1. Fundamentos de La Administración de Proyectos

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

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    ndice

    Inicio ..................................................................................... 3- Introduccin- Objetivo- Contenido- Antecedentes

    Tema 1. El marco de la administracin de proyectos ............ 5- Introduccin- Objetivo- Contenido- Conclusin

    Tema 2. Procesos y reas de conocimiento de laadministracin de proyectos ................................................ 23- Introduccin- Objetivo- Contenido- Conclusin

    Conclusin final del curso .................................................... 32

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    Inicio

    Bienvenido al curso!

    Fundamentos de administracin de proyectos

    Actualmente las organizaciones han reconocido la importancia de realizar proyectos conla finalidad de aprovechar las oportunidades que se les presentan, para lograr ventajascompetitivas, resolver problemas o satisfacer las necesidades en su operacin.

    Por esto, en ocasiones, los empleados sobresalientes en el trabajo que desarrollan, sonasignados como administradores, lderes o coordinadores de dichos proyectos, tomandoen consideracin principalmente las necesidades organizacionales, ms que por unaeleccin personal realizada con el entendimiento y el conocimiento de la disciplina.

    La *administracin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, herramientas,habilidades y tcnicas, para lograr los requerimientos, las diferentes necesidades yexpectativas que los interesadosStakeholders- tienen sobre el proyecto; esto involucrael balance entre demandas competentes que se presentan en el alcance, la calidad, elprograma, el presupuesto, los recursos y el riesgo del proyecto.

    Para desarrollar proyectos exitosos, el administrador de proyectos, debe no slodistinguir las caractersticas y reas de conocimiento de la disciplina propia de cadaproyecto, sino dominar las herramientas y tcnicas que debe de utilizar durante las etapasde cada uno de ellos.

    ObjetivoAl trmino de este curso el participante podr distinguir las caractersticas de losproyectos, su diferencia con el trabajo operativo y las responsabilidades del administradorde proyectos para la obtencin del producto, servicio o resultado que satisface lasnecesidades y expectativas de los interesados.

    El participante, conocer las reas de conocimiento y los grupos de procesos queestablece el Project Management Institute como mejores prcticas para administrar lasactividades del proyecto en sus diferentes etapas.

    Contenido

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    Tema 1. El marco de la administracin de proyectosTema 2. Procesos y reas de conocimiento de la administracin de proyectos.

    Antecedentes

    Hace seis meses, la direccin general de la empresa anunci que sera instalado unnuevo sistema para la administracin de la operacin de sus funciones. Este sistema esconocido como Enterprise Resource Planning(ERP), por sus siglas en ingls.

    Se inform tambin que el proveedor del ERP estara interactuando con toda el rea desistemas durante el proceso de implantacin, y seran creados nuevos proyectos comoapoyo al proceso.

    Lorena y Jos Luis, ambos empleados del departamento de sistemas de informacin,entablaron la siguiente conversacin:

    Lorena:Me enter de que fuiste asignado como responsable de un nuevo proyecto para

    apoyar el proceso de implantacin del ERP. Cul es el objetivo del proyecto?

    Jos Luis: S soy el responsable de atender todos los problemas que estnpresentando los usuarios para realizar sus funciones en el nuevo sistema, en ocasionesson problemas con la compatibilidad de los datos con el nuevo sistema, otras veces essimplemente Que no saben usar el sistema!

    Lorena:Yo tambin tengo un nuevo proyecto, soy la coordinadora de la instalacin delmdulo de viajes en 307 computadoras. Estoy trabajando con cuatro personas que mefueron asignadas y estamos a la mitad del proyecto. Llevamos 158 instalaciones exitosasen dos meses!, y si seguimos as, vamos a terminar justamente en los cuatro meses quefueron planeados para el proyecto.

    Considero que este resultado ha sido por la programacin adecuada de las actividadesdel proyecto y que controlamos todo lo que hacemos, anticipando los problemas que sepuedan presentar.

    Jos Luis:Pues. Yo no puedo decir lo mismo, en mi proyecto somos tres personas yno hemos atendido muchas peticiones en los mismos dos meses, adems, ni siquiera scundo terminar el proyecto. Cmo podra programar y controlar las actividades de miproyecto?

    Lorena:Mmm... Pues me parece que lo que estn haciendo no es un proyecto!

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    Tema 1. El marco de la administracin de proyectos

    Introduccin del tema

    Cuando las organizaciones reconocen una necesidad, problema u oportunidad, identificanproyectos prospecto que puedan desarrollar independientemente del trabajo operativoque realizan.

    Todo proyecto consume recursos en forma de tiempo, dinero, mano de obra y materiales.Cuando una entidad est dispuesta a ofrecer stos recursos, se inicia un proyecto quecumple con los objetivos estratgicos de la organizacin, mismo que se integrar a unportafolio de proyectos.

    Un proyecto inicia con el acuerdo de los interesados en el mismo; organizaciones opersonas que pueden afectar o verse afectadas positiva o negativamente por el producto,servicio o resultado que se producir.

    El proyecto ser administrado, liderado o coordinado por un responsable que debe poseerconocimiento, experiencia y habilidades interpersonales para as asegurar el xito deste.

    Objetivo

    Comprender los conceptos bsicos relacionados con los proyectos y los grupos deprocesos involucrados en su administracin.

    Temario

    1. Proyecto y administracin de operaciones2. Administracin de proyectos3. Administracin del portafolio de proyectos4. Administracin de programas5. Responsabilidades del administrador de proyectos6. La gua de conocimientos sobre administracin de proyectos7. Elementos del medio ambiente del negocio (Enterprise Environmental Factors)

    1. Proyecto y administracin de operaciones

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    Segn el Project Management Institute, Un proyecto es un esfuerzo temporal para crearun producto, servicio o resultado nico. Un proyecto puede crear:

    Un producto que puede ser un componente de otro producto, la mejora de unproducto o un producto en s.

    Un servicio o la capacidad de ofrecer un servicio, por ejemplo, la distribucin de losproductos de una empresa

    Una mejora para las lneas existentes de productos o servicios, por ejemplo, lamejora en los tiempos de entrega de los productos de la empresa

    Un resultado, por ejemplo, un documento

    Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, page 4.

    Se considera un esfuerzo temporal porque cada proyecto tiene un inicio y un fin; steltimo se presenta cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando no puedenlograrse o cuando ya no existe la necesidad que lo sustentaba. El que sea un esfuerzotemporal, no significa que se realice en un perodo corto de tiempo, o que el producto,

    servicio o resultado tenga una breve duracin.

