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DICIEMBRE 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GIROS, MONEY ORDER Y

FONDOS DE OPERACIÓN

SERVICIO POSTAL MEXICANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GIROS, MONEY ORDER Y FONDO DE OPERACIÓN

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 2 de 142 GERENCIA DE TESORERÍA Código: DCAF-PR-09-046 Rev. A1







ÍNDICE

Página

1. Introducción 4

2. Objetivo del Manual 4

3. Marco Jurídico 5

4. Giros Postales Nacionales

4.1 Expedición de Giros Postales Nacionales Ordinarios. 6

4.2 Envió-Entrega del Reembolso y Expedición de Giro Postal Reembolso. 11

4.3 Pago de Giros Postales Ordinarios y Reembolsos. 16

4.4 Control de los Giros Expedidos y Pagados. 21

4.5 Control de Giros Postales Pagados por Tesorería. 26

4.6 Autorización y Control para la Reposición del Fondo Revolvente para el Pago de Giros Postales Ordinarios y Reembolso a los Gerentes Estatales y Director Metropolitano.

31

4.7 Glosa de Giros. 36

4.8 Integración y Registro de los Giros Expedidos y Pagados en el Subsistema Central de Giros. 41

4.9 Recepción de Información de los Giros Expedidos y Pagados por las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana.

45

4.10 Verificación de Giros Postales Ordinarios y Reembolsos. 49

4.11 Recibo, Control y Suministro de Formas Foliadas para Valores SPM-214 Y SPM-215. 56

4.12 Anexos 61

5. Money Order

5.1 Recepción y Control de los Money Order Pagados en las Administraciones Postales. 88

5.2 Determinación del Fondo Revolvente para el Pago de Money Order y su Dispersión. 95

5.3 Aplicación del Tipo de Cambio para el Pago de Money Order y Giros Internacionales. 100

5.4 Anexos 104

6. Fondo para Gastos de Operación

6.1 Solicitud, Autorización y Apertura de Fondos de Operación. 116

6.2 Solicitud de Autorización y Reembolso de Erogaciones Hechas a través del Fondo de Operación.

122

6.3 Anexos 132

7. Vigencia 142





1. INTRODUCCIÓN

El Servicio Postal Mexicano consciente de la importancia que reviste elevar la

calidad en sus Unidades Administrativas, se ha dado a la tarea de modernizar sus procesos operativos y administrativos teniendo como objetivo principal, la mejora continua, elevar la productividad y disminuir tiempos de atención y respuesta de los diversos asuntos entre Oficinas Centrales y Regionales. En este contexto, el Subdirector de Finanzas a través del Gerente de Tesorería con la asesoría técnica del Gerente de Organización, revisaron y adecuaron el “Manual de Procedimientos para la Expedición, Depósito, Pago, Control y Archivo de Giros Postales, pago de Money Order y Fondos para gastos de Operación”.

Se pretende que el presente documento sea una herramienta útil para los responsables de la expedición, depósito, pago, control y archivo de la información referente a los giros postales; recepción, control, determinación del fondo revolvente y establecimiento del tipo de cambio para el pago y compra de los Money Order´s a través de las Administraciones Postales en todo el país; así mismo, proporcionar los recursos para gastos de operación de Oficinas Centrales y Gerencias Estatales que lo requieran previa solicitud, evaluación y autorización del Director General del Organismo.

Los Gerentes de Tesorería, Contabilidad y Presupuesto involucrados en la dotación de este fondo, atenderán las peticiones autorizadas de recursos financieros a las Oficinas Centrales, Direcciones Corporativas, Direcciones Regionales, Dirección Metropolitana y Gerencias Estatales, con base en el acuerdo autorizado por el Director General del Servicio Postal Mexicano, agilizando los trámites correspondientes una vez presentada la “Solicitud para Apertura del Fondo de Operación” debidamente autorizada, o en su caso, la documentación comprobatoria del gasto para la reposición del fondo.

2. OBJETIVO DEL MANUAL

Contar con un documento que sirva de apoyo y guía para el personal de las Administraciones Postales a nivel Nacional, dependientes de las Direcciones Regionales, Dirección Metropolitana y Gerencias Estatales, con la participación de las Gerencias Tesorería, Contabilidad y Presupuesto, con la finalidad de llevar a cabo en forma correcta y eficiente la expedición, depósito, pago, reembolso, control y archivo de Giros Postales; Así como llevar a cabo las actividades asignadas para la recepción y control de los Money Order pagados en las Administraciones Postales de su jurisdicción y control del fondo para gastos de operación, que redunde en una mejor administración de los recursos financieros.





3. MARCO JURÍDICO

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

2. Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal en curso.

3. Ley del Servicio Postal Mexicano.

4. Ley Federal de las Entidades Paraestatales

5. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría

6. Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

7. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

9. Ley Federal del Trabajo.

10. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

11. Código Civil Federal.

12. Código Federal de Procedimientos Civiles.

13. Código Fiscal de la Federación

14. Reglamento. del Código Fiscal de la Federación

15. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano.

16. Reglamento de la ley Federal de las Entidades Paraestatales.

17. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

18. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

19. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano 20 de agosto de 1986.

20. Decreto que establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal.

21. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.

22. Manual de Organización Institucional del Servicio postal Mexicano.

23. Lineamientos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal.

24. Acuerdo por el que se adicionan y modifican los lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. (DOF 14 de mayo de 2007).

25. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.

26. Y demás disposiciones, vigentes aplicables en la materia.





4. GIROS POSTALES NACIONALES 4.1 EXPEDICIÓN DE GIROS POSTALES NACIONALES ORDINARIOS

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIÓN DE CORREOS EXPEDIDORA

PROPÓSITO Facilitar el traslado de fondos a los usuarios a través de la red postal, por medio de

libramientos a favor de un determinado beneficiario

ALCANCE Nivel Nacional.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS

1. La expedición del giro es responsabilidad del Administrador de la Oficina Postal; debe firmar los formatos SPM 113 (Solicitud de Giro) y SPM 114 (Giro Ordinario).

2. La solicitud del giro postal que se formula mediante el formato SPM-113, deberá ser requisitada con tinta, de puño y letra del solicitante y firmada por el mismo, en caso de no saber escribir podrá designar a una persona para que la llene, estampando únicamente su huella del dedo pulgar derecho o izquierdo en el citado formato.

3. Cuando el giro postal sea solicitado por persona distinta al remitente, él será quien firme por éste en el formato.

4. Después de expedido el giro postal no se admitirá modificación sólo podrá ser pagado o reintegrado. En este último caso, se estampará el sello modelo 56 a la forma SPM-113, al talón del giro correspondiente y a la relación de giros expedidos. forma SPM-114 en el renglón respectivo.

5. En la compra del giro y pago del premio, cuota e IVA, podrá recibirse del usuario dinero en efectivo y moneda de curso legal. ¨Podrán recibir cheques certificados o de caja de personas morales, a nombre del Servicio Postal Mexicano, cuando el monto de la operación así lo requiera y este sea superior a $ 10,000.00.

6. Cuando la Oficina Postal expedidora carezca de máquina protectora, el Empleado que expide los giros, marcará en forma manuscrita el importe del giro postal en la parte correspondiente con bolígrafo y con números legibles, cancelando los espacios no ocupados.

7. Cuando por error quede inutilizado un giro postal, deberá estampársele tanto al giro como al tronco del talonario el sello modelo 58, (nulo) desprendiendo el giro y anexándolo a la relación forma SPM-116.

8. En caso de pérdida, extravío o daño de un giro, se podrá expedir un nuevo giro postal en la forma SPM-214 una vez que se haya verificado que el original no ha sido pagado ni reintegrado, enviando la forma SPM 121 a la oficina pagadora, quien puede solicitar información vía correo electrónico a la Coordinación de Giros.

9. No se cobrará premio por la expedición del giro postal repuesto y surtirá los mismos efectos que el giro original, además se tomará nota de ello en las formas SPM-113, SPM-114 y en el original del talón de la forma SPM-214.

10. La reposición del giro postal sólo podrá expedirse para el mismo beneficiario y para la misma oficina pagadora a la que originalmente se expidió, en el caso de cambio de radicación de pago, se expedirá a la oficina a la cual se haya autorizado para tal efecto, de conformidad con el beneficiario.

11. Se sugiere que para mayor seguridad del usuario, el envío de su giro postal lo haga a través del servicio de correo registrado.

12. El costo del servicio de correos registrado será cubierto con estampillas.





4.1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN FORMA O

DOCTO.

USUARIO 1 – Solicita al Empleado de ventanilla la expedición de un giro postal.

EMPLEADO QUE EXPIDELOS GIROS.-ADMINISTRACIÓN DECORREOS EXPEDIDORA

2 – Atiende al usuario en la expedición de giro postal entregándole la Solicitud de Giros en original y copia, explicándole como la requisite.

SPM-113

USUARIO 3 – Recibe Solicitud de Giros y requisita los siguientes datos.

a) Cantidad por la que solicita el giro. b) Datos del beneficiario. c) Datos del remitente. d) Firma del solicitante, o en su caso, huella digital.

SPM-113

4 – Entrega al empleado que expide los giros, el formato requisitado.

EMPLEADO QUE EXPIDE LOS GIROS.- ADMINISTRACIÓN DE CORREOS EXPEDIDORA

5 – Recibe y revisa junto con el usuario, que los datos asentados en la Solicitud de Giros estén correctos, completos, legibles y que la cantidad a remitir esté claramente escrita para expedir el giro.

SPM-113

6 – Consulta el Catalogo Único de Oficinas, para verificar que el lugar de destino del giro exista Oficina Postal que preste servicio de giros, en caso contrario, localiza la Oficina más cercana, previa aceptación del usuario.

7 − Indica al usuario el premio, cuota (costo del servicio en base a la tarifa autorizada) que tiene que pagar por el servicio de expedición del giro ordinario e IVA.

8 − Recibe del usuario el importe en efectivo del giro, del premio, cuota e IVA.

9 − Anota en la Solicitud de Giros los siguientes datos:

a. El número consecutivo impreso en el giro postal (en base al talonario del giro).

b. La clave y nombre de la oficina expedidora.

c. La clave y nombre de la oficina pagadora (en base al directorio de Administraciones del país).

d. La fecha de expedición.

SPM-113

10 − Requisita el Giro Postal Ordinario en original ya sea a mano o utilizando máquina protectora para lo cual antes de imprimir el valor del giro, coloca papel carbón entre las formas SPM-214 y SPM-113 marcando dicho valor en ambas formas.

SPM-214

11 − Verifica en la forma Giro Postal Ordinario, que estén legibles y correctos los siguientes datos:

a) Clave y nombre de la Oficina Expedidora y Pagadora a 10 posiciones.

b) Nombre y domicilio completo del remitente.

c) Importe del giro con número.

SPM-214






DOCTO. d) Fecha de expedición.

e) Nombre del beneficiario.

f) Importe del giro con máquina protectora o a mano con tinta negra.

g) Sello de la oficina expedidora.

h) Nombre, R.F.C. y firma del Administrador.

12 − Estampa los siguientes sellos:

• En la forma Solicitud de Giros el sello fechador modelo 36-11

• En la forma Giro Postal Ordinario el sello modelo fechador 36-11 y 4 SOLO FECHAS.

SPM-113

SPM-214

13 – Solicita la firma de autorización del Administrador en el formato del Giro Postal Ordinario, en el espacio indicado.

SPM-214

14 – Desprende del talonario la parte correspondiente al giro postal ordinario y a su vez el comprobante de expedición (cliente).

SPM- 214

15 – Entrega al solicitante el giro postal ordinario y el comprobante de expedición, sugiriéndole que el giro lo envíe al beneficiario por correo registrado y el comprobante lo conserve para cualquier aclaración o reclamación.

SPM-214

TERMINA PROCEDIMIENTO





4.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO

1.- Solicita la expedición de un giro postal

7.2. - Envía a la oficina más cercana si el solicitante está

de acuerdo.

11.- Verifica que los datos en la forma SPM-214 estén

legibles y correctos.

13.- Autoriza el giro, firmando en la forma SPM-214.

10.- Requisita forma SPM-214.

6.- Verifica que exista oficina postal en el lugar que el

remitente pretende enviar el Giro.

5.- Revisa los datos del formato estén correctos y la

cantidad del giro legible.

3.- Requisita SPM-113 anotando monto del giro,

datos del remitente, destinatario y firma

7.1. - Indica al solicitante el premio que debe pagar por el

giro.

15.- Desprende de la forma SPM-214, el comprobante de expedición, sugiriendo que el

giro lo envíe registrado y conserve el comprobante.

2.- Entrega solicitud SPM-113.

4.- Entrega al empleado el formato SPM-113 requisitado.

12.- Estampa los siguientes sellos:

Modelo 36-11 en forma SPM-113 y modelo 36-11 y 4 en

forma SPM-214.

9.- Anota en el formato SPM-113 el número de giro

asignado, la clave y el nombre de la oficina expedidora,

pagadora y fecha de expedición.

8.- Recibe del solicitante el importe del giro, del premio,

cuota e IVA.

14.- Desprende del talonario la parte correspondiente al

giro SPM-214.

¿Existe oficina?

Inicio

Fin

USUARIO EMPLEADO QUE EXPIDE GIROADMINISTRACIÓN DE CORREOS EXPEDIDORA

SI

NO





4.1.3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Manual de Procedimientos para la Prestación de Servicios en Ventanilla.

• Manual de Procedimientos para la Integración, Revisión y Validación Contable de los Ingresos Provenientes de las Administraciones Postales Adscritas a la Subdirección Regional Metropolitana.

• Manual de Procedimientos del Sistema Nacional de Concentración de Ingresos Provenientes de las Administraciones Postales.

4.1.4 REGISTROS • SPM-113 Giros Postales Nacionales Solicitud

• SPM-214 Giro Postal Nacional Ordinario

4.1.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS

Para efectos exclusivos de este manual y de manera descriptiva, mas no limitativa, se entenderá por:

Giro Postal Nacional Ordinario forma SPM-214

Instrumento que se utiliza para realizar la transferencia de dinero a nivel Nacional y se compra en las Oficinas de Correos.

4.1.6 CAMBIOS EN ESTA VERSIÓN

No Aplica

4.12. ANEXOS Los anexos de este procedimiento, se encuentran en el apartado correspondiente.





4.2 ENVÍO-ENTREGA DEL REEMBOLSO Y EXPEDICIÓN DEL GIRO POSTAL

REEMBOLSO

UNIDAD RESPONSABLE


PROPÓSITO Efectuar la entrega del envío reembolso al destinatario, a través de la red postal,

previo pago de la cantidad que señale el remitente, mediante la compra de un giro postal reembolso.

ALCANCE Nivel Nacional


1. Para la aplicación de las políticas 1, 2, 3 y 4 remitirse a la página 8 de este manual, relacionado con la expedición del Giro Ordinario.

2. En caso de pérdida, extravío o daño de un giro, se podrá expedir un nuevo giro postal en la forma SPM- 215, una vez que se haya verificado que el original no ha sido pagado ni reintegrado; enviando la forma SPM 121 a la oficina pagadora, quien puede solicitar información vía correo electrónico a la Coordinación de Giros sobre la reposición del mismo.

3. Se deberá cobrar premio y cuota por la expedición de un giro postal reembolso repuesto y surtirá los mismos efectos que el giro anterior original, además se debe tomar nota de ésta situación en la Solicitud de Giro (SPM-113), en la relación mensual de giros expedidos (SPM-114) y en el talonario del Giro Postal Reembolso (SPM-215).

4. La reposición de un Giro Postal Reembolso, únicamente podrá expedirse para el mismo beneficiario y para la misma oficina pagadora a la que originalmente se expidió.

5. Podrán liquidarse dos o más reembolsos, con un mismo Giro Postal Reembolso, siempre y cuando correspondan a un mismo beneficiario y un mismo solicitante.

6. En toda devolución de un reembolso, se regresará la pieza a través de la factura SPM-78 a la Administración de Correos de origen (depositaria), en donde deberá permanecer hasta 30 días hábiles para su entrega, debiendo obtener 2 copias de dicha factura, una para el archivo y otra para el archivo control de reembolso.

7. Los giros reembolso, no deben ser reintegrados.







DOCTO.

USUARIO 1 − Solicita el servicio de giro postal reembolso y entrega su pieza para envío.

EMPLEADO QUE RECIBE EL REEMBOLSO/ ADMINISTRADOR DE CORREOS EXPEDIDOR

2 − Requisita la factura de correspondencia y envíos registrados (reembolsos) con los datos del envío del remitente y del destinatario.

SPM-78

3 − Cobra al usuario el servicio en base a la tarifa postal vigente, le entrega las estampillas postales y el comprobante del envío.

4 − Requisita al término del día, con base en las facturas de correspondencia y envíos registrados (SPM-78) expedidos, la factura donde relaciona el envío de los reembolsos

SPM-78

5 − Envía al jefe de la Administración de Correos de destino lo siguiente:

a Pieza postal. b Forma de Correspondencias Registradas. c Factura.

SPM-78 SPM-277

JEFE DE LA ADMINISTRACIÓN DE CORREOS DE DESTINO

6 − Recibe pieza y documentos anteriores, verificando el peso y el estado, tanto de la valija como del paquete que está recibiendo.

7 − Requisita Aviso anotando el número de origen y de orden del reembolso.

SPM-77

8 − Envía al destinatario a través del Cartero, el Aviso para que pase a recoger su reembolso a la Administración de Correos.

SPM-77

9 − Recibe del destinatario Aviso e identificación para localizar el reembolso y entrega la forma Giros Postales Nacionales Solicitud para requisitarla en original y copia.

SPM-113

10 − Recibe del destinatario la forma Giros Postales Nacionales Solicitud requisitada, con los datos del remitente del reembolso, del destinatario y con su firma o huella digital.

11 − Verifica conjuntamente con el destinatario que estén correctos los datos asentados en la forma Giros Postales Nacionales Solicitud y anota el número(s) de (los) reembolso(s) a entregar.

SPM-113

12 − Autoriza con su firma la forma Giros Postales Nacionales Solicitud y le indica al destinatario que pase con el empleado que expedirá el giro, entregándole su identificación, aviso y forma Giros Postales Nacionales Solicitud.

EMPLEADO QUE EXPIDE GIROS

13 − Recibe del solicitante la forma Giros Postales Nacionales Solicitud, revisa que los datos estén completos y que aparezca la firma de autorización del empleado de reembolsos.

SPM-113


14 − Anota en la forma Giros Postales Nacionales Solicitud el número progresivo del giro reembolso.

SPM-113

15 − Desprende del talonario el giro postal reembolso y el comprobante del cliente, indicando al usuario que debe entregar el giro al empleado de reembolsos y conservar el comprobante del cliente.

SPM-215

EMPLEADO QUE ENTREGA EL REEMBOLSO

16 − Recibe del solicitante el Giro Postal Reembolso. SPM-215






DOCTO. 17 − Revisa que esté bien requisitado el Giro Postal Reembolso,

recabando fecha y firma de recibido del solicitante en la factura de Correspondencias Registradas, entregándole el reembolso (pieza).

SPM-78

18 − Devuelve bajo pieza registrada a la Oficina de Origen, el original del Giro Postal Reembolso para su descargo en la factura de Correspondencias Registradas.

SPM-78

OFICINA DE ORIGEN EMPLEADO QUE CONTROLA LOS REEMBOLSOS

19 − Recibe sobre conteniendo los Giros Postales Reembolso y procede como sigue:

a Anota en la forma Correspondencias Registradas que conserva en su archivo, el número del giro postal y la fecha de expedición con que se liquidó el reembolso.

b Envía el Giro Postal Reembolso al beneficiario en sobre oficial como pieza registrada.

SPM-78

RESUMEN DEL DIAGIROS REEMBOLSOS


20 − Elabora Relación de Giros Nacionales Expedidos con base en las formas Giros Postales Nacional Solicitud.

SPM-114

21 − Realiza el corte de caja, anotando las cifras en la libreta de control y lo ingresa a la caja.

22 − Archiva el legajo mensual por separado y las formas siguientes:

• Giros Postales Nacional Solicitud

• Relación de Giros Nacionales Expedidos

SPM-113 SPM-114

23 − Guarda los documentos relativos los reembolsos.

24 − Elabora la ficha de depósito bancario por los Giros Postales Expedidos durante el día, para su depósito al día siguiente en las cuentas del Organismo.






DIAGRAMA DE FLUJO

USUARIO EMPLEADO QUE RECIBE EL REEMBOLSO/


JEFE DE LA ADMINISTRACIÓN DE

CORREOS DE DESTINO


EMPLEADO QUE ENTREGA EL REEMBOLSO

OFICINA DE ORIGEN EMPLEADO QUE CONTROLA

LOS REEMBOLSOS

1.- Solicita el servicio de giro postal reembolso y entrega su pieza para envío.

2.- Requisita la factura de correspondencia y envíos registrados (reembolsos) con los datos del envío del remitente y del destinatario.

3.- Cobra al usuario el servicio en base a la tarifa postal vigente, le entrega las estampillas postales y el comprobante del envío

4.- Al término del día, con base en las facturas de correspondencia y envíos registrados (SMP-78) expedidos, la forma factura donde relaciona el envío de los reembolsos

5.- Envía al jefe de la Administración de Correos de destino la Pieza Postal, la forma de correspondencias registradas y factura

6.- Recibe pieza y documentos anteriores, verificando el peso y el estado, tanto de la valija como del paquete que está recibiendo

7.- Requisita aviso anotando el número de origen y de orden del reembolso

8.- Envía al destinatario, a través del cartero, el aviso para que pase a recoger su reembolso a la Administración de correos

9.- Recibe del destinatario aviso e identificación para localizar el reembolso y le entrega la forma Giros Postales del reembolso y le entrega la solicitud para que lo requisite en original y copia.

10.- Recibe del destinatario la solicitud requisitada, con los datos del remitente del reembolso, del destinatario y con su firma o huella digital

11.- Verifica conjuntamente con el destinatario que estén correctos los datos asentados en la solicitud y anota el número (s) de (los) reembolso (s) a entregar.

12.- Autoriza con su firma la solicitud y le indica al destinatario que pase con el empleado que expedirá el giro, entregándole su identificación, aviso y la solicitud.

13.- Recibe del solicitante la solicitud, revisa que los datos estén completos y que aparezca la firma de autorización del empleado de reembolsos.

14.- Anota en la solicitud, el numero progresivo del giro reembolso.

15.- Desprende del talonario, el giro postal reembolso, y el comprobante del cliente, indicando al usuario que debe entregar el giro al empleado de reembolsos y conservar el comprobante del cliente.

