Oracle PeopleSoft Day - Sesion fsm caso de éxito

Implantación PeopleSoft V9PeopleSoft Day

Madrid 18 de enero de 2011

Proyecto de Migración PeopleSoft 7.5 – 9.0


Agenda

• Grupo Adecco

• Situación de Partida

• El Proyecto• El Proyecto

• Retos más importantes

• Claves del Éxito

• Conclusión final


Adecco en el mundo

El Grupo Adecco nace el el año 1996 tras la fusión de ADIA (Suiza) y ECCO (Francesa).

El Grupo Adecco está presente en más de 60 países a nivel mundial.


Grupo Adecco

• El Grupo Adecco, con sede en Zurich, Suiza, es uno de los principalesproveedores mundiales de soluciones de recursos humanos

• El Grupo ofrece una amplia variedad de servicios bajo sus diferentes marcas:

• Trabajo temporal y Contratación directa (generalista y especializado)• Trabajo temporal y Contratación directa (generalista y especializado)

• Outsourcing de procesos.

• Consultoría, MSP y RPO.

• Formación.

• Outplacement.

• Es una compañía que está entre las 500 mejores empresas de la lista deFortune Global


Grupo Adecco

Estas cifras confirman que el Grupo Adecco es el líder mundial en Recursos Humanos


Grupo Adecco

• 1996 Fusión de Adia y Ecco – Nace Adecco

� 20 empresas operativas

• 2005 Adquisición del Grupo Humangroup

+4 empresas operativas (+ 2 en Portugal)� +4 empresas operativas (+ 2 en Portugal)

• 2007 Deslocalización de los negocios de call center a Latinoamerica

� +4 empresas (sucursales) en LATAM

• 2008 Fusión de las 2 sociedades Patrimoniales

• 2009 Restructuración del Grupo en España

� 1 Patrimonial y 17 empresas operativas


Situación de Partida

• ADECCO trabajaba mayoritariamente con PeopleSoft. Principalmente enel área de Finanzas de back-office en Francia, Reino Unido, Alemania,Japón, Italia, Bélgica, Australia y España.

• En estos países, convivían múltiples versiones de PeopleSoft (la mayoríaen 7.5 y 8.4), puestas en funcionamiento entre 1998 y 2004.

• Estas versiones ya no estaban soportadas por ORACLE y utilizabantecnologías obsoletas

• Las versiones PeopleSoft 7.5 contenían un alto grado de personalización.

• Se requerían constantes esfuerzos de mantenimiento de la aplicaciónpara cubrir necesidades técnicas, organizativas o legales.



• Grupo Adecco operaba con la versión 7.5 de PeopleSoft sobre lossiguientes módulos financieros:

• Contabilidad General (GL)• Cuentas a pagar (AP)• Amortizaciones (=AM)• Amortizaciones (=AM)• Modulo de compras (=PO)

• Como complemento a estos módulos utiliza una aplicacióndesarrollada localmente (LUCAS) cuyas funcionalidades eran:

• Gestión de cuentas por cobrar• Repositorio de datos• Gestor de procesos• Facturación



• Como paso previo a la subida de versión, en el año 2009 se integra elGrupo Human Group en los sistemas PeopleSoft de Grupo Adecco.

� +5.000 centros de costes� 4 monedas transaccionales� 4 monedas transaccionales

• Los sistemas estaban ubicados en instancias PS Adecco en España

• PeopleSoft se integraba vía interfase con diferentes sistemas satélites

• Muchas de las necesidades actuales no estaban cubiertas por laaplicación



Esta situación era identificada como un riesgo por el grupo Adecco

El Grupo Adecco decide actualizar todas las plataformas obsoletasPeopleSoft Finanzas a la última versión de PeopleSoft (9.0).

El proyecto se considera una oportunidad para:

� Evolucionar hacia unos procedimientos mas estandarizados.� Simplificar los procesos administrativos que no aportan valor.�Dotar de una herramienta “actual” adaptada a las nuevasnecesidades tecnológicas.


