Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements
Methoden des SW-Projektmanagements
1.Tag: Motivation, Definition u. AbgrenzungProjektmanagement
2.Tag: Projektphasen u. Managementregelkreis3.Tag: Techniken für Vorbereitung u. Initiierung4.Tag: Techniken für Planung, Steuerung u. Abschluss5.Tag: Tipps u. Wiederholung
Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Initiating Planning
Controlling Executing
Closing
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 2
Warum Projektmanagement?
Was ist PM? Wer hat schon in IT-Projekten mitgearbeitet? Wer hat schon IT-Projekte geleitet? Welche Projekte haben Sie schon geleitet? Was ist die Konsequenz ohne PM?
- ohne Planung keine Steuerung - ohne Steuerung keine Kostenkontrolle
Ist PM immer nötig? Lohnt sich PM?
1. EinführungMotivationDefinitionAbgrenzungRegelkreis
2. PM in IT3. Techniken I4. Techniken II5. Kontrolle
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 3
Wie nötig ist Projektmanagement?
Chaos Report der Standish Group 2000
0% 20% 40% 60% 80% 100%
1994
1996
1998
2000
Jahr
erfolgreich
mangelhaft
gescheitert
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 4
Gründe für das Scheitern..
1. unvollständige Anforderungen 13,1%
2. fehlender Userinput 12,4%
3. nicht genügend Ressourcen 10,6%
4. unrealistische Erwartungen 9,9%
5. keine Unterstützung durch das Management 9,3%
6. Änderung der Anforderungen 8,7%
7. keine Planung 8,1%
8. nicht mehr benötigt 7,5%
9. kein Management 6,2%
10.unbekannte und unreife Technologie 4,3%
andere 9,9%
Report der Standish Group über 365 Firmen und ca. 8.000 Projekte in US [Chaos1995]
44,1%
14,3%
10,6%
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 5
Projektdefinition
Definition Projekt nach DIN 69901:Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist bezogen auf:
die Zielvorgaben (Qualität, Kosten, Termin) die Begrenzungen (zeitlich, finanziell,
personell) die Organisationsform (projektspezifische
Rollen) die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
(komplexe Aufgabenstellung).
Praktische Definition:Ein Projekt ist ein Vorhaben, das in vorgegebener Zeit
und beschränktem Aufwand ein bestimmtes Ziel erreichen soll
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 6
Definitionscheck
Sind das Projekte?Brief schreibenHausbau planen (Bauherr)Hausbau planen (Planungsfirma)SW-Entwicklung (AG)SW-Entwicklung (AN)
Projektdefinition:
Einmaligkeit (ID)
Ziel (QKT)
Begrenzung (?)
Spezielles Team
Abgrenzung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 7
:) Alternative Definition
Ein Projekt ist ....
ein unsichtbarer Parasit, der Geld und Leute verschlingt
eine Gelegenheit für gelangweilte Manager sich in Meetings zu treffen
ein bürokratisches Monster, dass große Mengen Papier ausspeit
eine Ausrede etwas nicht zu tun, was zu seinen Aufgaben gehört hätte
ein Oxymoron
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 8
Komplexität der IT-ProjekteProjekt LOC
Fehlertolerantes verteiltes Betriebssystem 21.538
Textverarbeitung in ADA 38.732
Flugabwehrraketen Simulator für die AIR FORCE 40.000
SHIP 2000 für die schwedische Marine 55.000
Cabin Management System für Boeing 777 in ADA 70.000
ADA Cross Compiler für Z80 Mikroprozessoren 80.000
Static Analyser für ADA Source Code 200.000
Bahnverfolgung von Satelliten für die NASA 220.000
Grapical Kernel System (GKS) in ADA 242.580
Sprachübersetzter von COBOL und FORTRAN in ADA 338.000
Steuerungssystem der amerikanischen Raumfähre 500.000
Steuerungssoftware Stahlwalzwerk 500.000
Airplan Information Management System für Boeing 777 600.000
Flugkontrolle Luftraum über Spanien 800.000
Flugkontrolle der amerikanischen FAA 1.000.000
Kernkraftwerkssteuerung Frankreich in ADA 1.500.000
Buchhaltungssoftware US -Armee 1.800.000
Software Boeing 777 größtenteils in ADA 3.000.000
Software für Advanced Tactical Figther der US-Air-Force 5.000.000
Windows NT 4.0 6.000.000
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 9
Mehrdimensionale Komplexität
Kompetenzen eines Projektleiters
Komplexität der Aufgaben
Soziale Kompetenz
FachlicheKompetenz
ManagementKompetenz
Routine-projekt
Potential-projekt
Multi-projekt
Pionier-projekt
sozi
ale
Kom
ple
xit
ät
Routine-Aufgabe
Manage-ment
fachliche Komplexität
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 10
Fachliche Komplexität von IuKB
ranch
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ark
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Büro
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Gum
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Papie
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erb
e
Kera
mis
che Indust
rie
Chem
isch
e Indust
rie
SW
HW
Netze
IT-B
ranch
e
Protokolle, Hubs, Router, Kabel, Gateways
Server, Chips, Standards, Busse, Power, Karten, Kabel
Tools, Methodik, Treiber, OS, Architektur
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 11
Phasen im Life-cycle einer SW
Ein Projekt kann sich auf eine oder mehrere Phasen erstrecken.
Planung/Studie
Design
Entwicklung
Anpassung
Wartung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 12
Vergleich: Lösungsprozesse
ImplementierungRohversionen
GrobkonzeptGliederung, Story
AbnahmeDruckfahnen
AnalyseStoffsammlung
BetriebPrint/Vermarktung
FachkonzeptKurzbeschreibung
Integration Gesamtreview
Komponententest Kapitelweise Review
DV-KonzeptLayout, Handl.-stränge
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 13
Entwicklungsphasen
Problemanalyse Anforderung System-entwurf
Design Implemen-tierung
Integration Systemtest
Gegen-stand
Organisation, Geschäft
Geschäft, DV als Black Box
DV DV DV DV DV+Benutzer
Ergebnis Ist-Analyse Schwachstelle
nanalyse Rahmen-
bedingung Anforderunge
n
(Vorstudie)
Grobkonzept, Machbarkeit Alternativen Anfor-
derungen
(LastenheftAnforderungs-
katalog)
Fachkonzept IT-Services Architektur Ablauf/
Prozesse Use Case Datenmodell Protoyp Q-Anfor-
derungen
(PflichtenheftSpezifikation)
DV-Konzept Architektur Komponente
n Schnitt-
stellen DV-Modelle
(DesignIT-
Spezifkation)
Code Datenban
kschema Migration Klassen
kodieren Code-
Review
Programm Installations
routine Integration
Installation beim Kunden
Test Test-Strategie Test- Spezifikation Test-Daten
Test-DrehbuchTestbench, Testengine
Testenginecodieren
TestenLasttestSicherheits-test
Abnahme
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 14
Auftraggeber-Auftragnehmer
Projekte haben einen größeren Rahmen...
AG AN
AG AN AG AN
Vert
rag
Kunde
Vorgesetzter -Mitarbeiter
Dienstleister
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 15
Projekt + Management
Projekt• einmalig• komplex• begrenzt (TQK)
Management• planen• überwachen• steuern• organisieren
Projektmanagement• Methoden zur Bearbeitung von
Projekten• Leitungsaufgaben• Organisationskonzepte
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 16
Projektmanagement
Definition Projektorganisation (DIN 69901):Gestaltung von projektbezogenen
Regelungen.
Definition Projektmanagement (DIN 69901):Gesamtheit von Führungsaufgaben, -
organisation, -techniken und –mittel für die Abwicklung eines Projektes.
Praktische Definition:"Getting Things Done."
oder „Die Kunst ein guter Projektleiter zu sein“
Projekt-ziele
Projekt-planung
Projekt-ablauf
Projekt-rollen
Projekt-führung
Projekt-steuerung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 17
Selbsttest
Wer hat schon einmal ein Programm geschrieben?
alleineohne Designohne Zeitplan
hat es funktioniert?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 18
Problem der Skalierung
kann von einer Person gebaut werden
minimaler Plan einfacher Prozess einfache Werkzeuge
erfordert ein Team mit unterschiedlicher Ausbildung
Vielzahl von Plänen detaillierter Plan komplexe Modelle knappe Ressourcen
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 19
Historie des PM
CMM-Level 1: undefiniert Erfolg = Leistung von
Helden
CMM-Level 2: wiederholbar geplant und
dokumentiert Erfolg durch PM
CMM (Capability maturityModel) Reifegradmodell
Do
Check
Idee
Code
Idee
Code
DesignDo
Check
Plan(Design)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 20
Shewhart Cycle or the Deming Cycle
“think first, then do”
PLAN: Plane und Entwerfe eine Änderung
DO: Setze die Änderung um
CHECK: Bewerte die Wirksamkeit der Änderung
ACT: Entscheide welche Änderung nötig ist
(Analyse, Zielkriterien, Alternativen, Entscheidung)
Plan(design)
DoCheck
Act(decide)
Analyse
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 21
Managementregelkreis
Analyse
ProjektKontrolle
Lösungs-Strategie
Durch-führung
Warum?
Was?ok?
Wie?Tun!
Wann?
Planung
Ziel-Definition
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 22
1. Übungsaufgabe
Was sind Ihre Erwartungen an den Kurs?
Randbedingung:
15 min Zeit
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 23
Inhalte des Kurses
Warum?
Was?ok?
Wie?Tun!
Wann?
Ist: MotivationChaos-Report
Ziel:gute PL Praxis
Kontrolle: PrüfungErfolg
Strategie: KursZertifikat
Tun: Skipt, Folien, Kurs
Plan: SemesterKurstage
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 24
2. Übungsaufgabe
Sie sind der Projektleiter!
Die Familie braucht ein Haus?
Die Familie will in den Urlaub!
Randbedingung:
2 Gruppen
20 min Zeit
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 25
Begriffe
Projekt: Einmaliges Vorhaben, Ziel,
Be-, Abgrenzung, spez. RollenProzess:
Vorgehen im Projekt Ablauf der Aktivitäten
Produkt: Ergebnis eines Projektes,
bzw. eine Prozesses
Ziel (was?, wohin?)
Start (warum?)
Prozess, Stra
tegie (wie?)
