Prince William County Route 28 Corridor Improvement Program (Design/Build Contract)

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Umbrella Contract Timeline:• Advertise RFQ ‐ Summer 2016• Advertise RFP  ‐ Early Fall 2016• Award Design/Build Contract  ‐ Late Fall 2016• Projected Completion Dates:

Route 28 Phase II:  Winter 2018/2019Vint Hill Road Extended:  Winter 2018/2019Route 28 Phase III:  Summer 2020

Benefits:• Estimated significant savings vice bidding these as 

separate projects.• Internal staff efficiencies and time savings.• The total project duration can be reduced.• Reduced citizen frustration by having a centralized 

point of contact for responding to their concerns as well as by having coordinated work zones that will allow better traffic flow.

Brentsville Magisterial District

Prince William County Route 28 Corridor Improvement Program (Design/Build Contract)

Route 28 PH IIFitzwater Dr.  to Aden Rd.

1.7 Miles•100% sealed plans.•ROW and dry utility relocation requirements not included in contract.

•Dry utility relocations ongoing.

•Bids to include QA/QC.•Payment by unit price.•Federal Design

Vint Hill Rd Ext.Schaffer Ln. to Sudley Manor Dr. (0.75 Miles)

•30% plans. (PFI Plans LD‐436)•Bids to include QA/QC,  all ROW and all utility  relocation expenses.

• (3) Fuel line crossings.•Est. Design Completion: Oct 2017 (TBD by Contractor).

•Payment by schedule of values.

•Non Federal Design

Route 28 PH IIIVint Hill Rd. to Penn. Ave.

1.4 Miles•Scoping documents to include borings, corings, paving design, and traffic counts. (PM‐100)

•Bids to include QA/QC,  all ROW and all utility relocation expenses.

•Est. Design Completion: Jul  2018. (TBD by Contractor)

•Construction completion:  summer 2020.  

•Payment by schedule of values.

•Federal DesignConstruction Completion:  Winter 2018 ‐ 2019 

• Non‐Federal construction except “Buy American”.• Award to be made to the lowest price proposal.• Dates assume fall 2016 award; day to day slippage on NTP.  • Traditional design‐build contract following 2012 VDOT Minimum Requirements for Quality Assurance and 

Quality Control on Design Build and Public‐Private Transportation Act Projects.

Traditional Design Build 

Route 28 Corridor Improvement ProgramConstruction Project Mangement and Inspection Services

• PWC is seeking the following services:  Construction Project Management. Office Engineering. Construction Inspection. Project Engineering.

• The initial term shall be for four years and up to $2M/year.  PWC has the option to extend the contract one additional year.

• The Request for Proposal to be issued by PWC Purchasing Office in the spring of 2016.

• Notice of intent to award to be made prior to the award of the Route 28 Corridor construction contract.

Neabsco Mills Road Design Services

• PWC is seeking design services to prepare 100% design plans.

• The scope involves:  widening from 2‐lanes to 4‐lanes Spans from Route 1 to Smoke Ct.  

(approximately 5,000 LF). 10’ shared use path and 5’ sidewalk. Utility duct bank. Major intersection and signal redesign. Cradle to Grave Design Services.

• The budget for the construction project is estimated at $25M.

• The Design Services Request for Proposal to be issued by PWC Purchasing Office in the spring/summer of 2016.

DoT Open Ended Design Services Contract

• PWC has established Open‐Ended Contracts as a method of obtaining professional engineering services on an as‐needed basis without going through the procurement process each time.

• Selected firms will be required to provide a wide range of services to include Geotechnical, Engineering, Right of Way and Surveying, Utility Coordination and Construction Management  Services on a rotating basis.

• $1M limit per project.

• The Request for Proposal to be issued by PWC Purchasing Office in the fall of 2016.

Constructions Lessons Learned Project Kick‐off

• Inspectors or other staff should be brought on site on the NTP (notice to proceed) date. 