16.- Recibe del solicitante el Giro Postal Reembolso

18.- Devuelve bajo pieza registrada a la oficina de origen, el original del giro Postal reembolso para su descargo en la factura de correspondencias registradas

17.- Revisa que esté bien requisitado el Giro Postal Reembolso, recabando fecha y firma de recibido del solicitante en la factura de Correspondencias Registradas, entregándole el reembolso (pieza)

19.- Recibe sobre conteniendo los Giros Postales Reembolso y procede a: Anotar en la forma correspondencias registradas que conserva en su archivo, el número del giro postal y la fecha de expedición con que se liquidó el reembolso. Envía el Giro Postal Reembolso al beneficiario en sobre oficial como pieza registrada.

20.- Elabora relación de Giros Nacionales expedidos con base en las solicitudes

21.- Realiza el corte de caja, anotando las cifras en la libreta de control y lo ingresa a la caja

22.- Archiva legajo mensual por separado, las formas siguientes: Solicitud de Giros y relación de Giros Nacionales Expedidos

23.- Guarda en el archivo correspondiente los giros reembolsos

24.- Elabora la ficha de depósito bancario por los Giros Postales Expedidos durante el día para que lo deposite al siguiente día hábil en la cuenta captadora del Organismo

FIN

INICIO






• Manual de procedimientos para la prestación de servicios en ventanilla



4.2.4 REGISTROS • SPM-78

• SPM-277 • SPM-77 • SPM-113 • SPM-215 • SPM-114



Giro Postal Nacional Ordinario forma SPM-214

Se utiliza para realizar la transferencia de dinero a nivel Nacional.

SGG000 Subsistema de Giros Gerencias y Coordinaciones, instalado en las Coordinaciones

Administrativas, para realizar la captura de los giros expedidos y pagados en sus Administraciones Adscritas.

Fondo Revolvente Asignación de recursos a las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana para pago de Giros

Postales Nacionales

GIR000 Subsistema de Giros pagados por Tesorería, instalado en la Coordinación de Giros, se utiliza

para integrar los giros pagados por la Gerencia de Tesorería a los clientes corporativos, a través de cheque y/o transferencia electrónica

Glosa de Giros Confrontar y verificar que las cantidades reportadas por los Gerentes Estatales-Coordinadores

Administrativos Estatales, y Director Metropolitano, de giros expedidos y pagados, estén debidamente depositados, registrados y sustentados por los giros originales en su caso

SGC000 Subsistema Central de Giros, Subsistema instalado en la Coordinación de Giros y Money Order,

se utiliza para integrar la información de los giros expedidos y pagados a nivel nacional.


No Aplica






4.3 PAGO DE GIROS POSTALES ORDINARIOS Y REEMBOLSOS

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIÓN DE CORREOS PAGADORA

PROPÓSITO Pagar el importe de los Giros Postales Ordinarios y Reembolsos a sus beneficiarios.

ALCANCE A nivel Nacional.


1. Cuando el original o reposición de un giro postal ordinario y reembolso se hubiere mutilado o extraviado, deberá reponerse con otro giro, previa verificación de no haber sido pagado anteriormente.

2. La vigencia del giro postal prescribe a los 6 meses, a partir de su fecha de expedición y podrá ser pagado después de la misma fecha siempre que hubiere mediado reclamación por escrito de parte del solicitante o del beneficiario, antes de 180 días.

3. El giro postal ordinario y reembolso podrá ser endosado una sola vez. 4. Se podrá pagar el giro ordinario y reembolso a persona distinta del beneficiario,

cuando la autoridad judicial competente así lo ordene. 5. Cuando el beneficiario de un giro ordinario y reembolso haya fallecido, sólo podrá

ser pagado al albacea o heredero universal, previa comprobación de su situación legal.

6. Podrá autorizarse el cambio de radicación de pago del giro ordinario y reembolso, siempre y cuando no haya sido pagado.

7. Las identificaciones vigentes que podrán aceptarse para el pago de un giro ordinario y reembolso, serán: pasaporte, credencial de elector y cartilla de identidad postal.

8. El Administrador de Correos podrá pagar originales y reposiciones de giros ordinarios y reembolsos, en el caso de las reposiciones, previamente se debe verificar que el giro original no se haya pagado, además debe verificar las siguientes medidas de seguridad que contiene el giro postal nacional: a Papel seguridad que reacciona a 50 químicos que evitan la alteración del giro b Marca de agua fácilmente visible a contra luz. c Impresión de la palabra “Sepomex” con tinta reactiva al metal de la moneda, en

ángulo superior derecho. d Palabra escondida que al fotocopiarse el giro en color aparece la palabra

“Nulo”. e Logoline es una línea en la que se imprime microscópicamente la palabra

“Sepomex” en la firma del administrador y del que recibe su importe. f Código de barra tipo 3 de 9 con algoritmo especial que calcula el dígito

verificador del folio. g Imagen en color naranja del logotipo de “Sepomex” oculto solo visible con

lámpara de luz negra. h Filamentos observados a simple vista. i Filamentos en color observados con lámpara de luz negra.

9. El Administrador de Correos debe verificar la expedición de todo giro mayor de $1,000.00, de no observarse esta disposición, cualquier giro ordinario y reembolso pagado que resulte improcedente, será de su exclusiva responsabilidad.







DOCTO.

BENEFICIARIO 1 − Entrega giro postal al empleado de la Administración. SPM-214 o SPM-215

ADMINISTRADOR DE LA OFICINA PAGADORA.- EMPLEADO DE GIROS

2 − Recibe del beneficiario el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso, para su pago.

SPM-214 o SPM-215

3 − Revisa en el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso, lo siguiente: • Que esté debidamente requisitado y firmado por el beneficiario

o endosatario en el espacio respectivo. • Que no tenga alteraciones, raspaduras o enmendaduras y

verifica las medidas de seguridad (contenidas en la política No. 8).

• Verifica la autenticidad de todo Giro mayor de $1,000.00 vía telefónica o por correo electrónico en la Coordinación de Giros.

• Después de los diez días, consulta la Tarjeta de Giros Anulados y Relación listado de Giros Pagados.

SPM-214 o SPM-215

SPM-123 SPM-116

4 − Solicita al beneficiario su identificación, anotando al reverso del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso, el domicilio completo, número y clase de documento con el que se identifica.

BENEFICIARIO 5 − Proporciona su identificación oficial vigente.


6 − Recaba al frente del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso, nombre y firma de recibido del beneficiario.

BENEFICIARIO 7 − Firma de recibido en el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso.


8 − Coteja la firma del beneficiario con la que aparece en la identificación vigente.

9 − Realiza el pago en efectivo del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso al beneficiario y le devuelve su identificación.

BENEFICIARIO 10 − Recibe el importe del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso y su identificación.


11 − Estampa en el Giro, los sellos modelos 55 y 36-11. SPM-214 SPM-215

RESUMEN DEL DÍA


12 − Elabora en original y copia Relación de los Giros Postales, con base en los giros pagados.

SPM-116






DOCTO. 13 − Realiza el corte de caja, anotando las cifras en libreta de control.

14 − Entrega al Cajero el corte de caja y los giros pagados, recabando su firma de recibido en libreta de control.

CAJERO 15 − Recibe giros pagados y firma de recibido en libreta de control.


16 − Entrega al Cajero los días 5, 15 y 25 de cada mes, original de la relación de giros pagados para que la integre a la cuenta comprobada.

CAJERO 17 − Recibe original de la relación de giros pagados para integrarla a la cuenta comprobada.


18 − Archiva en legajo mensual la copia de la relación de giros pagados.







BENEFICIARIO ADMINISTRACIÓN PAGADORA EMPLEADO DE GIROS CAJERO

1.- Entrega giro postal forma SPM-214 o SPM-215.

2.- Recibe del beneficiario, el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso, para su pago.

3.- Revisa en el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso se apegue a las características normativas respectivas.

4.- Solicita al beneficiario su identificación anotando al reverso del giro el domicilio completo, número y clase de documento con el que se identifica.

5.- Proporciona su identificación.

6.- Recaba al frente del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Reembolso, nombre y firma de recibido del beneficiario

7.- Firma de recibido en el giro postal.

8.- Coteja la firma del beneficiario con la que aparece en la identificación vigente.

9.- Realiza el pago en efectivo del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso al beneficiario y le devuelve su identificación.

11.- Estampa en el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Reembolso, los sellos modelos 55 y 36-11.

10.- Recibe el importe del giro e identificación.

12.- Elabora en original y copia relación de los Giros Postales, con base en los giros pagados.

13.- Realiza el corte de caja, anotando las cifras en libreta de control.

14.- Entrega al Cajero el corte de caja y los giros pagados, recabando su firma de recibido en libreta de control.

15.- Recibe giros pagados y firma de recibido en libreta de control.

16.- Entrega al cajero los días 5, 15 y 25 de cada mes, original de la relación de Giros pagados para que la integre a la cuenta comprobada.

18.- Archiva en legajo mensual la copia de la relación de giros pagados.

17.- Recibe la relación de Giros pagados para que la integre a la cuenta comprobada.

FIN

INICIO

RREESSUUMMEENN DDEELL DDÍÍAA










• SPM-116 • SPM-123 • SPM-214 • SPM215



Giro Postal Nacional Ordinario SPM-214





Postales Nacionales








No Aplica






4.4 CONTROL DE LOS GIROS EXPEDIDOS Y PAGADOS

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIA ESTATAL Y DIRECCIÓN METROPOLITANA

PROPÓSITO Concentrar en forma decenal en la Gerencia de Tesorería-Coordinador de Giros y

Money Order, la información referente a los giros expedidos y pagados en el interior del país.

ALCANCE Nivel Nacional.


1. El Gerente Estatal y el Director Metropolitano deberán recibir decenalmente de los administradores de su jurisdicción, un informe relacionado con los giros que hayan sido expedidos y pagados, para elaborar el informe mensual de éstos y enviarlo a la Gerencia de Tesorería Coordinador de Giros y Money Order, previa verificación con la cuenta comprobada mensual.

2. Mensualmente o antes según se requiera, el Gerente Estatal y el Director Metropolitano deberán dotar del fondo revolvente a sus Administradores adscritos, para el pago de giros, previa verificación del depósito efectuado por los giros expedidos con anterioridad.

3. El Gerente Estatal, decenalmente debe capturar la expedición y pago de giros a través del subsistema SGG000 (Subsistema de Gerencias y Coordinaciones) y reportarlos a las oficinas centrales, vía correo electrónico, remitiendo los giros pagados, nulos y cancelados por correo tradicional.

4. En las localidades donde exista línea bancaria, se efectuará la remesa de fondos por medio de cheque, en donde se carezca de ésta, se hará en efectivo, remitiéndola en ambos casos, por correo registrado utilizando el servicio contratado mediante las Rutas Postales.







DOCTO.

GIROS EXPEDIDOS

ADMINISTRADOR DE CORREOS

1 − Envía relación decenal de giros nacionales expedidos y copias de los giros postales nacionales solicitud.

SPM-114 SPM-113

RESPONSABLE DEL ÁREA DE GIROS / GERENTE ESTATAL/DIRECTOR METROPOLITANO

2 − Recibe en forma decenal de cada Administración de Correos, Relación de Giros Nacionales Expedidos y una copia de las formas Giros Postales Nacionales Solicitud.

SPM-114 SPM-113

3 − Revisa que el importe total del giro, de la cuota, del premio y del IVA, asentado en la Relación de Giros Nacionales Expedidos, sea el correcto.

SPM-114

4 − Captura los giros en el subsistema SGG000, elabora resumen decenal de giros expedidos por Administración de Correos de su Jurisdicción y genera reporte analítico y resumen, enviándolos por FTP a la Gerencia de Tesorería-Coordinación de Giros, el reporte debe contener.

• Número de giro expedido. • Fecha de expedición. • Nombre y clave de la oficina expedidora. • Nombre y clave de la oficina pagadora. • Importe.

GERENTE DE TESORERÍA-COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER

5 − Recibe reporte analítico y resumen y verifica.

RESPONSABLE DEL ÁREA DE GIROS / GERENTE ESTATAL/DIRECTOR METROPOLITANO

6 − Verifica con su área de Contabilidad que los totales estén correctos, firma analítico, resumen de giros expedidos y elabora relación de Giros Nacionales Expedidos en original.

SPM-114

7 − Envía los reportes a la Coordinación de Giros de la Gerencia de Tesorería, vía FTP.

8 − Archiva en el expediente lo siguiente: • Copia de la relación mensual de giros expedidos por

Administración • Copia del resumen de giros expedidos • Original de las formas SPM-113.

GIROS PAGADOS


9 − Envía los giros postales pagados y relación decenal de giros pagados.

SPM-116

RESPONSABLE DEL ÁREA DE GIROS /GERENTE ESTATAL DIRECTOR METROPOLITANO

10 − Recibe decenalmente en original de cada Administración de Correos lo siguiente:

• Giros postales pagados • Relación de los Giros Postales pagados.

SPM-214 SPM-215 SPM-116

11 − Revisa que los giros pagados no estén alterados, raspados o enmendados, que los datos y el importe total pagado asentado en la Relación de los Giros Postales coincida con la suma de éstos.

SPM-116






DOCTO. 12 − Captura los giros pagados en el subsistema SGG000.

13 − Genera reporte de giros pagados por las Administraciones de Correos adscritas a su jurisdicción regional.

14 − Revisa y verifica que el importe total pagado coincida con el asentado en la relación decenal de los giros postales y la firma en original.

15 − Genera por decena, reporte analítico y resumen del subsistema de giros postales enviándolos por correo electrónico y/o FTP, a la Coordinación de Giros adscrita a la Gerencia de Tesorería.

RESPONSABLE DEL ÁREA DE GIROS /GERENTE ESTATAL/ DIRECTOR METROPOLITANO

16 − Coteja con su área de Contabilidad la cuenta comprobada, la relación mensual de giros pagados en Administraciones.

17 − Envía decenalmente a la Coordinación de Giros adscrita a la Gerencia de Tesorería lo siguiente:

• Correo Electrónico conteniendo la información de giros pagados.

• Giros físicos pagados. • Oficio solicitando la reposición del fondo revolvente.

SPM-214

SPM-215

GERENTE DE TESORERÍA /COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER

18 − Recibe por FTP ó correo electrónico la información de giros pagados, giros físicos pagados y oficio solicitando la reposición del fondo revolvente.

RESPONSABLE DEL ÁREA DE GIROS GERENTE ESTATAL/ DIRECTOR METROPOLITANO

19 − Archiva en expediente lo siguiente:

• Original de la relación mensual por entidad • Original de la relación mensual de los giros postales.

SPM-116 TERMINA PROCEDIMIENTO






ADMINISTRACIÓN DE CORREOS RESPONSABLE DEL ÁREA DE GIROS /COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA ESTATAL/ COORDINACIÓN POSTAL METROPOLITANA

GERENCIA DE TESORERÍA COORDINACIÓN DE GIROS

2.- Recibe decenalmente de cada Administración de Correos, relación de Giros Nacionales Expedidos y copia de las solicitudes SPM-113.

1.- Envía relación decenal de giros expedidos forma SPM-114 y copias de las formas SPM-113. 3.- Revisa el importe total del

giro, la cuota, del premio e IVA, asentado en la relación de Giros Nacionales expedidos sean correctos.

4.- Captura giros en subsistema, elabora resumen decenal de giros expedidos por Administración de Correos de su Jurisdicción y genera reporte analítico y resumen, enviándolos por FTP a la Gerencia de Tesorería/Coordinación de Giros.

5.- Recibe reporte analítico y resumen y verifica.

6.- Verifica con su área de Contabilidad que los totales estén correctos, firma analítico, resumen de giros expedidos y elabora relación de Giros Nacionales expedidos en original.

7.- Envía los reportes a la Coordinación de Giros vía FTP y archiva en expediente documentos.

9.- Recibe decenalmente en original de cada Administración de Correos los Giros Postales pagados y la relación de los Giros pagados.

8.- Envía los giros postales pagados y relación decenal de giros pagados forma SPM-116.

10.- Revisa que los giros pagados no estén alterados, raspados o enmendados, que los datos y el importe total pagado asentado en la relación de los Giros Postales coincidan con la suma.

11.- Captura los giros pagados en el subsistema SGG000.

12.- Genera reporte decenal de giros pagados por las Administraciones de Correos adscritas a su jurisdicción Regional.

14.-Genera por decena, reporte analítico y resumen del subsistema de giros postales enviándolos por correo electrónico y/o FTP, al Coordinación de Giros.

16.- Coteja con su área de Contabilidad la relación mensual de giros pagados en Administraciones.

15.- Recibe por FTP el reporte analítico y resumen del subsistema de giros postales.

17.- Envía decenalmente correo electrónico a la Coordinación de Giros información de giros pagados, los Giros físicos pagados y oficio solicitando la reposición del fondo revolvente.

18.- Recibe correo electrónico con la información de giros pagados, giros físicos pagados y oficio solicitando la reposición del fondo revolvente.

19.- Archiva en expediente: el original de la relación mensual por entidad y original de la relación mensual de los Giros Postales de cada administración.

INICIO

Giros Pagados

13.- Revisa y verifica que el importe total pagado coincida con el asentado en la relación decenal de los giros postales y la firma en original.

FIN










• SPM-114 • SPM-116 • SPM-214 • SPM-215








Postales Nacionales








No Aplica






4.5 CONTROL DE GIROS POSTALES PAGADOS POR TESORERIA

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIA DE TESORERIA.- COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY ORDER

PROPÓSITO Pagar a solicitud de los clientes corporativos o personas físicas, los giros postales

ordinarios y reembolsos, y conciliar los reportes diarios de la Coordinación de Egresos para el pago de giros, vía transferencia bancaria o cheque nominativo

ALCANCE A nivel Nacional


1. El Gerente de Tesorería a través del Coordinador de Giros y Money Order, debe supervisar el pago de los giros. Al aceptar dichos documentos debe verificar se cumplan con los requisitos siguientes:

a) Que el giro haya sido expedido correctamente.

b) Que el giro sea original y que sea presentado para su cobro.

c) Que el giro no muestre huellas de raspaduras, enmendaduras o alteraciones.

d) Que el giro postal esté firmado por el beneficiario o endosatario, de manera autógrafa en el espacio destinado para ello.

2. En todo giro postal pagado se debe estampar invariablemente el sello de pagado, en el cual debe aparecer la fecha de pago en forma clara.

3. En el caso de giros pagados indebidamente, en los que se involucre a las Oficinas Postales se debe responsabilizar al empleado de giros, informando a los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, para recuperar inmediatamente su importe al ser requerido, haciendo constar mediante oficio que deben remitir al Gerente de Tesorería.







DOCTO.

COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER

1 − Recibe de los clientes corporativos los siguientes documentos:

• Carta solicitud de pago de los giros.

• Originales de los giros por pagar firmados por el beneficiario o endosatario de manera autógrafa, en el espacio destinado para ello.

• Archivo electrónico y correo electrónico conteniendo los datos de los giros que se van a pagar.

2 − Verifica que los datos de los giros y la suma del importe coincida con la relación de giros pagados, así como con la carta solicitud.

3 − Integra al subsistema de Giros pagados por Tesorería los giros que se van a pagar por Tesorería, mediante el archivo electrónico que remiten los clientes.

4 − Valida que la información integrada al subsistema central coincida con los giros físicos.

SPM-214 SPM-215

5 − Corrige en caso de error u omisión en el archivo electrónico, los datos de los giros pagados por Tesorería y solicita al cliente los requisite correctamente.

6 − Genera póliza contable por medio de diskette para la incorporación al Sistema Theos de Contabilidad.

7 − Envía reporte a la Coordinación de Egresos con la relación de los giros a pagar a los clientes por transferencia bancaria o cheque nominativo.

COORDINADOR DE EGRESOS

8 − Recibe relación de los giros para pagar a los Clientes Corporativos.

CLIENTE CORPORATIVO 9 − Recibe transferencia bancaria y/o cheque.

EN CASO QUE LOS CLIENTES NO REMITAN ARCHIVO DE GIROS PAGADOS COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER

10 − Captura en el subsistema de Giros pagados por Tesorería, los giros que se van a pagar por Tesorería.

COINCIDE IMPORTE DE LOS GIROS PAGADOS CON DOCUMENTOS Y/O LOS GIROS CUMPLEN CON LOS REQUISITOS

11 − Entrega al Archivo de la Coordinación de Giros, los giros pagados con su respectiva etiqueta, para su custodia y consulta posterior.

12 − Concilia los auxiliares contables con la base de datos del subsistema de giros pagados por Tesorería.

NO COINCIDE EL IMPORTE DE LOS GIROS PAGADOS CON DOCUMENTOS Y/O LOS GIROS NO CUMPLEN CON LOS REQUISITOS

13 − Marca el error en la relación de los giros pagados, así como en el oficio, en su caso.

14 − Se avisa al cliente por medio de un correo electrónico o telefónicamente, para su corrección.






DOCTO. EN CASO DE EFECTUAR UN PAGO INDEBIDO


15 − Elabora oficio para solicitar el importe al cliente.

16 − Recaba firma del Gerente de Tesorería en el Oficio solicitud en original y 2 copias.

17 − Distribuye la siguiente documentación:

a. Cliente Corporativo:

Original del oficio solicitud.

b. Minutario:

Copia del oficio solicitud.

c. Coordinador de Giros y Money Order:

Copia del oficio solicitud.

CLIENTE CORPORATIVO 18 − Recibe el original del oficio solicitud.


19 − Recibe posteriormente del cliente, cheque certificado por concepto de reintegro.

20 − Elabora póliza contable.

21 − Entrega al Coordinador de Ingresos cheque para depósito en la cuenta del Organismo, por concepto de la devolución del importe solicitado.







GERENCIA DE CONTABILIDAD COORDINACIÓN DE GIROS COORDINACIÓN DE EGRESOS CLIENTE CORPORATIVO

1.- Recibe de clientes corpora-tivos, solicitud de pago de giros, originales de los giros por pagar firmados por el beneficiario o endosatario, disquete o correo electrónico con los datos de los giros que se van a pagar.

2.- Verifica los datos de los giros y la suma del importe coincida con relación de giros pagados, así como con la carta

li it d

4.- Valida que la información integrada al Subsistema central coincida con los Giros físicos.

5.- En caso de error u omisión en el disquete, corrige los datos en el subsistema central de giros o en el subsistema de giros pagados por Tesorería y solicita al cliente los requisite correctamente.

