UNIVERSIDAD DR. JOSÉ MATÍAS DELGADO FACULTAD DE ECONOMÍA SANTIAGO I. BARBERENA

“SISTEMA INTERACTIVO COMO APOYO A LA ENSEÑANZA DE LAS ASIGNATURAS DE CONTABILIDAD FINANCIERA I, II Y III IMPARTIDA EN LA FACULTAD DE ECONOMÍA DE LA UNIVERSIDAD DR. JOSÉ MATÍAS

DELGADO“

PRESENTADO POR: ANA GUADALUPE FIGUEROA ARISTONDO

FRESSIA MARÍA RIVAS LÓPEZ

OPTANDO AL GRADO DE: LICENCIATURA EN GERENCIA INFORMÁTICA

ANTIGUO CUSCATLÁN, MARTES 8 DE ENERO DE 2008.

Í N D I C E

INTRODUCCIÓN .............................................................................................. ii

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

1.1 Planteamiento del Problema........................................................ 4

1.2 Alcances y Limitaciones .............................................................. 6

1.3 Justificación e Importancia .......................................................... 8

1.4 Objetivos55555555555555555555555...10

CAPITULO II MARCO TEÓRICO

2.1 Contabilidad Financiera55555555555555555.11

2.2 Características Básicas de la Información Financiero5555512

2.3 Postulados Básicos de la Contabilidad Financiera555555.14

2.4 Conceptos Básicos de la Información Financiera555555518

2.5 Elementos Integrantes de la Ecuación Contable5555555.18

2.6 Elementos Integrantes del Desempeño5555555555522

2.7 Sistema Contable55555555555555555555..24

2.8 Catalogo de Cuentas555555555555555555...26

2.9 Cuenta Contable55555555555555555...55527

2.10 Partida Doble555555555555555555555...28

2.11 Realización del Cierre del Periodo Contable5555555.529

2.12 Estados Financieros Básico555555555555555.30

2.13 Control y Registro de Efectivo55555555555555..41

2.14 Conciliación Bancaria55555555555555555...44

2.15 Manejo y Control de Mercancías555555555555546

2.16 Cuentas y Documentos por Cobrar55555555555548

2.17 Gastos Pagados por Anticipado5555555555555.49

2.18 Pasivos a Corto y Largo Plazo5555555555555549

2.19 Capital Contable5555555555555555555551

2.20 Análisis Financiero555555555555555555...52

CAPITULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1 Investigación Documental5555555555555555..58

3.2 Fuentes Primarias de Investigación555555555555.59

3.3 Fuentes Secundarias de Investigación55555555555.59

CAPITULO IV ANALISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA

4.1 Generalidades del Análisis del Sistema55555555555.60

4.2 Generalidades del Diseño del Sistema55555555555563

4.3 Metodología del Diseño de Sistemas555555555555..64

4.4 Estrategia de Desarrollo- Análisis Estructurado5555555568

4.5 Nomenclatura y Estándares.5555555555555555.70

4.6 Diagrama Jerárquico5555555555555555555..77

4.7 Diagrama de Flujo de Datos5555555555555555.93

4.8 Diagrama de Entidad- Relación55555555555555..103

4.9 Diccionario de Datos5555555555555555555107

CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones5555555555555555555555117

5.2 Recomendaciones5555555555555555555.119

BIBLIOGRAFIA��������������������������.121

ANEXOS

Anexo 1 Manual de Usuarios55555555555555555555122

Anexo 2 Cronograma55555555555555555555555..123

Anexo 3 Presupuesto55555555555555555555555.125

SISTEMA INTERACTIVO COMO APOYO A LA ENSEÑANZA DE LAS

ASIGNATURAS DE CONTABILIDAD FINANCIERA I, II, III IMPARTIDA EN LA

FACULTAD DE ECONOMIA DE LA UNIVERSIDAD DR. JOSÈ MATÌAS

DELGADO

ii

INTRODUCCIÓN

Esta tesis ofrece a la Universidad “Dr. José Matías Delgado”, un sistema de apoyo a

la enseñanza de las asignaturas de Contabilidad Financiera I, II y III, el cual ha sido

desarrollado en la plataforma de Visual Fox Pro 9 para conveniencia de la

Universidad y la de sus alumnos.

Dicho trabajo de graduación, se encuentra dividido en cinco capítulos. A

continuación se describen brevemente el contenido de éstos:

� El capítulo primero se enfoca en los antecedentes del tema la investigación y

justifica su importancia. También se presenta el objetivo principal y de este se

desglosan a la vez en objetivos más detallados con el propósito de

fundamentar y orientar el desarrollo del proyecto. Igualmente se especifican

las limitaciones y alcances.

� El capítulo segundo, presenta todos los conceptos y definiciones

relacionadas con el tema del proyecto de tesis, tales como el ciclo contable,

transacciones, cuentas, período contable, sistema de partida doble y otros,

los que han sido definido en base a los programas de estudios de la

Universidad.

iii

� Capítulo tercero, se especifica el tipo de Metodología de Investigación que se

utilizó para el desarrollo de este proyecto.

� El capítulo cuarto tendrá como por objetivo proporcionar la teoría sobre el

diseño y análisis de un sistema informático, la especificación del diseño del

sistema, es decir, las características que serán trasladadas en software para

uso exclusivo de la universidad. Estas especificaciones incluyen detalles

sobre procedimientos y base de datos.

� El capítulo quinto, contendrá las conclusiones y recomendaciones como

resultado del proyecto

� Los anexos contienen el manual del usuario en el cual se detalla cada una de

las funciones del sistema, facilitando a las personas que interactuarán con el

comprender su uso de una forma amigable. Dicho manual se encuentra en el

sistema como una ayuda inmediata a los alumnos y catedráticos, a la vez se

encuentran videos para la fácil compresión de los temas impartidos en la

Universidad.

4

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La selección de personal para trabajar en el área contable se torna difícil debido a

que los aspirantes a dichos puestos no cuentan con la preparación adecuada en

cuanto a los fundamentos contables. Así también existe una deficiencia en el

manejo práctico de los sistemas contables mecanizados que se encuentran

actualmente en el mercado. Esto provoca que las empresas consuman tiempo

valioso en la tarea de capacitarlos. Este fenómeno se debe muchas veces a que el

centro de estudios donde se forjaron los aspirantes, no les proporcionó las

facilidades necesarias que les permitiera poner en práctica los conocimientos

adquiridos en forma teórica. Y es cuando los estudiantes se enfrentan a la realidad

en donde se dan cuenta que las nociones contables que tienen para desempeñarse

tiene muchas deficiencias que no logran suplir para dichos puestos de trabajo. A

esto se suma el hecho que la mayoría de sistemas contables son creados según las

necesidades de cada empresa y no hay un solo estándar.

5

La Universidad Dr. José Matías Delgado no se escapa de este fenómeno, pues no

se dispone de un sistema contable mecanizado de apoyo a la cátedra de

Contabilidad Financiera que permita a los alumnos adquirir experiencia en el

conocimiento teórico y práctico de un instrumento tan fundamental que permita

formular la información contable y financiera requerida en el aula de clases.

Por lo tanto es importante contar con un sistema contable que abra paso a los

alumnos en la práctica de las enseñanzas adquiridas en el salón de clases, de

forma que realicen dichas prácticas como el desarrollo contable en un periodo

determinado real, con el fin de desarrollar la capacidad de análisis sobre los

resultados de los cuales puedan basar la toma de decisiones.

En la actualidad se utiliza la metodología de enseñanza de “aprender haciendo” con

el fin que los profesionales tengan una base sólida teórica impartida por el

catedrático y una alta formación práctica de los estudios de contabilidad.

Asimismo este sistema será un apoyo al catedrático y facilitara la enseñanza de las

asignaturas de Contabilidad Financiera I, II y III impartidas por la universidad.

6

1.2 ALCANCES Y LIMITACIONES

a. Alcances

El alcance de las actividades que desarrollará el alumno durante su proceso

educativo, comprenderá los contenidos incluidos en los programas de estudio del

año 2007, de las asignaturas Contabilidad Financiera I, II y III de la Universidad Dr.