ProjektXYZ
Projektrahmen
AuftraggeberStakeholderOrganisation
RessourcenToolsMethoden
Aufgabe
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 26
Abgrenzung Projekt-/ Lösungsprozess
Projektprozess: Vorgehensweise zur
Durchführung des Projekts
- Projektvorbereitung- Projektinitialisierung- Projektplanung- Projektdurchführung - Projektabschluss
ausgeführt vom PM basiert auf
Management-regelkreis
Lösungsprozess: Vorgehensweise zur
Erarbeitung einer Projektlösung
- Wasserfallmodell- V-Modell- Spiralmodell- Prototyping
ausgeführt von- Projektmitarbeiter- Experten
basiert auf- fachliche
Vorgehensmodelle
Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 27
Mini-Quiz
Was ist die Definition von einem Projekt? Wie unterscheidet es sich von anderen Tätigkeiten? (mind. 3 Merkmale)
Welche Projektphasen kennen Sie?
Warum scheitern viele Projekte?(4 Gründe)
Was sind die 6 Schritte des Managementregel-kreises?
Was sind die Phasen des Deming Cycle‘s?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 28
Zusammenfassung Prinzipien
Grundlage ist der Management Regelkreis Projektleiter denken in Ergebnissen,
aber verstehen wozu Ergebnisse gebraucht werden
Projektleiter handeln pro-aktiv- planen- kontrollieren und - steuern frühzeitig
Projektmanagement ist kein Selbstzweck, sondern überlebensnotwendig
- Sinn jeder Kontrolle/jedes Berichts ist klar Projektmanagement Techniken können überall
und von jedem angewandt werden- kosten ein paar Sekunden nachdenken!
Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 29
Wiederholung: 1. Tag
Motivation Projekte sind anspruchsvolle neue
Herausforderungen PM = Projekte managen (strukturieren, planen,
leiten) PM ist nötig, aufwendig und lohnt sich
Prinzipien Managementregelkreis ist einfach, aber wird oft
ignoriert oder nicht angewandt
1. EinführungMotivationDefinitionAbgrenzungRegelkreis
2. PM in IT3-EbenenProj.-Phasen
3. Techniken I4. Techniken II5. Kontrolle
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 30
Entscheidung
Regelkreis in der Praxis
Auftraggeber Auftragnehmer
Problem
Projektidee Ist-Analyse / Motivation des Kd
Problem definition
Projektziel Lieferleistung,Ergebnisse (SMART)
Ziel formulierung
Proj. konzeptBusiness Case
Vorgehen, OrgMethode, Regeln
Strategie, Lsg.-alternativenAusschreibung Angebot
Projektplan Netzplan, Kapazitätsplan
Aktionsplan
Projekt auftrag
koordinieren, kommunizierenmoderierendokumentieren
Lösen
Projektkontrolle und -abnahme
Soll/Ist VergleichRisiko-management
Kontrolle
Unternehmen
Geschäfts-idee
GeschäftszielVisionOrganisationOp- ZieleGründung
GeschäftsplanGeschäft machen
Nr
1
2
3
4
5
6
Phase
Analyse(Warum)
Lösungs Strategie (wie)Auswahl
Planung (wann)Durch führung (tun)
Projekt Kontrolle (ok)
Berichtswesen
Ziel Definition (was)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 31
3 Ebenen des Projektmanagement
Projektplan
Meilenstein
Entscheidungen
VorgehensmodellSWE-Methoden
Aufgaben
PM
Projekt
Vertrag ispl
Lieferplan
Ergebnisse
ProjektphasenIni-Plan-Control-End
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 32
Zusammenhänge
Liefer-plan
Ergebnisstruktur(Produktstruktur)+ Termine
Arbeits-paket
Zeitmanagement
• Aufgabe• Lösungsansatz• persönlicher
Zeitplan• Durchführung• Arbeitsbericht
Projektmanagement
• Projektvorbereitung• Projektinitialisierung
• Projektplanung• Projektsteuerung• Projektabschluss
Auftragsmanagement
• Motivation• Aufgabendefinition• Lieferstrategie
• Überwachung• Abschluss
Projektstruktur+ Termine+ alle Zwischenergebnisse
Projekt-plan
Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 33
Zeitmanagement-Regelkreis
1. ZielsetzungAnalyse und Ziele
2. PlanungAlternativen und Pläne
3. EntscheidungAuswahl der Alternativen
4. RealisierungTagesgestaltung und Organisation der Abläufe
5. Kontrolleder Ergebnisse mit den Zielen
RealisierungOrganisation
Zielsetzung
Planung
Entscheidung
Kontrolle
1
2
3
4
5
Kommu-nikation
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 34
Abgrenzung Projekt-/ Lösungsprozess
Projektprozess: Vorgehensweise zur
Durchführung des Projekts
- Projektvorbereitung- Projektdefinition - Projektdesign - Projektplanung- Projektdurchführung - Projektabschluss
Lösungsprozess: Vorgehensweise zur
Erarbeitung einer Projektlösung
- Wasserfallmodell- V-Modell- Spiralmodell- Prototyping
Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 35
Übungsaufgabe
Was soll in einem Angebot
stehen? (Struktur)
Randbedingung:
Gemeinsame Themenbearbeitung
Struktur gemäß Managementregelkreis
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 36
Struktur eines Angebots
1 Überblick / Grundlagen2 Aufgabenstellung3 Angebotene Leistungen (und Ergebnisse)4 Leistungen von Seiten des Kunden5 Termine (und Projektablauf)6 Kosten und Zahlungsmodalitäten7 Vertrag, Bindefrist (, Kündigung)8 Anhang
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs) Qualifikation (CVs, Referenzkunden) Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 37
Struktur des Vertrags
Vertrag1. Überblick
1.1. Beschaffungszweck1.2. Problembeschreibung1.3. Struktur des Angebots
2. Aufgabenstellung2.1. Leistung und Lieferung2.2. Situationsanalyse2.3. Risiken
3. Projektablauf3.1. Vorgehen3.2. Projektkontrolle3.3. Changemanagement
4. Termine4.1. Entscheidungen4.2. Abnahme
Anhang
Managementkreis
TaskWarum?
Was?
Umsetzen
Kontrolle
Wer?Wann?
Wie?
Vertrag1. Überblick
1.1. Beschaffungszweck1.2. Problembeschreibung1.3. Struktur des Angebots
2. Aufgabenstellung2.1. Leistung und Lieferung2.2. Situationsanalyse2.3. Risiken
3. Projektablauf3.1. Vorgehen3.2. Projektkontrolle3.3. Changemanagement
4. Termine4.1. Entscheidungen4.2. Abnahme
Anhang
Managementkreis
TaskWarum?
Was?
Umsetzen
Kontrolle
Wer?Wann?
Wie?Wie?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 38
Entwicklung der Dokumente
der Business Case beschreibt in dem - das Problem, - die Lösung und - den Nutzen
die Ausschreibungsunterlagen beschreiben- das Problem,- die Randbedingungen, - Auswahlkriterien der Ausschreibung
das Angebot beschreibt- eine Lösungsalternative - Lieferplan- Kosten- Qualifikation des AN.
der Vertrag beschreibt- Lieferleistung, Lieferplan und Kosten verbindlich
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 39
Dokumente der 3 Ebenen
Vertragliche Ebene
· Business Case, Ausschreibung· Change Requests
· Angebot/Vertrag, Lieferplan· Lieferungen, Managementberichte, Protokolle
· Abnahmeprotokoll, Abrechung
Projekt management
· Projektauftrag· Arbeitspaketbeschreibung
· Projekthandbuch (Organisation, Konfiguration, Risikomanagement),
Projektplan· Protokolle, Zwischenergebnisse, Tests, Lieferungen
· Projektbericht
persönlichesZeitmanagement
· Arbeitspaketbeschreibung
· Zeitplan, Terminkalender
· Ergebnisse, Tests
· Arbeitsnachweis
Act
Plan
Do
Check
Act
Plan
Do
Check
Act
Plan
Do
Check
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 40
Dokumente der 3 Ebenen
Dokumente
vertraglicheEbene
ProjektEbene
Fachliche Ebene
Ausschreibungs-
Unterlagen
Abnahmen, Changes
Pläne Berichte HW, SW, Handbücher
Modelle
Studien
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 41
Tipp: Ablage
/Kundensicht
/Intern
/Projekt-management
Arbeitskopien für das Team
Plan und interne Kosten, Protokolle, interne Berichte
Ausschreibung – Angebot – Changes Lieferungen – Abnahmen - Rechnungen Veröffentlichungen
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 42
Kunde denkt in Entscheidungen
Ziel der Entscheidung
benötigte Inputs als Grundlage der Entscheidung
Entscheidungsprozess
Abstimmung
Bericht
Entscheidung
Lieferprodukt
AbnahmeDesign
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 43
Arten von Entscheidungen
?! Zweck Lieferprodukte
Investment• investieren• kaufen oder entwickeln
• Berichte/Studien Kosten/Risiken/Investment Funktionale und Qualitätsmerkmale
Design Beschreibung ok? Design auswählen
• Merkmale (Designs, Prototyps, Modells) Alternativen
System-abnahme
Abnahme eines Lieferprodukts
Abnahme
€
Vertrags-änderung
• nächste Entscheidung• Änderungen• Kontrolle
• Lieferplan• Änderungsplan
• Merkmale (Designs, Prototyps, Modells) Alternativen Abnahmekriterien
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 44
PL denkt in Ergebnissen
Was muss ich am Ende abgeben?
Wie komme ich dahin?
Wie lange brauche ich mit QM?
„gut, aber woher weiß ich ob es dem Kunden
gefällt?“Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 45
Prozesssicht PM - AM
Herstellung MeilensteinKick-Off
Projektteam
Projektmanagment
Plan Lieferungen
AbschlußMonitor- phaseAusschreibung
• Abnahme der Lieferung
• Vertrags-beendigung
• Vertragskontrolle• Vertragsanpassung
• Ausschreibung• Angebot• AN-Auswahl • Vertragsabschluß
Vorbereitung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 46
A: Projektinitialisierung
B: Projektplanung
C: Projektdurchführg.
- Klärung der Ausgangslage- Erarbeitung der Projektziele- Gruppenführung + Teammanagm.
