THE US FEDERAL GOVERNMENT

A VIABLE CUSTOMER FOR SPANISH COMPANIES

US FEDERAL GOVERNMENT CONTRACTING FOR FOREIGN OR NON-US FIRMS

Presented By: JENNIFER SCHAUS, Washington, DC

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REVISED: July 2015

El Gobierno Federal de los Estados Unidos es el mayor comprador de bienes y servicios

en el mundo, gastando más de $ 450 mil millones al año. El Gobierno Federal compra los

productos y los servicios. Los productos van desde pasta de dientes para equipos de

oficina y artillería. También necesitan los servicios de varios profesionales que van desde

arquitectos, enfermeras, sacerdotes, peluquerías, consultores y profesionales de la

seguridad cibernética tecnología de la información. Para las empresas estándar de

"business-to-business", la venta al Gobierno Federal de Estados Unidos es una forma de

diversificar la cartera de clientes y reducir los riesgos a la intemperie las fluctuaciones de

la economía, en particular dado el volátil clima Unión Europea. Además, una vez que

usted es un contratista federal estadounidense establecido y ha realizado

satisfactoriamente dentro de los términos y condiciones del contrato, el cumplimiento de

los gobiernos de la declaración de trabajo "- incrementa su probabilidad de repetición de

negocios estable, con un aumento de los márgenes (aunque delgado) en los contratos

multianuales . A pesar de sus márgenes de beneficio pueden no ser las más altas de este

sector tan competitivo, los presupuestos un tanto predecibles y los patrones de compra

(una vez que esté "en") puede ser un factor de motivación para muchas empresas para

establecer contratos con el gobierno. Otro factor de motivación es saber que se le

garantiza el pago por parte del gobierno. A veces, sin embargo, puede ser un obstáculo en

los plazos previstos en el colector. Esto por lo general se puede evitar asegurándose de

que usted entregó, precisamente, en los términos y condiciones y que su factura coincide

exactamente con la orden de compra emitida por el Gobierno. Hay matices particulares

que deben ser atendidas.

El "quién" del Gobierno de los EE.UU.

El gobierno de Estados Unidos está compuesto de múltiples organismos y miles de

compradores de productos y servicios de amplio alcance. La mayoría de las agencias del

gobierno federal de Estados Unidos están con sede en el área de Washington DC, pero

también tienen oficinas en todo el país y el mundo en el que también se hacen las

compras. Por ejemplo, el ejército de Estados Unidos tiene bases en muchos países

extranjeros. Si bien se puede vender a prácticamente todo el mundo mediante la

utilización de la tecnología, es beneficioso tener una presencia física en el área

metropolitana de Washington DC ya que es donde se encuentran la mayoría de los

tomadores de decisiones. Esto se puede lograr mediante el empleo de un equipo de ventas

a tiempo completo, retenido consultor, grupo de presión, una empresa asociada o alguna

combinación de los mismos. Muchas empresas de oficina a tiempo parcial han crecido en

los últimos años, ofreciendo una dirección de Washington DC, número de teléfono,

servicio de contestador y unas horas al mes para utilizar una sala de conferencias

compartida y cubículo. Esto ayuda a aliviar las preocupaciones del gobierno de riesgos

adversos que son creíbles y tienen una presencia real.

Hay grandes oficinas gubernamentales en todo el país y si usted tiene un servicio o

producto para un nicho de mercado, tales como bases militares o uno de los laboratorios

nacionales u otra institución especializada, a continuación, se pueden situar fácilmente su

equipo de ventas más cercano a el final- usuario.

Cuando el gobierno compra:

El gobierno de Estados Unidos el año fiscal se extiende en escala 1 10 hasta 09 30 ciclo,

con los picos normalmente ocurre al final del cuarto trimestre, debido a un sistema de

"usarlo o perderlo". Si hay dólares no asignados y cierra el año, hay una alta probabilidad

de que los compradores, incluyendo tanto los directores de programa y Oficiales

Contratantes comprarán sus artículos / servicios durante estos últimos meses de julio,

agosto y septiembre. Hay otros factores, además del "fin de año dólares que desempeña

un papel en la decisión del gobierno de adjudicar un contrato para su organización. La

construcción de relaciones, como en las operaciones regulares de negocio a negocio y

algunos mediados de transacciones de consumidor a empresa de dólar alto, es también

parte importante y crucial del proceso de venta.

Venta al gobierno no sucede durante la noche. Hay una gran inversión de tiempo en el

ciclo de ventas, y como se mencionó anteriormente, el gobierno es un cliente de aversión

al riesgo. Este intervalo de tiempo puede variar de 12 a 36 meses - a veces más corto o

más veces más. Usted puede hacer 10 o más llamadas telefónicas antes de llegar al

contacto del gobierno apropiado. (Los datos públicos está disponible para asegurar la lista

de llamadas de marketing y los nombres de los compradores que compran sus artículos

junto con la información titular y previsión presupuestaria.) Una vez que llegue a la

persona de contacto adecuada, es posible que tenga muchas reuniones con su cliente

potencial antes de que lo hacen a la cierto que toma las decisiones que decide si y cuando

se necesita su producto / servicio y si va a ser financiado.