José Matías Delgado, es decir, desde las transacciones iníciales que generan la

información para la elaboración de los estados financieros hasta el análisis de los

mismos como medio para la toma de decisiones.

b. Limitaciones

• El sistema manejará únicamente los contenidos incluidos en los programas

de estudios del año 2007, de las asignaturas de Contabilidad Financiera I, II y

III, los cuales están dirigidos específicamente a los alumnos de la Facultad de

Economía de la Universidad Dr. José Matías Delgado.

• La aplicación se creará únicamente con fines educativos.

• El sistema manejará exclusivamente contabilidad para empresas comerciales

o de servicios.

7

• El plazo que se estima para el desarrollo del sistema contable es de

aproximadamente un año.

• No se incluirá el contenido de Inventarios, por ser otro módulo independiente.

8

1.3 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

En la actualidad, el ritmo con el que las empresas se diversifican debido tanto a

factores internos como a factores económicos externos; como la globalización,

inflación, cambios de tipos de moneda, fluctuación de intereses, etc.; ha ocasionado

que los empresarios se interesen en el flujo que tienen sus inversiones en el

mercado y crear una visión para sus próximas inversiones, para esto solicitan

reportes y estadísticas que les permitan la toma de decisiones y les muestre el

rendimiento de dichas inversiones. Esta información debe ser precisa y exacta, para

lo cual los registros deben estar al día y con los datos asentados de forma correcta,

así mismo contar con la capacidad de análisis de la información financiera que

permita proponer soluciones a las inversiones realizadas por las empresas.

El área financiera, en muchas ocasiones es quien incide en la toma de decisiones

que afectan toda una compañía, y uno de los principales problemas a los que se

enfrentan es la forma en la que se procesan los registro diarios de cada movimiento

contable, donde el control debe ser eficiente y preciso para que cuando se solicite la

generación de informes que revelen el estado de las inversiones, esta se pueda

realizar en corto tiempo y con datos exactos.

9

Esto requiere de un gran esfuerzo por parte del recurso humano, ya que, aunque

cuenten con sistemas automatizados, deben ser capaces de administrarlo de forma

eficiente. Es por ello, que las empresas buscan personal altamente calificado y que

sea apto para manejar un sistema contable y su entorno.

Por todos los motivos mencionados anteriormente, la Universidad Dr. José Matías

Delgado busca con su metodología de enseñanza en el área de Contabilidad

Financiera sea de calidad y excelencia en sus alumnos. Sin embargo, no cuenta con

un sistema contable mecanizado y práctico que le permita al alumno la simulación

de un entorno real de trabajo que le permita cimentar la información contable en

cada una de las clases impartidas en la facultad.

Por lo tanto, es importante la elaboración de una aplicación mecanizada que permita

crear un ambiente que imite la realidad en donde el alumno ponga en práctica los

conocimientos teóricos para un periodo contable, acorde con los temas impartidos

en la universidad. Asimismo, que le permita analizar los resultados generados por el

sistema con el fin de poder interpretar apropiadamente los mismos, para desarrollar

su capacidad de análisis de la información financiera.

10

1.4 OBJETIVOS

Objetivo General

Análisis, Diseño y Desarrollo de una aplicación interactiva que proporcione un

apoyo tecnológico a las clases impartidas de las asignaturas Contabilidad

Financiera I, II y III; de la Facultad de Economía de la Universidad Dr. José

Matías Delgado.

Objetivos Específicos

• Diseñar un ambiente gráfico entendible para el usuario final.

• Apoyar la enseñanza de las materias: Contabilidad Financiera I, Contabilidad

Financiera II y Contabilidad Financiera III

• Dinamizar el proceso de aprendizaje entre catedráticos y alumnos.

11

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 CONTABILIDAD FINANCIERA

En términos generales la contabilidad puede ser definida como: la técnica que se

utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa

expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad

económica en un periodo determinado.

Tradicionalmente la contabilidad ha definido dentro de la organización, una actividad

de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información económica

que describe los recursos, actividades y logros de todo negocio sea grande o

pequeño permitiendo a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.

Como parte de los usuarios de la información contable se encuentran: accionistas,

acreedores, inversionistas, clientes y empleados.

La contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas

funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la

información financiera de la organización. El objetivo primordial de la contabilidad es

generar y comunicar información útil para la oportuna toma de decisiones de los

diferentes usuarios externos de una organización económica.

12

Es conveniente aclarar que uno de los datos más importantes para esos usuarios, el

cual es indispensable informar, es la cifra de utilidad o pérdida de un negocio, es

decir la cuantificación de los resultados generados por la prestación de servicios a

los clientes o por la manufactura y venta de productos.

Para la elaboración de la información financiera es muy importante conocer los

fundamentos conceptuales de la contabilidad financiera para de esta forma conocer

los límites entre lo que está permitido y lo que está prohibido en el proceso de

elaboración de información. El marco conceptual de la contabilidad está integrado

por:1

a. Las características básicas de la información financiera.

b. Los postulados básicos de la contabilidad financiera.

c. Los conceptos básicos de la información financiera.

d. Los estados financieros básicos.

2.2 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

El propósito que persigue la contabilidad es preparar información financiera de

calidad. Para lograr esa calidad se debe de cumplir con ciertas características que

le dan valor. Dichas características básicas de la información financiera son2:

1 Contabilidad Financiera, Guajardo Cantú Gerardo, 4ta Edición. 2 Marco Conceptual, Normas Internacionales de Información Financiera

13

a. Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros

debe ser fácilmente comprensible para los usuarios. Para ello se supone que

los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas

y del mundo de los negocios, así como de su contabilidad. Sin embargo, la

información acerca de temas complejos que debe ser incluida en los estados

financieros, a causa de su relevancia para la toma de decisiones económicas

por parte de los usuarios, no debe quedar excluida sólo por la razón de poder

ser de difícil de comprender para ciertos usuarios.

b. Relevancia: Para ser útil, la información debe ser relevante para las

necesidades de toma de decisiones por parte de los usuarios. La información

posee la cualidad de la relevancia cuando ejerce influencia sobre las

decisiones económicas de los que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos

pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones

realizadas anteriormente.

c. Fiabilidad: La información debe también ser fiable. La información posee la

cualidad de fiabilidad cuando está libre de error material y de sesgo o

prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que

pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que

represente. La información puede ser relevante, pero tan poco fiable en su

naturaleza, que su reconocimiento pueda ser potencialmente una fuente de

equívocos.

14

d. Comparabilidad: Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados

financieros de una entidad a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las

tendencias de la situación financiera y del desempeño. También deben ser

capaces los usuarios de comparar los estados financieros de entidades

diferentes, con el fin de evaluar su posición financiera, desempeño y cambios

en la posición financiera en términos relativos. Por tanto, la medida y

presentación del efecto financiero de similares transacciones y otros sucesos,

deben ser llevadas a cabo de una manera coherente por toda la empresa, a

través del tiempo para tal entidad y también de una manera coherente para

diferentes entidades.

2.3 POSTULADOS BÁSICOS DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA.

Los postulados básicos de la información financiera son un conjunto de supuestos

generalmente aceptados sobre los que se basa el proceso de elaboración de

información financiera. De acuerdo a Gerardo Guajardo Cantú, se agrupan en tres

categorías:

a. Los que se aplican a la entidad:

15

� Entidad: Indica las operaciones y la contabilidad de un empresa son

independientes de las de sus accionistas, acreedores o deudores y de

cualquier otra organización. El objetivo es evitar la confusión de las

operaciones económicas que celebre la empresa con alguna otra

organización o individuo. Esto implica que al tener la entidad sus

propios recursos y sus propias obligaciones, los recursos propiedad de

los accionistas, así como los gastos personales deberán mantenerse

fuera de los registros de dicha empresa.

� Realización: Este determina el momento preciso en que para efectos

contables, las operaciones y los sucesos económicos de una entidad

se consideran realizados. Este momento se presenta cuando efectúe

transacciones con otros entes económicos, cuando ocuparán

transformaciones internas que afecten los recursos o cuando se

presentan acontecimientos económicos externos que afecten la

entidad.

� Período contable: Establece que la vida económica de una entidad

se debe dividir en periodo convencionales para conocer los resultados

de operación y situación financiera en cada periodo,

independientemente de la continuidad del negocio.

16

b. Los que se aplican a la cuantificación de las operaciones de la entidad

económica.