    Cada proyecto se estructura como un conjunto de actividades que requieren un esfuerzonico, complejo y no rutinario, con limitaciones en tiempo, costo y recursos para cumplircon objetivos claros. En cada uno de stos, se hace algo no realizado anteriormente, esdecir, cada proyecto es diferente y por lo tanto, nico.

    Por ejemplo, aun cuando en un proyecto para construir un conjunto habitacional seutilicen los mismos planos y caractersticas para todas las casas, las fechas deconstruccin, el equipo de trabajadores, las condiciones climatolgicas y el terreno, entreotros, hacen que cada una de stas sea un proyecto nico dentro del mismo programa.

    La elaboracin progresiva de los proyectos para crear el producto, servicio o resultadonico, implican un desarrollo mediante incrementos con base en los procedimientosexistentes de la organizacin, por lo que el equipo del proyecto debe desarrollar unplan administrativo y actualizarlo con ms detalle a medida que avance el proyecto.

    Existen algunas consideraciones importantes de los proyectos, las cuales son:

    Especificaciones claras y precisas. Cada proyecto se desarrolla medianteespecificaciones claras y precisas que cumplen con los requerimientos de los interesadoso stakeholders.

    Administradores de proyecto y equipo. Los proyectos son realizados por losadministradores de ste y un equipo de personas.

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    Calidad y cumplimiento de los factores de xito. El administrador o administradoresdel proyecto aseguran la calidad y el cumplimiento de todos los factores de xito, quebsicamente son el tiempo, el costo y la calidad en los productos, servicios y resultadosque se generan.

    Recursos propios de la empresa. Cuando el proyecto se realiza con recursos propios

    de la empresa, involucra varias reas, departamentos y profesionistas con diferentesespecializaciones.

    Grado de incertidumbre. Todos los proyectos incluyen un grado de incertidumbre, yaque la programacin del proyecto se basa en supuestos y estimados. El avance en eldesarrollo de ste, soluciona la incertidumbre y permite estimados ms exactos a travsdel tiempo.

    Se considera que un proyecto es exitoso si:

    Cumple con los requerimientos de los interesados o stakeholders en cuanto alproducto, servicio o resultados.

    Se realiza de acuerdo a los presupuestos de tiempo y costo establecidos en losdiferentes estimados del proyecto.

    Permite el crecimiento del equipo de trabajo y su satisfaccin al trmino delproyecto.

    Administracin de Operaciones

    Las operacionesson funciones organizacionales que se realizan mediante la ejecucincontinua de actividades que producen el mismo producto o un servicio repetitivo ;por ejemplo, la produccin, la manufactura o la contabilidad de la empresa.

    Para administrar las operaciones de la organizacin, se utilizan disciplinas como la

    administracin de procesos o la administracin de operaciones; mientras que para realizarproyectos exitosos se utiliza la administracin de proyectos, y con stos, se realizan lasiniciativas estratgicas que no se logran en la operacin normal de la organizacin.

    La administracin de operaciones consiste en la administracin del trabajo continuo paralograr un conjunto de objetivos. Los proyectos y el trabajo operativo comparten lascaractersticas siguientes:

    Son realizados por personas. Son restringidos por recursos limitados. Se planean, ejecutan y controlan con estrategias particulares para cada uno.

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    Los proyectos y las operaciones del negocio se intersectan en algunos momentos delciclo de vida de stos; por ejemplo, cuando:

    Se cierra cada fase. Se desarrolla un nuevo producto o se actualiza un producto existente. Se mejoran las operaciones del negocio. Se revierten las operaciones al final del ciclo de vida de algn producto.

    Estas situaciones hacen que se transfieran los productos, servicios o resultados y elconocimiento entre el proyecto y las operaciones del negocio para su integracin. Porejemplo, se puede definir un proyecto en una empresa cuyo objetivo sea la instalacin deun sistema de correo a todos los empleados de un departamento. Al finalizar laimplantacin, el servicio se integra a las funciones del negocio para su operacin.

    2. Administracin de proyectos

    Qu es la administracin de proyectos?

    La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades,herramientas y tcnicas en las actividades de un proyecto para cumplir susrequerimientos. Se considera como ciencia y arte (PMI, 2008).

    La administracin de proyectos se considera una ciencia, debido a que se fundamenta enel uso de procesos y tcnicas validados mediante su aplicacin repetitiva, y difundidos enmltiples libros y documentos sobre las mejores prcticas de la disciplina que favorecen elxito de los proyectos.

    Tambin se considera a sta un arte, porque requiere de habilidades para laadministracin de las personas que participan en los proyectos y que se basan en laintuicin y otros rasgos distintivos del administrador de proyectos.

    En general, se considera que para desarrollar la administracin de un proyecto senecesita lo siguiente:

    La identificacin de requerimientos. La planeacin y el logro de las necesidades, intereses y expectativas de los diversos

    interesados o stakeholdersdel proyecto. El balance de las restricciones competentes, entre las que se encuentran,

    principalmente:

    El alcance La calidad El programa

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    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

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    Administracin/programas/portafolio

    Observa las interacciones entre la administracin de los proyectos, programas y elportafolio de proyectos.

    Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figura 1.1, pgina 8.

    La planeacin organizacional impacta a los proyectos mediante su jerarquizacinbasada en los riesgos, los fondos y su plan estratgico. Para asignar los fondos seconsideran adems, las lneas de negocios, o el apoyo a proyectos de tipo general comola infraestructura y la mejora de procesos.

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    Observa la tabla presentada por el Project Management Institute, donde se compara laadministracin de proyectos, de programas y el portafolio de proyectos en funcin delalcance, los cambios, la planeacin, la administracin, el xito y el seguimiento.

    Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Tabla 1.1, pgina 8.

    3. Administracin del portafolio de proyectos

    Los proyectos se realizan como un medio para lograr el plan estratgico de lasorganizaciones, son normalmente autorizados como resultado de diversasconsideraciones que a continuacin se revisarn.

    Mercadotecnia Por ejemplo, un negocio puede autorizar el que se realice unproyecto para ofrecer sus productos a nuevos mercados meta,

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    utilizando la tecnologa para obtener nuevos clientes a travs delInternet

    Oportunidades onecesidadesestratgicas

    Como en el caso de instituciones bancarias que autorizan nuevosproyectos para ofrecer y administrar productos y servicios a losclientes, utilizando formatos novedosos.

