Traveling Email Setup

Outlook Express

Table Of Contents

1 : Traveling Email Questions (and answers)2 : Email server settings2 : Configuring your email client3 : Reporting Problems

Version 1.0 : 12/10/2010Information Services & Technology

1 : Traveling Email Questions (and answers)What is “Traveling Email”?Use of email client software (Outlook, Apple Mail, Thunderbird, a Mobile Device, etc) both on and off campus.Instead of using a web browser, it uses IMAPS (IMAP over SSL) and SMTPS (SMTP over SSL).

What is “Secure IMAP”?IMAPS is IMAP (Internet Mail Access Protocol) that is encrypted by SSL. This is abbreviated as IMAPS.IMAP always requires authentication.

What is “Secure SMTP”?SMTP (mail transfer protocol) that is encrypted by SSL. This is abbreviated as SMTPS.Some SMTPS servers additionally require authentication (ours does).

Why would I need it?If you use a mail client like Outlook, Apple Mail, or a mobile device, this allows you to configure a SMTP server to process your outgoing email that will work anywhere, even if you are not on CSU's network. This prevents you from needing to change your settings when you change locations.

How does it work?When you connect to the outgoing mail server, your device negotiates an encrypted data channel with SSL (similar to secure web browsing). Inside that encrypted channel, you authenticate with your CSU username and password. The server then permits you to send mail. Once configured, this happens silently in the background. 

Will it work anywhere?Probably. While most Internet Service Providers (ISPs) restrict access to the standard SMTP port (tcp port 25), the SMTP­over­SSL port is usually not blocked. This is TCP port 465.

Think of something we forgot to put here? Let us know! .. email “security@csuohio.edu” with questions.

2 : Email Server Settings (how to find them)

Step 1

Logon to CampusNet at : https://campusnet.csuohio.edu

Click on the “Email” tab.

Take note of your “Campus Webmail Server Name”.

In this example (yours may be different), it is : fseml1a.csuohio.edu. Therefore :

Inbound SettingsServer type : IMAPHostname : fseml1a.csuohio.eduSecurity : Requires SSLPort : 993Username : 7 digit ID#Password : CampusPass

Step 2

All clients will use the same outbound settings.

Outbound SettingsHostname : smtps.csuohio.eduSecurity : Requires SSLPort : 465Authentication : RequiredUsername : 7 digit ID#Password : CampusPass

Step 1

Open Outlook Express.

Click “Tools”.

Select “Accounts”. 

Step 2

Select the “Mail” tab.

Click “Add”.

Select “Mail” from the drop­down menu.

Step 3

The configuration wizzard will start.

First, enter your name as you want it displayed on outgoing email.

Typically this is “Firstname Lastname”.

Click “Next”.

Step 4

Enter your CSU email address.

Click “Next”.

Step 5

Select “IMAP” from the incoming mail server type dropdown menu.

Enter the mail server found on your CampusNET mail tab in the box for “Incoming Mail Server”.

Enter “smtps.csuohio.edu” in the box for “SMTP Server”.

Click “Next”.

Step 6

Enter your 7 digit CSU ID number in the “Account Name” box.

Enter your CampusPASS in the “Password” box.

Click “Next”.

Step 7

Click “Finish”.

(Note: you are not done yet).

Step 8

After completing Step 7 above, you will be back at the “Internet Accounts” dialog.

The account you just created should be shown like at right. Select the CSU account you just created, and click “Properties”.

Step 9

Select the “Servers” tab.

Under “Outgoing Mail Server”, check the box for “My server requires authentication”.

Step 10

Select the “Advanced” tab.

Under “Outgoing Mail (SMTP)”, check the box for “This server requires SSL”. The port number should be “465” (it should change automatically; if not, enter the value “465” in the box as shown).

Under “Incoming Mail (IMAP)”, check the box for “This server requires SSL”. The port number should be “993” (it should change automatically; if not, enter the value “993” in the box as shown).

Click “OK”.

Step 11

Click “Close”.

Done

Setup is complete. You should now be able to send/receive email from anywhere.

Note: the first time you access your account it will take extra time to synchronize the message headers. How long this takes depends on the size of your inbox and the speed of your Internet connection.

4 : Reporting ErrorsSometimes things just never work quite like the instructions say they do .. it's okay, we're here to help.

The IS&T helpdesk can resolve many problems (passwords, etc.) over the phone by calling (216) 687­5050, however gathering additional information about exactly what's broken is helpful.

The best way to show us what's not working is to take a “screen shot” of the error message you're getting, or where you're getting stuck during the configuration of your email client.

To do this, press the “Print Screen” key which will take everything you're seeing on your monitor and copy it to the clipboard.

On many laptops, you will need to press the “FN” (function) key, typically at the lower left of your keyboard, in conjunction with the “Prt Scn” (Print Screen) key, typically at the upper right.

After doing this, open any program (Microsoft Word or Paint are good choices) and select “Paste” (or press “Control+V”) .. which will result in a screen capture in a document you can save. 

Select “Save as” and email us the picture of what's broken at : helpdesk@csuohio.edu.

Please do your best to describe the circumstances surrounding the error.