- Projektstruktur erarbeiten- Erfolgs- u. Mißerfolgsfaktoren analys.- Projektbeschluß herbeiführen- Durchführungsplanung
- Projektsteuerung und Kontrolle- Änderungsmanagement
Erfahrungen der Praxis belegen: Projektgruppen, die die Phasen A und B sorgfältig durcharbeiten, haben > 50 % des Projekterfolgs in der Tasche
Aber: Aus Zeitmangel oder Erfolgsdruck starten viele Projektgruppen mit Phase C “durch” und erhöhen somit das Risiko des Scheiterns ihres Projekts!
Generische Projektphasen (PDCA)
D: Projektabschluß
- Soll-Ist-Vergleich- Dokumentation
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 47
Hindernisse in der Praxis
Management Entscheidungen sind nicht-technisch
- Techniker verstehen sie nicht- Techniker brauchen sie nicht verstehen- Techniker haben Angst sich zu blamieren
Die IST-Analyse ist zu teuer, aber- das neue System soll so gut sein wie das alte- Fehler sollen nicht wiederholt werden- das IST soll verbessert werden
Die Experten kennen bereits eine Strategie, aber- ist sie für die Situation die beste?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 48
Menschliches Irren
Nicht das, was wir nicht wissen, bringt uns zu Fall...sondern das, was wir fälschlicherweise zu wissen glauben.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 49
Warum Planung?
Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum-> Irrtum ermöglicht Lernen
Plane und du wirst Irren-> ja, aber geplant damit umgehen.
Je genauer der Plan, desto härter trifft der Zufall-> zu genaue Pläne sind oft falsch
Je mehr der Zufall trifft, desto nötiger ist der Plan-> je neuer die Situation, umso nötiger ein Plan
Plane nur soviel wie Du kontrollieren willst/kannst -> keine Diagnose und Steuerung ohne Planung-> keine Planung ohne Diagnose und Steuerung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 50
Projektphasen & Abhängigkeiten
Plan(design)
DoCheck
Act(decide)Initiating Planning
Controlling Executing
Closing
nach PMBok
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 51
Projektmanagement über die Zeit
Program Management Body of Knowledge, PMBOK Guide 2000 (pp 30-31)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 52
Projektphasen
Laut DIN 69901 ist eine Projektphase ein "zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist."
Diese Trennung erfolgt in der Regel durch einen Meilenstein.
Vor-bereitung
Initiali-sierung
Plan-ung
Steuer-ung
Ab-schluß
Vertrag Projekt-auftragTeamKick-Off
Projekt-plan
Projekt-ziele
Team auflösenLessons learned
Projektmanagement
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 53
Projektphasen in der Praxis
Projektplanung (Strategie, Struktur, Plan)Resourceneinteilung (Arbeitspakete)
Projekt-planung
Übergabe der Lieferprodukte Auflösung der Service-InfrastrukturLessons Learned
Projekt-abschluss
Projektkontrolle, -steuerung (Berichte, Meetings)Risikomanagement (Risiken, Maßnahmen)
QS-Maßnahmen (Review, Test, Doku)
Projekt-steuerung
Projektdefinition (Ziele, Risiken)Projektorganisation (Team + Infrastruktur)Projektstart (Initialisierungsmeeting)
Projekt-initialisierung
Problemerkennung, -analyse, Machbarkeitsanalyse, Risikoanalyse, Entscheidung
Projekt-vorbereitung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 54
Projektvorbereitung
Problemerkennung Situationsanalyse (Techniken der Ist-Analyse) Warum-Fragen (Soft-Systems Methode) Probleme erkennen (Ursache-Wirkung-Analyse)
Projektanalyse Umfeldanalyse (Stakeholders, Historie, Systeme) Machbarkeitsanalyse (Grobplan, Prototyp,
Lösungsidee) Risikoanalyse (Kosten, Termine, Qualität, Personal)
Entscheidung Chancen – Risiken (Stop-Go) Vertragsform (Risikominimierung) Preis (Kostenschätzung, Konkurrenzanalyse)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 55
Projektvorbereitung
IdeeProblem
BusinessCase
Machbar-keitsstudie
Ist-Analyse
Ziel-Definition
StrategiePlanung (grob)Risiko
IdeeProblem
BusinessCase
Machbar-keitsstudie
x
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 56
Managementregelkreis
Analyse
ProjektKontrolle
Lösungs-Strategie
Durch-führung
Warum?
Was?ok?
Wie?Tun!
Wann?
Planung
Ziel-Definition
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 57
Strategisches Management
Geschäftheute
Geschäftmorgen
Strategie:• Kaufen• Entwickeln• Outsourcen
strategische Ziele:• Ertrag (Rendite)• Wachstum
(Marktanteil)• Innovation• Produktivität
(Prozessverbesserung
• Risiken minimieren
Vision:• Marktführer• Neues Produkt
Umfeld:• Globalisierun
g• Konkurrenz• Neue
Technik• Neue Märkte
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 58
Übungsaufgabe
Was sind Ihre ersten Schritte als Projektleiter?
Phase: Projektinitiierung
Was tun Sie selbst?
Was delegieren Sie?
Randbedingung:
Projektstart, Phasenmodell
10 min, Präsentation
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 59
Projektinitiierung
Definition (Ziele + Motivation) SMART, d.h. messbar und akzeptiert (muss) Stakeholder-Analyse Rahmenbedingungen (muss)
(Vertagstermine, Kosten, Meilensteine, Lizenzen...) Projektauftrag (interne Ziele, Strategie) (muss) Wirtschaftlichkeit
Organisation Rollen/Aufgabenbeschreibungen (muss) Projekthandbuch (Ablage, Arbeitsweise, Standards) Produktionsumgebung (SPU) (muss)
Start Kick-Off Workshop Initialisierungsmeeting
"Kein Projekt ohne Projektauftrag!"
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 60
SW-Produktionsumgebung (SPU)
Rechner sind verfügbar Projektordner ist vorhanden Projektmitglieder als Gruppe mit gleichen
Rechten Struktur der Ablage ist dokumentiert Unterlagen sind alle gesammelt (Definition+....) Einigung über Software für
- Dokumente- Programme- Designs
IT-Unterstützung für Kontierung IT-Unterstützung für Kommunikation IT-Unterstützung für Terminplanung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 61
Projektplanung Produktstruktur erstellen
gemäß Entscheidungen AGmuss vollständig sein!
Projektstruktur erstellen
gemäß Phasenmodellbis auf die Ebene der Arbeitspakete
Schätzen der Aufwände
(bottom-up)Vergleich mit Angebot
Einteilung der Ressourcen
gemäß der Faustformel: Zeit = Aufwand/MA
möglichst MA ganz für einen Zeitraum
Urlaub berücksichtigen
Optimieren der Kommunikation
Teams bilden / TeilprojekteKommunikationsweg festlegenRegeln festlegen
Risiken einplanen
Buffer Maßnahmen
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 62
Projektplanung - Abhängigkeiten
Aufwand pro Aufgabe
Meilenstein definieren
Strategie wählen
Aufgaben definieren
Aufgaben zuordnen
Kreativität
Termin
Aufwand pro MA
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 63
Projektsteuerung
Projektkontrolle Ist-Soll Vergleich (regelmäßige Meetings) Fortschrittskontrolle (Earned Value) Meilensteintrendanalyse
Projektsteuerung Maßnahmen überlegen
- Parallelisierung- Verstärkung- Neudefinition des Projektauftrags
Änderung des Plans (realistisch, akzeptiert, verbindlich)Risikomanagement
Neue Risiken entdecken (beobachten!) Wirksamkeit von Maßnahmen verfolgen
QS-Maßnahmen Planen, durchführen, motivieren, reagieren!
„Dokumentation,Sorgfalt,Transparenz“
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 64
Projektkontrolle
Ist-Analyse
Ziel-Definition
ProjektKontrolle
Lösungs-Strategie
Durch-führung
Planung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 65
Steuerung á la Regelkreis
Aufnahme des Problems nicht den Boten bestrafen Ursachensuche nur sinnvoll, um vergleichbares
Problem zu vermeidenKreative Lösung suchen
Änderung der Netzplanlogik Änderung der Rahmen (Inhalt, Qualität, Zeit) Änderung der Methode (kaufen statt entwickeln) Hilfe bei Experten suchen (Delegieren) Verzögerung wo anders wettmachen
Steuerung kommunizieren Neuer Plan Akzeptanz beim Entscheider, evtl. Auftraggeber
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 66
Projektabschluss
Übergabe der Lieferprodukte Abnahme Rechnungsstellung
Auflösung der Service-Infrastruktur Auflösung der Infrastruktur Auflösung des Teams (Hilfe bei
Wiedereingliederung)Lessons Learned
Abschlussbericht (Ergebnis, Zahlen, Soll-Ist von Q,K,T, finanzielle & politische Betrachtung des Kosten/Nutzen, Chancen für Folgeprojekte)
Lessons learned für zukünftige Projekte Lessons kommunizieren
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 67
…..ändern wir das Programm,
nicht das Resultat!
3+4=74+2=3
korrigieren!
.. der SW-Prozeß schlecht ist ...
…….ändern wir meist das Produkt!
3+4=74+2=3!=> 6
korr!
..ein Programm falsch ist…..
Projektabschluss
Was tun wir wenn....
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 68
Wiederholung: 2. Tag (Mini-Quiz)
Warum unterscheidet man die 3 Managementebenen?
Welche Unterschiede zwischen - dem Projektprozess und - dem Lösungsprozess kennen Sie?
(Ziele, Aktoren, Modelle) Welche Projektphasen kennen Sie? Was geschieht in der Projektinitiierung?
1. EinführungMotivationDefinitionAbgrenzungRegelkreis
2. PM in IT3-EbenenProj.-Phasen
3. Techniken I Vorbereitung Initiierung
4. Techniken II5. Kontrolle
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 69
3 Ebenen des Projektmanagement
Projektplan
Meilenstein
Entscheidungen
VorgehensmodellSWE-Methoden
Aufgaben
PM
Projekt
Vertrag ispl
Lieferplan
Ergebnisse
ProjektphasenIni-Plan-Control-End
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 70
PM-Techniken pro Phase
Produktstruktur, Projektstruktur, Arbeitspaket, Schätzung, Resourceneinteilung, Netzplan
Projekt-planung
Abnahme Lieferprodukte (Q-Merkmale)Lessons Learned (Story Telling , Kennzahlen)
Projekt-abschluss
Meilensteintrendanalyse, Konfliktmanagement, Feedback, Meetings, Kreativitätstechniken, Risikomanagement, Review, Test, Doku
Projekt-steuerung
Projektauftrag, Ziele, OrganisationsmodelleProjekt-initialisierung
Istanalyse, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikoreduktion, Auswahl von Angeboten
Projekt-vorbereitung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 71
Analyse Techniken
für Ist-Analyse und Problemanalyse (Motivation des Kunden verstehen, Ist = Meßlatte)
Inventurmethode (messen, zählen, beobachten)- ideal für Zahlenmaterial
Fragebogenmethode- für entlegene Standorte- für anonyme Meinungen, Verbesserungen
Berichtsmethode - Kunde wird zur Selbstaufschreibung gebeten, gut
für Prozesse (jedoch einzelne Sicht!) Interviewmethode
- Stimmungen einfangen, Information herauslocken Konferenzmethode
- wir sind nur Moderator oder informieren Analogiemethode
- zur Kontrolle oder zur Vorbereitung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 72
ArbeitsmodellWer ist wo verantwortlich?