De esas reuniones, presentaciones y demostraciones se puede evaluar si existe una

necesidad de su producto / servicio en ese organismo o departamento o si va a crear esa

necesidad. Algunos vendedores y las mujeres pueden estar en desacuerdo y sentir que el

representante de ventas es responsable de crear la necesidad, pero a veces, cuando

interactúe con el gobierno puede estar en un modo reactivo y accede a la solicitud -

formal o no. En ambos casos se proporcionarán algo de inteligencia en sus posibilidades

para la adjudicación y los plazos estimados.

Si está respondiendo a una solicitud de llamada formalmente una solicitud, es importante

saber (o pedir), donde el gobierno está en el proceso de toma de decisiones. Si hay una

llamada formal de información o a Fuentes de mucha demanda (SS) o solicitud de

información (RFI) para los productos / servicios que se proporcionan, entonces el

gobierno está llevando a cabo una búsqueda para determinar qué productos / servicios

están disponibles que satisfagan sus necesidades específicas . También pueden estar

interesados en determinar si un tipo específico de negocio puede cumplir con los

términos y condiciones, tales como una pequeña empresa, una situada en una zona

históricamente sin utilización de Negocios (HUBZone), propiedad de minorías, en

desventaja, propiedad de veteranos, y / o mujeres negocio de propiedad. (Más

información sobre lo que califica como una pequeña empresa se puede encontrar en el

sitio web de la Administración de Pequeños Negocios de http://www.SBA.gov o

http://www.JenniferSchaus.com Por lo tanto, estas fuentes se busca, o RFI de grandes

oportunidades para proporcionar información sobre su área de especialización, resaltar

los resultados anteriores con otras agencias gubernamentales, proporcionar información

de precios o estimaciones, y ayudar a ayudar a la agencia emisora determinar existe la

necesidad de contratar con su organización y la demostración de cualquiera de los

componentes de valor agregado que poseen. el conseguir en durante las fases iniciales de

la búsqueda gobierno - Fuentes de mucha demanda o RFI - proceso es muy ventajoso.

Si sus productos / servicios se encuentre en el programa Administración de Servicios

Generales (GSA), esto es una ventaja clara y se debe incluir en su respuesta. La GSA

Schedule es una "licencia de caza" o "boleto para el baile gobierno" y permite al gobierno

a acelerar su compra de usted. Este es un contratista breve lista de pre-examinados de

ambos servicios (precios por hora) y productos. Las empresas extranjeras que son

capaces de ser mantener las Listas de GSA sin embargo, deben asegurarse de que sus

productos son TAA (Ley Trade Agreement) compatible. Esta lista TAA cambia de vez en

cuando sobre la base de las relaciones exteriores de Estados Unidos. El gobierno federal

(y algunos gobiernos estatales y locales) pueden comprar fácilmente como se haría en

Amazon en http://www.gsaAdvantage.gov examinados para las empresas con los precios

negociados previamente. Más información acerca de convertirse en un soporte de GSA

Schedule se puede encontrar en http://www.GSA.gov o http://www.JenniferSchaus.com

solicitud formal del gobierno también puede venir como Solicitud de Propuestas (RFP),

Invitación a hacer una oferta (ITB) y Solicitud de Cotización (RFQ). Se requieren estas

solicitudes formales (o RFP y RFQ) para compras de $ 25.000 a ser publicados en

www.FedBizOpps.gov Este sitio web le permite buscar oportunidades por muchos

criterios, entre ellos la agencia y también producto / servicio. Muchas de estas

oportunidades no están simplemente "poner a licitación" sin tener un adjudicatario

previsto. Las empresas que han sido continuamente la creación de redes, que asisten a

ferias y presentan sus capacidades para el gobierno durante 6-24 meses +, tienen más

probabilidades de los jugadores clave en la creación de la necesidad de su solución que

provocó la RFP. Estos RFP normalmente comenzó como un aviso Fuentes de mucha

demanda o un RFI. La Declaración de Trabajo (SOW) en los tiempos RFP muchos están

escritos con un lenguaje adaptado para una compañía específica, un grupo selecto de

contratistas o empresas especialmente designadas incluidos los titulares del programa

GSA, pequeñas empresas o categorías de retirada de tierras dentro de la pequeña

comunidad de negocios (es decir. veterano de la propiedad). Estas solicitudes son un

simple recordatorio de que la construcción de relaciones es el componente clave para

ganar el negocio.

