OM - Project Management Presentasi Kel 3
-
Upload
anna-dewi-wijayanto -
Category
Documents
-
view
135 -
download
4
description
Transcript of OM - Project Management Presentasi Kel 3
INTRODUCTION TOPROJECT MANAGEMENT
Anna Dewi LestariAstrid Widayani
Rudianto NugrohoWelli Kristianto K
Operations Management 1
Project versus Program
A unique set of
activities
(specific goal, time,
budget, resources)Operations Management 2
A set of projects
PROJEC
T
PROGRA
M
What is Project Management?
The overall planning, control and co-ordination of a project from inception to completion aimed at meeting the clients
requirements and ensuring completion on time, within cost and to required quality
standards.
Operations Management 3
The Age of Project Management
4Operations Management
Project Management
Compression of productlifecycle
Increased customer focus
Rapid development of thirdworld and closed economies
Small projects represent big problems
Corporate downsizing
Global competition
Knowledge explosion
Elements of Project Management
Project PlanningThe objective of the project or project scope Breaking the project down into distinct
activities (Work Breakdown Structure), Assigning known or estimated completion
times to each activity, Identifying any logical relationships that exist
between activities,Draw up a schedule to minimise completion
time
Operations Management 5
Work Breakdown Structure
Operations Management 6
Personal computerprototype
Vendor,software,
applications
Mouse,keyboard,
voice
Diskstorageunits
Microprocessorunit
Moreitems
Floppy HardOptical Internalmemory
unit
BIOS (basicinput/output
system)
ROM RAM I/O File Utilities
Motor Circuitboard
Chassisframe
Read/writehead
WP-1M WP-1 CB WP-1 CF WP-1 RWHWP-2 CB WP-2 CF WP-2 RWHWP-3 CB WP-3 CF WP-3 RWHWP-4 CB WP-4 RWHWP-5 CB WP-5 RWHWP-6 CBWP-7 CB
~ ~ ~ ~ ~
~ ~
~ ~
Work packages
Lowest manageablesubdeliverables
Level1
2
3
4
5
Elements of Project Management Project Team
assigning the necessary resources (people, budget, etc.) and a start time to each activity.
Called Organization Breakdown Structure (OBS)
Matrix organisationGantt Chart
Operations Management 7
Integration of WBS and OBS
Operations Management 8
Time
Cost accountnumber
Personal computerprototype
Vendor,software,
applications
Mouse,keyboard,
voice
Diskstorageunits
Microprocessorunit
Moreitems
Floppy HardOptical Internalmemory
unit
BIOS (basicinput/output
system)
ROM RAM I/O File Utilities
Motor Circuitboard
Chassisframe
Read/writehead
~ ~ ~ ~ ~
~ ~
~ ~
Lowest manageablesubdeliverables
Level1
2
3
4
5
1.0
1.2 1.3 1.1 1.4
1.1.1 1.1.2 1.1.31.4.1 1.4.2
1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.2.1 1.4.2.2 1.4.2.3
1.1.3.1 1.1.3.2 1.1.3.3 1.1.3.4
Cost 1.1.3.4.1account
Cost Costaccount account
Cost Costaccount account
Costaccount
Costaccount
Work packages WP1.1.3.4.2.1 WP1.1.3.4.2.2 WP1.1.3.4.2.3
Budget byperiod
Production
Design
Test
Purchasing
Software
Manufacturing
Organization
Elements of Project Management
Project ControllingMonitoring project progress against
the planTaking corrective action where
necessaryMethod: WBS
Operations Management 9
Project Management Trade-Offs
Operations Management 10
Performance
Quality
Cost Time
UNDERSTANDING
A NETWORK
ANALYSIS
Operations Management 11
Network Model
A Network Diagram of activities in a project shows the interdependencies and precedence relationships among the activities.
Operations Management 12
A Network Must Have:
Operations Management 13
activity
relationship
event
Activity
An operation consuming time only or time and resources.
May be physical (eg. building a wall) or abstract (eg. when a designer accomplishes a particular stage in a design calculation).
Represented by an arc with an arrow head at one end.
