Communicatie over incidenten

Muel Kaptein

2

‘De commissie heeft met verbazing, maar

ook met verbijstering, kennis genomen van

de soms laconieke en doorgaans passieve

wijze waarop personen op de hoogste

posities in het betrokken bedrijfsleven, in

ons landsbestuur en bij toezichthoudende

instanties met de signalen en vermoedens

van onregelmatigheden zijn omgegaan.’

M. Vos

3

Maar hoe staan Nederlandse organisaties er eigenlijk

voor?

• Regel of uitzondering?

• Niet alleen of, en zo ja, hoe er wordt gereageerd, maar

ook: wat weet het management überhaupt (niet)?

• Onderzoek onder Nederlandse beroepsbevolking maart

t/m juni 2003

• Gevraagd naar frequentie van incidenten en de

organisatiecontext

• Welke aanknopingpunten zijn er voor managers en

bestuurders ter lering en verbetering?

4

Welk deel van de Nederlandse beroepsbevolking

zegt de afgelopen 12 maanden misbruik van

voorkennis bij de handel in aandelen binnen de

eigen werkomgeving te hebben geconstateerd?

1 op de 100

1 op de 50

1 op de 33

1 op de 10

1 op de 1

5

Welk deel van de Nederlandse beroepsbevolking

zegt de afgelopen 12 maanden ontvangst van

onoorbare relatiegeschenken binnen de eigen

werkomgeving te hebben geconstateerd?

1 op de 100

1 op de 20

1 op de 9

1 op de 3

1 op de 1

6

Welk deel van de Nederlandse beroepsbevolking

zegt de afgelopen 12 maanden discriminatie van

collega’s binnen de eigen werkomgeving te

hebben geconstateerd?

1 op de 100

1 op de 10

1 op de 5

1 op de 3

1 op de 1

7

Door medewerkers geconstateerde incidenten anno 2003

• Verspilling of onjuiste aanwending van bedrijfsmiddelen: 59%

• Onzorgvuldige omgang met de informatie van derden: 41%

• Creëeren van een vijandige werkomgeving: 28%

• Onrechtvaardige/oneerlijke behandeling van klanten: 28%

• Discriminatie van medewerkers: 21%

• Oneerlijke concurrentie: 15%

• Overtreding milieunormen/wetten: 14%

• Ontvangst oonoorbare giften, geschenken/invitaties: 11%

• Geven van verkeerde/misleidende informatie

aan overheidsinstanties: 8%

• Vervalsing of manipulatie boekhouding: 4%

• Handel in aandelen of andere waardepapieren

met voorkennis: 3%

• Schending van mensenrechten: 2%

8

Het huidige klimaat binnen

Nederlandse organisaties

Voorbeeld

gedrag: 60%

Uitvoerbaar-

heid: 60%

Betrokken-

heid: 67%

Zichtbaar-

heid: 35%

Bespreek-

baarheid:

48%

Aanspreek-

baarheid:

50%

Helderheid:

63%

9

De oplossing van incidenten

De helft van de

incidenten

binnen de eigen

afdeling wordt

niet door de

leidinggevende

gesignaleerd.

De helft van

de

gesignaleerde

incidenten

wordt

inadequaat

opgelost.

Een kwart

van de

incidenten

wordt

derhalve

adequaat

opgelost!

10

De invloed van openheid op gedrag van medewerkers

Goed vangnet

Openheid

tussen

medewerkers

Open

leiding

Minder

incidenten

1/20

1/10

1/5

+

+

2/5

=

11

Wat betekent dit?

• Openheid als belangrijk managementvraagstuk:

Informeren en luisteren

Organisatiebeleid en -cultuur

Intern: horizontaal en verticaal

• Openheid van de organisatiecultuur als maatstaf en

verantwoordingsobject

• Openheid van de organisatiecultuur als belangrijk

auditobject

12

Ten slotte

• Wat weten wij niet en hadden wij wel kunnen/moeten weten? • Is er een klimaat waarin klokkenluiders vermeende incidenten aan de orde kunnen stellen? • Is er een klimaat waarin medewerkers dilemma’s aan de orde kunnen stellen? • Is er voldoende sociale controle binnen de organisatie? • Staat de leiding voldoende open voor signalen van ongewenst gedrag? • Stimuleer ik mijn medewerkers tot het aan de orde stellen van incidenten?

Shell (2003): “We suspect that we still detect only a fraction of the actual incidents that occur.”

13

Maar…..moet ik wel zo open staan???

Ik ben bang voor

kritiek…

Vind ik een teken van

zwakte…

Ik wil geen

heksenjacht…

Organisatie is geen

democratie…

Dan is vervolgens de

deksel van de put

Dan verlies ik mijn

autoriteit…