Debido a que el gobierno no puede aceptar regalos o ser tomado para el almuerzo o cena,

habilidades básicas de ventas y conocer su producto / servicio dentro y por fuera son

absolutamente pertinentes para su éxito en este mercado vertical. Conocer las reglas del

juego que se encuentra en la contratación administrativa de las FAR, el Reglamento

Federal de Adquisiciones http://www.acquisition.gov es esencial. Una fuerza de ventas

educados y se determinarán en un sólido equipo de gestión es importante. La fuerza de

ventas debe ser implacable y creativa para romper a través de las paredes del gobierno y

la búsqueda de campeones por sus soluciones. Deben estar bien conectados a diferentes

niveles - la parte superior, media e inferior - y presentan su solución como una forma de

hacer las cosas "más fácil" para el gobierno, sin poner en peligro su seguridad laboral.

Hay una gran variedad de fuentes para el representante de ventas para obtener contactos.

Networking 'dentro de la circunvalación' es importante y hay una abundancia de lugares

para uno que atender, ya que algunos son industria basada. Además,

http://www.FedBizOpps.gov publicará información sobre los Días de la industria. Estas

son las "puertas abiertas" para las pequeñas empresas organizadas por la agencia en

particular OSDBU, Oficina de la Unidad de Pequeñas y negocios en desventaja. Estos

son OSDBU de los defensores pequeños negocios. Como se mencionó anteriormente, hay

empresas comerciales que se agregan los datos del gobierno y venden listas - incluyendo

nombres e información de contacto para los compradores dentro del gobierno.

Hay varios niveles de los representantes de ventas que una empresa puede perseguir. El

candidato ideal y puede ser un individuo previamente empleado por el gobierno en una

agencia donde hay una gran necesidad de sus servicios. Hay límites y leyes en materia de

contratación de las personas en esta capacidad que pueden tener los contactos para ayudar

a su organización. A veces, dependiendo del tamaño de su organización, estas personas

pueden sentarse en el Consejo de Administración o ser su gurú principal de ventas al

gobierno. Estas personas normalmente comprenden el gobierno, (esperemos que su

producto o servicio que ofrece) y han sido el cliente y comprender los procesos por los

cuales las compras públicas.

Una vez más, dependiendo de su tamaño de la empresa, el presupuesto y los objetivos

para el mercado del gobierno, es posible que desee un equipo de ventas completo o sólo

quieren ir con cuidado en este campo. Hay muchos sabores y grados de representación de

ventas en Washington, DC. Hay agentes que venden para usted, su presencia en Estados

Unidos y pedir un alto porcentaje de comisión y sin una iguala mensual. La estructura

más común en las ventas podría estructurar un contrato para incluir una iguala mensual y

comisiones. Todavía otros sólo pueden cobrar un honorario fijo y se limita a ciertas áreas

de su especialización, tales como la redacción de propuestas para un número determinado

de horas al mes. La mayoría de los individuos tendrá una cierta área de especialización o

conexiones en organismos específicos.

Las ferias comerciales son abundantes, así y algunos son específicos del gobierno (La

Administración de Servicios Generales Expo, conferencias Small Business

Administration), otros son específicos de la industria (es decir. FOSE y GovSec y F-

PED). Estos son los lugares oportunos para cumplir con los compradores del gobierno y

pasar tiempo con ellos, ya que tienen prohibido aceptar regalos, almuerzo, cena salidas /

golf, etc. Pueden ser una empresa costosa, pero hay formas creativas de reducir su costo.

Algunas de las conferencias están en busca de expertos de la industria y la materia como

altavoces para las sesiones de trabajo. Al convertirse en uno de los altavoces, se obtiene

una mayor exposición, una audiencia en vivo, la libertad de prensa en los folletos de

conferencias y una mayor atención y tracción en su stand. Con más tracción, esto se

convierte en ventas básicas y es un juego de números.

Es una que se da en el proceso de ventas se cumplen los controles de carretera y es el

trabajo del equipo de ventas para superar estos obstáculos. Un (B2G) representante de

ventas efectiva entre empresas y gobierno va a penetrar en el gobierno en una variedad de

niveles - el usuario final, el director (s) del programa y los individuos que tienen de

compra o autoridad influyente. A veces hay problemas mayores que podrían ayudar o

dificultar un producto / servicio de que lleguen al mercado o acompañamiento a cabo tal

vez. Grupo de presión y de relaciones públicas profesionales en el área de Washington

DC también pueden desempeñar un papel en ayudar a la generación de fondos para su

solución. Estos profesionales trabajan en los niveles de gobierno - sobre todo en el

Capitolio donde pueden ayudar a las facturas de influencia y los créditos para los

servicios y productos específicos. Sus tarifas pueden ser más altos que un representante

de ventas con experiencia de gobierno, sino que también serán capaces de ofrecer para

usted a un nivel diferente (más política). Estos individuos pueden haber trabajado

previamente para o con senadores, representantes y / o en otros funcionarios elegidos. La

mayoría de las empresas de éxito tendrán conexiones en ambos lados del escenario

político que los mantiene fuerte a veces cuando hay un cambio en el poder a cualquier

nivel dentro del gobierno. Aunque estas empresas pueden ser fuentes potentes para

aprovechar, no son una bala de plata. Todas estas herramientas grupo de presión, el

equipo de ventas, consultores, agentes y redactores de propuestas, debe ser utilizado en

conjunto para sacar el máximo provecho de su 'cacería'.