6.- Genera póliza contable por medio de diskette para la incorporación al Sistema Theos de Contabilidad.

7.- Envía reporte a la Coordinación de Egresos con relación de giros a pagar a clientes por transferencia o cheque

Coincide importe de giros pagados con documentos o cumplen con requisitos

13.- Marca el error en la relación de giros pagados, así como en el oficio.

8.- Recibe diariamente relación de los giros para su pago a los usuarios corporativos.

14.- Se le avisa al cliente, por medio de un correo electrónico o telefónicamente para su corrección.

En caso de efectuar un pago indebido

11.- Entrega al Archivo de la Coordinación de Giros, los giros pagados con su respectiva etiqueta, para su custodia y consulta posterior.

15.- Elabora oficio para solicitar el importe al cliente.

16.- Recaba firma de la Gerencia de Tesorería en el oficio solicitud en original y 2 copias

17.- Envía oficio solicitud al Cliente, minutario y coordinación de giros.

18.- Recibe el original del oficio solicitud.

12.- Concilia mensualmente los auxiliares contables con la base de datos de giros pagados por Tesorería.

3.- Integra al subsistema central los giros a pagar por Tesorería, mediante disquete remitido por los clientes.

En caso que los clientes no remitan archivo de

giros pagados

10.- Captura en subsistema central de Giros, los giros a pagar por Tesorería.

19.- Recibe posteriormente del cliente, cheque por concepto de reintegro.

20.- Elabora póliza contable.

21.- Entrega a la Coordinación de Ingresos cheque por concepto de la devolución del importe solicitado.

9.- Recibe transferencia bancaria y/o cheque.

6.1.- Recibe póliza contable

FIN

SI

NO

1

1

2

2

INICIO










• SPM-215








Postales Nacionales








No Aplica






4.6. AUTORIZACIÓN Y CONTROL PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE PARA EL PAGO DE GIROS POSTALES ORDINARIOS Y REEMBOLSO A LOS GERENTES ESTATALES Y DIRECTOR METROPOLITANO.

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIA DE TESORERÍA-COORDINACIÓN DE GIROS

PROPÓSITO Autorizar la reposición del Fondo Revolvente para el pago de giros postales

ordinarios y reembolso y de Money Order a los Gerentes Estatales.



1. Los giros postales pagados que presenten los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, para solicitar la reposición del fondo revolvente, deben cumplir con los siguientes requisitos, de lo contrario no se aceptarán:

a) Que el giro haya sido expedido correctamente. b) Que el giro no muestre huellas de raspaduras, enmendaduras o alteraciones. c) Nombre y firma del beneficiario o del apoderado en el espacio indicado para

ello, si se trata de una Casa Comercial el giro debe estar debidamente endosado y con el sello de la misma.

d) Al reverso del giro postal deben estar asentados los datos del documento con el cual se identificó el beneficiario y su domicilio.

e) Si se trata de una reposición, se verifica en el subsistema central y en el archivo de la Coordinación de Giros que el giro original no haya sido pagado.

f) Todo giro repuesto para reintegro debe anexar copia de la forma 121 contestada de la Oficina Pagadora y contener la leyenda de que “El beneficiario se compromete a reintegrar el importe del mismo sí resultará pagado el original”, escrito del puño y letra del usuario.

g) Todo giro postal debe estar sellado por la Oficina Pagadora.

2. Los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, pueden solicitar la reposición de sus fondos revolventes, en forma decenal o en períodos menores si es necesario, siempre y cuando cubra los requisitos y no exceda su fondo autorizado.

3. Todos los Giros Postales pagados mediante revolvencia por los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, deben ser entregados al Gerente de Tesorería por conducto del Coordinador de Giros y Money Order para su control y archivo.

4. El recibo resguardo del fondo para pago de giros, debe estar firmado por el responsable del fondo, un tanto del recibo debe permanecer en poder del responsable del fondo y un tanto permanecerá en poder del Gerente de Tesorería a través del Coordinador de Giros y Money Order, hasta la devolución del fondo al término del año fiscal.

5. Los fondos para pago de Giros deben concentrarse al Gerente de Tesorería a más tardar el día 31 de diciembre de cada año, o el día hábil previo que corresponda, a fin de que proceda la renovación de los mismos al inicio del siguiente ejercicio fiscal. Para ello, deben solicitar el resguardo cancelado y la renovación de los fondos.







DOCTO.


1 − Recibe de la Gerencia Estatal y Dirección Metropolitana, lo siguiente:

• Oficio solicitud de reposición de fondo revolvente para pago de giros postales en original.

• Depósito del archivo en FTP

o Correo electrónico de aviso que fue depositado el archivo en FTP.

o Original de los giros pagados.

Oficio

2 − Verifica lo siguiente:

• Que los giros presentados estén depositados y registrados.

• Que los datos de los giros coincidan con los documentos.

• Que los giros cumplan los requisitos para su pago.

SPM-214 SPM-215

COINCIDEN LOS DATOS DE LOS GIROS CON LOS DOCUMENTOS Y CUMPLEN CON LOS REQUISITOS

3 − Requisita solicitud de reposición de fondo revolvente para pago de giros en original y copia.

4 − Recaba firmas en la solicitud de reposición de fondo revolvente del Jefe de Unidad y de la Coordinación de Egresos y entrega a éste para su trámite.

GERENTE DE TESORERÍA /COORDINADOR DE EGRESOS

5 − Efectúa el trámite de transferencia bancaria.

GERENTES ESTATALES Y DIRECTOR METROPOLITANO

6 − Recibe transferencia bancaria por reposición del fondo revolvente.


7 − Entrega al archivo de la Coordinación de Giros y Money Order, los giros físicos para su resguardo.

8 − Elabora la póliza por los giros pagados por fondo revolvente, en original.

9 − Entrega a la Gerencia de Contabilidad archivo electrónico con la información de registro y las pólizas físicas para su archivo.

GERENTE DE CONTABILIDAD

10 – Recibe pólizas por medio electrónico para su incorporación al Sistema Theos de Contabilidad.


11 – Envía por medio electrónico los archivos de los giros liberados, de las revolvencias a las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana.






DOCTO. COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER

12 – Verifica el registro contable con la base de datos del subsistema central.

NO COINCIDEN LOS DATOS DE LOS GIROS CON LOS DOCUMENTOS Y CUMPLEN CON LOS REQUISITOS

13 − Devuelve archivo electrónico para su corrección a la Oficina Pagadora.

14 − Retiene el importe de los giros que no han reportado su expedición y envía correo electrónico a las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana, para que regularicen la expedición, para su liberación.







COORDINACIÓN DE GIROS COORDINACIÓN DE EGRESOS

COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES METROPOLITANA Y DEPÓSITOS

MASIVOS

GERENCIA DE CONTABILIDAD

1.- Recibe de Coordinaciones oficio solicitud de reposición de fondo revolvente para pago de giros postales en original, correo electrónico y giros pagados originales.

2.- Verifica que los giros estén depositados y registrados, que los datos de los giros coincidan con los documentos y que los giros cumplan con los requisitos de pago.

Coinciden datos de los giros con documentos y

cumplen con los requisitos

3.- Requisita solicitud de reposición de fondo revolvente para pago de giros en original y copia.

4.- Recaba firmas en la solicitud de reposición de fondo revolvente del Jefe de Unidad y de la Coordinación de Egresos y entrega a éste para su trámite.

7.- Entrega al archivo de la Coordinación de Giros, los giros físicos para su resguardo.

8.- Elabora la póliza por los giros pagados por fondo revolvente, en original.

9.- Entrega a la Gerencia de Contabilidad disquetes con la información del registro y las pólizas físicas para su archivo.

10.- Recibe pólizas por medio de diskette para su incorporación al Sistema Theos de Contabilidad.

13.- Se devuelve archivo electrónico para su corrección a la Oficina Pagadora.

14.- Retiene el importe de los giros que no han reportado su expedición y envía correo electrónico a la oficina expedidora, para que regularice la expedición para su liberación.

5.- Efectúa el trámite de transferencia bancaria.

6.- Recibe transferencia bancaria por reposición del fondo revolvente.

11.- Envía por medio electrónico los archivos de los giros liberados, de las revolvencias a las Coordinaciones Administrativas Estatales, Metropolitana y Depósito Masivos.

12.- Verifica el registro contable con la base de datos del subsistema central.

INICIO

NO

SI

FIN









• SPM-215








Postales Nacionales








No Aplica






4.7 GLOSA DE GIROS

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIA DE TESORERÍA.- COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY ORDER

PROPÓSITO Confrontar y verificar que las cantidades reportadas por las Coordinaciones

Administrativas Estatales y Dirección Metropolitana, de giros expedidos y pagados, estén debidamente depositados, registrados y sustentados por los giros originales en su caso.



1. El Coordinador de Giros y Money Order, debe realizar la revisión de la cuenta comprobada de giros, tanto de la expedición como del pago.

2. El Coordinador de Giros y Money Order, debe verificar que la información recibida vía correo electrónico de la expedición y pago, esté debidamente soportada con la balanza de comprobación.

3. La cuenta de giros pagados mensual, debe estar soportada con los giros físicos según formatos SPM-214 y SPM-215

4. El Coordinador de Giros y Money Order, debe realizar la conciliación mensual de giros, para determinar los giros pagados pendientes de expedir.

5. El Coordinador de Giros y Money Order, debe verificar que lo expedido esté debidamente registrado para poder realizar su pago posterior.

6. El Coordinador de Giros y Money Order debe realizar la comprobación amarre global entre las cifras del sistema con lo contable.







DOCTO.


1 − Recibe del Gerente Estatal, y Director Metropolitano, la siguiente información:

a. Giros Expedidos (vía correo electrónico).

b. Giros Pagados (vía correo electrónico) además:

• Giros físicos pagados.

• Oficio solicitud de fondos.

• Fotocopia de la póliza de la cuenta comprobada mensual.

Oficios, SPM-214 SPM-215

GIROS EXPEDIDOS

2 − Revisa la información de los giros expedidos.

INFORMACIÓN CORRECTA

2.1 − Integra la información al subsistema central de giros.

INFORMACIÓN CON DÍGITOS ERRÓNEOS O PROBLEMÁTICOS

2.2 − Envía correo electrónico al Gerente Estatal y Director Metropolitano, indicando los giros erróneos o problemáticos para su corrección.

Cuando no envían la corrección, se elimina del archivo electrónico los giros erróneos o problemáticos, enviando un 2do. correo electrónico, para su corrección.

Correo Electrónico

GIROS PAGADOS

3 − Valida la información recibida y formula cédula por cada Gerencia y/o usuario corporativo con la documentación recibida.

4 − Integra en el subsistema central de giros la información contenida en el archivo electrónico, siempre que no tenga errores.

5 − Contabiliza el envío de los giros pagados que hayan resultado integrados al subsistema central de giros y envía copia de la revolvencia de fondos, vía correo electrónico a la Gerencia Estatal involucrada.

6 − Verifica por segunda vez la revolvencia, si todavía existen giros pendientes de integrar al subsistema central de giros, envía oficio vía correo electrónico y tradicional, a la Gerencia Expedidora para que regularice su expedición.

Oficio

7 − Envía al Coordinador de Egresos, relación de las revolvencias de los Gerentes Estatales y Director Metropolitano para la radicación de fondos.

Relación

8 − Elabora, revisa y firma pólizas de diario en original, guardando una copia del archivo en el subsistema central de giros y las envía al Gerente de Contabilidad para su archivo.






DOCTO.


9 − Envía al Gerente de Contabilidad archivo electrónico con todas las pólizas que fueron integradas al subsistema central de giros, para su integración en el sistema de contabilidad central.

10 − Verifica las radicaciones enviadas por la Coordinación de Egresos.

11 – Elabora al cierre de cada mes, cédula de los giros pagados retenidos por no haber reportado la expedición y la envía vía correo electrónico a los Gerentes Estatales, para regularizarlos.






4.7.2. DIAGRAMA DE FLUJO


2.- Giros expedidos y pagados, vía correo electrónico, giros físicos pagados, oficio solicitud de fondos, fotocopia de la póliza de la cuenta comprobada mensual.

2.2- Cuando no envían la corrección, se elimina del disquete los giros erróneos o problemáticos, enviando un segundo correo electrónico, para su corrección.

3.- Valida la información recibida y formula cédula por cada Coordinación y/o usuario corporativo con la documentación recibida.

4.- Integra al subsistema central de giros la información correcta contenida en el disquete.

5.- Contabiliza el envío de los giros pagados integrados al subsistema central de giros y envía copia de la revolvencia de fondos, vía correo electrónico a la Coordinación Administrativa involucrado.

6.- Verifica por 2ª. vez la revolvencia, si existen giros pendientes de integrar al subsistema central de giros, envía oficio a la Coordinación expedidora para que regularice su expedición.

9.- Envía a la Gerencia de Contabilidad disquete con todas las pólizas integradas al subsistema central de giros, para su integración en el sistema de contabilidad central.

10.- Verifica las radicaciones enviadas por la Coordinación de Egresos.

11.- Elabora al cierre de cada mes, cédula de los giros pagados retenidos por falta de expedición y la envía vía correo electrónico a las Coordinaciones Administrativos para regularizarlos.

1.-Recibe de Coordinaciones Administrativas Estatales y Metropolitana y Depósitos Masivos los Giros expedidos y pagados.

¿Información correcta?

2.1- Integra la información al subsistema central de giros.

2.2- Envía un correo electrónico al Coordinación Administrativo Estatal, Metropolitano y/o Depósitos Masivos, indicando los giros erróneos o problemáticos para su corrección.

2- Revisa la información de los giros expedidos.

7.- Envía a la Coordinación de Egresos relación de las revolvencias de las Coordinaciones Administrativas Estatales Metropolitano y Depósitos Masivos, para la radicación de fondos.

FIN

INICIO

Tipo de Giros

Expedidos

Pagados

NO

SI

8.- Elabora, revisa y firma póliza de diario en original, guardando una copia del archivo en un disquete y envía a la Gerencia de Contabilidad para su integración junto con las pólizas para su archivo.









• SPM-215








Postales Nacionales








No Aplica






4.8. INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE LOS GIROS EXPEDIDOS Y PAGADOS EN EL SUBSISTEMA

CENTRAL DE GIROS.

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIA ESTATAL

PROPÓSITO Integrar y registrar en el Subsistema Central de Giros, la información de Giros

expedidos y pagados reportados por los Gerentes Estatales y Director Metropolitana, para determinar los giros pendientes de pago o en tránsito y disponer de un archivo para consultas



1. Los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, deben capturar la información de giros expedidos y pagados en el subsistema SGG000 y enviar al Gerente de Tesorería a través del Coordinador de Giros y Money Order, los reportes vía FTP e informar por correo electrónico.

2. El Gerente de Tesorería a través del Coordinador de Giros y Money Order y Money Order, debe concentrar la información proveniente de los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, referente a los giros postales expedidos y pagados a nivel nacional.

3. En el caso de pérdida o extravío de un giro postal expedido y/o pagado, tanto los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, deben comunicar el hecho inmediatamente a través de correo electrónico al Gerente de Tesorería a través del Coordinador de Giros y Money Order; asimismo por esta pérdida, deben levantar acta administrativa y enviarla al Coordinador de Giros y Money Order y Money Order.







DOCTO.

GIROS EXPEDIDOS

GERENTE ESTATAL Y DIRECTOR METROPOLITANO

1 − Captura en el Subsistema de Giros SGG000 la información contenida en la forma Giros Postales Nacionales Solicitud, recibida de las oficinas expedidoras.

SPM-113

2 − Genera reporte verificador de captura. SPM-114

3 − Valida que la información capturada coincida con la contenida en las formas Giros Postales Nacionales Solicitud.

SPM-113

4 − Corrige en el Subsistema de Giros Postales Nacionales, errores u omisiones (en su caso).

5 − Genera reporte analítico y resumen de los Giros Expedidos.

6 − Envía por correo electrónico la captura de los giros expedidos decenalmente a la Coordinación de Giros.

GIROS PAGADOS EN OFICINAS POSTALES

7 − Revisa el reporte de captura de la información de giros originales ordinarios, reembolsos, así como las reposiciones en el Subsistema de Giros SGG000.

SPM-214 SPM-215

8 − Genera reporte verificador de captura. SPM-116

9 − Corrige en el Subsistema de Giros Postales errores u omisiones (en su caso).

GIROS REPUESTOS Y NULOS ORDINARIOS O REEMBOLSOS

10 − Genera reporte de giros repuestos.

ENVÍO DE INFORMACIÓN A OFICINAS CENTRALES

11 − Remite a la Coordinación de Giros oficio de envío de la información generada en el Subsistema de Giros SGG000, sobre los giros expedidos y los giros físicos pagados.

Oficio

12 − Envía decenalmente a la Coordinación de Giros y Money Order , la captura de los giros expedidos, pagados, repuestos y nulos, como sigue:

• Por Correo electrónico y FTP remite toda la información de giros expedidos y pagados.

• Por correo tradicional remite los giros físicos pagados, nulos y cancelados.







COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA ESTATAL, METROPOLITANA Y DEPÓSITOS MASIVOS

1.- Captura en el Subsistema de Giros SGG000 la información contenida en la forma Giros Postales Nacionales Solicitud, recibida de las Oficinas Expedidoras.

2.- Genera reporte verificador de captura.

3.- Valida que la información capturada coincida con la contenida en la solicitud formas SPM-113.

5.- Genera reporte analítico y resumen de los giros expedidos.

6.- Envía por correo electrónico la captura de los Giros expedidos decenalmente a la Coordinación de Giros.

9.- Corrige en el Subsistema de Giros Postales errores u omisiones (en su caso).

ENVÍO DE INFORMACIÓN A OFICINAS CENTRALES COORDINACIÓN DE GIROS

12.- Envía decenalmente a la Coordinación de Giros, la captura de los giros expedidos, pagados, repuestos y nulos, como sigue: • Por Correo electrónico remite toda la

información de giros expedidos y pagados.

• Por correo tradicional remite los giros físicos pagados, nulos y cancelados.

Situación de los Giros

7.- Revisa en el Subsistema de Giros SGG000 reporte de captura de la información de giros originales ordinarios, reembolsos, y las reposiciones.

INICIO

4.- Corrige en el subsistema de giros postales nacionales errores u omisiones (en

su caso)

Repuestos y Nulos Ordinarios o Reembolsos

Pagados en Oficinas Postales

8.- Genera reporte verificador de captura.

11.- Remite oficio envío de la información generada en el Subsistema de Giros SGGOOO, sobre los giros expedidos y los giros físicos pagados.

10.- En caso de giros repuestos (ordinarios o de reembolsos) Genera reporte de giros repuestos.

FIN









• SPM-214 • SPM-215








Postales Nacionales








No Aplica






4.9. RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN DE LOS GIROS EXPEDIDOS Y PAGADOS POR

LAS GERENCIAS ESTATALES Y DIRECCIÓN METROPOLITANA.

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIA DE TESORERÍA.- COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY ORDER

PROPÓSITO Controlar la información y documentación que remiten los Gerentes Estatales y

Director Metropolitano, en relación a los giros postales expedidos y pagados, así como la retención de su importe por el Coordinador de Giros y Money Order y Money Order por no reportar la expedición.



1. El Gerente Estatal y Director Metropolitano, son responsables de enviar en forma decenal al Coordinador de Giros y Money Order, la información generada por cada una de sus Oficinas Postales, referente a los giros postales expedidos y pagados. Esta información debe coincidir con las cifras de la cuenta comprobada mensual.

2. El Coordinador de Giros y Money Order debe concentrar la información sobre los giros postales expedidos y pagados, enviando en forma electrónica a los Gerentes Estatales y Director Metropolitana, los giros pagados que no hayan reportado su expedición.

3. El Gerente Estatal y Director Metropolitano, deben remitir vía electrónica a la Coordinación de Giros y Money Order, las correcciones o aclaraciones para integrarlos al subsistema central de giros.







DOCTO.

GERENTE DE TESORERÍA/ COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER

1 − Recibe y concentra la información de los correos electrónicos recibidos de las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana.

Archivo electrónico

2 − Procesa información en el subsistema SGC000,para obtener:

• Conciliación de giros a nivel nacional.

• Giros pagados sin expedición.

• Giros expedidos y pagados con importes diferentes.

• Reporte comparativo entre cuenta comprobada y captura integrada en el subsistema central de giros.

3 − Prepara información para enviar a las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana, expedidoras de los giros pagados sin expedición e importes diferentes.

GERENTES ESTATALES Y DIRECTOR METROPOLITANO 4 − Recibe información de los giros pagados sin expedición e importes

diferentes. Archivo

Electrónico

5 − Remite listados a sus Administraciones de Correos adscritas para su verificación y/o aclaración.


6 − Recibe del Gerente Estatal y Director Metropolitano, el reporte correspondiente de giros pagados pendientes de expedir y de importes diferentes.

7 − Verifica la información contra los controles con que cuenta la Administración, realiza las aclaraciones pertinentes y remite oficios a la Gerencia Estatal y Dirección Metropolitana.


8 − Recibe información de sus Administraciones de Correos adscritas, prepara oficio de aclaración, pólizas contables, pliegos de responsabilidad y en su caso archivo electrónico con la captura de las reposiciones o integraciones pendientes, y remite información de sus aclaraciones al Coordinador de Giros y Money Order.


9 − Verifica la información remitida por los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, realiza las correcciones necesarias en el subsistema SGC000.

Archivo Electrónico







GERENTE DE TESORERÍA/


COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES Y COORDINACIÓN POSTAL

METROPOLITANA Y DEPÓSITOS MASIVOS

ADMINISTRACIONES DE CORREOS

1.- Recibe y concentra la información de los correos electrónicos recibidos de las Coordinaciones Administrativos Estatales, Metropolitana y Depósitos Masivos.

2.- Procesa información para obtener: conciliación de giros a nivel nacional, giros pagados sin expedición giros expedidos y pagados con importes diferentes y reporte comparativo entre cuenta comprobada y captura integrada en el subsistema central de giros.

3.- Prepara información para enviar a los Coordinaciones Administrativos Estatales, Metropolitano y Depósitos Masivos, expedidoras de los giros pagados sin expedición e importes diferentes.

9.- Verifica la información remitida por las Coordinaciones Administrativos, realiza las correcciones necesarias en el subsistema SGC000.

6.- Recibe de la Coordinación Administrativa Estatal, Coordinación Postal Metropolitano y/o Depósitos Masivos, el reporte correspondiente de giros pagados pendientes de expedir y de importes diferentes.