• Have a meeting with the designer prior to the project start.

• Inspection staff and construction superintendent should walk any area adjoining to an HOA (Home Owners Association).  They should have a meeting with the HOA staff, agreement in hand, to ensure everyone is on the “same page” prior to construction.

Constructions Lessons Learned Contracts

• Construction inspection hours need to be called out in the contract.  Outside those hours, the contractor should have to pay for the inspectors costs. 

• Test pitting needs to be addressed in every contract. 

• A pay item should be in every contract for extra regular excavation with the same cost as regular excavation with a planned quantity of 0 cubic yards, for tracking purposes. 

• Construction support should be between 0.75 and 1% of total construction cost. 

Constructions Lessons Learned Plans

• Study the plans thoroughly, if a detour is needed that is not in the plans, begin preparation immediately. A detour requires an engineer’s sealed/stamped detour plan. 

• Check the sequence of construction of your “gravity” utilities. Water flows downhill and has to be built accordingly…or pumped. 

• Soundwall’ s (and any other structure requiring a shop drawing) need to not only be approved by VDOT, but by the EOR (engineer of record) as well. Different agencies have different requirements.  Either that or the type of soundwall (and any other structure requiring a shop drawing) should be defined in the plans. 

Constructions Lessons Learned Utilities

• Check sizes and type of material on all existing utilities, plans can be wrong. Conduct physical check of utilities.  Many utilities are old and incorrectly labeled.

• If at all possible, obtain as‐builts of any relocated utilities on the project. A large portion of issues on a heavy construction project are “conflicting utility” related. 

• A utility coordinator must consistently track and communicate the progress of utility relocations as well as ensuring the correct placement of those utilities as much as possible would be invaluable to a construction project. 

Constructions Lessons LearnedGeneral Construction 

• In depth scheduling needs to be started early. Enforce the baseline schedule date. 

• If submittals do not start showing up immediately, Office Engineer should start calling the contractor for them to avoid schedule problems in the future.  Submittals and RFI (request for information) should be tracked at a weekly meeting. 

• When blasting, always use blast mats.

• When looking for an answer, always go to the order of precedence. 

• Be fair and firm to all involved.  Most people regardless of whom they work for want to be fair.

Constructions Lessons LearnedRight of Way

• Do not wait for the developer to dedicate land associated with proffers.  File COTs (Certificate of Takes) at the beginning of the project.

• Assume impacted property owners on will want a “survey fence” showing new property corners.

• Take photos of impacted businesses daily to prevent “loss of profit” claims.

• Be aware of all agreements with adjacent land owners and the owner of the project engineering process. 

Where is my Dozer ?

This is what happens when things get lost and they turn up in the

most unexpected places.

First of all …..

You have a big Tonka Toy called

The Ultimate Earth Mover

Ultimate Earth MoverThis is the largest earth mover

in the world.....built by the German company, Krupp,

and seen here crossing a federal highwayin Germany

en route to its destination (an open-pit coal mine).

It is cheaper to move the thing like this,than to construct or reassemble onsite.

Specifications:

~ The mover stands 311 feet tall and 705 feet long. ~ It weighs over 45,500 tons~ Cost $100 million to build ~ Took 5 years to design and manufacture ~ 5 years to assemble.~ Requires 5 people to operate it. ~ The Bucket Wheel is over 70 feet in diameter with 20 bucketseach of which can hold over 530 cubic feet of material.~ A 6-foot man can stand up inside one of the buckets.~ It moves on 12 crawlers (each is 12 feet wide, 8' high and 46 feet long).There are 8 crawlers in front and 4 in back.It has a maximum speed of 1 mile in 3 hours (1/3 mile/hour). ~ It can remove over 76,455 cubic meters each day. (100,000 large dump trucks at 40yds. each)

Now where is that Dozer ?

Ahhh … There it is

At the top of that big wheel !!