Operations Management 14
Event (milestone)
A state of a project when all preceding activities have been completed and before any succeeding activity has been started except for two special events usually designated as the START and FINISH events for the project.
An event is represented by a circle.
Operations Management 15
Network Diagram
Activity on Node (AON) Use circles to represent project activities Use arrows to show the required sequence Avoid dummy activity
Activity on Arrow (AOA) Use arrows to represent activities Use node (circles) to represent events PERT/CPM
Operations Management 16
Relationship
Finish to Start relationship Start to Start relationship Finish to Finish relationship Start to Finish relationship Combination of Lag
relationship
Operations Management 17
What is Lag?
The minimum amount of time a dependent activity must be delayed to begin or to end
The use of lag has been developed to offer greater flexibility in network configuration
Operations Management 18
Interdependences Predecessor
Which activities must be completed immediately before this activity?
SuccessorWhich activities must immediately follow this
activity? Concurrent or parallel relationship
Which activities can occur while this activity is taking place?
Operations Management 19
Examples of Network Diagram
Operations Management 20
A BA
B
C
A
B
C
D
A D
B E
C
1)
3)
2)
4)
Rules in Building Project Network
Network flow typically from left to right An activity cannot begin until all
preceding connected activities have been completed
Arrows on network indicate precedence and flow. Arrows can cross over each other
Each activity should have a unique identification number
Operations Management 21
Rules in Building Project Network
An activity identification must be larger than that of any activities that precede it
Looping is not allowed (recycling through a set of activities cannot take place)
Conditional statement are not allowed (that is, If successful, do something; it not, do nothing)
Must have a clear start and ending point
Operations Management 22
Network Diagram AnalysisNetwork path
A unique sequence of activities from the start to the end of project
Critical path The path that takes the longest time sequence to complete, it’s the minimum time required to complete the project
Operations Management 23
Network Computation Process
Forward Pass – Earliest TimesHow soon can the activity start?
(early start – ES)How soon can the activity finish?
(early finish – EF) = ES + tHow soon can the project be
finished? (expected time – TE, t)
Operations Management 24
Network Computation (2) Backward Pass – Latest Times
How late can the activity start? (late start – LS)= LF - t
How late can the activity finish? (late finish – LF)
Which activities represent the critical path (CP)?
How long can the activity be delayed? (slack or float – SL)
Operations Management 25
Slack
Total slack for an activity is the difference between LS and ES (or between LF and EF)
Free slack The amount of time an activity can be
delayed without delaying the earliest-start time of an succeeding activity
Operations Management 26
Determining Project Time Using deterministic time
Critical Path Method Using probabilistic time
PERT (program evaluation and review technique)
Operations Management 27
PERT
An activity’s mean completion time is:
t = (a + 4m + b)/6 An activity’s completion time variance is:
s2 = ((b-a)/6)2
a = the optimistic completion time estimateb = the pessimistic completion time estimatem = the most likely completion time estimate
Follows Beta Distribution
Operations Management 28
Crashing a Project: Why?
Dependent on the strategic/objective of the project – the companyOn time?On cost?On performance?On Quality?
Operations Management 29
Crashing: Time versus Cost
Operations Management 30
DECREASED TIME
INCREASED COST
How to Crash a Project?
Focused on activities on critical path Analyze the incremental of cost reduction
(ICR) of each activities that lies on critical path
Choose activity that has lowest ICR Analyze cost after crashing, and activities
either critical or non critical activity
Operations Management 31
Project Success and Project Team Management: Evidence from Capital Projects in The Process Industries
Pendahuluan
- Pelaksanaan Proyek yang Efisien adalah kunci dari tujuan bisnis.