4.- Recibe información de los giros pagados sin expedición e importes diferentes.

5.- Remite listados a sus Administraciones adscritas para su verificación y/o aclaración.

8.- Recibe información de sus Administraciones adscritas, prepara oficio de aclaración, pólizas contables, pliegos de responsabilidad y en su caso diskette con la captura de las reposiciones o integraciones pendientes, y remite información de sus aclaraciones a la Coordinación de Giros.

7.- Verifica la información contra los controles de la Administración, realiza las aclaraciones pertinentes y remite oficio a la Coordinación Administrativa Estatal, Coordinación Postal Metropolitana y/o Depósitos Masivos.

INICIO

FIN









• SPM-214 • SPM-215








Postales Nacionales








No Aplica






4.10 VERIFICACIÓN DE GIROS POSTALES ORDINARIOS Y REEMBOLSOS

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIONES DE CORREOS EXPEDIDORA Y/O PAGADORA, COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY ORDER Y GERENCIA DE ATENCIÓN A CLIENTES.

PROPÓSITO Verificar las reclamaciones escritas y telefónicas de los usuarios e informar el

tratamiento aplicado a un giro ordinario o reembolso que no se ha pagado. Contabilizar los giros expedidos no reclamados por el usuario, tomando como base su vigencia y en su caso, determinar y registrar los efectos financieros de los giros no reclamados y/o prescritos.



1. La verificación de los giros postales ordinarios o reembolsos, pueden ser formuladas por el remitente o el beneficiario al Administrador de Correos expedidor y/o pagador, al Coordinador de Giros y Money Order o al Gerente de Atención a Clientes.

2. Los Administradores de Correos expedidores y/o pagadores y el Coordinador de Giros y Money Order y/o el Gerente de Atención a Clientes, deben recibir y tramitar reclamaciones de giros postales ordinarios y reembolsos, por las causas siguientes:

a. Cuando el giro haya sido reintegrado a personas sin derecho a recibir su importe.

b. Por la pérdida del giro original y/o de su reposición.

c. Porque el giro haya sido pagado a personas sin derecho a cobrarlo.

3. Las reclamaciones deben presentarse por escrito en original y copia dentro de los 180 días, contados a partir de la fecha de expedición del giro.

4. En caso que sea necesaria la investigación de un giro extraviado, el Administrador de Correos puede solicitar apoyo al Gerente de Atención a Clientes o al Gerente de Tesorería a través del Coordinador de Giros y Money Order, quienes deben proporcionar la información relacionada con la reclamación de giros a las Administraciones que lo soliciten.

5. La fuente de información debe ser el Sistema Nacional de Giros Postales y en su caso las reclamaciones de los usuarios. al Gerente de Tesorería/Coordinador de Giros y Money Order, son responsables de emitir al cierre de cada ejercicio la información con las siguientes clasificaciones:

En cuanto a la expedición:

• Giros cuyo proceso de pago está dentro de su vigencia.

• Giros cuyo pago no ha sido reclamado dentro de la vigencia.





6. Las Reclamaciones de los Giros Postales Ordinarios y Reembolso que se originen en la zona metropolitana deben ser presentadas por escrito (dentro de los 180 días naturales contados a partir de la fecha de expedición del giro) por el usuario, ante el Gerente de Atención a Clientes o en las Oficinas Postales, por escrito en original y copia, a la cual anexarán la relación de giros que reclama, quien conforme a los procedimientos investiga, verifica y dictamina la procedencia de la reclamación y los somete para su revisión legal.

7. Para el caso de los Estados de la República, los usuarios las deben presentar al Administrador de Correos que corresponda y remitir al Gerente de Atención a Clientes el resultado.

8. El Gerente de Atención a Clientes previo análisis de la información y documentación, determina el importe a pagar al cliente por los giros reembolso expedidos que no se recibieron en la Oficina Depositaria, para lo cual elabora el convenio de finiquito correspondiente, en el que menciona que en caso de que posteriormente se determine que los giros que se están finiquitando ya hubieran sido pagados, o bien que su pago se haya realizado después de la celebración de este convenio, restituirán al Servicio Postal Mexicano el importe respectivo.

9. El Subdirector de Finanzas a través de la Gerencia de Tesorería únicamente debe efectuar los pagos a que se refiere el procedimiento, una vez que se lleve a cabo la revisión del convenio correspondiente, por el Director de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal.







DOCTO.

RECLAMACIONES ESCRITAS EN LAS ADMINISTRACIONES DE CORREOS

EMPLEADO DE GIROS.- ADMINISTRADOR DE CORREOS EXPEDIDOR Y/O PAGADOR

1 − Recibe del cliente la reclamación del giro postal ordinario y/o reembolso en original y copia para su trámite, por las causas siguientes:

• Pérdida del giro original o de su reposición. • Giro que haya sido pagado a personas sin derecho a cobrarlo. • Giro que haya sido reintegrado a personas sin derecho a

recibir su importe.

2 − Recibe del cliente el pago en timbres según tarifa autorizada para su investigación.

CLIENTE 3 − Recibe copia de su reclamación sellada y firmada para efecto de la interrupción del plazo de prescripción del giro.

EMPLEADO DE GIROS.- ADMINISTRADOR DE CORREOS EXPEDIDOR

4 − Solicita a la Oficina Pagadora mediante la Solicitud de Informe para Reintegro, si fue pagado o no el giro reclamado, en original y copia.

EMPLEADO DE GIROS.- ADMINISTRADOR DE CORREOS PAGADOR

5 − Envía respuesta en la Solicitud de Informe para Reintegro, devolviendo la copia que indica si fue pagado o no el giro reclamado y toma nota para que éste no sea pagado.

EMPLEADO DE GIROS.- ADMINISTRADOR DE CORREOS EXPEDIDOR

6 − Boletina el giro reclamado avisando al Coordinador de Giros y Money Order y a la Oficina Pagadora que queda anulado su pago, procediendo a expedir un nuevo giro original en reposición del anterior y se reintegra al solicitante o envía nuevamente al beneficiario para realizar el pago.

RECLAMACIONES DE CLIENTES PRESENTADAS A LA COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY ORDER


7 − Recibe vía telefónica de los Gerentes Estatales, Director Metropolitano y/o Administradores Postales solicitudes de información de giros.

8 − Requisita el formato de verificación de giros.

9 − Consulta en el subsistema central de giros, el estado que guarda el giro y lo informa e indica el número de verificación correspondiente.

10 − Recibe del usuario la reclamación del giro postal ordinario y/o reembolso en original y copia para su trámite.

11 − Consulta en el subsistema central los datos asentados en el oficio.

12 − Imprime oficio informando el status del giro y lo remite a la oficina solicitante.

reclamaciones de clientes presentadas a la Gerencia de atención a clientes

GERENTE DE ATENCIÓN A CLIENTES

13 − Recibe del cliente la reclamación de giros pendientes de pago.

14 − Verifica en el subsistema central de giros que los giros estén reportados como expedidos pendientes de pago.






DOCTO. 15 − De tratarse de reembolsos no localizados, solicita al Centro

Operativo Regional el comprobante de la recepción de los reembolsos en la Administración Postal de destino.

SPM 277

16 − Solicita apoyo al Gerente de Tesorería a través del coordinador de Giros y Money Order, para validar la información de los giros físicos que no llegaron a la Administración Depositaria.

GERENTE DE TESORERÍA / COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER

17 − Valida que los giros pendientes de pago determinados por la Gerencia de Atención a Clientes sean los correctos.

18 − Elabora en base a los resultados obtenidos, oficio, cédula analítica y resumen conforme al status que presentan los giros en el subsistema central de giros.


19 − Recibe del Gerente de Tesorería oficio y cédulas con el resultado detallado de la investigación.

20 − Tramita ante el Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, la propuesta del convenio.

DIRECTOR CORP. DE ASUNTOS JURÍDICOS Y SEGURIDAD POSTAL

21 − Recibe propuesta de convenio con los resultados de la investigación y en su caso, revisa el convenio de finiquito correspondiente. y realiza su revisión legal.

22 − Comunica mediante oficio la opinión legal el resultado, anexando el convenio al Dirección Corporativo Comercial a través del Gerente de Atención a Clientes.


23 − Recibe y turna Convenio al Subdirector de Finanzas, para elaborar el cheque o transferencia bancaria.

SUBDIRECTOR DE FINANZAS

24 − Recibe oficio y convenio instruyendo al Gerente de Tesorería elabore el cheque a favor del cliente que presentó la reclamación.

GERENTE DE TESORERÍA/ COORDINADOR DE EGRESOS

25 − Recibe instrucción y emite cheque a favor del cliente.

26 − Elabora póliza por medio electrónico para la incorporación al Sistema Theos de Contabilidad con los giros y/o reembolsos pagados.

GERENTE DE CONTABILIDAD,

27 − Recibe póliza para su archivo y resguardo.


28 − Entrega al cliente oficio de finiquito, cheque o efectúa transferencia bancaria y relación analítica de los giros pagados mediante convenio.

CLIENTE 29 − Recibe relación analítica y descarga de su sistema los giros reembolsos liquidados con finiquito.


30 − Captura los giros pagados al cliente, integra al subsistema central de giros la información para evitar futuras reclamaciones.






4.10.2 Diagrama de Flujo

EMPLEADO DE GIROS.- ADMINISTRACIÓN DE

CORREOS EXPEDIDORA Y/O PAGADORA

GERENCIA DE ATENCIÓN A CLIENTES/ COORD. DE ATENCIÓN A CLIENTES


CORREOS EXPEDIDORA


CORREOS PAGADORA

COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY ORDER

INICIO

RECLAMACIONES ESCRITAS EN LAS

ADMINISTRACIONES DE CORREOS

1.- Recibe reclamación del giro postal ordinario y/o reembolso en O/C para su trámite, por las causas siguientes: Pérdida del giro original o de su reposición, Giro que haya sido pagado a personas sin derecho a cobrarlo, Giro que haya sido reintegrado a personas sin derecho a recibir su importe.

2.- Recibe del cliente el pago en timbres según tarifa autorizada para su investigación.

3.- Recibe copia de su reclamación sellada y firmada para efecto de la interrupción del plazo de prescripción del giro.

6.- Boletina el giro reclamado avisando a la Coordinación de Giros y a la Oficina Pagadora que queda anulado su pago, procediendo a expedir un nuevo giro original en reposición del anterior y se reintegra al solicitante o envía nuevamente al beneficiario para realizar el pago.

RECLAMACIONES DE CLIENTES A LA COORDINACIÓN DE GIROS

7.- Recibe vía telefónica de las diferentes Coordinaciones Administrativas Estatales y/o Administraciones Postales solicitudes de i f ió d i

14.- Verifica en el subsistema central de giros que los giros estén reportados como expedidos pendientes de pago.

16.- Solicita apoyo a la Gerencia de Tesorería, para validar la información de los giros físicos que no llegaron a la Administración

RECLAMACIONES DE CLIENTES A LA GERENCIA DE ATENCIÓN A

CLIENTES

11.- Consulta en el subsistema central los datos asentados en el oficio.

10.- Recibe del usuario la reclamación del giro postal ordinario y/o reembolso en original y copia para su trámite.

9.- Consulta en el subsistema central de giros, el estado que guarda el giro y lo informa e indica el número de verificación correspondiente.

4.- Solicita a la Oficina Pagadora mediante la Solicitud de Informe para Reintegro, si fue pagado o no el giro reclamado, en original y copia.

5.- Envía respuesta en la Solicitud de Informe para Reintegro, devolviendo la copia que indica si fue pagado o no el giro reclamado y toma nota para que éste no sea pagado.

8.- Requisita el formato de verificación de giros.

12.- Imprime oficio informando el status del giro y lo remite a la oficina solicitante.

18.- Elabora en base a los resultados obtenidos, oficio, cédula analítica y resumen conforme al status que presentan los giros en el subsistema central de giros.

15.- De tratarse de reembolsos no localizados, solicita al Centro Operativo Regional el comprobante de la recepción de los reembolsos en la Administración Postal de destino.

13.- Recibe del cliente la reclamación de giros pendientes de pago.

CLIENTE

1

1

20.- Tramita ante la Dirección de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, la propuesta del convenio.

19.- Recibe de la Gerencia de Tesorería oficio y cédulas con el resultado detallado de la investigación.

17.- Valida que los giros pendientes de pago determinados por la Gerencia de Atención a Clientes sean los correctos.

1

FIN






GERENCIA DE

ATENCIÓN A CLIENTES/ COORD. DE ATENCIÓN

A CLIENTES

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE

ASUNTOS JURÍDICOS Y SEGURIDAD POSTAL

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY

ORDER

GERENCIA DE CONTABILIDAD

1

22.- Comunica mediante oficio el resultado, anexando el convenio a la Dirección Comercial.- Gerencia de Atención a Clientes.

25.- La Coordinación de Egresos recibe instrucción y emite cheque a favor del cliente.

24.- Recibe oficio y convenio instruyendo a la Gerencia de Tesorería elabore el cheque a favor del cliente que presentó la reclamación.

23.- Recibe y turna Convenio a la Subdirección de Finanzas, para elaborar el cheque o transferencia

21.- Recibe propuesta de convenio con los resultados de la investigación y en su caso, revisa el convenio de finiquito correspondiente.

30.- Captura los giros pagados al cliente, integra al subsistema central de giros la información para evitar futuras reclamaciones.

29.- Recibe relación analítica y descarga de su sistema los giros reembolsos liquidados con finiquito.

27.- Recibe póliza para su archivo y resguardo.

26.- Elabora póliza por medio de diskette para la incorporación al Sistema Theos de Contabilidad con los giros y/o reembolsos pagados.

28.- Entrega al cliente oficio de finiquito, cheque o efectúa transferencia bancaria y relación analítica de los giros pagados mediante convenio.

CLIENTE

FIN








• Manual de Procedimientos para la Atención de Reclamaciones.









Postales Nacionales








No Aplica






4.11 RECIBO, CONTROL Y SUMINISTRO DE FORMAS FOLIADAS PARA VALORES

SPM-214 Y SPM-215

UNIDAD RESPONSABLE

COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY ORDER

PROPÓSITO Controlar la recepción y distribución de las formas valoradas, con la finalidad de tener

existencias para dotar en forma oportuna a las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana.



1. El Subdirector de Finanzas y el Gerente de Tesorería a través del Coordinador de Giros y Money Order debe controlar la existencia de las formas foliadas para valores, en base a máximos y mínimos.

2. El Coordinador de Giros y Money Order debe supervisar la emisión de las formas foliadas para valores, a fin de evitar duplicidad.

3. El Coordinador de Giros y Money Order debe controlar la distribución de las formas foliadas para valores, enviadas a los Gerentes Estatales y Director Metropolitano.

4. Las dotaciones de formas, se remitirán físicamente a las Coordinaciones Estatales y Metropolitana, por correo tradicional y por sistema, mediante el proceso de dotación de remesas en el subsistema SGC000.

5. El Coordinador de Giros y Money Order debe verificar que las formas foliadas para valores, cumplan con las especificaciones de impresión autorizados.

6. El Coordinador de Giros y Money Order debe controlar las formas foliadas para valores en desuso, concentradas por los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, para su destrucción.

7. El Coordinador de Giros y Money Order debe realizar arqueos periódicos de las formas valoradas SPM-214 y SPM-215.

8. El Coordinador de Giros y Money Order está facultado para avalar la recepción de las formas valoradas SPM-214 y SPM-215 de parte del Proveedor, y es responsable de su envío a los Gerentes Estatales y Director Metropolitano

9. Las formas valoradas SPM-214 y SPM-215 deben estar almacenadas y resguardadas en el Almacén de Estampillas y Formas Valoradas, el cual debe contar con las medidas de seguridad necesarias.







DOCTO.


1 − Formula y firma requisición solicitud de impresión de talonarios de las formas SPM -214 y SPM-215 en original y 5 copias.

Requisición

2 − Entrega a la Subdirección de Recursos Materiales la requisición en original y 4 copias, recabando en la quinta copia sello de acuse de recibo que archiva en expediente.

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES

3 − Recibe la requisición en original y 4 copias sellando de recibido en la quinta copia y la tramita.


4 − Turna fotocopia de la requisición sellada al Coordinador de Giros y Money Order, para su conocimiento y seguimiento.

GERENTES DE TESORERÍA /COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER

5 − Recibe del Proveedor los talonarios impresos de acuerdo a la requisición enviada. SPM-214

SPM-215

6 − Revisa que los talonarios cumplan con las condiciones establecidas en la requisición.

EL PEDIDO NO CUMPLE CON LAS CONDICIONES

7 − Anota en el pedido de remisión la diferencia detectada y lo devuelve al proveedor

EL PEDIDO CUMPLE CON LAS CONDICIONES

8 − Firma de recibido en el pedido remisión de conformidad, en original y 2 copias, conservando copia.

9 − Ordena por número de folio los talonarios y registra la entrada en el registro de control (kardex).

10 − Captura las formas valoradas en el subsistema de giros (SGC000), para su control y seguimiento.

SOLICITUD DE FORMAS FOLIADAS


11 − Solicita mediante oficio al Coordinador de Giros y Money Order dotación de formas SPM 214 y SPM 215.


12 − Recibe solicitud y registra la salida en el control por número de folio de los talonarios, para la distribución.

13 − Requisita y firma forma factura para la remisión de giros en original y 3 copias, y etiqueta las cajas para el envío de remesas en valijas registradas.

Oficio SPM-543

14 − Recaba firma del Jefe de Unidad de Glosa y Revolvencias en la forma factura para la remisión de giros.

SPM-277






DOCTO. COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER

15 − Formula remesa en paquetes, anexando original y copia de la forma factura para la remisión de giros.

SPM-543

16 − Amarra y marchama el paquete para su envío.

17 − Deposita en oficialía de partes el paquete para su distribución.

18 − Archiva copia de la forma factura para la remisión de giros y el original del pedido remisión.

SPM-543

19 − Recibe posteriormente del Gerente Estatal y Director Metropolitano, copia de la forma factura remisión de giros, como acuse de recibo y la archiva en el expediente.

SPM-543






4.11.2. Diagrama de Flujo

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

MATERIALES SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA/ COORDINACIÓN DE GIROS COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS

ESTATALES, METROPOLITANA Y DEP. MASIVOS

1.- Formula y firma requisición de impresión de talonarios de las formas SPM-214 y SPM-215 en original y 5 copias.

2.- Entrega la requisición en original y 4 copias, recabando en la quinta copia sello de acuse de recibo y archiva.

4.- Turna fotocopia de la requisición sellada a la Coordinación de Giros, para su conocimiento y seguimiento.

3.- Recibe la requisición en original y 4 copias sellando de recibido en la quinta copia y la tramita.

5.- Recibe del Proveedor los talonarios impresos de acuerdo a la requisición enviada.

6.- Revisa que los talonarios cumplan con las condiciones establecidas en la requisición.

¿Cumplen Condiciones?

8.- Firma de recibido en el pedido remisión de conformidad, en original y 2 copias, conservando copia.

7.- Anota en el pedido de remisión la diferencia detectada y devuelve al proveedor. FIN

9.- Ordena por número de folio los talonarios y registra la entrada en el registro de control (kardex).

10.- Captura las formas valoradas en el subsistema de giros (SGC000) para su control y seguimiento.

12.- Recibe solicitud y registra la salida en el control por número de folio de los talonarios, para la distribución.

13.- Requisita y firma la forma factura para la remisión de giros en original y 3 copias y etiqueta las cajas para el envío de remesas en valijas registradas.

14.- Recaba firma del Jefe de la Unidad de Glosa y Revolvencias en la forma factura para la remisión de giros.

15.- Formula remesa en paquetes y anexa original y copia de la forma factura para la remisión de giros.

16.- Amarra y marchama el paquete a distribuir.

17- Deposita en Oficialía de partes el paquete para su distribución.

INICIO

NO

SI

11.- Solicita mediante oficio a la Coordinación de Giros dotación de formas SPM 214 y SPM 215.

18.- Archiva copia de la forma factura para la remisión de giros y el original del pedido remisión.

19.- Recibe posteriormente del Coordinación Administrativo Estatal y Coordinación Postal Metropolitano, copia de la forma factura remisión de giros, como acuse de recibo y la archiva en el expediente.

FIN








4.11.4. REGISTROS • SPM-214

• SPM-215 • SPM-277 • SPM-543

4.11.5. GLOSARIO DE TÉRMINOS







Postales Nacionales







4.11.6. CAMBIOS EN ESTA VERSIÓN

No Aplica






4.12 ANEXOS ANEXO

GIROS POSTALES NACIONALES SOLICITUD





INSTRUCTIVO GIROS POSTALES NACIONALES SOLICITUD

CAMPO CONTENIDO

Beneficiario El comprador del giro debe escribir claramente y con bolígrafo de tinta de color negro o azul los datos del beneficiario (nombre, domicilio completo el importe del giro) en los espacios indicados para ello, o en el último de los casos deben ser llenados por el empleado de giros a petición del interesado, si este no sabe escribir.

Remitente Anotar claramente sus datos personales (nombre y domicilio completo) como se indica en la forma SPM-113, así como la de firmar dicha solicitud, observando lo del punto (1) anterior.

Datos de Expedición Empleado que Expide el giro

Una vez recibido del usuario el formato SPM-113 “Solicitud de Giro”, procede a llenar la parte que dice “Para ser llenado por el empleado”, usando para ello bolígrafo y llenando cada espacio como se indica.

Por ningún motivo, debe dejar de anotar la clave y nombre de la oficina expedidora y pagadora.

En caso de una reposición

Cuando se trate de un giro repuesto, se debe anotar en la solicitud SPM-113 Original:

− El número de giro al que sustituya.

− La fecha de expedición.

Se liquida reembolso No:

En este espacio, anotar el número o los números del o los reembolsos que liquida.

En la línea que indica “Firma del expedidor”, el empleado que tramita el giro debe anotar nombre completo y firma

Sello de Oficina Expedidora

Al finalizar el llenado de la forma SPM-113, estampe en el lugar indicado para ello el sello oficial Modelo 36-11.

Para control de la oficina expedidora: para los casos de reposición de un giro, procede a llenar los espacios siguientes:

Anotar el número que sustituye al original (reposición).