La regla 80/20 se aplica en los contratos gubernamentales. El ochenta por ciento de los

contratos se otorgan a los 20 principales contratistas. Estos son los principales

contratistas de las grandes empresas y son bien conocidos, tales como Lockheed Martin,

Northrop Grumman, Raytheon, SAIC, BAE, etc. Estas organizaciones suelen mantener

una oficina vínculo para pequeñas empresas. Puede ser beneficioso para cumplir con

estas oficinas, regístrese en su pequeña base de datos de proveedores de negocios y

proporcionar una sinopsis de sus productos / servicios. Muchas veces, cuando el gobierno

está trabajando para cumplir con la retirada de tierras de su pequeño negocio objetivos

contratación (24%) de estas organizaciones se verán obligados a cumplir con los

objetivos de negocio también pequeñas (36%). Resultados de la agencia en la forma en

que cumplen estas metas se pueden encontrar en el cuadro de mando de la SBA en el sitio

web de la SBA o al http://www.JenniferSchaus.com Esta información también debe

desempeñar un papel importante en su estrategia cuando la orientación de las agencias.

Usted puede emplear los recursos para determinar si hay un mercado en el gobierno de

Estados Unidos para su producto / servicio. Las empresas comerciales pueden ser

contratados para hacer esto para usted y las búsquedas pueden llevarse a cabo para

determinar la cantidad de su producto / servicio se ha comprado en los últimos años

fiscales, que pueden ser segmentados por trimestre y la compañía Nombre. También es

útil para buscar los competidores y comprender su posición en el mercado para

determinar su cuota de potencial. Los presupuestos gubernamentales no son secretos y

esta información es pertinente (y disponible) cuando se centra en el cliente de destino.

Con esta información, es posible determinar que ciertos organismos pueden ser más

adecuados y equipados para comprar sus soluciones que otros. Al estrechar su cliente

objetivo para los 3 mejores agencias mejor alineados para su producto / servicio en base a

su presupuesto, su presupuesto y sus contactos dentro de la agencia, puede posicionarse

estratégicamente para el éxito. Crear una declaración de capacidades y el apoyo a la

literatura orientada hacia el gobierno, ayudará al comprador a entender cómo su solución

ayudará a ellos.

Cada administración, republicano o demócrata tiene metas y áreas de interés específico.

Algunos de éstos están determinados por los acontecimientos mundiales (guerras y crisis

económica, etc.) y otros son simplemente áreas que consideren importantes (es decir. Los

productos ecológicos y ambientales). Al ser conscientes de estas cuestiones, la lectura de

revistas especializadas y publicaciones específicas del gobierno, se puede obtener una

comprensión más clara de mentalidad y desafíos de sus clientes, siendo por lo tanto más

capaz de proporcionar una solución. Al unirse a las asociaciones en Washington DC

relacionados con su industria se beneficiará de un defensor de base local, construido en

un equipo de relaciones gubernamentales (por lo general un hecho en las asociaciones)

que trabajan en su nombre y la posible colaboración con otras empresas del mismo

sector. Del mismo modo, uniéndose a una cámara internacional, española-estadounidense

Cámara de Comercio puede también beneficiarse de la construcción de relaciones con los

EEUU socios basados que están en el espacio de contratos con el gobierno federal.

También hay asociaciones dedicadas exclusivamente a la contratación Gobierno Federal

de Estados Unidos a partir del cual las empresas pueden obtener recompensas, relaciones

y encontrar socios de trabajo en equipo para la contratación del gobierno.

Para las empresas extranjeras, el establecimiento de una presencia de Estados Unidos no

es absolutamente necesario, pero puede ser beneficioso. La mayoría de los contratos del

gobierno de los Estados Unidos han sido adjudicadas a las empresas estadounidenses que

se encuentren físicamente dentro del área metropolitana de DC. (Parte de esto se debe a la

Ley de America Comprar, BAA). habilidades básicas de ventas nos dicen que el negocio

se gana y se adjudicó a la empresa / persona donde hay una relación. Con el fin de

construir esas relaciones, el representante de ventas y / o el consultor para su empresa

debe estar ubicado cerca de la que toma las decisiones y donde el trabajo se lleva a cabo,

a veces dos lugares diferentes. La tecnología de hoy en día nos ha permitido

videoconferencia, correo electrónico y comunicarse de una manera en la que no tiene que

estar físicamente presente. Cuando se trata de un cliente de aversión al riesgo, es una

buena práctica que estar físicamente allí. Además, las empresas extranjeras también

pueden considerar el establecimiento de una filial en Estados Unidos tienen a una persona

jurídica y mayor presencia en los EE.UU..