- Kondisi yang terjadi: banyak penelitian manajemen proyek saat ini tidak memberikan perhatian yang cukup pada tiga aspek penting yakni biaya, skedul, dan operabilitas
Pelaksanaan Penelitian Manajemen Proyek dalam Jurnal:
Meneliti 5 dimensi faktor-faktor yang mempengaruhi Hasil Proyek:- Konteks Organisasi- Desain Tim Proyek- Kepemimpinan Tim Proyek- Proses Tim Proyek
Obyek Penelitian - Studi pada hasil 56 Proyek Kapital yang telah
dilakukan dari 15 Perusahaan yang tercantum di Fortune 500
- Studi Literatur Proyek, dengan mengukur tiga faktor relevan (biaya, skedul, dan kinerja teknis) yang digunakan 70 perusahaan Fortune 500 dalam mengukur tingkat kesuksesan proyek, dengan metoda Metode RAND Corp dan Metode IPA (independent project analysis)
Model Konseptual Yang diajukan:
Meneliti pengaruh 13 Faktor Kesuksesan (Variabel Independen) pada biaya, skedul, dan operabilitas proyek (dependent variabel).
1. Konteks Organisasi: a. Tujuan proyek yang jelas
Pengukuran dari Pernyataan:- Tujuan proyek sejalan dengan tujuan
perusahaan- Tujuan dasar proyek dijelaskan pada tim
proyek- Hasil dari proyek akan memberikan benefit
pada perusahaan induk- Tim selalu antusias pada peluang bagi proyek
agar dapat berhasil- Tim dapat mengidentifikasi konsekwensi
keuangan bagi organisasi untuk tercapainya kesuksesan proyek
Hipotesis 1a:Adanya hubungan langsung dan positif antara tujuan proyek yang jelas dengan hasil proyek
b. Dukungan manajemen senior
Diukur dari Pernyataan:- Manajemen senior respon terhadap
permintaan resources tambahan- Manajemen senior berbagi tanggung jawab
pada tim untuk kesuksesan proyek- Tim memahami tingkat otoritas dan tanggung
jawab kepada proyek- Manajemen senior mendukung tim pada saat
terjadi krisis- Manajemen senior menjamin otoritas yang
diperlukan untuk proyek
Hipotesis 1b:Adanya hubungan langsung dan positif antara dukungan manajemen senior dengan hasil proyek
2. Desain tim proyek: a. Tim Cross Fungsional yang Terintegrasi,
terdiri dari berbagai departemen/fungsi terkait, yang ditengarai mempercepat siklus kerja dan meningkatkan profitabilitas proyek
Hipotesis 2a:Adanya hubungan langsung dan positif antara Tim Cross Fungsional yang Terintegrasi dan hasil proyekb.Struktur Otonomi Tim Proyek, Terkait dengan tingkat otonomi yang independen dan berada di luar batas normal/rantai komando perusahaan, ditengarai membuat proyek selesai pada waktunya dan sesuai anggaran yang disediakan
Hipotesis 2b:Adanya hubungan langsung dan positif antara struktur otonomi tim proyek dengan hasil proyek
c. Pengalaman Anggota Tim Proyek:Anggota tim yang sudah berpengalaman umumnya meningkatkan kecepatan penyelesaian proyek
Hipotesis 2c:Adanya hubungan langsung dan positif antara Pengalaman Anggota Tim Proyek dengan hasil proyekd. Tingkat kontinuitas keanggotaan tim proyek:
Turnover anggota tim mempengaruhi pembelajaran dan memperlambat kecepatan inovasi tim
Hipotesis 2d:Adanya hubungan langsung dan positif antara Tingkat kontinuitas keanggotaan tim proyek dengan hasil proyek
e. Desain Kantor untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif: Desain kantor dapat didesain untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif akan memperbaiki hasil proyek
Hipotesis 2e:Adanya hubungan langsung dan positif antara Desain Kantor yang memfasilitasi komunikasi yang efektif dengan hasil proyek
f. Co-location: Adanya co-location yang meningkatkan jarak antar anggota tim akan memperlambat proses pengambilan keputusan
Hipotesis 2f:Adanya hubungan langsung dan positif antara co-location tim dengan hasil proyek
3. Kepemimpinan Tim Proyek: a. Kontinuitas Manajer Proyek,
Dianggap penting untuk mempercepat pengembangan kecepatan kinerja proyek