Anota la fecha de la reposición (DD.MM.AA)





ANEXO

GIRO POSTAL NACIONAL ORDINARIO, SPM-214





ANEXO

GIRO POSTAL NACIONAL REEMBOLSO, SPM-215





INSTRUCTIVO DE LAS FORMAS GIRO POSTAL NACIONAL ORDINARIO SPM 214 Y GIRO POSTAL NACIONAL REEMBOLSO SPM- 215

INDICACIONES GENERALES:

1. El Empleado de ventanilla, una vez que reciba la forma SPM-113, “Giros Postales Nacionales, Solicitud”, requisitada; procede a llenar a mano las 3 partes que componen la forma SPM-214 (Giro Postal Nacional Ordinario) o SPM-215 (Giro Postal Nacional Reembolso).

2. Utilizar para el llenado de los formatos SPM-214 o SPM-215, bolígrafo de tinta negra o azul.

3. Contar con el sello modelo 36-11 y el Catálogo de Dependencias.

4. Requisitar las partes del tronco y el comprobante del usuario (partes 1 y 3) del giro forma SPM-214 ordinario o SPM-215 reembolso.

5. El Administrador firmará de autorizado en la parte indicada para ello, en el cuerpo del giro (parte 2), plasmando el sello lineal que contiene su nombre y R.F.C.

CAMPO CONTENIDO Remitente Anote nombre y domicilio completo del remitente.

Fecha de expedición Anote la fecha de expedición utilizando números arábigos (1, 2, 3 etc.), a 8 posiciones.

Oficina Expedidora Escriba con números arábigos los espacios destinados para la clave de la Oficina Expedidora y Pagadora, a 10 posiciones.

Importe Anote claramente con números el importe del giro utilizando hasta dos decimales.

Nombre Anote los nombres de la Oficina Expedidora y Pagadora.

Páguese a Anote claramente el nombre del beneficiario del giro.

Importe con letra Si dispone de máquina protectora, utilícela para anotar el importe del giro, de lo contrario, en forma manuscrita.

Reposición del giro No. En caso de reposición del giro, anote el número y fecha de expedición del giro que se repone.

Sello expedidora Mod. 36-11

Estampe el sello 36-11 en el lugar indicado para ello.

Paga reembolso No. En caso de reembolsos, anote el número del reembolso(s) que se liquida en este espacio.

REVERSO DEL GIRO

El Empleado de Correos o el Usuario Corporativo, en los casos de pagos por Tesorería, requisitará el reverso del giro con los datos de identificación de quien cobre el giro.

Los documentos validos para identificación oficial vigente son: Pasaporte, Credencial de Elector, Cartilla de identidad Postal.

En el caso de conocimiento de firma, el empleado debe verificar que contenga los siguientes datos: a) Firma del endosatario. b) Nombre y sello de la Empresa o casa Comercial que da el conocimiento de firma al endosatario. c) Nombre completo del endosatario. d) Fecha de endoso. e) Nombre y firma del endosante.





ANEXO

CORRESPONDENCIA Y ENVÍOS REGISTRADOS, SPM-78





INSTRUCTIVO DE LA FORMA SPM-78

CORRESPONDENCIA Y ENVÍOS REGISTRADOS

CAMPO CONTENIDO

1. Registrados, Reembolsos y Seguros

Marcar con una "X" según se trate de registrados, reembolsos o seguros postales.

2. Liquidado con Giro Número

Anotar Número de giro con que se liquida el reembolso, de ser el caso.

3. Oficina Destinataria Anotar Nombre de la Oficina Destinataria.

4. Agencia dependiente de la Admón. En

Anotar Nombre de la Administración de la cual depende la Agencia destinataria del reembolso o seguro postal de ser el caso.

5. Contenido Anotar el contenido de la correspondencia o envío.

6. Descripción del Envío Descripción de la pieza.

7. Reténgase Anotar Número de días que deberá retenerse la pieza.

8. Pieza (S) Número (S) Anotar el número (s) de la pieza.

9. Total de Piezas Anotar el total de piezas.

10. Sello Fechador de la Oficina de Depósito Estampar el sello fechador de la Oficina destinataria.

11. Cartas, Impresos o Paquetes Señalar si se trata de correspondencia o envío.

12. Peso Anotar el peso de los envíos en kilogramos y gramos.

13. Valor por Cobrar Anotar el valor por cobrar, en pesos y centavos, sólo si se trata de un reembolso.

14. Valor Asegurado Anotar el valor asegurado en pesos y centavos, sólo si se trata de un seguro postal.

15. Remitente En estos espacios se anota el nombre y domicilio del remitente.

16. Destinatario Anotar el nombre y domicilio del destinatario.

17. Despachada De Anotar el nombre de la Oficina Postal que despacha la pieza.

18. El Anotar el día, mes y año en que se despacha la pieza y firma del empleado despachador.

19. Sello Fechador de la Oficina de Depósito Estampar el sello fechador de la Oficina Postal de Origen.

20. Recibí Anotar en este espacio el destinatario o remitente el día, mes y año en que recibe la pieza por devolución.

21. Firma En este rubro el destinatario o el remitente por devolución, debe firmar en el momento de recibir la pieza.





CAMPO CONTENIDO

22. Registrados, Reembolsos y Seguros

Marcar con una ”X” según corresponda el depósito a registrados, reembolsos o seguros postales.

23. Pieza (S) Núm. (S) Anotar el número(s) de la pieza(s) depositada(s).

24. Total de Piezas Anotar el total de las piezas depositadas.

25. Valor por Cobrar Anotar el valor por cobrar de la pieza, si se trata de un reembolso.

26. Valor Asegurado Anotar el valor asegurado, si se trata de un seguro postal.

27. Destino En este rubro se anota la población o localidad de destino.

28. C.P. Anotar la Entidad Federativa de destino de la pieza que se deposita.

29. Entidad Federativa Anotar el nombre de la Administración de la cual depende la Agencia de destino de la pieza, si se trata de reembolso o seguro postal.

30. Agencia Dependiente Nombre de la Administración de la cual depende la Agencia destinataria.

31. Sello Fechador de la Oficina de Depósito

Estampar el sello fechador de la Oficina Postal de origen.

32. Firma del Empleado Receptor

En este rubro, debe firmar el empleado receptor de la pieza.





ANEXO

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA Y ENVÍOS, SPM-277





INSTRUCTIVO DE FORMA SPM-277

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA Y ENVÍOS

CAMPO CONTENIDO

1 Sello modelo 6 ó 36-14 de la oficina que despacha. 2 Número del despacho, el que debe ser progresivo para cada oficina, centro operativo regional o

centro postal 3 Nombre de la oficina que despacha. 4 Nombre de la oficina, centro operativo regional o centro postal de destino. 5 Siglas de la línea aérea y número de vuelo; denominación de la ruta o circuito postal 6 Fecha de despacho (día, mes y año) 7 Horario de salida del vuelo, de la ruta o del circuito 8 Anotar la leyenda según corresponda:

S.O. Saca ordinaria P.O Paquete ordinario S.M. Saca mixta P.M. Paquete mixto S.R. Saca registrada C.R. Pieza registrada

S.R.R. Saca registrada con reembolso R. Reembolso (sobre o paquete) S.S.P. Saca con seguros postales S.P. Seguro postal (sobre o paquete) B.P.I. Bulto postal internacional S.P.I. Saca postal internacional P.P. Pequeño paquete V.D. Valija diplomática R.S. Remesa de fondos en saca R.P. Remesa de fondos en paquete

9 Cantidad. 10 Número de origen de la pieza o saca. 11 Peso en kilogramos. 12 Cuando se cuente con precintos de seguridad que se apliquen a S.O. (Saca ordinaria conteniendo

cheques del tesoro de los E.U.A.), S.R., S.R.R., S.S.P., V.D., Y R.S., se anotará la serie y el número. 13 Lugar de procedencia y entidad federativa. 14 Lugar de destino y entidad federativa. 15 Total de piezas. 16 Firmas del empleado que despacha y de quien interviene. 17 Sello lineal modelo 2 del empleado que despacha e interviene. 18 Nombre y firma del contratista o su representante o del recolector, cuando recibe materia postal. 19 Firma del empleado postal que recibe. 20 Sello lineal modelo 2 del empleado que recibe. 21 Sello modelo 6 ó 36-14 de la oficina a donde va consignado el despacho.





ANEXO AVISO, SPM-77

ANVERSO

REVERSO






AVISO

CAMPO CONTENIDO

1 Marcar con una 'X' el servicio respectivo.

2 Anotar si se trata de primer aviso o segundo y último aviso.

3 Anotar el nombre y domicilio (calle, colonia, lugar y código postal) de la persona a quien se dirige el aviso.

4 Anotar el número de origen y de orden asignado a la pieza.

5 Anotar el número de días que estará a disposición del usuario, la pieza.

6 Espacio para anotar el nombre y firma del Administrador de la Oficina Postal que realiza la entrega.

7 Especificar en número el importe total, del valor asegurado y el peso de la pieza, cuando se trate de un seguro postal.

8 Estampar con claridad el sello modelo 5 de la Oficina Postal emisora del aviso.

9 Horario en que se entrega la pieza, ubicación de la ventanilla y domicilio de la Oficina.

10 Lugar para firma del destinatario o su apoderado.

11 Nombre del apoderado, en caso de que el interesado no pueda acudir a recoger la pieza.

12 Lugar y fecha (día, mes y año) en el cual se otorga el poder.

13 Espacio para que firme el destinatario o su apoderado.

14 Anotar los datos de la identificación del destinatario o su apoderado.

15 Lugar para anotar nombre, firma de conocimiento y sello comercial, si la identificación no cubre los requisitos.

16 Anotar el nombre, dirección, lugar y código postal del remitente.

17 Anotar el nombre de la Oficina Pagadora, si se trata de un reembolso.

18 Número de giro que liquida al reembolso correspondiente, fecha de expedición (día, mes y año), e importe en número.





ANEXO

REGISTRO DE GIROS ANULADOS

FORMA SPM-123 ANVERSO





REVERSO

FORMA SPM-123






REGISTRO DE GIROS ANULADOS

CAMPO CONTENIDO

ANVERSO Y REVERSO

Oficina Origen Anotar el nombre de la Administración Postal de origen y la Entidad a la que está adscrita.

Números de giros originales

Anotar el número de cada giro postal de origen que fue expedido.

Fechas de expedición Anotar la fecha en día, mes y año en que fue expedido el giro postal.

Beneficiarios Anotar el nombre completo del beneficiario del giro.

Valores Anotar el valor nominativo del giro expedido.

Números de los repuestos

Anotar el número del repuesto (duplicado) del giro postal expedido.

Fechas de pago de los duplicados o triplicados o repuestos (duplicado)

Anotar la fecha comenzando por el día, mes y año en que fue pagado el repuesto (duplicado) del giro postal expedido.





ANEXO

FORMA SPM-114 RELACIÓN DE GIROS NACIONALES EXPEDIDOS






RELACIÓN DE GIROS NACIONALES EXPEDIDOS

Campo Contenido

1 Anotar si se trata de un giro postal ordinario o reembolso.

2 Anotar el número consecutivo de la hoja.

3 Anotar la Administración de Correos en donde está ubicada y la entidad.

4 Anotar el periodo o fecha que comprende la relación de giros nacionales expedidos.

5 Anotar el número consecutivo de los giros postales.

6 Anotar el valor nominativo del giro postal expedido.

7 Anotar el valor nominativo del premio y cuota del giro postal expedido.

8 Desglosar el impuesto al valor agregado (I.V.A.) correspondiente al total del giro expedido.

9 Anotar el número consecutivo del reembolso del giro postal expedido.





ANEXO

FORMA SPM-116 RELACIÓN DE LOS GIROS POSTALES PAGADOS






RELACIÓN DE LOS GIROS POSTALES PAGADOS

CAMPO CONTENIDO

Pagados Anotar si la relación de los giros postales pagados corresponde a nacionales o internacionales.

Hoja No. Anotar el número consecutivo de la relación de los giros postales pagados.

Administración de Correos en

Anotar la Administración de Correos en donde está ubicada y la entidad.

Periodo del Anotar el periodo o fecha que comprende la relación de giros elaborada.

Núm. Del giro Anotar el número consecutivo de los giros postales.

Oficina Origen Anotar el nombre de la administración de correos origen que expidió el giro postal.

Valor Anotar el valor nominativo del giro postal pagado.





ANEXO

SOLICITUD DE REEMBOLSO





ANEXO

APLICACIÓN CONTABLE





INSTRUCTIVO DEL FORMATO APLICACIÓN CONTABLE

CAMPO CONTENIDO

CTA. Anotar la cuenta contable que se afecta por la expedición del giro postal.

SUB CTA. Anotar la sub cuenta contable que se afecta por la expedición del giro postal.

SUB SUB CTA Anotar la sub sub cuenta contable que se afecta por la expedición del giro postal.

AUX. Anotar el auxiliar contable que se afecta por la expedición del giro postal.

AUX. Anotar el siguiente auxiliar contable que se afecta por la expedición del giro postal.

DOCUMENTO Anotar el documento de que se trate.

CONCEPTO Anotar el concepto que se está afectando.

DEBE Anotar la cantidad que se afecta en la columna del debe.

HABER Anotar la cantidad que se afecta en la columna del haber.





ANEXO

FORMA SPM-121

GIROS Y VALES POSTALES SOLICITUD DE INFORME PARA REINTEGRO





INSTRUCTIVO DE LA FORMA SPM-121 SOLICITUD DE INFORME PARA REINTEGRO

Campo Contenido

Giros y Vales Postales, Solicitud de Informe para Reintegro

Número Anotar el número consecutivo de la solicitud. C. Administrador de Correos en Anotar el nombre de la Administración de Correos y su ubicación estatal. Agradeceré a usted informar si ha(n) sido pagado(s)

Anotar el número de folio de los giros postales expedidos.

Fecha Anotar la entidad federativa, día, mes y año. Sello de la Oficina Expedidora Estampar el sello fechador modelo 36-11 Nombre, apellidos y filiación Anotar el nombre, apellidos y filiación del Administrador de Correos Solicitud para Cambio de Radicación de Pago

Ha(n) sido presentado(s) a cobro en esta Oficina… cuyos datos constan al calce.

Anotar los números de folio de los giros postales presentados a cobro.

Agradeceré a usted informar sí puede ser pagado su importe o si fue…

Anotar el importe del giro postal a cobrar y si ya fue pagado.

Fecha Anotar la entidad federativa, día, mes y año. Sello de la Oficina Pagadora Estampar el sello fechador modelo 36-11. Nombre, apellidos y filiación Anotar el nombre, apellidos y filiación del Administrador de Correos. Número Anotar el número de folio del giro postal. Valor Anotar el importe del giro postal. Oficina expedidora Anotar el nombre de la oficina que expidió el giro postal. Nombre del beneficiario Anotar el nombre completo del beneficiario del giro postal. Fecha de expedición Anotar la fecha (dd/mm/aa) en que fue expedido el giro postal.

Giros y Vales Postales, Autorización de Reintegro de la Oficina Pagadora

Número Anotar el número consecutivo de la solicitud. C. Administrador de Correos en Anotar el nombre de la Administración de Correos y su ubicación estatal. Su volante número … de fecha … no ha sido….. ni

Anotar el número de volante, la fecha y especificar si no ha sido reintegrado el giro postal.

Que expidió la Oficina de Correos Anotar el nombre de la Administración de Correos. En respuesta al volante de usted, número.. de Anotar el número de volante y la fecha. Le manifiesto que Manifestar si ya se realizó el reintegro. Por esa Oficina con fecha Anotar la fecha en que se autoriza el reintegro. ..a.. beneficiario .. por lo…que…procede el .. Anotar el nombre del beneficiario del giro y si procede el reintegro. Fecha Anotar la entidad federativa, día, mes y año. Sello de la Oficina Pagadora Estampar el sello fechador modelo 36-11. Nombre, apellidos y filiación Anotar el nombre, apellidos y filiación del Administrador de Correos. Autorización para Cambio de Radicación de Pago Su volante número…de…. Anotar el número de volante y la fecha. Puede efectuar el pago de Anotar el nombre de la oficina de correos que efectuará el pago del giro. Expedido(s) a cargo de la Oficina en Anotar el nombre de la oficina de correos de origen que expidió el giro postal. Fecha Anotar la entidad federativa, día, mes y año. Sello de la Oficina Expedidora Estampar el sello fechador modelo 36-11. Nombre, apellidos y filiación Anotar el nombre, apellidos y filiación del Administrador de Correos. Número Anotar el número de folio del giro postal. Valor Anotar el importe del giro postal. Oficina expedidora Anotar el nombre de la oficina que expidió el giro postal. Nombre del beneficiario Anotar el nombre completo del beneficiario del giro postal. Fecha de expedición Anotar la fecha (dd/mm/aa) en que fue expedido el giro postal.





ANEXO FORMA SPM-543

FACTURA DE REMESA DE ESTAMPILLAS POSTALES ANVERSO





FORMA SPM- 543 REVERSO





INSTRUCTIVO DE LA FORMA SPM-543 FACTURA DE REMESA DE ESTAMPILLAS POSTALES

CAMPO CONTENIDO ANVERSO

Fecha Anote día, mes y año correspondiente. Gerencia o Administrador Anote el nombre y cargo del empleado al que va dirigida la remesa. Antecedentes Anote los antecedentes correspondientes. Gerencia Anote el nombre y estampe la firma del Gerencia de área respectiva. Interviene Por representación la Contraloría Interna en CORREOS DE MEXICO, Anote el

nombre y estampe la firma del responsable de la Contraloría Interna. El Despachador Anote el nombre y estampe la firma del Despachador. Notas Especiales Anote las notas de carácter especial que procedan. ESTAMPILLAS Y FORMAS ESTAMPILLADAS Valor Indique el valor unitario de las estampillas. Cantidad Indique la cantidad de cada una de las estampillas. Importe Anote el importe de las estampillas. Sumas Anote las sumas totales de los importes correspondientes. Total Indique el total de las estampillas y formas estampilladas. CUPONES RESPUESTA Valor Indique el valor unitario de los cupones respuesta. Cantidad Indique la cantidad de los cupones respuesta. Denominación Internacionales Anote la denominación de los cupones respuesta. Importe Anote el importe de los cupones respuesta.

REVERSO

VALES POSTALES Valor Anote el valor de los vales postales. Valor adicional Anote el valor adicional de los vales postales. Cantidad Indique la cantidad de los vales postales. Numeraciones Indique la serie de folios que comprende la remesa de vales postales. Importe Anote el importe de los vales postales. FORMA SPM 220 TARJETAS CON VALOR Valores Anote los valores de las tarjetas con valor. Cantidad Indique la cantidad de las tarjetas con valor. Numeraciones Indique la serie de folios que comprende la remesa de las tarjetas con valor. Importe Anote el importe de las tarjetas con valor. OTRAS FORMAS FOLIADAS PARA VALORES Formas Enuncie las formas foliadas para valores de la remesa. Cantidades Indique las cantidades de las formas foliadas para valores. Numeraciones Indique la serie de folios que comprende la remesa de las formas foliadas para

valores. El C. Administrador de Correos en Anote el nombre y entidad federativa del Administrador de Correos. Notas Especifique cualquier nota que proceda. Acuse de Recibo Abierta la remesa que ampara esta factura especifique cómo viene la remesa.





5. MONEY ORDER 5.1. RECEPCIÓN Y CONTROL DE LOS MONEY ORDER PAGADOS EN LAS

ADMINISTRACIONES POSTALES

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIAS ESTATALES

PROPÓSITO Efectuar con oportunidad la comprobación del pago de Money Order’ en las

Administraciones Postales, a fin de agilizar el manejo del fondo revolvente asignado.



Los Directores Regionales y Gerentes Estatales, son responsables de cumplir cabalmente con las siguientes políticas:

1. Recibir diariamente de los Administradores Postales de su jurisdicción, relación que especifica el período que amparan los documentos que fueron pagados, número progresivo, número del “Money Order”, importe en dólares, tipo de cambio e importe en moneda nacional y los originales del formato de pago de Money Order “United States International Postal Money Order” (MP-1).

2. Verificar y en su caso, fincar responsabilidad a quien resulte responsable en la alteración del tipo de cambio establecido para el pago de Money Order.

3. Instruir a los Administradores Postales de su jurisdicción para que antes de efectuar el pago de los Money Order, verifiquen que los documentos contengan las medidas de seguridad y los requisitos que a continuación se describen:

MEDIDAS DE SEGURIDAD:

Anverso

- Papel seguridad con filamentos de colores solamente visibles con luz negra.

- El corte debe ser fino y uniforme.

- El óvalo gris a contraluz debe reflejar la imagen de George Washington.

- Cinta o banda de seguridad (se observa a contra luz y con luz negra color naranja, las letras USPS al reverso y anverso).

- El Money Order debe ser de color rosa.

Reverso

- Panel de seguridad con filamentos visibles con luz negra.

- Cinta o banda de seguridad (se observa a contra luz y con luz negra color naranja, las letras USPS al reverso y anverso)





- Número de serie del Money Order visible con luz negra para las series 7407, 7408 y 7409.

REQUISITOS:

Anverso

a. Ángulo superior izquierdo.- Número de serie.

b. Sección media superior.- Año, Mes y Día.

c. Sección media superior.- Clave de la Administración Expedidora.

d. Ángulo superior derecho.- Cantidad en dólares.

e. Sección media superior.- Cantidad en letra.

f. Sección inferior derecha.- Nombre y dirección del remitente.

g. Sección inferior izquierda.- Nombre y dirección del Beneficiario

h. Sección central.- Sello de Pagado (estampado en forma diagonal). Reverso

a. Sección superior izquierda.- Tipo y número de identificación, nombre y dirección del beneficiario, importe en dólares, tipo de cambio vigente, importe en Moneda Nacional.

b. Firma del beneficiario.

c. Sección derecha.- Sello de la Administración pagadora y fecha en que se efectúo el pago.

4. Asignar un número de folio consecutivo a cada original de Money Order “United States International Postal Money Order”, mismo que deben colocar en el ángulo inferior derecho del documento, la numeración iniciará y terminará cada decena, para los días 5, 15 y 25 de cada mes con excepción de diciembre, que deben incluir hasta el día 31 de diciembre .

5. Los Administradores Postales únicamente pueden pagar los Money Order mediante el formato MP 1 (anexo) autorizado en el convenio con el Correo de Estados Unidos.

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS MONEY ORDER

QUE ENTRARON EN VIGOR A PARTIR DEL 27 DE OCTUBRE DE 2008.

• Cuando es visto a contraluz aparece del lado izquierdo a todo lo alto una marca de agua con la imagen de George Washington.

• A la derecha de esta marca de agua aparece un listón de seguridad vertical y multicolor. Cuando es visto a contraluz este listón se ve continuo con barras horizontales claras y obscuras alternando al fondo. Las letras USPS se repiten al derecho y al revés del listón (cuando el giro Postal es visto por el reverso).