� Valor histórico original: Establece que los bienes y derechos deben

evaluarse de acuerdo con sus costos de adquisición o fabricación.

Admite que “las cifras se modificaran en caso de que ocurran sucesos

posteriores que le hagan perder su significado”. En general es una

guía para establecer a que valor se van a registrar las transacciones y

sucesos.

� Negocio en marcha: Consiste en asumir que la permanencia del

negocio en el mercado no tendrá límite o fin, con excepción de las

entidades en liquidación. Permite suponer que la empresa seguirá

operando por tiempo indefinido, por lo cual resulta válido usar valores

de liquidación al cuantificar sus recursos y obligaciones.

� Dualidad económica: Afirma que cada recurso de que dispone una

entidad fue generado por terceros, los cuales poseen derechos e

intereses sobre los bienes de la entidad. Lo cual implica que toda

transacción de la entidad debe ser registrada de tal forma que muestre

el efecto sobre los recursos propiedad del negocio y obligaciones y

derechos de terceros. Todas las transacciones susceptibles de

cuantificarse tienen efecto sobre sus recursos, sus fuentes de

financiamiento o sobre ambos.

17

c. Lo referente a la presentación de la información financiera de la entidad

económica.

� Revelación suficiente: Se refiere al hecho de que los estados

financieros deben contener de manera clara y compresible todo lo

necesario para juzgar los resultados de operación y la situación

financiera de la entidad. Normalmente se ven estados financieros

acompañados por notas aclaratorias, las cuales informan sobre el

procedimiento seguido para la elaboración de los mismos.

� Importancia relativa: Supone que en la elaboración de información

financiera se debe de equilibrar el detalle y la multiplicidad de los datos

con los requisitos de utilidad y finalidad de la información. Dado el gran

volumen de operaciones que una entidad realiza, es conveniente que

sean agrupadas para el registro y presentación.

� Consistencia: Establece que los supuestos y las reglas por medio de

los cuales se obtuvo información contable tengan una estabilidad que

facilite la comparabilidad. Asimismo que cuando exista algún cambio,

este se justifique y se anote el efecto que produce sobre las cifras

contables. También implica que la aplicación de los postulados

básicos y las prácticas contables debe ser permanente.

18

2.4 CONCEPTOS BÁSICOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA.

La expresión, en términos monetarios, de la equivalencia entre los activos y las

participaciones que se tienen sobre dichos activos de una empresa. Los tres

elementos del balance general presentan la estructura contable básica, la cual se

expresa así:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

A = P + C

El ACTIVO tiene que ser igual al PASIVO + CAPITAL, es decir, que el capital será la

diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO según los datos que tenemos.

2.5 ELEMENTOS INTEGRANTES DE LA ECUACIÓN CONTABLE

La estructura básica de la contabilidad es sencilla. Existen varios conceptos

contables que rigen las partes de un sistema contable y la forma en que se

relacionan entre sí.

19

La entidad presentará sus activos corrientes y no corrientes, así como sus pasivos

corrientes y no corrientes, como categorías separadas dentro del balance. Así

también revelará, para cada rubro de activo o pasivo, que se espere recuperar o

cancelar dentro de los doce meses posteriores a la fecha del balance o después de

este intervalo de tiempo, el importe esperado a cobrar o pagar, respectivamente,

después de transcurrir doce meses a partir de la fecha del balance. La información

sobre las fechas esperadas de realización de los activos y pasivos es útil para

evaluar la liquidez y la solvencia de la entidad.

a. Activo: Un activo son todos los bienes y derechos, propios y ajenos que

tiene el empresario en un momento determinado en la empresa, es decir un

recurso económico propiedad de una entidad que se espera que rinda

beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con base en el costo

de adquisición del artículo, más todas las erogaciones necesarias para su

traslado, instalación y arranque de operación. Los tipos de activos de un

negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa.

Un activo se clasificará como corriente cuando satisfaga alguno de los

siguientes criterios:

a) Se espere realizar, o se pretenda vender o consumir, en el transcurso del

ciclo normal de la operación de la entidad.

b) Se mantenga fundamentalmente con fines de negociación.

20

c) Se espere realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la

fecha del balance

d) Se trate de efectivo u otro medio equivalente al efectivo (tal y como se define

en la NIC 7 Estados de Flujo de Efectivo), cuya utilización no esté restringida,

para ser intercambiado o usado para cancelar un pasivo, al menos dentro de

los doce meses siguientes a la fecha del balance.

Todos los demás activos se clasificarán como no corrientes.

b. Pasivo: Un pasivo representa lo que el negocio debe a otras personas o

entidades conocidas como acreedores. Los acreedores tienen derecho

prioritario sobre los activos del negocio, antes que los dueños, quienes

ocupan el último lugar.

Un pasivo se clasificará como corriente cuando satisfaga alguno de los

siguientes criterios:

a) Se espere liquidar en el ciclo normal de la operación de la entidad.

b) Se mantenga fundamentalmente para negociación.

c) Deba liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la fecha del

balance.

d) La entidad no tenga un derecho incondicional para aplazar la cancelación del

pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha del balance.

21

Todos los demás pasivos se clasificarán como no corrientes.

c. Patrimonio Neto: Es la parte residual de los activos de la empresa, una vez

deducidos todos sus pasivos. Es decir, la diferencia entre los activos y los

pasivos de la empresa y es lo que en realidad lo que le pertenece al

empresario.

La mayoría de las entidades adoptan un concepto financiero del capital al

preparar sus estados financieros. Bajo esta concepción del capital, que se

traduce en la consideración del dinero invertido o del poder adquisitivo

invertido, capital es sinónimo de activos netos o patrimonio neto de la

empresa. Si, por el contrario, se adopta un concepto físico del capital, que se

traduce en la consideración de la capacidad productiva, el capital es la

capacidad operativa de la entidad.

La selección del concepto apropiado del capital, por parte de una empresa,

debe estar basada en las necesidades de los usuarios de los estados

financieros. Por lo tanto, debe adoptarse una concepción financiera del

capital si a los usuarios les interesa fundamentalmente el mantenimiento del

capital nominal invertido o de la capacidad adquisitiva del capital invertido. Si,

por el contrario, la preocupación principal de los usuarios es el mantenimiento

de la capacidad productiva de la empresa, debe usarse la concepción física

del capital.

22

2.6 ELEMENTOS INTEGRANTES DEL DESEMPEÑO

En los estados de resultados la cifra del resultado es a menudo usada como una

medida del desempeño en la actividad de la empresa, o bien es la base de otras

evaluaciones, tales como el rendimiento de las inversiones o las ganancias por

acción. Los elementos relacionados directamente con la medida del resultado son

los ingresos y los gastos.

a. Ingreso: Son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo

largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de

los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como

resultado aumentos del patrimonio neto.

La definición de ingresos incluye tanto a los ingresos ordinarios como las

ganancias. Los ingresos ordinarios surgen en el curso de las actividades

ordinarias de la empresa, y corresponden a una variada gama de

denominaciones, tales como ventas, honorarios, intereses, dividendos,

alquileres y regalías.

23

Son ganancias otras partidas que, cumpliendo la definición de ingresos,

pueden o no surgir de las actividades ordinarias llevadas a cabo por la

empresa. Las ganancias suponen incrementos en los beneficios económicos

y, como tales, no son diferentes en su naturaleza de los ingresos ordinarios3.

b. Gasto: Son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo

largo del periodo contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de

los activos, o bien de nacimiento o aumento de los pasivos, que dan como

resultado decrementos en el patrimonio neto.

La definición de gastos incluye tanto las pérdidas como los gastos que

surgen en las actividades ordinarias de la empresa. Entre los gastos de la

actividad ordinaria se encuentran, el costo de las ventas, los salarios y la

depreciación. Usualmente, los gastos toman la forma de una salida o

depreciación de activos, tales como efectivo y otras partidas equivalentes al

efectivo, inventarios o propiedades, planta y equipo.

Son pérdidas otras partidas que, cumpliendo la definición de gastos, pueden

o no surgir de las actividades ordinarias de la empresa. Las pérdidas

representan decrementos en los beneficios económicos y, como tales, no son

diferentes en su naturaleza de cualquier otro gasto.