Partiendo de esta decisión, el Grupo Adecco fija como objetivos:

• Dar un servicio más rápido, más eficiente y a menor coste a lasáreas financieras, mejorando además los tiempos de los procesosfinancieros en los periodos de cierre.

El Proyecto: Objetivos

financieros en los periodos de cierre.

• Generar procesos de Negocio más acordes con las necesidades yrequisitos de las áreas de negocio, adaptándolos al máximo a lafuncionalidad estándar PeopleSoft y sustituyendo laspersonalizaciones en todos aquellos procesos que fuera posible.

• Proporcionar un Reporting homogéneo a los diferentesdepartamentos de las empresas (MFRP, auditoría,etc…)

• Contar con una solución que tenga el soporte adecuado delfabricante y permita la actualización necesaria.


El objetivo global del Proyecto en España será la

Reimplantación de la Solución PeopleSoft FSM

sobre la versión internacional corporativa del

El Proyecto: Objetivos

sobre la versión internacional corporativa del

Grupo: PeopleSoft v9.0


France

UK

Germany

Australia

Pla

nn

ed P

roje

cts

Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3

2008 2009 2010

GL, AM, AP

Q4

AR, Billing, HR, Payroll, T&L, PC

Go lives: 1 2/3

Adecco & DIS Tuja

El Proyecto: Localización Adecco España

Australia

Japan

Spain

Italy

Corporate

Belgium

Netherlands

Pla

nn

ed P

roje

cts

7UP

GL, AM, AP

GL, AP

GL, AP, AR

GL, AP, AM, AR, BI, PO

AR, Billing, HR, Payroll, T&L, PC

V8.4 AP,AR,GL

RFP

V8.4 AP,AR,GL

TBD

RFP

Adecco 7UP Program Roadmap


• La instancia PeopleSoft FSM de España debía incorporarse a una instanciaÚNICA compartida con Alemania y posteriormente con el resto de países delGrupo.

Esta instancia se encuentra bajo el control del Centro de ExcelenciaPeopleSoft de Adecco Internacional sito en Lyon.


PS V 9.0PS V 7.5

Diciembre 2009 Octubre 2010

Enero 2011


Adecco España se prepara para el proyecto realizando en el año 2009estas tareas:

• Análisis interno de los requerimientos funcionales y técnicos, yelaboración de RFP en línea con los demás sistemas internacionales.


elaboración de RFP en línea con los demás sistemas internacionales.

• Creación de la estructura tecnológica y del modelo de gobierno para lagestión global del proyecto.

• Selección de un Implantador con conocimientos de la soluciónPeopleSoft y experiencia en procesos de migración y reingeniería.


• La implantación de la funcionalidad estándar de los siguientes módulos:

• Contabilidad General (GL)

• Activos Fijos (AM)

El Proyecto: Alcance

• Activos Fijos (AM)

• Compras (PO)

• Cuentas a Pagar (AP)

• La sustitución del aplicativo desarrollado a medida y denominado “Lucas”, porla funcionalidad de los módulos:

• Cuentas a Cobrar (AR)

• Facturación (BI)


• Las cargas de datos históricos de 5 años desde la versión V 7.5.

• Las Conversiones de los datos necesarios

• Las interfases con los sistemas ‘supervivientes’


• Las interfases con los sistemas ‘supervivientes’

• El Reporting necesario adaptado a la nueva versión.


• El Soporte de Sistemas

• La Gestión del Cambio de los usuarios clave en el uso de los nuevosprocesos.


