Microsoft Visio 2013 自習書組織図 テンプレート

第一版 (2013 年 7 月 10 日 更新)

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組織図の作成

目次

1. はじめに........................................................................................................2

1.1 組織図 テンプレート...............................................................................................................2

2. 組織図の作成...................................................................................................3

2.1 ドキュメント作成の準備をする................................................................................................32.2 組織図のサンプル...................................................................................................................42.3 組織図の作成手順...................................................................................................................52.4 同期コピーを作成する...........................................................................................................142.5 組織データをエクスポートする..............................................................................................192.6 組織データを比較する...........................................................................................................21

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はじめに

1. はじめにこの章では、[組織図] テンプレートの概要を紹介します。

1.1 組織図 テンプレート

Visio 2013 の [組織図] テンプレートを使用することで組織図を作成できます。組織図は企業や任意団体のような組織において、階層構造で部署、人員、業務プロセスなどを図表化したものです。Visio 2013 の組織図テンプレートは図形を配置して組織図を作成するだけでなく、組織構造のインポートやエクスポートも可能です。Microsoft® Excel® で作成されたデータや Microsoft Exchange Server または ODBC に対応するデータベースからも組織構造をインポートすることができます。また、バージョンの違う組織図間での変更点の抽出機能もあります。親要素に対して直接、子要素をドロップするだけで階層構造が作成されるため、配置した図形をユーザーが接続線で結び付けていくといった作業も簡略化できます。一般的には所属部署を基本として階層化構造で記述しますが、新規プロジェクトなどで部署や階層を超えた人員を集めてチームを作成するといった要素の仮想接続もサポートされています。

[組織図]テンプレートを使用して、以下の種類のドキュメントを作成することができます。

組織図

メモ

この資料では組織図を作成するための手順を紹介します 組織図に関する知識があるユーザーを対象とします

3

組織図の作成

2. 組織図の作成この章では、[組織図] テンプレートを使った図面の作成手順を紹介します。

2.1 ドキュメント作成の準備をする

[組織図] テンプレートを開きます。

1. Visio 2013 を起動して [カテゴリ] の [ビジネス] をクリックします。

2. [組織図] を選択して [作成] をクリックします。

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はじめに

2.2 組織図のサンプル

組織図 テンプレートを使用して作成した組織図を以下に示します。

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組織図の作成

2.3 組織図の作成手順

1. 重役職を配置して、組織図の作成を開始します。[切り込み - 組織図の図形] ステンシルから [重役職 (切り込み)] マスター シェイプを図面ページ上にドラッグします。

メモ

組織図は階層構造の上の方から作成すると効率的です。

メモ

マスター シェイプを図面ページにドラッグすると [図形の接続] ダイアログ ボックスが表示されることがあります。このダイアログ ボックスには操作上のヒントが表示されています。このヒントが不要な場合は、[次回からこのメッセージを表示しない] チェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。

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はじめに

2. 図形に表示するフィールドを追加します。[組織図] タブの [図形] の [ダイアログ ボックス起動 ツール] をクリックします。

3. [オプション] ダイアログ ボックスの [フィールド] タブにある [ブロック 1] ボックスで、表示するフィールドのチェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。

メモ

各フィールドの表示順は [上へ移動] または [下へ移動] で調整できます。

4. 図形の高さ調整に関するメッセージ ボックスが表示されるので、[はい] をクリックします。

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組織図の作成

5. 図形に表示されるフィールドが変更されます。

6. 配置した [重役職] 図形を選択し、名前、タイトル、および部署名を入力します。

メモ

入力した文字列を確定するには、図形以外の場所をクリックします。確定した文字列を編集するには、図形をダブルクリックするか、F2 キーを押して編集モードに切り替えます。

メモ

配置した図形を選択し、図形データウィンドウから部署や名前を設定することができます。

図形データウィンドウは、[データ] タブ の [表示/非表示] の [図形データウィンドウ] をオンにすることで表示できます。

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はじめに

7. 管理職を追加します。[切り込み - 組織図の図形] ステンシルから [管理職 (切り込み)] マスター シェイプを [重役職] 図形の上にドラッグします。

8. [管理職] 図形が [重役職] 図形に接続されて配置されます。

9. 複数の [管理職] 図形を追加します。[切り込み - 組織図の図形] ステンシルから [複数図形] マスター シェイプを [重役職 (切り込み)] 図形の上にドラッグします。