compra de gobierno puede - y también están basarse en una variedad de factores,

incluyendo el precio y la calidad. Los contactores entorno actual (2016) del gobierno se

encuentran en LPTA, el precio bajo técnicamente aceptable. Esto significa que los

contratos se otorgan en base a precio más bajo, independientemente de las firmas de

rendimiento pasado o experiencia. Esto permite a los nuevos jugadores en el sector que

no tienen experiencia en la contratación del gobierno que sea. Normalmente se sacrifica

la calidad, a veces los contratos son cancelados debido a un mal funcionamiento o la

quiebra de la empresa debido a no ser capaces de mantener su modelo de negocio de

"contratos de compra" en o por debajo del margen.

Las empresas extranjeras deberán garantizar una DUNS (Datos del Sistema Universal de

Numeración) de Dun & Bradstreet Corporation al http://www.DnB.com A partir de ahí,

deben registrarse en el Sistema de Gestión Premio en el que http://www.SAM.gov

requerirá de entrada de la información básica de la empresa, incluyendo sus NAICS

industria Códigos (North American Industry Classification System) y en la mayoría de

los casos, un número de identificación fiscal (NIF). Las empresas extranjeras pueden

trabajar con un agente registrado en los EE.UU., establecer una filial en Estados Unidos o

explorar otras alternativas para obtener un TIN.

Las empresas extranjeras tendrán que prestar mucha atención a la Ley de Acuerdo de

Comercio y la Buy American Act. El TAA se centra más en el país de origen en relación

con la fabricación y productos - cómo y donde el producto final está compuesto. La BAA

da principalmente preferencia a las empresas estadounidenses más entidades extranjeras

en los contratos. Ciertas excepciones aplican incluyendo algunos materiales de

construcción, así como precios y soluciones únicas. Otras excepciones BAA se

relacionan con el gobierno de Estados Unidos la adquisición de bienes no

estadounidenses que no son razonablemente disponible comercialmente en los EE.UU.. *

Por favor, consulte la Sección 25 del Reglamento Federal de Adquisiciones y también el

sitio web de la Administración de Servicios Generales para obtener información

actualizada y el lenguaje en relación con la Ley de Ley de Comercio y el Acuerdo de

Compra Latina para las empresas extranjeras, ya que estas regulaciones están

experimentando cambios en el momento de esta publicación. http://acquisition.gov/far/

En conclusión, el Gobierno de Estados Unidos es el mayor comprador mundial de bienes

y servicios. Es un mercado complejo y competitivo, pero no es imposible tener éxito. El

establecimiento de su negocio como un proveedor gubernamental y ganar negocio es

competitivo y complejo pero posible y muy rentable para muchos. Conocer esas reglas y

la identificación de expertos conocedores del gobierno para guiarlo a través del

rompecabezas de gobierno - puede ser el diferencial de ser otro vendedor de gobierno y

ser el proveedor de soluciones de gobierno exitoso y preferido.

The United States Federal Government is the largest purchaser of goods and services

in the WORLD, spending over $450 Billion annually. The Federal Government buys

both products and services. The products range from toothpaste to office supplies

and artillery. They also need the services of various professional ranging from

architects, nurses, priests, hairdressers, consultants and information technology

cyber security professionals. For standard “business-to-business” companies, selling

to the US Federal Government is a way to diversify the customer portfolio and

mitigate risk weathering the fluctuations in the economy, particularly given the

volatile European Union climate. Additionally, once you are an established US

Federal contractor and have performed satisfactory within contract terms and

conditions, fulfilling the governments ‘the statement of work” - increases your

likelihood for steady repeat business, with increased margins (albeit slim) in multi-

year contracts. Although your profit margins may not be the highest in this

competitive sector, the somewhat predictable budgets and buying patterns (once you

are “in”) can be a motivating factor for many businesses to establish government

contracts. Another motivating factor is knowing that you are guaranteed payment

from the government. Sometimes, however there may be a hurdle upon the time

frames in collecting. This can usually be circumvented by ensuring that you

delivered precisely on the terms and conditions and that your invoice exactly

matches the Purchase Order issued by the Government. There are particular

nuances that must be adhered to.

The “WHO” of the US Government

The US government is comprised of multiple agencies and thousands of buyers of

wide ranging products and services. Most US federal government agencies are

headquartered in the Washington DC area, but also have offices across the country

and the world where purchases are also made. For example, the US military has

bases in many foreign countries. While you can sell to virtually anyone by utilizing

technology, it is beneficial to have a physical presence in the Washington DC

metropolitan area as this is where the majority of the decision makers are located.