• Un soporte post-implantación hasta el cierre de diciembre de 2010

• Una garantía de proyecto de 9 meses


Gestión de Proyecto España

Jefe de Proyecto ADECCO

Jefe de Proyecto Motiva

Dirección de Proyecto España

Director Financiero ADECCO

Director IT ADECCO

Director Motiva Consulting

Soporte de Sistemas

ADECCO AITS

Centro Excelencia PSoft

Coordinador InternacionalOFICINA DE PROYECTOS

Dirección de Proyecto

Internacional

Directores ADECCO

Director Motiva Consulting

El Proyecto: Equipo

Equipo Funcional Equipo Técnico

5 Consultores

Funcionales

Usuarios Claves

ADECCO7 Consultores Técnicos

1 Consultor Técnico

ADECCO IT

Soporte de Sistemas

ADECCO IT España

Motiva Consulting

Coordinador

Funcional / Tecnico

Motiva

Coordinador Internacional

Motiva MOTIVA


El Proyecto: Cronograma


El Proyecto: Datos relevantes

• Parametrización de 36 Unidades de Negocio por cada uno de los módulosimplantados

• 4 Claves contables:

�Cuenta: 3 planes contables diferentes�Cuenta: 3 planes contables diferentes

�Departamento: 7600 CECOS

�Proyecto: 106

�Cliente: 300

• Reporting generado : 46 informes desarrollados y más de 90 consultas.

• Traspaso de Parametrización y Conversiones al entorno de producciónmediante Datamover.


El Proyecto: Datos relevantes

• Recodificación de datos históricos, previa a las cargas (Unidades deNegocio, Setid, Clientes, Proveedores, Perfiles y Categorías de AM…)

• Conversiones y Cargas de históricos:

� Lucas: Saldos vivos a 31-12-2009 y todas las transacciones generadas(facturas, abonos, cobros, compensaciones…) desde 01-01-2010 al 24-10-2010. (700.000 líneas de entradas contables)10-2010. (700.000 líneas de entradas contables)

� AM: Conversión de 30.000 Activos desde el sistema desarrollado amedida en PS 7.5. Para facilitar la consulta de históricos se crean enPS 9 las tablas desarrolladas en 7.5.

� PO: Artículos, Pedidos y Recepciones (100.000 líneas de pedido)

� AP: Comprobantes, Pagos y Entradas Contables (4.300.000 líneas deentradas contables)

� GL: Asientos y Saldos (8.500.000 líneas de asiento)


El Proyecto: Mapa final de procesos

LitigiosLitigiosNotas

Gasto / Caja Chica

Notas Gasto / Caja

Chica

POPO

Notas GastoEurovendexNotas GastoEurovendex

Comisiones y traspasosComisiones y traspasos

Mant.Datos

(Rapport)

Mant.Datos

(Rapport)

XRT

Treasury

DesarrolloPre Proceso GL

DesarrolloPre Proceso GL

GLGL APAP

AMAM

OLEOLE

BASBAS

Datastage ARAR

BILLINGBILLING

TelefónicaTelefónica

ContratosContratos

XRT

Reconciliation

DesarrolloNómina

DesarrolloNómina

Datastage


� Colaboración en remoto entre el Equipo de Proyecto de Adecco España(Negocio, IT) y el Equipo Internacional (Adecco AITS y HP-Francia).

� Auditorías de entregas por parte de un Equipo de Control de CalidadInternacional (Francia).

� Puestas en Producción Secuenciales de los diferentes países (España,

Retos más importantes

� Puestas en Producción Secuenciales de los diferentes países (España,Italia) en una instancia compartida operando ya en Producción(Alemania).

� Elaboración de documentación multilenguaje.

� Generación de seguridad compartida/no compartida en la instancia enProducción.

� Fuertes limitaciones en los desarrollos a medida identificados como gap,debido a la utilización compartida del sistema.


� Claro y firme compromiso de la Dirección.

� Dedicación máxima del equipo de proyecto.

� Asumir los nuevos procedimientos.

Claves de éxito

� Limitar al máximo el cambio de prioridades a lo largo del proyecto.

� Aceptación de los documentos sometidos a la validación del Clienteen los plazos establecidos.

� Disponer de las Plataformas Hardware y Software según loscalendarios previstos.


Conclusión FinalConclusión Final

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