    Necesidad social Como una organizacin no gubernamental de un pas en

    desarrollo que autoriza un proyecto para abastecer sistemasde agua potable, letrinas y educacin sanitaria para lacomunidad.

    Aspectos delmedio ambiente

    Como una compaa pblica que autoriza un proyecto para crearun nuevo servicio de transporte que no contamine.

    Requerimientos delcliente

    Como la construccin de nuevas tiendas de conveniencia endiversos puntos de la ciudad no atendidos previamente.

    Innovacintecnolgica

    Como el desarrollo de un nuevo telfono mvil que incluya latecnologa actual.

    Requerimientoslegales

    Que requieren proyectos para incluir nuevos requisitosgubernamentales, como la actualizacin de todos los sistemas

    computacionales para considerar un incremento en los impuestos.El trmino portafolio se refiere a un conjunto de proyectos, programas o trabajorelacionados que son agrupados para facilitar su administracin y con ello, lograr losobjetivos estratgicos del negocio.

    La administracin del portafolio de proyectos se relaciona con la administracin yorganizacin de los proyectos y los programas en un portafolio de inversiones quecontribuyan al xito en las estrategias del negocio; mientras que la administracin deproyectos se enfoca al xito en el desarrollo de los proyectos seleccionados para elportafolio de inversin del negocio.

    El portafolio de proyectosse administra de manera centralizada y pueden existir uno oms portafolios de proyectos. Sus principales actividades incluyen la identificacin,jerarquizacin, administracin y el control de proyectos, programas y trabajo relacionado.

    En los negocios, la cantidad de proyectos prospecto que se generan mediante el procesode planeacin estratgica o por las ideas de los empleados, superan el presupuesto quepuede ser asignado para su desarrollo, por lo que la asignacin de los recursos debeser cuidadosamente administrada y analizada mediante un proceso de seleccin y

    jerarquizacin de los proyectos que formarn el portafolio de inversiones para untiempo determinado.

    El portafolio, contiene proyectos o programas que no necesariamente estndirectamente relacionados o son interdependientes; por ejemplo, una empresa quetenga como objetivo estratgico mejorar el servicio al cliente, puede tener un portafolio

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    que incluya proyectos de actualizacin tecnolgica, de capacitacin de los empleados ydel uso de la tecnologa para atender a sus clientes en lnea, entre otros.

    Los administradores del portafolio de proyectos apoyan a las organizaciones en latoma de decisiones sobre la inversin para seleccionar proyectos desde una perspectivaestratgica.

    Las habilidades que los administradores del portafolio de proyectos deben tener, sonprincipalmente en las reas financieras y analticas, para entender qu proyectos yprogramas contribuyen de la mejor manera a los objetivos estratgicos de laorganizacin.

    El enfoque del administrador del portafolio de proyectos del negocio se relaciona con lascuestiones siguientes:

    Se realizan los proyectos correctos? Se invierte en las reas correctas? Se asignan los recursos correctos para ser competitivos?

    Con esto se busca asegurar que los proyectos y programas son revisados paraasignar los recursos de acuerdo a prioridades y que la administracin seaconsistente y alineada a las estrategias organizacionales.

    Los proyectos del portafolio de proyectos deben ser categorizados para que la altaadministracin pueda tener una vista centralizada a nivel de todo el negocio;algunos ejemplos de categoras pueden ser las siguientes:

    Estratgicos: Son proyectos que apoyan la transformacin del negocio y ofrecen unaventaja competitiva.

    De crecimiento: Son proyectos dirigidos al crecimiento del negocio mediante la

    generacin de ingresos. Bsicos: Estos proyectos deben realizarse para obtener mejoras en la operacin del

    negocio.

    Dentro de estas categoras, tambin se analiza el riesgo, el tiempo que requieren yotros factores que varan en funcin de cada proyecto, en comparacin con el valorque ofrecen para el negocio, de tal manera que las inversiones en el portafolio tengan unbalance en todos los aspectos.

    La inversin en los proyectos del portafolio del negocio depende del tipo de proyecto quese analice, por ejemplo, para los proyectos bsicos, no se tiene opcin, se debe deinvertir en ellos porque son fundamentales para la mejora en la operacin del negocio.

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    Los proyectos estratgicos o de crecimiento, requieren un anlisis y juicio para tomarla decisin sobre la inversin.

    4. Administracin de programas

    Qu es un programa?

    Un programaes un grupo de proyectos relacionados, o un proyecto grande dividido enpequeos. Estos proyectos se administran en conjunto porque utilizan los mismosrecursos y la coordinacin conjunta reduce el riesgo, produce economas de escalay mejora la administracin al incluirse en un mismo programa.

    Un conjunto de proyectos dentro de un programa, se administra de una maneracoordinada para obtener los beneficios y el control que no puede lograrse de maneraindependiente.

    La administracin del programa se realiza en forma centralizada para lograr losobjetivos y beneficios estratgicos del programa, ya que todos sus proyectos estn

    relacionados por una capacidad colectiva.

    Es importante aclarar que si las relaciones entre los proyectos de un programa sonsolamente compartir el cliente, el vendedor, la tecnologa o los recursos, deben seradministrados como un portafolio y no como un programa.

    Debido a que la administracin de programasse enfoca en las dependencias entre losproyectos para determinar el enfoque ms conveniente para su administracin, se debenrevisar las interdependencias entre stos, para resolver situaciones como las siguientes:

    La asignacin de recursos restringidos. La solucin de conflictos que impactan a varios proyectos. La alineacin o direccin organizacional o estratgica que afectan las metas y

    objetivos del programa. La solucin de eventos o la administracin de los cambios dentro de una estructura

    que establece la gobernabilidad que aplica a todos los proyectos.

    El administrador de un programa provee liderazgo y direccin para losadministradores de proyectos, de tal manera que se coordinen los esfuerzos del equipode trabajo, los grupos funcionales, los proveedores y el equipo de operaciones paraasegurar que los productos y procesos se implementen para obtener los mayoresbeneficios.

    Un proyecto puede ser o no parte de un programa, sin embargo, los programas

    siempre contienen proyectos.

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    Los administradores de programas son responsables de la entrega de los resultados delproyecto y actan como agentes de cambio para el xito de los productos y procesosdurante el desarrollo de proyectos.

