Plan de Auditoria Interna Sdqs Subdireccion de Calidad

PLAN DE AUDITORÍA INTERNA

PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS (1) Programa Anual de Auditorías Internas 2012

TIPO DE EVALUACION

CALIDAD (2)

CONTROL INTERNO

(2)

CONTROL INTERNO

CONTABLE (2)

GESTIÒN Y RESULTADOS

(2)

INTERNA CONTABLE

(2)

GESTION AMBIENTAL

(2)

SEGURIDAD DE LA

INFORMACION(2)

OTRAS (3)

x x x x x x

PROCESO / PROCEDIMIENTO

1. PROCESO: SISTEMA DISTRITAL DE QUEJAS Y SOLUCIONES PROCEDIMIENTOS - Atención y Direccionamiento de Requerimientos Escritos PR-031 - Atención y Direccionamiento de Requerimientos Telefónicos y Presenciales PR-032 - Atención y Direccionamiento de Requerimientos Virtuales PR-033 - Gestión de Respuestas y Seguimiento PR-034 - Administración del Aplicativo SDQS PR-254 2. PROCESO: COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN JURÍDICA EN EL DISTRITO CAPITAL PROCEDIMIENTO - Atención a Derechos de Petición en Interés General, de Solicitud de información o Documentos Adicionales, Interés Particular y Consultas PR-123

FECHA DE EJECUCION

7 de Diciembre al 19 de Diciembre de 2012

OBJETIVO

Verificar la conformidad de los procesos y procedimientos para recibir, tramitar y resolver las quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de información que los ciudadanos y demás partes interesadas formulan a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

ALCANCE Quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de información formulados por la ciudadanía entre el 1º de enero y el 30 de noviembre de 2012.

CRITERIOS

Proceso Sistema Distrital de Quejas y Soluciones y Procedimientos que lo integran.

Artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Títulos I y II de la Ley 1437 de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

Resolución SG 031 de 2011, “Por la cual se adopta y reglamenta la figura de/la Defensor/a

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del/a Ciudadano/a en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.”

Artículo 1º del Acuerdo Distrital 03 de 1987, "Por medio del cual se reglamenta en el Distrito Especial de Bogotá, el ejercicio de derecho de petición, de información y copia y de consulta y se crea una Personería Delegada".

Circular 033 de 2008 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., por medio de la cual se define el procedimiento para presentar quejas, reclamos y sugerencias a través del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones.

Proyecto de inversión vigencia 2012 de la Subdirección de Calidad del Servicio

Plan de Gestión vigencia 2012 de la Subdirección de Calidad del Servicio

Plan de Gestión vigencia 2012 de la persona designada como Defensor del Ciudadano de la Secretaría General

AUDITOR LIDER Y/O JEFE

DE CONTROL INTERNO

Ricardo Bogotá Camargo

EQUIPO AUDITOR

Y/O EVALUADOR

Alba Lucía Carrillo Salinas

FECHA REUNIÓN DE APERTURA

7 de diciembre de 2012 FECHA REUNIÓN DE CIERRE 19 de Diciembre de 2012

(1) Registre el año de la vigencia del Plan de Auditorías Internas y el origen de la auditoria y/ evaluación (Programa Anual de Auditorías Internas o por solicitud al Jefe de la Oficina de Control Interno) (2) Marque con X el tipo de Evaluación (3) Registro el nombre de los subsistemas de gestión nuevos que la alta dirección decida implementar en la Secretaría General. Igualmente registe el nombre de otro tipo de auditoria que no se pueda relacionar con los otros tipos definidos en el formato.

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FECHA HORA ACTIVIDAD / PROCESO/

PROCEDIMIENTO / REQUISITO POR AUDITAR Y/O EVALUAR

AUDITADO Y/O EVALUADO AUDITORES Y/O EVALUADORES

Noviembre 29 de 2012

8:00 a.m. 12:00 m.

Comunicación del Plan de Auditoría y solicitud de información

Andrés Felipe Arango Romero Jefe Oficina de Control Interno

4 al 6 de Diciembre

2012

7:00 a.m. 4:30 p.m. Análisis de información NA Alba Lucía Carrillo Salinas

Diciembre 7 de 2012

8:00 a.m. 8:30 a.m. Reunión de apertura

Andrés Felipe Arango Romero

y Equipo

Jefe Oficina de Control Interno Alba Lucía Carrillo Salinas

Diciembre 7 de 2012

8:30 a.m. 11:00 a.m.