• No debe haber ninguna decoloración alrededor de los números que marcan el valor del Money Order.

El importe máximo de los Money Order es de $ 700.00 dólares.







DOCTO.

GERENTE ESTATAL/COORDINADOR ADMINISTRATIVO/ UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS

1 − Recibe diariamente de las Administraciones de su jurisdicción, lo siguiente: • Formatos de Money Order pagados en original. • Relación de Money Order pagados en original y copia.

MP1

2 − Revisa que los siguientes datos de los Money Order correspondan a los de la relación:

a. No. Progresivo b. No. de Money Order c. Fecha de Pago d. Importe en dólares e. Tipo de Cambio f. Importe en moneda nacional

3 − Verifica que el importe del pago de los Money Order esté de acuerdo al tipo de cambio establecido en la fecha respectiva.

EXISTEN DIFERENCIAS

4 − Corrige los datos erróneos en la relación de Money Order pagados.

NO EXISTEN DIFERENCIAS 5 − Firma de recibido en la copia de la relación de Money Order

pagados y la entrega al Administrador.

6 − Archiva el original de la relación de Money Order pagados para consulta o futuras aclaraciones.

DECENALMENTE 7 − Asigna número de folio a los Money Order recibidos en la decena.

8 − Captura en el Sistema Sismoney los datos de los Money Order pagados.

9 − Emite listado previo de Money Order pagados en original, con los siguientes datos:

• No. de documento • Fecha de pago • Tipo de cambio • Importe en dólares • Importe en Moneda Nacional • Subtotales por oficina • Total general

10 − Revisa que los datos contenidos en el listado coincidan con los Money Order.

EXISTEN ERRORES COORDINADOR ADMINISTRATIVO/ UNIDAD DE FINANZAS

11 − Corrige los errores anotando en el listado los datos correctos y los captura en el sistema de Sismoney de Money Order.






DOCTO.

NO EXISTEN ERRORES

12 − Emite listado definitivo en original y dos copias. REPORTE

13 − Graba la información contenida en el listado, en un Subdirectorio identificándola con un número consecutivo.

14 − Elabora Oficio de envío de Money Order pagados en original y dos copias y recaba firma del Gerente Estatal

15 − Envía al Gerente de Tesorería-Coordinador de Giros y Money Order, lo siguiente:

• Oficio de solicitud de reembolso de fondo revolvente en original y copia

• Reporte de Money Order analítico pagados en original y copia. • Relación de Money Order pagados en original y copia. • Formatos Money Order pagados original • Correo Electrónico y archivo enviado por FTP

OFICIO

REPORTE

REPORTE

MP-1 COORDINADOR DE GIROS Y MONER ORDER/UNIDAD DE INFORMATICA Y MONEY ORDER

16 − Recibe del Gerente Estatal la siguiente documentación:

• Oficio de solicitud de reembolso de fondo revolvente en original y copia

• Reporte de Money Order por folio en original y copia. • Relación de Money Order por radicación en original y copia. • Resumen de los documentos de Money Order en original y

copia. • Formatos de Money Order pagados en original. • Correo Electrónico y archivo enviado por FTP

OFICIO

REPORTE

REPORTE

MP-1 17 − Revisa y concilia los siguientes datos de los Money Order contra

los listados:

• No. de documento. • Tipo de cambio • Importe en dólares • Importe pagado en moneda nacional • Fechas de pago

COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER/ UNIDAD DE INFORMATICA Y MONEY ORDER

18 − Elabora reporte Concentrado de Money Order pagados en las Gerencias Estatales en original y copia anotando los siguientes datos: • Gerencias Estatales que solicitan la Reposición del Fondo • Fecha de elaboración • No. y fecha de Oficio • No. de documentos • Importe en dólares • Importe en Moneda Nacional • Total

Relación de las

revolvencias






DOCTO.

COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER/ UNIDAD DE INFORMÁTICA Y MONEY ORDER

19 − Elabora y envía al Coordinador de Egresos reporte para reponer fondos, con la documentación siguiente:

• Oficio de solicitud de fondos recibidas de las Gerencias Estatales

• Reporte de Money Order por radicación • Resumen de los documentos Money Order • Reporte de Money Order’s por folio.

Relación de las

Revolvencias

Reportes

QUINCENALMENTE

20 − Elabora resumen de los Money Order pagados en las Oficinas Postales adscritas a las Gerencias Estatales en base al concentrado diario.

Relación de Money Order

pagados

21 − Hace el cierre por cada envío, elaborando un resumen de Money Order pagados, identificándolo con número consecutivo.

22 − Ordena numéricamente los Money Order recibidos elaborando paquetes de 200 documentos.

23 − Concilia la información acumulada en disquetes con el resumen de Money Order pagados.

24 − Elabora y remite oficio de envío de Money Order pagados en original y dos copias dirigido al Correo de Estados Unidos de América.

Oficio

COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER/UNIDAD DE INFORMÁTICA Y MONEY ORDER

25 − Distribuye la documentación de la siguiente manera:

a. Gerente de Contabilidad

• Copia del resumen definitivo del cierre del envío quincenal y mensual.

b. Correo de Estados Unidos de América

• Oficio de envío de Money Order pagados en original. • Reporte detallado por lote de Money Order pagados en

original (en paquetes de 200). • CD que contiene la información de los Money Order

pagados. • Paquetes de 200 Money Order formato MP1

c. Archivo Temporal.

• Resumen quincenal. • Paquetes de documentación recibida de las Gerencias

Estatales (copias) • Concentrado diario • Copia de Oficio de envío de Money Order pagados. • Copia de listado

TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO






Gerente Estatal/ Coordinador Administrativo/ Unidad de

Recursos Financieros Coordinador de Giros y Money Order/ Unidad de

Informática y Money Order

INICIO

1.- Recibe diario de las Administraciones de su jurisdicción: Formatos de Money Order’s pagados en original, Relación de Money Order’s pagados en original y copia

22.- Ordena numérica-mente los Money Order’s recibidos elaborando paquetes de 200 documentos.

8.- Captura en el Sistema Sismoney los datos de los Money Order’s pagados.

7.- Asigna número de folio a los Money Order’s recibidos en la decena.

6.- Archiva el original de la relación de Money Order’s pagados para consulta o futuras aclaraciones.

5.- Firma de recibido en la copia de la relación de Money Order’s pagados y la entrega al Administrador.

4.- Corrige los datos erróneos en la relación de Money Order’s pagados.

3.- Verifica que el importe del pago de los Money Order’s esté de acuerdo al tipo de cambio establecido en la fecha respectiva.

Existen diferencias

NO

SI

DECENALMENTE

9.- Emite listado previo de Money Order’s pagados en original

17.- Revisa y concilia los datos de los Money Order’s contra los listados.

15.- Envía al Coordinador de Giros y Money Order’s:Oficio de solicitud de reembolso de fondo revolvente O/C, Reporte de Money Order’s analítico pagados O/C, Relación de Money Order’s pagados O/C, Formatos Money Order’s pagados original, Correo Electrónico y archivo FTP.

13.- Graba la información del listado en disquete identificándola con un número consecutivo.

11.- Corrige los errores anotando en el listado los datos correctos y los captura en el sistema de Sismoney de Money Order’s.

10.- Revisa que los datos contenidos en el listado coincidan con los Money Order’s.

Existen Errores

SI

NO

12.- Emite listado definitivo en original y dos copias.

14.- Elabora Oficio de envío de Money Order’s pagados en O/2c y recaba firma del Coordinador Administrativo.

16.- Recibe documentos: Oficio de solicitud de reembolso de fondo revolvente O/C, Reporte de Money Order’s analítico pagados O/C, Relación de Money Order’s pagados O/C, Formatos Money Order’s pagados original, Correo Electrónico y archivo FTP.

23.- Concilia información acumulada en disquetes con el resumen de Money Order´s pagados.

21.- Hace el cierre por c/envío, elabora resumen de Money Order’s pagados, identificándolo con número consecutivo.

18.- Elabora reporte Concentrado de Money Order’s pagados en las Coordinaciones Administrativas Estatales y en la Coordinación Postal Metropolitana en O/C.

19.- Elabora y envía al Coord. de Egresos, reporte para reponer fondos, con documentación: Oficio solicitud de fondos, recibidas de las CAE y CPM, Reporte de Money Order’s por radicación, Resumen de los documentos de Money Order’s por oficina pagadora, Reporte de Money Order’s por folio.

20.- Elabora resumen de los Money Order’s pagados en las CAE y CPM en base al concentrado diario.

QUINCENALMENTE

25.- Distribuye documentos

24.- Elabora y remite oficio de envío de Money Order’s pagados en O/2C al Correo de EUA.

FIN

2.- Revisa los datos de los Money orders contra la relación







• Manual de Procedimientos para la Radicación de Fondos a las Coordinaciones Postales.

5.1.4 REGISTROS • MP1



Money Order (MP1) Documento expedido por el Correo de Estados Unidos de América, destinados a beneficiarios

residentes dentro del territorio de los Estados Unidos Mexicanos

Sismoney Sistema informático, instalado en las Coordinaciones Administrativas y en Oficinas Centrales,

utilizando para capturar los Money Order pagados en las Administraciones Postales adscritas a las Coordinaciones Administrativas Estatales y a la Coordinación Administrativa Metropolitana.

Fondo Revolvente Asignación de recursos a las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana, para efectuar el

pago de Money Order en las Administraciones Postales


No Aplica






5.2. DETERMINACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE PARA EL PAGO DE MONEY

ORDER Y SU DISPERSIÓN

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIA DE TESORERÍA.- COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY ORDER Y COORDINACIÓN DE EGRESOS

PROPÓSITO Garantizar el pago oportuno de los Money Order, determinando los importes que

deben manejar los Gerentes Estatales.



1. Los Directores Regionales a través de sus Gerentes Estatales, deben asignar una cuenta bancaria en la institución que determinen, a efecto de que se radiquen los recursos para el pago de Money Order.

2. La radicación de recursos para el pago de Money Order, es mediante el manejo de un fondo revolvente, que podrá incrementarse a solicitud y justificación que presenten por escrito los Gerentes Estatales.

3. La radicación por el reembolso de los recursos para el pago de Money Order, lo realiza el Gerente de Tesorería, a través de la Coordinación de Egresos a petición de la Coordinación de Giros y Money Order, mediante transferencias electrónicas, con la(s) institución(es) bancaria(s) que se determine(n) previamente.

4. Los Gerentes Estatales son los responsables de la concentración y dispersión del Fondo asignado para el pago de Money Order, debiendo supervisar su estricto manejo en las Administraciones Postales de su jurisdicción.

5. Los Gerentes Estatales, no pueden hacer uso distinto de los recursos destinados para el pago de Money Order.

6. El recibo resguardo del fondo para pago de Money Order debe estar firmado por el responsable del fondo, un tanto del recibo debe permanecer en poder del responsable del fondo y un tanto permanecerá en poder del Gerente de Tesorería a través del Coordinador de Giros y Money Order, hasta la devolución del fondo al término del año fiscal.

7. Los fondos para pago de Money Order deben concentrarse al Gerente de Tesorería a más tardar el día 31 de diciembre de cada año, o el día hábil previo que corresponda, a fin de que proceda la renovación de los mismos al inicio del siguiente ejercicio fiscal. Para ello, deben solicitar el resguardo cancelado y la renovación de los fondos.







DOCTO.

GERENTE DE TESORERÍA/ COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER

1 − Recibe de los Gerentes Estatales, oficio solicitud de asignación o incremento del Fondo Revolvente para el pago de Money Order en las Administraciones de su jurisdicción.

OFICIO

2 − Analiza los reportes de pago de Money Order o revolvencias atendidas en un período de un año anterior a la fecha de la solicitud.

3 − Obtiene el promedio mensual de importes pagados por cada una de las Gerencias Estatales.

4 − Determina si el monto solicitado se autoriza en función de su razonabilidad.

NO AUTORIZADO

4.1 − Elabora y rubrica oficio de notificación de no autorización en original y copia, argumentando el motivo.

OFICIO

4.2 − Recaba firma del Gerente de Tesorería en oficio de notificación en original y copia.

4.3 − Envía a los Gerentes Estatales, oficio de notificación en original.

4.4 − Archiva copia de oficio de notificación.

AUTORIZADO

5 − Elabora y rubrica lo siguiente: • Oficio notificación de autorización en original y copia • Resguardos de Money Order en O/C.

Oficio Resguardo

6 − Recaba firma del Gerente de Tesorería en oficio de notificación en original y copia.

7 − Envía a los Gerentes Estatales lo siguiente: • Oficio notificación de autorización en original y copia • Resguardos (2) en original para firma del responsable.

Oficio Resguardo


8 − Archiva copia de lo siguiente:

• Oficio notificación de autorización

• Resguardo para pago de Money Order

Oficio

Resguardo

9 − Requisita reporte de dispersión de fondos por en original y copia. Dispersión de fondos por

electrobanca

10 − Recaba las siguientes firmas de autorización en el reporte de dispersión de fondos en original y copia:

• Coordinador de Egresos • Gerente de Tesorería

11 − Entrega el original del reporte de dispersión de fondos al Coordinador de Egresos y archiva copia.

Dispersión de fondos por

electrobanca






DOCTO. COORDINADOR DE EGRESOS

12 − Recibe original del formato de dispersión de fondos para las Coordinaciones Administrativas

Dispersión de fondos por

electrobanca


13 − Envía al Gerente de Contabilidad el reporte por Coordinación Administrativa de los Money Order pagados.

Relación de Money Order

pagados

14 − El Gerente de Contabilidad recibe los siguientes reportes:

• Estado de cuenta de Money Order

• Estadística de pagos de Money Order por entidad.

• Reporte de recepción de Money Order por envío de las Gerencias Estatales.









5.2.4 REGISTROS • Oficio Resguardo

• Dispersión de fondos por electrobanca • Relación de Money Order pagados




dentro del territorio de los Estados Unidos Mexicanos






No Aplica






5.3. APLICACIÓN DEL TIPO DE CAMBIO PARA EL PAGO DE MONEY ORDER Y GIROS

INTERNACIONALES.

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIA DE TESORERÍA – COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY ORDER

PROPÓSITO Determinar y dar a conocer el tipo de cambio diario para el pago de Money Order y

Giros Internacionales.



1. Corresponde al Gerente de Tesorería a través del Coordinador de Giros y Money Order consultar diariamente con cuatro Instituciones Bancarias y tres Casas de Cambio, el tipo de cambio en relación peso-dólar.

2. La Gerencia de Tesorería es responsable de la determinación del tipo de cambio para el pago de Money Order y Giros Internaciones de conformidad al procedimiento establecido.

3. Es responsabilidad del titular de la oficina pagadora, consultar el tipo de cambio vigente para efectos de pagos de Money Order y Giros Internacionales a través de intranet, en caso de no contar con este servicio, deberá comunicarse vía telefónica a la Gerencia Estatal correspondiente para que le indiquen el tipo de cambio vigente.

4. El Gerente de Tesorería conjuntamente con el Subdirector de Finanzas, revisarán el procedimiento para la determinación del tipo de cambio con casas de cambio y/o Instituciones Bancarias con las que se consulta diariamente el tipo de cambio.







DOCTO.


1 − Consulta diariamente el tipo de cambio de la compra y venta de documentos, en cuatro instituciones bancarias, tres casas de cambio y Telecom.

Reporte

2 − Captura las cotizaciones del tipo de cambio peso-dólar de las instituciones Bancarias, Casas de Cambio y Telecom, elimina la más alta y la más baja, determina el promedio en la opción de compra.

3 − Revisa el promedio del tipo de cambio peso-dólar, dividiendo entre seis las diferencias entre la compra y la venta de las cotizaciones restantes, el promedio se resta del determinado en la compra, el resultado, es el tipo de cambio para publicar en intranet, al día siguiente para la compra de los Money Order.

4 − Envía al Subdirector de Finanzas y Gerente de Tesorería reporte diario en donde se especifica la información proporcionada por los bancos y las casas de cambio sobre tipo de cambio peso-dólar.

Reporte

SUBDIRECTOR DE FINANZAS /GERENTE DE TESORERÍA

5 − Evalúa el promedio obtenido del tipo de cambio para la compra de Money Order, de acuerdo a las condiciones del mercado, fija el nuevo tipo de cambio para el pago de Money Order que será aplicado al día siguiente.

6

− Instruye al Coordinador de Giros y Money Order sobre la publicación en Intranet del tipo de cambio que deberán consultar los Gerentes Estatales, Coordinadores Administrativos y/o los Administradores Postales, para el pago de Money Order y Giros Internacionales.


7 − Pública diariamente en Intranet, el tipo de cambio para el pago de Money Order y Giros Internacionales aplicable el día de su publicación.

GERENTE ESTATAL/ COORDINADOR ADMINISTRATIVO

8 − Consulta diariamente en Intranet el tipo de cambio vigente.

ADMINISTRADOR POSTAL PAGADOR

9 − Consulta diariamente en Intranet el tipo de cambio vigente aplicable para el pago de Money Order y Giros Internacionales.

10 − Las Administraciones Postales que no cuenten con Intranet, solicitarán vía telefónica a la Gerencia Estatal correspondiente el tipo de cambio vigente para el pago de Money Order y Giros Internacionales.


11 − Archiva el reporte del tipo de cambio

12 − Respalda semanalmente la información del tipo de cambio en medio magnético.







COORDINADOR DE GIROS Y MONEY

ORDER GERENTE DE TESORERÍA

GERENTE ESTATAL / COORDINADOR ADMINISTRATIVO

ADMINISTRACIÓN POSTAL PAGADORA

INICIO

1.-Consulta el tipo de cambio de la compra y venta de documentos, en cuatro instituciones bancarias, tres casas de cambio y Telecom.

8.- Consulta en Intranet el tipo de cambio vigente.

9.- Consulta en Intranet el tipo de cambio vigente aplicable para el pago de Money Order y Giros Internacionales.

5.- Analiza y evalúa pro-medio obtenido del tipo de cambio y fija el nuevo tipo de cambio para el pago de Money Order que será aplicado al día siguiente.

4.-Envía a Gerente de Tesorería reporte diario que especifica información sobre tipo de cambio peso-dólar.

2.- Captura cotizaciones de tipo de cambio peso-dólar de bancos, casas de cambio y Telecom, y determina promedio en la opción de compra.

3.- Revisa promedio del tipo de cambio peso-dólar, dividiendo entre 6 las cotizaciones restantes.

10.- Solicita por teléfono a la Gerencia Estatal correspondiente el tipo de cambio vigente para el pago de Money Order y Giros Internacionales, si la Administración Postal no tiene acceso a Intranet.

7.- Publica diariamente en Intranet , el tipo de cambio para el pago de Money Order y Giros Internacionales aplicable el día de su publicación.

6.- Instruye al Coordinador de Giros y Money Order a que publique en Intranet el tipo de cambio para el pago de Money Order y Giros Internacionales.

11.- Archiva reporte de tipo de cambio.

FIN

12.- Respalda la información del tipo de cambio en medio magnético.







• Manual de Procedimientos para la Prestación de Servicios en Ventanilla


5.3.4 REGISTROS • Reporte




residentes dentro del territorio de los Estados Unidos Mexicanos






No Aplica






5.4 ANEXOS ANEXO

MONEY ORDER VIGENTE HASTA AGOTAR SU CIRCULACIÓN POR PARATE DEL

CORREO DE ESTADOS UNIDOS

PAPEL SEGURIDAD CON FILAMENTOS DE COLORES SOLAMENTE VISIBLES CON LUZ

NEGRA

EL CORTE DEBE SER FINO Y UNIFORME

EL ÓVALO GRIS A CONTRALUZ DEBE

REFLEJAR LA IMAGEN DE

GEORGE WASHINGTON

EL MONEY ORDER DEBE SER DE COLOR ROSA

REQUISITOS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD A REVISAR EN LOS MONEY ORDER´S ANVERSO

CINTA O BANDA DE SEGURIDAD (SE OBSERVA A CONTRA LUZ Y CON LUZ NEGRA COLOR NARANJA, LAS LETRAS

USPS REVERSO Y ANVERSO)

CINTA O BANDA DE SEGURIDAD (SE OBSERVA A CONTRA LUZ Y CON LUZ

NEGRA COLOR NARANJA, LAS LETRAS USPS REVERSO Y ANVERSO)

REVERSO PAPEL SEGURIDAD CON

FILAMENTOS VISIBLES CON LUZ NEGRA

NÚMERO DE SERIE DEL MONEY ORDER

VISIBLE CON LUZ NEGRA PARA LAS

SERIES 7407, 7408 Y

TIPO Y NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE Y DIRECCIÓN DEL BENEFICIARIO

IMPORTE EN DOLARES, TIPO DE CAMBIO

VIGENTE IMPORTE EN

MONEDA NACIONAL

FIRMA DEL BENEFICIARIO SELLO DE LA OFICINA PAGADORA





INSTRUCTIVO FORMATO MP-1 MONEY ORDER

CAMPO CONTENIDO

ANVERSO DATOS REQUISITADOS

YEAR MONTH DAY Fecha (año, mes y día) en que fue expedido el Money Order.

POST OFFICE Clave de la Oficina Postal en la que fue expedido el Money Order.

U.S. DOLLARS AND CENTS

Importe en dólares del Money Order.

AMOUNT Importe con letra del Money Order.

PAY TO Nombre completo del beneficiario del Money Order.

ADDRESS Dirección completa del beneficiario (calle, número, colonia, C.P., y población).

FROM Nombre del remitente.

ADDRESS Dirección completa del remitente (calle, número, colonia, C.P., y población).

REVERSO

SPACE FOR ENDORSEMENTS, IF ANY

Anotar lo siguiente:

Importe en dólares del Money Order.

Tipo de cambio vigente al día que se pago el Money Order.

Valor del Money Order en Moneda Nacional.

Anotar el número y tipo de credencial con la que se identificó el beneficiario del Money Order.

PAYEE´S RECEIPT RECEIVED THE SUM SHOWN OVERLEAT

Nombre, firma y dirección de la persona que recibe el importe del Money Order.

ESPACIO INFERIOR DERECHO

Estampar el sello de la Administración Postal pagadora.





MONEY ORDER QUE ENTRARON EN VIGOR APARTIR DEL 27 DE OCTUBRE DE 2008.





MEDIDAS DE SEGURIDAD A REVISAR EN LOS MONEY ORDER QUE ENTRARON EN VIGOR A PARTIR DEL 27 DE OCTUBRE DE 2008.