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組織図の作成

10. [複数図形の追加] ダイアログ ボックスが表示されるので、[図形] の一覧から[管理職] を選択し、[図形数] を設定して [OK] をクリックします。

メモ

選択できる図形の種類は [組織図] ステンシルと同じです。[図形数] には 1 ～ 50 までの数値を設定します。

11. それぞれの図形に適切な名前、タイトル、および部署名を入力します。

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はじめに

12. 担当職を追加します。[切り込み - 組織図の図形] ステンシルから [担当職 (切り込み)] マスター シェイプを親になる図形までドラッグします。

13. 配置した [担当職] 図形に適切な名前、タイトル、および部署名を入力します。

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組織図の作成

14. 同様に、[管理職] および [担当者] 図形を配置し、名前、タイトル、および部署名を入力します。

メモ

図形が重なった場合は、[組織図] タブの [レイアウト] から [再レイアウト] をクリックすると、組織内の図形を再配置してくれます。また、ドラッグ操作で図形を移動しても、接続関係は維持されます。

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はじめに

15. レイアウトを変更します。親になる図形を選択し、[組織図] タブの [レイアウト] をクリックします。[垂直] から [右揃え] をクリックします。

16. レイアウトが変更されます。

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組織図の作成

17. 同様に、他の部署のレイアウトを変更します。

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はじめに

2.4 同期コピーを作成する

会社の部署構成が複雑で 1 枚の図面ページには収まらないような場合、特定の箇所の構造を別ページに分離することができます。この機能を “同期コピー” といいます。

1. 同期コピーを作成します。別ページに分離する図形を選択し、[組織図] タブの [レイアウト] の [同期] から[同期コピーの作成] をクリックします。

2. [同期コピーの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。[新しいページ] を選択して [OK] をクリックします。

メモ

複数の図面ページが存在する場合、[既存のページ] を選択して、同期コピーを指定した既存のページに作成することができます。

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組織図の作成

3. [ページ－2] という新しい図面ページが追加され、選択した図形が最上位に配置されます。

4. 管理職を複数追加し、名前、タイトル、および部署名を入力します。

5. 2 つのページを同期させます。[ページ－1] を表示し、同期ページを作成した図形を選択して、[組織図] タブの [同期] から [下位図形の同期] をクリックします。

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はじめに

6. [ページ－2] の内容が [ページ－1] に反映されます。

メモ

[ページ－1] と [ページ－2] は同期関係があるので、どちらか一方のページに図形を追加すると、変更内容がもう一方のページに反映されます。

7. [組織図] タブの [レイアウト] の [再レイアウト] をクリックして、レイアウトを整えます。

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組織図の作成

メモ

組織図のスタイルを変更するには、[デザイン] タブの [テーマ] を使用します。ライブ プレビューに対応しているので、マウスでポイントするだけでテーマを適用した結果を確認することができます。クリックすることにより組織図にテーマが適用されます。

8. これで、組織図の完成です。

メモ

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はじめに

組織図の図形を右クリックして表示されるショートカットメニューから [図] の [画像の変更] を選択することにより、図形に写真などの図を挿入することができます。

図形の中に写真が挿入されるので、図形と写真を一体化して扱うことができます。

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組織図の作成

2.5 組織データをエクスポートする

組織図テンプレートでは、作成した組織図の内容をエクスポートして保存できます。

1. [組織図] タブの [組織データ] の [エクスポート] をクリックします。

2. [組織データのエクスポート] ダイアログ ボックスが表示されるので、[保存先]、[ファイル名]、および [ファイルの種類] を設定し、[保存] をクリックします。

メモ

エクスポートできるファイル形式は、「Microsoft Excel ブック」、「テキスト (タブ区切り)」、および 「CSV (カンマ区切り)」 です。

3. エクスポートが完了したことを示すメッセージが表示されるので、[OK] をクリックします。

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はじめに

4. Excel を起動し、エクスポートしたファイルを開いて組織図の内容が保存されていることを確認します。

メモ

図形に [電子メール] および [電話番号] を入力した場合、エクスポートすると、その内容が表示されます。

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組織図の作成

2.6 組織データを比較する

[組織図] テンプレートでは、2 つの組織図を比較して変更箇所を抽出し、レポートを作成することができます。

1. [組織図] タブの [組織データ] の [比較] をクリックします。

2. [組織データの比較] ダイアログ ボックスが表示されたら [参照] をクリックして比較する組織図のファイルを指定します。

3. [比較先の図面] ボックスに指定したファイルが設定されていることを確認します。[比較方法] のオプションを選択し、[OK] をクリックします。

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はじめに

4. ブラウザが起動し、比較結果のレポートが表示されます。

メモ

レポートは、HTML 形式で作成されます。