3 Marco Conceptual, Normas Internacionales de Información Financiera, Párrafo 69.

24

2.7 SISTEMA CONTABLE

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y

recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades

financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

Un sistema contable se puede estructurar siguiendo un modelo básico y un sistema

de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y

una relación aceptable de costo / beneficio.

El sistema contable debe ejecutar tres pasos básicos utilizando la relación con las

actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin

embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados

y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones

comerciales.

a. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un

registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos.

En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden

expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de

contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a

una posible acción a futuro.

25

b. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades

comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado

grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de

tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o

categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales

se recibe o paga dinero.

c. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por

quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen

los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el

proceso contable incluye algo más que la creación de información, también

involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la

interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones

comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y

también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras

de la empresa.

Dentro de las cuales se pueden considerar el catalogo de cuentas y el manual de

aplicación de cuentas.

26

2.8 CATÁLOGO DE CUENTAS

Es indispensable clasificar la información en grupos homogéneos así como: ventas,

compras, cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben

quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la

memoria de este organismo administrativo. También establecer las cuentas,

identificándolas con toda exactitud y formando el llamado catálogo de cuentas, es

decir el índice o instructivo donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas

las cuentas aplicables en la contabilidad de una empresa, proporcionando los

nombres y, en su caso los números de las cuentas.

El catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las

actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen

en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.

Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de

éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a

cada una de las cuentas contenidas en el mismo.

La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal,

alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las

necesidades de la empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le

asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.

27

Manual de Aplicación de Cuentas

Es la directriz que se usa para determinar la naturaleza de las cuentas en cuestión y

la forma de aumentarlas o disminuirlas a través de los cargos o abonos. Dicho

manual también se regirá por la estructura definida en el catálogo contable.

2.9 CUENTA CONTABLE

La cuenta es el elemento básico de la Contabilidad, es como una ficha individual

donde se anotan todos los movimientos contables. El código de la cuenta es el

conjunto números que identifica un elemento de la ecuación contable. El primer

digito representa la clase de la cuenta (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o

cuentas de orden). El segundo digito representa el grupo de las cuentas de mayo.

Por ejemplo, tenemos que en la clase 1 (activo), se tiene el grupo 1 que hace

referencia al activo corriente, etc. Los dígitos 3 y 4 identifican la cuenta como tal, y

es el nombre general de un concepto. Los dígitos 5 y 6, son la subcuenta y

especifican más la cuenta, como por ejemplo la cuenta “flota y equipo de transporte”

es muy general, por lo que se requiere de la subcuenta autos, camionetas para

identificar uno de los muchos tipos posibles de flota y equipo de transporte. Los

dígitos 7 y 8 son los auxiliares y permiten especificar aun más en un determinado

concepto.

28

Por Ejemplo:

Clase 1, grupo 1 genera el código 11

Clase 1, grupo 1, cuenta 05 genera el código 1105

Clase 1, grupo 1, cuenta 05 y subcuenta 05 genera el código 110505

Cuando en una cuenta se anota una cantidad en el DEBE, se dice que se hace un

CARGO. Cuando es en el HABER, se dice que se hace un ABONO. Dependiendo

de la naturaleza de la cuenta, ya sea deudora o acreedora, las cantidades se

colocarán en el DEBE o en el HABER.

2.10 PARTIDA DOBLE

Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones. Su

base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Toda operación comercial o hecho

contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario, debe ser

registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y

abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de

Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total de estos elementos en cada

transacción es el mismo.

Lo anterior lo podemos resumir de la siguiente forma:

29

Débitos Créditos

Aumento de activos Disminuciones del Activo

Disminuciones del Pasivo Aumento de pasivos

Disminuciones del Patrimonio Aumento de patrimonio

Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuación.

Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la

ecuación.

El objetivo de la partida doble es buscar el equilibro en la ecuación contable, de

manera que cada operación siempre tenga saldos iguales.

2.11 REALIZACIÓN DEL CIERRE DEL PERIODO CONTABLE

La contabilización en el diario general de los asientos de cierre y su pase al libro

mayor, para concluir con la elaboración de una balanza de comprobación posterior

al cierre.

El cierre contable es un proceso que proyecta los saldos finales, que serán los que

se reflejarán en los estados financieros. Ningún registro contable podrá ser

modificado después de cerrar un año contable.

30

2.12 ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

Según la Norma de Internacional de Información Financiera numero 1, los estados

financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y

desempeño financiero de una entidad. El objetivo de los estados financieros es

suministrar información acerca de la situación financiera, desempeño y los flujos de

efectivo, que sea útil a una amplia gama de usuarios al tomar sus decisiones

económicas.

Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por

los administradores con los recursos que se les han confiado. Para cumplir este

objetivo, los estados financieros suministrarán información acerca de los siguientes

elementos de la entidad:

a) Activos.

b) Pasivos.

c) Patrimonio neto.

d) Gastos e ingresos, en los que se incluyen las pérdidas y ganancias.

e) Otros cambios en el patrimonio neto.

f) Flujos de efectivo.

31

Es por ello que el producto final del proceso contable es la realización de los

estados financieros, elemento imprescindible para que los diversos usuarios puedan

tomar decisiones sobre el rumbo de la empresa. La información financiera que

dichos usuarios requieren se centra primordialmente en la evaluación de la situación

financiera, rentabilidad y liquidez de la empresa.

Las diferentes actividades que se realizan en los procesos contables de registros de

transacciones y ajustes se efectúan con el objetivo final de elaborar los estados

financieros.

Primero se elabora el estado de resultados, mediante el cual se cuantifica la utilidad

o pérdida de un negocio. Dicha cifra forma parte del estado de cambios en el

patrimonio neto, ya que es uno de los motivos principales por el que se puede

modificar esta partida. El saldo final obtenido en dichos informes financieros

corresponderá al saldo del capital contable dentro del balance general.

Paralelamente se elabora el estado de flujo de efectivo para explicar los motivos por

los cuales cambio la cifra del efectivo de un año a otro. El saldo efectivo que

aparece en dicho informe, corresponderá al saldo de la partida de efectivo del

balance general. Un conjunto completo de estados financieros incluirá los

siguientes componentes:

a) Estado de Resultados.

b) Estado de cambios en el patrimonio neto que muestre:

32

a. Todos los cambios habidos en el patrimonio neto.

b. Los cambios en el patrimonio neto distintos de los procedentes de las

transacciones con los propietarios del mismo, cuando actúan como

tales.

c) Balance General.

d) Estado de Flujo de Efectivo.

e) Notas, en las que se incluirá un resumen de las políticas contables más

significativas y otras notas explicativas.

Los estados financieros básicos se detallan a continuación:

a. Estado de Resultado

Los negocios efectúan una gran cantidad de transacciones, las cuales están

relacionadas con la generación de ingresos y la erogación de gastos en

determinado periodo. Este estado determina el monto de los ingresos y gastos y la

diferencia entre ellos a lo cual se le llama utilidad o pérdida. Esto es útil para los

usuarios de la información financiera ya que se encuentran con la posibilidad de

evaluar las decisiones operativas que inciden en la rentabilidad del negocio. A su

vez el resultado se ve reflejado posteriormente el estado de variaciones de capital

contable.

33

Todas las partidas de ingreso o de gasto reconocidas en el periodo, se incluirán en

el resultado del mismo, a menos que una Norma o una Interpretación establezca lo

contrario.

De acuerdo a la NIC 1, en el estado de resultados se incluirán, como mínimo,

rúbricas específicas con los importes que correspondan a las siguientes partidas

para el periodo:

a) Ingresos ordinarios (o de operación).

b) Costos financieros.

c) Participación en el resultado del periodo de las asociadas y negocios

conjuntos que se contabilicen según el método de la participación.

d) Impuesto a las ganancias.

e) Un único importe que comprenda el total de (i) el resultado después de

impuestos procedente de las actividades discontinuadas y (ii) el resultado

después de impuestos que se haya reconocido por la medida a valor

razonable menos los costos de venta o por causa de la venta o disposición

por otra vía de los activos o grupos en desapropiación de elementos que

constituyan la actividad en discontinuación.

f) Resultado del periodo.

Las siguientes partidas se revelarán en el estado de resultados, como distribuciones

del resultado del periodo:

a) Resultado del periodo atribuido a los intereses minoritarios.

