Communicatie kit

1 ClassificatieTitel van de presentatie

ConferenceCard Communicatie Kit

Een schat aan inspiratie om uw medewerkers te laten wennen aan Het Nieuwe Werken met de ConferenceCard

Hartelijk dank voor uw keuze voor de ConferenceCard van KPN.

Als marktleider op de Nederlandse telecommunicatiemarkt hebben wij uitgebreide ervaring als het gaat om de invoering van Conferencing oplossingenin bedrijven en instellingen. Bij de invoering van nieuwe technologie is de slagingskans vele malen groter als u rekening houdt met de mensen die de technologie moeten gaan gebruiken.

“The central issue is never strategy, structure, culture or systems. The core of the matter is always about changing the behavior of people.”

John Kotter (Professor Harvard Business School)

0800-0156 [email protected],conferencecard.nl

Inhoud

• Aanbiedingsbrief management• “Kaartje – taartje event”• Showmapje. • Welkomst call• Voorbeeldtekst artikel• Posters / showcards / muismatten• Promotie via andere media

Awareness creëren

• Online instructie audioconferencing• Online demo webconferencing• Webinar vergaderen op afstand• Onsite training• Welkoms call

Gebruikers op weg helpen

• E-mail voorbeeldteksten• SMS voorbeeldteksten• Posters gericht op gedragsverandering• Slagboom reclame• Koffiebekers als promotiemiddel• Inspelen op actuele weersituatie

Stimuleren van gebruik

Business voordelenvan op afstand samenwerken

• Voorbeeld Webteksten• Handleidingen• Helpdesk informatie• Webcontent reserveren vergaderzalen

Gebruikers faciliteren

IntroductietekstOptimaal profiteren

van de ConferenceCard

• Tips & tricks audioconferencing• Tips & tricks webconferencing• Telefonische vergaderetiquette• Videotestimonial heavy-user• Voorbeeld interne vragenlijst

Gebruikers laten groeien

• ConferenceCard in duurzaamheidsverslag• E-mail voorbeeldtekst resultaten gebruik• Videotestimonial heavy-user• Voorbeeld Best Practise sheet

Resultaten communiceren


Aanbiedingsbrief Management

‘Top down commitment’ is een succesfactor.

Daarom adviseren wij u om de ConferenceCard naar uw medewerkers te versturen met een begeleidend schrijven van een directie- of RvB-lid.

In de brief geeft u aan waarom u de ConferenceCard introduceert, wat de doelstelling is en wat u verwacht van uw medewerkers. Dat zorgt voor betrokkenheid en motivatie.

3 voorbeelden van een aanbiedingsbrief met bewezen succes:

Microsoft Office Word 97 - 2003 Document



Voorbeeld 1aanbiedingsbrief



Awareness creëren


“Kaartje – taartje event”

Feestelijke en persoonlijke uitreiking van de ConferenceCards.

De ConferenceCards kunt u op feestelijke wijze uitreiken aan uw medewerkers. Kaartenworden in een showmapje met verkorte dienstbeschrijving aangeboden met een aanbiedingsbrief op briefpapier van uw organisatie. Op uw bedrijfslocatie(s), bijvoorbeeldhet bedrijfsrestaurant, kan KPN zorgen voor een bemande informatiestand waar de cardpersoonlijk wordt uitgereikt aan de betrokken medewerkers. Om een en ander op teluisteren wordt aan medewerkers bijvoorbeeld een petit fourtje aangeboden met daaropde ConferenceCard in marsepein.

Awareness creëren

Showmapje

De ConferenceCard op gepaste wijze aanbieden aan uw medewerkers.

De ConferenceCard wordt altijd in een showmapje met verkorte handleiding aangeboden of verstuurd aan uw medewerkers. Dat geeft een professionele uitstraling en helpt mensen snel op weg.

Liever een showmapje in uw eigen huisstijl? Geen probleem. Stuur uw ontwerp en wijdoen u een voorstel voor productie in uw eigen stijl.

Afbeelding showmapje dicht en geopend

Awareness creëren


Welkomstcall

De ConferenceCard op gepaste wijze aanbieden aan uw medewerkers.

In de 1e week na ontvangst van de ConferenceCard is het goed om eindgebruikerstelefonisch te benaderen. In deze zogenaamde welkomstcall worden uw gebruikers welkom geheten en eventuele vragen omtrent het gebruik van de ConferenceCardbeantwoord. Dat geeft vertrouwen en motiveert mensen.