Entrevista al Responsable del Proceso de Sistema Distrital de Quejas y Soluciones

Subdirector de Calidad del

Servicio Alba Lucía Carrillo Salinas

Diciembre 7 de 2012

11:00 a.m. 1:00 p.m.

Revisión Procedimiento Atención y Direccionamiento de Requerimientos Escritos PR-031



Diciembre 7 de 2012

2:00 p.m. 4:30 p.m.

Revisión Procedimientos Atención y Direccionamiento de Requerimientos Telefónicos y Presenciales PR-032 y Atención y Direccionamiento de Requerimientos Virtuales PR-033



Diciembre 10 de 2012

8:00 a.m. 12:00 a.m.

Revisión Procedimientos Gestión de Respuestas y Seguimiento PR-034 y Administración del Aplicativo SDQS PR-254




2:00 p.m. 4:30 p.m. Reunión de seguimiento N.A. Jefe Oficina de Control Interno



8:00 a.m. 10:00 a.m.

Entrevista a responsable del Procedimiento “Atención a derechos de petición en interés general, de solicitud de información o de documentos adicionales, interés particular y consultas código 2214200-PR-123” que hace parte del Proceso de Coordinación de la Gestión Jurídica en el Distrito Capital

Director Jurídico Distrital Alba Lucía Carrillo Salinas

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ACTIVIDAD / PROCESO/ AUDITADO Y/O FECHA HORA PROCEDIMIENTO / REQUISITO AUDITORES Y/O EVALUADORES EVALUADO POR AUDITAR Y/O EVALUAR


10:00 a.m. 12:00 m.

Entrevista al Responsable del Proceso de Inspección, vigilancia y Control de las Entidades sin ánimo de lucro, teniendo en cuenta la interrelación que existe con el Proceso Sistema Distrital de Quejas y Soluciones.

Subdirectora de Inspección, Vigilancia y Control de Personas

Jurídicas sin Ánimo de Lucro



2:00 p.m. 4:00 p.m.

Entrevista al Responsable de los Procesos de Gestión Disciplinaria Distrital y Control Disciplinario, teniendo en cuenta la interrelación que existe con el Proceso Sistema Distrital de Quejas y Soluciones.

Director Distrital de Asuntos

Disciplinarios Alba Lucía Carrillo Salinas


8:00 a.m. 12:00 m.

Entrevista al Responsable del Procedimiento: “Recepción, registro, radicación, digitalización y distribución de comunicaciones oficiales código 2211600-PR-049” que hace parte del Proceso de Gestión Documental Interna, teniendo en cuenta la interrelación que existe con el Proceso Sistema Distrital de Quejas y Soluciones.

Subdirectora de Gestión

Documental Alba Lucía Carrillo Salinas

Diciembre 12, 14 y 17

de 2012

7:00 a.m. 4:30 p.m.

Análisis de Hallazgos y elaboración de informes N.A. Alba Lucía Carrillo Salinas

Diciembre 18 de 2012 8:00 a.m. Presentación de informe al Jefe de la

Oficina de Control Interno N.A. Alba Lucía Carrillo Salinas

Diciembre 19 de 2012 8:00 a.m. Socialización del informe. (Reunión

de Cierre) N.A. Jefe Oficina de Control Interno Alba Lucía Carrillo Salinas

REQUERIMIENTOS LOGÍSTICOS: 1. Se solicita al Subdirector de Calidad del Servicio, convocar a las reuniones de apertura y cierre,

a los funcionarios auditados y a los que considere pertinente invitar, en la fecha, hora y lugar establecidos en este plan.

2. En la eventualidad que no se pueda realizar la auditoría en las fechas propuestas, el Auditado

se comunicará con el Auditor Líder, con el fin de acordar los posibles cambios.

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3. En el sitio de la Auditoría, se solicita la disponibilidad de un puesto de trabajo y un computador.

4. Sugerimos evidenciar su compromiso mediante el cumplimiento de la realización de las actividades de auditoría en los días y horas programados.

AUDITOR AUDITADO Y/O EVALUADO

FIRMA AUDITOR FIRMA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

FECHA: (4) 29 – NOVIEMBRE – 2012

(4) Fecha en la cual el auditor y/o evaluador firma el Plan de Auditorías Internas

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