Änd
erun
gsge
schw
indi
gkei
t
GeschäftsmodellWas das Unternehmen zu leisten hat.
InformationstechnikWie kann die Arbeit unterstützt werden?
Entscheidungen des Kunden
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 73
Schwachstellenanalyse
Schwachstellen in der Aufgabenerfüllung- Bearbeitern- Arbeitsabläufen- Sachmitteln- innerbetrieblicher Kommunikation- Daten (Genauigkeit, Vollständigkeit,
Aktualität) Schwachstellen in den Auswirkungen
- quantifizierbaren Mängeln - qualitative Mängel
Schwachstellen in der Wirtschaftlichkeit- nicht quantifizierbare Mängel bewerten- über die Zeit kumuliert rechnen
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 74
Heuristiken bei der Analyse
Sozialer Ansatz
Cognitiver Ansatz
IT-Experten alleine Anwender+Experten
Analytischgroße, komplexe Systeme,Komplexe Technik
(Inventur/Analogie)
Information oder Prozesse sind komplex.
(Interview/Fragebogen/Bericht)
ExperimentellUnklare SituationAnwender nicht verfügbar
(Prototyp, Modell anpassen)
Unklare SituationAnwender sind verfügbar
(Konferenz)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 75
Klassifizieren der Risiken
Wahrscheinlichkeit
Sch
aden
Budgetüberschreitungbei Kampfpreis
Terminüberschreitungbei knapper Kalkulation
falsche SW bei unklaren Anforderungen
Netzausfall bei Störung
Kein Projekt nach Vorarbeiten
Projektmitarbeiter wird krank
2 Versicherung (z.B. Vertragsänderung)
1 Vorsorge (z.B. zweistufiges Projekt)
1
22
1
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 76
Risiken
Definition Projekt nach DIN 69905:Risiken sind Ereignisse durch die der "vorgesehene Ablauf oder Ziele des Projektes gefährdet werden„
Ein Projektrisiko kann qualifiziert werden hinsichtlich seiner
Eintrittswahrscheinlich-keit
seinen Auswirkungen
technische Risiken betriebswirtschaftliche
Risiken personelle Risiken politische Risiken Wettbewerbs- und
Marktrisiken Risiken aus dem
Projektumfeld
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 77
Analyse in der Initialisierung
Akquisitionsziel Abgrenzung Ziel der Beschaffung Kosten / Nutzen Paten / Politik
Akquisitionsstrategie Lieferszenario Risikominimierung Beschaffungsstrategie Entscheidungspunkte Organisationsstruktur
verändert
Problem/Situation Strategie
(machbar)birgt Risiken für
verändert
verändert
verlangt
und
ZielBusiness Case
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 78
Vertragstypen
Werkvertrag (§631 BGB) Herstellung eines Werkes Garantie für Erfolg (AN) Garantie für Termin (AN)
AG hat kein generelles Weisungsrecht, nur bezüglich des Ergebnisses (Werk)
Vergütung:- Festpreis- Obergrenze- nach Aufwand
(Meilensteinabhängig)
Dienstvertrag (§611 BGB) versprochener Dienst
jeder Art- Personalleistungs-
vertrag- Dienstleistungs-
vertrag AG ist
weisungsberechtigt
Vergütung:- nach Aufwand- monatliche Zahlung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 79
Übungsaufgabe
Wie könnte die Checkliste
für ein Angebot aussehen?
Randbedingung: Struktur eine Angebots formale Ausschreibungsbedingungen Risikoanalyse
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 80
Checkliste für Angebot
Struktur des Angebots Situation und Aufgabe
verstanden (warum) Liefer-/Leistungsumfang
komplett, klar, messbar (was)
Strategie dokumentiert Expertenwissen und ist der Situation angepasst (wie)
Kosten/Termine korrekt, konsistent, plausibel (wann)
Formale Kriterien Termin eingehalten alle Unterlagen beigelegt
(Qualifikation) Unterschrift
Gewinnen wir die Ausschreibung?
Wer ist die Konkurrenz? Was ist es dem Kunden
wert? Was ist das Budget?
Machen wir Profit? Machbar? (Größe,
Komplexität, Unsicherheit) Vertragstyp? Personal vorhanden? Qualifikation vorhanden? Auftraggeber bekannt
(liquide)? Unterauftragnehmer? langfristige Perspektive?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 81
Reiner Kostenvergleich
altes Verfahren
neues Verfahren
laufende Kosten / JahrSystembetrieb 140.000 € 90.000 €
Systemwartung 20.000 € 30.000 €Gesamtkosten 160.000 € 120.000 €Einmalige Entwicklungskosten 90.000 €Amortisationsdauer:
90.000 / (160.000-120.000) = 2 ¼ Jahre
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 82
Nutzwertanalyse
Preis HW 30% 30.000 3 20.000 5 40.000 1
Preis SW 20% 12.000 4 20.000 2 10.000 5
Erweiterungsfähigkeit HW 10% alles 5 nur Peripherie 3 keine 1
Garantie der SW–Pflege 20% evtl. 1 ab nä. Jahr 3 ja 5
Wartungsbereitschaft 15% 100 km 3 am Ort 5 1 Flug-std. 2
Anzahl Referenzinstallation 5% 15 5 3 1 6 3Nutzwerte 100% 3,1 3,6 2,9
Kriterien Gewicht A
(Misch)
B
(HW)
C
(SW)
Das Angebot B hat den höchsten Nutzwert und erhält den Zuschlag
Bewertung:5 starke Verbesserung .....1 starke Verschlechterung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 83
Multifaktorenmethode
Beispiel: Einführung EDV im Lagerwesen
Kriterien Gewicht Bewertung ProduktAktualität der Bestandsdaten 3 3 9Abfragemöglichkeit 2 3 6Lieferbereitschaft 2 2 4Physische Lagerorganisation 1 0 0Bestellwesen 2 1 2Akzeptanz bei Lagerverwaltern 1 -1 -1
11 20
Bewertung:+3 starke Verbesserung 0 keine Veränderung-3 starke Verschlechterung
Gewicht: +3 sehr wichtig 0 erwünscht-3 nicht wichtig
Nutzenkoeffizient 20/11 = 1,8 (Verbesserung)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 84
Methoden zur Angebotsauswahl
1. KO-Kriterien aufstellen 2. Andere Kriterien aufstellen 3. Kriterien wichten
Kostenvergleich: Gewichte = 1Nutzwertanalyse: Gewichte = 100%Multifaktorenanalyse: Gewichte = {3,2,1}
4. Alternativen bewerten (subjektiv) Kostenvergleich: PreisNutzwertanalyse: {5,4,3,2,1}Multifaktorenanalyse: {+3,2,1,-1,-2,-3}
5. Gewichte Summe = Ergebnis6. Sensitivitätsanalyse wenn knapp
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 85
PM-Techniken pro Phase
Produktstruktur, Projektstruktur, Arbeitspaket, Schätzung, Resourceneinteilung, Netzplan
Projekt-planung
Abnahme Lieferprodukte (Q-Merkmale)Lessons Learned (Story Telling , Kennzahlen)
Projekt-abschluss
Meilensteintrendanalyse, Konfliktmanagement, Feedback, Meetings, Kreativitätstechniken, Risikomanagement, Review, Test, Doku
Projekt-steuerung
Projektauftrag, Ziele, OrganisationsmodelleProjekt-initialisierung
Istanalyse, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikoreduktion, Auswahl von Angeboten
Projekt-vorbereitung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 86
Lastenheft und Pflichtenheft
Lastenheft DIN 69 905
(Anforderungskatalog, Ausschreibung)
AG beschreibt Umgebung
Anforderungen (Funktionen, Eigenschaften)
Schnittstellen Mengengerüst Zeit- und Kostenrahmen
(oft Basis für Angebot, oft mit muss/kann/soll Unterscheidung)
Pflichtenheft DIN 69 905
(Grobkonzept, Angebot) AN beschreibt das
Lieferprodukt/System Teilsysteme (Architektur) Funktionen / Input-Output /
Oberfläche (Methoden / Klassen)
Vorgehen Qualität (funktional / nicht-
funktional) Kosten/Termine Wartungsleistung
(grob, aber verbindlich und vollständig)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 87
Projektdoku - Auftrag
Projekthintergrund Ziele Wirtschaftlichkeit /
Projektbegründung
Anforderungen (grob) Abgrenzung Betroffene Schnittstellen Lösungsalternativen (grob)
Grobe Vorgehensweise Rahmenbedingungen /
Voraussetzungen Risiken, Schutzaspekte Projektorganisation
Offene Punkte Projektbegründung Projektorganisation
- Personen- Rollen AG-AN-QS
Projektplanung- interne- externe
interne Vereinbarung
zwischen AG-AN
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 88
Ziel
Aufgabe Ergebnisse
Rahmenbedingung Ressourcen
Termine
Arbeitspaket (Auftrag)
verständlich (SMART)überschaubar (7-14 d)möglichst 1 MA (evtl. Zuarbeit von andern)
Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 89
Grobkonzept (Problemanalyse)
Ist-Analyse Ziele (messbar) Anforderungen (präzisiert) Sollkonzept für Kernprozesse
- Geschäftsprozesse- Aufgabenhierarchie- Aufbauorganisation- Grobdatenmodell- Schnittstellenübersicht
Lösungsalternativen Lösungsvorschlag (ggf. IK-Vorlage) Sollkonzept Infrastruktur Leistungsstufen / Teilsysteme
Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 90
Ziele SMART definieren
Ziele sollen SMART definiert werden S=spezifisch (eindeutig, präzise), M=messbar, A= akzeptiert, attraktiv, ausführbar, R= realistisch, T=terminierbar
Was hier steht, wird in der Kontrolle überprüft!