KPN kan de welkomstcalls voor u verzorgen. U kunt het natuurlijk ook zelf doen.

Ter inspiratie een belscript voor de welkomstcall:

Voorbeeld belscript welkomstcall

Awareness creëren


Redactioneel artikel

Besteed aandacht aan de ConferenceCard in uw interne media.

Wilt u de ConferenceCard goed laten beklijven in uw organisatie? Zorg dan vooreen redactioneel artikel in uw personeelsblad of andere interne media.

Zo onderstreept u het belang van Het Nieuwe Werken en de bijdrage van op afstandsamenwerken. Vooral ervaringen van enthousiaste gebruikers werken als olie op hetvuur dat u wilt laten branden.

Twee voorbeelden van redactionele artikelen over de ConferenceCard:



Voorbeeld 1redactioneel artikel

Voorbeeld 2 redactioneel artikel

Awareness creëren


Posters

Attendeer uw medewerkers op de ConferenceCard.

Posters zijn een ideaal middel om de ConferenceCard onder de aandacht te brengen van uw medewerkers.

U stimuleert medewerkers om de mogelijkheden van Conferencing te ontdekken.En u wijst mensen op de voordelen van een ander vergadergedrag.

U kunt gebruikmaken van A3-formaat posters in KPN stijl of desgewenst in uw eigenhuisstijl. Ook een aangepaste tekst of uw eigen ontwerp is mogelijk. In het word bestand vindt u tekstsuggesties.

Tekstsuggesties posters / showcards


Awareness creëren


Showcards

Maak zoveel mogelijk medewerkers opmerkzaam op de ConferenceCard.

De showcard is voorzien van een standaard en kan rechtop worden geplaatst. Showcards zijn ideaal voor plaatsing in bijvoorbeeld vergaderzalen of op receptiebalies.

Mensen die veel vergaderen kunnen zo gewezen worden op telefonisch vergaderenmet de ConferenceCard.

U kunt gebruikmaken van showcards in KPN stijl of desgewenst in uw eigen huisstijl. Ook een aangepaste tekst of uw eigen ontwerp is mogelijk. In het word bestand vindt u tekstsuggesties.

Tekstsuggesties posters / showcards


Afbeelding rechtop staande showcards

Awareness creëren


Muismatten


Waar heeft u meer attentiewaarde dan op de eigen werkplek van uw medewerkers? De tekst op de muismat wijst uw eindgebruikers op de mogelijkheid van telefonisch

vergaderen als substituut voor een ‘gewone’ vergadering.

De muismatten zijn beschikbaar in KPN stijl of desgewenst in uw eigen huisstijl. Een aangepaste tekst of uw eigen ontwerp is mogelijk.

Awareness creëren


Andere media voor promotie


Maakt uw bedrijf gebruik van narrowcasting of een lichtkrant? Zorg dan voor een bericht over de ConferenceCard op die media. Zo bereikt u op een

efficiënte manier een grote groep medewerkers met uw boodschap.

Awareness creëren


Online instructie audioconferencing

Snel aan de slag met de ConferenceCard.

Om eventuele koudwatervrees weg te nemen is een online instructie mogelijk. In ca. 20 minuten tijd wordt de eenvoud en gebruiksvriendelijkheid van de

ConferenceCard gedemonstreerd. Uw medewerkers kunnen de demo online volgen vanaf hun eigen werkplek. Laagdrempeliger kan niet.

Geef uw voorkeurstijdstip door. Wij regelen de rest.



Online demo webconferencing

Snel aan de slag met de ConferenceCard.

Met webconferencing laat u direct zien waarover u spreekt. Dat maakt uw vergaderingeffectiever en succesvoller. U geeft eenvoudig een presentatie, werkt samen aan documenten, of u bekijkt de websites van andere marktpartijen.

Zelf zien is de beste manier om kennis te maken met webconferencing. In ongeveer 20minuten tijd geven wij uw medewerkers een goed beeld van de mogelijkheden.

Uw medewerkers kunnen de demo online volgen vanaf hun eigen werkplek. Laagdrempeliger kan niet.

Geef uw voorkeurstijdstip door. Wij regelen de rest.



Onsite training

In 1 uur tijd vertrouwd met de ConferenceCard.

