2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
-
Upload
olhararquivistico -
Category
Documents
-
view
219 -
download
0
Transcript of 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 1/21
Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
1/21
A gestão de documentos na
administração pública
Vanderlei Batista dos SantosDoutor em Ciência da Informação
Chefe Serviço de Arquivo Intermediário - Câmara dos Deputados
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 2/21
Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
2/21
Alguns questionamentos iniciais...
• Existem arquivos institucionalizados em todos os órgãos da
administração pública?
• Existe o cargo de “arquivista” em todos os órgãos da
administração pública?• Quem é o responsável pela gestão de documentos
arquivísticos públicos?
• A responsabilidade pela gestão de documentos – incluindo
ingerência na produção documental – é atribuída a queunidades administrativas?
• O entendimento sobre documento arquivístico engloba som,
desenho, texto, microforma, filme, foto e mídias digitais?
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 3/21
Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
3/21
Gestão de documentos
Gestão de documentos: é o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente eintermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente. (Lei nº 8.159/91, Art. 3º)
Gestão arquivística de documentos: independente da forma
ou do suporte adotados, tem por objetivo garantir a produção, a
manutenção, a preservação de documentos arquivísticos
fidedignos, autênticos e compreensíveis, e o acesso a estes.
(Art. 1°, § 3°, Resolução nº 20, de 16 de Julho de 2004 - CONARQ)
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 4/21
Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
4/21
a) produção: manual de redação (padrões de documentos),
gestão de formulários, plano de classificação, tesauros, glossários;
b) tramitação, uso: registros de protocolo (entrega, empréstimo
ou desarquivamento), regras de segurança e sigilo, modelagem deprocessos;
c) arquivamento: controles de localização, guias de transferência,
práticas de preservação, contingências, plano de prevenção contra
desastres;
d) avaliação: tabela de temporalidade, existência de comissão
permanente de avaliação;
e) eliminação ou recolhimento: listagem e editais de eliminação,
tabela de temporalidade, guias de recolhimento.
Instrumentos de gestão de documentos
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 5/21
Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
5/21
Algumas orientações técnicas
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 6/21
Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
6/21
Dificuldades para Implantação da Gestão
Documental na Administração Pública
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 7/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
7/21
1. Não identificação do arquivo como unidade de
informação;
2. Pouca ou nenhuma visibilidade de suas ações /
atividades;
3. Falta de entendimento de que a gestão da
informação é uma atividade coletiva e não apenas
do unidade de informação;
4. Regras tradicionais de gestão da informaçãoarraigadas nos setores: arquivamento por espécie
(carta, ofício, memorando), origem (expedidos e
recebidos), tecnologia (fax, e-mail, telegrama);
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 8/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
8/21
5. Desconhecimento das consequências de uma
má gestão documental; 6. Visão que privilegia a guarda em detrimento da
recuperação;
7. Inexistência de regras de gestão e de órgão
com poder coercitivo;
8. Grande diversidade de tratamento necessário
aos tipos de informações a serem indexados,dependendo do documento: textual em papel,
imagens estáticas e em movimento, plantas
arquitetônicas, mapas etc.
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 9/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
9/21
9. Desconfiança da capacidade da unidade de
informação atender às expectativas das demaisunidades orgânicas da instituição: cópia de
documentos, não transferência, buscas na
Internet, entrevista com os pares.
10. Baixa qualificação e alta rotatividade dos
servidores responsáveis pelos arquivos.
11. Baixos salários, pouco treinamento e, comoresultado, servidores insatisfeitos, embora
responsáveis pelo recurso estratégico
“informação”.
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 10/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
10/21
12. Inexistência de critérios de controle e
mensuração de produtividade e efetividade dosserviços e produtos oferecidos pela unidade.
13. Controles de empréstimo e devolução pouco
eficazes.
14. Inexistência de política efetiva (formalizada e
aplicada) de avaliação, descarte e ou
transferência de acervo.15. Falta de divulgação das normas internas de
gestão de documentos e dos serviços disponíveis
aos clientes.
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 11/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
11/21
16. Não realização de estudos das necessidades
e da satisfação dos clientes, ou não execuçãode ações demandadas por conclusões desses
estudos.
17. Hierarquia organizacional em nível meramenteoperacional e consequente distanciamento das
ações decisórias, com baixa ou inexistente
participação política junto à administração
superior da instituição.
18. Falta de planejamento estratégico sobre as
ações das unidades de informação.
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 12/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
12/21
Aspectos tecnológicos
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 13/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
13/21
• Falta de regras de padronização (softwares eformatos) e de uso de tecnologias;
• Falta de treinamento sobre as funções
profissionais e uso das tecnologias disponíveis;
• Tecnofobia : “não dá pra confiar”, “vou perder
tudo”
• Tecnofilia: “resolve tudo”, “não vou perder nada”.
• Baixo aproveitamento dos recursos da web paradifusão das ferramentas de gestão e acesso aos
produtos.
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 14/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
14/21
• formação técnica hermética dos responsáveis
pela área que administra os recursos
tecnológicos no trato com os arquivistas ou dos
arquivistas no trato com os profissionais deoutras disciplinas (administração, direito,
informática).
• inexistência de área de armazenamento
adequada (controle de temperatura e umidade)para documentos de longa duração;
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 15/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
15/21
• não obrigatoriedade (ou seriedade) de
classificação dos documentos que não sejamtextuais, como fotografias, filmes e a maioria
dos documentos digitais.
• Falta de regramento quanto ao uso de correioeletrônico e identificação da mensagem como
documento arquivístico.
• gravação de documentos em área restrita deacesso, nos casos em que ainda estão em
elaboração e pode ser necessário que outros o
acessem;
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 16/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
16/21
• dossiês híbridos (documentos digitais e nãodigitais) cuja tramitação deve ser feita via
sistema, mas também, fisicamente. E a
preservação?
• regras de acesso e sigilo muito flexíveis ou
empírica;
• troca de senha entre servidores “para facilitar oacesso”.
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 17/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
17/21
Visibilidade das ações do arquivo eregras de gestão
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 18/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
18/21
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 19/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
19/21
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 20/21Vanderlei Batista dos Santos - [email protected]
Gestão de documentos na administração pública
20/21
7/27/2019 2013_Gestao de Documentos Na Adm Publica
http://slidepdf.com/reader/full/2013gestao-de-documentos-na-adm-publica 21/21Vanderlei Batista dos Santos vanderbsantos@uol com br
Gestão de documentos na administração pública
21/21
Obrigado!
Vanderlei Batista dos SantosDoutor em Ciência da Informação
Chefe do Serviço de Arquivo Intermediário
Câmara dos Deputados