    Los programas pueden ser parte del portafolio de proyectos, por ejemplo, en unaempresa que tenga como objetivo estratgico mejorar el servicio al cliente, puede tener

    un portafolio que incluya proyectos de actualizacin tecnolgica, de capacitacin de losempleados y del uso de la tecnologa para atender a sus clientes en lnea, entre otros.Estos proyectos pueden ser agrupados en portafolios relacionados con tecnologa ycapacitacin.

    La oficina para la administracin de proyectos, Project Management Off ice (PMO), esuna unidad organizacional que centraliza y coordina la administracin de los proyectosbajo su dominio. Sus responsabilidades pueden variar desde el apoyo en las funcionespara la administracin de proyectos, hasta la direccin de la misma, realizando diferentesacciones como las siguientes:

    1. Proveer las polticas, metodologas y plantillas para administrar los proyectos

    dentro de la organizacin.2. Proveer apoyo y gua al personal de la organizacin sobre cmo administrarproyectos, ofreciendo entrenamiento o software y apoyando con herramientasespecficas para la administracin de proyectos.

    3. Proveer administradores de proyecto para diferentes proyectos tomando laresponsabilidad de ellos.

    Los proyectos apoyados o administrados por la oficina de proyectos pueden no estarrelacionados o pueden ser administrados en conjunto, ya que su forma especfica,funciones y estructura depende de las necesidades de la organizacin.

    La oficina de proyectos, puede ser asignada para actuar como un involucrado o

    stakeholder que tome decisiones clave durante el inicio de cada proyecto, que hagarecomendaciones, que concluya proyectos o que tome las acciones requeridas paraasegurar la consistencia de los objetivos de la organizacin. Adems, puede involucrarseen la seleccin, administracin y entrega de recursos compartidos o dedicados a losproyectos.

    La funcin principal de la oficina de proyectos es apoyar a los administradores deproyectos en una variedad de funciones, entre las que se incluyen:

    Coordinar y compartir recursos de todos los proyectos que administra. Identificar y desarrollar una metodologa, las mejores prcticas y estndares. Ofrecer entrenamiento, gua y acompaamiento -Coaching- Desarrollar y administrar las polticas, procedimientos, plantillas y documentos

    compartidos.

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    Administrar y asegurar la aplicacin de las polticas, procedimientos, plantillas ydocumentos compartidos.

    Administracin centralizada de:o Los proyectos.o Las herramientas de software.o La comunicacin entre los proyectos.o Los tiempos y presupuestos de los proyectos.

    Ofrecer una plataforma para el monitoreo de los administradores de proyecto. Coordinar los estndares de calidad del proyecto entre el administrador del proyecto y

    las organizaciones o personas certificadoras, internas o externas.

    Tanto los administradores de proyectos como las oficinas de proyectos persiguendiferentes objetivos, sin embargo, ambos estn alineados a las necesidades estratgicasde la organizacin.

    Organizaciones basadas en proyectos.

    Las organizaciones basadas en proyectos (PBOs por sus siglas en ingls) estructuran

    formas organizacionales temporales con las que llevan a cabo su trabajo.

    Las PBOs se crean bajo diferentes tipos de organizaciones (funcional, matricial o porproyectos) con el fin de minimizar la jerarqua y burocracia dentro de la organizacin,midiendo el xito mediante los resultados finales del trabajo.

    Las PBOs realizan la mayor parte de su trabajo en forma de proyectos y puede ser untrmino que se utilice para una empresa (como en telecomunicaciones o construccin,entre otras), en un consorcio multi-empresa o en una red de empresas. Tambin se utilizaen algunas organizaciones grandes basadas en proyectos con reas funcionales desoporte o que la PBO est anidada dentro de divisiones de corporaciones grandes.

    5. Responsabilidades del administrador de proyectos

    Administrador de proyectos: persona designada por la organizacin querealizar el proyecto para que desarrolle el trabajo necesario y logre sus objetivos.

    Administrador funcional: persona enfocada en administrar un rea del negocio. Administrador de operaciones: persona enfocada en una faceta de la

    produccin del negocio, es decir, de las actividades que son la razn de ser delmismo.

    Dependiendo de la estructura organizacional, un administrador de proyectos podrareportar sus actividades a un administrador funcional o pertenecer al grupo de

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    administradores que reportan sus actividades a un administrador del portafolio o delprograma de proyectos de la organizacin.

    De acuerdo a sus responsabilidades, el administrador de proyectos puede ser referidocomo lder de proyecto, coordinador de proyecto o inclusive Project Managerporsu traduccin al ingls. En el presente diplomado, se utilizarn los trminos de forma

    equivalente en todos los cursos que lo integran.

    Una gran cantidad de las de las herramientas y tcnicas para administrar los proyectosson especficas para la disciplina, sin embargo, el entendimiento, la aplicacin deconocimiento, herramientas y tcnicas que son reconocidos como mejores prcticas noson suficientes para la administracin efectiva de los proyectos.

    Adems de las habilidades especficas en el rea y en la administracin general, losadministradores efectivos de proyectos requieren las habilidades siguientes:

    Conocimientosobre la administracin de proyectos. Desempeo durante el desarrollo, es decir, la habilidad para aplicar su

    conocimiento sobre la administracin de proyectos para lograr los objetivos. Personal, que se refiere al comportamiento de la administracin de proyectos

    cuando desarrolla el proyecto o las actividades relacionadas. La efectividadpersonal se refiere a actitudes, caractersticas personales y liderazgo, habilidadque consiste en guiar al equipo del proyecto para el logro de los objetivos delmismo y el balance de las restricciones del proyecto.

    El administrador del proyecto realiza actividades de coordinacin de un equipomultidisciplinario que proviene de varias reas de la organizacin y que en ocasiones seencuentra fsicamente disperso, trabajando en varios proyectos a la vez; por lo que debe

    de mantenerlos informados sobre los puntos que a continuacin se presentan.

    Los procesos requeridos para lograr los objetivos del proyecto, seleccionndolosde los grupos de procesos de la administracin de proyectos (Project ManagementProcess Groups).

    El enfoque predefinido para las especificaciones del producto y los planes paralograr los requerimientos de ste y del proyecto.

    El cumplimiento con los requerimientosque satisfacen las necesidades, deseos yexpectativas de los interesados o stakeholders.