Was?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 91
Rollen im Projekt
Externe Rollen Auftraggeber (AG) Projektbetreuer Reviewer/Control Board
Stakeholder Prozess-Owner
/Aufsichtsrat(Chef des AG)
Financial Controller Fachlicher Experte Nutzer Administrator
Interne Rollen Auftragnehmer (AN) Projektleiter Projektmitarbeiter
- technischer Experte- fachlicher Experte- Qualitäts-
verantwortlicher- Verwalter
Betroffene Rollen Abteilungsleiter Controller anderer Projektleiter
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 92
Stabs-Projektorganisation
Vorteile schnelle
Projektinitialisierung
Know-how bleibt erhalten
flexibler Personaleinsatz
Nachteile Geringe Reaktions-
geschwindigkeit (Instanzenweg) Geringere Projekt-
verantwortung (kleine Projekte) Konflikte sind vorprogrammiert
Leitung
SysOp Web Java Admin
Stab-Proj 1 Stab Proj 2
PL PL
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 93
Matrix Projektorganisation
Vorteile Hohes
Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter
Konfliktbewältigung auf mittlerer Ebene
flexibler Personaleinsatz
Know-how bleibt erhalten
Nachteile Verunsicherung von
Vorgesetzten Konflikte sind vorprogrammiert
(Schlichter) Mitarbeiter ist „Diener zweier Herren" Hohe Kommunikationsbereitschaft
nötig Querverrechnungen
Leitung SysOp Web Java Admin
Kunde1
Kunde2
Land
PL
PL
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 94
Reine Projektorganisation
Vorteile konzentrierte
Projektinitialisierung hohe Motivation Schnelle Reaktion bei
Störungen Eindeutige Weisungs-
befugnis direkter Zugang zum
Chef
Nachteile hohe Kosten Trennung von
Fachabteilungen Know-how-Verlust bei
Projektende Probleme bei der
Wieder-eingliederung
Leitung
Projekt1 Projekt2 Abt1 Admin
PL PL
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 95
Teaming
Kennenlernen Interviewspiel (Vorstellung eines Stargasts)
- was bringt sie aus der Fassung?- worüber können sie sich richtig freuen?- wovor haben sie am meisten Angst?- in welche Persönlichkeit würden sie gerne
hineinschlüpfen? Gemeinsames Wochenende/Essen Gemeinsamer Erfolg
- Hochseilgarten, Rafting..- Präsenatation
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 96
Teamentwicklung
IForming
IIStorming
IVPerforming
IIINorming
Kennenlernen• Unsicherheit• Platzfinden
Rollenkampf• Konflikte• Cliquenbildung• Konkurrenz• Einfluss
Integration• Regeln• Kompromiss• gemeinsames
Ziel
Selbstregelung• Vertrauen• gegenseitige
Impulse
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 97
6. Übungsaufgabe:Wie viele Quadrate sehen Sie?
eine 5er Gruppe
alle andern alleine
5 min Zeit
Randbedingung:
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 98
Aufgaben PL - Projektmitarbeiter
Projektleiter muss... planen
- strukturieren- schätzen- dokumentieren
leiten- delegieren- organisieren (SPU,
Meetings)- motivieren, moderieren- Störungen abhalten
steuern - kontrollieren
berichten - kommunizieren- präsentieren
Projektmitarbeiter muss... planen
- eigene Zeit planen- dem PL helfen- PL fragen, wenn nötig
leiten- Aufgaben selbständig
erledigen (Verantwortung) - entwerfen, konstruieren,
erfinden, programmieren, testen
berichten- Aufwände, Status
dokumentieren- Probleme frühzeitig melden
(Ehrlichkeit, mitdenken)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 99
Wiederholung: 3. Tag (Mini-Quiz)
Beschreiben Sie den Unterschied- der Interview-Technik und- der Fragebogen-Technik
(Vorbereitung, Vor- und Nachteile) Welche Möglichkeiten zur Reduzierung des
Risikos haben Sie in der Vorbereitungsphase (Auftraggeber, Auftragnehmer)
Warum ist es wichtig den Projektauftrag zu definieren?
Was sind die Vor- und Nachteile der Stabsorganisation?
1. EinführungMotivationDefinitionAbgrenzungRegelkreis
2. PM in IT3-EbenenProj.-Phasen
3. Techniken I Vorbereitung Initiierung
4. Techniken II Planung Steuerung Abschluss
5. Kontrolle
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 100
PM-Techniken pro Phase
Produktstruktur, Projektstruktur, Arbeitspaket, Schätzung, Resourceneinteilung, Netzplan
Projekt-planung
Abnahme Lieferprodukte (Q-Merkmale)Lessons Learned (Story Telling , Kennzahlen)
Projekt-abschluss
Meilensteintrendanalyse, Konfliktmanagement, Feedback, Meetings, Kreativitätstechniken, Risikomanagement, Review, Test, Doku
Projekt-steuerung
Projektauftrag, Ziele, OrganisationsmodelleProjekt-initialisierung
Istanalyse, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikoreduktion, Auswahl von Angeboten
Projekt-vorbereitung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 101
Planungsprozess (1)
Produktstrukturplan (Ergebnisstruktur) Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure) Ablaufplanung Terminplanung Arbeitspaketplanung Aufwandschätzung Ressourcenplanung Risiko-
planung
Gantt
System
HW
SW
Doku
Analyse
Design Impl. Test
Analyse
Design Impl. Test
Analyse
Design Impl. Test
Analyse Design Impl. Test
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 102
Planungsprozess (2)
Produktstrukturplan Projektstrukturplan Ablaufplanung (Abhängigkeiten berücksichtigen) Terminplanung (Zeiten / MA berücksichtigen) Arbeitspaketplanung Aufwandschätzung Ressourcenplanung Risiko-
planung HW
SW
Doku
T0+1 T0+2 T0+3 T0+4 T0+5T0
Test
Gantt
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 103
Planungsprozess (3)
Produktstrukturplan Projektstrukturplan Ablaufplanung Terminplanung Arbeitspaketplanung Aufwandschätzung Ressourcenplanung Risikoplanung
HW
SW
Doku
T0+1 T0+2 T0+3 T0+4 T0+5T0
Test
AP Verantwortlich Aufwand Termin Interview mitAP1: Meier 6 Tage 31.3 X AP2: Müller+Josef 4 Tage 2.4 YAP3: Meier 5 Tage 6.4 XAP4: Müller + Meier 1 Tag 7.4
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 104
Mitarbeiter - Zeit
Teilbarkeit der Aufgabe Organisationsform Kommunikation
Zeit = Aufw and/MA
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 7,0 8,0 9,0 10,0 11,0 12,0
1
2
3
4
MA
Zeit
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 105
Einfluss der Kommunikation
Kn=n*(n-1)/2
MA K D1 02 13 3 2,04 6 4,05 10 6,76 15 10,07 21 14,08 28 18,79 36 24,0
10 45 30,011 55 36,7
3 MA besprechen sich je 2Std pro Woche4 MA besprechen sich je 4Std pro Woche!
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 106
Mitarbeiter - Zeit
ohne Kommunikation
Zeit = Aufwand / MA
mit Kommunikation
Zeit = Aufwand / (MA*Eff)
Zeit = Aufwand/MA
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0
3
4
5
6
7
8
9
Zeit
Zeit = Aufw and / (/MA*Eff)
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0
3
4
5
6
7
8
9
MA
Zeit
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 107
Organisation der Kommunikation
K5=5*(5-1)/2 = 10 K5=5
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 108
Zusammenfassung: Planung Produktstruktur erstellen
gemäß Entscheidungen AGmuss vollständig sein!
Projektstruktur erstellen
gemäß Phasenmodellbis auf die Ebene der Arbeitspakete
Schätzen der Aufwände
(bottom-up)Vergleich mit Angebot
Einteilung der Ressourcen
gemäß der Faustformel: Zeit = Aufwand/MA
möglichst MA ganz für einen Zeitraum
Urlaub berücksichtigen
Optimieren der Kommunikation
Teams bilden / TeilprojekteKommunikationsweg festlegenRegeln festlegen
Risiken einplanen
Buffer Maßnahmen
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 109
Netzplantechniken
CPM (Critical Path Methode) Zeit pro Aktivität ist fix und wird mit Pfeil
dargestellt Abhängigkeiten durch Knoten symbolisiert Optimieren durch Verkürzung der Zeit unter
Erhöhung des PreisesPERT (Programm Evaluation and Review Technique)
Jedes Ereignis ist ein Knoten (EKN) Ein Ereignis hat eine Wahrscheinlichkeit (3 Werte) Gut für Risikoplanung
Gantt (Balkendiagramm v. Betriebswirt H.L.Gantt) Aktivität als zeitlicher Balken (VKN) logische Abhängigkeiten durch Pfeile
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 110
Anordnungsbeziehungen (EKN)
Bestellung Bauteile
Montage
EntwicklungElektronik
BestellungBauelemente
Endmontage Inbetriebnahme
BetriebNeuanlage
Abschalten Altanlage
SF=SprungfolgeunterbrechungsfreiAE
EF=EndfolgeEE
AF=AnfangfolgeÜberlappung (AA)
NF=NormalfolgeEA-Beziehung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 111
Schätzverfahren
AnalogieverfahrenVergleich mit ähnlichen Projekten (Erfahrungs-DB)
ProzentverfahrenHochrechnung von vorausgegangenen Aufwänden auf die Zukunft gemäß Phasenverteilung (40-20-40)ADesign=AEntwurf*20%/40%
Faktoren-VerfahrenZusammenhang zwischen gemessener Produktgröße, Einflussfaktoren und geschätztem AufwandA=f(M,E)z.B. CoCoMo, Function Point
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 112
Analogieverfahren
Schätzung durch Vergleich mit ähnlichen, bereits abgeschlossenen Projekten. Kann früher als andere Verfahren verwendet werden. Liefert aber nur Anhaltspunkte.