Wilt u snel profiteren van de business voordelen van Conferencing? Maak dan gebruikvan de ConferenceCard onsite training. In 1 uur tijd worden uw medewerkers getraind in het gebruik. Uw medewerkers gaan optimaal gebruikmaken van hun ConferenceCard omdat alle mogelijkheden de revue passeren.

KPN Conferencing verzorgt ook trainingen op maat bij u op locatie, individueel of in groepsverband. Bel 0800-0156 en informeer naar de mogelijkheden. Een van onze ervaren trainers neemt contact met u op om uw wensen en de invulling daarvan te bespreken.


On-site training


E-mail stimulering; ambassadeursrol

Gericht werken aan gedragsverandering

Na het introduceren van de ConferenceCard ziet u graag dat uw medewerkers de kaartgaan gebruiken. Wat goed werkt is het benoemen van een ambassadeur in uw organisatie die het gebruik van conferencing aanprijst en de voordelen voor medewerkeren bedrijf helder maakt. Bij voorkeur is uw ambassadeur een directie- of RvB-lid, maarhet kan natuurlijk ook een programma- of projectmanager zijn.

E-mail is een prima middel waarmee de ambassadeur regelmatig medewerkers kanaansporen om te profiteren van de voordelen van hun ConferenceCard. Verzending van de e-mails kunt u zelf verzorgen of door KPN Conferencing laten doen.

2 voorbeeldteksten van een eerste e-mail door uw ambassadeur:



Voorbeeld 1e-mail tekst

Voorbeeld 2e-mail tekst


E-mail stimulering; differentiatie naar gebruik

Gericht werken aan gedragsverandering

Ongeveer een maand na introductie van de ConferenceCard heeft u een eerste indrukvan het gebruik van de kaart door uw medewerkers. Er zullen mensen zijn die de kaartintensief gebruiken, mensen die het audiodeel maar niet het webconferencing deelhebben gebruikt. En er zullen mensen zijn die nog geen gebruik hebben gemaakt vanhun ConferenceCard.

In de communicatie via de e-mail is het goed om te differentiëren tussen deze groepen.Dan zorgt u voor optimale adoptie van de kaart in uw organisatie.

3 voorbeeldmails met differentiatie naar gebruik:


Voorbeeld 1gebruik audio en web

Voorbeeld 2gebruik audio

Voorbeeld 3nog geen gebruik





E-mail stimulering; resultaten

Laat de resultaten zien aan uw medewerkers

Het beste bewijs zijn de behaalde resultaten met het gebruik van de ConferenceCard.Zo’n 6 maanden na introductie van de ConferenceCard heeft u een goed beeld

van de bijdrage van de ConferenceCard voor uw organisatie. De business voordelenzijn uit te drukken in:

• besparingen op reistijd in €;• besparingen op reiskosten in €;• bespaarde reistijd in kilometers;• verminderde CO2-uitstoot in kiloton.

Wij helpen u graag om de business voordelen te berekenen op basis van het aantalConferenceCard vergaderminuten van uw organisatie.


Voorbeeld e-mail tekst



SMS stimulering

Stuur ConferenceCard reminders per SMS

Wordt binnen uw bedrijf veel gebruik gemaakt van mobiele telefoons en smartphones?Dan is SMS stimulering een mogelijkheid. SMS is vooral geschikt als u inspeelt op

actuele gebeurtenissen. Bijvoorbeeld extreem weer of tijdelijke verkeershinder.

Verzending van de SMS-berichten kunt u zelf verzorgen of door KPN Conferencing laten doen.

3 SMS voorbeelden:


Voorbeeld 1Negatief reisadvies NS

Voorbeeld 2KNMI weeralarm

Voorbeeld 3Aswolk





Stimulering met Social Media

Zet Social Media in om de adoptie te vergroten.

Social Media is tegenwoordig niet meer weg te denken uit de privé en zakelijke omgeving.Heeft uw organisatie een social media platform? Stimuleer mensen dan om te

discussiëren en informatie uit te wisselen over de ConferenceCard en Het Nieuwe Werken.Dan helpen gebruikers elkaar op weg met tips en tricks.



Slagboom reclame

Houd conferencing ‘top-of-mind’ bij uw medewerkers.

Conferencing betekent toch vaak mensen uit de auto houden. Daarom is de slagboomvan de parkeergarage een goede medium om mensen aan te spreken op hun gedrag.

Virtueel vergaderen als alternatief voor het op en neer reizen van afspraak naar afspraak.

Wij helpen u graag met de uitwerking van de boodschap op uw slagbomen.