34

b) Resultado del periodo atribuido a los tenedores de instrumentos de

patrimonio neto de la controladora.

En el estado de resultados, se presentarán rúbricas adicionales que contengan

otras partidas, así como agrupaciones y subtotales de las mismas, cuando tal

presentación sea relevante para la comprensión del desempeño financiero de la

entidad.

Los efectos de las diferentes actividades, operaciones y sucesos correspondientes a

la entidad, diferirán en cuanto a su frecuencia, potencial de pérdidas o ganancias y

capacidad de predicción, por lo que cualquier información sobre los elementos que

compongan los resultados ayudará a comprender el desempeño alcanzado en el

periodo, así como a realizar proyecciones sobre los resultados futuros. Se incluirán

partidas adicionales en el estado de resultados, o bien se modificarán o reordenarán

las denominaciones, cuando sea necesario, para explicar los elementos que han

determinado este desempeño. Los factores a considerar para tomar esta decisión

incluirán, entre otros, la materialidad o importancia relativa, así como la naturaleza y

función de los diferentes componentes de los ingresos y los gastos. La entidad no

presentará, ni en el estado de resultados ni en las notas, ninguna partida de

ingresos o gastos con la consideración de partidas extraordinarias.

35

Cuando las partidas de ingreso y gasto sean materiales o tengan importancia

relativa, su naturaleza e importe se revelará por separado. Entre las circunstancias

que darían lugar a revelaciones separadas de partidas de ingresos y gastos están

las siguientes:

a) La rebaja del valor de los inventarios hasta su valor neto realizable, o de los

elementos de propiedades, planta y equipo hasta su importe recuperable, así

como la reversión de tales rebajas.

b) Una reestructuración de las actividades de la entidad, así como la reversión

de cualquier provisión dotada para hacer frente a los costos de la misma.

c) Enajenaciones o disposiciones por otras vías de partidas de propiedades,

planta y equipo.

d) Enajenaciones o disposiciones por otras vías de inversiones.

e) Operaciones discontinuadas.

f) Cancelaciones de pagos por litigios.

g) Otras reversiones de provisiones.

La entidad presentará un desglose de los gastos, utilizando para ello una

clasificación basada en la naturaleza de los mismos o en la función que cumplan

entro de la entidad, dependiendo de cuál proporcione una información que sea

fiable y más relevante.

36

En la sección de gastos se generan diversas clasificaciones, como los gastos de

operación, ya sea de ventas, administración y financieros. Los gastos de ventas

corresponden a las erogaciones directamente relacionadas con el esfuerzo de

vender los bienes o servicios objeto del negocio. Los gastos de administración son

los necesarios para llevar el control de la operación del negocio y los gastos

financieros se refieren a los intereses que se erogan al obtener crédito.

La entidad presentará un desglose de los gastos, utilizando para ello una

clasificación basada en la naturaleza de los mismos o en la función que cumplan

dentro de la entidad, dependiendo de cuál proporcione una información que sea

fiable y más relevante.

Las partidas de gastos se presentarán con la subclasificación pertinente, a fin de

poner de manifiesto los componentes, relativos al desempeño financiero, que

puedan ser diferentes en cuanto a su frecuencia, potencial de pérdidas o ganancias

y capacidad de predicción.

a. La primera forma se denomina método de la naturaleza de los gastos. Los

gastos se agruparán en el estado de resultados de acuerdo con su

naturaleza y no se redistribuirán atendiendo a las diferentes funciones que se

desarrollan en el seno de la entidad. Este método resulta simple de aplicar,

puesto que no es necesario distribuir los gastos de la operación entre las

diferentes funciones que lleva a cabo la entidad.

37

b. La segunda forma se denomina método de la función de los gastos o método

del “costo de las ventas”, y consiste en clasificar los gastos de acuerdo con

su función como parte del costo de las ventas o, por ejemplo, de los gastos

de las actividades de distribución o administración. Siguiendo este método, la

entidad revelará, al menos, su costo de ventas con independencia de los

otros gastos. Este tipo de presentación puede suministrar a los usuarios una

información más relevante que la ofrecida presentando los gastos por

naturaleza, pero hay que tener en cuenta que la distribución de los gastos por

función puede resultar arbitraria, e implicar la realización de juicios subjetivos.

Las entidades que clasifiquen sus gastos por función revelarán información

adicional sobre la naturaleza de tales gastos, que incluirá al menos el importe de los

gastos por depreciación y amortización y el gasto por beneficios a los empleados.

La entidad revelará, ya sea en el estado de resultados, en el estado de cambios en

el patrimonio neto, o en las notas, el importe de los dividendos cuya distribución a

los poseedores de instrumentos financieros de participación en el patrimonio neto se

haya acordado durante el periodo, así como el importe por acción correspondiente.

38

b. Estado de Cambio del Patrimonio Neto

Cuyo objetivo es mostrar los cambios en la inversión de los dueños de la empresa

en una forma desglosada. En este informe los movimientos realizados para

aumentar, disminuir o actualizar las partidas del capital aportado por los accionistas

son factores indispensables para la elaboración del mismo. Igualmente las utilidades

del periodo que haya generado el negocio y los dividendo que hayan repartido los

accionistas.

c. Balance General

Presenta información útil para la toma de decisiones en cuanto a la inversión y el

financiamiento. En él se muestra la relación entre activos de la empresa, así como

de las fuentes de financiamiento (pasivos y capital) de dichos recursos. En dichos

informes existen las secciones de activos, pasivos y capital.

Las cuentas de activo se ordenan de acuerdo a su liquidez, es decir facilidad de

convertirse en efectivo, aquí es donde surgen dos categorías: activo corriente y

activo no corriente. En el activo corriente se ubican las cuentas de efectivo en caja y

bancos, inversiones temporales, cuentas por cobrar, inventarios, etc. En el activo no

corriente se incluyen cuentas de terrenos, edificios, depreciaciones, equipo de

trasporte. Adicionalmente entre los activos intangibles como marcas registradas,

franquicias, derechos de autor, etc.

39

El pasivo se clasifica en: pasivos corrientes y pasivos no corrientes. En el primero

se incluyen deudas cuyo vencimiento sea en un plazo inferior a un año, como por

ejemplo cuentas por pagar a proveedores, intereses por pagar, impuestos por

pagar. La sección de pasivos a largo plazo incluye deudas cuyo vencimiento es

mayor a un año, dentro de este se encuentran préstamos bancarios y obligaciones

por pagar. Finalmente en la sección de capital contable se presentan las cuentas del

capital social común y preferente, así como las utilidades retenidas.

d. Estado de Flujo de Efectivo

De acuerdo a la NIC número 7, la información sobre los flujos de efectivo suministra

a los usuarios las bases para la evaluación de la capacidad que la entidad tiene

para generar efectivo y otros medios líquidos equivalentes, así como las

necesidades de la entidad para la utilización de esos flujos de efectivo. La NIC 7

Estados de Flujo de Efectivo, establece ciertos requerimientos para la presentación

del estado de flujo de efectivo, así como otras informaciones relacionadas con él.

40

La información acerca de los flujos de efectivo es útil porque suministra a los

usuarios de los estados financieros las bases para evaluar la capacidad que tiene la

entidad para generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como las necesidades

de liquidez que ésta tiene. Para tomar decisiones económicas, los usuarios deben

evaluar la capacidad que la entidad tiene de generar efectivo y equivalentes al

efectivo, así como las fechas en que se producen y el grado de certidumbre relativa

de su aparición.

El estado de flujo de efectivo debe informar acerca de los flujos de efectivo habidos

durante el periodo, clasificándolos por actividades de operación, de inversión y de

financiación.

Actividades de operación son las actividades que constituyen la principal fuente de

ingresos ordinarios de la entidad, así como otras actividades que no puedan ser

calificadas como de inversión o financiación.

Actividades de inversión son las de adquisición y desapropiación de activos a largo

plazo, así como de otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes al

efectivo.

Actividades de financiación son las actividades que producen cambios en el tamaño

y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por parte de

entidad.

41

Este informe incluye las entradas y salidas de efectivo que tuvo un negocio en un

periodo determinado de operaciones con el fin de determinar el saldo o flujo neto de

efectivo final del mismo. Las entradas son los recursos provenientes de las ventas al

contado, cobros y aportaciones de los socios. Las salidas de efectivo son

desembolsos que se realizan por transacciones tales como compras al contado,

pago de cuentas por pagar y pago de gastos.