This can be accomplished by employing a full-time sales team, retained consultant,

lobbyist, a partner company or some combination thereof. Many part-time office

firms have grown over the years by offering a Washington DC address, phone

number, answering service and a few hours per month to use a shared conference

room and cubicle. This helps alleviate concerns from the risk adverse government

that you are credible and have a real presence.

There are large government offices all over the country and if you have a service or

product for a niche market such as a military bases or one of the national

laboratories or other specialized institution, then you can easily situate your sales

team closer to the end-user.

WHEN THE GOVERNMENT BUYS:

The US government fiscal year runs on an October 1 to September 30 cycle, with the

peaks typically occurring at the end of the fourth quarter due to a “use it or lose it”

system. If there are unallocated dollars as the year closes, there is a high

probability that the buyers, including both Program Managers and Contracting

Officers will purchase your items/services during these final months of July, August

and September. There are other factors besides the ‘end of year dollars’ that plays a

role in government’s decision to award a contract to your organization. Relationship

building, as in regular business-to-business transactions and some mid to high dollar

consumer-to-business transactions, is also significant and crucial part of the sales

process.

Selling to the government does not happen overnight. There is a large time

investment on the sales cycle, and as mentioned earlier, the government is a risk-

adverse client. This time span can range from 12 to 36 months – sometimes shorter

or sometimes longer. You may make 10 or more phone calls before you reach the

appropriate government contact. (Public data is available to secure marketing call

list and names of buyers who purchase your items along with incumbent information

and budget forecast.) Once you reach the right contact person, you may have many

meetings with your potential client before you make it to the true decision maker

who decides if and when your product/service is needed and if it will be funded.

From those meetings, presentations and demonstrations you can assess if there is a

need for your product/service in that agency or department or if you are creating

that need. Some salesmen and women may disagree and feel that the sales rep is

responsible for creating the need, but sometimes when interfacing with the

government you may be in a reactive mode and responding to request – formal or

not. Both scenarios will provide some intelligence on your chances for award and

estimated time frames.

If you are responding to a request formally called a Solicitation, it is important to

know (or ask) where the government is in the decision making process. If there is a

formal call for information or a Sources Sought (SS) or Request for Information (RFI)

for products/services that you provide, then the government is conducting a search

to determine what products/services are available that meet their specific need.

They may also be interested in determining if a specific type of business can fulfill

the terms and conditions, such as a small business, one located in a Historically

Underutilized Business area (HUBzone), minority owned, disadvantaged, veteran

owned, and/or women owned business. (More information on what qualifies as a

small business can be found on the US Small Business Administration website at

http://www.SBA.gov or http://www.JenniferSchaus.com Therefore, these Sources

Sought or RFI’s are great opportunities to provide information about your area of

expertise, highlight past performance with other government agencies, provide

pricing information or estimates, and assist in helping the issuing agency determine

there is a need to contract with your organization and demonstrating any value-

added components you possess. Getting in during the beginning phases of the

government search -- Sources Sought or RFI -- process is highly advantageous.

If your products/services are listed on the General Services Administration (GSA)

Schedule, this is a clear advantage and should be included in your response. The

GSA Schedule is a “hunting license” or “ticket to the government dance” and allows

the government to accelerate their purchase from you. This is a pre-vetted

contractor short list of both services (hourly rates) and products. Foreign companies

are able to be hold GSA Schedules however they must ensure their products are TAA

(Trade Agreement Act) compliant. This TAA List changes from time to time based on

US foreign relations. The federal government (and some state and local

governments) can easily shop as one would on Amazon at

http://www.gsaAdvantage.gov for vetted firms with pre-negotiated prices. More

information about becoming a GSA Schedule holder can be found at

http://www.GSA.gov or http://www.JenniferSchaus.com

Formal request from the government may also come as Request for Proposals (RFP),

Invitation to Bid (ITB) and Request for Quote (RFQ). These formal solicitations (or

RFP’s and RFQ’s) for purchases of $25,000 are required to be published on

www.FedBizOpps.gov This website allows you to search for opportunities by many

criteria, including agency and also product/service. Many of these opportunities are

not simply “put out to bid” without having an intended awardee. Companies that

have been continually networking, attending trade shows & presenting their

capabilities to the government for 6-24+ months, are most likely the key players in

creating the need for their solution which brought about the RFP. These RFP’s

typically began as a Sources Sought notice or an RFI. The Statement of Work (SOW)

in the RFP many times are written with language tailored for a specific company, an

elite group of contractors or for specially designated companies including GSA

Schedule holders, small businesses, or set-aside categories within the small

businesses community (ie. Veteran Owned). These solicitations are a simple

reminder that relationship building is the key component to winning the business.

