INTRODUCTION TOPROJECT MANAGEMENT

Anna Dewi LestariAstrid Widayani

Rudianto NugrohoWelli Kristianto K

Operations Management 1

Project versus Program

A unique set of

activities

(specific goal, time,

budget, resources)Operations Management 2

A set of projects

PROJEC

T

PROGRA

M

What is Project Management?

The overall planning, control and co-ordination of a project from inception to completion aimed at meeting the clients

requirements and ensuring completion on time, within cost and to required quality

standards.

Operations Management 3

The Age of Project Management

4Operations Management

Project Management

Compression of productlifecycle

Increased customer focus

Rapid development of thirdworld and closed economies

Small projects represent big problems

Corporate downsizing

Global competition

Knowledge explosion

Elements of Project Management

Project PlanningThe objective of the project or project scope Breaking the project down into distinct

activities (Work Breakdown Structure), Assigning known or estimated completion

times to each activity, Identifying any logical relationships that exist

between activities,Draw up a schedule to minimise completion

time

Operations Management 5

Work Breakdown Structure

Operations Management 6

Personal computerprototype

Vendor,software,

applications

Mouse,keyboard,

voice

Diskstorageunits

Microprocessorunit

Moreitems

Floppy HardOptical Internalmemory

unit

BIOS (basicinput/output

system)

ROM RAM I/O File Utilities

Motor Circuitboard

Chassisframe

Read/writehead

WP-1M WP-1 CB WP-1 CF WP-1 RWHWP-2 CB WP-2 CF WP-2 RWHWP-3 CB WP-3 CF WP-3 RWHWP-4 CB WP-4 RWHWP-5 CB WP-5 RWHWP-6 CBWP-7 CB

~ ~ ~ ~ ~

~ ~

~ ~

Work packages

Lowest manageablesubdeliverables

Level1

2

3

4

5

Elements of Project Management Project Team

assigning the necessary resources (people, budget, etc.) and a start time to each activity.

Called Organization Breakdown Structure (OBS)

Matrix organisationGantt Chart

Operations Management 7

Integration of WBS and OBS

Operations Management 8

Time

Cost accountnumber

Personal computerprototype

Vendor,software,

applications

Mouse,keyboard,

voice

Diskstorageunits

Microprocessorunit

Moreitems

Floppy HardOptical Internalmemory

unit

BIOS (basicinput/output

system)

ROM RAM I/O File Utilities

Motor Circuitboard

Chassisframe

Read/writehead

~ ~ ~ ~ ~

~ ~

~ ~

Lowest manageablesubdeliverables

Level1

2

3

4

5

1.0

1.2 1.3 1.1 1.4

1.1.1 1.1.2 1.1.31.4.1 1.4.2

1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.2.1 1.4.2.2 1.4.2.3

1.1.3.1 1.1.3.2 1.1.3.3 1.1.3.4

Cost 1.1.3.4.1account

Cost Costaccount account

Cost Costaccount account

Costaccount

Costaccount

Work packages WP1.1.3.4.2.1 WP1.1.3.4.2.2 WP1.1.3.4.2.3

Budget byperiod

Production

Design

Test

Purchasing

Software

Manufacturing

Organization

Elements of Project Management

Project ControllingMonitoring project progress against

the planTaking corrective action where

necessaryMethod: WBS

Operations Management 9

Project Management Trade-Offs

Operations Management 10

Performance

Quality

Cost Time

UNDERSTANDING

A NETWORK

ANALYSIS

Operations Management 11

Network Model

A Network Diagram of activities in a project shows the interdependencies and precedence relationships among the activities.

Operations Management 12

A Network Must Have:

Operations Management 13

activity

relationship

event

Activity

An operation consuming time only or time and resources.

May be physical (eg. building a wall) or abstract (eg. when a designer accomplishes a particular stage in a design calculation).

Represented by an arc with an arrow head at one end.

Operations Management 14

Event (milestone)

A state of a project when all preceding activities have been completed and before any succeeding activity has been started except for two special events usually designated as the START and FINISH events for the project.

An event is represented by a circle.