Bezugsgrößen:
Lines of Code LOC
Anzahl Komponenten
Anzahl Testfälle
Anzahl Anforderungen
Anzahl Seiten
Ähnlichkeit bezüglich:
Aufgabenstellung
Branche
Programmiersprache
Qualitätsansprüche"
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 113
Prozentsatzverfahren
Zeitaufwand für die einzelnen Phasen wird als Prozentsatz der Gesamtzeit ausgedrückt. Voraussetzung: Die erste Phase ist bereits abgeschlossen. Bewertung: Die Vorleistungen in der ersten Phase müssen beurteilt werden, damit keine Über- bzw. Unterschätzung der restlichen Phasen erfolgt. z.B. geringe Vorleistungen -> wenig erfolgte Planung -> größere Nacharbeiten
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 114
Prozentsatzverfahren (Beispiel)
Projekt Formulierung d. Aufgabevorschlagsphase Vorstudie
Fachl. EntwicklungsantragFachliches Idealkonzept
Planungsphase I Auf IstAufnahmeSchwachstellenanalyse
wand Fachliches GrobkonzeptPlanungsphase II Fachliches Feinkonzept 20%
DVGrobkonzept 5% 25%Realisierungs DV DVFeinkonzept 15%Phase I Auf Programmierung 10% 50%
wand Test 25%AnwenderschulungProbebetrieb
5%
10%
RealisierungsPhase II 10 %
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 115
Faktoren-Verfahren
Gesamtaufwand = Fachlicher Aufwand + DV-Aufwand
= FU*FT*FE + DU*DT*DE*DO*DW*DS FU /DU = Fachl. Umfang (#Funktionen)FT /DT = Tätigkeit (0,1 bis 1,1) FE /DE = Erfahrung für Tätigkeit
DO = Organisatorische SchwierigkeitenDW = Wiederverwendung gewünschtDS = Maschinennahe Sprache
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 116
CoCoMo-Verfahren
(Constructive Cost Model nach Barry Boehm)
Grundformel: MM = MF (Quan * Qual * Prod)EX
MM = Mitarbeitermonate (1 MM = 20 MT = 160 Std)
MF = Multiplikationsfaktor 2,4 /2,7 /3,0 (Batch/gemischt/Online)
Quan = Anzahl der unterschiedlichen Datenelemente
und der Anweisungen aus dem Anweisungsteil
des Programms, dividiert durch 1000
Qual = Qualitätsfaktor
Prod = Produktivitätsfaktor
EX = Exponent 1,05 /1,09 /1,12 (Batch/gemischt/Online)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 117
Schätzklausur
Erläuterung der Methode (Moderator) 15 min Arbeitstechnik, Regeln (Moderator) 10 min
- jeder unabhängig (Kärtchen, separat)- Extreme Unterschiede diskutieren,
ansonsten Mittelwert. Schätzgrundlagen (PL) 15 min
Annahmen für die APs Schätzung der Arbeitspakete 2 Std
- Vorstellung des AP (Ergebnisse)- Methode, Zwischenergebnisse, Tätigkeiten- Mengengerüst (evtl. auch schätzen)- Aufwand schätzen
Dokumentieren der Annahmen plus Schätzung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 118
PM-Techniken pro Phase
Produktstruktur, Projektstruktur, Arbeitspaket, Schätzung, Resourceneinteilung, Netzplan
Projekt-planung
Abnahme Lieferprodukte (Q-Merkmale)Lessons Learned (Story Telling , Kennzahlen)
Projekt-abschluss
Meilensteintrendanalyse, Konfliktmanagement, Feedback, Meetings, Kreativitätstechniken, Risikomanagement, Review, Test, Doku
Projekt-steuerung
Projektauftrag, Ziele, OrganisationsmodelleProjekt-initialisierung
Istanalyse, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikoreduktion, Auswahl von Angeboten
Projekt-vorbereitung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 119
Kontrolle+
Aufwand
+
Termin
+
Qualität
Kurze Bestandsaufnahme nach festen Regeln zu festen Zeiten:
Kenngrößen qualitätiv (TBQ) Kenngrößen quantitativ
z.B. Schätzung des Restaufwandsz.B. Vergleich Ist-Stunden/linearen Plan-Stundenz.B. Stundenverbrauch mit Fertigstellungsgrad
Risikoüberwachung Probleme Planungsänderung nötig? Feedback vom PL
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 120
Meilensteintrendanalyse
TermineBerichtszeitpunkte
11. Idealer Fall2. Terminverzug3. Abbruch
2
1.6
1.5
1.7.
1.51.415.3 15.5 1.7
23
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 121
Terminverfolgung
50% fertig
Zeitheute
Arbeitspakte
AP1
AP2
AP3
AP4
fertig
fertig
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 122
Aufwandsverfolgung
V-Ist
MA-Std
ObergrenzeRisiko (Eskalation)
kalkulierter Aufwand
Berichtspunkte
1
2 3
1. Erhöhung wegen Anforderungen2. Krankheit MA13. MA2 war effektiver als erwartet
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 123
Phasenentscheidungssitzung
Sinn Controlling Eskalation, wenn nötig (Hilfe vom Mgt) Entscheidung des Mgt (Entlastung des PL)
Agenda Bericht über die Phase (Zeit, Budget) Gutachten über Qualität der Ergebnisse Entscheidung (Abnahme, Maßnahme) Plan für nächste Phase Freigabe nächste Phase nächster Termin
Protokoll
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 124
Steuerung
Aufnahme des Problems nicht den Boten bestrafen Ursachensuche nur sinnvoll, um vergleichbares
Problem zu vermeidenKreative Lösung suchen
Änderung der Netzplanlogik Änderung der Rahmen (Inhalt, Qualität, Zeit) Änderung der Methode (kaufen statt entwickeln) Hilfe bei Experten suchen (Delegieren) Verzögerung wo anders wettmachen
Steuerung kommunizieren Neuer Plan Akzeptanz beim Entscheider, evtl. Auftraggeber
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 125
Change-Request-Verfahren
Änderungswünsche werden gebündeltEs findet eine Entscheidung im Change Control Board statt, ob
Änderung ohne Mehraufwand akzeptiert wird Änderung zu Mehraufwand führt Endtermin geändert wird
Jeder Change des Kunden, der eine Auswirkung auf Zeit, Qualität oder Aufwand hat, ist eine Vertragsänderung!
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 126
Risikomanagement
„Risk management is a people issue“ Alle Projektbeteiligte tragen Risikoverantwortung Projektleiter initiiert und führt RM-Prozess durch Management ist in der Überwachung und
Steuerung beteiligt
Risiken verändern sich bzgl. Wahrscheinlichkeit, Dringlichkeit und Auswirkung
Risiken + Maßnahmen müssen verfolgt werden
RM-Prozess muss einfach und pragmatisch sein Dokumentation so viel wie nötig, so wenig wie
möglich,
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 127
Beispiele aus der Praxis....(PL)
Situation schon am
Projektanfang reicht die geplante Zeit nicht!
ein Arbeitspaket ist überfällig
was ist die Konsequenz für das Gesamtprojekt?
Auftraggeber sucht einen Schuldigen.
Teammitarbeiter arbeitet in einem anderen Projekt
Drohen oder belohnen?
Tipp nicht drängeln,
neu planen, Synergie ausnutzen
neu planen – kritischer Pfadnicht mehr Leute!
andere AP von Anfang an mit mehr Leute planen
PM ist schuld!Vor das Team stellen.
Einigung mit anderen Projekt suchen – ganz oder gar nichtZeitweise, dann aber am Stück für ein AP.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 128
Meetings (kurz-zielgerichtet)
Agenda vorbereiten- Planung der Ergebnisse (was = warum)- Planung des Ablaufs (wie)
Meeting organisieren- alle einladen (Agenda verschicken)- Raum reservieren, Material bereit (Stift,
Beamer)- Pünktlich sein
Durchführen- Moderation (jeden hören – evtl. Kollegen bitten)- Visualisieren der Agenda- Visualisieren der Ergebnisse- Protokoll der Ergebnisse
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 129
PM-Techniken pro Phase
Produktstruktur, Projektstruktur, Arbeitspaket, Schätzung, Resourceneinteilung, Netzplan
Projekt-planung
Abnahme Lieferprodukte (Q-Merkmale)Lessons Learned (Story Telling, Kennzahlen)
Projekt-abschluss
Meilensteintrendanalyse, Konfliktmanagement, Feedback, Meetings, Kreativitätstechniken, Risikomanagement, Review, Test, Doku
Projekt-steuerung
Projektauftrag, Ziele, OrganisationsmodelleProjekt-initialisierung
Istanalyse, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikoreduktion, Auswahl von Angeboten
Projekt-vorbereitung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 130
Qualitätsdefinition
Definition Qualität nach DIN 55350:Die Gesamtheit von Eigenschaften eines Produktes oder einer Tätigkeit, die sich auf deren Eignung zur
Erfüllung gegebener Erfordernisse bezieht.
bezieht sich auf Projekt und Produkt „geeignet für den Verwendungszweck“
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 131
Qualität nach ISO 9126
Funktionalität Angemessen Sicherheit Genauigkeit Interoperabilität Konformität zu Standards
Zuverlässigkeit Reife Fehlertoleranz, d.h. stürzt
nicht ab bei Fehleingabe Wiederherstellbarkeit
Effizienz Zeitverbrauch Speicherverbrauch
Die Fähigkeit von Produkten ihre Aufgaben exakt zu erfüllen, wie sie durch Anforderungen und Spezifikationen definiert sind.
Die Korrektheit ist ein Spezialfall.
Die Zuverlässigkeit ist die Wahrscheinlichkeit, daß ein System verfügbar und korrekt arbeitet.
- geringen Fehlerrate - Zeit bis zum nächsten Ausfall
[mean time between failure]
Die Effizienz ist die Eigenschaft eines Systems, seinen Zweck unter bestmöglicher Ausnutzung aller benötigten Ressourcen zu erfüllen.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 132
Qualität nach ISO 9126
Benutzbarkeit (Useabiltity,) Verständlichkeit Erlernbarkeit Bedienbarkeit Robustheit
Änderbarkeit(Erweiterbarkeit, Wartbarkeit)
Analysierbarkeit Modifizierbarkeit Stabilität Prüfbarkeit
Übertragbarkeit (Portabilität) Anpassbar, d.h. 100%
portabel, wenn 0 Aufwand! Installierbarkeit Austauschbarkeit
Die Benutzbarkeit umfasst die Adäquatheit, die Erlernbarkeit und die Robustheit eines Softwaresystems.