• Cuando es visto a contraluz aparece del lado izquierdo a todo lo alto una marca de agua con la imagen de George Washington.

• A la derecha de esta marca de agua aparece un listón de seguridad vertical y multicolor. Cuando es visto a contraluz este listón se ve continuo con barras horizontales claras y obscuras alternando al fondo. Las letras USPS se repiten al derecho y al revés del listón (cuando el giro Postal es visto por el reverso).

• No debe haber ninguna decoloración alrededor de los números que marcan el valor del Money Order.

• El importe máximo de los Money Order es de $ 700.00 dólares.





ANEXO

GERENCIA ESTATAL: ( 1 )

MONEY ORDER'S PAGADOS DEL ( 2 ) AL ( 2 ) DE 19

AUTORIZO( 13 )

SUBDIRECCION DE FINANZASGERENCIA DE TESORERÍA

RELACIÓN DE MONEY ORDER'S PAGADOS

REVISO( 11 )

Vo. Bo.( 12 )

ELABORO ( 10 )

( 7 ) ( 8 )

T O T A L ( 9 ) a b c

( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 )

TIPO DECAMBIO

IMPORTE ENMONEDA NACIONAL

FECHA DE PAGO

IMPORTEEN DOLARES

NO.PROG.

NO. DE MONEY ORDER'S

DIRECCIÓN COORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS





INSTRUCTIVO RELACIÓN DE MONEY ORDER PAGADOS

(REGISTRO DE MOVIMIENTOS)

CAMPO CONTENIDO

1 Indicar el nombre de la Gerencia Estatal.

2 Anotar Día, Mes y Año en que fueron pagados los Money Order.

3 Anotar en número progresivo de los Money Order.

4 Indicar número de serie del Money Order que fue pagado.

5 Anotar la fecha (Día, Mes y Año) en que se realizó el pago.

6 Anotar el importe en dólares del Money Order.

7 Anotar el tipo de cambio vigente al día en que se pago el Money Order.

8 Anotar el importe correspondiente del Money Ordes en moneda nacional.

9 a) Importe en dólares b) Tipo de Cambio c) Importe en Moneda Nacional

10 Nombre y firma de la persona que elaboró el registro de los Money Order.

11 Indicar nombre y firma de la persona que revisa.

12 Indicar nombre y firma de la persona que da el Vo. Bo.

13 Indicar nombre y firma de la persona que da la autorización.





ANEXO





INSTRUCTIVO

RELACION DE LAS REVOLVENCIAS PARA EL PAGO DE MONEY ORDER

CAMPO CONTENIDO

1 Anotar número progresivo del envío que se está resumiendo.

2 Indicar la fecha (Día, Mes y Año) en que se elabora el concentrado.

3 Indicar el número de oficio.

4 Indicar la fecha del oficio.

5 Indicar el número del envío realizado por el Gerente Estatal.

6 Indicar el número de documentos recibidos.

7 Anotar el importe de los documentos que se recibieron en dólares.

8 Anotar el importe de los documentos que se deriven en Moneda Nacional.

9 Es la suma global de los documentos.

10 Es la suma global de los renglones en dólares.

11 Es la suma global de los renglones en Moneda Nacional.

12 Indicar nombre y firma de la persona que elaboró el concentrado.

13 Indicar nombre y firma de la persona que autoriza el concentrado.

14 Indicar nombre y firma de la persona que da el Vo. Bo.





ANEXO


DIRECCIÓN COORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA

Resguardo “Money Order Nº ( 1 )

BUENO POR $ ( 2 ) Recibí de la Gerencia de Tesorería de Sepomex la cantidad de $ ( 2 ) ( ) por concepto de Fondo revolvente para el pago de “MONEY ORDER’S“

Este fondo será utilizado única y exclusivamente para el pago de Money Order, por la: ( 3 )

Las Gerencia Estatal deberá establecer la apertura de una cuenta bancaria para llevar el control de estos fondos.

Para que la Gerencia de Tesorería de Sepomex se encuentre en condiciones de efectuar su revolvencia, es necesario que la Gerencia Estatal remita oportunamente los Money Order pagados.

El Fondo revolvente será manejado de acuerdo a lo establecido en los lineamientos e instructivos emitidos para tal fin el cual me comprometo a devolver íntegramente al término de la gestión administrativa que me fue encomendada.

Prohibiciones para el uso del fondo revolvente:

• No se proporcionarán préstamos personales

• No se cambiarán cheque personales

• El fondo no podrá ser canalizado a inversiones financieras.

México, D.F., a ( 4 ) de ( 4 ) de 2003

R E C I B I

( 5 )

GERENTE ESTATAL





INSTRUCTIVO

RESGUARDO MONEY ORDER´S

CAMPO CONTENIDO

1 Indicar número consecutivo del resguardo.

2 Indicar la cantidad que ampara el resguardo por concepto de Fondo Revolvente en (número y letra).

3 Anotar el nombre de las Gerencias Estatales

4 Anotar día mes y año en que se elaboro el resguardo.

5 Nombre completo y firma del Subdirector de Operación Regional y/o Gerente Estatal que recibió el fondo.





ANEXO

No.________( 1 )______

DISPERSION DE FONDOS POR ELECTROBANCA CORRESPONDIENTE AL DIA_______ DE ________( 2 )________DE 20___

No. DE No. DE TOTALCUENTA OFICIO

( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 8 )

T O T A L ( 10 ) ( 10 )

FORMULO AUTORIZO

( 11 ) ( 14 )

FONDO REVOLVENTE PARA EL PAGO DE MONEY ORDER´S

( 9 )

CORREOS DE MEXICODIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACION DE FINANZAS

SUBDIRECCIONDE FINANZASGERENCIA DE TESORERIA

IMPORTE EN

MONEDA NACIONAL

OBSERVACIONES COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES Y/O COORDINACIONES POSTALES

( 3 )

REVISO

( 12 )

( 7 )

( 10 )

Vo. Bo.

( 13 )





INSTRUCTIVO

FONDO REVOLVENTE PARA EL PAGO DE MONEY ORDER (DISPERSIÓN DE FONDOS POR ELECTROBANCA)

CAMPO CONTENIDO

1 Anotar número de oficio folio.

2 Indicar día, mes y año de elaboración del reporte.

3 Anotar el nombre de la Gerencia Estatal

4 Anotar el número de cuenta bancaria de la Gerencia Estatal.

5 Anotar número de oficio recibido de cada Gerencia Estatal.

6 Importe en moneda nacional; en caso de que se reciban dos solicitudes en el mismo día, se anotará la otra cantidad en el campo 7.

8 Anotar la suma de los importes de los campos 6 y 7.

9 En este campo mencionar si se presentan algunas discrepancias como:

1. Diferencias en tipo de cambio

2. Diferencia en el importe solicitado que no es justificado

10 Anotar el importe total de las sumas de los movimientos bancarios.

11 Indicar nombre y firma del empleado que elaboró el reporte de la dispersión.

12 Indicar nombre y firma de la persona que revisó el reporte por parte de la unidad de Fondos revolventes.

13 Indicar nombre y firma de la persona que da el visto bueno por parte de la Coordinación de Egresos y Fondos Revolventes.

14 Indicar nombre y firma del Gerente de Tesorería que autorizó la dispersión de Fondos por Electrobanca.





6. FONDO PARA GASTOS DE OPERACIÓN 6.1. SOLICITUD, AUTORIZACIÓN Y APERTURA DE FONDOS DE OPERACIÓN.

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIA DE PRESUPUESTO Y GERENCIA DE TESORERÍA

PROPÓSITO Asignar recursos a las áreas Centrales y a las Gerencias Estatales con autorización

del Director General y Directores Regionales que lo justifiquen a través de fondos de operación, que les permita atender necesidades de gastos menores, sin que esto implique ampliaciones presupuestales.



1. Es facultad exclusiva del Director General del Organismo, la autorización para la creación de los fondos de operación por unidad administrativa, así como el establecimiento de los rangos y la modificación de los mismos a solicitud expresa y justificada de los titulares de los Directores Regionales y Gerentes Estatales

2. Los responsables del manejo del fondo de operación, deben ser las personas designadas expresamente como custodios por los Directores Corporativos de Área de oficinas centrales y Directores Regionales, debiendo firmar los recibos resguardo, para constatar que tienen asignado el fondo y el importe del mismo.

3. El titular del área al que se haya asignado el fondo de operación a través del Coordinador Administrativo ó Gerente Estatal, y en su caso el Director Regional a través del Gerente Estatal, son los responsables de que las erogaciones realizadas se ajusten al presupuesto, calendario y conceptos de gasto autorizado y que no impliquen ampliaciones presupuestarias.

4. La apertura y entrega del fondo de operación a los Directores Corporativos de Área y Gerentes Estatales a través del Coordinador Administrativo, se hará mediante recibo resguardo del fondo de operación (elaborado en 2 tantos por la Gerencia de Tesorería), firmado por el responsable del fondo y el formato de autorización de gastos sujetos a comprobación con cargo a la cuenta de fondos de operación asignados.

5. El recibo resguardo del fondo de operación debe estar firmado por el responsable del fondo, un tanto del recibo debe permanecer en poder del responsable del fondo y un tanto permanecerá en poder del Gerente de Tesorería a través del Coordinador de Giros y Money Order, hasta la devolución del fondo al término del año fiscal.

6. Una vez recibido el fondo de operación, deben conservarse en efectivo y/o documentos pagados (facturas, notas de remisión, etc.) a nombre del Organismo, para poder dar cumplimiento a las necesidades urgentes que se presenten.





7. Los Directores Corporativos, Directores Regionales, Subdirectores de Operación Regional y Gerentes Estatales, con sus fondos de operación autorizados, pueden crear subfondos a cargo de las Oficinas de su adscripción, que por la naturaleza de sus funciones, requieran de liquidez inmediata, dichos fondos formarán parte del total autorizado y se constituirán con un rango acorde a las necesidades y a las operaciones que realicen cada uno de ellos.

8. Los titulares de las áreas a las que se asignen subfondos, tienen la responsabilidad de cumplir con las políticas y procedimientos contenidos en este manual, con la obligación de que la comprobación de sus gastos deben presentarla al Director Corporativo del Área de su adscripción, para su autorización y trámite de reembolso ante el Subdirector de Finanzas a través del Gerente de Presupuesto, mediante una cuenta por pagar a favor del responsable del fondo; en las Gerencias Estatales, el Gerente a través del Coordinador Administrativo, autoriza el reembolso de gastos que le presenten las unidades y oficinas adscritas, mediante la cuenta comprobada.

9. Para los fines de aplicación del presente documento, se consideran los fondos de operación asignados, como el mecanismo presupuestario-financiero que permite a los titulares de las oficinas centrales, eficiencia y agilidad en el ejercicio responsable de los recursos destinados por esta vía para gastos directos.

10. Los recursos de los fondos de operación sólo pueden ejercerlos las Unidades Administrativas, cuando cuenten con disponibilidad presupuestal en las partidas de gastos autorizadas.

11. El importe para la constitución de los fondos de operación debe permitir dar atención a los gastos directos urgentes que se generen en cada Unidad Administrativa, previa autorización del Director General.

12. Los responsables de los fondos podrán adquirir bienes distintos a los enunciados en la Política Específica número 20 del procedimiento “Solicitud de Autorización y Reembolso de Erogaciones Hechas a través del Fondo de Operación” de este Manual, cuando así lo requieran sus necesidades y deberá estar autorizado por el Director Corporativo y/o Subdirector de área.

13. Bajo ninguna circunstancia los recursos de estos fondos serán utilizados para efectuar erogaciones en el capítulo de servicios personales.

14. Queda prohibido el uso de los fondos de operación para préstamos personales.

15. Los fondos de operación erogados deben concentrarse al Gerente de Tesorería a más tardar el día 15 de diciembre de cada año, o el día hábil previo que corresponda, a fin de que proceda la renovación de los mismos al inicio del siguiente ejercicio fiscal. Para ello, deben solicitar el resguardo cancelado y la renovación de los fondos.







DOCTO.

DIRECTOR CORP. DEL ÁREA SOLICITANTE Y/O DIRECTOR REGIONAL

1 - Presenta ante el Director General, la solicitud para asignación del fondo de Operación debidamente justificada, para su autorización.

Solicitud para apertura del

fondo de Operación

DIRECTOR GENERAL DEL ORGANISMO

2 - Recibe la solicitud, evalúa el monto y la necesidad de aprobar la asignación del fondo.

Acuerdo

3 - Aprueba o en su caso, modifica el monto solicitado, autoriza la petición y lo notifica al Director Corporativo de Administración y Finanzas, así como al titular del área solicitante.

DIRECTOR CORP. DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

4 - Recibe autorización de la solicitud del fondo de operación para el área solicitante, la turna e instruye al Subdirector de Finanzas.


5 - Recibe y turna la solicitud de fondo autorizada al Gerente de Presupuesto para su trámite.

DIRECTOR CORPORATIVO Y/O DIRECTOR REGIONAL DEL ÁREA SOLICITANTE

6 - Recibe la solicitud autorizada y requisita formato de Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación y recaba la autorización correspondiente, enviándolo al Gerente de Presupuesto (Área de Cuentas por Pagar).

DAF-003

GERENTE DE PRESUPUESTO/ ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR

7 - Recibe oficio solicitud de Fondo de Operación con autorización del Director General y del área solicitante formato de Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación, en original y dos copias.

8 - Verifica que el Fondo de Operación solicitado cumpla con los requisitos establecidos.

9 - Acusa recibo en copia del formato Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación e inicia el trámite para la expedición del cheque y/o transferencias bancaria.

10 − Registra en el formato de recepción de los documentos lo siguiente:

a. Fecha y hora de recepción del documento. b. Beneficiario. c. Importe.

NO CUMPLE LOS REQUISITOS LA AUTORIZACIÓN DE GASTOS SUJETOS A COMPROBACIÓN

11 − Requisita y firma formato de devolución de documentos en original con dos copias, y lo turna al titular de la Unidad Administrativa para que subsane la causa que originó la devolución.

Devolución de

documentos

12 − Recaba acuse de recibo en copia del formato de Devolución de Documento y lo archiva.

CUMPLE LOS REQUISITOS LA AUTORIZACIÓN DE GASTOS SUJETOS A COMPROBACIÓN

13 − Registra contablemente el "Fondos Fijos", anota en el formato Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación la fecha de captura y estampa la firma el empleado que capturó los datos.

14 − Recaba en el formato rúbrica del Gerente de Contabilidad y autorización del Subdirector de Finanzas, turnando los documentos al Gerente de Tesorería.






DOCTO.

GERENTE DE TESORERÍA/COORDINACIÓN DE GIROS Y MONEY ORDER

15 − Recibe documentación original, la registra en el libro de control verificando que los formatos tengan las autorizaciones (firmas) correspondientes y elabora recibo resguardo por el fondo autorizado (Coordinación de Giros y Money Order) para firma del responsable del fondo (2 tantos)

16 − Turna los documentos al Coordinador de Egresos.


17 − Elabora la póliza cheque y/o transferencia bancaria y registra la expedición en el Sistema.

18 − Verifica que los datos contenidos en la Autorización de Gastos sujetos a Comprobación coincidan con los de la póliza cheque y/o transferencia bancaria y estampa su rúbrica.

19 − Recaba en la póliza cheque las firmas de autorización.

20 − Turna a la Unidad de Caja General la póliza cheque y/o reporte de transferencia (original y dos copias y la autorización de Gastos Sujetos a Comprobación.

COORDINADOR DE EGRESOS/UNIDAD DE CAJA GENERAL (VENTANILLA)

21 − Recibe y registra la documentación en el libro de control.

22 − Solicita y recibe del responsable del Fondo de Operación identificación vigente y recibo de resguardo del Fondo de Operación verificando que venga firmado por el titular del área administrativa solicitante y/o por el Gerente Estatal solicitante, remitiéndolo al Coordinador de Giros y Money Order.

Resguardo

23 − Entrega al responsable del Fondo de Operación la póliza cheque, indicándole que anote su nombre, fecha y estampe su firma.

24 − Desprende el cheque de la póliza y lo entrega al responsable del Fondo de Operación junto con la identificación.

RESPONSABLE DEL FONDO DE OPERACIÓN Y/O GERENTE ESTATAL/ COORDINADOR ADMINITRATIVO

25 − Recibe cheque para su canje por efectivo en el Banco y/o valida el depósito en el Banco, imprime reporte y lo remite a la unidad de contabilidad.

UNIDAD DE CAJA GENERAL (VENTANILLA)

26 − Envía al Gerente de Contabilidad los siguientes documentos:

a. Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación. b. Carta solicitud de Fondo de Operación. c. Póliza cheque

DAF-003

GERENTE DE CONTABILIDAD Y/O UNIDAD DE CONTABILIDAD

27 − Recibe y registra los documentos y los turna al área de archivo para su guarda y custodia.

a. Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación b. Carta solicitud de fondo de Operación c. Reporte de transferencia Bancaria y recibo resguardo de los

fondos.






Póliza cheque

Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación

Solicitud autorizada


DIRECTOR DE ÁREA

SOLICITANTE

DIRECTOR GENERAL DEL ORGANISMO

GERENTE DE PRESUPUESTO

ÁREA DE CUENTAS POR

PAGAR

GERENTE DE TESORERÍA

COORDINADOR DE

EGRESOS

UNIDAD DE CAJA

GENERAL VENTANILLA

RESPONSABLE DEL FONDO

DE OPERACIÓN

GERENTE DE CONTABILIDA

D

Póliza cheque

Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación


1.- Solicita fondo de operación

2. Recibe, evalúa y autoriza fondo de

operación

6. Recibe autorización

requisita formato y turna

9. Acusa de recibo e inicia trámite de expedición de

cheque

10. Registra fecha, hora, beneficiario e

importe

Cumple requisitos

11. Requisita y firma formato devolución de

doctos. Y envía al

12. Recaba acuse y archiva

NO

SI

13. Registra contablemente, firma

formato y recaba autorización y turna

Aut. de Gastos

Sujetos a Comprobación


7. Recibe formato y solicitud autorizada y

verifica requisitos

15. Recibe doctos. Y registra en el libro de

control

18. Verifica datos del formato vs póliza cheque, rubrica y

recaba autorización

17. Elabora póliza cheque y

registra en sistema

20. Turna póliza cheque y Autorización de Gastos Sujetos a

Comprobación

21. Recibe doctos. Registra y atiende al

responsable del fondo de operación

22. Solicita identificación recibo

resguardo

24. Desprende cheque de la póliza y

lo entrega

25. Recibe cheque para su canje por efectivo en Banco

26. Envía documentos

FIN

27. Recibe documentos y turna

al archivo.

4. Recibe autorización del fondo, la turna e

instruye al Subdirector de

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


5. Recibe y turna solicitud de fondo

autorizada al Gte. de Presupuesto para su

trámite.

3. Aprueba o se modifica el monto

solicitado, Autoriza y lo notifica

8. Verifica el fondo de operación

14. Recaba en el formato.

16. Turna los documentos

19. Recaba en la póliza de cheques

las firmas de autorización

23. Entrega póliza de cheque, para recabar datos





6.1.3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA



6.1.4. REGISTROS • Solicitud para apertura del fondo de Operación

• Acuerdo • Resguardo • SPM-DAF-003 Autorización de gastos sujetos a comprobación



Fondo de Operación

Asignar recursos a las áreas Centrales y a las Gerencias Estatales para que les permita atender necesidades de gastos menores, sin que esto implique ampliaciones presupuestales.


No Aplica






6.2. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN Y REEMBOLSO DE EROGACIONES HECHAS A TRAVÉS DEL FONDO DE OPERACIÓN.

UNIDAD RESPONSABLE

GERENCIA DE PRESUPUESTO, GERENCIA DE TESORERÍA, GERENCIAS ESTATALES Y OFICINAS ADSCRITAS.

PROPÓSITO Solicitar y autorizar el reembolso de los gastos efectuados a través del Fondo de

Operación, por medio de comprobantes que reúnan los requisitos fiscales y que no rebasen los montos autorizados en el Acuerdo del Director General.



1. El reembolso de los recursos procede cuando se haya ejercido por lo menos el 50% del fondo de operación asignado.

2. Las leyes fiscales vigentes establecen que los comprobantes deben reunir los requisitos que señala el artículo 29 A del Código Fiscal de la Federación y los artículos 37 y 38 de su Reglamento, así como los contenidos en la regla II.2.4.2 y II.2.4.3 de la Miscelánea Fiscal.

3. Los documentos comprobatorios de gastos tales como facturas, notas de mostrador, notas de remisión o recibos (tiquetes) presentados para reembolso del fondo de operación, deben estar impresos en los establecimientos autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; cuando se trate de comprobantes impresos: en dichos establecimientos e impresos por el propio contribuyente, deben contar con la previa autorización de la misma Secretaría.

4. Los comprobantes deben contener además los siguientes requisitos fiscales y administrativos:

a. Especificar la Leyenda "Servicio Postal Mexicano" y su Registro Federal de Contribuyentes que acredite el documento a favor de este Organismo.

b. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien lo expide.

c. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deben señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expiden los comprobantes.

d. Contener impreso el número de folio.

e. Lugar y fecha de expedición.

f. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.

g. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.

h. Valor unitario en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse en su caso.





i. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la

importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancía de importación (cuando sea el caso).

j. Además de los señalados en el artículo 29 A del Código Fiscal de la Federación, dichos comprobantes de conformidad a la regla II.2.4.2 deben tener impreso lo siguiente:

• La cédula de identificación Fiscal de quien expide el comprobante. • La leyenda, "la reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los

términos de las disposiciones fiscales". • Los datos de identificación del impresor y la fecha de publicación en el Diario Oficial de la

Federación (D.O.F.) de la autorización. • Fecha de impresión. • En el caso de los contribuyentes autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público

(S.A.T), para imprimir sus propios comprobantes, además de los requisitos mencionados con anterioridad, deben contener impresa la leyenda de "Contribuyente Autorizado para Imprimir sus propios comprobantes" de conformidad con la regla 2.4.4 inciso E.

5. Se debe dar cumplimiento a la Ley del Impuesto Sobre la Renta, en su artículo 31, Fracción III que señala: Estar amparados con documentación que reúna los requisitos de las disposiciones fiscales y que los pagos cuyos montos exceda de $ 2,000.00 se efectúe mediante cheque nominativo del contribuyente, tarjeta de crédito, de débito o de servicios, o a través de los monederos electrónicos que al efecto autorice el Servicio de Administración Tributaria, excepto cuando dichos pagos se hagan por la prestación de un servicio personal subordinado.