Because government cannot accept gifts or be taken to lunch or dinner, basic sales

skills and knowing your product/service inside and out are absolutely pertinent to

your success in this vertical market. Knowing the rules of the government

contracting game found in the FAR, Federal Acquisition Regulation

http://www.acquisition.gov is essential. An educated and determined sales force

with a strong management team is important. The sales force must be relentless

and creative in breaking through the government walls and finding champions for

their solutions. They must be well connected at various levels – top, middle and

bottom – and present their solution as a way to make things “easier” for the

government, without threatening their job security.

There are a variety of sources for the sales rep to obtain contacts. Networking

‘inside the beltway’ is important and there are an abundance of venues for one to

attend to, as some are industry based. Additionally, http://www.FedBizOpps.gov will

publish information on Industry Days. These are “open houses” for small businesses

hosted by the particular agency OSDBU, Office Of Small & Disadvantaged Business

Unit. These OSDBU’s are the small business advocates. As previously mentioned,

there are commercial companies who aggregate government data and sell lists –

including names and contact information for buyers within government.

There are various levels of sales reps that a company may pursue. The ideal

candidate and may be an individual previously employed by the government in an

agency where there is a great need for your services. There are limits and laws

surrounding hiring individuals in this capacity who may have the contacts to help

your organization. Sometimes, depending upon the size of your organization, these

individuals may sit on the Board of Directors or be your main government sales guru.

These folks typically understand government, (hopefully your product or service

offering) and they have been the customer and understand the processes by which

the government purchases.

Again, depending upon your company size, budget and objectives for the

government market, you may want a full sales team or just want to tread lightly into

this arena. There are many flavors and degrees of sales representation in

Washington, DC. There are agents who will sell for you, be your US presence and

ask for a high percentage commission without a monthly retainer. The most

common structure in sales would structure a contract to include a monthly retainer

and commission. Still others may only charge a retainer and be confined to certain

areas of their expertise such as proposal writing for a designated number of hours

per month. Most of the individuals will have a certain area of expertise or

connections in specific agencies.

Trade shows are abundant as well and some are government specific (The General

Services Administration Expo, Small Business Administration Conferences), others

are industry specific (ie. FOSE and GovSec and F-Ped). These are opportune venues

to meet the government buyers and spend time with them, since they are prohibited

to accept gifts, lunch, dinner/golf outings, etc. They can be an expensive

undertaking but there are creative ways to reduce your cost. Some of the

conferences are looking for industry and subject matter experts as speakers for the

breakout sessions. By becoming one of the speakers, you gain more exposure, a live

audience, free press on the conference brochures and more attention and traction at

your booth. With more traction, this becomes basic sales and is a numbers game.

It is a given that in the sales process roadblocks are met and it is the job of the sales

team to overcome these obstacles. An effective business-to-government (B2G) sales

representative will penetrate the government at a variety of levels – the end-user,

the program manager(s) and the individuals who have purchasing or influential

authority. Sometimes there are higher issues which could help or hamper a

product/service from coming to market or perhaps escorting it out. Lobbyist and

public affairs professionals within the Washington DC area can also play a role in

assisting with generating funding for your solution. These professionals work at the

levels in government – primarily on Capitol Hill where they can help influence bills

and appropriations for specific services and products. Their fees may be higher than

a seasoned government sales rep, but will also be able to deliver for you at a

different (more political) level. These individuals may have previously worked for or

with senators, representatives and/or other elected officials. Most successful firms

will have connections on both sides of the political landscape which keeps them

strong at times when there is a change in power at any level within the government.

Although these firms can be powerful sources to leverage, they are not a silver

bullet. All of these tools lobbyist, sales team, consultants, agents and proposal

writers, must be used in collectively to get the most out of your ‘hunting expedition’.

The 80/20 rule applies in government contracts as well. Eighty percent of the

contracts are awarded to the top 20 contractors. These prime contractors are large

businesses and are well-known, such as Lockheed Martin, Northrop Grumman,

Raytheon, SAIC, BAE, etc. These organizations usually maintain a small business

liaison office. It can be beneficial to meet with these offices, register in their small

business vendor database and provide a synopsis on your products/services. Many

times, when the government is working to meet their small business set-aside

contracting goals (24%) these organizations will be forced to also meet small

business goals (36%). Results by agency on how they met these goals can be found

on the SBA Scorecard on the SBA website or at http://www.JenniferSchaus.com This

information should also play a part in your strategy when targeting agencies.

You can employ resources to determine if there is a market in the US government for

your product/service. Commercial companies can be hired to do this for you and

searches can be conducted to determine how much of your product/service has been

bought over the fiscal years, which can be segmented by quarter and company

name. It is also useful to search for competitors and understand their position in

the marketplace to determine your potential share. Government budgets are not

secret and this information is pertinent (and available) when focusing on your target

client.

With this information, you may determine that certain agencies may be better suited

and equipped to purchase your solutions than others. By narrowing your target

client to the top 3 agencies best aligned for your product/service based on their

budget, your budget and your contacts within the agency, you can strategically

positioning yourself for success. Creating a capabilities statement and supporting

literature geared toward the government, will help the buyer in understanding how

your solution will assist them.