Hipotesis 3a:Adanya hubungan langsung dan positif antara kontinuitas manajer proyek dengan hasil proyek
b. Insentif Manajer Proyek, Adanya insentif akan meningkatkan motivasi manajer proyek
Hipotesis 3b:Adanya hubungan langsung dan positif antara insentif manajer proyek dengan hasil proyek
4. Proses dalam Tim Proyek: a. Penyelesaian Masalah,
Berupa pencarian ide/saran/gagasan dari internal maupun eksternal tim, berkaitan dengan upaya penyelesaian masalah
Diukur dari Pernyataan:- Saat terjadi masalah, pimpinan proyek tidak ragu
meminta saran dari luar - Adanya sesi brainstorming untuk menentukan
kemungkinan masalah yang sering/cenderung terjadi
- Bila terjadi kesulitan, tim mengetahui kemana harus meminta bantuan
- Masalah yang muncul dapat diselesaikan sampai tuntas
- Tindakan langsung dilakukan bila terjadi masalah
Hipotesis 4a:Adanya hubungan langsung dan positif antara penyelesaian masalah tim yang efektif dengan hasil proyek
b. Potensi dan Keyakinan Yang Setara dalam Tim Potensi yang muncul dari suatu keyakinan bahwa dengan bekerja sama tim akan lebih efektif
Diukur dari Pernyataan:- Tim memiliki kepercayaan diri- Tim percaya diri akan kemampuannya untuk
menyelesaikan masalah- Tim percaya bahwa mereka dapat menghasilkan
kinerja dengan kualitas yang baik- Tim mengharapkan akann dikenal sebagai tim
dengan kinerja tinggi- Tim percaya bahwa mereka akan sangat
produktif
Hipotesis 4b:Adanya hubungan langsung dan positif antara potensi dan keyakinan tim dengan hasil proyek
5. Hasil (outcome) dari Proyek
Mengukur variabel dependen: biaya proyek, siklus waktu pelaksanaan proyek, tingkat operabilitas pabrik.
Alat ukur : membuat seperangkat alat Benchmark yang telah terbukti relevan, yang dikembangkan oleh RAND Corp dan IPA.
Mekanisme pengukuran: mengukur hasil dari setiap proyek dibandingkan terhadap hasil rata-rata dari industri terkait secara umum. Sehingga mendapatkan hasil yang berarti dari perbandingan antara biaya, skedul, dan tingkat operabilitas
Metodologi Penelitian
Sampel
- Sampel terdiri dari 56 proyek antara tahun 1999-2000
- Rentang proyek dari $270.000-$203.250.000
- Proyek tersebut dilaksanakan oleh 15 perusahaan yang termasuk fortune 500
Pengukuran
Variabel independen: 13 variabel Variabel dependen: 3 variabel yaitu:biaya,
jadwal dan operability Diuji untuk melihat korelasi antara variabel
independen dengan dependen Rentang pengukuran regresi R2 adalah
26,9%-35,6%
Hasil riset Biaya proyek terdapat korelasi yang signifikan antara variabel independen (tim cross
fungsional yang terintegrasi,potensi tim) dengan variabel cost/biaya.
Jadwal terdapat korelasi yang signifikan antara variabel independen (tim cross
fungsional yang terintegrasi, kontinuitas manajer proyek, insentif manajer proyek) dengan variabel dependen schedule/jadwal.
Operabilitas terdapat korelasi yang signifikan antara variabel independen (tujuan
proyek yang jelas, desain kantor untuk komunikasi yang efektif) dengan variabel dependen operabilitas
Pembatasan dan keuntungan dari riset manajemen proyek ini
Pembatasan: Sampel hanya terdiri dari 56 proyek yang mewakili
lebih dari 4000 proyek dalam industri.
Keuntungan: Riset berguna untuk melihat kegunaan faktor
independen berpengaruh kepada faktor dependen, misalnya: dampak pemberian insentif kepada manajer proyek.
Riset juga tidak perlu seluas ini, variabel independen bisa dibatasi disesuaikan dengan dampak yang ingin ditimbulkan pada suatu proyek.
Rekomendasi
Menggunakan sampel yang lebih banyak.
Proyek yang akan datang menggunakan seting proyek yang berbeda sehingga dapat dieksplorasi dengan lebih luas termasuk kepuasan dari tim proyek dan klien.
Mencoba memasukkan norma budaya ke dalam variabel independen.
THANK YOU
Operations Management 53