TRABAJO DE CAMPOUNIDADES DE ARCHIVO

YULLIETH DE LA ROSA PADILLA

BOGOTA D.C.UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DOCUMENTAL II.

2014.

TRABAJO DE CAMPOUNIDADES DE ARCHIVO

YULLIETH DE LA ROSA PADILLA

DOCENTE MARIA CLEMENCIA RIVERA CRUZ

BOGOTA D.C.UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DOCUMENTAL II.

2014.

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 5 

OBJETIVOS 6 

TRABAJO DE CAMPO  7-21 

RESEÑA FOTOGRÁFICA   22-24

CONCLUSIONES   25

BIBLIOGRAFÍA 26 

INTRODUCCIÓN

En la actualidad conocer el debido manejo que se debe dar a los documentos es un factor importante en las empresas, ya que de esto depende que se conserve la historia y memoria de cada institución.

En este trabajo se muestra el manejo que se da a los documentos en el sector público.

OBJETIVOS• Comprender y observar el proceso que se aplica en la documentación en las entidades del sector público.

• Enriquecer el conocimientos como futuros profesionales de CIDBA y aplicar lo aprendido en el área.

TRABAJO DE CAMPO

Nombre de la Entidad: MINISTERIO DEL TRABAJO

Dirección: Carrera 14 No 99-33 piso 6 Torre Rem

Ciudad: Bogotá

Teléfono: 4893900 PBX: 489 3100

RESEÑA HISTÓRICA

El Ministerio del Trabajo fue creado en 1938 mediante la Ley de ese año, el cual se denominó Ministerio del Trabajo, Higiene y Previsión Social; sin embargo solo 40 años después se revisó a fondo su organización interna y competencias, luego durante la década de los ochenta la estructura prácticamente no se modificó sino en una forma parcial, como cuando se organizó como departamento administrativo la antigua Superintendencia de Cooperativas en 1981. La estructura del sector administrativo del trabajo y seguridad social se mantuvo simplificada y sufrió pocas modificaciones entre 1940, finales de los años 70's y en el transcurso de los años 80's se diversifican sus organismos adscritos; después en 1992 se reformulan los propósitos y orientación de la gran mayoría de sus organismos adscritos y vinculados. Debido a los grandes cambios de concepción y énfasis de la intervención del Estado y el nuevo marco de las políticas públicas sectoriales.

RESEÑA HISTÓRICA

Posteriormente en el primer mandato de Álvaro Uribe Vélez (2002-2006) mediante facultades extraordinarias por parte del Congreso de la República de Colombia para renovar la administración pública, decide fusionar el Ministerio del Trabajo junto con el Ministerio de Salud dando paso al Ministerio de la Protección Social. En el año 2011 el Congreso de la República otorga facultades extraordinarias para modificar la estructura de la administración pública al presidente de la República Juan Manuel Santos Calderón, quien mediante la Ley 1444 de 2011 decide escindir y reorganizar el Ministerio de la Protección Social, dando paso nuevamente a un Ministerio del Trabajo y al Ministerio de Salud y Protección Social. El presidente Juan Manuel Santos Calderón establece una modificación a los objetivos del Ministerio del Trabajo e integra el Sector Administrativo del Trabajo.

Es así como para el 2014 el Ministerio del Trabajo es el octavo ministerio (en orden de precedencia) de los 16 ministerios que existen actualmente en Colombia.

SISTEMA DE CORRESPONDENCIA

El Sistema de correspondencia constituye uno de los componentes clave en el funcionamiento de las organizaciones y, sin embargo, no siempre se tiene conciencia de su importancia y trascendencia. La vida de las entidades contemporáneas se fundamenta en la oportunidad, veracidad, confiabilidad y velocidad en la transmisión de la información y, ésta se constituye a su vez, en el elemento básico para la toma de decisiones. El área de Correspondencia del Ministerio del Trabajo es una instancia administrativa de especial importancia en la medida en que permite el logro de los objetivos de las áreas de gestión, misionales y de apoyo.

METODOLOGÍA

Teniendo en cuenta que este documento corresponde a una evaluación de percepción y trabajo de campo, se abordó el tema desde varias perspectivas:

1. Conocimiento de normas de Correspondencia2. Aplicación del software de Correspondencia “MELBA”

METODOLOGÍA

Se le realizo la siguiente pregunta a los funcionarios del área de correspondencia ¿Cuál es el conocimiento que tienen frente a las normas establecidas en el control de la correspondencia?

Gloria Pulido: “La jefe no ha realizado capacitaciones informándonos que el Acuerdo 060 de 2001, existe para el control de la Correspondencia”.