Operations Management 15

Network Diagram

Activity on Node (AON) Use circles to represent project activities Use arrows to show the required sequence Avoid dummy activity

Activity on Arrow (AOA) Use arrows to represent activities Use node (circles) to represent events PERT/CPM

Operations Management 16

Relationship

Finish to Start relationship Start to Start relationship Finish to Finish relationship Start to Finish relationship Combination of Lag

relationship

Operations Management 17

What is Lag?

The minimum amount of time a dependent activity must be delayed to begin or to end

The use of lag has been developed to offer greater flexibility in network configuration

Operations Management 18

Interdependences Predecessor

Which activities must be completed immediately before this activity?

SuccessorWhich activities must immediately follow this

activity? Concurrent or parallel relationship

Which activities can occur while this activity is taking place?

Operations Management 19

Examples of Network Diagram

Operations Management 20

A BA

B

C

A

B

C

D

A D

B E

C

1)

3)

2)

4)

Rules in Building Project Network

Network flow typically from left to right An activity cannot begin until all

preceding connected activities have been completed

Arrows on network indicate precedence and flow. Arrows can cross over each other

Each activity should have a unique identification number

Operations Management 21

Rules in Building Project Network

An activity identification must be larger than that of any activities that precede it

Looping is not allowed (recycling through a set of activities cannot take place)

Conditional statement are not allowed (that is, If successful, do something; it not, do nothing)

Must have a clear start and ending point

Operations Management 22

Network Diagram AnalysisNetwork path

A unique sequence of activities from the start to the end of project

Critical path The path that takes the longest time sequence to complete, it’s the minimum time required to complete the project

Operations Management 23

Network Computation Process

Forward Pass – Earliest TimesHow soon can the activity start?

(early start – ES)How soon can the activity finish?

(early finish – EF) = ES + tHow soon can the project be

finished? (expected time – TE, t)

Operations Management 24

Network Computation (2) Backward Pass – Latest Times

How late can the activity start? (late start – LS)= LF - t

How late can the activity finish? (late finish – LF)

Which activities represent the critical path (CP)?

How long can the activity be delayed? (slack or float – SL)

Operations Management 25

Slack

Total slack for an activity is the difference between LS and ES (or between LF and EF)

Free slack The amount of time an activity can be

delayed without delaying the earliest-start time of an succeeding activity

Operations Management 26

Determining Project Time Using deterministic time

Critical Path Method Using probabilistic time

PERT (program evaluation and review technique)

Operations Management 27

PERT

An activity’s mean completion time is:

t = (a + 4m + b)/6 An activity’s completion time variance is:

s2 = ((b-a)/6)2

a = the optimistic completion time estimateb = the pessimistic completion time estimatem = the most likely completion time estimate

Follows Beta Distribution

Operations Management 28

Crashing a Project: Why?

Dependent on the strategic/objective of the project – the companyOn time?On cost?On performance?On Quality?

Operations Management 29

Crashing: Time versus Cost

Operations Management 30

DECREASED TIME

INCREASED COST

How to Crash a Project?

Focused on activities on critical path Analyze the incremental of cost reduction

(ICR) of each activities that lies on critical path

Choose activity that has lowest ICR Analyze cost after crashing, and activities

either critical or non critical activity

Operations Management 31

Project Success and Project Team Management: Evidence from Capital Projects in The Process Industries

Pendahuluan

- Pelaksanaan Proyek yang Efisien adalah kunci dari tujuan bisnis.

- Kondisi yang terjadi: banyak penelitian manajemen proyek saat ini tidak memberikan perhatian yang cukup pada tiga aspek penting yakni biaya, skedul, dan operabilitas

Pelaksanaan Penelitian Manajemen Proyek dalam Jurnal:

Meneliti 5 dimensi faktor-faktor yang mempengaruhi Hasil Proyek:- Konteks Organisasi- Desain Tim Proyek- Kepemimpinan Tim Proyek- Proses Tim Proyek

Obyek Penelitian - Studi pada hasil 56 Proyek Kapital yang telah

dilakukan dari 15 Perusahaan yang tercantum di Fortune 500

- Studi Literatur Proyek, dengan mengukur tiga faktor relevan (biaya, skedul, dan kinerja teknis) yang digunakan 70 perusahaan Fortune 500 dalam mengukur tingkat kesuksesan proyek, dengan metoda Metode RAND Corp dan Metode IPA (independent project analysis)

Model Konseptual Yang diajukan:

Meneliti pengaruh 13 Faktor Kesuksesan (Variabel Independen) pada biaya, skedul, dan operabilitas proyek (dependent variabel).