Each administration, Republican or Democrat has specific goals and focus areas.

Some of these are determined by world events (wars and economic crisis, etc.) and

others are simply areas that they deem important (ie. green and environmental

products). By being cognizant of these issues, reading trade journals and

government specific publications, you can gain a clearer understanding of your

clients’ mentality and challenges, thus being better able to provide a solution. By

joining associations in Washington DC related to your industry you will benefit from a

locally based advocate, a built in government relations team (usually a given in

associations) working on your behalf and possible collaboration with other firms in

your industry. Likewise, joining an international chamber, Spanish-American

Chamber Of Commerce you may also benefit from building relationships with US

based partners who are in the federal government contracting space. There are also

associations dedicated solely to US Federal Government contracting from which

companies can reap rewards, relationships and find teaming partners for government

contracting.

For foreign companies, establishing a US presence is not absolutely necessary, but

can be beneficial. Most US Government contracts have been awarded to US

companies who are physically located within the DC metropolitan area. (Part of this

is due to the Buy America Act, BAA). Basic sales skills tell us that business is earned

and awarded to the company/individual where there is a relationship. In order to

build those relationships, the sales rep and/or the consultant for your company

should be located close to the decision maker and where the work is taking place,

sometimes two different places. Modern day technology has allowed us to video-

conference, email and communicate in ways where we do not have to physically be

present. When dealing with a risk-adverse client, it is a best practice to physically be

there. Additionally, foreign companies may also consider establishing a US

subsidiary to have a legal entity and stronger presence in the US.

Government purchases can – and are also be based on a variety of factors including

price and quality. The current environment (2016) government contactors find

themselves in LPTA, Lowest Price Technically Acceptable. This means contracts are

awarded based on lowest price regardless of the firms past performance or

experience. This allows new players into the sector who have no experience in

government contracting whatsoever. Typically quality is sacrificed, sometimes

contracts are cancelled due to poor performance or the firm going out of business

due to not being able to sustain their business model of “buying contracts” at or

below margin.

Foreign firms should secure a DUNS (Data Universal Numbering System) from Dun &

Bradstreet Corporation at http://www.DnB.com From there, they should register in

the System for Award Management at http://www.SAM.gov which will require input

of basic company information, including your industry NAICS Codes (North American

Industry Classification System) and in most cases a Tax ID Number (TIN). Foreign

companies can work with a Registered Agent in the US, establish a US subsidiary or

explore other alternatives for obtaining a TIN.

Foreign businesses will have to pay close attention to the Trade Agreement Act and

Buy American Act. The TAA focuses more on country of origin relating to

manufacturing and products – how and where the end product is composed. The

BAA primarily gives preference to US companies over foreign entities on contracts.

Certain exceptions apply including some construction materials, pricing and unique

solutions. Other BAA exceptions relate to the US government procuring non-US

goods that are not reasonably available commercially in the US. *Please consult

Section 25 of the Federal Acquisition Regulation and also the General Services

Administration website for current information and language regarding The Buy

America Act and Trade Agreement Act for foreign companies, as these regulations

are undergoing changes at the time of this publication. http://acquisition.gov/far/

In conclusion, The US Government is the world’s largest purchaser of goods and

services. It is an elaborate and competitive market, but it is not impossible to be

successful. Establishing your business as a government vendor and winning

business is competitive and complex yet possible and very profitable for many.

Knowing those rules and identifying government savvy experts to guide you through

the government puzzle - can be the differential in being another government vendor

and being the successful and preferred government solution provider.

Jennifer Schaus runs a government consulting firm in Washington, DC. She is the

founder and principal of Jennifer Schaus and Associates. Ms. Schaus has domestic and

international clients who provide both services and products to the US Federal

Government. Her expertise is in representing clients to compete for US Federal

Contracts, securing Set-Aside certifications and supporting the sales process via

proposal writing, marketing and business development. She is a frequent speaker at

government contracting forums and associations including WIP (Women Impacting

Public Policy), NCMA (National Contract Management Association), APMP

(Association Of Proposal Management Professionals, NDIA/WID (National Defense

Industry Association/Women In Defense), WAVE (Women As Veteran Entrepreneurs) and

more. She has been featured or quoted in The Wall Street Journal, The Washington Post,

The Washington Business Journal, Government Product News and more.

Ms. Schaus holds a BA from Towson University, a Leadership Accelerator Certificate

from UC Berkeley and a Certificate in Executive Leadership from Cornell University.

She sits on the Board of Directors for GovLish a data aggregator of government

acronyms. For more information and to contact Jennifer Schaus & Associates, please

visit: www.JenniferSchaus.com or JSchaus@JenniferSchaus.com or call us + 1 - 2 0 2 –

3 6 5 – 0 5 9 8.