :l’éveil à la culture, sous forme d’ateliers polyvalents, rencontres, discussions, débats, lectures, conférences et expression vocale, dont l’organisation d’une biennale de FESTIVAL de musique vocale contemporaine dans le cadre de l’association FESTYVOCAL.

Le Comité de Pilotage (COPIL) est composé des personnes référentes de chaque commission .Le Comité de Pilotage mettra au point un calendrier échéancier.

Dans le cadre fixé par le CA il prend les décisions concernant le FESTIVAL.

Il veillera au bon fonctionnement des commissions, lesquelles rendront compte au COPIL.Il se réunit aussi souvent que nécessaire, et au moins 1 fois par an.

Le COPIL sera le rapporteur, par la voix du Directeur Artistique, auprès du CA des budgets et propositions des différentes commissions et agira en fonction du cadre financier et logistique fixé par le CA .

Chaque commission se réunit aussi souvent que nécessaire et prend en charge les travaux qui lui reviennent dans le cadre de ses attributions et rend compte au COPIL.

09/11/2015

ARTICLE 5 : LES COMMISSIONS ET LEUR RÔLE

1- Commission artistique :elle est chargée- de la programmation - des relations avec le compositeur et du suivi de la création - de l'organisation des concerts - des relations avec les chœurs invités - des relations avec CHŒUR ONDAINE, chœur d’application de la création - des relations avec les choristes renforts du chœur d’application. - Du son et lumières : sous-com SONLUM

2 -Commission communication : elle est chargée - de la mise au point des campagnes de communication - en interne de la création d'un site internet - des réservations - de la production d'affiches, flyers - des invitations- des billets - des supports de communication (journaux, radios, site internet) - en externe de la définition et de la mise en œuvre d’une stratégie avec nos partenaires sur

la communication.

09/11/2015

3 - Commission finances et budget : Elle est chargée - de centraliser les besoins de financements des différentes commissions - de la recherche de financements publics et privés - des demandes de subventions - des relations avec nos partenaires - de la billetterie (pré-ventes, réservation-ventes billets).

4 - Commission intendance et technique : elle est chargée - de l'accueil, les catrings (collations) voire l'hébergement des chœurs invités - des réservation restaurants - des vins d honneur - des moyens techniques et matériels

Au moins un membre du CA doit faire partie de chaque commission.

Le CA ne fait pas partie du COPILQui préside le COPIL : le directeur artistique ?Proposition d’intégrer Monique Renaudier de la com ART avec Estelle

Composition du COPIL : 2 référents de chaque com + webmaster + directeur artistique, soit 10 personnes demande au CA : modification du règlement intérieur pour la composition du COPIL

09/11/2015

Organigramme

bureau

ComIN

ComFIN

ComCOM

CA

COPIL

Anim : président

Anim : directeur artistique

ComART

Cliquez pour modifier le style des sous-titres du masque

09/11/2015

2.Compte rendu des travaux des différentes commissions actions ressentis

a. Commission artistique

a. Commission communication

a. Commission finances et budget

a. Commission intendance et technique

09/11/2015

3.Etat des diverses actions à mener à J- 1andécisions synopsis

calendrier échéancier

programmation par commissionFeuilles de route à disposition pour les commissions qui le souhaitent Listes d’actions à mener non exhaustive et évolutives

4.Questions diverses

09/11/2015

Conclusion

« TEMPS et ESPACE »

Je souhaite longue vie à notre association.et que la biennale rayonne au-delà de nos frontières appelouses.

Prochain COPIL : date, heure, lieu