El estado de flujo de efectivo determina el saldo final del efectivo que tiene una

empresa al finalizar un periodo de operaciones, proporcionando la información

acerca de la liquidez del negocio.

2.13 CONTROL Y REGISTRO DE EFECTIVO

El efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista. Los

equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son

fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un

riesgo poco significativo de cambios en su valor.

42

Flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo.

Los equivalentes al efectivo se tienen, más que para propósitos de inversión o

similares, para cumplir los compromisos de pago a corto plazo. Para que una

inversión financiera pueda ser calificada como equivalente al efectivo, debe poder

ser fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a

un riesgo insignificante de cambios en su valor.

Por tanto, una inversión así será equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento

próximo. Las participaciones en el capital de otras entidades quedarán excluidas de

los equivalentes al efectivo a menos que sean, sustancialmente, equivalentes al

efectivo, como por ejemplo las acciones preferidas adquiridas con proximidad a su

vencimiento, siempre que tengan una fecha determinada de reembolso.

a. Efectivo en Caja.

Comprende la existencia en poder de la entidad de la moneda de curso legal,

moneda extranjera, cheques y giros bancarios, depósitos en entidades bancarias y

colocaciones efectuadas en instituciones financieras.

Representa el incremento o decremento del efectivo existente en la actividad

correspondiente a los distintos fondos monetarios que opera. Comprende, además

el efectivo pendiente de depositar por cobros efectuados.

43

b. Efectivo en Banco.

Representa la existencia de los medios monetarios que posee la entidad y que se

encuentran depositados en sus cuentas bancarias. En esta cuenta se reflejan las

entradas de los medios monetarios en el banco por concepto de los depósitos

efectuados por la entidad. Así mismo, se reflejan los egresos por los pagos

efectuados a los proveedores, así como las extracciones para pago de nóminas,

aportes, multas, liquidación de fondos.

Las operaciones de manejo de estos recursos monetarios deben ajustarse a las

disposiciones efectuándose mensualmente la conciliación de su saldo con el estado

de cuenta del Banco. Esta cuenta se debe analizar por tipo de moneda, como

cuentas independientes o como subcuentas:

� Efectivo en Banco - Moneda Nacional

� Efectivo en Banco - Moneda Extranjera

Cada una de estas cuentas o subcuentas se deben analizar a su vez en las

siguientes subcuentas:

� Fondos para Pagos Menores.

� Fondos para Cambio.

� Cheques en Tránsito.

� Por Depositar en Banco o Depósitos en Transito.

� Y otras que se quiera especificar.

44

2.14 CONCILIACIÓN BANCARIA

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores

que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los

valores que el banco suministra.

Las empresas tienen un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los

movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,

consignaciones, notas debito, y notas crédito, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, lleva un registro

completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un resumen en el que se muestran

todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del

respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el

saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar

las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación

bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos

registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el resumen bancario

para determinar cuál es la causa de la diferencia.

45

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros

auxiliares y el resumen bancario no coincidan, tenemos:

a. Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el

beneficiario del cheque.

b. Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa

no ha registrado en su auxiliar.

c. Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta

aun no las ha registrado en sus auxiliares.

d. Errores de la empresa al momento de registrar los conceptos y valores en el

libro auxiliar.

e. Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota

debito significa un ingreso a quien se le emite, que en este caso es el banco, quien

bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la

chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito

significa un egreso a quien se le emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por

pago de intereses. En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los

auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma,

partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.

46

Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede

a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los

errores encontrados. En la eventualidad que el error sea del banco (algo que no es

común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor

considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un

derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.

La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación

bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para

luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

2.15 MANEJO Y CONTROL DE MERCADERÍAS

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario

del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su

posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias

primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta,

los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de

bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y

envases; y los inventarios en tránsito.

47

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de

aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo

contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como

también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación

económica de la empresa.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su

principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitan

de constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga

a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos

controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

a. Inventario (inicial)

b. Compras

c. Devoluciones en compra

d. Gastos de compras

e. Mercancías en tránsito

f. Mercancías en consignación

g. Inventario (final)

El inventario es una relación detallada y valorada de los elementos que componen

la empresa.

48

2.16 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos exigibles que tiene una

empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de

préstamos o cualquier otro concepto. Son recursos económicos propiedad de una

empresa los cuales generan un beneficio en el futuro. Forman parte del activo

circulante. Entre las principales cuentas incluidas en este rubro se encuentran las

siguientes:

a. Clientes: Son las cuentas pendientes de pago que se derivan de la actividad

normal de la empresa, ya sea la venta de mercancías o la prestación de

servicios a crédito.

b. Documentos por cobrar: Esta partida está integrada por los documentos

pendientes de pago que surgen por la venta de mercancías o la prestación

de servicios a crédito.

c. Funcionarios y empleados: Son las cuentas o documentos que se originan

por préstamos otorgados a los empleados, funcionarios o accionistas de la

empresa.

d. Deudores diversos: Son los documentos o cuentas que se originan por

transacciones distintas de las que representen la actividad normal de la

empresa.

49

Asimismo, existen cuentas como: intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas

por cobrar, IVA por acreditar y otros conceptos también por cobrar. Estas cuentas

deben ser presentadas en el balance general, ya que es lo que se puede convertir

en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor

que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los

casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no

corrientes.

2.17 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Erogaciones pagadas anticipadamente, tales como arrendamiento y seguros. Los

gastos pagados por anticipado, incluyen conceptos tales como seguros, intereses,

arrendamientos y contratos de mantenimiento, entre otros. También se presentan en

este grupo algunos cargos diferidos como papelería y útiles de escritorio.

2.18 PASIVOS CORRIENTES Y NO CORRIENTES

El pasivo comprende las obligaciones contraídas por una entidad económica como

consecuencia de operaciones o transacciones pasadas. Dentro del pasivo exigible,

dependiendo del plazo de vencimiento de las fuentes de financiación que lo

integran, se distingue el pasivo corriente y no corriente.

50

El pasivo corriente se designa a aquellos pasivos que vencen en un plazo inferior al

año. Continuamente, la empresa contrae deudas de las que se reúnen dentro de

esta categoría.

La clasificación de los pasivos se puede representar así:

Corriente

a. Proveedores

b. Cuentas por pagar

c. Documentos por pagar

d. Acreedores diversos

e. Impuestos por pagar

f. Gastos por pagar

g. Anticipos de clientes

h. Dividendos por pagar

No Corriente

a. Documentos por pagar a largo plazo.

b. Obligaciones en circulación.

c. Hipotecas por pagar.

d. Préstamos bancarios.

51

2.19 CAPITAL CONTABLE

El capital contable es la diferencia entre los activos y pasivos de la empresa y está

constituido por la suma de todas las cuentas de capital.

a. Componentes del Capital Contable

� Capital social: Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El

capital se puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas.

� Reserva legal: Las leyes de una nación pueden establecer que determinados

entes, si obtienen utilidades, deberán apartar una determinada cantidad de

esas ganancias para la creación de una reserva.

� Utilidades del ejercicio: Son las ganancias que la entidad presenta para

ejercicio contable.

� Utilidades acumuladas: Son las utilidades de años contables anteriores que

no han sido distribuidas entre los socios.

52

� Superávit por reevaluación, Superávit por donación: El término superávit

significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante después de

satisfacer un uso o necesidad. El superávit es el término más apropiado para

las utilidades no distribuidas, pero que por supuesto están sujetas a que

luego lo sean.

2.20 ANÁLISIS FINANCIERO

a. Razones financieras

Los métodos de análisis proporcionan indicios y ponen de manifiesto, hechos o

tendencias que sin la aplicación de tales métodos quedarían ocultos. “El valor de los

métodos de análisis radica en la información que suministren para ayudar a hacer

correctas y definidas decisiones, en su estímulo para provocar preguntas referentes

a los diversos aspectos de los negocios, así como de la orientación hacia la

determinación de las causas o de las relaciones de dependencia de los hechos y

tendencias”. El objetivo del análisis de los estados financieros es simplificar las

cifras y sus relaciones y hacer factible las comparaciones para facilitar su

interpretación. Por interpretación se entiende dar un significado a los estados

financieros y determinar las causas de hechos y tendencias favorables o

desfavorables relevadas por el análisis de dichos estados, con la finalidad de

eliminar los efectos negativos para el negocio o promover aquellos que sean

positivos.