Die Fähigkeit Änderungen an den Funktionen vornehmen zu können. Die Wartbarkeit hängt ab, von der Lesbarkeit, der Erweiterbarkeit und der Testbarkeit eines Systems.
Darunter versteht man die Leichtigkeit, mit der ein System in einer anderen Umgebung verwendet werden kann.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 133
Testen
Warum? Beweis, dass die Anzahl der Fehler eines realisierten Systems unterhalb einer definierten Schwelle liegt
Was? Code, Modul, Gesamtsystem, Abdeckungsgrad, Test-Daten, Abnahme, Kriterien
Wie?Manuel (Fagan, Testuser), Automatisch, wie oftBlackbox, Whitebox, Debugging, Trace
PlanenWer, Wann, ...Test der Testumgebung
Testen Testbericht
Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Modul
TestDaten
TestBericht
Driver
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 134
Abnahme
Der Kunde prüft die Produkte gemäß Spezifikation im Angebot Spezifikation laut Prozess Spezifikation laut vorheriger Phase Qualität bezüglich der Verwendung
Gesetzliche festgelegter Abnahmeprozess AN gibt Produkt zur Abnahme frei AG hat 4 Wo um
- annehmen ohne Mängel- annehmen mit Mängel- ablehnen mit Begründung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 135
Wiederholung: 4. Tag (Mini-Quiz)
Welche Schätzverfahren kennen Sie? Was ist der Unterschied
- einer Schätzklausur- einer Mehrfachbefragung?
(Vorgehen, Vor- u. Nachteil) Was sind Knoten und Kanten?
(EKN, VKN, VPN) Welche Anordnungsbeziehungen kennen Sie? Was sind die Qualitätsmerkmale nach ISO 9126?
1. EinführungMotivationDefinitionAbgrenzungRegelkreis
2. PM in IT3-EbenenProj.-Phasen
3. Techniken I Vorbereitung Initiierung
4. Techniken II Planung Steuerung Abschluss
5. Kontrolle Tipps Wiederholung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 136
Beurteilung des Erfolgs
Haben wir das Ziel erreicht? Haben wir gut zusammengearbeitet? Wo waren unsere Stärken?
Was haben wir in diesem Projekt gelernt? Was werden wir in Zukunft anders machen?
konstruktive Kritik!
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 137
Gründe für erfolgreiche Projekte
1. Einbindung der Nutzer 15,9%2. Unterstützung durch das Management13,9%3. klare Anforderungen 13,0%4. realistische Planung 9,6%5. realistische Erwartungen 8,2%6. kleine Abstände der Meilensteine 7,7%7. erfahrenes und kompetentes Team 7,2%8. Übernahme der Verantwortung 5,3%9. klare Vision und Ziele 2,9%10. konzentriert und gut arbeitendes Team2,4% andere 13,9%
Transparenz• Kommunikation• Entscheidungen• Regeln• Ablage/
Dokumentation
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 138
Es gibt endlich viele Möglichkeiten,
einen Tag zu vertun ...
aber keine einzige,
ihn zurückzubekommen.
Tipp
Ein Tag, der am Anfang eines Projekts verloren geht, tut genauso weh wie ein Tag, der am Ende verloren geht.
Begrenzen Sie Verluste: Blasen Sie scheiternde Anstrengungen frühzeitig ab – ohne Wenn und Aber.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 139
Kommunikationstheorie
Jede Nachricht wird von 4 „Ohren“ empfangen.„Ziehe dich warm an, es ist kalt“ kann bedeuten:
Sachohr -> es ist kalt
Beziehungsohr-> Du bist klein und ich muss dich bemuttern
Selbstoffenbarungsohr-> es hat sich früher nie jemand um sie gekümmert
Appellohr-> zieh Dich an!
ich bin doch kein kleines
Kind
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 140
7. Übungsaufgabe:Hören sie auf allen 4 „Ohren“!
in 2er Gruppen
15 min Zeit
Randbedingung:
1. Sehen Sie man kommt hier her und will gute Arbeit leisten und dann erkennt man, dass alles sinnlos ist, weil der Vorgesetzte alles anders macht.
2. Sie können doch nicht wirklich erwarten, dass ich eine Arbeit von zwei Wochen in einer erledige.
3. Unser neuer Kollege glaubt, das Schießpulver erfunden zu haben.
4. Ich bin nicht schuld!5. Das ist zwar ehrgeizig, aber Sie
schaffen das schon.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 141
Gute Kommunikation
Beziehungsebene klären Statt auf dem Beziehungsohr, das Gras wachsen
hören: positive Unterstellung Beziehungsprobleme offen ansprechen Im Vorfeld die Beziehungsebene zusichern:
Schulterklopfen, Lächeln, klare AnsageKonflikt auf der Sachebene als Chance sehen
These-Antithese: Synthese Widerspruch als neuer Aspekt Anerkennen und auf Lösungssuche gehen Nicht: entweder/oder, sondern: oder auch
Guter Stil Sachlich bleiben Ausreden lassen, aber selbst kurz
halten Regeln vereinbaren
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 142
Gesprächsführung
Gesprächsbereitschaft sicherstellen Rahmen setzen (Thema) Frage nach Zeit
Akzeptanz der Situation Problem schildern persönliche Sicht (Ich-Botschaft) Abgleich des Verständnisses
Gegenseitige Erwartungen (Ziele) persönliche Sicht (Lösungsvorschlag) Frage nach anderer Sicht
Einigung/Entscheidung Vereinbarung der nächsten Schritte Wann berichten über Erfolg? Dank und Verabschiedung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 143
Sandwich Feedback - Beispiele
So geht es nicht weiter Herr Meier! Ihre Präsentation ist katastrophal!
Gut finde ich Ihren Mut zu schwierigen Themen Stellung zu beziehen.Im Mittelteil ist mir aufgefallen, dass viele Zuschauer irritiert waren. Mich hat ihr Zeigestab auch nervös und kribbelig gemacht.Vielleicht könnten sie sich etwas einfallen lassen, die Ergebnisse besser zu visualisieren.Im Vergleich zu früher war dies schon viel besser. Weiter so!
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 144
Feedback geben
1. Positive Basis schaffen (Rahmen setzen)z.B. darf ich Ihnen meine Wahrnehmung/Meinung schildern?
2. Wahrnehmung mitteilen (Situation aus persönlicher Sicht)z.B. ich hatte beobachtet...
3. Persönliche Reaktion = Wirkung beschreibenz.B: da habe ich mich geärgert...
4. Ziel als persönlichen Wunsch formulieren(möglicherweise als Frage verpacken)z.B: Können Sie beim nächsten Mal...?
5. Nutzen für beide Seiten darstellen(positive Gesamtaussage)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 145
Feedback bekommen
1. Fragen (eigener Rahmen) oder aktiv annehmen (Antwort auf Rahmen)
2. Aktiv zuhören(Fragen, selbst wiederholen, keine Argumentation!)z.B: habe ich richtig verstanden..., Sie haben das so empfunden..?
3. Nachdenken, nachempfindenVersuchen in den anderen zu spürenz.B. aha, da muss ich darüber nachdenken, welche Auswirkungen das hat...
4. Bedanken für das Feedback(Feedback akzeptieren)Es wird keine sofortige Lösung/Änderung erwartet!
Keine Verteidigung. Kein Kampf..
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 146
Reaktionen auf Killerphrasen
1. "Wie kommen Sie gerade jetzt auf diese Frage?"
2. "Nach dieser Killerphrase kommen wir zurück zur Sache."
3. "Soso!"
4. "Vielen Dank für diesen Hinweis.„
5. "Wenn es Ihnen hilft, gebe ich Ihnen gerne Recht."
6. "Wenn Sie darunter verstehen, dass..."
7. "Lieber die Taube auf dem Dach als der Spatz in der Hand“
oder
"Weil wir gerade davon reden, haben Sie den interessanten Film am Freitag über die Buschkaninchen gesehen....
http://www.systems-world.de
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 147
Konfliktmanagement – WinWin
Konfliktlösung auf der Sachebene nach Harvard-Verhandlungsmodell:
gemeinsame Interessen suchen und sichernmeist hinter den Interessen = Motivation
unterschiedliche Ziele motivieren und anerkennen Alternative Wege suchen Objektive Kriterien zur Bewertung
suchen und vereinbaren Kompromiss schließen Kontrolle vereinbaren
Konflikte auf der Beziehungsebene über Zuhören, Feedback, Spiegeln Reindenken mit positiver Unterstellung Moderator/ Mediator
wir
ich du
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 148
8. Übungsaufgabe
Spiel:
Konfliktlösung nach
dem Harvard-Modell
2 Gruppen
20 min Zeit
Sie sind SysOp und sind für die Sicherheit des IT-Systems verantwortlich.
Zugriff von außen ist sehr gefährlich.
Ihr Kollege will für eine Präsentation beim Kunden einen Zugriff von außen, um zu zeigen die Firma ist Spitze in IT.