1. Konteks Organisasi: a. Tujuan proyek yang jelas

Pengukuran dari Pernyataan:- Tujuan proyek sejalan dengan tujuan

perusahaan- Tujuan dasar proyek dijelaskan pada tim

proyek- Hasil dari proyek akan memberikan benefit

pada perusahaan induk- Tim selalu antusias pada peluang bagi proyek

agar dapat berhasil- Tim dapat mengidentifikasi konsekwensi

keuangan bagi organisasi untuk tercapainya kesuksesan proyek

Hipotesis 1a:Adanya hubungan langsung dan positif antara tujuan proyek yang jelas dengan hasil proyek

b. Dukungan manajemen senior

Diukur dari Pernyataan:- Manajemen senior respon terhadap

permintaan resources tambahan- Manajemen senior berbagi tanggung jawab

pada tim untuk kesuksesan proyek- Tim memahami tingkat otoritas dan tanggung

jawab kepada proyek- Manajemen senior mendukung tim pada saat

terjadi krisis- Manajemen senior menjamin otoritas yang

diperlukan untuk proyek

Hipotesis 1b:Adanya hubungan langsung dan positif antara dukungan manajemen senior dengan hasil proyek

2. Desain tim proyek: a. Tim Cross Fungsional yang Terintegrasi,

terdiri dari berbagai departemen/fungsi terkait, yang ditengarai mempercepat siklus kerja dan meningkatkan profitabilitas proyek

Hipotesis 2a:Adanya hubungan langsung dan positif antara Tim Cross Fungsional yang Terintegrasi dan hasil proyekb.Struktur Otonomi Tim Proyek, Terkait dengan tingkat otonomi yang independen dan berada di luar batas normal/rantai komando perusahaan, ditengarai membuat proyek selesai pada waktunya dan sesuai anggaran yang disediakan

Hipotesis 2b:Adanya hubungan langsung dan positif antara struktur otonomi tim proyek dengan hasil proyek

c. Pengalaman Anggota Tim Proyek:Anggota tim yang sudah berpengalaman umumnya meningkatkan kecepatan penyelesaian proyek

Hipotesis 2c:Adanya hubungan langsung dan positif antara Pengalaman Anggota Tim Proyek dengan hasil proyekd. Tingkat kontinuitas keanggotaan tim proyek:

Turnover anggota tim mempengaruhi pembelajaran dan memperlambat kecepatan inovasi tim

Hipotesis 2d:Adanya hubungan langsung dan positif antara Tingkat kontinuitas keanggotaan tim proyek dengan hasil proyek

e. Desain Kantor untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif: Desain kantor dapat didesain untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif akan memperbaiki hasil proyek

Hipotesis 2e:Adanya hubungan langsung dan positif antara Desain Kantor yang memfasilitasi komunikasi yang efektif dengan hasil proyek

f. Co-location: Adanya co-location yang meningkatkan jarak antar anggota tim akan memperlambat proses pengambilan keputusan

Hipotesis 2f:Adanya hubungan langsung dan positif antara co-location tim dengan hasil proyek

3. Kepemimpinan Tim Proyek: a. Kontinuitas Manajer Proyek,

Dianggap penting untuk mempercepat pengembangan kecepatan kinerja proyek

Hipotesis 3a:Adanya hubungan langsung dan positif antara kontinuitas manajer proyek dengan hasil proyek

b. Insentif Manajer Proyek, Adanya insentif akan meningkatkan motivasi manajer proyek

Hipotesis 3b:Adanya hubungan langsung dan positif antara insentif manajer proyek dengan hasil proyek