Koffiebekertjes als promotiemiddel

Houd conferencing ‘top-of-mind’ bij uw medewerkers.

De koffieautomaat is een natuurlijke plek waar mensen met elkaar in gesprek gaan.Maakt u gebruik van koffiebekertjes voor eenmalig gebruik? Waarom zou u ze dan

niet tijdelijk gebruiken als promotiemiddel? Bedruk de bekertjes met een pakkende tekst die vergaderen op afstand propageert. Zo weet zeker dat er ook in het informelecircuit wordt gesproken over de voordelen van de ConferenceCard.

Wij helpen u graag met de uitwerking van de promotie op uw koffiebekertjes.



Intranet teksten

Kennis uitdragen over de ConferenceCard.

Het is belangrijk om gebruikers zo goed mogelijk te faciliteren met informatie over hetgebruik van hun ConferenceCard. Een schat aan informatie vindt u op onze website

www.conferencecard.nl. Veel klanten willen ook informatie over de ConferenceCardop hun eigen Intranet plaatsen.

Ter inspiratie onze webteksten die u als basis kunt gebruiken:

Webteksten ConferenceCard




http://www.conferencecard.nl/

Handleidingen

Hoe werkt de ConferenceCard?

Ondanks dat de ConferenceCard een eenvoudige en laagdrempelige dienst is, zijn medewerkers toch vaak gebaat bij een korte handleiding. Ook zijn er ‘heavy users’

die alle detailinformatie willen hebben over bijvoorbeeld de webconferencing functies.Er zijn verschillende handleidingen beschikbaar, van zeer beknopt tot zeer uitgebreid.


ConferenceCardSnel aan de slag

WebconferencingSnel aan de slag (voorzitter)

WebconferencingSnel aan de slag (deelnemer)

WebconferencingVerkorte handleiding (voorzitter)

WebconferencingVerkorte handleiding (deelnemer)

WebconferencingUitgebreide handleiding

Adobe Acrobat Document







Operator assistentie en klantenservice

Heeft u vragen? Wij beantwoorden ze graag.

0800-0156

[email protected]


Operator assistentie en klantenservice is beschikbaar op 0800-0156 tijdens: • werkdagen van 07.00 tot 23.00 uur; • zaterdag van 09.00 tot 18.00 uur en• zondag van 14.00 tot 22.00 uur.

Operator assistentie en klantenservice op feestdagen:

• gesloten op de volgende feestdagen: nieuwjaarsdag, 1e paasdag, 1e pinksterdag en 1e kerstdag;• zaterdag openingstijden (09:00 tot 18:00 uur) op 2e paasdag, Hemelvaartsdag, 2e pinksterdag en 2e kerstdag

en• standaard openingstijden op: Goede Vrijdag, Koninginnedag, Bevrijdingsdag.


Webcontent reserveren vergaderzalen

Verander het vergadergedrag van uw medewerkers

Veel organisaties maken gebruik van een reserveringsysteem voor vergaderzalen. Dat is een goede plaats om medewerkers te wijzen op de ConferenceCard als alternatiefvoor fysiek vergaderen.



Tips & Tricks Audioconferencing

Zorg dat medewerkers routine opbouwen in vergaderen op afstand

Net als bij een gewone vergadering wordt de effectiviteit van vergaderen op afstand voor een belangrijk deel bepaald door een goede voorbereiding en de rol van de

voorzitter.

Een aantal tips om uw telefonische vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen:


Tips Audioconferencing



Tips & Tricks WebconferencingGebruikers laten groeien

Zorg dat medewerkers routine opbouwen in online vergaderen

Net als bij een gewone vergadering wordt de effectiviteit van vergaderen op afstand voor een belangrijk deel bepaald door een goede voorbereiding en de rol van de

voorzitter.

Een aantal tips om uw webconferentie zo goed mogelijk te laten verlopen:

Tips Webconferencing



Telefonische vergader etiquette

Vergaderen moet effectief zijn.

Gemiddeld vergaderen we in Nederland een kwart van de werktijd. Dat is ruim vijftig dagen per jaar, per medewerker. Dat is echt veel. Het is daarom belangrijk om een

vergadering zo effectief mogelijk te maken.

De tips in het pdf-bestand helpen u hierbij.


Vergader etiquette



Videotestimonial Heavy user

Laat een enthousiaste gebruiker zijn verhaal doen.