53

b. Clasificación de las Razones

� Razones de Liquidez

La liquidez de una organización es juzgada por la capacidad para saldar las

obligaciones a corto plazo que se han adquirido a medida que éstas se vencen. Se

refieren no solamente a las finanzas totales de la empresa, sino a su habilidad

para convertir en efectivo determinados activos y pasivos corrientes.

a) Capital Neto de Trabajo (CNT): Esta razón se obtiene al descontar de las

obligaciones corrientes de la empresa todos sus derechos corrientes.

CNT = Pasivo Corriente-Activo Corriente

b) Índice de Solvencia (IS): Este considera la verdadera magnitud de la

empresa en cualquier instancia del tiempo y es comparable con diferentes

entidades de la misma actividad.

IS = Activo Corriente

Pasivo Corriente

c) Índice de la Prueba del Acido (ACIDO): Esta prueba es semejante al índice

de solvencia, pero dentro del activo corriente no se tiene en cuenta el

inventario de productos, ya que este es el activo con menor liquidez.

ACIDO = Activo Corriente- Inventario

Pasivo Corriente

54

� Razones de Endeudamiento

Estas razones indican el monto del dinero de terceros que se utilizan para

generar utilidades, estas son de gran importancia ya que estas deudas

comprometen a la empresa en el transcurso del tiempo.

a) Razón de Endeudamiento (RE): Mide la proporción del total de activos

aportados por los acreedores de la empresa.

RE = Pasivo total

Activo total

b) Razón Pasivo-Capital (RPC): Indica la relación entre los fondos a largo

plazo que suministran los acreedores y los que aportan los dueños de las

empresas.

RPC = Pasivo Total

Patrimonio

� Razones de Rentabilidad:

Estas razones permiten analizar y evaluar las ganancias de la empresa con

respecto a un nivel dado de ventas, de activos o la inversión de los dueños.

a) Margen Bruto de Utilidades (MB): Indica el porcentaje que queda sobre las

ventas después que la empresa haya cubierto sus costos.

MB = Ventas - Costo de lo Vendido

Ventas

55

b) Margen de Utilidades Operacionales (MO): Calcula el porcentaje de cada

dólar de ventas que queda después de deducir todos los costos y gastos

Operacionales. Se usa comúnmente para medir el éxito de la empresa en

relación con las Utilidades Operacionales sobre las ventas. Cuanto mayor

sea, mejor.

MO = Utilidades Operacionales

Ventas

c) Margen Neto de Utilidades (MN): Determina el porcentaje que queda en

cada venta después de deducir todos los gastos incluyendo los impuestos.

MN = Utilidad Neta

Ventas Netas

d) Rotación del Activo Total (RAT): Indica la eficiencia con que la empresa

puede utilizar sus activos para generar ventas.

RAT = Ventas anuales

Activos totales

e) Rendimiento de la Inversión (REI): Determina la efectividad total de la

administración para producir utilidades con los activos disponibles.

REI = Utilidades netas después de impuestos

Activos totales

56

f) Rendimiento del Capital Común (CC): Indica el rendimiento que se obtiene

sobre el valor en libros del capital contable.

CC = Utilidades netas después de impuestos – Dividendos preferentes

Capital contable - Capital preferente

g) Utilidades por Acción (UPA): Representa el total de ganancias que se

obtienen por cada acción ordinaria vigente.

UA = Utilidades disponibles para acciones ordinarias

Número de acciones ordinarias en circulación

h) Dividendos por Acción (DA): Esta representa el monto que se paga a cada

accionista al terminar el periodo de operaciones.

DA = Dividendos pagados

Número de acciones ordinarias vigentes

� Razones de Cobertura:

Estas razones evalúan la capacidad de la empresa para cubrir determinados

cargos fijos. Estas se relacionan más frecuentemente con la carga financiera que

resulta por las deudas de la empresa.

a) Veces que se ha Ganado el Interés (VGI): Calcula la capacidad de la

empresa para efectuar los pagos contractuales de intereses.

VGI = Utilidad antes de intereses e impuestos

Erogación anual por intereses

57

b) Cobertura Total del Pasivo (CTP): Esta razón considera la capacidad de la

empresa para cumplir sus obligaciones por intereses y la capacidad para

rembolsar el principal de los préstamos o hacer abonos a los fondos de

amortización.

CTP = Ganancias antes de intereses e impuestos

Intereses más abonos al pasivo principal

c) Razón de Cobertura Total (CT): Esta razón incluye todos los tipos de

obligaciones, tanto los fijos como los temporales, determina la capacidad de

la empresa para cubrir todos sus cargos financieros.

CT = Utilidades antes de pagos de arrendamientos, intereses e impuestos

Intereses + abonos al pasivo principal + pago de arrendamientos

Al terminar el análisis de las razones financieras, se deben tener los criterios y

las bases suficientes para tomar las decisiones que mejor convengan a la

empresa, que ayuden a mantener los recursos obtenidos y adquirir nuevos que

garanticen el beneficio económico futuro. Verificar y cumplir con las obligaciones

con terceros, posicionarse en el mercado obteniendo amplios márgenes de

utilidad con vigencia permanente y sólida frente a los competidores, otorgando un

grado de satisfacción para todos los órganos gestores de esta colectividad.

58

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1 INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

Se escogió la investigación documental, la cual de acuerdo a Ismael Rodríguez

Campos (Técnicas de Investigación Documental, año 2007), “se basa en la consulta

de libros para determinar los procesos que contendrá la aplicación”, tomando en

cuenta los contenidos descritos previamente en los programas de cada asignatura.

Dando con ello la realización de una investigación documental, es decir todas las

fuentes de consulta son la presentación de un escrito formal, el cual consiste

primordialmente en la presentación selectiva de lo que expertos ya han dicho o

escrito sobre un tema determinado. Además, puede presentar la posible conexión

de ideas entre varios autores y las ideas del investigador. Su preparación requiere

que éste reúna, interprete, evalúe y reporte datos e ideas en forma imparcial,

honesta y clara.

59

3.2 FUENTES PRIMARIAS DE INVESTIGACIÓN

• Textos de contabilidad financiera

• Programas de estudios Contabilidad Financiera I, II y III de la

Universidad.

• Textos para el análisis y diseño de sistemas informáticos.

• Texto sobre desarrollo de lenguaje de programación de Visual Fox

Pro.

3.2 FUENTES SECUNDARIAS DE INVESTIGACIÓN

• Profesores.

• Profesionales contables e informáticos.

• Facultad de Economía.

60

CAPÍTULO IV

ANALISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE

4.1 GENERALIDADES DEL ANALISIS DEL SISTEMA

La determinación de requerimientos es el estudio de un sistema de información,

para conocer cómo trabaja y donde es necesario efectuar mejoras. Los estudios de

sistemas dan como resultado una evaluación de la forma como trabajan los

métodos empleados y así determinar si es necesario o posible, realizar ajustes.

Un requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema.

Esta puede ser la inclusión de determinada forma de captar o procesar datos,

producir información, controlar una actividad de la empresa o brindar soporte a la

gerencia. Es así como la determinación de requerimientos vincula el estudio de un

sistema existente con la recopilación de detalles relacionados con el.

a. Actividades de la determinación de requerimientos

Es útil la determinación de requerimientos a través de tres grandes actividades:

Anticipación, Investigación y Especificación de Requerimientos.

61

� Anticipación de Requerimientos

La experiencia de los analistas en un área en particular y el contacto con

sistemas de información similares al que se encuentra bajo investigación, tiene

influencia sobre el estudio que éstos realizan. Su experiencia les permite

anticipar ciertos problemas o características y requerimientos para un nuevo

sistema. Por tanto, es probable que las características que se investigan del

sistema actual, las preguntas que se formulan o los métodos que utilizan estén

basados sobre familiaridad.

Tener las bases necesarias para saber que preguntar o que aspectos investigar

puede ser de beneficio sustancial para la organización. Por lo tanto, siempre

deben darse lineamientos para estructurar una investigación con la finalidad de

evitar consecuencias indeseables.