4. Proses dalam Tim Proyek: a. Penyelesaian Masalah,

Berupa pencarian ide/saran/gagasan dari internal maupun eksternal tim, berkaitan dengan upaya penyelesaian masalah

Diukur dari Pernyataan:- Saat terjadi masalah, pimpinan proyek tidak ragu

meminta saran dari luar - Adanya sesi brainstorming untuk menentukan

kemungkinan masalah yang sering/cenderung terjadi

- Bila terjadi kesulitan, tim mengetahui kemana harus meminta bantuan

- Masalah yang muncul dapat diselesaikan sampai tuntas

- Tindakan langsung dilakukan bila terjadi masalah

Hipotesis 4a:Adanya hubungan langsung dan positif antara penyelesaian masalah tim yang efektif dengan hasil proyek

b. Potensi dan Keyakinan Yang Setara dalam Tim Potensi yang muncul dari suatu keyakinan bahwa dengan bekerja sama tim akan lebih efektif

Diukur dari Pernyataan:- Tim memiliki kepercayaan diri- Tim percaya diri akan kemampuannya untuk

menyelesaikan masalah- Tim percaya bahwa mereka dapat menghasilkan

kinerja dengan kualitas yang baik- Tim mengharapkan akann dikenal sebagai tim

dengan kinerja tinggi- Tim percaya bahwa mereka akan sangat

produktif

Hipotesis 4b:Adanya hubungan langsung dan positif antara potensi dan keyakinan tim dengan hasil proyek

5. Hasil (outcome) dari Proyek

Mengukur variabel dependen: biaya proyek, siklus waktu pelaksanaan proyek, tingkat operabilitas pabrik.

Alat ukur : membuat seperangkat alat Benchmark yang telah terbukti relevan, yang dikembangkan oleh RAND Corp dan IPA.

Mekanisme pengukuran: mengukur hasil dari setiap proyek dibandingkan terhadap hasil rata-rata dari industri terkait secara umum. Sehingga mendapatkan hasil yang berarti dari perbandingan antara biaya, skedul, dan tingkat operabilitas

Metodologi Penelitian

Sampel

- Sampel terdiri dari 56 proyek antara tahun 1999-2000

- Rentang proyek dari $270.000-$203.250.000

- Proyek tersebut dilaksanakan oleh 15 perusahaan yang termasuk fortune 500

Pengukuran

Variabel independen: 13 variabel Variabel dependen: 3 variabel yaitu:biaya,

jadwal dan operability Diuji untuk melihat korelasi antara variabel

independen dengan dependen Rentang pengukuran regresi R2 adalah

26,9%-35,6%

Hasil riset Biaya proyek terdapat korelasi yang signifikan antara variabel independen (tim cross

fungsional yang terintegrasi,potensi tim) dengan variabel cost/biaya.

Jadwal terdapat korelasi yang signifikan antara variabel independen (tim cross

fungsional yang terintegrasi, kontinuitas manajer proyek, insentif manajer proyek) dengan variabel dependen schedule/jadwal.

Operabilitas terdapat korelasi yang signifikan antara variabel independen (tujuan

proyek yang jelas, desain kantor untuk komunikasi yang efektif) dengan variabel dependen operabilitas

Pembatasan dan keuntungan dari riset manajemen proyek ini

Pembatasan: Sampel hanya terdiri dari 56 proyek yang mewakili

lebih dari 4000 proyek dalam industri.

Keuntungan: Riset berguna untuk melihat kegunaan faktor

independen berpengaruh kepada faktor dependen, misalnya: dampak pemberian insentif kepada manajer proyek.

Riset juga tidak perlu seluas ini, variabel independen bisa dibatasi disesuaikan dengan dampak yang ingin ditimbulkan pada suatu proyek.

Rekomendasi

Menggunakan sampel yang lebih banyak.

Proyek yang akan datang menggunakan seting proyek yang berbeda sehingga dapat dieksplorasi dengan lebih luas termasuk kepuasan dari tim proyek dan klien.

Mencoba memasukkan norma budaya ke dalam variabel independen.

THANK YOU

Operations Management 53