    Las bases para lograr un balance entre las demandas competentes del proyecto,en el desarrollo de un producto de calidad son:

    o Alcanceo Tiempoo Costo

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    o Calidado Recursoso Riesgo

    Adems del equipo de desarrollo del proyecto, el administrador de ste tiene bajo sucoordinacin a otros interesados o stakeholders; stos son individuos u

    organizaciones que estn activamente relacionados con el proyecto, o cuyosintereses pueden verse afectados como resultado de la ejecucin o terminacin delmismo.

    Se incluyen en el grupo de stakeholders al administrador del proyecto, al cliente, a laorganizacin que hace el proyecto, al equipo de trabajo, al patrocinador, a la oficina deproyectos, a los usuarios finales, a los proveedores y contratistas, y a las personas ogrupos que no estn relacionados con el producto pero por su posicin en la organizacino fuera de ella, podran ejercer influencia en sus resultados.

    Los administradores de proyectos deben desarrollar habilidades interpersonales y ser

    capaces de aplicarlas en diferentes situaciones. Algunas de las habilidadesinterpersonales del administrador de proyectos, son las siguientes:

    Liderazgo Construccin de equipos Motivacin Comunicacin Influencia Toma de decisiones Conciencia poltica y cultural Negociacin Creacin de confianza Administracin de conflictos Coacheo

    Las diferencias entre el rol de los administradores de proyecto y la oficina deadministracin de proyectos incluyen los aspectos siguientes:

    Los administradores de proyecto se enfocan en los objetivos especficos delproyecto, mientras que los administradores de la oficina de proyectoadministran los cambios en el alcance como una oportunidad potencial para lograr

    de mejor manera los objetivos del negocio.

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    El administrador del proyecto controla a los recursos asignados al proyecto,mientras que los administradores de la oficina de proyectosoptimizan el usocompartido de los recursos organizacionales en todos los proyectos.

    El administrador del proyectoadministra las restricciones del proyecto, mientrasque los administradores de la oficinade proyectos administra las metodologas,estndares, riesgo, oportunidades e interdependencias entre los proyectos, a nivel

    de toda la empresa.

    6. La gua de conocimientos sobre administracin de proyectos

    ElProject Management Inst i tutees una organizacin mundial no lucrativa enfocada a laprofesin de la administracin de proyectos, lder en su rea, que define estndares paralas organizaciones y los administradores de proyectos en los que se describen prcticas yotorga credenciales que verifican el conocimiento y experiencia de los practicantes de ladisciplina. Adems, ofrece recursos para el desarrollo profesional y la creacin de redes ycomunidades.

    Esta organizacin ofrece membresas y actualmente tiene ms de un milln de miembrosen 185 pases, quienes obtienen como beneficios:

    Estndares reconocidos mundialmente. Certificacin mediante credenciales. Programas de investigacin. Desarrollo profesional.

    Por cerca de 40 aos, el PMI ha abogado a favor de la profesin de la administracinde proyectos en el mundo, permitiendo a los individuos hablar en un lenguaje comn sinimportar la industria, la geografa o si ellos administran proyectos, programas oportafolios. Este lenguaje comn, fortalece a las organizaciones para lograr resultados

    predecibles y que pueden repetirse en futuros proyectos.

    Los productos y servicios son la base del reconocimiento y aceptacin del papel exitosode la administracin de proyectos en el gobierno, organizaciones, instituciones educativase industrias.

    La gua del cuerpo de conocimiento de la administracin de proyectos A Guide to th eProject Management Body of Knowledge (PMBOKGuide) se considera un estndarreconocido en la profesin de la administracin de proyectos.

    El PMBOKGuide, es un documento formal que establece normas, mtodos, procesosy prcticas que evolucionaron de las mejores prcticas de quienes han contribuido al

    desarrollo del estndar.

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    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    Generalmente reconocidos significa que el conocimiento y las prcticas descritas en lagua son aplicables en la mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempo ycorresponden a un consenso sobre su valor y utilidad.

    El trmino mejores prcticas significa que hay un acuerdo general de que la aplicacinde esas habilidades, herramientas y tcnicas pueden fortalecer la oportunidad de xito en

    un amplio rango de proyectos. Esto no significa que el conocimiento debe aplicarseuniformemente en todos stos, ya que la organizacin y el administrador sonresponsables de determinar lo que es apropiado para uno.

    Las diferencias propias de los proyectos que se realizan en diferentes pases, industrias yambientes culturales, entre otras, influyen en el uso de herramientas, tcnicas y mtodosque no se describen o no coinciden con las definiciones del PMBOKGuide peroque sonadecuadas y resultan exitosas en el contexto de su sector o cultura.

    El objetivo de los cursos del presente diplomado es desarrollar el conocimiento y lashabilidades del administrador de proyectos de acuerdo a los que se llevan a cabo ennuestro ambiente, que difieren en diversas situaciones a los presentados por los Estados

    Unidos de Amrica.

    Adems, el participante podr demostrar el conocimiento, habilidades y experiencia alobtener su credencial PMP

    El PMBOK Guide tambin ofrece un vocabulario comn en la profesin de laadministracin de proyectos, que puede ser utilizado para la escritura, discusin yaplicacin de los conceptos de la administracin de proyectos.

    El Project Management Institute, considera al PMBOK Guide como una referenciafundamental sobre la administracin de proyectos y para el desarrollo de sus programas ycertificaciones, definindolo como una gua y no como una metodologa.

    Adems de la gua para la administracin de proyectos, el Project Managment Instituteofrece una gua llamada Project Management Inst i tute Code of Ethics andProfessional Conduct para los practicantes de la administracin de proyectos, quedescribe las expectativas que deben tener los practicantes de s mismos y de otros.Especifica las obligaciones bsicas en cuanto a responsabilidad, respeto, equidad yhonestidad.

    El cdigo de tica requiere que los practicantes demuestren un compromiso con laconducta tica y profesional, respetando la obligacin de cumplir con las leyes,reglamentos, polticas profesionales y organizacionales.

    Los practicantes de la disciplina provienen de diferentes reas y culturas, por lo que elcdigo de tica aplica en forma global comprometindolos con acuerdos honestos y

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    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    respetuosos. El cdigo de tica completo puede consultarse en el sitio: ww.pmi.org;conocerlo y aceptarlo es un requerimiento para cualquier certificacin ofrecida por el PMI.