6. No deben aceptarse como comprobación de gastos para reponer los fondos de operación, documentos mutilados, con errores, borraduras o enmendaduras o sin los requisitos anteriormente mencionados en la política No. 2.

7. Los Responsables de los Fondos de Operación asignados por el Director Corporativo del Área, Director Regional, Subdirector de Operación Regional o Gerente Estatal a través del Coordinador Administrativo, no deben autorizar comprobantes de gastos fraccionados o facturas y notas de remisión seriadas que impliquen la adquisición de un mismo bien o servicio.

8. Los comprobantes recibidos de pequeños contribuyentes que operen con público en general, deben contener los siguientes requisitos:

a. Todos los requisitos fiscales, excepto el de hacer la separación expresa entre el valor de la contraprestación y el monto del I.V.A.

b. Debe contener impresa la leyenda "Régimen de Pequeño Contribuyente". c. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro

Federal de Contribuyentes de quien lo expida. d. Cuando se trate de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deben señalar en

los mismos el domicilio del local en el que se expidan los comprobantes. e. Contener impreso el número de folio. f. Lugar y fecha de expedición. g. Importe total de la operación consignada en número y letra.

9. No obstante lo dispuesto en el artículo 37 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación, los contribuyentes estarán obligados a expedir comprobantes en los términos del artículo-29 A del Código citado, cuando así les sea solicitado expresamente por el interesado.





10. Los contribuyentes que utilizan máquinas registradoras de comprobación fiscal, deben expedir los comprobantes que emita dicha máquina con los requisitos señalados por el artículo 29-B fracción III del reglamento citado, a saber:

a. Nombre, denominación o razón social. b. Clave del Registro de Contribuyente de quien lo expida. c. Valor total de los actos realizados y número consecutivo del comprobante. d. Número de registro de la máquina, logotipo fiscal y fecha de expedición.

11. Es obligación de los custodios del fondo de operación, realizar sus cortes diariamente y permitir los arqueos que en su caso procedan o determinen los Auditores Fiscalizadores internos y externos.

12. Para el reembolso del fondo de operación se debe presentar al Gerente de Presupuesto y/o Gerente Estatal, la cuenta por pagar respectiva (anexo 5) o la cuenta comprobada, con la documentación soporte en original y copia agrupada de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto y el Catálogo Único de Oficinas por estructura programática, asimismo la documentación se debe relacionar en el formato "Relación de Gastos del Fondo de Operación" (anexo 6), conteniendo el sello en cada nota con la leyenda "Fondo de Operación" y la clave programática del centro de costo y partida especifica.

13. Los gastos contenidos en la "Relación de Gastos del Fondo de Operación" deben corresponder estrictamente a los autorizados en el presente manual y estar autorizados por el Director Corporativo del Área respectiva en cada revolvencia.

14. Bajo la absoluta responsabilidad de los titulares de las unidades administrativas, queda estrictamente prohibido el uso del fondo de operación para cubrir erogaciones por concepto de combustible, lubricantes y aditivos, toda vez que las unidades administrativas deben sujetarse exclusivamente a lo autorizado en vales de combustibles, lubricantes y aditivos que para el efecto les suministre el Subdirector de Servicios.

15. Por ningún motivo deben cubrirse con recursos del fondo de operación los gastos que efectúen por contrataciones de servicios de: asesoría, informáticos, estudios, investigaciones, capacitación, telefonía tradicional, mantenimiento y conservación de bienes muebles e inmuebles, arrendamientos, comunicación social, pasajes y viáticos nacionales e internacionales (excepto pasajes locales), así como aquellos gastos que se originen con motivo de celebraciones, recepciones, ceremonias, ferias, festivales, congresos, convenciones y exposiciones, toda vez que éstos, por su magnitud y naturaleza, no deben ser fortuitos e imprevistos, ya que deben estar considerados previamente en los correspondientes programas, metas y objetivos del Organismo, y contar con la autorización del Director General, por lo que su ejercicio debe realizarse exclusivamente a través de las áreas autorizadas y los mecanismos establecidos para este fin por la Subdirección de Finanzas.

16. Las erogaciones efectuadas con cargo al fondo de operación, por concepto de alimentos y utensilios de alimentación, deben reducirse en términos reales, absteniéndose de efectuar erogaciones con cargo a estas partidas para cubrir gastos fuera de su centro de trabajo, excepto en los casos en que por necesidades del servicio se tenga que consumir alimentos fuera de este último, bajo la aprobación del titular de la unidad administrativa responsable, y con la autorización del Director General en aquella en los que el consumo sea superior a $ 2,500.00 por evento, la cual debe quedar asentada en la nota o factura de consumo.

17. Sin excepción, no se autorizan erogaciones por concepto de materiales y suministros, que deban o puedan ser cubiertas por la Subdirección de Recursos Materiales y/o por la Gerencia Estatal; aquellas que no pueda atender dicha Subdirección, no deben rebasar el monto de $ 2,000.00.

18. Por ningún motivo deben adquirirse bienes que tenga en existencia el Almacén del Organismo y/o Almacén Regional, por lo que los titulares de las unidades administrativas antes de adquirir un bien, deben recabar en dicho almacén el sello que indique la "no-existencia en el almacén" de los artículos requeridos; éste sello y la firma del responsable del almacén, deben aparecer en la requisición de





materiales y artículos que elabora la unidad administrativa solicitante, en su caso solicita vía correo electrónico al Almacén la no existencia, quien remitirá por la misma vía la respuesta, de la cual se anexa copia a la comprobación de gastos para obtener la validación del Gerente de Presupuesto y/o área de Presupuesto y por consiguiente el reembolso del fondo de operación.

19. Mediante el fondo de operación NO se deben proporcionar préstamos personales, no se deben cubrir gastos de tipo personal, ni liquidar compromisos distintos a los adquiridos para la operación del servicio.

20. Los Directores Corporativos, Subdirectores de Área, Gerentes Estatales y/o Coordinadores Administrativos en estricto apego a sus facultades, pueden ejercer sus presupuestos a través de sus fondos de operación autorizados, siempre y cuando cumplan con los requisitos enunciados en las políticas señaladas en este manual, exclusivamente en las partidas y subpartidas que a continuación se señalan:

2101 MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA D) Otros materiales y útiles de oficina

2102 MATERIAL DE LIMPIEZA 2103 MATERIAL DE APOYO INFORMATIVO (Material didáctico) 2104 MATERIAL ESTADÍSTICO Y GEOGRÁFICO 2105 MATERIALES Y ÚTILES DE IMPRESIÓN Y REPRODUCCIÓN

C) Otros materiales y útiles de impresión y reproducción. 2106 MATERIALES Y ÚTILES PARA EL PROCESAMIENTO DE EQUIPOS Y BIENES INFORMÁTICOS

B) Hojas continuas, disquetes, cintas, cartuchos de tóner para impresora C) Otros materiales y útiles para el procesamiento en equipos de cómputo y bienes informáticos.

2204 ALIMENTACIÓN DE PERSONAS (PRODUCTOS ALIMENTICIOS PARA EL PERSONAL EN LAS INSTALACIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADE)

A) Agua purificada embotellada B) Otros alimentos (café, azúcar, té, galletas, dulces, etc.) (otros gastos de alimentación)

2301 REFACCIONES, ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS MENORES A) Refacciones para vehículos B) Refacciones para bicicletas C) Refacciones para motocicletas D) Otras refacciones y accesorios F) Otras herramientas menores

2404 MATERIAL ELÉCTRICO Y ELECTRÓNICO 3101 SERVICIO POSTAL

A) Servicio tradicional SEPOMEX B) Mensajería acelerada MEXPOST

3102 SERVICIO TELEGRÁFICO 3111 CONTRATACIÓN DE OTROS SERVICIOS

A) Estacionamiento 3811 PASAJES NACIONALES PARA SERVIDORES PÚBLICOS DE MANDO EN EL DESEMPEÑO DE COMISIONES Y FUNCIONES OFICIALES (sólo para el pago de pasajes locales)





21. Los titulares de las unidades administrativas, los Gerentes Estatales y/o Coordinadores

Administrativos, deben efectuar la devolución de sus fondos de operación mediante la presentación del documento presupuestal denominado "Comprobación de Gastos" (Anexo 2) o cuenta comprobada en su caso, los cuales debe ir acompañados de la documentación original de los gastos realizados con cargo al fondo de operación y/o del recibo de reintegro del monto del fondo al Gerente de Tesorería, quien devolverá a las unidades administrativas el documento de resguardo debidamente cancelado. Este documento sirve como antecedente ante el Gerente de Tesorería en la apertura del siguiente fondo de operación.

22. El Gerente de Presupuesto realizará el trámite de reembolso que solicite el personal designado por el Director Corporativo del Área respectiva para el manejo del fondo, quien será el responsable de anexar los documentos que amparen los conceptos de gasto autorizados, verificando además que éstos cumplan con los requisitos fiscales señalados en la política No. 2 del procedimiento relativo a la “Solicitud de Autorización y Reembolso de Erogaciones hechas a través del Fondo de Operación”, rechazando aquellos que estén fuera de norma.





6.2.1. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO


DOCTO.

RESPONSABLE DEL FONDO DE OPERACIÓN DESIGNADO POR EL DIRECTOR CORPORATIVO DEL ÁREA Y/O GERENTE ESTATAL RESPONSABLE DEL FONDO DE OPERACIÓN Y/ O COORDINADOR ADMINISTRATIVO

1 - Solicita reembolso a través de una cuenta por pagar, autorizada por el Director Corporativo del área y/o por el Gerente Estatal y/o Coordinador Administrativo, cuando haya erogado el 50% del fondo de operación por lo menos.

Cuenta por pagar

2 - Entrega al Gerente de Contabilidad/Área de Cuentas y/o Unidad de Recursos Financieros / Área de Cuentas por Pagar la documentación siguiente: • Cuenta por pagar, original y dos copias. • Relación de Gastos del Fondo de Operación • Relación de la documentación comprobatoria, con los

requisitos fiscales debidamente cubiertos

Cuenta por pagar

Relación de gastos del fondo de

operación y/o cuenta

comprobada GERENTE DE PRESUPUESTO/ ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR Y/O UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS/ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR Y/O COORDINADOR ADMINISTRATIVO

3 - Recibe cuenta por pagar debidamente autorizada conteniendo la documentación soporte del gasto, asigna número de folio en el original y copia y sella de recibido, entregado copia de la cuenta como acuse de recibo.

4 - Registra en la libreta de control de recepción de cuentas, indicando:

• Fecha de recepción. • Nombre del beneficiario • Importe a pagar desglosando costo e impuestos o

retenciones. • Descripción del gasto.

5 - Verifica que la cuenta cumpla con lo siguiente:

• Requisitada y autorizada por el Director Corporativo del Área y/o por el Gerente Estatal o Coordinador Administrativo, en su caso.

• La documentación comprobatoria debe reunir los requisitos fiscales y administrativos vigentes.

• La documentación debe estar clasificada, utilizando el clasificador por objeto del gasto y la clave presupuestaria que corresponda a la Unidad Administrativa que generó el gasto.

• El importe a pagar corresponda al total de documentos a reembolsar.

• Contar con la suficiencia presupuestal en la partida y centro de costo que efectúa la erogación.

NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS 6 - Requisita y firma el formato de devolución de documentos en

original y copia, indicando la causa de devolución. Devolución

de documentos

ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR Y/O UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS/ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR

7 - Entrega a las unidades administrativas correspondientes el formato de devolución anexando: • Original y copia de la cuenta, así como la documentación

comprobatoria respectiva.

8 - Recaba acuse de recibo en la copia del formato de devolución y archiva.

CUMPLE CON LOS REQUISITOS 9 - Valida y/o realiza la codificación presupuestal.






DOCTO.

ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR Y/O UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS/ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR

10 - Captura presupuestalmente en el Sistema de Contabilidad lo siguiente: • Número consecutivo asignado a la cuenta por pagar. • Estructura programática. • Clave de la Unidad Responsable del gasto. • Partida(s) presupuestal(es) especifica e importe (s). • Descripción del concepto del gasto.

11 - Indica la codificación contable en la cuenta por pagar, considerando lo siguiente: • Cuenta de mayor 2105 Acreedores Diversos, Clave del Centro

de Costo y Número del acreedor o beneficiario de la Cuenta. • Cuenta de Mayor de 1102 Bancos, centro de costo y Número de

la Subcuenta del banco que corresponda.

12 - Complementa en el Sistema de Contabilidad el registro contable, registrando:

• Abono a la cuenta 2105 Acreedores Diversos, Clave del Centro de Costo y Número del acreedor o beneficiario de la cuenta; en su caso el registro de retenciones de impuestos.

13 - Estampa sello de capturado en el apartado de aplicación presupuestal del formato de la cuenta, indicando fecha de captura y rúbrica del analista.

14 - Imprime sello de codificado y tramitado en cada uno de los documentos que integran la cuenta.

15 - Relaciona y entrega al Coordinador de Contabilidad Central para su aplicación contable o la unidad de Recursos Financieros.

COORDINADOR DE CONTABILIDAD CENTRAL Y/O JEFE DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD

16 - Recibe relación con la(s) cuenta(s) y acusa de recibido.

17 - Verifica los documentos e imprime y firma la póliza de diario correspondiente.

18 - Valida la aplicación del registro contable, rubrica y recaba firma de Vo. Bo. del Gerente de Contabilidad y/o Gerente Estatal o Coordinador Administrativo, la turna al Gerente de Presupuesto y/ o Área de Presupuesto.

GERENTE DE PRESUPUESTO/ COORDINADOR DE TRAMITE Y CONTROL PRESUPUESTAL Y/O JEFE DE LA UNIDAD DE PRESUPUESTO

19 - Recibe y recaba firma del Subdirector de Finanzas y/o Gerente Estatal o Coordinador Administrativo.

20 - Relaciona y entrega al Gerente de Tesorería o Unidad de Tesorería para la emisión del cheque.

GERENTE DE TESORERÍA Y/O JEFE DE LA UNIDAD DE CAJA

21 - Recibe documentación y la turna al Coordinador de Egresos y/o a la unidad de Contabilidad

COORDINADOR DE EGRESOS Y/O JEFE DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD

22 - Transfiere a través del Sistema el compromiso del ejercicio presupuestal y cancela el pasivo contable, emite la póliza cheque estampando su rubrica de validación y recaba en la misma las firmas de autorización del Gerente de Tesorería, Subdirector de Finanzas y/o jefe de la unidad de recursos financieros y el






DOCTO.

Gerente Estatal o Coordinador Administrativo.

23 - Recibe y registra la documentación en el libro de control.

24 - Envía la relación con la siguiente documentación al Gerente de Contabilidad y/o a la Unidad de Caja.

• Póliza de cheque.

• Documentación original comprobatoria

• Cuenta por pagar original.

• Relación de gasto de operación original.

GERENTE DE CONTABILIDAD Y/O JEFE DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD

25 - Recibe la documentación entrega cheque y la remite al archivo para su guarda y custodia.

FIN DEL PROCESO






RESPONSABLE DEL FONDO DE

OPERACIÓN

COORDINADOR DE TRÁMITE Y

CONTROL PRESUPUESTAL

ÁREA DE CUENTAS POR

PAGAR

COORDINADOR DE

CONTABILIDAD CENTRAL

GERENTE DE TESORERÍA


GERENTE DE CONTABILIDAD

1. Solicita reembolso mediante cuenta por pagar al erogar el 50% del fondo

2. Entrega documentación

3. Recibe cuenta por pagar y documentos soporte del gasto, asigna folio y sella de recibido

Entrega documentos: - Cuenta por pagar - Relación de gastos

del fondo de operación

- Relación de los doctos. comprobatoria

4. Registra en libreta de control

Cumple

6. Requisita y firma Devolución de Doctos

9. Valida codificación presupuestal

12. Complementa en sistema registro contable.

14. Imprime sello de codificado y tramitado en

cada docto

16. Recibe relación con la cuenta por pagar.

18. Valida aplicación contable, rubrica y recaba

firma del Gerente de contabilidad y turna.

19. Recaba firma del Subdirector de Finanzas,

21. Recibe doctos. y turna 22. Transfiere por sistema compromiso del ejercicio

presupuestal, cancela pasivo contable, emite póliza cheque y recaba

firmas.

23. Recibe y registra doctos. En libro de control

y envía relación.

25. Recibe doctos. Y la remite para su guardia y

custodia.

FIN

5. Verificar que la cuenta por pagar cumpla con:

NO

SI

7. Entregar el formato de devolución a unidades correspondiente

8. Recaba acuse de recibo

10 Captura en sistema e indica codificación contable en la

cuenta por pagar

11. Indica la codificación contable

13. Estampa sello de capturado, fecha y rúbrica

.15. Relaciona y entrega

17. Verifica doctos, imprime y firma póliza de diario.

GERENTE DE PRESUPUESTO

20. Relaciona y entrega al Gerente de Tesorería

24. Envía la relación





6.2.3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA



6.2.4. REGISTROS • Solicitud para apertura del fondo de Operación

• Acuerdo • Resguardo • SPM-DAF-003 Autorización de gastos sujetos a comprobación



Fondo de Operación

Asignar recursos a las áreas Centrales y a las Gerencias Estatales para que les permita atender necesidades de gastos menores, sin que esto implique ampliaciones presupuestales.


No Aplica






6.3. ANEXOS

ANEXO ACUERDO (SOLICITUD PARA APERTURA DE FONDO PARA GASTOS DE OPERACIÓN)

SERVICIO POSTAL MEXICANO DIRECCIÓN REGIONAL DE ÁREA (respectiva)

- Oficio No. México, D.F., de de 200 C. DIRECTOR GENERAL

Asunto: Solicitud para apertura de Fondo de Operación. A fin de contar con los recursos necesarios para cubrir gastos de carácter urgente, solicito se autorice a esta Dirección Regional, Subdirección de Operación Regional, Gerencia Estatal, a mi cargo el importe de $ ( ) Por concepto de Fondo de Gastos de Operación. Dicho importe se reembolsará periódicamente conforme al procedimiento establecido en el Organismo; asimismo designo para manejo y custodia de dicho fondo al C. ________________________________________________________.

ATENTAMENTE AUTORIZA

FIRMA (titular de la Unidad Administrativa)

FIRMA Director General





ANEXO





AUTORIZACION DE GASTOS SUJETOS A COMPROBARCONTROL DE SELLOS

GERENCIA DE PRESUPUESTO GERENCIA DE CONTABILIDAD

SUBDIRECCION DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERIA

14





INSTRUCTIVO DE LA FORMA DAF-003

AUTORIZACIÓN DE GASTOS SUJETOS A COMPROBACIÓN

OFICINAS CENTRALES

CAMPO CONTENIDO

1. Anote la fecha de elaboración del documento, (día, mes y año).

2. Anote el número de folio, el cual será asignado por la Gerencia de Presupuesto.

3. Anote el importe de lo solicitado.

4. Breve explicación de la erogación.

5. Nombre a favor de quien se librará el cheque.

6. Número asignado de acuerdo al catálogo de centros de costo y nombre del área solicitante.

7 Anote nombre y firma del solicitante.

8. Anote nombre y firma del Director Corporativo y/o Subdirector de área.

9 Codificación de las cuentas contables, anotada por la Gerencia de Contabilidad.

10. Anote el nombre y firma del responsable del área de cuentas por pagar.

11. Anote el nombre y firma del Gerente de Contabilidad.

12. Anote el nombre y firma del Gerente de Tesorería.

13. Anote el nombre y firma del Subdirector de Finanzas.

14 En el reveso estampar los sellos de las áreas correspondientes.





ANEXO

DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS

SERVICIO POSTAL MEXICANODIRECCION CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASSUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE PRESUPUESTO/ DIRECCION REGIONAL GERENCIA POSTAL

OFICIO No

FECHA:

AREA QUE REMITE LA DOCUMENTACION:

Anexo me permito efectuar la devolución de la cuenta por pagar número , debido a que nocumple con los requisitos establecidos en el "Manual de procedimientos para el manejo del fondo de Operación de las áreas Centrales.

Una vez regularizada la cuenta por pagar, debe remitirla a esta área para su trámite correspondiente.

DEVOLUCION DE DOCUMENTOS

GERENTE DE PRESUPUESTOA T E N T A M E N T E

NOMBRE Y FIRMA

RECIBIO CUENTA

NOMBRE Y FIRMA





ANEXO

RESGUARDO (FONDO REVOLVENTE DE GASTOS DE OPERACIÓN)

Servicio Postal Mexicano Dirección Corporativa de Administración y Finanzas Subdirector de Finanzas Gerencia de Tesorería Resguardo "Fondo Revolvente de Operación" No.

Bueno por $------------------- Recibí de la Gerencia de Tesorería de Sepomex, la cantidad de $ ----------------------------------------------(----------------------------) por concepto de Fondo Revolvente de Operación: Este fondo será manejado de acuerdo al numeral 4.3 Fondo para Gastos de Operación de este Manual. Este fondo será utilizado única y exclusivamente para el pago de necesidades urgentes de aquellos gastos menores o misceláneos, por la -------------------------------------------------------------------------------, quien debe llevar un registro auxiliar para el control del mismo. Se responsabilizará para el manejo y la custodia del Fondo Revolvente de Operación a ----------------------------------------------, quien lo manejará y controlará en forma independiente de cualquier comprobación de gastos que afecten a dicho fondo, además de suscribir recibo por la guarda, custodia y responsabilidad del manejo de los recursos. Prohibiciones para el uso del Fondo: • No se proporcionarán préstamos personales.

• No se cambiarán cheques personales.

• El fondo no podrá ser canalizado a inversiones financieras

México, D.F., _______________ del 200__.

R E C I B I

RESPONSABLE DEL FONDO





ANEXO CUENTA POR PAGAR





ANEXO

DE 200 AL DE DE 200

No. DE PROVEEDOR O BREVE DESCRIPCIÓNFACTURA PRESTADOR DEL BIEN OO RECIBO DEL SERVICIO SERVICIO ADQUIRIDO TOTAL

JEFE DE RECURSOS AUTORIZÓFINANCIEROS EL GERENTE ESTATAL


RELACIÓN DE GASTOS DEL FONDO DE OPERACIÓN

IMPORTE

SUMAS:

GASTOS EFECTUADOS DEL

FECHA COSTO IVA





7. VIGENCIA

Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización, quedando sin

efecto cualquier disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento

que se anteponga al presente.

Mp Giros Money Order Fondo Operacion a1

Documents

Transcript of Mp Giros Money Order Fondo Operacion a1