Met authentieke video testimonials van uw gebruikers creërt u geloofwaardigheid envertrouwen bij nieuwe of twijfelende gebruikers. Testimonials komen zo dicht als mogelijkbij mond-tot-mond reclame, en mond-tot-mond is bekend om zijn grote effectiviteit.

KPN kan u helpen bij het opnemen en produceren van videotestimonials.



Voorbeeld interne vragenlijst

Vraag feedback van uw gebruikers.

Als vergaderen op afstand is geaccepteerd binnen uw organisatie, is het nuttig om uw medewerkers te vragen naar hun ervaringen en waardering. Dat levert vaak

waardevolle informatie die kan helpen om uw personeel nog beter te faciliteren.

Een voorbeeld van een korte vragenlijst die u hiervoor kunt gebruiken.


Voorbeeld interne vragenlijst


Meer eruit halen: Outlook Add-in

Tools die het gebruik van de ConferenceCard verrijken.

Nog gemakkelijker een telefonische vergadering organiseren? Met de Outlook Add-in maken uw ConferenceCard houders in een handomdraai een complete Conferencinguitnodiging. Daarmee besparen ze tijd bij het plannen van hun vergaderingen.

De Outlook Add-in is eenvoudig te installeren en direct te gebruiken.

Een voorbeeldmail om uw medewerkers te attenderen op de Outlook Add-in:


Voorbeeld mail Outlook Add-in



Meer eruit halen: Conference ControlGebruikers laten groeien


Conference Control geeft uw gebruikers overzicht en controle over hun vergadering via een Webbrowser. Op het scherm is zichtbaar welke deelnemers zijn ingebeld.

De tool werkt heel gemakkelijk. Met één muisklik zet u bijvoorbeeld deelnemers in deluisterstand of spreekstand. Gebruik van Online Conference Controls draagt bij aan deveiligheid want u weet wie er deelnemen en u kunt de vergadering desgewenstblokkeren voor andere mensen.

Een voorbeeldmail om uw medewerkers te attenderen op Conference Control:

Voorbeeldmail Conference Control


Meer eruit halen: Voorzitter welkom


Met de ConferenceCard hebben uw gebruikers een eigen virtuele vergaderzaal gekregen. Voorzitterwelkom biedt gebruikers de mogelijkheid om een persoonlijkeboodschap in te spreken die wordt afgespeeld als deelnemers in de vergadering komen.

Het gebruik van voorzitterwelkom is eenvoudig en gemakkelijk. Gebruikers activeren voorzitterwelkom via Mijn Conferencing. Na activatie krijgen ze bij iederevergadering het verzoek om wel of geen persoonlijke boodschap in te spreken.


Voorbeeld mail Voorzitterwelkom



ConferenceCard in duurzaamheidsverslag

Maak uw bijdrage zichtbaar aan een beter leefmilieu.

Introductie van de ConferenceCard is een maatregel die uitstekend past bij het invullinggeven aan duurzaam ondernemen. Iedere Conferencing vergaderminuut bespaart

0,3 gr. CO2-uitstoot. Zo draagt uw organisatie bij aan een beter mileu en bouwt u aaneen duurzaam bedrijfsimago.

Wij helpen u graag bij het berekenen van de CO2-besparing en de vertaling van deresultaten naar uw duurzaamheidsverslag.



E-mail Business ResultatenResultaten communiceren

Laat de resultaten zien aan uw medewerkers

Het beste bewijs zijn de behaalde resultaten met het gebruik van de ConferenceCard.Een jaar na introductie van de ConferenceCard is het goed om de business voordelenvan de ConferenceCard te laten zien aan uw gebruikers:

• besparingen op reistijd in €;• besparingen op reiskosten in €;• bespaarde reistijd in kilometers;• verminderde CO2-uitstoot in kiloton.

Wij helpen u graag om de business voordelen te berekenen op basis van het aantalConferenceCard vergaderminuten van uw organisatie.

Voorbeeld e-mail tekst



Voorbeeld Best Practise sheet

Deel de business voordelen met uw gebruikers.

Aan het einde van het jaar maakt iedere organisatie de balans op. Ook voor de ConferenceCard is het goed de business voordelen op jaarbasis te becijferen. Zo maakt u de resultaten concreet en overtuigend voor uw organisatie.

Een voorbeeld van een Best Practise sheet voor communicatie doeleinden:


Microsoft Office PowerPoint Presentation

Voorbeeld Best Practise sheet


Communicatie kit

Documents

Transcript of Communicatie kit