    En los primeros meses del ao 2013 fue presentada la quinta edicin de la Gua de laAdministracin de proyectos: A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK Guide) Fifth Edition que presenta los siguientes cambios significativos:

    Para mejorar la consistencia y claridad de los planes subsidiarios fueronagregados cuatro procesos de planeacin: Administracin del plan del alcance,

    Administracin del plan del cronograma, Administracin del plan de costos yAdministracin del plan de los involucrados.

    La seccin 10 fue separada en dos reas de conocimiento distintas:Administracin de las comunicaciones del proyecto y Administracin de losinvolucrados en el proyecto.

    Los procesos administrativos del proyecto que se relacionan con la administracin de losinvolucrados incluyen ahora:

    o Identificar a los involucradoso Desarrollar el plan administrativo de los involucradoso Administrar el compromiso de los involucradoso Controlar el compromiso de los involucrados.

    7. Elementos del medio ambiente del negocio (Enterprise Environm ental Factors)Los elementos o factores del medio ambiente del negocio, tanto externos como internos,rodean o ejercen influencias sobre el xito del proyecto y pueden provenir de cualquiera ode todas las empresas involucradas en el proyecto.

    Los factores del medio ambiente de la empresa, pueden fortalecer o restringir lasopciones para la administracin de proyectos y tener una influencia positiva o negativa en

    los resultados.

    Los elementos del medio ambiente de la empresa son considerados como entrada en lamayora de los procesos de planeacin, se incluyen, entre otros, los siguientes:

    La cultura, estructura y procesos de la organizacin. Los estndares de la industria y del gobierno, como cdigos de conducta,

    estndares de productos y de calidad. La infraestructura, como instalaciones y equipo. Los recursos humanos existentes que incluyen habilidades, disciplinas y

    conocimiento sobre diseos, desarrollos, leyes, contratos y compras.

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    La administracin de personal que incluye guas para contratacin y retencindel personal, revisiones del desempeo de los empleados, registros deentrenamiento, polticas de horas extra y seguimiento del tiempo.

    Los sistemas de autorizacin del trabajo. Las condiciones del mercado. La tolerancia al riesgo de los interesados o stakeholders. El clima poltico. Los canales de comunicacin establecidos en la organizacin. Las bases de datos comerciales, por ejemplo datos para la estimacin

    estandarizada de costos e informacin sobre algn estudio de riesgos en laindustria.

    Los sistemas de informacin sobre la administracin de proyectos,como elsoftware para la administracin de proyectos, sistemas de administracin de laconfiguracin, sistemas para la recoleccin y distribucin de la informacin, ointerfaces de sistemas automatizados en lnea.

    Conclusin del temaEn las organizaciones se realiza diariamente trabajo operativo para producir productos oservicios que ofrecen a sus clientes y representan la razn de ser del negocio. Estasactividades son repetitivas y rutinarias. Para algunas organizaciones, el producto oservicio que se ofrece a los clientes es el resultado de proyectos especficos, como ocurreen la industria de la construccin.

    Cuando una empresa no desarrolla proyectos para atender a sus clientes, durante suoperacin se pueden presentar oportunidades para mejorar sus procesos, aprovechar unaventaja competitiva o para incrementar sus ingresos mediante proyectos orientados alcrecimiento.

    Debido a que la administracin del trabajo operativo y la administracin de los proyectosse realizan en forma diferente, la organizacin debe de tener muy clara la naturalezatemporal y nica de los proyectos y establecer una organizacin apropiada para el xitode los mismos.

    La participacin del administrador de proyectos y el conocimiento de la disciplinafundamentada en la Gua para la Administracin de Proyectos que ofrece el PMBOKGuide brindar a la organizacin una serie de mejores prcticas que le permitirnmayores oportunidades de xito.

    El PMBOKGuidedescribe la disciplina en la forma de reas de conocimiento y grupos

    de procesos que podrn ser aplicados en la planeacin y coordinacin del trabajo

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    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    requerido, para obtener el producto, servicio o resultado que satisface los requerimientospara los que fue creado cada proyecto en particular.

    Tema 2. Procesos y reas de conocimiento de la

    administracin de proyectosIntroduccin del tema

    En el tema anterior, comprendiste cules son los conceptos bsicos relacionados con losproyectos y los grupos de procesos interesados en su administracin.

    Durante este tema, conocers la funcin de cada una de las reas de conocimiento de laadministracin de proyectos y los procesos que se llevan a cabo durante el desarrollo delos mismos.

    Objetivos Conocer la funcin de cada una de las reas de conocimiento de la administracin

    de proyectos, y los procesos que se llevan a cabo durante el desarrollo de losmismos.

    Temario

    1. reas de conocimiento de la administracin de proyectos.2. Grupos de procesos para la administracin de proyectos.

    Contenido

    1. reas de conocimiento de la administracin de proyectos.

    La administracin de proyectos es una disciplina que difiere de la administracin general yde la administracin de operaciones, por lo tanto, debe fundamentarse en una estructurade mejores prcticas que sirvan como gua para seleccionar y adecuar las actividades queson requeridas en cada proyecto.

    Las mejores prcticas de la administracin de proyectos se fundamentan en diez reas deconocimiento sugeridas por el PMBOKGuide-Project Management Body of Knowledge-en las que se describen los procesos siguientes:

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    4. Administracin de la Integracin del proyecto5. Administracin del Alcance del proyecto6. Administracin del Tiempo del proyecto7. Administracin del Costo del proyecto8. Administracin de la Calidad del proyecto9. Administracin de los Recursos Humanos del proyecto

    10. Administracin de las Comunicaciones del proyecto11. Administracin del Riesgo del proyecto12. Administracin de las Adquisiciones del proyecto13. Administracin de los Interesados del proyecto

    La numeracin coincide con los captulos del PMBOK Guide en los que se detalla cadarea de conocimiento.

    Los grupos de procesos de la administracin de proyectos se llevan a cabo en formaprogresiva desde la iniciacin, planeacin, ejecucin, monitoreo y control y cierre delproyecto.

    Los procesos de las reas de conocimiento se describen en forma estndar medianteentradas, herramientas y tcnicas, y salidas. En este tema, se enfatizarn los procesos delas reas de conocimiento que se llevan a cabo en cada una de las etapas o fases delproyecto.