Randbedingung:
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 149
Konfliktarten
Konfliktart Ursache Lösung
Verteilung knappe Ressourcen Prioritäten, Kriterien
Beziehung schlechte Erfahrung, Stil
Vertrauen aufbauen, Umgangsformen
Rollen Rollen nicht geklärt klären
Entschei-dung/ Ziel
unterschiedliche Prioritäten, Vorstellungen
gemeinsamer Nenner, Motivation
Werte /Meinung
kulturelle Ursache, innere Werte, Geschmack
nicht lösbar -> Toleranz
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 150
Entwicklung eines Konflikts
1. Sachliche Meinungsverschiedenheit(Argumentation)
2. Machtkampf(Koalitionen, „ums Prinzip“, Angriff auf der persönlichen Ebene)
3. Zerstörung(Mobbing, Drohung, Sabotage)
Für/Wider-Listeobjektive Kriterien findenWichtung der KriterienAbstimmmodus
Beziehung klärenübergeordnete Ziele findenüber den Weg einigen (Regeln)Moderator
externe HilfeBruch/Trennung ansprechen
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 151
Konfliktsymptome
Angriff (verbal)- Widerspruch- Vorwurf- Drohung- Nebenkriegsschaupla
tz
Angriff (non-verbal)- Unruhe- Intriege- Mobbing- Sabotage
Flucht (verbal)- Schweigen- Bagatellisieren- Standardantwort- Dienst nach Vorschrift
Flucht (non-verbal)- Unaufmerksamkeit- Müdigkeit- Krankheit- innere Kündigung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 152
Techniken zur Kreativität
Brainstorming Aufnahme von Ideen Gegenseitige Stimulation keine Diskussion, keine Frage, keine Kritik
Gruppenarbeit 3-5 Mitglieder Effektivität steigern durch Wettbewerb mit
anderen Gruppen Präsentation der Ergebnisse (MindMap)
Diskussion jeden hören Bodo-Hüte verteilen Devils Advokat spielen (was wäre das
schlechteste?) STOP-Technik (Denkmuster erkennen)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 153
´6 Thinking Hats' (Edward de Bono)
focus on the data available
look at problems using intuition, gut reaction, and emotion
look at all the bad points of the decision
think positively (vision, optimistic)
think creatively (no critisism)
control process (chairing meeting)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 154
Motivation für Risikomanagement
Ursachen für unzufriedene Kunden (zu spät / zu teuer / keine Qualität):
Kein Projektmanagement (fehlende Projektkontrolle, kein Änderungsmanagement)
Chaotische Prozesse(improvisierend, teure Nacharbeiten, keine Disziplin)
Feuerwehreinsätze(Risiken werden zu Problemen)
Fehlende Basis(unverstandene Anforderungen, unzureichende Planungsbasis)
Schlechtes Management(fehlende Verantwortung, Kompetenzen, Motivation)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 155
Risikomanagement Definitionen
Nach PMBOK (Project Management Body of Knowledge):
Risiko: Ein unsicheres Ereignis oder Bedingung, die im Eintrittsfall einen positiven (!) oder negativen Effekt auf die Projektziele hatRisiko = Eintrittswahrscheinlichkeit * AuswirkungenRisikomanagement: Systematischer Prozess der Identifikation, Analyse und Antwort auf ein Projektrisiko
Nach DIN 69905:
Risikomanagement: Ausschaltung, Vermeidung oder Verringerung von ProjektrisikenIdentifizierung und Bewertung gehört zur Risikoanalyse!
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 156
Nutzen von Risikomanagement
Fokussierung der begrenzten Ressourcen Problemverhinderung reduziert Zeit und Aufwand Schätzungen und Projektpläne werden
zuverlässiger Die Eigner der Risiken werden klar erkennbar Verbessert die Qualität und Vorhersehbarkeit im
Projekt Entkriminalisiert Risiken Bedeutet eine Kulturveränderung
(Risiko + Ignoranz = Problem) Risiken und Nutzen wachsen parallel Die Wahrscheinlichkeit wächst, ein Produkt zur
rechten Zeit mit den richtigen Inhalte in geforderter Qualität im geplanten Budget zu liefern
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 157
Der Prozess des Risikomanagements
Identifizierung
Bewertung
Abschwächung
Verfolgung
Strategie
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 158
Risiken identifizieren
Arten siehe Seite 76
Techniken zur Identifizierung
Brainstorming SWOT-Analyse
(Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Bedrohungsszenarien Frühere Probleme, Erfahrungen, Ursachen Interviews Konfliktanalyse Checklisten Werkzeuge
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 159
Die wichtigsten Risiken der Softwareentwicklung
Unzureichende Ressourcen Unrealistische Zeit- und Budgetplanung Falsche Funktionen werden entwickelt Falsche Benutzerschnittstelle Over Engineering Ständige Änderungen der Anforderungen Unzureichende Qualität externer Komponenten Lieferantenverzug Unzureichende Performance Technologieüberforderung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 160
Template für den RisikoplanInhalt Beschreibung Beispiel
Identifikation Jedes Risiko hat Namen, Nummer, PROJ-Zuordnung
Project-2012, Risc_01
Rangnummer Wichtigste Risiken zuerst 2
Beschreibung Kurze Beschreibung (Ursache und Effekt) Test-Infrastruktur nicht verfügbar
Bewertung Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen zu verschiedenen Zeitpunkten
Identifiziert: 26.06.2012Wahrscheinlichkeit: 3Auswirkung: 4 (Termin)
Indikator Verfolgung des Status und frühe Warnung
Verfügbarkeitstermin
Status Wenige definierte Statusklassen offen
Abschwächung
Aktionen zur Abschwächung mit Zeitplan und Verantwortlichen
Externer Lieferant als backup ab 15.07. 12 verfügbar
Verfolgung Zeitplan und Verantwortung für Aktionen Weickert, 07/2012, Review 08/2012
Budget Eingeplante Aufwände für Abschwächung 20.000 €
Evolution Kriterien für Neubewertung, Notfallplan Eigene Infrastruktur vorhanden
Notfallplanung
Spezifischer Plan für Risiken, die häufig auftreten
Nichtanwendbar
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 161
Mathematische Risikobewertung
Das Risiko macht ein an sich singuläres Ereignis quantifizierbar und erlaubt eine vergleichende Bewertung
Das Risiko erlaubt, Ungunstereignisse zu quantifizieren und in Ihrer Gesamtheit zu betrachten
Die Addition aller Risiken erlaubt, den Gesamtschaden mit einem Gesamtaufwand zur Abschwächung zu vergleichen und in die Kalkulation mit einzubeziehen
Die quantifizierte Risikobetrachtung hilft dabei, Abläufe und Prozesse systematisch dort zu verbessern, wo es am meisten Nutzen bringt und sie erlaubt systemische Analysen von zusammmengesetzten Risiken
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 162
Risikobewertung einfach halten (1)
WahrscheinlichkeitStufe Wert Kriterien
5 So gut wie sicher Alles deutet darauf hin, dass dies zum Problem wird
4 Sehr sicher Große Wahrscheinlichkeit, dass dies zum Problem wird
3 Wahrscheinlich (50/50) Gleichverteilte Chance, dass dies eintritt
2 unwahrscheinlich Manchmal wird dies zum Problem
1 Fast unmöglich Sehr unwahrscheinlich, dass dies jemals eintritt
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 163
Risikobewertung einfach halten (2)
Auswirkung
Stufe Wert Kriterien: Technisch /Kosten / Zeitrahmen
5 Katastrophal Keine Kontrolle möglich / >50 M€/ Abbruch
4 kritisch Gravierende Mängel /10 -50 M€ /Einfluss auf Folgeprojekt
3 mittelmäßig Beträchtliche Abweichungen /1 -10 M€ / Beträchtlich, Umplanung
2 gering Performanceeinflüsse/ 0,1 – 1M€ /> 1 Monat Verzögerung
1 vernachlässigbar
Unbedeutend / unbedeutend / unbedeutend
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 164
Risikobewertung: Rechenbeispiel
Risikoeintritt: Wahrscheinlichkeit und Verlust
Regressionstest
Nein
Ja
Kosten 5 Mio.
Kosten 1 Mio.
P=0,75
L=5 Mio
P=0,05
L=30 Mio
P=0,20
L=5 Mio
P=0,30
L=1 Mio
P=0,50
L=26 Mio
P=0,20
L=1 Mio
Kritischer Fehler gefunden
k. F. nicht gefunden
kein k.F.
Kritischer Fehler gefunden
k. F. nicht gefunden
Kein k. F.
Risiko Summe
3,75 Mio
1,5 Mio
1,0 Mio
0,30 Mio
13 Mio
0,20 Mio
6,25 Mio
13,50 Mio
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 165
Risiken abschwächen
Vermeiden (d.h. Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren und damit aber auch nicht die Chancen wahrnehmen, die aus dem Eingehen des Risikos entstehen könnten)
Begrenzen(d.h. Auswirkungen begrenzen, z.B. mit verschiedenen Vertragsmodellen, also ähnlich der Wirkung einer Haftpflichtversicherung ggf. mit Selbstbeteiligung als max. Kosten)
Behandeln(setzt an beiden Faktoren an und optimiert die Summe der Risiken mit begrenztem Aufwand, ist somit ein zusätzlicher Aufwand, um mit kreativen Lösungen die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen reduzieren)
Ignorieren(setzt die Wahrnehmung des Risikos ungeachtet der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Auswirkungen auf Null, ...)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 166
Risiken verfolgen
Grundfragen: Greifen die vereinbarten Aktionen zur
Abschwächung? Sind die Risiken und vereinbarten Aktionen noch
relevant? Hat sich ihre Bewertung verändert? Hat sich der Status der Risiken verändert? Sind die Risiken zu einem Problem geworden? Gibt es neue Risiken?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 167
Tipps zur Risikoverfolgung Die wichtigsten Risiken kontinuierlich verfolgen Nur so viele Risiken verfolgen wie Kapazitäten zur
Abschwächung eingeplant sind Verfolgung einfach halten mit standardisierten Templates Keine Bestrafung für das Kommunizieren von Risiken Risiken müssen auch mal in Kauf genommen werden und
gleichzeitig abgeschwächt werden (unerwartete Risiken, die bei Auftreten zum Problem werden sind das eigentliche Problem)
Hinreichend genaue Notfallpläne falls Risiken doch mal eintreten (damit es keine Panik gibt,...)
Dokumentation und somit Auditierbarkeit der Risikoverfolgung (vgl. Gesetzgebung bei Kreditvergabe!)
Formalisierte und systematische Reviews zur Fortschrittsverfolgung, Statusbewertung, Entscheidung zwischen handlungsalternativen, Zuweisung von Ressourcen
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 168
Risikostrategie
Risikostrategie als Anleitung für das Tagesgeschäft
Umgang mit typischen sich wiederholenden Risiken Risikomanagement als skalierbarer Prozess
(Risikomanagement funktioniert auch unter unterschiedlichen Randbedingungen)
Systematisierung der internen und externen Kommunikation von Risiken(intern zur Standardisierung des Risikomanagements, extern, um Verbindlichkeit gegenüber Kunden zu erzeugen)
Risikomanagement vor Projektstart(die meisten späteren Probleme sind vor Projektstart bekannt!)
Konsistenz des Risikomanagementprozesses(Risikostrategie als verbindliche Richtlinie für das ganze Unternehmen)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 169
Literaturhinweise
http://www.projektmagazin.de/glossar/Projekt Management Body of Knowledge (PMBOK)
http://gpm-ipma.de/index.html International Competence Baseline (ICB)vor allem Buchliste, Kurse u. Veranstaltungen
http://www.software-kompetenz.de/Wissensdatenbank mit 1500 BeiträgenGlossar
http://www.its.qut.edu.au/pp/framework/ Project management Framework (PMF)(englisch, aber viele Artikel)
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