Standards and Systems Implementa/on: Challenges in implemen/ng HIS and ICD 10  

in Cambodia  By: Dr. Mean Reatanak Sambath M&E and Health Informa/cs Program Leader USAID BHS Project implemented by URC Cambodia Email: msambath@urc‐chs.com 7‐10 August 2012, Bangkok Thailand 

 

HMIS in Cambodia www.hiscambodia.org 

Started in 2010 

Standards and Systems Implementa/on 

•  Standard repor+ng forms – HC1 form is for health centers – HO2 form is for hospitals 

•  Processing in HMIS on monthly basis •  Accessibility at all level 

Integra/on and interoperability  

HMIS Launched 2011 

– Greatly increased repor+ng (quan+ty, quality, and +meliness) 

– Increased use of HMIS for informa+on 

– Integra+on and interoperability  

Integra/on and Interoperability  

Timely Repor/ng  

0% 20% 40% 60% 80% 100% 

2010  2011  2012 

Percentage of MoH health facili/es with /mely repor/ng of HMIS data to MoH 

Percen

tage 

Daily HMIS Page Visits 

2852 

7950 

0 

1000 

2000 

3000 

4000 

5000 

6000 

7000 

8000 

9000 

Num

ber o

f Page Visits 

Daily Number of Users 

79 

60 

126 

0 

20 

40 

60 

80 

100 

120 

140 

Num

ber o

f Users 

Implemen/ng Pa/ent Medical Record System‐PMRS 

PMRS

•  Started in Siem Reap

Provincial Hospital on

November 2011

•  Hospital-based patient

database

•  Integrated database system

Method

Medical school graduate students

•  Review diagnosis from patient files

•  Select diagnosis from ICD 10 codes

(21242 diagnosis codes in 2011)

•  Type diagnosis if not in ICD10 list

Tes/ng ICD 10 at health facili/es 

Results-Tes/ng ICD 10 at health facili/es 

With 21242  ICD 10 codes 

Admission  Diagnosis 

Discharge Diagnosis 

Total 

#   (%)  #   (%)  #   (%) 

Selected from ICD10  

2361  44%  2724  50%  5085  47% 

Typing  3042  56%  2729  50%  5771  53% 

Total  5403  100%  5453  100%  10856  100% 

Code in Pa/ent Record System 

Patient ID Ward Admission   Discharge 

Date Diagnosis ICD Date Diagnosis ICD AG-000447 Med 7/9/2012 Diarrhea and

gastroenteritis A09 7/11/2012 Diarrhea and

gastroenteritis A09

AV-000268 Med 5/14/2012 Respiratory tuberculosis

A15 7/23/2012 Respiratory tuberculosis

A15

AB-002673 Med 7/16/2012 Rabies A82 7/19/2012 Rabies A82

AG-000998 Med 7/18/2012 Dengue hemorrhagic fever

A91 7/20/2012 Dengue hemorrhagic fever

A91

AH-000691 Med 7/22/2012 Plasmodium falciparum malaria

B50 7/26/2012 Plasmodium falciparum malaria

B50

Challenges in Implemen/ng HMIS  

•  Limited Accessibility of HMIS at remote health facili+es 

•  New technology and skills on PMRS •  Maintenance cost for PMRS at hospitals •  More equipment and infrastructure for PMRS 

Challenges in Using ICD 10 Code  

•  Code changes within a year (2011 vs 2012) •  Many terms for one code •  One diagnosis with mul+ple codes •  Limited codes for combined diagnoses •  Some codes do not fit into regional needs  

Code Changes 

Hemorrhoids •  I84 in 2011 vs K64 in 2012 

Many terms for a single code 

O80 is for •  Normal deliveries •  Encounter for full‐term uncomplicated delivery 

•  Completely normal delivery case •  Completely normal onset of labor •  Spontaneous delivery Z38 is for outcome of delivery, unspecified  

One diagnosis with mul/ple codes 

O82 is for  •  Cesarean delivery, unspecified •  Encounter for cesarean delivery, unspecified Z38.1 is for •  Single liveborn infant, delivered by cesarean (outcome of delivery) 

 

One diagnosis with mul/ple codes 

Maternal hypertension •  O13: Gesta+onal [pregnancy‐induced] hypertension without significant proteinuria 

•  O16: Unspecified maternal hypertension •  O10.1:Pre‐exis+ng hypertension complica+ng pregnancy 

One diagnosis with mul/ple codes 

S/llbirth •  P95‐S+llbirth •  Z37.1‐Single s+llbirth •  O36.1‐Maternal care for intrauterine death 

 

One Code for mul/ple diagnoses 

A09 code •  Diarrhea •  Acute gastroenteri+s •  Enteri+s •  Coli+s •  etc..  

Limited codes for combined diagnoses 

•  K29.9: Gastroduodeni+s, unspecified •  E10.10: Type 1 diabetes mellitus with ketoacidosis without coma 

Challenging in Using ICD 10 Codes  

•  Physicians are not familiar with the codes •  Incorrect coding causes incorrect diagnosis classifica+on 

•  Varia+ons in local language •  The accuracy of the code depends on the quality of the diagnosis term 

 

Recommenda/ons 

Code •  Can not use ICD‐10 instead of diagnos+c term •  Doctors must write all the diagnosis words first (with good quality) 

•  Then assign ICD‐10, but must follow coding rules and guidelines 

 

Recommenda/ons 

AeHIN strategic plan could be included •  Pa+ent Medical Record System •  Use of disease code  

– Standard  –  Integrated in health informa+on system  –  Integrated medical record system 

•  Apply web based applica+on for rou+ne repor+ng system and data use 

Recommenda/ons 

Donors and governments could: •  Increase financial resource for  

– HIS and eHIN – Pa+ent Medical Record System 

•  Increase human resources at the country level – Capacity building both na+onally and regionally – Share knowledge and experience 

HMIS Collabora/on Peer To Peer Assistance 

26 

Dr. Sambath (URC) presented HIMS at  6th  Na+onal Conference on Informa+on 

Technology in Health in Vietnam 

May 16‐2012 

27 

MoH Vietnamese delegates met with the MoH and URC team, 28 May 2012 

MoH Vietnamese Delegates visited HMIS  in Cambodia 

•  Create HMIS in Vietnam 

•  See and experience HMIS in Cambodia 

HMIS Database Work Sta/on at Private Clinics 

Thank you for your a[en/on