    El PMBOKGuidereconoce diversas reas de conocimiento que describen las actividadesde la disciplina, las cuales se mencionan a continuacin, utilizando la numeracinasociada y descrita en el idioma ingls para favorecer la relacin con la descripcinoriginal del PMBOKGuide.

    Administracin de la Integracin

    Administracin de la Integracin -Project Integration Management-

    Describe los procesos y actividades para integrar la administracin de proyectos.

    Incluye:4.1 Desarrollar la carta del proyecto, Develop Project Charter.4.2 Desarrollar el plan del proyecto, Develop Project Management Plan.4.3 Dirigir y administrar el trabajo del proyecto, Direct and Manage Project Work.4.4 Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto, Monitor and Control Project Work.4.5 Desarrollar un control integrado de cambios, Perform Integrated Change Control.4.6 Cerrar la fase o el proyecto, Close Project or Phase.

    Administracin del alcance

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    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

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    Administracin del alcance -Project Scope Management-

    Describe los procesos relacionados con el aseguramiento de que el proyecto incluye todoel trabajo requerido - y slo el trabajo requerido- para completar el proyecto exitosamente.

    Incluye:5.1 Planear la administracin del alcance, Plan Scope Management5.2 Recolectar los requerimientos del proyecto, Collect Requirements5.3 Definir el alcance, Define Scope5.4 Crear la estructura de desglose del trabajo, Create WBS5.5 Validar el alcance, Validate Scope5.6 Controlar el alcance, Control Scope

    Administracin del tiempo

    Administracin del tiempo -Project Time Management-

    Describe los procesos relacionados con la terminacin a tiempo del proyecto.

    Incluye:6.1 Planear la administracin del cronograma, Plan Schedule Management6.2 Definir las actividades, Define Activities6.3 Secuenciar las actividades, Sequence Activities6.4 Estimar los recursos de las actividades, Estimate Activitiy Resources6.5 Estimar la duracin de las actividades, Estimate Activity Durations6.6 Desarrollar el coronograma, Develop Schedule6.7 Controlar el cronograma, Control Schedule

    Administracin del costo

    Administracin del costo -Project Cost Management-

    Describe los procesos relacionados con la planeacin, estimacin, presupuestacin ycontrol del costo para que el proyecto se concluya dentro del presupuesto aprobado.

    Incluye:7.1 Planear la administracin de los costos, Plan Cost Management7.2 Estimar los costos, Estimate Costs7.3 Determinar el presupuesto, Determine Budget7.4 Controlar los costos, Control Costs

    Administracin de la Calidad

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    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    Administracin de la Calidad -Project Quality Management-

    Describe los procesos relacionados con el aseguramiento de que el proyecto sersatisfactorio de acuerdo a los objetivos planteados.

    Incluye:8.1 Planear la administracin de la calidad, Plan QualityManagement8.2 Desarrollar el aseguramiento de la calidad, Perform Quality Assurance8.3 Controlar la calidad, Control Quality

    Administracin de los Recursos Humanos

    Administracin de los Recursos Humanos -Project Human Resource Management-

    Describe los procesos para organizar y administrar al equipo del proyecto.

    Incluye:

    9.1 Planear la administracin de los recursos humanos, Plan Human ResourceManagement9.2 Conseguir al equipo del proyecto,Acquire Project Team9.3 Desarrollar al equipo del proyecto, Develop Project Team9.4 Administrar al equipo del proyecto, Manage Project Team

    Administracin de las comunicaciones

    Administracin de la Comunicacin -Project Communications Management-

    Describe los procesos relacionados con la generacin, recoleccin, diseminacin,almacenamiento y entrega de la informacin del proyecto a los interesados o

    stakeholders.

    Incluye:10.1 Planear la administracin de las comunicaciones, Plan CommunicationsManagement10.2 Administrar las comunicaciones, Manage Communications10.3 Controlar las comunicaciones, Control Communications

    Administracin del Riesgo

    Administracin del Riesgo -Project Risk Management-

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    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    Describe los procesos relacionados con la administracin del riesgo en el proyecto.

    Incluye:11.1 Planear la administracin del riesgo, Plan Risk Management.11.2 Identificar el riesgo, Identify Risks.

    11.3 Desarrollar un anlisis cualitativo del riesgo, Perform Qualitative Risk Analysis.11.4 Desarrollar un anlisis cuantitativo del riesgo, Perform Quantitative Risk Analysis.11.5 Planear las respuestas al riesgo, Plan Risk Responses.11.6 Controlar los riesgos, Control Risks.

    Administracin de los abastecimientos

    Administracin de los abastecimientos -Project Procurement Management-Describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, as comola administracin de contratos

    Incluye:12.1 Planear la administracin de los abastecimientos, Plan Procurement Management12.2 Conducir los abastecimientos, Conduct Procurements12.3 Controlar los abastecimientos, Control Procurements12.4 Cerrar los abastecimientos, Close Procurements

    Administracin de los interesados

    13.1 Identificar a los interesados, Identify Stakeholders13.2 Planear la administracin de los interesados, Plan Stakeholder Management13.3 Administrar el compromiso de los interesados, Manage Stakeholder Engagement13.4 Controlar el compromiso de los interesados, Control Stakeholder Engagement

    La Triple Restriccin Triple constraint

    La triple restriccin incluye los factores que el administrador de proyectos debe deconsiderar para el xito del mismo. Consisten en el alcance, tiempo y costo; sin embargo,la definicin ms avanzada incluye adems la calidad, el riesgo y la satisfaccin delcliente, tal como se muestra en la figura siguiente.

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    2. Grupos de procesos para la administracin de proyectos.

    Qu es un proceso?

    Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que son llevadas acabo para lograr un producto, servicio o resultado predefinido. La administracin deproyectos se realiza mediante procesos definidos como estndar que utilizan entradas(inputs) y producen salidas (outputs).

    Los procesos describen las acciones y actividades que se deben de realizar para lograr elproducto, servicio o resultado para el que se plante el proyecto. Cuando se realiza ste,el equipo de trabajo debe conocer cules son los procesos que se aplicarn para lograrlos objetivos, dicha seleccin se realiza con la colaboracin del equipo de trabajo y eladministrador del proyecto.

    La Administracin de proyectos establece procesos que estn organizados en cincogrupos. Se revisar a continuacin cada uno de stos.

    Iniciacin

    Initiating Process Group: Define y autoriza el proyecto o la fase del proyecto.