� Investigación de requerimientos

Esta actividad, es la más importante del análisis de sistemas. Los analistas

estudian el sistema de información actual, con la ayuda de varias herramientas y

habilidades así como la documentación de características para más adelante

emprender el análisis. La investigación de requerimientos depende de las

técnicas para encontrar datos (entrevista, fuentes bibliográficas, otros).

62

� Especificaciones de requerimientos

Los datos obtenidos durante la recopilación de hechos se analizan para

determinar las especificaciones de los requerimientos, es decir, la descripción de

las características de nuevos sistemas. Esta actividad tiene tres partes

relacionadas entre sí:

� Análisis de datos basados en hechos reales: Se examinan los datos

recopilados durante el estudio, incluidos la documentación de flujos de

datos y análisis de decisiones para examinar el grado de desempeño del

sistema y si cumple con las demandas de la organización.

� Identificación de requerimientos esenciales: Características que deben

incluirse en el nuevo sistema y que van desde detalles de operación hasta

criterios de desempeño.

� Selección de estrategias para satisfacer requerimientos: Métodos que

serán utilizados para alcanzar los requerimientos establecidos y

seleccionados. Estos forman la base para el diseño de sistemas, los

cuales deben cumplir con la especificación de requerimientos.

Las tres actividades son importantes y deben realizarse en forma correcta. La

especificación de requerimientos implica una gran responsabilidad para los analistas

de sistemas, ya que la calidad del trabajo realizado en esa etapa se verá reflejada

más adelante en las características del nuevo sistema.

63

4.2 GENERALIDADES DEL DISEÑO DEL SISTEMA

El diseño de sistemas se ocupa de desarrollar las directrices propuestas durante el

análisis en términos de aquella configuración que tenga más posibilidades de

satisfacer los objetivos planteados del punto de vista funcional. El proceso de diseño

de un sistema complejo se suele realizar de forma descendente:

a. Diseño de alto nivel (o descomposición del sistema a diseñar en

subsistemas menos complejos).

b. Diseño e implementación de cada uno de los subsistemas.

c. Especificación consistente y completa del subsistema de acuerdo con los

objetivos establecidos en el análisis.

d. Desarrollo según la especificación.

e. Prueba.

f. Integración de todos los subsistemas.

g. Validación del diseño.

64

Dentro del proceso de diseño de sistemas, hay que tener en cuenta los efectos que

pueda producir la introducción del nuevo sistema sobre el entorno en el que deba

funcionar, adecuando los criterios de diseño a las características del mismo. En este

contexto, está adquiriendo una importancia creciente, la adaptación del sistema-

producto a las personas que van a utilizarlo, de forma que su operación sea sencilla,

cómoda, efectiva y eficiente. Con respecto al diseño de herramientas software, la

ergonomía tiene mucho que decir en cuestiones relacionadas con la disposición de

informaciones en pantalla, profundidad de menús, formato de iconos, nombres de

comandos, control de cursores, tiempos de respuesta, manejo de errores,

estructuras de datos, utilización de lenguaje natural, etc.

4.3 METODOLOGÍA DE DISEÑO DE SISTEMAS

La metodología utilizada para el diseño de este sistema fue el de Prototipo

Evolutivo, el cual tiene las siguientes características:

a. No modifica el flujo del ciclo de vida.

b. Reduce el riesgo de construir productos que no satisfagan las

necesidades de los usuarios.

c. Reduce costos y aumenta la probabilidad de éxito.

d. Exige disponer de las herramientas adecuadas.

e. Una vez identificados todos los requisitos mediante prototipo, se

construye el producto de ingeniería.

f. Debe ser un sistema con el que se pueda experimentar.

65

g. Debe desarrollarse rápidamente.

h. Hace mucho énfasis en la interfaz de usuario.

i. Equipo de desarrollo reducido.

j. El prototipo es un medio excelente para recoger la retroalimentación del

usuario final.

Los prototipos permiten al desarrollador crear un modelo del software que debe ser

construido. Al igual que todos los enfoques al proceso de desarrollo del software, el

prototipo comienza con la captura de requerimientos. Desarrolladores y clientes se

reúnen y definen los objetivos globales del software, identifican todos los

requerimientos que son conocidos, y señalan áreas en las que será necesaria la

profundización en las definiciones. Luego se da lugar a un "diseño rápido". El diseño

rápido se centra en una representación de aquellos aspectos del software que serán

visibles al usuario (por ejemplo, entradas y formatos de las salidas). El diseño rápido

lleva a la construcción de un prototipo. El prototipo es evaluado por el cliente y el

usuario, y utilizado para refinar los requerimientos del software a ser desarrollado.

Un proceso de iteración tiene lugar a medida que el prototipo es puesto a

disposición para satisfacer las necesidades del cliente y permitiendo al mismo

tiempo, una mejor comprensión del problema por parte del desarrollador.

Existen principalmente dos tipos de prototipos:

66

a. Prototipo rápido: Es un mecanismo para lograr la validación pre-

compromiso. Se utiliza para validar requerimientos en una etapa previa al

diseño específico. En este sentido, el prototipo puede ser visto como una

aceptación tácita de que los requerimientos que no son totalmente

conocidos o entendidos antes del diseño y la implementación. El prototipo

rápido puede ser usado como un medio para explorar nuevos

requerimientos y así ayudar a "controlar" su constante evolución.

b. Prototipo evolutivo: Desde una perspectiva diferente, todo el ciclo de vida

de un producto puede ser visto como una serie incremental de detallados

prototipos acumulativos. Tradicionalmente, el ciclo de vida está dividido

en dos fases distintas: desarrollo y mantenimiento. La experiencia ha

demostrado que esta distinción es arbitraria y va en contra de la realidad

ya que la mayor parte del costo del software ocurre después de que el

producto se ha entregado.

El punto de vista evolutivo del ciclo de vida del software considera a la

primera entrega como un prototipo inicial en el campo. Modificaciones y

mejoras subsecuentes resultan en nuevas entregas de prototipos más

maduros. Este proceso continúa hasta que se haya desarrollado el

producto final.

67

La adopción de esta óptica elimina la distinción arbitraria entre desarrollo y

mantenimiento, resultando en un importante cambio de mentalidad que

afecta las estrategias para la estimación de costos, enfoques de desarrollo y

adquisición de productos.4

Análisis de los requisitos del

sistemaAnálisis de los requisitos de

softwareDiseño

preliminar

Prototipo

Prototipo

Prototipo

Diseño detallado

Codificación y pruebas

Explotación y mantenimiento

Ilustración 1 Prototipo Evolutivo

4 www.monografias.com, “Técnicas y herramientas utilizadas en la ingeniería de requerimientos”, Herrera J. Lizka Johany

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4.4 ESTRATEGIA DE DESARROLLO - ANALISIS ESTRUCTURADO

Cuando los analistas empiezan a trabajar sobre un proyecto de sistemas de

información, a menudo tiene que profundizar en un área de la organización con la

que tienen poca familiaridad. A pesar de esto, deben desarrollar un sistema que

ayude a los futuros usuarios. Cualquier nuevo sistema o conjunto de

recomendaciones para cambios en el sistema existente, ya sea manual o

mecanizado, debe de conducir a una mejora. Para alcanzar este resultado se

espera que los analistas de sistemas:

a. Aprendan los detalles y procedimientos.

b. Evaluar la eficiencia del sistema actual y sus procedimientos.

c. Recomendar todas las revisiones y ampliaciones del sistema actual,

señalando su justificación.

d. Documentar las características del nuevo sistema con un nivel de detalle

que permita comprender a otros sus componentes y manejar el desarrollo

del nuevo sistema.

El análisis estructurado es un método para el análisis de sistemas manuales o

automatizados, que conduce al desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos

o para efectuar modificaciones a los a existentes. El análisis estructurado permite al

analista conocer una situación o proceso en una forma lógica y manejable, al mismo

tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningún detalle

pertinente.

69

El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas asociadas

con la determinación de requerimientos para obtener la comprensión completa

exacta de una situación dada.

a. Componentes del Análisis y Diagramación Estructurada

El análisis estructurado hace uso de los siguientes componentes:

a. Símbolos gráficos: Iconos para identificar y describir los componentes de

un s