John Viana: “ A través del Programa de Gestión Documental, se ha implementado la recepción de la correspondencia con los estándares internos para este fin”.

METODOLOGÍA

Al analizar las respuestas se evidencia que el 100% de los funcionarios del Grupo, conocen la estructura organizacional de la entidad, el control del manejo de la documentación, el Programa de Gestión Documental, pero por información de la Dra. Diana Castiblanco Villate; Coordinadora del Grupo de Administración Documental; tan solo el 53% de todos los funcionarios de la Entidad. aplica los procedimientos del PGD.

El resultado global de este punto incide directamente sobre la aplicación diaria por parte de la institución en el cumplimiento de las normas vigentes las comunicaciones recibidas y enviadas por el Ministerio del Trabajo.

METODOLOGÍA

Recepción y Distribución Documental

La recepción de las comunicaciones oficiales externas, se realiza en el Grupo de Administración Documental - área de correspondencia, sin embargo no se tiene la totalidad del control sobre la gestión de las comunicaciones porque las dependencias radican en el módulo de correspondencia lo recibido a través de correo electrónico y algunas por fax. No hay listado de asuntos, lo cual no permite tener claridad de las competencias de las dependencias. La falta de casilleros no permite la organización y trámite ágil de las comunicaciones recibidas. La falta de impresoras para stickers, hace que se realice tres veces el proceso de radicado de comunicaciones recibidas, así:

1. Ingreso en el sistema, 2. Manualmente consignan los datos (código de la

Dependencia, No. de radicado, fecha y algunas veces la hora) en el original que va a la Dependencia

3. En la copia del Remitente. Este hecho, ocasiona que se presente una mala interpretación de los números de radicación, pues muchas veces no se entienden y se corre el riesgo de una mala transcripción de dicho número. Además el tiempo empleado se duplica.

METODOLOGÍA

Se cuenta con un número consecutivo único para la radicación de la correspondencia recibida y enviada externa e interna para el Nivel Central y la Territorial Cundinamarca, lo cual no permite el control, ni la trazabilidad de la documentación y se incurre en el incumplimiento a los preceptos de la Ley 594/2000 (Ley General de Archivos) y del Acuerdo No.60 (30 de octubre/2001 del AGN) “ARTÍCULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán

establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública”. . .

METODOLOGÍA

Pantallazos del Sistema de Correspondencia MELBA

PRESTAMOS DOCUMENTALES

Este proceso se realiza por medio de un correo electrónico denominado prestamos documentales, al realizar la solicitud se procede a remitir la consulta al Archivo central donde se encuentra la mayoría de archivo.

PRESTAMOS DOCUMENTALES

FORMATOS

PRESTAMOS DOCUMENTALES

El Ministerio del Trabajo no contaba con una organización archivística definitiva, ya que contaba con cuatro (4) edificaciones donde se conservaba el acervo documental, y esto dificultaba las búsquedas de la información solicitada, a mediados del mes de Julio se realizo una contratación con un outsoursing, para comenzar a unificar estos archivos y agilizar el tramite de búsquedas.La documentación no cumplía con los estándares definidos por el AGN, para su conservación .

PRESTAMOS DOCUMENTALES

Después de la contratación , se pudo unificar todo el archivo para realizar su posterior inventario documental y aplicación de las normas para este tipo de fondo acumulado, (TVD)

Esto ha contribuido al acceso mas rápido y ágil a la información del Ministerio del Trabajo permitiendo que el funcionario que se encuentra en la sede del contratista, pueda transmitir una información un poco, mas veraz y efectiva de la información solicitada por los usuarios.

GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MINTRABAJO

RESEÑA FOTOGRÁFICA

RESEÑA FOTOGRÁFICA

RESEÑA FOTOGRÁFICA

CONCLUSIONES•Realizar este trabajo me permitió conocer más de acerca el Proceso de Gestión documental, de esta forma se aprende y se afianzan mas los conocimientos al estar presente realizando la labor.

•Se comprendió porque a las entidades públicas se les regula más el manejo del archivo y se hace tanto énfasis en este proceso.

•Conocí de primera mano el manejo de la información desde su creación hasta su tramite final (ciclo vital del archivo), en todas sus fases.

BIBLIOGRAFÍA Reglamento General de Archivos. Archivo General de la Nación. Santa

Fe de Bogotá. 1997.

Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá. 1995.

PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS. Acuerdo 060. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia. Bogotá, D.C., 23 de enero de 2004.

www.mintrabajo.gov.co