    Para iniciar un proyecto o su siguiente fase, alguien debe de identificar las necesidadesdel negocio, alguien debe patrocinarlo y alguien debe ser asignado como administradordel proyecto.

    Estas acciones se llevan a cabo al trmino de cada fase del proyecto para iniciar lasiguiente, tanto el administrador de proyectos, como el equipo del proyecto deben

    Costo

    Alcance

    Calidad

    Satisfaccin

    del cliente

    Riesgo

    Tiempo

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    reexaminar en cada una de stas las necesidades del negocio, para validar si el proyectodebe continuar.

    Al final del proyecto, tambin se debe asegurar que el equipo del proyecto termin todo eltrabajo, documentar las lecciones aprendidas, reasignar los recursos del proyecto yobtener la aprobacin del cliente.

    Planeacin

    Planning ProcessGroup: Define los objetivos y planea las acciones que se requieren paralograrlos y el alcance del proyecto.

    En este proceso se define un esquema o programa para asegurar que se cumplan lasnecesidades de la organizacin en un formato llamado Plan del proyecto.

    El plan administrativo del proyecto y los documentos desarrollados incluyen aspectosrelacionados con lo siguiente:

    Alcance Tiempo Costo Calidad Comunicaciones Recursos humanos Riesgos Abastecimientos Compromiso de los interesados Plan administrativo de la calidad Plan administrativo de la mejora de procesos Plan administrativo de los recursos humanos

    Plan administrativo de las comunicaciones Plan administrativo del riesgo Plan administrativo de los abastecimientos

    Todos o algunos de los planes subsidiarios del plan del proyecto, se incluyen y detallan deacuerdo a las necesidades del proyecto especfico.

    Ejecucin

    Executing Process Group: Integra a las personas y otros recursos para lograr el plan delproyecto (Project management plan).

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    Fundamentos de la administracin de proyectos

    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

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    Este proceso incluye la coordinacin de las personas y otros recursos para desarrollar lasactividades detalladas en los planes y producir el producto, servicio o resultado de la fasedel proyecto o del proyecto mismo. Esta fase requiere el mayor esfuerzo del proyecto.

    Monitoreo y Control

    Monitoring and Controlling Process Group: Mide y revisa el avance del proyecto en formaregular, para identificar varianzas con el plan y tomar las acciones correctivas necesariaspara lograr los objetivos del proyecto.

    Cierre

    Closing Process Group: Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado.

    De acuerdo al Project Management Institute, los cinco grupos de procesos poseen lascaractersticas siguientes:

    Tienen dependencias claras. Se realizan en la misma secuencia en todos los proyectos. Son reconocidos como las mejores prcticas en la mayora de los proyectos. Se aplican en todas las industrias. Describen lo que se necesita hacer para administrar el proyecto.

    El administrador del proyecto, en conjunto con el equipo de trabajo, debe de determinarcules son los procesos apropiados para el proyecto, adems del rigor con el que debende ser aplicados. Este proceso se conoce como adecuacinTailoring-.

    Para determinar los procesos que deben de utilizarse para lograr los objetivos de unproyecto, el administrador del proyecto y el equipo de trabajo analizan:

    La complejidad del proyecto. El riesgo durante su desarrollo. El tamao del proyecto. El tiempo requerido para el desarrollo. La experiencia del equipo del proyecto en proyectos similares. El acceso a los recursos de acuerdo a su disponibilidad. La cantidad de informacin histrica y bases de datos de conocimiento. El nivel de madurez de la administracin de proyectos en la organizacin. La industria y el rea de aplicacin en la que se desarrolla el proyecto.

    En estos grupos, se incluyen 47 procesos integrados lgicamente, para desarrollar las

    funciones de la Administracin de Proyectos.

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    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    Conclusin del tema

    Una organizacin requiere de tiempo para establecer una cultura y estndares en eldesarrollo de sus proyectos, por lo que sus administradores de proyecto deben tenerconocimientos sobre la administracin de stos; la habilidad para aplicar su experienciaen los proyectos que desarrollan, as como actitudes, caractersticas personales yliderazgo para guiar al equipo del proyecto para el logro de los objetivos y el balance entrelas restricciones del proyecto.

    El conocimiento sobre la administracin de proyectos se fundamenta en la Gua para laadministracin de proyectos: PMBOK Guide que clasifica las mejores prcticas de ladisciplina en nueve reas de conocimiento: La administracin de la integracin, delalcance, del tiempo, del costo, de la calidad, de los recursos humanos, de lascomunicaciones, del riesgo y de los abastecimientos.

    Al mismo tiempo, los procesos descritos en las reas de conocimiento se realizan en losdiferentes momentos del proyecto: Iniciacin, planeacin, ejecucin, monitoreo y control ycierre del proyecto.

    Los grupos de procesos se llevan a cabo en todos los proyectos o fases de proyectos, sinembargo, el administrador del proyecto y el equipo de trabajo deben decidir cules son losprocesos que se deben de llevar a cabo en un proyecto en particular.

    Conclusin final del curso

    Todas las organizaciones requieren realizar proyectos, ya sea porque sus productos oservicios se desarrollan mediante la planeacin y ejecucin de stos, o porque adems deproducir productos o servicios en forma continua, necesitan aprovechar las oportunidades

    de competitividad, mejorar sus procesos o incrementar sus ingresos mediante elcrecimiento.

    Actualmente, se ha reconocido que el potencial de xito de los proyectos se incrementamediante el uso de procesos estructurados y mejores prcticas de la industria, sinembargo, no en todos los intentos se obtienen los resultados esperados.

    Es importante enfatizar que la administracin de proyectos requiere de una disciplina paralograr los estndares que favorecen el xito y sobre todo, del conocimiento de losprocesos y las reas de conocimiento que describen las actividades que se realizan encada uno de ellos.

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    Los materiales estn basados en Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOKGuide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute,A Guide to the Project Management

    Body of Knowledge, (PMBOKGuide)Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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    Si una organizacin desea tener xito en la administracin de sus proyectos, debe detener claras las actividades y responsabilidades de cada uno de los interesados ostakeholdersy favorecer su aprendizaje y aplicacin.

    Quien tenga el inters de desarrollarse como administrador de proyectos, la figura quedirige y coordina a los involucrados en todas las fases del proyecto, debe conocer y

    aplicar las mejores prcticas recomendadas en el PMBOK Guide de una maneraadecuada, seleccionando slo los procesos que agregan valor al desarrollo de unproyecto.